DOKUMENTŲ RENGIMAS IR ĮFORMINIMAS

TURINYS

ĮVADAS 31. DOKUMENTŲ RENGIMO IR ĮFORMINIMO TAISYKLIŲ BENDROSIOSNUOSTATOS 42. BENDRIEJI DOKUMENTŲ ĮFORMINIMO REIKALAVIMAI 43. DOKUMENTŲ REKVIZITAI 54. DOKUMENTŲ RENGIMAS IR ĮFORMINIMAS 64.1. Tvarkomųjų dokumentų įforminimas 64.2. Organizacinių dokumentų įforminimas 104.3. Informacinių dokumentų įforminimas 14LITERATŪRA 21ĮVADASŠiuolaikinė raštvedyba apibūdinama kaip dokumentų valdymo sistema. Šiai sistemai būdingi tam tikri darbų su dokumentais procesai, kurie prasideda parengus ar gavus dokumentą ir baigiasi atrinkus dokumentus saugoti ar naikinti.Dokumentuose užfiksuota informacija yra svarbi vertybė. Sukauptos informacijos pagrindu priimami įvairaus lygio valdymo sprendimai. Efektyvūs bei objektyvūs sprendimai reikšmingi ne tik valstybės mastu. Nuo valdymo sprendimų kokybės priklauso ir verslo sėkmė ar nesėkmės. Todėl tinkamas dokumentų rengimas ir įforminimas yra aktuali tema bet kuriai organizacijai.Šiame referate pateikiamos dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklių bendrosios nuostatos, bendrieji dokumentų įforminimo reikalavimai, dokumentų rekvizitai, tvarkomųjų, organizacinių ir informacinių dokumentų rekvizitų išdėstymo schemos, blankai ir pavyzdžiai.

1. DOKUMENTŲ RENGIMO IR ĮFORMINIMO TAISYKLIŲ BENDROSIOS NUOSTATOS

Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės (2001 m. kovo 30 d. Nr. 19) nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, organizacijų, kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojo administravimo funkcijas, tvarkomųjų, organizacinių, informacinių dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimus, kurie taikomi nepriklausomai nuo šių dokumentų parengimo būdo ar laikmenos.Rekvizitas – dokumento sudedamoji dalis, reiškianti nustatytas dokumento rengimo ir įteisinimo procedūras ir turinti nustatytą pastovią vietą.Blankas – nustatyto formato popieriaus lapas su išdėstytais dokumento įforminimo rekvizitais, susijusiais su dokumento sudarytoju, turinčiu teisės aktų suteiktus įgaliojimus.Tvarkomieji dokumentai – kolegialių institucijų, įstaigų vadovų, kitų teisės aktų suteiktus įgaliojimus turinčių valstybės tarnautojų leidžiami teisės aktai viešojo ar vidaus administravimo funkcijoms įgyvendinti (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.).Organizaciniai dokumentai – tvarkomaisiais dokumentais tvirtinami kiti teisės aktai, nustatantys įstatymų ir kitų teisės aktų įgyvendinimo normas (nuostatai, įstatai, taisyklės, reglamentai ir kt.).

Informaciniai dokumentai – įstaigų siunčiamieji ir vidaus dokumentai, kuriuose pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su įstaigos veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis (raštai, pažymos, aktai, protokolai ir kt.).2. BENDRIEJI DOKUMENTŲ ĮFORMINIMO REIKALAVIMAIDokumentai įforminami tokių formatų, pagal LST EN 20216:2001 ir ISO 353:1975 standartus, popieriaus lapuose: A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm) ir A4 L (297 x 210 mm). Dokumentai įforminami paliekant tokio pločio paraštes: kairioji – 30 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė – 20 mm, apatinė – ne mažesnė kaip 20 mm. Dokumentai spausdinami tik vienoje lapo pusėje, išskyrus Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklėse ir kituose teisės aktuose numatytas žymas ar nuorodas, rašomas antroje lapo pusėje. Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas antrasis ir tolesni lapai. Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių.Dokumentai rašomi laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisinės terminijos.3. DOKUMENTŲ REKVIZITAIDokumentų rengimo ir įforminimo rekvizitai yra: herbas arba prekių ženklas; dokumento sudarytojo pavadinimas; įstaigos duomenys; specialioji žyma; priedo žyma; dokumento gavimo registracijos žyma; dokumento pavadinimas; dokumento data; dokumento registracijos numeris; gauto dokumento nuoroda; dokumento sudarymo vieta; adresatas; rezoliucija; dokumento tvirtinimo žyma; dokumento tekstas; parašas; dokumento suderinimo žyma; vizos; supažindinimo žyma; rengėjo nuoroda; dokumento paieškos nuoroda; kopijos tikrumo žyma.Dokumentų rekvizitų rašymo būdai yra: išilginis centruotas, kai rekvizito eilučių pradžia ir pabaiga vienodai nutolusi nuo kairiosios ir dešiniosios paraščių; kampinis vėliavinis, kai rekvizito eilutės prasideda arba vienodai nutolusios nuo kairiosios paraštės.Kiekvienas dokumento rekvizitas rašomas nustatytoje vietoje ar plote. Kai dokumento rekvizitai išdėstomi ne viename lape, jie turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą lapą nebūtų perkeliamas vien parašo rekvizitas ir po juo rašomi kiti rekvizitai.4. DOKUMENTŲ RENGIMAS IR ĮFORMINIMAS

