ĮVADAS
Organizacijos tapo pirmine socialinės institucijos forma dabartinėje visuomenėje. Formaliu požiūriu organizacijos yra tikslo siekiantys socialiniai dariniai su atitinkamomis struktūros sistemomis, kurios neturi griežtai identifikuojamų ribų.
Verslo įmonėse (taip pat ir viešosiose institucijose) plačiai naudojama organizacinės arba valdymo struktūros sąvoka. Tačiau iki šiol daugelis darbuotojų nesupranta valdymo struktūros esmės, kodėl naudojama būtent tokia, o ne kitokia organizacinė valdymo struktūra.
Keičiantis ekonominei aplinkai Lietuvoje, keičiasi organizacijų požiūris į valdymo struktūras. Anksčiau beveik į negirdėtas ir praktiškai netaikytas struktūras dabar žvelgiama su susidomėjimu. Pastaruoju metu padaugėjo matricinių valdymo struktūrų taikymo pavyzdžių. Ėjimas link naujesnių ir anksčiau nenaudotų valdymo struktūrų įdiegimo gali būti paaiškinamas užsienio kompanijų atėjimu į Lietuvą bei Lietuvos įmonių vadovų domėjimusi efektyviais organizacijų valdymo metodais bei jų praktiniu įgyvendinimu.
Šio darbo tikslas – pateikti organizacijos UAB „A. Jakšto spaustuvė” organizacinės valdymo struktūros modifikaciją, kuri leistų siekti efektyvesnės organizacijos veiklos.
Rašydama šį darbą išsikėliau šiuos uždavinius:
• Įvertinti esamą UAB „A. Jakšto spaustuvė” valdymo struktūrą ir palyginti ją su klasikiniais valdymo struktūrų modeliais.
• Parengti patobulintą UAB „A. Jakšto spaustuvė” valdymo struktūrą, kuri leistų padidinti organizacijos veiklos bei valdymo efektyvumą.
1. UAB „A. JAKŠTO SPAUSTUVĖ“ CHARAKTERISTIKA
UAB „A. Jakšto spaustuvė“ buvo įkurta prieš 9 metus kaip individuali Vyskupų konferencijos spaustuvė. Po dviejų metų nuo spaustuvės įkūrimo įsisteigė uždaroji akcinė bendrovė (Vyskupų konferencijai priklausančių akcijų dalis buvo parduota užsienio investuotojams Italijos juridiniam asmeniui). Spaustuvė buvo pastatyta už visuomeninės (religinės) organizacijos lėšas.
1 lentelė UAB „A. Jakšto spaustuvė” akcininkai
Akcininkas Valdomas akcijų procentas
Italijos fizinis asmuo 55 proc. (kontrolinis paketas)
Vyskupu konferencija 45 proc.
Pastatai, bei gamybiniai įrenginiai buvo pirkti prieš septynerius metus – organizacijos veiklos pradžioje.
UAB „A. Jakšto spaustuvė” įsikūrusi Kaišiadoryse (geras susiekimas su Vilniaus ir Kauno miestais). Komercijos skyrius turi savo patalpas bei dirba Vilniuje (yra padalinys ir Kaišiadoryse).
UAB „A. Jakšto spaustuvės” įstatinis kapitalas 9500220 Lt. iš kurių: spaudos įrengimai -550000 Lt., pastatai – 3000100 Lt., automobiliai – 300120 ir kt.
Organizacijos apyvartinis kapitalas apie 2200000 Lt., o grynasis pelnas pastaraisiais metais svyruoja nuo 120000 iki 250000 Lt.
2 lentelė Grynojo pelno kitimas 2000-2004 m.
Metai Grynasis pelnas, Lt
2000 135589
2001 120451
2002 20689
2003 256874
2004 (prognozuojamas) 260000
Pagrindinės organizacijos teikiamos paslaugos:
• iš užsakovų duotų medžiagų (pozityvai, plėvelės) spausdinama produkcija: knygos, žurnalai, reklaminiai bukletai, plakatai, lankstinukai;
• skanuojamos nuotraukos, skaidrės, maketuojama ir gaminamos plėvelės skirtos spausdinimui ;
• įrišimo darbai ir kt.
