TARPTAUTINĖ AUKŠTOJI VADYBOS MOKYKLA (ISM)
ISM VADYBOS IR EKONOMIKOS UNIVERSITETAS bakalauro studijos
I kurso studentai: Tomas Šlepavičius Tomas Svidinskas 2007 12 09
Komandinio darbo pagrindai
Dėstytojas A.Suchockis
VILNIUS, 2007
Turinys
GRUPĖS IR KOMANDOS SAMPRATA 3
KOMANDOS IR JŲ KŪRIMAS 4
KOMANDOS SUTELKTUMAS 7
EFEKTYVIAI DIRBANTI KOMANDA 7
KOMANDŲ VIDAUS KONFLIKTAI 8
KOMANDOS NARIŲ VAIDMENYS 9
LITERTŪRA 10
GRUPĖS IR KOMANDOS SAMPRATA
Vienas svarbiausių dalykų norint dirbti su kuom nors kartu, yra suprasti, kas yra grupė, grupės tikslus, mokėti juos klasifikuoti, ir skirti jas į klasifikuotas bei neformalias grupes, bei etalonines (refenentines grupes). Taip pat būtina žinoti komandos sąvoką bei kuo skiriasi komanda nuo grupės ir mokėti jas klasifikuoti. Iškart kyla klausimas kas yra grupė, o tai yra žmonių bendrija, kurios narius jungia koks bendras požymis (bendra veikla tarpusavio santykiai, bendri interesai priklausantys tai pačiai organizacijai) Žmogiu labai svarbu būti kokios nors grupės nariu, dėl to jis gali netgi pakeisti darbą, arba netgi gyvenamąją vietą.
Bet kokia grupė visumoje arba atskiri jos nariai turi tam tikrus užsibrėžtus tikslus, kurie apsisprendžia kitas grupes charakteristikas, jos padėtį klasifikacijos. Darbo grupių tikslas – atlikti pavestus ar pačių sugalvotus darbus, tačiau retai kada grupė turi vieną tikslą, dažniausiai keli, vienas kitą papildantys. Dažnas atvejis kai grupė neturi aiškiai apibrėžtų tikslų, nes nebūna niekur nustatyti ir apibrėžti.
Taip pat labai svarbus dalykas yra grupių klasifikacija. Jos skirstomos į etalonines ir į formalias ir neformalias. Grupės, į kurių normas, nuostatas bei orientacijas ir vertybes ypač atsižvelgia žmogus ir kurios ne tik turi įtakos jo elgesiui, bet ir yra asmenybės elgesio motyvas, vadinamos etaloninėmis arba referentinėmis. Vadovui būtina išsiaiškinti kiekvieno darbuotojo refenentinę grupę, nes ši jam svarbiausia. Formaliose grupėse tikslai yra nustatyti ir ji pati yra viešai identifikuojama, o štai neformaliai grupei susidaryti reikia individų bendrų interesų pagrindų.
Kartu dirbančių asmenų grupę, kurioje visų asmenų būvimas yra būtinas bendram tikslui įgyvendinti ir kiekvieno grupės nario individualiems poreikiams patenkinti – tai geriausias komandos apibūdinimas.
Pagrindiniai komandos darbo bruožai yra:
Bendradarbiavimas,
Tarpusavio pagalba,
Vienalytiškumo ir įvairiapusiškumo pusiausvyra.
Komandinis darbas yra grindžiamas bendradarbiavimu ir tarpusavio pagalba, tačiau jeigu komandą sudaro panašios ar vienodos asmenybės, komandinio darbo efektyvumas krenta, kaip besistengtų komandos nariai bendradarbiauti ir vienas kitam padėti.
Kiekviena komanda būtinai yra grupė, bet ne kiekviena grupė yra komanda. Kartu dirbančių asmenų grupė, kurioje visų asmenų būvimas yra būtinas bendram tikslui įgyvendinti ir kiekvieno grupės nario individualiems poreikiams patenkinti.
