TURINYS
ĮVADAS…………………………………………………………………………………………………………3AB „LIETUVOS GELEŽINKELIAI“ VEIKLA………………………………………………….4ĮMONĖS VALDYMO STRUKTŪRA……………………………………………………………….6AB “LIETUVOS GELEŽINKELIAI“ RAŠTVEDYBOS SISTEMA……………………..7DOKUMENTŲ APYVARTOS SCHEMA BEI APRAŠYMAS…………………………….8REGISTRAVIMO PRIEMONĖS IR REIKALAVIMAI……………………………………..13BYLŲ SUDARYMAS-NOMENKLATŪRA…………………………………………………….13IŠVADOS……………………………………………………………………………………………………..14NAUDOTA LITERATŪRA……………………………………………………………………………15ĮVADASKiekvienas iš mūsų priklauso kokiai nors organizacijai. Pavyzdžiui, darželiui, mokyklai, kokiam nors būreliui, įmonei ir pan. Visos organizacijos, nepriklausomai nuo jos dydžio ir veikimo srities, yra be galo svarbios mūsų visuomenei, jos vystymuisi. Kiekviena organizacija siekia tam tikrų tikslų, dažniausiai – vieno bendro užsibrėžto tikslo. Todėl tik nuo mūsų pačių priklauso kiekvienos organizacijos, kuriai mes priklausome, ne tik egzistavimas, bet ir sėkmingas funkcionavimas.
Kiekviena organizacija susiduria su raštvedyba, t.y. kiekvienos organizacijos nariams tenka sudarinėti, siųsti ar priimti kokius tai dokumentus, susijusius su organizacija, jos veikla. Todėl visos organizacijos privalo skirti daug dėmesio dokumentų rengimui, forminimui, t.y. nuolat tobulinti raštvedybos sistemą. Įmonėje ar kitoje organizacijoje įdiegta raštvedybos sistema turi funkcionuoti be jokių nesklandumų, t.y. turi atitikti aukščiausius reikalavimus. Tobulas raštvedybos sistemos organizavimas, funkcionavimas turi milžinišką reikšmę įmonės sėkmingam gyvavimui, tolesnei įmonės plėtotei, sudarant sėkmingus sandėrius su verslo partneriais.
Taigi mano darbo tikslas ir būtų įsigilinti į AB „Lietuvos geležinkeliai“ filialo „Vilniaus geležinkelių infrastruktūra“ raštvedybos sistemą, t.y. patikrinti, ar ji sėkmingai diegiama, plėtojama. Taip pat nustatysiu, ar bendrovės filiale parodyti dokumentai (kaip bebūtų gaila, man jie nebuvo duoti – priežastis paminėsiu išvadose) yra teisingi; pateiksiu atitinkamas išvadas apie padarytus sprendimus. Tai ir būtų pagrindiniai mano darbo uždaviniai.AB „LIETUVOS GELEŽINKELIAI“ VEIKLAKalbant apie šios didelės bendrovės veiklą, funkcionavimą, privalu būtų paminėti trumpą jos istoriją, kuri buvo tikrai nelengva ne tik pačiai bendrovei, bet ir mums, Lietuvos piliečiams – pagrindiniams geležinkelių transporto vartotojams.
Visa geležinkelių istorija prasidėjo Carinės Rusijos laikais, kai 1862 m. kovo 15 d. buvo atidarytas traukinių eismas iš Peterburgo į Vilnių. Vėliau kaizerinei Vokietijai okupavus Lietuvą, geležinkeliai atiteko vokiečiams. 1918 metais, kai Lietuva atkūrė nepriklausomybę, geležinkeliai vėl atiteko lietuviams. Tačiau 1940 metais Sovietų Sąjungai aneksavus Lietuvą, geležinkeliai vėl daugiau nei pusei amžiaus pateko į svetimas rankas. Ir tik 1990 metais Lietuvai antrą kartą atkūrus nepriklausomybę, geležinkeliai vėl pradėjo tarnauti Lietuvos labui.
