T U R I N Y S
I.Spaudimo ir streso aprašymas ir analizė,kuris pasitaiko mano darbe.
Norint būti geru profesionalu ar specialistu nepakanka vien tik gerai išmanyti savo darbą,bet reikia turėti gerą žinių bagažą ir sugebėti jį pritaikyti praktikoje. Kaip ir kiekviename darbe spaudimo elemetai yra neišvengiami ir su jais tenka susidurti kiekvieną dieną.Tai net padeda darbe pasiekti geresnių rezultatų. Problemos atsiranda,kai spaudimo lygis tampa dideliu ir ilgalaikiu. Dėl šio faktorio pradeda atsirasti stresas. Formuojantis stresui situacija mano viduje tampa nebe patenkinama,o pasidaro grėsminga.Susidūrus su šia problema viduje pradeda kilti klausimai: Ką daryti? Kaip elgtis? Kodėl krito mano darbo efektyvumas?
Čia ir prasideda pažintis su stresu.
Surasti ir suprasti savo spaudimo ir streso priežastį man padėjo Handy streso priežasčių sąrašas,kuris išdėstyttas 1 knygoje,37 psl.“Streso priežastys“.Ilgai analizavus ir ieškojus,kas manę labiausiai veikia,priėjau išvados,kad tai Pareigybių perkrova.Iš tikrųjų pamatavus savo darbotvarkę aš supratau,kad jau nebespėju atlikti man pavedamus darbus ir jiems kaupiantis manyje pradėjo formuotis stresas,kad aš nieko nespėju padaryti ir kaip galima tiek daug visokio darbo atlikti,kai trūksta darbo laiko. Man,kaip kompanijos pardavimų skyriaus vadovui,susifomuoti stresui įtakos padarė kasdieniniai ir nesibaigiantys darbai,tokie,kaip:a) Vadybininkų darbų paskirstymas ir kontrolė.b) Debitorinė klientų analizė ir pastovus kontaktas su nemokiais klientais.c) Kainodara ir jos pastovūs pokyčiai (dirbame su Rusija,kurios gamintojai pastoviai keičia kainas ir įtakoją kainų pkyčius mūsų skyriaus pardavimams).d) Konkurentų stebėjimas ir reakcija į jų vykdomus žingsnius.e) Darbas su ypatingai svarbiais klientais.(Čia labai pravertė Pareto taisyklė padedant juos atsirinkti naudojant formule 20×80).f) Kompanijos vadovų reikalavimai,kad darbai būtų atlikti ne tik laiku,bet ir kokybiškai.
II.1, Būdai,kurie padėjo man sumažinti spaudimą ir stresą mano darbe.
1.Savo darbo laiko planavimas
Papuolęs į tokią darbų virtinę supratau,kad manę apėmė stresas nuo minties, kad nespėsiu nei kokybiškai,nei laiku visko padaryti.Esant tokiai situacijai aš pradėjau planuotis savo darbo laiką.Analizuoti,kaip aš išnaudoju savo darbo laiką ir jį keičiu.Taip pat pradėjau vertinti savo atliktus darbus,kad būčiau tikras jų panaudojimo tikrumu ir kokybėje.Šių veiksmų sekoje manyje atsirado mintis,kad reikia kitaip pradėti palnuoti savo darbo laiką ir atsirinkti darbus juos paskirstant į:a) Svarbūs darbai.b) Mažiau svarbūs darbai.
Svarbūs darbai
Skubios užduotys
Mažiau svarbūs darbai
Mažiau skubios užduotys
Ši lentelė man padėjo susigrupuoti darbus pagal svarbą ir prioritetus.Ji buvo pritaikyta iš 1 knygos 2,3 piešinuko.Tai man padėjo apsispredžiant savo kasdieniniuose darbuose ir išskiriant jiems laiko projektavimui bei dabų atlikimo paleidimui, susigrupavus juos pagal svarbumą ir skubumą.Svarbumas padėjo man tobulinant darbų atlikimo kokybę,o greitumas – sisteminiam vystymuisi atliekant mažiau svarbius darbus.
