ĮVADAS
Kiekvieną dieną mes susiduriame su begale organizacijų. Tai vykstavisur – darbe, namuose, ilsintis, sportuojant, keliaujant ir pan. Didesnęsavo gyvenimo dalį mes taip pat esame vienos ar kitos organizacijos nariai.Paprastai mes nesigiliname į procesus, vykstančius organizacijos viduje,jos valdyme, iš pirmo žvilgsnio visa tai atrodo paprasta ir elementaru.Tačiau visos organizacijos, nesvarbu kokios struktūros jos bebūtų, turisudėtingą mechanizmą, kurį būtina gerai įsisavinti ir perprasti. Visas organizacijas į vieną visumą sujungia ir išlaiko grupė žmonių,pripažįstančių, kad dirbti kartu ir siekti bendro tikslo yra naudinga.Todėl bet kurios organizacijos vienas esminių elementų yra tikslas. Jisgali būti įvairus – gaminti kokį nors produktą, plėsti prekybą, dalintisnaujovėmis, reklamuoti, siekti kuo didesnio pelno ir pan., tačiau kad irkoks tikslas bebūtų, jis yra būtinas organizacijai, jis ir yra organizacijąsiejantis veiksnys. Organizacijos savo tikslams siekti sukuria tam tikrą programą artvarką, t. y. planuoja savo veiklą. Be jo paprasčiausiai neįmanomaefektyviai veikti. Visai šiai, iš pažiūros paprastos sistemos veiklai užtikrintireikalinga priežiūra, kontrolė, vadovavimas. Kitais žodžiais tariantorganizacijai būtinas valdymas. Valdymas – tai nuolatinis organizacijos“formos palaikymas”. Visos organizacijos turi asmenis, atsakingus už tai,kad tikslai būtų pasiekti. Tai – vadovai. Vienoje organizacijoje jie matomigeriau, kitoje blogiau, tačiau blogai valdoma organizacija gali visaižlugti. Šis darbas – apie organizacijų valdymą, apie pagrindines organizacijosvadovo veiklos kryptis. Mes labiau domėsimės vadinamosiomis formaliomisorganizacijomis, tokiomis kaip verslo ir religinės organizacijos,valstybinės įstaigos ir ligoninės – tai yra tokiomis, kurios savo klientamsar lankytojams siūlo prekes ar paslaugas, o savo nariams sudaro galimybessiekti karjeros. Tačiau visai nesvarbu, ar organizacijos yra formalios arne. Visų jų vadovų pagrindinis uždavinys tas pats – padėti kitiemsorganizacijos nariams ir pačiai organizacijai suformuluoti ir įgyvendintitam tikrus tikslus. Darbo tikslas – pagrindinių vadovo funkcijų analizė. Uždaviniai: 1. Susipažinti su vadovo vaidmeniu organizacijoje. 2. Išnagrinėti esmines valdymo funkcijas. 3. Dabartinių pokyčių valdyme apžvalga.
1. Vadovas – kas tai?
Vadovavimas žmonėms – mokslas ir menas. Darbo kolektyvo vadovui keliamidideli reikalavimai visose visuomeninio gyvenimo sferose ir visuose valdymolygiuose. Jis turi būti ne tik geras specialistas, bet ir gabusorganizatorius, aukštos kultūros, plačios erudicijos kolektyvo lyderis,sugebantis įžiebti žmonėms entuziazmą ir vesti juos paskui save. Kiekvieną kartą, iškilus kokiems nors neaiškumams ar nesklandumams,pagalbos kreipiamės į vadovą. Pas vadovą einame ir norėdami gauti darbąkokioje nors įmonėje, kai norime dalyvauti kokiuose nors posėdžiuose taippat atsiklausiame vadovo. Vadovo nuomonė mums itin svarbi, kai tenkapriimti sprendimus. Taigi be vadovo jokia veikla organizacijoje siekiantbendro tikslo yra neįmanoma. Vadovo vaidmuo organizacinėje veikloje, atliekant įvairius darbus yraypatingas ir labai svarbus, o taip pat ir nelengvas bei reikalaujantis begalo didelės atsakomybės. Ne kiekvienas žmogus gali vadovauti. Būti geruvadovu reikia sugebėti, tai reikalauja daug darbo, pastangų ir laiko. Kylant šalies išsivystymo lygiui, steigiantis vis daugiau naujomsfirmoms ir individualioms įmonėms, vadovavimo problema tampa visaktualesne, jai skiriama vis daugiau dėmesio, leidžiamos įvairios knygos,skirtos jau esamiems ir būsimiems vadovams, kuriose duodami įvairūspatarimai, pamokymai, kaip būti geru vadovu. Tai yra labai svarbu, nes sutuo glaudžiai susijęs ir pats darbas įmonėje, jo efektyvumas, našumas,rezultatai. O juk kiekvienas vadovas yra suinteresuotas, kad jo veikla būtųsėkminga, klestėtų įmonė, įsitvirtintų rinkoje, ją pripažintų visuomenė ir,žinoma, gautų kuo didesnį pelną. Iš įvairių personalo kategorijų vadovai pagal formavimo šaltiniųįvairovę, pareigybinio augimo galimybes, darbo su personalu sudėtingumą yrareprezentatyviausia grupė (kitose valdymo personalo grupėse vykstantysprocesai yra santykinai paprastesni). Savo ruožtu vadovų darbas, jųformavimas ir ugdymas, palyginti su specialistų ir kitų tarnautojų, taippat sunkesnis. Vadovai apibūdinami labai įvairiai. Vieni teigia, kad “vadovų funkcijayra sprendimo priėmimas visais valdymo aparato veiklos svarbiausiaisklausimais, įskaitant ir pavaldžių objektų valdymą, ir paties aparato darboorganizavimą”. Kiti autoriai, be įgaliojimų priimti sprendimus, į pirmąvietą iškelia tokius vadovavimo veiklos aspektus, kaip atsakomybę užvaldymo proceso eigą ir rezultatus. Kai kurie autoriai pagrindu laikovadovo darbo sritį: “Vadovai koordinuoja ir nukreipia atskirų valdymoaparato grandžių ar vykdytojų darbą, vadovauja gamybiniams padaliniams,kontroliuoja ir reguliuoja gamybą ir viso personalo veiklą, vykdantkiekybinius ir kokybinius planinius uždavinius”.
