Komunikacija

ĮVADAS

Bendraudamas su kitais buk švelnus ir geras.

Kalbėdamas su kitais nemeluok.

Gerai išmanyk savo darbą.

Ir viską daryk laiku.

Jokios kovos jokios kaltės.

“Tao Te Ching”

Vadovams efektinga komunikacija yra svarbi dėl trijų priežasčių. Pirma, komunikacija-tai bendra valdymo proceso-planavimo, organizavimo, vadovavimo ir kontrolės-gija. Vadovai kuria planus bendraudami su kitais savo organizacijoje ir organizuoja tų planų įgyvendinimą kalbėdamiesi su kitais apie tai, kaip geriau paskirstyti valdžią ir paskirstyti darbus. Vadovai žino ,kad motyvacijos politika, lyderiavimas bei grupės ir komandos skatina veikti ir sistemingai keistis informacija.

Antra, efektingi koomunikacijos įgūdžiai gali suteikti vadovams galimybę panaudoti plačiausią gabumų skalę, prieinamą multikultūrinių organizacijų pasaulyje. Kai vadovai susiduria su papročiais, posakiais bei prasmėmis, kurios jiems galbūt labai svetimos jie gali šalintis ir vengti bendrauti. Komunikavimas, kaip ir kita intelektuali veikla, gali tobulėti su naujomis, šaukiančiomis aplinkybėmis. Organizacijos gali būti tinkama vieta tą pamoką išmokti.

Trečia, taip jau yra ,kad vadovai nemažai laiko skiria komunikacijai. Retai kada vadovas sėdi prie savo darbo stalo vienas ir mąsto, planuoja ar nagrinėja alternatyvas. Iš tikro, jam teenka daug bendrauti su pavaldiniais, viršininkais ar kolegomis, vartotojais ar tiekėjais tiesiogiai, telefonu ar elektroninio ryšio priemonėmis.

Kiekvienam iš mūsų tenka spręsti konfliktus asmeniniame gyvenime ir organizacijos veikloje .Konfliktus sukelia nesutarimai dėl ribotų išteklių paskirstymo arba dėl skirtingų tikslų, padėties, vertybių su

upratimo arba asmenybių susidūrimas. Daugybė konfliktų, su kuriais susiduriame, priklauso nuo to, kaip mes perduodame kitiems savo norus, poreikius ir vertybes. Kartais mes aiškiai perduodame norimą informaciją, tačiau ji neatitinka kitu žmonių poreikių. Kartais mes nesugebame gerai perduoti norimos informacijos, ir konfliktas kyla dėl to, kad kiti mūsų nesupranta. Vadovai konfliktuose su darbuotojais gali imtis prievartos ir spaudimo. Bet derybos gali padėti valdyti įvairius konfliktus efektingesniu ir abiem pusėm priimtinesniu būdu. Derybos-procesas, kai dvi šalys sąveikauja įvairiais komunikaciniais kanalais, kad kartu išspręstų konfliktą.

Šiame darbe pradedame nuo aptarimo komunikacijos, kaip individualios ir socialinės psichologijos dalyko. Šiuos procesus nesunku nustatyti .Toliau pereisime prie komunikacijų svarstymo didesnių organizacijų kontekste, aptarsime galimus iškilto bendro pobūdžio sunkumus. Po to gilinsimės į ypatingą komunikavimo proceso rūšį, labai svvarbią iškilus konfliktui tarp skirtingų žmonių interesų-derybas.

TARPASMENINĖ KOMUNIKACIJA

KOMUNIKACIJA-tai procesas, kurio metu žmonės, perduodami simbolinius pranešimus, siekia pasikeisti reikšmėmis. Komunikacija suprantamas kaip procesas, kurio metu žmonės, perduodami simbolinius pranešimus siekia pasikeisti reikšmėmis. Mūsų ką tik pateiktas darbinis apibrėžimas atkreipia dėmesį į tris esminius punktus:1) komunikacijos procesuose
dalyvauja žmonės, o toks komunikacijos suvokimas-bandymas suprasti kaip žmonės bendrauja vieni su kitais; 2) komunikacijos metu vyksta pasikeitimas reikšmėmis, t.y. figūruoja bendra reikšmė, vadinasi, norėdami žmonės komunikuoti ,turi susitarti dėl vartojamų terminų ir vertybių; 3) komunikacija naudoja simbolius.Gestai,garsai,simboliai,skaičiai ir

r žodžiai gali tik pateikti ar apytiksliai įvardinti idėjas, kurias jie turėjo perduoti per siuntėjo sumanymą

KOMUNIKACIJOS PROCESAS

Komunikacija vyksta bendraujant siuntėjui ir gavėjui. Komunikacija gali vykti viena kryptimi ir ten baigtis. Arba pranešimu išgauti iš gavėjo galimą atsakymą-formaliai vadinamą grįžtamuoju ryšiu .

Siuntėjas, arba pranešimo šaltinis ,pradeda komunikacijos procesą. Organizacijoje siuntėjas yra asmuo, kuris turi informacijos, norų ar poreikių ir siekia juos perduoti vienam ar daugiau žmonių.

