Planavimas, išorinė organizacijos aplinka

VI. PLANAVIMAS

Planavimas – tai viena iš svarbiausių, lemiančių organizacijos veikląfunkcijų. Tai veiklos turinio, formų ir metodų nustatymas tam tikramlaikotarpiui, siekiant tikslo mažiausiomis materialinėmis ir darbo ištekliųsąnaudomis. Tai kasdieninė vadovo funkcija. Planavimas turi būti susijęs suprognozavimu. Planavimo funkcijos išraiška – planai. Planų sudarymą apima trys etapai: 1. Analizės ir problemos sprendimo (pradinis). 2. Plano sudarymo (pagrindinis). 3. Plano aprobavimo (papildomas). Aprobavimas – suderinimas. Planas – veiksmų rinkinys nuosekliam vykdymui apibrėžtomis sąlygomis. Išskiriamos kelios planų grupės jų trukmės, ekonominio ir techniniopagrįstumo požiūriu: 1. Trumpalaikiai. Dar vadinami einamaisiais, operatyviniais. Jie turi užtikrinti ritmingą darbą ir tolygų paslaugų teikimą ar produktų gaminimą konkrečia nomenklatūra ir nurodytais terminais. Didelis vaidmuo skiriamas ritmingumui ir operatyvumui. 2. Vidutinės trukmės. Taktiniai, perspektyviniai. Šie planai susiję su prognozėmis. Taktiniuose (perspektyviniuose) planuose turi būti atspindėta:1. organizacijos išvystymas struktūrų, procedūrų požiūriu;2. gamybos ar paslaugų plėtimas, apimantis technikos, technologijos, žaliavų tiekimą, marketingą, statybas ir t.t.;3. racionalus finansinių išteklių naudojimas, užtikrinantis išplėstinę reprodukciją;4. personalo formavimas;5. darbo įvertinimo formos, atlyginimo už darbą principai, metodai elementai;6. bendradarbiavimas. 3. Ilgalaikiai. Veiklos perspektyvos, strateginiai. Šie planai – tai vadovo veiksmai, orientuoti į tolimą perspektyvą. Strateginis valdymas – tai: 1) išteklių paskirstymas, 2) adaptavimasišorinei aplinkai, 3) vidinis koordinavimas ir 4) strateginis nustatymas. Strategija – išvertus iš graikų kalbos – generolo mokslas, generolomenas, kariuomenės išdėstymo menas. Tai taisyklių, principų rinkinys, kuriųreikia vadovams priimant sprendimus. Tai detalus, visapusiškas planas,skirtas įgyvendinti organizacijos misijai. Misija – svarbiausias organizacijos uždavinys ir tikslas. Išvertus išlotynų kalbos – paskirtis, pašaukimas. Tai pagrindinis, bendrasorganizacijos uždavinys, tiksliai apibrėžta jos egzistavimo priežastis. Misijos formuluotė savyje jungia: 1. Organizacijos veikla gamybos, paslaugų, rinkos požiūriu. 2. Išorinė aplinka, apsprendžianti organizacijos darbo principus.

3. Organizacijos kultūra, vidinis klimatas ir įtaka patraukiant vieno ar kito tipo žmones.

Misija yra įgyvendinama per planus. Sėkmę lemia strateginis planas. Jamorganizacija turėtų skirti 80( dėmesio. Misijoje yra svarbūs klientai. Sumisija yra susijusi vertybių orientacija. W. Hunt ir R. Tagiuri nustatė 6vertybes: 1. Teorinės vertybės (tiesa, žinios, racionalus mąstymas); 2. Politinės vertybės (valdžia, viršenybė virš kitų, pripažinimas); 3. Ekonominės vertybės (praktiškumas, naudingumas, efektyvumas); 4. Socialinės vertybės (geri žmonių santykiai, konfliktų nebuvimas); 5. Estetinės vertybės (meninė harmonija, sudėtis, forma ir simetrija). 6. Religinės-moralinės vertybės (santaika visatoje).

