projekto planavimas

Turinys:
Įvadas 3
Projekto gyvavimo ciklas 4
Loginis požiūris į projekto rengimą 6
Bendrieji projekto planavimo principai 8
Planavimo tikslas ir uždaviniai 9
Planavimo lygmenys ir gairės 11
Projekto turinio detalizavimas 13
Projekto aplinkos planavimas 15
Projekto darbų planavimas 16
Veiklų plano sudarymas 17
Tvarkaraščio parengimas 18
Atsakomybės paskirstymas 21
Projekto vertės planavimas 22
Projekto išteklių planavimas 23
Projekto vertės nustatymas 24
Projekto biudžeto sudarymas 25
Projekto rizikos planavimas 26
Bendras galutinis planas 27
Išvados 28
Literatūra: 29
Priedai 30Įvadas
Kiekviena organizacijos veikla, tiek jos viduje, tiek išorėje, savaip prisideda prie konkrečių organizacijos tikslų įgyvendinimo. Ne visada paprasta įvertinti pavienio darbo ar sprendimo įtaką šiems tikslams pasiekti sudėtingame organizacijos veiklų kontekste. Įprasta manyti, kad tai, kas sujungia visus organizacijos procesus į bendrą visumą ir sutelkia paastangas konkrečiu laikotarpiu apibrėžta kryptimi, ir yra strategija. Projektinis darbas yra viena iš ypatingųjų veiklos valdymo formų. Norint, kad projektai tirai padėtų siekti organizacijos strateginių tikslų, pirmiausia pravartu juos atskirti nuo kitų organizacijos veiklų. Projektų specifika susijusi su tam tikru neapibrėžtumu, kurį sukelia vykdomos veiklos naujumus arba unikalumą.
Kiekvieno projekto eiga turi tam tikras stadijas, kurios sudaro vadinamąjį projekto gyvavimo ciklą. Nepaisant paplitusių skirtingų pavadinimų galima teigti, kad visiems projektams būdingi tokie keturi pagrindiniai etapai:
• Inicijavimas;
• Planavimas;
• Vykdymas;
• Baigimas.
Darbo objektas: projekto planavimas.
Darbo tikslas: išanalizuoti esminį prrojekto gyvavimo ciklo etapą – projekto planavimą.
Darbo uždaviniai:
• Išsiaiškinti projekto planavimo vietą ir svarbumą projekto gyvavimo cikle.
• Išanalizuoti projekto planavimo principus, tikslus, uždavinius.
• Išnagrinėti pagrindines projekto planavimo dalis, tokias kaip projekto turinio planavimą, projekto aplinkos planavimą, projekto darbų planavimą ir projekto vertės planavimą.Projekto gyvavimo ci

iklas
Projektas – tai konkrečių veiklų visuma, skirta, disponuojant ribotais ištekliais (laiko, žmogiškaisiais, materialiais ir pan.), pasiekti apibrėžtus tikslus, pagal kuriuos galima spręsti apie projekto sąlygojamos naudos proporcingumą panaudotiems ištekliams.
Projektas į etapus yra skirstomas tam, kad būtų galima užtikrinti didesnę vykdomų veiklų kontrolę ir efektyviai valdyti projekto rizikas bei neapibrėžtumus.
Projekto etapai apima visą projektą nuo pat jo pradžios iki pabaigos ir sudaro projekto gyvavimo ciklą. projekto gyvavimo ciklas – tai logiškas veiklų nuoseklumas, skirtas projekto tikslams pasiekti.
Projekto gyvavimo ciklas – tai laikotarpis nuo projekto pasirodymo (idėjos gimimo) momento iki jo užbaigimo, likvidavimo. pavyzdinį projekto gyvavimo ciklą, kuris iliustruoja keturis pagrindinius etapus:

• Inicijavimo etapas – apima tikslų formavimą ir projekto įgyvendinimo techninį-ekonominį pagrindimą;
• Projekto planavimo etapas – apima darbų ir jų vykdytojų struktūros nustatymą, darbų kalendorinio grafiko, projekto biudžeto, prrojektinės-sąmatinės dokumentacijos sudarymą, kontraktų su rangovais, tiekėjais pasirašymą ir kt.
• Projekto įgyvendinimo etapas – apima projekto darbų realizavimą (pvz., suprojektuoto objekto statyba);
• Projekto užbaigimo etapas – tęsiasi nuo projekto įgyvendinimo pabaigos iki ataskaitinio laikotarpio pabaigos. Kartu, šio etapo metu yra vykdoma bandomoji eksploatacija.
Projektas – tai yra dokumentas, kuriame aiškiai ir argumentuotai išdėstoma projekto sumanymo esmė, apibūdinama organizacijos būklė, numatoma projekto įgyvendinimo strategija ir ateities perspektyvos, prognozuojami projekto įgyvendinimo rezultatai.

Parengus projekto schemą, ji aptariama ir numatoma, kurie projekto klausimai bus pateikti bendrai, kurie detaliai. Svarstoma, ar

r reikia papildomų tyrimų prieš pradedant rašyti projektą. Galbūt reikia smulkiau panagrinėti aplinką, galinčius įtakoti projektą veiksnius. Tik atlikus visus reikiamus tyrimus galima pradėti rašyti.
Kiekvienas projektas turi turėti griežtai apibrėžtą tikslą, t.y. tam tikrą rezultatą kurio siekiama. Bet kuriam projektui įgyvendinti reikia tam tikrų išteklių: informacinių, žmogiškųjų, finansinių. Šie ištekliai visuomet yra riboti, tad racionalus jų panaudojimas svarbiausia projekto įgyvendinimo problema.
Projekto įgyvendinimo procesą galima pavaizduoti grafiškai:

Pirmiausia apibrėžiamas tikslas – numatomas rezultatas, kurio siekiama. Tada sudaromas planas iškeltam tikslui pasiekti. Sudarius planą, turi būti pasirinktos organizacijos , galinčios laiku atlikti darbus. Pradėjus įgyvendinti projektą, būtina nuolat stebėti ir reguliuoti projekto įgyvendinimo procesą, nes projektas sudaromas ateičiai. Sunku numatyti, kaip gali keistis jo vykdymo sąlygos.
Rengiant projektą pirmiausia iškeliamas tikslas ir apibrėžiamos ribos, tik tuomet galima planuoti darbus ir reikalingus išteklius. Rezultatas, kurį norima pasiekti visuomet vertinamas pagal tokius kriterijus – trukmė, kaina ir kokybė. Norint pasiekti kokį nors tikslą, gauti kokį nors rezultatą, reikia atlikti tam tikrus darbus. Sudarant projekto struktūrą, apibrėžiama, ką ir kodėl reikia padaryti, kad būtų pasiektas norimas rezultatas.

Projekto planavimo procesas prasideda nuo idėjos ir pagrindinių veiklos krypčių formulavimo. Formuluotės turi būti trumpos, konkrečios, akcentuojančios organizacijos siekius. Be idėjos ir projekto pagrindinių krypčių, patartina trumpai apibūdinti ankstesnę organizacijos veiklą, pa

aaiškinti, kaip tikimasi pasiekti tikslą ateityje.

Reikia trumpai aprašyti:
• Organizacijos veiklos pobūdį;
• Projekto įgyvendinimo kalendorinę eigą. Patartina ją pateikti grafiškai.

Aprašant projekto pagrindinius rezultatus, reikia nurodyti:
• projekto įgyvendinimo privalumus;
• kokie bus patenkinti poreikiai įgyvendinus projektą;
• ar vėliau projektas bus tobulinas – koks bus projekto tęstinumas.