4.1. Tvarkomųjų dokumentų įforminimasTvarkomieji dokumentai įforminami blanke. Blankas spausdinamas A4 ar A5 formato popieriaus lape ir turi šiuos rekvizitus: herbą arba prekių ženklą ir dokumento sudarytojo pavadinimą. Tvarkomųjų dokumentų sudarytojas gali būti kolegiali institucija, įstaigos vadovas, kitas teisės aktų suteiktus įgaliojimus leisti tvarkomuosius dokumentus turintis tarnautojas (toliau – įstaigos vadovas). Tvarkomųjų dokumentų, įforminamų blanke, rekvizitai yra: dokumento pavadinimas, dokumento data, registracijos numeris, dokumento sudarymo vieta, tekstas, parašas.Tvarkomųjų dokumentų turinys dėstomas tekstu, kuris gali būti skirstomas punktais, jų pastraipomis ir punktų papunkčiais. Tekstas turi būti glaustas, aiškus, logiškas. Jame negali būti faktų ir situacijų aprašymo, pastabų, atskirai nurodomų pagrindų ir priedų nuorodų. Tekste pirmą kartą minimas pavadinimas negali būti trumpinamas, išskyrus atvejus, kai pateikiama nuoroda į oficialaus paskelbimo šaltinio pavadinimą. Tvarkomųjų dokumentų tekste įstatymų, kitų teisės aktų ir jų paskelbimo šaltinio nuorodos rašomos pagal Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijų, patvirtintų Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 1998 m. rugpjūčio 17 d. įsakymu Nr. 104, reikalavimus.Įsakymo, sprendimo, nutarimo, kurį leidžia kolegiali institucija, tekstą sudaro įvadinė ir dėstomoji dalys. Potvarkio tekstas paprastai turi tik dėstomąją dalį ir rašomas kaip įsakymas. Kai tvarkomuoju dokumentu tvirtinamas kitas dokumentas, tvarkomojo dokumento tekste rašomas pridedamo tvirtinamo dokumento pavadinimas.Tvarkomieji dokumentai bei jais patvirtinti organizaciniai dokumentai keičiami ir papildomi pagal Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijų, patvirtintų Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 1998 m. rugpjūčio 17 d. įsakymu Nr. 104, ir šių taisyklių reikalavimus.

TVARKOMŲJŲ DOKUMENTŲ REKVIZITŲ IŠDĖSTYMO SCHEMA

Specialioji žyma

Dokumentogavimoregistracijos žyma 20

Herbas arba prekių ženklas

(Prekių ženklas) Dokumento sudarytojo pavadinimas

Iki 35 Rezoliucija

Dokumento pavadinimasDokumento data Dokumento registracijos numerisDokumento sudarymo vieta

Dokumento tekstas

297 Parašas

Dokumento suderinimo žymaVizosSupažindinimo žyma

Dokumento paieškos nuoroda

210

– paraštes žyminti linija

(Įsakymo formos pavyzdys)

MUITINĖS DEPARTAMENTOPRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS FINANSŲ MINISTERIJOSDIREKTORIUSĮSAKYMASDĖL MOKĖJIMO UŽ MUITINĖS TEIKIAMAS PAPILDOMAS PASLAUGAS2004 m. rugsėjo 00 d. Nr. 0-00Vilnius(Dokumento tekstas)

(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)

UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS “PLIENAS”DIREKTORIUSĮSAKYMASDĖL VIDOS JUKNIENĖS PRIĖMIMO Į DARBĄ2004 m. lapkričio 28 d. Nr. 0-00Klaipėda

P r i i m u į darbą vadybininke Vidą Juknienę 2004-11-29, mokant jai 1300 Lt per mėnesį.

