INFORMACIJOS VADYBOS RAIDA
Istoriškai informacijos vadybos ištakos sietinos su specializuotos informacinės veiklos sritimis – pirmiausiai bibliotekininkyste, bibliografija, archyvistika ir kt. Jų pamatu susiformavo dokumentacijos problemos, susietos su naujais informacijos apdorojimo metodais ir jos panaudojimu industrijai.
XX a. viduryje informacijos sąvoka susiejama su technologijomis ir elektroniniu duomenų apdorojimu, o pati informacinė veikla įgavo įvairių sričių informacijos sistemų rangą, paremtą skaičiavimo centrų koncepcija.
Sprendžiant elektroninio duomenų apdorojimo ir informacijos vartojimo disproporcijos problemą, vis daugiau dėmesio buvo skiriama vadinamųjų automatizuotų valdymo sistemų tobulinimui. Vėliau informacijos procesai tolydžio „išsikėlė” iš skaičiavimo centrų ir priartėjo prie tiesioginių informacijos vartotojų.
Pastarųjų poreikiai ir informacijos vartojimo, „elgesio” su informacija problemos susitelkė vadinamojoje mokslinėje informatikoje, t. y dokumentacijos, dokumentalistikos, informacijos ir dokumentacijos, informacijos išteklių vadybos, dokumentų vadybos, informacinių sistemų vadybos, informacinių struktūtrų vadybos, informacijos technikos moksluose.
Šiuolaikiniu supratimu, informacijos vadyba neturėtų būti tapatinama su kuria nors viena iš paminėtų sričių. Ji tampa tarsi platesne kategorija ir tarsi absorbuoja visas siauresnes vadybos sritis stengamasi panaudoti geriausius principus ir metodus.
Personalinių kompiuterių paplitimas faktiškai panaikino ribas tarp specializuotos informacinės veiklos ir įvairiausių žmogaus veiklos sričių informacijos procesų, be to, organiškai susiejo informacijos technologijas su pačios informacijos vartojimu bet kokios veiklos organizavimui. Ši sąsaja integralią išraišką įgavo vadinamajame ofiso (ar biuro) vadybos koncepte, kurios universalumas tapo informacijos vadybos pamatu.
Pastebima, kad 8 – ajame dešimtmetyje labiau dominavo techniniai komponentai bei vienos kurios nors informacinės srities išryškinimas. Nuo
10 – o dešimtmečio pradžios vis didesnę rekšmę įgyja turinio komponentai, t. y. informacijos vadyba tampa žymiai platesnė ir kompleksiškesnė.
Neabejotina, kad informacijos vadybos atsiradimas sietinas su didžiųjų pasaulio valstybių raidos pobūdžiu. Informacijos vadyba žymiai aktualesnė ten, kur labai išvystyta ekonomika, karinis kompleksas, ryškūs geopolitiniai interesai ir jų reprezentavimo formos. Informacijos vadybos samprata ten orientuota į visų informacijos išteklių ir komunikacijos ryšių visumą ir jų organizavimą skirtingose srityse. Informacijos vadyba tampa priemone, leidžiančia integruoti materialius, žmogiškuosius, technologinius, organizacinius, kultūrinius veiksnius, kūrybinius procesus, inovacijas ir kt. bei panaudoti jų visumą organizavimo efektyvumui didinti ir tuo įtvirtinti strategines pozicijas.
INFORMACIJOS VADYBOS SAMPRATA, APIBRĖŽIMAI, TIKSLAI
Pasikeitimai šiuolaikinėje informacinėje visuomenėje verčia keistis ir taikyti veikloje modernias priemones. Viena iš tokių priemonių yra informacijos vadyba. Informacijos vadyba (IV), pasak A. Andersen, – tai ne mokslas, – tai elgesys. Todėl pasaulio teoretikams ir praktikams sunku vieningai bei tiksliai apibrėžti, kas yra IV.