Labai svarbu šioje projekto dalyje aprašyti pagrindinius projekto įgyvendinim.o privalumus. Projekto rezultatus galima pateikti grafiškai, taip geriau bus išanalizuotas ir atvaizduotas laukiamas projekto rezultatas.Loginis požiūris į projekto rengimą
Nustatant projekto tikslus, suformuluojama tai ko bus siekiama įgyvendinant projektą, kurių pagrindu galima sukurti veiksmų planą, šiems tikslams pasiekti. Šį procesą galima pavadinti į objektą orientuotas planavimas. Kai tikslai yra aiškūs, labai nesunku nustatyti geriausius įgyvendinimo veiksmus, išmatuoti projekto vyksmą. Projekto įgyvendinimo metu projekto procesas yra monitoruojamas, tikrinamas, siekiant nustatyti, ar projekto eiga nukreipta pasirinkto tikslo link. Jei taip nėra, imamasi koregavimo veiksmų.
Šis procesas apima analizės, planavimo fazes, taip pat jo metu parengiamas veiksmų planas, stebėsenos sistemos numatymas taikymo metu, vertinimo numatymas.
Loginis požiūris į projekto rengimą s susideda iš analizės ir planavimo fazių:
1. Analizės fazė:
• Projekto tikslinių auditorijų elgesio analizė – apibrėžiamos grupės, žmonės ir institucijos, kurios bus įtakojamos projekto įgyvendinimo metu, nustatomos pagrindines jų problemas, sunkumai ir galimybės.
• Problemų elgesio analizė – apibrėžiamos problemos, kurios gali kilti įgyvendinant projektą; nustatomas ryšys tarp problemų priežasčių ir jų įtakos projekto įgyvendinimui, sukuriamas problemų medis.
• Objektų elgesio an
nalizė vystomi objektai apibrėžiant problemas / iš problemų išvystomi objektai, apibrėžiamos ryšių priemonės tikslui pasiekti, apibrėžiamos problemų grupės ir suformuojama strategija.
Išanalizavus situaciją, reikia ją nuosekliai suplanuoti.
2. Planavimo fazė:
• Apibrėži įsikišimo logiką – nustatomi projektą sudarantys elementai, išbandoma vidinė logika, suformuluojami objektai / tikslai išmatuojamais terminais.
• Nustatomos prielaidos ir rizika – nustatomos sąlygos, kurios gali įtakoti projekto įgyvendinimą, kurios nepriklauso nuo projektų vadybos kontrolės.
• Nustatomi rodikliai – nustatomi projekto eigos įvertinimo metodika ir priemonės; nustatoma projekto eiga, apibrėžiami rodikliai, matavimo priemones.
• Parengiamas veiksmų grafikas – apibrėžiama veiksmų seka ir pareigų pasiskirstymas, nustatomi darbų atlikimo mastai, paskirstoma atsakomybė.
• Parengiamas išlaidų planas ir grafikas – apibrėžiami reikiami ištekliai, parengiamas išlaidų grafikas, detalus biudžetas.

Tokios projekto rengimo eigos privalumai. Surinktos tikslinių auditorijų grupės, kurios analizuoja problemas, tikslus, strategiją, tokia struktūra priverčia apsispręsti kokie yra jų lūkesčiai, kaip jie gali būti pasiekti. Nustatant aiškiai tikslus, sudėjus juos į tikslų hierarchiją, struktūros lentelė leidžia patikrinti vidinę projekto plano logiką, užtikriną kad nustatyti veiksmai, rezultatai ir tikslai yra susieti. Tai paskatina projekto planuotojus kritiškai nustatyti prielaidas ir riziką, kurie gali įtakoti projekto sėkmę, taip padidinant projekto įgyvendinimo tikimybę. Nustatant kriterijus kada bus pasiektas rezultatas ir vertinimo priemonės, projekto sudarytojai priversti numatyti, kaip projektas bus tikrinamas ir vertinamas. Pagrindinė informacija yra sudėta į vieną dokumentą – pateikia gerą santrauką suinteresuotiems asmenims.
Trūkumai. Toks planavimas ne visada garantuoja sėkmingą projekto įgyvendinimą. Planuotojams reikia sutrumpinti sudėtingas idėjas ir ryšius į paprastas frazes, kurios gali tapti neaiškios ir bevertės. Problemų gali atsirasti taikant projektą, kai keičiasi aplinka, o tai nebuvo numatyta projekto rengime, ir reikia pakeisti patį projekto įgyvendinimą. Jei buvo nustatyti nerealūs tikslai planavimo metu, personalas nesugebės jų įgyvendinti. Tam kad tokią struktūrą galima būtų panaudoti kaip galima geriau, reikėtų naudotis techninėmis, ekonominėmis, socialinėmis ir aplinkos analizės priemonėmis. Tikslinės auditorijos turi būti įtrauktos kaip galima labiau į projekto planavimą, o tai reikalauja iš projekto rengėjų skatinimo ir komandų valdymo įgūdžių. Norint įsitikinti, kad problemų analizė įtakos tikrus prioritetus, efektyvus dalyvavimas turi būti paremtas ryšiais, susiklosčiusiais su tikslinėmis auditorijomis. Projekto įgyvendinimo metu, projekt.o struktūra turi būti nuolat peržiūrima ir taisoma.

Projekto planavimo nauda
Projekto planavimas – vienas iš projekto valdymo procesų. Planavimo tikslas – numatyti, kokius darbus būtina atlikti, numatyti jų vykdymo tvarkaraštį, apskaičiuoti reikalingų projektui išteklių poreikį bei sudaryti projekto biudžetą.
Projekto planavimas gali suteikti naudą, nes:
• Sumažina projekto riziką ir neapibrėžtumą
• Garantuoja projekto tikslų supratimą ir aiškumą
• Nustato priimtinus atlikimo standartus
• Numato priimtinas efektyviam darbų atlikimui kontrolės procedūras
• Leidžia per trumpiausią laiką, mažiausiomis pastangomis, pasiekti optimalius rezultatus
Projekto planavimas apima:
• Projekto apimties nustatymą
• Projekto veiklų nustatymą ir tvarkaraščio sudarymą
• Biudžeto sudarymą
• Projekto kokybinių rodiklių nustatymą ir rizikos įvertinimą
• Projekto komandos sudarymą ir komunikacijos planavimą
• Pirkimų plano sudarymą
• Vadybos ir projektinių planų patvirtinimą
Kuo detalesnis planas, tuo geriau numatomi darbo procesai. Tokiu būdu galima išskirti nereikalingą veiklą, kurios metu viskas gali sustoti, nelogiškus veiksmus, kurie trikdo darbo eigą.
Pvz., planavimo procesas vadinamas pirmumo metodu, kai planuose numatomi darbai išdėstomi trejopai:
1. vieni darbai turi būti atlikti pirma kitų
2. kai kurių darbų negalima pradėti prieš tai nepradėjus ar nepabaigus kitų
3. kai kuriuos darbus galima atlikti vienu metu.
Pirmumo metodas rekomenduojamas ir todėl, kad jis yra paprastas, lengvai panaudojamas, nesunkiai išmokomas, visiems suprantamas, universaliai pritaikomas.
Planuojant reikėtų pirmiausia apibrėžti svarbiausius projekto darbus, tada sujungti juos su antraeiliai veiksmais ar renginiais. Tokiu būdu sukuriamas tarsi žemėlapis, kur pagrindiniai darbai yra tartum gairės, pagal kurias galima pasitikrinti ar terminai ir kaštai atitinka projekto planą.Bendrieji projekto planavimo principai
Nepaisant didelės projektų įvairovės, galima išskirti bendruosius projekto planavimo principus. Bendruosius planavimo principus sąlygoja tipinė projektų valdymo veikla.
Orientacija į tikslą. Visa projekto veikla planuojama orientuojantis į tam tikrą specifinį galutinį tikslą.
Kompleksiškumas. Kompleksiškumas pasireiškia planuojant skirtingų rūšių (mokslinių, projektinių, organizacinių, gamybos ir t.t.) veiklas, siekiant vieno, projekto numatyto tikslo.
Išteklių balansas. Į projekto planą negali būti įtraukta darbų, kuriems neteikiama reikiamų išteklių.
Sistemiškumas. Sisteminis planavimas teikia sisteminį požiūrį į projekto aplinką ir jos pasikeitimo veiksnių įvertinimą.
Lankstumas. Planavimo lankstumas leidžia prognozuoti ir įvertinti galimus pasikeitimus bei su tuo susijusias pasekmes. Planuojant turi būti suteikta galimybė laisvai varijuoti projektą veikiančia aplinka, apribojimais ir prioritetais. Tuo naudojantis galima sudaryti kelis planų variantus, atspindinčius projektą veikiančios aplinkos pasikeitimus.
Funkcionalumas. Šis principas reikalauja, kad planavimas apimtų visas projekto valdymo funkcijas.
Optimalumas. Projekto planavimo optimalumą rodo ne šiaip pateikta atliekamų veiksmų eiga, bet racionalių arba geriausių pagal pasirinktus kriterijus planų parengimas.
Nepertraukiamumas. Projekto planavimo nepertraukiamumas – projekto plano koregavimo galimybė, atsižvelgiant į rezultatus, užfiksuotus projekto kontrolės ar monitoringo metu.
Stabilumas. Stabilumą rodo pagrindinių projekto tikslų ir apribojimų pastovumas.
Suderinamumą ir logiškumą rodo numatytų veiksmų tarpusavio suderinamumas ir ryšių logika.Planavimo tikslas ir uždaviniai
Projektas – tai vienkartinis ir pakankamai kompleksiškas procesas, todėl jo sėkmė kryptingai siekiant tikslo labai priklauso nuo kruopštaus planavimo.
Planavimo tikslas
o Pasiekti bendrą projekto tikslo supratimą
o Apibrėžti norimą atlikti darbą
o Numatyti ir paskirstyti reikalingus išteklius
o Suformuoti tinkamą organizaciją
o Numatyti projekto priežiūros ir kontrolės sistemą