Vadovas – tai žmogus, galintis priimti sprendimus pagal savokompetenciją įvairiose jam patikėto personalo veiklos srityse, atsakingasapskritai už valdomo padalinio rezultatus, veikiantis jam patikėtąpersonalą per savo padalinius. Valdymo teorijos pradininkas A. Fajolis teigė, kad pirmoji sąlyga,keliama įmonės vadovui – būti geru administratoriumi, tai yra sugebėti
atlikti šias pagrindines valdymo funkcijas: • numatyti, • organizuoti, • tvarkyti, • derinti, • kontroliuoti. Antroji sąlyga – kompetentingumas, tai yra vadovas privalo išmanytispecialias įmonės funkcijas. Išskiriami tokie gabaus vadovo bruožai: 1. Gabus vadovas (profesionalas) visų pirma orientuojasi į žmones, gerai žino, jog darbą atlieka ne mašinos, o žmonės. Kad ir kokia tobula būtų technika, be žmonių ji neveikia ir yra nenaudinga. Todėl gabus vadovas daugiausia pastangų skiria žmonių veiklai organizuoti, planuoti ir kontroliuoti. Stengiasi geriau pažinti pavaldinius, geruosius ir silpnuosius jų bruožus ir remiasi kolektyvo išmintimi. 2. Orientuojasi į žmogų. Norint valdyti ūkinius procesus (ir ne tik juos), būtina perprasti individualias kiekvieno darbuotojo savybes. Nuo jų ugdymo, nukreipimo ir pripažinimo priklauso entuziazmas, darbo kokybė ir efektyvumas. Gabus vadovas daug dėmesio skiria kiekvienam žmogui, stengiasi ir moka prieiti individualiai, nuoširdžiai domisi pavaldinio gyvenimu, jo rūpesčiais, siekiais ir nesėkmėmis. Orientuodamasis į kitą žmogų, gabus vadovas ypač atidus jauniems darbuotojams. 3. Aiškiai ir konkrečiai paskirsto pareigas ir atsakomybę, nes suvokia, kad pats visko neaprėps, vienas visko nepadarys. Paskirstydamas pareigas ir atsakomybę, perduodamas savo teises, ugdo pavaldinių aktyvumą, atsakomybę, iniciatyvą ir kūrybinį požiūrį į pareigas ir darbą.2. Vadovų tipai
Terminą “vadovas” vartojame turėdami omenyje visus asmenis,atliekančius pagrindines valdymo veiklos funkcijas. Vienas iš būdų suvoktivaldymo sudėtingumą – suprasti, jog vadovai gali
dirbti įvairiuose organizacijos lygiuose ir skirtingose organizacijosveiklos srityse. Peržvelgsime įvairių vadovų lygius bei darbo specifiką. Skiriami tokie vadovų lygiai (2): 1. Žemiausio lygio vadovai. Organizacijos žemiausias lygis, kuriame individai atsako už kitų žmonių darbą, yra vadinamas pirmąja linija, arba žemiausiu valdymo lygiu. Žemiausio lygio vadovai vadovauja ne valdymo darbuotojams. Jie kitų vadovų nevaldo. Tai, pavyzdžiui, gali būti meistras ar darbų vykdytojas gamybos organizacijoje, technikos prižiūrėtojas tyrimų skyriuje ar vyriausybės sekretorius didelėje įstaigoje. Žemiausio lygio vadovai dažnai vadinami “prižiūrėtojais”. 2. Vidurinio lygio vadovai. Šis terminas gali būti vartojamas vadinti ne vieno, o kelių organizacijos lygių vadovams. Vidurinio lygio vadovai vadovauja žemesnio lygio vadovams, ir kartais specialistų (paprastai ne vadovų) veiklai. Vidurinio lygio vadovų pagrindinė funkcija – vadovauti jų organizacijos politikos įgyvendinimo veiksmams ir derinti viršininkų reikalavimus su savo pavaldinių sugebėjimais. 3. Aukščiausio lygio vadovai. Jie atsako už visos organizacijos valdymą. Paprastai organizacijose šio lygio vadovų būna nedaug. Jie kuria organizacijos veiklos politiką ir reguliuoja organizacijos ryšį su jos aplinka. Dažniausi tokių vadovų “titulai”: direktorių valdybos pirmininkas, direktorius, valdytojas, prezidentas, viceprezidentas. Kiti autoriai išskiria dar vieną – aukštesnįjį vadovų lygį. Taitarpinis lygis tarp vidurinio ir aukščiausio vadovų lygių. Šio lygiovadovai vadovauja aukščiausiojo valdymo lygio deleguotai sričiai, t. y.atsako už tai, kad būtų pasiektas dalinis tikslas. Tai, pavyzdžiui, galibūti krypčių direktoriai, veiklos sričių vadovai (1). Kitas svarbus vadovų klasifikavimas – pagal veiklų, kurias jie valdo,specifiką. Organizacijos dažnai apibūdinamos kaip funkcijų visuma. Šiaprasme funkcija yra panašių veiklų visuma. Pavyzdžiui, marketingo funkcijapaprastai susideda iš pardavimo, rėmimo, paskirstymo bei rinkostyrimo.Pavyzdžiui, “Coca Cola” firmoje marketingo funkcija – atsakomybė užtelevizijos reklamą, o tyrimo bei plėtojimo funkcija – atsakomybė užspecialiąją “Coke” formulę. Universitete sporto fakultetas – funkcija, nesjo narių veikla skiriasi nuo to, ką daro, tarkime, filosofijos fakultetonariai. Pagal veiklos specifiką vadovai yra skirstomi taip: 1. Funkciniai vadovai. Funkciniai vadovai atsakingi už kurią nors konkrečią veiklos sritį, pavyzdžiui, gamybą, marketingą ar finansus, vadovauja funkcinei grandžiai. Jie gali priimti sprendimus, atitinkančius jų kompetenciją, jų funkcijas, tačiau sprendimai įgyvendinami per linijinius vadovus, t. y. funkciniai vadovai veikia kaip linijinio vadovo štabo viršininkai ir tik savo funkcijoje jie atlieka linijinio vadovo funkcijas.
2. Linijiniai vadovai. Linijinis vadovas atsakingas už tam tikrą visą sudėtingą vienetą, pavyzdžiui, visą kompaniją, jos padalinį ar savarankiškai dirbantį skyrių. Jis ar ji atsako už visas to vieneto veiklas: gamybą, marketingą ir finansus. Maža kompanija gali turėti tik vieną linijinį vadovą, pavyzdžiui, savo prezidentą ar viceprezidentą, atsakingą už vykdomąją valdžią ir pan., tačiau didelė kompanija gali turėti kelis linijinius vadovus ir kiekvienas jų vadovauja sąlygiškai savarankiškam vienetui. Pavyzdžiui, didelėje maisto kompanijoje gali būti bakalėjinių prekių, greitai gendančių produktų ir šaldytų produktų skyriai, ir už jų veiklą atsako atskiri linijiniai vadovai. Kaip mažos kompanijos vyriausiasis vadovas yra atsakingas už visą kompaniją, taip kiekvieno iš šių skyrių vadovai atsako už visas savo skyriaus veiklas. Svarbu nepamiršti, jog tiek funkciniai, tiek linijiniai vadovaiplanuoja, organizuoja, vadovauja bei kontroliuoja. Ir vėl skiriasi tik jųprižiūrimų veiklų masteliai.
3. Pagrindinės vadovo funkcijos
Vadovo veikla yra labai įvairi. Tai reiškia, jog vadovai organizacijose
atlieka daug skirtingų funkcijų. Įdomiai vadovų funkcijas aiškina H. Mitzbergas. Nagrinėdamas vadovųdarbo turinį, jis nurodo vieną bruožą – vadovų vaidmenis. Autorius teigia,kad, panašiai kaip aktorius scenoje, vadovas, susiklosčius atitinkamaisituacijai, atlieka tam tikrą vaidmenį. Taigi vadovo vaidmuo – tai jostatuso lemiama elgsena atitinkamoje situacijoje. H. Mitzbergas išskyrėdešimt vadovų vaidmenų ir juos suskirstė į tris grupes: • tarpasmeninių santykių palaikymo vaidmenys – valdžios simbolis, lyderis, tarpininkas; • informaciniai vaidmenys – informacijos priėmėjas, informacijos skleidėjas, atstovas; • vaidmenys, susiję su sprendimų priėmimu – antrepreneris, trukdymų šalintojas, išteklių skirstytojas, derybų vedėjas. Visi šie vaidmenys tarpusavyje glaudžiai susiję. Tarpasmeninių santykiųpalaikymo vaidmenis lemia vadovo statusas. Bendraudamas su žmonėmis,vadovas kaupia informaciją ir ją apdorojęsperduoda ne tik savo organizacijos nariams, bet ir išorės institucijoms.Turėdamas reikalingą informaciją, vadovas priima organizacijos veiklaireikalingus sprendimus. Prasmingas Ch. Barnardo požiūris į vadovo funkcijas. Vadovo atliekamusdarbus jis skirsto pagal jų šaltinį:
• darbai, atsiradę dėl pavaldinių iniciatyvos, kai šie nežino, ką toliau daryti, arba nori, kad vadovas priimtų sprendimą; • aukštesnio lygio vadovų nurodymų vykdymas; • darbai, atliekami paties vadovo iniciatyva. Pirmasis valdymo funkcijas išskyrė ir suformulavo A. Fajolis, irpavadino tai pagrindiniais administravimo veiklos elementais. Jis teigė,kad pirmiausia vadovas privalo būti geru administratoriumi, t. y. sugebėtivykdyti pagrindines valdymo funkcijas: 1916 metais išleistoje knygoje“Bendra ir industrinė administracija” jis išskyrė penkias pagrindinesfunkcijas: • Numatymas (planavimas) – ateities numatymas ir veiklos programos sudarymas; • Organizavimas – įmonės materialinio ir socialinio organizmo sudarymas; • Komandavimas (vadovavimas) – žmonių privertimas dirbti; • Derinimas (koordinavimas) – visų darbų tvarkymas; • Kontrolė – priežiūra, kad viskas vyktų kaip numatyta. Vėliau mokslininkai tobulino šią klasifikaciją, išskirdami naujasfunkcijas ar kai kurias sujungdami. Literatūroje galima rasti dar didesnęvaldymo funkcijų įvairovę – tai planavimas, organizavimas, komandavimas,motyvacija, vadovavimas, koordinavimas, kontrolė, komunikacija, vertinimas,sprendimų priėmimas, personalo parinkimas, derybų vedimas, sutarčiųsudarymas. 1 lentelėje pateikta dažniausiai naudojamų valdymo funkcijųklasifikacija.
