Derybų organizavimas ir vedimas

ĮŽANGA........................... 3
1. Delegacijos vizito programa ir scenarijus......... 4
2. Derybos, jų aprašymas................... 5
2.1. Pasiruošimas deryboms.............. 5
2.2. Derybų vedimas.................. 6
2.3. Konflikto sprendimas.............. 7
2.4. Derybų rezultatas................. 11
3.Priėmimo organizavimas.................. 12
3.1. Pietūs....................... 12
3.2. Kviečiamųjų asmenų sąrašas........... 13
3.3. Kvietimo maketas................. 14
3.4. Svečių susodinimo už stalo planas........ 15
3.5. Stalo ir vizitinės kortelės, jų pavyzdžiai....... 17
3.6. Tostas........................ 18
4.Svečių vizito išlaidų sąmata................. 19
IŠVADOS........................... 23
LITERATŪRA......................... 24 ĮŽANGA
Šio darbo tikslas-pristatyti ir parduoti medicininius kvėpavimo inhaliatorius.
Delegacijos vizito programoje numatome, kas sutiks svečių delegaciją, kas bus derybų vadovu, kaip sutiksime svečius.
Šiame derybų aprašyme analizuojame, kaip mes ruošiamės deryboms, t.y. kokius uždavinius sau išsikeliame, kur ir kiek gaalime nusileisti pašnekovams, kaip susodinsime derybose dalyvaujančius žmones.
Derybų vedimo situacijoje parodau , kaip mes stengiamės užmegsti kontaktą su pašnekovais, argumentuoju savo pasisakymus, bet visa tai atlieku ne per daug įkyriai, stengiuosi būti sąžininga.
Konflikto sprendimas.Čia aš analizuoju, kaip mums pavyko išspręsti paprasčiausią nesutarimą, dvišalę konfliktinę situaciją, nesusipratimą, nesąžiningumą, aplaidumą, išankstines nuostatas, ypatingą pasitikėjimą savo nuomone ir įsitikinimus, baimę, slaptus kėslus. Įvertinu konfliktinę situaciją ir priimu sprendimus kurie padeda konflikto išvengti.
Šioje analizėje pateikiu, derybų eigą ir jos rezultatus. Mūsų firma sudarė pirkimo-pardavimo sutartį diideliam prekių kiekiui realizuoti, o mūsų klientai įsigijo kokybiškų prekių palankiomis sąlygomis.
Organizuojant priėmimą sudariau priėmimo planą. Norint žinoti, kiek tiksliai žmonių dalyvaus mūsų rengiamuose pietuose, sudarau kviečiamųjų asmenų sąrašą, paruošiu ir pateikiu kvietimo atvykti maketą.Svečių susodinimui už stalo, sudarau pl

laną ir čia jį pateikiu .Norint palengvinti pirmąją pažintį su svečiu, reikalingos vizitinės ir stalo kortelės.Priėmimo įspūdį sustiprina tostai, kalbos, pokalbiai už stalo.
Pateiktoje svečių išlaidų sąmatoje, remiuosi UAB“Julita“ kainomis.
Išvadose apibendrinu viso darbo rezultatus ir parodau , kaip pasiektas derybų tikslas.
.1.Delegacijos vizito programa ir scenarijus
Prieš atvykstant delegacijai parengiu vizito programą, kurioje numatau kas dalyvaus sutinkant svečių delegaciją.Čia aš apsiriboju tik būtiniausiais darbuotojais,kurie reikalingi šiam klausimui spręsti. Numatau atsakingą asmenį, tai derybų vadovas- UAB „Medicinos įranga“vadybininkas, kuris pasižymi komunikabilumu,greita orentacija, jis turi reikiamus įgaliojimus priimti sprendimus, jam padės mūsų firmos direktoriaus pavaduotojas, o UAB „Medicinos įranga“ sekretorė konspektuos mūsų pokalbio eigą.
Ruošiantis pokalbiui aš pasiimu vizitinių kortelių, nes bet kurią pažintį su partneriais pradedu nuo pasikeitimo vizitine kortele.
Svečių delegaciją sudaro:
1) Kauno medicininės universitetinės onkologijos kllinikos direktorius
2) Kauno infekcinės ligoninės direktoriaus pavaduotojas
3) Kauno Romainių tuberkuliozinės ligoninės direktoriaus pavaduotojas, bei jį lydintis ligoninės administratorius.
Sutinkančiųjų asmenų sudėtis:
1) UAB „Medicinos įranga“ direktoriaus pavaduotojas
2) UAB „Medicinos įranga“finansininkė
3) UAB „Medicinos įranga“vadybininkas
4) UAB „Medicinos įranga“sekretorė
Sutikimo ceremonija jau iš anksto numatyta, mes siekiame, kad- sutikimas būtų greitas ir tikslus.Pirmas prie svečių prieina UAB „Medicinos įranga“ direktoriaus pavaduotojas ir pristato kitus sutinkančius asmenis:UAB „Medicinos įranga“ finansininkę ir vadybininką. Tuomet svečius nuvedame į tam skirtą pasitarimų kambarį.

