Mano rerferato tema – vadovo komunikacijos. Iš duoto literatūros sąrašo pavyko gauti net penkias knygas (bevei 50%). Referato užduotis (tikslas) – rasti šiuose informacijos šaltiniuose (konkrečiau – knygose) prieštaravimus bei skirtumus, kurie galimi dėl skirtingų autorių požiūrių, skirtingų rašymo bei knygos išleidimų laikotarpių. Iš turimų knygų (Stonert J.A, Freeman R.E., Gilbert D.R.: “Vadyba: Poligrafija ir informatika” toliau ; Butkus. F.S.:” Organizacijos ir vadyba” ; Jonaitis A. “Vadybos ABC” ; Sakalas A. “Personalo vadyba” ; Butkus S. “Valdymo pradžiamokslis” ) , terminas ”komunikacija” atskiruose skyreliuose nagrinėjamas tik “Organizacijose ir vadyboje” bei “Vadyboje: poligrafijoje irinformatikoje”, tačiau pats komunikacijos procesas aptariamas ir kitose knygose, jis nagrinėjamas, aptariamas aprašant kitus, su komunikacija susijusius reiškinius (kaip informacija, informatika, duomenų perdavimas, vadovo nurodymai ir t.t.). Taigi termino “komunikacijos” tikslus apibrėžimas nurodomas tik knygoje “Vadyba: Poligrafija ir informatika” : “Komunikacija – tai bendra valdymo proceso – planavimo, organozavimo, vadovavimo ir kontrolės – gija.” Tuo tarpu knygoje “Organizacijos ir vadyba” komunikacija aprašoma tokiame įvadiniame, aiškinamajame sakinyje :”Susipažine su vadybos esme bei svarbiausiais vadovo darbais, dabar panagrinėsime jų svarbiausią išraišką – komunikacijas, arba susižinojimą”. Panašiai komunikacijų reikšmė apibūdinama ir knygoje “Vadyba: Poligrafija ir informatika”, tačiau ten svarba nenukeliama į pirmąją vietą, o apsiribojama “gyvybiškai svarbios” apibūdinimu. Dar vienas komunikacijos supaprastintas apibrėžimas knygoje “Vadyba: Poligrafija ir informatika” yra pateikiamas taip: “Komunikacija: procesas, kurio metu žmonės, perduodami simbolinius pranešimus, siekia pasikeisti reikšmėmis.” O štai knygelėje “Vadybos ABC” komunikacijos termias, nors konkrečiai ir nenagrinėjamas, tačiau jį galima ižvelgti tokiose komunikacijų sudedamosiose dalyse kaip, technologija bei informacija, kurios nagrinėjamos gana smulkiai. Mano nuomone, informacijo perdavimas ir priėmimas tam tikru būdu ( tam tikr technologija) ir yra komunikacija. Apibrėžimuose vartoti žodžiai “susižinojimas”, “ pranešimas” “Vadybos ABC” knygelėje naudojami apibūdinant sąvoką “ informacija” : “Tai žodis, kilęs iš lotynų kalbos žodžio “informatio”, reiškiančio išsiaiškinimas, pranešimas.” O knygoje “ Personalo vadyba” komunikacijos apibūdinimas yra skyrelyje pavadinimu “Informuotumo didinimas” . Jame aptariami tokie reiškiniai kaip informavimas, informavimo technologija, o tai, mano nuomone (kurią aš susidariau iš tiksliai komunikacijas apibūdinančių apibrėžimų), taip pat yra komunikacija. Be to, šioje knygoje komunikacijos nagrinėjamos, nors ir ne tiesiogiai (o aptariant kitus reiškinius) plačiausiai aprėpiant visas komunikacijo sritis, nes tai knyga būtent apie personalo valdymą. Išskirtiniausia iš mano gautų knygų – “Valdymo pradžiamokslis”, nes ten daugiau dėmesio skiriama ( lyginant su kitomis turimomis knygomis) ne komunikacijos struktūros aiškinimuisi, ne tecnologijų panaudojimui, bet žmogaus psichologinės būsenos analizei tam tikrais besikeičiančio komunikacijos proceso momentais. Šioje knygoje šiek tiek jaučiama posovietinė nuotaika (nenuostabu, nes leidimo metai – 1990), autorius kai ką perteikia su pašmaikštavimais, ironija, tokiais kaip pvz.: pratarmės pavadinimas: “Per ilgas žodis skaitytojui”. Ten kaip komunikacijos proceso technologijos įgyvendinimo būdas aptinkamas terminas “valdymo aparatas”.