Direktorius (Parašas) Petras Petraitis

(Parašas)Eugenijus Klimas2004-11-284.2. Organizacinių dokumentų įforminimasOrganizacinių dokumentų rekvizitai yra: dokumento pavadinimas, tvirtinimo žyma, dokumento tekstas.Organizaciniai dokumentai gali būti papildomi šiais jų rengimo ir apyvartos procedūrų įforminimo rekvizitais: specialiąja žyma, suderinimo žyma, vizomis, supažindinimo žyma, dokumento paieškos nuoroda.Organizaciniai dokumentai įforminami ne blanke ir nerašomas parašo rekvizitas. Jie nėra tvarkomųjų dokumentų priedai, todėl priedo žyma nerašoma.Nuostatų, įstatų, taisyklių, kitų teisės aktų turinys dėstomas tekstu, kuris gali būti skirstomas skyriais, skirsniais, punktais ir jų pastraipomis, punktų papunkčiais. Tekste negali būti lentelių, kitų informacinio pobūdžio intarpų. Taisyklės, reglamentai, kiti organizaciniai dokumentai gali turėti priedų (dokumentų formų, lentelių, paaiškinimų ir pan.), kurie nurodomi organizacinių dokumentų tekste.Organizacinių dokumentų teksto pabaiga žymima horizontaliu brūkšniu, kuris brėžiamas po tekstu, ties jo viduriu.

ORGANIZACINIŲ DOKUMENTŲ REKVIZITŲ IŠDĖSTYMO SCHEMA

Specialioji žyma

Dokumento tvirtinimo žyma

Dokumento pavadinimas

Dokumento tekstas

297

Dokumento suderinimo žymaVizosSupažindinimo žyma

Dokumento paieškos nuoroda 20

210

– paraštes žyminti linija

PATVIRTINTALietuvos Respublikos krašto apsaugosministro 2004 m. spalio 00 d.įsakymu Nr. 0-00

KOMISIJOSNUOSTATAI

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1.2.

II. KOMISIJOS UŽDAVINIAI IR FUNKCIJOS

3.3.1.3.2.3.3.4.5. 6.

III. KOMISIJOS TEISĖS

7.8.……………………

PATVIRTINTAUAB “Plienas” direktoriaus2004 m. lapkričio 22 d.

įsakymu Nr. 0-00

RAŠTINĖS NUOSTATAI

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Raštinė yra savarankiškas skyrius, tvarkantis raštvedybą įmonėje. 2. Raštinės darbuotojų kompetenciją nustato jų pareiginiai nuostatai.

II. RAŠTINĖS UŽDAVINIAI IR FUNKCIJOS

3. Pagrindiniai raštinės uždaviniai yra:3.1. organizuoti raštvedybą įstaigoje pagal norminių ir metodinių dokumentų reikalavimus;3.2. kontroliuoti aukštesniųjų įstaigų ir įstaigų vadovybės nutarimų, potvarkių, įsakymų ir kitų dokumentų užduočių vykdymą.4. Raštinė, vykdydama savo uždavinius, privalo:4.1. peržiūrėti gautą korespondenciją;4.2. sutvarkyti siunčiamąją korespondenciją;4.3. parengti įstaigos skyrių klasifikatorių.

III. RAŠTINĖS TEISĖS

5. Raštinė turi teisę:5.1. gauti iš įstaigos skyriui reikalingą informaciją;5.2. kontroliuoti dokumentų užduočių vykdymą.

