Planavimas, išorinė organizacijos aplinka

VI. PLANAVIMAS

Planavimas – tai viena iš svarbiausių, lemiančių organizacijos veiklą
funkcijų. Tai veiklos turinio, formų ir metodų nustatymas tam tikram
laikotarpiui, siekiant tikslo mažiausiomis materialinėmis ir darbo išteklių
sąnaudomis. Tai kasdieninė vadovo funkcija. Planavimas turi būti susijęs su
prognozavimu. Planavimo funkcijos išraiška – planai.

Planų sudarymą apima trys etapai:

1. Analizės ir problemos sprendimo (pradinis).

2. Plano sudarymo (pagrindinis).

3. Plano aprobavimo (papildomas). Aprobavimas – suderinimas.

Planas – veiksmų rinkinys nuosekliam vykdymui apibrėžtomis sąlygomis.

Išskiriamos kelios planų grupės jų trukmės, ekonominio ir techninio
pagrįstumo požiūriu:

1. Trumpalaikiai. Dar vadinami einamaisiais, operatyviniais. Jie turi

užtikrinti ritmingą darbą ir tolygų paslaugų teikimą ar pproduktų

gaminimą konkrečia nomenklatūra ir nurodytais terminais. Didelis

vaidmuo skiriamas ritmingumui ir operatyvumui.

2. Vidutinės trukmės. Taktiniai, perspektyviniai. Šie planai susiję su

prognozėmis. Taktiniuose (perspektyviniuose) planuose turi būti

atspindėta:
1. organizacijos išvystymas struktūrų, procedūrų požiūriu;
2. gamybos ar paslaugų plėtimas, apimantis technikos, technologijos,

žaliavų tiekimą, marketingą, statybas ir t.t.;
3. racionalus finansinių išteklių naudojimas, užtikrinantis išplėstinę

reprodukciją;
4. personalo formavimas;
5. darbo įvertinimo formos, atlyginimo už darbą principai, metodai

elementai;
6. bendradarbiavimas.

3. Ilgalaikiai. Veiklos perspektyvos, strateginiai. Šie planai – tai

vadovo veiksmai, orientuoti į tolimą perspektyvą.

Strateginis valdymas – tai: 1) išteklių paskirstymas, 2) adaptavimas
išorinei aplinkai, 3) vidinis koordinavimas ir 4) strateginis nustatymas.

Strategija – išvertus iš graikų kalbos – generolo mokslas, generolo
menas, kariuomenės iššdėstymo menas. Tai taisyklių, principų rinkinys, kurių
reikia vadovams priimant sprendimus. Tai detalus, visapusiškas planas,
skirtas įgyvendinti organizacijos misijai.

Misija – svarbiausias organizacijos uždavinys ir tikslas. Išvertus iš
lotynų kalbos – paskirtis, pašaukimas. Tai pagrindinis, bendras
organizacijos uždavinys, tiksliai apibrėžta jos egzistavimo priežastis.

Misijos formuluotė savyje jungia:

1. Organizacijos veikla ga

amybos, paslaugų, rinkos požiūriu.

2. Išorinė aplinka, apsprendžianti organizacijos darbo principus.

3. Organizacijos kultūra, vidinis klimatas ir įtaka patraukiant vieno ar

kito tipo žmones.

Misija yra įgyvendinama per planus. Sėkmę lemia strateginis planas. Jam
organizacija turėtų skirti 80( dėmesio. Misijoje yra svarbūs klientai. Su
misija yra susijusi vertybių orientacija. W. Hunt ir R. Tagiuri nustatė 6
vertybes:

1. Teorinės vertybės (tiesa, žinios, racionalus mąstymas);

2. Politinės vertybės (valdžia, viršenybė virš kitų, pripažinimas);

3. Ekonominės vertybės (praktiškumas, naudingumas, efektyvumas);

4. Socialinės vertybės (geri žmonių santykiai, konfliktų nebuvimas);

5. Estetinės vertybės (meninė harmonija, sudėtis, forma ir simetrija).

6. Religinės-moralinės vertybės (santaika visatoje).

Šios organizacijos posistemės turi turėti savo tikslus, tačiau jie
neturi kirstis su svarbiausiu tikslu – misija. Svarbiausias tikslas turėtų
būti visuomenės poreikių žinojimas.