UAB „A. Jakšto spaustuvė“ leidybos darbais neužsiima. Pagrindiniai užsakovai yra reklaminės agentūros, leidyklos (rečiau tiesioginiai knygų – straipsnių autoriai).
2. UAB „A. JAKŠTO SPAUSTUVĖ“ ESAMOS ORGANIZACINĖS STRUKTŪROS ĮVERTINIMAS
Šiuo metu organizacijoje UAB „A. Jakšto spaustuvė“ įdiegta valdymo struktūra pagrįsta funkcine struktūra. Kai kurios (dalis) sprendimų priėmimo teisės yra deleguotos žemesniame hierarchiniame lygyje esantiems padaliniams. Šiems padaliniams dažniausiai suteikiama teisė priimti vieną ar kitą sprendimą (strateginius klausimus sprendžia direktorius), tačiau šių sprendimų delegavimą vykdo direktorius. Žemiau paveikslėlyje pateikiu neišskaidytą į žemesnius lygius organizacijos struktūrą.
1 pav. UAB „A. Jakšto spaustuvė“ organizacinės struktūros aukščiausieji hierarchiniai lygiai.
Kaip matyti 1 pav., direktoriui pavaldūs šeši organizacijos skyriai su juose esančiais darbuotojais. Tokiu atveju galima spręsti, kad tai tipinis funkcinės valdymo struktūros pavyzdys, padaliniams vadovaujančių asmenų veikla dalinai skirstoma pagal funkcijas (šiuo atveju funkcinės valdymo struktūros bruožas), šie padaliniai apibrėžtose galiose bendradarbiauja.
Funkcinės valdymo struktūros dažniausiai skirstomos pagal produktą (prekę arba paslaugą), pagal geografinį pagrindą arba pagal jų veiklos funkcijas, kai egzistuoja įvairių prekių gamyba (paslaugų teikimas).
Mano nagrinėjamoje organizacijoje negali būti skirstoma nei pagal vieną iš anksčiau išvardintų aspektų, todėl kad neteikiama daug įvairių ir didelės apimties (skaičius) paslaugų. Taigi galima daryti išvadą, kad UAB „A. Jakšto spaustuvės” organizacinės struktūros pagrindas yra funkcinė struktūra, tam tikrais aspektais apjungianti ir kai kuriuos linijinės struktūros bruožus (nes vadovas gali priimti sprendimus nesuderindamas su kitais vadovais).
Pagrindimas, kad organizacijoje taikoma funkcinės ir linijinės valdymo struktūros derinys:
• Valdymo darbo turinys išskaidytas į keletą valdymo funkcinių grupių (funkcinė valdymo struktūra);
• Vadovas atsakingas (pasirenkamumo teisė) ir už visas sritis, jis gali priimti sprendimus su nieko nesuderinęs, liečiančius kitų padalinių kompetenciją.