1991 m. lapkričio 20 d. Lietuvos Respublikos Ministras Pirmininkas G. Vagnorius, po sudėtingų Lietuvos susisiekimo ministerijos sudarytos komisijos derybų su TSRS susisiekimo ministerija, pasirašė potvarkį dėl valstybinės įmonės “Lietuvos geležinkeliai” įsteigimo. Lietuvos geležinkeliai tapo nepriklausomi, administruojami tik Lietuvos valdžios paskirtos administracijos. 1995 metais valstybinė įmonė „Lietuvos geležinkeliai“ dėl įmonės reorganizavimo tapo SPAB „Lietuvos geležinkeliai“ (SPAB – specialios paskirties akcinė bendrovė). 2001 metais įmonė buvo reorganizuota dar kartą ir tapo AB „Lietuvos geležinkeliai“. Šiuo metu AB „Lietuvos geležinkeliai“ 100 proc. visų turimų akcijų priklauso Lietuvos vyriausybei, todėl ji ir priima svarbiausius nutarimus dėl įmonės veiklos.
AB „Lietuvos geležinkeliai“ užsiima krovinių ir keleivių pervežimais ne tik Lietuvos, bet ir tarptautiniu mastu. Ši bendrovė gali pasigirti nemažais laimėjimais Lietuvos ir tarptautinėje rinkoje. Daugiausiai apyvartos gaunama iš krovinių gabenimo, kurio mastai sulig kiekvienais bendrovės egzistavimo metais sparčiai auga (žr. žemiau pateiktą grafiką).
Geležinkeliais gabenami įvairių rūšių kroviniai (žr. lentelę).KROVINIŲ VEŽIMAS PAGAL RŪŠIS 2003 m.Krovinių rūšys Iš viso vežta iš to skaičiaus: vidaus vežimai tarptautiniai vežimaiIš viso, tūkst. t. 43447 5435 38012iš to skaičiaus: nafta ir naftos produktai 19318 922 18396akmens anglis ir koksas 2093 10 2083juodieji metalai, įskaitant laužą 4046 208 3838spalvotieji metalai 2 – 2cheminės ir mineralinės trąšos 6173 1856 4317
chemikalai ir soda 1065 64 1001statybiniai kroviniai 2096 517 1579pramoninės žaliavos 1077 834 243miško medžiagos 1582 109 1473greitai gendantys produktai 522 – 522maisto produktai 1312 76 1236grūdai ir miltai 1859 403 1456popierius 244 – 244kiti kroviniai 2058 436 1622Matyti, kad AB „Lietuvos geležinkeliai“ vaidina labai svarbų vaidmenį Lietuvos transporto sistemoje, nes kasmet geležinkeliais keliauja daug keleivių ir gabenama daug krovinių. 2003-iųjų metų duomenimis geležinkeliu keliavo apie 7 mln. keleivių. Apie 1 mln. keleivių vyko tarptautiniais maršrutais. Be to, praėjusiais metais geležinkeliais buvo pervežta 43,4 mln. tonų krovinių. Didžioji dalis krovinių buvo gabenta tranzitu per mūsų šalį. 2003 m. iš krovinių vežimo veiklos uždirbta 139,4 mln. Lt pelno, teikiant kitos veiklos paslaugas – 23,4 mln. Lt pelno. Bendrai paėmus, AB „Lietuvos geležinkeliai“ pelnas 2003 m. išaugo 2,6 karto. Taigi Lietuvos geležinkeliai užima svarbią vietą tarptautinėje transporto sistemoje.
Akivaizdu, kad AB „Lietuvos geležinkeliai“ veiklos mastai yra milžiniški, bendrovė disponuoja dideliais finansiniais ištekliais, kas leidžia optimizuoti geležinkelių veiklą, ypač daug dėmesio skiriama krovinių gabenimui, siekiant, kad kroviniai būtų pristatomi laiku, geriausiomis sąlygomis.ĮMONĖS VALDYMO STRUKTŪRAKaip jau minėjau, AB „Lietuvos geležinkeliai“ veiklos mąstai yra labai dideli. Platus geležinkelių tinklas apima visą mūsų šalį. Bendrovė yra sukūrusi milžinišką infrastruktūrą. Šiuo metu yra nutiesta ir eksploatuojama 1774 km kelių, o bendrovėje dirba daugiau nei 12 tūkst. darbuotojų. Būtent tam ir yra sukurta milžiniška infrastruktūra ir valdymo struktūra (AB „Lietuvos geležinkeliai“ pagrindinė valdymo struktūra pateikta žemiau).
