Dokumentų forminimas

1 variantas

1.1 Kokio formato popieriaus lapuose įforminami dokumentai?

2001 m. Kovo 30 d. Įsakymu Nr. 19 Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinis direktorius V.Grigoraitis patvirtino naujas dokumentų rengimo ir įforminimo taisykles. Jose pateikiami sekantys bendrieji dokumentų įforminimo reikalavimai:
• Dokumentai įforminami tokių formatų, pagal ISO 216-1975(E) ir ISO 353-1975(E) standartus, popieriaus lapuose: A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm) ir A4 L (297 x 210 mm).

1.2 Kokio pločio paliekamos paraštės?
• Dokumentai įforminami paliekant tokio pločio paraštes: kairioji – 30 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė – 20 mm, apatinė – ne mažesnė kaip 20 mm.
1.3 Kaip numeruojami dookumento lapai?
• Dokumentai spausdinami tik vienoje lapo pusėje, išskyrus šiose taisyklėse ir kituose aktuose numatytas žymas ar nuorodas, rašomas antroje lapo pusėje.
Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas antrasis ir tolesni lapai.
1.4 Kur ir kaip užrašomas lapo numeris?

Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių.
1.5 Kas tai yra rekvizitas?

Rekvizitas- dokumento sudedamoji dalis, reiškenti nustatytas dokumento rengimo ir įteisinimo procedūrasir turinti nystatytą pastovią vietą.
2.1 Kokie yra dokumentų rekvizitų rašymo būdai?

Dokumentų rekvizitų rašymo būdai yra:
• Išilginis centruotas, kai rekvizito eilučių pradžia ir pabaiga vienodai nutolusi nuuo kairiosios ir dešiniosios parasčių.
• Kampinis vėliavinis, kai rekvizito eilutės prasideda arba vienodai nutolusios nuo kairiosios paraštės.
2.2 Kur spausdinamas herbas?

Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas spausdinamas popieriaus lapo viduryje, po viršutine parašte.
2.3 Kur spausdinamas prekių ženklas?
Prekių ženklas spausdinamas popiriaus lapo viduryje, po viršutine parašte, ta

aip pat gali būti spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje, paliekant paraštes.
2.4 Kur rašomas dokumento sudarytojo pavadinimas?

Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po herbo arba prekių ženklo rekvizitu, jei šis rekvizitas išspausdintas po viršutine parašte lapo viduryje.
2.5 Jei prekių ženklas spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje, kur rašomas dokumento sudarytojo pavadinimas?
Jei prekių ženklas spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje, dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas šalia ženklo.
2.6 Jei herbas arba prekių ženklas nespausdinamas, kur rašomas dokumento sudarytojo pavadinimas?
Kai herbas arba prekių ženklas nespausdinamas, dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po viršutine parašte.
3.1 Kaip rašomas dokumento sudarytojo pavadinimas?
Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis raidėmis, gali būti didesnėmis negu kiti rekvizitai, ir išdėstomas išilginiu centruotu būdu.
3.2 Jei dokumento sudarytojas yra neatsiejama įstaiga ar įstaigos struktūrinis padalinys, kaip rašomas dokumento sudarytojo pavadinimas? Pavyzdys.
Kai dokumento suudarytojas yra priklausomybės santykiais neatsiejama įstaiga ar įsataigos struktūrinis padalinys, pavadinimas rašomas nurodant priklausomybę. Pavyzdys:

LIETUVOS KARIUOMENĖS
KARO MEDICINOS TARNYBA

arba

VILNIAUS APSKRITIES VIRŠININKO ADMINISTRACIJOS
ŽEMĖS TVARKYMO DEPARTAMENTAS

3.3 Jei dokumento sudarytojas yra vieno asmens institucija arba įstaigos vadovas, kaip rašomas dokumento sudarytojo pavadinimas?
Kai dokumento sudarytojas yra vieno asmens institucija, įstaigos vadovas, kitas įstatymų ar kitų teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis tarnautojas, rašomas pareigybės pavadinimas, nurodant jos priklausomybę.Pavyzdys:

KALVARIJOS SAVIVALDYBĖS MERAS
arba

VIEŠOSIOS ĮSTAIGOS LAZDIJŲ LIGONINĖS
VYRIAUSIASIS GYDYTOJAS

arba

LIETUVOS RESPUBLIKOS FINANSŲ MINISTERIJOS SEKRETORIUS

3.4 Jei dokumento sudarytojas yra įstaigos tarnautojas, neturintis juridinių įgaliojimų, kaip ra

ašomas dokumento sudarytojo pavadinimas?Pavyzdys:
Kai dokumento (tarnybinio pranešimo, tarnautojo ataskaitos ir k.t.) sudarytojas yra įstaigos tarnautojas, neturintis juridinių įgaliojimų, sudarytojo rekvizite rašomas pareigybės pavadinimas, nurodant jų priklausomybę.Pavyzdys:

VALSTYBĖS ĮMONĖS LIETUVOS MONETŲ KALYKLOS
SEKRETORIUS REFERENTAS

3.5 Jei dokumento sudarytojai yra kelios įstaigos ar kelių įstaigų vadovai, kaip rašomi jų pavadinimai?
Kai dokumento sudarytojai yra kelios įstaigos ar kelių įstaigų vadovai, jų pavadinimai rašomi vienas po kitu ir atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
4.1 Kaip ir kur rašomi įstaigos duomenys?
Įstaigos duomenys rašomi vienoje eilutėje arba išdėstomi stulpeliais po dokumento sudarytojo pavadinimu arba dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje.

4.2 Jei įstaigos duomenys duomenys rašomi vienoje eilutėje, kaip atskiriamos sudėtinės informacijos dalys?
Kai įstaigos duomenys rašomi vienoje eilutėje, tarp atskitų duomenų paliekamas didesnis intervalas arba dedami atitinkami skyrybos ženklai.Įstaigos duomenys rašomi mažesnemis negu kiti rekvizitai raidėmis ir gali būti atskirti linija.

4.3 Kokiomis raidėmis rašomi įstaigos duomenys?
Įstaigos duomenys rašomi mažesnemis negu kiti rekvizitai raidėmis.
4.4 Jei informacinio dokumento (rašto) sudarytojai yra kelios įstaigos, kaip rašomi įstaigos duomenys?
Kai informacinio dokumento (rašto) sudarytojai yra kelios įstaigos, įstaigos duomenys rašomi po kiekvienos įstaigos pavadinimu.
4.5 Kas sudaro įstaigos duomenis?
Įstaigos duomenis sudaro: įstaigos kodas, buveinės adresas ir kita reikalinga informacija (telefonų ir faksų numeriai, elektoninio pašto adresas ir k.t.).Telefonų ir faksų numeriai rašomi pagal Telekomunikacijų technikos taisykles TT 33-99 „Bendrojo telefono tinklo abonentų aptarnavimas.Nacionalinių ir

r tarptautinių telefono numerių rašymas“, patvirtintas Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro 1999m.gruodžio 15 d. Įsakymu Nr.438 (Žin., 1999. Nr.108-3154).
4.6 Kur rašoma speciolioji žyma?
Specialioji žyma rašoma dokumento pirmojo lapo viršutinės paraštės dešinėje pusėje paryškintomis raidėmis arba dedamas spaudas.Pavyzdys:Projektas, Išrašas, Kopija, Faksograma.
4.7 Kur rašoma priedo žyma?
Priedo žyma rašoma dokumento priedo viršutinės paraštės dešinėje pusėje.
4.8 Kas sudaro priedo žymą?
Priedo žymą sudaro: dokumento, kuriam priklauso priedas, pavadinimas, priedo eilės numeris ir žodis „priedas‘
4.9 Kaip išdėstomos priedo žymos?Pavyzdys:
Priedo žymos išdėstomos kampiniu vėliaviniu būdu, žodis „priedas“ kartu su eilės numeriu rašomas iš naujos eilutės, pavyzdys:

