TURINYSĮvadas ………………………………………………………………………………………………………………………..41. Įmonės charakteristika ir vizito tikslas…………………………………………………………………52. Delegacijos vizito programa ………………………………………………………………………………63. Derybų aprašymas ……………………………………………………………………………………………103.1. Pasiruošimas deryboms….. ………………………………………………………………………….103.2. Derybų vedimas …………………………………………………………………………………………133.3. Konflikto sprendimas ………………………………………………………………………………….153.4. Derybų rezultatas ……………………………………………………………………………………….174. Priėmimo organizavimas ……………………………………………………………………………………194.1. Priėmimo rūšys …………………………………………………………………………………………..194.2. Kviečiamųjų asmenų sąrašo sudarymas …………………………………………………………204.3. Kvietimo maketas ……………………………………………………………………………………….204.4. Svečių susodinimo už stalo plano sudarymas …………………………………………………214.5. Stalo ir vizitinės kortelės ……………………………………………………………………………..234.6. Tostai ir kalbos …………………………………………………………………………………………..245. Svečių vizito išlaidų sąmatos sudarymas ……………………………………………………………..26Išvados ………………………………………………………………………………………………………………………32Literatūra ……………………………………………………………………………………………………………………33
ĮVADASDerybos – unikali veikla: šiek tiek mokslo, šiek tiek meno, šiek tiek technikos. Nežiūrint į jau įgytus pardavimo (ar pirkimo) įgūdžius, jos reikalauja naujų.Derybų esmė – suprasti, kad kiekviena šalis turi gauti ką nors vertingo mainais už daromą nuolaidą. Negalima pamiršti, kad tai, ką vertina viena šalis, kitai gali neturėti didelės reikšmės. Šio darbo tikslas pateikti 8 asmenų delegacijos vizito deryboms organizavimo procesą, remiantis konkrečiu pavyzdžiu; pateikti derybų organizavimo patarimus.Pirmoje darbo dalyje pateikiama trumpa įmonės veiklos charakteristika bei delegacijos atstovo atvykimo tikslas. Antroje dalyje aprašyti delegacijos vizito programos sudarymo ypatumai. Trečia darbo dalis atskleidžia derybų procesą, aprašo derybų organizavimo, vedimo etapus, pateikia konflikto sprendimo būdus ir nurodo derybų rezultatą.Priėmimo organizavimo (pateikiant susodinimo schemas, vizitinių ir stalo kortelių pavyzdžius, kvietimo pavyzdžius ir kt) scenarijus plačiai išdėstytas šio darbo ketvirtojoje dalyje.Penkta dalis viena praktiškiausių: joje pateikiama delegacijos vizito išlaidų sąmata (pateikiami alternatyvūs variantai ir reali išlaidų sąmata).Šio darbo apimtis – 33 puslapiai. Darbas papildytas 1 lentele, 2 schemomis ir iliustracijomis. Atliekant darbą remiamasi 3 literatūros šaltiniais, kurių sąrašas pateiktas 33 puslapyje. Darbo pabaigoje pateikiamos išvados. Priedų nėra.
1. ĮMONĖS CHARAKTERISTIKA IR VIZITO TIKSLAS
“United Media” siūlo lauko bei vidaus reklamos paslaugas Estijoje, Latvijoje ir Lietuvoje. 1995 m. buvo įsteigta AS “United Media” (Estijoje), 1998 m. – SIA “United Media” (Latvijoje), o 2000 m. rudenį – UAB “United Media” (Lietuvoje). Kompanija savo gyvavimo procese užmezgė ilgalaikius kontaktus su pasaulinio masto gamintojais. Kompanijos klientų lojalumas įrodė, kad teikiamos paslaugos yra aukštos kokybės. Tarp didžiausių ir žinomiausių klientų paminėtinos šios kompanijos: “Samsung Electronics”, “Unilever”, “Procter and Gamble”, “Toyota”, “Coca-Cola”, “Henkel”, “L”Oreal”, “Libresse”, “Omnitel”, “Bitė”, “Tele 2”, “Bennet Distributors”, “Mineraliniai Vandenys” ir kt.2002 m. pavasarį, plėsdama savo veiklą, kompanija įdiegė keletą naujų reklamos priemonių. Siekdama supažindinti savo pastovų klientą su kompanijos siūlomomis naujovėmis, galimybėmis ir įkainiais, 2002 m. liepos mėnesį kompanija pasiūlė Samsung Electronics atstovams Baltijos šalims (Latvijoje) atvykti į Lietuvą. Delegacijos vizito laikas – 2002 m. rugpjūčio 24-25 dienomis, t.y. savaitgalis. Derybų tikslas – ilgalaikės sutarties dėl lauko bei vidaus reklamos kampanijų organizavimo ir koordinavimo Baltijos šalyse pasirašymas. Ši sutartis suteikia “United Media” išskirtines teises.Deryboms buvo pakviesti šie asmenys (Kliento atstovai):1. Atstovybės Generalinis Direktorius p. C. G. Ahn2. Generalinio Direktoriaus pavaduotoja p. Z. Soika3. Reklamos biudžeto skyriaus Direktorius p. J. Skuja4. Reklamos biudžeto skyriaus Direktoriaus pavaduotojas p. J. Dudums5. Reklamos biudžeto skyriaus vadybininkas p. V. Dudums6. Pardavimų skyriaus Direktorė p. Treja7. Regionalinės plėtros skyriaus Direktorius p. H. Parg8. Regionalinės plėtros skyriaus vadybininkas p. K. Kaskema.“United Media” atstovavo:1. Akcininkas Todd David Swenson2. Lietuvos biuro Direktorius p. Gregory James Kasting3. Lietuvos biuro Direktoriaus pavaduotoja p. I. Sapiego4. Lietuvos biuro pardavimų vadybininkė p. K. Bolgova5. Lietuvos biuro plėtros vadybininkas p. D. P. Kančius.Kadangi visi derybų dalyviai moka anglų kalbą, organizuojant vizitą vertėjų paslaugų buvo atsisakyta.
2. DELEGACIJOS VIZITO PROGRAMA
Prieš atvykstant sviečių delegacijai priimantieji turėtų parengti vizito programą. Joje numatomi šie darbai (bei atsakingi už juos asmenys):· Delegacijos sutikimas· Vizito dalykinė programa (susitikimai, seminarai, pokalbiai, dokumentų pasirašymas ir kt.)· Priėmimai· Kultūros renginiai· Delegacijos palydos.Rengiant delegacijos priėmimo programą iki smulkmenų numatomi visi organizaciniai darbai, planuojamas laikas, jų atlikėjai bei techninės priemonės. Pavyzdžiui, delegacijos sutikimui akcentuotina: sutinkančiųjų asmenų sudėtis; kas, kada ir kam įteiks gėlių; sveikinimo kalbos; aprūpinimas transportu; apgyvendinimas ir kt.Sutinkant svečius, būtina laikytis vadinamojo vienodo lygio principo. Tai reiškia, kad sutinkantis asmuo negali būti pagal pareigas aukščiau už sutinkamąjį (bendrovės direktorius neturėtų sutikti įmonės vadovo pavaduotojo ir pan.). Šis vienodo lygio principas turi tik vieną išimtį – sutinkantis asmuo pagal pareigas gali būti vienu rangu žemesnis už svečią, bet ne atvirkščiai. Asmenys, sutinkančius svečius privalo tiksliai žinoti sutikimo ceremonijos schemą, kas ir kur turi stovėti, kas pirmas prieis prie atvykusių, kas ir kada įteiks gėles, kas pristatys kitus sutinkančius asmenis (kurie paprastai turėtų sustoti į gretą, kad patogiau būtų pasisveikinti). Šeimininkų uždavinys – sutikimą organizuoti greitai ir tiksliai, jokiu būdu nesiūlyti svečiams eiti pirmiems, o vesti juos (kadangi jie nežino kelio). Tokio pat principo reikia laikytis ir išlydint svečius. Paprastai išlydėti turi tie asmenys, kurie juos pasitiko.Svečiams atvykus, šeimininkai privalo su jais aptarti svečių buvimo programą, paaiškinti numatytų konkrečių renginių tikslus, išklausyti svečių pageidavimus ir pasiūlymus. Svarbu, kad programai aptarti būtų skirta pakankamai laiko ir jauki patalpa, kurioje niekas netrūkdytų. Aptarus ir svečiams pritarus pateiktai programai, ją vykdyti privalu tiek šeimininkams, tiek svečiams.