Išanalizuoti, aprašyti visą bendrovės veiklą, jos valdymo struktūrą nuo aukščiausios pakopos iki žemiausios bei pateikti visus duomenis grafiškai yra labai sunku, nes, kaip jau ir minėjau, šios bendrovės valdymo struktūra yra milžiniška. Todėl aš pasistengsiu įsigilinti į „Infrastruktūros valdybos“ darbą bei panagrinėsiu „Kelių priežiūros ir remonto“ padalinių veiklą (panaši valdymo struktūra yra krovinių bei keleivių vežimo valdyboje). Taigi bendrovė „Infrastruktūros valdyba“ yra suskirstyta į 4-is filialus: Vilniaus, Kauno, Klaipėdos ir Šiaulių geležinkelių infrastruktūras, kurios atlieka kelių remonto ir priežiūros darbus. Žemiau pateikiama šių infrastruktūrų valdymo struktūros schema.
Toliau smulkiau panagrinėsiu ir aprašysiu smulkiausio infrastruktūros filialo padalinio kelio meistrijos darbą. Kelio meistrijai vadovauja vyr. kelio meistras, kuris yra tiesiogiai pavaldus baro viršininkui. Tuo tarpu, vyr. kelio meistras vadovauja trims ar keturioms kelio brigadoms. Brigadoms vadovauja kelio brigadininkai, kurie savo žinioje turi keturis arba penkis darbininkus. Taigi, meistriją sudaro nuo 20 iki 25 žmonių. Schematiškai atrodytų taip:
Akivaizdu, kad kelių meistrijoje, kaip ir visoje infrastruktūroje dominuoja linijinis valdymas (linijinė valdymo struktūra).
AB „LIETUVOS GELEŽINKELIAI“ RAŠTVEDYBOS SISTEMA
Raštvedybos sistema gali būti centralizuota arba mišri. Taip pat gali būti ir decentralizuota. Tai priklauso nuo įstaigos struktūros bei visų dokumentų apyvartos apimtį.
Mano nagrinėjamoje bendrovėje, t.y. AB „Lietuvos geležinkeliai“ filiale „Vilniaus geležinkelių infrastruktūra“, raštvedybos sistema yra mišri. Dauguma gautų ir siunčiamų dokumentų yra raštinės žinioje, t.y. AB „Lietuvos geležinkeliai“ filialo „Vilniaus geležinkeliai infrastruktūra“ raštinė priima, registruoja, įteikia reikiamiems bendrovės darbuotojams (dažniausiai filialo viršininkui per sekretorę) gautus dokumentus ir kitą korespondenciją. Taip pat raštinė rengia įvairius dokumentus, bet kai kurie dokumentai, pavyzdžiui, prašymai dėl atostogų, pašalpų ir kt., parengiami įmonės padaliniuose pagal nustatytą formą ir siunčiami į filialą. Filiale visi svarbūs dokumentai, bylos (pavyzdžiui, buvusių ir esamų darbuotojų bylos) kaupiamos ir saugomos įmonės archyve, už kurio veiklą yra atsakingas vienas darbuotojas. Paskirtas užduotis, kurios yra pateiktos raštiškai (dokumentų pavidalu) vykdo struktūriniai padaliniai, bet po to vėl visa dokumentacija grįžta į raštinę arba struktūriniai padaliniai naudojasi patvirtintomis dokumentų kopijomis, kurios vėliau ir lieka padaliniuose.
Taigi visi įmonės dokumentai per sekretorę patenka filialo viršininkui, kuris juos pasirašo, papildo gautą dokumentą reikiama rezoliucija ir atiduoda tuos dokumentus atgal sekretorei, kuri juos sugrąžina į raštinę. Vieni dokumentai yra išsiunčiami į kitas firmas, į kitus įmonės filialus, kiti – paskirstomi pačio filialo padaliniuose. Tačiau gali būti ir taip, kad filiale parengti dokumentai, viršininko nuomone, neatitinka atitinkamų reikalavimų ar yra nepilni. Tokiu atveju, tokie dokumentai grąžinami patobulinti arba papildyti.
