Dokumentų valdymo įmonės apibūdinimas

by

viko_s_k"viko_s_k

 

VILNIAUS KOLEGIJA

 

EKONOMIKOS FAKULTETAS

 

Buhalterinės apskaitos katedra

Nuolatinių studijų

x kursoxxxx gr. studentės

UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „FĖJŲ KEPYKLĖLĖ“ CHARAKTERISTIKA IR VEIKLOS DOKUMENTAI

 

Dokumentų valdymo projektas

Vadovė lekt. xxxxxxxx

Vertinimas

 

Vilnius

2015

TURINYS

1. UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „FĖJŲ KEPYKLĖLĖ“ CHARAKTERISTIKA 4

Pasirinktos organizacijos veiklos apibūdinimas pagal įvairius požymius 4

2. UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „FĖJŲ KEPYKLĖLĖ“ VEIKLOS DOKUMENTAI 6

2.1. Įsakymas 7

ĮSAKYMAS 7

2.2. Raštas 9

2.3. Pažyma 10

2.4. Protokolas 11

2.5. Komisijos aktas 12

2.6. Dokumentų registrų sąrašas 14

2.7. Dokumentacijos planas 16

Bylos saugojimas 17

IŠVADOS 19

LITERATŪRA 20

ĮVADAS

Dokumentų valdymas – tai įstaigos vidaus administravimo sritis, apimanti dokumentų tvarkymo ir valdymo procesus nuo jų rengimo ar gavimo iki atrinkimo saugoti ar naikinti. Dokumentai – didelis tautos turtas, todėl juos reikia mokėti teisingai rašyti, įforminti ir išsaugoti ateities kartoms. Dokumentuose atsispindi gamybinė, praktinė ir kitokia žmonių veikla. Jie teikia informaciją kasdieniniame darbe. Teisingai parengti dokumentai tarnauja ne tik sėkmingam šiandienos įstaigų darbui, bet ir turtina Respublikos archyvus.

Tikslas: gebėti valdyti organizacijos veiklos dokumentus.

Projekto uždaviniai:

parengti įmonės charakteristiką,

pateikti duomenų apie pasirinktą įmonę,

parengti veiklos dokumentų pavyzdžių.

Projekto dėstomąją dalį sudaro dvi dalys. Teorinėje dalyje analizuosime įmonę, pateiksime jos charakteristiką. Praktinėje dalyje parengsime įmonės veiklos dokumentaciją.

Rašydami projektą naudosimės Lietuvos archyvų departamento bei Lietuvos Respublikos Seimo internetiniais puslapiais.

1. UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „FĖJŲ KEPYKLĖLĖ“ CHARAKTERISTIKA

 

Eil. Nr. Skirsnio pavadinimas Pasirinktos organizacijos veiklos apibūdinimas pagal įvairius požymius
Įmonės (įstaigos) pavadinimas) ir teisinės formos apibūdinimas Uždaroji akcinė bendrovė „Fėjų kepyklėlė“.

Uždaroji akcinė bendrovė yra ribotos civilinės atsakomybės privatusis juridinis asmuo.
Adresas: J. Basanavičiaus g. 37, LT-03109 Vilnius

Telefonas: +370 685 25 157

El. paštas info@fejukepyklele.lt

Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre

Įmonės kodas: 302604618

 
Įmonės (įstaigos) dydis ir steigimo metai Uždaroji akcinė bendrovė ,,Fėjų kepyklėlė“ yra maža įmonė. Įmonėje dirba 15 žmonių.
Veiklos sritis ir teikiamos paslaugos ar gamyba Uždarosios akcinės bendrovės ,,Fėjų kepyklėlė“ pagrindinės veiklos sritys – maisto produktų gaminimas ir tiekimas vartotojams.
Organizacijos personalas Uždarojoje akcinėje bendrovėje „Fėjų kepyklėlė“ dirba 15 darbuotojų.
Vadovai (2):

Generalinis direktorius

Direktoriaus pavaduotojas

Specialistai (4):

Vadybininkas

Administratorius

Buhalteris

Vyriausiasis konditeris

Kiti tarnautojai (9):

Kepėjai (4)

Pardavėjai (3)