III. RAŠTINĖS TEISĖS

6. Raštinei vadovauja ir atsako už jos veiklą raštinės vedėjas.7. Raštinė atsako už dokumentų, esančių raštinėje, išsaugojimą iki perdavimo į įstaigos archyvą.4.3. Informacinių dokumentų įforminimasInformaciniai siunčiamieji įstaigos dokumentai, kuriuose rašomas adresatas, įforminami blanke, išskyrus kai informacinio siunčiamojo dokumento sudarytojai yra dvi ar kelios įstaigos, dokumentas įforminamas ne blanke.Blankas spausdinamas A4 ar A5 formato popieriaus lape ir turi šiuos rekvizitus: herbą arba prekių ženklą, dokumento sudarytojo pavadinimą, įstaigos duomenis. Blanke, kuriame įforminami informaciniai siunčiamieji dokumentai užsienio korespondentams, dokumento sudarytojo pavadinimas gali būti rašomas ne tik lietuvių, bet ir pasirinkta užsienio kalba, kiti rekvizitai – pasirinkta užsienio kalba. Dokumento sudarytojo pavadinimas pasirinkta užsienio kalba rašomas po pavadinimo lietuvių kalba.Informacinių siunčiamųjų dokumentų, įforminamų blanke, rekvizitai yra: adresatas, dokumento pavadinimas (raštuose – antraštė, išskyrus lydraščius), dokumento data, registracijos numeris, gauto dokumento nuoroda (atsakomuosiuose dokumentuose), dokumento tekstas, parašas, rengėjo nuoroda (išskyrus atvejus, kai dokumento rengėjas yra įstaigos vadovas).Informaciniai siunčiamieji dokumentai gali būti papildomi šiais jų rengimo ir apyvartos procedūrų įforminimo rekvizitais: specialiąja žyma, dokumento gavimo registracijos žyma, rezoliucija, vizomis, dokumento paieškos nuoroda.

Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai (ataskaitos, patikrinimo pažymos, aktai, protokolai, sąrašai ir kt.) gali būti įforminami blanke arba ne blanke. Blankas spausdinamas A4 formato popieriaus lape ir turi šiuos rekvizitus: herbą arba prekių ženklą ir dokumento sudarytojo pavadinimą. Informacinių įstaigos vidaus dokumentų rekvizitai yra: dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas, dokumento data, registracijos numeris, dokumento sudarymo vieta, dokumento tekstas, parašas. Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai gali būti papildomi šiais jų rengimo ir apyvartos procedūrų įforminimo rekvizitais: specialiąja žyma, rezoliucija, adresatu, vizomis, dokumento paieškos nuoroda, o aktai, sąrašai ir panašūs dokumentai – tvirtinimo žyma (įstaigos vadovo parašu). Protokolai gali būti papildomi tik specialiąja žyma ir dokumento paieškos nuoroda.Informacinių dokumentų turinys, atsižvelgiant į jų rūšį ir paskirtį, gali būti dėstomas tekstu, lentele, kitais būdais arba mišriai. Kai turinys dėstomas lentele, rašomi visi privalomi dokumento rekvizitai. Informaciniai dokumentai gali turėti priedų, jie tekste nurodomi kaip ir organizacinių dokumentų priedai.

INFORMACINIŲ SIUNČIAMŲJŲ DOKUMENTŲ REKVIZITŲ IŠDĖSTYMO SCHEMA

Specialioji žyma

Dokumentogavimoregistracijos žyma 20

Herbas arba prekių ženklas

(Prekių ženklas) Dokumento sudarytojo pavadinimasĮstaigos duomenys

Iki 35

Adresatas Dokumento data Dokumento registracijos numerisGauto dokumento nuorodaRezoliucija

Antraštė (raštuose) Dokumento pavadinimas(Dokumento data Dokumento registracijos numeris)

Dokumento tekstas

297 Parašas

Vizos

Rengėjo nuoroda (Dokumento paieškos nuoroda)

(Įstaigos duomenys) Dokumento paieškos nuoroda 20

210

– paraštes žyminti linija

(Rašto formos pavyzdys)

LIETUVOS RESPUBLIKOS SOCIALINĖS APSAUGOS IR DARBO MINISTERIJAKodas 0000000 A.Vivulskio g. 00 LT-2000 Vilnius Tel. 00 00 00 Faks. 00 00 00

VALSTYBINĖ LIGONIŲ KASAKodas 0000000 Gerosios Vilties g. 00 LT-2000 Vilnius Tel. 00 00 00 Faks. 00 00 00

Sveikatos apsaugos ministerijai 2004-00-00 Nr. 0-00/0-00

DĖL 2004 M. KOMPENSUOJAMŲJŲ VAISTŲ BAZINIŲ KAINŲ KAINYNO(Dokumento tekstas)

(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė)

UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ “BANGELĖ”

Kodas 232xxxx. Jūros g. 7, LT-5800 Klaipėda. Tel. (8~46) 332525. Faks. (8-~46) 333365

VĮ “Klaipėdos …valstybinio jūrų uosto direkcija” 2004-08-15 Nr. 0-00Direktoriui infrastruktūrai Į 2004-08-03 Nr. 51/8-2A. Petraičiui

DĖL AKVATORIJOS DUGNO VALYMO

Pranešame Jums, kad šiuo metu dėl akvatorijos užnašų prie krantinės Nr. 356 negalime efektyviai panaudoti įmonės pajėgumų.Prašome kuo skubiau imtis priemonių užnašoms pašalinti.

