Turinys
Įvadas 21. Vadovo darbo laiko tvarkymas 31.1. Darbų planavimas 31.1.1. Tikslo užsibrėžimas 31.1.2.Kam teikti pirmenybę? 41.1.3. Skubių ir svarbių darbų nustatymas 41.1.4. Darbo pobūdio nustatymas 51.2. Darbo tvarkaraščio sudarymas 51.2.1. Terminų laikymasis 51.2.2. Kaip įveikti didelį darbą? 51.2.3. Laikas, kai niekas netrukdo, nustatymas 61.2.4. Rūpestingas susirinkimų planavimas 61.2.5. Naudingai praleistas kelionių laikas 61.3. Darbas su žmonėmis 71.3.1. Darbų skyrimas kitiems 71.3.2. Našus darbas kartu 71.3.3. Kai darbas pavestas pačiam vadovui 8Išvados 9Literatūra 10ĮvadasLaikas visų pigiausia ir brangiausia ką turime, nes jo dėka gauname viską.Laikas – pinigai. Tai ne banali tiesa, o realybė. Mat veiklos žmogaus laikas (kaip ir pinigai) labai brangus, nes jo nuolat trūksta. Tačiau jeigu pinigai yra įgyjamas dalykas, tai laikas – unikalus resursas. Jo negalima kompensuoti arba sukaupti. Bet su juo, kaip ir su kiekvienu resursu, galima elgtis efektyviai arba išlaidžiai – ir tatai priklauso nuo mūsų pačių. Išmokti tvarkyti vadovui savo ir savo pavaldinių laiką – sudėtingas uždavinys. Teisingai yra pastebėjęs rašytojas ir konsultantas Piteris Drukeris, jog „laiko atsargos laibai mažos, ir jeigu jūs nesugebate jo reikiamai tvarkyti, tai jums nesiseks sumaniai elgtis ir kitais atvejais”. Tad šio darbo tikslas ir bus – atskleisti kaip tinkamiau vadovui sudaryti savo darbo laiko biudžetą ir kuo geriau jį panaudoti, kad nė viena valanda nepražūtų. Kaip pasakė vienas protingas žmogus – laikas yra visų vertingiausias dalykas, o jo gaišinimas – visų didžiausias išlaidumas.1. Vadovo darbo laiko tvarkymasŠiuolaikinio vadybos mokslo teoretiko Tomo Peterso manymu , galima išskirti du ryškius vadovų tipus – vieni veikia labai greitai, o kiti per daug lėtai. Tokia klasifikacija gali pasirodyti banali, bet ji turi racionalų grūdą. „Management Today” paskelbtos apklausos duomenimis, vadovai – ir vyrai, ir moterys – vis labiau apkraunami darbais. Daugiau kaip 80 proc. apklaustųjų skundėsi aukštesnių viršininkų nekompetencija, blogai suderinta vidaus ryšių sistema, nepakeliamais krūviais, dejavo, kad jie nuolat atitraukiami nuo pagrindinio darbo dėl beprasmių reikalų, bet svarbiausia dėl to, kad dažnai keliami neįvykdomi uždaviniai.
Kadangi šiandien visos kompanijos stengiasi atlikti kuo didesnį darbą esant mažesniam darbuotojų skaičiui, vadovas figūra vis dažniau tampa streso priežastimi (kaip, beje, ir pasitenkinimo). Tuo būdu labai svarbu vadovui efektingai paskirstyti savo bei kitų savo pavaldinių laiką.1.1. Darbų planavimasČerčilio žodžiais tariant, jei norime, kad kas nors tikrai būtų atlikta, turime tai skirti užsiėmusiam žmogui.Užsiėmę,atrodo, geriausiai kontroliuoja laiką. Jų dienos kimšte prikimštos darbų. Daug dirbantys žmonės visada sugeba įsprausti į savo darbotvarkę tai, ko yra prašomi, Taip atsitinka todėl, kad jie moka viską atlikti nedelsdami, laikosi terminų ar gerai supranta ką turi padaryti. Vadovo, ypač jeigu jis užima svarbų postą, darbas prasideda aiškiu tikslų ir prioritetų nustatymu, kuriems reikia sukaupti visas jėgas.1. 