1. Organizacijų plėtra ir permainos jose
Bendrovė persitvarko
Analizė atskleidė, kad vienas sektorius skiriasi iš kitų. Tai sektorius, atsakingas už Šiaurės Europą. Čia darbo produktyvumas atitiko prekybą. Sektorius sugebėjo prisitaikyti prie šios dienos reikalavimų, Darbuotojų motyvacija ypatingai aukšta.Strategijos planavimas ir svarbiausi pasikeitimai įsisąmoninti žemuose organizacijos lygiuose.Mažino personalą bendradarbiaujant su tarnautojais, buvo padedama susirasti kitą darbą, pateikiama reikalinga informacija ir laiku įspėjama dėl būtinumo mažinti kadrus.Administracija mažiau linkusi kaltinti, kad bendrovės valdymo sunkumus sukelia išoriniai veiksniai. Didesnis noras skatinti nuolatinio tobulinimo vyksmą Ieškoti galimybių sunkumams pašalinti, per nuolatinį stebėjimą, kaip vartotojas vertina kokybę. Skirtumai1) 35% viso laiko jie praleidžia su savo klientais.2) labai gerai informuoti apie savo klientų darbo sritį, jų gamybinę padėtį, vidinę organizaciją ir prekybą. 3) ryžtingiau stengiasi geriau panaudoti visas galimybes. ( aiškiai nusistatė asmenines savo veiklos užduotis bei tikslus ir visą laiką žino, ar užduotys įvykdytos ).Priemonės, kad tai būtų įgyvendinta.Surengti strateginius seminarus.Rūpintis bendrovės įvaizdžiu Formuluoti ir aptarinėti svarbiausias užduotis sektoriams.Visų lygių vadovai išsamiai informuoti apie bendrovės reikalus, padėtį rinkoje ir varžovo būklę. Bendrovės įvaizdis ir svarbiausi strateginiai uždaviniai gerai suvokiami visuose organizacijos lygiuose. Įvykdytos kai kurios keblios trumpalaikės užduotys Nustatytas būtinas našumo kėlimo lygis visai bendrovei. Kadrų mažinimo procesas įgyvendintas dviem etapais, bendradarbiaujant su vietine vadovybe. Visuose sektoriuose ėmė veikti planavimo grupės. Jų uždavinys – – pasiūlyti tikslus ir veiksmus, atitinkančius kiekvieną pagrindinį uždavinį. Visi sektoriai visapusiškai ištyrė klientų nuomonę apie kokybę.Nustatyta klientų nuomonė apie bendrovę, tai yra požiūris į jos produkcijos ir paslaugų kokybę, prekių pristatymą, mokėjimo sąlygas ir t.t. Su rezultatais supažindinti visi atitinkami skyriai – prekybos, aptarnavimo ir (arba) tiekimo.
Šie skyriai nustatė užduotis klientų aptarnavimui gerinti. Rrinkos duomenimis buvo patikrinama, ar užduotys įvykdytos.Strateginis valdymas. Strategijos dokumentas
Strateginio valdymo sąvoka apima tris sritis: 1) strategijos dokumentą, 2) strateginę plėtrą bei savininkiško požiūrio procesus ( 2 skyr )3) strategijos įgyvendinimą. ( 3skyr )
Strategijos dokumentas 1) Organizacija privalo turėti savo veidą – arba verslo aprašymą.2) bendrojo tikslo formuluotę, arba paskirties išdėstymą.3) veiklos įvaizdis4) žinoti svarbiausius uždavinius5) Veiklos planas su tikslais ir veiksmais, 6) Suformuluota organizacijos politika arba etinės direktyvos jos veiklai apibūdinti. 7) Valdymo grandys turi parengti vadovavimo filosofiją.
Diagrama Hierarchinė strategas dokumento struktūra.
Organizacija savo strategiją turi suformuluoti jos pačios dydį ir sąrangą atitinkančiais lygiais. Visi strategijos dokumento elementai turi būti formuluojami korporacijos .Korporacijos lygio formuluotės nustatys ribas žemesniems lygiams.Korporacijos lygio paskirties išdėstymas, politika ir etinės direktyvos lieka nepaliestos Dažniausiai taip būna ir su vadovavimo filosofija. Kiti elementai formuluojami strateginių verslo junginių lygiu. Tikslai ir veikimo planai taip pat formuluojami specialiems strateginiams projektamsTikslai ir veiksmai, skatinantys atlikti svarbiausius uždavinius, detalizuojami funkciniu lygiu.