Vykdant svečių viešnagės programą, turbūt svarbiausia – laikytis punktualumo ir vizitų trukmės tikslumo. Šiuo principu būtina vadovautis tiek dalykiniuose pokalbiuose, tiek kultūrinės programos metu.Kalbant apie svečių susodinimo į automobilius taisykles, svarbu nepamiršti, kad garbingiausia vieta laikoma dešinėje ant užpakalinės sėdynės (pagal automobilio judėjimo kryptį). Pirmasis įsodinamas ir išlaipinamas garbingiausias asmuo. Greta jo automobilyje sėdi sutinkančios grupės vadovas, o šalia vairuotojo – vertėjas. Jei svečias atvyko su žmona, tai rekomenduojama naudoti daugiavietį automobilį. Jei transportui naudojamas asmeninis automobilis, garbingiausia vieta svečiui yra greta vairuotojo. Vairuotojas ar vertėjas privalo svečiams atidaryti bei uždaryti automobilio duris (Misevičius V. Bendravimo etikos ir organizavimo pradmenys, K:2002, P. 122-123).Kaip jau buvo minėta, Samsung Electronics atstovų Baltijos Šalims vizito tikslas – derybos dėl ilgalaikės lauko bei vidaus reklamos kampanijų organizavimo ir koordinavimo Baltijos šalyse sutarties sąlygų suderinimas ir pasirašymas. Ši sutartis suteikia “United Media” išskirtines teises, todėl ypač svarbu tinkamai organizuoti derybų eigą. Tam kruopščiai sudaroma vizito programa.1 lentelėje pateikta vizito programa ir atsakingi asmenys.1 lentelėVizito programaDiena Nr. Aprašymas Laikas Atsakingas asmuo08 24 1 Delegacijos atvykimas į Vilniaus miestą:· sutikimas· palyda· apgyvendinimas 11:00 iki 12:30 Gregory James Kasting (Direktorius)Irina Sapiego (Direktoriaus pavaduotoja) 2 Pietūs 12:30 iki 13:30 Natalija Kladijeva (Biuro administratorė) 3 Derybos I dalis· paslaugų ir įkainių prezentacija· plėtros galimybių prezentacija· sutarties salygų pasiūlymas 13:30 iki 15:30 · Ksenija Bolgova (pardavimų vadybininkė)· Dinaidas Kančius (plėtros vadybininkas)· Gregory James Kasting (Direktorius), Todd David Swenson (akcininkas) 4 Kavos/arbatos pertraukėlė 15:30 iki 16:00 Natalija Kladijeva (Biuro administratorė) 5 Derybos II dalis· derybos dėl sutarties salygų· sutarties pasirašymas* 16:00 iki 18:00 Gregory James Kasting (Direktorius)Todd David Swenson (akcininkas)Irina Sapiego (Direktoriaus pavaduotoja 6 Vakarienė ir poilsis· pirtis** Nuo 19:00 Natalija Kladijeva (Biuro administratorė)08 25 7 Pusryčiai 10:00 iki 12:00 Natalija Kladijeva (Biuro administratorė) 8 Atsisveikinimas Nuo 12:00 Todd David Swenson (akcininkas)Gregory James Kasting (Direktorius)Irina Sapiego (Direktoriaus pavaduotoja)Ksenija Bolgova (pardavimų vadybininkė)Dinaidas Kančius (plėtros vadybininkas)Natalija Kladijeva (Biuro administratorė) 9 Svečių palyda iki Vilniaus miesto ~13:00 Gregory James Kasting (Direktorius)Irina Sapiego (Direktoriaus pavaduotoja)*tuo atveju, jei derybos sėkmingos**svečiams pageidaujantSvečiai atvyksta atstovybės mikroautobusu iš Rygos į Vilniaus miestą 2002 m. rugpjūčio 24 d. 12 val į UAB “United Media” biurą. Kadangi Samsung Electronics atstovai jau ne pirmą kartą atvyksta deryboms su “United Media”, biuro vieta yra žinoma. Juos pasitinka kompanijos Direktorius Gregory James Kasting ir Direktoriaus pavaduotoja Irina Sapiego. Trumpai aptariama vizito programa, išklausomi svečių pasiūlymai.Derybos vyksta kompanijos nuomojamoje sodyboje, esančioje Trakų rajone, Aukštadvario kaime. Nuomojamose patalpose yra 20 kambarių, konferencijos salė, pirtis, pietų kambarys, virtuvė bei kitos patalpos. Sodyboje UAB “United Media” 3 kartus per metus organizuoja Baltijos Šalių biurų darbuotojų susirinkimus/konferencijas, taip pat paslaugų prezentacijas ir kt renginius. Kompanijos direktorius ir jo pavaduotoja nuosavu automobiliu palydi svečius iki sodybos. Atvykus, svečiai apgyvendinami, jiems pasiūloma popietauti. Maitinimą pagal kompanijos užsakymą organizuoja UAB “Maisto rūmai”. 13:30 val svečiai atvyksta į konferencijos salę (iki 20 žmonių). Svečiai supažindinami su kitais derybų dalyviais (akcininku Todd David Swenson, pardavimų vadybininke Ksenija Bolgova, plėtros vadybininku Dinaidu Kančiumi).Derybų pirmoje dalyje kompanijos atstovai supažindina svečius su kompanijos siūlomomis naujovėmis, įkainiais, ateinančio laikotarpio plėtros galimybėmis, atsako į iškylusiuos klausimus bei pasiūlomos sutarties salygos.Po 2,5 val. svečiams pasiūloma atsigerti kavos arba arbatos, užkąsti. Po pusvalandžio tęsiamos derybos, kuriose aptariamos sutarties sąlygos bei pasirašoma sutartis. Derybų metu dalyviams pasiūlomi gaivieji gėrimai.Nuo 19 val vakaro siūloma pavakariniauti bei pailsėti. Svečiams pageidaujant siūloma pirtis.Kitą dieną nuo 10 val organizuojami pusryčiai. Apie 13 val. svečiai išvyksta. Juos palydi iki Vilniaus miesto kompanijos Direktorius ir Direktoriaus pavaduotoja.
3. DERYBŲ APRAŠYMAS
3.1. PASIRUOŠIMAS DERYBOMS
Parenkant pokalbių laiką ir vietą, pirmiausia, būtina atsižvelgti į kviečiamo pokalbiui partnerio užimtumą, jo darbo ir poilsio tvarką. UAB “United Media” pasiūlė Samsung Electronics atstovams jiems tinkamiausią laiką ir neformalią aplinką, kurioje pašalinamos aplinkybės, galinčios trukdyti bendravimui. Tolesnė rengimosi pokalbiui seka galėtų būti tokia (Hindle T. Derybų menas. V:2000):1. Tikslų nustatymas2. Pasiruošimas3. Duomenų rinkimas4. Opozicijos įvertinimas5. Strategijos pasirinkimas6. Tinkama atmosfera ir susodinimo taktika1. Planuojant bet kokias derybas, pirmiausia reikia išsiaiškinti visus tikslus. Tikslų nustatymas apima du etapus: tikslų išsiaiškinimą ir prioritetų suskirstymą. Deriantis retai siekiama tik vieno tikslo. Prieš pradedant derėtis reikia sudaryti visų savo tikslų sąrašą, juos surašyti pagal svarbą. Tokiu būdu, kai prireiks eiti į kompromisą, galima numatyti, dėl kurių tikslų pirmiausia daryti nuolaidas. Tikslus pagal svarbą patartina suskirstyti į tris grupes: kuriuos pasiekti būtu idealu, kuriuos pasiekti yra realu ir kurių nepasiekus galima daryti išvadą, kad derybos buvo nesėkmingos.UAB “United Media” pagrindinis derybų tikslas – pasirašyti sutartį su Samsung Electronics atstovais Baltijos šalyse dėl lauko bei vidaus reklamos kampanijų koordinavimo Baltijos šalyse. Pagal prioritetus derybų tikslai buvo suskirstyti šiuo būdu (mažėjančia tvarka):
