Kontrolės funkcijos esmė ir taikymas organizacijoje

TURINYS

įvadas 3

1. kontrolės funkcijos esmė 4

1.1 Kontrolės esmė ir turinys 4

2. Kontrolės sistema įmonėje 9

3. Kontrolės procesas 11

4. Efektyvi kontrolė 14

5. Kontrolės apimtis 16

6. Reguliavimas- baigiamasis kontrolės etapas 17

2. Kontrolės taikymas „Kaišiadorių paukštyne“ 18

IŠVADOS 23

LITERATŪRA 24

įvadas

Vadyboje kontrolė yra pagrindinis vadybos elementas ir labai svarbi
valdymo funkcija, gyvybiškai svarbi organizacijai ir skirta organizacijos
tikslams pasiekti.

Planai ne visada vykdomi taip, kaip numatyta. Ne visada žmonės
teisingai priima jiems deleguotas teises ir pareigas. Ne visada vadovams
pavyksta teisingai motyvuoti žmones, kad būtų efektyviausiai įgyvendinti
tikslai. Keičiasi išorinė aplinka, ir organizacija turi prie jos pritapti.
Todėl organizacijos vadovybei ppavyksta pasiekti numatytus tikslus tik
kontroliuojant.

Viena iš priežasčių, kodėl reikalinga kontrolė, yra ta, kad geriausi
planai gali būti iškraipomi. Kontrolė padeda vadovams stebėti aplinkos
pokyčius bei jų įtaką organizacijos pažangai. Kontrolė atliekama pagal tam
tikras taisykles, užduotis ir standartus, siekiant norimų rezultatų.
Kontrolės aktas yra ne kas kita, kaip ,žmogaus veiksmų vertinimas, pagal
nustatytus reikalavimus. Kuo tiksliau bus formuluojami šie reikalavimai,
tuo griežtesnė ir visapusiškesnė gali būti kontrole.( V. Navickas,2001)

Organizacijos taiko kontrolės procedūras, kad užtikrintų patenkinamą
pažangą, siekdamos tikslų, ir efektyviai naudotų savo išteklius.

Darbo aktualumas- šiame darbe pateikta kkontrolės analizė padeda
suvokti šiuolaikinių organizacijų kontrolės proceso sudėtingumą ir
vientisumą bei įrodo jos svarbą organizacijos veikloje. Organizacijos
tikslai, planai lemia organizacijos veiklos kryptį, kontrolė yra
neatsiejamas organizacijos esmės elementas.

Darbo tikslas paanalizuoti, kas tai yra kontrolė, kokia jos esmė ir
pritaikyti ją organizacijoje.

Uždaviniai:

1. Remiantis skirtingais autoriais pa

ateikti kontrolės funkcijos esmę,

aprašyt kontrolės lygius;

2. Apibūdinti kontrolės sistemą įmonėje;

3. Išdėstyti kontrolės procesą ir jo etapus;

4. Aprašyti efektyvios kontrolės savybes, jos apimtį bei reguliavimą.

Darbą sudaro dvi dalys: teorinė ir praktinė. Teorinėje dalyje
nagrinėju kontrolės funkcijos esmę, joje pateikti 3 paveikslai, kuriuose
parodytas kontrolės rūšių savitarpio ryšys (Meskon ir kiti), kontrolės
proceso etapai, sudarytas pagal šaltinius (Stoner, J., Freeman, E. & Gibert
D.ir kiti ),taip pat darbuotojų ir galimų ryšių skaičius pagal S. Stoškų.
Praktinėje dalyje aprašau, kaip kontrolė taikoma pasirinktoje
organizacijoje “Kaišiadorių paukštynas”.

1. KONTROLĖS FUNKCIJOS ESMĖ

1. Kontrolės esmė ir turinys

Kontrolė yra funkcija natūraliai lydinti bet kurią žmonių veiklą. Ji
atliekama pagal tam tikras taisykles, užduotis ar standartus, siekiant
norimų rezultatų. Todėl kontrolė padeda nustatyti veiksmų teisingumą.
Kontrolės aktas yra ne kas kita, kaip žmogaus (arba jo bet kurio kito
kontrolės objekto) veiksmų vertinimas (teigiamai arba neigiamai) paagal
nustatytus bendrus reikalavimus ar taisykles. Vadinasi, kuo tiksliau bus
formuojami šie reikalavimai ar taisyklės, tuo griežtesnė arba
visapusiškesnė gali būti kontrolė (Navickas, 2001m. 74psl.).

Kontrolė galima tik esant iš anksto nustatytoms, reglamentuotoms ir
oficialiai patvirtintoms taisyklėms, bendriesiems reikalavimams, normoms,
kurių būtina nenukrypstamai ir besąlygiškai laikytis. Kontrolės įvairovei
įtakos turi ir pačių kontrolės subjektų statuso ypatumai. Todėl visiškai
natūralu, kad daugelio sričių mokslininkai- filosofai, ekonomistai
,teisininkai ir kiti – bando apibūdinti kontrolę, paaiškinti jos esmę ir
pateikti atitinkamą jos sampratą. Žodis „kontrolė“ yra kilęs iš prancūzų
kalbos žodžio „controle“ ir reiškia kaip ko

o nors patikrinimą, priežiūrą.

Nusistovėjusio ir vienodo apibrėžimo nėra, jų yra keletas, kiekvienas
skirtingas. Labai aiškiai ir suprantamai apie tai kas yra kontrolė savo
knygoje “Organizacijų tobulinimo vadyba” yra išdėstęs A. Seilius:

Žodis “kontrolė”, kaip ir “valdžia”, paprastai kelia neigiamas
emocijas. Daugeliui žmonių tai reiškia apribojimą, prievartą,
savarankiškumo stoką ir panašiai. Tačiau kontrolė- tai organizacijos tikslų
siekimo proceso užtikrinimas”.

Jis taipogi teigia, kad “kontrolė- tai procesas, kuriuo vadovybė
nustato, ar teisingi jos sprendimai, ar nereikia jų koreguoti”. Kiek
kitokią nuomonę išdėsto A. Neverauskienė (“Kokybės vadyba. Mokymo
priemonė”,12-18p.) Ji teigia, kad: “Kontrolė yra stipriausias valdymo
elementas – tuo siekiama: fiksuoti nukrypimus bei suteikti pagalbą
darbuotojui”. Dar kitokį apibrėžimą pateikia F. Saulius Butkus
(“Organizacijos ir vadyba”, 120-126p.). Jo nuomone, kontrolė- darbų eigos
arba jų rezultatų lyginimas su numatytaisiais.

Dažniausiai kontrolė interpretuojama kaip priimtų sprendimų arba
pareigų, valstybės ar firmos nustatytų atitinkamiems subjektams visuma.
Kontrolė realizuoja tam tikrus socialinius tikslus ir uždavinius.

Kontrolė objektyviai išplaukia iš visuomenės ir valstybinės veiklos
esmės, nes praktiškai neįmanoma užtikrint šios veiklos kryptingumo be
sprendimų vykdymo kontrolės, klaidų, pasitaikančių nukrypimų ir trūkumų
išsiaiškinimo ir jų šalinimo, be tos veiklos atitinkamo
koregavimo.(Navickas,2001m.)

Pagal S. Stoškų (Stoškus, 2002 m. 174psl.)kontrolė yra vadovo
veiksmas, kuriam pavaldiniai labiausiai priešinasi. Ją pavaldiniai dažnai
laiko nepasitikėjimo , net persekiojimo apraiška.

Tačiau iš visų šių pateiktų nuomonių galima tikrai teigti, kad
kontrolė yra labai svarbi valdymo funkcija. Todėl šią funkciją vadovybė
pradeda vykdyti, kai tik suformuluoja organizacijos ti

ikslus ir uždavinius.

Įvardykime pagrindines vadybos funkcijas, kad geriau suvoktume
kontrolės esmę ir būtinumą bendroje vadybos funkcijų sistemoje. Taigi
pagrindiniai vadybos darbai:

• numatytų sprendimų įgyvendinimo suplanavimas;

• žmonių ir daiktų sistemos suorganizavimas, kad būtų atlikti

numatyti darbai;

• suskatinimo sistemos sukūrimas, kuri sąlygotų geranorišką

darbuotojų nusiteikimą atliekant jiems pavestus uždavinius.