Gavėjas yra asmuo, kuris suvokia siuntėjo pranešimą. Gali būti daug gavėjų. Pranešimas turi būti parengtas atsižvelgiant į gavėjo išsilavinimą. Jei pranešimas nepasiekia adresato tai komunikacija laikoma neįvykusia. Situacija nė kiek ne geresnė, jei pranešimas pasiekia adresatą, tačiau jis jo nesupranta. Trys veiksniai galintys paveikti efektingą ir neefektingą komunikaciją yra užkodavimas, atkodavimas ir triukšmas.

UŽKODAVIMAS – vyksta tuomet, kai informacija, kurią reikia perduoti ,siuntėjas paverčia simbolių seka. Šis etapas yra būtinas, nes informacija perduodama kitam žmogui ar kokiais nors sutartiniais ženklais. Kadangi komunikacijos procesas neapsieina be kodavimo tai siuntėjas siekia nustatyti abiem pusėms suprantamą reikšmių sistemą ir parinkti tokius simbolius, kurie jo manymu ir gavėjui turi tokią pat reikšmę.

ATKODAVIMAS – procesas, kurio metu gavėjas interpretuoja gautą pranešimą ir paverčia jį prasminga informacija .Šis procesas susideda iš dviejų žingsnių. Pirmiausiai gavėjas turi priimti informaciją, tik po to jį interpretuoti. Atkodavimas priklauso nu

uo gavėjo ankstesnio patyrimo, jo asmeninės nuomonės, apie vartojamus simbolius ir gestus, jo lūkesčių ir nuo to, ar vienodai reikšmes supranta siuntėjas ir gavėjas. Fizinis artumas ilgainiui gali sudaryti sąlygas geresniam siuntėjo ir gavėjo tarpusavio supratimui.

TRIUKŠMAS – laikome bet kurį veiksnį ,kuris trukdo, iškraipo, kliudo ar silpnina komunikaciją. triukšmas gali kilti vadinamajame komunikacijų kanale ar dėl perdavimo būdų. Poreikis pajusti komunikaciją gali būti toks stiprus ,kad kartais klaidinančią ar net neprasmingą komunikaciją, gavėjas atkoduoja kaip visai prasmingą informaciją, kuri gali smarkiai skirtis nuo pradinio užkoduoto pranešimo. Kadangi triukšmas gali trukdyti suprasti informaciją, vadovai turi stentis jį mažinti, tiek, kad netrukdytų efektingai komunikuoti.

KOMONIKACIJOS PROCESŲ GERINIMAS

Skirtumus tarp efektingos ir neefektingos komunikacijos galima nustatyti pasižiūrėjus kaip bendraujančios šalys susitvarko su keturiais komunikavimo proceso aspektais: suvokimo skirtumais, emocijomis, nenuoseklumais tarp žodinės ir bežodinės komunikacijos bei išankstiniu pasitikėjimu(ar nepasitikėjimu) tarp šalių.

SKIRTINGAS SUVOKIMAS
Tai vienas iš labiausiai įprastų barjerų, trukdančių efektingai komunikacijai. Žmonės, kurių išsilavinimas ar žinių lygis skirtingas, dažnai tuos pačius reiškinius suvokia nevienodai.

Kalbiniai skirtumai dažnai yra glaudžiai susiję su individualaus suvokimo skirtumais. Kad butų galima efektingai perduoti pranešimą, vartojami žodžiai turi turėti tą pačią reikšmę ir siuntėjui, ir gavėjui. Tarkim skirtingi kompanijos padaliniai gauna pranešimą, kad “per trumpą laiką” reikia sukurti naują produktą. Mokslinių tyrimų skyriaus da

arbuotojams šis laikas gali būti dveji ar treji metai. Finansų skyriaus darbuotojams tai gali būti trys ar šeši mėnesiai, o pardavimų skyriaus darbuotojams “trumpas laikas” yra kelios savaitės. Kadangi kai kurie žodžiai turi daug reikšmių, tai būti atkreipti dėmesį į tai, kad gavėjas suprastų, ką siuntėjas turėjo galvoje. Suvokimo skirtumų gali kilti dėl lyčių skirtumo. Daug vietos pastarojo meto tyrimuose skiriama lyčių komunikacijos skirtumams ir stiliams.

KAIP IŠVENGTI SKIRTINGO SUPRATIMO
Siekiant išvengti skirtingo tų pačių dalykų supratimo, pranešimas turi būti pateikiamas taip, kad jį galėtų suprasti skirtingų pažiūrų ir patyrimo žmonės. Kai tik įmanoma reikėtų išsiaiškinti gavėjo pažiūras ir išsilavinimą. Empatija – įsijautimas į kito žmogaus emocinę būseną ir sugebėjimą pažvelgti į situaciją kito žmogaus akimis – reakcijos sulaikymas tol, kol bus tinkamai įvertinta gauta informacija, padeda iš dalies išvengti nesusipratimo. Kai problema yra neaiški būtina klausti.

Siekiant įveikti kalbinius skirtumus labai naudinga paprašyti gavėją, kad jis patvirtintų ar savaip suformuluotų pagrindinius pranešimo momentus. Jei visi organizacijos nariai turės susidurti su nauja terminologija, verta jiems organizuoti kursus ar keletą seminarų, per kuriuos jie susipažintų su naujomis temomis. Reikia skatinti gavėjus pateikti klausimus ir taip išsiaiškinti neaiškius momentus.

