Įvadas
Vadyboje kontrolė yra pagrindinis vadybos elementas ir labai svarbi valdymo funkcija, gyvybiškai svarbi organizacijai ir skirta organizacijos tikslams pasiekti.
Planai ne visada vykdomi taip, kaip numatyta. Ne visada žmonės teisingai priima jiems deleguotas teises ir pareigas. Ne visada vadovams pavyksta teisingai motyvuoti žmones, kad būtų efektyviausiai įgyvendinti tikslai. Keičiasi išorinė aplinka, ir organizacija turi prie jos pritapti.
Todėl organizacijos vadovybei pavyksta pasiekti numatytus tikslus tik kontroliuojant.
Viena iš priežasčių, kodėl reikalinga kontrolė, yra ta, kad geriausi planai gali būti iškraipomi. Kontrolė padeda vadovams stebėti aplinkos pokyčius bei jų įtaką organizacijos pažangai. Kontrolė atliekama pagal tam tikras taisykles, užduotis ir standartus, siekiant norimų rezultatų.
Kontrolės aktas yra ne kas kita, kaip ,žmogaus veiksmų vertinimas, pagal nustatytus reikalavimus. Kuo tiksliau bus formuluojami šie reikalavimai, tuo griežtesnė ir visapusiškesnė gali būti kontrole.( V. Navickas,2001)
Organizacijos taiko kontrolės procedūras, kad užtikrintų patenkinamą pažangą, siekdamos tikslų, ir efektyviai naudotų savo išteklius.
Darbo aktualumas- šiame darbe pateikta kontrolės analizė padeda suvokti šiuolaikinių organizacijų kontrolės proceso sudėtingumą ir vientisumą bei įrodo jos svarbą organizacijos veikloje. Organizacijos tikslai, planai lemia organizacijos veiklos kryptį, kontrolė yra neatsiejamas organizacijos esmės elementas.
Darbo tikslas paanalizuoti, kas tai yra kontrolė, kokia jos esmė ir pritaikyti ją organizacijoje.
Uždaviniai:
1. Remiantis skirtingais autoriais pateikti kontrolės funkcijos esmę, aprašyt kontrolės lygius;
2. Apibūdinti kontrolės sistemą įmonėje;
3. Išdėstyti kontrolės procesą ir jo etapus;
4. Aprašyti efektyvios kontrolės savybes, jos apimtį bei reguliavimą.
Darbą sudaro dvi dalys: teorinė ir praktinė. Teorinėje dalyje nagrinėju kontrolės funkcijos esmę, joje pateikti 3 paveikslai, kuriuose parodytas kontrolės rūšių savitarpio ryšys (Meskon ir kiti), kontrolės proceso etapai, sudarytas pagal šaltinius (Stoner, J., Freeman, E. & Gibert
D.ir kiti ),taip pat darbuotojų ir galimų ryšių skaičius pagal S. Stoškų.
Praktinėje dalyje aprašau, kaip kontrolė taikoma pasirinktoje organizacijoje “Kaišiadorių paukštynas”.
1. Kontrolės funkcijos esmė
1. Kontrolės esmė ir turinys
Kontrolė yra funkcija natūraliai lydinti bet kurią žmonių veiklą. Ji atliekama pagal tam tikras taisykles, užduotis ar standartus, siekiant norimų rezultatų. Todėl kontrolė padeda nustatyti veiksmų teisingumą.
Kontrolės aktas yra ne kas kita, kaip žmogaus (arba jo bet kurio kito kontrolės objekto) veiksmų vertinimas (teigiamai arba neigiamai) pagal nustatytus bendrus reikalavimus ar taisykles. Vadinasi, kuo tiksliau bus formuojami šie reikalavimai ar taisyklės, tuo griežtesnė arba visapusiškesnė gali būti kontrolė (Navickas, 2001m. 74psl.).
Kontrolė galima tik esant iš anksto nustatytoms, reglamentuotoms ir oficialiai patvirtintoms taisyklėms, bendriesiems reikalavimams, normoms, kurių būtina nenukrypstamai ir besąlygiškai laikytis. Kontrolės įvairovei įtakos turi ir pačių kontrolės subjektų statuso ypatumai. Todėl visiškai natūralu, kad daugelio sričių mokslininkai- filosofai, ekonomistai
,teisininkai ir kiti – bando apibūdinti kontrolę, paaiškinti jos esmę ir pateikti atitinkamą jos sampratą. Žodis „kontrolė“ yra kilęs iš prancūzų kalbos žodžio „controle“ ir reiškia kaip ko nors patikrinimą, priežiūrą.
Nusistovėjusio ir vienodo apibrėžimo nėra, jų yra keletas, kiekvienas skirtingas. Labai aiškiai ir suprantamai apie tai kas yra kontrolė savo knygoje “Organizacijų tobulinimo vadyba” yra išdėstęs A. Seilius:
Žodis “kontrolė”, kaip ir “valdžia”, paprastai kelia neigiamas emocijas. Daugeliui žmonių tai reiškia apribojimą, prievartą, savarankiškumo stoką ir panašiai. Tačiau kontrolė- tai organizacijos tikslų siekimo proceso užtikrinimas”.
Jis taipogi teigia, kad “kontrolė- tai procesas, kuriuo vadovybė nustato, ar teisingi jos sprendimai, ar nereikia jų koreguoti”. Kiek kitokią nuomonę išdėsto A. Neverauskienė (“Kokybės vadyba. Mokymo priemonė”,12-18p.) Ji teigia, kad: “Kontrolė yra stipriausias valdymo elementas – tuo siekiama: fiksuoti nukrypimus bei suteikti pagalbą darbuotojui”. Dar kitokį apibrėžimą pateikia F. Saulius Butkus
(“Organizacijos ir vadyba”, 120-126p.). Jo nuomone, kontrolė- darbų eigos arba jų rezultatų lyginimas su numatytaisiais.
Dažniausiai kontrolė interpretuojama kaip priimtų sprendimų arba pareigų, valstybės ar firmos nustatytų atitinkamiems subjektams visuma.
Kontrolė realizuoja tam tikrus socialinius tikslus ir uždavinius.
Kontrolė objektyviai išplaukia iš visuomenės ir valstybinės veiklos esmės, nes praktiškai neįmanoma užtikrint šios veiklos kryptingumo be sprendimų vykdymo kontrolės, klaidų, pasitaikančių nukrypimų ir trūkumų išsiaiškinimo ir jų šalinimo, be tos veiklos atitinkamo koregavimo.(Navickas,2001m.)
Pagal S. Stoškų (Stoškus, 2002 m. 174psl.)kontrolė yra vadovo veiksmas, kuriam pavaldiniai labiausiai priešinasi. Ją pavaldiniai dažnai laiko nepasitikėjimo , net persekiojimo apraiška.
Tačiau iš visų šių pateiktų nuomonių galima tikrai teigti, kad kontrolė yra labai svarbi valdymo funkcija. Todėl šią funkciją vadovybė pradeda vykdyti, kai tik suformuluoja organizacijos tikslus ir uždavinius.
Įvardykime pagrindines vadybos funkcijas, kad geriau suvoktume kontrolės esmę ir būtinumą bendroje vadybos funkcijų sistemoje. Taigi pagrindiniai vadybos darbai:
• numatytų sprendimų įgyvendinimo suplanavimas;
• žmonių ir daiktų sistemos suorganizavimas, kad būtų atlikti numatyti darbai;
• suskatinimo sistemos sukūrimas, kuri sąlygotų geranorišką darbuotojų nusiteikimą atliekant jiems pavestus uždavinius.
