MICROSOFT OUTLOOK PROGRAMA ĮSTAIGOS DARBO ORGANIZAVIME

Microsoft Outlook Express

1 Kas yra Microsoft Outlook?

Microsoft Outlook – tai programa, skirta informacijai tvarkyti ir asmeniniams darbams planuotieji padeda sekti visą informaciją bendrauti su išoriniu pasauliu – arba vietiniame tinkle, arba per Internetą.
Su Outlook galima atlikti štai ką :
1. Tvarkyti asmeninę ir su verslu susijusią informaciją, kaip antai el. paštą, susitikimus, adresatus, užduočių sąrašus, nedideles pastabas lipdukuose ir failus, taip pat peržiūrėti įvairias apžvalgas apie tai, kaip praleistas jūsų laikas.
2. Dalytis duomenimis su asmenų grupe, el. paštu, pasitelkiant grupių planavimą, bendruosius aplankus ir kt.
3. Dalytis duuomenimis sujotomis Office programomis ir įtraukti į Office dokumentų sąrašą bei paiešką tiesiai iš programos.
4. Susisiekti su kitais per Internetą.Laiškų siuntimas. Paveikslėlis 2
5. Plėtoti vartotojo apibrėžtus sprendimus, pasitelkiant įvairias programavimo priemones.
Microsoft Outlook yra pop3 pašto programa. Ji leidžia atsisiųsti laiškus į kompiuterį, juos skaityti, rašyti naujus laiškus.Laiškų nuskaitymas ir išsiuntimas. Paveikslėlis 3 Su Microsoft Outlook galima skaityti naujienų grupes.
Microsoft Outlook patogu naudoti, nes nereikia eiti į puslapį, įrašinėti slaptažodžių. Vienu pelės paspaudimu atsidarome Outlook ir skaitome laiškus.

Pašto programos konfigūravimas. Paveikslėlis 1

2 Microsoft Outlook naudojimas.

Kad darbas programa Outlook būūtų efektyvesnis, turite sugebėti lengvai ir greitai rasti reikiamą informaciją. Atskiri elementai (tokie kaip pranešimai, susitikimai, užduotys, lipdukai ir t.t.) rašomi i skirtingus Outlook aplankus.
Kompiuteryje diegiant Outlook, daugybė šių aplankų nuorodų bus automatiškai įdiegtos į Outlook nuorodų juostą, kuri rodoma programos la

ango kairėje. Šios nuorodos suskirstytos į tris grupes: Outlook Shortcuts (Outlook nuorodos), My Shortcuts (Mano nuorodos) ir Other Shortcuts (Kitos nuorodos).Outlook juostos grupės ir nuorodos. Lentelė 1 Galima pridėti ir savo grupes bei nuorodas.

Outlook juostos grupės ir nuorodos. Lentelė 1
Grupė

Nuorodos Apibrėžimas
Outlook Shortcuts Outlook Today (Outlook šiandien)

Pateikiama dienos apžvalga: rodomi šios dienos susitikimai ir užduotys bei neskaitytų pranešimų skaičius.

Inbox (Gaunamas paštas) Čia laikomi gauti pranešimai.

Calendar (Kalendorius) Atveriamas kalendorius, kuriame galima matyti susitikimus, susirinkimus ir t.t.

Contacts (Adresatai) Čia laikomi asmenų bei įstaigų, su kuriomis dirbate ir bendraujate, pavardės, vardai, adresai, telefonai ir t.t.

Tasks (Užduotys) Įvairių užduočių sąrašai.

Notės (Lipdukai) Čia laikomi elektroniniai lipdukai su įvairiomis pastabomis.

Deleted Items (Panaikinti elementai) Čia laikinai laikomi panaikinti elementai prieš juos ištrinant visiškai.
My Shortcuts Drafts (Juodraščiai) Tai dar nebaigti, neišsiųsti pranešimai, užduotys ir pan.

Outbox (Siunčiamas paštas) Čia laikomas el. paštas prieš iššsiunčiant gavėjui.

Sent mail (Išsiųstas paštas) Čia įrašomos išsiųsto el. kopijos.

Journal (Žurnalas) Čia kaupiama visos veiklos apžvalga (automatiškai sudaroma).
Other Shortcut My Computer (Mano kompiuteris) Iš čia galima pasiekti kitus kompiuterio diskus, aplankus ir failus.

Documents (Dokumentai) Tai nuoroda aplanko, kuriame laikomi Office programomis sukurti failai, pvz., Microsoft Excel arba Word.

Favorites (Parankiniai) Čia laikomos parankinių aplankų ir
Internete adresų nuorodos.