Šiose knygose daugiau ar mažiau, smulkiau ar labiau apibendrintai analizuojant vadovo komunikacijas griežtų prieštaravimų, kurie realybėje niekaip nebūtų suderinami vienas su kitu aptikti nepavyko, tačiau yra šiek tiek netikslumų, skirtingi autoriai kiekvieną procesą svarsto iš savo pasirinktos perspektyvos, todėl knygose gauti šiek tiek skirtingi rezultatai. Štai pats komunikacijos proceso modelis knygoje “Vadyba: poligrafija ir informatika” vaizduojamas šitaipSIUNTĖJAS ► UŽKODAVIMAS ► KANALAS ► ATKODAVIMAS ► GAVĖJAS
GRĮŽTAMASIS RYŠYS
O knygoje “Organizacijos ir vadyba” tas procesas vaizduojamas akcentuojant ne veikėjus, o patį veiksmą ir veikiamus reiškinius:
MINTIS►IŠRAIŠKA►PERDAVIMAS►PRIĖMIMAS►SUPRATIMAS.
Arba štai knygoje “Vadyba: Poligrafija ir informatika” vartojamas terminas “užkodavimas” (“informacijos pavertimas simbolių seka siekiant komunikacijos”). O knygoje “Organizacijos ir vadyba” tos pačios reikšmės procesas įvardijamas “išraiška”. Panašiai yra ir su žodžiu “atkodavimas” – “Organizacijose ir vadyboje” pateikiamas terminas “supratimas”. Bet pati proceso reikšmė lieka ta pati. Kai apie tą patį procesą kalbama knygoje “Vadybos ABC” , autorius A. Jonaitis labiau gilinasi į klasifikavimą, skaidymą į sudedamasias dalis: ”<…> skiriamos penkios informacijos rūšys: elementarioji <…>; genetinė <…>, biologinė <…>, semantinė <…>, mašininė technologinė <…>”. Sematinę ir mašininę technologiją autorius skirsto (klasifikuoja) į dar smulkesnes dalis : “Suklasifikuokime <…>”: raidinė,skaitmeninė, simbolinė. Be to nurodo galimą klasifikaciją pagal įvairius požymius, iš kurių, autoriaus manymu, svarbiausi yra: susidarymo vieta, judėjimo kryptis, susidarymo struktūra, vadybos lygis, turinys, fiksavimo būdas, fiksavimo pobūdis, atvaizdavimo būdas, stabilumo laipsnis, darbo pobūdis, vadybos funkcijos. Skirtingų knygų autoriai vadovo komunikacijas analizuoja ne tik kartais pasirinkdami skirtingas prizmes (aišku dažniausiai nuomonės sutampa bevei 100%), tačiau tam visiškai tam pačiam procesui apibūdinti vartoja kitokius pasirinktus terminus. Knygoje “Vadyba: Poligrafija ir informatika” žodžio “komunikacija” aprašymas sutampa su knygos ”Personalo vadyba” žodžio “informavimas” aprašymu. Tai aišku iš “informacijos judėjimo kelių“ aprašymo. Atitikmenys: vartojami žodžiai “horizontalioji komunikacija” iš “Vadyba: poligrafija ir informatika” ir “horizontalusis informavimas” iš “Personalo vadybos” , o jų aprašymai visiškai sutampa: “Horizontalioji komunikacija paprastai neatsiejama nuo organizacijosdarbo srauto ir atsiranda tarp darbo grupės narių, tarp kelių darbo grupių, tarp skirtingų grandžių dalių, tarp linijinių ir to paties lygio vadovų” (“Vadyba: Poligrafija ir informatika”); ir “horizontalusis informavimas, kai keičiamasi informacija tarp vieno lygio bendradarbių “Personalo vadyba”. Kiti atitikmenys: “informavimas iš apačios į viršų”, “informavimas iš viršaus į apačią” (“Personalo vadyba”) – “vertikalioji komunikacija”. Skirtingi autoriai šiek tiek skirtingai suvokia ir savaip akcentuoja skirstymą į smulkesnius lygmenis: knygos “Vadyba: Poligrafija ir informatika” autoriai be horizontalios ir vertikaliosios komunikacijos (informavimo) išskiria ir neformaliąją komunikacijos rūšį – gandus – (“jie dažnai būna nesankcionuoti . Gandų tinklas organizacijoje dažniausiai sumegztas iš kelių neformalių komunikacijos tinklų, kurie tarpusavyje susikerta keliose vietose, t.y. kai kurie gerai informuoti individai priklauso keliems neformaliems tinklams. Gandai visiškai nepaiso postų ar valdžiosir gali susieti organizacijos narius įvairiomis kryptimis: horizontaliai, vertikaliai ar įstrižai”), o jos nėra “Personalo vadybos” knygoje, tačiau ten smulkiau yra skirstoma vertikalioji: į “iš apačios į viršų” ir “įš viršaus į apačią”.