Projekto planavime realizuojami uždaviniai:
• Projekto turinio planavimas – projekto tikslo formulavimas, rezultato planavimas, pagrindinių dalių nustatymas;
• Projekto struktūrizavimas – projekto išskaidymas iki elementarių lengvai valdomų darbų;
• Kalendorinis planavimas – darbų sąrašo sudarymas, darbų eiliškumo ir tarpusavio; priklausomybės nustatymas, plano gairių, projekto grafiko sudarymas, atsakomybės pasiskirstymas;
• Projekto biudžeto sudarymas;
• Galutinio projekto plano sudarymas;
• Kokybės planavimas – projekto rezultatams nustatomi projekto kokybės standartai ir būdai juos pasiekti;
• Organizacijos planavimas – numatomi ir dokumentiškai patvirtinami dalyvių vaidmenys, jų atsakomybė ir atsakomybės santykiai;
• Personalo pasirinkimo procesas – reikiamų darbuotojų projekto darbams atlikti pasirinkimas ir priskyrimas;
• Ryšių planavimas – numatomi projekto dalyvių tarpusavio ryšiai bei informacijos srautai;
• Rizikos nustatymas – rizikos veiksnių, galinčių paveikti projekto įgyvendinimo eigą, apibrėžimas;
• Rizikos įvertinimas – numatomas galimas rizikos veiksnio poveikis projekto įgyvendinimui;
• Atsakomųjų veiksmų numatymas – veiksmų galimam rizikos veiksnio poveikiui sumažinti ar pašalinti planavimas;
• Aprūpinimo ir kontraktų planavimas – planuojama, kas ir kokiu momentu turi būti pristatoma.
Geras planavimas įgalina išaiškinti sudėtingus uždavinius ir tai padeda projekto vadovui ir kitiems projekto vykdytojams geriau numatyti kritines situacijas bei lanksčiai reaguoti į pokyčius.
Planavimas turi motyvuoti projekto dalyvius tikslų įvykdymui bei parengti bendradarbiavimo pagrindus. Šis procesas turi skatinti dalyvauti suinteresuotąsias šalis planavimo etapuose taip pat kaip ir jo įgyvendinime.
Planavimui reikia skirti pakankamai daug laiko ir pastangų, kadangi planavimas labai palengvina darbų vykdymą bei padeda išvengti sunkumų ir nesusipratimų. Projekto turinio planavimo uždaviniai atskleidžia jų svarbą projektų valdyme:
Projekto vykdymo ir organizavimo planavimas
o pagrindinių darbų identifikavimas
o darbų išdėstymas logine seka laike – tvarkaraštis “ištekliai neriboti”
o išteklių paskirstymas ir subalansavimas – tvarkaraštis “ištekliai realūs”
o kaštų įvertinimas ir biudžeto sudarymas
o komandinių vaidmenų nustatymas
o komunikavimo sistemos nustatymas
Planavimas yra kolektyvinis darbas. Pagrindiniai projekto dalyviai kartu planuodami suformuoja bendrą požiūrį į projektą ir reikalavimus jo rezultatams.
Žmogiškųjų išteklių planavimas
o komandos narių atranka
o projekto kultūros, t.y. vertybių bei elgesio taisyklių sistemos sukūrimas
o komandos suformavimas ir vadovavimas jai
o konfliktų valdymas
Projekto ryšių su aplinka planavimas
o projekto aplinkos analizė
o marketingo strategijos parengimas
o projekto rezultatų sklaidos planavimas
Finansų ir administravimo planavimas
o kaštų ir išteklių planavimas
o kontraktinių procedūrų parengimas
o atsiskaitymo sistemos ir procedūrų nustatymas
Planuojant visuomet išlieka pavojus nukrypti nuo svarbiausių tikslų į detales. Nuoseklus darbas tobulinant pirmąjį plano eskizą (preliminarus planavimas) iki galutinio plano padeda išvengti bereikalingo darbo, kadangi daugiausiai pokyčių įvyksta projekto pradžioje.
Pirmiausiai reikėtų parengti projekto struktūrą bei reikiamu detalumu suplanuoti darbus tam, kad būtų galima apskaičiuoti realų projekto biudžetą. Pradėjus projekto vykdymą, pradedamas detalus planavimas.
Projekto gyvavimo laikotarpiu gali susidaryti įvairiausios situacijos, kurios gali ir teigiamai ir neigiamai įtakoti projektą b.ei pareikalauti keisti planus. Pokyčiai gali pareikalauti koreguoti netgi kai kuriuos pradinius uždavinius. Tačiau pokyčiai nebūtinai sužlugdo projektus. Atvirkščiai, jie kaip tik gali patobulinti projektus. Projekte visuomet reikia siekti įmanomai geriausių rezultatų.Planavimo lygmenys ir gairės
Planavimas turi du savo esme skirtingus lygmenis. Pirmajame yra apibrėžiama kas (rezultatai, produktai) projekto pasekoje turi būti gauta (tikslinis planavimas, valdymo lygmuo), o antrajame apibrėžiama kaip (darbų planavimas) numatomi rezultatai turėtų būti gaunami.
Toks planavimas yra svarbi sėkmės prielaida, kadangi tai verčia projekto planuotojus logine seka aptarti projekto pokyčius su visais projekto dalyviais ir gauti visą skirtingiems lygiams ir sritims reikiamą informaciją. Šis planavimo metodas palengvina skirtingoms suinteresuotosioms šalims prisidėti prie šio proceso ir prisiimti atitinkamus įsipareigojimus.
Be aiškios galutinio tikslo vizijos projekto planuotojai turėtų numatyti keletą konkrečių ir akivaizdžių momentų projekto vykdymo eigoje – taip vadinamų gairių.
Gairės gali parodyti svarbius projekto momentus ar/ir pažymėti skirtingus projekto etapus. Jei gairės susietos su gaunamais rezultatais, jos kartu pažymi akivaizdžių produktų gavimo/sukūrimo momentus. Gairėmis paprastai pažymimi tarpiniai projekto tikslai kelyje į galutinį tikslą suteikdamos galimybę ir laiką susiorientuoti. Gairės pažymi svarbiausių etapų pabaigas. Jas numato projekto komanda pačioje projekto planavimo pradžioje. Tokios gairės gali būti pasiektos tik tuomet, kai visi su tuo susiję uždaviniai bent patenkinamai įvykdyti. Gairės yra svarbūs apsisprendimo momentai tęsti, sustoti ar pakartoti. Gairių pasiekimas visuomet motyvuoja komandą, kadangi jos parodo projekto darbų progresą. Todėl komanda turėtų atitinkamai įvertinti ir atžymėti pasiektus gerus rezultatus.
Gairių plano esmė glūdi supratime, kad negalima pasiekti sekančios gairės, nuosekliai nepasiekus visų iki tol numatytų gairių. Gairių planas parodo sąsajas ir loginę darbų atlikimo seką konkrečiame projekte.
Norint pasiekti konkrečią gairę reikia atlikti su ja susijusius darbus. Konkretūs darbai yra susiję su atitinkamomis gairėmis, todėl jei tik galima, juos reikia pradėti vykdyti nelaukiant ankstesnės gairės pasiekimo. Kadangi su skirtingomis gairėmis susiję darbai gali būti vykdomi lygiagrečiai, reikia nepamiršti, kad gairių plano esmė glūdi jų rezultatų nuoseklume – nepasiekus ankstesnės gairės negalima pasiekti sekančios gairės.