Civilinės aviacijos priešgaisrinės

saugos taisyklių

1 priedas
5.1 Kaip įforminama dokumento registracijos žyma?
Dokumento gavimo registracijos žyma rašoma arba dedamasspaudas dokumento pirmojo lapo viršutinės paraštės dešiniajame kampe.
5.2 Kas sudaro registracijos žymą?
Registracijos žymą sudaro: dokumentą gavusios įstaigos pavadinimas ( gali būtisutrumpintas), žodis „Gauta“, dokumento gavimo data ir registracijos numeris, pavyzdys

(Įstaigos pavadinimas)
Gauta
_________ Nr. _______

5.3 Kur rašomas tvarkomųjų ir informacinių įstaigos vidaus dokumentų pavadinimas?
Tvarkomųjų ir informacinių įstaigos vidaus dokumentų pavadinimas rašomas po dokumento sudarytojo pavadinimu.
5.4 Jei yra adresato rekvizitas, kur rašomas dokumento pavadinimas?

Informacinių dokumentų, kuriuose yra adresato rekvizitas, pavadinimas rašomas po šiuo rekvizitu.
5.5 Kur rašomas organizacinių ir tvirtinamųjų informacinių dokumentų pavadinimas?
Organizacinių ir tvirtinamų informacinių dokumentų pavadinimas rašomas po tvirtinimo žymos rekvizitų.
5.6 Kas sudaro dokumento pavadinimą?
Dokumento pavadinimą sudaro dokumento rūšies pavadinimas ir teksto antraštė. Dokumento rūšies pavadinimas rašomas atskiroje eilutėje. Pavyzdys:
ĮSAKYMAS
DĖL EKSPERTŲ KOMISIJOS NUOSTATŲ PATVIRTINIMO
arba

PAŽYMA
APIE GA

AUTAS PAJAMAS

arba

KOLEGIJOS POSĖDŽIO
PROTOKOLAS

1.Raštvedybos ir dokumento sąvokos

1. Paaiškinkite sąvoką raštas
Raštas – dokumentas, kurį viena įstaiga kuriuo nors reikalų rašo kitai įstaigai. Manoma, kad susirašinėjimas organizacijos ekonomikos, gamybos, technologijos, teisės, finansų ir kt. veiklos klausimais vadinamas dalykine korespondencija (rašomi dokumentai vadinami raštai).Paėmus į rankas įstaigos, įmonės ir organizacijos raštų blankus, galima susidaryti nuomonę apie įstaigą ar firmą. Dažniausiai užkliūva ne raštų turinys, bet jų forma ir pagrindiniai rekvizitai. Raštai neatitinka standarto, raštvedybos ir taisyklingos kalbos reikalavimų.

2. *Apibrėžkite raštvedybos sąvoką
1.Raštvedyba – įstaigos ar įmonės dokumentų (dokumentacijos) tvarkymas; to darbo sistema.
Raštvedyba- praktinė vadybos disciplina.Tai įstaigos vidaus administravimo sritis, apimanti dokumentų tvarkymo ir valdymo procesus nuo jų rengimo ar gavimo iki atrinkimo saugoti ar naikinti.

2.Raštvedyba – tai dokumento kelias nuo parengimo iki atidavymo saugoti.

3.* Išvardinkite Lietuvos Respublikos valdymo institucijas
Valstybės valdymo institucijos:
• Įstatymų leidžiamoji;
• Įstatymų vykdomoji;
• Vykdymo priežiūros;
• Laisvoji spauda;
• Organizacijų valdymo organai;
• Kolegialus;
Vienasmeniai.

1.Įstatymų leidžiamoji:
Lietuvos Respublikos Seimas.

2.Įstatymų vykdomoji: 1.Lietuvos Respublikos Vyriausybė.

2.Organizacijos, savyvaldybės, ministerijos.

2.1. Pateikite LR ministerijų sąrašą:
1. Aplinkos ministerija.
2. Finansų ministerija.
3. Krašto apsaugos ministerija.
4. Kultūros ministerija.
5. Socialinės apsaugos ir darbo ministerija.
6. Susisiekimo ministerija.
7. Sveikatos apsaugos ministerija.
8. Švetimo ir mokslo ministerija.
9. Teisingumo ministerija.
10. Ūkio ministerija.
11. Užsienio reikalų ministerija.
12. Vidaus reikalų ministerija.
13. Žemės ūkio ministerija.
3.Vykdymo priežiūros

4.Valstybės kontrolė

4.*Išvardinkite valstybės institucijų leidžiamus dokumentus
Visus dokumentus, nepriklausomai nuo jų įvairovės ar įstaigų specifikos, priimta skirstyti į tokias grupes:
• įstaigos organizaciniai dokumentai (nuostatai, įstatai, statutai, steigimo sutartis, institucijos struktūros schema, etatų sąrašai, pareiginės instrukcijos, vidaus darbo tvarkos taisyklės, sutartys);
• įstaigos tvarkomieji dokumentai (įsakymai, potvarkiai, sprendimai, nutarimai);
• įstaigos informaciniai dokumentai (aktai, raštai, komerciniai laiškai, telefaksogramos, pažymos, telegramos, telefonogramos, tarnybiniai pranešimai, protokolai, aktai ir kt.);
• personalo dokumentai (darbo sutartys, įsakymai, darbuotojų asmens kortelės, darbo užmokesčio sąskaitos, socialinio draudimo pažymėjimai);
• įstaigos finansinės apskaitos ir atskaitomybės dokumentai (bendrasis žurnalas, specialieji žurnalai, didžioji knyga, buhalterinės apskaitos sąskaitos, metinės ir tarpinės finansinės ataskaitos, kasos knyga, inventorizacijos aktai ir kt.).

5.Paaiškinkite pagrindines valdymo funkcijas

1.Planavimas – tai organizacinės veiklos galimybių sistematiškos paješkos.Planavimas tai dokumento funkcija, planavimo veikla atvaizduojama dokumentose, kuriuose pateikiami duomenys įvertinant planavimo tikslų pasėkimai ir planavimo dokumentai nauduojami ateitės planų rengimui.

2.Organizavimas- steigimas, kurimas, rengimas, tvarkymas.

3.Motyvavimas – žmogaus poreikių ir jo motyvų visuma paskatinanti žmogų aktyviai kryptingai veiklai, realizuojant jo išreikštus interesus. Interesai gali būti individualus, grupiniai ir visuomeniniai.