Valytojai (2)

 
Veiklos dokumentų grupės ir rūšys bei teisinis reglamentavimas Uždarosios akcinės bendrovės ,,Fėjų kepyklėlė“ veiklos įforminimo dokumentai:

Teisės aktai (veiklos įsakymai, nutarimai, sprendimai, potvarkiai);

Tvirtinami teisės aktais dokumentai (įstatai, pareigybių nuostatai, planai, grafikai, darbo tvarko taisyklės);

Įstaigos (įmonės) rengiami dokumentai (raštai, pažymos, aktai, protokolai, dokumentacijos planas);

Personalo dokumentai (personalo, komandiruočių ir atostogų įsakymai, darbo sutartys, darbo pažymėjimai, darbo užmokesčio kortelės);

Fizinių asmenų rengiami dokumentai (prašymai, gyvenimo aprašymai).
Dokumentų saugojimo taisyklės (2012-01-06)

Dokumentų rengimo taisyklės (2011-07-16)

Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės (2012-07-01)

Bendrųjų dokumentų saugojimo termino rodyklė (2011-06-03)

Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės(2012-07-02)

Įslaptintos informacijos administravimo taisyklės (2011-01-01)
Dokumentų registravimas Įstaigos parengtus ir gautus su jos veikla susijusius dokumentus privalu registruoti, kad būtų įrodytas jų būvimas įstaigos dokumentų apskaitos sistemoje ir užtikrinta paieška. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės nustato, kad įstaigos parengti ir gauti dokumentai turi būti užregistruoti tą pačią dieną kai dokumentas gaunamas ir parengiamas. Dokumentas įmonėje registruojamas vieną kartą.
Veiklos dokumentų apskaita Visi įmonės dokumentai privalo būti registruoti, kad būtų įrodytas jų buvimas įmonės dokumentų apskaitos sistemoje ir užtikrinta paieška. Organizacijos parengti ir gauti dokumentai registruojami pagal jų rūšį, sudarytoja, tema, saugojimo terminą ar kitą požymį. skirtingų rūšių dokumentai registruojami atskiruose registruose.
Organizacijos archyvas Uždarosios akcinės bendrovės ,,Fėjų kepyklėlė“ archyvo patalpos apibūdinimas:

Saugyklos aukštis 250cm.;

Saugykloje kaip papildoma gaisro gesinimo priemonė yra nešiojami gesintuvai;

Saugykla apšviečiama tik prireikus paimti dokumentus;

Saugykloje įrengta oro kondicionavimo sistema;

Saugyklos temperatūra 16℃, drėgmė 40%.
Dokumentų saugojimo terminus galima sužinoti teisės akte Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė. nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, valstybės įgaliotų asmenų (toliau – įstaigos) vidaus administravimo, kitų bendrųjų veiklos dokumentų minimalius saugojimo terminus ir dokumentus, kurie bus perduoti nuolat saugoti į valstybės archyvus.

Dokumentų saugojimo terminai:

Veiklos įsakymai(10 m.);

Nutarimai (5 m.);

Potvarkiai (5 m.);

Nuostatai (3 m.);

Įstatai (10 m.);

Pažymos (10 m.);

Raštai(5 m.);

Protokolai (5 m.);

Aktai (5 m.);

Komandiruočių ir atostogų įsakymai (10 m.);

 

 

 

2. UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „FĖJŲ KEPYKLĖLĖ“ VEIKLOS DOKUMENTAI 2.1. Įsakymas

"C:\Users\Evelina\Desktop\sablonas-feja-1.jpg

UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „FĖJŲ KEPYKLĖLĖ“

DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS DĖL JUSTINOS MALIENĖS TARNYBINĖS KOMANDIRUOTĖS

2015 m. lapkričio 16 d. Nr. AK-09

Vilnius

1. S i u n č i u į k o m a n d i r u o t ę direktoriaus pavaduotoją Justiną Malienę į UAB „Fėjų kepyklėlė“ Šiaulių filialą susitikti ir surengti derybas su galimais naujais tiekėjais bei derėtis dėl anksčiau sudarytų tiekimo sutarčių sąlygų pakeitimo.