Elementų turinys.1) Strategijos dokumentas neturi apimti visos veiklos.Reikia pasikliauti atsakingų asmenų sprendimais ir vadovybės sugebėjimu vadovauti.Organizacijos, turinčios visą veiklą apimančius planus, tampa suvaržytos ir praranda gyvybingumą. Uždaviniai, tikslai ir veikimo planai neturi aprėpti daugiau kaip 10% — 40% visos veiklos.2) Pats strategijos dokumentas neturi jokios vertės.Strateginio planavimo tikslas yra pakeisti ir išplėtoti kiekvieno bendradarbio mąstymą ir nukreipti veiklą bendra kryptimi. Strategijos dokumentas yra priemonė, o ne tikslas.
Organizacijos verslo aprašymas nurodo verslo struktūrą. Verslo aprašymo modelis ir apimtis skirtingi įvairioms rinkoms.
Organizacijos verslo aprašymo kriterijai:
1. Turi būti aprašyta organizacijos darbo sritis, t.y., gaminiai ir (arba) paslaugos.2. Turi būti aprašyta organizacijos padėtis rinkoje.
3. Aprašas turi būti suformuluotas gana apibendrintai, kad visi galėtų jį pritaikyti sau, ir kad jis suteiktų galimybes įvairiai veiklai. Kartu jis turi būti suformuluotas itin tiksliai, kad būtų aiškus organizacijos profilis ir nurodytos verslui aiškios gairės.Uždavinys yra remti korporacijos tikslus ir – teikti kvalifikuotą konsultaciją klinikinės praktikos tobulinimo procesui, taikant informacijos mokslo principus;– gauti ir kuo geriausiai bei tiksliausiai apdoroti, analizuoti ir apibendrinti klinikinius duomenis.Be gaminių ir paslaugų išvardijimo, daugeliu atvejų dar gali būti nurodoma gaminių ir paslaugų paskirtis.
Paskirties išdėstymas – organizacijos tikslo apibūdinimas. Organizacijos paskirties išdėstymo kriterijai:
1. Turi būti apibūdinti organizacijos įsipareigojimai akcininkams.2. Turi būti apibūdinti organizacijos įsipareigojimai tarnautojams ir ketinimai keisti darbo sąlygas.3. Turi būti apibūdinti organizacijos įsipareigojimai klientams.4. Turi būti apibūdinti organizacijos įsipareigojimai visuomenei.
Tikslas — gauti patenkinamą ekonominį rezultatą ir įvykdyti įsipareigojimus akcininkams bei tarnautojams. Mūsų gaminiai ir paslaugos turi pagerinti klientų darbo sąlygas ir pakelti jų darbo efektyvumą, gerovę, skatinti jų tikslingą veiklą”.
Įvaizdį suprantame kaip organizacijos idealios padėties aprašymą. Įvaizdis — tai ateities modelis.
Organizacijos įvaizdžio kriterijai:1. Jame turi būti nusakyta tai, ką organizacija nori pasiekti ateityje, jeigu bus idealios sąlygos.2. Jis turi būti drąsus ir patrauklus (ir visai nerealistinis).3. Jis neturi prieštarauti žmonių ar žmonių grupių (organizacijoje) svarbiausiems interesams ar idealams. Idealiausia, jei jam pritartų visi organizacijos nariai.4. Jame turi būti atsižvelgta tiek į egoistinį, tiek ir į altruistinį aspektą. 5. Įvaizdis privalo turėti organizacijai pritaikytą laiko išraišką.
Tapsime didžiausiu šalies informacijos paslaugų tiekėju ir turėsime rinkoje puikią reputaciją.
Svarbiausieji tikslai yra organizacijos užsibrėžtos gairės. Židininės sferos parenkamos iš visų veiklos sričių.:1. Ekonomika ir finansai.2. Rinka3. Žmonių ištekliai,
4. Organizacinis darbas5. Gaminių ir paslaugų tyrimas bei tobulinimas visose šiose srityse.6. Ekologinė aplinka. 7. Kokybė.8. Produktyvumas.9. Technologija.Šios sritys galėtų būti ypač sukoncentruotos strategijoje.Organizacija yra sistemos dalis. Ji apima pačią organizaciją, tiekėjus, rinką ir kitus išorinius veiksnius. Šitos dalys veikia viena kita ir į jas verta atsižvelgti, vertinant pagrindinius uždavinius
Diagrama 1.2. Organizacija kaip didesnės sistemos dalis.