2.Derybų aprašymas.2.1.Pasiruošimas deryboms
Prieš kalbėdamiesi su su pašnekovais išsiaiškiname savo ketinimus.Ko mes tikimės iš šio susitikimo?Supažindinti su

u naujausia medicinine technika žmonių gydymui, esant kvėpavimo organų funkcijų sutrikimams,šių ligonių reabilitacijai, profilaktikai?Šiuos kvėpavimo inhaliatorius parduoti? Nustatyti kainos dydį? Išsiaiškinę savo norus, paanalizuojame, kokios alternatyvos mums būtų priimtinos. Pavyzdžiui: jei negalime gauti grynų pinigų, ar galime prekes parduoti išsimokėtinai? Ar esame linkę priimti mokestį mėnesiniais įnašais?Taigi, nenusitveriame tik vienos vienintelės alternatyvos; esame lankstūs.
Kaip visuomet renku faktus, prieš susitikdama, turiu pasiruošusi statististinius duomenis,vaizdines, garsines priemones, ankstesnius kontraktus.
Eidama į susitikimą pasiimu vizitinių kortelių.

1 pav.vizitinių kortelių pavyzdys.

Pasisveikinę , pasikeičiame vizitinėmis kortelėmis(pradedant nuo Kauno medicininės universitetinės onkologijos klinikos direktoriaus). Kad nepainiočiau pavardžių, jas išsidėstau priešais save taip, kaip sėdi svečiai.

2 pav. Derybose dalyvaujančių asmenų susodinimo schema.

Derybose, vykstant pokalbiui laikomės punktualumo, mandagumo ir paprastumo.2.2.Derybų vedimas
Mūsų pašnekovai yra išsilavinę, komunikabilūs ir kultūringi žmonės, todėl mes tikimės, kad susitikimas bus ne tik naudingas, bet ir įdomus.
Mūsų svečiai yra savo srities specialistai (dauguma jų gydytojai), todėl dažnai naudoju tokias frazes,kaip „Kaip jūs galvojate?“.Bei vengiu uždarų klausimų į kuriuos atsakymai tik – „Taip“ arba „Ne“,nes nesužinau pašnekovų nuomonės.Kad įtraukčiau pašnekovus į diskusiją stengiuosi sukurti savitarpio supratimo atmosferą, suaktyvinti svečius.Apgalvoju kas juos sudomins,o ko jie atsisakytų. Pašnekovui dominuojant, aš argumentuojant pokalbį pakreipiu savo naudai.
Yra problemos, kurias galima nagrinėti ir išspręsti.Taigi panagrinėsiu smulkiau mūsų derybas:
• Esu maloni, aš manau , jog kita pusė pasiruošusi mus išklausyti ir derėtis.
• Išsiaiškinu, ko

o norime mes{mūsų firma) ir ko, mūsų manymu, nori kita pusė.
• Atlieku ir vidinę, ir išorinę situacijos analizę.
• Esu sąžininga ir tiesi .
• Pateikiu kuo daugiau dokumentų savo tiesos įrodymui.
Argumentuodama, informaciją grindžiu skaičiais, lentelėmis ,schemomis.Be to,kadangi retai būna taip,kad pašnekovo argumentai visi būtų „už“ arba „prieš“,tai pasinaudoju būdu „taip.,tačiau“(bet tuo stengiusi nepiktnaudžiauti).
• Aš pasiruošusi keblią situaciją išspręsti abiems pusėms palankiu būdu.

