Personalo valdymo pagrindai

Vilniaus Kolegija

Menų fakultetas

Xxxxxx xxxxxxx

Kultūrinės veiklos vadybos

II kursas

Personalo planavimas

ir

verbavimas

Kai kurios firmos susiduria su gana painia problema: darbo jėgos
planavimu. Gal pasirodys juokinga, tačiau kai kurioms stambioms
korporacijoms, bendrovėms ir firmoms, tai tiktai, paini problema. Taip
atsitiko ir korporacijai “Cisco Systems, Inc.” Kalifornijos valstijoje, Jan
Chose mieste įsikūrusi kompanija plečiasi taip sparčiai, kad per metus gali
sukurti apie 6000 naujų darbo vietų, todėl rasti naujų kandidatų yra
“problema”, jei ją šitaip galima pavadinti. Taigi pabandysiu panagrinėti
šią problemą.

Pirmiausia, manau, reikėtų apibrėžti kas tai yra planavimas. Taigi darbo
jėgos( arba užimtumo) planavimas- taai planų, kaip užpildyti ateityje
atsirasienčias laisvas darbo vietas(pareigybes), sudarymo procesas, kuris
grindžiamas: (1) ateityje atsirasienčių laisvų darbo vietų prognoze ir (2)
sprendimu, ar išorės, ar vidaus kandidatai bus verbuojami į šias darbo
vietas. Todėl planavimas aprėpia visas būsimas laisvas darbo vietas
pradedant valytoja ir baigiant firmos prezidentu. Daugelyje firmų
vartojamas tęstinio planavimo terminas, kuris reiškia, jog numatoma, kaip
bus užimamos kompanijos svarbiausios aukščiausiojo lygio vadovų paraigybės.

Kaip ir bet kuris geras planas, darbuotojų poreikio planas turi turėti
pagrindą- ateities prognozes. Tad prognozavimo tikslas- sukurti tokį
pagrindą. Planuojant darbuotoju poreikį, paprastai reikia trrijų rušių
prognozių:personalo poreikio, vidaus kandidatų pasiūlos ir išorės kandidatų
pasiūlos. Taigi, yra keli būdai ateities užimtumo poreikiui nuspėti.
Pavyzdžiui, pasitelkus tendencijų analizę ateities poreikiams nuspėti,
analizuojami praėjusių penkerių ar daugiau metų firmos darbuotojų skaičiaus
pokyčiai. Šitaip galima suskaičiuoti, kiek buvo firmoje darbuotojų
kiekvieną praėjusių penkerių me

etų pabaigoje arba, jei yra galimybė, kiek jų
buvo kiekvienoje kategorijoje( pavyzdžiui, pardavimo, gamybos darbuotojų,
sekretorių, administratorių). Tokios analizės tikslas- išsiaiškinti
darbuotojų skaičiaus kitimo tendencijas, kurios galbūt išliks ir ateityje.

Antrasis būdas- proporcijų analizė, kuri reiškia, jog prognozuojama
remiantis kurio nors priežastinio rodiklio(pavyzdžiui, pardavimo apimties)
santykiu su reikalingų darbuotojų( pavyzdžiui, pardavimo agentų) skaičiumi.
Tarkime, jog paaiškėjo, kad kiekvienas pardavimo agentas paprastai parduoda
už 500 000 dolerių. Vadinasi, jei pajamų ir pardavimo agentų santykis
išlieka tas pats, kitų metų pabaigoje reikės šešių naujų pardavimo agentų(
kurių kiekvienas duos 500 000 dolerių pajamų), kad pardavimas padidėtų
pageidaujamais 3 milijonais dolerių.

Planuojant užimtumą vadovų nuomonė visada viadina svarbų vaidmenį. Labai
retai pasitaiko, kad bet kuri praeities tendencija, proporcija ar santykis
išliktų nepakitę ir ateityje. Todėl reikia turėti nuomonę sprendžiant, kaip
pakoreguoti prognozę, paremtą tendencijomis, kurios ateityje gali
pasikeisti. Štai kokie svarbųs veiksniai gali daryti pooveikį jūsų
prognozei: sprendimai pagerinti produkcijos kokybę arba įsiskverbti į naują
rinką; technologiniai ir valdymo pokyčiai, dėl kurių padidės našumas;
finansiniai ištekliai, kuriuos planuojate turėti.

Ankstesnė prognozė, atsakydama į klausimą, kiek darbuotojų reikės
ateityje, išsprendžia tik pusę darbuotojų planavimo lygties. Vėliau reikia
atlikti išorės ir vidaus kandidatų pasiūlos prognozę.

Kvalifikacijos patikrinimas gali palengvinti vidaus kandidatų pasiūlos
prognozavimą. Kvalifikacijos patikrinimas pateikia surinktus rankiniu būdu
ar kompiuterinės sistemos sudarytus duomenis: kiekvieno darbuotojos darbo
rezultatai, išsilavinimas ir tinkamumas paaukštinti pareigose. Darbuotojų
pakeitimo diagramose parodomi dabartiniai visų atsakingų darbuotojų veiklos
rezultatai ir jų galimybė kilti pareigose. Kiekvienai pareigybei ga

alite
sukurti alternatyvias pareigybės pakeitimo korteles, kuriose nurodomi
galimi kandidatai į atitinkamą pareigybę bei kiekvieno kandidato dabartinės
veiklos rezultatai, tinkamumas būti paaukštintam pareigose ir reikalingas
mokymas.

