I. Atrankos metodai, kuriuos derėtų taikyti, norint įsitikinti, ar kandidatai į sekretoriaus(-ės) darbo vietas atitinka keliamus reikalavimus
Siūlomas taikyti metodas Metodo tinkamumo pagrindimasI. Anketinių duomenų ir rekomendacijų analizė Anketinių duomenų (CV) analizė padės atrinkti tinkamiausius kandidatus (-es) pagal išsilavinimą, darbo patirtį, t.y. atrenkant (sugrupuojant) kandidatus į tris grupes: 1. tinkami kandidatai;2. galimi (jei atsisakys tinkami);3. netinkami.Ir iš pirmosios grupės, o jei jie atsisakys – iš antrosios, bus atrinkti patys tinkamiausi kandidatai į sekretoriaus (-ės) pareigas.Rekomendacijų analizė (tikrinimas) leis pasiekti tokius tikslus:1. patikrinti, ar kandidato pateikta informacija apie save yra teisinga (ypatingai, dėl išsilavinimo, dėl patirties);2. gauti papildomos informacijos apie kandidatą.Tačiau derėtų remtis ne rašytine rekomendacija, bet vertėtų paprašyti kandidato buvusios darbovietės jį rekomenduoti, pavyzdžiui, paskambinant jo buvusiam darbdaviui ar skyriaus vadovui, ar kolegoms (kaip neretai pasitaiko, vieno žmogaus subjektyvi nuomonė dėl asmeninių ar kitokio pobūdžio priežasčių gali būti labai klaidinga).II.Testai:
• Motorinių ir fizinių gebėjimų testas arba atlikimo testas. Motorinių ir fizinių gebėjimų testas arba kitoje literatūroje dar vadinamas atlikimo testas padės patikrinti praktinius įgūdžius. Tarkim, šio testo metu, paprašant kandidato (-ės) kuo greičiau ir kokybiškiau surinkti tekstą kompiuteriu. Nes sekretoriui (-ei) yra itin svarbus pirštų miklumas, reakcijos laikas. Todėl atlikus tokį testą, derėtų pasirinkti ar atrinkti tolimesnei atrankai tokį kandidatą, kuris spausdina kompiuteriu greičiausiai, pavyzdžiui, 200 ženklų/minutę.Beje, šiam testui atlikti net nebūtina samdytis profesionalių specialistų, kandidatus gali testuoti pats darbdavys.
• Asmenybės testas arba psichologinis testas. Nors dėl šių testų brangumo Lietuvoje jie ne itin dažnai taikomi, tačiau atrenkant tinkamiausią kandidatą (-ę) į sekretoriaus (-ės) pareigas, tikslinga būtų taikyti šį testą. Asmenybės testai padeda atskleisti kandidato (-ės):
1. temperamentą (jo tipą);2. charakterį ir atskirus charakterio bruožus;3. atskirus asmens bruožus ir pan.;4. sąžiningumą..Šį testavimą, ypatingai psichologinį testą, tikslinga patikėti specialistams (psichologinio tipo testus dažniausiai atlieka psichologai), kurie taikydami specialias metodikas ir remdamiesi savo patirtimi gali teisingai įvertinti rezultatus. Juk atrinktas sekretorius (-ė) turi būti komunikabilus (gebėti bendrauti), reprezentatyvios išvaizdos (simpatiškas), pareigingas, darbštus, emociškai stabilus. Beje, dažnai net ir sakoma, kad firmos veidas (žinoma, apsilankius toje firmoje) yra sekretorius (-ė).III.Struktūrizuotas (tiksliai apibrėžtas) atrankos pokalbis. Šio pokalbio metu visiems kandidatams pateikiami iš anksto sudaryti vienodi klausimai. Pokalbio metu išsiaiškinama:1. išsilavinimas;2. profesinė patirtis (ypač pastarųjų penkerių metų);3. kaip kandidatai įsivaizduoja savo tolimesnę profesinę karjerą, t.y. kokie yra artimi ar tolimesni profesiniai tikslai;4. ar kandidatai žino apie pačią organizaciją;5. ką kiekvienas kandidatas mano apie save, apie savo asmenines savybes ir pan.Visa informacija fiksuojama ir po to visi kandidatų atsakymai lyginami tarpusavyje, kas padeda atrinkti patį geriausią pretendentą į sekretoriaus (-ės) pareigas.IV.Bandomasis laikotarpis (darbo sutarties sudarymas). Dažniausiai bandomojo laikotarpio trukmė trunka apie tris mėnesius. Jeigu atrinktasis kandidatas pateisina darbdavių lūkesčius, jam pasiūloma toliau dirbti.II. Atrankos metodai, kuriuos derėtų taikyti, norint įsitikinti, ar kandidatai į vyriausiojo buhalterio (-ės) darbo vietas atitinka keliamus reikalavimus
Siūlomas taikyti metodas Metodo tinkamumo pagrindimas1. Anketinių duomenų (CV) ir rekomendacijų analizė Anketinių duomenų (CV) analizė leis iš daugumos kandidatų atrinkti tinkamus pagal išsilavinimą, darbo patirtį, nes išsilavinimas, o ypač darbo patirtis buhalterio pareigybei yra labai svarbūs. Rekomendacijų analizė padės nustatyti, ar kandidatas į buhalterio pareigas tiksliai pateikė faktus, ir kad atskleistų neigiamą informaciją apie jį.2. Testaio Žiniųo Atlikimoo Psichologinis arba asmenybės Žinių testas. Šis testas leis patikrinti kandidato žinias, kurios yra reikalinos atliekant darbą. Buhalteriui tai būtų matematinių žinių patikrinimo testas.