2.3 .Konflikto sprendimas

Pokalbyje dalyvauja abi pusės, todėl neapsieiname be prieštaravimų, pastabų.Šiuo atveju vienas iš svečių norėjo pirma aptarti statistinius duomenis, o kitas –indikacijas šiems prietaisams įsigyti. Tačiau jie abu galiausiai tarpusavyje susitarė, todėl konflikto nebeliko.Tai buvo tik paprasčiausias nesutarimas, kurį pavyko išspręsti.Tačiau jei nei vienas iš jų nebūtų atsisakęs savo įgeidžio- konfliktas neišvengiamas,nes konfliktas, tai situacija, kai du žmonės nesutaria dėl veiksmų, kurių vienas iš jų imasi arba, kai jis ar ji nenori,kad tų veiksmų būtų imtasi (Edelman J.,1997, p 62).
Mūsų pokalbio metu išaiškėjo, kad pirkėjai nenori pirkti didesnio kiekio medicininių inhaliatorių todėl,kad jiems atrodė per trumpas garantinis prietaisų priežiūros laikotarpis.Jei nė viena pusė nesutinka su kitos pusės reikalavimais, jos abi sukuria konfliktinę situaciją.Todėl sutarus dėl didesnio perkamų prekių kiekio mes sutikome garantinį priežiūros laikotarpį pratęsti nuo 12mėn. iki 18mėn. Dvišaliame konflikte kiekviena pusė ko nors nori iš kitos
Dažniausiai neįmanoma išsiaiškinti, kas pradeda ginčą.Neįmanoma tk