2.Apmąstymai.
Priimant sprendimus spaudimo ir streso priežastims pašalinti labai padėjo apmąstymai,planuojant savo darbų svarbą.Tai padėjo priimti sprendimus,kaip klasifikuoti kiekvieną savo veiklos sritį logiškame nuoseklume. Apmąstydamas savo darbus įšskyriau keleta variantų,kurie padėjo man susiorientuoti darbų paskirstyme:• Pamačiau,kad per daug laiko skiriu mažiau svarbiems darbams,kuriuos galiu deleguoti savo administracijai.• Suskirsčiau svarbių ir skubių darbų atlikimo laiką.• Subalansavau savo darbo laiką taip,kad galėčiau labiau akcentuoti dėmesį darbui,kurį turiu atlikti.• Delegavau daugiau rutininių darbų savo vadybininkams,leisdamas jiems parodyti savo darbo ir komunikabilumo sugebėjimus.• Paskyriau tam tikra darbo laiką neatidėliotinų arba neplanuotai atsiradusių darbų sprendimui.
• Kiekvieną rytą pasidarau trumpą savo dienos planavimą.• Suplanavau laiką,kad galėčiau susitikti su klientais ir aptarti einamus klausimus.3.Pakitimai.
Dabar aš supratau,kaip teisngai planuoti savo darbo laiką ir jį efektingiau išnaudoti.Visas išvardintas idėjas pasistengiau,kiek tai buvo įmanoma,įdiegti praktikoje ir atsirinkau tokius prioritetus,kuriuos aš turiu atlikti,kad subalansuočiau savo darbo laiką:• Planuoti savo darbą dienai į priekį.• Planuoti savo darbą atydžiau,pasitelkdamas grafikus.• Sudarinėti savo dienos darbo planą ir gale jo jį peržiūrėti.• Naudoti savo dienraštį kaip planavimo priemonę.• Laiko paskirstymą daryti dienos bėgyje.
4.Apžvalga ir įvertinimas.
Kad pamatyčiau savo darbo rezultatus aš pasidariau savo darbo dienotvarkę ir pradėjau sekti jos rezultatus.Tada aiškiai pamačiau,kaip galima palyginti ką padariau ir ką planavau.Tai padėjo sumažinti mano darbo krūvį ir pagerino atliekamų darbų kokybiškumą.
5.Pareigybių delegavimas.
Pareigybių delegavimas yra ypatingai svarbus momentas,leidžiantis sutaupyti daug brangaus darbo laiko ir ji panaudoti ten kur jis labiausiai reikalingas. Taip deleguodamas darbus pamačiau,kad vadybininkai pradėjo stengtis juos atlikti kruopščiai,kad gautų įvertinimus,o aš pats imtis daug svarbesnių darbų.Pregybių delegavimas man padėjo planuojant savo darbą,aliekant jį per jam skirtą laiką.Daug lengviau tapo kontroliuoti savo darbą sprendžiant specifinius klausimus su kompanijos vadovu. Pareigybių delegavimas padėjo man suprasti,kaip tobulėja mano vadybininkai ir kokį jie turi potencialą. Toks darbų paskirstymas leidžia suprasti,kaip komandoje pasiskirsto darbų krūviai.
Didelę pagalbą,deleguojant pareigybes,man davė Maddux‘o devynios kategorijos darbų,kurias galima deleguoti:• Srendimai,kuriuos priimu dažniausiai.• Funkcijos,kuriose aš esu ekspertas.• Projektai,kuriuose maža mano kompetencija.• Funkcijos,kurios man nepatinka.• Darbas,kuri atlikdami mano vadybininkai gauna patirtį.• Užduotys,priduodančios įvairumo.• Veiklos sritys,kuriose plečiasi darbų gausa.