EMOCINĖS BŪSENOS
Emocinės reakcijos – pyktis, meilė savigyna,neapykanta,pavydas,baimė,varžymasis – turi įtakos mūsų sprendimui, t.y. kaip mes suprantame kitų žinias ir kokį poveikį mes darome kitiems perduodami savo pranešimus .Jei mes esame, kai jaučiame grėsmę savo saugumui prestižui ir galiai, tai galime prarasti sugebėjimą objektyviai vertinti gaunamą informaciją ir reaguoti į ją gindamiesi ar agresyviai.

Geriausias požiūris į emocijas būtų laikyti jas komunikacijos proceso dalimi ir stengtis suprasti kai dėl jų kyla problemų. Jei pavaldiniai agresyviai elgiasi, vadovai turėtų priversti juos išsakyti savo rūpesčius ir atidžiai klausytis ką jie sako. Kai vadovai supras jų reakcijas, galės pagerinti atmosferą patys ėmę kitaip elgtis. Iki krizės vadovai turi stengtis iš anksto numatyti savo pavaldinių emocines reakcijas ir pasirengti jas įveikti. Taip pat jie gali pagalvoti apie savo pačių nuotaikas, ir apie tai kokią įtaką jos gali daryti kitiems.

PRIEŠTARINGA ŽODINĖ IR NEŽODINĖ KOMUNIKACIJA
Dažnai apie šnekamąją ir rašytinę kalbą galvojame kaip apie tiesioginės komunikacijos priemonę, tačiau mūsų siunčiamas stipriai veikia tokie nežodiniai veiksniai kaip kūno judesiai, drabužiai, atstumas nuo žmogaus su kuriuo kalbame, mūsų poza, veido išraišką ,akių judesius, bei kūno sąlytis.

Pagrindinė priemonė komunikacijos prieštaravimams įveikti – žinoti apie juos ir rūpestingai saugoti, kad nebūtų siunčiami klaidingi pranešimai. Gestai ,apranga, poza, veido išraiška ir kita nežodinė komunikacija turi atitikti žodinį pranešimą. Laibai pravartu analizuoti kitų žmonių nežodinę komunikaciją ir stengtis pritaikyti išmoktas tiesas sau ir savo santykiuose su kitais.

NEPASITIKĖJIMAS

Gavėjo pasitikėjimas ar nepasitikėjimas pranešimu – tai daugiausiai siuntėjo patikimumo gavėjo mintyse atspindys. Siuntėjo nepatikimumą veikia aplinkybės, kuriomis jis ar ji žinią siunčia. Štai kur žmonių santykių istorija turi įtakos komunikacijai. Jei darbuotojas ar derybininkas pakartotinai susidūrė su neįvykdytais vadovo pažadais, tokio vadovo komunikacijos su šiais žmonėmis efektyvumas gali būti pažeistas. Kai kuriais atvejais poveikis gali būti atvirkščias. Laikas ir vieta, kur šitai vyksta, gali būti nepaprastai svarbūs.

Apskritai vadovu bus tikinama, jei jį kiti laikys žinančiu, patikimu ir rimtai besirūpinančiu kitų gerove. Pelnytas pasitikėjimas yra rezultatas ilgalaikio proceso, kurio metu kiti pripažįsta žmogaus sąžiningumą, dorumą ir gerus ketinimus. Nors ir yra keletas būdų pasitikėjimo kupinai atmosferai sukurti, tačiau geri santykiai su žmonėmis tik nuolatinio darbo dėka.

KOMUNIKACIJA ORGANIZACIJOSE

Visi ką tik aptarti tarpasmeninės komunikacijos veiksniai taip pat taikomi komunikacijos procesams viduje organizacijų, kur taip pat reikia perduoti tikslų pranešimą iš vieno žmogaus kitam. Tačiau yra keli tik organizacijoms būdingi veiksniai, kurie lemia komunikacijos procesų efektyvumą organizacijose: organizacinės struktūros, valdžios ir darbo projektavimo. Vadybos mokslininkai seniai vadovaujasi pasiūlymu, kuri pateikė Nobelio premijos laureatas Herbertas Simonas: organizacijos būtinos, kad padėtų žmonėms komunikuoti.

VEIKSNIAI TURINTYS ĮTAKOS ORGANIZACINEI KOMUNIKACIJAI

Raymondas V.Lesikaras apibūdino keturis veiksnius, turinčius įtakos organizacinės komunikacijos efektyvumui. Tai formalūs komunikacijos kanalai, organizacijos valdžios struktūros darbo specializacija ir tai ką Lesikaras pavadino “informacijos nuosavybe”.
Formalūs komunikacijos kanalai – tai komunikacijos priemonė, patvirtinta ir ko gero, kontroliuojama vadovų. Ji veikia komunikacijos efektyvumą dviem būdais. Pirma jie apima vis didesnį atstumą organizacijoms augant ir plečiantis. Pvz. didėja mažmeninės prekybos organizacijoje kurios padaliniai plačiai “išmėtyti”, yra daug sunkiau pasiekti efektingą komunikaciją ,nei mažoje parduotuvėje. Antra, formalūs komunikacijos kanalai kliudo laisvai tekėti informacijai tarp įvairių organizacijos lygių. Pvz. konvejerio darbuotojas savo problemomis mieliau pasidalins su cecho meistru, bet ne su gamyklos vadovu.
Valdžios struktūra. Organizacijos struktūra daro panašią įtaką komunikacijos efektyvumui organizacijose. Užimamos padėties ir galios skirtumai organizacijose lemia, kam su kuo patogu komunikuoti. Užimamos padėties skirtumai, taip pat lemia komunikacijos turinį, ir tikslumą. Pvz. pokalbis tarp kompanijos prezidento ir raštinės darbuotojos bus įtemtai mandagus ir formalus.
Darbo specializacija paprastai palengvina komunikaciją skirtingų grupių viduje. Vienos darbo grupės nariai kalba tuo pačiu žargonu, jų darbo tikslai ir terminai bei asmeniniai stiliai yra panašūs. Tačiau per didelė darbo specializacija trukdo komunikacijai tarp labai skirtingų grupių.
Informacijos nuosavybė. Šis terminas reiškia, kad tam tikri asmenys disponuoja tam tikra informacija ir žiniomis apie savo darbą. Tokia informacija suteikia ją turintiems individams: jei galės geriau dirbti už savo kolegas. Dauguma nenori dalintis turima informacija su kitais darbuotojai. Todėl organizacijose visiškai atviri komunikacijos procesai yra nerealūs.