4.Kontrolė – reiškia priežiūrą, patikrinimą, priežiūros darbą: valstybinė kontrolė, sprendimo vykdymo kontrolė, griežta, silpna kontrolė.

5.Vadovavimas – būti vadovu.

6. Įvardinkite valstybės institucijų ir privataus verslo organizacijų administravimo
veiklos ypatumus
Šiuolaikinis administratorius ir administravimo veikla turi mokėti organizuoti įvairias priemones firmoje ir už jos ribų, mokėti tvarkyti jam pavedamus skaitlingus reikalus, tiesioginio vadovo įgaliojimus, priimti nesudetingus valdymo sprendimus, disponuoti jam skirtomis lėšomis ir kitų tūrtu. Administratorius turi sugebėti dirbti su klientais, svečiais, nuolat kelti firmos įvaizdį. Administratoriaus pareigybems priskirstoma įvairus vadybininkai vykdantys administratoriaus funkcijas, sekretorės, raštvedžiai, kiti konceliarijos darbuotojai, referentai, vadovo asistentai, archyvo darbuotojai ir kt.Šiuolaikinėje informacijos epochoje, darbas ofise susietas su informacijos gavimu, jos apdorojimu jos perdavimu vartotojams.Darbo sąnaudose mažėje darbo sąnaudos su dokumentais popieriuje ir auga darbo sąnaudos dokumentų derinimui, tvirtinimui, dauginimui, išsiūntimui, vykdymo kontrolei, informacijos apsaugai.
• priėmimo į darbą/ išėjimo iš darbo tvarka;
• darbuotojų asmens bylų tvarkymas;
• darbo laiko apskaitos formos ir tvarka;
• kasdieninių išlaidų apskaita ir proceduros;
• avansinių pinigų darbuotojams išmokėjimo tvarka;
• atlyginimų mokėjimo tvarka;
• atlyginimų peržiūrėjimo tvarka;
• viršvalandžiai, darbas švenčių dienomis bei savaitgaliais;
• nuosavų ir įmonės automobilių naudojimo įmonės veikloje tvarka;
• pirkimų įmonės reikmėms tvarka.

7.* Paaiškinkite raštinės nuostatų sudarymo principus:

7.1.Suraskite savo organizacijos raštinės nuostatus.

7.2.Išvardinkite, kokias darbo su dokumentais operacijas apima raštvedyba.

7.1 Raštinė- yra savarankiškas skyrius tvarkantis įstaigos raštvedybą , pagrindinės funkcijos:
1. organizuoti raštvedybą pagal norminių ir metodinių dokumentų reikalavimus;
2. kontroliuoti aukštesnių įstaigų ir įstaigos vadovybės nutarymų, potvarkių, įsakymų ir kitų dokumentų užduočių vykdymą;
3. vykdydamą savo uždavinius raštinė privalo:

1. peržiūrėti gaunama korespondenciją ;
2. peržiūrėti siūnčiamąją korespondenciją;
3. spausdinti ir dauginti dokumentus priimti ir perduoti telegramas, faksogramas;
4. išrašyti komandiruotes, pažimėjimus ir juos registruoti;
5. rengti įstaigos bylų nomenklatūrą ir kontroliuoti jos taikimą;
6. rengti unifikuotas dokumentų formas įstaigos raštvedybos taisykles, organizuoti seminarus ir konsultacijas raštvedybos klausymais;
7. ruošti raštynės bylas, perduoti į įstaigos archyvą;
8. kontruoliuoti įstaigos skyriuose rengiamų dokumentų iforminimą, tvarkymą ir užduočių vykdymą;
9. informuoti įstaigos vadovybę apie raštvedybos buklę, teikti pasiūlimus kaip ją tobulinti.

7.2 Raštvedyba apima tokias operacijas su dokumentais- dokumentų priimimas, registravimas, teikimas vykdytojams, dokumentų spausdinimas, iforminimas, išsiūntimas, bylų formavimas, bylų saugojimas.

7.3. Apibūdinkite raštvedybos organizavimo sistemas ir išvardinkite, kokiose organizacijose jos yra tinkamos:

Centralizuota –
tai kai visos raštvedybos operacijos atliekamos vienoje vietoje.

Galima taikyti mažose įstaigose. Negalima taikyti kai visos
raštvedybos operacijos neatliekamos vienoje vietoje.
Decentralizuota – tai kai visos raštvedybos darbai atliekami skirtingose padaliniuose.

Galima taikyti tokioje struktūroje kur yra priimamasis ministro, sekretoriatas, ministro pavadotojų sekretoriatas. Negalima taikyti kai visos raštvedybos operacijos atliekamos vienoje vietoje.
Mišri – tai kai dalis raštvedybos operacijų atliekama raštyneje, kita dalis struktūriniuose padaliniuose.

Galima taikyti vyriausybės susirašynėjimo biuras, ekspedicija, mašinrasčio biuras, dauginimo biuras, laiškų skyrius, centrinis archyvas. Negalima taikyti kai visos raštvedybos operacijos atliekamos vienoje vietoje.

8.* Palyginkite sąvokas informacija ir dokumentas.

Informacija – specialiai kaupiami ir perduodami duomenys, kai jie suprantami kaip visuma. Informacija – gali būti renkama, tvarkoma, teikiama, skelbiama, perduodama.

Dokumentas – tai priemonė fiksuojanti faktus, įvykius. Dokumentai skirstomi į grupes:
• įstaigos dokumentai;
• asmens dokumentai ( prašymai, pareiškimai, įgaliojimai, skundai, sutikimai ir kt.);
Įstaigos dokumentai skirstomi į atskiras grupes:
• buhalterijos dokumentai;
• finansų dokumentai;
• tiekimo dokumentai;
• prekybos dokumentai;
• mokymo dokumentai.

1.1. Rašytinė komunikacija.

Atlikite užduotis ir atsakykite į klausimus savarankiškai:
1.*Paaiškinkite sąvokas komunikacija ir bendravimas

Komunikacija – tai bendravimas, keitimasis patyrimu, mintimis, išgyvenimais tarp žmonių grupių. Organizacija yra tam tikra struktūra, todėl jos sėkmingas darbas priklauso nuo komunikacijos kokybės.
Bendravimas – tai keitimasis informacijos ženklais. Informacija perduodama vaizdais, gestais, mimika, judesiais, daiktais. Pagrindinė komunikacijos priemonė yra kalba. Kalbinė komunikacija būna monologinė, dialoginė, grupinė, masinė, intymi, oficiali, privati ir institucinė ir kt.

2. Išvardinkite pagrindinius komunikacijos trikdžius

Jei komunikacija tarp žmonių ar padalinių nebus efektyvi, organizacijos negalės derinti savo veiklos, perduoti patirties, jų socialiai akumuliuoti (lot. accumulare – kaupti, rinkti).
V.Chreptavičienė išskiria asmeninius, semantinius, fizinius ir kultūrinius barjerus.
Asmeniniai barjerai atsiranda dėl supratimo ir suvokimo skirtumų, šališkumo ir stereotipiškumo. Tiek siuntėjas, tiek gavėjas gali užfiksuoti neteisingą žinią. Žinojimą reikia mokėti užrašyti žodžiais. Tam, kad pranešimas būtų prasmingas, siuntėjas turi lyginti norimas pranešti mintis su savo bendrąja patirtimi ir nuolat jas sekti. Jei siuntėjo ir gavėjo patirtis bei intelektas labai skiriasi, informacija gali būti užkoduojama vienaip, o suprantama kitaip.