Analogiška raštvedybos sistema yra taikoma visuose įmonės filialuose ir struktūriniuose padaliniuose (pavyzdžiui, kelio meistrijoje).DOKUMENTŲ APYVARTOS SCHEMA BEI APRAŠYMASAB „Lietuvos geležinkeliai“ gaunamų ir siunčiamų dokumentų apyvartos schema atrodytų taip:
AB „Lietuvos geležinkeliai“ filiale „Vilniaus geležinkelių infrastruktūra“ dokumentai rengiami ir gaunami tokia tvarka:1. dokumento projekto parengimas;2. dokumento įforminimas nustatyta tvarka;3. dokumento suderinimas ir vizavimas;4. dokumento pasirašymas;5. dokumento registravimas;6. dokumento išsiuntimas;7. dokumentų gavimas ir rūšiavimas.
DOKUMENTO PROJEKTO PARENGIMAS
Įmonės filiale „Vilniaus geležinkelių infrastruktūra“ įvairius dokumentus rengia už tam tikrą veiklos sritį atsakingi skyriai. Pavyzdžiui, personalo dokumentus rengia personalo skyrius; techninę dokumentaciją rengia techninis skyrius; visus dokumentus, susijusius su buhalterijos apskaita rengia buhalterija; transporto ūkio dokumentacijos rengimas yra transporto sektoriaus žinioje; projektus bei darbų priėmimo ir priežiūros dokumentus bei aktus rengia kokybės ir sąmatų sektorius; darbų saugos reikiamą dokumentaciją rengia darbų saugos skyrius; dokumentacija, susijusi su ekonominiais klausimais yra rengiama ekonomikos skyriuje.
Taip pat kai kurie dokumentai yra rengiami filialo gamybiniuose padaliniuose. Pavyzdžiui, mėnesinės ataskaitos yra rengiamos kiekvieną mėnesio pabaigoje, jas rengia gamybinio padalinio vadovas (kelio meistras ar baro viršininkas). Jose yra smulkiai išdėstoma, kaip šis padalinys įvykdė vadovybės skirtus nurodymus ir kaip buvo panaudotos įvairios medžiagos.
Visiems dokumentams parengti yra skiriamas tam tikras laikas, kuris yra nustatytas vadovybės. Pavyzdžiui, darbuotojas išeinantis atostogų, prašymą personalo skyriui turi pateikti ne mažiau kaip prieš 15 dienų nuo numatytos atostogų pradžios, tuo tarpu personalo skyrius įsakymą dėl atostogų turi išleisti ne mažiau kaip prieš tris dienas iki atostogų. Tuo tarpu, minėti gamybiniai padaliniai praėjusio mėnesio ataskaitas turi pateikti vadovybei ne vėliau kaip kito mėnesio trečią dieną.
Taigi šiame filiale rengiami tokie dokumentai:
organizaciniai dokumentai: pareigybiniai nuostatai; taisyklės; darbų saugos instrukcijos; gamybinės darbo instrukcijos; organizacinės sutartys tarp filialų ar kitų įmonės struktūrinių padalinių. tvarkomieji dokumentai: įvairūs nutarimai, susiję su filialo gamybine veikla; sprendimai; potvarkiai; įsakymai (pavyzdžiui, dėl pareigų kėlimo, keitimo; darbo vietos pakeitimo ir t.t.). informaciniai dokumentai: protokolai, kuriuose būna pateikiama įvairių įvykių, nelaimingų atsitikimų analizė; aktai (pavyzdžiui, įvairūs aktai, priimant objektus iš rangovų; medžiagų panaudojimo ir nurašymo aktai; geležinkelio apžiūros aktai ir t.t.); išduodami įvairūs pažymėjimai (gali būti darbo pažymėjimai; kvalifikacijos kėlimo ir atestacijos pažymėjimai; pažymėjimai, suteikiantys teisę dirbti su tam tikra įranga ar vadovauti atitinkamiems darbams ir t.t.); pažymos (pavyzdžiui, pažyma gali būti išduodama patvirtinant, kad tam tikras žmogus tikrai dirba filiale, užima tam tikras pareigas, dirba pagal neterminuotą darbo sutartį; taip pat darbuotojo prašymu išduodamos pažymos apie gautas pajamas per tam tikrą laikotarpį ir pan.); prašymai (prašymai gali būti įvairiausi, pavyzdžiui, prašymai dėl pašalpų ir t.t.), teikimai (pavyzdžiui, ruožo ar baro viršininko teikimai filialo viršininkui dėl konkrečių darbuotojų paskatinimo, atlyginimo padidinimo ar pareigų pakėlimo ar pažeminimo).DOKUMENTO ĮFORMINIMAS NUSTATYTA TVARKABENDRIEJI DOKUMENTŲ ĮFORMINIMO REIKALAVIMAI
Kad dokumentai būtų aiškūs ir suprantami, jie turi būti parengti remiantis dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklėmis, kurios yra parvirtintos Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2001 m. kovo mėn. 30 d. generalinio direktoriaus įsakymu Nr.19.