Po to prasideda intensyvi vykdytojų veikla. Vadovui būtina pastovi informacija, ar viskas daroma taip, kaip numatyta. Čia turi pasireikšti vadybos ciklo elementas- kontrolė. Tai darbų eigos arba jų rezultatų palyginimas su numatytaisiais. Kad realiai vyktų palyginimas, turime turėti minimaliai du dydžius:
1. Normos konkrečių rodiklių pavidalo, tikslai, uždaviniai kurių siekiame;
2. Darbo rezultatas, kurį gavome dirbdami.
Kad kontrolė būtų veiksminga, suprantamai abiems pusėms (vadovams ir vykdytojams) priimtina, reikia, kad rodikliai, pagal kuriuos vertinsime atliktą darbą, būtų:
1. tikslūs ir aiškūs;
2. apčiuopiami ir lengvai įvertinami;
3. realūs, pasiekiami.
Gautiems darbo rezultatams lyginti su nustatytomis normomis vartojami šie būdai (S.Stoškus „Vadyba“ 2005 m.):
• Matavimo. Faktiškas reiškinys lyginamas su nustatytu etalonu. Šiuo būdu dažniausiai nustatomos produkto kiekybės ir kokybės charakteristikos.
• Registravimo. Registruojami tam tikri įvykiai ir nustatomos kontrolei reikalingos proceso charakteristikos. Šis būdas daugiausiai naudojamas vertės kontrolei bei statistinei produkcijos kokybės kontrolei.
• Skaičiavimo. Kontrolei reikalinga informacija gaunama atlikus specialius apskaičiavimus, pasitelkus ir matavimo , ir registravimo būdais gautus duomenis. Šiuo būdu daugiausiai naudojamasi vertės kontrolei. Kartais techniškai sudėtingų produktų kokybės kontrolei.
• Organoleptinis. Kontrolei naudojama žmogaus jutimų pateiktos informacijos analizė. Šis būdas daugiausiai taikomas estetiniams produkto kokybės rodikliams nustatyti. Tai galėtų būti maisto produktų, alkoholinių gėrimų, parfumerijos degustacija.
• Apklausų. Reikiama informacija gaunama apklausiant su rūpimu procesu susijusius žmones (vartotojus- apie produkto kokybę, darbuotojus- apie darbų eigą, išteklių naudojimą ir t.t.).
• Ekspertizės. Faktiška būklė su nustatytąja lyginama grupės kvalifikuotų tam tikros srities specialistų. Šis būdas labiausiai tinka, kai produkto kokybė yra apibrėžta nepakankamai apčiuopiamais, sunkiai įvertinamais rodikliais.
B. Neverauskas ir J. Rastenis („Vadybos pagrindai“) kontrolę apibūdina kaip labai reikšmingą ir sudėtingą vadybos funkciją. Reikšmingiausia kontrolės savybių- visa aprėpianti. Kiekvienas vadovas, nepaisant jo rango, privalo kontroliuoti, nes tai įeina į jo pareigas net tada, kai jam to nieks specialiai nepavedė. Kontrolė yra pagrindinis vadybos elementas: ji lydi planavimą ir organizavimą.
Kontrolės tikslas pastebėti klaidas ir silpnas vietas norint jas ištaisyti ir vėliau nekartoti. Kontroliuoti reikia viską: darbuotojų veiklą ir veiksmus, medžiagas ir įrengimus. Jei organizacijoje nebūtų kontrolės, įsivyrautų chaosas ir apjungti visų jos dalyvių veiklą nebūtų įmanoma.
Kontrolės funkcija- tai tokia valdymo charakteristika, kuri sudaro galimybę problemai išaiškinti ir koreguoti organizacinę veiklą, kol dar ta problema nepavirto krize (A. Seilius,1998, 242p.).
Kontrolės funkciją sudaro ( Makštutis, 1999, 176):
• stebėjimų sistema;
• tikrinimas, kaip reali veikla atitinka suprojektuotą sistemą;
• veiklos proceso plėtojimas pagal numatytus kriterijus visose kompleksinės valdymo ir savivaldos sistemos grandyse.
Vykdant kontrolės funkciją stebimos tokios darbų charakteristikos(Stoškus, Beržinskienė, 2005m. 170p.):
• kiekybinės ir kokybinės;
• laiko;
• vertės.
Laiko charakteristikų kontrolė. Šiuo atveju stebima kokio nors proceso trukmė, aktualaus įvykio momentas. Normos čia nustatomos laiko vienetais arba atskiromis kalendorinėmis datomis.
Veiklos vertės charakteristikų kontrolė. Svarbiausias rodiklis yra piniginis vienetas. Ekonomikos mokslas yra parengęs plačią vertinės organizacijos veiklos vertinimo rodiklių įvairovę. Visa tai nagrinėja specialiosios ekonomikos disciplinos.
Kiekybinių charakteristikų kontrolė. Vertinimas atliekamas natūriniais vienetais arba svorio, ilgio. Tūrio, tankio ir kitais matais
Labai aktualios šiandien Lietuvoje yra kokybės vertinimo problemos.
Kuo greitesnis atotrūkio kokybės srityje pašalinimas tarp vakarietiškų ir lietuviškų prekių garantuos Lietuvai spartesnę integraciją į užsienio rinkas.
Kalbant apie kontrolę, yra išskiriamas ne mažas skaičius tokių dar kontrolės rūšių kaip pvz.: eigos kontrolė, matavimo kontrolė, produkcijos gamybos kontrolė ir kt. viena iš jų yra kokybės kontrolė, kurią norėčiau apžvelgti plačiau.
Pradėjus analizuoti kokybės kontrolę, aš aptikau gana skirtingų ir įvairių nuomonių.
Remiantis 2001 m. įvykusios ekonomikos ir vadybos tarptautinės konferencijos („Kokybės ir produktyvumo vadyba”- Tarptautinės konferencijos pranešimų medžiaga.(32-39psl). pranešimų medžiaga, galima padaryti išvadą, kad tinkamai įdiegus ir pritaikius kokybės kontrolės sistemą, ilgainiui sumažėja kaštai ir pasiekiama nuolat auganti pelno norma, o tai, kaip yra žinoma, yra dar vienas svarbus organizacijos tikslas. Todėl kokybės kontrolės teikiama nauda yra ne tik vartotojui (suprantame kaip netiesioginę naudą), bet ir pačiai organizacijai. Kiek kitokį kokybės kontrolės apibūdinimą pateikia Casimir C. Barczyk („Visuotinės kokybės vadyba”., 1999, 19-25psl; 107-109psl.) ir A. Neverauskienė.
Barczyk teigimu: “Kokybės kontrolė- tai struktūros, standartų, metodų, priemonių, susijusių su projektais, gaminiais ar paslaugomis nustatymas”.
Priešingą nuomonė buvo pareikšta I. Bučiūnienės ir P. Tiknevičius , kurie teigia, jog kalbant apie kokybės kontrolę, jos nereikėtų sieti su jokiais techniniais reikalavimais, priemonių nustatymais ir pan., kaip tai buvo teigiama Casimir C. Barczyk knygoje “Visuotinė kokybės vadyba”. Jų nuomone:
“Reikia suprasti, jog daugelis prekių yra paklausios pirkėjų tarpe ir techninių kokybės normų laikymasis jau seniai tapo natūraliu.
Mano nuomone puikus požiūris šiuo klausimu yra išreikštas jau anksčiau minėtų autorių P. Tinkevičiaus ir L. Bučiūnienės. Jie teigia, jog apie kokybę dar sakoma:“kokybė yra nepastebima, kai gera, ir negali būti nepastebėta, kai bloga!“
Aptarus šias pagrindines sąvokas bei nuomonių įvairovę klasimu kas yra kokybės kontrolė?, būtina išnagrinėti jos tikslus, funkcijas, elementus, bei metodus.
Kaip teigia R. Stanickas (“Konkurencingo produkto kūrimas“,27p.) “
Bendrovėse plačioji kokybės kontrolė, suprantama kaip vadyba, programa apėmusi tokius principinius elementus: naują kokybės, orientuotos į vartotojų poreikius, supratimą; visų organizacijos funkcinių padalinių ir visų lygių darbuotojų dalyvavimą kokybės veikloje”.