3. *Pateikite vienos krypties, interakcinės ir transakcinės komunikacijų konkrečioje verslo veikloje (1) ir valstybės administravimo veikloje (2) pavyzdžius
1. Interakcinio bendravimo modelis 2.Transakcinis

Jis ypatingas tuo, kad atsiranda grįžtamasis ryšys. Gavėjas praneša, kad jis gavo pranešimą, ir siunčia atsakymą ar kitą informaciją. Tai dažniausiai pasitaikantis bendravimas. Toks bendravimas dažniausiai vyksta tuomet, kai naudojamos rašytinės komunikavimo priemonės, pvz., verslo korespondencija.

Ttransakcinio bendravimo modelis, kai siuntėjas pranešimo siuntimo metu mato ( girdi ar kaip nors kitaip jaučia) gavėją ir jo reakciją. Matydamas gavėjo reakciją, siuntėjas gali keisti pranešimo turinį arba formą tam, kad informacija būtų suvokiama geriausiai. Taip bendraujama telefonu, derybose, pasitarimuose ir pan.

4. *Išvardinkite pagrindinius organizacijos informacinius srautus
Pagrindiniai informaciniai srautai – mokslinės, techninės, politinės, visuomeninės žinios, reikalingos vidaus ir išorės komunikacijai.

4. *Palyginkite rašytinę ir žodinę organizacijos informaciją

Rašytinė
Informacijos perdavimas raštu.

Žodinė
Informacija perduodama vaizdais, gestais, mimika, judesiais, daiktais.

1.2. Dokumento apibrėžtis. Dokumentų klasifikavimas, unifikavimas.

1. Išvardinkite dokumentams keliamus reikalavimus
Dokumentai rašomi pagal kalbos normas. Viešojo administravimo institucijų bei kitų organizacijų dokumentai rašomi kanceliarine kalba. Tai bendrinės kalbos atmaina, turinti tam tikrų ypatybių. Dokumentai naudojami organizacijos veikloje, moksliniam darbui ir istoriniams tikslams. Informacija išliks prieinama tik tada, kai dokumentai bus tinkamai suklasifikuoti ir saugomi archyvuose. Tuo būdu, raštvedyba bene glaudžiausiai siejasi su archyvo darbo organizavimu.Dokumentai turi būti tinkamai įforminami, juridiškai galiojantis, nustatyta tvarka saugomi, kad būtų užtikrinama galimybė naudotis ne tik dabar, bet ir po daugelio metų. Rengiant įvairius dokumentus laikomasi raštvedybos normų bei dokumentų įforminimo taisyklių. Šios taisyklės nuolat kinta.

2. Nurodykite, pagal kurį požymį suskirstyti šie dokukumentai

DOKUMENTAI

POŽYMIAI

Tikri Pagal juridinę galią
Dublikatai Pagal pateikimo būdą ir kt.
Vizualiniai Pagal sudarymo formą
Vidaus Pagal apyvartos pobūdį
Laikini Pagal saugojimo laiką
Mašinogramos Pagal sudarymo formą
Paprasti Pagal sprendžiamų klausimų kiekį
Kopijos Pagal pateikimo būdą ir kt.
Individualūs Pagal sudarymo formą
Slapti Pagal slaptumą
Audiovizualiniai Pagal sudarymo formą
Siunčiamieji Pagal apyvartos pobūdį
Išrašai Pagal pateikimo būdą ir kt.
Fiktyvūs Pagal juridinę galią
Nuolatiniai Pagal saugojimo laiką
Originalai Pagal pateikimo būdą ir kt.
Sudėtiniai Pagal sprendžiamų klausimų kiekį
Su žyma ,,Naudotis tarnyboje” Pagal slaptumą
Tipiniai Pagal įvykdymo laiką
Nuorašai Pagal pateikimo būdą ir kt.
Gaunamieji Pagal apyvartos pobūdį
Vieši Pagal slaptumą
Ilgo saugojimo Pagal saugojimo laiką
Skubūs Pagal įvykdymo laiką

5. Išvardinkite informacijos laikmenas, naudojamas valdymo veikloje

Valdymo veikloje naudojamos įvairios informacijos laikmenos;
– popierius, jame informacija fiksuojama ranka, rašamosiomis mašinėlėmis arba kitomis priemonėmis;
– magnetinės juostos, diskai, diskėtės, perfokortelės; šių dokumentų turinys perskaitomas tik mašina;
– mikrografinės laikmenos( mikrofilmai, mikrofišos); jie skiriasi nuo magnetinių juostų ir diskų tuo, kad čia telpa daugiau informacijos, ir jų saugojimo laikas praktiškai neribotas.
Devintame dešimtmetyje atrastos naujos informacijos laikmenos informacijai fiksuojanti ir atgaminti lazeriu – tai video ir optiniai diskai. Viename diske gali tilpti nuo 250 iki 1 milijono A4 formato teksto puslapių.

4. *Įvardinkite pagrindinius raštvedybos veiklą reglamentuojančius valstybės norminius dokumentus.:
1.Pagrindinis norminis dokumentas, nustatantis bendruosius dokumentų sudarymo reikalavimus, yra standartas.

2.Raštvedybos instrukcija – norminiai valdymo aktai, detalizuojantys nustatytas standarto taisyklės konkrečioms organizacijoms.

6. Įvardinkite pagrindinius dokumentų klasifikavimo principus.
Dokumentų klasifikavimas – skirstymas į grupes pagal skirtingus požymius.
• Pagal dokumento turinį.
• Pagal dokumento formą (kokiu būdu informacija užfiksuota).

7. Paaiškinkite dokumentų unifikavimo pagrindinius tikslus, principus ir svarbą:

1.Nustatyti dokumentus, reikalingus konkrečiai valdymo funkcijai. Lietuvos archyvų generalinė direkcija prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės yra pateikusi dažniausiai raštvedyboje vartojamų dokumentų sąrašą.

2.Suvienodinti dokumento formą. Naudojami stardartinių formatų popieriaus lapai, nustatytas vienodas parasčių plotis, kiekvieno rekvizito nuolatinė vieta, plotas bei formavimo būdas.

3.Vienodinamas dokumento turinys, teksto sudedamosios dalys, nustatomi unifikuoti žodžių junginiai bei sakyniai.

8. *Parašykite dokumento apibrėžimą
Siaurąja prasme:

Dokumentas ( lot. documentum) – pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas.
1. Raštiškas ko nors paliudijimas.
2. Materialus objektas, kuriame užfiksuotos kokios nors žinios.

Plačiąja prasme:

Dokumentas – pirnykštis piešinys ant sienos, akmens, indo, gali būti rankraštis, žiemėlapis, grafikas, mašinraštis, mašinograma, foto dokumentai, kietieji diskai, kompaktiniai diskai, duomenų kaupimo bankai.