Projekto tūrinio planavimas
Projekto turinį apibūdina projekto rezultatai, jų charakteristikos, taip pat projekto darbų kompleksai, kurie turės būti atlikti siekiant projekto tikslų. Projekto turinio planavimas – tai sudėtingas, daugiaetapis procesas. Pagrindiniai jo žingsniai:
• Projekto turinio identifikavimas
• Projekto turinio detalizavimas

Projekto turinio identifikavimas
Projekto turinio planavimo esmė – parengimas projekto turinį apibūdinančio dokumento, kuris taps tolimesniu planavimo proceso ir sprendimų priėmimo orientyru.
Siekiant tiksliai identifikuoti projekto turį reikia žinoti projekto galutinio rezultato charakteristikas; apribojimus (finansinius, darbo jėgos, materialinius, laiko), kurie apibrėžia projekto komandos sprendimus; galiausiai prielaidas, t.y. duomenis, kurie naudojami planavimo metu, laikomi žinomais, nors jiem būdingas ir neapirėžtumas bei su juo susijusi rizika.
Projekto identifikavimo metu numatomi ir apibrėžiami projekto tikslai, nustatomos detalios projekto rezultatų charakteristikos, formuojamos projekto tikslo siekimo alternatyvos ir, atlikus analizę, atrenkama geriausioji.
Projekto tikslai identifikuojami struktūrinės dekompozicijos metodu, čia svarbus ir kūrybinis procesas. Struktūrinės dekompozicijos metodu pagrindinis projekto tikslas, apibrėžtas projekto inicijavimo metu, skaidomas į tarpinius tikslus.
Siekiant nustatyti detalias, projekto rezultatui (ir galutiniam, ir tarpiniam) numatomas charakteristikas, atliekama galutinė analizė. Naudojami sisteminės analizės metodai, funkcinė-vertinė analizė. Projekto analizės metu apibrėžiamos projekto rezultato, laiko, kokybės, kainos ir kitos charakteristikos. Šios charakteristikos vėliau yra kriterijai vertinant, ar projektas arba jo dalys a.tliktos sėkmingai.
Projekto tikslų alternatyvius siekimo variantus galima formuoti tinklinio planavimo metodais. Sukurti alternatyvūs projekto tikslų siekimo variantai yra vertinami ir atrenkami geriausieji. Vertinimui gali būti naudojama funkcinė-vertinė analizė, nukreipta į projekto kaštų ir pelno įvertinimą. Alternatyvos analizuojamos skaitmeniniais atrankos metodais, – apskaičiuojami tokie finansiniai rodikliai kaip atsipirkimo laikas, vidutinė pelno norma, diskontuoti piniginiai srautai, pelningumo indeksas. Remiantis šiais kriterijais parenkamas organizacijai geriausias projekto tikslo siekimo būdas.
Be to, projekto tūrinį identifikuojant sudaromas projekto turinio valdymo planas. Jame numatoma, kaip projektą įgyvendinant bus valdomas projekto turinys ir kokiu būdu bus atliekami galimi projekto turinio pakeitimai. Šiame dokumente įvertinamas projekto turinio stabilumas, numato projekto turinio pasikeitimo tikimybė, nurodant, kokiais atvejais gali keistis projekto turinys. Taip pat numatomas momentas, kada projekto turinio keitimas tampa nuostolingas. Projekto turinio valdymo planas gali būti formalus ar neformalus dokumentas, jo detalumas priklauso nuo projekto planuojamų charakteristikų.Projekto turinio detalizavimas
Projekto turinio detalizavimas – projekto nustatytiems tikslams pasiekti reikalingų uždavinių skaidymas į smulkesnius ir lengviau valdomus komponentus. Šiuo procesu siekiama:
• Padidinti projekto tikslų pasiekimo, projekto darbų ar kompleksų atlikimo trukmių ir terminų nustatymo tikslumą;
• Sukurti projekto darbų atlikimo įvertinimo bei kontrolės pagrindus;
• Sukurti komandos nariu atsakomybės pasiskirstymo pagrindus;
• Sukurti duomenų bazę, kuria remiantis planuojamas projekto biudžetas.
Projekto turinio detalizavimo tikslumas gali tapti lemiamu projekto įgyvendinimo sėkmės veiksniu. Siekiant kuo tiksliau detalizuoti projekto turinį, gali būti panaudota informacija, sukaupta analogiškų projekto rengimo ir įgyvendinimo metu ir gauta projekto turinio identifikavimo metu.
Projekto turinys detalizuojamas naudojant struktūrinės dekompozicijos metodą – sudaroma išskaidytų darbų struktūra. išskaidžius darbų struktūrą net sudėtingiausias projektas gali tapti aiškiai apibrėžtais darbais.
Dekompozicijos metodas – kai projekto tikslai skaidomi į mažesnius ir lengviau valdomus struktūrinius elementus. Toks skaidymas atliekamas iki momento, kai detalumo lygis bus pakankamas efektyviam planavimui, projekto įgyvendinimui, darbų kontrolei ir projekto uždarymui.
Projekto turinio identifikavimo metu nustatyti tikslai naudojami kitiems projekto turinio struktūrizavimo žingsniams:
• Pagrindiniai tikslai išskaidomi į projekto tarinius, žemesnio lygmens tikslus;
• Numatoma tikslų siekimo uždavinių visuma;
• Numatytiems uždaviniams suformuojami darbų kompleksų blokai;
• Numatomi darbų kompleksai ir juos sudarantys darbai ar jų grupės;
• Patikrinama, ar detalizavimo lygmuo pakankamas įvairiems rodikliams numatyti, ir patvirtinamas dekompozicijos atlikimo išbaigtumas.
Projektų darbų išskaidymo struktūros išbaigtumas įvertinamas nustatant ar
• Žemesnio lygmens veiklos yra pakankamos ir būtinos siekiant tarpinio rezultato;
• Kiekviena struktūros pozicija tiksliai ir galutinai apibrėžta;
• Konkrečiam struktūros elementui bus galima priskirti atlikimo laiką, materialius ar darbo jėgos išteklius;
• Bus galima paskirti asmenį ar jų grupę, atsakingą už konkrečios veiklos sėkmingumą.
Skaidant projekto tikslus iki elementarių darbų, siūloma neviršyti darbų išskaidymo struktūros šešių lygių ribos. Pirmieji trys darbų išskaidymo struktūros lygiai (projekto pagrindinis tikslas, tarpiniai tikslai, uždaviniai) priklauso valdymo lygmens grupei. Kiti trys lygiai (darbų kompleksų sistemos, darbų kompleksas, darbų grupės ar darbai) priklauso techninio lygmens grupei.
Išskiriami trys pagrindiniai darbų išskaidymo struktūros kūrimo metodai:
• Daiktavardžių tipo metodai. Jie nusako projekto darbus pagal gaunamų rezultatų (fizinių ar funkcinių) pavadinimus.
• Veiksmažodžio tipo metodai. Jie apibūdina projekto darbus pagal veiksmų, kurie turi būti atliekami, pavadinimus.
• Organizaciniai metodai. Jie apibūdina projekto darbus pagal organizacinių vienetų, atliekančių tuos darbus, pavadinimus.
Projekto dekompozicija gali būti atliekama dviem kryptimis: iš viršaus į apačią ir iš apačios į viršų. Dažniausiai projekto struktūra sudaroma abiem kryptimis. Valdymo lygmens dekompozicijos lygiai nustatomi iš viršaus į apačią, o techninio lygmens dekompozicijos lygiai – iš apačios į viršų. Projekto pagrindinis tikslas išskaidomas iki uždavinių, o po to, numatomi darbai, kurie gali būti lengvai įvertinti kaštų ar laiko rodikliais ir būtini sprendžiant prieš tai išskirtus uždavinius; jie grupuojami į kompleksus, o po to į sistemas.
Darbų išskaidymo struktūros kūrimo procesas yra sudėtingas, ir dažniausiai projekto vadovas nėra pakankamos kompetencijos tai atlikti vienas. Į pagalbą pasitelkiama komanda, o darbų išskaidymo struktūra sudaroma „ minčių lietaus“ metu. Atskirų projekto dalių išskaidymo struktūrą sudaryti pavedama padaliniui, kuris atliks konkrečios projekto dalies darbus.Projekto aplinkos planavimas
Kiekvienas projektas savo gyvavimo laikotarpiu suformuoja jam būdingą socialinę aplinką, pasižyminčią ypatinga elgsena, vertybėmis, prioritetais bei identitetu.
Projektai taip pat priklauso nuo objektyvios aplinkos, kuri nulemia projekto išteklius (lėšos, laikas ir personalas) bei vidines ir išorines taisykles ir apribojimus.
Todėl yra labai svarbu apibrėžti šią aplinką bei jos galimą įtaką projektui. Tai gali padėti planavime identifikuoti riziką ir kritinius etapus bei padėti komandai jų išvengti. Visais atvejais aplinkos veiksniai turi būti nepamirštami, apžvelgiami ir įvertinami.