a) Idealus variantas: pasirašyti išskirtinių teisių sutartį 5 metams, lauko reklamos nuomos kaina mėnesiui iki 1000 kv.m. – 60 Lt per 1 kv.m., nuo 1000 iki 3000 – 45 Lt per 1 kv. m.b) Realūs tikslai: pasirašyti išskirtinių teisių sutartį 5 metams, lauko reklamos nuomos kaina mėnesiui iki 1000 kv.m. – 50 Lt per 1 kv.m., nuo 1000 iki 3000 – 35 Lt per 1 kv. m.c) Nesėkmingas variantas: pasirašyti sutartį 5 metams, lauko reklamos nuomos kaina – rinkos kaina (t.y. 100 Lt už 1 kv.m.), tačiau sutartis nesuteikia kompanijai išskirtinių teisių.2. Pasiruošti deryboms reiškia imtis kruopščių tyrimų. Itin svarbu prieš derybas skirti laiko pasiruošti ir veiksmingai tą laiką panaudoti. Reikia skirti pakankamai laiko tyrimams užbaigti. Per laiką, skirtą pasiruošti, patartina surinkti išsamių duomenų apie klientą. Tokius duomenis galima gauti iš elektroninių ir spaudos šaltinių. Kaip jau minėta, kompanijos atstovai turėjo pakankamai laiko pasiruošti deryboms: 2002 m. pavasarį kompanija pasiūlė naujų būdų reklamuoti prekes, liepos mėn pasiūlė Samsung Electronics atstovams atvykti į Lietuvą deryboms. Tai visumoje sudaro apie 4 mėn.Per šį laikotarpį kompanijos atstovai, pasinaudojant darbo su klientais patirtimi, turėjo puikią galimybę surinkti duomenis apie Samsung Electronics atstovybės reklamos biudžetą. Buvo apskaičiuota, kad klientas reklamai Baltijos šalyse skiria apie 2 000 000 Lt per metus. Pasiekus idealiausią derybų variantą, kompanijos dalis sudarytų apie 80 procentų viso atstovybės reklamos biudžeto Baltijos šalyse, pagal realius apskaičiavimus – apie 63 procentus, o nepavykus pasirašyti sutartį pajamų skaičius nėra garantuojamas. 4. Ruošiant argumentus, naudinga išnagrinėti tikėtinus opozicijos pranašumus ir trūkumus. Reikia išnagrinėti varžovų atvejį iš visų pusių. Tam, kad būtų sumenkintas pranašumas, reikia atskleisti didžiausius trūkumus. Kadangi derybos yra procesas, kai pamažu artėjama prie susitarimo ar kompromiso, reikia įvertinti priešininkų pradinę poziciją ir pranašumus. Taip pat patartina išsiaiškinti priešininkų tikslus. Reikia sudaryti spėjamų jų tikslų sąrašą ir išdėstyti juos pagal svarbą. Tačiau negalima užmiršti, kad tai yra tik prielaida, derybose ją reikia patikrinti stebėjimais.Reikia suprasti ne tik priešingos pusės pranašumus, bet ir trūkumus. Be to patartina išnagrinėti ankstesnių derybų eigą. UAB “United Media” atstovai kruopščiai išnagrinėjo ankstesnių derybų su Samsung Electronics atstovais eigą. Vienas iš kliento pranašumų yra tas, kad kompanija įgyjo pasaulinio masto gamintojo vardą, todėl reklamos biudžetas yra pakankamai didelis, dėl kurio galėtų varžytis keleta reklamos kompanijų. Tačiau atstovybė iki šiol neturi savo reklamos agentūros, tai yra pakankamai griežtas argūmentas. Kliento marketingo skyrius nepateisino lukesčių, todėl jo buvo atsisakyta. Be to, derybų organizatoriai turi pakankamai argumentų, kad galėtų įtikinti kliento delegacijos atstovus naudotis vienos reklamos kompanijos paslaugomis. Pavyzdžiui, praeito laikotarpio reklamos skelbimų netinkamuose vietose eksponavimas, blogas matomumas; be to, naudojantis vienos kompanijos pasklaugomis galimos labai palankios nuolaidos dėl kiekio (lauko reklamos rinkos kaina 100 Lt per mėnesį už 1 kv.m., o kompanija siūlo savo paslaugas už 35-45 Lt už 1 kv.m.). dar vienas kompanijos privalumas – naujos priemonės reklamos srityje Baltijos šalyse.5. Kai tikslai yra aiškūs, o galimi priešingos pusės siekiai išnagrinėti, reikėtų parengti strategiją savo tikslams pasiekti. Derybų strategija turi būti paprasta ir lanksti. Strategija yra bendras veiklos kursas, skirtas keletui konkrečių tikslų pasiekti. Nereikia jos painioti su taktika, kuri yra išsamūs būdai strategijai įvykdyti. Kuriant strategija patartina pasinaudoti komandos narių asmeniniais privalumais. Idealioje derybų komandoje turėtų būti 3-5 nariai. Svarbus vaidmuo tenka derybų vadovui. Vadovas – tai labai aukštos klasės specialistas, puikiai suvokiantis problemą, sugebantis greitai orientuotis, komunikabilus, turinti platų akiratį, reikiamus įgaliojimus priimti sprendimus. Minėtose derybose šį vaidmenį iš kompanijos pusės užėmė akcininkas Todd David Swenson. Jis ne tik puikiai atitinka visus išvardytus reikalavimus, bet turi derybų patirtį su Samsung Electronics atstovais nuo 1995 m., kai Estijoje buvo įkurta reklamos kompanija. Kiti dalyviai derybose dalyvavo pagal savo užimamas pozicijas kompanijoje, pavyzdžiui, pardavimų vadybininkė atsakinga už įtikinamą paslaugų privalumų pateikimą, plėtros vadybininkas – už galimų palankių plėtros galimybių pristatymą ir t.t.6. Derybų rezultatą gali paveikti jų aplinka. Renkantis vietą reikia atsižvelgti į daugelį aplinkybių: patogumą, neutralumą, įrangą ir kt. UAB “United Media” atstovai pasirinko tinkamą vietą. Iš dalies ją galima laikyti neutralią, nes derybos vyksta ne biure, tačiau išnuomotomis patalpomis kompanija naudojasi nuolat, todėl jos atstovai nejaučia “svetimos vietos” trūkumų bei gali kontroliuoti padėtį. Derybų atmosfera buvo tinkamai pasirūpinta. Pastaboms užrašyti buvo išdalinti rašikliai ir popierius, parinktos patogios kėdės bei pasirūpinta tinkamu apšvietimu bei grynu oru. Derybų metu pasiūlyti gaivieji gėrimai. Priimta, kad visose derybose, išskyrus itin oficialias, dalyvauja ne daugiau kaip 5 žmonių komanda. Tačiau šiose derybose iš kliento pusės dalyvavo 8 žmonės.Paprastai jie susodinami priešingose stalo pusėse, tačiau kad ir kaip susėstų komandos, labai svarbu palaikyti ryšį žvilgsniu. Iš akių derybininkai sprendžia apie opozicijos nuotaiką, o vadovai – apie atsakomąją savo komandos reakciją.Šių derybų schema pateikta žemiau.1 schemaDerybų dalyvių susodinimo schema 12 3 4 5
13 12 11 9 107 8 6Schemoje tamsesne spalva pažymėtos UAB “United Media” atstovų vietos (1 – vadovas). Numeriu 6 pažymėtą vietą užima svečių delegacijos vadovas.