Gamybos direktorius (Parašas) Antanas Antanaitis

Jonas Jonaitis, tel. 314502

INFORMACINIŲ ĮSTAIGOS VIDAUS DOKUMENTŲ REKVIZITŲ IŠDĖSTYMO SCHEMA

Specialioji žyma

(Herbas arba prekių ženklas)

(Prekių ženklas) Dokumento sudarytojo pavadinimas

Iki 35

(Adresatas)

Dokumento tvirtinimo žymaRezoliucija

Dokumento pavadinimasDokumento data Dokumento registracijos numerisDokumento sudarymo vieta

Dokumento tekstas

297 Parašas

Vizos

Dokumento paieškos nuoroda 20

210

– paraštes žyminti linija

(Protokolo formos pavyzdys)

VILNIAUS ŽVĖRYNO GIMNAZIJAPEDAGOGŲ TARYBOS POSĖDŽIOPROTOKOLAS2001-00-00 Nr. 0-00VilniusPosėdžio pirmininkas (Vardas ir pavardė).Posėdžio sekretorius (Vardas ir pavardė).Dalyvauja. (Vardai ir pavardės)…………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………..Darbotvarkė:1.2.1. SVARSTYTA. (Darbotvarkės klausimas).Pranešėjas (Vardas ir pavardė, pranešimo turinys)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………(Kalbėjusiųjų vardai ir pavardės, kalbų turinys)……………………………………………………………………………………………………………………………………………………NUTARTA:1.2.2. SVARSTYTA. (Darbotvarkės klausimas).………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. .

Posėdžio pirmininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Posėdžio sekretorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ “BANGELĖ”

ADMINISTRACIJOS POSĖDŽIOPROTOKOLAS

2004-07-04 Nr.Klaipėda

Posėdžio pirmininkas – Petras Petraitis. Posėdžio sekretorė – Ona Onaitytė.

Dalyvauja. Rimantas Janušauskas, Rimvydas Kairaitis, Petras Graižutis, Galina Petrauskienė.

Darbotvarkė: 1. Dėl raštvedybos taisyklių pakeitimų.2. Dėl dokumentų registracijos tvarkos.

1. SVARSTYTA. Raštvedybos taisyklių pakeitimai. Pranešėjas – Kanceliarijos vedėja Ona Onaitytė informavo apie raštvedybos taisyklių pakeitimus. Įmonės dokumentai turi būti sudaromi, remiantis naujomis taisyklėmis. Ekonomikos tarnybos vadovas Rimantas Janušauskas pastebėjo, kad šios taisyklės turi daug trūkumų.

Gamybos direktorius Rimvydas Kairaitis pasiūlė sudaryti darbo grupę. NUTARTA:1. Įmonės dokumentus sudaryti vadovaujantis naujomis taisyklėmis.2. Sudaryti darbo grupę darbuotojų informavimui apie raštvedybos taisyklių pakeitimus.

2. SVARSTYTA. Dokumentų registracijos tvarka. Pranešėjas – juristas Petras Graižutis supažindino su dokumentų registracijos nuostatais. Įmonės dokumentai turi būti registruojami Kanceliarijoje. Informacinių technologijų skyriaus viršininkė Galina Petrauskienė pastebėjo, kad ši tvarka palengvins dokumentų paiešką. NUTARTA:1. Pritarti dokumentų registracijos nuostatoms.

Posėdžio pirmininkas (Parašas) Petras Petraitis

Posėdžio sekretorė (Parašas) Ona Onaitytė…LITERATŪRA1. Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės, patvirtintos 2001-03-30 įsakymu Nr. 19 (bei jų pataisymai).2. Grigonienė R. Raštvedyba: taisyklės ir pavyzdžiai. Vilnius, 2004.3. Laurinavičienė A., Rancova G. Raštvedyba. Personalo dokumentai. Vilnius, 2003.4. Laurinavičienė A., Rancova G. Dokumentų rengimas ir įforminimas. Vilnius, 2002.5. Raštvedybos taisyklės, patvirtintos 2001-12-28 įsakymu Nr. 88 (bei jų pataisymai). 6. Rinkevičienė A. Oficialiųjų ir kitų raštų rengimas, įforminimas, rašymas, kalbos klaidos, pavyzdžiai. Vilnius, 2003.7. http://www.lrs.lt/.8. http://www.archyvai.lt/.