Šios organizacijos posistemės turi turėti savo tikslus, tačiau jieneturi kirstis su svarbiausiu tikslu – misija. Svarbiausias tikslas turėtųbūti visuomenės poreikių žinojimas. Gamybos posistemės tikslas – darbo našumo didinimas ir produkcijoskokybės gerinimas. Ekonomikos posistemės tikslas – racionalus išteklių naudojimas siekiantefektyviausio jų panaudojimo. Personalo posistemės tikslas – didinti darbuotojų pasitenkinimą irsuinteresuotumą, užtikrinti sąlygas darbuotojų kūrybinio potencialovystymuisi. Marketingo posistemės tikslas – žinoti ir maksimaliai tenkinti vartotojųporeikius kiek galima platesnėje rinkoje. Tikslus galima skaidyti ne tik pagal struktūrą ir trukmę, bet ir įsocialinius, ekonominius ir kitus tikslus. Todėl sudaromas tikslų medis,reiškiantis tvarkingą tikslų hierarchiją.

Svarbiausia, kad tikslai būtų išreikšti kiekybiniais dydžiais. Tikslinio valdymo schema yra: 1. Įgaliojimų ir atsakomybės nustatymas. 2. Tikslų numatymas, jų apibūdinimas kiekvienoje pareigybėje. 3. Tikslų įgyvendinimo planų paruošimas duotoje pareigybėje. 4. Kiekvieno vadovo veiklos planavimas ir vertinimas. Tikslų nustatymą apsprendžiantys principai: 1. Suderinamumas. Tikslai neturi prieštarauti. Jie turi veikti viena kryptimi. 2. Realumas. Tikslai turi būti įgyvendinami, turėti realią išraišką, būti kiekybiniai. 3. Lankstumas. Tikslai ir prioritetai turi būti peržiūrimi atsižvelgiant

į vidinę ir išorinę aplinką, o paskui klaidingi atmetami. 4. Patrauklumas. Tai darbuotojų veiklos motyvavimą užtikrinanti priemonė. Kiek darbuotojas naudingas, reikalingas visuomenei? 5. Išmatuojamumas. Tai galimybė nustatyti absoliučią arba santykinę vertę kiekybiniais vienetais (net ir kokybinių dydžių).

Šioje schemoje pavaizduotos įvairių lygių strategijos: žalia –korporacinio lygio; geltona – atskiro verslo vieneto lygio; mėlyna –funkcijinio lygio strategija. Kalbant apie strategijas paaiškėja, kad planavimas – labai svarbusprocesas. Šis procesas išreiškia įvairių etapų suskirstymo laipsnį.

STRATEGINIO PLANAVIMO PROCESAS

I.ir II. Misija ir tikslai jau buvo aptarti anksčiau.

III. Vertinant išorinę organizacijos aplinką naudojami tokie veiksniai: 1. ekonominiai; 2. politiniai; 3. rinkos 4. technologiniai; 5. konkurenciniai; 6. socialiniai; 7. tarptautiniai.

IV. Organizacijos stiprių ir silpnų pusių įveritimas parodo arorganizacija savo viduje turi jėgų atremti konkurencijai. Tiriamos penkioszonos: 1. marketingas; 2. gamyba; 3. personalas; 4. finansai; 5. organizacijos kultūra.