1. lentelė
Valdymo funkcijos
|Autorius |Valdymo funkcijos ||1. A. |1. Planavimas. 2. Organizavimas.3.||Fajolis |Vadovavimas. 4. Koordinavimas. 5. || |Kontrolė. ||2. L. |1. Planavimas. 2. Organizavimas.3.||Gjulikas |Darbas su personalu. 4. || |Operatyvinis vadovavimas. || |5. Koordinavimas. 6. Kontrolė ir || |atsiskaitomybė. 7. Biudžeto || |sudarymas. ||3. G. |1. Planavimas. 2. Organizavimas. ||Kuncas, |3. Vadovavimas. 4. Koordinavimas. ||S. O’ |5. Kontrolė. ||Donelas | ||4. M. |1. Planavimas. 2. Organizavimas. ||Meskonas, |3. Motyvacija. ||M. |4. Kontrolė. ||Albertas, | ||F. Chedouri| |
Nepaisant vėlesnių patobulinimų, A. Fajolio pateikta klasifikacija yranuosekliausia. Todėl iki šių dienų faktiškai suformuluotas jo pateiktaspožiūris į vadovo funkcijas: planavimas, organizavimas,
vadovavimas, kontrolė. Visos šios funkcijos tarpusavyje yra glaudžiaisusijusios ir bet kurios iš jų vykdymas veikia kitą funkciją (žr. 1 pav.).
1 pav. Valdymo pagrindinės funkcijos (3, )
Todėl galima sakyti, kad valdymas – tai organizacijos narių pastangųplanavimo, organizavimo, vadovavimo ir kontrolės procesas bei kitųorganizacijos išteklių panaudojimas siekiant organizacijos apibrėžtųtikslų. Pagrindines funkcijas atlieka visi vadovai, nesvarbu, kokią vietąorganizacijoje jie užima. Skiriasi tik tam tikrų funkcijų lyginamasissvoris ir svarba jų veikloje. Toliau ir apžvelgsime visas pagrindinesvadovų funkcijas.
3. 1. Planavimo funkcija
“Planavimas – tai sumanymų ir įvairių veiksmų numatymas ateičiai, jųišdėstymo laiko požiūriu ilgesniam ar trumpesniam laikotarpiui. Suplanavimu kiekvienas žmogus susiduria, galvodamas apie ateitį, savosvajonių įgyvendinimą, numatydamas savo veiksmus būsimam momentui, dienai,savaitei ar ilgesniam laikotarpiui. Vieni sumanymai (planai) gali būtiabstraktūs, kiti – aiškesni, konkretizuoti ir detalizuoti. Mažiaudetalizuoti planai kartais vadinami programomis, veiklos kryptimis”.[2] “Planavimo reikšmę organizacijų valdyme pabrėžė dar A.Fajolis. Posakis“valdyti – reiškia numatyti” rodo planavimo dalykiniame pasaulyje svarbą.Ir tai teisinga, kadangi numatymas – jeigu dar ir ne visas valdymas, taibent jau svarbiausia jo dalis. Veiklos planas – tai kartu ir laukiamasrezultatas, ir veiklos kryptis, kuria reikia veikti, ir etapai, kuriuosreikia pereiti, ir metodai, kuriuos reikia pritaikyti. Dabartinėjeišorinėje bei vidinėje organizacijų aplinkoje vykstantys pokyčiai yra tokiespartūs, kad planavimas tampa vieninteliu visiems prieinamu būsimųgalimybių ir problemų prognozavimo būdu. Jis sumažina neteisingų sprendimųpriėmimo riziką, leidžia nustatyti bendrus organizacijų ir jų nariųtikslus, sudaro veiksmingos kontrolės pagrindą. Neabejojama, kad planavimas – tai pagrindinė aukštesnio lygio vadovodarbo funkcija, daranti didelę įtaką kitų jo vykdomų funkcijų efektyvumuibei paliečianti visą organizaciją. Pirmasis planavimo žingsnis yra tikslų bei uždavinių įvardijimas. Tikžinodamas galutinį tikslą organizacijos vadovas gali tiksliai numatyti, kąbūtina atlikti. Ieškodamas būdų, kaip tai padaryti, vadovas privaloatsakyti į keturis pagrindinius klausymus: • Kur organizacija yra dabartiniu momentu? • Kur ji norėtų būti? • Kaip organizacija ten pateks? • Kaip ji sužinos, kad ten jau pateko? Tačiau nepakanka numatyti tiktai vieną tikslą – parduoti prekes arsuteikti paslaugas vartotojams. Be kiekvienoje pelno siekiančiojeorganizacijoje iškeliamo tikslo – gauti pelną, – vadovas privalo numatyti
būdus, kaip jį gauti. Todėl išskiriama grupė svarbiausių uždavinių, kurieišskaidomi į smulkesnius. Taigi visas planas suskaidomas į smulkias dalis,turinčias savo uždavinius. Antras svarbus planavimo žingsnis – nuspręsti, kaip įgyvendintiiškeltus uždavinius ir pasiekti užsibrėžtus tikslus. Dažnai tą patį tiksląpasiekti galima keliais būdais, iš kurių organizacijos vadovas turipasirinkti patį tinkamiausią. Siekdamas rasti geriausią sprendimą, vadovaspirmiausia turi numatyti visas galimas alternatyvas, išskiri jų privalumusir trūkumus, ir nuspręsti, kuri jų geriausiai atitinka esamą bei numatomąateityje situaciją.Apibrėžus tikslą, galima suplanuoti veiklą ir laikytis teisingoskrypties, suskirstant, ką ir kokia tvarka reikia atlikti. Planavimasreikalauja iš vadovų tam tikrų įgūdžių: • Sugebėti analizuoti situaciją; • Numatyti, kas turi būti atlikta; • Apskaičiuoti, kaip tai padaryti; • Vertinti nuveiktus darbus ir juos koreguoti”.[1] “Taip pat planavimas reiškia, kad vadovai apgalvoja savo tikslus beiveiksmus iš anksto ir jų veiksmai remiasi kokia nors taisykle, planu arlogika, o ne atliekami spontaniškai. Planuose pateikiami organizacijųtikslai ir geriausios procedūros tikslams pasiekti. Be to, planai yragairės, kuriomis vadovaudamasi: 1) organizacija gauna būtinus išteklius tikslams pasiekti ir jais disponuoja; 2) organizacijos nariai veikia pagal parinktus tikslus ir procedūras; 3) artėjimas pasirinktų tikslų link yra valdomas ir vertinamas, kad būtų galima laiku imtis priemonių, pataisyti situaciją, jei prie pasirinkto tikslo artėjama nepatenkinamai”.[4] Pagal pastarąjį planavimo apibrėžimą, “pirmasis planavimo žingsnis yraorganizacijos tikslų formulavimas. Po to nustatomi tikslai kiekvienam tosorganizacijos smulkesniam vienetui: divizijoms, departamentams ir pan.Nustačius tikslus, kuriamos programos jiems pasiekti. Žinoma, formuluodamastikslus ir kurdamas programas, pagrindinis organizacijos vadovasatsižvelgia į galimybę juos realiai įgyvendinti ir į tai, ar jie buspriimtini kitiems organizacijos vadovams ir darbuotojams. Santykiai su žmonėmis ir laikas planavimo veikloms yra labai svarbūs.Planavimas įgalina įsivaizduoti norimas ateities aplinkybes atsižvelgiant įišteklius, ankstesnę patirtį ir t.t. “Strateginis ir operatyvinis planavimas. Visas veiklos sritis,susijusias su planavimu, galima suskirstyti į dvi dalis. Vienomis iš jųsiekiama apsibrėžti ilgalaikius tikslus ir išskirti stambias, apimančiasvisą organizaciją, priemones, kitos orientuotos į trumpalaikius tikslus irlokalias, svarbias tik tam tikriems padaliniams ar net darbuotojams,priemones, kuriomis yra pasiekiami ilgalaikiai tikslai. Pagal šį principąskiriamas strateginis ir operatyvinis planavimas. Strateginio planavimo tikslas – užtikrinti įmonės ir jos aplinkosharmoniją. Operatyvinio planavimo tikslas – išdėstyti detales, reikalingasstrategijai įgyvendinti kasdieninėje veikloje”.[4] “Aukščiausio valdymo lygio vadovai gauna daugiausiai susistemintosinformacijos apie padėtį rinkoje, įvairių marketingo tyrimų rezultatų,susipažinę su mikro- ir makroaplinkos tyrimais, daug bendrauja su kitųįmonių aukščiausio lygio vadovais, todėl jie gali būti įsitikinę, kadpadarė viską, kad pasiektų nustatytus tikslus ir iškovotų kuo geresnępoziciją, palyginti su konkurentais. Tačiau jie buvo labai nepatenkintiįmonės veiklos rezultatais susiklosčiusių sąlygų atžvilgiu, kadangi sąlygų