Organizacijos pagrindiniu tikslu kriterijai:1. Jie turi nurodyti, ko organizacija nori pasiekti.2. Tikslus reikia taip formuluoti, kad jie būtų apskaičiuojami ir kad būtų galimybė nustatyti, ar jie buvo pasiekti.3. Pagrįsti pagrindiniai tikslai turi būti realistiški. Jais turėtų būti galima pasinaudoti, nustatant užduotis ir veiksmus.4. Pati organizacija turėtų kontroliuoti svarbias vykdymo sąlygas.5. Laikas, numatytas pagrindiniams tikslams pasiekti, turėtų prilygti atskiros veikimo srities vertės kūrimo ciklui. 6. Kartu paėmus, jie turi apimti svarbiausias organizacijos veiklos sferas.7. Pagrindiniai tikslai turi derintis su verslo planu, paskirties pareiškimu ir įvaizdžiu, taip pat su direktorių kolegijos pateiktomis verslo sąlygomis.
50% pagerinti psichologinį socialinį klimatą. Klimatą bendrovėje prieš ir po turi įvertinti nepriklausomų konsultantų grupė. Antrasis kriterijų punktas vertas ypatingo dėmesio. Organizacija, turinti konkrečius uždavinius ir tikslus, turi galimybę reguliuoti veiklą, vos gavus grįžtamąjį ryšį iš rinkos arba iš savo organizacijos.Turi priminti, kad uždaviniai apibrėžiami tam, kad būtų įvykdyti. Uždaviniai ir veikla, susieti veikimo plane, turi atitikti tokias sąlygas:
Veikimo plane numatyti uždaviniu, ir veiklos kriterijai.1. Uždaviniai turi kilti tiesiogiai iš pagrindinių tikslų. Kiekvienas pagrindinis tikslas gali turėti keletą uždavinių. Jie turi būti taip suformuluoti, kad tik juos visus įvykdžius, būtų pasiektas ir pagrindinis tikslas.2. Uždaviniai turi būti taip nusakyti, kad kartkartėmis būtų galima patikslinti, ar pagrindiniai tikslai bus pasiekti.
3. Veikla turi būti tokia, kad jos tinkamas atlikimas garantuotų uždavinių ir pagrindinių tikslų baigtį.4. Uždaviniai ir veikla turi derintis su organizacijos verslo planu, paskirties nusakymu, įvaizdžiu, pagrindiniais tikslais ir politika.5. Veikla turi būti naši, t.y., jos kaštai neturi viršyti pagaminto produkto vertės.6. Kiekvieną veiklą turi atlikti už ją atsakingas asmuo. Taip pat turi būti numatytas veiklos baigimo laikas.Organizacijos politika ir etinės direktyvos atspindi jos pagrindines vertybes. Politika ir etinės direktyvos gali išlikti nepakitusios per visą organizacijos egzistavimo laiką. Tai didina pasitikėjimą.
Organizacijos politikos ir etiniu direktyvų kriterijai:1. Jos turi apibūdinti organizacijos elgesio taisykles — santykius tarp administracijos ir kitų tarnautojų.2. Jos turi apibūdinti organizacijos bendravimo su klientais, konkurentais, tiekėjais, pramone ir visa visuomene elgesio taisykles.
Įsipareigojimai akcininkams:Esame įsipareigoję, akcininkams, kurie, investavę savo kapitalą, sudarė sąlygas mums egzistuoti, todėl pasižadame:rūpestingai prižiūrėti visą mūsų turtą ir nuosavybe.;užtikrinti, kad investicijos duotų patenkinamą pelną;panaudoti visas galimybes, garantuojančias nuolatinį pelno augimą.dabartinės aplinkybės veda į bendrą pasaulinę rinką. Tai reiškia, kad politinė ir visuomeninė verslo bei pramonės kontrolė menkėja, technologija ir kapitalas daug veiksmingiau negu bet kada gali sunaikinti ir užteršti mūsų aplinką. Bendrovėje atsiranda būtinas vidinės kontrolės ir vidinės etikos poreikis.
Šiais dramatiškais ir greitais rinkos pokyčių laikais vadovavimo filosofija pasidarė svarbesnė negu bet kada anksčiau, o vadovavimo filosofija yra vienas iš kertinių akmenų.