Dokumentai įforminami tokių formatų, pagal LST EN 20216:2001 ir ISO 353:1975 standartus, popieriaus lapuose: A4 (210x297mm), A5 (148x210mm) ir A4 L(210x297mm). Dokumentams, kurie rengiami ir saugomi tik skaitmeninėje l…aikmenoje, nurodyti formatai netaikomi.
1. Dokumentai įforminamo paliekant tokio pločio paraštes: kairioji – 30mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10mm, viršutinė – 20mm, apatinė – ne mažesnė kaip 20mm.2. Dokumentai spausdinami tik vienoje lapo pusėje, išskyrus šiose taisyklėse kituose teisės aktuose numatytas žymas ar nuorodas, rašomas antroje lapo pusėje. Dokumento, spausdinimo keliuose lapuose, numeruojamas antrasis ir tolesni lapai. Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių.3. Dokumentai rašomi laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisinės terminijos.Tačiau gali būti taip, kad parengti dokumentai neatitinka šių reikalavimų, tai jie grąžinami dokumento rengėjui, kuris turi pašalinti esamus neatitikimus (pavyzdžiui, papildyti nepilną dokumentą), konsultuodamasis su raštine. Nes už dokumento įforminimą, turinį, atitikimą instrukcijoms bei įvairiems teisės aktams atsako rengėjas. Taip pat filialo administracijos parengti dokumentai (dažniausiai prieš vizavimą) patenka į stilisto rankas, kuris pakoreguoja stilių, patikrina, ar dokumentai parengti taisyklinga valstybine kalba, t.y. stilistas užtikrina taisyklingą valstybinės kalbos vartojimą, ištaiso atsitiktines gramatines klaidas, jeigu tokių atsiranda.
DOKUMENTO SUDERINIMAS IR VIZAVIMAS
Atitinkamam padaliniui ar skyriui parengus dokumentą, jis turi būti suderintas su filialo vadovybe. Derinant dokumentą, yra surenkamos reikiamos vizos, t.y. dokumento derinimas ir vizavimas AB „Lietuvos geležinkeliai“ filiale „Vilniaus geležinkeliai infrastruktūra“ vyksta tuo pačiu metu. Pavyzdžiui, filialo kokybės sektorius parengia atitinkamą dokumentą, susijusį su kelių ūkiu (gali būti aktas dėl geležinkelių apžiūros rezultatų). Visų pirmą, su juo susipažįsta ir vizą uždeda kokybės sektoriaus viršininkas, paskui dokumentas yra suderinamas su geležinkelio ruožo viršininku, kuris irgi vizuoja dokumentą, galiausiai dokumentas derinamas su viršininko pavaduotoju kelių ūkiui, kuris taip pat uždeda savo vizą. Tik tada dokumentas patenka pas filialo viršininką, kuris arba savo parašu jį patvirtina, arba gražina dokumentą papildymui ar perrengimui. Tačiau ne tik filialo viršininkas gali grąžinti dokumentą pildymui, tai gali padaryti visi vizavę jį pareigūnai. Be to, jei kuris nors iš minėtų asmenų neuždeda savo vizos, ar reikalauja dokumentą patobulinti, galiausiai pasirašyti ar ne sprendžia filialo viršininkas.
Panašiai derinami ir vizuojami kiti filiale rengiami minėti dokumentai.
DOKUMENTO PASIRAŠYMAS
Visus svarbiausius dokumentus (sutartis su užsakovais, rangovais ar su kitomis firmomis; kapitalinių remontų planus ir kitus svarbius dokumentus), parengtus įmonės filiale, savo parašu tvirtina filialo viršininkas. Kitus, ne tokius svarbius dokumentus (įvairias pažymas, prašymus, geležinkelių apžiūros aktus ir kitus ne itin svarbius dokumentus) gali pasirašyti vyr. inžinierius ar viršininko pavaduotojai kelių, energetikos ar automatikos ūkiams. Pasirašytas dokumentas lieka įmonės filiale, o jo kopija patenka į tą skyrių ar padalinį, kuriam tas dokumentas yra skirtas. Taip pat, jeigu reikia, su juo supažindinami visi padalinio ar skyriaus darbuotojai, kurie pasirašo specialiame registracijos žurnale.