Makro aplinkos analizė (srities (ūkio šakos), kurioje numatomas projektas, istorija, situacija, tendencijos – buvusios ir esamos plėtros tendencijos, dabartinė būklė, ja veikiantys aplinkos veiksniai
ir pan.). Tai bendras srities (ūkio šakos) apibūdinimas.
PEST analizė:
• Politiniai – teisiniai aplinkos veiksniai, jų tendencijos.
• Ekonominiai aplinkos veiksniai, jų tendencijos.
• Socialiniai aplinkos veiksniai, jų tendencijos.
• Technologiniai aplinkos veiksniai, jų tendencijos.
• Išvados, kuriose apibendrinami svarbiausi ir didžiausią įtaką
• projektui turintys makro aplinkos veiksniai.
Mezo aplinkos analizė (artimiausios organizacijos išorinės aplinkos analizė, į kurią patenka visos suinteresuotos projektu šalys – vartotojai, tiekėjai, partneriai, steigėjai, konkurentai ir kitos grupės). Apibūdinama kiekviena atskira suinteresuota projekto šalis, analizuojamos jos poveikio projektui galimybės, jos kitimo tendencijos ir pan. Analizuojamos projekto tikslinės grupės, poreikiai, poreikių tendencijos ir pan. Išvados, kuriose apibendrinami svarbiausi projekto tikslinių grupių poreikiai, suinteresuotų šalių poveikio projektui įvertinimai ir pan.
Mikro aplinkos analizė (vidinės organizacijos aplinkos analizė – analizuojamos vidinės tikslinės grupės, materialinė bazė, technologiniai sprendimai ir pan.). Analizuojamos vidinės organizacijos projekto tikslinės grupės, jų poreikiai, poreikių tendencijos ir pan. Analizuojamos organizacijos problemos ir stipriosios pusės, susijusios su materialine baze, taikomais technologiniai sprendimais ir darbo metodais ir pan. Išvadose pateikiamos vidiniai organizacijos poreikiai, problemos ir stipriosios pusės, susijusios su projekto tematika.Projekto darbų planavimas
Kiekvienas darbas yra skaidomas į smulkesnius, įvertinama jų įvykdymo trukmė, kas tuos darbus atliks, visi kiti reikalingi ištekliai, tame tarpe ir lėšos.
Projektų valdymo metodai siūlo keletą planavimo būdų, kurie padeda apjungti šiuos veiksnius į vieną geriau matomą komandai sistemą. Žmones, kurie atliks numatomus darbus būtina įtraukti į projekto planavimo ir organizavimo darbus. Tuomet parengiami geresni planai, padidinama motyvacija, įsipareigojimas ir galiausiai gaunami geresni rezultatai.

Projekto veiklų planavimas :
Ką ir kada daryti? Kas darys? Kiek tai kainuos?
• darbų (užduočių) poreikio apibrėžimas
• darbo kiekio kiekvienai užduočiai apibrėžimas
• išteklių poreikio ir jų panaudojimo tvarkos apibrėžimas
• biudžeto sudarymas
Planavimo objektai yra projekto turinys, žmogiškieji ištekliai, vertė, kokybė, laikas, ryšiai, rizika, tiekimas ir kontraktai.
Parengiamojo planavimo metu reikia numatyti:
• bendras darbo ribas, tikslus, kontraktoriaus uždavinius, rezultato kokybės reikalavimus
• dokumentaciją, reikalingus duomenis, materialinius išteklius, vykdymo tvarkaraštį
Sustambintas darbų aprašymas (SDA) tai pagrindinės projekto sudedamosios dalys: tikslai, trumpas darbų aprašymas, finansavimo apribojimai ir sustambintas tvarkaraštis, kuriame yra projekto pradžios data, projekto pabaigos data, numatomų rezultatų datos.
Sudarant numatomų darbų aprašymą, reikia atsižvelgti į tai, kad jį skaitys skirtingo išsilavinimo ir skirtingų profesijų žmonės, kiekvienas netikslumas apibrėžiant darbų sritį gali atnešti papildomus kaštus, aprašyme reikėtų nurodyti darbus ir laukiamus rezultatus, nesigilinant į jų pasiekimo metodus.Veiklų plano sudarymas
Po to kai buvo suplanuota preliminari būsimojo projekto veikla, kai buvo numatytos projekto partnerių preliminarios susitikimų datos ir veikla tarp šių susitikimų, laukiami rezultatai; suformuluojamos užduotys ir atsakomybė, visa ši veikla yra detalizuojama.
Detalusis darbų planavimas vyksta keturiais etapais:
o Suplanuojami visi darbai, kuriuos būtina atlikti, siekiant užsibrėžtų projekto tikslų.
o Numatomi žmonės kurie atliks tuos darbus bei jų vaidmenys.
o Įvertinama kiekvieno darbo apimtis, t.y. kiek žmonių ir laiko reikės kiekvienam darbui atlikti
o Suplanuojami visi darbai laiko atžvilgiu.
Viena efektyviausių detaliame planavime naudojamų projekto valdymo priemonių yra darbų išskaidymas į darbų grupes (workpackages) ir pavienius darbus-užduotis (workunits) toks išskaidymas užtikrina sistemišką projekto turinio ir užduočių formulavimą, padalija projektą į smulkesnes darbų grupes, įvardija juos ir suformuluoja konkretų darbų sąrašą.
Išskaidymo į darbų grupes privalumai:
o Užtikrina projekto uždavinių ir susijusių darbų susisteminimą į struktūrą.
o Išskaido projektą į aiškiai suprantamas elementarias darbo užduotis.
o Pateikia darbų ir jų turinio išskaidymą aiškioje grafinėje formoje.
Darbų išskaidymas bus efektyvus tik jei jis yra pakankamai detalus ir atliktas iki galo. Atliekant išskaidymą reikėtų atsakyti į klausimus:
o Ką mes norime pasieki?
o Kaip mes tai norime pasiekti?
o Kokius rezultatus mes turėtume gauti?
o Ką mes turėtume padaryti, kad gautume numatytus rezultatus?
Parengtos darbo užduotys sugrupuojamos į stambesnes darbo grupes. Taip visas projekto darbas išskaidomas ir tuo pagrindu vykdomas detalus laiko ir išteklių planavimas.

Darbų išskaidymas į darbų grupes ir pavienius darbus:

Kad ši darbų išskaidymo struktūra būtų efektyvi, ji turi būti išbaigta – joje turi būti kiekviena projekto esminė detalė. Tik tuomet projekto rengėjai galės nesunkiai numatyti laiką, reikalingą darbams atlikti, paskirs žmones ir jų vaidmenis, įvertins tikslią projekto trukmę, o kartu sudarys aiškų ir pagrįstą biudžetą.Tvarkaraščio parengimas
Įvertinus darbų apimtis ir trukmę, galima darbus perkelti į kalendorinį tvarkaraštį. Projekto tvarkaraštis yra projekto veiklų pristatymo metodas, kuris nustato jų loginę seką, tarpusavio ryšius ir trukmę. Jame turi būti nurodomos konkrečios veiklos, būtinos uždavinių atlikimui ir numatytų rezultatų pasiekimui. Svarbu tinkamai suplanuoti ir apibrėžti veiklų tarpusavio loginę priklausomybę ir trukmę. Projekto veiklos yra skirstomos į pagrindines ir antraeiles, bet būtinas projekto įgyvendinimui.