ksliai nustatyti ir momento, kada jis prasidėjo (Juris V.,1998,p 122).Tačiau kiekvienas konfliktas turi savo sąmoningai suvokiamas ar pasąmonėje glūdinčias priežastis:
a) Nesusipratimai, iškilo, kai mūsų pusė visai kitaip nei buvo tikėtasi,suprato svečius ir sureagavo į jų elgesį. Jei svečiams pavėlavus mes būtume priėmę tai, kaip mūsų nevertinimą, negerbimą- būtų buvę galima pasakyti kelis priekaištus ir susitikimas būtų pasibaigęs nesėkmingai.
b) Nesąžiningumas .Kai mes derybose vieni kitiems nepasakėme tiesos, atsirado tikimybė,kad anksčiau ar vėliau kils konfliktų. Kad konfliktas iškiltų, visai nebūtina akiplėšiškai meluoti: šįkart konfliktai iškilo ne todėl, jog pamelavome ,bet todėl, kad pasakėme tik pusę tiesos, tačiau neišsakyti dalykai yra tokie pat pavojingi. Tai dalinis nesąžiningumas.Mes savo prekes gyrėm, sakėm, kad labai patogu naudoti, užima mažiau laiko procedūroms pasiruošti, jos efektyvesnės ir greitesnės.Tačiau nutylėjom apie tai, kad aparatus eksploatuojant prie jų dar reikalingi vienkartiniai antgaliai(vietoj anksčiau naudotų daugkartinių), sudėtinga jų dezinfekcija su tam skirtomis specialiomis priemonėmis.
c) .Kai šis klausimas buvo iškeltas mūsų pašnekovų, mūsų firma įsipareigojo suteikti nuolaidą ir pastoviai aprūpinti tam tikrais cheminiais dezinf.ektantais.Šis pavyzdys rodo, kaip nesąžiningumas gali sukelti konfliktą.
d) Aplaidumas.Mūsų konflliktas iškilo dėl paprasčiausio aplaidumo. Pasakyti žodžiai, neištesėtas pažadas, atsakomybė, kurios stengėmės išvengti,- visa tai potencialūs konfliktų šaltiniai.Mūsų tarnautojas vėlavo atlikti statistinius, apklausos tyrimus apie šią prekę, mūsų susitikimui, tuo pačiu iškilo grėsmė visam mūsų bendradarbiavimui. Vadinasi tai ko mes nepadarėme, galėjo lygiai taip pat sukelti konfliktą, kaip ir tai ką padarėme.
e) Nuostatos. Kadangi mes nebuvome tvirtai nusistatę, jog parduosime medicininius inhaliatorius tik už tokią kainą, kurią nurodėme pradžioje, ir tik mūsų nustatytomis sąlygomis,todėl išdavoje mes jiems parduoti, sudarėme pirkimo-pardavimo sutartį kur kas pelningesnę, nei mes tikėjomės prieš derybas.Kad ir kokios būtų priežastys, jei mes nesistengiame suprasti- mūsų neišvengiamai laukia konfliktas, o ne harmonija. Kadangi buvome nusiteikę suprasti kitus ir elgtis taip,kad visiems būtų gerai,mums konflikto pavyko išvengti.
f) Ypatingas pasitikėjimas savo nuomone ir įsitikinimais.Kai susitinka du žmones skirtingų įsitikinimų ir abu tiki,kad jų nuomonė teisingiausia, konflikto ilgai laukti netenka.Mūsų derybų atveju susikirto svečių įsitikinimas,jog senesnių(anksčiau įsigytų ir naudojamų)aparatų ekspluatacijos laikas ilgesnis,nei mūsų siūlomų.Tai yra,kad mūsų siūlomi aparatai yra prastesnės kokybės.Laimė, didesnė dalis pašnekovų nebuvo taip užsispyrę ir mums pateikus praktinius rodiklius prieita prie mums palankios nuomonės, kad naujasis aparatas yra tikrai geresnės kokybės už jau naudojamus.
g) Netinkamas konflikto sprendimas.Tik išgirdę oponentų repliką, apie tai,kad ar kitų firmų siūlomi inhaliatoriai nėra tokios pačios kokybės, nors jų kaina yra kur kas mažesnė , nei mūsų prašoma, mes pajutę įtampą ir bręstantį konfliktą su kitu žmogumi, paleidome į laisvę savo emocijas. Pasiruošėme gintis,užsipuolėme kitą,sakydami, jog jie labai rizikuoja savo firmos reputacija, nes jų prekės yra neatitinkančios joms keliamų reikalavimų, tuo pačiu mėginome įsiteikti pašnekovams. Ir tik todėl , kad mes pernelyg anksti nutarėme , jog jau pakliuvome į bėdą, nors iš tiesų tos bėdos dar nebuvo, o gal pajutę, kad neišvengiamai gresia susidūrimas ir visi su juo susiję nemalonūs pojūčiai, patys paskubėjome paaštrinti šią konfliktinę situaciją, visiškai nesistengdami jos išvengti ar kaip nors viską užglaistyti.
h) Baimė. Šių derybų metu įsivėlę į konfliktą ir pajutę jo grėsmę, kartu suvokėme apie mums gresiantį pavojų, kad sužinoję apie tai ,kad papildomai inhaliatorių dezinfekcijai neužtenka įprastų tokiais atvejais dezinfektantų, pirkėjai gali išsigąsti brangaus šios medicininės technikos išlaikymo ir nenorės jos įsigyti. Tada nusprendėme, kad būti garbingiems ar pažeidžiamiems nesaugu, nes bijojome kito žmogaus pykčio, priešiškumo ar keršto. Atsirado baimė, kad prarasime kažką labai svarbaus ir reikšmingo. Baimė glūdi daugelio konfliktų esmėje, ją galima laikyti svarbiausia varomąja jėga, slypinčia už nesąžiningumo, per didelio pasitikėjimo savo vertybių sistema, nesugebėjimo nustatyti ribas ir visų kitų ginybinių veiksmų, neleidžiančių bendrauti dorai ir atvirai. Šiuo atveju mūsų klientai mums labai naudingi, nes sudarius sutartis su jais bus galimybė ir su daugiau gydymo įstaigų sudaryti pirkimo bei aptarnavimo sutarčių.Bijojom juos prarasti,todėl nors ir žinodami apie kai kurius prekės trūkumus,apie juos nekalbėjome.Mes nerimavome, bijojome neprasitarti apie tai. Žinoma, tai atsiliepė mūsų tarpusavio bendravimui.
i) Slapti kėslai.Mūsų situacijoje, viena pusė turėjo slaptų ketinimų ir motyvų.Aš labai stengiausi,kad mums pavyktų pasirašyti šią sutartį,nes maniau jog po sėkmingų derybų galėsianti prašyti paaukštinimo pareigose,nes man labai reikėjo didesnio atlyginimo.