pasikeitimai, įvairios krizės, kurios nuolat vyksta rinkoje ir kurias sunkuprognozuoti, dažnai neigiamai pakoreguoja veiklos rezultatus. Žemesniolygio vadovams daug lengviau kritiškai vertinti aukščiausio lygio vadovus,kurie yra už viską atsakingi, ir tai jie išreiškė savo atsakymais. Jųnetenkino veiklos rezultatai tikslų pasiekimo atžvilgiu bei padėtislyginant su konkurentais, ir jie savo atsakymais parodė, kad mano, jogaukščiausioji valdžia galėjo laiku priimti sprendimus, kurie leistųpasiekti geresnių rezultatų susiklosčiusiomis nepalankiomis sąlygomis. Apibendrinant būtų galima pasakyti, kad įmonių vadovai nėra visiškaipatenkinti savo veikla. Jų įsitikinimu, būtų galima pasiekti ir geresniųrezultatų. Tam juos ypač motyvuoja konkurentų baimė. Tačiau jie nežino,kokių konkrečių veiksmų turėtų imtis, todėl linkę viską pateisintisusiklosčiusiomis aplinkybėmis ir nuo jų nepriklausančiomis sąlygomis.Todėl įmonėms, bei jų vadovams yra būtina tobulinti planavimą ir kurtiefektyvias reagavimo į aplinką ir tikslų siekimo sistemas”.[3] “Aukščiausio lygio vadovų, atsakingų už visą organizaciją, sudarytiplanai gali apimti penkerių ar dešimties metų laikotarpį. Kita vertus, kaikuriose organizacijos dalyse planai sudaromi daug trumpesniemslaikotarpiams.pavyzdžiui, gali būti kitos dienos darbo ar po savaitėsįvyksiančio dviejų valandų susitikimo planai”.[4]
3. 2. Organizavimo funkcija
“Organizavimas – tai tam tikras veiklos reglamentavimas, atskirųveiksmų (operacijų) atlikimo būdų ir tvarkos nustatymas bei įgyvendinimas.Efektyvus veiklos (darbo) organizavimas remiasi moksliškai pagrįstu gamybosir darbo organizavimo metodų naudojimu. Gerinant darbo organizavimąįmonėse, rekomenduojama: • Parengti valdymo organų (dažniausiai valdybos ir administracijos) darbo reglamentus, darbuotojų pareigybines instrukcijas; • Nustatyti kolektyvines ir individualias darbo užduotis, parengti aiškią, visiems gerai suprantamą užduočių vykdymo apskaitos ir įvertinimo sistemą; • Parengti darbo apmokėjimo ir materialinio skatinimo nuostatus, numatančius darbo apmokėjimo lygio kitimą, priklausomai tiek nuo
bendrų kolektyvo, tiek nuo asmeninių darbo rezultatų; • Naudoti moksliškai pagrįstas valdymo organizacines struktūras; • Įgyvendinant organizacinius pakeitimus, vadovautis mokslo rekomenduotais organizacinių sprendimų priėmimo ir įgyvendinimo modeliais; • Įrengiant darbo vietas bei organizuojant darbo procesą, vadovautis darbo humanizavimo principais, šiuolaikinėmis efektyvaus darbo organizavimo priemonėmis”.[2]“Siekiant užtikrinti organizacijos veiklos efektyvumą, nepakanka, kadkiekvienas atskirai paimtas jos narys ar padalinys dirbtų efektyviai. Yrabūtina jų pastangų koordinacija bei integracija į bendrą organizacijosveiklą. Būtent dėl šių priežasčių ir vykdoma organizavimo funkcija. Parengus planus vadovai, turi rasti būdą, kaip su turimais ištekliaispasiekti iškeltus tikslus. Svarbiausi kiekvienos organizacijos ištekliaiyra jos darbuotojai. Todėl vadovas turi apgalvoti visus darbus, kuriuosatlieka organizacijos darbuotojai, bei suburti kolektyvą, galintį juosatlikti. Taigi organizavimas – tai funkcija, kuria vadovai paskirstodarbus, atsakomybę, išteklius organizacijos nariams, kad jie efektyviaisiektų organizacijos tikslų. Organizuodamas vadovas turi apgalvoti ir sugebėti atsakyti į tokiusklausymus: • Kokios konkrečios užduotys turi būti vykdomos? • Kokios medžiagos bus naudojamos kiekvienai užduočiai? • Kas vykdys šias užduotis? Viena svarbiausių problemų, su kuria susiduria vadovas, vykdydamasorganizavimo funkciją, yra darbų paskirstymas, užduočių ir atsakomybėsdelegavimas. Taupydamas savo laiką svarbesniems darbams, vadovas turistengtis kuo geriau panaudoti savo darbuotojų potencialą. Todėl dalį savodarbų jis turi patikėti tvarkyti pajėgiems pagalbininkams, kad nebūtų perdaug užimtas nereikšmingų uždavinių sprendimu. Bendrąja prasme įgaliojimųperdavimo procesas sudarytas iš trijų žingsnių: 1. Tam tikrų pareigų ir teisių perdavimas pavaldiniams. 2. Atitinkamos valdžios perleidimas pavaldiniams. 3. Pavaldinio įsipareigojimas atlikti pavestą užduotį. Įgaliojimų delegavimas gali pasirodyti labai paprastas procesas, betdažnai praktiškai atsiranda kliūčių, trukdančių jį įgyvendinti. Vadovasprivalo tai išsiaiškinti bei užtikrinti, kad jos bus pašalintos”.[1] “Skirtingi tikslai reikalauja skirtingų struktūrų. Pavyzdžiui,kompiuteriams programinę įrangą kuriančios kompanijos struktūra turiskirtis nuo kompanijos, gaminančios džinsus, struktūros. Standartinioprodukto, pavyzdžiui, džinsų gamybai reikalingi kvalifikuoti konvejeriodarbininkai, o norint sukurti tam tikrą programinės įrangos gaminį, reikiaorganizuoti specialistų komandą, susidedančią iš sistemotechnikų,programuotojų ir pan. Nors šie specialistai turi efektingaibendradarbiauti, jų darbo negalima organizuoti kaip konvejerio darbininkų.Todėl vadovai turi derinti organizacijos struktūrą prie jos tikslų irišteklių. Šis procesas vadinamas organizaciniu projektavimu. Organizacinei veiklai svarbiausia – žmonių santykiai ir laikas.Organizuojant susidaro organizacijos santykių struktūra ir būtent per šiuosstruktūrinius santykius bus siekiama ateities planų. Kitas santykių, kaiporganizavimo dalies, aspektas – ieškoti naujų žmonių, kurie įsitrauktų įsantykių struktūrą. Ši paieška vadinama organizacijos aprūpinimu žmoniųištekliais”.[4]