Organizacijos vadovavimo filosofijos kriterijai:1. Ji turi derintis su organizacijos politika ir etinėmis direktyvomis.2. Ji turi apibūdinti bendrąją teorinę vadovavimo struktūrą.3. Ji turi būti suformuluota pagal vidurinį loginį lygį, kad duotų pagrindą bendram valdymo modeliui ir tuo pačiu metu individualiems valdymo stiliams.
4. Ji turi suformuluoti nuostatas, kaip administracija privalo elgtis su tarnautojais, su sau lygiais, aukštesniaisiais valdininkais, klientais, tiekėjais ir konkurentais.Vadybininkai, kurie patys nerodo aktyvumo, būna ir tarnautojų neveiklumo priežastis. Kad ir kokios būtų priežastys, dėl pavaldinių neveiklumo atsakingas yra vien tik vadybininkas. Vadybininkas privalo įvertinti savo pavaldinius. Jeigu jie neatitinka būtinų reikalavimų, jis turi padėti jiems tobulėti arba susirasti kitas pareigas.Vadovybė turi savo pareigas vykdyti, vadovaudamasi objektyvumu. Vadybininko požiūris turi būti dalykiškas, o ne asmeniškas. Jo sprendimai neturi remtis asmeniniais sumetimais, jei tai prieštarauja organizacijos interesams”.IšvadaVisi turėjo būti supažindinti su bendrovės įvaizdžiu ir strateginiais pagrindiniais tikslais ir, kiek tik įmanoma, turėjo jiems pritarti. Svarbiausias dalykas buvo dalyvavimas kūrybiniame procese ir pagrindinių tikslų įgyvendinimas dokumento pagrindui.Bendroji informacija ir visų veiklos sričių analizė yra būtina prielaida. Rekomenduojami du parengiamieji dokumentai —analizė ir scenarijai.SSVGP analizė susideda iš esminės informacijos apie dabartinę padėtį, taip pat ir visose veiklos srityse ryškėjančių tendencijų. Scenarijai apibūdina galimas tendencijas ilgesniam laikui.Tarp jų turėtų būti blogiausio ir geriausio atvejo scenarijai.
Organizacija kaip sistema
Organizacijose žmonės elgiasi, tarsi pagal tam tikrą šabloną. Organizacija savaip suformuoja nenormines taisykles ir įpročius. Ir niekas niekada nesusėdo ir nenutarė: „Štai kaip mes turime galvoti ir elgtis”.
Dauguma iš mūsų mąstome šabloniškaiSu šablonišku mąstymu susiduriame kai tikriname bendrovės tikslus. Finansų vadybininkas nurodo finansus kaip patį svarbiausią prioritetą, prekybos vadybininkas – prekybos planines užduotis, ir t.t.
Trijų mąstymo pozicijų modelis.1. suvokiami ir suprantami savo požiūriu, atsižvelgiant į savo paties „interesus2. Reiškiniai suvokiami ir suprantami kito požiūriu, atsižvelgiant į jo „interesus
3. Reiškiniai suvokiami ir suprantami iš toliau stebint sistemą ir remiasi sistemos aukštesniais bendrais „interesais”.Organizacijai veikti yra geriausios sąlygos:1. kai tarp bendradarbių vyrauja didžiausio atvirumo atmosfera, 2. kai naujoviškas mąstymas priešinasi konservatizmui, o entuziazmas – – kritikai. Galime šiuos požiūrius pavadinti vaidmenimis — naujoviško mąstymo vaidmuo, kritiško požiūrio vaidmuo, ir t.t. Galime laikyti, kad šių ašių galai sudaro priešingus poliusDiagrama 1.3. Kai kurių paprastu vaidmenų poliarizacijos formų santrauka.
Kuo kraštutinesnis vaidmuo, tuo labiau jis skatina reaguoti priešingą polių. Mes pavadinsime šį reiškinį vaidmenų poliarizacija.Modelio įsisavinimas yra vaidmenų poliarizacijos priešybė. Modelio įsisavinimu mes suprantame mokymąsi, imituojant kitus. Entuziastingas vadovas gali veikti, pavyzdžiui, kaip modelis ir paskatinti bendradarbių entuziazmą. Arba jis gali sukelti pasipriešinimą . Tačiau dažniausiai pasitaiko taip, kad jis sužadina bendradarbiams abu skirtingo laipsnio reiškinius.Vaidmenys nėra atsieti vieni nuo kitų. Galime juose aptikti įvairių skirtingų bruožų, o vienas ir tas pats asmuo gali prisiimti įvairius vaidmenis skirtingomis aplinkybėmisModelio įsisavinimas padidino produktyvumą .Kuo daugiau jiems aiškino, kad jie turi dirbti tuo labiau jie priešinosi (vaidmenų poliarizacija).