9. *Paaiškinkite dokumentų unifikavimo procesą:

1. Dokumentų, reikalingų atlikti konkrečią valdymo funkciją, išskyrimas:
Lietuvos archyvų generalinė direkcija prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės yra pateikusi dažniausiai raštvedyboje vartojamų dokumentų sąrašą.

2. Dokumentų formos suvienodinimas:
Suvienodinti dokumento formą. Naudojami stardartinių formatų popieriaus lapai, nustatytas vienodas parasčių plotis, kiekvieno rekvizito nuolatinė vieta, plotas bei formavimo būdas.

2. Dokumentų sudarymas ir įforminimas

1. *Apibūdinkite organizacinius dokumentus
Organizaciniai dokumentai – nustato įstatymų ir kitų teisės aktų įgyvendinimo normas ( jie vadinami norminiai), tai nuostatai, įstatai, taisyklės, reglamentai, nuomenklaturos ir kt.

2. *Išvardinkite pagrindinius organizacinius dokumentus
Pagrindiniai organizaciniai dokumentai yra nuostatai, taisyklės, reglamentai, nomenklaturos, raštvedybos instrukcijos.

3.*Apibūdinkite tvarkomuosius dokumentus
Tvarkomieji dokumentai – vadovų ir kolegialių institucijų, kitų valstybės tarnautojų leidžiami teisės aktai ( dokumentai).

4.*Išvardinkite pagrindinius tvarkomuosius dokumentus
Pagrindiniai tvarkomieji dokumentai yra įsakymai, potvarkiai, nurodymai, nutarimai, sprendimai.
7. *Apibūdinkite informacinius dokumentus

Informaciniai dokumentai – jeis pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su įstaigos veikla susije faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis.

6. Išvardinkite pagrindinius informacinius dokumentus
Informaciniai dokumentai – raštai, pažymos, aktai, protokolai ir kt.

7. *Paaiškinkite sąvoką organizacijos dokumentų sistema
Rengiant įvairius dokumentus laikomasi raštvedybos normų bei dokumentų įforminimo taisyklių. Šios taisyklės nuolat kinta. Ypač šią kaitą aktyviai sąlygoja naujos informacinės technologijos. Organizacijų viduje kuriami lokaliniai informacijos tinklai. Tai vadinamasis intranetas. Į šį tinklą paprastai įtraukiamos darbo instrukcijos, darbo saugos taisyklės, ataskaitos, įsakymai, nurodymai, kainynai ir kiti dokumentai. Organizacijos darbuotojai gali peržiūrėti dokumentus ir kitą informaciją, esnčią bet kuriame organizacijos padalinyje. Taupomos lėšos, nes nereikia spausdinti bei dauginti dokumentų. Lokaliniai tinklai – vienas iš žingsnių į vadinamąją bepopierę raštvedybą. Nepriklausomai nuo to, kokios formos dokumentai pasirenkami organizacijos darbe, jie turi atitikti reikalavimus. Teisingai parengti dokumentai ne tik palengvina, bet ir pagreitina darbą, didžia dalimi laiduoja organizacijos darbo sėkmę. Viena iš unifikuotų ir standartizuotų sistemų yra valdymo dokumentų aba kitaip vadinama organizacinių, tvarkomųjų dokumentų (OTD) sistema. Ji skiriasi nuo kitų sistemų ( buhalterinės apskaitos, prekybos, statistikos ir pan.) tuo kad taikoma visose įstaigose ir organozacijose.

8. Išvardinkite norminius aktus, reglamentuojančius organizacijų dokumentinį aprūpinimą
Už įstaigos raštvedybos organizavimą ir kontrolę yra atsakingas įstaigos vadovas. Žiūrint į įstaigai nustatytas funkcijas, teisės norminių aktų ir šių taisyklių reikalavimus, įstaigos vadovas nustato įstaigos dokumentų rengimą, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naudojimo, kontrolės proceduras ir už jas atsakyngų struktūrinių padalynių, darbuotojų įgaliojimus ir atsakomybę.

9. *Paaiškinkite dokumento sudarytojo sąvoką
Dokumento sudarytojas – kolegiali institucija, įstaiga, jos struktūrinis padalinys, įstaigos vadovas, kiti asmenys, turintys teisę sudaryti dokumentus.

10.*Paaiškinkite valdymo sprendimų informacinį ir dokumentinį aprūpinimą

Pagrindinė valdymo procedura – sprendimas, rengimas ir priėmimas. Informacija yra valdymo veiklos objektas, o dažnai ir valdymo aparato darbo rezsultatas. Pagrindinė sąlyga, kad būtų galima aprėpti problemos esme ir apimtį – priimti efektyvų, objektyvų sprendimą yra tiksli, adekvati informacija valdymo sferoje.
Dokumentinis aprūpinimas – dažniausiai naudojima dokumentinė informacija. Jos apdorojimo tikslingumas ir operatyvumas yra antroji ( greta efektyvių komunikacijų) sėkmingo organizacijos darbo sąlyga.Yra trys apdarojimo etapai:
• pirminių dokumentų kaupimas;
• duomenų analizė;
• duomenų, reikalingų valdymo sprendimą priimti, atrinkimas.
2.1. Bendrieji dokumentų įforminimo reikalavimai. OTD formuliaras.
1. *Atsakykite į šiuos klausimus:

Kokių formatų popierius naudojamas

raštvedyboje? Dokumentai įforminami tokių formatų, pagal ISO 216-1975(E) ir ISO 353- 1975(E) standartus, popieriaus lapuose: A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm) ir A4 L (297 x 210 mm).

Ką vadiname dokumentų formuliaru? Dokumentų formuliaras yra dokumentų rekvizitų visuma.
Kokie formuliaro sudarymo principai? Formuliaras- A4 ar A5 popieriaus su konstrukciniu tinkleliu ir pažymėtomis visomis rekvizitų vietomis.
Kokiu tikslu sudaromas formuliaras? Konstrukcinio tinklelio žingsnis – 2,54 x 4,233 mm.
Kokios paraštės paliekamos spausdinant dokumentą? Dokumentai įforminami paliekant tokio pločio paraštes: kairioji – 30 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė – 20 mm, apatinė – ne mažesnė kaip 20 mm.

Koks maksimalus formuliaro rekvizitų skaičius? Rekvizitų skaičių nustato taisyklės (dabar 22).
Ką vadiname dokumento rekvizitu? Rekvizitas – dokumento sudedamoji dalis, reiškianti nustatytas dokumento rengimo ir įteisinimo procedūras ir turinti nustatytą pastovią vietą.
Koks, jūsų nuomone, rekvizitas dokumente yra svarbiausias? Dokumento sudarytojas, data, dokumento sudarymo vieta, adresatas, tekstas, parašas.
Kokie tarpai paliekami tarp rekvizitų? Kiekvienas dokumento rekvizitas rašomas nustatytoje vietoje ar plote. Kai dokumento rekvizitai išdėstomi ne viename lape, jie turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą lapą nebūtų perkeliamas vien parašo rekvizitas ir po juo rašomi kiti rekvizitai.Rekvizitas nuo rekvizito rašomas ne mažiau kaip viena eilute.