Pasak K. Lukoševičiaus ( “Mažųjų ir vidutinių įmonių vadyba” 74p.)
kokybės kontrolės tikslas- pasiekti aukštą organizavimo ir vadovavimo efektyvumą, ji padeda įmonėms stebėti aplinkos pokyčius bei jų itaką gamybinei veiklai. Tačiau jis nė žodžiu neužsimena apie orientaciją į vartotoją, kas buvo paminėta S. Stoškaus knygoje.
Mano manymu, pagrindinis kokybės kontrolės tikslas- reguliuoti organizacijos veiklą taip, kad ji dirbtų kuo efektyviau , kad būtų laikomasi numatytų planų, nepamirštant ir organizacijos pelno. Be abejonės, kontrolei skiriamos lėšos turi būti mažesnės negu, kad yra gaunamas pelnas.
Kokybei vertinti yra naudojama ištisa rodiklių sistema (S.Soškus,2002,
176p.):
• Paskirties rodikliai. Jie parodo produkto technines galimybes atlikti funkciją, kuriai buvo sukurtas. Varikliui- galingumas, maisto produktui- kaloringumas.
• Technologiniai rodikliai. Rodo, ar produktas iš viso tinka gaminti (negali būti laikomas tinkamu net ir geriausias produktas, kurį labai sunku pagaminti).
• Tvarumo rodikliai. Rodo produkto galimybes išlaikyti svarbiausius savo bruožus laikant maisto produktus. Jie labai priklauso nuo specialaus apdorojimo, įpakavimo.
• Tinkamumo remontuoti rodikliai. Rodo produkto tinkamumą ilgam naudojimui, nuolat atkuriant pablogėjusiais jo charakteristikas. Tai remonto darbų per visą produkto naudojimo laiką vertės santykis su naujo produkto kaina.
• Ilgaamžiškumo rodikliai. Rodo produkto tarnavimo trukmę, dažniausiai reiškiami laiko vienetais. Gali būti ir kitais vienetais.
• Ergonominiai rodikliai. Rodo produkto pritaikymo žmogaus darbui lygį.
• Standartizavimo ir unifikavimo rodikliai. Rodo unifikuotų ir standartizuotų gaminio dalių lyginamąjį svorį.
• Estetiniai rodikliai. Rodo produkto galimybę tenkinti žmogaus grožio poreikį.
• Transportabilumo rodikliai. Rodo produkto pritaikymą transportuoti.
• Teisiniai rodikliai. Rodo naujų teisinių sprendimų, taikomų konkrečiam produktui, svarbą. Galimybę patentuoti produktą užsienyje ir galimybę analizuoti produktą Lietuvoje bei užsienyje.
• Patikimumo rodikliai. Rodo produkto galimybę atlikti savo projektines funkcijas be sutrikimų.
Suprantama, kad kontrolė užtikrina firmos tikslų siekimo procesą. Ji įeina į bet kurio lygio vadovo pareigas (B. Neverauskas, J. Rastenis)
V.Navickas išskyrė tris kontrolės lygius:
1) Operatyvinė (faktinė);
Operatyvinė kontrolė. Operatyvinė kontrolė apima individualias užduotis ir veiksmus bei integruoja grupių darbą. Dažnai operatyvinę kontrolę suprantame, kaip kryptingą veiklą, siekiant, kad darbas būtų atliktas, monitoringo vengimą ir tvarkaraščio laikymąsi. Ši kontrolė užtikrina taisyklių ir reikalavimų laikymąsi ir garantuoja, kad darbas bus baigtas, panaudojus spaudimą
2) valdymo;
Valdymo kontrolė paskirsto išteklius taip, kad vadovai, darbuotojai, skyriai galėtų pasiekti savo tikslus, suplanuoti veiklą ir užtikrinti pažangą. Ji apima biznio vienetus, skyrius ar padalinius kaip visumą. Ji pasitelkiama periodiškai. Duomenų rinkimas ir jų naudojimas svarbiose ataskaitose atlieka įvertinimo procesą. Valdymo kontrolė susijusi ir su numatytu, teisingų veiksmų parinkimu ir apmokėjimu.
3) strateginė.
Strateginė kontrolė nurodo firmos kryptį, įvertina strategiją, tarpusavio ryšius tarp biznio vienetų, užsienio ataskaitas ir pinigų srautų judėjimą tarp biznio vienetų. Strateginė kontrolė apima ilgalaikę veiklą, kai informacija dažnai yra neišsami. Jei aplinkos sąlygos pastoviai keičiasi, grįžtamasis ryšys nebus ateities galimybių ar naujų tikslų pagrindas.
Kiekvienoje organizacijoje kontrolės rūšis keičiasi kintant vadovavimo lygiui. Aukščiausias vadovavimo lygis siejasi su strategine kontrole, o žemesni vadovavimo lygiai remiasi operatyvine kontrole.
2. Kontrolės sistema įmonėje
Vienas iš kontrolės ypatumų tas, kad ji turi būti viską apimanti.
Kiekvienas vadovas, nepriklausomai nuo jo rango, privalo kontroliuoti, net jei specialiai niekas to nepavedė – tai turi būti neatskiriama jo pareigų dalis( S. Stoškus, 2002, 180p.). Nei planavimo, nei organizacinių struktūrų sudarymo, nei motyvavimo negalima spręsti atskirai nuo kontrolės. Numatomos trys kontrolės rūšys:
1) Parengiamoji;
2) Einamoji;
3) Baigiamoji.
Jos skiriasi tik įgyvendinimo laiku.
1 pav. Parodytas kontrolės rūšių savitarpio ryšys (Meskon ir kiti,
1992, 393p.)
1 paveikslas [pic].
Kaip A. Seilius teigia „ Organizacijų tobulinimo vadyboje“, „parengiamosios kontrolės pagrindinė priemonė yra taisyklių , procedūrų ir politikos realizavimas (ne kūrimas) Kadangi taisyklės, veiklos kryptys sukuriamos užtikrinti planų vykdymą, tai jų laikymasis yra būdas įsitikinti, kad darbas vyksta užduota linkme. Jeigu rašysime tikslias pareigybines instrukcijas, efektyviai išsiaiškinsime tikslų formuluotes pavaldiniams, į valdymo aparatą išrinksime kvalifikuotus specialistus, visa tai didins tikimybę, kad organizacinė struktūra dirbs kaip sumanyta.“
Parengiamoji kontrolė taikoma žmoniškųjų , materialinių ir finansinių išteklių srityje.
Parengiamoji kontrolė panaudojama analizuojant žmonių dalykines, įgūdžių ir kitas profesines žinias, kurios būtinos atliekant tam tikras pareigas.
Nustatomi atitinkami reikalavimai, žinių patikrinimo būdai, darbuotojų mokymo, perkvalifikavimo, ugdymo būdai, kas padidins tikimybę, kad žmonės dirbs efektyviau.
Einamoji kontrolė. Tai kontrolė, kuri taikoma tiesiogiai vykdant darbus. Tai reguliari pavaldinių darbo kontrolė, aptariant iškilusius klausimus ir pasiūlymus darbui pagerinti, ji padeda išvengti atotrūkio nuo planų ir instrukcijų. Smulkios nuokrypos vėliau gali peraugti į problemas.
Kontroliuojama matuojant faktiško darbo rezultatus. Tam aparatas turi turėti grįžtamąjį ryšį.
Paprasčiausias grįžtamasis ryšys bus, jeigu viršininkas praneš pavaldiniams, kad jų darbas nepatenkinamas. Ši sistema padeda vadovybei išsiaiškinti daugybę nenumatytų problemų ir pakoreguoti žmonių elgseną taip, kad organizacija dirbtų efektyviai.
Visos grįžtamųjų ryšių sistemos dirba tais pačiais principais ir susideda iš tų pačių elementų.
Baigiamoji kontrolė. Šiuo atveju grįžtamasis ryšys panaudojamas tada, kai darbas atliktas. Rezultatai palyginami su reikalavimais. Vadovybė turi galimybę geriau įvertinti, ar planai bus realūs. Ši procedūra padeda gauti informaciją apie iškilusias problemas ir formuoti naujus planus, leidžiančius išvengti buvusių klaidų. Ši kontrolė atliekama per vėlai, kad būtų galima reaguoti į problemą tik jai atsiradus. Ji atlieka dvi svarbias funkcijas: (B. Neverauskas, J. Rastenis, 2000, 75p.)