1.1. Tikslo užsibrėžimasTvarkant laiką labai svarbu turėti tikslą ir jį pasiekti. Suprantant, kas yra svarbu ir turi būti atlikta, galima eiti įvykių priekyje, o ne vilktis paskui juos. Turėti tikslą naudinga, nes tai padeda:Ų Sutelkti dėmesį reikiama linkme.Ų Susiplanuoti, ką nuveikti per tam tikrą laiką.Ų Padėti suprasti kitiems, kas daroma, ir kaip kiti turi įsiterpti į bendrą planą.Žinant tikslą, nešvaistomas laikas . Norint teisingai užsibrėžti tikslą, reikia:Ų Išsiaiškinti ką norima pasiekti.Ų Aptarti savo sumanymus dar su kuo nors.Ų Užsirašyti, kas buvo nutarta.1.1.2.Kam teikti pirmenybę?Nutarus, kam bus teikiama pirmenybė, lengviau bus pasiekiamas tikslas. Pirmiausia tikslinga apžvelgti savo darbo visumą ir nuspręsti, kas yra visų svarbiausia. Čia būtų galima išskirti keturias darbų grupes:Pagrindiniai darbai – tie, kurių neatlikus nebus pasiektas tikslas.Darbai, kuriuos būtų galima atlikti baigus pagrindinius darbus. Darbai, kuriuos norima atlikti turint pakankamai laiko. Jie paprastai taip ir lieka neatlikti. Nelabai svarbūs darbai, kuriuos atlikti lengva ir smagu. Jie paprastai atliekami pirmiausia. Vadovams reikėtų darbus suskirstyti į šias keturias grupes, pažvelgti į sąrašą ir pasižymėti, kiek laiko reikia tam, kas būtina, ką reikėtų ir ką norėtumėt atlikti. Tai padėtų išbraukti užduotis, kurios yra mėgiamos, tačiau nebūtinos. Nustačius prioritetus, nereikėtų stengtis laikytis jų aklai, esant reikalui, galima pasukti iš kelio. Vadovaujantieji turėtų būti lankstūs: aplinkybės gali staiga pasikeisti, ir tai, kas buvo ketinta atlikti pirmiausia, gali visai netekti prasmės. Laikytis prioritetų šiuo atveju reikštų tik laiko švaistymą. Tačiau išnykus būtinumui kam nors teikti pirmenybę (pavyzdžiui, atidėjus susirinkimą), laiką leisti tuščiai netikslinga, šiam darbui sukauptą energiją pravartu būtų panaudoti kitai sąrašo užduočiai atlikti.1.1.3. Skubių ir svarbių darbų nustatymasPlanuojant darbo laiką, būtina išsiaiškinti, kas yra skubu, o kas svarbu. Skubūs darbai reikalauja neatidėliotino jūsų dėmesio, bet jie gali būti ir nereikšmingi, pvz., automobilių išdėstymas. Svarbius dalykus būtina gerai apgalvoti ir tam reikia papildomai laiko, pvz., kito ketvirčio verslo planas. Dažniausiai skubūs dalykai atrodo svarbūs, nes turi būti atlikti neatidėliotinai. Jie reikalauja greitos orientacijos, bet neturėtų atimti daug laiko. Dėl svarbių reikalų juos gali tekti atidėti. Puiku kartais, atidėjus svarbius darbus, atlikti ką nors neatidėliotino ir įdomaus, aišku, žinant, kad tai atliekama sąmoningai. Jeigu norima tokiems dalykams skirti laiko, reikėtų sugalvoti, kaip kompensuoti prarastą laiką, tada būtų galima smagiai dirbti, nejaučiant kaltės bei sau nepriekaištaujant. Be abejo, yra dalykų, kurie ir skubūs, ir svarbūs. Tuo atveju reikėtų vadovams būti ypač atidiems ir jau nebesirinkti to, kas maloniau. 