Gamybos posistemės tikslas – darbo našumo didinimas ir produkcijos
kokybės gerinimas.

Ekonomikos posistemės tikslas – racionalus išteklių naudojimas siekiant
efektyviausio jų panaudojimo.

Personalo posistemės tikslas – didinti darbuotojų pasitenkinimą ir
suinteresuotumą, užtikrinti sąlygas darbuotojų kūrybinio potencialo
vystymuisi.

Marketingo posistemės tikslas – žinoti ir maksimaliai tenkinti vartotojų
poreikius kiek galima platesnėje rinkoje.

Tikslus galima skaidyti ne tik pagal struktūrą ir trukmę, bet ir į
socialinius, ekonominius ir kitus tikslus. Todėl sudaromas tikslų medis,
reiškiantis tvarkingą tikslų hierarchiją.

Svarbiausia, kad tikslai būtų išreikšti kiekybiniais dydžiais.

Tikslinio valdymo schema yra:

1. Įgaliojimų ir atsakomybės nustatymas.

2. Tikslų numatymas, jų apibūdinimas kiekvienoje pareigybėje.

3. Tikslų įgyvendinimo planų paruošimas duotoje pareigybėje.

4. Kiekvieno vadovo veiklos planavimas ir vertinimas.

Tikslų nustatymą apsprendžiantys principai:

1. Suderinamumas. Tikslai neturi prieštarauti. Jie turi veikti viena

kryptimi.

2. Realumas. Tikslai turi būti įgyvendinami, turėti realią i

išraišką,

būti kiekybiniai.

3. Lankstumas. Tikslai ir prioritetai turi būti peržiūrimi atsižvelgiant

į vidinę ir išorinę aplinką, o paskui klaidingi atmetami.

4. Patrauklumas. Tai darbuotojų veiklos motyvavimą užtikrinanti

priemonė. Kiek darbuotojas naudingas, reikalingas visuomenei?

5. Išmatuojamumas. Tai galimybė nustatyti absoliučią arba santykinę

vertę kiekybiniais vienetais (net ir kokybinių dydžių).

Šioje schemoje pavaizduotos įvairių lygių strategijos: žalia –
korporacinio lygio; geltona – atskiro verslo vieneto lygio; mėlyna –
funkcijinio lygio strategija.

Kalbant apie strategijas paaiškėja, kad planavimas – labai svarbus
procesas. Šis procesas išreiškia įvairių etapų suskirstymo laipsnį.

STRATEGINIO PLANAVIMO PROCESAS

I.ir II. Misija ir tikslai jau buvo aptarti anksčiau.

III. Vertinant išorinę organizacijos aplinką naudojami tokie veiksniai:

1. ekonominiai;

2. politiniai;

3. rinkos

4. technologiniai;

5. konkurenciniai;

6. socialiniai;

7. tarptautiniai.

IV. Organizacijos stiprių ir silpnų pusių įveritimas parodo ar
organizacija savo viduje turi jėgų atremti konkurencijai. Tiriamos penkios
zonos:

1. marketingas;

2. gamyba;

3. personalas;

4. finansai;

5. organizacijos kultūra.

V. Strateginių alternetyvų rengimo procesas jungia kūrimo, sudarymo ir
analizės etapus.

VI. Strategijos išrinkimas – svarbiausias momentas.

Galimos strategijos skirstomos į keturias rūšis:

1. Riboto augimo. Šią strategiją naudoja daugelis organizacijų. Viskas

vyksta palaipsniui.

2. Augimo. Staigus, šuoliškas gamybos apimčių ar paslaugų išplėtimas.

Daugiau rizikos.

3. Suma˛inimo. Mėginama ma˛inti kai kurias veiklas: likvidavimo,

nereikalingo išjungimo ir dalies perprofiliavimo strategijos.