• Užduotys,didinačios darbuotojų skaičių,kurie sugeba atlikti svarbius darbus.• Užduotys,leidžiančios skatinti kūrybinius talentus.Maddux‘o teorijos panaudotos iš 1 knygos 2.5 skirsnio.Panaudojus spaudimo ir streso analizę ir planavimą aš savyje atradau naują darbuotoją.Tai padėjo pamatyti savo administracijos potencialą,suprasti kurie darbai yra svarbūs,o kurie mažiau svarbesni. Tik nereikia užmiršti,kad tai tik vienas spaudimo ir streso modelis,o jų yra ne vienas.Manau,kad ateityje ši analizė padės man daug greičiau priimti sprendimus ir užkirs kelią spaudimo ir streso progresavimui.
II.Aprašymas konkrečių projektų,užduočių ir įdirbių mano organizacijos,panaudojant valdymo kontūro elementus.
1.Projekto aprašymas.Aš,kaip pardavimų skyriaus vadovas,siekdamas motyvuoti savo vadybininkus paruošiau “Auksinių smegenų“ paskutinio šių metų ketvirčio etapą,kuris atrodo sekančiai:a) Projektas“Auksiniai smegenys“ b) Produktai – sandarinimo ir pakavimo juostelės“FOMEtape“ ir elektros prekės “SELECT by KIMEG“c) Skaičiuojami ketvirčio geriausi pardavimai ir distribucija(klientų skaičius perkantys šiuos produktus)d) Prizinis fondas : I vieta – 400 lt., II vieta – 200 lt.e) Dalyvauja visi paradavimų skyriaus vadybininkai.f) Laikotarpis 2004m. IV ketvirtis.
2.Planavimas ir kontrolė. Tikslai.• Padidinti šių prekių pardavimus. • Išplėsti tiekiamų prekių geografiją.• Motyvuoti vadybininkus pasiekti gerų rezultatų piniginėmis premijomis.• Išsikovoti daugiau vietos prekybos taškuose.• Pasiekti šių produktų apyvartą 20.000,00 lt.
Iškeliant užduotis atsižvelgiau į tai,kad visos užduotys būtų aiškios ir suprantamos t.y. apibrėžtos konkrečiomis charakteristikomis. Tam panaudojau abvertiūrą S.M.A.R.T.:• Konkretumas(Specific) – padidinti pardavimus. • Pamatuoti(measurable) – skaičiuojami ketvirčio rezultatai.• Suderinti(agreed) – suderinti su vadyba ir prekybos taškais.• Realūs(realistic) – suderinti su kitais tikslais.• Paskirstyti pagal laiką(timed) – 2004m. IV ketvirtis.
Ji man padėjo suprasti,kad einama teisnga linkme. Tuo pačiu buvo daroma kontrolė(monitoringas) t.y. tikslo siekimo žingsniai,bei plano stebėjimas pagal valdymo kontūrą.
Projekto įdėja ir jo planas taip pat buvo pristatytas kompanijos vaovybei ir gavus leidimą projekto paleidimui jis buvo pristatytas dalyviams t.y.pardavimų skyriaus vadybininkams ir administracijai.Adiministracija buvo kaip rišamoji grandis,kuri informuodavo mane ir vadybininkus apie padavimus kiekvieną savaitę.Tokiu atveju kiekvienas žinojo,kaip jam sekasi projekto eigoje.Tam,kad kompanijos vadovui būtų aiškūs mano projekto žingsniai pasirinkau sąrašą esminių įvykių,kuris padėjo man planavime.