Taip pat skiriasi komunikacijos perdavimo kliūčių įvardijimas: knygoje ”Vadyba: Poligrafija ir informatika” vartojamas žodis “triukšmas”: juo “laikome bet kurį veiksnį, kuris trukdo, iškraipo, kliudo ar slopina komunikaciją.” Šioje knygoje jis nėra klasifikuojamas, skirstomas. O “Organizacijose ir vadyboje” “triukšmas” įvardyjamas žodžiais” kliūtys tarp minties ir išraiškos”, čia autorius prof. F.S.Butkus daugiau gilinasi į šį komunikacijai trukdantį veiksnį, jį skirsto pagal išraiškas (“nepakankamas teorinis problemos suvokimas<…>,menkas kalbos, kuria perduodama informacija, mokėjimas<…>,prastas adresato pažinimas<…>.”), priežastis (perdavimo metu: “techniniai perdavymo trukdymai<…>, papildoma informacija, kartais ir be perdavėjo noro patenkaį minties išraišką<…>.”, priėmimo metu: “nemokėjimas klausytisir dėmesingai priimti visą minties išraišką nuo pradžios iki galo<…>, nepalanki emocinė būklė informacijai priimti<…>, suprantant: “<…> teorinis problemos suvokimas<…>, skirtinga siuntėjo iradresato profesinė ar darbo soecializacija<…>, skirtinga siuntėjo ir adresato padėtis organizacijos valdymo hierarchijoje<…>, turimos žinios iš kitų šaltinių<…>, išankstinis nusistatymas<…>”). Ši knyga labiausiai nuo kitų skiriasi tuo, kad joje autorius vengia vartoti tikslius, griežtai nustatytus terminus, o apsiriboja, perteikdamas procesą, jo prasmės aiškinimu – nesklandumus komunikacijoje vadina “ kliūtys tarp minties ir jos išraiškos”, kai tuo tarpu kiti autoriai savo darbuose tai perteikia pvz.:”triukšmu”. Nors kliūčių (triukšmo) analizė pateikiam ne visose knygose, tačiau patarimų, kaip pagerinti komunikacijos proceso eigą, skrtingi autoriai pateikia tikrai nemžai. “Vadybos ABC” nurodomi “informacijai keliami reikalavimai”, kuriuos įvykdžius (pašalinus), komunikacijos problemų neturėtų būti: stabilumas, patikimumas, objektyvumas, pakankamumas, glaustumas, aiškumas, technologiškumas. Knygoje “Organizacijos ir vadyba” nurodomi konkretūs veiksmai, kuriuos turi atlikti vadovas, “siekdamas sumažinti šias kliūtis”. Visų knygų patarimai šiuo atveju panašūs, tačiau, mano manymu, aiškiausiai išdėstomos “Personalo vadyboje” esančios taisyklės, kurios pateikiamos ir su paaiškinimais: “Perduodant informaciją rekomenduojama laikytis šių pagrindinių taisyklių: informacijos mastą reikia riboti – minimizuoti; paprastos lentelės, trumpi sakiniai,suprantamos sąvokos palengvina tarpusavio supratimą; informacija turi būtia aiški ir prasmingai struktūrizuota;pirmiausia turi būti paaiškinamas tikslas ir tik po to smulkmenos – sudėtinės dalys; nežinoma turi remtis žinomu, nauja susieta su senu, tai sudaro galimybę lengvai pereiti nuo seno prie naujo; suprantama kalba, pavyzdžiai iš informacijos vartotojo veiklos gerina informacijos kokybę; ilguose pranešimuose turi būti aiškiai formuluojamos išvados, pakartojami svarbiausi momentai; paveikslai, eskizaipagyvina tekstinę informaciją, palengvina ją suprasti; informaciniuose pokalbiuose labai svarbu klausimai, diskusijos;didelė ir kompleksinė informacija turi būti pateikiama raštu, geriausiai standartizuota forma; informacijai perduoti neturi būti trukdoma; rezultatai turi būti čia pat aiškiai formuluojami ir užfiksuojami; nereikia pervertinti kompiuterinės informacijos svarbos, nes ji dažnai tik didina informacijos srautą ir pateikia nereikalingų žinių.”