Po to prasideda intensyvi vykdytojų veikla. Vadovui būtina pastovi
informacija, ar viskas daroma taip, kaip numatyta. Čia turi pasireikšti
vadybos ciklo elementas- kontrolė. Tai darbų eigos arba jų rezultatų
palyginimas su numatytaisiais. Kad realiai vyktų palyginimas, turime turėti
minimaliai du dydžius:

1. Normos konkrečių rodiklių pavidalo, tikslai, uždaviniai kurių

siekiame;

2. Darbo rezultatas, kurį gavome dirbdami.

Kad kontrolė būtų veiksminga, suprantamai abiems pusėms (vadovams ir
vykdytojams) priimtina, reikia, kad rodikliai, pagal kuriuos vertinsime
atliktą darbą, būtų:

1. tikslūs ir aiškūs;

2. apčiuopiami ir lengvai įvertinami;

3. realūs, pasiekiami.

Gautiems darbo rezultatams lyginti su nustatytomis normomis vartojami
šie būdai (S.Stoškus „Vadyba“ 2005 m.):

• Matavimo. Faktiškas reiškinys lyginamas su nustatytu etalonu. Šiuo

būdu dažniausiai nustatomos produkto kiekybės ir kokybės

charakteristikos.

• Registravimo. Registruojami tam tikri įvykiai ir nustatomos

kontrolei reikalingos proceso charakteristikos. Šis būdas

daugiausiai naudojamas vertės kontrolei bei statistinei produkcijos

kokybės kontrolei.

• Skaičiavimo. Kontrolei reikalinga informacija gaunama atlikus

specialius apskaičiavimus, pasitelkus ir matavimo , ir registravimo

būdais gautus duomenis. Šiuo būdu daugiausiai naudojamasi vertės

kontrolei. Kartais techniškai sudėtingų produktų kokybės kontrolei.

• Organoleptinis. Kontrolei naudojama žmogaus jutimų pateiktos

informacijos analizė. Šis būdas daugiausiai taikomas estetiniams

produkto kokybės rodikliams nustatyti. Tai galėtų būti maisto

produktų, alkoholinių gėrimų, parfumerijos degustacija.

• Apklausų. Reikiama informacija gaunama ap
pklausiant su rūpimu

procesu susijusius žmones (vartotojus- apie produkto kokybę,

darbuotojus- apie darbų eigą, išteklių naudojimą ir t.t.).

• Ekspertizės. Faktiška būklė su nustatytąja lyginama grupės

kvalifikuotų tam tikros srities specialistų. Šis būdas labiausiai

tinka, kai produkto kokybė yra apibrėžta nepakankamai

apčiuopiamais, sunkiai įvertinamais rodikliais.

B. Neverauskas ir J. Rastenis („Vadybos pagrindai“) kontrolę apibūdina
kaip labai reikšmingą ir sudėtingą vadybos funkciją. Reikšmingiausia
kontrolės savybių- visa aprėpianti. Kiekvienas vadovas, nepaisant jo rango,
privalo kontroliuoti, nes tai įeina į jo pareigas net tada, kai jam to
nieks specialiai nepavedė. Kontrolė yra pagrindinis vadybos elementas: ji
lydi planavimą ir organizavimą.

Kontrolės tikslas pastebėti klaidas ir silpnas vietas norint jas
ištaisyti ir vėliau nekartoti. Kontroliuoti reikia viską: darbuotojų veiklą
ir veiksmus, medžiagas ir įrengimus. Jei organizacijoje nebūtų kontrolės,
įsivyrautų chaosas ir apjungti visų jos dalyvių veiklą nebūtų įmanoma.

Kontrolės funkcija- tai tokia valdymo charakteristika, kuri sudaro
galimybę problemai išaiškinti ir koreguoti organizacinę veiklą, kol dar ta
problema nepavirto krize (A. Seilius,1998, 242p.).

Kontrolės funkciją sudaro ( Makštutis, 1999, 176):

• stebėjimų sistema;

• tikrinimas, kaip reali veikla atitinka suprojektuotą sistemą;

• veiklos proceso plėtojimas pagal numatytus kriterijus visose

kompleksinės valdymo ir savivaldos sistemos grandyse.

Vykdant kontrolės funkciją stebimos tokios darbų
charakteristikos(Stoškus, Beržinskienė, 2005m. 170p.):

• kiekybinės ir kokybinės;

• laiko;

• vertės.

Laiko charakteristikų kontrolė. Šiuo atveju stebima kokio nors proceso
trukmė, aktualaus įvykio momentas. Normos čia nustatomos laiko vienetais
arba atskiromis kalendorinėmis datomis.

Veiklos vertės charakteristikų kontrolė. Svarbiausias rodiklis yra
piniginis vienetas. Ekonomikos mokslas yra parengęs plačią vertinės
organizacijos veiklos vertinimo rodiklių įvairovę. Visa tai nagrinėja
specialiosios ekonomikos disciplinos.

Kiekybinių charakteristikų kontrolė. Vertinimas atliekamas natūriniais
vienetais arba svorio, ilgio. Tūrio, tankio ir kitais matais

Labai aktualios šiandien Lietuvoje yra kokybės vertinimo problemos.
Kuo greitesnis atotrūkio kokybės srityje pašalinimas tarp vakarietiškų ir
lietuviškų prekių garantuos Lietuvai spartesnę integraciją į užsienio
rinkas.

Kalbant apie kontrolę, yra išskiriamas ne mažas skaičius tokių dar
kontrolės rūšių kaip pvz.: eigos kontrolė, matavimo kontrolė, produkcijos
gamybos kontrolė ir kt. viena iš jų yra kokybės kontrolė, kurią norėčiau
apžvelgti plačiau.

Pradėjus analizuoti kokybės kontrolę, aš aptikau gana skirtingų ir
įvairių nuomonių.

Remiantis 2001 m. įvykusios ekonomikos ir vadybos tarptautinės
konferencijos („Kokybės ir produktyvumo vadyba”- Tarptautinės konferencijos
pranešimų medžiaga.(32-39psl). pranešimų medžiaga, galima padaryti išvadą,
kad tinkamai įdiegus ir pritaikius kokybės kontrolės sistemą, ilgainiui
sumažėja kaštai ir pasiekiama nuolat auganti pelno norma, o tai, kaip yra
žinoma, yra dar vienas svarbus organizacijos tikslas. Todėl kokybės
kontrolės teikiama nauda yra ne tik vartotojui (suprantame kaip
netiesioginę naudą), bet ir pačiai organizacijai. Kiek kitokį kokybės
kontrolės apibūdinimą pateikia Casimir C. Barczyk („Visuotinės kokybės
vadyba”., 1999, 19-25psl; 107-109psl.) ir A. Neverauskienė.

Barczyk teigimu: “Kokybės kontrolė- tai struktūros, standartų, metodų,
priemonių, susijusių su projektais, gaminiais ar paslaugomis nustatymas”.
Priešingą nuomonė buvo pareikšta I. Bučiūnienės ir P. Tiknevičius , kurie
teigia, jog kalbant apie kokybės kontrolę, jos nereikėtų sieti su jokiais
techniniais reikalavimais, priemonių nustatymais ir pan., kaip tai buvo
teigiama Casimir C. Barczyk knygoje “Visuotinė kokybės vadyba”. Jų nuomone:
“Reikia suprasti, jog daugelis prekių yra paklausios pirkėjų tarpe ir
techninių kokybės normų laikymasis jau seniai tapo natūraliu.

Mano nuomone puikus požiūris šiuo klausimu yra išreikštas jau anksčiau
minėtų autorių P. Tinkevičiaus ir L. Bučiūnienės. Jie teigia, jog apie
kokybę dar sakoma:“kokybė yra nepastebima, kai gera, ir negali būti
nepastebėta, kai bloga!“

Aptarus šias pagrindines sąvokas bei nuomonių įvairovę klasimu kas yra
kokybės kontrolė?, būtina išnagrinėti jos tikslus, funkcijas, elementus,
bei metodus.