3. Iš AO (841 x 1189) mm formato popieriaus padarykite visus kitus formatus. Parašykite jų matmenis. Užbrūkšniuokite raštvedyboje naudojamus popieriaus formatus.

3. *Įrašykite reikalingus numerius
Dokumentuose, kurie susideda iš dviejų ir daugiau puslapių, šie

rekvizitai turi būti rašomi paskutiniame puslapyje.

2.2. Dokumentų blankai

1. *Išvardinkite rekvizitus, spausdinamus informacinio siunčiamojo dokumento blanke:

Specialioji žyma – dokumento gavimo registracijos žyma;

Herbas arba prekių ženklas, dokumento sudarytojo pavadinimas;(adrasatas);

Įstaigos duomenys, adresatas, dokumento data, dokumento registracijos numeris, gauto dokumento nuoroda, rezoliucija;

Dokumento pavadinimas ( dokumento data, dokumento registracijos numeris);

Dokumento tekstas, parašas, vizos, rengėjo nuoroda (dokumento paieškos nuoroda);

Įstaigos duomenys,

(Dokumento paieškos nuoroda).

3. *Išvardinkite rekvizitus, spausdinamus informacinio vidaus dokumento blanke:

Specialioji žyma, Herbas arba prekių ženklas, dokumento sudarytojo pavadinimas;

(adresatas), dokumento tvirtinimo žyma, rezoliucija, dokumento pavadinimas, dokumento data, dokumento registracijos numeris, dokumento sudarymo vieta, dokumento tekstas;

Parašas, vizos;

Dokumento paieškos nuoroda.

4. *Išvardinkite tvarkomojo dokumento blanke spausdinamus rekvizitus:
Specialioji žyma, dokumento gavimo registracijos žyma; Herbas arba prakių ženklas,dokumento sudarytojo pavadinimas, rezoliucija;
Dokumento pavadinimas, dokumento data, dokumento registracijos numeris, dokumento sudarymo vieta, dokumento tekstas;
Parašas, dokumento suderinimo žyma, vizos, supažindinimo žyma;

Dokumento paieškos nuoroda.

5.*Paaiškinkite, kaip įforminami vadovo ir kolegialaus organo leidžiami tvarkomieji dokumentai

Dokumentai įforminami vadovo blanke, prekių ženklas gali būti spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje, paliekant paraštes. Herbas ir prekių ženklas kartu nespausdinami.Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po herbo, jei šis rekvizitas išspausdintas po viršutine parašte lapo viduryje.Jei prekių ženlas spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje, dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas šalia ženklo.Kai herbas arba prekių ženklas nespausdinamas, dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po viršutine parašte. Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis raidėmis, gali būti didesnemis negu kiti rekvizitai, ir išdėstomas išilginiu centruotu būdu.Dokumento sudarytojo pavadinimas turi atitikti teisės aktais įteisintą pavadinimą. Kai dokumento sudarytojas yra vieno asmens institucija, įstaigos vadovas, kitas įstatymų ar kitų teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis tarnautojas, rašomas pareigybės pavadinimas, nurodant jos priklausomybę.

Kai tvarkomojo dokumento sudarytojai yra kelių įstaigų vadovai, dokumentas įforminimas ne blanke, o dokumento sudarytojų pavadinimai dėstomi rašomi vienas po kitu ir atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.Pavadinimų ir su jais susijusių kitų rekvizitų plotas neribojamas.Nereikia herbo, nerašomi adresai.

6.*Užrašykite sugalvotos privačios organizacijos informacinio siunčiamojo dokumento blanko rekvizitus 2 kalbomis ir pasitikrinkite pas dėstytoją
2.3. Dokumentų spausdinimo taisyklės
1.*Įforminkite parašo rekvizitą:
Kai dokumentą pasirašo įstaigos vadovas
Paraeigų pavadinimas rašomas nuo kairiosios paraštės, vardas, pavardė eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės viduryje, pavyzdys:

Generalinis direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Kai dokumentą pasirašo 2 asmenys vienas kitam pavaldūs
Tada rekvizitai dėstomi vienas po kito pagal einamas pareigas ir vienas nuo kito atskiriami ne mažiau kai vienos eilutės intervalu, pavyzdys:

Viršininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Vyriausiais buhalteris (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Kai pasirašo 2 asmenys, einantys tolygias pareigas
Parašo rekvizitai rašomi vienas po kito pagal dokumento sudarytojų pavadinimų dėstymo eilę ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pavyzdys:

Revizijų departamento direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Muitinės departamento direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Kai pasirašo komisija
Nurodomos pasirašančiųjų asmenų pareigos komisijoje.Komisijos pirmininko vardas ir pavardė rašoma pirmoji, o jos narių vardai ir pavardės – pavardžių abėcėlės tvarka.Jei teisės aktų nustatytais atvėjais dokumentą pasirašo ir dalyvaujantys (kviestieji) asmenys, jų parašai rašomi po komisijos narių parašais, pavyzdys:

Komisijos pirmininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Nariai (Parašas) (Vardas ir pavardė)

(Parašas) (Vardas ir pavardė)

Dalyvaujantys (kviestieji) asmenys (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Kai pasirašoma už kitą asmenį
Kai patvirtintoje spausdintinėje formoje įformintą dokumentą pasirašo kitas asmuo, kurio pareigų pavadinimas (vardas ir pavardė) neatitinka formoje įrašyto parašo rekvizito, po juo rašomas (gali būti ranka) kitas parašo rekvizitas, pavyzdys:

Viršininkas (Parašas) (Jonas Jonaitis)
Viršininko pavaduotojas (Parašas) (Jonas Petraitis)

Kai pasirašo oficialiai pavaduojantis vadovą
Parašo rekvizite rašomas tarnautojo nuolatinės ir jo laikinai einamos pareigos, pavyzdys:

Direktoriaus pavadotojas
l.e. direktoriaus pareigas (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Kai dokumentas įformintas įstaigos blanke, o jį pasirašo padalinio vadovas
Kai dokumentas įformintas įstaigos blanke, o jį pasirašo padalinio vadovas, turi būti direktoriaus įsakymas kuriame padalinio vadovas įgaliotas pasirašyti dokumentą.

2.4. Pašto siuntų adresavimas.
1.*Užrašykite pasirinktos organizacijos adresus visais leistinais adresavimo būdais:
• organizacijai;
• jei žinoma darbuotojo pavardė;
• jei nežinoma pareigūno pavardė;
• organizacijos vadovui;
• kai nurodomas ir organizacijos adresas;
• kai gavėjai yra keli;
• kai organizacija yra užsienyje.