3. 3. Vadovavimo funkcija
“Vadovavimas – tai žmonių grupės sutelkimas įvairiais valdymo metodaisir nuteikimas vykdyti tam tikrus veiksmus, tų veiksmų koordinavimas,siekiant užsibrėžtų tikslų. Vadovavimo funkcija atliekama visose įmonėse,išskyrus tas individualiąsias įmones, kuriose nėra samdomų darbuotojų irvisas funkcijas vykdo įmonės savininkas. Įmonėse, vykdant vadovavimofunkciją atliekami šie veiksniai: • Šaukiami ir vedami įstatymų numatyti (steigėjų, akcininkų, stebėtojų tarybos, valdybos) susirinkimai ir posėdžiai; • Priimami kolegialūs ir asmeniniai sprendimai, nustatant įmonės veiklos kryptis, programas, strateginius ir operatyvinius planus, kitas priemones. • Parengiami ir patvirtinami valdymo organų (stebėtojų tarybos, valdybos, administracijos) darbo reglamentai; • Parengiami ir patvirtinami administracijos padalinių (tarnybų, skyrių, grupių) darbo reglamentai bei įmonės struktūrinių padalinių (cechų, barų, dirbtuvių, parduotuvių ir kt.) nuostatai; • Parengiamos ir patvirtinamos pareigybinės (darbo) instrukcijos; • Patvirtinami darbo apmokėjimo vienetiniai įkainiai, valandiniai tarifai, pareigybinės algos, darbo apmokėjimo ir materialinio skatinimo nuostatai; • Nustatomos kolektyvinės ir individualios darbo užduotys ilgesniam ar trumpesniam laikotarpiui; • Įgyvendinamos darbuotojų motyvavimo (stimuliavimo) priemonės; • Vykdomas įmonės ir atskirų padalinių kolektyvų komplektavimas; • Skatinamas darbuotojų bendradarbiavimas; • Organizuojama padalinių bei individualių užduočių vykdymo apskaita, atliekamas jų įvertinimas; • Įgyvendinamos drausminės priemonės; • Priimami kiti techniniai, ekonominiai ir organizaciniai sprendimai”.[2] “Atlikdamas organizavimo funkciją vadovas numato bei paskirstoužduotis, kurias jo pavaldiniai turi įgyvendinti. Tačiau net parengustikslų planą bei davus tikslius nurodymus, kaip atlikti darbą, pavaldiniaine visada tai atlieka taip, kaip buvo norėta. Šių dienų personalo valdymesusiduriama su skirtingais, dažnai prieštaringais ekonominiais, politiniaisir individualiais tikslais. Visada egzistuoja didesnis ar mažesniskonfliktas tarp atskiro darbuotojo ir organizacijos lūkesčių. Todėl vadovuiiškyla
labai sudėtinga užduotis – vienaip ar kitaip išspręsti šį konfliktą.Paprastai pasirenkama viena iš dviejų alternatyvų. 1. Atiduodamas prioritetas įmonės arba atskiro individo tikslams. Tiek vienu, tiek kitu atveju valdymas bus paremtas konfrontacija, prievarta (didžiausia tikimybė, kad galų gale prioritetas bus atiduotas įmonės tikslams). 2. Galimas ir kitas, žymiai efektyvesnis, bet kur kas sunkesnis
bendradarbiavimo kelias, mėginant suderinti įmonės ir atskirų individų interesus. Šiuo atveju įmonės tikslų siekimas atskiram žmogui turi tapti saviraiškos, savęs įteisinimo, bendradarbiavimo procesu. Taigi vadovavimą personalui galima suprasti kaip veiklą, kuriospagrindinis uždavinys – užtikrinti efektyvų vadovų ir pavaldiniųbendradarbiavimą, siekiant organizacijos tikslų. Vykdant šią funkciją, labai svarbu, kad vadovo nurodymai būtų aiškūs irtikslūs, nes darbuotojų veikla bus efektyvi tik tuomet, kai kiekvienasžinos: • Ko yra siekiama? • Ką konkrečiai jis turi padaryti? • Kokie reikalavimai keliami? Kai žmonės žino dėl ko dirba, jie dirba žymiai efektyviau irkokybiškiau. Jie mato savo veiksmų tikslą ir būna daug aktyvesni. Begaunamų nurodymų, pavaldiniai dar privalo turėti galimybę išsiaiškinti konesuprato, bei būti tinkamai įvertinti. Todėl svarbu, kad organizacijojeveiktų efektyvi komunikacijos sistema, užtikrinti grįžtamąjį ryšį. Kitas ypač svarbus vadovavimo aspektas yra darbuotojų pažinimas beimotyvavimas. Vadovas privalo išsiaiškinti, ko siekia kiekvienasdarbuotojas, ir, atsižvelgus į tai, skatinti juos. Tam tikslui turi būtisukurta visa poveikio priemonių sistema, padėsianti vadovui sėkmingaivadovauti personalui”.[1] “Asmuo gali būti kartu lyderis ir vadovas, tik lyderis ar tik vadovas.Lyderis gali būti formalus – paskirtas vadovauti grupei, arba neformalus –iškilęs iš grupės narių vertinimo ir pripažinimo. Optimalus variantas, kai vadovas yra kartu ir lyderis. Toks asmuo gebaišplėsti žmogaus akiratį, padėti jam pasiekti aukštesnį veiklos lygį, taippat formuoti asmenybę, išvesdamas už įprastų mąstymo ribų. Taigi šaliaformalios galios atsiranda papildoma teigiama socialinė įtaka grupei. Vadovavimas nėra efektyvus, jei jis nesiremia lyderiavimu,pasireiškiančiu vadovo gebėjimu sutelkti žmones sėkmingai realizuotitikslus. Kiekvienas vadovas turi tik jam būdingų bruožų, todėl ir susiformuojasavo, individualų vadovavimo stilių, kuris yra praktiškai nepakartojamas.Vadovavimo stilius – tai susiję vadovavimo metodai, elgesio normos,taisyklės, kuriuos vadovas naudoja savo darbe, skatindamas pavaldinį siektiužsibrėžtų tikslų.Vadovo darbo stiliaus specifikai stiprią įtaką turi jo amžius,temperamentas, sveikata, moralės principai, mąstysena, išsilavinimo lygis. Pasikeitus aplinkai, reikėtų keisti ir savo individualų vadovavimostilių. Tai gana sudėtinga, nes tam reikia laiko ir nemažų pastangų,tobulinant asmenines savybes, ugdant bendravimo gebėjimus, keliantprofesinės kompetencijos lygį. Neretai vadovo individualus darbo stiliusformuojamas intuityviai, “klaidų ir bandymų” būdu, ilgus metus kaupiantteigiamą patyrimą. Teoretikai ir praktikai vadovavimo fenomenu domisi jau daugiau nei pusęamžiaus. Stengiamasi nustatyti jo prigimtį ir veiksnius, lemiančius vadovųdarbo efektyvumą, atskleisti efektyvių vadovų bruožus ir kitiems daromosįtakos ypatybes. Galima skirti tris pagrindinius požiūrius į vadovavimo efektyvumą:asmeninių bruožų, elgesio ir situacinį. Asmeninių bruožų požiūris. Daugiausia dėmesio yra skiriama ieškotivadovo asmenybės bruožų. Teigiama, kad geriausi vadovai turi ypatingųasmeninių savybių, kurios