Kaip teigia R. Stanickas (“Konkurencingo produkto kūrimas“,27p.) “
Bendrovėse plačioji kokybės kontrolė, suprantama kaip vadyba, programa
apėmusi tokius principinius elementus: naują kokybės, orientuotos į
vartotojų poreikius, supratimą; visų organizacijos funkcinių padalinių ir
visų lygių darbuotojų dalyvavimą kokybės veikloje”.

Pasak K. Lukoševičiaus ( “Mažųjų ir vidutinių įmonių vadyba” 74p.)
kokybės kontrolės tikslas- pasiekti aukštą organizavimo ir vadovavimo
efektyvumą, ji padeda įmonėms stebėti aplinkos pokyčius bei jų itaką
gamybinei veiklai. Tačiau jis nė žodžiu neužsimena apie orientaciją į
vartotoją, kas buvo paminėta S. Stoškaus knygoje.

Mano manymu, pagrindinis kokybės kontrolės tikslas- reguliuoti
organizacijos veiklą taip, kad ji dirbtų kuo efektyviau , kad būtų
laikomasi numatytų planų, nepamirštant ir organizacijos pelno. Be abejonės,
kontrolei skiriamos lėšos turi būti mažesnės negu, kad yra gaunamas pelnas.

Kokybei vertinti yra naudojama ištisa rodiklių sistema (S.Soškus,2002,
176p.):

• Paskirties rodikliai. Jie parodo produkto technines galimybes atlikti

funkciją, kuriai buvo sukurtas. Varikliui- galingumas, maisto

produktui- kaloringumas.

• Technologiniai rodikliai. Rodo, ar produktas iš viso tinka gaminti

(negali būti laikomas tinkamu net ir geriausias produktas, kurį labai

sunku pagaminti).

• Tvarumo rodikliai. Rodo produkto galimybes išlaikyti svarbiausius savo

bruožus laikant maisto produktus. Jie labai priklauso nuo specialaus

apdorojimo, įpakavimo.

• Tinkamumo remontuoti rodikliai. Rodo produkto tinkamumą ilgam

naudojimui, nuolat atkuriant pablogėjusiais jo charakteristikas. Tai

remonto darbų per visą produkto naudojimo laiką vertės santykis su

naujo produkto kaina.

• Ilgaamžiškumo rodikliai. Rodo produkto tarnavimo trukmę, dažniausiai

reiškiami laiko vienetais. Gali būti ir kitais vienetais.

• Ergonominiai rodikliai. Rodo produkto pritaikymo žmogaus darbui lygį.

• Standartizavimo ir unifikavimo rodikliai. Rodo unifikuotų ir

standartizuotų gaminio dalių lyginamąjį svorį.

• Estetiniai rodikliai. Rodo produkto galimybę tenkinti žmogaus grožio

poreikį.

• Transportabilumo rodikliai. Rodo produkto pritaikymą transportuoti.

• Teisiniai rodikliai. Rodo naujų teisinių sprendimų, taikomų konkrečiam

produktui, svarbą. Galimybę patentuoti produktą užsienyje ir galimybę

analizuoti produktą Lietuvoje bei užsienyje.

• Patikimumo rodikliai. Rodo produkto galimybę atlikti savo projektines

funkcijas be sutrikimų.

Suprantama, kad kontrolė užtikrina firmos tikslų siekimo procesą. Ji
įeina į bet kurio lygio vadovo pareigas (B. Neverauskas, J. Rastenis)

V.Navickas išskyrė tris kontrolės lygius:

1) Operatyvinė (faktinė);

Operatyvinė kontrolė. Operatyvinė kontrolė apima individualias
užduotis ir veiksmus bei integruoja grupių darbą. Dažnai operatyvinę
kontrolę suprantame, kaip kryptingą veiklą, siekiant, kad darbas būtų
atliktas, monitoringo vengimą ir tvarkaraščio laikymąsi. Ši kontrolė
užtikrina taisyklių ir reikalavimų laikymąsi ir garantuoja, kad darbas bus
baigtas, panaudojus spaudimą

2) valdymo;

Valdymo kontrolė paskirsto išteklius taip, kad vadovai, darbuotojai,
skyriai galėtų pasiekti savo tikslus, suplanuoti veiklą ir užtikrinti
pažangą. Ji apima biznio vienetus, skyrius ar padalinius kaip visumą. Ji
pasitelkiama periodiškai. Duomenų rinkimas ir jų naudojimas svarbiose
ataskaitose atlieka įvertinimo procesą. Valdymo kontrolė susijusi ir su
numatytu, teisingų veiksmų parinkimu ir apmokėjimu.

3) strateginė.

Strateginė kontrolė nurodo firmos kryptį, įvertina strategiją,
tarpusavio ryšius tarp biznio vienetų, užsienio ataskaitas ir pinigų srautų
judėjimą tarp biznio vienetų. Strateginė kontrolė apima ilgalaikę veiklą,
kai informacija dažnai yra neišsami. Jei aplinkos sąlygos pastoviai
keičiasi, grįžtamasis ryšys nebus ateities galimybių ar naujų tikslų
pagrindas.

Kiekvienoje organizacijoje kontrolės rūšis keičiasi kintant vadovavimo
lygiui. Aukščiausias vadovavimo lygis siejasi su strategine kontrole, o
žemesni vadovavimo lygiai remiasi operatyvine kontrole.

.

2. Kontrolės sistema įmonėje

Vienas iš kontrolės ypatumų tas, kad ji turi būti viską apimanti.
Kiekvienas vadovas, nepriklausomai nuo jo rango, privalo kontroliuoti, net
jei specialiai niekas to nepavedė – tai turi būti neatskiriama jo pareigų
dalis( S. Stoškus, 2002, 180p.). Nei planavimo, nei organizacinių struktūrų
sudarymo, nei motyvavimo negalima spręsti atskirai nuo kontrolės. Numatomos
trys kontrolės rūšys:

1) Parengiamoji;

2) Einamoji;

3) Baigiamoji.

Jos skiriasi tik įgyvendinimo laiku.

1 pav. Parodytas kontrolės rūšių savitarpio ryšys (Meskon ir kiti,
1992, 393p.)

1 paveikslas

[pic].

Kaip A. Seilius teigia „ Organizacijų tobulinimo vadyboje“,
„parengiamosios kontrolės pagrindinė priemonė yra taisyklių , procedūrų ir
politikos realizavimas (ne kūrimas) Kadangi taisyklės, veiklos kryptys
sukuriamos užtikrinti planų vykdymą, tai jų laikymasis yra būdas
įsitikinti, kad darbas vyksta užduota linkme. Jeigu rašysime tikslias
pareigybines instrukcijas, efektyviai išsiaiškinsime tikslų formuluotes
pavaldiniams, į valdymo aparatą išrinksime kvalifikuotus specialistus, visa
tai didins tikimybę, kad organizacinė struktūra dirbs kaip sumanyta.“

Parengiamoji kontrolė taikoma žmoniškųjų , materialinių ir finansinių
išteklių srityje.
Parengiamoji kontrolė panaudojama analizuojant žmonių dalykines, įgūdžių ir
kitas profesines žinias, kurios būtinos atliekant tam tikras pareigas.
Nustatomi atitinkami reikalavimai, žinių patikrinimo būdai, darbuotojų
mokymo, perkvalifikavimo, ugdymo būdai, kas padidins tikimybę, kad žmonės
dirbs efektyviau.

Einamoji kontrolė. Tai kontrolė, kuri taikoma tiesiogiai vykdant
darbus. Tai reguliari pavaldinių darbo kontrolė, aptariant iškilusius
klausimus ir pasiūlymus darbui pagerinti, ji padeda išvengti atotrūkio nuo
planų ir instrukcijų. Smulkios nuokrypos vėliau gali peraugti į problemas.

Kontroliuojama matuojant faktiško darbo rezultatus. Tam aparatas turi
turėti grįžtamąjį ryšį.

Paprasčiausias grįžtamasis ryšys bus, jeigu viršininkas praneš
pavaldiniams, kad jų darbas nepatenkinamas. Ši sistema padeda vadovybei
išsiaiškinti daugybę nenumatytų problemų ir pakoreguoti žmonių elgseną
taip, kad organizacija dirbtų efektyviai.

Visos grįžtamųjų ryšių sistemos dirba tais pačiais principais ir
susideda iš tų pačių elementų.