DOKUMENTO REGISTRAVIMAS
Pasirašyti dokumentai yra registruojami specialiame registracijos žurnale. Jame nurodoma dokumento pasirašymo data, dokumentui suteikiamas registracijos numeris. Dokumentai yra registruojami tuose filialo skyriuose, kur jie buvo ir parengti. Pavyzdžiui: įsakymai dėl darbuotojų atostogų, pareigų kėlimo, darbo vietos keitimo registruojami personalo skyriaus dokumentų registracijos žurnale. dokumentai, susiję su filialo ekonomine veikla yra registruojami ekonomikos skyriaus dokumentų registracijos žurnale. įvairios darbų saugos instrukcijos registruojamos darbų saugos skyriaus dokumentų registracijos žurnale.
DOKUMENTO IŠSIUNTIMAS
Visų dokumentų originalai lieka tame skyriuj…e, kur jie buvo registruoti. Filialo struktūriniai padaliniai gauna tik dokumentų kopijas.
Kai kuriais atvejais dokumentai gali būti rengiami dviem egzemplioriais. Pavyzdžiui, įvairios darbo sutartys, sutartys su rangovais, užsakovais. Tokiu atveju vienas egzempliorius lieka filiale, kitas atitenka kitam sutartį pasirašiusiam asmeniui. Tuo tarpu visi dokumentai, kurie yra susiję su kitomis įmonėmis, firmomis, taip pat visada yra sudaromi dviem egzemplioriais, kurių vienas lieka filiale, o kitas išsiunčiamas.
Dokumentai dažniausiai siunčiami paštu ar faksu. Kai kada informacija yra siunčiama naudojantis elektroniniu paštu. Kartais ne itin svarbūs dokumentai siunčiami per įmonės darbuotojus. Pačiame filiale yra sukurtas kompiuteris tinklas, kurio pagalba yra labai patogu išsiųsti ar gauti įvairią informaciją, dokumentų blankus ar kitą reikiamą dokumentaciją. Labai dažnai filialo viduje informacija ir įvairūs dokumentai keliauja būtent šiuo kompiuteriniu tinklu.
Filiale pašto tvarkymu užsiima vienas darbuotojas, kuris surenka iš visų skyrių paštą (pavyzdžiui, vokus, ant kurių turi būti siuntėjo ir gavėjo adresai) ir veža į geležinkelio pašto skyrių, kur jie yra surūšiuojami ir traukiniais pasiekia savo adresatus. Svarbiausi dokumentai siunčiami registruotuose laiškuose.
DOKUMENTŲ GAVIMAS IR RŪŠIAVIMAS
Dokumentai dažniausiai yra gaunami paštu, faksu, elektroniniu paštu. Kiekvienas filialo skyrius turi atskirą faksą, todėl tam tikriems skyriams skirtus dokumentus tiesiogiai gauna patys skyriai. Tuo tarpu, paštu gautus dokumentus iš pašto skyriaus paima už paštą atsakingas darbuotojas, kuris visą gautą korespondenciją pristato į filialą, kur korespondencija yra surūšiuojama ir paskirstoma į atitinkamus filialo skyrius. Kai kuriuos dokumentus į filialą pristato kitų firmų atstovai, norėdami tiksliau suderinti ar pakoreguoti įvairius dokumentus, kurie vėliau gali būti pasirašomi.REGISTRAVIMO PRIEMONĖS IR REIKALAVIMAITaigi, kaip jau anksčiau minėjau, informacija ir įvairiausia korespondencija yra gaunama paštu, faksu, elektroniniu paštu. Gauta korespondencija yra suskirstoma į registruojamą ir neregistruojamą. Neregistruojama korespondencija: įvairūs laikraščiai ir kiti periodiniai leidiniai, žurnalai, sveikinimo laiškai, atvirukai, kvietimai, reklaminiai bukletai. Šiai korespondencijai registracijos numeris yra nesuteikiamas.