išskiria juos iš kitų, rinkinį. Tokios savybėsgali būti drąsa, sąžiningumas, sveika nuovoka, intelektas, iniciatyva,pasitikėjimas savimi. Vieni bruožai yra įgimti, kiti įgyti ir ištobulinti. Tačiau tyrimai įrodė, kad žmogus netampa vadovu vien dėl to, kad jisturi tam reikalingų asmeninių savybių rinkinį. Skirtingomis situacijomisvadovo sėkmę, rezultatyvumą lemia skirtingos asmeninės savybės. Vis dėlto galima išskirti keletą savybių, kurias turi dažnas sėkmingaivadovaujantis vadovas. Toks vadovas turi daug energijos, atkaklumo, yrapasitikintis savimi, emociškai stabilus, pripažįsta pavaldinių vertę,sugeba juos suprasti. Taigi tam tikri vadovo bruožai didina tikimybę, kad vadovas busefektyvus, be to negarantuoja, ir skirtingų bruožų reikšmingumas priklausonuo vadovavimo situacijos. Elgesio požiūris. Pagal šį požiūrį, vadovavimo efektyvumas priklausonuo to, kaip vadovas elgiasi, ką jis daro, o ne nuo išskirtinių jo savybių.Todėl buvo nagrinėjami efektyvių vadovų veiksmai: kaip jie paskirstoužduotis, kaip bendrauja su pavaldiniais, kaip motyvuoja pavaldiniussiekti, kad būtų įgyvendinti organizacijos tikslai. Teigiama, kad tam tikro elgesio galima išmokti, ir todėl asmenys,apmokyti vadovavimo paslapčių, turėtų sugebėti efektyviau vadovauti. Taigibuvo ieškoma efektyvaus valdymo stiliaus. Situacinis (atitikimo) požiūris. Šio požiūrio atstovai, neatmesdamivadovų asmeninių bruožų ir elgsenos svarbos, aiškina vadovavimo sėkmėspriklausomybę nuo įvairių situacinių veiksnių: pavaldinių charakteristikų,užduoties pobūdžio, aplinkos reikalavimų, turimos informacijos. Taigisėkmingas vadovas turi sugebėti skirtingomis situacijomis skirtingaielgtis.
Bene pirmasis vadovavimo stilių ir vadovų tipus pradėjo nagrinėtiamerikiečių psichologas K. Levinas. Remdamasis eksperimentais, jis skyrėtris pagrindinius vadovavimo stilius – autokratinį, demokratinį irliberalų. Autokratiniam darbo stiliui būdingas polinkis į vienvaldiškumą,sprendžiant ne tik pačias sudėtingiausias, bet ir gana paprastas problemas.
Dominuojantis valdymo metodas – įsakinėjimas. Vadovas autokratas nevertinasavo pavaldinių savarankiškumo ir nuolat stengiasi primesti savo nuomonę.Jis labai reiklus, kartais netgi smulkmeniškas. Stengiasi griežtaikontroliuoti pavaldinių darbą ir kiekvieną veiklos etapą. Jis nekenčiaprieštaravimų ir kritikos, nors pats mėgsta kritikuoti. Jaučiamas pagarbospavaldiniams trūkumas. Toks stilius tiesiog skatina kolektyvo pasyvumą. Irnors jis užtikrina operatyvumą ir vieningumą, tampa vis labiau neefektyvusir nepriimtinas. Nepaisant to, kad autokratinis stilius dažnaikritikuojamas, jis yra nepakeičiamas kritinėmis situacijomis, kai reikiagreitai priimti sprendimus. Demokratiškas vadovas žmones valdo be grubaus spaudimo, remdamasis jųsugebėjimais ir gerbdamas juos. Jis skatina pavaldinių iniciatyvą, suteikiajiems galimybę dirbti savarankiškai. Dauguma klausimų sprendžiamapasitariant ir apsvarstant. Demokratinis darbo stilius teikia darbuotojamsgalimybę tiksliau suvokti darbo ar sprendžiamo klausimo esmę, panaudotisavo intelektinį ir profesinį potencialą bei suteikia galimybę tobulėti.Tačiau taikant demokratinį stilių, sprendimų priėmimas gali užtrukti, o taigali trikdyti visos organizacijos darbą. Liberalus stilius pasižymi tuo, kad vadovas minimaliai kišasi įpavaldinių veiklą. Vadovas liberalas paprastai nedemonstruoja savovadovaujančios padėties, nes nėra tikras dėl savo kompetencijos. Jis nuolattikisi nurodymų iš viršaus ir netgi reikalauja jų. Jis lengvai poveikiamsiš šalies, nes nemoka įtikinti pavaldinių, neturi polinkio organizaciniamdarbui, stengiasi būti geras žmonėms, todėl dažnai nesugeba apginti savonuomonės. Liberalas vengia įsakinėti, kontroliuoti pavaldinius.Pavaldiniai, turintys didėlę veiksmų laisvę, naudojasi ja savo nuožiūra,patys kelia sau užduotis ir jas realizuoja. Šis stilius gali būti sėkmingaitaikomas ten, kur darbas yra individualus ir kūrybiškas. Šie vadovavimo stiliai svyruoja tarp dviejų kraštutinumų – autokratinioir liberaliojo”.[3] Kai kurie vadovavimo stilių pranašumai ir trūkumai pateikiami 2lentelėje.[3, p.117]2lentelė Vadovavimo stilių pranašumai ir trūkumai
| |Autokratinis |Demokratinis ||Pranašumai |Užtikrina valdymo |Skatina iniciatyvą; || |operatyvumą; |Didina darbuotojų || |Pagreitina sprendimų |pasitenkinimą darbu; || |priėmimą; |Leidžia formuotis || |Didina produktyvumą; |palankiam psichologiniam|| |Mažoms organizacijoms |klimatui kolektyve; || |leidžia greičiau |Didina įsipareigojimą || |prisitaikyti prie |organizacijai. || |išorinės aplinkos | || |pokyčių. | ||Trūkumai |Darbuotojų kūrybinio |Kelia abejonių dėl || |potencialo ir |vadovo kompetencijos; || |iniciatyvos slopinimas; |Lėtina sprendimo || |Griozdiška kontrolės |priėmimą; || |sistema; |Netinka sudėtingomis || |Nedidelis darbuotojų |sąlygomis. || |pasitenkinimas darbu; | || |Valdymo aparato | || |biurokratizmas. | |
“Šiandien vadovas, siekdamas efektyviai vadovauti, turi aiškiaisuprasti organizacijos ar savo padalinio tikslus, sugebėti išskirti pačiassvarbiausias problemas, būti linkęs į naujoves ir pokyčius, numatytiveiklos rezultatus. Jis turi mokėti logiškai mąstyti, kūrybiškai spręstiproblemas, rizikuoti minimaliomis sąnaudomis, priimti sprendimus irnevengti atsakomybės už jų įgyvendinimą. Vadovas turi būti energingas,ryžtingas, principingas, tolerantiškas, mokėti bendrauti su pavaldiniais,nuolat tobulinti savo žinias ir įgūdžius”.[3]
3. 4. Kontrolės funkcija
“Kontrolės, kaip vienos iš valdymo funkcijų, būtinybę sąlygoja tai, kadorganizacijose toli gražu ne visada reikalai klostosi taip, kaip norėtųsi.Planai ne visada įgyvendinami kaip buvo sumanyta. Žmonės ne visada priimajiems deleguojamas teises ir atsakomybę. Priimti sprendimai ne visadarealizuojami. Vadovams ne visada pasiseka motyvuoti žmones siekti nustatytųtikslų. Taigi kontrolė ir turi išaiškinti, kas organizacijoje vyksta netaip, dėl kokių priežasčių, ir ką galima padaryti, siekiant užkirsti keliąproblemoms atsirasti ateityje.
