VERSLO PARTNERIŲ BENDRAVIMO YPATUMAI ŠVEDIJOJE

Turinys

1. Stokholmas……………………………………………………………………………………3.2. Konferencijos organizavimas……………………………………………………………3.

StokholmasŠvedijos sostinė Stokholmas yra vienas patraukliausių pasaulio miestų, kartu — vienas sunkiausiai apibūdinamų. Vanduo supa beveik trečdalį salų ir septynis miesto kvartalus. Tad miestas išraizgytas molų, kanalų, tiltų voratinkliu ir dažnai vadinamas Šiaurės Venecija (šis pavadinimas reliatyvus, nes susisiekimas daugiausia vyksta keliais), Melareno gražuole ar vandenų karaliene. Įsikūręs rytinėje pailgos Švedijos žemės pakrantėje, Stokholmas yra viena iš nedaugelio pasaulio sostinių, kurioje ramybė ir tyla, grynas oras, aiškus dangus ir erdvės dera su didžiulio miesto gyvenimu. Miestas mozaika išsidėstęs keturiolikoje salų, senamiestis užima tris salas. Miestas sostine tapo 1252 m. karaliaus Gustavo Vazos, išvadavusio šalį iš danų okupacijos, pavedimu.

Konferencijos organizavimasVienas pagrindinių organizacinių darbų, nuo kurio priklauso konferencijos sėkmė, yra tinkamas pasirengimas jai. Jis apima darbotvarkės ir dienotvarkės numatymą, vietos parinkimą, kvietimų išsiuntimą, svečių sutikimą, priėmimą, apgyvendinimą bei palydas, konferencijos dalyvių susodinimo patalpose tvarką, salės aprūpinimą garso ir vaizdo technika ir kt.Vietos parinkimas. Konferencijos dalyvius psichologiškai veikia vieta. Tad labai svarbu sudaryti kuo palankesnes darbo ir buities sąlygas, gerai apgalvoti renginio laiką. Konferencijos vietą reikia pasirinkti visiems gerai pasiekiamą. Toliau gyvenantiems privalu sudaryti galimybes atvykti iš vakaro ir pernakvoti. Dar reikia numatyti, kad žmogus, atėjęs į renginio vietą, galėtų atsikvėpti ir atgauti psichinę pusiausvyrą. Patogiausia konferencijos vieta – vieųbučių ar sanitorijų patalpos, kur viename pastate būtų naklvynės patalpa, valgykla bei konferencijos posėdžių salė. Posėdžių patalpa turėtų būti nei didelė,nei maža – kad ji atitiktų konferencijos dalyvių skaičių. Privalu parinkti tinkamos formos stalus ir sustatyti juos taip, kad visi dalyviai vienas kitą matytų ir girdėtų. Be to, visi turi jaustis lygūs, kalbėti konstruktyiai, bendrauti normaliai. Tam geriausiai tinka apvalus stalas – „pokalbio ratas“ (toks stalas ypač tinka, kai susirenka nedidelė grupė). Jei dalyvių daugiau, tik kvadratinis ar stačiakampis stalas arba taip sustatyti stalai, kurių išorinėje pusėje sėdi dalyviai. Optimali patalpos temperatūta 18 – 200C. Kai salėje šilčiau, menkėja protinio darbo efektyvumas. Svarbu laiku darbotvarkėje numatyti pertraukas, kad dalyviai galėtų pailsėti, atsigerti, užkąsti, o organizatoriai – išvėdinti patalpas. Konferencijos vadovui privalu pasirūpinti ir tinkamu salės apšvietimu. Jei patalpai nepakanka pro langus sklindamos šviesos, įjungiamos prie lubų, sienų, stalelių pritaisytos lempos. Tinkamai parenkamos ir žaliūzės. Jei bus rodomos skaidrės, fotografijos, filmas, būtina pasirūpinti patalpos užtemdymu. Svarbu pasirinkti ir tinkamas kėdes – pernelyg nekietas, be aukštų atlošų, bet turi būti patogu pasidėti rankas, nes kai jos ilgai nuleistos, pavargsta sprando ir pečių raumenys. Salė puošiama saikingai. Gali tikti skoningas akcentas – vaza su gėlėmis. Jei dalyvių nedaug, dera pagalvoti ir kaip juos susodinti už stalo. Tikslinga kiekvienam jų nurodyti vietą, išdėliojant stalo korteles su pavardėmis. Negalima šalia sodinti vienas kitam antipatiją jaučiančių, nemėgstančių vienas su kitu bendrauti žmonių. Lygiai taip pat nederėtų sodinti greta ir labai gerų bičiulių, nes jiems rūpės pasišnekučiuoti, o tai trugdys kitiems. Konferencijos dalyviams privalu turėti rašiklius pastaboms užsirašyti, o konferencijos vadovui dar dera pasirūpinti tuo, kad prireikus dalyviai galėtų pasinaudoti demonstravimo aparatūra. Kad ir kokie objektyvūs veiksniai trugdytų konferencijos vadovui laikytis reglamento, jis turi tiksliai nustatytu laiku pradėti konferenciją ir laiku ją baigti. Tai ypač svarbu, jei konferencija trunka ilgiau nei vieną dieną. Kas 60-90 minučių privalu daryti dešimties penkiolikos minučių pertraukas.