Kai dokumentas adresuojamas įstaigai, jos pavadinimas rašomas naudininko linksniu, pvz.;

Vilniaus apskrities viršininko administracijai

Kai dokumentas adresuojamas konkrečiam tarnautojui, rašomas tarnautojo pilnas pareigų pavadinimas, vardas (vardo raidė) ir pavardė naudininko linksniu, pvz.;

Sveikatos apsaugos ministerijos
Farmacijos skyriaus viršininkui
J. Jonaičiui

Jei nežinoma pareigūno pavardė, o tik pareigybė, rašomos tik pareigos , vardas ir pavardė nebutini, pvz.;

AB “Šiaulių energija”
Generaliniam direktoriui

Kai dokumentas adresuojamas organizacijos vadovui, rašomas, vardas ir pavardė naudininko linksniu, pvz.;

UAB “Stoja” Direktoriui
Jonui Jonaičiui

Kai nurodomas ir organizacijs adresas, pvz.;

VIEŠOJI ĮSTAIGA MENŲ SPAUSTUVĖ
Kodas 2004611, A.Domaševičiaus g. 9, LT-2004, Vilnius.Tel. (8-00) 00 00 00.Faks. (8- 00) 00 00 00

Kai gavėjai yra keli, surašomas adresatų sąrašas, o kiekviename siunčiamame dokumente užrašomas tik vienas konkretus adresas, pvz.;

VIEŠOJI ĮSTAIGA MENŲ SPAUSTUVĖ

VALSTYBINĖ LIGONIŲ KASA

Kodas 0000000, A. Vivulskio g. 9, LT-2004, Vilnius.Tel. (8-00) 00 00 00.Faks. (8 -00) 00 00 00

Siunčiant dokumentus į užsienį, adresatas rašomas gavėjo šalyje priimta tvarka.

Anglų kalba rengiamuose dokumentuose pirmiausia vardininko linksniu rašomas institucijos pavadinimas, struktūrinio padalinio pavadinimas, o naudininko linksniu – darbuotojo pareigos ir pavardė.

Jo Bloggs and Co
Š9 Mannor Way
SWINDON
Wiltshire
SN1 9KL

Professor Alfred Jones
The King’s School
Severn Thames Street
GLOUCESTER
GL1 8TG

3. Dažniausiai rengiami OTD

1.*Išvardinkite ir apibūdinkite organizacinius dokumentus

1.Nuostatai – dokumentas, kuris nustato tam tikros srities tvarką, funkcijas, veiklą ir pan.
2.Įstatai – dokumentas, kuris nustato įstaigos, įmonės ar organizacijos struktūrą, funkcijas, teises ir pareigas.
3.Taisyklės – reiškia tam tikrą nustatytą tvarką ir tą tvarką tikskiai papunkčiui reglamentuojantį dokumentą.
4.Nomenklaturos – specialus pavadinimų, dokumentų, bylų, darbuotijų ar kitokių asmenų sąrašas.
5.Reglamentai – posėdžio, susirinkimo, sesijos bendroji darbo tvarka, reglamentas taip pat gali reikšti aukštesnio rango įstaigos ar organizacijos veiklos nuostatus.
6.Raštvedybos taisyklės – reiškia tam tikrą nustatytą tvarką ir tą tvarką tikskiai papunkčiui reglamentuojantį dokumentą. Nustato pagrindinius dokumentų rengimo, tvarkymo ir vaidymo reikalavimus, kurie taikomi valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, taip pat kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojo administavimo funkcijas, (toliau – įstaigos) rašytiniams ir jiems prilygintiems dokumentams, susijusiems su tų įstaigų veikla.

2.*Išvardinkite organizacinių dokumentų įforminimo reikalavimus
Organizacinių dokumentų rekvizitai yra: dokumento pavadinimas, tvirtinimo žyma, dokumento tekstas.Gali būti papildomi šiais jų rengimo ir apyvartos procedūrų įforminimo rekvizitais: specialioji žyma, suderinimo žyma, vizomis, supažindinimo žyma, dokumento paieškos nuoroda.

Nuostatų, įstatų, taisyklių, kitų teisės aktų turinys dėstomas tekstu, kuris gali bųti skirstomas skyriais, skirsniais, punktais ir jų pastraipomis, punktų papunkčiais.Tekste negali būti lentelių, kitų informacinio pobūdžio intarpų.
Taisyklės, reglamentai, kiti organizaciniai dokumentai gali turėti priedų (dokumentų formų, lentelių, paaiškinimų ir pan.).
Organizacinių dokumentų teksto pabaiga žymima horizontaliu brūkšniu, kuris brėžiamas po tekstu, ties jo viduriu.
Dokumentai įforminami ne blanke ir nepasirašomi.
Taisyklės, regkamentai ir pan. Gali turėti predų, kurie nurodomi organizacinių dokumentu tekste.

4.* Savarankiškai parenkite savo specialybės pareiginius nuostatus ir tinkamai juos įforminkite.
Vadovaukitės savo specialybės profesiniu standartu.
TVIRTINU
A.V. Direktorius

(Parašas)
Jonas Jonaitis

AKCINĖS BENDROVĖS RAVAS ADMINISTRATORIAUS
PAREIGINĖ INSTRUKCIJA

I.UŽDAVINIAI IR FUNKCIJOS

1. Organizuoti raštvedybą įstaigoje pagal raštvedybos standartą bei raštvedybos taisykles.
2. Tvarkyti personalo dokumentus.
3. Rengti raštinės nuostatus.
4. Teikti paramą darbuotojams veiklos dokumentavimo klausimais.
5. Organizuoti Ekspertų komisijos darbą.
6. Rengti archyvo pažymas, išduoti archyvo dokumentų kopijas.
7. Sudaryti įstaigos bylų nomenklatūrą ir bylų apyrašus, tvarkyti archyvą.
8. Saugoti ir tinkamai naudoti įsatigos antspaudą.
9. Tvarkyti gyventojų prašymus, pasiūlymus, pareiškimus ir skundus, organizuoti lankytojų priėmimą.
10. Registruoti gaunamus, siunčiamus dokumentus.
11. Parnešti korespondenciją.
II.TEISĖS

12.Informuoti vadovus apie raštvedybos bei dokumentų saugojimo būklę ir teikti siūlymus dėl darbo tobulinimo.
13. Gauti iš darbuotojų reikalingą informaciją ir informuoti vadovus.
14. Kontroliuoti dokumentų užduočių vykdymą.
III. ATSAKOMYBĖ

14. Administratorius atsako už:

savo pareigų vykdymą;

metodinę bei dalykinę paramą darbuotojams;

laiku pateikti informaciją, keičiantis raštvedybos standartui;

tinkamą dokumentų parengimą saugoti.
3.1. Tvarkomieji dokumentai.

1.* Išvardinkite ir apibūdinkite tvarkomuosius dokumentus
1.Nutarimai – nutartą dalyką fiksuojantis tvarkomasis dokumentas.Nutarimus leidžia Seimas, Vyriausybė, kiti aukšto rango kolegialūs organai ir institucijos.

2.Sprendimai – be veiksmo pavadinimo, dar reiškia tam tikrą nutarimą – kolektyvinio organo tvarkomajį dokumentą.Ji leidžia kolegialus organas ( savivaldybė) svarbiausiais veiklos klausimais.

3.Įsakymai – auksčiausieji valstybės valdžios aktai (dokumentai), reguliuojantis tam tikros srities reikalus ir santykius: įmonių įstatymai, pensijų įstatymas.

4.Potvarkiai – dokumentai, kurie be kolegialaus nutarimo sprendžiami skubiai tvarkytini dalykai.Potvarkiai žymimi data ir numeriu; įstaigos vardu juos leidžia jų vadovai (ministras pirmininkas, apskrities viršininkai, savivaldybių merai, įstaigų, įmonių vadovai).