Baigiamoji kontrolė. Šiuo atveju grįžtamasis ryšys panaudojamas tada,
kai darbas atliktas. Rezultatai palyginami su reikalavimais. Vadovybė turi
galimybę geriau įvertinti, ar planai bus realūs. Ši procedūra padeda gauti
informaciją apie iškilusias problemas ir formuoti naujus planus,
leidžiančius išvengti buvusių klaidų. Ši kontrolė atliekama per vėlai, kad
būtų galima reaguoti į problemą tik jai atsiradus. Ji atlieka dvi svarbias
funkcijas: (B. Neverauskas, J. Rastenis, 2000, 75p.)

1. Duoda informacijos, kuri bus reikalinga vėliau,

atliekant panašius darbus ar paslaugas.

2. Padeda gerinti motyvavimą.

Viena iš baigiamosios kontrolės funkcijų – motyvacija. (A.
Seilius,1998)

Šiandieninėje verslo aplinkoje visos organizacijos turi būti
pasirengusios pokyčiams. Jei vadovai galėtų nustatyti tikslus ir lengvai
juos pasiekti, kontrolė nebūtų reikalinga. Tačiau, kadangi tarp tikslo ir
rezultatų pasiekimo momentų gali daug kas pasikeisti, manau, būtina sekti
visus kontrolės proceso etapus, tam, kad būtų užtikrinta efektyvi kontrolė.

1.3 Kontrolės procesas

Veiksmingiausias kontrolės pavyzdys- tai į bendrą darbo srautą
sklandžiai įsiliejantys atskiri procesai. Tam, kad būtų užtikrintas
kontrolės efektyvumas ir nuolatinis klaidų identifikavimas, svarbu pereiti
visus kontrolės proceso etapus.

Kontrolės procese B. Neverauskas, J.Rastenis „Vadybos pagrindai“,
tiek A. Seilius „Organizacijos tobulinimo vadyba“ išskiria tris aiškiai
skirtingus etapus:

1. standartų ir kriterijų parengimas;

2. iš tikro gautų rezultatų ir jų palyginimas su standartais;

3. nukrypimų nuo standartų, kriterijų ar planų koregavimas.

Tuo tarpu J. Stoner bei E. Bagdonas pateikia keturis kontrolės
proceso žingsnius/etapus, kuriuos išskiria J. Mocklerio kontrolės
apibrėžimas:

„Valdymo kontrolė yra sistemingos pastangos suderinti veiklos
atlikimo standartus su numatytais tikslais, suprojektuoti informacijos
grįžtamojo ryšio sistemas, palyginti tikrąjį veiklos atlikimo lygį su
numatytais standartais, rasti nukrypimus nuo jų ir įvertinti šių nukrypimų
svarbą bei imtis veiksmų, užtikrinančių, kad visi ištekliai būtų
efektyviausiai ir efektingiausiai panaudojami, siekiant bendrų tikslų“.

Pirmasis kontrolės proceso etapas rodo, kaip siejamos planavimo ir
kontrolės funkcijos. Standartai- tai konkretūs tikslai, pažanga, kuriuos
galima išmatuoti. Visi kontrolės standartai turi būti parinkti iš
organizacijos tikslų ir strategijos. Kontrolės standartai turi turėti dvi
svarbias savybes ( B. Neverauskas, J. Rastenis, 2000, 73p.):

• Laiko terminus;

• Konkrečius rodiklius ar kriterijus.

Tikslo kaip standarto panaudojimą A. Seilius iliustravo šiuo
pavyzdžiu: 1999 metais gauti 1 mln. Litų pelną. Tai konkretus kriterijus
(šiuo atveju- 1 mln. Litų.) ir tam tikras laikotarpis (vieneri metai), kurį
galima pavadinti rezultatyvumo rodikliu.

Tokie rodikliai padeda palyginti realiai įvykdytą užduotį su planuota
ir atsakyti į šiuos svarbius klausimus: „ką turime daryti norėdami pasiekti
planuotus tikslus?“ ir „kas liko nepadaryta?“

„Standartų ir metodų sukūrimas, veiklos atlikimo lygiui įvertinti.
Idealiu atveju tikslai ir uždaviniai sukurti per planavimo procesą, jau
būna aiškiai suformuluoti, numatyti konkretūs galutiniai terminai. Tai
svarbu dėl daugelio priežasčių. Pirma, neapibrėžtai suformuluoti tikslai,
tokie kaip “pagerinti darbuotojų įgūdžius” yra tik tušti šūkiai tol, kol
vadovai nepasako ką jie turi omenyje sakydami “pagerinti”, kada ir ką
ketina daryti, kad pasiektų tikslą“. (Stoner, Freeman, Gilbert, 1999).

Antrasis kontrolės proceso etapas yra realiai pasiektų rezultatų
palyginimas su pasirinktaisiais standartais. Šiame etape vadovybė nustato,
ar gauti rezultatai artimi numatytiems, ir ar jie atitinka jų lūkesčius. Be
to jie turi nuspręsti, ar nukrypimai yra priimtino dydžio ir ar nesudaro
pavojaus tikslams. Šiame etape gaunamas vertinimas, kurio pagrindu
priimamas sprendimas dėl tolesnės veiklos. Tai labiausiai pastebimas
kontrolės sistemos etapas, nes tuo metu nustatomos nuokrypos, išmatuojami
rezultatai, perduodama ir įvertinama informacija.

Pramonės įmonių vertinimą su standartais galėtų sudaryti pardavimų
ir gamybos užduotys, darbo priežiūros tikslai, pagamintų ir perdirbtų
produktų nuostoliai ar saugumo reikalavimai.

Veiklos atlikimo lygio vertinimas. Kaip ir visi kontrolės aspektai,
vertinimas yra nenutrūkstamas pasikartojantis procesas. Vertinimo dažnumas
priklauso nuo vertinamos veiklos tipo. Pvz.: pramonės įmonėje dujų dalelių
lygis ore gali būti nuolat stebimas, siekiant užtikrinti saugumą, tuo tarpu
ilgalaikių išsiplėtimo tikslų vieną ar du kartus per metus. Tačiau geri
vadovai vengia ilgų periodų tarp veiklos atlikimo lygių vertinimo.
(Bagdonas, 2002)

Nustatymas, ar veiklos atlikimo lygis atitinka standartus. Daugeliu
atveju – tai lengviausias kontrolės žingsnis. Dabar reikia palyginti
veiklos atlikimo lygį su iš anksto nustatytais standartais. Jei veiklos
atlikimo lygis atitinka standartus, vadovai sako, kad “viskas yra
kontroliuojama” ir jiems nereikia kištis į organizacijos operacijas.

Norint, kad kontrolės sistema efektyviai dirbtų, būtina informuoti
apie nustatytus standartus ir gautus rezultatus, visus šiame procese
dalyvaujančius darbuotojus. Tokia informacija turi būti tiksli, savalaikė
ir pateikta paprasta, suprantama forma, kad ja būtų galima pasinaudoti
priimant valdymo sprendimus. Turi būt glaudus ryšys tarp tų, kurie nustato
standartus, ir tų, kurie juos valdo(A.Seilius,1998,245p.).

Pasak B.Neverausko, atliktas įvertinimas gali būti pagrindas pradėti
šioje srityje kitaip veikti. Tai yra reikšmingiausia visos kontrolės dalis.

Trečiasis kontrolės etapas prasideda įvertinus informaciją. Vadovui
reikia pasirinkti vieną iš trijų elgsenų:

1. nieko nedaryti;

2. pašalinti nukrypimus;

3. keisti standartą. (Meskon ir kiti, 1992, 404p.)

Pagrindinis kontrolės tikslas- siekti, kad organizacijos valdymo
procesas funkcionuotų pagal numatytą planą. Jeigu palyginę darbo rezultatus
su standartais pastebėsime, kad numatyti tikslai vykdomi, tai to nereikia
daryt.Bet nereikia tikėtis, kad ateityje viskas bus gerai. Dėl to nustačius
,kad viskas vyksta pagal planą, kontrolės ciklą būtina kartoti.