Pirmasis aiškų kontrolės apibrėžimą pateikė A.Fajolis. Jis teigė, jogįmonėse kontrolė reikalinga norint patikrinti, ar viskas vyksta pagalpatvirtintus planus, sudarytas instrukcijas ir nustatytus
principus. Jos tikslas – išaiškinti silpnas vietas ir klaidas, laiku jasištaisyti ir neleisti joms pasikartoti. Pažymėtina, kad iki paskutiniųjųdešimtmečių požiūris į kontrolės funkciją iš esmės nepasikeitė. Patskontrolės procesas skaidomas į tris pagrindinius etapus. 1. Vertinimo kriterijų nustatymas. Neturint normatyvų ar darbo parametrų, negalima žinoti, ar bus pasiektas tikslas. Be jų negalima įvertinti darbuotojų darbo vertingumo bei susieti jų atlyginimo su pasiektais rezultatais. 2. Pasiektų rezultatų ir pasirinktų vertinimo kriterijų palyginimas. Šio etapo tikslas yra nustatyti, kaip pasiekti rezultatai atitinka planuotus ir kokios yra išaiškintų neatitikimų priežastys. 3. Būtinų koregavimo veiksmų atlikimas. Tokiu būdu pataisomi organizacijos darbo parametrai ir pasiekiami užsibrėžti tikslai. Tačiau nepakanka vien atitaisyti esamus nukrypimus. Svarbiausia yra pašalinti jų atsiradimo priežastis. Kontrolės sistema, neleidžianti pašalinti esminių nukrypimų anksčiau, negu jie virs rimtomis problemomis, yra bevertė. Kiekvienas vadovas turi žinoti, kad darbuotojų veiksmai padeda siektinumatytų tikslų. Todėl kontrolė yra daug lemianti vadovo veiklos funkcija.,kuri suprantama kaip procesas, užtikrinantis, kad organizacijos uždaviniai
sprendžiami teisingai, o pastebėti netikslumai yra pašaliniai”.[1] “Vadovas turi žinoti, ar organizacijos narių veiksmai iš tikro padedaįgyvendinti jos užsibrėžtus tikslus. Tai kontrolės funkcija, susidedanti iš šių pagrindinių elementų: • Atliekamo darbo standartų nustatymo; • Darbo vertinimo; • Jo palyginimo su nustatytais standartais.; • Kai randama nukrypimų nuo standartų, pasirinktų veiksmų keitimas. Kontrolės funkcija padeda vadovui išlaikyti organizaciją pasirinktamekelyje. Vis daugiau organizacijų kuria naujus būdus, kaip į kontrolėsfunkciją įtraukti kokybę. Vienas populiarus požiūris – visuotinė kokybėsvadyba (VKV). VKV ypač pabrėžia, kad valdymas užtikrintų nuolatinį visųoperacijų, funkcijų, ir visų pirma – darbo procesų tobulinimą. Svarbiausiasuždavinys – tenkinti vartotojų poreikius. Kontrolei svarbiausia – žmonių santykiai ir laikas. Vadovai privalorūpintis kontrole, nes ilgainiui organizuotų santykių rezultatai ne visadasusiklosto kaip planuota”.[4] “Kontrolės funkcija reikalinga, kad sužinotume, kaip vykdomos įvairiostechninės ir ekonominės užduotys, kokių esama kliūčių ar sunkumų. Kontrolėsfunkciją būtina vykdyti visą veiklos organizavimo procesą, kad galėtumegauti informaciją apie užduočių vykdymą ar net pasirengimąvykdyti tas užduotis kuo anksčiau, kad galėtume laiku imtis reikalingųpriemonių, tam tikrų organizacinių ir techninių sprendimų. Dažniausiai mažųjų ir vidutinių įmonių kontrolės formos ir priemonės: • Projektų ekspertizė; • Konsultacijos su atskirų sričių specialistais; • Gaunamų vertybių kiekio ir kokybės tikrinimas; • Ataskaitos apie kolektyvinių ir individualių užduočių įvykdymą; • Pranešimų apie užduočių įvykdymą klausymas; • Gamybinio proceso atitinkamų parametrų klausymas; • Bandymai ir eksperimentai; • Darbuotojų apklausos, atsižvelgiant į jų pastabas ir pasiūlymus, organizavimas. Kontrolės tikslas – užtikrinti, kad vartotojui būtų pateikiama reikiamulaiku kokybiška prekė (paslauga) ir kad įmonė tai darytų patirdama kuomažesnes sąnaudas. Todėl įmonės vadovai turi spręsti, kokias kontrolėsformas ir metodus pasirinkti priklausomai nuo išryškėjusių problemų iresamų galimybių”.[2] “Nelabai reikšmingi galėtų būti laikomi faktai, kad vadovai ar atskirosjų grupės negali pateikti chrestomatinės valdymo kontrolės proceso logikos,nežino, tarkime, kas yra matavimas kontrolėje arba kokios tipinės matavimoklaidos ir pan. Daugiausia dėmesio skirta vadovų esminėms nuostatoms,ieškant hierarchinių ar socialinių demografinių parametrų įtakos. Pirmiausia būtina aptarti vadovų priimtiną pasitikėjimą pavaldiniaiskaip pagrindą formuoti kontrolės sistemą. Jeigu pasitikėjimas pavaldiniaisdidelis, vadinasi, vadovai pritaria didesnei jų autonomijai, savikontrolei,ir atvirkščiai. Atkreiptinas dėmesys į tai, kad valdymo kontrolės sampratai į apibrėžtąuniversalumą pretenduojanti literatūra skiria aiškiai mažai dėmesio.Verstinėje Vakarų literatūroje, nusakant esminius valdymo kontrolėsakcentus, rašoma: “…kontrolė padeda vadovams stebėti savo planavimo,organizavimo ir vadovavimo efektyvumą”. Arba, apibūdinant bendrąjįvadovavimą, nurodoma, kad, be visko, yra padedama savo kolektyvui. Kitaisatvejais kontrolė tiesiog laikoma procesu, su kurio pagalba organizacijosvadovybė nustato, ar teisingi jos sprendimai. Apibendrinant galima sakyti,kad kontrolė nėra laikoma vien pavaldinių veiklos įvertinimo procedūra,leidžianti vadovams kritiškai vertinti ir savo veiksmus. Kitaip sakant,vadovo pagalba pavaldiniui suteikiama iš esmės siekiant ištaisyti ir savoklaidas, nes nemokantis dirbti, nemotyvuotas pavaldinys yra ir vadovonevisaverčio, netinkamo vadovavimo padarinys. Vadovo pagalba pavaldiniui,įgyvendinant visavertę valdymo kontrolę, gali būti ne tik techninė,profesinė, bet ir moralinė, psichologinė. Valdymo kontrolė turi
pastebėti, užfiksuoti ne tik pavaldinio profesinį nevisavertiškumą, bet irnepatenkinamą dvasinę, fizinę jo būklę”.[3]
4. Dabartiniai valdymo funkcijų pokyčiai