3.2. DERYBŲ VEDIMAS
Specialistai pažymi, kad derybų pradžia – tarsi tiltas tarp pašnekovų. Atidžiausiai klausoma kalbos pradžia: iš smalsumo, laukiant kažko naujo, norint pašalinti įtampą ir pan. Pirmi 2-4 sakiniai sukuria vidinį pašnekovo požiūrį į kalbantį ir į derybas, susidaro vadinamasis “pirmo įspūdžio efektas”. Visa tai formuoja, lemia darbo atmosferą. (Misevičius V. Bendravimo etikos ir organizavimo pradmenys, K:2002, P. 104-105). Derybose mokėjimas klausytis ir stebėti yra ne mažiau svarbūs už mokėjimą kalbėti. Reikia gyvai jausti derybų nuotaiką, nes ji gali greitai keistis. Prasidėjus deryboms, iš nežodinių ženklų, pavyzdžiui, gestų, galima spręsti, ar nuojauta neapgavo. Nežodiniams ženklams priklauso laikysena, gestai, mimika, akių judesiai. Nesąmoningai duoti signalai gali patvirtinti ar paneigti žodžius. Sukryžiuotos rankos ir kojos aiškiai išduoda gynimąsi; atšilošimas į kėdės atkaltę reiškia nuobudulį. Dar vienas informacijos šaltinis yra bendravimas žvilgsniais: komandos nariai gali susižvelgti, kai pradedamas spręsti svarbus klausimas. Įgudę derybininkai gali pasinaudoti kūno kalba antrajai šaliaisuklaidinti per svarstymus. Nereikia suprasti visos kūno kalbos tiesiogiai – nesunku nutaisyti šypseną atšiauriame veid. Lyg ir susidomėjęs asmuo iš tiesų galbūt ruošiasi užpulti. Todėl sprendžiant apie asmens gestus ir mimiką, reikia juos sekti su kitų antrosios šalies komandos narių, kad būtų galima apytikriai atspėti, kokia visos grupės nuotaika.Derybų esmė – siūlymo pįateikimas. Reikia vengti arogantiškų teiginių, reiškiančių, jog pozicija nepajudinama, – pasiūlymai turi būti hipotetiški, kad abi pusės turėtų galimybę bet kada nusileisti. Taip pat nepageidautina per anksti išreikalauti iš antrosios pusėsaiškios pozicijos. Visų derybų rezultatąlemia suinteresuorų šalių pateikti ir apsvarstyti siūlymai. Jie plečiami, daromos abipusės nuolaidos, kol susitariama. Leisti antrajai šaliai pirmai pateikti siūlymą gali būti naudinga, nes galbūt paaiškės, kad šalių reikalavimai nelabai skiriasi. Jei taip, reikia atitinkamai pakoreguoti savo strategiją. Iš pradžiu reikia reikalauti daugiau, o siūlyti mažiau, negu buvo suplanuota. Pradinį siūlymą svarbu pateikti sklandžiai ir tvirtai. Kalbant, reikia pabrėžti, kad susitarti būtina. Pateikiant siūlymą reikia paaiškinti su juo susijusias sąlygas, trumpai apibendrinti siūlymą ir šiek tiek patylėti, duoti antrajai šaliai laiko įsigilinti į tai , kas buvo pasakyta.Atsiliepiant į siūlymą, reikia stengtis neparodytitikrųjų jausmų,tiek palankių, tiek nepalankių. Vertinant siūlymą nereikia bijoti patylėti, bet ir negalima užmiršti, kad opozicija stebi. Išklausę antrosios pusės siūlymą, nereikia jaustis įsipareigoti iškart pateikti savo siūlymą. Tam, kad būtų “išloštas” laikas, galima pakartoti siūlymą taip, kaip jis buvo suprastas. Būtent dabar reikia pasidomėti visais klausimais, dėl kurių abejojama, ir pareikalauti, kad antroji šalis juos patikslintų. Itin svarbu visiškai suprasti antrosios šalies poziciją.Vilkinimo taktika turi būti naudojama saikingai ir tik tada, kai nenorima iškart atsakyti į priešingos pusės siūlymą. Jei nuspręsta pateikti kontrasiūlymą, reikia pamėginti tai padaryti tik tada, kai bus apibendrinti kitos komandos siūlymai. Norint tapti geru derybininku, reikia suvokti, kad kiekviena situacija turi alternatyvų (Hindle T. Derybų menas. V:2000). Yra keli racionalūs reakcijos į pasiūlymus būdai, padedantys neįsipareigoti, bet tuo pačiu judina derybas į priekį (Keenan K. Kaip derėtis. V:1998):· Neigiama reakcija. Šiuo atveju prieš atmetant pasiūlymą, reikia išvardyti priežastis, kodėl nesutinkama.· Teigiama reakcija. Reikia sutikti su tuo, kas buvo pasakyta, o tada išsakomos abejonės. Žmonės dažniausiai linkę išklausyti abejones, o mėginimas ginčytis tik sukurs blogą atmosferą, kuri trukdys derybų pažangai. · Sąlyginė reakcija. Šiuo atveju sutinkama, tačiau iškeliamos sąlygos. Kai keliamos sąlygos, reikia palaukti kitos šalies reakcijos.Norint išsiaiškinti visas įmanomas pasiūlymo alternatyvas, reikia gerai jį apsvarstyti ir įsitikinti, kad šalys teisingai suprato viena kitą. Klausinėjama dviem tikslais: pirma – išsiaiškinti, antra – pasitikslinti.Nors gestai ir veido išraiška rodo derybų dalyvių reakciją, apie pozicijos pasikeitimą galima spręsti tik iš to, ką sako antra šalis. Įsiklausius galima pastebėti, kada ir kaip (susitarimo linkme ar priešingai) pasikeičia kitos šalies pozicija. Dažnai tie pokyčiai yra labai subtilūs, todėl sunku juos pastebėti. Pavyzdžiui:· Pozicijos pasikeitimas susitarimo linkme. Tokie žodžiai kaip “niekada” arba “visada” virsta frazėmis “daugeliu atveju”, “dažniausiai”, todėl galima manyti, kad pozicija kai kurių dalykų atžvilgiu tapo nebe tokia griežta.
· Pozicijos pasikeitimas, atitolinantis susitarimą. Buve “svarbūs” ar “reikalaujantys dėmesio” dalykai dabar vadinami “itin svarbiais” arba “tokiais, kuriuos reikia labai nuodugniai apsvarstyti”. Tao rodo, kad tam tikrais klausimais formuojasi tvirta pozicija.· Praleidimas. Ankščiau minėti dalykai daugiau nediskutuojami. Tai gali būti nuolaidos ženklas arba rodyti, kad minėtas dalykas yra nesvarbus.Stebint subtilius kalbos pokyčius galima pamatyti, kad kitos šalies pozicija pasikeitė. Derybos rimtai prasideda tik tada, kai kiekviena komanda, išklausiusi antrosios šalies siūlymą, išnagrinėja savo poziciją.Kaip jau buvo minėta, Samsung Electronics yra reklamos kompanijos klientas nuo 1995 m. Šiomis derybomis abi šalys siekia abipusiai naudingų tikslų. Reklamos kompanija siekia ilgam laikotarpiui gauti mokų klientą, kieno kasmetinis reklamos biudžetas užtikrintų pajamas. O kliento siekis – užsakyti najas reklamos paslaugas, atsisakyti papildomų laiko ir finansinių išlaidų, nes reklamos planuotojų (media planning) skyriaus išlaikymas reiaklauja daug pastangų. Derybos prasidėjo nuo paslaugų pristatymo. Reklamos kompanija išdėstė savo stipriasias puses, įtikino klientą, kodėl jiems tai būtų naudinga, tai yra įvertino ir atskleidė kliento tikslus bei siekius, naudą. Plėtros skyrius pateikė atsakymus į iškylusiuos kliento klausimus, tai yra “kas būtų, jei…”. Kliento delegacijos nariai – inovacinės pasaulinio masto kompanijos atstovai, todėl reklamos kompanijos darbuotojai pasitelkę vaizduotę pasiūlė itin naujas reklamos priemones, kuriuos ne tik primintų kliento pirkėjams apie siūlomą produkciją, bet ir “būtų ant lėžuvio”. Tai reiškia, kad pirkėjai prisimins Samsung Electronics kompaniją dar ir dėl to, kad šie pirmieji pradėjo reklamuoti savo produkciją tokiu būdu. Taigi derybų pradžioje reklamos kompanijos atstovai pateikė visus sėkmingų derybų baigties privalumus. Klientas pateikdavo daug klausimų, į kuriuos gavo tinkamus atsakymus.2 derybų etapas – suderinti kainą ir gauti išskirtines teises. Išskirtinių teisių suteikimas užtikrintų reklamos kompanijai pastovių pajamų gavimą. Abi šalys šį faktą puikiai įsivaizduoja, tačiau reklamos kompanijos atstovai sugebėjo argumentuoti savo reikalavimą ir kliento gaunama nauda. Klientui nebereikės užsakinėti reklamos paslaugų iš skirtingų reklamos kompanijų.Kaina – bene svarbiausias šių derybų klausimas. Kaip jau buvo minėta 3.1 skyriuje, reklamos kompanija nustatė 3 galimus derybų rezultatų variantus: idealų, realų ir nesėkmingą. Tai reiškia, kad bet kuris kainos apskaičiavimo būdas iki 35-50 Lt (priklausomai nuo eksponavimo ploto) už 1 kv.m. iš dalies arba pilnai tenkintų reklamos kompanijos interesus. Tačiau reklamos kompanijos atstovai puikiai įsivaizduoja, koks yra jų ginklas – rinkos kaina (100 Lt). Kai abi šalys bendrais bruožais nusakė savo pradinį požiūrį, dėl pagrindinių prielaidų ir faktų gali kilti didelės diskusijos.3.3 KONFLIKTO SPRENDIMAS