Komandiruotės trukmė – 2 darbo dienos: nuo 2015-11-26 iki 2015-11-27.

Vykstama bendrovės automobiliu „Škoda Octavia“, valstybinis numeris ABC 123.

2. N u s t a t a u 10 eurų dienpinigius už vieną komandiruotės dieną.

3. Į s a k a u atlyginti šias su komandiruote susijusias išlaidas:

3.1. kuro išlaidas pagal pateiktus kuro pirkimo dokumentus ir Kelionės lapo duomenis;

3.2. nakvynės išlaidas pagal pateiktą sąskaitą;

3.3. svečių maitinimo išlaidas pagal pateiktą sąskaitą;

3.4. kitas darbuotojo faktiškai patirtas išlaidas, susijusias su komandiruotės tikslų įgyvendinimu ir įmonės įvaizdžio kūrimu.

4. Į s a k a u iki lapkričio 23 d. išmokėti darbuotojui 10 eurų dienpinigių ir 120 eurų numatomų komandiruotės išlaidų.

5. S k e l b i u šį įsakymą buhalterijos darbuotojams.

6. Įsakymas įsigalioja nuo priėmimo dienos.

Direktorius (Parašas) Antanas Tomkus

Parengė Buhalteris

(Parašas) (Parašas)

Jonas Petraitis Petras Jonaitis

2015-11-13 2015-11-16

Susipažinau

(Parašas)

Barbora Doraitiene

2015-11-16

 

 

2.2. Raštas

"C:\Users\Evelina\Desktop\sablonas-feja-1.jpg

UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „FĖJŲ KEPYKLĖLĖ“

 

 

Basanavičiaus g. 37, 03109 Vilnius, tel. +370 685 25 157, el. p. fejukepyklele@gmail.com.

Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 302604618

 

 

Šiaulių viešbučio „Poilsis“ administracijai 2015-11-15 Nr. 3-23

DĖL KAMBARIO REZERVAVIMO

Prašome rezervuoti vienvietį verslo klasės kambarį dviem parom (2015-11-26 2015-11-27). Apmokėjimą garantuojame.

Direktorius A.V. (Parašas) Antanas Tomkus

Buhalteris (Parašas) Petras Jonaitis

Vardaitis Pavardaitis, tel. (8 5) 456 010, el. p. pavardaitis@gmail.com

 

2.3. Pažyma

"C:\Users\Evelina\Desktop\sablonas-feja-1.jpg

UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „FĖJŲ KEPYKLĖLĖ“

 

Basanavičiaus g. 37, 03109 Vilnius, tel. +370 685 25 157, el. p. fejukepyklele@gmail.com.

Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 302604618

 

 

AB SEB banko administracijai

 

 

PAŽYMA APIE GAUTAS PAJAMAS

 

2014-10-18 Nr. 5-14

 

 

Petras Jonaitis dirba UAB „Fėjų kepyklėlė“ buhalteriu.

2014 m. liepos–rugsėjo mėnesiais jam buvo priskaičiuota su darbo santykiais susijusių išmokų 3500 eurų (Tris tūkstančiai penki šimtai eurų) ir išskaičiuota mokesčių 1000 eurų (Tūkstantis eurų).

 

 

Direktorius A.V. (Parašas) Antanas Tomkus

 

Direktoriaus pavaduotojas (Parašas) Justina Malienė

Vardaitis Pavardaitis, tel. (8 5) 456 010, el. p. pavardaitis@gmail.com

 

2.4. Protokolas

 

 

UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „FĖJŲ KEPYKLĖLĖ“

 

DARBUOTOJŲ SUSIRINKIMO PROTOKOLAS

 

2015-11-26 Nr. 7-9

Vilnius

 

Susirinkimas įvyko 2015-11-14.

Susirinkimo pirmininkas Tomas Janušis

Susirinkimo sekretorius Arvydas Macijauskas

Dalyvauja 5 darbuotojai (Amira Serejeva, Gabrielė Vanagytė, Tomas Janavičius, Tomas Janušis, Arvydas Macijauskas).

Darbotvarkė:

1. Dėl darbo užmokesčio keitimo.

2. Dėl 2016 m. atostogų tvarkaraščio sudarymo.

SVARSTYTA. Darbo užmokesčio keitimas.