Sistema gali būti arba atvira arba uždara. Atviroms sistemoms būdingas prisitaikymas prie permainų. Uždaros sistemos yra sustabarėjusios.Visa bendrovė ne kažkas užbaigta, bet nuolat kintantys organizmai.
Kita svarbi šiuo atžvilgiu sąvokų pora yra turinys – procesas. Kai į bendrovę žiūrima iš išorės, lengviau pamatyti joje vykstantį procesą.Naudingiau yra svarstyti turinį, o ne gilintis į procesą.Žmogaus sugebėjimas suvokti yra ribotas.Lemiamas dalykas yra mokėti sutelkti dėmesį į tai, kas svarbiausia vienoje ar kitoje situacijoje. Turėtume kreipti dėmesį arba į procesą, arba į turinį, arba į jų abiejų alternatyvą.
Tas pats tinka ir savitarpio santykiui tarp visumos ir dalies.
Žmonės, įklimpę i detales, praranda visumos vaizdą. Tie, kurie mato tik visumą, negali pastebėti svarbių atskirų detalių. Tačiau vadovybė privalo apdairiai ir protingai laviruoti tarp visumos ir dalies, turinio ir proceso. Sistema apima kompleksą dalių, veikiančių vienai kitą.Bendrovė kaip visuma yra sistema, o skyriai yra sistemos dalysOrganizaciją galima laikyti dar didesnės sistemos dalimi, jeigu šią didesnę sistemą apribosime atskira verslo sritimi. Tik stebėtojas gali nustatyti, kas yra visuma, o kas yra dalys.Diagrama 1.4. Organizacija yra didesnės sistemos dalis. Tuo pačiu metu galima perkelti sistemos ribas iki organizacijos. Tada organizacija bus visuma, o skyriai — dalys.
Sistemos dalys viena kitai veikia, , poveikį galima suprasti kaip modelio įsisavinimą arba vaidmenų poliarizaciją.
Diagrama 1.5. Pagal šias ribas skyrius yra sistema, visuma, o tarnautojai sudaro dalis.
Paskutinė sąvoka, kurią čia reikia aptarti, yra doringi ir ydingi ratai. Kai žiūrime į sistemą iš išorės, matome dideles schemas. Galime pastebėti, kaip iš tam tikrų reiškinių nusidriekia ilgos reagavimo grandinės. Kai kurios tokios grandininės reakcijos gali tapti savarankiškos – jos vienaip ar kitaip sukasi ratu. Jeigu detaliau patyrinėsime šias grandines, pamatysime paprastus priežasties ir pasekmės savitarpio santykius
Diagrama 1.6. Sujungti sistemos bei priežasties ir pasekmės vaizdai.
Galime teigti, kad priežasties ir pasekmės savitarpio santykiai sudaro sistemos visumos dalis.Daugelio klaidų buvo galima išvengti, jeigu pati sistema būtų buvusi geriau suprasta (žr. 1.7. diagramą).
Diagrama 1.7. Kai kurias centrinės sistemos sąvokos.Svarbūs – nepriklausomi konsultantai
Ekologija ir organizacija
Žodis ekologija kilęs iš graikų kalbos: eikos – namas, būstinė, logos — žodis, sąvoka, mokslas. Todėl ekologija reiškia „namų mokslą”. Ji tiria gyvųjų organizmų sąveiką su negyvąja, neorganine aplinka. Kaip ir sistemos teorijoje, galima teigti, kad ši sritis yra visuma ir kad organizmai bei neorganiniai komponentai yra dalys.