Rengiant veiklų planą reikia kiekvienai veiklai numatyti laiko rezervą, pasistengti būti realistais, reikia užtikrinti, kad veiklų seka būtų logiška ir užtikrintų projekto rezultatų pasiekimą. Taip pat reikia parengti veiklų tvarkaraštį, mintyse sumodeliuoti viso projekto įgyvendinimą, t.y. įsitikinti, kad įtrauktos visos svarbios veiklos.
Projekto tvarkaraštis gali būti parengtas pagal kelis žingsnius:
1 žingsnis: Konkrečiai išvardinti visas veiklas
Pirmasis projekto tvarkaraščio žingsnis – išvardyti visas projekto veiklas, kurios reikalingos projekto rezultatams pasiekti. Projekto tvarkaraštyje gali būti numatyti šie veiklų tipai:
o Projekto valdymas
o Finansų valdymas
o Viešųjų pirkimų prižiūra
o Veiklos, susijusios su projekto tūriniu
o Informavimo ir viešumo veiklos
2 žingsnis: Logiškai suskirstyti veiklas į projekto etapus arba į grupes
Projektą galima į projekto etapus bei užduotis, kurie jungia keletą tarpusavyje susijusių veiklų. Tačiau projekto suskaitymas į etapus turi būti logiškas ir nuoseklus. Pavyzdžiui projektas gali būti suskirstytas į pasiruošimo investiciniam procesui bei paties investavimo proceso vykdymo etapus.
Veiklos gali būti suskirstomos į smulkesnes užduotis, kurias atlikus būtų įvykdyta projekto veikla. Dažniausiai veiklos skirstomos į smulkesnes užduotis, kurias atlikus būtų įvykdyta projekto veikla. Dažniausias veiklos skirstomos į smulkesnes užduotis esant didesnei rizikai, bet tai nėra privaloma. Nereikia projektų veiklų skirstyti į labai smulkias užduotis, nes neįmanoma kontroliuoti jų atlikimo įgyvendinant. Pavyzdžiui, kad į rinką būtų pateiktas naujas įmonės produktas, reikia parengti technines sąlygas gamybinės linijos įdiegimo procesui, suorganizuoti įrangos pirkimo konkursą, rekonstruoti patalpas ir t.t.
3 žingsnis: Nustatyti veiklų seką – numatyti tarpusavio priklausomybę ir ribojimus
Veiklas suskirsčius į etapus ir pagrindines veiklas padalijus į smulkesnes užduotis, reikalinga susieti veiklas pagal jų:
o Seką: kokia veiklų įgyvendinimo seka ir eiliškumas?
o Tarpusavio priklausomybę: kaip viena veikla priklauso nuo kitos veiklos?
4 žingsnis: Nustatyti veiklų pradžią ir pabaigą
Norint parengti projekto tvarkaraštį, reikia nustatyti projekto veiklų (taip pat etapų ir užduočių) įvykdymo trukmę, nurodant preliminarias veiklų pradžios ir pabaigos datas. Veiklų trukmė įvertinama remiantis veiklų turinio ypatybėmis (kiek laiko užima tam tikra veikla?) bei patirtimi (kiek laiko truko panašios veiklos įgyvendinimas anksčiau?). vertinant atskirų projekto veiklų ir viso projekto trukmę, reikia atsižvelgti į veiklų seką ir tarpusavio priklausomybę.
Viso projekto trukmė įvertinama sudėjus kiekvienos projekto veiklos trukmę. Dažnai projekto trukmė neteisingai įvertinama dėl esminių projekto veiklų praleidimo, netinkamo projekto veiklų trukmės įvertinimo ar netinkamai įvertintų veiklų tarpusavio priklausomybės.
5 žingsnis: Kiekvieną veiklą priskirti atsakingam projekto komandos nariui
Remiantis projekto tvarkaraščiu, kiekvienai veiklai įgyvendinti priskiriami žmogiškieji ir materialieji ištekliai. Šis žingsnis atliekamas įvertinus kiekvieno projekto etapo, veiklos ir užduoties poreikį (tiek žmogiškųjų, tiek materialiųjų išteklių). Etapus, veiklas ir užduotis paskirsčius projekto komandos nariams, paaiškėja atsakomybė už atskirų projekto veiksmų įvykdymą ( kas ir už ką bus atsakingas?).
Veiklų įvykdymo kokybė ir trukmė priklauso nuo jai priskirtų išteklių. Todėl prieš priskiriant ve.iklas atsakingiems asmenims reikia įvertinti kiekvieno projekto komandos nario žinias, įgūdžius ir patirtį bei paaiškinti jų atsakomybę už paskirtas projekto veiklas.
Atlikus šiuos penkis žingsnius galima parengti projekto tvarkaraščio lentelę.
Vieną iš labai paplitusių tvarkaraščio parengimo metodų pasiūlė inžinierius Henry Gantt’as, todėl jis ir vadinamas Gantt’o diagrama.
Šioje diagramoje darbų grupės ir darbų užduotys pagal jų trukmę atvaizduojami atitinkamo ilgio, stulpeliais. Kadangi tie stulpeliai vaizduojami kalendoriniame fone jei parodo planuojamą atitinkamų darbų pradžią ir pabaigą.
Ši diagrama yra labai patogi pateikti suprantamoje ir aiškioje formoje daug informacijos apie numatomą projekto procesą. Todėl ši priemonė yra svarbus komunikacijos įrankis projektą vykdančioje organizacijoje.
Pavaizduoti Gantt’o diagramą žemiau nurodytas konkretaus projekto tvarkaraštisAtsakomybės paskirstymas
Numačius atliktus darbus ir momentus, kada tai reikia atlikti, priskiriami asmenys, kurie bus atsakingi už planuojamų rezultatų gavimą ir tikslų pasiekimą. Pasiskirstymas atsakomybe ypač svarbus tuo atveju, kai projektas integruojamas organizacijos veikloje ir darbuotojai darbą atlieka pakaitomis. Projektui atlikti reikalingo personalo planavimas prasideda jau numatant projekto atliktinus darbus. Nustačius projekto darbus, reikia numatyti, kokie sugebėjimai būdingi ir kokios įrangos bei kitų išteklių jam prireiks atliekant šį darbą, informacija apie priskiriamus darbuotojus dažniausiai pateikiama greta kalendorinio darbų grafiko.
Siekiant užfiksuoti informaciją apie atsakingus asmenis, projekte sudaroma atsakomybės matrica, kuri ne tik parodo, kai ir už ką yra atsakingas, bet ir atskleidžia personalo tarpusavio santykius atliekant konkrečius darbus. Atsakomybės matricoje santykiams atskleisti pasirenkami simboliai. Simboliais galima pažymėti, kas atsakingas užsprendimų priėmimą, atliekant skirtingus darbus; kas turi būti informuotas apie darbo eigą; kas konsultuoja iškilus sunkumams; kas atsakingas už tiekimą.

Taip pat sudaroma projekto atsakomybės paskirstymo lentelė gali būti traktuojama kaip sutartis tarp projekto ir jį vykdančių asmenų. Šioje “sutartyje” yra labai svarbu kad projektą vykdantys žmonės gerai suprastų ir suvoktų ką konkrečiai jie turi padaryti ir ką jie įsipareigoja padaryti.
Projekto užduotys paskirstomos atskiriems projekto vykdytojams – tai gali būti ir laikinai samdomas personalas, o vadovas prižiūri darbo eigą ir užtikrina galutinį projekto įgyvendinimą.
Dažniausiai projektuose dalyvaujantys žmonės tas pačias funkcijas atlieka ir savo nuolatiniame darbe, vadovaujant vykdančiam personalui ir nebūtinai tiesiogiai jam vadovauja projekto vadovas. Projektinis darbas paprastai yra įterpiamas tuo metu, kai tai yra palankiausia numatytam grafikui projekto plane. Viena pagrindinių projektų vadovo funkcijų yra palaikyti ryšį su projekto vykdytojais, kad numatyti darbai būtų atlikti pagal grafiką.
Kiekviena darbo grupė ar užduotis turi būti priskiriama konkrečiam projekto partneriui, komandai ar asmeniui. Tam reikalingas aiškus kiekvieno darbo turinio ir reikalavimų aprašas kuris yra pristatomas ir išsiaiškinamas atitinkamai su atsakingu partneriu, komanda ar asmeniu. Visa tai turi būti žinoma taip pat ir visiems kitiems projekto partneriams, komandoms ir individams. Darbų aprašuose turi būti aiškus kiekvieno darbo tikslas bei tarpiniai ir galutiniai rezultatai. Siekiant kokybės, šiame projekto etape reikalinga užtikrinti kaip galima atviresnę komunikaciją tarp visų projekto partnerių. Atsakomybės paskirstymo lentelė padeda pasiekti šį tikslą.
Atsakomybės paskirstymas yra labai naudingas, jei jis dar susiejamas su konkrečių darbų etapais ir rezultatais. Atsakomybės paskirstymo lentelėse yra aprašomi atitinkami su darbais susijusių asmenų vaidmenys tiek valdymo (gairių) tiek darbų vykdymo lygmenyse. Jose pažymima kas turi priimti sprendimus, kas turi atlikti darbą, kas jį turi kontroliuoti ir t.t.