Tokią grupę sudaro panašūs ir kartu skirtingi žmonės. Tai, kuo jie panašūs tarpusavyje, leidžia jiems būti kartu, o tai, kuo jie skiriasi, daro būvimą kartu vaisingu ir pilnavertišku. Taigi komanda – daugiau nei grupė žmonių, turinčių bendrą tikslą. Ji, daugiau negu grupės dalių suma. R.Bleckhard (1982) taip apibrėžia komandą: „Komanda – tai žmonių grupė, susidedanti iš dviejų ar daugiau asmenų, kurie dirba kartu, kad atliktų tam tikrą užduotį“
Organizacijose sukurtos komandos gali būti klasifikuojamos įvairiai. Štai kaip jas klasifikuoja D.W Johnson:
Problemų sprendimo komandos
Specialios komandos
Savivaldos komandos
J.A.F. Stoner, R.E. Freeman ir D.R. Gilbert, Jr. Savo knygoje „vadyba“ išskiria keletą komandų tipų:
Komandavimo komanda – tai komanda, kurią sudaro vadovas ir darbuotojai, atsiskaitantys tam vadovui.
Komitetas – tai formali organizacijos komanda, paprastai sudaroma ilgam, kad atliktų specifines organizacijos užduotis.
Užduoties „pajėgos“ – tai laikina grupė, suformuota tik tam tikrai problemai išspręsti.
Kokybės būrelis – tai tam tikros rūšies komanda.
Praktika rodo kad pati populiariausia komandos rūšis yra komandavimo komanda.
KOMANDOS IR JŲ KŪRIMAS
Organizacijos sukurtos tikintis, kad jos leis įveikti bendrą darbą lydinti chaosą. Sukuriama struktūra, skeletas, kuris įgalina formuoti numatomus tarpusavio ryšius tarp individų, technologijų, darbo užduočių ir resursų.
Dabar apžvelgsime pagrindines klasikines ir naujausias organizacines formas ir jų įtaką organizacinėms problemoms, komandų vaidmenį įveikiant organizacines problemas, pakeliant pasitenkinimo atliktu darbu lygį ir išlaisvinant darbuotojų kūrybinį potencialą.
Komandų veiklos organizavimas išsiskiria į kelias labai plačias šakas. Kaip klasikinės koncepcijos, vadybininkai kaip pin-ryšiai, mechaninės organinės formos.
Darbo proceso elementų paskirstymas tarp padalinių, skyrių pareigų ir individų, kuriems priskiriamas atitinkamas pareigų kiekis, vykdomas tiesiogiai pagal darbo pasidalinimą ir delegavimą, ko pasekoje formuojasi valdymo hierarchija, kuri gali būti pateikta kaip organizacinė diagrama, kurioje pavaizduota paprasta organizacija, susidedanti iš keturių valdymo lygių ir devynių operacinių vienetų. Klasikinė organizacinė struktūra turi teigiamų ir neigiamų savybių. Pavyzdžiui organizacinė struktūra gali darbuotojui sudaryti palankias sąlygas, bet ji gali ir gniuždyti.
Korektiškas darbų delegavimas ir pasidalinimas formuoja glaudų tarpusavio ryšio tinklą, jungiantį darbuotojus organizacijoje, veikiančioje „kaip laikrodis“ Kiekviename jos lygyje veikia funkcinės komandos, tarpusavyje susijusios su aukštesniais ir žemesniais valdymo lygiais. Kai kiekvienas organizacijos vadybininkas veikia kaip vienas iš pin-ryšių, palaikančių bendravimą savo grupėje su organizacijos visuma. Tuo atveju, kai ryšio pinai veikia nepriekaištingai, organizacija dirba kaip vieninga visuma.
Organizacinės teorijos vystymas ir praktika orientuojamas į:
Sistemų lankstumo didinimą
Adaptaciją prie išorinių sąlygų, kas dažniausiai vadinama socialinių vertybių sistemos kaita
Horizontaliųjų ryšių komandinių grandžių pakartotinį įvertinimą (vaidmens sureikšminimą)
Tradicinė hierarchinė orgaanizacija grindžiama mechaninėmis organizacinėmis formomis, kai vadovaujant atitinkamo lygio vadybininkui pavaldiniai specializuojasi daugelyje veiklos sričių.
Mechaninė organizacija charakterizuojama:
Skrupulingu darbo proceso planavimu
Konkrečiomis darbo užduotimis
Griežtai apibrėžtais vaidmenimis
Formaliais komunikaciniais srautais išilgai hierarchijų linijų
Visa struktūra organizuota tiksliai pagal funkcinį mechanizmą ir apima daugybę biurokratinių charakteristikų.
Organinei organizacijai būdingas didelis lankstumas ir atvirumas, kada užduotys ir vaidmenys pateikiami laisviau, kas leidžia darbuotojams adaptuotis prie situacijų reikalavimų. Komunikavimas vykdomas visomis kryptimis, instrukcijos ir vadovybės sprendimai užleidžia vietą informacijai ir rekomendacijoms.