Svarstymas lengvai gali tapti emocingas ir piktas, jei iš vienos ir kitos pusės pasipila kaltinimai. Reikia stengtis, kad diskusijos vyktų ramiai. Jeigu apima pyktis, jokiu būdu jo negalima parodyti. Nereikia bandyti nuginčyti opozicijos – verta užmegzti ryšį su priešininkais. Jei kita šalis padarė klaidą, reikia turėti omėny, kad tai yra savo komandos pozicijų sustiprinimas. Reikia leisti kitai šaliai atsitraukti nesusigadinant reputacijos.Kai kurie žmonės mano, kad jeigu jie specialiai provokuos barnius, – pavyzdžiui, užsipuldami ir kaltindami kitą pusę, laidydami sarkastiškas ar žeminančias pastabas, apsimesdami, kad įsižeidė ir turi gintis – tai šitaip elgdamiesi sutrikdys derybų eigą ir pakreips rezultatą savo naudai.Nenumanoma sustabdyti agresijos, bet galima tramdyti ją kontroliuojant save (Keenan K. Kaip derėtis. V:1998):· Gyliai kvėpuojant sumažinama įtampa. Reikia atsipalaiduoti· Kad ir kas būtų, reikia stengtis atrodyti ramus ir susikaupę. Sumišimas ar pasipiktinimas tik sustiprina agresyviai nusiteikusio asmens ketinimus ir parodo, kad jo metodas yra veiksmingas.· Nereikia teisintis. Kai pateikiama daugiau argumentų (vis silpnesnių), tai tik atiduodami koziriai kitai pusei.Pokalbiai retai pasibaigia be pašnekovo pastabų ir prieštaravimų. Labai svarbu yra nustatyti patogiausią momentą, kada neutralizuoti pašnekovo pastabas. Prieštaravimo laikas gali būti įvairus (Misevičius V. Bendravimo etikos ir organizavimo pradmenys, K:2002, P. 109):· Iki tol, kol pastaba dar nepasakyta Jeigu jaučiate, kad pašnekovas vėliau ar anksčiau pastebės idėjos silpną vietą ir gali paprieštarauti, patartina pirmiems paaiškinti, kokios gali būti pasekmės)· Tuoj pat pasakius pastabą (tai patogiausias laikas atsakyti į pastabas)· Vėliau (atsakyti vėliau naudinga, jeigu “tuoj pat” nerandama tikslaus atsakymo, arba atsakymas tuoj pat galėtų pakenkti pokalbio eigai)· Niekad (kai kurias pastabas, priekaištus, ypač piktus, geriau ignoruoti ir į juos neatsakyti).Reklamos kompanijos ir Samsung Electronics atstovų derybų metu konfliktų buvo išvengta dėl keletos priežasčių. Visų pirma, abiejų šalių atstovai jau ne pirmą kartą aptaria galimų bendradarbiavimų variantus. Be to, šių derybų sėkminga pabaiga reiškia abiejų pusių interesų suderinimas. Tačiau derybų eigoje pasitaikydavo pastabų dėl pasiūlytos kainų apskaičiavimų politikos. Be abejo, Samsung Electronics atstovai taip pat buvo pasiruošę deryboms ir nustatė savo tikslus ir ribas, iki kurių galėtų nusileisti.Pokalbio sekmė nemažai priklauso nuo to, kaip mokama naudotis priemonėmis, veikiančiomis partnerį. Vienas dažniausiai naudojamų įrodinėjimo būdų – argumentavimas. Vienas svariausių kainų apskaičiavimo politikos argumentu reklamos kompanija laikė rinkos kainą, nes jos siūloma kaina yra 45-60 Lt (iš pradžių buvo pasiūlytas idealus reklamos kompanijos požiūriu variantas), kas sudaro apie 50 procentų rinkos kainos. Tarp kitų reklamos kompanijos argumentų buvo paminėti profesionalumas bei praeito laikotarpio patirtis dirbant būtent su Samsung Electronics kompanijos atstovybe.
Kliento atstovai kaip argumentą pateikė galimybę kreiptis į kitas reklamos kompanijas, tačiau United Media kontrargumentas – galimybė aprėpti visas 3 Baltijos šalis ir reklamos priemonių naujovė (kurias kompanija siūlo kartu su kitomis standartinėmis priemonėmis), kurių dabartiniu metu negali pasiūlyti jokia kita reklamos kompanija.3.4. DERYBŲ REZULTATAS
Abipusės nuolaidos yra subtilus lygimosi procesas, kai abi šalys daro nuolaidų norėdamos pasiekti susitarimą. Artėjant derybų pabaigai reikia aptarti sutarties sąlygas. Kai šalys beveik susitarė, reikia patikrinti, ar visos šalys vienodai supranta ginčijamus klausimus ir patvirtina tai, kas sutarta. Tada derybas galima užbaigti. Prieš baigiant derybas, svarbu įsitikinti, ar ar visas dėmesys buvo skirtas aktualiems klausimams.Šiame derybų etape svarbu įsitikinti, kad abi šalys kalba apie tą patį. Išnagrinėjami terminai, kurie bus panaudoti galutinėje sutartyje. Labai svarbu, kad terminai būtų užfiksuoti aiškiai ir tiksliai, nes abi šalys ginčio atveju sutinka laikytis sutarties sąlygų. Šitokiu būdu tikrinant, kaip abi komandos supranta susitarimą, gali išaiškėti lyg tol nepastebėtų nesusipratimų. Derybų pabaigoje tokios problemos turi būti sureguliotos.Šalys abipus derybų stalo visada pasidaro itin jautrios, kai atrodo, kad sandoris tuoj tuoj bus sudarytas. Laikas tarp žodinio susitarimo ir dokumento pasirašymo yra ypač sudėtingas. Derybininkai dažnai susinervina ir šiame etape gali pamėginti trauktis. Tačiau šiose derybose abi šalys pasiekė savo tikslų.Šių derybų rezultatas – 5 metų bendradarbiavimo sutartis. Reklamos kompanija įsipareigoja koordinoti kliento reklamos kampanijas Baltijos šalyse. Reklamos kompanijai suteiktos išskirtines teisės. Nepaisant to, kad teko šiek tiek nusileisti – lauko reklamos nuomos kaina mėnesiui buvo sumažinta dviem aspektais, t.y. ir ploto atžvilgiu ir (iki 1200 kv.m. – 50 Lt per 1 kv.m., nuo 1200 iki 3000 – 40 Lt per 1 kv. m.) – kompanijos atstovai pasiekė šiek tiek aukštesnį negu realus derybų variantą. Pagal sutarties sąlygas taip pat numatyta, kad reklamos kompanija įsipareigoja padidinti siūlomų reklamos plokštumų skaičių 20 proc. Tačiau tai nėra esminė nuolaida, kadangi nuolatinis reklamos plokštumų skaičiaus didinimas yra pagrindinė reklamos kompanijos veiklos kryptis, siekiant išsilaikyti konkurencinėje kovoje.Visos kitos sutarties sąlygos (apmokėjimo bei pristatymo terminai ir sąlygos, reklamos medžiagos gamybos išlaidų kalkuliacijos klientas apmoka papildomai ir kt) yra standartinės ir priimtinos abiems šalims.
4. PRIĖMIMO ORGANIZAVIMAS
4.1 PRIĖMIMO RŪŠYS
Priėmimai yra viena pagrindinių įvairių organizacijų ir oficialių asmenų ir partnerių ryšių plėtojimo įvairovė. Jie organizuojami parodant pagarbą atvykusiai delegacijai. Dažniausiai naudojamos šios priėmimo rūšys (Misevičius V. Bendravimo etikos ir organizavimo pradmenys, K:2002, P. 92-93):· Taurė šampano (arba taurė vyno). Ši priėmimų rūšys labiausiai paplitusi bendravimo praktikoje. Priėmimas dažniausiai vyksta nuo 12 iki 13 valandos. Jo metu paprastai paduodamas ne tik šompanas – galima užsisakyti ir degtinės, viskio ar vyno. Užkandžiai nebūtini, tačiau nebus klaidos, jei bus pasiūlyta sumuštinių, mažų pyragaičių, vaisių, riešutų. Svečiai vaišinami stovint. Ši priėmimo rūšis patogi tuo, kad užima mažai laiko ir nereikia sudėtingo pasiruošimo. Tačiau toks priėmimas laikomas mažiau pagarbiu.· Dalykiniai pietūs. Rengiami dieną tarp 12 ir 15 valandos ir trunka apie 1,5 val. Dalykinių pietų kviečiama norint ramioje aplinkoje aptarti verslo reikalus. Meniu susideda iš šaltų užkandžių, sriubos, karšto patiekalo ir deserto. Prieš pietus svečiai gali būti vaišinami aperityviniais gėrimais. Per dalykinius pietus patiekiami patiekalus atitinkantys gėrimai, mineralinis vanduo, sultys. Po priėmimo pasiūloma kavos ar arbatos, konjako arba likerio. · Furšetas. Šiuo būdu priimant svečius galima pavaišinti daug pakviestųjų mažoje patalpoje. Toks priėmimas prasideda 17-20 valandą ir tęsiasi iki 2 valandų. Ten vaišės – įvairūs šalti užkandžiai, konditerijos gaminiai ir vaisiai. Kartais paduodami ir karšti užkandžiai. Vaišės neturi būti gausios.Tokio tipo priėmimuose gėrimai statomi ant stalų arba iš karto supilstami į taures ir padavėjų išnečiojami. Šie priėmimai pradedami stovint, švedų stalo pavidalu. Stalus su vaisiais rekomenduojama statyti ne salės viduryje, bet išilgai sienų. Salės centras turi būti paskirtas svečiams.· Kokteilis taip pat rengiamas tarp 17-20 valandos ir tęsiasi 1,5 val. Skirtingai nuo furšeto, nėra dengiami stalai, o užkandžius ir gėrimusnešioja padavėjai. Šių priėmimų metu svečiai vaišinami ir bendrauja tarpusavyje stovėdami bei prieidami vieni prie kitų. Salėje būna nedideli staliukai su cigaretėmis, degtukais, peleninėmis ir servetėlėmis.· Kiti priėmimai. Prie jų priskiriami kino seansai, muzikos ir literatūros vakarai, spaudos konferencijos, draugystės vakarai, susitikimai žaisti šachmatais, kitokius sportinius žaidimus ir kt. Vaišės būna lengvos.