Atlikimo testas. Kandidatams į buhalterio pareigas svarbu patikrinti, kaip jis dirba su kompiuteriu, kaip atlieka buhalterio darbui reikalingus skaičiavimus. Psichologinis arba asmenybės testas. Šio testo pagalba bus tikrinami kandidatų charakterių ypatumai. Bus atsižvelgiama į tokius dalykus, kaip emocinis stabilumas, sąžiningumas, kruopštumas.3. Struktūrizuotas atrankos pokalbis Šio pokalbio metu visi kandidatai atsakinės į tuos pačius, iš anksto parengtus klausimus. Pokalbio metu dėmesys bus kreipiamas į atsakymus apie išsilavinimą, darbo patirtį, kandidato motyvaciją bei į tai, ar kandidatas yra atsakingas. 4. Darbo bandymas (bandomasis laikotarpis) Laikotarpis truks apie 1 – 2 mėnesius, jo metu bus žiūrima, kaip kandidatas atlieka jam skirtą darbą ir į jo darbo kokybę.III. Atrankos metodai, kuriuos derėtų taikyti, norint įsitikinti, ar kandidatai į reklamos vadybininko (-ės) darbo vietas atitinka keliamus reikalavimus
Siūlomas taikyti metodas Metodo tinkamumo pagrindimas1. Biografijos analizė (CV) ir rekomendacijų tikrinimas Tai pats pirminis etapas, kuris taikomas priimant į darbą bet kurios profesijos žmogų. Būtina išsiaiškinti pateiktų biografijos duomenų tikrumą, patikrinti rekomendacijas. Nuo šio etapo yra aišku ar kandidatas bus pakviestas į kitus atrankos etapus.2. Žinių testas Žinių testais iš esmės patikrinama tai, ką žmogus išmoko. Šiais testais galima patikrinti darbinės žinias iš reklamos sferos. Kartu su darbinėmis žiniomis šiais testais galima patikrinti kandidato gebėjimus kurti ir parduoti reklamas.3. Emocinio intelekto testas ir/arba asmenybės testas Renkantis reklamos vadybininkus darbdaviams ne taip svarbu, kokius universitetus jie baigę, kur kas svarbesnės jų asmeninės savybės, ambicijos, emocinis intelektas. Personalo atrankos įmonių konsultantų nuomone, retas vadybininką besirenkantis darbdavys teikia pirmenybę kuriam nors iš šalies universitetų. Paprastai geriau vertinami studijavusieji vadybą anglų kalba. Juk beveik visa geriausia studijų literatūra yra anglų kalba. Be to, puikios anglų kalbos žinios itin vertinamos dirbant didesnėse kompanijose, kuriose reikia palaikyti ryšius su užsieniečiais.Pastaruoju metu populiarėja darbuotojo atrankos metodas remiantis jo asmeninėmis savybėmis. Kartais troškimu tobulėti, lyderiavimo savybėmis ir strateginiu mąstymu pasižymintis žmogus kompanijai yra naudingesnis nei didžiulę patirtį turintis profesionalas.