Olaisen suformuluotame informacijos vadybos apibrėžime teigiama, kad informacijos vadyba reiškia informacijos identifikavimą, rinkimą, saugojimą, apdorojimą, apsaugą ir paskirstymą. Šiuo atveju pirmoji sąvokos dalis nusako verslo sistemos informacijos poreikį, naudojimą ir vertę, o antroji adresuota programinei įrangai.
Pagal J. Rowley, „informacijos vadyba apima informacijos politikos planavimą visos organizacijos mastu, integruotų sistemų ir paslaugų vystymą ir palaikymą, informacijos srautų optimizavimą ir pirmaujančių technologijų pajungimą funkciniams galutinių vartotojų – nežiūrint, koks būtų jų statusas ar vaidmuo organizacijoje – reikalavimams“.
Taylor ir Farrel bandė apibrėžti informacijos vadybą per jos pagalbines disciplinas, tokias kaip vadybos mokslas, informacijos sistemos, biuro automatizavimas, galutinių vartotojų kompiuterinė veikla, kibernetika ir inžinerija.
Abstrakčiai informacijos vadyba gali būti suprantama kaip procesų visuma, skatinanti organizacijos tobulėjimą. Pagrindinę informacijos vadybos užduotį puikiai atspindi posakis: „Reikiama informacija reikiamu laiku ir reikiamu formatu“. Tai itin sudėtingas uždavinys reikalaujantis valdyti informaciją nenutrūkstančia grandimi ir įjungti pagrindinius informacijos vadybos proceso etapus: informacijos poreikių identifikavimą, informacijos įgijimą, informacijos organizavimą ir kaupimą, informacijos produktus ir paslaugas, informacijos paskirtymą ir informacijos naudojimą.
Įvairiuose šaltiniuose gausu skirtingų šios sąvokos interpretacijų, tačiau bendrąją prasme informacijos vadybą galima suvokti kaip:
• universalią vadybos priemonę (galimi informacijos vadybos modeliai, skirti visuomenės valdymui, verslui, gamybai, komercijai, politikai, kultūrai, mokslui ir pan., net pačiai informacinei veiklai. Taip pat ieškoma bendrų dėsningumų, sistemų ir mechanizmų, kuriuos būtų galima transformuoti konkretiems objektams. Universaliais modeliais atskleidžiami giluminiai informaciniai ryšiai ir jų vaidmuo organizavimui bei vadybai, pvz., į informacinių ryšių ir komunikacijos formų struktūras jungiami kognityvieji, kultūros, socialiniai ir pan.
aspektai bei jų sąveika su technologijomis)
• strateginį veiksnį, įskaitant ir vadinamąją mąstymo strategiją (šiuo požiūriu informacijos vadyba tiesiogiai sietina su visuomenės informacinės infrastruktūros plėtote ir informacinės visuomenės vystymosi tendencijomis)
Arūnas Augustinaitis viename iš savo straipsnių pateikė tokias informacijos vadybos „aksiomas“, padedančias plačiau apžvelgti informacijos vadybos sampratą:
➢ Informacijos vadyba kaip organizavimo sociologija. Informacijos vadybos aspektu bet koks socialinis organizavimas pirmiausiai reiškia vienokius ar kitokius žmonių ryšius. Daiktai, organizavimo struktūros, jų fizinis lokalizavimas erdvėje ir laike, informacijos laikmenos, technologijų taikymas, kūryba, inovacijos ir pats valdymas – tai tik žmonių tarpusavio santykių išraiška. Ir šie santykiai visada turi tam tikrą informacinį turinį bei atitinkamą komunikacinę išraišką. Tad informacijos vadyba visada atskleidžia žmonių, daiktų ir laikmenų ryšius organizavimo procese. Jis apima ne tik formaliųjų pozicijų valdymą, kaip įprasta klasikinėje vadyboje, bet ir milžinišką sluoksnį po jomis slypinčių neformalių ryšių, kurių organizavimas lemia formaliosios vadybos turinį
➢ Informacijos vadyba kaip informacijos ekonomika. Jei ekonomika, kaip mokslas, tiria apskritai bet kokios tikslingos žmogaus veiklos pamatus, tai informacijos vadyba apima „informacijos ūkį”, kuris yra tiesiog proporcingas paties organizavimo mastams ir sudėtingumui. Kitaip sakant, informacinis (arba neformalusis)
organizavimas tiesiog projektuojamas į formalųjį organizavimą. Kuo racionaliau informacinis organizavimas tvarkomas, tuo labiau jis veikia formalųjį organizavimą ir su juo sutampa. Čia galima kalbėti apie tiesioginį ekonominį efektą, kuris gaunamas racionalizuojant organizavimą ir pačią veiklą informacinėmis priemonėmis. Tad informacijos vadyba traktuotina kaip bet kurios žmogiškosios veiklos srities informacijos ekonomika. Ir šis informacijos vadybos vaidmuo tolydžio stiprėja, visuomenės gyvenime vis labiau įsigalint informaciniams veiksniams.