V. Strateginių alternetyvų rengimo procesas jungia kūrimo, sudarymo iranalizės etapus.

VI. Strategijos išrinkimas – svarbiausias momentas. Galimos strategijos skirstomos į keturias rūšis: 1. Riboto augimo. Šią strategiją naudoja daugelis organizacijų. Viskas vyksta palaipsniui. 2. Augimo. Staigus, šuoliškas gamybos apimčių ar paslaugų išplėtimas. Daugiau rizikos. 3. Suma˛inimo. Mėginama ma˛inti kai kurias veiklas: likvidavimo, nereikalingo išjungimo ir dalies perprofiliavimo strategijos. 4. Mišri. Naudojamos įvairios strategijos atskiroms organizacijos dalims ar atskirais laiko vienetais. Strategijos parinkimą įtakoja daug veiksnių, iš kurių svarbiausi yra: 1. Rizika. Priimtinas rizikos dydis, laipsnis. 2. Ankstesnių strategijų žinojimas. Įvertinus praeityje naudotas strategijas galima pasinaudoti jomis, tačiau tai stabdo naujovių atsiradimą. 3. Savininkų požiūris arba reakcija. Jei įmonė valstybinė, tai valstybė gali riboti tam tikrą veiklą. Arba akcininkai nori pelną gauti iš karto ir atsisako reinvestuoti. 4. Laiko veiksnys. Ne laiku priimti sprendimai dažnai būna žlugimo priežastimi. 5. Vadovų kompetencija. Dažnai vadovai dėl kvalifikacijos ir profesionalumo stokos priima netinkamus sprendimus, viršijančius galimybes. Strategijos gali būti skirstomos ir kitaip:

I. Palaikymo strategija. Ji naudojama tokiu atveju, jei rinka nėra prisotinta, jei yra pakankama paklausa. Gaminamos tos pačios prekės tai pačiai rinkai. II. Rinkos vystymo strategija. Geografinis rinkos dalies plėtimas, reikia daug lėšų. III. Savo kiemo strategija. Naujos produkcijos ar paslaugų kūrimo strategija. Tai pačiai produkcijai ieškoma alternatyvų. IV. Rinkos užkariavimo strategija. Naujos produkcijos kūrimas naujoms rinkoms. Susijusi su didžiausia rizika. Patogus instrumentas pasirenkant strategiją – Bostono konsultacinėsgrupės sukurtoji matrica (Portfelio metodas).

Žvaigždės užima lyderio poziciją greit besivystančioje šakoje. Duodadidelį pelną, bet reikalauja ir žymių išteklių vystymosi finansavimui irgriežtai kontrolei. Mažėjant šakos vystymosi tempams žvaigždės virstamelžiamomis karvėmis. Jos užima lyderio poziciją stabilioje ar net smunkančioje šakoje. Veiklanereikalauja didelių sąnaudų ir leidžia lėšas panaudoti kitiems atvejams. Laukinės katės turi mažą rinkos dalį sparčiai besivystančioje šakoje.Charakteringas silpnas pirkėjų palaikymas, neaiškūs konkurentų privalumai. Šuniukai paprastai susiję su maža rinka ir žemais vystymosi tempais,siaura pramonės šaka, atsilikimu nuo konkurentų. Pinigų srautai nedideli,galimybės ribotos. Bostono matricoje pinigai imami iš grynųjų pinigų maišo arba šunų irinvestuojami į pasirinktus klaustukus, kad jie galėtų tapti žvaigždėmis.Tačiau žvaigždėmis visą laiką nebūnama. Jos tampa pinigų maišu ir procesaskartojasi. Naudojant tokią strategiją galima pasiekti gerų rezultatų. Kalbant apie strategiją ir jos pasirinkimą reikėtų turėti omenyje ir tosšalies, regiono vadovų požiūrį į tam tikrą strategiją, pereinant įvairiusorganizacijos vystymosi etapus. Todėl naudojami įvairūs valdymo metodai: 1. Valdymas, grindžiamas valdymo kontrole. Reakcija įvyksta po įvykių. Pavyzdžiui, važiuodami automobiliu suplanuojame sukti į kairę, o privažiavę posūkį pamatome, kad sukti draudžiama. Reikia laiko naujos

strategijos sukūrimui. 2. Valdymas ekstrapoliacijų pagrindu. Sprendimai priimami palyginimo su praeitimi pagrindu. Manoma, kad ateityje bus taip pat, kaip ir praeityje. 3. Valdymas lanksčių sprendimų pagrindu. Susidaro šiuolaikinėmis sąlygomis, kai iš anksto planuoti sunku. Strateginiame planavime svarbią vietą užima prognozavimas, tačiausvarbiausia – teigiamų pokyčių siekimas.