Išskiriami du pagrindiniai darbo organizavimo aspektai. Pirmasis – organizacinė struktūra arba organizacija, susijusi su valdžios įsigaliojimu srautu, antras, žinomas kaip procedūra (arba „metodas“, „sistema“, „darbinis srautas“), – su savo darbo procesu ir jo operacijų srautu.
Kiekviename darbo proceso etape vyksta apdorotų medžiagų perdavimas vieno darbuotojo kitam. Šis darbo užduoties perdavimo procesas vadinamas veiksmų inicijavimu, arba kito žmogaus inicijavimu.
Veiksmų inicijavimo tipai, kurie gali sukelti tarpasmeninių problemų:
Inicijavimas iš kvalifikuoto darbuotojo į mažiau kvalifikuotą
Inicijavimas iš nepatyrusio darbuotojo į labiau patyrusį
Inicijavimas iš naujoko į autoritetingą darbuotoją
Inicijavimas iš jaunų bendradarbių į vyresnį amžiumi
Inicijavimas, darantis spaudimą gavėjui
Organizacinių poreikių pokyčiai sąlygojo matricinių organizacijų atsiradimą, kai vieno tipo organizacija tartum uždedama ant kitos tokiu, kad kiekvienas darbuotojas tampa dviejų komandinių grandinių „grandimi“.
Matricinių struktūrų panaudojimas naudingas šiose situacijose:
Specialių projektų realizavimas
Būtinybė bendrai panaudoti profesionalius įgūdžius
Pasikeitus sąlygoms dirbant prie projekto
Koordinuojančios, užduočių sprendimo ir planavimo problemos
Aštrus kompetentingų ir patyrusių darbuotojų poreikis
Darbo proceso komandinio darbo organizavimo būtinybė
Komandinio darbo organizavimo būtinybė
EFEKTYVIAI DIRBANTI KOMANDA
Superkomandos, arba aukšto lygio atlikimo komandos – tai komandos, kurias sudaro nuo 3 iki 30 armenų grupės, susibūrusios iš skirtingų organizacijos sričių ir dirbančios kartu, kad išspręstų problemas, su kuriomis susiduria kompanija.
Iš pradžių superkomandos buvo vadinamos savivaldžiomis darbo komandomis, „tarpfunkcinėmis komandomis“, arba „aukšto atlikimo lygio komandomis“, o kai 1990 m. Gegužės mėnesį žurnalas „Fortune“ pavadino jas superkomandomis, šis pavadinimas taip ir prigijo.
Superkomandos nuo kitų komandų skiriasi tuo, kad ignoruoja tradicinę „židinio hierarchiją“ griežtai nustatyta tvarka, kai darbininkai yra apačioje, o vadovai viršuje. Gerai organizuotos superkomandos valdo pačios save, sudaro sau darbo grafikus, kalendorius, nustato sau rezultatyvumo normas, užsisako darbui reikalingus įrenginius ir medžiagas ir bendrauja su vartotojais, kitomis superkomandomis.
Tačiau superkomandos netinka parastoms, konvejerinėms gamybos problemoms spręsti. Superkomandos pasiteisina tik tada kai reikia spręsti sudėtingas problemas ar tenka „prasimušti: pro administracijos grandis stabdančias pažangą. Vidutinio lygio vadovai dažnai baiminasi superkomandų, nes dėl jų sumažėja karjeros laiptelių.
KOMANDOS SUTELKtumas
Komandos sutelktumas, yra labai svarbus rodiklis, rodantis, kokią įtaką komanda daro savo kiekvienam nariui. Kuo labiau sutelkta komanda, tuo jos nariai jaučiasi labiau jai priklausantys. Jei nariai jaučia stiprų ryšį su komanda, jie nebus linkę pažeidinėti jos normų. Labai sutelktose komandose priešiškumas ir įtampa yra gana reti reiškiniai, jose iškyla mažiau nesusipratimų. Taip pat tyrimai rodo, kad darnios grupės tolygiau dirba ir pateikia geresnius rezultatus, nei tos grupės, kuriose dažnos komunikavimo ir kooperavimosi problemos.
Pasak Risa B. Hyman, kad kai kurie itin gabūs darbuotojai negali klestėti komandinėje aplinkoje. Taigi jei firma nori išsaugoti darnų komandinį darbą turi pripažinti ir spręsti tokias problemas, kartais net paaukojant gabų darbuotoją.