Tokia kontrolės sistema ,kuri nepadeda likviduoti nuokrypų, kol jie
dar netapo didele problema, ne reikalinga. Koregavimo prasmė visais
atvejais yra ta, kad būtina išsiaiškinti nuokrypų nuo standarto priežastis
ir grąžinti organizaciją vėl planuota linkme. Tačiau vadovas visada turi
būti įsitikinęs, kad proceso koregavimas nesukels papildomų sunkumų, bet
pataisys padėtį.(A. Seilius,1998,247p.).

Kuo anksčiau nukrypimai pastebėti, tuo didesnė tikimybė garantuoti
veiksmingą veiklą. Nukrypimų gali atsirasti dėl įvairių
priežasčių(B.Neverauskas, Rastinis,2000, 74p.):

• Planavimo trūkumų;

• Organizacijos problemų;

• Vadovavimo nesklandumų;

• Motyvavimo klaidų.

Sėkmingai dirbančios organizacijos koreguoja standartus orientuodamosi
į aukštesnius reikalavimus. Būna ir taip, kad sudaryti planai yra per daug
optimistiški, tuo atveju mažinami standarto reikalavimai.

Koregavimo veiksmai. Į šį etapą pereinama, jei vėl veiklos rezultatai
nukrypsta nuo standartų ir analizė rodo, kad reikalinga pataisa. Koregavimo
veiksmai gali apimti vienos ar kelių organizacijos operacijų arba pradžioje
sukurtų standartų pataisas (Stoner, 1999).

3 paveiksle parodyti kontrolės proceso etapai, jis sudarytas pagal

šaltinius: 1) Stoner, J., Freeman, E. & Gilbert, D., Ir. 1999, Vadyba.

Poligrafija ir informatika.

2) Bagdonas, E., Bagdonienė, L. 2000, Administravimo principai. Kaunas:

Technologija

.2 paveikslas

Kontrolės proceso etapai

Grįžtamasis ryšys

Kontrolės procesas vykdomas akivaizdžiai ne todėl, kad fiksuotumėm
klaidas ar sukčiavimą, bet kad jų išvengtume. Vadovai tikisi, kad
darbuotojai, žinodami, jog kontrolė veiksminga ir efektyvi, sąmoningai
stengsis nedaryti klaidų. Kitą vertus, visa tai didina galimybę kontrolę
maksimaliai priartinti prie realių darbo rezultatų. Tačiau tokia kontrolė
kartais negatyviai veikia dirbančiuosius. Tyrimai rodo, kad darbuotojai
susikaupia ir kreipia dėmesį į tai, kas kontroliuojama arba išmatuojama, ir
nekreipia dėmesio į tai ,kas nematuojama. Tai vadinama elgsena, orientuota
į kontrolę. Todėl projektuojant kontrolės sistemą būtina į tai atkreipti
dėmesį, nes darbuotojai stengsis gerai atrodyti, atliekant kontrolinius
matavimus, bet neįgyvendins organizacijos tikslų(A. Seilius,1998,248 p.).

1.4 Efektyvi kontrolė

Neatskiriamas kontrolės elementas, kaip ir visose kitose valdymo
stadijose, yra žmonės. Todėl, organizuojant kontrolę, būtina atkreipti į jų
elgesį. Kontrolė sąlygoja žmonių elgesį, todėl, remiantis S. Stoškumi, D.
Beržinskiene („Vadyba“ 2005, 172p.) kontrolės procesą reikia daryti
pabrėžtinai matomą, siekiant paveikti darbuotojus, ir juos nukreipti
organizacijos tikslams siekti.

Keletą pasiūlymų, kaip galima teigiamai paveikti darbuotojus, siekiant
efektyvių rezultatų, pateiksiu remiantis A. Seiliumi, S. Stoškumi,:

1. Abipusio bendravimo nustatymas. Jeigu pavaldiniui iškyla kokių nors

problemų dėl kontrolės sistemos, tai jis turi turėti galimybę

atvirai šį klausimą apsvarstyti, nebijodamas jokių pasekmių.

2. Perdėtai intensyvios kontrolės vengimas. Vadovybė turi neperkrauti

savo pavaldinių daugybe kontrolės formų, nes tai atims visą dėmesį

ir galutinis rezultatas bus betvarkė.Be to, vadovai neturi

kontroliuoti darbo dažniau ir kruopščiau nei būtina. Tai erzina

darbuotojus.

3. Griežtų, bet įvykdomų standartų nustatymas. Tikslus ir aiškus

standartas motyvuoja jau tuo, kad darbuotojai tiksliai supranta, ko

iš jų nori organizacija. Profesionalūs vadovai jaučia pavaldinių

poreikių bei galimybių skirtumą ir nustato standartus, įvertindami

tą skirtumą

4. Atsilyginimas už standarto įgyvendinimą. Jeigu organizacijos vadovas

nori, kad darbuotojai būtų visiškai pasišventę organizacijos

interesams, jis turi teisingai atlyginti už pasiektų standartų

rezultatyvumą. Jeigu darbuotojai nejaučia, kad jiems bus atlyginta,

tai jų darbo našumas gali sumažėti.

Kad kontrolė padėtų siekti organizacijos tikslų, ji turi turėti keletą
svarbių savybių (A. Seilius,1998, 249p.):

Pirmiausia kontrolė turi turėti strateginį pobūdį.

Absoliuti kontrolė (apimanti ir tokias operacijas kaip smulkios
išlaidos) neturi jokios prasmės, nes tai atitraukia pajėgas nuo svarbesnių
tikslų.

Orientacija į rezultatus. Galutinis kontrolės tikslas- organizacijos
uždavinių sprendimas. Būtina stebėti, kad kontrolės priemonės netaptų
svarbesnės už organizacijos tikslus. Kontrolė bus efektyvi tik tada, kai
organizacija faktiškai pasieks norimų tikslų ir sugebės suformuoti kitus
tikslus, užtikrinančius jos išlikimą ateityje.

Veiklos atitikimas. Kontrolė turi atitikti kontroliuojamą veiklą ir
objektyviai išmatuoti bei įvertintinai, kas svarbiausia. Netinkamas
kontrolės mechanizmas gali maskuoti, bet ne rinkti kritiškai veiksmingą
informaciją.

Kontrolės atlikimas laiku. Tai laiko intervalas tarp matavimų ir
vertinimų, kurie adekvačiai atitinka kontroliuojamą reiškinį. Svarbu, kad
nukrypimai būtų nustatomi laiku. Efektyvios kontrolės sistema yra ta, kad
ji teikia reikiamą informaciją reikalingiems žmonėms dar iki krizės
pradžios.

Kontrolės lankstumas. Kontrolė kaip ir planas, turi būti pakankamai
lanksti ir taikytis prie vykstančių pasikeitimų.

Kontrolės paprastumas. Efektyviausia kontrolė- paprasta kontrolė. Jei
kontrolės sistema labai sudėtinga, o sąveikaujantys darbuotojai jos
nesupranta ir nepalaiko, tai tokia sistema stumia į betvarkę ir situacija
tampa nekontroliuojama.

Kontrolės ekonomiškumas. Kontrolė reikalauja didelių pastangų ir
išteklių. Bet kokios organizacijos išlaidos turi duoti pelną. Jei suma
išlaidų, skirtų kontrolei, viršija jos teikiamą naudą, organizacijai geriau
visai atsisakyti tokios kontrolės sistemos arba apsiriboti pigesne.
Kontrolė turi būti ekonomiškai pateisinama ir išlaidos jai turi būti kuo
mažesnės.

1.5 Kontrolės apimtis

Svarstydami kontrolės apimtį valdymo specialistai paprastai remiasi V.
A. Graičiūno teorija. V. A. Graičiūno nuomone, viena svarbiausių laiko
eikvojimo ir painiavos priežasčių atsiranda tada, kai vadovui tenka
vadovauti per dideliam pavaldinių būriui. Žmogaus proto veikla efektyvi,
kai žmogus vadovauja 3-10 asmenų (S. Stoškus, D. Beržinskienė, 2005,
173p.).

Sudarant žmonių grupę, kuriai bus vadovaujama, reikia prisiminti
taisyklę: kuo mažesnis grupės narių atsakomybės laipsnis, tuo jų gali būti
daugiau , ir atvirkščiai. Juo vadybininkas yra arčiau hierarchijos
viršūnės, tuo grupė, kuriai teks vadovauti, turi būti mažesnė.