Psichologai dažnai pabrėžia asmenybės bruožų „didijį penketuką“: ekstravertiškumą, emocinį stabilumą, simpatiškumą, sąžiningumą ir norą patirti. Šiuos bruožus galima nustatyti asmenybės arba emocinio intelekto testais. Pagal šiuos penkis bruožus galima prognozuoti reklamos vadybininkų veiklos lygį (pvz., kaip jiems pavyks įgyti darbo įgūdžių). Mano nuomone, atrenkant reklamos vadybininką dar labai svarbus kūrybiškumo bruožas.4. Atlikimo testas (darbo bandymas) ir/arba diskusijos grupėse Mūsų nuomone tai vienas svarbiausių etapų, kai galima pamatyti, ar reklamos vadybininkas tikrai moka dirti tokį darbą, jo gabumus, kokios jo savybės, reikalingos būtent šiai įmonei, išryškėja.Naudojamos tiek individualios, tiek grupinės situacinės užduotys.5. Atrankos pokalbis Atrankos pokalbis – dažniausiai naudojama įvertinimo priemonė. Tik atrankos pokalbis suteikia potencialią galimybę įsigilinti į vidinį asmenybės pasaulį bei atskleisti jos individualų savitumą, kandidato individualių ypatybių vienybę, jų tarpusavio ryšius bei išsiaiškinti pagrindinius veiklos poreikius, motyvus, interesus ir vertybes. Todėl pokalbis gali būti naudojamas (dažnai taip ir būna) ir kaip vienintelė reklamos vadybininkų atrankos priemonė, kaip pagrindinis metodas įvertinti kandidato žinias, įgūdžius, savybes.Reklamos vadybininkų atrankoje dažniausiai naudojami nestruktūruoti arba pusiau struktūruoti interviu, o skirtinguose atrankos etapuose paprastai taikoma ir viena, ir kita. Reklamos vadybininkų atrankoja neturėtų būti naudojamas griežtai struktūrizuotas pokalbis tam, kad kandidatas turėtų laisvės pasireikšti kaip asmenybė. Pokalbio formos pasirinkimas taip pat priklauso nuo kelių aspektų, pirmiausia – nuo interviuotojo profesionalumo ir interviuojamojo darbo biografijos ilgumo.Atrankos pokalbio forma gali skirtis ir priklausomai nuo to, kokiu tikslu jis atliekamas bei kokią vietą užima visame atrankos procese: pirminis pokalbis, pokalbis prieš testavimą, pokalbis po testavimo, pokalbis po užduočių atlikimo.Jei atrankos pokalbis naudojamas kaip vienintelis įvertinimo metodas, skirtingu laiku vykdomi keli skirtingos formos bei tikslų pokalbiai, o skirtinguose etapuose pasirenkami skirtingi vertinimo kriterijai.Šiuo atveju atrankos pokalbis atliekamas keliais etapais. Pirmasis – labiau struktūruotas, juo siekiama patikrinti kandidato biografinius duomenis ir patikslinti pagrindinius darbo biografijos faktus.Antrasis – išsamesnis, pusiau struktūruotas, įvedant ir situacinius klausimus (susijusius su situacijos projektavimu: “ką Jūs darytumėte, jeigu..?”). Ir trečiasis dažnai gali būti laisvos formos, siekiant pastebėti ir įvertinti tas kandidato savybes, kurias buvo sunku įvertinti pirmųjų dviejų pokalbių metu.6. Sąžiningumo testas Mūsų nuomone, sąžiningumo testas nėra būtinas priimant į darbą reklamos vadybininką, nes jis nedirba su finansais ir panašiai. Sąžiningumo testas gali būti pritaikytas kaip lojalumo įmonei testas, kad reklamos vadybininkas neišduotų įmonės paslapčių, nepasitrauktų pas konkurentus ar panašiai.7. Sveikatos patikrinimas Sveikatos patikrinimas tėra tik formalumo reikalas, kuris, mūsų nuomone, turėtų būti taikomas ne tik reklamos vadybininkams, bet be išimties visų profesijų žmonėms. Būtina išsiaiškinti ne tik, ar žmogus neserga užkrečiamomis ligomis, bet ir ar, pvz., nėra migrenos ir pan., kas galėtų trukdyti jo darbui ir kūrybiškumui.8. Bandomasis laikotarpis Mūsų nuomone, bandomasis laikotarpis yra būtinas priimant į darbą reklamos vadybininką, nes prieš tai atlikti testai ir užduotis galėjo parodyti nevisiškai teisingus rezultatus. Būtinas adaptacijos laikotarpis kol vadybininkas prisitaikys ir prie komandos, ir prie pačio darbo specifikos, nes gali per šį laikotarpį ne tik darbdaviui, bet ir pačiam reklamos vadybininkui paaiškėti, kad jis nėra tinkamas žmogus dirbti būtent šitoje įmonėje. Tokiu atveju, turėtų būti sudarytos nesudėtingos sąlygos išeiti iš darbo.