- 1. Priede pateikiu labiau detalizuotą dabartinę UAB „A. Jakšto spaustuvė” organizacinę struktūrą, kuri leidžia nustatyti atskirų funkcinių padalinių konkrečias funkcijas ir išdėstymą
- 1. UAB „A. Jakšto spaustuvė” ūkio skyrius. Šio skyriaus funkcijos yra tvarkos ir apsaugos užtikrinimas įmonės teritorijoje, būtinų reikmenų pirkimas ir išdavimas, atskiri ūkiniai darbai susiję su organizacijos veiklos tęstinumo palaikymu;
- 2. Marketingo skyrius. Šio skyriaus pagrindinės funkcijos – pardavimų vadyba, marketinginių priemonių panaudojimas (reklama, įvaizdžio formavimas ir kt.), santykių su klientais palaikymas ir kt
- 3. Gamybos skyrius. Organizacijoje yra keturi cechai, kuriuose darbininkai ruošia galutinį produktą prieš pateikiant jį vartotojui. Spaustuvė teikia paslaugas, tačiau tuo pat metu vyksta ir tos paslaugos kūrimas (spausdinimo priemonių parengimas ir kt.), ir gamybinis procesas (spausdinimas). Šiame skyriuje dirba didžioji dalis įmonės darbuotojų. Gamybos skyriui taip pat priklauso sandėliai, kuriuose pagaminta produkcija sandėliuojama (kol logistikos skyrius nepristato jos užsakovams ar kitų būdu produkcija nepasiekia kliento)
- 4. Logistikos skyrius. Be standartinių logistikos skyriams priskiriamų funkcijų (produkcijos gabenimas, pristatymas, muitinės tarpininkų veikla), UAB „A. Jakšto spaustuvė” logistikos darbuotojai rūpinasi ir komunikacinių priemonių panaudojimu ir palaikymu. Šiuo atveju tai įvairių duomenų bazių kūrimas, informacinių technologijų skirtų organizacijai vystymas ir pan
- 5. Personalo skyrius. UAB „A. Jakšto spaustuvė” personalo skyrių tik simboliškai galima pavadinti taip, kadangi čia dirbantys darbuotojai daugelį funkcijų atlieka nesusijusių su personalo valdymu. Sekretorė daugiau organizuoja vadovo veiklos eiga, sekretorė referentė susijusi su komunikacijomis ir reikalingu įmonei teisinių aktų analize. Tik keletas darbuotojų šiame skyriuje rūpinasi personalo valdymo klausimais, tačiau iš esmės tai – direktoriaus veiklos sfera. Atsižvelgiant į šio skyriaus darbo specifiką jį reikėtų tobulinti arba jo funkcijas išskaidyti tam tikriems funkciniams padaliniams, gerinant įmonės organizacinės veiklos efektyvumą
- 6. Finansų skyrius. Šis skyrius, kuriam vadovauja finansų direktorius atlieka šias pagrindines funkcijas. Tai yra įmonės apskaitos tvarkymo ir parengimo bei įmonės finansinių rodiklių analizė, planavimas ir finansinių prognozių sudarymas
- 2. Pav. UAB „A. Jakšto spaustuvė“ darbuotojų išdėstymas pagal padalinius (paryškinta-administracijos darbuotojai)
- 3. UAB „A. Jakšto spaustuvė” organizacinės struktūros tobulinimas
- 3. Pav. UAB „Jakšto spaustuvė“ pritaikyta supaprastinta matricinė valdymo struktūra
- 1. Suskirstyti visą darbą į užduotis, kurias logiškai galėtų atlikti pavieniai žmonės ar jų grupės
- 2. Logiškai ir efektyviai jas sujungti
- 3. Sukonkretinti kas kam atsakingas
- 4. Sukurti mechanizmus, jungiančius skyrių veiklą į prasmingą visumą
Valdymo sistemoje darbo turinio požiūriu įmonėje dirba trijų tipų darbuotojai: vadovai, specialistai, techniniai darbų vykdytojai.
Vadovai įmonėje priima sprendimus ir organizuoja jų įgyvendinimą. Vadovus siūlyčiau suskirstyti pagal atliekamo darbo turinį ir pagal valdymo lygius, kuriems jie vadovauja. Pagal darbo turinį yra funkciniai ir linijiniai vadovai. Funkciniai vadovai vadovauja funkciniams struktūros padaliniams, o linijiniai vadovai linijiniams padaliniams. Taigi, funkcinių vadovų pagrindinis uždavinys būtų padėti generaliniam vadovui priimti sprendimus, o linijinių vadovų uždavinys – organizuoti sprendimų realizavimą. Būtent šiuo požiūriu turėtų skirtis ir vadovams formuluojami kvalifikaciniai reikalavimai. Funkciniais vadovais turi būti parenkami geri savo sferos specialistai – analitikai. Finansų skyriui turi vadovauti aukštos kvalifikacijos finansininkas, marketingo skyriuje vadovas turi būti parinktas geras marketingo srities specialistas. Linijiniais vadovais turi būti paskirti asmenys – geri organizatoriai, sugebantys konsoliduoti darbuotojų veiksmus užduočių realizavimui. Gamybos baro linijiniu vadovu skirčiau asmenį, kuris sugebėtų koordinuoti darbininkų veiksmus, juos nukreipti reikalinga linkme.