Taigi konfliktas tol nėra konfliktas, kol jis netampa konfliktu.Šioje mūsų pokalbio stadijoje atviras pokalbis gali padaryti stebuklą: situacija, kuri galėjo pakrypti lab.ai nemalonia linkme, pasisuko 180 laipsnių ir išsirutuliojo į abipusiškai naudingą ir laimingą pabaigą (Edelman J., 1997,p 75).
Kokie gi šio stebuklo elementai?
• Sugebėjome, norėjome ir iš anksto nusiteikėme sureguliuoti padėtį.Mūsų firma nenorėjo,kad nesutarimai išaugtų į tikrą konfliktą.Taigi, mes buvom pasiruošę viskam,kad tik sustabdytumėme neišvengiamą konfliktą.
• Gyvenimas dabartyje.Stengiamėmės nesidairyti atgal ir neužbėgome įvykiams už akių, žiūrėjome, ką galima padaryti dabar.
• Atvirumas. Nebijojom surizikuoti ir parodyti visą savo žmoniškumą.
• Prisipažink klydęs. Nors aš ir suklydau, bet pripažinau savo klaidą. Jei ir buvo priežąsčių, privertusių tą klaidą padaryti, paaiškinau jas kiek įmanoma tiesiau ir atsiprašiau.
• Leidau kitiems sužinoti, ką aš manau apie susidariusią padėtį. Taigi leidau sužinoti ką aš manau ir jaučiu, bet nesistengiau išsakyti svečių klaidų.
• Pradėjau ir užbaigiau teigiamais dalykais.
Nesantaikos kamuolys suvyniojamas dviese. Ir niekada nepavyks susitarti, jei abu žmonės giliai įsitikinę savo teisumu, ir jei jų vienintelis noras –vienas kitą įskaudinti. Kai tu nenori išklausyti kito žmogaus ir netiki, jog jis gali viską jausti, galvoti savaip, tada tau ir nesiseka tinkamai susidoroti su iškilusiais sunkumais, jei žodį „tinkamai“ suprantame kaip situaciją, kurioje abiejų pusių poreikiai bus patenkinti kaip galima draugiškiau ir veiksmingiau.O svarbiausia- susitaikyk su esama padėtimi. Ir tegul tavo klaidos būna kelrodžiais praregėjimo kelyje. Ši nuostata turbūt yra pats svarbiausias dalykas norint apsidrausti, kad potencialus konfliktas niekada netaptų daugiau nei konfliktu. Jiegu manome, jog esame tokie, kokie esame, ir suvokiame savo trapumą, mes žengiame pirmąjį žingsnį stengdamiesi nugalėti atvirumo baimę, dėl kurios kyla dauguma konfliktų (Edelman J., 1997,p 80).2.4. Derybų rezultatas
Taigi, tik mūsų pasirinkimas nulėmė, ar viskas baigsis karu ar taika. Jeigu mes būtumėm pasirinkę užpuolimo- gynimosi arba bekompromisinio teisuolio poziciją- jeigu būtumėm jėgai priešpastatę jėgą, užsispyrimui dar didesnį užsispyrimą, tuomet karas būtų buvęs neišvengiamas.
Bet, mes numatėme savo priešininko poziciją, įvertinome situaciją objektyviai ir nesigriebėm grasinimų, o pagal galimybes gynėmės ir buvome pasiruošę siekti savitarpio supratimo, tuomet ir atsirado galimybė sudaryti abiem pusėm naudingą susitarimą (Edelman J., 1997,p 103).
Geriau susipažinau su savo pačios charakteriu- savo poreikiais, norais, motyvacija, ketinimais, paslėptais kėslais, tuo , kaip aš pati reaguoju į konfliktą ar potencialias konfliktines situacijas- aš suvokiau, kaip aš pati, sąmoningai ar nesąmoningai, prisidedu prie konfliktinių situacijų savo gyvenime. Tuo pat metu aš pamačiau, kiek daug gali padaryti vienas žmogus“ aš“ – užkirsdama kelią arba išspręsdama daugelį konfliktų bei potencialių konfliktų, kurie visuomet buvo ir liks neišvengiama žmonių santykių dalis.
Taip ir mes,mūsų firma vadovaudamasi čia aprašytu derybų metodu, pasiekėme abipusiai naudingų rezultatų.Mes sudarėme pirkimo-pardavimo sutartį dideliam prekių kiekiui realizuoti, o mūsų svečiai-sau palankias sąlygas t.y. mokėjimas dalimis.Be to tikimės bendradarbiauti ir ateityje.3. Priėmimo organizavimas
Organizuojant priėmimą mes apmąstėme bei pasiruošėme šiais punktais:
1) Pasirinkome priėmimo rūšį;
2) Sudarėme kviečiamų svečių sąrašą ;
3) Parengėme ir išsiuntinėjome kvietimus;
4) Sudarėme pietums svečių sodinimo už stalo planą ;
5) Sudarėme meniu;
6) Paruošėme patalpą;
7) Apgalvojome stalo serviravimą;
8) Suplanavome svečių aptarnavimą;
9) Parengėme tostus ir kalbas;
10) Sudarėme priėmimo scenarijų ( vedimo tvarką).3.1. Pietūs
Rengiant svečių priėmimo programą iki smulkmenų numatėme visus organizacinius darbus, suplanavome laiką,atlikimą bei techninės priemonės.
.Sutinkant svečius,laikėmės vadinamojo vienodo lygio principo. Tai reiškia, kad mūsų sutinkantis asmuo negali būti pagal pareigas aukščiau už sutinkamąjį.Mūsų atstovai sutinkantys svečius, tiksliai žino ceremonijos schemą, kas ir kur turi stovėti, kas pirmas prieis prie prie atvykusių, kas pristatys kitus sutinkančius asmenis. Mūsų uždavinys- sutikimą organizuoti greitai ir tiksliai, vesti atvykusius svečius , rodyti jiems kelią.Tokio pat principo laikomės ir išlydint svečius.Išlydėjo tie asmenys, kurie juos pasitiko (V. Misevičius,2003,p 120).
Remiantis šiomis nuostatomis mūsų direktoriaus pavaduotojas pirmas priėjo ir sutiko, bei pasveikino Kauno medicininės universitetinės onkologijos klinikos direktorių F. R Markucką.Po to pristatė ir kitus sutinkančius asmenis.
Svečiams atvykus mes, kaip šeimininkai patikslinome iš anksto sudarytą svečių buvimo programą, išklausėme svečių pageidavimus ir pasiūlymus. Visa tai aptarėme mūsų įrengtame poilsio kambaryje.
Svečiai ir mūsų atstovai susėdo į automobilius. Garbingiausioje vietoje (dešinėje ant užpakalinės sėdynės,pagal automobilio judėjimo kryptį) pirmasis įsodintas(o po to ir išlaipintas)- Kauno medicininės universitetinės onkologijos klinikos direktorius, greta jo atsisėdo UAB „Medicinos įranga“direktorius (atliekantis sutinkančios grupės vadovo pareigas).