VII. Strateginio plano realizavimas ir įgyvendinimas. TAKTIKA susijusi su karo mokslais. Tai būdai, kuriam nors tiksluipasiekti; veikimo būdas; būtina sąlyga strategijos įgyvendinimui. Taktikaįprasta laikyti trumpalaikes strategijas. Vadovybė nustato ilgalaikius tikslus, o tų tikslų įgyvendinimui sudaromitaktiniai tikslai. Tų tikslų bruožai: 1. Taktika kuriama strategijos įgyvendinimui; 2. Strategija kuriama aukščiausiame lygyje, o taktika – vidutiniame. 3. Taktika apskaičiuota trumpesniam laikotarpiui nei strategija. 4. Strategijos rezultatai negali būti pilnai nustatyti ribotu laikotarpiu, o taktikos rezultatai yra greiti ir apibrėžti,nes jie susiję su konkrečia veikla. POLITIKA suprantama kaip bendrieji veiklos principai; kaip sprendimųapribojimai, palengvinantys tikslo pasiekimą. Politika formuojama irformuluojama aukščiausių vadovų ir veikia kaip organizacijos įstatymųkodeksas. PROCEDŪROS. Politikos ir taktikos ne visada pakanka, nes organizacija iržmonės gali daug laimėti parinkdami sprendimus iš praeities patirties.Situacija parenkant sprendimus dažnai pasikartoja, todėl pasirenkamasgyvenimo patikrintas sprendimo variantas, sudarant standartinius nurodymus.Procedūra nurodo kokius veiksmus atlikti konkrečioje situacijoje konkrečiubūdu. TAISYKLĖS. Žmonės subjektyviai vertina vieną ar kitą situaciją, todėlgalime turėti nepageidaujamas pasekmes. Kad taip neatsitiktų kuriamostaisyklės kaip galima ar privaloma elgtis ir ko daryti negalima. Taisyklėsapriboja konkrečius veiksmus konkrečioje situacijoje konkrečiai veiklai. Strategijos įgyvendinimas glaudžiai susijęs su organizavimu. Jispasireiškia per: 1. Strategijos įgyvendinimo sėkmė priklauso nuo organizacijos struktūros. A. CHANDLER teigia, kad struktūra atspindi strategiją. 2. Strategija turi būti įtraukta į vertybių, normų ir vaidmenų sistemą, padedančią suformuoti darbuotojų elgesį ir kartu palengvinančią

strateginių tikslų siekimą. 3. Struktūra turi tapti veikiančia politika, taktika, procedūromis ir taisyklėmis, kuriomis vadovausis vadovai. Kaip teigia A. Chandler, organizacija praeina tris raidos etapus: I) nuovieneto į funkcijinę; II) į divizioninę; III) į multidivizinę.

I.

II.

III.

1. Veiklos vienetas – verslą vysto vienas žmogus. 2. Geografijos išplitimas – tas gaminys realizuojamas naujose rinkose. 3. Vieneto organizacija – organizacija su kelių sričių veiklos vienetais ir administracija, kuri koordinuoja atskirų vienetų veiklą. Čia jau atsiranda valdymo lygiai. 4. Vertikalioji integracija – organizacija plečia gaminio apimtis, samdo žaliavų tiekėjus, produkcijos platintojus. 5. Funkcijinė organizacija – čia ryškus funkcijinis pasidalijimas kai kurių sprendimų priėmimui. Atsiranda atskiri skyriai, kaip ekonomikos, marketingo ir kt. 6. Multidivizinė organizacija – organizacijos išplėtimas į įvairias pramonės šakas, platus gaminių asortimentas. Pusiau savarankiški produktų padaliniai.