4.2 KVEČIAMŲJŲ ASMENŲ SĄRAŠO SUDARYMAS
Atsižvelgiant į tai, kad reklamos kompanija rengia verslo derybas dėl sutarties pasirašymo, buvo sudarytas asmenų, užimančių atitinkamas pareigas sąrašas. Kaip jau buvo minėta, į šį sąrašą įėjo šie Samsung Electronics atstovybės Baltijos šalyse nariai:
1. Atstovybės Generalinis Direktorius p. K. Ahn2. Generalinio Direktoriaus pavaduotoja p. Z. Soika3. Reklamos biudžeto skyriaus Direktorius p. J. Skuja4. Reklamos biudžeto skyriaus Direktoriaus pavaduotojas p. J. Dudums5. Reklamos biudžeto skyriaus vadybininkas p. V. Dudums6. Pardavimų skyriaus Direktorė p. Treja7. Regionalinės plėtros skyriaus Direktorius p. H. Parg8. Regionalinės plėtros skyriaus vadybininkas p. K. Kaskema.Sudarant svečių sąrašą reklamos kompanijos atstovai atsižvelgė į tai, kad dalyvaujant visiems kliento administracijos atstovams sutartis gali būti pasirašyta be papildomų laiko sąnaudų, kadangi derybose dalyvaus visi reikalingi asmenys, turintys teisę ir atitinkamą kompetenciją priimti sprendimus.Sudarant šį sąrašą reklamos kompanijos atstovai atsižvelgė į kliento Generalinio Direktoriaus pasiūlymus.4.3 KVIETIMO MAKETAS
Kaip jau buvo minėta, svečių sąrašas, atvykimo tikslas, laikas, vieta ir kitos detalės buvo iš anksto suderinti su Samsung Electronics Generaliniu Direktoriumi (p. Ahn). Todėl žemiau pateikiame kvietimo makete nurodyta tik būtina informacija (Misevičius V. Bendravimo etikos ir organizavimo pradmenys, K:2002, P. 124).Kvietimai yra atspausdinti ant reklamos kompanijos firminio blanko, pasirašyti kompanijos Direktoriaus ir išsiųsti prieš 3 savaites registruotu paštu. Kvietimo maketo vertimas pateikiamas po maketu.
Kvietimo teksto vertimas:
Gerb. p. Ahn,Mūsų kompanija maloniai kviečia Jus ir Jūsų kolegas atvykti dalyvauti derybų procese dėl Reklamos Kampanijų Organizavimo sutarties pasirašymo.Derybos ir sutarties pasirašymas įvyks šių metų rugpjūčio 24-25 d. sodyboje, esančioje Trakų mieste, Lietuvoje. Mūsų kompanijos atstovai pasitiks Jus mūsų biure adresu Kalvarijų 98-34, Vilniuje rugpjūčio 24 d. 12 val.Prašytume atsakyti iki rugpjūčio 19 d. ir tikimės abipusiškai naudingo bendradarbiavimo.Pagarbiai,Gregory James KastingDirektoriusMob.: +37061011355
4.4 SVEČIŲ SUSODINIMO UŽ STALO PLANO SUDARYMAS
Kadangi svečiai atvyksta iš Rygos miesti, reklamos kompanijos atstovai siūlo svečiams apsistoi sodyboje Trakų rajone. Vizito laiku siūlomi pietūs, vakarienė ir pusryčiai. Sodyboje yra atskira pietų salė, o maitinimą organizuoja UAB “Maisto rūmai”. Pietūs, vakarienė ir pusryčiai nėra itin oficialūs, kadangi derybos vyksta atskiroje konferencijos salėje ir jų metu siūlomi tik gaivieji gėrimai, tačiau tai taip pat yra oficialaus vizito dalis. Todėl svečių susodinimo planas sudaromas atsižvelgiant į tradicines taisykles.Žemiau pateikta svečių susodinimo už stalo schema.
2 schemaSvečių susodinimo už stalo schema
2 schemos paaiškinimai (vizito svečių pavardės išryškintos kursyvu):
1. Akcininkas Todd David Swenson2. Generalinio Direktoriaus pavaduotoja p. Z. Soika3. Atstovybės Generalinis Direktorius p. C. G. Ahn4. Lietuvos biuro Direktoriaus pavaduotoja p. I. Sapiego5. Pardavimų skyriaus Direktorė p. Treja6. Reklamos biudžeto skyriaus Direktorius p. J. Skuja7. Lietuvos biuro pardavimų vadybininkė p. K. Bolgova8. Regionalinės plėtros skyriaus Direktorius p. H. Parg9. Reklamos biudžeto skyriaus Direktoriaus pavaduotojas p. J. Dudums10. Lietuvos biuro Direktorius p. Gregory James Kasting11. Reklamos biudžeto skyriaus vadybininkas p. V. Dudums12. Regionalinės plėtros skyriaus vadybininkas p. K. Kaskema.13. Lietuvos biuro plėtros vadybininkas p. D. P. Kančius.
4.5 STALO IR VIZITINĖS KORTELĖS
Vizitinės kortelės palengvina pirmąją pažintį su svečiu arba būsimaisiais partneriais, be jų neapsieinama palaikant ryšius su oficialiais asmenimis.Vizitinės kortelės (pavadinimas kilęs iš prancūziško žodžio “viziter”, t.y. vizituoti, lankytis, susipažinti) yra įvairių formatų ne per daug kieto kartonolapeliai. Pagal diplomatinį protokolą vyrams rekomenduotinos 100 x 60 mm arba 90 x 50 mm kortelės, o jų žmonoms – maždaug 1 kv. Cm. Mažesnėsš t.y. 80 x 40 mm. Ofiicialaus asmens vizitinėje kortelėje atspausdinamas tik vardas, pavardė, profesija ir pareigos (nei telefonų numeriai, nei namų arba darbovietės adresai paprastai nenurodomi). Tarptautinių renginių dalyviai, firmų atstovai ir kiti asmenys savo vizitinėse kortelėse, be pagrindinio turinio (vardo, pavardė ir profesijos), nurodo darbovietės ir ryšio priemonių (telefono, fakso) numerius. Tokia vizitinė kortelė papuošiama firmos ženklu.Pažintis su svečiais bei verslo partneriais prasideda nuo pasikeitimo vizitinėmis kortelėmis. Tarptautinio bendravimo etiketas tam siūlo keletą taisyklių. Vizitinę kortelę svečiui galima įteikti po pristatymo. Atsakyti kortele į kortelę – privaloma mandagumo taisyklė. Tuo metu reikia aiškiai ir garsiai pasakyti savo pavardę. Taigi praktinė vizitinių kortelių reikšmė gana aiški – oficialaus asmeninės pažinties įforminimas. Tačiau tai ne vienintelis kortelių naudojimo gyvenime atvejis. Vizitine kortele galima pasisveikinti ir nacionalinių švenčių, gimimo dienos arba jubiliejaus progomis, pareikšti užuojautą arba padėka – tada vizitinė kortelė asresatui nuvežama asmeniškai kartu su gėlių puokšte, dovana ar suvenyru (Misevičius V. Bendravimo etikos ir organizavimo pradmenys, K:2002, P. 181).Žemiau pateiktas UAB “United Media” vadybininkės vizitinės kortelės pavyzdys. Kaip matome, kortelės dydis 55 x 90 mm, kortelėje nurodyti vardas, pavardė, pareigos, biurų adresai ir telefonai (Baltijos šalyse), kortelė papuošta firmos ženklu (logotipu).
1 pav. UAB “United Media” vadybininkės vizitinės kortelės pavyzdysStalo kortelės kaip ir vizitinės neturi tiksliai nustatyto formato, tačiau paprastai nebūna didelės. Stalo kortelės gaminamos iš standaus balto popieriaus. Firmos, įmonės, organizacijos ir kitos įstaigos jose gali stapausdinti savo firminius ženklus arba emblemas – tik patariama kortelės neperkrauti. Maketuojant stalo kortelės tekstą, išryškinamas pakviestojo vardas, pavardė bei tiulas.