Pasak S. Stoškaus ir kitų autorių, susiduriama su problema, kai
vadovas, norėdamas , kad didėtų jo prestižas ir įtaka organizacijoje,
išplečia savo kontrolės zoną, prisiimdami savo atsakomybėn organizacijos
skyrius bei padalinius, nekreipdami dėmesio į dėl to susidariusias
anomalijas.

Antra problema, su kuria susiduriama, yra ta, kad , didėjant
pavaldinių skaičiui, labai staigiai kyla ryšių skaičius, t.y. geometrine
progresija. V. A. Graičiūno nuomone, optimalus darbuotojų skaičius grupėje
yra 4-6, tačiau ryšių skaičius nenusako nei jų sudėtingumo, nei trukmės.
Šis V. A.Graičiūno pasiūlytas valdymo normos skaičiavimas buvo
kritikuojamas. Neabejotinas V. A.Graičiūno indėlis į valdymo normos
nustatymą yra trijų tipų ryšių išskyrimas. Vėliau savo darbus paskelbęs H.
Mintzbergas pavienius vertikalius ryšius įvardino kaip tiesioginį
vadovavimą, o horizontalius- kaip derinimą.

3 paveiksle jie ir pateikti:

3 paveikslas

Darbuotojų ir galimų ryšių skaičius

| | |
| | |
| | |
| | |
|a) vertikalūs pavieniai ryšiai tarp |b) horizontalūs ryšiai tarp |
|pavaldinių ir vadovo |pavaldinių |
| |
| |
| |
| |
|c) vertikalūs grupiniai ryšiai, kai į vadovą |
|kreipiasi ne vienas, o keli pavaldiniai |

1.6 Reguliavimas- baigiamasis kontrolės etapas

Japoniška ir JAV vadybos praktika rodo didžiules galimybes išvengti
visų su kontrole susijusių nesklandumų dažniau pavedant kontrolę patiems
vykdytojams. Nieks geriau už vykdytoją nežino, kokie darbo momentai
pavojingiausi. Jam laiko kontrolei reikės mažiau nei specialiam
kontrolieriui. Kontrolės klausimas sprendžiamas ne technikos ir
organizacijos, o žmogaus vertybių orientacijų lygiu. Kai žmogus yra
socializavęsis organizacijoje, suvokęs jos tikslus kaip savo paties, gali
pats patikimai kontroliuoti savo darbo procesą. Jei žmogus yra skatinamas
darbo turiniu, produkto kokybę jis suvokia kaip natūralius kasdieninės
veiklos atributus( S. Stoškus,2002, 181 p.).

Savikontrolė efektyvi tik pačiame žemiausiame hierarchijos lygyje, kur
vyksta darbo objekto ir informacijos kitimo procesai.

Bet kokie surasti nukrypimai nuo numatytų sąlygų turi sukelti
veiksmus, šalinančius tuos nukrypimus. Kai vykdytojas pats gali šalinti
tuos veksmus, jį pakanka informuoti apie nukrypimą. O jei vykdytojas nieko
negali padaryti turi įsikišti vadovas. Tada panaudojamas valdymo ciklo
elementas- reguliavimas. Tai darbo proceso grąžinimas į numatytas vėžes
perskirstant medžiagų, lėšų, darbo ir laiko išteklius (S. Butkus,
1996,124p.)

S.Butkus pateikė 4 reguliavimo būdus:

1. Formalizuotos reguliavimo procedūros;

2. Specialūs reguliavimo įgaliojimai tam tikriems pareigūnams;

3. Periodiniai pasitarimai;

4. Grupinio protinio darbo sesijos pagal reikalą.

2.KONTROLĖS TAIKYMAS „KAIŠIADORIŲ PAUKŠTYNE“

„Kaišiadorių paukštynas“ pradėtas statyti šalia Kaišiadorių miesto dar
1972 metais, o 1975-aisiais užauginti pirmieji mėsiniai viščiukai-
broileriai. Šiandien AB „Kaišiadorių paukštynas“ – vienas didžiausių šalies
paukštynų, gaminantis ir parduodantis 6800 tonų vištienos. Čia pluša 70
pamėgtam darbui pasišventusių kvalifikuotų specialistų ir 570 įvairaus
profilio darbininkų. Vakarų Europos standartus atitinkantys perdirbimo
įrengimai ir pažangiausios technologijos leidžia perdirbti 75% produkcijos
ir Lietuvos gyventojams pateikti 90 pavadinimų kokybiškų vištienos gaminių,
kurie yra nekaloringi, lengvai virškinami, turtingi baltymais.

„Kaišiadorių paukštynas“ yra vištienos dešrų ir dešrelių gamybos
pradininkas Lietuvoje. Vienas pirmųjų šalies rinkai pateikęs ir atšaldytą
(šviežią) vištieną, išsaugančią pačias vertingiausias savybes. Tokioje
vištienoje išlieka visos mineralinės druskos, baltymai, vitaminai, tikras
vištienos skonis ir aromatas. „Kaišiadorių paukštynas“ dėjo daug pastangų,
kad atšaldyta vištiena pasiektų pirkėjo stalą, todėl šiandien jos
parduodama per 50%.

Tam, kad paukštyno veikla būtų kuo efektyvesnė, kad darbuotojai laiku
ir tinkamai atliktų jiems paskirtus darbus, kad produkcija pasiektų
vartotoją tik aukščiausios kokybės ir dėl pan. aplinkybių, šioje
organizacijoje yra vykdoma kontrolė.

Kontrolė yra svarbi ir reikalinga kiekvienoje organizacijoje, todėl
šią funkciją vadovybė pradeda vykdyti, kai tik suformuluoja organizacijos
tikslus ir uždavinius. Be kontrolės organizacijoje įsivyrautų chaosas.

Kontrolė šioje organizacijoje nėra griežtas vadovavimas ir
kontroliavimas. Tai greičiau yra darbų priežiūra, veiklos atlikimo lygio
vertinimas. O svarbiausias veiksnys, kad įmonėje yra naudojama kontrolė yra
produktų kokybė. Kokybės kontrolės tikslas- pasiekti aukštą organizavimo ir
vadovavimo efektyvumą, ji padeda įmonėms stebėti aplinkos pokyčius bei jų
itaką gamybinei veiklai. Kaip teigia pats AB “Kaišiadorių paukštynas”
generalinis direktorius G. Šmulkštys :”Stiprios įmonės neturėtų užmiršti,
kad bet kokios veiklos kokybės gerinimas yra privalomas procesas. Todėl
įmonė turi nuolat ieškoti būdų, kaip patobulinti savo veiklą, kaip geriau
patenkinti savo vartotojų poreikius”.

Organizacijoje numatomos trys kontrolės rūšys:

1. Parengiamoji kontrolė. Pirmiausia atidžiai žmonių dalykinės ir

kitos profesinės žinios, įgūdžiai, būtini atliekant tam tikras

pareigas. Nustatomi atitinkami reikalavimai, žinių

patikrinimai ir kiti būdai. Atliekama parengiamoji

materialinių resursų kontrolė, taip pat parengiami standartai,

kurie nustato gaunamų vištų kokybės reikalavimus. Rūpinamasi,

kad vištų tiekėjai užtikrintų deramą kokybę.

2. Einamoji kontrolė. Ji atliekama tiesiogiai vykstant darbams.

Tai reguliari pavaldinių darbo kontrolė, aptariant iškilusius

klausimus ir pasiūlymus darbui pagerinti. Ji padeda išvengti

atotrūkio nuo planų ir instrukcijų, kad smulkios nuokrypos

vėliau netaptų problemomis. Kontroliuojama matuojant faktiško

darbo rezultatus. Čia valdymo aparatas turi grįžtamąjį ryšį.

Viršininkas praneša pavaldiniams, kad jei jų darbas

nepatenkinamas, jei jis pastebi, kad jie klysta.Ši sistema

padeda vadovybei išsiaiškinti daugybę nenumatytų keblumų ir

pakoreguoti žmonių elgseną taip, kad organizacija dirbtų

efektyviai.

3. Baigiamoji kontrolė. Čia grįžtamasis ryšys panaudojamas tada,

kai darbas atliktas. Rezultatai palyginami su reikalavimais.

Vadovybė turi galimybę geriau įvertinti, ar planai bus realūs.

