Planavimas, išorinė organizacijos aplinka

Vi. planavimas

Planavimas – tai viena iš svarbiausių, lemiančių organizacijos veiklą funkcijų. Tai veiklos turinio, formų ir metodų nustatymas tam tikram laikotarpiui, siekiant tikslo mažiausiomis materialinėmis ir darbo išteklių sąnaudomis. Tai kasdieninė vadovo funkcija. Planavimas turi būti susijęs su prognozavimu. Planavimo funkcijos išraiška – planai.

Planų sudarymą apima trys etapai:

1. Analizės ir problemos sprendimo (pradinis)

2. Plano sudarymo (pagrindinis)

3. Plano aprobavimo (papildomas). Aprobavimas – suderinimas

Planas – veiksmų rinkinys nuosekliam vykdymui apibrėžtomis sąlygomis.

Išskiriamos kelios planų grupės jų trukmės, ekonominio ir techninio pagrįstumo požiūriu:

1. Trumpalaikiai. Dar vadinami einamaisiais, operatyviniais. Jie turi užtikrinti ritmingą darbą ir tolygų paslaugų teikimą ar produktų gaminimą konkrečia nomenklatūra ir nurodytais terminais. Didelis vaidmuo skiriamas ritmingumui ir operatyvumui.

2. Vidutinės trukmės. Taktiniai, perspektyviniai. Šie planai susiję su prognozėmis. Taktiniuose (perspektyviniuose) planuose turi būti atspindėta:

1. Organizacijos išvystymas struktūrų, procedūrų požiūriu;

2. gamybos ar paslaugų plėtimas, apimantis technikos, technologijos, žaliavų tiekimą, marketingą, statybas ir t.t.;

3. racionalus finansinių išteklių naudojimas, užtikrinantis išplėstinę reprodukciją;

4. Personalo formavimas;

5. darbo įvertinimo formos, atlyginimo už darbą principai, metodai elementai;

6. Bendradarbiavimas

3. Ilgalaikiai. Veiklos perspektyvos, strateginiai. Šie planai – tai vadovo veiksmai, orientuoti į tolimą perspektyvą.

Strateginis valdymas – tai: 1) išteklių paskirstymas, 2) adaptavimas išorinei aplinkai, 3) vidinis koordinavimas ir 4) strateginis nustatymas.

Strategija – išvertus iš graikų kalbos – generolo mokslas, generolo menas, kariuomenės išdėstymo menas. Tai taisyklių, principų rinkinys, kurių reikia vadovams priimant sprendimus. Tai detalus, visapusiškas planas, skirtas įgyvendinti organizacijos misijai.

Misija – svarbiausias organizacijos uždavinys ir tikslas. Išvertus iš lotynų kalbos – paskirtis, pašaukimas. Tai pagrindinis, bendras organizacijos uždavinys, tiksliai apibrėžta jos egzistavimo priežastis.

Misijos formuluotė savyje jungia:

1. Organizacijos veikla gamybos, paslaugų, rinkos požiūriu.

2. Išorinė aplinka, apsprendžianti organizacijos darbo principus.

3. Organizacijos kultūra, vidinis klimatas ir įtaka patraukiant vieno ar kito tipo žmones.

Misija yra įgyvendinama per planus. Sėkmę lemia strateginis planas. Jam organizacija turėtų skirti 80( dėmesio. Misijoje yra svarbūs klientai. Su misija yra susijusi vertybių orientacija. W. Hunt ir R. Tagiuri nustatė 6

vertybes:

1. Teorinės vertybės (tiesa, žinios, racionalus mąstymas);

2. Politinės vertybės (valdžia, viršenybė virš kitų, pripažinimas);

3. Ekonominės vertybės (praktiškumas, naudingumas, efektyvumas);

4. Socialinės vertybės (geri žmonių santykiai, konfliktų nebuvimas);

5. Estetinės vertybės (meninė harmonija, sudėtis, forma ir simetrija).

6. Religinės-moralinės vertybės (santaika visatoje)

Šios organizacijos posistemės turi turėti savo tikslus, tačiau jie neturi kirstis su svarbiausiu tikslu – misija. Svarbiausias tikslas turėtų būti visuomenės poreikių žinojimas.