Ekosistemos nuolat keičiasi. Reprodukcija, augimas, mirtis, irimas ir konkurencija vyksta visą laiką. Organizmai, taip pat ir išoriniai veiksniai ilgą laiką veikia sistemą. Atsiradę nauji fiziniai veiksniai, sukelia pokyčius gyvųjų organizmų tarpusavio santykiuose. Iš pradžių paveikiamas atskiras komponentas, bet vėliau tai gali pereiti į doringą ar ydingą ratą.Ekosistemos viduje vyksta konkurencija ir agresijaTai laikytina sveiku, reguliuojančiu mechanizmu rūšies viduje. Plėšrūnas savo grobiu specialiai pasirenka silpniausius individus. Visos rūšys tobulina savo būdingas ypatybes ir atranda savo ekologines specializacijas bei sferas. Visos rūšys yra ekosisteminės visumos dalys. Žmogus kaip tik ir gresia šitoms ekosistemoms, kai jis su savo technologija sutrukdo paprastą priežasties ir pasekmės sąveiką ir neįstengia matyti visumos. Organizaciją traktuojame kaip ekologinę sistemą dviem aspektais.Vidiniu atžvilgiu organizaciją sudaro individų grupės. Jos turi savo specializacijas ir veiklos sritis. Tarpusavyje jos priklauso viena nuo kitos. Rūšys“ nesivaržo dėl tų pačių sričių ar specializacijų, bet prisitaiko ir bendradarbiauja. Bendradarbiavimas bei vienas kito rėmimas, privalėtų būti bendra harmoningo jėgų derinimo taisyklė.Išoriniu atžvilgiu organizacija yra platesnės ekosisteminės sąveikos dalis. Jeigu ji susirado savo specialybę ir savo sritį, ji gali gyvuoti sveikoje sąveikoje su kitomis profesijomis ir grupėmis (savo „maisto grandinėje”). Kai dalijamos teritorijos, ji yra nešališka santykiuose su savo varžovais. Tolesnėje perspektyvoje varžovai gali būti laikomi bendradarbiavimo partneriais. Kokią šitie samprotavimai galėtų turėti įtaką mūsų organizacijoms?1. Visi organizacijos nariai suinteresuoti, kad dalykai klostytųsi gerai. Visi jie tarpusavy priklauso vienas nuo kito2. Kai vykdomos permainos, reikia atsižvelgti į visų grupių interesus. Darantys sprendimus, turi patikrinti savo sprendimų pasekmes.3. Vykstant tobulinimo procesui, organizacijų veikla dažnai sustingsta tai atsitinka dėl to, kad tarnautojai „priešinasi permainoms tai pavadinome vaidmenų poliarizacijaĮvairios organizacijos dalys ieško savo specialių interesų. Tai ekologinis reguliavimas, sveika būtybė normaliame tobulėjimo procese, „Pasipriešinimas” ir „sabotažas” gali būti laikomi naudingais grįžtamaisiais ryšiais tiems, kurie nenori daryti permainų. Tai gali būti atsakas, rodantis, kad pačios permainos arba jų įgyvendinimo metodai yra nesveiki („neekologiški“).Susidarius tokiai padėčiai, daugelis galvoja, kaip laimėti mūšį, įrodyti, kad jie teisūs, jog tas, kuris nepritaria planui, turi būti įtikintas, ir panašiai. Jeigu mąstome „ekologiškai“, galime taip samprotauti: kokią informaciją gauname iš šito „užsispyrimo“? Kokius motyvus pamiršome? Šitoks mąstymas paprastai atveria kelią konstruktyviam problemos sprendimui. Organizacijos, kaip ekosistemos pavyzdys, suteikia mums naudingų perspektyvų, bet čia slypi ir pavojų. Vienas iš pavojų yra pagunda manyti, kad jeigu viskas tarpusavyje susiję ir viską taip sunku apžvelgti, tai reikia palikti sistemą nepaliestą. IšvadaOrganizacija yra organizmas (visuma), apimantis daugelį funkcionuojančių dalių. Atskiros dalys gali būti pašalintos, papildytos arba pakeistos, kai toks pakeitimas išprovokuojamas, šia funkcija būtų rūpinamasi kokiu kitu patenkinamu būdu.Skirtumų analizėŠiuo metodu galime nustatyti skirtumą tarp gerus rezultatus duodančios veiklos ir visai nerezultatyvios veiklos. Šie skirtumai parodė, kurioje srityje bendrovė labiausiai turi tobulinti savo veiklą.Sakykime A yra asmuo (situacija), ir jis visada teigiamas modelis. B būna priešingoji palyginimo pusė: Skirtumų analizės modelis.1. Vertės kūrimasKoks yra veiklos tikslas, kokią vertę jis kurs?2. A apibrėžimasTikslus teigiamosios dalies, su kuria bus lyginama, apibūdinimas.3. B apibrėžimasToks pat tikslus kitos dalies apibūdinimas.4. Rūšiavimas pagal relevantiškumą. Apibūdinami skirtumai tarp A ir B. Nerelevantiniai skirtumai atskiriami, paliekami tik tie skirtumai, kurie tinka vertei kurti. Dabar turime tikslų relevantinių skirtumų tarp A ir B apibūdinimą.5. Bendroji formuluotė