4. Mišri. Naudojamos įvairios strategijos atskiroms organizacijos dalims

ar atskirais laiko vienetais.

Strategijos parinkimą įtakoja daug veiksnių, iš kurių svarbiausi yra:

1. Rizika. Priimtinas rizikos dydis, laipsnis.

2. Ankstesnių strategijų žinojimas. Įvertinus praeityje naudotas

strategijas galima pasinaudoti jomis, tačiau tai stabdo naujovių

atsiradimą.

3. Savininkų požiūris arba reakcija. Jei įmonė valstybinė, tai valstybė

gali riboti tam tikrą veiklą. Arba akcininkai nori pelną gauti iš

karto ir atsisako re

einvestuoti.

4. Laiko veiksnys. Ne laiku priimti sprendimai dažnai būna žlugimo

priežastimi.

5. Vadovų kompetencija. Dažnai vadovai dėl kvalifikacijos ir

profesionalumo stokos priima netinkamus sprendimus, viršijančius

galimybes.

Strategijos gali būti skirstomos ir kitaip:

I. Palaikymo strategija. Ji naudojama tokiu atveju, jei rinka nėra

prisotinta, jei yra pakankama paklausa. Gaminamos tos pačios prekės

tai pačiai rinkai.

II. Rinkos vystymo strategija. Geografinis rinkos dalies plėtimas, reikia

daug lėšų.

III. Savo kiemo strategija. Naujos produkcijos ar paslaugų kūrimo

strategija. Tai pačiai produkcijai ieškoma alternatyvų.

IV. Rinkos užkariavimo strategija. Naujos produkcijos kūrimas naujoms

rinkoms. Susijusi su didžiausia rizika.

Patogus instrumentas pasirenkant strategiją – Bostono konsultacinės
grupės sukurtoji matrica (Portfelio metodas).

Žvaigždės užima lyderio poziciją greit besivystančioje šakoje. Duoda
didelį pelną, bet reikalauja ir žymių išteklių vystymosi finansavimui ir
griežtai kontrolei. Mažėjant šakos vystymosi tempams žvaigždės virsta
melžiamomis karvėmis.

Jos užima lyderio poziciją stabilioje ar net smunkančioje šakoje. Veikla
nereikalauja didelių sąnaudų ir leidžia lėšas panaudoti kitiems atvejams.

Laukinės katės turi mažą rinkos dalį sparčiai besivystančioje šakoje.
Charakteringas silpnas pirkėjų palaikymas, neaiškūs konkurentų privalumai.

Šuniukai paprastai susiję su maža rinka ir žemais vystymosi tempais,
siaura pramonės šaka, atsilikimu nuo konkurentų. Pinigų srautai nedideli,
galimybės ribotos.

Bostono matricoje pinigai imami iš grynųjų pinigų maišo arba šunų ir
investuojami į pasirinktus klaustukus, kad jie galėtų tapti žvaigždėmis.
Tačiau žvaigždėmis visą laiką nebūnama. Jos tampa pinigų maišu ir procesas
kartojasi. Naudojant tokią strategiją galima pasiekti gerų rezultatų.

Kalbant apie strategiją ir jos pasirinkimą reikėtų turėti om

menyje ir tos
šalies, regiono vadovų požiūrį į tam tikrą strategiją, pereinant įvairius
organizacijos vystymosi etapus. Todėl naudojami įvairūs valdymo metodai:

1. Valdymas, grindžiamas valdymo kontrole. Reakcija įvyksta po įvykių.

Pavyzdžiui, važiuodami automobiliu suplanuojame sukti į kairę, o

privažiavę posūkį pamatome, kad sukti draudžiama. Reikia laiko naujos

strategijos sukūrimui.

2. Valdymas ekstrapoliacijų pagrindu. Sprendimai priimami palyginimo su

praeitimi pagrindu. Manoma, kad ateityje bus taip pat, kaip ir

praeityje.