3 Microsoft Outlook pajungimas.Rečiau naudojami Outlook Express 5 mygtukų juostos mygtukai. Lentelė 2

Microsoft Outlook programa instaliuojama kartu su Windows operacine sistema kaip Windows komponentas. Jei Windows instaliacijos metu nebuvo instaliuota Microsoft Outlook, visada ga

alima vėliau instaliuoti. Reikia nueiti Start/settings/control panel/add ramove programs/Windows components arba Windows setup/ ir pažymėti varnelę ties Outlook Express.
Pirmą kartą paleidus Microsoft Outlook programą bus klausiama vardo, email adreso ir kitų duomenų. Bet konfigūruoti savo email patogiau kitu būdu. Visų pirma reikia žinoti:
• Savo email adresą;
• Vartotojo prisijungimo vardą;
• Slaptažodį;
• Incoming mail server (POP3);
• Outgoing mail server (SMTP).
Žinant šiuos duomenis Outlook programoje reikia spausti: Tools/accounts/mail/add/mail/ irašyti savo vardą, next/įrašyti savo email adresą, next/ įrašyti POP3 ir SMTP serverių adresus, next/ įrašyti savo vartotojo prisijungimo vardą ir slaptažodį/next/finish. Dabar prisijungę prie interneto spaudžiame „send and receive“ ir laiškai parsisiųs į kompiuterį.

Laiškų siuntimas. Paveikslėlis 2

4 Ką gali Microsoft Outlook?

Outlook, pasitelkus adresų knygą, galima siųsti žinutes vienam asmeniui, įvairiems asmenims arba visai asmenų grupei. Adresų knygą sudaro vartotojai, skirstymo sąrašai ir bendrieji aplankai, į kuriuos siunčiami pranešimai.
Programa Outlook leidžia naudotis įvairiomis siunčiamų pranešimų pristatymo ir maršruto sekimo parinktimis.
Norėdami įsitikinti, kad jūsų el. paštas nuėjo saugiai, arba tiesiog norėdami žinoti, kada gavėjas perskaito jūsų pranešimą, galite nurodyti, kad jus informuotų, kai gavėjas gauna jūsų pranešimą ir/arba kada tas pranešimas atveriamas.
Gana paprasta naudotis registruotuoju paštu svarbiems laiškams siųsti, nes galima patikrinti, ar gavėjas gavo jūsų svarbų pranešimą, ar ne.
Galima adresatui nurodyt jūsų pranešimo svarbumą. Numatyta, kad visi pranešimai siunčiami paprasti, tačiau ra

audonu šauktuku abonento dėžutėje galite nurodyti, kad pranešimas svarbus, arba mėlyna žemyn nukreipta rodykle – kad nesvarbus.
Norėdami išsiųsti failus, pranešimus arba kitus objektus, įrašytus kompiuteryje, tą galite padaryti per paprastą el. laišką.Laiškų siuntimas. Paveikslėlis 2 Prie jo galima pridėti pačius duomenis, nuorodas į duomenis arba piktogramas.

Laiškų nuskaitymas ir išsiuntimas. Paveikslėlis 3

5 Microsoft Outlook – asmeninis tvarkaraštis.

Su Microsoft Outlook taip pat galima tvarkyti asmeninius tvarkaraščius ir asmeninę informaciją, kaip antai susitikimus, užduotis, projektus, ryšius ir t.t.
Kitaip negu įprastas popierinis kalendorius, Outlook gali:
• Peržvelgti tvarkaraštį įvairiai – kasdien, kas savaitę, kartą per mėnesį arba kaip užduočių sąraša, reikalingą informaciją įvedant tik vieną kartą.
• Visus savo adresatus įvesti į duomenų bazę ir ją naudoti prisijungti, adresams rašyti ir kt
• Priskirti savo susitikimus ir projektus adresatams ir sekti projekto eigą.
• Susitikimus nustatyti automatiškai.
• Outlook naudoti vietiniuose tinkluose ir leisti kitiems vartotojams prieiti prie informacijos. Vedliui arba kolegai galima nurodyti, kad tvarkytų jūsų tvarkaraštį ir kad jis būtų pasiekiamas iš bendrovės biuro ir iš namų.
• Įvairiai spausdinti savo informaciją, adresatus, susitikimus, projekto būseną ir t.t.
• Keistis informacija su, pvz., Palm ir kitais kišeniniais kompiuteriais – net įsikelti informaciją į specialiai sukonstruotą rankinį laikrodį Timex.
• Keisti kalendoriaus informaciją per vCalendar ir iCalendar.
Naudojant Outlook darbams planuoti, Outlook juostoje galima naudoti dvi piktogramas:
• Kalendoriaus (Calendar) piktogramą susitikimams ir kitiems įvykiams tvarkyti.
• Užduočių (Tasks) piktogramą, skirtą užduotims ir pr