1.1.4. Darbo pobūdžio nustatymasVadovaujantys asmenys turėtų pagalvoti apie savo veiklos pobūdį, apsvarstyti kiek laiko atima administracinė veikla, kiek laiko yra skiriama kasdieniniams darbams, būdingiems savam verslui ar profesijai. Dirbti vadovu reiškia:Ų Apgalvoti, kad nieko netrūktų sklandžiam ir našiam darbui.Ų Pasirūpinti, kad reikiami žmonės ir reikiamos medžiagos būtų reikiamoje vietoje ir reikiamu laiku. Ų Nurodyti darbuotojams ką atlikti, kokių standartų siekti, o jei reikia, patarti kaip tą atlikti. Ų Įsitikinti, kad visi žino savo pareigas, ir darbas vyks sklandžiai. Kitaip tariant, reiškia – planuoti, organizuoti, vadovauti ir kontroliuoti.1.2. Darbo tvarkaraščio sudarymasBūtų lengviau tvarkyti laiką, jeigu kiti jo neatiminėtų ir neatrodytų, kad niekada nepabaigsime darbų. Kad ir kas nutiktų per dieną, kad ir kokie būtų išorinio pasaulio reikalavimai, vadovai privalo turėti veiksmų planą, kaip geriausiai panaudoti laiką.1.2.1. Terminų laikymasisParkinsono dėsnis teigia, kad darbas turi savybę plėstis, užpildydamas visą mūsų laiką. Todėl būtina nusistatyti terminus, be kurių darbo rezultatai būtų menki. Terminai padeda sėkmingai įgyvendinti projektą, o žinant galutinį terminą, galima nusistatyti darbo pradžią. Jeigu terminai labai trumpi, verta nusistatyti dar trumpesnius, kaip dėžutę dėžutėje. Šitaip darbas neužimtų viso vadovo laiko.1.2.2. Kaip įveikti didelį darbą?Dideli darbai baugina ir kelia neveiklumą vien todėl, kad nežinoma nuo ko pradėti. Didelius darbus galima sėkmingai įveikti žiūrint į juos kaip į arbūzo valgymą: supjaustyti nedidelėmis skiltelėmis. Po to susidaryti grafiką ir „sudoroti iš eilės po vieną skiltį”. 1.2.3. Laiko, kai niekas netrukdo, nustatymasKai kurie darbai reikalauja itin didelio dėmesio sutelkimo, todėl vadovai turėtų rasti tokį laiką, kad niekas jiem netrukdytų. Daugelis pasiieško kitos, ramesnės vietos, bet yra keli būdai, kaip rasti „išskirtinio” laiko, kai niekas netrukdytų:Ų Paskirti laiką, kai galima kreiptis į vadovą, ir laiką, kai vadovo negalima trukdyti, – ir tai paaiškinti žmonėms. Ų Neišėjus iš kabineto, įjungti valandai ar dviem atsakiklį – laiko bus patiems svarbiausiems darbams. O į skambučius galima atsakyti patogiausiu sau laiku. Ų Įsitaisyti neperšlampamą lentelę su vandeniui atspariais rašikliais, kad būtų galiam ramiai rašyti bei planuoti vonioje. Ų Laikytis prie lovos užrašų knygelę. Net nuostabu, kaip dažnai svarbios mintys šauna į galvą visiškai atsipalaidavus.1.2.4. Rūpestingas susirinkimų planavimasNeretai išėję iš susirinkimo sakome: „tai buvo vien laiko gaišimas”. Kartais reguliarūs savaitiniai susirinkimai nepastebimai gali virsti beprasmiškais pasiplepėjimais. Taigi, jei yra rengiamas susirinkimas reikėtų pagalvoti:Ų Kodėl visi kviečiami. Gal pakaktų nusiųsti raštelį ar paskambinti telefonu.Ų Kas turi atvykti ir kodėl.Ų Kas konkrečiai bus aptarinėjama.