Gamybos posistemės tikslas – darbo našumo didinimas ir produkcijos kokybės gerinimas.

Ekonomikos posistemės tikslas – racionalus išteklių naudojimas siekiant efektyviausio jų panaudojimo.

Personalo posistemės tikslas – didinti darbuotojų pasitenkinimą ir suinteresuotumą, užtikrinti sąlygas darbuotojų kūrybinio potencialo vystymuisi.

Marketingo posistemės tikslas – žinoti ir maksimaliai tenkinti vartotojų poreikius kiek galima platesnėje rinkoje.

Tikslus galima skaidyti ne tik pagal struktūrą ir trukmę, bet ir į socialinius, ekonominius ir kitus tikslus. Todėl sudaromas tikslų medis, reiškiantis tvarkingą tikslų hierarchiją.

Svarbiausia, kad tikslai būtų išreikšti kiekybiniais dydžiais.

Tikslinio valdymo schema yra:

1. Įgaliojimų ir atsakomybės nustatymas

2. Tikslų numatymas, jų apibūdinimas kiekvienoje pareigybėje.

3. Tikslų įgyvendinimo planų paruošimas duotoje pareigybėje.

4. Kiekvieno vadovo veiklos planavimas ir vertinimas.

Tikslų nustatymą apsprendžiantys principai:

1. Suderinamumas. Tikslai neturi prieštarauti. Jie turi veikti viena kryptimi.

2. Realumas. Tikslai turi būti įgyvendinami, turėti realią išraišką, būti kiekybiniai.

3. Lankstumas. Tikslai ir prioritetai turi būti peržiūrimi atsižvelgiant į vidinę ir išorinę aplinką, o paskui klaidingi atmetami.

4. Patrauklumas. Tai darbuotojų veiklos motyvavimą užtikrinanti priemonė. Kiek darbuotojas naudingas, reikalingas visuomenei?

5. Išmatuojamumas. Tai galimybė nustatyti absoliučią arba santykinę vertę kiekybiniais vienetais (net ir kokybinių dydžių).

Šioje schemoje pavaizduotos įvairių lygių strategijos: žalia –

korporacinio lygio; geltona – atskiro verslo vieneto lygio; mėlyna –

funkcijinio lygio strategija.

Kalbant apie strategijas paaiškėja, kad planavimas – labai svarbus procesas. Šis procesas išreiškia įvairių etapų suskirstymo laipsnį.

Strateginio planavimo procesas

I.ir II. Misija ir tikslai jau buvo aptarti anksčiau.

III. Vertinant išorinę organizacijos aplinką naudojami tokie veiksniai

1. Ekonominiai;

2. Politiniai;

3. Rinkos

4. Technologiniai;

5. Konkurenciniai;

6. Socialiniai;

7. Tarptautiniai

IV. Organizacijos stiprių ir silpnų pusių įveritimas parodo ar organizacija savo viduje turi jėgų atremti konkurencijai. Tiriamos penkios zonos:

1. Marketingas;

2. Gamyba;

3. Personalas;

4. Finansai;

5. Organizacijos kultūra

V. Strateginių alternetyvų rengimo procesas jungia kūrimo, sudarymo ir analizės etapus.

VI. Strategijos išrinkimas – svarbiausias momentas

Galimos strategijos skirstomos į keturias rūšis:

1. Riboto augimo. Šią strategiją naudoja daugelis organizacijų. Viskas vyksta palaipsniui.

2. Augimo. Staigus, šuoliškas gamybos apimčių ar paslaugų išplėtimas.

Daugiau rizikos.

3. Suma˛inimo. Mėginama ma˛inti kai kurias veiklas: likvidavimo, nereikalingo išjungimo ir dalies perprofiliavimo strategijos.