Data Esminiai įvykiai Kiti įvykiai10,01 Vadovo leidimas Vykdomi papildomi darbai10,02 Nuspręsti dalyvaujantys asmenys Išdalinama papildoma medžiaga10,03 Projekto paleidimas 10.,11.,12 Projekto kontrolė 12,30 rezultatai
3.Monitoringas. Kai aiškūs tikslai,nustatytos užduotys,kurias reikia įgyvendinti,sudarytas planas ir pasirinkti kontrolės taškai, svarbu yra patikrinti,kaip vyksta projekto eiga. Tai padeda susirinkti informaciją. Vykdant monitoringą svarbu stebėti,kas vyksta,kontaktuoti su benradarbiais t.y. :• Stebėti,kokia vadybininkų reakcija.• Užsirašyti svarbius momentus(ruošimasis ataskaitos vadovui)• Fiksuoti negatyvius momentus
4.Dėmesys žmonėms. Kad nekiltų nesusipratimų ar pergyvenimų būtinas pastovus kontaktas su visais žmonėmis,kurie surišti su projektu.Svarbu,kad visi puikiai žinotų ir suprastų kokį vaidmenį atlieka šiame projekte.Aš stengiausi,kad visi dalyvaujantys asmenys laiku gautų papildomą informacija apie eigą,o taip pat reikalaudavau atgalinio ryšio,nes tik geros komunikacijos dėka galima išvengti nesusipratimų bei laiku užkirsti kelią bręstantiems nesusipratimas. Tam,kad bučiau tikras apie vykdomo projekto žinojimą ir svarbą,pasinaudojau komunikacijos matrica,kuri paimata iš 2 knygos 1.3 paragrafo.
Vadovas Vadyba Administracija KlientaiPlanas v v v Peržiūra v Produktai v v v vLaikotarpis v v v vRezultatas v v
Komunikacijų matricos panaudojimas padėjo įsitikinti,kad visi,kas dalyvauja šiame projekte yra pilnai informuoti ir žino kas kokį darbą turi atlikti. Ji padeda išvengti nesusipratimų,negatyvių požiūrių ir nežinojimo apie projektą.
5.Išvada Racionalus proceso palanavimas ir kontrolė yra būtinas,norint gerai,kokybiškai ri laiku atlikti projektus ar paslaugas.
II.2.Sprendimų priėmimo procesas.
2.1.Vykdant projektą susidūriau su problema,kuri iškilo projekto eigoje.Pirmajį ketvirčio mėnesį viskas vyko slandžiai,bet antrame mėnesyje susiduriau su prekių trūkumo problema,kuri sumažino planuojamus pardavimus ir pablogino santykius su klientas dėl jų poreikio nepatenkinimo. Šios problemos anksčiau nebuvo,dėl to iškilo problemos sprendimo klausimas. Problema atsirado dėl laiku nepagamintos produkcijos ir nepaskaičiuoto produkcijos poreikio šiam“Auksinių smegenų“ etapui.Tiekimo skyrius užsakė tokį kiekį produkcijos,kuris parsiduoda nevykdant jokios akcijos.Iš savo pusės,aš kaip pardavimų skyriaus vadovas pateikiau per maža poreikį tiekimo skyriui,kad produkcijos pilnai pakaktų projekto vykdymo metu.Susidarius šiai problemai teko skubiai imtis jos sprendimo būdų,kad nebūtų sužlugdytas projektas. Tam,kad išspręsti šią problemą panaudodamas S.M.A.R.T. kriterijus iškėliau tikslus:• Suformuoti reikalingą prekių poreikį tiekimo skyriui.• Nustatyti,kokie rezultatai yra įmanomi,o kokie pageidaujami.• Peržiūrėti vadybininkams iškeltą planą.
Suformulavus tikslus,apie planą informavau visus projekte dalyvaujančius asmenis,bei tiekimo skyrių.Nuo šio momento visi tiksliai žinojo apie iškilusią problemą ir kas yra suplanuota. Kad sprendimų priėmime būtų struktūrinis priėjimas pasinaudojau penkiaetapiu struktūriniu priėjimu,kurį panaudojau iš 2 knygos 2.3. paragrafo:• problemos aprašymas ir formulavimas• tikslų iškėlimas• galimų variantų įvertinimas priimant sprendimus• informacija ir realizacija• monitoringas ir kontrolė
Tam,kad visi tikslai būtų vykdomi pagal planą naudojausi kontrole ir monitoringu.Čia panaudojau struktūrinį priėjimą panaudodamas 5S : 1.Apgalvojimas- išsiaiškinau problemą. 2.Aptarimas-aptariau su visais dalyvaujančiais projekte. 3.Sprendimas- priėmėme sprendimą dėl prekių trūkumo. 4.Informavimas- informavau visus apie sprendimo priėmimą.