Pranešėjas – direktoriaus pavaduotojas Tomas Janavičius.

Marta Martinaitytė siūlo skirti priedus už papildomas darbo valandas.

NUTARTA:

Išmokėti atlyginimus sekančio mėnesio 5 dieną nuo 2016-01-01 ir mokėti vieną kartą per mėnesį.

Skirti užmokesčio priedus už papildomas darbo valandas nuo 2016-01-01

 

SVARSTYTA. 2016 metų atostogų grafiko sudarymas.

Pranešėjas – direktorius TomasJanušis – informuoja apie grafiko sudarymą.

Gabrielė Vanagytė siūlo leisti pasirinkti datą patiems.

NUTARTA:

Datos pasirinkimas darbuotojams patogiu laiku.

Vienu metu negali atostogauti daugieu nei du žmonės.

Susirinkimo pirmininkas (parašas) Tomas Janušis

 

Susirinkimo sekretorius (parašas) Arvydas Macijauskas

 

 

2.5. Komisijos aktas

"http://sventesfeja.kik.lt/image/data/sablonas-feja-1.jpg

UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „FĖJŲ KEPYKLĖLĖ“

 

 

A.V.

 

TVIRTINU
Direktorius
(parašas)
Antanas Tomkus

 

 

NENAUDOJAMŲ INDŲ NURAŠYMO AKTAS

 

2015-11-27 Nr. 7-9

Vilnius

 

 

PAGRINDAS. Direktoriaus 2015 m. spalio 17 d. įsakymu Nr. V-21 „Dėl indų nurašymo“.

Surašė komisija:

Pirmininkė Amira Serejeva, vyriausiojo buhalterio pavaduotoja.

Nariai: Povilas Misiūnas, kepėjas,

Tomas Janavičius, buhalteris.

Dalyvauja materialiai

atsakingas asmuo Mantas Motukis, pardavimo vadybininkas.

Komisija patikrino indus DELIMANO (inv. Nr. S239666) ir nustatė, kad jų naudoti negalima, nes šie indai turi įskilimų ir įtrūkimų.

Išvada. Indus nurašyti.

Aktas surašytas 2 egzemplioriais:

1-as egz. – direktoriui,

2-as egz. – buhalterijai,

 

 

Komisijos pirmininkė (parašas) Amira Serejeva
Nariai (parašas) Povilas Misiūnas
(parašas) Tomas Janavičius
Materialiai atsakingas asmuo (parašas) Mantas Motukas

2.6. Dokumentų registrų sąrašas

UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „FĖJŲ KEPYKLĖLĖ“

 

 

PATVIRTINTA

Direktoriaus

(Parašas)

Antanas Tomkus

2015 m. spalio25 d. įsakymu Nr. 52-43

 

DOKUMENTŲ REGISTRŲ SĄRAŠAS

 

 

Eil.

Nr.

 Dokumentų registro pavadinimas Dokumentų registro identifikavimo žymuo Dokumentų registro pildymo laikotarpis Už dokumentų registravimą atsakingo struktūrinio padalinio pavadinimas ar darbuotojo vardas ir pavardė Pastabos
1 2 3 4 5 6
1 Įsakymų tvarkomosios organizacinės veiklos klausimais registras 1 Metų Kanceliarija
… ……….. ……. ……… ……….
4 Gautų dokumentų registras 4 Metų Kanceliarija Skaitmeni-nėje laikmenoje
… ………. ……. ……… ……….
6 Įsakymų atostogų ir komandiruočių klausimais registras AK Metų Personalo skyrius
… ……… ……. ……… ……….
9 Darbo sutarčių registras S Tęstinis Personalo skyrius
… ……… ……. ……… ………. ………
12 Įmonių audito aktų registras 10 Metų Audito skyrius
… ……… ……. ……… ……….
18 Inventorizacijos aktų registras 15 Metų Finansų ir buhalterinės apskaitos skyrius

 

 

 

Parengė Buhalteris

(Parašas) (Parašas)

Jonas Petraitis Petras Jonaitis

2015-11-13 2015-11-16

 

 

Susipažinau

(Parašas)

Barbora Doraitiene

2015-11-16

 

2.7. Dokumentacijos planas

 

UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „FĖJŲ KEPYKLĖLĖ“

 

TVIRTINU

Direktorius

(parašas)

Vardas ir pavardė

 

2013 METŲ DOKUMENTACIJOS PLANAS

 

2012-11-29 Nr. 5-1

Vilnius

 

 

Bylų saugojimo terminai nustatyti vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982; Žin., 2010, Nr. 79-4055) 13 str. 1 dalimi ir nurodyti vadovaujantis Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 (Žin. 2011, Nr. 32-1534).