3 pav. Susodinimo automobilyje schema:
1-vairuotojas
2-sutinkančios grupės vadovas (UAB „Medicinos įranga“ direktorius)
3-delegacijos vadovas (Kauno medicininės universitetinės onkologijos klinikos direktorius)
Kadangi mes organizavome dalykinius pietus, tai rengėme juos 13 val. Mūsų tikslas- noras ramioje aplinkoje aptarti verslo reikalus.
Meniu sudarė šalti užkandžiai :žuvies, mėsos patiekalai, salotos. Karštas patiekalas-„Bajorų kepsnys“ desertas-vaisinis pyragas ir sausainiai.Prieš pietus svečius vaišinome aperityviniais gėrimais: vynu, šampanu, trauktine.Per pietus buvo patiekta gaivieji gėrimai , sultys.Po pietų- kava , arbata, konjakas.3.2.Kviečiamųjų asmenų sąrašas
Norėdami žinoti, kiek tiksliai žmonių dalyvaus mūsų rengiamuose pietuose, sudarėme kviečiamųjų asmenų sąrašą:
1) Kauno medicininės universitetinės onkologijos klinikos direktorius .
2) Kauno medicininės universitetinės onkologijos klinikos direktorė slaugai.
3) Kauno infekcinės ligoninės direktoriaus pavaduotojas
4) Kauno Romainių tuberkuliozinės ligoninės direktoriaus pavaduotojas.
5) Kauno miesto sveikatos apsaugos skyriaus vedėja.
6) Kauno miesto sveikatos apsaugos skyriaus vedėjos pavaduotojas.
7) UAB „Medicinos įranga“ direktorius
8) UAB „Medicinos įranga“ direktoriaus pavaduotojas
9) UAB „Medicinos įranga“finansininkė
10) UAB „Medicinos įranga“vadybininkas
Sudarius kviečiamų asmenų sąrašą , paruošėme kvietimus atvykti.3.3.Kvietimo maketas
Mūsų išsiųstuose kvietimuose nurodyta:
• Kviečiančiojo/osios vardas ir pavardė;
• Kviečiamojo asmens vardas, pavardė ir kreipinys;
• Pakvietimo proga arba renginio rūšis t.y. priėmimas;
• Renginio data ir laikas-2005.04.01;
• Renginio vieta-restoranas „Čarlstonas“;
• Prašymas atsakyti iki 2005.03.23.