rojektams skirti bei peržiūrėti.
Kad asmeninis tvarkaraštis pasisektų, reikia mokėti tvarkyti visus asmenis ir bendroves, su kuriomis nuolatos palaikote ryšius. Ir vėl jums padės Outlook 2002.
Adresatų aplanke laikoma jūsų el. pašto adresų knyga ir duomenys. Adresatų aplanką naudokite el. pašto adresams, telefono numeriams ir papildomai informacijai, susijusiai su adresatais, kaip antai gimimo arba vestuvių dienos, laikyti. Bet kurį Outlook elementą susiejant su adresatais, daug lengviau peržvelgti veiklą, susijusią su adresatu.
6 Microsoft Outlook galimybės.

Outlook naudojant vietiniame tinkle, atsiveria daugybė naujų galimybių:
• Su funkcija Schedules (Tvarkaraščiai) tinkle galima planuoti susitikimus su kitais Outlook vartotojais, taip pat į jų kalendorius automatiškai įvedamas susitikimo laikas ir tuo pat metu el. paštu siunčiamos užklausos.
• Galima leisti kitiems matyti savo kalendorių, kad jie galėtų derinti savo darbotvarkes su jūsų. Ši funkcija naudojama, jeigu turite kalendoriaus tvarkymo vedlį arba esate įgaliotas tvarkyti kitų žmonių kalendorius.
• Per tinklą galima pasiekti kitų žmonių kalendorius, o ir kiti gali prieiti prie jūsų kalendoriaus (jeigu jiems leidžiate), todėl daug paprasčiau rengti susitikimus ir kt. Žinoma, kalendoriuje gali būti laikomi ir asmeniniai duomenys, kurių, jei jie pažymėti kaip asmeniniai, kiti nematys.
7 Microsoft Outlook privalumai.

Microsoft Outlook yra viena tobuliausių pašto programų, ji gali siųsti ir gauti html laiškus, yra daug papildomų funkcijų. Į šią programą yra labai daug investuota, nors ji ir nemokama. Naudojantis ja nekils problemų. Ji yra stabili ir pilnai konfigūruojama.Pašto programos konfigūravimas. Paveikslėlis 1 Daugelis naudoja tokias programas kaip The Bat! bet ji tikrai neprilygsta Microsoft Outlook ir yra saugesnė tik tiek, kad nerodo html laiškų, t.y. paverčia juos tekstiniais, kas padaro elektroninį paštą juodai baltu ir sausu tekstu. Be to, daugelis programų nemoka atvaizduoti teisingai įvairių kalbų teksto, kas sudaro nepatogumus, nes reikia papildomai gaišti laiką konfigūruojant programą.

Rečiau naudojmi Outlook Express 5 mygtukų juostos mygtukai. Lentelė 2
Veiksmas Komanda
Atšaukti į naujienų grupę išsiųstą žinutę. Cancel
Iššifruoti elektroninio pašto žinutę. Decode
Parodyti ar paslėpti adresatų sąrašą. Contacts
Nukopijuoti žinutę į nurodytą katalogą. Copy To
Iššifruoti žinutę pagal pasirinktą kodų

lentelę. Encoding
Parodyti arba paslėpti katalogų sąrašą Folder List
Parsiųsti naujienų grupių žinučių antraštes. Headers
Atidaryti atsiųstų žinučių Inbox katalogą. Inbox
Atidaryti išsiunčiamų žinučių Outbox katalogą. Outbox
Atidaryti išsiųstų žinučių Sent Items katalogą. Sent Items
Pasitelkti pagalbą. Help

8 Naudota literatūra:

1. Veronika Žilienė. “Microsoft Outlook Express 5. Atmintinė.”
2. VILNIAUS KOOPERACIJOS KOLEGIJA. Fausta Melninkienė. “Informacinės technologijos. Microsoft Outlook’2000”
3. Nerijus Terebas. “Microsoft Outlook Express 5. Atmintinė.”
4. http://www.tingiu.lt/index.php?&sortvalue=&order=&ccid=20&limit=40&pg=3

Turinys:
1 Kas yra Microsoft Outlook? 2
2 Microsoft Outlook naudojimas. 3
3 Microsoft Outlook pajungimas.Rečiau naudojmi Outlook Express 5 mygtukų juostos mygtukai. Lentelė 2 5
4 Ką gali Microsoft Outlook? 6
5 Microsoft Outlook – asmeninis tvarkaraštis. 7
6 Microsoft Outlook galimybės. 8
7 Microsoft Outlook privalumai. 8
8 Naudota literatūra: 9

Leave a Comment