Sėkmingam strategijos įgyvendinimui kompanija “Mc Kinsy ir Co” pasiūlėseptynių “S” modelį pabrėždami, kad bent vieno iš veiksnių ignoravimaspastangas gali paversti kančių keliu.

Struktūra. Siekiant susidoroti su konkrečiomis strateginėmis užduotimisturi būti pakeičiama struktūra. Jos nereikia keisti iš esmės, o tik įkurtikelis naujus padalinius. Strategija. Kalba eina apie įgyvendinimo sudėtingumą. Nenaudinga kurtineįgyvendinamą strategiją. Tačiau jei strategiją įgyvendinti sunku, tainereiškia, kad jos kurti nereikia. Sistemos – tai formalios ir neformalios procedūros, įskaitantinvesticinį planavimą, apskaitą, kolektyvo ugdymą ir t.t. Stilius. Vadovo ir pavaldinių bendravimo ir bendradarbiavimo metodai. Sėkmingas personalas – tai vienas iš reikšmingiausių išteklių. Dėl točia turime dvi prasmes: 1) personalas turi būti ugdomas; 2) reikia ugdytiir vadovus, kad jie galėtų rotacijos principu užimti aukštesnes pareigas(turi tikėti paaukštinimo galimybe). Sugebėjimai – veiklos, kurias organizacija sugeba atlikti geriausiai,kuriomis ji išsiskiria iš kitų. Svarbiausieji tikslai – vyraujantieji požiūriai, vertybės, siekiai,kurie vienija organizaciją bendriems tikslams.

Kuris veiksnys yra svarbesnis, priklauso nuo aplinkos. Tačiau negalimaignoruoti nei vieno iš tų veiksnių.

VIII. Strategijos vertinimas

BIUDŽETINIS. Visi ištekliai turi būti įvertinti kiekybiškai. TIKSLINIS PLANAVIMAS. Jo etapai yra tokie:1) kiekviename struktūros elemente turi būti tiksliai suformuluoti tikslai;2) numatoma kaip ji bus įgyvendinama;3) numatoma kaip tikslai tikrinami ir kontroliuojami;4) numatoma kaip bus koreguojama veikla. Aukščiau esančių tikslų įgyvendinimas susijęs su žemiau esančių tikslųrealizavimu. Tikslinis planavimas suprantamas taip, kad žemiau esančiųtikslų realizavimas turi užtikrinti bendrų tikslų įgyvendinimą. Kiekvienasžemiau esantis vadovas dirba aukščiau esančių vadovų tikslų įgyvendinimui.

IŠORINĖ ORGANIZACIJOS APLINKA

Organizacija yra glaudžiai susijusi su ją supančia aplinka. EKOLOGINĖ APLINKA – tai: 1) žemės turtai, oras, vanduo, flora, fauna; 2)valymo įrenginiai ir kitos atliekos. TECHNOLOGINĖ APLINKA – tai procesai, susiję su mokslo ir technikospažanga: 1) gyventojų žinios ir įgūdžiai; 2) įmonės turima technologija. EKONOMINĖ APLINKA – tai šalies ir gretimų šalių išsivystymo lygis. Priešios aplinkos priskiriami tiekėjai, klientai, konkurentai. VISUOMENINĖ APLINKA – tai politinė ir teisinė sistema, kultūra,mentalitetas, ūkio tvarkymas (planinis ar rinkos ūkis). Visų šių elementų nutolimo nuo organizacijos tvarka neturi įtakos jųpoveikiui į organizaciją. Be to, šie elementai tarpusavyje susiję. Aplinkos poveikis vertinamas veiksnius skirstant į dvi grupes: 1. Tiesioginio poveikio veiksniai. Jie turi tiesioginę įtaką organizacijai, betarpiškai ir iš karto veikia organizaciją. Šiems veiksniams priskiriami tiekėjai, vartotojai (klientai), konkurentai, darbo ištekliai, įstatymai, valstybės reguliavimo įstaigos. Tiekėjai – nėra žaliavų, nevyksta darbas. Vartotojai – organizacijos egzistavimo tikslas. Konkurentai gali reguliuoti organizacijos veiklą teikdami analogiškas arba alternatyvias prekes ir paslaugas. Darbo ištekliai – vienas iš labiausiai dinamiškų elementų. Įstatymai, valstybės reguliavimo įstaigos – akcizai, muitai, pelno mokestis ir įvairūs kiti mokesčiai. 2. Netiesioginio poveikio veiksniai gali veikti dvejopai: 1) per tiesioginius veiksnius ir 2) per aplinką, kurioje firma funkcionuoja.