Ši procedūra padeda gauti informaciją apie iškilusius

sunkumus, ir padeda sukurti naujus planus, leidžiančius

išvengti ankstesnių klaidų.

Kokybė yra bendrovės gyvavimo rodiklis. Vienas iš įmonės gerovės
veiksnių – nuolatinis sugebėjimas tenkinti klientų poreikius, tiekiant
kokybiškus ir specialius reikalavimus atitinkančius gaminius.
Organizacijoje didelis dėmesys skiriamas įgyjamų žaliavų, pagalbinių
medžiagų, atliktų darbų, gaminamos ir parduodamos produkcijos ir jos
pristatymo klientui kokybei. Veiklos rezultatas orientuotas į svarbiausią
tikslą kokybės srityje-patenkinti klientų reikmes ir lūkesčius. Kokybė –
tai ir geras produktas ir savalaikis produkcijos pristatymas, priežiūra bei
technologinė parama, lankstumas ir profesionalus aptarnavimas.

Pagrindinis reikalavimas organizacijos gaminiams yra jų kokybės
garantija. Dėl to kokybės kontrolės sistemai skiriamas didžiulis dėmesys ir
į ją be kokybės, gamybos vadovų, meistrų inžinerijos- technikos darbuotojų,
yra įtraukti ir darbininkai bei kiti darbuotojai. Produkto gamybos procesas
kontroliuojamas kiekviename produkto gamybos etape ir prasideda nuo
žaliavų, patikimų atestuotų tiekėjų pasirinkimo, medžiagų, tenkinančių mūsų
poreikius, užpirkimo. Visa tai, bei moderni ir tiksli įranga leidžia
garantuoti stabilų procesą, jį valdyti bei vykdyti monitoringą. Aukštos
klasės įranga ir žaliavos, gera darbuotojų kvalifikacija, technologinių
parametrų kontrolė ir valdymas įgalina pasiekti aukščiausią kokybę
optimaliomis sąnaudomis. Proceso parametrų valdymas, pastovi kokybės
kontrolė, koregavimo ir prevencinių veiksmų priėmimas leidžia iki minimumo
sumažinti neatitikčių galimybę.

Išskirtinis dėmesys įmonėje skiriamas rinkai teikiamų mėsos produktų
kokybei ir vartojimo saugumo užtikrinimui. Nežymūs nuokrypiai gamybos
proceso metu gali turėti įtakos produkto gamybai. Veiksniai, galintys
įtakoti produkto kokybę, valdomi geros gamybos praktikos pagrindu
parengtomis Privalomomis programomis:

1. Aplinkos, pastatų ir patalpų priežiuros;

2. Vandens ir nuotekų šalinimo;

3. Žaliavų, medžiagų ir produktų priežiūros;

4. Personalo higienos;

5. Sanitarijos;

6. Produkto atsekamumo ir išėmimo iš rinkos;

7. Įrangos priežiūros.

Įdiegtos RVASVT sistemos pagrindu vykdoma svarbių valdymo taškų, galinčių
turėti lemiamą reikšmę produkto saugai, nuolatinė kontrolė. Naujausia
šaldymo įranga užtikrina žaliavų ir produktų greitą užšaldymą ir reikiamos
temperatūros palaikymą saugojimo ir gamybos proceso metu.

Veikiančios savikontrolės sistemos dėka valdomas kiekvienas technologinio
proceso žingsnis, todėl įmonė užtikrina stabilios kokybės ir saugių vartoti
mėsos produktų tiekimą vartotojui.

Įmonės veiklos rezultatai žymia dalimi priklauso nuo įmonės
užsibrėžtų tikslų realumo, nuo ją veikiančių aplinkos veiksnių kitimo, nuo
teisingų strateginio bei taktinio valdymo sprendimų ir be abejo, kontrolės.

Eilinių darbuotojų, kurie yra susiję su produkto gamyba, veiklą
tikrina skyriaus vadovai, kurie yra taip pat kartas nuo karto tikrinami
generalinio direktoriaus.

Kontrolė sąlygoja žmonių elgesį, todėl kontrolės procesas
pabrėžtinai matomas, siekiant paveikti darbuotojus ir nukreipti
organizacijos tikslams siekti. Kalbant apie Produkcijos pardavimo padalinį,
šio skyriaus viršininkas yra atsakingas už esamos būklės patikrinimą ir
padėties pataisymą esant reikalui. Jis prižiūri ne tik technologus, kurie
savo ruožtu prižiūri gamybos meistrus, bet ir sandėlių darbuotojus.
Svarbiausias asmuo kontrolės klausimu yra kokybės koordinatorius, kuris yra
pavaldus generaliniam direktoriui. Kokybės koordinatorius stebi visus
įmonės sektorius bei cechus. Kiekvieno skyriaus viršininkas yra pavaldus
jam, ir apie esamą būklę informuoja tiesiogiai.

Vidurinės grandies vadybininkui pagrindinė motyvacija ta, jog nuo to,
kaip darbą atliks jo pavaldiniai priklausys vadybininko atlygis. Aukštesnio
rango vadybininkai neskiria dėmesio konkretiems žmonėms, jie rūpinasi kelių
filialų veikla.

Taip pat pavaldinys turi galimybę atvirai apsvarstyti iškilusius
sunkumus dėl kontrolės problemos. Tikimasi, kad taip jis geriau supras
kontrolės tikslą. Organizacijoje kontrolė nėra perdėtai intensyvi. Yra
nuspręsta, ką kontroliuot daugiau, ką mažiau, kad per dažna kontrolė
neerzintų ir netrukdytų dirbti. Yra nustatyti kontrolės standartai griežti,
bet kokybiški, todėl darbuotojai jų neignoruoja. Pagal laukimo teoriją yra
stiprus ryšys tarp rezultatyvumo ir atlyginimo. Darbuotojai žino, kad už
rezultatyvumą jiems bus atlyginta, jie stengiasi ir jų darbo našumas visada
išlieka didelis.

Kontrolė šioje organizacijoje yra vykdoma pastoviai. Nors daugelis
darbuotojų dirba prie įrenginių ir nukrypimų nuo numatytų planų pasitaiko
mažai, tačiau už kontrolę atsakingi asmenys labai nuosekliai ir atidžiai
nagrinėja darbo procesą, kad laiku būtų galima pastebėti neatitikimus ir
ištaisyti padėtį, kol dar ne kokybiškas produktas nepasiekė vartotojo.
Patys darbuotojai taip vadinamą “kontrolę” yra linkę įvardinti kaip
priežiūrą, todėl bendradarbiavimas kokybės koordinatorių ir eilinių
darbuotojų yra geranoriškas, darbuotojai nesijaučia stipriai kontroliuojami
jų veikla nėra trikdoma.

Organizacijos įstatuose yra numatytos bendros tvarkos
taisyklės, kurių privalo laikytis visi įmonėje dirbantys darbuotojai.
Kiekvienas įmonės darbuotojas privalo jam nustatytu laiku būti savo darbo
vietoje. Darbo vietoje jam draudžiama svaigintis alkoholiu ar kitomis
psichotropinėmis medžiagomis.

Įmonėje pasitaiko ne mažas vagysčių skaičius, kurias padaro joje
dirbantys ne nuolatiniai darbuotojai, tad vadovybė ieško būdų kaip
sumažinti jų skaičių. Vienas iš būdų ir yra kontrolė. Šiai problemai
spręsti kontrolė sustiprinta labiau nei kur kitur. Naujausia priemone tapo
vaizdo kameros, paukštyno veikla prižiūrima ištisą para. Ši kontrolės
priemonė pasiteisino, ir jau per pastarąjį pusmetį vagysčių skaičius
ženkliai sumažėjo.

Ypatingas dėmesys yra skiriamas kontrolei tuomet, kai yra vykdomas
labai svarbus užsakymas, tada per darbo dieną stengiamasi stebėti
atitinkamai kiekvieną darbuotoją susijusį su produkto gamybą, duoti kuo
detalesnius nurodymus, neapsieinama ir be smulkaus darbų pataisymo.

Taipogi kartą per metus yra vykdoma kontrolės komisijos apžiūra. Ji
smulkai ir detaliai tikrina darbus, jau padarytų darbų rezultatus.