Jei kortelė yra vienguba, ją rekomenduojama padėti į svečio pagrindinę lekštę. Tačiau dažniausiai naudojamos stogo formos kortelės. Patariama abiejose jos pusėse užrašyti svečio vardą ir pavardę originalo (dažniausiai anglų) kalba. Tai daroma tam, kad būtų galima iš tolo matyti ir nesuklystant kreiptis į svečioą pavarde.“Stogo” kortelės statomos ant stalo kiek dešiniau prieš pakviestojo asmens lekštę, truputį pasukus “stogelio” užrašytą šoną į kėdės pusę. Kai kortelė padėta lekštėje, svečias ją paima ir padeda ant stalo šalia savęs. Nelėkštėje padėtų kortelių liesti visiškai nereikia. Paiimti kortelę atminimui galima, bet tik pasibaigus pobūviui (nors tai dažniausiai nemandagu).Ant švediško, taip pat kokteilio ir furšeto priėmimų stalo minėtosios kortelės nereikalingos (Misevičius V. Bendravimo etikos ir organizavimo pradmenys, K:2002, P. 182).Mūsų atveju buvo naudojamos stogo formos kortelės, stalo kortelės pavyzdys pateiktas žemiau.2 pav. Stalo kortelės pavyzdys
4.6 TOSTAI IR KALBOS
Jeigu pusryčių, pietų arba vakarienės metu numatomos oficialios kalbos ir tostai, šeimininkas privalo garbingiausiam svečiui, kuris rengiasi tokiam žodžiui, nusiųsti savosios kalbos ar tosto kopiją, kad šis galėtų pasirengti atsakymui. Svarbiame susitikime atsakymas išsiunčiamas anksčiau. Kalba artostu galima išreikšti padėką, pasveikinti, kreiptis į susirinkusius, ko nors palinkėti.Atsakydamas į kalbą garbingasisi svečias turi išreikšti dėkingumąuž parodytą svetingumą, apžvelgti buvusių susitikimų rezultatus, pritarti suinteresuotumui šiuo susitikimu, užtikrinti draugiškus jausmus ir t.t.Tostas arba kalba ir atsakymas į juos turi būti parašytas ta pačia kalba. Jeigu neįmanoma vartoti svečio šalies kalbo, tostai arba kalbos rašomos ir sakomos abiem pusė suprantama kalba arba bent daugumai svečiųsuprantamais žodžiais, nors tarptautinis etiketas neprieštarauja esant daugiakalbei auditorijai visiškai nekelti tostų ir nesakyti kalbų arba priėmimo dalyviams išdalyti vertimus.Tarptautinis etiketas numato net savotišką priėmimuose keliamų tostų scenarijų. Taigi tostai ir kalbos prasideda lojalumo testu, kuris sakomas po pagrindinio patiekalo arba po deserto, kai išpilstomas šampanas. Tosto trukmė nuo 10 žodžių iki minutės. Po to pobūvio šeimininkas pasveikina garbės svečią ir kitus susirinkusius. Kalboje (jos trukmė – 5 min.) galima paminėti priėmimo priežastį bei pakviesti garbės svečią pasakyti savo žodžius. Toliau – garbės svečio kalba. Iš esmės tosto ar kalbos struktūra yra paprasta. Šeimininkas, sakydamas tostą arba kalbą, visų pirma pasveikina garbės svečią. Po to nurodo aplinkybes ir priežastis, nulėmusias šį susitikimą, o pabaigoje palinki sveikatos garbės svečiui ir sėkmės jo šaliai.Svečias, atsakydamas į šią kalbą, padėkoja už šį palinkėjimą, pasidalija įspūdžiais apie susitikimą ir pobūvį bei palinki sveikatos šeimininkams ir priėmimo dalyviams.Europiečiai dažniausiai tostus kelia priėmimo pradžioje, o amerikiečiai – pobūviui einant į pabaigą. Pastaruoju metu per oficialius priėmimus tostais pasikeičiama pobūvio pradžioje. Sakyti reikia gerai apgalvotus tostus: jie turi tikti priėmimo progai, nieko neįžeisti, nebūti labai familiarūs. Paprastai kiti tostai priklauso nuo pirmojo (lojalumo) ir pagrindinio tosto turinio.Oficialių pusryčių, pietų ar vakarienių metu nepriimta susidaužti taurėmis, bet jei susidaužoma – vyro taurė moters taurę turi liesti žemiau.Pagal vakarų etiketo taisykles rekomenduojama, kad tostus ar kalbas pradėtų sakyti vyrai. Be to, jų metu būtina tyla – negalima valgyti, kalbėtis, pilstyti gėrimus ir pan.Susėdus prie stalo, reikia vengti pokalbio apie šeimyninį gyvenimą, bėdas, ligas, politiką, religiją, šeimos pajamas. Nepridera kalbėti ir apie verslo reikalus, dalykus, dominančius tik kaimynus. Taip pat nekalbama ir apie asmenis kurių dalyvaujantis nepažįsta. Pokalbio prie stalo metu reikia dėmesingai klausytis pašnekovo, ypač sėdinčio dešinėje. Pokalbis turi būti lengvas, malonus, netrukdantis valgyti. Kalbą baigti galima galvos linktelėjimu su žodžiais “buvo malonu”.
5. SVEČIŲ VIZITO IŠLAIDŲ SĄMATOS SUDARYMAS
UAB “United Media” sudarė Samsung Electronics atstovų delegacijos vizito išlaidų sąmatą. Kiap jau minėta, derybos įvyko nuolat nuomojamoje sodyboje, todė nuomos mokestis nėara įtrauktas į išlaidas. Tokiu būdų išlaidų pagrindą sudaro maitinimas ir givieji gėrimai derybų metu. Restoranas “Maisto fabrikas” (UAB “Maisto rūmai”) pasiūlė valgiaraščio variantus ir kainas.Valgiaraščio pasiūlymas 14 asmenims.2002 08 24 pietūs 12:30Variantas Patiekalo pavadinimas Mato vnt Kiekis Kaina SumaI variantas Silkė su pupelėmis ir pievagrybiais porc 14 2,40 33,60 Šviežių daržovių sriuba porc 14 2,00 28,00 Kiaulienos nugarinė, apkepta su daržovėmis ir garnyru porc 14 9,50 133,00 Naminė duonos gira porc 14 1,00 14,00 SUMA 208,60II variantas Špinatų sriuba porc 14 2,00 28,00 Kijevo kotletas su garnyru porc 14 8,00 112,00 Šiltas obuolių pyragas su plakta grietinėlė porc 14 3,00 42,00 Sultys arba min. vanduo porc 14 1,50 21,00 SUMA 203,00III variantas Šaltibarščiai su bulvėmis porc 14 2,00 28,00 Kepta jūros lydeka su grybų padažu porc 14 6,50 91,00
Vaisiai saldžiame krepšelyje porc 14 3,50 49,00 Sultys arba min. vanduo porc 14 1,50 21,00 SUMA 189,00IV variantas Kiaušiniai įdaryti grybais porc 14 2,50 3,50 Rūgštynių sriuba porc 14 2,00 28,00 Vištienos filė įdaryta daržovėmis su rūk. Šonine porc 14 8,50 119,00 Sultys arba min. vanduo porc 14 1,50 21,00 SUMA 203,002002 08 24 gėrimai derybų metuVariantas Patiekalo pavadinimas Mato vnt Kiekis Kaina SumaI variantas Gazuotas min. Vanduo bt 20 1,50 30,00 Negazuotas min. Vanduo bt 20 1,50 30,00 Sultys porc 30 1,50 45,00 SUMA 105,00
2002 08 24 kavos pertraukėlė 15:30Variantas Patiekalo pavadinimas Mato vnt Kiekis Kaina SumaI variantas Šiltos bandelės su k/r šonine vnt 20 1,50 30,00 Šiltos bandelės su grybais vnt 20 1,50 30,00 Šiltos bandelės su kumpiu vnt 20 1,50 30,00 Kava/arbata Porc 60 1,50 90,00 Pienas litras 3 2,00 6,00 Cukrus kg 2 3,50 7,00 Citrinos kg 1 3,00 3,00 Saldainiai kg 2 12,00 24,00 SUMA 220,00