4. Mišri. Naudojamos įvairios strategijos atskiroms organizacijos dalims ar atskirais laiko vienetais.

Strategijos parinkimą įtakoja daug veiksnių, iš kurių svarbiausi yra:

1. Rizika. Priimtinas rizikos dydis, laipsnis

2. Ankstesnių strategijų žinojimas. Įvertinus praeityje naudotas strategijas galima pasinaudoti jomis, tačiau tai stabdo naujovių atsiradimą.

3. Savininkų požiūris arba reakcija. Jei įmonė valstybinė, tai valstybė gali riboti tam tikrą veiklą. Arba akcininkai nori pelną gauti iš karto ir atsisako reinvestuoti.

4. Laiko veiksnys. Ne laiku priimti sprendimai dažnai būna žlugimo priežastimi.

5. Vadovų kompetencija. Dažnai vadovai dėl kvalifikacijos ir profesionalumo stokos priima netinkamus sprendimus, viršijančius galimybes.

Strategijos gali būti skirstomos ir kitaip:

I. Palaikymo strategija. Ji naudojama tokiu atveju, jei rinka nėra prisotinta, jei yra pakankama paklausa. Gaminamos tos pačios prekės tai pačiai rinkai.

II. Rinkos vystymo strategija. Geografinis rinkos dalies plėtimas, reikia daug lėšų.

III. Savo kiemo strategija. Naujos produkcijos ar paslaugų kūrimo strategija. Tai pačiai produkcijai ieškoma alternatyvų.

IV. Rinkos užkariavimo strategija. Naujos produkcijos kūrimas naujoms rinkoms. Susijusi su didžiausia rizika.

Patogus instrumentas pasirenkant strategiją – Bostono konsultacinės grupės sukurtoji matrica (Portfelio metodas).

Žvaigždės užima lyderio poziciją greit besivystančioje šakoje. Duoda didelį pelną, bet reikalauja ir žymių išteklių vystymosi finansavimui ir griežtai kontrolei. Mažėjant šakos vystymosi tempams žvaigždės virsta melžiamomis karvėmis.

Jos užima lyderio poziciją stabilioje ar net smunkančioje šakoje. Veikla nereikalauja didelių sąnaudų ir leidžia lėšas panaudoti kitiems atvejams.

Laukinės katės turi mažą rinkos dalį sparčiai besivystančioje šakoje.

Charakteringas silpnas pirkėjų palaikymas, neaiškūs konkurentų privalumai.

Šuniukai paprastai susiję su maža rinka ir žemais vystymosi tempais, siaura pramonės šaka, atsilikimu nuo konkurentų. Pinigų srautai nedideli, galimybės ribotos.

Bostono matricoje pinigai imami iš grynųjų pinigų maišo arba šunų ir investuojami į pasirinktus klaustukus, kad jie galėtų tapti žvaigždėmis.

Tačiau žvaigždėmis visą laiką nebūnama. Jos tampa pinigų maišu ir procesas kartojasi. Naudojant tokią strategiją galima pasiekti gerų rezultatų.

Kalbant apie strategiją ir jos pasirinkimą reikėtų turėti omenyje ir tos šalies, regiono vadovų požiūrį į tam tikrą strategiją, pereinant įvairius organizacijos vystymosi etapus. Todėl naudojami įvairūs valdymo metodai:

1. Valdymas, grindžiamas valdymo kontrole. Reakcija įvyksta po įvykių.

Pavyzdžiui, važiuodami automobiliu suplanuojame sukti į kairę, o privažiavę posūkį pamatome, kad sukti draudžiama. Reikia laiko naujos strategijos sukūrimui.

2. Valdymas ekstrapoliacijų pagrindu. Sprendimai priimami palyginimo su praeitimi pagrindu. Manoma, kad ateityje bus taip pat, kaip ir praeityje.