➢ Informacijos vadybos ir informacijos komunikacijos technologijų
(IKT) lygiagretumas. Informacijos vadyba neatsiejama nuo IKT
plėtotės ir vystomas jų pamatu. Informacijos vadyba orientuota į pačią informaciją ir jos valdymą. Bet koks organizavimo darinys implikuoja informacijos ir technologijų santykį. Šia prasme informacijos vadyba orientuota į pačių informacijos išteklių valdymą, o šis savo ruožtu jungia ir IKT sistemų vadybą. Kadangi
IKT sietinas apskritai su technologijų plėtra, tai informacijos vadyba iš dalies apima ir technologijų vadybą. Ji integruoja ir racionalizuoja žiniją, technologijas ir komunikaciją kaip svarbiausius šiandieninės kultūros veiksnius.
➢ Informacijos vadyba – mąstymo ir veiklos stilius. Informacijos vadyba nėra mokslas tikrąja šio žodžio prasme. Tiksliau, tai nėra tradicinis mokslas, nes metodologiniu lygmeniu informacijos vadyba pirmiausiai išreiškia postindustrinės visuomenės informacinį kryptingumą. Šiuo atveju tiktų trivialioji formulė: šio požiūrio susiklostymą lėmė visuomenės informacinės praktikos poreikiai. Jis reikštų, kad visos dabarties problemos, nepriklausomai nuo veiklos srities, sėkmingiausiai spręstinos kaip informacinės problemos.
Toks mąstymo stilius orientuotas į ateitį, ir jį perėmęs žmogus be baimės sutinka vis labiau informacinę aplinką, sugeba prie jos prisitaikyti ir sėkmingai konkuruoti.
➢ Informacijos vadyba kaip socialinės integracijos veiksnys.
Paprastai kalbant, „informacinis mąstymas” integruoja visas organizavimo struktūras, funkcijas ir procesus, sieja skirtingos kokybės veiklos fragmentus ir aspektus į visumą, taip pat jungia aplinkos veiksnius. Informacinė veikla tampa bet kokios veiklos jungiančiuoju elementu. Ji veikia ir keičia organizavimo bei jo aplinkos socialines sąlygas: darbo pobūdį, motyvaciją, darbo ir laisvalaikio santykį, žmonių bendravimo pobūdį, saviraiškos formas ir kt. Šis teiginys gali būti ekstrapoliuotas visai dabarties visuomenei, vis labiau priklausomai nuo informacinės veiklos organizavimo ir valdymo.