3. Valdymas lanksčių sprendimų pagrindu. Susidaro šiuolaikinėmis

sąlygomis, kai iš anksto planuoti sunku.

Strateginiame planavime svarbią vietą užima prognozavimas, tačiau
svarbiausia – teigiamų pokyčių siekimas.

VII. Strateginio plano realizavimas ir įgyvendinimas.

TAKTIKA susijusi su karo mokslais. Tai būdai, kuriam nors tikslui
pasiekti; veikimo būdas; būtina sąlyga strategijos įgyvendinimui. Taktika
įprasta laikyti trumpalaikes strategijas.

Vadovybė nustato ilgalaikius tikslus, o tų tikslų įgyvendinimui sudaromi
taktiniai tikslai. Tų tikslų bruožai:

1. Taktika kuriama strategijos įgyvendinimui;

2. Strategija kuriama aukščiausiame lygyje, o taktika – vidutiniame.

3. Taktika apskaičiuota trumpesniam laikotarpiui nei strategija.

4. Strategijos rezultatai negali būti pilnai nustatyti ribotu

laikotarpiu, o taktikos rezultatai yra greiti ir apibrėžti,nes jie

susiję su konkrečia veikla.

POLITIKA suprantama kaip bendrieji veiklos principai; kaip sprendimų
apribojimai, palengvinantys tikslo pasiekimą. Politika formuojama ir
formuluojama aukščiausių vadovų ir veikia kaip organizacijos įstatymų
kodeksas.

PROCEDŪROS. Politikos ir taktikos ne visada pakanka, nes organizacija ir
žmonės gali daug laimėti parinkdami sprendimus iš praeities patirties.
Situacija parenkant sprendimus dažnai pasikartoja, todėl pasirenkamas
gyvenimo patikrintas sprendimo variantas, sudarant standartinius nurodymus.
Procedūra nurodo kokius veiksmus atlikti konkrečioje situacijoje konkrečiu
būdu.

TAISYKLĖS. Žmonės subjektyviai vertina vieną ar kitą situaciją, todėl
galime turėti nepageidaujamas pasekmes. Kad taip neatsitiktų kuriamos
taisyklės kaip galima ar privaloma elgtis ir ko daryti negalima. Taisyklės
apriboja konkrečius veiksmus konkrečioje situacijoje konkrečiai veiklai.

Strategijos įgyvendinimas glaudžiai susijęs su organizavimu. Jis
pasireiškia per:

1. Strategijos įgyvendinimo sėkmė priklauso nuo organizacijos

struktūros. A. CHANDLER teigia, kad struktūra atspindi strategiją.

2. Strategija turi būti įtraukta į vertybių, normų ir vaidmenų sistemą,

padedančią suformuoti darbuotojų elgesį ir kartu palengvinančią

strateginių tikslų siekimą.

3. Struktūra turi tapti veikiančia politika, taktika, procedūromis ir

taisyklėmis, kuriomis vadovausis vadovai.

Kaip teigia A. Chandler, organizacija praeina tris raidos etapus: I) nuo
vieneto į funkcijinę; II) į divizioninę; III) į multidivizinę.

I.

II.

III.

1. Veiklos vienetas – verslą vysto vienas žmogus.

2. Geografijos išplitimas – tas gaminys realizuojamas naujose rinkose.

3. Vieneto organizacija – organizacija su kelių sričių veiklos vienetais

ir administracija, kuri koordinuoja atskirų vienetų veiklą. Čia jau

atsiranda valdymo lygiai.

4. Vertikalioji integracija – organizacija plečia gaminio apimtis, samdo

žaliavų tiekėjus, produkcijos platintojus.

5. Funkcijinė organizacija – čia ryškus funkcijinis pasidalijimas kai

kurių sprendimų priėmimui. Atsiranda atskiri skyriai, kaip

ekonomikos, marketingo ir kt.

6. Multidivizinė organizacija – organizacijos išplėtimas į įvairias

pramonės šakas, platus gaminių asortimentas. Pusiau savarankiški

produktų padaliniai.