5.Patikrinimas –patikrinau ar visi žino apie priimtus sprendimus.Naudojant ribotą struktūrinį priėjimą pastebėjau keletą problemų kurios man leido suprasti jų sudėtingumą:• buvo sudėtinga greitai surinkti visą reikalingą informaciją.• Surasti kompromisą su tiekimo skyriumi• Naujų išlaidų atsiradimu• Laiko stoka• Planavime būsimų rezultatų• Kitų variantų ieškojime
2.2. Mano silpnosios ir stipriosios pusės. Kad galėčiau įvertinti savo silpnasias ir stipriasias puses atliekant šį projektą pasinaudojau lentele,kuri padėjo man jas geriau suvokti.
Silpnosios pusės Stipriosios pusės1.Neinformavau tiekimo skyriaus 1.Paruošiau projektą2.Nesuformulavau prekių poreikio 2.Motyvavau vadybą3.Nenumačiau galimų trūkumų 3.Parodžiau iniciatyvą vadovui4.Nenumačiau naujų išlaidų 4.Neslėpiau prblemos,bet greitai į ją reagavau 5.Parodžiau iniciatyvą problemos sprendime
Naudodamasis lentele praanalizavau savo silpnasias ir stipriasias puses ir priėjau išvados,kad darant planą reikai daug rimčiau sudaryti planą ir jį pilnai išanalizuoti.Taip pat lentelės pagalba savo silpnasias puses paverčiau stipriosiomis,o stipriasias dar labiau sustiprinau.Manau,kad tai man labai pravers atetyje darant naujus projektus ir juos įgyvendinant.Visada,kai darai kokį projektą ar akciją nepastebi savo silpnūjų pusių,bet kai susiduri su problemomis jos atsiranda nalauktai ir priverčia priimti kardinalius pakitimus. Stipriasias puses visada lengviau pastebėti nei silpnasias,nes jos būna dominuojančios pačiame savyje.Dabar šią lentelę stengiuosi perduoti savo vadybininkams ir administracijai,kad jie galėtų geriau išanalizuoti save ir priimti svarbesnių uždavinių sprendimus.
2.3.Mano vaidmuo priimant sprendimus. Visus susįjusius su pardavimų skyriumi sprendimus priimu aš ir perduodu tai savo vadybininkams bei administracijai.Tai tikrai yra labai svarbūs ir atsakingi sprendimai,kadangi viskas priklauso nuo mano sprendimo ar pasirinkimo. Aš stengiuosi gauti kuo daugiau informacijos iš savo darbuotojų,kad galėčiau suprasti jų norus ir pageidavimus.Beabejo,kiekvieną mano projektą peržiūri ir įvertina kompanijos vadovas. Iškilusius klausimus apsprendžiame susirinkimuose ir priimame sprendimus kaip visą tai įgyvendinti praktikoje. Nesvisada kas yra teorijoje,galima pritaikyti praktikoje,dėl to ir reikia pasitelkti į pagalbą kontūro valdymo modulį.Planavimas ir kontrolė,problemų sprendimas ir monitoringas bei įvertinimas yra pagrindiniai veiksniai leidžiantys giliai suprasti mano,kaip menedžerio darbą ir jo svarbą dirbamoje kompanijoje.Nežiūrint į tai,kad turiu labai daug funkcijų atlikti darbe(debitorinė kompanijos situacija,pardavimų organizavimas ir planavimas,vadybos bei administracijos kontrolė,projektų ir akcijų kūrimas ir realizavimas,motyvacijos) naudojant mokomasias priemones gavau daug naujos informacijos kaip efektingiau išnaudoti savo resursus ir sugebėjimus siekiant gersnių darbo rezultatų.