1. Duoda informacijos, kuri bus reikalinga vėliau, atliekant panašius darbus ar paslaugas.
2. Padeda gerinti motyvavimą.
Viena iš baigiamosios kontrolės funkcijų – motyvacija. (A.
Seilius,1998)
Šiandieninėje verslo aplinkoje visos organizacijos turi būti pasirengusios pokyčiams. Jei vadovai galėtų nustatyti tikslus ir lengvai juos pasiekti, kontrolė nebūtų reikalinga. Tačiau, kadangi tarp tikslo ir rezultatų pasiekimo momentų gali daug kas pasikeisti, manau, būtina sekti visus kontrolės proceso etapus, tam, kad būtų užtikrinta
Efektyvi kontrolė
1.3 Kontrolės procesas
Veiksmingiausias kontrolės pavyzdys- tai į bendrą darbo srautą sklandžiai įsiliejantys atskiri procesai. Tam, kad būtų užtikrintas kontrolės efektyvumas ir nuolatinis klaidų identifikavimas, svarbu pereiti visus kontrolės proceso etapus.
Kontrolės procese B. Neverauskas, J.Rastenis „Vadybos pagrindai“, tiek A. Seilius „Organizacijos tobulinimo vadyba“ išskiria tris aiškiai skirtingus etapus:
1. standartų ir kriterijų parengimas;
2. iš tikro gautų rezultatų ir jų palyginimas su standartais;
3. nukrypimų nuo standartų, kriterijų ar planų koregavimas.
Tuo tarpu J. Stoner bei E. Bagdonas pateikia keturis kontrolės proceso žingsnius/etapus, kuriuos išskiria J. Mocklerio kontrolės apibrėžimas:
„Valdymo kontrolė yra sistemingos pastangos suderinti veiklos atlikimo standartus su numatytais tikslais, suprojektuoti informacijos grįžtamojo ryšio sistemas, palyginti tikrąjį veiklos atlikimo lygį su numatytais standartais, rasti nukrypimus nuo jų ir įvertinti šių nukrypimų svarbą bei imtis veiksmų, užtikrinančių, kad visi ištekliai būtų efektyviausiai ir efektingiausiai panaudojami, siekiant bendrų tikslų“.
Pirmasis kontrolės proceso etapas rodo, kaip siejamos planavimo ir kontrolės funkcijos. Standartai- tai konkretūs tikslai, pažanga, kuriuos galima išmatuoti. Visi kontrolės standartai turi būti parinkti iš organizacijos tikslų ir strategijos. Kontrolės standartai turi turėti dvi svarbias savybes ( B. Neverauskas, J. Rastenis, 2000, 73p.):
• Laiko terminus;
• Konkrečius rodiklius ar kriterijus.
Tikslo kaip standarto panaudojimą A. Seilius iliustravo šiuo pavyzdžiu: 1999 metais gauti 1 mln. Litų pelną. Tai konkretus kriterijus (šiuo atveju- 1 mln. Litų.) ir tam tikras laikotarpis (vieneri metai), kurį galima pavadinti rezultatyvumo rodikliu.
Tokie rodikliai padeda palyginti realiai įvykdytą užduotį su planuota ir atsakyti į šiuos svarbius klausimus: „ką turime daryti norėdami pasiekti planuotus tikslus?“ ir „kas liko nepadaryta?“
„Standartų ir metodų sukūrimas, veiklos atlikimo lygiui įvertinti.
Idealiu atveju tikslai ir uždaviniai sukurti per planavimo procesą, jau būna aiškiai suformuluoti, numatyti konkretūs galutiniai terminai. Tai svarbu dėl daugelio priežasčių. Pirma, neapibrėžtai suformuluoti tikslai, tokie kaip “pagerinti darbuotojų įgūdžius” yra tik tušti šūkiai tol, kol vadovai nepasako ką jie turi omenyje sakydami “pagerinti”, kada ir ką ketina daryti, kad pasiektų tikslą“. (Stoner, Freeman, Gilbert, 1999).
Antrasis kontrolės proceso etapas yra realiai pasiektų rezultatų palyginimas su pasirinktaisiais standartais. Šiame etape vadovybė nustato, ar gauti rezultatai artimi numatytiems, ir ar jie atitinka jų lūkesčius. Be to jie turi nuspręsti, ar nukrypimai yra priimtino dydžio ir ar nesudaro pavojaus tikslams. Šiame etape gaunamas vertinimas, kurio pagrindu priimamas sprendimas dėl tolesnės veiklos. Tai labiausiai pastebimas kontrolės sistemos etapas, nes tuo metu nustatomos nuokrypos, išmatuojami rezultatai, perduodama ir įvertinama informacija.
Pramonės įmonių vertinimą su standartais galėtų sudaryti pardavimų ir gamybos užduotys, darbo priežiūros tikslai, pagamintų ir perdirbtų produktų nuostoliai ar saugumo reikalavimai.
Veiklos atlikimo lygio vertinimas. Kaip ir visi kontrolės aspektai, vertinimas yra nenutrūkstamas pasikartojantis procesas. Vertinimo dažnumas priklauso nuo vertinamos veiklos tipo. Pvz.: pramonės įmonėje dujų dalelių lygis ore gali būti nuolat stebimas, siekiant užtikrinti saugumą, tuo tarpu ilgalaikių išsiplėtimo tikslų vieną ar du kartus per metus. Tačiau geri vadovai vengia ilgų periodų tarp veiklos atlikimo lygių vertinimo.
(Bagdonas, 2002)
Nustatymas, ar veiklos atlikimo lygis atitinka standartus. Daugeliu atveju – tai lengviausias kontrolės žingsnis. Dabar reikia palyginti veiklos atlikimo lygį su iš anksto nustatytais standartais. Jei veiklos atlikimo lygis atitinka standartus, vadovai sako, kad “viskas yra kontroliuojama” ir jiems nereikia kištis į organizacijos operacijas.
Norint, kad kontrolės sistema efektyviai dirbtų, būtina informuoti apie nustatytus standartus ir gautus rezultatus, visus šiame procese dalyvaujančius darbuotojus. Tokia informacija turi būti tiksli, savalaikė ir pateikta paprasta, suprantama forma, kad ja būtų galima pasinaudoti priimant valdymo sprendimus. Turi būt glaudus ryšys tarp tų, kurie nustato standartus, ir tų, kurie juos valdo(A.Seilius,1998,245p.).
Pasak B.Neverausko, atliktas įvertinimas gali būti pagrindas pradėti šioje srityje kitaip veikti. Tai yra reikšmingiausia visos kontrolės dalis.
Trečiasis kontrolės etapas prasideda įvertinus informaciją. Vadovui reikia pasirinkti vieną iš trijų elgsenų:
1. nieko nedaryti;
2. pašalinti nukrypimus;
3. keisti standartą. (Meskon ir kiti, 1992, 404p.)
Pagrindinis kontrolės tikslas- siekti, kad organizacijos valdymo procesas funkcionuotų pagal numatytą planą. Jeigu palyginę darbo rezultatus su standartais pastebėsime, kad numatyti tikslai vykdomi, tai to nereikia daryt.Bet nereikia tikėtis, kad ateityje viskas bus gerai. Dėl to nustačius
,kad viskas vyksta pagal planą, kontrolės ciklą būtina kartoti.
Tokia kontrolės sistema ,kuri nepadeda likviduoti nuokrypų, kol jie dar netapo didele problema, ne reikalinga. Koregavimo prasmė visais atvejais yra ta, kad būtina išsiaiškinti nuokrypų nuo standarto priežastis ir grąžinti organizaciją vėl planuota linkme. Tačiau vadovas visada turi būti įsitikinęs, kad proceso koregavimas nesukels papildomų sunkumų, bet pataisys padėtį.(A. Seilius,1998,247p.).
