Individualios darbo vietos ir padalinio organizavimo principai

Darbo vietos ir padalinio organizavimo principai

Darbo tikslas – supažindinti su darbo vietos ir padalinio organizavimo principais.

Uždaviniai:
1. Paaiškinti organizacinio projektavimo sprendimų paskirtį.
2. Apžvelgti individualios darbo vietos ir padalinio organizavimą.
3. Paanalizuoti pagrindinius organizacinių valdymo struktūrų tipus.

Organizacija – grupė žmonių, kurių veikla sąmoningai koordinuojama, stengiantis pasiekti bendrą tikslą ar tikslus. Pagal ši apibūdinimą grupė bus organizacija, kai:
• Ją sudarys nors du žmonės.
• Ji turės bent vieną vienodai visiems svarbų tikslą.
• Grupės nariai sąmoningai dirbs drauge bendram tikslui pasiekti.
Organizavimas – (bendrąja prasme) yra ko nors rengimas, tvarkymas, jungimas į vieną visumą ar griežtą sistemą. Taai vientisos žmonių, įrengimų ir medžiagų sistemos projektavimas, tobulinimas ir įgyvendinimas.

Organizacinis projektavimas
Organizavimas susijęs su planavimu. Tai organizavimo projektavimo etapas.
Organizacinis projektavimas – sprendimų priėmimo procesas, kuriame vadovai pasirenka organizacijos struktūrą, tinkamą organizacijos strategijai ir aplinkai, kurioje organizacijos nariai tą strategiją įgyvendina.
Pavyzdžiui: kompiuteriams programinę įrangą kuriančios kompanijos struktūra turi skirtis nuo kompanijos, gaminančios džinsus, struktūros. Standartinio produkto, pavyzdžiui, džinsų, gamybai reikalingi kvalifikuoti konvejerio darbininkai, o norint sukurti tam tikrą programinės įrangos gaminį, reikia organizuoti specialistų komandą, susidedančią iš sistemotechnikų, programuotojų ir pan. Nors šiie specialistai turi efektingai bendradarbiauti, jų darbo negalima organizuoti kaip konvejerio darbininkų. Todėl vadovai turi derinti organizacijos struktūrą prie jos tikslų ir išteklių.
Organizacinio projektavimo sudedamosios dalys:
• Darbo pasidalijimas, jis leidžia efektyviau atlikti darbą ir gauti geresnius rezultatus, tai toks kompleksinis užduoties sk

kaidymas į sudedamąsias dalis, kad darbuotojai būtų atsakingi ne už visą užduotį (galutinį tikslą), o tik už atskiras ją sudarančias veiklas;
• Struktūrinių grandžių formavimas, tai logiškas ir efektyvus užduočių jungimas;
• Hierarchija – tai organizacijos struktūros modelis, kurio viršuje – aukščiausio lygio vadovas, atsakingas už visos organizacijos veiklą; žemesnio lygio vadovai yra išsidėstę žemesniuose organizacijos lygiuose.;
• Koordinavimas yra atskirų organizacijos dalių veiklos integravimas siekiant organizacijos tikslų.
Organizacinio projektavimo dėka vadovai tuo pačiu metu žiūri dviem kryptimis: į organizacijos vidų ir į išorę.
Visos darbo organizavimo užduotys, pradedant paslaugų teikimu ir baigiant valdymu, turi būti padalintos. Būtent darbo pasidalijimas ir paskirsto visas šias užduotis. Vykdant darbo pasidalijimą automatiškai formuojasi individualios darbo vietos ir padaliniai.

Individualios darbo vietos organizavimas
Kiekviena organizacijos struktūra susideda iš individualios darbo vietos ir padalinių. Darbo vietos būna dviejų rūšių – vykdytojų irr vadovų.
Vykdytojo individuali darbo vieta (IDV) jungia tris elementus:
1. Užduotį, kuriai spręsti yra sukurta darbo vieta ir vykdyti yra pasamdyto darbuotojo pareiga. Užduotis paaiškina, kodėl yra šis darbas, kokie veiklos tikslai, ką privalo atlikti darbuotojas, kad būtų pasiekti tikslai. Užduočių aprašymas turi būti toks, kad darbuotojas neperkeltų savo tikslų kitur, pavyzdžiui, neskirtų daugiau laiko ataskaitoms rašyti negu pačiam darbui. Jis turi būti detalus tik tiek, kiek tai padeda darbuotojui tinkamai planuoti savo darbo laiką ir gerai atlikti darbą.
2. Darbuotojo teises ir įgaliojimus ve