3. Valdymas lanksčių sprendimų pagrindu. Susidaro šiuolaikinėmis sąlygomis, kai iš anksto planuoti sunku.

Strateginiame planavime svarbią vietą užima prognozavimas, tačiau svarbiausia – teigiamų pokyčių siekimas.

VII. Strateginio plano realizavimas ir įgyvendinimas

TAKTIKA susijusi su karo mokslais. Tai būdai, kuriam nors tikslui pasiekti; veikimo būdas; būtina sąlyga strategijos įgyvendinimui. Taktika įprasta laikyti trumpalaikes strategijas.

Vadovybė nustato ilgalaikius tikslus, o tų tikslų įgyvendinimui sudaromi taktiniai tikslai. Tų tikslų bruožai:

1. Taktika kuriama strategijos įgyvendinimui;

2. Strategija kuriama aukščiausiame lygyje, o taktika – vidutiniame.

3. Taktika apskaičiuota trumpesniam laikotarpiui nei strategija

4. Strategijos rezultatai negali būti pilnai nustatyti ribotu laikotarpiu, o taktikos rezultatai yra greiti ir apibrėžti,nes jie susiję su konkrečia veikla.

POLITIKA suprantama kaip bendrieji veiklos principai; kaip sprendimų apribojimai, palengvinantys tikslo pasiekimą. Politika formuojama ir formuluojama aukščiausių vadovų ir veikia kaip organizacijos įstatymų kodeksas.

PROCEDŪROS. Politikos ir taktikos ne visada pakanka, nes organizacija ir žmonės gali daug laimėti parinkdami sprendimus iš praeities patirties.

Situacija parenkant sprendimus dažnai pasikartoja, todėl pasirenkamas gyvenimo patikrintas sprendimo variantas, sudarant standartinius nurodymus.

Procedūra nurodo kokius veiksmus atlikti konkrečioje situacijoje konkrečiu būdu.

TAISYKLĖS. Žmonės subjektyviai vertina vieną ar kitą situaciją, todėl galime turėti nepageidaujamas pasekmes. Kad taip neatsitiktų kuriamos taisyklės kaip galima ar privaloma elgtis ir ko daryti negalima. Taisyklės apriboja konkrečius veiksmus konkrečioje situacijoje konkrečiai veiklai.

Strategijos įgyvendinimas glaudžiai susijęs su organizavimu. Jis pasireiškia per:

1. Strategijos įgyvendinimo sėkmė priklauso nuo organizacijos struktūros. A. CHANDLER teigia, kad struktūra atspindi strategiją.

2. Strategija turi būti įtraukta į vertybių, normų ir vaidmenų sistemą, padedančią suformuoti darbuotojų elgesį ir kartu palengvinančią strateginių tikslų siekimą.

3. Struktūra turi tapti veikiančia politika, taktika, procedūromis ir taisyklėmis, kuriomis vadovausis vadovai.

Kaip teigia A. Chandler, organizacija praeina tris raidos etapus: I) nuo vieneto į funkcijinę; II) į divizioninę; III) į multidivizinę.

I.

II.

III.

1. Veiklos vienetas – verslą vysto vienas žmogus.

2. Geografijos išplitimas – tas gaminys realizuojamas naujose rinkose

3. Vieneto organizacija – organizacija su kelių sričių veiklos vienetais ir administracija, kuri koordinuoja atskirų vienetų veiklą. Čia jau atsiranda valdymo lygiai.

4. Vertikalioji integracija – organizacija plečia gaminio apimtis, samdo žaliavų tiekėjus, produkcijos platintojus.

5. Funkcijinė organizacija – čia ryškus funkcijinis pasidalijimas kai kurių sprendimų priėmimui. Atsiranda atskiri skyriai, kaip ekonomikos, marketingo ir kt.

6. Multidivizinė organizacija – organizacijos išplėtimas į įvairias pramonės šakas, platus gaminių asortimentas. Pusiau savarankiški produktų padaliniai.