Darbo užduotis gali būti aprašoma pateikiant tokią informaciją:
o Užduoties pavadinimas
o Atsakingas asmuo
o Darbo turinys ir atlikimo būdas
o Laukiamų rezultatų aprašas
o Darbo pradžios ir pabaigos laikas
o Personalo ištekliai – reikalingas darbo dienų/valandų skaičius
o Sąryšiai su kitais darbais (nuoseklumas, persidengimai)Projekto vertės planavimas
Projekto vertės planavimas būtinas, norint užtikrinti sėkmingą projekto įgyvendinimą pagal planuojamą biudžetą. Patartina pateikti kuo detalesnį finansinį planą ir numatyti visas galimas išlaidas. Tačiau absoliutaus tikslumo pasiekti neįmanoma. Tačiau vertinant projekto išlaidas geriau jų sumą šiek tiek padidinti, nei sumažinti. Ši projekto planavimo dalis rengiama atsižvelgiant į prielaidas, planuojamus veiksmus. Finansiniame plane pateikiama projekto kaina ir finansavimo šaltiniai.

Projekto kaina nustatoma pagal projekto plano duomenis. Jei projekto ankstesniuose skyriuose nėra duomenų apie projekto įgyvendinimo struktūrą ir kainas, juos būtina pateikti šiame skyriuje. Labai svarbu nustatyti realią projekto kainą. Informaciją apie projekto kainą patartina pateikti lentelėje, kartu nurodant ir finansavimo šaltinius.

Finansiniame plane reikia pateikti, kokiems tikslams ir kiek lėšų numatoma panaudoti projekto įgyvendinimui, kokią lėšų dalį padengs organizacija iš savo šaltinių ir kiek lėšų prašoma iš fondo. Patartina visus skaičiavimus pateikti suvestinės lentelės pavidalu.
Pagrindiniai projekto vertės planavimo etapai:
Išteklių planavimas – apibrėžiami projekto įgyvendinimui reikalingų išteklių kiekiai
Projekto vertės/kainos nustatymas – numatoma žmogiškųjų išteklių bei kitų išteklių preliminari kaina.
Projekto biudžeto parengimas – sudaromas numatomų išlaidų planas, atsižvelgiant į projekto įgyvendinimo terminus.
Kaštų kontrolė – projekto biudžeto pasikeitimų kontrolė.
Kai kuriuose projektuose, ypač mažuose, išteklių planavimas, kainos nustatymas ir biudžeto parengimas traktuojama kaip vienas procesas. Tačiau dažniausiai jie apibūdinami kaip atskiri procesai, kadangi jiems būdingi skirtingi įgyvendinimo metodai ir priemonės.Projekto išteklių planavimas
Parengus projekto įgyvendinimo veiksmų planą, galima sudaryti išteklių, reikalingų šiam projektui įgyvendinti, poreikio planus-grafikus.
Nustatant bendrą projekto kainą, būtina žinoti visų reikiamų išteklių kiekius bei jų charakteristikas. Siekiant nustatyti projekto vertę, svarbu įvertinti visus reikiamus išteklius: darbo išteklius, informacinius išteklius, kompiuterių programinės įrangos poreikį, įrengimus, mašinas ir mechanizmus, finansinius/piniginius išteklius, medžiagas, kitus išteklius.
Išteklių planavimui naudojama informacija, duomenų šaltiniai: dokumentai, apibūdinantys numatomą projekto sritį, darbų struktūros nustatymas, projekto kalendorinis planas, grynieji pinigų srautai, organizacijos politika struktūra, archyvinė informacija, apribojimai ir kt.
Išteklių planavimo metodai:
• Tarifinis – numatomas ištekliaus vienetų skaičius, reikalingas konkrečiam darbui atlikti
• Normatyvinis – numatomas ištekliaus vienetų skaičius per laiko vienetą, išteklių poreikis nustatomas pagal esamus normatyvus
• Ekspertinis – įvertinamas projekto išteklių poreikis
• Analoginis – ištekliai planuojami pagal analogiškus projektus
Išteklių planavimo rezultatai:
• Išteklių poreikių planai;
• Techninės specifikacijos;
• Išteklių poreikio panaudojimo grafikai.
Projekto išteklių poreikis gali būti pateikiamas grafiškai, atspindint reikiamų išteklių kiekį konkrečių laiko momentu.Projekto vertės nustatymas
Projekto vertės nustatymas – tai priešinvesticiniame projekto etape numatytos išlaidų sąmatos tikslinimas. Vertės nustatymas apima: projekto parengimo kainos alternatyvų svarstymą, kainos sumažinimo galimybių analizę ir įvertinimą. Projekto vertei nustatyti naudojama ši informacija: numatyta darbų struktūra; projekto dargų kalendorinis planas; išteklių poreikis natūrine išraiška; pastovios išlaidos; informacija apie analogiškų projektų vertę; sąmatos, normatyvai ir t.t.
Projekto kaina nustatoma remiantis sąmatomis, o šios sudaromos pagal reikiamų išteklių kiekius, jų technines specifikacijas bei kitus techninius-ekonominius rodiklius. Sąmatų sudarymas yra sudėtingas ir labai atsakingas procesas. Tam gali būti naudojama speciali kompiuterinė įranga. Galimi įvairūs sąmatų sudarymo metodai
• Sąmatų sudarymas pagal analogus. Šis metodas nereikalauja didelių išlaidų, tačiau vėliau atsiranda daugiau nukrypimų. Šių sąmatų patikimumas bei tikslumas labai priklauso nuo planuojamo projekto bei analogo panašumų
• Sąmatos sudarymas pagal kaštų rūšis.
• Kaštų sąmata pagal susidarymo vietą. Ši kaštų apskaitos schema sudaroma pagal tai, kur ir kokio dydžio kaštai susidaro. Jai būdinga tai, kad nustatytas bendrąsias išlaidas tenka paskirstyti atskiriems projektams, kiekvienos paslaugų rūšies vienetui, atskiroms darbo vietoms arba kiekvienam padaliniui. Susiduriama su problema: kuo remiantis skirstyti bendrąsias išlaidas. Būtina pasirinkti tokius kriterijus, kurie turi didžiausią įtaka bendriesiems projekto kaštams.
• Kaštų apskaita pagal gaminamus objektus
Sudaromos šios projekto išteklių sąmatos:
• Bendroji (suvestinė) sąmata, kurioje nurodoma bendra viso projekto vertė;
• Lokalinės (vietinės) sąmatos, sudarytos atskiriems darbams ar jų grupėms;
• Sąmatų suvestinės, sudarytos pagal atskiras išlaidų rūšis (transportavimo išlaidos, darbuotojų samdymo kaštai ir pan.).
Apskaitomus ir analizuojamus projekto tam tikro laikotarpio kaštus galima sugrupuoti pagal įvairius požymius: kaštų rūšį – žaliavos, medžiagos, darbo jėga; kaštų pastovumą – kintami ir pastovūs kaštai; kaštų susidarymo vietą – gamyba, marketingas, moksliniai tyrimai; išlaidų sudėtingumą – vienarūšės ir kompleksinės.Projekto biudžeto sudarymas
Projekto biudžetas [žr. priedas] – tai išlaidų planas (sąmata), apimantis visas projekto veiklos sritis, sudarymo pagrindinis tikslas – kaštų kontrolė. Projekto biudžeto parengimas yra vienas svarbiausių uždavinių, įtakojančių projekto sėkmę. Tik labai kruopštus projekto finansinis planavimas nuo pat jo pradžios gali padėti išvengti problemų jo pabaigoje. Centralizuotų projektų biudžetas yra rengiamas prisilaikant tam tikrų nustatytų taisyklių. Realistiškas finansų planavimas padeda projektą įvykdyti neviršijant numatyto biudžeto.
Projekto biudžeto sudarymo tikslas – planuoti ir kontroliuoti išlaidas projekto įgyvendinimo laikotarpiu. Jei projekto trukmė ilgesnė nei vieneri metai, taip pirmųjų metų biudžetas planuojamas labai detaliai. Projekto biudžetas turi būti sudaromas taip, kad patenkintų projekto dalyvių finansinius poreikius reikiamu projekto rengimo momentu.