Įmonėje vadovus reikia suskirstyti pagal 3 valdymo lygius: aukštutinio, vidutinio ir žemutinio lygio vadovai.
Aukštutinio lygio vadovas, tai organizacijos generalinis direktorius, kuris priima pagrindinius strateginius sprendimus įmonės valdyme.
Vidurinio lygio vadovui. vadovaujantys stambiems linijiniams ir funkciniams padaliniams, jie spręs taktinius sprendimus. Tai būtų: marketingo direktorius, logistikos direktorius, gamybos direktorius, įmonės ūkio direktorius, finansų direktorius.
Žemutinio lygio vadovai, tai tie vadovai, kurie tiesiogiai vadovaus darbuotojams, atliekantiems konkrečius sprendinių įgyvendinimo darbus, spręs operatyvinius uždavinius. Tai darbo grupėms paskirti viršininkai, gamybinių barų viršininkai.
Įvairiuose lygiuose vadovaujantiems vadovams turi būti iškelti atitinkami kvalifikaciniai reikalavimai: aukštutinio lygio vadovas gerai išmano vadybos, ekonominius, teisinius, strateginius ir mažiau technologinius gamybos organizavimo aspektus. Todėl žemutinio lygio vadovais turi būti parenkami asmenys gerai ir nuodugniai žinantys technologiją, psichologiją ir mažiau – ekonomiką, teisę.
Siekiant pagerinti įmonės valdymo kokybę, aš siūlyčiau įmonę perprojektuoti taip, kad jos valdymas skatintų ir pereitų prie visuotinės kokybės bei visuotino visų darbuotojų dalyvavimo. Mano nuomone, jog tinkamai apmokyti ir tinkamai vadovaujami patyrę darbuotojai gali patys patobulinti savo darbą bei įmonę, kad maksimaliai padidintų našumą ir kokybę. Tai duotų geresnį darbuotojų dalyvavimą, aukštesnę kokybę, laiko ciklus bei sumažėjusius kaštus.
Įvertinus dabartinę valdymo struktūros padėtį pagal atskirus skyrius padariau išvadą, kad personalo skyrius yra per mažas, kad atskirai koordinuotų tik personalo vadybos funkcijas, o be to atliekama daug funkcijų nesusijusių su personalo vadybos klausimais (pvz. šiam skyriui priklauso sekretorė, kuri padeda direktoriaus darbo veiklos organizavimui ir kt.). Todėl būtų prasminga arba šį skyrių didinti priskiriant tik personalo vadybos funkcijas arba jį prijungti prie kažkokio kito padalinio. Tikriausiai, pats racionaliausias sprendimas panaudojus štabinės valdymo struktūros elementus jį priskirti kaip vadovo asmeninio aparato dalį (nes dauguma funkcijų dubliuojasi su vadovo darbu – sekretorė, sekretorė referentė, patarėja teisiniais klausimais ir kt.).
Teisingas strateginis sprendimas jau buvo priimtas dėl marketingo skyriaus, nes jis turi savo atstovybę Vilniuje (kur dauguma užsakovų). UAB „A. Jakšto spaustuvė” patenka į geriausių spaustuvių Lietuvoje dešimtuką (konkurencinis aspektas). Todėl siekiant didesnio pelno bei veiklos vystymosi buvo prasminga sukurti marketingo skyriaus padalinį Vilniuje.
Siekiant optimalesnio gamybos skyriaus darbo, siūlyčiau sukurti naują kokybės skyrių, kuris rūpintųsi ne tik galutinio produkto, bet ir visos organizacijos veiklos kokybe. Ši būtinybė iškilo organizacijoje diegiant kokybės vadybos sistemą pagal ISO 9000 standarto reikalavimus.
Finansų bei įmonės ūkio skyriai funkcionuoja pakankamai gerai, todėl manau, esminių modifikacijų šiuose padaliniuose neverta daryti.