Ų Ko yra siekiama šiuo susirinkimuKiekvienas susirinkimo dalyvis tai turi žinoti iš anksto, jeigu norima, kad susirinkimasbūtų naudingas. Jei nemažai laiko yra praleidžiama susirinkimuose būtina vadovui žinoti: susirinkimo tikslą, savo vaidmenį jame bei ką jis privalės padaryti po susirinkimo. Jei šių trijų dalykų vadovas nežino, pirmiausia turėtų savęs paklausti ko iš vis ten eina ar ne geriau šią misiją atliks kas nors iš bendradarbių.1.2.5. Naudingai praleistas kelionių laikasKelionės atima gal netgi daugiau laiko, negu susirinkimai, Visada reikia apgalvoti kelionės tikslą. Jeigu mėgstate keliauti verslo reikalais arba laukia išvyka, vadovai turėtų sugebėti išnaudoti „prarastą” laiką:Ų Pasiimti su savimi asmeninį kompiuterį arba elektroninę užrašų knygelę ir padirbėti.Ų Tyliai ir korektiškai pasinaudoti diktofonu ir sutvarkyti korespondenciją.Ų Keliauti su partneriu ir kalbėti apie profesinius reikalus, neatskleidžiant per daug profesinių detalių.Ų Sutvarkyti savo portfelį ir nepamiršti parsivežti visų nereikalingų popierių ir juodraščių į savo įstaigos dokumentų naikintuvą. Ų Surinkti iš kišenių, piniginės ir portfelio visus kvitus ir suvesti sąskaitas.Ų Klausytis vadybos įrašo, kalbančios knygos arba kalbos kursų. Ų Apgalvoti veiksmų strategiją, kurti planus ir užsirašyti nurodymus ateičiai.Ų Perskaityti tai, kas buvo ketinta seniai perskaityti.1.3. Darbas su žmonėmisBe kitų žmonių verslas neįmanomas, bet per juos galima prarasti daug laiko. Sugebėjimas dirbti su žmonėmis – sudėtinė laiko tvarkymo dalis.1.3.1. Darbų skyrimas kitiemsJei darbas bus skiriamas kitiems, pats vadovas turės daugiau laiko. Tačiau daugelyje verslo sričių surasti „tinkamą mokinį”, kuriam būtų galima pavesti darbą, ne taip lengva. Daugelis mano, kad skiriant darbą, pakanka pasakyti „daryk tą ir aną” ir laukti gerų rezultatų. Bet yra keletas dalykų, į kuriuos reikia atkreipti dėmesį, jei norima, kad darbas būtų atliktas gerai ir laiku. Reikia:Ų Įsitikinti, kad parinkote žmogų, norintį ir sugebantį atlikti, ką reikia. Ų Tiksliai nurodyti, kas turi būti padaryta, o jei reikia, ir kaip turi būti padaryta. Nustatyti darbo atlikimo laiką ir nurodyti, kaip dažnai bus laukiama atskaitos apie darbo eigą. Ų Išaiškinti, ar pavestas darbas skubus, kad jį būtų galima suderinti su kitu to žmogaus atliekamu darbu.Ų Įsitikinti, kad žmogus pakankamai išmano jam skiriamą darbą ir galės už jį atsakyti. Ų Nusakant, kokių rezultatų tikimasi, parodyti, kad jie rūpi. Kai žmonės žinos, kad vadovui rūpi sėkmingai ir laiku atliktas darbas, jie taip pat juo rūpinsis. Ų Nuolat stebėti, kaip vykdomas darbas, ir aptarti visas iškylančiais problemas – ypač, jeigu ugdomas darbuotojo sugebėjimai.Jeigu vadovas neišaiškins ko nori ir kodėl, teks viską iš naujo jam atlikti pačiam. Be to, nuliūdins ir darbuotojus, kuriems tai buvo pavesta, kadangi jie ne tik neįvykdė užduoties, bet ir sugaišo laiką.1.3.2. Našus darbas kartuJei vadovas negaišins kitų laiko, kiti irgi ims branginti jo laiką. Štai keletas pasiūlymų, kaip