Sėkmingam strategijos įgyvendinimui kompanija “Mc Kinsy ir Co” pasiūlė
septynių “S” modelį pabrėždami, kad bent vieno iš veiksnių ignoravimas
pastangas gali paversti kančių keliu.

Struktūra. Siekiant susidoroti su konkrečiomis strateginėmis užduotimis
turi būti pakeičiama struktūra. Jos nereikia keisti iš esmės, o tik įkurti
kelis naujus padalinius.

Strategija. Kalba eina apie įgyvendinimo sudėtingumą. Nenaudinga kurti
neįgyvendinamą strategiją. Tačiau jei strategiją įgyvendinti sunku, tai
nereiškia, kad jos kurti nereikia.

Sistemos – tai formalios ir neformalios procedūros, įskaitant
investicinį planavimą, apskaitą, kolektyvo ugdymą ir t.t.

Stilius. Vadovo ir pavaldinių bendravimo ir bendradarbiavimo metodai.

Sėkmingas personalas – tai vienas iš reikšmingiausių išteklių. Dėl to
čia turime dvi prasmes: 1) personalas turi būti ugdomas; 2) reikia ugdyti
ir vadovus, kad jie galėtų rotacijos principu užimti aukštesnes pareigas
(turi tikėti paaukštinimo galimybe).

Sugebėjimai – veiklos, kurias organizacija sugeba atlikti geriausiai,
kuriomis ji išsiskiria iš kitų.

Svarbiausieji tikslai – vyraujantieji požiūriai, vertybės, siekiai,
kurie vienija organizaciją bendriems tikslams.

Kuris veiksnys yra svarbesnis, priklauso nuo aplinkos. Tačiau negalima
ignoruoti nei vieno iš tų veiksnių.

VIII. Strategijos vertinimas

BIUDŽETINIS. Visi ištekliai turi būti įvertinti kiekybiškai.

TIKSLINIS PLANAVIMAS. Jo etapai yra tokie:
1) kiekviename struktūros elemente turi būti tiksliai suformuluoti tikslai;
2) numatoma kaip ji bus įgyvendinama;
3) numatoma kaip tikslai tikrinami ir kontroliuojami;
4) numatoma kaip bus koreguojama veikla.

Aukščiau esančių tikslų įgyvendinimas susijęs su žemiau esančių tikslų
realizavimu. Tikslinis planavimas suprantamas taip, kad žemiau esančių
tikslų realizavimas turi užtikrinti bendrų tikslų įgyvendinimą. Kiekvienas
žemiau esantis vadovas dirba aukščiau esančių vadovų tikslų įgyvendinimui.

IŠORINĖ ORGANIZACIJOS APLINKA

Organizacija yra glaudžiai susijusi su ją supančia aplinka.

EKOLOGINĖ APLINKA – tai: 1) žemės turtai, oras, vanduo, flora, fauna; 2)
valymo įrenginiai ir kitos atliekos.

TECHNOLOGINĖ APLINKA – tai procesai, susiję su mokslo ir technikos
pažanga: 1) gyventojų žinios ir įgūdžiai; 2) įmonės turima technologija.

EKONOMINĖ APLINKA – tai šalies ir gretimų šalių išsivystymo lygis. Prie
šios aplinkos priskiriami tiekėjai, klientai, konkurentai.

VISUOMENINĖ APLINKA – tai politinė ir teisinė sistema, kultūra,
mentalitetas, ūkio tvarkymas (planinis ar rinkos ūkis).

Visų šių elementų nutolimo nuo organizacijos tvarka neturi įtakos jų
poveikiui į organizaciją. Be to, šie elementai tarpusavyje susiję.