eikti, taip pat teisę aprūpinti reikalinga informacija ir naudotis techninėmis priemonėmis. Įgaliojimai yra ribota dabuotojo teisė panaudoti organizacijos išteklius ir nukreipti savo veiklą numatytoms užduotims spręsti. Suteikiant asmeniui įgaliojimus, būtina jį aprūpinti ir reikiama informacija. Gaunama informacija turi neperkrauti pavaldinių ir būti savalaikė.
3. Atsakomybę už užduočių atlikimą ir teisių bei įgaliojimų naudojimą. Atsakomybė verčia darbuotoją atlikti numatytas užduotis ir siekti planuojamų rezultatų. Už tai jis gali būti skatinamas arba baudžiamas.
Norint organizuoti normalų darbą turi būti visi trys elementai ir jie turi harmoningai derintis, priešingu atveju darbas bus sutrikdytas
Vadovas kaip vykdytojas turi tokias pat pareigas, teises ir įgaliojimus bei atsakomybę, tačiau kaip vadovas jis įgyja papildomas valdymo pareigas ir funkcijas: planavimą, organizavimą, vykdymą ir kontrolę. Vadovas privalo suvokti IDV elementų svarbą. Daug įstaigų prastai veikia dėl to, kad jose niekas tiksliai nežino, ką gali daryti ir už ką atsako.

Padalinių organizavimas
Kol susikūrusi organizacija jungia tik keletą jos kūrėjo vadovaujamų žmonių, jų darbo pasidalijimą, teises ir atsakomybę lemia vadovo paliepimai, kurie dažnai net neįforminami darbo sutartimi, ir vienas žmogus gali be vargo vadovauti, sakykim, penkiems ar šešiems pavaldiniams. Tačiau kai organizacija išauga ir sujungia dešimtis, šimtus ar net tūkstančius narių, vadovui vienam neįmanoma savo tiesioginiais paliepimais suderinti visų šių darbuotojų veiklos, todėl pr

rireikia sukurti nuolat galiojančių taisyklių sistemą, kuri ne tik supažindintų organizacijos narius, kaip jie turi veikti organizacijoje, kaip esant ribotiems ištekliams pasiekti geriausių veiklos rezultatų, bet ir nukreiptų jų veiklą, kai iškyla netikėtų kliūčių. Atsiranda būtinybė organizuoti padalinius.
Padalinys susideda tik iš individualių darbo vietų ir neturi kitų jam pavaldžių padalinių. Pareigybės skyriuje turi buti paskirstytos taip, kad nesidubliuotų ir neliktų taip vadinamų “niekieno” užduočių, tam tikslui yra padaliniu nuostatai. Padalinių nuostatai susideda iš šių pagrindinių skyrių:
o Bendroji dalis ( nurodoma skyriaus vieta organizacijoje)
o Pagrindinės užduotys
o Padalinio funkcijos
o Teisės
o Valdymo struktūra
o Atsakomybė
Padalinių grupė apima bent du padalinius, joje gali būti ir atskirų individualių darbo vietų, skirtų padalinių veiklos koordinavimui arba kooperavimui.

Organizaciją skaidydami į padalinius, dalindami darbus, nurodydami konkrečias užduotis, teises, įgaliojimus ir atsakomybę formuojame organizacines valdymo struktūras.
Struktūra statiniu požiūriu – tai socialinės ekonominės institucijos (įmonės, universiteto) žmonių išdėstymas, suprantamas atsietai nuo jų funkcijų, arba hierarchija. Struktūra dinaminiu požiūriu – tai priemonių taikymas tam tikriems tikslams pasiekti. Organizacijos valdymo struktūra – tai visuma priemonių darbui suskirstyti į skirtingas užduotis ir šių užduočių vykdymui koordinuoti (H. Mintzbergo apibrėžimas).
Organizacinės valdymo struktūros
Linijinė – minimalus valdymo pakopų skaičius ir labai aiškiai išreikštas pavaldumas. Aukštesnio lygio vadovams yra pavaldūs keli žemesnio lygio vadovai. Jai būdingas vienvaldiškumo principas: pavaldinys gauna nurodymus iš vieno vadovo ir jam atsiskaito, o vadovo nurodymai pavaldiniui yr

ra privalomi.