4 pav. Kvietimo pavyzdys

Kvietimus išsiuntėme kai iki priėmimo liko dvi savaitės.Jei būtumėm išsiuntę vėliau,tai dauguma kviečiamųjų galėjo atsisakyti, kadangi galėjo priimti anksčiau gautus kvietimus.Mes kvietimus išsiuntėme paštu.
Į pietus reikia ateiti kvietime nurodytu laiku. Pavėluoti , reiškia nesilaikyti etiketo ir pažeisti protokolą.Šiuo atveju atvykti reikia 13 val.
Atvykus svečiui supažindino žmones mūsų vadybininkas,nes jis buvo trečias asmuo, pažįstantis abu partnerius ir todėl pristatė juos vieną kitam. Aukštesniojo rango asmeniui pristatė rangu žemesnįjį akademinius vardus pristatant pasakė kartu su pavarde.
Asmeniškas kreipinys- tik pavardė. Tagi,kai aš neišgirdau pavardės pristatant,tada paprašiau ją dar kartą pakartoti,nes tai geriau nei viso pokalbio metu kreiptis į žmogų be pavardės.Į pilnametes moteris kreipiausi „ponia“,akademinį vardą sakiau kartu su pavarde (V. Misevičius,2003,p 122).3.4.Svečių susodinimo už stalo planas
Jis būtinas pietums.

5 pav.Dešimties asmenų susodinimo pavyzdys
1) UAB“Medicinos įranga“ direktorius
2) Kauno medicininės universitetinės onkologijos klinikos direktorius
3) Kauno medicininės universitetinės onkologijos klinikos direktorė slaugai
4) Kauno miesto sveikatos apsaugos skyriaus vedėja.
5) UAB“Medicinos įranga“ finansininkė
6) Kauno infekcinės ligoninės direktoriaus pavaduotojas
7) Kauno Romainių tuberkuliozinės ligoninės direktoriaus pavaduotojas
8) UAB „Medicinos įranga“ direktoriaus pavaduotojas
9) Kauno miesto sveikatos apsaugos skyriaus vedėjos pavaduotojas.
10) UAB „Medicinos įranga“vadybininkas

5 paveiksle pavaizduota, kaip mes susodinome 10 žmonių už stalo.Renginiui čia vadovauja šeimininkas(t.y. UAB“Medicinos įranga“ direktorius) bei garbingiausias svečias- vizito delegacijos vadovas(Kauno medicininės universitetinės onkologijos klinikos direktorius).
Kadangi priėmimas vyksta restorane, tai garbės svečią pasodinome priešais orkestrą.
Mes laikomės pagrindinės taisyklės, jog artimiausios vietos prie šeimininko ir šeimininkės laikomos garbingiausiomis.
Priėmime, naudojome svečių vietas nurodančios korteles. Be jų matomoje vietoje pritvirtinome užstalės susodinimo planą, kuris neretai vadinamas afiša

6 pav. Svečių vietas nurodančios kortelės pavyzdys
3.5. Stalo ir vizitinių kortelių pavyzdžiai

Vizitinės kortelės palengvino pirmąją pažintį su svečiu , be jų mes neapsieiname palaikant ryšius su oficialiais asmenimis.Vizitinėje kortelėje atspausdinome vardą, pavardę, profesiją ir pareigas, darbovietės telefonus.Tokią vizitinę kortelę papuošėme firmos ženklu.

7 pav. Vizitinė kortelė
Stalo kortelė.Mes vartojomes stogo formos korteles.Tuomet abiejose jos pusėse užrašėme svečio vardą ir pavardę originalo kalba.Tai darėma tam, kad būtų galima iš tolo matyti ir nesuklystant kreiptis į svečią pavarde (V.Misevičius,2003,p 122).