Tema, darbotvarkė, kvietimai. Renginio tematika su specialistais aptariama iš anksto. Dažniausiai solidžių konferencijų tematika numatoma prieš metus. Apie tai informavus suinteresuotas organizacijas ir mokslininkus, sudaromas pageidzujančių dalyvauti asmenų bei jų pranešimų temų sąrašas. Tada konferencijos organizatoriai aptaria renginio struktūrą: plenarinių ir sekcijų posėdžių skaičių, jų dalyvius, stendinių pranešimų skaičių ir pan. Atlikus šį darbą, sudaroma konferencijos programa, darbotvarkė bei dienotvarkė (jei konferencija vyksta ne vieną dieną), išsiuntinėjami kvietimai. Prelegentai kvietimus dalyvauti konferencijoje turi gauti ne vėliau kaip prieš mėnesį, kad galėtų pasirengti pranešimui bei diskusijoms. Kad jos būtų vaisingesnės, dažnai renginio organizatoriai iki renginio pradžios išspausdina konferencijos dalyvių pranešimų medžiagą arba tezes.Iš anksto numatomas sekcijos dalyvių skaičius. Jis nėra griežtai reglamentuojamas, bet daugumoje šalių grupėje būna nuo 10 iki 20 žmonių. Optimalus dalyvių skaičius yra grupės darbo našumo stimuliatorius. Beje, kai dirba 20 žmonių grupė, labai sunku iki konferencijos pabaigos išlikti ištvermingam, užtikrinti visų našų darbą, išvengti šnabždesio, vienų kitiems prieštaraujančių pogrupių susidarymo. Kuo didesnė grupė, tuo didesnis pavojus, kad pavieniai dalyviai neišdrįs natūraliai diskutuoti, kelti idėjų, kurios gal nulemtų ir konferencijos sėkmę. B to, didelėje grupėje stiprios skirtingas nuomones turinčios asmenybės dažnai prieštarauja viena kitai, apie jas buriasi dalyvių grupelės ir konferencijos vadovui, išryškėjus savotiškam „grupiniam elgesiui“, labai sunku rasti kompromisą. Konferencijos eiga. Kadangi konferencijos darbo programa paskelbiama iš anksto, kiekvienas jos dalyvis žino, kada ir kur jam teks daryti pranešimą, dalyvauti diskusijose. Renginio organizaciniame komitete bei prie renginio patalpos iškabinama konferencijos darbotvarkė ir dienotvarkė bei nurodomi kiekvienos dienos posėdžių pranešėjai.Konferencijos posėdžiai skirstomi į tris grupes: įžangą, pagrindinę dalį ir pabaigą.
Įžanga. Posėdžio vadovas (jo pavardė dalyviams iš anksto žinoma – išspausdinta renginio programoje), kreipdamasis į grupę, pirmiausia turėtų pasisveikinti. Dažnai kreipiamasi „Gerbiamosios ponios ir ponai“. Kreipinys „Mieli kolegos“ ne visada tiks, jei konferencijos vadovas yra aukštesnio rango už dalyvius arba žemesnio rango už keletą dalyvių (antruoju atveju šį kreipimąsi kai kurie dalyviai gali suprasti kaip šiurkštų bandymą „prisiplakti”)Vadovo įžanga turi būti trumpa, tiksli ir daryti malonų bei draugišką įspūdį. Įžangoje trumpai primenama posėdžio tema, pranešimų skaičius, darbo eiga, reglamentas. Jei atsiranda programos pakeitimų, jie grupėje aptariami bei suderinami.Pagrindinė dalis. Tai dalyvių pranešimai bei diskusijos. Vadovas turi kontroliuoti pranešimų trukmę, kuri buvo aptarta priimant reglamentą, o pranešimui pasibaigus leisti konferencijos dalyviams pateikti prelegentui klausimų. Kad dalyviai geriau įsidėmėtų parengtas temas, konferencijos vadovui tikslinga užrašyti jas lentoje ar ekrane. Jei kalbėtojo pranešime pateikiama daug skaičių, rekomenduojama dar prieš konferenciją šią medžiagą padauginti arba pateikti lentelėse, diagramose ar skaidrėse.Dar iki debatų pradžios privalu apsvarstyti, kokia tema norima diskutuoti. Tai lems tolesnio darbo sėkmę. Diskusijos etapai: pradžia, pristatymas, valdymas, priežiūra, jos dalių sureguliavimas, grupės narių nuomonių ir pasiūlymų svarstymas. Konferencijos vadovo pagrindinis uždavinys „kontroliuoti, kad būtų laikomasi temos, kad dalyviai gjujo svarstomų klausimų. Kiekvienoje konferencijoje būtina turėti rašomąją lentą, garso ir vaizdo priemonių (pvz., kodoskopą), nes pateikiamo darbo įtaigumas priklauso nuo vaizdinės medžiagos.Vadovas pats neturėtų dalyvauti diskusijoje. Tam yra dvi priežastys:1. Konferencijos vadovas, kokiu nors klausimu pasakydamas savo nuomonę,kartu nulemia ir kitų dalyvių nuomonę. Paprastai kiekvienoje grupėje pasitaiko žmonių,kurie bet kokiu atveju prieštaraus konferencijos vadovo nuomonei (galbūt jie tiesiog jonemėgsta), nors ga! kaip tik jų nuomonės sutapo. O kiti pataikaudami pritars
konferencijos vadovui (vis dėlto jis vadovas), nors iš tiesų jie gali manyti visiškai kitaip.Taigi pasakyta nuomonė gali būti sąiyęjota simpatijos ar antipatijos. O tai objektyviamrezultatui anaiptol nėra naudinga.2. Jei konferencijos vadovas pats įsitraukia į diskusiją, jis turi atsisakytipagrindinės savo funkcijos, t.y. grupinio pokalbio tvankos kontrolės ir organizavimo.Konferencijos vadovas renginio pabaigoje gali išreikšti ir savo požiūrį, nes jis jau nepadarys jokio poveikio grupės nuomonei. Pavyzdžiui, galima įterpti: „Aš pats esu tos nuomonės ir norėčiau papildomai pridurti…” Jei vadovo nuomonė kita, jis galėtų tai išdėstyti tokiais Žodžiais: „Mano manymu, tokios išvados yra nepriimtinos, nes …, tačiau aš neprieštarauju daugumai ir pritariu tiems rezultatams, kuriuos grupė pasiekė bendrai dirbdama”.Jei kurio nors kalbėtojo samprotavimai pernelyg ilgi, vadovas turi pateiktį trumpą ir tikslią tokios kalbos santrauką. Pradedama tokia formuluote: „Jei aš teisingai supratau, jūs manote maždaug taip:…” arba: .Trumpai tariant, jūsų nuomone, …” Tokie vadovo įsikišimai jokiu būdu nepadarys įspūdžio, kad jis kažką koreguoja ar priekaištauja dėl tokio pasisakymo -tik privers konferencijos dalyvius susikaupti.Pabaiga. Paskutinė konferencijos dalis susideda iš reziumė su išvadomis, protokolo ir atsisveikinimo.Pabaigos žodžiai galėtą būti, pavyzdžiui, tokie:„Gerbiamieji ponai, mūsų posėdis baigiasi. Leiskite padėkoti jums visiems už aktyvų dalyvavimą diskusijoje, kuri tikrai buvo vaisinga. Tai dar kartą parodė, kaip naudinga pasikeisti nuomonėmis. Ir jei visi visada taip produktyviai dirbsime, greitai sulauksime gerų rezultatų. Dar kartą dėkoju jums už tai!Posėdis baigtas! Viso labo!”(Konferencija laikoma sėkminga, jeigu: 1. Kiekvienas dalyvis gavo informacijos, žinių apie tolesnę reikalų eigą,perspektyvą ateities veiklai. 2. Visi galėjo pasakyti savo nuomonę, ir jiems buvo padėkota užbendradarbiavimą (net jei kai kurių indėlis ga! ir nebuvo itin svarus).
3. Dalyviai patyrė bendro darbo sėkmę.Konferencijos vadovo svarba. Tai turi būti specialistas, mokantis valdyt bet kokią dailyvių grupę, spręsti visas per konferenciją iškilusias situacijas. Svarbūs vedėjo bruožai: objektyvumas, mandagumas ir humoro jausmas. Mandagumas yra išsiugdomas. Sunkiau su humoru – dažnai sakoma, kad jo neišugdysi, jis įgimtas. O kritiniais atvejais kaip tik humoro jausmas ir gelbsti vadovą, jis gali netgi pakreipti konferencijos eigą, sumažinti kilusią įtampą, teigiamai psichologiškai paveikti susirinkusiuosius. Vadovas turi matyti visus dalyvius. Jo kalba turi būti suprantama ir aiški, reikia vengti