Aplinkos poveikis vertinamas veiksnius skirstant į dvi grupes:

1. Tiesioginio poveikio veiksniai. Jie turi tiesioginę įtaką

organizacijai, betarpiškai ir iš karto veikia organizaciją. Šiems

veiksniams priskiriami tiekėjai, vartotojai (klientai), konkurentai,

darbo ištekliai, įstatymai, valstybės reguliavimo įstaigos. Tiekėjai

– nėra žaliavų, nevyksta darbas. Vartotojai – organizacijos

egzistavimo tikslas. Konkurentai gali reguliuoti organizacijos veiklą

teikdami analogiškas arba alternatyvias prekes ir paslaugas. Darbo

ištekliai – vienas iš labiausiai dinamiškų elementų. Įstatymai,

valstybės reguliavimo įstaigos – akcizai, muitai, pelno mokestis ir

įvairūs kiti mokesčiai.

2. Netiesioginio poveikio veiksniai gali veikti dvejopai: 1) per

tiesioginius veiksnius ir 2) per aplinką, kurioje firma funkcionuoja.

Prie netiesioginių veiksnių priskiriami technologiniai, ekonominiai,

politiniai-teisiniai, kultūriniai-socialiniai ir tarptautiniai

veiksniai.

Pati organizacija gali daryti įtaką tik tiesioginio poveikio veiksniams,
o netiesioginio – negali.

Svarbiausi išorinės aplinkos bruožai:

1. Sąveika – tai tarpusavio ryšio jėga, kuria vieno veiksnio

pasikeitimas įtakoja kitus veiksnius.

2. Sudėtingumas suprantamas kaip veiksnių skaičius, į kuriuos turi

reaguoti organizacija.

3. Judrumas – tai aplinkos pasikeitimo greitis.

4. Neapibrėžtumas – tai informacijos kiekis, kuriuo disponuoja

organizacija atitinkamo veiksnio požiūriu ir pasitikėjimo ta

informacija laipsnis.

Labai svarbią įtaką organizacijai turi ir tarptautinė aplinka.

———————–

MISIJA

OPERATYVINIS PLANAS

TAKTINIS PLANAS

STRATEGINIS PLANAS

PLANŲ REALIZAVIMAS

BIUDŽETAS

TAISYKLĖS

PROCEDŪROS

TAKTIKA

POLITIKA

DIREKTORIUS

PERSONALAS

MARKETINGAS

EKONOMIKA

GAMYBA

ORGANIZACIJA

1.3

1.2

1.1

1.3.3

1.3.1

1.3.2

Multi verslo vienetas

Strateginis verslo vienetas

Strateginis verslo vienetas

Strateginis verslo vienetas

Strateginis verslo vienetas

Misija

Organizaci-jos tikslai

Išorinės aplinkos analizė ir įvertinimas

Organizaci-jos stiprių ir silpnų pusių įvertinimas

Strategijos vertinimas

Strategijos realizavimas ir įgyven-dinimas

Strategijos išrinkimas

Strateginių alternatyvų rengimas

Taktika

Biudžetinis

Politika

Tikslinis

Procedūros

Taisyklės

PREKĖS

Naujos Turimos

II.

I.

IV.

III.

Turima Nauja

RINKA

RINKOS AUGIMO TEMPAI

Lėti

Spartūs

I. Žvaigždė.

II. Laukinės katės (kas toliau, klaustukas).

III. Melžiamos karvės (pinigų maišas).

IV. Šuo.

II.

I.

IV.

III.

Didelė Maža

RINKOS SĄLYGINĖ DALIS

ŽINGSNIAI

6. Multidivizinė organizacija

5. Funkcijinė organizacija

4. Vertikalioji integracija

3. Vieneto organizacija

2. Geografijos išplitimas.

1. Veiklos vienetas.

Centrinė būstinė

Produkto padalinys (divizija)

Funkcijinis skyrius

Veiklos vienetas

Struktūra

Sistemos

Strategija

Svarbiau-sieji tikslai

Stilius (vadova-vimo)

Sugebė-jimai (įgūdžiai)

Sėkmin-gas per-sonalas

Strateginis planavimas

Taktinis planavimas
Operatyvinis planavimas

Organizacija

Technologinė aplinka
Ekonominė aplinka
Visuomeninė aplinka
Ekologinė (natūrali) aplinka

Leave a Comment