Relevantiniai skirtumai formuluojami bendruoju lygiu. Šitaip surandamos bendrosios skirtumų savybės.6. Ekologinis įvertinimasPasekmių įvertinimas pagal pirmąją, antrąją ir trečiąją poziciją, jeigu yra tokios pat kaip A arba panašios į A. Vertinant reikia atsižvelgti į pasekmes tiek bendrovės vidaus, tiek ir išorės sistemai, kurios dalis yra bendrovė.Skirtumų analizė yra metodas, kuris gali būti vartojamas kiekvienoje suvokiamoje situacijoje. Kiekvienas operatorius turi asmeniškai pranešti apie savo darbo dienos niekalą.Gamyklos direktorius pirmąsias savaites inspektuoja kasdien, vėliau — kas savaitę.Mažiausiai niekalo darantis operatorius gauna mėnesinę premiją.Skirtumų analize galima pasinaudoti, planuojant kokybės ir kiekybės didinimo rezervus. Rekomenduojama skirtumų analizė lyginant su kitomis bendrovėmis. Gali būti lyginami produktyvumo veiksniai, kokybės planinės užduotys, aplinkos apsaugos normų laikymasis, klientų aptarnavimo kokybė ir rinkos profilis. Kokybė, tarp kitų dalykų, priklauso nuo komisionieriaus gero savo dalyko išmanymo, nuo jo sudaryto prekybos plano ir nuo jo geros formos. Ryšiai su klientais yra sukurta vertėKuo daugiau ir kuo didesni skirtumai organizacijoje, tuo lengviau, juos analizuojant, galima surasti rezervų. Tai visų pirma – kompetencija ir jau esantys sistemoje pasiekimai. Čia mes galime panaudoti geras dienas (geriausią operatorių) ar dar kažką kaip A analizėje. Jeigu skirtumai yra minimalūs arba palyginti reti, gali būti naudinga analizuoti skirtumus su išgalvotu A turiniu, kaip ir ankstesniame pavyzdyje apie miesto rajoną.Pati skirtumų analizė, kaip analitinė priemonė, yra nepakankama. Rezultatai turi būti lyginami su sistemos vertinimais.Permainų procesą galima suskirstyti į tris kategorijas pagal toliau pateikiamą modelį.Trijų permainų proceso kategorijų modelis.1 Pavienė veikla keičiama duotąja alternatyva.2 Pavienę veiklą pakeičia atsakingas už ją asmuo, pasirinkdamas iš kelių duotų alternatyvų.3Pavienė veikla pakeičiama dėl veiklos pobūdžio. Asmuo, plėtojantis šią veiklą, parengia alternatyvas ir pats pasirenka kurią nors iš jų.
Paprasti klausimai darbuotojams (pavyzdžiui „Koks yra šios veiklos tikslas nurodo, ar tai organizacijos, apibūdinamos daugiausia kaip pirmojo, antrojo ir trečiojo laipsnio. Trečiojo laipsnio principaiOrganizacijoms reikia tarnautojų, kurie galėtų patys surasti alternatyvas ir daryti sprendimus. Vadovybė dėl pačios vadovavimo stiliaus prigimties gali skatinti arba trukdyti tarnautojų savarankiškumą, atsakomybę ir kūrybingumą. Mes galime sujungti tris permainų proceso kategorijas su valdymo procesu.Trijų valdymo proceso kategorijų modelis.1 Tarnautojai privalo smulkmeniškai laikytis nurodymų. Jie nesvarsto alternatyvų ir nieko nesprendžia.2 Tarnautojai svarsto ir dalyvauja sprendžiant, ką iš pateiktų alternatyvų pasirinkti.3 Tarnautojai patys pagal savo kompetenciją kuria alternatyvas, paremtas organizacijos strategijos žinojimu ir visišku pritarimu jai.Vadybininkai susikuria vadovavimo stilių, kuris tinka tik jiems patiems. Galima teigti, kad būdas, kuriuo jie atlieka valdymo funkciją, atspindi jų asmeninį mąstymą. Valdymo stilių galima susisteminti į tris kategorijas.1 laipsnio valdymą charakterizuoja toks stilius — mechaniškai ir neatsižvelgdamas į alternatyvas, vadovas pasisavina kitų žmonių patirtį ir principus. 