Kuo anksčiau nukrypimai pastebėti, tuo didesnė tikimybė garantuoti veiksmingą veiklą. Nukrypimų gali atsirasti dėl įvairių priežasčių(B.Neverauskas, Rastinis,2000, 74p.):
• Planavimo trūkumų;
• Organizacijos problemų;
• Vadovavimo nesklandumų;
• Motyvavimo klaidų.
Sėkmingai dirbančios organizacijos koreguoja standartus orientuodamosi į aukštesnius reikalavimus. Būna ir taip, kad sudaryti planai yra per daug optimistiški, tuo atveju mažinami standarto reikalavimai.
Koregavimo veiksmai. Į šį etapą pereinama, jei vėl veiklos rezultatai nukrypsta nuo standartų ir analizė rodo, kad reikalinga pataisa. Koregavimo veiksmai gali apimti vienos ar kelių organizacijos operacijų arba pradžioje sukurtų standartų pataisas (Stoner, 1999).
3 paveiksle parodyti kontrolės proceso etapai, jis sudarytas pagal šaltinius: 1) Stoner, J., Freeman, E. & Gilbert, D., Ir. 1999, Vadyba.
Poligrafija ir informatika.
2) Bagdonas, E., Bagdonienė, L. 2000, Administravimo principai. Kaunas:
Technologija
.2 paveikslas
Kontrolės proceso etapai
Grįžtamasis ryšys
Kontrolės procesas vykdomas akivaizdžiai ne todėl, kad fiksuotumėm klaidas ar sukčiavimą, bet kad jų išvengtume. Vadovai tikisi, kad darbuotojai, žinodami, jog kontrolė veiksminga ir efektyvi, sąmoningai stengsis nedaryti klaidų. Kitą vertus, visa tai didina galimybę kontrolę maksimaliai priartinti prie realių darbo rezultatų.
Tačiau tokia kontrolė kartais negatyviai veikia dirbančiuosius. Tyrimai rodo, kad darbuotojai susikaupia ir kreipia dėmesį į tai, kas kontroliuojama arba išmatuojama, ir nekreipia dėmesio į tai ,kas nematuojama. Tai vadinama elgsena, orientuota į kontrolę. Todėl projektuojant kontrolės sistemą būtina į tai atkreipti dėmesį, nes darbuotojai stengsis gerai atrodyti, atliekant kontrolinius matavimus, bet neįgyvendins organizacijos tikslų(A. Seilius,1998,248 p.).
1.4 Efektyvi kontrolė
Neatskiriamas kontrolės elementas, kaip ir visose kitose valdymo stadijose, yra žmonės. Todėl, organizuojant kontrolę, būtina atkreipti į jų elgesį. Kontrolė sąlygoja žmonių elgesį, todėl, remiantis S. Stoškumi, D.
Beržinskiene („Vadyba“ 2005, 172p.) kontrolės procesą reikia daryti pabrėžtinai matomą, siekiant paveikti darbuotojus, ir juos nukreipti organizacijos tikslams siekti.
Keletą pasiūlymų, kaip galima teigiamai paveikti darbuotojus, siekiant efektyvių rezultatų, pateiksiu remiantis A. Seiliumi, S. Stoškumi,:
1. Abipusio bendravimo nustatymas. Jeigu pavaldiniui iškyla kokių nors problemų dėl kontrolės sistemos, tai jis turi turėti galimybę atvirai šį klausimą apsvarstyti, nebijodamas jokių pasekmių.
2. Perdėtai intensyvios kontrolės vengimas. Vadovybė turi neperkrauti savo pavaldinių daugybe kontrolės formų, nes tai atims visą dėmesį ir galutinis rezultatas bus betvarkė.Be to, vadovai neturi kontroliuoti darbo dažniau ir kruopščiau nei būtina. Tai erzina darbuotojus.
3. Griežtų, bet įvykdomų standartų nustatymas. Tikslus ir aiškus standartas motyvuoja jau tuo, kad darbuotojai tiksliai supranta, ko iš jų nori organizacija. Profesionalūs vadovai jaučia pavaldinių poreikių bei galimybių skirtumą ir nustato standartus, įvertindami tą skirtumą
4. Atsilyginimas už standarto įgyvendinimą. Jeigu organizacijos vadovas nori, kad darbuotojai būtų visiškai pasišventę organizacijos interesams, jis turi teisingai atlyginti už pasiektų standartų rezultatyvumą. Jeigu darbuotojai nejaučia, kad jiems bus atlyginta, tai jų darbo našumas gali sumažėti.
Kad kontrolė padėtų siekti organizacijos tikslų, ji turi turėti keletą svarbių savybių (A. Seilius,1998, 249p.):
Pirmiausia kontrolė turi turėti strateginį pobūdį.
Absoliuti kontrolė (apimanti ir tokias operacijas kaip smulkios išlaidos) neturi jokios prasmės, nes tai atitraukia pajėgas nuo svarbesnių tikslų.
Orientacija į rezultatus. Galutinis kontrolės tikslas- organizacijos uždavinių sprendimas. Būtina stebėti, kad kontrolės priemonės netaptų svarbesnės už organizacijos tikslus. Kontrolė bus efektyvi tik tada, kai organizacija faktiškai pasieks norimų tikslų ir sugebės suformuoti kitus tikslus, užtikrinančius jos išlikimą ateityje.
Veiklos atitikimas. Kontrolė turi atitikti kontroliuojamą veiklą ir objektyviai išmatuoti bei įvertintinai, kas svarbiausia. Netinkamas kontrolės mechanizmas gali maskuoti, bet ne rinkti kritiškai veiksmingą informaciją.
Kontrolės atlikimas laiku. Tai laiko intervalas tarp matavimų ir vertinimų, kurie adekvačiai atitinka kontroliuojamą reiškinį. Svarbu, kad nukrypimai būtų nustatomi laiku. Efektyvios kontrolės sistema yra ta, kad ji teikia reikiamą informaciją reikalingiems žmonėms dar iki krizės pradžios.
Kontrolės lankstumas. Kontrolė kaip ir planas, turi būti pakankamai lanksti ir taikytis prie vykstančių pasikeitimų.
Kontrolės paprastumas. Efektyviausia kontrolė- paprasta kontrolė. Jei kontrolės sistema labai sudėtinga, o sąveikaujantys darbuotojai jos nesupranta ir nepalaiko, tai tokia sistema stumia į betvarkę ir situacija tampa nekontroliuojama.
Kontrolės ekonomiškumas. Kontrolė reikalauja didelių pastangų ir išteklių. Bet kokios organizacijos išlaidos turi duoti pelną. Jei suma išlaidų, skirtų kontrolei, viršija jos teikiamą naudą, organizacijai geriau visai atsisakyti tokios kontrolės sistemos arba apsiriboti pigesne.
Kontrolė turi būti ekonomiškai pateisinama ir išlaidos jai turi būti kuo mažesnės.
1.5 Kontrolės apimtis
Svarstydami kontrolės apimtį valdymo specialistai paprastai remiasi V.
A. Graičiūno teorija. V. A. Graičiūno nuomone, viena svarbiausių laiko eikvojimo ir painiavos priežasčių atsiranda tada, kai vadovui tenka vadovauti per dideliam pavaldinių būriui. Žmogaus proto veikla efektyvi, kai žmogus vadovauja 3-10 asmenų (S. Stoškus, D. Beržinskienė, 2005,
173p.).
Sudarant žmonių grupę, kuriai bus vadovaujama, reikia prisiminti taisyklę: kuo mažesnis grupės narių atsakomybės laipsnis, tuo jų gali būti daugiau , ir atvirkščiai. Juo vadybininkas yra arčiau hierarchijos viršūnės, tuo grupė, kuriai teks vadovauti, turi būti mažesnė.
Pasak S. Stoškaus ir kitų autorių, susiduriama su problema, kai vadovas, norėdamas , kad didėtų jo prestižas ir įtaka organizacijoje, išplečia savo kontrolės zoną, prisiimdami savo atsakomybėn organizacijos skyrius bei padalinius, nekreipdami dėmesio į dėl to susidariusias anomalijas.