2 priede pateiksiu patobulintą organizacinę struktūrą, kurioje bus pavaizduotas padalinių išdėstymas padarius tam tikras anksčiau aprašytas modifikacijas (šiame paveikslėlyje nepateikiama matricinė valdymo struktūra, o tik akcentuojamas naujas valdymo struktūros elementų išdėstymas).
3 priede pateikiu UAB „A. Jakšto spaustuvė“modifikuotą organizacinę valdymo struktūrą.
4. UAB „A. JAKŠTO SPAUSTUVĖ“ STRATEGIJA IR TAKTIKA
Daugelis darbuotojų spaustuvėje dirba nuo pirmųjų jos įsikūrimo dienų iki šiol. Tai yra savo srities profesionalai, išbandyti „lengvų” ir „sunkių” klientų. Nuo tų pirmųjų žingsnių iki dabar investuota ne tik į modernias technologijas, kokybės kontrolę, bet ir patogumą klientui, jo saugumo jausmo ugdymą, šiuolaikišką klientų aptarnavimą.
Investuodama į technologijas, spaustuvės vadovybė stengėsi susieti keletą dalykų:
• tai patogu ir būtina darbuotojams, kad būtų galima gerai dirbti,
• tai patogu, garantuoja, kad nepaves, kad darbai bus tik aukščiausios kokybės – klientui,
• spaustuvėje įdiegtos HEIDELBERG spaudos mašinos, kurios gali spausdinti mažus bei didelius tiražus. Taigi, galima siūlyti didelį spaudos darbų spektrą,
UAB „A. Jakšto spaustuvė“ darbuotojai vadovaujasi „10 bendrovės įsakymų”:
1. Nemeluok klientui,
2. Nepavesk,
3. Siūlyk tik optimalius ir gerus sprendimus,
4. Aptarnauk taip, kaip norėtum būti aptarnautas pats,
5. Dirbk greitai, bet protingai,
6. Siūlyk naujoves,
7. Pasitikėk klientu ir stenkis, kad jis tavim pasitikėtų,
8. Savo problemas pasilik sau, tai neturi tapti kliento problemomis,
9. Reaguok į kliento norus,
10. Dirbk taip, kad su tavim norėtų dirbti ir toliau.
Dar keletas smulkmenų: spaustuvė turi visas galimybes produkciją atvežti „iki durų”, ji bus supakuota į tvarkingą pakuotę, atvežta pažadėtu laiku ir pakuotėje „nuo viršaus iki apačios” bus tik kokybiška produkcija.
2003 m. pavasarį bendrovė atnaujino spaudos įrangą. Šiais metais planuojama įsigyti naują keturspalvę spaudos mašiną mažiems ir vidutiniams tiražams – RYOBI, kuri geriausiai vertinama A3 formato spaudos mašinų rinkoje. Ji pasižymi itin gera spaudos kokybe, dideliu spaudos greičiu.
Šios mašinos kaina 300 000 Lt, todėl firma turi įvertinti situaciją ir nuspręsti, ar verta pirkti naująją mašiną, ar investuoti 50 000 Lt į jau turimos spaudos mašinos atnaujinimą.
4 priede pateikiu „Sprendimų medį“, kuris padės išsiaiškinti, kuris iš šių sprendimų būtų racionalesnis.
Apskaičiavus kiekvieną tikimybės reikšmę penkerių metų spaudos mašinos gyvavimo ciklui, gavome, kad bendras naujos spaudos mašinos įsigijimo įvertinimas lygus 1 125 000 Lt. Atitinkamai senos spaudos mašinos atnaujinimo alternatyva įvertinta 935 000 Lt. Kaip matome, firmai labiau apsimoka pirkti naują spaudos mašiną, tai atneš didesnį pelną. Tačiau galutinis sprendimas priklausys nuo spaustuvės vadovybės apsisprendimo, kadangi atnaujinant senąją mašiną bus investuota 6 kartus mažiau pinigų, o pelnas bus tik mažesnis tik 1,2 karto.