Komandos sutelktumą galima padidinti keturiais būdais:
Skatinti konkurenciją
Didinti tarpasmeninį patrauklumą
Stiprinti tarpusavio sąveiką
Kurti darbuotojams bendrus tikslus ir bendrus likimus
KONKURENCIJOS SKATINIMAS. Konfliktai su pašaliniais asmenimis ar grupėmis padidina grupės sutelktumą. Pavyzdžiui kompanija „Nintendo“ dažnai skatina kūrybiškumą padalindama savo darbuotojus į dvi grupes. Taip yra sukuriama konkurencinė aplinka.
TARPASMENINIO PATRAUKLUMO DIDINIMAS. Žmonės yra linkę telktis y komandas, su kurių nariais jie tapatina save ar jais žavisi. Todėl organizacija gali pradėti vilioti darbuotojus, kurių esminės vertybes yra tos pačios.
TARPUSAVIO SĄVEIKOS DIDINIMAS. Visi žmones yra skirtingi, todėl negali mėgti visų, su kuriais tenka susidurti darbe, bet intensyvesnė sąveika gali padėti draugiškai bendrauti. Pavyzdžiui kompanija „Tandem Computers“ ir biotechnologijos firma „Genentech“ reguliariai rengia alaus balius, į kurios kviečiami visi darbuotojai.
BENDRŲ TIKSLŲ IR BENDRŲ LIKIMŲ KŪRIMAS. Vadovai gali kurti bendrus likimus skatindami visą komandą, o ne individą. Skatinimas gali būti premija, tačiau nebūtinai piniginė svarbu, kad komanda jaustųsi vieno likimo, vienodai pripažinti visi asmenys.
Dar labai svarbu prisiminti, jog komandas veikia ir nacionalinė kultūra. Kaip nustatė Geerte‘as Hofstede‘as, ne visos šalys vienodai žiūri į komandas ir komandinį darbą. Japonija žinoma kaip kolektyvų šalis ir labai tvirtai tikinti grupės, o ne individo sprendimu. Tačiau JAV atvirkščiai kultūra susiformavusi individualybių pagrindu ir nepaprastai tikima individualiu sprendimu.
KOMANDŲ VIDAUS KONFLIKTAI
Komandose neretai kyla konfliktai. Kenwynas Smithas ir Davidas Bergas svarbioje knygoje „Grupės gyvenimo paradoksai“ („Paradoxes of Group Life“) pateikė naują būdą tokiems konfliktams grupės viduje suprasti. Pasak Bergo ir Smito dauguma galvoja, kad konfliktus reikia būtinai valdyti, tačiau jie teigia, kad tokie konfliktai yra būdingi pačiai grupės gyvenimo koncepcijai. Tokį supratimą jie vadina paradoksu ir netgi išskiria jo septynis aspektus:
Tapatumo
Demaskavimo
Pasitikėjimo
Individualumo
Valdžios
Smukimo
Kūrybiškumo
Tapatumo paradoksas yra tas, kad komandos turi vienyti skirtingų įgūdžių ir požiūrių žmones vien dėl to, kad jie yra skirtingi, tuo tarpu žmonėms dažnai atrodo. Kad komandos silpnina jų individualumą.
Demaskavimo paradoksas remiasi tuo, kad nors komandos nariai turi atskleisti, ką jie galvoja. Jei komanda nori sėkmingai darbuotis, tačiau atmetimo baimė verčia juos atskleisti tik tai, kas, jų nuomone, bus priimta kitiems.
Pasitikėjimo paradoksas yra tas, jog siekdami sukurti pasitikėjimą komandoje, žmonės pirmiausia turi pasitikėti komanda; kartu komanda turi pasitikėti savo nariais, nes pasitikėjimą skatina tik pasitikėjimas.
Individualumo paradoksas reiškia, kad komandos stiprybę sudaro tik jos pavienių narių stiprybė, tačiau dirbdami kartu su komanda, jie gali justi pavojų savo individualumui.
Valdžios paradoksas remiasi tuo, kad komandos galią sudaro jos narių galia, tačiau tapę komandos nariais jie netenka savo individualios galios – perduoda ją komandos žinion.