Antra problema, su kuria susiduriama, yra ta, kad , didėjant pavaldinių skaičiui, labai staigiai kyla ryšių skaičius, t.y. geometrine progresija. V. A. Graičiūno nuomone, optimalus darbuotojų skaičius grupėje yra 4-6, tačiau ryšių skaičius nenusako nei jų sudėtingumo, nei trukmės.
Šis V. A.Graičiūno pasiūlytas valdymo normos skaičiavimas buvo kritikuojamas. Neabejotinas V. A.Graičiūno indėlis į valdymo normos nustatymą yra trijų tipų ryšių išskyrimas. Vėliau savo darbus paskelbęs H.
Mintzbergas pavienius vertikalius ryšius įvardino kaip tiesioginį vadovavimą, o horizontalius- kaip derinimą.
3 paveiksle jie ir pateikti:
3 paveikslas
Darbuotojų ir galimų ryšių skaičius
|a) vertikalūs pavieniai ryšiai tarp |b) horizontalūs ryšiai tarp |
|pavaldinių ir vadovo |pavaldinių |
|c) vertikalūs grupiniai ryšiai, kai į vadovą |
|kreipiasi ne vienas, o keli pavaldiniai |
1.6 Reguliavimas- baigiamasis kontrolės etapas
Japoniška ir JAV vadybos praktika rodo didžiules galimybes išvengti visų su kontrole susijusių nesklandumų dažniau pavedant kontrolę patiems vykdytojams. Nieks geriau už vykdytoją nežino, kokie darbo momentai pavojingiausi. Jam laiko kontrolei reikės mažiau nei specialiam kontrolieriui. Kontrolės klausimas sprendžiamas ne technikos ir organizacijos, o žmogaus vertybių orientacijų lygiu. Kai žmogus yra socializavęsis organizacijoje, suvokęs jos tikslus kaip savo paties, gali pats patikimai kontroliuoti savo darbo procesą. Jei žmogus yra skatinamas darbo turiniu, produkto kokybę jis suvokia kaip natūralius kasdieninės veiklos atributus( S. Stoškus,2002, 181 p.).
Savikontrolė efektyvi tik pačiame žemiausiame hierarchijos lygyje, kur vyksta darbo objekto ir informacijos kitimo procesai.
Bet kokie surasti nukrypimai nuo numatytų sąlygų turi sukelti veiksmus, šalinančius tuos nukrypimus. Kai vykdytojas pats gali šalinti tuos veksmus, jį pakanka informuoti apie nukrypimą. O jei vykdytojas nieko negali padaryti turi įsikišti vadovas. Tada panaudojamas valdymo ciklo elementas- reguliavimas. Tai darbo proceso grąžinimas į numatytas vėžes perskirstant medžiagų, lėšų, darbo ir laiko išteklius (S. Butkus,
1996,124p.)
S.Butkus pateikė 4 reguliavimo būdus:
1. Formalizuotos reguliavimo procedūros;
2. Specialūs reguliavimo įgaliojimai tam tikriems pareigūnams;
3. Periodiniai pasitarimai;
4. Grupinio protinio darbo sesijos pagal reikalą.
2. Kontrolės taikymas „Kaišiadorių paukštyne“
„Kaišiadorių paukštynas“ pradėtas statyti šalia Kaišiadorių miesto dar
1972 metais, o 1975-aisiais užauginti pirmieji mėsiniai viščiukai-
broileriai. Šiandien AB „Kaišiadorių paukštynas“ – vienas didžiausių šalies paukštynų, gaminantis ir parduodantis 6800 tonų vištienos. Čia pluša 70
pamėgtam darbui pasišventusių kvalifikuotų specialistų ir 570 įvairaus profilio darbininkų. Vakarų Europos standartus atitinkantys perdirbimo įrengimai ir pažangiausios technologijos leidžia perdirbti 75% produkcijos ir Lietuvos gyventojams pateikti 90 pavadinimų kokybiškų vištienos gaminių, kurie yra nekaloringi, lengvai virškinami, turtingi baltymais.
„Kaišiadorių paukštynas“ yra vištienos dešrų ir dešrelių gamybos pradininkas Lietuvoje. Vienas pirmųjų šalies rinkai pateikęs ir atšaldytą (šviežią) vištieną, išsaugančią pačias vertingiausias savybes. Tokioje vištienoje išlieka visos mineralinės druskos, baltymai, vitaminai, tikras vištienos skonis ir aromatas. „Kaišiadorių paukštynas“ dėjo daug pastangų, kad atšaldyta vištiena pasiektų pirkėjo stalą, todėl šiandien jos parduodama per 50%.
Tam, kad paukštyno veikla būtų kuo efektyvesnė, kad darbuotojai laiku ir tinkamai atliktų jiems paskirtus darbus, kad produkcija pasiektų vartotoją tik aukščiausios kokybės ir dėl pan. aplinkybių, šioje organizacijoje yra vykdoma kontrolė.
Kontrolė yra svarbi ir reikalinga kiekvienoje organizacijoje, todėl šią funkciją vadovybė pradeda vykdyti, kai tik suformuluoja organizacijos tikslus ir uždavinius. Be kontrolės organizacijoje įsivyrautų chaosas.
Kontrolė šioje organizacijoje nėra griežtas vadovavimas ir kontroliavimas. Tai greičiau yra darbų priežiūra, veiklos atlikimo lygio vertinimas. O svarbiausias veiksnys, kad įmonėje yra naudojama kontrolė yra produktų kokybė. Kokybės kontrolės tikslas- pasiekti aukštą organizavimo ir vadovavimo efektyvumą, ji padeda įmonėms stebėti aplinkos pokyčius bei jų itaką gamybinei veiklai. Kaip teigia pats AB “Kaišiadorių paukštynas”
generalinis direktorius G. Šmulkštys :”Stiprios įmonės neturėtų užmiršti, kad bet kokios veiklos kokybės gerinimas yra privalomas procesas. Todėl įmonė turi nuolat ieškoti būdų, kaip patobulinti savo veiklą, kaip geriau patenkinti savo vartotojų poreikius”.
Organizacijoje numatomos trys kontrolės rūšys:
1. Parengiamoji kontrolė. Pirmiausia atidžiai žmonių dalykinės ir kitos profesinės žinios, įgūdžiai, būtini atliekant tam tikras pareigas. Nustatomi atitinkami reikalavimai, žinių patikrinimai ir kiti būdai. Atliekama parengiamoji materialinių resursų kontrolė, taip pat parengiami standartai, kurie nustato gaunamų vištų kokybės reikalavimus. Rūpinamasi, kad vištų tiekėjai užtikrintų deramą kokybę.
2. Einamoji kontrolė. Ji atliekama tiesiogiai vykstant darbams.
Tai reguliari pavaldinių darbo kontrolė, aptariant iškilusius klausimus ir pasiūlymus darbui pagerinti. Ji padeda išvengti atotrūkio nuo planų ir instrukcijų, kad smulkios nuokrypos vėliau netaptų problemomis. Kontroliuojama matuojant faktiško darbo rezultatus. Čia valdymo aparatas turi grįžtamąjį ryšį.
Viršininkas praneša pavaldiniams, kad jei jų darbas nepatenkinamas, jei jis pastebi, kad jie klysta.Ši sistema padeda vadovybei išsiaiškinti daugybę nenumatytų keblumų ir pakoreguoti žmonių elgseną taip, kad organizacija dirbtų efektyviai.
3. Baigiamoji kontrolė. Čia grįžtamasis ryšys panaudojamas tada, kai darbas atliktas. Rezultatai palyginami su reikalavimais.
Vadovybė turi galimybę geriau įvertinti, ar planai bus realūs.
Ši procedūra padeda gauti informaciją apie iškilusius sunkumus, ir padeda sukurti naujus planus, leidžiančius išvengti ankstesnių klaidų.