2 laipsnio valdymas — pasisavinama patirtis ir principai, o analizė ir sprendimai daromi atsižvelgiant į esamas alternatyvas. 3 laipsnio valdymas – pati vadovybė sukuria naujas veiklos alternatyvas. Organizacijose, kurios valdomos pagal 1 laipsnį, gali paskęsti smulkmenose. Jai bus sunku organizaciją suvokti kaip sistemą. Tokiose organizacijose daug dažniau pasitaiko negatyvi vaidmenų poliarizacija. Šiose organizacijose darbuotojai negali veikti savarankiškai, nes dažnai jų nepasiekia vadovybės informacija. Organizacijos strategija ir svarbiausieji prioritetai yra nežinomi, todėl darbuotojai neturi kriterijų, kuriais vadovaudamiesi galėtų daryti savarankiškus sprendimus. Organizacijose, kurios valdomos pagal 3 laipsnį, vadovybė daug lengviau mato visumą ir schemas. Rečiau pasitaiko vaidmenų poliarizacija. Čia vyrauja bendra taisyklė — harmonija, bet ne konfliktai.Galimybė pasiekti užsibrėžtus tikslus padidėja tose organizacijose, kur visi susipažinę su strategija ir jai pritaria.Nėra abejonės, kad pageidautinas yra 3 laipsnio valdymas. Tam, kad greitai besikeičiančiomis aplinkybėmis bendrovės išliktų konkurencingos, toks pageidavimas yra aiški būtinybė. Bet norint, kad 3 laipsnio valdymo stilius būtų konstruktyvus, turi būti įvykdytos tam tikros sąlygos. 3 laipsnio valdymo sąlygų santrauka.1. Vadybininkas pakankamai sugeba bendrauti su žmonėmis.2. Žemesnės už vadybininką grandies tarnautojai yra kompetentingi savo specialioje srityje ir santykiuose su žmonėmis.3. Organizacijos hierarchija yra aiški ir stipri.4. Organizacija tvirtai įsisąmoninusi strategiją ir svarbius prioritetus.5. Patenkinamai veikia atsiskaitymas ir informavimo tvarka.l, 2 ir 3 laipsnio kategorijos yra teorines pagalbines priemonės, leidžiančios geriau suprasti skirtingus organizacinius reiškimus. SantraukaŽiūrint iš išorės, organizaciją galima laikyti ekologine sistema. Darbuotojai turi savo specialybes ir veiklos sritis. Organizacija yra visuma, susidedanti iš dalių. Kiekviena dalis taip pat yra sistema, savo ruožtu apimanti daugelį dalių.Organizacija turi tikslą ir uždavinį, atspindėtą jos strategijos dokumente. Strategiją sudaro organizacijos verslo planas, paskirties nusakymas, įvaizdis, pagrindiniai tikslai, uždaviniai ir veikimo planas, politika bei etinės direktyvos ir valdymo filosofija. Strategija yra visos veiklos ir sprendimų pagrindas. Vadovybė privalo matyti ne tik turinį, bet ir organizacijos viduje vykstantį procesą. Organizacija laikosi tam tikrų schemų. Tarnautojai atlieka vaidmenis. Organizacijoje vyksta modelių įsisavinimas ir vaidmenų poliarizacija tarp žmonių ir skyrių.Organizacija ir jos dalys gali būti atviros ir daugiau ar mažiau uždaros. Uždaros sistemos išsigimsta greičiau, o atviros sistemos yra lankstesnės ir lengviau prisitaikančios. Skirtumų analizė yra metodas, padedantis surasti tobulėjimo rezervų visų rūšių organizacijose.1 laipsnio valdymo organizacijai būdingas kišimasis į kitų darbą ir vaidmenų poliarizacija. 3 laipsnio organizacijos yra kitoje svarstyklių pusėje, Tarp kitų dalykų, jas galima atpažinti pagal atsakomybės pasiskirstymą ir pagal darbuotojų susipažinimą su strategija bei pritarimą jai. Darbuotojai gerai supažindinti su tikrąja padėtimi ir dirba savarankiškai, kad įvykdytų planines užduotis. Vadovybė taip pat nepriklausomai analizuoja padėtį ir daro sprendimus. 3 laipsnio vadovavimo principai turi aiškų pranašumą, bet kad jie būtų reikšmingi, turi būti tam tikros išankstinės sąlygos.