Sprendimų priėmine man visada suteikiama galimybė juos spręsti pačiam.Tai kaip ir pasitikėjimas mano atliekamame darbe bei mano kompetencijoje.Stegiuosi pats kurti projektus,juos tobulinti, analizuoti, stebėti (vesti monitoringą) ir koreguoti,jei tai yra reikalinga. Beabejo anstesniuose projektuose buvo ir nepavykusiu.Tokiu atveju problemas spresdavo vadovas. Dabar jie jau patikimi man ir tai parodo,kad tavimi pasitiki ir suteikia galimybę tai realizuoti savo darbe. Lygiai taip pat,aš stengiuosi vadybininkams ir administracijai rodyti savo iniciatyvą rengiant naujus projektus. Nes kuo daugiau įdėjų ir minčių,tuo didesnis pasirinkimas gerinant savo darbo rodiklius.III.Įmonės,kurioje dirbu aprašymas,jos misija,organizacinė kultūra ir organizacinė struktūra.
Organizacija,kurioje aš dirbu.
Organizacija“Tegra“ buvo įkurta 1995m. Joje šiuo metu dirba 41 darbuotojai. Kompa- nijaužsiima didmenine prekyba buities ir statybos prekėmis.Jos misija – kokybiškai ir greitai aprūpinti klienus prekėmis.Tikslas – skurti gerą tiekiamų prekių servisą klientams,siekiant abipusio pelno. Aš esu pardvimų skyriaus vadovas.Mano atliekamos pareigybės:• Debitorinė padėtis.• Vadybininkų ir administracijos darbo kontrolė.• Kainodara.• Akcijų organizavimas ir planavimas.• Pastovus ryšys su klientais.• Darbas su ypatingai svarbiais klientais.• Vadybininkų ir administracijos motyvacija.Mano pavaldume yra 5 vadybininkai ir 3 administratoriai. Vadybininkai užsiima prekių užsakymais pas klientus,jų debitorinė būklės kontrole,organizuojamų akcijų pravedimu,naujų klientų paieška ir paskirtų planų vykdymu. Administracija – užsakymų telefonu priėmimu,jų suvedimu ir atspausdinimu su sąskaitomis-faktūromis,užsakymų iš vadybininkų surinkimu, prekybos salės dfise klientų aptarnavimu, užsakymų ir klientų skolų administravimu ir informavimu. Ypatingas dėmesys yra skiriamas komunikacijoms tarp skyrių,Tai labai svarbu planuojant pardavimus ir pirkimus. Organizacija yra komercinė kuri savo veiklą nukreipia į pelną.Čia dominuoja tokios sampratos kaip:• Konkurencija• Pamatuoti tikslai• Darbo pakirstymas• Ryšys su darbo apmokėjimu ir pasiektais rezultatais
Iš keturių gyvenimo ciklų organizacija yra jauname amžiuje.Čia vis didėja naujų darbuotojų skaičius ir atsiranda nauji skyriai(vasarą įkurtas marketingo skyrius). Organizacijos struktūros tipas yra geografinis.Turime savo atstovybes Maskvoje,Ukrainoje,Baltarusijoje. Daug dėmesio skiriama organizacijos įvaizdžio ir prekinių ženklų(brand) kūrimui. Jau gerai žinomi tokie mūsų prekiniai ženklai, kaip KIM TEC ir GOST standart.Ant organizacijos automobilių užklijuoti reklaminiai prekinių ženklų logotipai.Taip pat jau patvirtintas ir naujas firmos logotipas. Vyraujanti kultūra – organizacinė kultūra.Prekiniai ženklai atsispindi ant firmos automobilių, produkcijos stendų, rašymo priemonių,kalendorių ir net pagaminti specialiai saldainių dėžutės su prekinio ženklo logotipu.Taip pat specialiai vadybininkams pagamintos žieminės striukės su naujuoju firmos logotipu. Organizacijos struktūra jau suformuota.Sukurti visi skyriai,kurie žino savo darbus ir pareigybes. Organizacinio elgesio tipas mano organizacijoje yra valdžios kultūra.Visus strateginius klausimus sprendžia organizacijos vadovas ir toliau juos deleguoja firmos valdybos nariams,kurią sudaro trijų skyrių direktoriai t.y.marketingo, logistikos ir finansų.Net ir klausimai,kurie nėra susiję su darbu sprendžiami direktorių taryboje ir tik po to pertransliuojami skyrių vadovams.