Kokybė yra bendrovės gyvavimo rodiklis. Vienas iš įmonės gerovės veiksnių – nuolatinis sugebėjimas tenkinti klientų poreikius, tiekiant kokybiškus ir specialius reikalavimus atitinkančius gaminius.
Organizacijoje didelis dėmesys skiriamas įgyjamų žaliavų, pagalbinių medžiagų, atliktų darbų, gaminamos ir parduodamos produkcijos ir jos pristatymo klientui kokybei. Veiklos rezultatas orientuotas į svarbiausią tikslą kokybės srityje-patenkinti klientų reikmes ir lūkesčius. Kokybė –
tai ir geras produktas ir savalaikis produkcijos pristatymas, priežiūra bei technologinė parama, lankstumas ir profesionalus aptarnavimas.
Pagrindinis reikalavimas organizacijos gaminiams yra jų kokybės garantija. Dėl to kokybės kontrolės sistemai skiriamas didžiulis dėmesys ir į ją be kokybės, gamybos vadovų, meistrų inžinerijos- technikos darbuotojų, yra įtraukti ir darbininkai bei kiti darbuotojai.
Produkto gamybos procesas kontroliuojamas kiekviename produkto gamybos etape ir prasideda nuo žaliavų, patikimų atestuotų tiekėjų pasirinkimo, medžiagų, tenkinančių mūsų poreikius, užpirkimo. Visa tai, bei moderni ir tiksli įranga leidžia garantuoti stabilų procesą, jį valdyti bei vykdyti monitoringą.
Aukštos klasės įranga ir žaliavos, gera darbuotojų kvalifikacija, technologinių parametrų kontrolė ir valdymas įgalina pasiekti aukščiausią kokybę optimaliomis sąnaudomis. Proceso parametrų valdymas, pastovi kokybės kontrolė, koregavimo ir prevencinių veiksmų priėmimas leidžia iki minimumo sumažinti neatitikčių galimybę.
Išskirtinis dėmesys įmonėje skiriamas rinkai teikiamų mėsos produktų kokybei ir vartojimo saugumo užtikrinimui. Nežymūs nuokrypiai gamybos proceso metu gali turėti įtakos produkto gamybai. Veiksniai, galintys įtakoti produkto kokybę, valdomi geros gamybos praktikos pagrindu parengtomis Privalomomis programomis:
1. Aplinkos, pastatų ir patalpų priežiuros;
2. Vandens ir nuotekų šalinimo;
3. Žaliavų, medžiagų ir produktų priežiūros;
4. Personalo higienos;
5. Sanitarijos;
6. Produkto atsekamumo ir išėmimo iš rinkos;
7. Įrangos priežiūros.
Įdiegtos RVASVT sistemos pagrindu vykdoma svarbių valdymo taškų, galinčių turėti lemiamą reikšmę produkto saugai, nuolatinė kontrolė. Naujausia šaldymo įranga užtikrina žaliavų ir produktų greitą užšaldymą ir reikiamos temperatūros palaikymą saugojimo ir gamybos proceso metu.
Veikiančios savikontrolės sistemos dėka valdomas kiekvienas technologinio proceso žingsnis, todėl įmonė užtikrina stabilios kokybės ir saugių vartoti mėsos produktų tiekimą vartotojui.
Įmonės veiklos rezultatai žymia dalimi priklauso nuo įmonės užsibrėžtų tikslų realumo, nuo ją veikiančių aplinkos veiksnių kitimo, nuo teisingų strateginio bei taktinio valdymo sprendimų ir be abejo, kontrolės.
Eilinių darbuotojų, kurie yra susiję su produkto gamyba, veiklą tikrina skyriaus vadovai, kurie yra taip pat kartas nuo karto tikrinami generalinio direktoriaus.
Kontrolė sąlygoja žmonių elgesį, todėl kontrolės procesas pabrėžtinai matomas, siekiant paveikti darbuotojus ir nukreipti organizacijos tikslams siekti. Kalbant apie Produkcijos pardavimo padalinį, šio skyriaus viršininkas yra atsakingas už esamos būklės patikrinimą ir padėties pataisymą esant reikalui. Jis prižiūri ne tik technologus, kurie savo ruožtu prižiūri gamybos meistrus, bet ir sandėlių darbuotojus.
Svarbiausias asmuo kontrolės klausimu yra kokybės koordinatorius, kuris yra pavaldus generaliniam direktoriui. Kokybės koordinatorius stebi visus įmonės sektorius bei cechus. Kiekvieno skyriaus viršininkas yra pavaldus jam, ir apie esamą būklę informuoja tiesiogiai.
Vidurinės grandies vadybininkui pagrindinė motyvacija ta, jog nuo to, kaip darbą atliks jo pavaldiniai priklausys vadybininko atlygis. Aukštesnio rango vadybininkai neskiria dėmesio konkretiems žmonėms, jie rūpinasi kelių filialų veikla.
Taip pat pavaldinys turi galimybę atvirai apsvarstyti iškilusius sunkumus dėl kontrolės problemos. Tikimasi, kad taip jis geriau supras kontrolės tikslą. Organizacijoje kontrolė nėra perdėtai intensyvi. Yra nuspręsta, ką kontroliuot daugiau, ką mažiau, kad per dažna kontrolė neerzintų ir netrukdytų dirbti. Yra nustatyti kontrolės standartai griežti, bet kokybiški, todėl darbuotojai jų neignoruoja. Pagal laukimo teoriją yra stiprus ryšys tarp rezultatyvumo ir atlyginimo. Darbuotojai žino, kad už rezultatyvumą jiems bus atlyginta, jie stengiasi ir jų darbo našumas visada išlieka didelis.
Kontrolė šioje organizacijoje yra vykdoma pastoviai. Nors daugelis darbuotojų dirba prie įrenginių ir nukrypimų nuo numatytų planų pasitaiko mažai, tačiau už kontrolę atsakingi asmenys labai nuosekliai ir atidžiai nagrinėja darbo procesą, kad laiku būtų galima pastebėti neatitikimus ir ištaisyti padėtį, kol dar ne kokybiškas produktas nepasiekė vartotojo.
Patys darbuotojai taip vadinamą “kontrolę” yra linkę įvardinti kaip priežiūrą, todėl bendradarbiavimas kokybės koordinatorių ir eilinių darbuotojų yra geranoriškas, darbuotojai nesijaučia stipriai kontroliuojami jų veikla nėra trikdoma.
Organizacijos įstatuose yra numatytos bendros tvarkos taisyklės, kurių privalo laikytis visi įmonėje dirbantys darbuotojai.
Kiekvienas įmonės darbuotojas privalo jam nustatytu laiku būti savo darbo vietoje. Darbo vietoje jam draudžiama svaigintis alkoholiu ar kitomis psichotropinėmis medžiagomis.
Įmonėje pasitaiko ne mažas vagysčių skaičius, kurias padaro joje dirbantys ne nuolatiniai darbuotojai, tad vadovybė ieško būdų kaip sumažinti jų skaičių. Vienas iš būdų ir yra kontrolė. Šiai problemai spręsti kontrolė sustiprinta labiau nei kur kitur. Naujausia priemone tapo vaizdo kameros, paukštyno veikla prižiūrima ištisą para. Ši kontrolės priemonė pasiteisino, ir jau per pastarąjį pusmetį vagysčių skaičius ženkliai sumažėjo.
Ypatingas dėmesys yra skiriamas kontrolei tuomet, kai yra vykdomas labai svarbus užsakymas, tada per darbo dieną stengiamasi stebėti atitinkamai kiekvieną darbuotoją susijusį su produkto gamybą, duoti kuo detalesnius nurodymus, neapsieinama ir be smulkaus darbų pataisymo.
Taipogi kartą per metus yra vykdoma kontrolės komisijos apžiūra. Ji smulkai ir detaliai tikrina darbus, jau padarytų darbų rezultatus.