VERIKALIOJI KOMUNIKACIJA

Vertikalioji komunikacija yra komunikacijos rūšis, kai informacija keliauja organizacijos komandų grandine aukštyn arba žemyn. Informacijos srautas iš viršaus į apačią prasideda nuo aukščiausiųjų valdymo lygių, po to keliauja žemyn per valdymo lygius, kol pasiekia eilinius darbuotojus, o ne valdymo personalą. Pagrindinis tokios komunikacijos tikslas – patarti, informuoti, nurodyti, instruktuoti ir įvertinti darbuotojus bei pateikti organizacijos nariams žinių apie organizacijos tikslus ir politiką.
Pagrindinis komunikacijos priešinga kryptimi t.y. iš apačios į viršų, tikslas – pateikti aukštesniems valdymo lygiams informaciją apie tai, kas vyksta žemesniuose lygiuose. Tokio tipo komunikacija – tai ataskaitos apie atlikta darbą ir pasiektą pažangą, pasiūlymai, paaiškinimai ir pagalbos ar sprendimo prašymas.

Kai kuriose kompanijose ”karštos” linijos užtikrina papildomą komunikaciją abiem kryptim – aukštyn ir žemyn. Karštos linijos naudojamos skirtingiems tikslams, nors daugelis naudoja pranešti vadovams apie situaciją, susijusią su darbuotojais, pvz.: Dėl nepagrįstų tvirtinimų apie seksualinį persekiojimą.

VERTIKALIOS KOMUNIKACIJOS PROBLEMOS.
Tikėtina, kad komunikacija iš viršaus į apačią bus filtruojama, modifikuojama ar stabdoma kiekviename valdymo lygyje, kadangi vadovai sprendžia, ką jie turėtų perduoti savo darbuotojams, ir ko – ne. Taip pat tikėtina, kad komunikacija priešinga kryptimi, t. y. Iš apačios į viršų, irgi bus filtruojama, kondensuojama ar keičiama viduriniojo lygio vadovų, manančių, kad jų darbas – apsaugoti aukštesniųjų lygių vadovus nuo neesminės informacijos, atsirandančios žemesniuose valdymo lygiuose. Be to, viduriniojo lygio vadovai gali nuslėpti informaciją, kuri būtų nepalanki jiems patiems, jei pasiektų jų viršininkų ausis. Todėl vertikalioji informacija dažnai tik iš dalies yra tiksli ar išsami.

Komunikacijos, nukreiptos iš viršaus į apačią, problemų iškelia tada, kai vadovai nepateikia darbuotojams būtinų žinių, kad jie galėtų efektingai atlikti savo užduotis. Neretai vadovai per daug optimistiškai vertina savo sugebėjimus perduoti informaciją iš viršaus į apačią, tačiau iš tikro jie dažnai nesugeba perduoti svarbios informacijos, ar tinkamai apmokyti darbuotojų, kaip jie turėtų atlikti savo pareigas.

HORIZONTALIOJI IR NEFORMALIOJI KOMUNIKACIJA

Horizontalioji komunikacija paprastai neatsiejama nuo organizacijos darbo srauto ir atsiranda tarp darbo grupės narių, tarp kelių darbo grupių, tarp skirtingų darbo grupių grandžių, tarp linijinių ir patariamųjų to paties lygio vadovų. Pagrindinis horizontaliosios komunikacijos tikslas – sudaryti tiesioginį organizacijos koordinavimo ir problemų sprendimo kanalą. Taip išvengiama daug lėtesnės procedūros, pagal kurią komunikacija nukreipiama per bendrą viršininką. Papildomas horizontaliosios komunikacijos privalumas yra tas, kad ji sudaro organizacijos nariams galimybę užmegzti santykius su kolegomis (sau pagal rangą lygiais darbuotojais. Šie santykiai yra svarbūs darbuotojų pasitenkinimui.

Didelė horizontalios komunikacijos dalis vyksta už komunikavimo grandinės ribų. Tokia horizontalioji komunikacija susiformuoja neretai žinant, pritariant ar skatinant viršininkams, suvokiantiems, kad horizontalioji dažnai palengvina jų bendravimo naštą ir sumažina nesklandumų bei netikslumų, kai reikiami žmonės tiesioginį tarpusavio ryšį.