Apžvelgus šiuos aspektus matome, kad informacijos vadyba negali būti suprantama vienareikšmiškai, tačiau kokie bebūtų jos apibrėžimai, esminis informacijos vadybos tikslas vis tiek išlieka toks pat – prisidėti prie organizacijos efektyvumo arba, kitaip sakant, užtikrinti, kad organizacija tenkintų savo strateginius tikslus maksimaliai išnaudodama turimus informacinius resursus. Pasak Chun Wei Choo, informacijos sukūrimas, įgijimas, kaupimas, saugojimas, analizė ir efektyvus naudojimas – tai yra pagrindiniai intelektualios organizacijos augimo ir vystymosi ramsčiai.
INFORMACIJOS VADYBOS ŽINIŲ SISTEMA
Neabejotina, kad informacijos vadyba pirmiausiai suprantama kaip informacijos sistemų vadyba ir su ja susijusi informacijos technologijų vadyba. Ne mažiau svarbūs yra informacijos resursų vadyba, komunikacijos organizavimas, strateginė informacijos vadyba, žmogiškųjų resursų vadyba, inovacijų vadyba, elektroninių dokumentų vadyba, duomenų vadyba, kokybės vadyba, biuro vadyba, sprendimų palaikymo sistemos ir kitos disciplinos, kurios vis dažniau skiriamos informacijos vadybai. Kaip sudėtinės informacijos vadybos dalys vis labiau suprantamos tokios dar gana neįprastos disciplinos: mąstymo strategija, sėkmės veiksnių vadyba, konsultavimo vadyba, o kita vertus, ir tokia generalizuojanti informacijos vadybos kryptis kaip visuotinė informacijos vadyba.
INFORMACIJOS VADYBOS STRUKTŪRA
Visas paminėtas informacijos vadybos žinijos sritis teoriniu, metodiniu bei empiriniu lygmeniu jungia trys pagrindinės struktūrinės dalys –
informacijos resursų vadyba, komunikacijos vadyba ir informacijos apdorojimo vadyba. Šios dalys viena kitą papildo ir yra vienijantis informacijos vadybos pamatas.
Informacijos resursų vadyba, komunikacijos vadyba ir informacijos apdorojimo vadyba sieja tradicinę informacijos mokslų problematiką su šiuolaikine koncepcija, kuri taikytina postindustrinės visuomenės realijoms ir mąstymo bei veiklos būdui.
Tai reiškia, kad vadybinei informacijos problematikai vis labiau skverbiantis į visas žmogaus veiklos sritis, kurios šiuo požiūriu gali būti įvardijamos jau kaip informacinės, informacijos resursai suprantami nepalyginti plačiau vien už informacijos laikmenas: jais tampa taip pat žmonės, daiktai, technika, ir jie galėtų būti traktuojami kaip informacijos šaltiniai ar saugyklos plačiąja prasme.
Tą patį galima pakartoti ir komunikacijos atžvilgiu – pats žmogaus būvis vis labiau suprantamas kaip neaprėpiamas socialinės komunikacijos raiškų margumynas, kuris struktūrinamas keliais, kanalais, tarnybomis ir remiasi tam tikra technologine komunikacijos infrastruktūra, pagrindžiančia ir informacijos resursų egzistavimą.
Informacijos apdorojimas taip pat suprantamas žymiai plačiau negu tradicinis semantinis loginis informacijos laikmenų apdorojimas – tai bet kokie sprendimai ar informacinis poveikis procesams, veiklai ar elgesiui.
INFORMACIJOS VADYBOS IR KLASIKINĖS VADYBOS SANTYKIS
Klasikinės vadybos ir informacijos vadybos santykis nusakomas formaliuoju ir informaciniu organizavimu. Klasikinė vadyba tik numano informacinį kontekstą, nors virš devyniasdešimt procentų organizacijos veiklos turinio sudaro informaciniai procesai. Plėtojant informacijos technologijas (IT), formalusis ir informacinis organizavimo aspektai vis labiau sutampa. Dėl to klasikinė vadyba vis daugiau dėmesio skiria informacijos klausimams, o informacijos vadyba „sulieja” ir klasikinės vadybos pasiekimus.