5.Nurodymai – jį leidžia įstaigos vadovas įstaigos vardu informacinio, metodinio pobūdžio klausimais, susijusiais su įsakymų, instrukcijų, nurodymų ar kitų šios ar aukštesniosios organizacijos aktų vykdymu.

2.*Išvardinkite tvarkomųjų dokumentų įforminimo reikalavimus
REIKALAVIMAI TEKSTUI PATEIKTI LR teisingumo ministro 1998 m. rugpjūčio 17 d. įsakymu Nr. 104.

Kolegialių institucijų tekstai:

Įvadinė dalis – “vadovaudamasi”;

Dėstomoji dalis – “n u s p r e n d ž i a”, “n u t a r i a” .

Įsakymų tekstai:

Įvadinė dalis – “vadovaudamasis”;

Dėstomoji dalis – “s u d a r a u” ir pan.

Potvarkių tekstai:

Dėstomoji dalis – “t v i r t i n u”, “į pa r ei g o j u” ir pan.
Tvarkomieji dokumentai įforminami blanke. Blankas spausdinamas A4 ar A5 formato popieriaus lape.Tvarkomųjų dokumentų turinys dėstomas tekstų, kuris gali būti skirstomas punktais, jų pastraipomis ir punktų papunkčiais. Tekstas turi būti glaustas, aiškus, logiškas. Jame negali būti faktų ir situacijų aprašymo, pastabų, atskirai nurodomų pagrindų.Tekste pirmą kartą minimas pavadinimas negali būti trumpinimas, išskyrus atvejus, kai pateikiama nuoroda į oficialius paskelbimo šaltinio pavadinimą. Tvarkomųjų dokumentų tekste įstatymų, kitų teisės aktų ir jų paskelbimo šaltinio nuorodos rašomas pagal Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijų, patvirtintų Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 1998 m. rugpjūčio 17 d. įsakymu Nr. 104, reikalavimus.

3.Tinkamai atspausdinkite ir įforminkite dėstytojo pateiktą tvarkomojo dokumento juodraštį (darbas stebint dėstytojui).
4.* Savarankiškai parenkite sugalvotos privataus verslo įmonės veiklos, kadrų, atostogų įsakymus ir tinkamai juos įforminkite.
3.2. Informaciniai dokumentai.
1.*Apibūdinkite šiuos informacinius dokumentus

1.Raštai

Raštas – apibendrintas įvairaus turinio dokumentas. Jį rašo įstaiga, organizacija ko nors klausdama, prašydama, atsakydama į paklausimą arba informuodama. Raštai paprastai rašomi vienu klausimu. Dalykinių raštų rūšių yra daug – tiek, kiek atsiranda gamybinių ar verslo situacijų, dėl kurių tenka susirašinėti.

2.Pažymos
Pažymos samprata šiuo metu yra pakitusi. Pirma, tai aprašomasis informacinis dokumentas. Tokio pobūdžio pažymose aprašomi kokie nors faktai ar įvykiai, prireikus teikiamos išvados ir pasiūlymai. Antra – pažymimasis informacinis dokumentas. Šio pobūdžio pažymose pateikiami ir patvirtinami juridinio, biografinio ar tarnybinio pobūdžio faktai apie asmens darbo ar mokymosi vietą, pareigas, dirbtą laiką organizacijoje, gaunamą atlyginimą, gyvenamąją vietą, šeimos padėtį, materialiai išlaikomus šeimos narius, asmens turtą, sveikatą ar pan.

3.Aktai

Aktas – faktus ar įvykius patvirtinantis dokumentas, kurį surašo keli asmenys (komisija); dokumentas, patvirtinantis įvairias sutartis, sandėrius arba veiksmus.

4.Protokolai

Protokolas – dokumentas, kuriame fiksuojama kolegialių institucijų posėdžių, susirinkimų, pasitarimų, konferencijų, suvažiavimų ir kt. Klausimų svarstymo eiga ir priimti nutarimai ar sprendimai.Tai gali būti Seimo, Seimo valdybos, komiteto, komisijos posėdžio, Vyriausybės posėdžio ar pasitarimo, Savivaldybės tarybos, valdybos, seniūnų sueigos posėdžio, kitų kolegialių institucijų ar renginių protokolai

5.Protokolų išrašai

Protokolo išrašas įforminamas įstaigos bendrajame blanke arba kolegialaus organo specialiajame blanke. Protokolo išrašą galima ruošti tik tuomet, kai protokolas pasirašytas. Iš protokolo išrašoma data, registravimo numeris, teksto antraštė. Iš pagrindinės protokolo dalies išrašomi tie klausimai, su kuriais reikia supažindinti suinteresuotą asmenį ar įstaigą. Nurodoma kolegialios institucijos pirmininko ir sekretoriaus (arba tik pirmininko) pasirašiusių protokolą vardo raidė ir pavardė. Protokolo išrašas tvirtinamas nustatyta tvarka.

2.*Išvardinkite informacinių dokumentų įforminimo reikalavimus:

Informaciniai organizacijos vidaus dokumentai įforminami ir blanke, ir ne blanke.
Dokumento blanko rekvizitai:

Herbas arba prekės ženklas,

Dokumento sudarytojo pavadinimas.
Informacinio vidaus dokumento rekvizitai:
Dokumento sudarytojo pavadinimas,
Dokumento pavadinimas (raštuose – antraštė),
Dokumento data,

Registravimo Nr.,

Dokumento sudarymo vieta,

Tekstas,

Parašas.
Papildomi rekvizitai:

Specialioji žyma,

Adresatas,

Vizos,

Dokumento paieškos nuoroda,
Tvirtinimo žyma,
Rezoliucija.

Dokumentų turinys gali būti dėstomas tekstu, lentele.
Dokumentų predai (A4 ir A4L formatas)
Rekvizitai:

Priedo žyma,

Pavadinimas,

Tekstas.
Dokumentų išrašai – ne blanke.
Specialiosios žymos vietoje – “Išrašas”.
Iš dokumento išrašoma:
Dokumento sudarytojo pavadinimas,
Dokumento pavadinimas (raštuose – antraštė),
Dokumento data,

Registravimo Nr.,

Reikiama dokumento teksto dalis,

Parašo rekvizito dalis (be parašo),
Antspaudas.

Literatūra:
1. Laurinavičienė A. “Pagrindiniai valdymo dokumentai”, Vilnius 2001

2. Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės. Lietuvos archyvų departamentas prie LRV, 2001.

3. Raštvedybos taisyklės. Lietuvos archyvų departamentas prie LRV, 2002.
4. Rinkevičienė A.Oficialių ir kitų raštų rengimas. – VŠĮ Šiaulių universiteto leidykla. 2003. – ISBN 9986 – 38 – 439 – 7
5. Laurinavičienė A., Rancova G.Personalo dokumentai. – Vilnius. 2003. – ISBN 9955 – 497 – 21 – 1
6. Kanceliarinės kalbos patarimai. Vilnius. 2000. – ISBN 5 – 420 – 01238 – 3
7. Laurinavičienė A.Raštvedyba: Mokomasis leidynis; Lietuvos teisės universitetas,1999

Leave a Comment