8 pav. Stalo kortelė

3.6 Tostas

Priėmimo įspūdį sustiprino tostai, kalbos, pokalbiai už stalo. Tostu išreiškėme padėką, pasveikinome, kreipėmėmės į susirinkusius, išsakėme palinkėjimus.
Mūsų priėmimo metu lojalumo tostą sakė- UAB „Medicinos įranga“ direktorius, jis buvo sakomas išpilsčius putojantį vyną.Tosto trukmė 1min. :
„Gerbiamas pone F. Markuckai ir visi čia esantys svečiai, kolegos.Sveikinu Jus mūsų priėmime.Mums labai malonu vėl su jumis bendradarbiauti. Kaip ir praeito susitikimo metu, šiose derybose mes ir vėl pasiekėme abiems pusėms palankių rezultatų. Šio susitikimo metu, susipažinome su naujais žmonėmis, o juk visuomet malonu įsigyti naujų pažįstamų, verslo partnerių. Kadangi ginčuose gimsta tiesa, tai ir mes , vieni apie kitus sužinojome kai ką nauja. Mes supratome kokiais kriterijais turime vadovautis ieškant, bei siūlant Jums naują medicininę įrangą . Juk viso mūsų bendradarbiavimo esmė yra ŽMOGUS, jo sveikata bei gerovė.Ir mūsų tikslas yra, vienas-padėti išsaugoti sveikatą, o ją praradus, padėti ją susigrąžinti. Ir nesvarbu, kad kartais mūsų norus reikia koreguoti, tačiau savarbiausia, kad mes norėtumėme susitarti ir suprasti vieni kitus.Tikėmės, kad ir ateityje susitiksime, bei kartu dirbsime dar ne vienerius metus. O dabar kviečiu pasisakyti gerbiamą svečią poną F. Markucką.“
Atsakydamas į kalbą, garbės svečias išreiškė dėkingumą už parodytą mūsų pagarbą jų delegacijai, apžvelgė buvusio susitikimo rezultatus, užtikrino draugiškus tarpusavio santykius.4. Svečių vizito išlaidų sąmata
Užsakovas:UAB“ Medicinos įranga“
Rangovas:UAB“Julita“
Žiniaraštis: Užsakyti pietūs
SĄMATA Nr. 1 Viso:795,60 Lt.

2005m. kainomis

Restoranas „Čarlstonas“
Kęstučio g. 58/3,Kaunas

Kaina 1 asmeniui Asmenų skaičius Suma Dienų skaičius Viso:

Pietūs restorane „Čarlstonas“ 78,0,00 Lt 10 780,0 1 780,0
Papildomos išlaidos (20 visos sumos)) 15,60 10 156,0 1 156,0

VISO: 795,60IŠVADOS
1.Deryboms pasiruošėm gerai. Nors derybų metu ir iškilo nesutarimų, konfliktinė situacija, aplaidumas ir kitų negerovių,tačiau bendrų pastangų dėka mes išsprendėme konfliktinę situaciją iružmezgėme kontaktą su svečiais.
2.Galima teigti, kad šių derybų metu naudos gavome ne tik mes, bet ir partneriai.Pasiektas pagrindinis derybų tikslas: sudaryta pirkimo- pardavimo sutartis. Sudarėme pardavimo sutartį dideliam prekių kiekiui realizuoti, o mūsų svečiai-sau palankias sąlygas.
3.Kadangi derybų tikslas pasiektas, vadinasi derybos buvo vedamos gerai.Ir ateityje galėsime bendradarbiauti su šiais žmonėmis.
4.Priėmimo pietūs praėjo sklandžiai, vyraujant draugiškai atmosferai,tad ir priėmimas buvo organizuotas gerai.
5.Kadangi iš anksto suplanavome kur sodinsime svečius, paruošėme tam skirtas korteles, taip sutaupėme ir laiko, ir išlaikėme gerą svečių nuotaiką.
6.Iš anksto pasiruošus tostui, vėliau jis buvo pasakytas aiškiai, tiksliai, negaištant tam daug laiko.LITERATŪRA
1. Baršauskienė V.,Mačerskienė I. Studijų darbų parengimo tvarka.- Kaunas, 2003.-79p.
2. V. Misevičius. Verslo etikos ir bendradarbiavimo organizavimo pagrindai. –Kaunas,2003.-215p.
3. Edelman J. Derybų kelias.- Vilnius, 1997.-277p
4. Juris V. Kaip įveikti NE.- Kaunas, 1998.-238p.
5. http://www.cv.lt/kursai/search.fw?page=1

Leave a Comment