 

Bylos indek-sas Bylos antraštė Bylos saugojimas Už bylos sudarymą ir saugojimą atsakingo struktūrinio padalinio pavadinimas ar kodas (darbuotojo vardas ir pavardė ar pareigų pavadinimas) Pastabos Iš viso per metus užbaigta bylų
Saugojimo terminas Teisės akto ir jo punkto nuoroda
1 2 3 4 5 6 7
1. VEIKLOS ORGANIZAVIMAS
1.1. Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimai ir potvarkiai 5 m. (įstaigos veiklos klausi-mais saugoti nuolat) 3.2. Direktoriaus pavaduotojas 1
1.2. Įstaigos įregistra-vimo Juridinių asmenų registre dokumentai Iki išregistra- vimo iš Juridinių asmenų registro 1.2. Administratorius 0
1.3. Direktoriaus įsakymai veiklos organizavimo klausimais ir jais patvirtinti dokumentai Nuolat 1.4. Generalinis direktorius 2

 

Administratorė (Parašas) Gerda Zurienė

 

SUDERINTA

Vilniaus apskrities archyvo direktorius

(parašas)

Tomas Tomaitis

2013-01-20

Dokumentacijos plano 7-ą skiltį užpildė

Administratorė

(Parašas)

Gerda Zurienė

2013-12-29

 

IŠVADOS

Pasiekėme šio projektinio darbo pagrindinį tikslą – gebėti valdyti UAB ,,Fėjų kepyklėlė“ veiklos dokumentus (raštus, įsakymus, protokolus, prašymus, aktus, pažymas ir kt.) Išnagrinėjome UAB „Fėjų kepyklėlė“ duomenis, pagal juos parengėme šios įmonės charakteristiką, pateikėme veiklos dokumentų pavyzdžių. Išmokome: apibūdinti įmonę ir analizuoti jos veiklą, apžvelgti dokumentų rengimo procedūras, parašyti įmonės veiklos dokumentus. Įsitikinome, kad ši uždaroji akcinė bendrovė vadovaujasi LR įstatymais rengia ir tvarko dokumentus pagal nustatytus reikalavimus. Ši Jos veikla atsispindi saugojamuose dokumentuose. Uždaroji akcinė bendrovė „Fėjų kepyklėlė“ yra geras pavyzdys mažoms įmonėms, kaip tvarkyti dokumentus.

Šis projektas mums, besimokantiems, kaip tinkamai parašyti dokumentus, buvo labai naudingas, kadangi išmokome naudingų dalykų, parodėme bei patobulinome savo žinias, kurių tikrai prireiks ateityje.

LITERATŪRA

Uždaroji akcinė bendrovė [interaktyvus]. Vilnius. [žiūrėta 2015 m. lapkričio 23 d.] Prieiga per internetą < http://www.pajamos.lt/zodynas/uzdaroji-akcine-bendrove>

BALTRŪNIENĖ, Violeta. Dokumentų valdymas: teorija ir praktika. Mokomoji knyga. Vilnius: Ciklonas, 2012. 187 p. ISBN 978-9955-880-92-9.

Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė. [interaktyvus]. Vilnius : Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba [žiūrėta 2015 m. lapkričio 24 d.]. Prieiga per internetą <http://www3.lrs.lt/pls/inter3/dokpaieska.showdoc_l?p_id=394402&p_query=&p_tr2=>

Dokumentų rengimo taisyklės. [interaktyvus]. Vilnius : Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba [žiūrėta 2015 m. lapkričio 5 d.]. Prieiga per internetą <www.archyvai.lt>

Darbas baigtas 2015-11-