Sėkmingam strategijos įgyvendinimui kompanija “Mc Kinsy ir Co” pasiūlė septynių “S” modelį pabrėždami, kad bent vieno iš veiksnių ignoravimas pastangas gali paversti kančių keliu.

Struktūra. Siekiant susidoroti su konkrečiomis strateginėmis užduotimis turi būti pakeičiama struktūra. Jos nereikia keisti iš esmės, o tik įkurti kelis naujus padalinius.

Strategija. Kalba eina apie įgyvendinimo sudėtingumą. Nenaudinga kurti neįgyvendinamą strategiją. Tačiau jei strategiją įgyvendinti sunku, tai nereiškia, kad jos kurti nereikia.

Sistemos – tai formalios ir neformalios procedūros, įskaitant investicinį planavimą, apskaitą, kolektyvo ugdymą ir t.t.

Stilius. Vadovo ir pavaldinių bendravimo ir bendradarbiavimo metodai.

Sėkmingas personalas – tai vienas iš reikšmingiausių išteklių. Dėl to čia turime dvi prasmes: 1) personalas turi būti ugdomas; 2) reikia ugdyti ir vadovus, kad jie galėtų rotacijos principu užimti aukštesnes pareigas (turi tikėti paaukštinimo galimybe).

Sugebėjimai – veiklos, kurias organizacija sugeba atlikti geriausiai, kuriomis ji išsiskiria iš kitų.

Svarbiausieji tikslai – vyraujantieji požiūriai, vertybės, siekiai, kurie vienija organizaciją bendriems tikslams.

Kuris veiksnys yra svarbesnis, priklauso nuo aplinkos. Tačiau negalima ignoruoti nei vieno iš tų veiksnių.

VIII. Strategijos vertinimas

BIUDŽETINIS. Visi ištekliai turi būti įvertinti kiekybiškai.

TIKSLINIS PLANAVIMAS. Jo etapai yra tokie:

1) kiekviename struktūros elemente turi būti tiksliai suformuluoti tikslai;

2) numatoma kaip ji bus įgyvendinama;

3) numatoma kaip tikslai tikrinami ir kontroliuojami;

4) numatoma kaip bus koreguojama veikla.

Aukščiau esančių tikslų įgyvendinimas susijęs su žemiau esančių tikslų realizavimu. Tikslinis planavimas suprantamas taip, kad žemiau esančių tikslų realizavimas turi užtikrinti bendrų tikslų įgyvendinimą. Kiekvienas žemiau esantis vadovas dirba aukščiau esančių vadovų tikslų įgyvendinimui.

Išorinė organizacijos aplinka

Organizacija yra glaudžiai susijusi su ją supančia aplinka.

EKOLOGINĖ APLINKA – tai: 1) žemės turtai, oras, vanduo, flora, fauna; 2)

valymo įrenginiai ir kitos atliekos.

TECHNOLOGINĖ APLINKA – tai procesai, susiję su mokslo ir technikos pažanga: 1) gyventojų žinios ir įgūdžiai; 2) įmonės turima technologija.

EKONOMINĖ APLINKA – tai šalies ir gretimų šalių išsivystymo lygis. Prie šios aplinkos priskiriami tiekėjai, klientai, konkurentai.

VISUOMENINĖ APLINKA – tai politinė ir teisinė sistema, kultūra, mentalitetas, ūkio tvarkymas (planinis ar rinkos ūkis).

Visų šių elementų nutolimo nuo organizacijos tvarka neturi įtakos jų poveikiui į organizaciją. Be to, šie elementai tarpusavyje susiję.