2002 08 24 vakarienė 19:00Variantas Patiekalo pavadinimas Mato vnt Kiekis Kaina SumaI variantas Kiaulienos sprandinės kepsnys su marinuotomis daržovėmis porc 14 12,00 168,00 Įdarytas karpis porc 14 2,00 28,00 Rūkytų mėsų rinkinys porc 14 3,50 49,00 Pomidorų salotos su sūriu porc 14 2,00 28,00 Daržovių salotos su sojos daigais porc 14 2,00 28,00 Įdarytos džiovintos slyvos vnt 30 0,80 24,00 Sūrių rinkinys porc 14 2,00 28,00 Sausainiai su kumpiu vnt 30 1,00 30,00 Rūkyti vištų sparneliai porc 14 4,00 56,00 Biskvitiniai pyragaičiai su vaisiais porc 14 1,50 21,00 Natūralūs vaisiai porc 14 2,50 35,00 Kava, arbata porc 14 1,50 21,00 Sultys, min. vanduo porc 30 1,50 45,00 SUMA 561,00II variantas Kiaulienos sprandinės šašlykas su garnyru porc 14 15,00 210,00 Įdaryta višta su pistacijomis porc 14 2,20 30,80 Žuvis tešloje porc 14 1,50 21,00 Pomidorų salotos su žiediniais kopūstais porc 14 2,00 28,00 Vištienos salotos su daržovėmis porc 14 2,00 28,00 Keptos duonos “pinigėliai” su aštriomis salotomis vnt 30 0,80 24,00 Sūrių rinkinys porc 14 2,00 28,00 Sūrūs sausainiai porc 14 1,20 16,80 Šokoladiniai krepšeliai su vaisiais vnt 14 2,50 35,00 Vaisių kokteilis porc 14 2,50 35,00 Kava, arbata porc 14 1,50 21,00 Sultys, min. vanduo porc 30 1,50 45,00 SUMA 522,60III variantas Naminės dešrelės su voveraitėmis, troškintais raugintais kopūstais, bulvėmis porc 14 12,00 168,00 Mėsos vyniotiniai porc 14 3,00 42,00 Silkės suktinukai su grybais porc 14 3,00 42,00 Kumpio salotos su sūriu porc 14 2,00 28,00 Marinuotų daržovių rinkinys porc 14 2,00 28,00 Traškūs vištų sparneliai porc 14 6,00 84,00 Kepinta duona su česnakais porc 14 1,50 21,00 Rūkytas sūris porc 14 3,00 42,00 Tortas “Proginis” porc 14 2,50 35,00 Natūralūs vaisiai porc 14 2,50 35,00 Kava, arbata porc 14 1,50 21,00 Sultys, min. vanduo porc 30 1,50 45,00 SUMA 591,00IV variantas Lašišos steikas keptas grilyje su daržovėmis ant iešmo porc 14 14,00 196,00 Kumpio suktinukai su daržovėmis vnt 30 1,50 45,00 Keptas kiaulienos kumpis su krienų padažu porc 14 2,50 35,00 Grybų salotos su rūkyta šonine porc 14 2,00 28,00 Aštrios daržovių salotos porc 14 2,00 28,00 Krepšeliai su vištiena vnt 14 3,00 42,00 Sluoksn. Tešlos “laiveliai” su menkės kepenėlėmis vnt 14 1,80 25,20 Eklerai su lašiša vnt 14 2,00 28,00 Sumuštiniai su raud. Ikrais vnt 30 1,50 45,00 Sūrių rinkinys porc 14 2,00 28,00 Tortas “Šokoladinis” porc 14 2,00 28,00 Įvairūs sausainiai porc 14 1,80 25,20 Kava, arbata porc 14 1,50 21,00 Sultys, min. vanduo porc 30 1,50 45,00 SUMA 619,40
Alkoholiniai gėrimaiVariantas Pavadinimas Mato vnt Kiekis Kaina Suma Absoliut vodka 50 gr – 6,00 – Jim Beam viskis 50 gr – 8,00 – Metaxa***** 50 gr 2 8,00 16,00 Malibu romas 50 gr – 7,00 – Gordon’s džinas 50 gr – 9,00 – Moet Brut Imperial šampanas but 3 180,00 540,00 Villa Antinori balt vynas but 3 60,00 180,00 Bianco delle Venezie balt vynas but 3 55,00 165,00 Villa Antinori Rezerva raud vynas but 3 60,00 180,00 B&G Merlot raud vynas but 3 55,00 165,00 Cigaretės pak 1 5,00 5,00 SUMA 1251,00
2002 08 25 pusryčiai 10:00Variantas Patiekalo pavadinimas Mato vnt Kiekis Kaina SumaI variantas Omletas įdarytas daržovėmis ir sūriu porc 14 4,50 63,00 Skrudinta balta duona riek 60 0,10 6,00 Sviestas porc 14 0,80 11,20 Sultys arba min. vanduo porc 14 1,50 21,00 Kava, arbata porc 30 1,50 45,00 Bandelė vnt 14 1,00 14,00 Pienas litras 3 2,00 6,00 Cukrus kg 2 3,50 7,00 Citrinos kg 1 3,00 3,00 SUMA 176,20II variantas Jogurtas porc 14 1,50 21,00 Rūkytos mėsos lėkštė su daržovėmis porc 14 5,50 77,00 Duona riek 60 0,10 6,00 Sviestas porc 14 0,80 11,20 Sultys arba min. vanduo porc 14 1,50 21,00 Kava, arbata porc 30 1,50 45,00 Pienas litras 3 2,00 6,00 Cukrus kg 2 3,50 7,00 Citrinos kg 1 3,00 3,00 SUMA 197,20III variantas Virtos dešrelės su daržovių salotomis porc 14 4,50 63,00 Duona riek 60 0,10 6,00 Sviestas porc 14 0,80 11,20 Vaisių salotos porc 14 1,50 21,00 Sultys arba min. vanduo porc 14 1,50 21,00 Kava, arbata porc 30 1,50 45,00 Pienas litras 3 2,00 6,00 Cukrus kg 2 3,50 7,00 Citrinos kg 1 3,00 3,00 SUMA 183,20IV variantas Lietiniai su varške ir ir persikais (2 vnt) porc 14 3,50 49,00 Sumuštinis su saliami vnt 30 1,00 30,00 Sumuštinis su sūriu vnt 30 0,70 21,00 Sultys arba min. vanduo porc 14 1,50 21,00 Kava, arbata porc 30 1,50 45,00 Pienas litras 3 2,00 6,00 Cukrus kg 2 3,50 7,00 Citrinos kg 1 3,00 3,00 SUMA 182,00
Iš pasiūlytų variantų reklamos kompanija nusprendė užsakyti IV pietų variantą, II vakarienės variantą ir I pusryčių variantą. Taigi delegacijos vizito išlaidų sąmatą sudarė šios pozicijos:
1. Pietūs 203,002. Gėrimai derybų metu 105,003. Kavos pertraukėlė 220,004. Vakarienė 522,605. Alkoholiniai gėrimai 1251,006. Pusryčiai 176,20Tarpinė suma 2477,80Nuolaida 15 proc 371,67VISO (Lt, įskaitant PVM) 2106,13
Kaip jau minėta, patalpų nuomos išlaidos neįtrauktos į sąmatą, nes reklamos kompanija nuolat nuomoja šias patalpas, o transporto ir kvietimų išsiuntimo išlaidos sudaro labai mažą dalį.
IŠVADOS
Norint sėkmingai derėtis reikia turėti veikimo planą. Reikia kruopščiai pasiruošti deryboms. Delegacijos vizito organizavimas papildo derybų planavimo etapus:§ Sudaroma delegacijos vizito programa§ Pasiruošiama deryboms (nustatomas derybų tikslas, kruopščiai renkama informacija apie antrą pusę, nustatomi privalūmai ir trūkumai)§ Vedamos derybos§ Organizuojamas priėmimas (sudaromi kvietimų maketai, susodinimo už stalo schemos ir kt)§ Apibendrinami derybų rezultatai, pasiekti tikslai ir sudaroma išlaidų sąmata.Kiekvienas etapas reikalauja pakankamai pastangų ir laiko.Derybų metu gali būti aptariamos ir išsiaiškinamos problemos, pasiekiamas kompromisas ir patenkinami poreikiai. Tai procesas, kai mėginama patenkinti savo norus, leidžiant kitiems patenkinti jų norus.
Svarbiausia derybų nauda ta, kad pasisekus susitartiš sandėris pradės galioti.LITERATŪRA
1. Misevičius V. Bendravimo etikos ir organizavimo pradmenys.- Kaunas, 2002, P87-89, 91-93, 100-115, 122-127.2. Keenan K. Kaip derėtis.-Vilnius, 1998, P24-33, 45-53.3. Hindle T. Derybų menas.-Vilnius, 2000, P6-7, 12-18, 26-36, 40-44, 48-49, 52-57