Visi kiti dokumentai, kurie jau buvo anksčiau minėti, yra registruojami raštinėje specialiame korespondencijos žurnale. Ant gautų dokumentų uždedami registracijos spaudai, užrašoma gavimo data ir registracijos numeris. Vėliau šie dokumentai yra paskirstomi po visą filialą, t.y. juos gauna atitinkami filialo skyriai, kuriems dokumentai ir yra skirti.BYLŲ SUDARYMAS-NOMENKLATŪRAAB „Lietuvos geležinkeliai“ filiale „Vilniaus geležinkelių infrastruktūra“ yra parengta bylų nomenklatūra, kur visi dokumentai yra grupuojami ir segami į atitinkamas bylas. Nomenklatūra sudaroma iš šių pagrindinių punktų: bylos indekso, saugojimo terminų, įtrauktų į bylą dokumentų pavadinimų, pastabų, atsakingų už bylos sudarymą asmenų ar padalinių, skyrių pavadinimų. Bylų nomenklatūra sudaroma likus vienam mėnesiui iki darbo metų pabaigos.
Šiose bylose yra vienerių darbo metų senumo dokumentai, kurie pasibaigus metams (dokumentai tose bylose saugomi tam tikrą laiką, dažniausiai vienerius metus), perduodami į filialo archyvą tolesniam saugojimui.
Į filialo archyvą nepatenka tos bylos, kurios nuolat naudojamos gamybinėje veikloje (pavyzdžiui, vidaus darbo taisyklės, instrukcijos, nuostatai).
Archyve dokumentai saugomi pagal Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos vyriausybės 1997 metų rugpjūčio 15 dienos įsakymu Nr. 38 patvirtintą bendrųjų duomenų saugojimo tvarką.
Dokumentai archyve saugomi tam tikrą laiką, kuris yra nurodytas byloje. Už duomenų saugojimą atsakinga archyvo vedėja.IŠVADOSApsilankiusi AB „Lietuvos geležinkeliai“ filiale „Vilniaus geležinkelių infrastruktūra“, aš turėjau progą susipažinti su kai kuriais dokumentais. Man buvo parodyti tokie dokumentai: darbų saugos instrukcija RDS/320, kelios paraiškos, iš kurių viena buvo skirta transporto ūkio viršininkui dėl lengvojo automobilio skyrimo darbo užduočiai įvykdyti, t.y. priimti negabaritinį krovinį Valčiūnų stotyje. Taip pat buvo parodytas gautas dokumentas faksu iš „VAE Legetecha“, organizacinė sutartis, kurioje filialas prašo įmonės krovinių vežimo valdybos skirti jam du pusvagonius krovinių pakrovimui ir išsiuntimui. Be to, personalo skyriuje pavyko susipažinti su keliais personalo dokumentais: darbuotojų prašymais bei personalo skyriaus parengtais įsakymais dėl kasmetinių atostogų.
Kaip bebūtų keista, pateikti dokumentai buvo visiškai be klaidų. Anot, raštinės vedėjos, su kuria man teko bendrauti, bei personalo skyriaus viršininko, kuris taip pat mane sutiko priimti, ne tik mano matyti dokumentai, bet ir kiti įmonės filiale rengiami dokumentai yra kruopščiai rengiami, todėl juose neįmanoma įžvelgti jokios, net ir mažiausios klaidelės. Šiek tiek teko nusivilti, nes minėti asmenys nesutiko duoti net matytų dokumentų kopijų dėl minėtos priežasties.
Taigi aš parengiau penkis dokumentus:1. aktą dėl medžiagų priėmimo;2. įsakymą dėl kasmetinių atostogų suteikimo;
3. nutarimą dėl Kazio Petraičio priėmimo į darbą;4. pažymą apie darbuotojo statusą;5. potvarkį dėl pareigų pakeitimo.Kaip jau anksčiau minėjau, AB „Lietuvos geležinkeliai“ filiale „Vilniaus geležinkelių infrastruktūra“ dokumentai rengiami remiantis dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklėmis, kurios yra parvirtintos Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2001 m. kovo mėn. 30 d. generalinio direktoriaus įsakymu Nr.19. Tikriausiai, tai viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl šios įmonės filiale visi dokumentai atitinka aukščiausius reikalavimus.NAUDOTA LITERATŪRADokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės;AB „Lietuvos geležinkeliai“ filialo „Vilniaus geležinkelių infrastruktūra“ raštinės vedėjos bei personalo skyriaus viršininko suteikta informacija.