Pagrindiniai principai:
o Biudžeto aiškumas ir išsamumas;
o Biudžete nurodytų išlaidų būtinumas;
o Išlaidų realumas;
o Išlaidų veiksmingumas.
Informacijos šaltiniai, naudojami sudarant projekto biudžetą:
o Parengtos sąmatos;
o Projekto darbų aprašas;
o Grynųjų pinigų srautų ataskaitos;
o Atliekamų veiksmų vertė;
o Kalendorinis darbų grafikas;
o Nustatyti projekto įgyvendinimo reikalavimai bei apribojimai.
Projekto biudžeto sudarymo metodai ir priemonės: pagal projekto kalendorinį planą sudaromas darbų sąrašas, kurie darbai turi būti atlikti atitinkamu laikotarpiu; pagal pateiktas sąmatas, nustatoma atitinkamo periodo darbų kainą, kuri įtraukiama į biudžetą.
Biudžeto sudarymo eiga:
o apibrėžiama numatoma veikla, reikalinga projekto tikslams įgyvendinti;
o įvertinami tiesioginiai ir netiesioginiai veiklos kaštai;
o priimami sprendimai, sugretinus galimybes su siekiamais rezultatais;
o analizuojami nukrypimai nuo plano ir tikslinamas planas;
o planuojama, atsižvelgiant į pasikeitusias sąlygas;
Projekto biudžetas – projekto kaina, išskirstyta pagal laiko tarpsnius. Jis naudojamas siekiant įvertinti bei kontroliuoti projekto įgyvendinimą.Projekto rizikos planavimas
Nesvarbu kaip gerai yra suplanuotas ir parengtas projektas, kartais ne viskas vyksta pagal planą. Projektą gali įtakoti išoriniai faktoriai, taip pat ilgalaikis projekto vystymas negali būti kontroliuojamas. Šios sąlygos turi būti numatytos projekto plane.
Kiekvienam projekto tikslui, ketinimams, rezultatams ir veiklai reikia numatyti rizikos prielaidas, kurių bus imtasi atsiradus tam tikram nukrypimui nuo reikiamos situacijos.
Viso projekto dalyviai yra suinteresuoti, kad būtų išvengta projekto žlugimo rizikos arba nuostolių. Tačiau niekas negali garantuoti, kad projektas bus sėkmingai įgyvendintas, todėl kiekviena projektui pripažįstama rizikos galimybė. Siekiant sumažinti galimų nesėkmių arba viso projekto žlugimo galimybę, projektų metodologija numato visų projekto įgyvendinimo etapų rizikos sumažinimo būdus.
Nepalankios sąlygos susidaro dėl įvairių priežasčių, todėl tikslinga įvardinti tokias rizikos rūšis:
• Rizika susijusi su įstatymų ir ekonominės situacijos nestabilumu.
• Politinė rizika, susijusi su politinės situacijos neapibrėžtumu, socialiniais politiniais pokyčiais.
• Rizika susijusi su rinkos kainų ir konjunktūros, valiutų kursų svyravimais.

Rizikos valdymas – tai rizikos nustatymas ir kūrimas planų, kurie minimizuotų rizikos poveikį projektui. Projekto rizika įtakoja tvarkaraštį arba resursus. Projekto rizika įtakoja kokybę arba programinės įrangos kūrimo našumą.
Rizikos valdymo procesas
• Rizikos nustatymas. Nustatyti projekto, produkto ar verslo riziką.
• Rizikos analizė. Tikimybės ar rizikų sekos įvertinimas.
• Rizikos planavimas. Kuriami planai kaip išvengti ar minimizuoti rizikos poveikį.
• Rizikos stebėjimas. Rizikos stebėjimas proceso eigoje.
Rizikos planavimas
• Apsvarstoma kiekviena rizika ir sukuriama strategija kaip išvengti tos rizikos.
• Vengimo strategija. Sumažinama tikimybė, kad rizika išaugs.
• Minimizavimo strategija. Sumažinama rizikos įtaka projektui ar produktui.
• Nenumatytų aplinkybių planavimas. Nenumatytų aplinkybių planavimas yra planas kaip kovoti su rizika, kuri netikėtai išauga.Bendras galutinis planas
Bendras galutinis projekto planas – tai vientisas, formaliai patvirtintas integruotas dokumentas ar dokumentų komplektas. Šis dokumentas yra projekto įgyvendinimo ir kontrolės pagrindas. Bendro galutinio projekto plano sudarymo tikslas:
• Garantuoti informacinį projekto įgyvendinimo valdymo aprūpinimą;
• Patvirtinti projekto įgyvendinimo alternatyvos pasirinkimą;
• Nustatyti pagrindinius projekto kontrolės atlikimo momentus;
• Formalizuoti projekto dalyvių santykius.
Galutiniam projekto planui sudaryti naudojama informacija, gauta planuojant atskirų projekto valdymo funkcijas, o kartais ir papildoma planavimo informacija, tokia kaip: piniginiai srautai projekto įgyvendinimo metu, aprūpinimo planas ir pan. Sudarant galutinį projekto planą, visuomet reikia atsižvelgti į nustatytus apribojimus, prielaidas ir projekto tikslus.
Griežto reikalavimo galutinio projekto plano struktūrai ir apiforminimui nėra. Todėl reikia pasirinkti patogiausią naudoti ir lengviausiai suprantamą plano formą, kurią bet kuris komandos narys bet kuriuo momentu galėtų efektyviai panaudoti projekto kontrolei atlikti.Išvados
Projekto planavimas tai tikriausia daugiausia laiko reikalaujanti projekto valdymo veikla. Projekto planavimas tęsiamas nuo pradinės minties iki sistemos pristatymo. Planai privalo reguliariai būti atnaujinami dėl naujos prieinamos informacijos. Įvairūs skirtingi plano tipai gali būti vystomi iki palaikymo pagrindinio projekto plano, kuris susijęs su tvarkaraščiu ir biudžetu .
Projekto planavimas tai nepertraukiamas procesas, kuriuo siekiama surasti geriausią veiksmų eiga, atitinkančią projekto aplinkoje susidariusią situaciją, numatyti reikiamus išteklius, sudaryti biudžetą. Šis procesas apima visą projektą – nuo pat jo inicijavimo iki užbaigimo.
Pagrindinis dėmėsis buvo skirtas projekto planavimo dalių analizei. Būdingąsias planavimo etapo veiklas sudaro: projekto įgyvendinimo įvertinimas; projekto rizikos įvertinimas; sąveikos su kitais organizacijos projektais įvertinimas; sąveikos su kitomis organizacijos veiklomis įvertinimas; projekto organizacijos, vaidmenų ir atsakomybių apibrėžimas; projekto darbų apimties apibrėžimas; projekto tvarkaraščio sudarymas; projekto biudžeto sudarymas; projekto komunikacijos plano sudarymas.
Pagal projekto sudėtingumą planai gali būti įvairaus detalumo lygio ir aprėpti įvairius paties projekto ir jo vykdymo aplinkos aspektus. Tačiau būtini projekto plano elementai yra tvarkaraštis ir biudžetas. Tvarkaraštis apibrėžia reikiamus atlikti darbus, jų vykdymo pradžią ir pabaigą, tarpusavio ryšius, naudojamus išteklius ir asmenis, atsakingus už šių darbų atlikimą, taip pat atliktų darbų kontrolės metodus. Biudžete pateikiami šių darbų vykdymo kaštai, įvertinama ir darbų rizika.Literatūra:
1. „Projektų valdymas“ V. Būda, A. Chmieliauskas, Kaunas, Technologija, 2006.
2. “Projektų valdymas” B. Neverauskas, V. Stankevičius ir kt., Kaunas Technologija, 2004.
3. “Projektų rengimas ir valdymas SVV įmonėse”, VšĮ Šiaulių verslo inkubatorius, 2005.
4. http://www.konsultacijos.lt/next.php?nr=27.
5. „Projektų vadyba“, G. Krukonienė, LTU Žinių visuomenės valdymo institutas.
6. „Projekto vadybos metodiniai nurodymai“, R. Tamošaitis, Vilnius, Technika, 2004.

Leave a Comment