. Komunikacijos procesų gerinimas itin smulkiai išdėstomas ir knygoje “Vadyba: poligrafija ir informatika”. Šioje knygoje pateikiami patarimai net išskirstant skirtingas situacijas bei priežastis (skirtingas suvokimas emocinės reakcijos, prieštaringa žodinė ir nežodinė komunikacija, nepasitikėjimas). Kiekvienoje knygoje daugiau ar mažiau kreipiamas dėmesys ir į komunikacijos kokybę. Akcentuojamos kokybės proceso priežastys ir lemiami veiksniai, pabrėžiant visuotinės kokybės vadybos pagrindas – efektinga vadovų ir darbuotojų komunikacija. Knygoje “Vadyba: poligrafija ir informatika” autorius aptaria kokybės programas, kaip pavyzdžius pateikdamas konkrečius realiai įvykusius faktus. Būtent “informacijos spalvinimu pavyzdžiais” ši knyga skiriasi nuo kitų mano turimų knygų. Nurodydamas kokį nors vadybos istorijai svarbų atsitikimą autorius pavyzdyje nurodo tikslų įmonės (firmos) pavadinimą, jos veikimo vietą, metus, kada tai įvyko. Taip pat nurodomos įvykio priežastys bei pasekmės. Vienas iš komunikacijos kokybės gerinimo veiksnių knygoje “Personalo vadyba” nurodomas terminu “kokybės būreliai”. “Tai – vienas iš japoniško valdymo fenomenų, vėliau paplitęs ir daugelyje Vakarų šalių įmonių”. Pagrindinis kokybės būrelių tikslas yra: parama tobulinant ir plėtojant įmonę, pagarbos žmogui, palankios ir kurybingos darbinės aplinkos kūrimas, visiškas žmogaus sugebėjimų atskleidimas. Kaip komunikacijo kokybės gerinimo principas knygose nurodomas pranešimo formavimo būdas, jo efektyvumui keliami reikalavimai. “Organizacijose ir vadyboje” nurodoma, kad “Žmonių grupei daromo pranešimo turinys turi būti toks: autoriaus prisistatymas, problemos suformulavimas, pranešimo tikslo iškėlimas, nagrinėjimo ribų apibrėžimas, teorinis ir metodinis pagrindimas, pagrindinių informacijos šaltinių nurodymas, galimų sprendimo variantų išdėstymas, jų lyginamoji charakteristika, detalaus siūlomo sprendimo išaiškinimas, jo pranašumų klausytojams bei galimų sunkumų atskleidimas, kvietimas paremti jį kaip labiausiai atitinkantį organizacijos interesus. Knygoje “Vadyba: poligrafija ir informatika” daugiau dėmesio skiriama pranešimo analizei ir būtinoms sudedamosioms dalims: “Komunikacija įvyksta bendraujant siuntėjui ir gavėjui. Komunikacija gali vykti viena kryptimi ir ten baigtis. Arba pranešimu iš gavėjo galima išgauti atsakymą – formaliai vadinama grįžtamuoju ryšiu.” Išskiriami būtini veikėjai – siuntėjas ir gavėjas, būtini veiksmai – užkodavimas ir atkodavimas bei supratimas. Ne mažiau svarbu kokybiškam komunikacijos kokybės užtikrinimui – technologijų taikymas. Šių priemonių taikymo analizavimas yra tiesiogiai proporcingas knykų leidimo metams, ir tai natūralu, nes kaskart į įmones skverbiasi vis nujesnės tobuliausios technologijos, apimdamos vias sritis, ir ne tik neaplenkdamos komunikacijos perdavimo procesų, bet būtent komunikacijai darydamos didžiausią įtaką. Didelis dėmesys komunikacijos technologijai skirtas knygoje “Vadyba: poligrafija ir informatika”: “Šiuolaikinė technologija gali viską apversti aukštyn kojomis. Daugelio organizacijų vadovams sąmoningai pasirinkus, informacinė technologija pakeitė daugelio žmonių komunikavimo formas. O šitai savo ruožtu pakeitė daugelio organizacijų valdymo būdus”. Taigi, kad ir kokie skirtingi bebūtų skirtingų knygų autoriai (skirtingos gyvenamosios knygos, skirtinga politinė santvarka, skirtingas kūrybos bei knygų išleidimo laikas), bet vadovo komunikacijų procesą jie supranta lygiai taip pat. Aišku, kiekvienas iš jų visą šį procesą nagrinėjo, analizavo savaip, savo pasirinktu aspektu, iš skirtingos perspektyvos, akcentuodami, asmenine kiekvieno iš jų nuomone :svarbiausius principus, paprasčiausią skirstymą, standartus geriausiai atitinkančią klasifikaciją, ryškiausias (stambiausias) sudedamasias dalis, įvairiausias priežastis bei pasekmes. Tačiau svarbiausia mintis visose knygose lieka ta pati: suprasti komunikacijos proceso subtilybes adovui yra itin svarbu, nes nuo jo priklauso visos firmos darbas, jos sėkmė ir ateitis.