Viena neformaliosios komunikacijos rūšių yra gandų tinklai. Jie dažnai būna nesankcionuoti. Gandų tinklas organizacijoje dažnai sumegztas iš kelių neformalių komunikacijos tinklų, kurie tarpusavyje susikerta keliose vietose, t.y. kai kurie gerai informuoti individai priklauso keliems neformaliems tinklams. Gandai visiškai nepaiso postų ar valdžios ir gali susieti organizacijos narius įvairiomis kryptimis: horizontaliai, vertikaliai ar įstrižai.

Šalia socialinių ir neformaliosios komunikacijos funkcijų, gandai atlieka dar keletą su darbu susijusių funkcijų. Nors gandus be galo sunku kontroliuoti, tačiau informacija jų kanalais sklinda daug greičiau nei formaliosios komunikacijos kanalais. Todėl vadovai gali pasinaudoti jais, sąmoningai leisti tai informacijai ”nutekėti” ar labai apgalvotai į pokalbį įterpti pastabėles, kad “tai – tik tarp mudviejų”

Davis išskyrė gandų grandinės tipus.1)”Vienos gijos grandinėje asmuo A pasako asmeniu B, o tas perduoda asmeniu C ir taip toliau. Šioje grandinėje informacija labiausiai iškraipoma.2)”Paskalų grandinės” atveju vienas asmuo sužino ką nors ir pasakoja visiems ką sužinojo. Ši grandinė labai populiari, ja perduodama įdomi ,tačiau su darbu dažniausiai nesusijusi informacija.3) “Atsitiktinumų grandinės” atveju individui visai nesvarbu, kam perduoti informaciją jis atsitiktinai pasirenka adresatus, o šie elgiasi lygiai taip pat. Šiai grandine dažniausiai perduodama įdomi tačiau nereikšminga informacija.4) “Klasterinės grandinės” atveju asmuo A perduoda informacija keliems atrinktiems asmenims , ir kai kurie iš jų informuoja kitus atrinktus

Davis mano, kad klasterinė grandinė dominuoja organizacijose. Paprastai ,tik keli asmenys vadinami ryšininkais, toliau perduoda gautą informaciją ir tai tik tiems, kurias jie pasitiki, ar iš kurių tikisi malonių. Dažniausiai jiems perduodama įdomi informacija, susijusi su darbu – ir svarbiausia – laiku ir nauda.

DERYBOS KONFLIKTAMS VALDYTI

Kasdieniniame gyvenime sutinkame be galo daug derybų pavyzdžių. Mes deramės su mašinų pardavimo agentu pirkdami automobilį, tariamės su savo draugais, kaip praleisti laisvalaikį, arba deramės su savo viršininku dėl darbo sąlygų ir laiko. Organizacijos savo ruoštu derasi su profsąjungomis – dėl darbo sutarties sąlygų, su aplinkos apsaugos specialistais, dėl geriausio būdo užkirsti kelią aplinkos teršimui ar naikinti teršalus, o su savo darbuotojais – dėl konkrečių darbo užduočių. Pasak Lewickio ir Littererio, visas minėtas derybų situacijas galima apibudinti remiantis šiomis trimis charakteristikomis.
1. Tarp dviejų ar daugiau pusių kyla interesų konfliktas, t.y. vienos pusės norai nebūtinai sutampa su kitos pusės norais.
2. Arba konfliktui išspręsti nėra nustatytų taisyklių ar procedūrų, arba šalys nori konfliktą išspręsti savitu būdu, apeidamos taisykles arba procedūras.
3. Šalys bent jau šiuo momentu linkusios greičiau susitarti, o ne atvirai kovoti, priversti vieną pusę pasiduoti, nutraukti ryšį ar perduoti ginčą spręsti aukštesnei valdžiai.
Derybų sėkmę lemia daug veiksnių .Tikrasis derybų procesas – pasiūlymų, argumentų bei
kontrargumentų, kurie mūsų manymu, yra derybų šerdis, seka priklauso nuo: 1) to, ar šalys mano, kad jų interesai yra tarpusavyje susiję 2) pasitikėjimo ir nepasitikėjimo tarp šalių laipsnio 3) kiekvienos pusės sugebėjimo aiškiai perduoti savo požiūrį kitai pusei, įtikinti ar priversti ją išklausyti 4) su derybomis susijusių asmenybių ir jų keistenybių; ir 5) abiejų šalių interesų ir tikslų.

Derybos – sudėtingas komunikacijos procesas, juo labiau, kai vienas derybų ratas yra tik ilgalaikių santykių epizodas. Šis atvejis dažnai pasitaiko darbininkų ir vadovų santykiuose. Derybininkui svarbiausia pasirengti. Toks pasirengimas turi apimti ankstesnių derybų eigos bei ankščiau pasiektų rezultatų peržiūrą. Derybininkas labai rizikuoja, jei jis ar ji elgiasi taip, lyg istorija būtų nesvarbi kitai pusei.

PATARIMAI KAIP RENKTI DERYBAS
Turėk nustatytus aiškius tikslus kiekvienam derybų objektui ir supras juos.
Neskubėk.
Jei abejoji, tarkis.
Būk pasirengęs aiškiai suformuluotus tikslus pagrįsti firmos duomenimis.
Išlaikyk savo poziciją lanksčią.
Išsiaiškink kitos pusės tikslus ir motyvaciją.
Jei nesiseka vienoje pusėje, eik prie kitos ir sugrįžk prie pirmosios vėliau.
Sukurk palankų momentą sutarčiau sudaryti.
Gerbk kitos pusės norą išlaikyti savo veidą.
Būk geras klausytojas.
Susikurk teisingo, bet tvirto asmens reputaciją.
Kontroliuok savo jausmus.
Derybose įsitikink, kad žinai kiekvieno etapo ryšį su kitais.
Palygink kiekvieną etapą su jo tikslais.
Atkreipk dėmesį į kiekvieno derybų punkto kalbą.
Atmink, kad derybos iš esmės yra kompromiso siekimas.
Išmok suprasti žmones – tai gali praversti per derybas.
Atsižvelk, kaip dabartinės derybos gali daryti įtaką ateities deryboms.