Smukimo (regresijos) paradokso šaknys – tai, kad nors individai tampa komandos nariais, tikėdamiesi būti svarbesni nei prieš stodami į komandą, tačiau komanda prašo jų būti mažiau svarbiais, kad pati komanda galėtų tapti svarbesnė. Šia prasme individo norui daryti pažangą komanda priešinasi ir verčia regresuoti.
Kūrybiškumo paradoksas pasireiškia tuo, kad nors komandos turi keistis, kad išsilaikytų, tas pokytis reiškia seno naikinimą ir naujo kūrimą. Todėl bet koks priešinimasis griovimui mažina komandos kūrybiškumą.
Smitas ir Bergas daro išvadą, jei komanda negali konfliktuoti savo naudai, ji negali augti. Pasak jų komandos nariai turi suprasti, jog komandos konfliktas yra natūralus dalykas, kaip kad drėgnumas neatskiriama vandens savybė.
KOMANDOS NARIŲ VAIDMENYS
Dr. M. Belbin savo knygoje „Komandiniai vaidmenys darbe“ išryškina skirtumą tarp funkcinių ir komandinių vaidmenų. Funkciniai vaidmenys mums gerai žinomi: tai pareigos, nustatytos pareigybinėse instrukcijose. Komandos nariam parenkami funkciniai vaidmenys pagal gabumus ir patirtį toje srityje – personalas, kokybes valdymas, marketingas ar pan.
Komandinis vaidmuo, šiaip ar taip, tiek pat svarbus. Tai nustato mūsų asmenybė ir išmoktas elgesys, o ne mūsų įgūdžiai ar technines žinios. Pavyzdžiui, ar mes esame iš prigimties skuboti ar smulkmeniški. Tai gali lemti vaidmenį komandoje.
Jeigu kiekvienas komandoje turi vaidmenį, kuris atitinka jo asmenybę, tiek profesinius įgūdžius , jie pajus kokį didelį įnašą jie įneša komandai. Tokie nariai mažiau konfliktuos kadangi jie vertins savo didelį įnašą ir nekonkuruos dėl vaidmenų su kitais komandos nariais.
Pagal Dr. Belbin yra devyni pagrindiniai vaidmenys. Tačiau jo teigimu jeigu žmonės yra gerai įvaldę savo komandos charakteristikas, gali atsirasti tam tikrų šalutinių pasekmių. Pavyzdžiui, jeigu jūs esate perfekcionistas, jūs turbūt linkęs praleisti per daug laiko ties nereikšmingomis smulkmenomis.
Sėjikas – individualistas, rimtai mąstantis, visuotinai nepriimtas.
Pranašumai: genijus, vaizduotė, protas, žinios. Sprendžia sudėtingas problemas.
Išteklių tyrinėtojas – ekstravertiškas, entuziastingas, įdomus, komunikabilus
Pranašumai: pajėgumas kontaktuoti su naudingais žmonėmis ir tirti naujas galimybes. Sugebėjimas atsakyti į iššūkius.
Koordinatorius – ramus, savimi pasitikintis, kontroliuojantis.
Pranašumai: sugebėjimas vesti derybas ir priimti visus potencialius pagalbininkus pagal jų nuopelnus ir be išankstinio nusistatymo. Aiškus tikslų pojūtis.
Formuluotojas – labai įsitempęs, bendraujantis, dinamiškas.
Pranašumai: stimulas, pasiruošimas kovoti su inercija, neefektyvumu, apgaudinėjimu.
Patarėjas – vertintojas – sveikai mąstantis, neemocingas, apdairus.
Pranašumai: sveikas protas, atsargumas, dalykiškumas.
Komandos žmogus – socialiai orientuoti, daugiau švelnūs, jautrūs.
Pranašumai: sugebėjimas atitikti žmones ir situacijas, ir skatinti komandos dvasią. Geri diplomatai.
Vykdytojas – konservatyvūs, pareigingi, prognozuojami.
Pranašumai: sugebėjimas organizuoti, praktiškas bendrumo jausmas, sunkus darbas.
Užbaigėjas – kruopštūs, tvarkingi, sąžiningi, nekantrūs.
Pranašumai: sugebėjimas įvykdyti ką pažadėjo, užbaigtumas.
Specialistas – tikslingas, pats pradedantis, atsidavęs.
Pranašumai: puikiai apsirūpinęs žiniomis ir įgūdžiais.
Literatūra
Komandinio darbo pagrindai / Birutė Vijeikienė, Juozas Vijeikis. Vilnius: Rosma, 2000.