Prie netiesioginių veiksnių priskiriami technologiniai, ekonominiai, politiniai-teisiniai, kultūriniai-socialiniai ir tarptautiniai veiksniai. Pati organizacija gali daryti įtaką tik tiesioginio poveikio veiksniams,o netiesioginio – negali. Svarbiausi išorinės aplinkos bruožai: 1. Sąveika – tai tarpusavio ryšio jėga, kuria vieno veiksnio pasikeitimas įtakoja kitus veiksnius. 2. Sudėtingumas suprantamas kaip veiksnių skaičius, į kuriuos turi reaguoti organizacija. 3. Judrumas – tai aplinkos pasikeitimo greitis. 4. Neapibrėžtumas – tai informacijos kiekis, kuriuo disponuoja organizacija atitinkamo veiksnio požiūriu ir pasitikėjimo ta informacija laipsnis. Labai svarbią įtaką organizacijai turi ir tarptautinė aplinka.

———————– MISIJA

OPERATYVINIS PLANAS

TAKTINIS PLANAS

STRATEGINIS PLANAS

PLANŲ REALIZAVIMAS

BIUDŽETAS

TAISYKLĖS

PROCEDŪROS

TAKTIKA

POLITIKA

DIREKTORIUS

PERSONALAS

MARKETINGAS

EKONOMIKA

GAMYBA

ORGANIZACIJA

4

3

2

1

1.3

1.2

1.1

1.3.3

1.3.1

1.3.2

Multi verslo vienetas

Strateginis verslo vienetas

Strateginis verslo vienetas

Strateginis verslo vienetas

Strateginis verslo vienetas

1

2

3

Misija

Organizaci-jos tikslai

Išorinės aplinkos analizė ir įvertinimas

Organizaci-jos stiprių ir silpnų pusių įvertinimas

Strategijos vertinimas

Strategijos realizavimas ir įgyven-dinimas

Strategijos išrinkimas

Strateginių alternatyvų rengimas

Taktika

Biudžetinis

Politika

Tikslinis

Procedūros

Taisyklės

PREKĖS

Naujos Turimos

II.

I.

IV.

III.

Turima Nauja

RINKA

RINKOS AUGIMO TEMPAI

Lėti

Spartūs

I. Žvaigždė. II. Laukinės katės (kas toliau, klaustukas). III. Melžiamos karvės (pinigų maišas). IV. Šuo.

II.

I.

IV.

III.

Didelė Maža

RINKOS SĄLYGINĖ DALIS

ŽINGSNIAI

6. Multidivizinė organizacija

5. Funkcijinė organizacija

4. Vertikalioji integracija

3. Vieneto organizacija

2. Geografijos išplitimas.

1. Veiklos vienetas.

Centrinė būstinė

Produkto padalinys (divizija)

Funkcijinis skyrius

Veiklos vienetas

Struktūra

Sistemos

Strategija

Svarbiau-sieji tikslai

Stilius (vadova-vimo)

Sugebė-jimai (įgūdžiai)

Sėkmin-gas per-sonalas

Strateginis planavimas

Taktinis planavimasOperatyvinis planavimas

Organizacija

Technologinė aplinkaEkonominė aplinkaVisuomeninė aplinkaEkologinė (natūrali) aplinka