EFEKTYVIŲ DERYBŲ PRINCIPAI

Priklausomai nuo derybų dalyvių orientacijos išskiriamos pozicinės bei interesų derybos. Pozicinėse derybos jau nuo pat pradžios kiekviena šalis pasirenka tam tikrą poziciją ir stengiasi ją išlaikyti, kad gautų sau naudingų nuolaidų. Partneris šiuo atveju – varžovas. Todėl nuo jo slepiami tikrieji tikslai ,gudraujama pasitelkiant spekuliatyvius argumentavimo būdus. Partneris verčiamas priimti jam nenaudingą sprendimą. Derybos vyksta lėtai, įsitempia derybininkų santykiai, išnaudojama, tik dalis galimybių, net sėkmė būna trumpalaikė, nes antroji šalis siekia “atsiteisti”.

Kur kas palankesnės yra interesų derybos, nes čia atskiriamos problemos nuo asmenybių, susitelkiama prie interesų, kuriamos, analizuojamos įvairios alternatyvos, siekiama objektyvias, apčiuopiamais kriterijais išmatuojamų susitarimų. Į pašnekovą žiūrima kaip į partnerį, bendramintį, idėjų šaltinį

Orientuotis į interesus naudinga, nes yra daug skirtingų būdų patenkinti tą patį interesą. Priešingų pozicijų laikymasis neleidžia pastebėti interesų bendrumo. Atsisakyti pozicijų padeda objektyvūs kriterijai ( t.y. kas nepriklauso nei nuo vieno iš derybų dalyvių).

Taigi pagrindiniai efektyvių derybų principai:

•atskirti asmenybes nuo problemų;

•koncentruotis į interesus, o ne į pozicijas;

•surasti objektyvius kriterijus ir jais vadovautis;

•ieškoti bendro abiem priimto sprendimo;

DERYBŲ PRADŽIA

Derybų pradžia – tarsi tiltas tarp pašnekovų – tinkamo, korektiško požiūrio į pašnekovą formavimas. Būtent pirmieji sakiniai lemiamai paveikia pašnekovą: jis nusprendžia ar klausyti toliau, ar ne. Atidžiai klausoma kalbos pradžia: iš smalsumo laukiant kažko naujo, norint pašalinti įtampą ir panašiai. Pirmi sakiniai sukuria vidinį pašnekovo požiūrį į mus ir į derybas, susidaro vadinamasis “ pirmo įspūdžio efektas”. Visa tai formuoja, lemia darbo atmosferą.

Dažnai derybos žlunga nė neprasidėjusios, nes padaryta įžanga arba ji pernelyg menka. Jos uždaviniai šie:

•užmegzti kontaktus,

•sukurti malonę derybų atmosferą,

•patrauki dėmesį,

•pažadinti interesą,

•perimti iniciatyvą.
Iš gausybės pradžios būdų išskiriami “teisingi debiutai”. Tai keturi pagrindiniai veiksmų būdai.

1.Įtampos pašalinimas. Galima užmegzti glaudų kontaktą su pašnekovu (tam reikia bent kelių šiltų žodžių). Pamąstykime: kaip norėtų jaustis pašnekovas mūsų bendrijoje, jis laukia asmeninio pasveikinimo, pajuokavimo, komplimentų, keleto šiltų žodžių.

2. Intereso pažadinimo būdas. Įgalina trumpai išdėstyti situaciją ar problemą, susiejus ją su derybų turiniu; panaudoti tai kaip pradinį tašką. Tam galima panaudoti nedidelius įvykius, palyginus, asmeninius įgūdžius, anekdotinius atsitikimus ar neįprastą klausimą

3. Vaizduotės žaismo skatinimo būdas. Pradžioje pateikiam daugybė klausimų įvairiomis tų derybų temomis. Tai tinka kai pašnekovai realiai vertina situaciją ir yra optimistai.

4. Tiesaus priėjimo būdas. Be jokių žingsnių iš karto imamasi reikalo: trumpai įvardijamos pokalbio priežastys, greitai pereinama nuo trumpų klausimų prie konkrečių ir pradedama gvildenti pokalbio tema. Tai – racionalus „šaltas“ būdas. Jis tinka trumpalaikėms, nelabai svarbioms dalykinėms deryboms.

DERYBŲ EIGA

Tikrasis derybų procesas – informavimo, argumentų ir kontrargumentų, kurie ,mūsų manymu ura derybų šerdis, seka priklauso nuo to, ar šalys mano, jog jų interesai yra tarpusavyje susiję ;nuo pasitikėjimo ar nepasitikėjimo tarp abiejų šalių laipsnio, taip pat nuo kiekvienos šalies sugebėjimo aiškiai perduoti savo požiūrį kitai šaliai, įtikinti ją ar priversti išklausyti; žinoma priklauso ir nuo su derybomis susijusių asmenybių bei jų keistenybių; nuo abiejų šakių interesų ir jų tikslų.
Informacijos pašnekovams pateikimas – lyg derybų pradžios tęsinys, perėjimas prie argumentavimo. Informacijos perdavimu siekiama įvairiausių tikslų.