dviprasmės potekstės. Konferencijos vadovo drabužiai neturėtų pernelyg traukti dalyvių akį – netiks nei supermadingi, per daug elegantiški drabužiai. Kita vertus, netiks netvarkingas ar neišvaizdus kostiumas. Konferencijos vadovui praverstų pasižymėti pranešėjų mintis ir darbo esmę, kad konferencijai baigiantis galėtų suformuluoti išvadas. Jam neverta kalbėti pernelyg daug, reikėtų apsiriboti žodžio suteikimu, kitų techninių dalykų paskelbimu. Konferencijoje iš esmės galioja vadinamosios demokratinės parlamentinės taisyklės: žodžio prašymas, suteikimas bei atėmimas, taip pat kalbėtojo laiko atėmimas, kalbėtojo laiko ribojimas, balsavimas ir kt. (V. Baršauskienė, 2002).Žodžio prašantis paprasčiausiai iškelia kortelę su savo pavarde arba atsistojęsprisistato. Vardinės kortelės gali būti įvairiausių formų, dažniausiai po nuotrauka būna aišklaTparašyta pavardė, vardas bei organizacija. Vardinių kortelių pakėlimas pravartus dar vienu atžvilgiu: konferencijos vadovas ir visi dalyviai kiekvienu momentu gali matyti, kiek dar yra norinčių kalbėti. Nesant kortelių naudojamas rankos pakėlimas.Žodžio prašymo formos. Parlamente nustatytos žodžio prašymo formos gali būti perimtos ir konferencijų vadybai. Žodžio prašantis „Dėl reglamento” įgyja prioritetą – gauna teisę kalbėti tik baigus tuo metu kalbančiam asmeniui. Pastaba „Dėl reglamento” turėtų būti ištarta negarsiai, kad netrukdytų kitiems, bet gana aiškiai, kad ją deramai suprastų ir pastebėtų vadovas ar jo padėjėjas, kurie, vos baigus kalbėti eiliniam dalyviui, privaio atkreipti konferencijos vedėjo dėmesį: „Dėl reglamento pageidauja kalbėti ponas… Prašom, pone…r Vadovas turi stebėti, kad pranešėjas kalbėtų tik dėl reglamento ir nepasinaudotų be eilės gautu žodžiu reikšti savo nuomonę dėl diskusijoje svarstomų dalykų. Prie žodžio prašymo „Dėl reglamento” priklauso visos aplinkybės, susijusios su išoriniais santykiais ir konferencijos eigos tvarka bei dienotvarke.
Prašančiam žodžio „Dėl reglamento – skubiai“ suteikiamas dar didesnis prioritetas. Tokiu atveju kalbėtojas bus iškart pertrauktas, atsiprašius, kad gautas ypatingas žodžio prašymas, pavyzdžiui dėl to, kad kolega blogai jaljcfasi. Jeipareiškimas nėra labai svarbus, vos tik tai pastebėjęs vadovas tuoj pat turi atimti žodį. Tai darytina ne tik dė! mandagumo ar teisingumo, bet ir dėl to, kad nebūtų nuvertinta ypatingų atvejų reikšmė. Dar vieno prašymo „Dėl tiesioginio prieštaravimo” esmė tokia. Dalyvis apie tuo metu kalbamą dalyką pateikia savo samprotavimus: papildymą, komentarą, paaiškinimą ar prieštaravimą. Būtų beprasmiška, jei eilės tvarka tik po 10 minučių ar po šešių kitų kalbėtojų kuris nors dalyvis patikslintų: „Prie to, ką ponas … pasakė prieš 10 minučių, aš norėčiau pridurti, kad…” Anot doc. V. Baršauskienės, žodžio prašymas „Dėl tiesioginio prieštaravimo” ir „Dėl reglamento” reikalauja ypatingo dėmesio, nes apsukrus konferencijos dalyvis gali tuo pasinaudoti, kad diskusijoje anksčiau už kitus dalyvius gautų žodį. Tuo atveju konferencijos vadovui privalu pertraukti kalbėtoją: „Pone Rope, jus gavote žodį tiesioginiam prieštaravimui, ar jau baigėte?”P. Ropė: „Taip. Betas norėčiau dar pasakyti…”Vadovas: „Aš apgailestauju, pone Rope, bet prieš norėdamas dėstyti asmeninę nuomonę, jūs, kaip ir visi kiti, turite paprašyti žodžio ir jį gauti pagal eilę!” (V. Baršauskienė, 2002).

Literatūra

M. Kulčinskaja „Švedija. Mitai ir tikrovė“ 2002m.