Maisto ir mėsos gamybą reguliuoja Valstybinės maisto ir
veterinarijos tarnybos patvirtinti normatyviniai įstatymai, Konkurencijos
įstatymai bei kiti normatyviniai dokumentai, kurie įtakoja įmonės veiklą.

Kontroliuojant darbus, stebimos veiklos kiekybės, kokybės, laiko ir
vertės charakteristikos. Kiekybės charakteristikos vertinamos natūriniais
vienetais arba svorio, ilgio matais. Kokybės vertinimas vyksta pagal visą
rodiklių sistemą:

Paskirties rodiklis rodo produkto technines galimybes atlikti
funkciją, kuriai buvo sukurtas.

Technologijos rodiklis rodo ar produktas tinka gaminti, ar nėra jį
labai sunku pagamint.

Tvarumo rodiklis rodo produkto galimybes išlaikyti svarbiausius savo
bruožus laikant, tai priklauso nuo specialaus apdorojimo ir įpakavimo.

Estetinis rodiklis rodo produkto galimybę tenkinti žmogaus grožio
poreikį, į šį rodiklį atkreipiamas ypatingas dėmesys, į produkto išvaizdą
taip pat į skonio rodiklį.

Faktinei būklei lyginti su nustatytomis naudojami šie būdai:

Matavimo- faktinis produktas lyginamas su nustatytu etalonu ir
gaunama kiekybinė matuojamo produkto charakteristika.

Registravimo- registruojami tam tikri įvykiai ir, apibendrinus
registravimo duomenis, nustatomos kontrolei reikalingos stebimo proceso
charakteristikos.

Skaičiavimo- kontrolei reikalinga informacija gaunama atlikus
specialius apskaičiavimus, panaudojant ir matavimo ir registravimo būdais
gautus duomenis.

Orgonoleptinis- kontrolei naudojama žmogaus jutimų pateiktos
informacijos analizė. Šis būdas daugiausiai taikomas estetiniams produkto
kokybės rodikliams nustatyti.

Kontrolė šioje organizacijoje remiasi rodiklių sistema, todėl
siekiama, kad gaminamas produktas atitiktų numatytus standartus, numatytus
rodiklius. Galutinis produktas yra lyginamas su numatytais rodikliais ir
tik tuomet, jei jis atitinka visus reikalavimus, pateikiamas vartotojui.

„Kaišiadorių paukštynas“ tapo lyderiu Lietuvoje. Trijų geltonsnapių
viščiukų ženklas šiandien puošia 40 „Kaišiadorių paukštyno“ firmines
parduotuves, kur parduodama 40% įmonėje gaminamų aukščiausios rūšies
vištienos gaminių ir maistinių kiaušinių, o ten dirbančių pardavėjų devizas
– gera nuotaika, šviežias produktas, gausus asortimentas ir kultūringas
aptarnavimas.

IŠVADOS

Šiame kursiniame darbe analizavau kontrolės funkcijos esmę ir
susipažinusi su eilės autorių darbais (nurodyta literatūros sąraše) priėjau
tokių išvadų:

1.Kontrolė yra reikšminga ir sudėtinga vadybos funkciją.
Reikšmingiausia kontrolės savybė- visa aprėpianti. Apibendrinant kontrolės
funkciją galima padaryti išvadą, jog kontrolė yra be galo svarbus
elementas, apimantis planavimo, organizavimo bei vadovavimo funkcijas. Be
kontrolės negalima jokia veikla, nes ji palaiko organizacijos judėjimą
reikiama kryptimi ir bet kuriuo momentu patikrina, kaip jos veikla atitinka
normas, kaip ji tikslingai nukreipta siekti tikslų. Kontrolė apima buvusią,
esamą ir būsimą organizacijos veiklas. Kontrolė yra reikalinga tam, kad
viskas būtų daroma pagal planus, instrukcijas ir įsakymus. Jos tikslas
silpnąsias vietas ir pastebėti klaidas, norint jas ištaisyti ir vėliau
nekartoti.

2. Kontrolės sistema – tai daugiažingsnė procedūra, naudojama
įvairiems kontrolės veiklų tipams. Vadovai, kurdami kontrolės sistemas,
kurios priimtinos organizacijoms nariams ir turi tikslų, ekonominį
grįžtamąjį ryšį, veikiantį nustatyto laiko ribose, susiduria su daugeliu
problemų. Dauguma to problemų galėtų būti priskiriamos sprendimams, ką
reikia kontroliuoti ir kaip dažnai reikia vertinti. Bandymas kontroliuoti
per griežtai ir per daug operacijų elementų, darbuotojus gali smukdyti
moraliai, kelti jiems nerimą, varyti vadovus į neviltį bei gaišinti brangų
laiką, švaistyti pinigus ir energiją.

3. Pagrindinis proceso tikslas yra pasiekti, kad organizacija
funkcionuotų pagal planą. Kai rezultatų palyginimas rodo, jog tikslas bus
pasiektas, geriau nieko nedaryti. Bet nereikia tikėtis , ka ir ateityje bus
viskas gerai. Dėl to nustačius, kad pagal planą viskas vyksta, kontrolės
ciklą būtina kartoti. Įvertinant tai, jog organizacija funkcionuoja
neapibrėžtumo sąlygomis, galimi nukrypimai nuo numatyto plano. Svarbu, kad
vadovas laiku sužinotų apie esamus nukrypimus. Jei jis nesugebės
išsiaiškinti nukrypimų ir jų ištaisyti, tai organizacija tikslo gali ir
nepasiekti.

4. Norint, kad kontrolė būtų efektyvi, reikia atkreipti dėmesį į
organizacijoj dirbančius žmones, nustatyti abipusį bendravimą, griežtus bet
tvirtus standartus, vengti stiprios kontrolės, atitinkamai atlygint už
idėjos įgyvendinimą. Taip pat kontrolė turi atitikti veiklą, būt lanksti,
atliekama savu laiku, orientuota į rezultatus, o taip pat ekonomiška.

Mano manymu visos kontrolės rūšys, vykdomos organizacijose yra
reikalingos ir svarbios, norint užtikrinti ne tik maksimalų organizacijos
pelną, bet ir patenkinant vartotojų poreikius.Reikia nepamiršti, kad nuo
jos iš dalies priklauso produkto ar paslaugos, kurią teikia organizacija,
kokybė, todėl darbų eigoje labai svarbu aptikti nukrypimus ir juos laiku
ištaisyti. Štai tokia kontrolė taps efektyvi ir darbuotojai į ją žiūrės
kaip į svarbų ir reikalingą veiksnį.

Literatūra

1. Seilius A. Organizacijų tobulinimo vadyba. Klaipėda, 1998.

2. Stoškus S. Bendrieji vadybos aspektai. Šiaulių universiteto

leidykla, 2002.

3. Neverauskas B. Vadybos pagrindai/ B. Neverauskas, J. Rastenis.

Kaunas, 2000.

4. Stoškus S. Vadyba/ S. Stoškus, D. Beržinskienė. Kaunas, 2005.

5. Navickas V. Valdymo kontrolė tarptautinėse firmose. Kaunas, 2001.

6. Butkus S.F. Organizacijos ir vadyba. Vilnius, 1996.

7. Jucevičius R. Strateginis organizacijų vystymas. Pasaulio lietuvių

kultūros, mokslo ir švietimo centras,1998.

8. Stoner A.F. J. Vadyba/ J.A.F. Stoner, R.E. Freeman, D.R.

Gilbert,Jr. Poligrafija ir informatika, 1999.

9. Bagdonas E. Administravimo principai/ E. Bagdonas, L. Bagdonienė.

Kaunas, 2000.

10. Bučiūnienė I. Personalo motyvavimas. Kaunas,1996.

11. http://news.mireba.lt

12. http://spbu.ru/

13. http://lt.wikipedia.org/wiki/

14. http://www.paukstiena.lt.

———————–
Einamoji
kontrolė

Laikas

Baigiamoji
kontrolė

Parengiamoji
kontrolė

Standartų pakeitimas

Nukrypimų ištaisymas

Status quo išlaikymas

2. Veiklos įvertinimas

3.Veiklos ir standartų palyginimas

4. Koregavimo veiksmai

1. Standartų ir metodų nustatymas

V

A

B

C

V

A

B

C

C

B

A

V

Leave a Comment