Maisto ir mėsos gamybą reguliuoja Valstybinės maisto ir veterinarijos tarnybos patvirtinti normatyviniai įstatymai, Konkurencijos įstatymai bei kiti normatyviniai dokumentai, kurie įtakoja įmonės veiklą.
Kontroliuojant darbus, stebimos veiklos kiekybės, kokybės, laiko ir vertės charakteristikos. Kiekybės charakteristikos vertinamos natūriniais vienetais arba svorio, ilgio matais. Kokybės vertinimas vyksta pagal visą rodiklių sistemą:
Paskirties rodiklis rodo produkto technines galimybes atlikti funkciją, kuriai buvo sukurtas.
Technologijos rodiklis rodo ar produktas tinka gaminti, ar nėra jį labai sunku pagamint.
Tvarumo rodiklis rodo produkto galimybes išlaikyti svarbiausius savo bruožus laikant, tai priklauso nuo specialaus apdorojimo ir įpakavimo.
Estetinis rodiklis rodo produkto galimybę tenkinti žmogaus grožio poreikį, į šį rodiklį atkreipiamas ypatingas dėmesys, į produkto išvaizdą taip pat į skonio rodiklį.
Faktinei būklei lyginti su nustatytomis naudojami šie būdai:
Matavimo- faktinis produktas lyginamas su nustatytu etalonu ir gaunama kiekybinė matuojamo produkto charakteristika.
Registravimo- registruojami tam tikri įvykiai ir, apibendrinus registravimo duomenis, nustatomos kontrolei reikalingos stebimo proceso charakteristikos.
Skaičiavimo- kontrolei reikalinga informacija gaunama atlikus specialius apskaičiavimus, panaudojant ir matavimo ir registravimo būdais gautus duomenis.
Orgonoleptinis- kontrolei naudojama žmogaus jutimų pateiktos informacijos analizė. Šis būdas daugiausiai taikomas estetiniams produkto kokybės rodikliams nustatyti.
Kontrolė šioje organizacijoje remiasi rodiklių sistema, todėl siekiama, kad gaminamas produktas atitiktų numatytus standartus, numatytus rodiklius. Galutinis produktas yra lyginamas su numatytais rodikliais ir tik tuomet, jei jis atitinka visus reikalavimus, pateikiamas vartotojui.
„Kaišiadorių paukštynas“ tapo lyderiu Lietuvoje. Trijų geltonsnapių viščiukų ženklas šiandien puošia 40 „Kaišiadorių paukštyno“ firmines parduotuves, kur parduodama 40% įmonėje gaminamų aukščiausios rūšies vištienos gaminių ir maistinių kiaušinių, o ten dirbančių pardavėjų devizas
– gera nuotaika, šviežias produktas, gausus asortimentas ir kultūringas aptarnavimas.
Išvados
Šiame kursiniame darbe analizavau kontrolės funkcijos esmę ir susipažinusi su eilės autorių darbais (nurodyta literatūros sąraše) priėjau tokių išvadų:
1.Kontrolė yra reikšminga ir sudėtinga vadybos funkciją.
Reikšmingiausia kontrolės savybė- visa aprėpianti. Apibendrinant kontrolės funkciją galima padaryti išvadą, jog kontrolė yra be galo svarbus elementas, apimantis planavimo, organizavimo bei vadovavimo funkcijas. Be kontrolės negalima jokia veikla, nes ji palaiko organizacijos judėjimą reikiama kryptimi ir bet kuriuo momentu patikrina, kaip jos veikla atitinka normas, kaip ji tikslingai nukreipta siekti tikslų. Kontrolė apima buvusią, esamą ir būsimą organizacijos veiklas. Kontrolė yra reikalinga tam, kad viskas būtų daroma pagal planus, instrukcijas ir įsakymus. Jos tikslas silpnąsias vietas ir pastebėti klaidas, norint jas ištaisyti ir vėliau nekartoti.
2. Kontrolės sistema – tai daugiažingsnė procedūra, naudojama įvairiems kontrolės veiklų tipams. Vadovai, kurdami kontrolės sistemas, kurios priimtinos organizacijoms nariams ir turi tikslų, ekonominį grįžtamąjį ryšį, veikiantį nustatyto laiko ribose, susiduria su daugeliu problemų. Dauguma to problemų galėtų būti priskiriamos sprendimams, ką reikia kontroliuoti ir kaip dažnai reikia vertinti. Bandymas kontroliuoti per griežtai ir per daug operacijų elementų, darbuotojus gali smukdyti moraliai, kelti jiems nerimą, varyti vadovus į neviltį bei gaišinti brangų laiką, švaistyti pinigus ir energiją.
3. Pagrindinis proceso tikslas yra pasiekti, kad organizacija funkcionuotų pagal planą. Kai rezultatų palyginimas rodo, jog tikslas bus pasiektas, geriau nieko nedaryti. Bet nereikia tikėtis , ka ir ateityje bus viskas gerai. Dėl to nustačius, kad pagal planą viskas vyksta, kontrolės ciklą būtina kartoti. Įvertinant tai, jog organizacija funkcionuoja neapibrėžtumo sąlygomis, galimi nukrypimai nuo numatyto plano. Svarbu, kad vadovas laiku sužinotų apie esamus nukrypimus. Jei jis nesugebės išsiaiškinti nukrypimų ir jų ištaisyti, tai organizacija tikslo gali ir nepasiekti.
4. Norint, kad kontrolė būtų efektyvi, reikia atkreipti dėmesį į organizacijoj dirbančius žmones, nustatyti abipusį bendravimą, griežtus bet tvirtus standartus, vengti stiprios kontrolės, atitinkamai atlygint už idėjos įgyvendinimą. Taip pat kontrolė turi atitikti veiklą, būt lanksti, atliekama savu laiku, orientuota į rezultatus, o taip pat ekonomiška.
Mano manymu visos kontrolės rūšys, vykdomos organizacijose yra reikalingos ir svarbios, norint užtikrinti ne tik maksimalų organizacijos pelną, bet ir patenkinant vartotojų poreikius.Reikia nepamiršti, kad nuo jos iš dalies priklauso produkto ar paslaugos, kurią teikia organizacija, kokybė, todėl darbų eigoje labai svarbu aptikti nukrypimus ir juos laiku ištaisyti. Štai tokia kontrolė taps efektyvi ir darbuotojai į ją žiūrės kaip į svarbų ir reikalingą veiksnį.
Literatūra
1. Seilius A. Organizacijų tobulinimo vadyba. Klaipėda, 1998.
2. Stoškus S. Bendrieji vadybos aspektai. Šiaulių universiteto leidykla, 2002.
3. Neverauskas B. Vadybos pagrindai/ B. Neverauskas, J. Rastenis.
Kaunas, 2000.
4. Stoškus S. Vadyba/ S. Stoškus, D. Beržinskienė. Kaunas, 2005.
5. Navickas V. Valdymo kontrolė tarptautinėse firmose. Kaunas, 2001.
6. Butkus S.F. Organizacijos ir vadyba. Vilnius, 1996.
7. Jucevičius R. Strateginis organizacijų vystymas. Pasaulio lietuvių kultūros, mokslo ir švietimo centras,1998.
8. Stoner A.F. J. Vadyba/ J.A.F. Stoner, R.E. Freeman, D.R.
Gilbert,Jr. Poligrafija ir informatika, 1999.
9. Bagdonas E. Administravimo principai/ E. Bagdonas, L. Bagdonienė.
Kaunas, 2000.
10. Bučiūnienė I. Personalo motyvavimas. Kaunas,1996.
11. http://news.mireba.lt
12. http://spbu.ru/
13. http://lt.wikipedia.org/wiki/
14. http://www.paukstiena.lt.
Einamoji kontrolė
Laikas
Baigiamoji kontrolė
Parengiamoji kontrolė
Standartų pakeitimas
Nukrypimų ištaisymas
Status quo išlaikymas
2. Veiklos įvertinimas
3.Veiklos ir standartų palyginimas
4. Koregavimo veiksmai
1. Standartų ir metodų nustatymas
V
A
B
C
V
A
B
C
C
B
A
V