Dabartiniam laikotarpiui būdinga visa eilė specifinių ypatumų, kurieveikia valdymo procesą ir įtakoja valdymo funkcijas. Paminėtini: • rinkos prisotinimas ir konkurencijos lygio augimas; • organizacijos lankstumo didėjimas; • informacijos apdorojimo kompiuterizavimo lygio augimas; • visuomenės demokratizavimo ir humanizavimo lygio augimas; • dirbančiųjų kvalifikacijos lygio augimas; • gyvenimo lygio augimas ir kai kurie kiti. Ne visi šie veiksniai pilnai pasireiškia Lietuvoje, tačiau ir čia jievis labiau veikia valdymo procesus. 1. Keičiasi pats valdymo procesas. Jis darosi vis labiau dinamiškas, dažnai sunkiai apibrėžiamas, ypač mažose ir vidutinėse įmonėse. 2. Keičiasi ir darbuotojai. Didėja jų savimonė, pasitikėjimas savo jėgomis ir tai reikalauja keisti vadovavimo stilių. Gana ryškiai tai veikia planavimą. Spartus aplinkos kitimas reikalaujagreitai reaguoti į vykstančius pokyčius. Tradiciniai planavimo metodai,besiremiantys ilgalaikiais, “kietais” planais daugeliu atvejųnepasiteisina. Kartu negalima sutikti su kai kuriais atvejais reiškiamanuomone, kad planavimas šiuolaikinėmis sąlygomis nepasiteisina. Keičiasitik planavimo metodai, jis darosi vis lankstesnis, mažesnio detalumo,dažnai kalbama apie strateginį planavimą ar strateginį valdymą. Lietuvojedirbančios užsienio įmonės tai labai aiškiai demonstruoja, planuodamosdarbuotojų individualų darbą, sudarydamos personalo ugdymo planus,planuodamos įplaukas ir kaštus. Tačiau šiandiena planai nesudaromi tik dėl
to, kad juos sudaryti kažkas reikalauja. Vykstantys organizacijų pertvarkymo procesai (valdymo hierarchiniųlygių skaičiaus mažėjimas, pelno centrų kūrimas, kompiuterizavimas irpanašiai) keičia žemutinio lygio vadovų vaidmenį, didina jų atsakomybę. Taiiš esmės keičia vadovavimo ir kontrolės procesus. Autoritarinį valdymostilių vislabiau keičia kooperatinis valdymas, diegiamos matricinės valdymostruktūros, daugelis klausimų sprendžiami kolegialiai, didėja kolektyvoinformavimo vaidmuo. Keičiasi ir kontrolės vaidmuo. Šiandiena akcentuojama asmeninėkiekvieno darbuotojo atsakomybė, “darbas be klaidų”. Kiekvienam darbuotojuisuteikiamas didelis savarankiškumo laipsnis, sprendžiant jo kompetencijaideleguotus uždavinius. Šie paprasti iš pirmo žvilgsnio pokyčiai yra lengvai suprantami, tačiaupraktikoje jie prigyja ganai sunkiai, nes reikalauja atsisakyti per ilgąlaiką susiformavusių valdymo tradicijų. Tačiau reikia suprasti, kad jųpraktinis realizavimas leistų iš esmės padidinti valdymo efektyvumą.
IŠVADOS
1. Vadovauti žmonėms – mokslas ir menas. Kiekvienas veiksmas valdymesusijęs su kitų žmonių veiksmais, kurie pasireiškia tam tikromis teisėmisir pasekmėmis. Vadovo tikslas siekti, kad įmonės personalas įgyvendintųbendrus organizacijos tikslus ir uždavinius. Vadovas turi turėti ne tikteises, bet ir autoritetą. Nuo organizacijos vadovų labai daug priklauso, kaip sėkmingaiorganizacija pasieks savo tikslus ir įvykdys socialinius įsipareigojimus.Jei vadovai gerai dirba savo darbą, visai tikėtina, kad organizacijatikslus pasieks. Vadovas – tai žmogus, galintis priimti sprendimus pagal savokompetenciją įvairiose jam patikėto personalo veiklos srityse, atsakingasapskritai už valdomo padalinio rezultatus, veikiantis jam patikėtąpersonalą per savo padalinius. 2. Nors organizacijos savo veikla gali būti labai skirtingos, tačiau jųvadovai atlieka tas pačias pagrindines valdymo funkcijas. Per laiką valdymofunkcijų įvairovė kito, tai vyksta ir dabar, tačiau galima išskirtiketurias pagrindines funkcijas, be kurių vadovo veikla yraneįsivaizduojama. Tai planavimas, organizavimas, vadovavimas irkontrolė.Visos šios funkcijos tarpusavyje glaudžiai susijusios, ir betkurios iš jų vykdymas veikia kitą funkciją. Vadovas, nuosekliai atlikdamasšias funkcijas, įgyvendina organizacijos užsibrėžtus tikslus. Jis numatokokių rezultatų norima pasiekti, parengia būsimų veiksmų reglamentą,pasirenka žmones ir apibrėžia jų funkcijas bei darbinius tarpusaviosantykius, reguliuoja ir derina darbuotojų veiksmus, kuriais realizuojamasplanas, taip pat lygina planą su gaunamais rezultatais, įvertina tai kaspadaryta. 3. Dabartiniu metu dėl vykstančių pokyčių rinkoje keičiasi ir patsvaldymo procesas. Jis darosi vis labiau dinamiškas, mažose įmonėse dažnaisunkiai apibrėžiamas. Didėjanti darbuotojų savimonė, pasitikėjimas savojėgomis verčia keisti vadovavimo stilių. Šiuos valdymo pokyčius sąlygojarinkos prisotinimas, konkurencijos augimas, organizacijų lankstumodidėjimas, darbuotojų kvalifikacijos lygio augimas, įmoniųkompiuterizavimas ir kiti mūsų dienų veiksniai.
LITERATŪRA
1. Bagdonas E. Administracijos principai/ E. Bagdonas, L. Bagdonienė. Kaunas, 2000. 138 – 140 p. 2. Česynienė R. Įmonių vadybos orientacijos mokomoji knyga/ R. Česynienė, D. Diskienė, V. Kielvinskienė, A. Marčinskas, V. Tamoševičius. Vilniaus universiteto leidykla, 2002. 3. James A. F. Stoner. Vadyba/ James A. F. Stoner, R. Zdward Freeman, Daniel R. Gilbert, Jr. Poligrafija ir informatika, 2000. 6 – 17 p. 4. Lukaševičius K. Verslo vadyba/ K. Lukaševičius, B. Martinkus. Kaunas, 66 – 68 p. 5. Neverauskas B. Ekonomikos ir vadybos studijų įvadas/ B. Neverauskas, V. Stankevičius. Kaunas, 2001. 45 – 47 p. 6. Razauskas R. 365 Vadovo dienos. Vilnius, 1994. 6 p. 7. Razauskas R. Aš vadovas. Vilnius, 1996 8. Sakalas A. Personalo valdymas/ A. Sakalas, V. Šilingienė. Kaunas, 2000. 29 – 35 p. 9. Sakalas A. Pramonės įmonių vadyba/ A. Sakalas, P. Vanagas, B. Martinkus, B. Neverauskas, B. Prokopčius, R. Venskus, R. Virvilaitė, A. Ivaškienė. Kaunas, 2000. 26 – 35 p.———————– VALDYMO FUNKCIJOS
PLANAVIMAS
ORGANIZAVIMAS
KONTROLĖ
VADOVAVIMAS
➢ tikslo nustatymas ➢ veiklos programos sudarymas
➢ veiklos būdų numatymas ➢ reikalingų veiklai sąlygų sudarymas
➢ tikrinimas ar bus pasiektas užsibrėžtas tikslas ➢ veiksmų tikslinimas
➢ darbų paskirstymas konkretiems vykdytojams ➢ vykdytojų veiklos skatinimas