pasiekti geriausių bendro darbo rezultatų:Ų Vadovas turėtų stengtis tuoj pat perduoti svarbią informaciją. Jei darbuotojai gaus ją per vėlai, jie bus sugaišę laiko dirbdami pagal senas instrukcijas arba gaišins jūsų laiką bergždžiai klausinėdami. Ų Jeigu jums kyla puiki mintis, priverčianti pakeisti nuomonę, nepamirškite jos pasakyti kitiems. Ų Susitarkite dėl terminų ir išsiaiškinkite, kuo rėmėtės juos skirdami. Pasakykite: „Tą darbą reikia atlikti iki kito antradienio, kadangi…”. Žmonėms bus maloniau atlikti darbą laiku, jeigu žinos priežastį.Ų Jeigu vadovas prašo ką nors padirbėti ilgiau, turėtų įtikinti, kad užduotį reikia atlikti skubiai, o ne rytoj1.3.3. Kai darbas pavestas pačiam vadovuiDirbant su kitais, tenka tvarkyti ne tik savo, bet ir kitų laiką. Nedalykiški žmonės gaišina ir vadovo laiką. Todėl vadovas turėtų padėti jiems išmokti geriau naudoti visų laiką, aptarę su jais:Ų Kodėl reikia atlikti darbą?Ų Ko tiksliai norima?Ų Kada reikia atlikti darbą?Ų Kaip reikia atlikti darbą?Žinant darbo tikslą bus galima rasti geresnių būdų jį atlikti. Jeigu jis skirtas tik vidiniam naudojimui, galima pasitenkinti apytikriu projektu.jeigu mokėsime susikaupti kalbėdami telefonu, užkirsime kelią laiko švaistymui, pateikdami klaidingą informaciją. Dar geriau, jei žinosime, kaip darbas turi būti atliktas. Norint gerai tvarkyti laiką, būtina padėti kitiems, kurie savo ruožtu padės mums geriau jį tvarkyti.IšvadosKiekvienam laikas yra subjektyvi sąvoka. Bet nereikėtų ignoruoti ir bendros nuomonės apie jį. Visi žinome, kad mums skirtas tik tam tikras laikas, nors ir stengiamės apie tai negalvoti. Gerai, kai pasibaigus darbo dienai ar net metams, kiekvienas sau, o ypatingai vadovas, galime pasakyti: diena praėjo ne veltui, ji priartino mane prie geidžiamo tikslo, per ją pavyko padaryti tai, ką buvau sumanęs. O, taip padaryti nesunku:1. Apibrėžus savo pareigas, aiškiai žinant tikslą, tinkamai surikiavus užduotis ir atskyrus skubius darbus nuo svarbių.2. Užsibrėžus dirbti pagal pačių nusistatytus laiko terminus, neleidžiančius, kad vienam dalykui skirtas laikas būtų pereikvotas ir pristigtų laiko kitam.3. Perduodant darbą kitiems, jeigu nebus abejojama, kad kiti išmano tą darbą.4. Nebūnant darbo tvarkaraščio ar kitos kurios nors darbo organizavimo sistemos vergu – tegul jie tarnauja mums, o ne mes jiems.5. Paliekant laiko apgalvoti reikalams ir išklausant kitų patarimų.6. Ir pagaliau pripažįstant savo galimybių ribas – juk mes tik žmonės.Literatūra1. Abromavičius T. Neprarandant nė minutės//Vadovo pasaulis.- 1998.- Nr. 1. – P. 16.2. Ar gerai organizuojate savo darbą?//Vadovo pasaulis.- 1998. – Nr. 3. – P. 74.3. Čepelė J. Kaip taupyti laiką?//Lietuvos ūkis. – 1994. – Nr. 6. – P. 24.4. Keenan K. Kaip taupyti laiką?. – V.:Poligrafija ir informatika, 1997. – 61 p.5. Mičiulis F. Apie tai, kas brangiau už pinigus//Aljansas.- 1992. –Nr. 10. – P. 89.6. Patarimai, kaip tvarkyti darbo laiką//Lietuvos rytas. – 1994. – Nr. 26.- P. 19.