IŠVADOS IR PASIŪLYMAI
1. Kiekviena valdymo struktūra turi savų privalumų ir trūkumų, todėl nustatyti pačią efektyviausią valdymo struktūrą visoms įmonėms yra neįmanoma, nes lemiantys veiksniai yra: įmonės dydis, gamybos (paslaugų teikimo) sudėtingumas, suformuluotų tikslų kiekis, technologija, veikimo aplinka. Dažniausiai įmonės derina kelias valdymo struktūras, siekdamos lankstesnės valdymo struktūros funkcionavimo.
2. UAB „A. Jakšto spaustuvė“ savo organizacinei veiklai palaikyti naudoja funkcinio ir linijinio valdymo struktūrų derinį, tačiau dauguma valdymo struktūros bruožų priskiriami funkcinei struktūrai.
3. Išsiaiškinti pagrindiniai organizacinės struktūros trūkumai: neaiški ir neapibrėžta valdymo struktūra bei jos efektyvumas, skirtingas funkcinių padalinių indėlis į bendrą veiklos rezultatą (bei jų tikslingumo klausimas, pvz. personalo skyrius), funkcinių tarnybų nutolimas nuo bendrų tikslų iškeliant „savo” skyriaus tikslus esminiais, problematiškas valdymo funkcijų koordinavimas, neaiškus organizacijos vadovo vadovavimas ir linijinio valdymo struktūros bruožai (žemesnio lygio vadovai gali prarasti savarankiškumą, iniciatyvą, vienas asmuo gali valdyti padėtį). Šie trūkumai verčia mąstyti apie organizacinės valdymo struktūros dalinį tobulinimą arba keitimą.
4. Įvertinus dabartinę valdymo struktūros padėtį pagal atskirus skyrius padariau išvadą, kad personalo skyrius yra per mažas, kad atskirai koordinuotų tik personalo vadybos funkcijas, o be to atliekama daug funkcijų nesusijusių su personalo vadybos klausimais. Todėl būtų prasminga jį prijungti prie kažkokio kito padalinio. Tikriausiai, pats racionaliausias sprendimas panaudojus štabinės valdymo struktūros elementus jį priskirti kaip vadovo asmeninio aparato dalį .
5. Siekiant optimalesnio gamybos skyriaus darbo, siūlyčiau sukurti naują kokybės skyrių, kuris rūpintųsi ne tik galutinio produkto, bet ir visos organizacijos veiklos kokybe. Ši būtinybė iškilo organizacijoje diegiant kokybės vadybos sistemą pagal ISO 9000 standarto reikalavimus.
LITERATŪROS SĄRAŠAS
1. Stoner J. Vadyba. – Kaunas: Informatika ir poligrafija, 1999.
2. Sakalas A., Vanagas P., Martinkus B. Ir kt. Pramonės įmonių vadyba. – Kaunas: Technologija, 2000.
3. Butkus F. S. Organizacijos ir vadyba. Vilnius: Alma littera, 1996.
4. Misevičius V. Vadybos pagrindai. – Kaunas: Technologija, 2001.
5. Jewell B. R. Integruotos verslo studijos. – The Baltic Press, 2000.
6. Zabielavičienė I. Valdymo sprendimai įmonėje. – Vilnius: Technika, 2001.
7. Lukoševičius K>, Martinkus B. Verslo vadyba. – Kaunas: Technologija, 2001.
8. Vaitiekus A. Valdymo sprendimai. – Kaunas: Technologija, 2000.
1 PRIEDAS
UAB „A. JAKŠTO SPAUSTUVĖ“
FUNKCINĖ ORGANIZACINĖ STRUKTŪRA
2 PRIEDAS
UAB „A. JAKŠTO SPAUSTUVĖ“
MODIFIKUOTA ORGANIZACINĖ STRUKTŪRA
3 PRIEDAS
UAB „A. JAKŠTO SPAUSTUVĖ“
ORGANIZACINĖ VALDYMO STRUKTŪRA
4 PRIEDAS
SPRENDIMŲ MEDIS