●planuoto informacijos pateikimo;
●specialios svarstomų problemų informacijos rinkimo, pašnekovo bei jo
atstovaujamos organizacijos pageidavimų, paklausimų nagrinėjimo;
●pašnekovo motyvų ir tikslų išaiškinimo;
●argumentavimo pagrindų formavimo arba savo argumentavimo kertinių punktų teisingumo patikrinimo, o jei riekia, naujų atramos taškų
●pašnekovo sąmonėje sudarymo, kad kitoje pasitarimo fazėje jais pasinaudotumėte;

●pašnekovo pozicijos analizės bei patikrinimo;
●būsimos veiklos krypčių įmanomo numatymo, labai palengvinančio ir suprastinančio sprendimo priėmimą.

Informacijos pakeitimo frazę sudaro: pašnekovo bendras ir tikslingas informavimas, klausimų informavimas, klausimų iškėlimas pašnekovo klausymas, jo reakcijų stebėjimas, psichologinė tų reakcijų analizė.

ARGUMENTAVIMAS

Argumentavimas- tai įrodinėjimas. Mūsų neapdorotos ir nesutvarkytos idėjos, mintys kokiu nors klausimu susiejamo logiškai, joms suteikiama forma, „ pramušimo jėga“ . Po to tinkamu momentu mūsų argumentai pateikiami pašnekovui. Argumentavimas veikia pašnekovo pozicijos pakeitimą.
ARGUMENTAVIMO TIKSLAI
Argumentavimo frazėje formuojama išankstinė nuomonė, pasirenkama tam tikra pozicija svarstomu klausimu. Bandoma pakeisti jau susidariusią poziciją, įtvirtinti suformuotą ar pakeistą, naują nuomonę. Dažnai siekiama pašalinti ar sušvelninti prieštaravimus, kilusius prieš pokalbį ar jo metu; siekiama kritiškai patikrinti savo ir pašnekovo nuostatas ir faktus. Argumentavimu tiesiami keliai, aiškioms, tikslioms, dalinėms ar bendroms išvadoms, taip pat sudaroma bazė paskutinei, lemiamai derybų fazei- sprendimo priėmimui.
Argumentavimas- sunkiausia derybų dalis. Jis reikalauja žinių, dėmesio koncentracijos, dvasios stiprybės, veržlumo, kalbos korektiškumo, bet daug kas priklauso nuo pašnekovo: privalome atsižvelgti į jo nuomonę kaip į savą nepriklausomai nuo to, ar laikome jį priešininku ar vienminčiu. Norint sėkmingai argumentuoti, būtina įvaldyti medžiagą, išmanyti dalyką, tiksliai užsibrėžti siekiamus uždavinius. Po to būtina „ įeiti į pašnekovo padėtį“ : ko jis siekia? O kokie mūsų maksimalūs ir minimalūs reikalavimai? Turime nutarti, apsispręsti, kaip atsitrauksime, jei įvykiai klostysis nepalankiai. Būtina pamąstyti, ką daryti, kad „ nesudegintume tiltų“ . Pagalvokim, ar įmanomas kompromisas.
Privalome išanalizuoti ir ištobulinti argumentavimo taktiką bei numatyti, ką pateiks pašnekovas. Kaip mes galėtume jį patraukti į savo pusę? Būtina numatyti ir parepetuoti derybų eigą. Prieš argumentuodami, atsakykime sau į įvairius klausimus.

INFORMACIJOS PERDAVMAS

Nemalonios informacijos pateikti tik tiek, kiek būtina, neišvengiama. Visiems duomenims privalu suteikti deramą pavidalą, gelbėti susilaikyti, bet ir kiekvieną akimirką būti pasiruošusiu. Pašnekovui pateiktina tik tiksli, aiški, turininga, vaizdinga, profesiškai teisinga informacija. Ypatingas dėmesys kreipiamas į dėstymo trumpumą .
Svarbios ir pagalbinės informacijos teikimo priemonės, ypač – vizualinės. Pateikus informaciją valdžiai, nurodžius jos šaltinį ir tai kas dažniausiai ja naudojasi, susidaro visapusiškesnis vaizdas, ja labiau pasitikima. Reikėtų nurodyti ir tai ,kaip pateikiami duomenys siejasi su kitais šaltiniais.
Svarbu stebėti pašnekovo reakcijas bei jų pasireiškimą Todėl negalima pašnekovo paleisti iš regėjimo lauko, būtina stebėti jo išorės reakcijas , judesius .Reikia užmegzti vizualinį kontaktą ir žiūrėti pašnekovui į akis, kai jis dėsto savo nuožiūrą ir poziciją. Pastebėtas reakcijas reikia pasiaiškinti ir patikrinti. Tik po to galima keisti pokalbio kryptį.
Pašnekovo reakcijas sąlygoja vienas ar keli motyvai. Jie yra pirminiai (iracionalūs) ir antriniai (racionalūs). Psichologai teigia stipresnius esant stipresnius, nes juos sąlygoja žmogaus veiksmus nei manoma, ir žmogus pasiruošęs tai pripažinti. Derybos palengvės jei paaiškės pašnekovo, ir mes įsigilinsime į juos.