Aplinkos poveikis vertinamas veiksnius skirstant į dvi grupes:

1. Tiesioginio poveikio veiksniai. Jie turi tiesioginę įtaką organizacijai, betarpiškai ir iš karto veikia organizaciją. Šiems veiksniams priskiriami tiekėjai, vartotojai (klientai), konkurentai, darbo ištekliai, įstatymai, valstybės reguliavimo įstaigos. Tiekėjai

– nėra žaliavų, nevyksta darbas. Vartotojai – organizacijos egzistavimo tikslas. Konkurentai gali reguliuoti organizacijos veiklą teikdami analogiškas arba alternatyvias prekes ir paslaugas. Darbo ištekliai – vienas iš labiausiai dinamiškų elementų. Įstatymai, valstybės reguliavimo įstaigos – akcizai, muitai, pelno mokestis ir įvairūs kiti mokesčiai.

2. Netiesioginio poveikio veiksniai gali veikti dvejopai: 1) per tiesioginius veiksnius ir 2) per aplinką, kurioje firma funkcionuoja.

Prie netiesioginių veiksnių priskiriami technologiniai, ekonominiai, politiniai-teisiniai, kultūriniai-socialiniai ir tarptautiniai veiksniai.

Pati organizacija gali daryti įtaką tik tiesioginio poveikio veiksniams, o netiesioginio – negali.

Svarbiausi išorinės aplinkos bruožai:

1. Sąveika – tai tarpusavio ryšio jėga, kuria vieno veiksnio pasikeitimas įtakoja kitus veiksnius.

2. Sudėtingumas suprantamas kaip veiksnių skaičius, į kuriuos turi reaguoti organizacija.

3. Judrumas – tai aplinkos pasikeitimo greitis

4. Neapibrėžtumas – tai informacijos kiekis, kuriuo disponuoja organizacija atitinkamo veiksnio požiūriu ir pasitikėjimo ta informacija laipsnis.

Labai svarbią įtaką organizacijai turi ir tarptautinė aplinka.

MISIJA

OPERATYVINIS PLANAS

TAKTINIS PLANAS

STRATEGINIS PLANAS

PLANŲ REALIZAVIMAS

BIUDŽETAS

TAISYKLĖS

PROCEDŪROS

TAKTIKA

POLITIKA

DIREKTORIUS

PERSONALAS

MARKETINGAS

EKONOMIKA

GAMYBA

ORGANIZACIJA

4

3

2

1

1.3

1.2

1.1

1.3.3

1.3.1

1.3.2

Multi verslo vienetas

Strateginis verslo vienetas

Strateginis verslo vienetas

Strateginis verslo vienetas

Strateginis verslo vienetas

1

2

3

Misija

Organizaci-jos tikslai

Išorinės aplinkos analizė ir įvertinimas

Organizaci-jos stiprių ir silpnų pusių įvertinimas

Strategijos vertinimas

Strategijos realizavimas ir įgyven-dinimas

Strategijos išrinkimas

Strateginių alternatyvų rengimas

Taktika

Biudžetinis

Politika

Tikslinis

Procedūros

Taisyklės

PREKĖS

Naujos Turimos

II.

I.

IV.

III.

Turima Nauja

RINKA

RINKOS AUGIMO TEMPAI

Lėti

Spartūs

I. Žvaigždė

II. Laukinės katės (kas toliau, klaustukas)

III. Melžiamos karvės (pinigų maišas)

IV. Šuo

II.

I.

IV.

III.

Didelė Maža

RINKOS SĄLYGINĖ DALIS

ŽINGSNIAI

6. Multidivizinė organizacija

5. Funkcijinė organizacija

4. Vertikalioji integracija

3. Vieneto organizacija

2. Geografijos išplitimas

1. Veiklos vienetas

Centrinė būstinė

Produkto padalinys (divizija)

Funkcijinis skyrius

Veiklos vienetas

Struktūra

Sistemos

Strategija

Svarbiau-sieji tikslai

Stilius (vadova-vimo)

Sugebė-jimai (įgūdžiai)

Sėkmin-gas per-sonalas

Strateginis planavimas

Taktinis planavimas

Operatyvinis planavimas

Organizacija

Technologinė aplinka

Ekonominė aplinka

Visuomeninė aplinka

Ekologinė (natūrali) aplinka