Funkcinė – organizacija dalijama į padalinius, kiekvienam jų priskiriant konkrečią užduotį arba pareigas. Funkcinis vadovas atsakingas tik už atskirą, tam tikrą, konkrečią organizacijos darbo sritį, pvz., finansus ar personalo valdymą ir kt. Šios struktūros idėja – maksimaliai panaudoti specializacijos privalumus ir sumažinti vadovų apkrovimą.
Funkcinė struktūrinė valdymo schema skirstoma pagal:
1. veiklos funkcijas(struktūros pagrindą sudaro vadovų linijinis pavaldumas, o svarbiausias problemas sprendžia funkciniai padaliniai. Jie parengia kvalifikuotus sprendimus, kurie linijinio vadovo patvirtinti, siunčiami vykdyti. Taip pasiekiamas reikiamas vadovavimo lygis ir kokybė);
2. produktą(struktūra pritaikoma gaminamam produktui);
3. geografinę padėtį(toks skirstymas būdingas toms organizacijoms, kurios turi keletą ar net keliolika padalinių skirtingose vietose)
Štabinė – linijinis vadovas gali turėti štabą ir panaudoti jį įvairioms problemoms spręsti. Štabas rengia valdymo sprendimus, o vadovas juos priima ir perduoda į žemesnį lygį taip, kaip linijinės valdymo struktūros principu.
Skiriami 3 štabo tipai:
1. konsultacinis aparatas (reikalingas tada, kai linijinės struktūros vadovybė susiduria su problema, reikalaujančia specialios kvalifikacijos);
2. aptarnaujantis aparatas (reikalingas tam tikroms paslaugoms atlikti);
3. asmeninis aparatas (aptarnaujančio personalo rūšis, padedanti firmos prezidentui, generaliniam direktoriui kokybiškai ir laiku atlikti savo pareigas).
Matricinė – aukštesnės raidos pakopos programinio tikslinio tipo struktūra, kuri atsiranda vieną organizaciją perdengus kita, t.y. reformavus linijinę struktūrą tam tikram projektui įgyvendinti. Šioje struktūroje darbo grupės narys yra pavaldus ir šios grupės vadovui ir to padalinio, kuriame jis nuolat dirba, vadovui.

Išvados
Šiais laikai egzistuoja labai daug ir įvairiausių organizacijų ir visos jos turi tam tikras struktūras. Smulkioms organizacijoms tai nėra svarbu, tačiau didesnėms, daugiau padalinių turinčioms organizacijoms struktūros suformavimas yra svarbus siekiant paskirstyti atsakomybę bei atskirų padalinių ir darbuotojų funkcijas. Struktūros formavimas yra labai atsakingas darbas, nes nuo struktūros suformavimo priklauso, ar gerai veiks organizacija ir ar ji pasieks savo tikslus. Kiekvienos organizacinės struktūros formavimas prasideda nuo organizacinio projektavimo, tik priėmus patį tinkamiausią sprendimą imamasi formuoti individualias darbo vietas ir padalinius.

Literatūra:
1. Neverauskas B. (2000). Vadybos pagrindai: mokomoji knyga/ B. Neverauskas, J. Rastenis. Kaunas: Technologija.
2. Kučinskas, V. (2002). Vadybos įvadas/ V. Kučinskas, R. Kučinskienė. Klaipėda
3. Stoner, J. A. (1999). Vadyba/ J. A. Stoner, R. E. Freeman, D. R. Gilbert. Kaunas: Poligrafija ir informatika.
4. Bagdonas, E. (2000). Administravimo principai: vadovėlis/ E. Bagdonas, L. Bagdonienė. Kaunas: Technologija.
5. Stoškus, S. (2005). Vadyba: vadovėlis/ S. Stoškus, D. Beržinskienė. Kaunas: Technologija.

Leave a Comment