PASTOVŪS DERYBŲ REZULTATAI

Aišku, jog kai abi šalys sąveikauja per derybas, kad išspręstų konfliktą, abi jos puoselėja viltį, ką nors iš to konflikto laimėti. Lygiai taip pat aišku , jog gabūs derybininkai domisi rezultatų, kurių kartu siekia, pastovumu. Jei kuri nors šalis arba abi pasiekia derybų rezultatą ir dėl kokių nors priežasčių gailisi ar yra juo nepatenkintos, jos linkę atnaujinti derybas, net ir priešiškai nusiteikus. Pastovumas –ne vienintelis sėkmingų derybų bruožas, bet būtinas.
Linda Putnam išskyrė dvi derybų eigos rūšis, kurios skiriasi santykine pastovumo perspektyva.
Integracinis procesas – tokia derybų eiga , kai abiem šalim atsiveria galimybė laimėti. Dažniai ji dar vadinama abipusio laimėjimo situacija. Integracijos procesams, t.y. tokiems, kai abi šalys bando suderinti interesus, būdinga atkakli, atvira komunikacija.
Išskiriamasis procesas – tokia derybų eiga, kai šalys siekia maksimalios naudos ir nori kitai šaliai padaryti maksimalių nuostolių. Dar vadinama laimėjimo ir pralaimėjimo situacija. Kitas apibrėžimas nulinė suma, t.y. vienos šalies laimėjimas atsveria kitos šalies pralaimėjimą ir suma lygi nuliui.
L. Putman tvirtina, kad kiekvienose derybose yra ir integracijos ir išskiriamieji procesai. Taigi du derybininkai, užuot pasirinkę vieną iš procesų, į derybas dažniausiai įtraukia abu , ir taip kyla įtampa. L. Putman sako, jog tai sveika, nes įgalina kiekvieną derybininką komunikuoti taip, kad gintų savo interesus. Žinoma svarbu nesutrikdyti viso proceso pusiausvyros.
Būna atvejų, kai derybininkas pagrįstai imasi integracijos būdo, mielai dalinasi informacija ir padrąsina kitą pusę daryti tą patį. Dažnai tam turi įtakos abiejų šalių ankstesni santykiai. Jei derybininkai įgijo pasitikėjimo vienas kitu, atskleisdami vienas kitam informaciją, kurią laikė konfidencialia, ir jei ankstesnės derybos yra baigęsi abi puses tenkinančiais rezultatais, galima tikėtis, kad ateityje per derybas jie vis noriau dalysis informacija. Vienas iš būdų – tarptautine diplomatija.
Tačiau kartais derybininkas turi dingsčių imtis išskiriamojo metodo ir pasirinkti dėl informacijos atskleidimo kitai šaliai. Netikra ateities santykių perspektyva gali būti viena iš tokio pasirinkimo priežasčių. Ir vėl tarptautinė diplomatija – tas kontekstas kur šitai gali įvykti.

IŠVADOS

Viena tiesa yra visiems priimta: nėra pasaulyje sudėtingesnės būtybės už žmogų, nėra pasaulyje sudėtingesnio proceso, kaip žmogaus sąveika su kitu žmogumi.Tačiau antra tiesa yra ta, kad labai svarbu gyvenime sugebėti paprastais žodžiais išreikšti sudėtingas tiesas.Tad šiame darbe pamėginta apibebdrinti mokslininkų patirtį ir medžiagą, kuo paprastesnėmis ir aiškesnėmis sąvokomis, kurios būtų suprantamos kiekvienam.

Gebėjimą efektyviai ir sėkmingai bendrauti drąsiai galime vadinti viena pagrindinių žmogaus savybių. Tik bendraujant jaunesnėm kartom perduodama per amžius sukurta patirtis, išmintis žinios bei kultūra. Be bendravimo nebūtų įmanomas joks žmogaus tobulėjimas, raida ir kuriamoji veikla.

Bendraudami tiek asmeniniame gyvenime, tiek darbe, nuolat sutinkame emocingų, išdidžių asmenybių. Tuomet norint efektyviai bendrauti ir pasiekti abipusio susitarimo, bei naudos reikia dar daugiau pastangų. Todėl labai svarbu išmokti pagrindinių efektyvaus bendravimo taisyklių, išmanyti įtikinimo meną,leidžiantį pasiekti maksimalių biznio ir asmenino gyvenimo rezultatų.

NAUDOTA LITERATŪRA

1.”Dalykinė komunikacija”. Kauno Technologijos Universitetas. Viktorija Baršauskienė, Kaunas Technologija 2002.
2. “ Derybų kelias ” Joel Edelman, Mery Beth Crain< Margi raštai. Vilnius 1997.
3. “Vadovavimo psichologija” Kaunas Technologija 2001, Juozas Kasiulis, Violeta Barvydienė Kauno Technologijos Universitetas
4.Bendravimo psichologija 2001, redaktorė J. Almonaitienė. Kaunas:Technologija.
5 Vadyba Jomes A.F . Stoner, R Edvard Freenan , Daniel R. Gilbert < Poligrafija ir informatika 1999
6. Heler Robert “ Grupių valdymas. Vilnius: Alma Littera,2000
7. Gesteland Richard Kaip išgyventi taip. Vilnius : Tyto Alba, 1997

Leave a Comment