XXIa. nebeįmanoma rankiniu būdu gerai patikrinti šimtų ar tūkstančių
darbuotojų kvalifikacijos. Daugelis firmų kompiuterizuoja šia informaciją,
be to, šiam tikslui galima įsigyti sukurtų kompiuterinių programų paketų.

Pagal vieną iš tokių sistemų darbuotojai užpildo 12 puslapių bukletą,
kuriame aprašo savo išsilavinimą bei patirtį. Visa ši informacija kaupiama
kompiuterio diske. Kai vadovui prireikia kvalifikuoto žmogaus į laisvą
pareigybę, jis aprašo ją ( pavyzdžiui, kokio jai reikia išsilavinimo bei
įgūdžių), paskui įveda šia informaciją i kompiuterį. Peržiūrėjusi galimų
kandidatų duomenis, programa pateikia vadovui atspauzdintą kvalifikuotų
kandidatų sąrašą.

Nors kalbant apie verbavimą gali kilti mintys apie įdarbinimo agentūras
ir klasifikuotus skelbimus, dažnai geriausias darbdaviui kandidatų šaltinis
yra įmonėje jau dirbantys darbuotojai. Kad ši paieška būtų sėkminga, reikia
pasitelkti darbo skelbimus, personalo asmens bylas ir duomenų apie
darbuotojų įgūdžius bazes. Darbo skelbimuose nurodoma laisva vieta ir jos
požymiai, pavyzdžiui, reikalavimai, tiesioginis vadovas, darbo grafikas ir
apmokėjimo skalė. Remiantis kai kurių sutarčių su profsąjungomis
reikalavimais tokiuose skelbimuose turi būti nurodyta, jog profsąjungos
nariams teikiama pirmenybė arba jiems turi būti siūlomos geresnės
pareigybės. Vidaus skelbimai apie laisvas darbo vietas taip pat
rekomenduotini ir toms firmoms, kuriose nėra profsąjungos, nes tokie
skelbimai padeda perkelti į kitas paeigas arba paaukštinti esamus
darbuotojus. Čia taip pat praverčia darbuotojų asmens bylos. Nagrinėdami
asmens bylas(taip pat ir prašymus priimti į
darbą), galite rasti
darbuotojų, dirbančių reikalaujantį mažesnio išsilavinimo bei įgūdžių, nei
turi šie darbuotojai, darbą. Taip pat galite rasti darbuotojų, kurie galėtų
būti apmokyti ateityje arba jau dabar turi išsilavinimą, reikalingą laisvai
pareigybei užimti. Kompiuterizuotos darbuotojų duomenų bazės( jas jau
aptarėme anksčiau) gali padėti rasti tinkamus kandidatus įmonės viduje
laisvoms pareigybėms užimti.

Vidaus kandidatų prognozavimas labai svarbus planuojant tęstinumą.
Trumpai tariant, tęstinumo palanvimas- tai kompanijos planas užimti pačias
svarbiausias vadovaujančio darbo pareigybes. Šis procesas dažnai yra gana
sudėtingas, jį sudaro daug tarpusavyje susijusių veiksmų. Pavyzdžiui,
potencialūs kandidatai į aukščiausiojo lygio vadovų pareigybes gali būti
nukreipti į aukščiausias vadovaujančias pareigas svarbiausiuose kompanijos
padaliniuose arba į užsienį, o vėliau nusiųsti į Harvardo universiteto
Verslo fakultero pažangių valdymo metodų kursus. Todėl išsamesnis tęstinumo
planavimo apibrėžimas yra štai toks: “Tai procesas, kurio tikslas-
užtikrinti tinkamą pasiūlą kandidatų, galinčių dabar perimti svarbiausias
vadovaujančias pareigybes, taip pat ir tas, kurios atsiras ateityje
įgyvendinant kompanijos strategiją, ir sudaryti sąlygas planuoti bei
valdyti atskirų asmenų karjerą, kad būtų optimizuoti organizacijos
poreikiai ir atskirų asmenų siekiai” tęstinumo planavimas apima tokias
veiklos sritis:

Vadovų ir specialistų poreikio analizė pagal kompanijos valdymo lygį,

funkcijas bei įgūdžius.

Esamų aukščiausiojo lygio vadovų auditas ir galimos vidaus bei išorės

pasiūlos prognozavimas.

Individualių karjerų planavimas remiantis objektyvia ateities poreikių

prognoze ir patikimais esamo darbo atlikimo bei potencialo tobulėti

vertinimais.

Konsultavimas karjeros klausimais vadovaujantis realiais firmos ir

paties konsultuojamo asmens ateities poreikiais.

Spartesnis paaukštinimasiškeliant tikslus, atspindinčius firmos

ateities poreikius.

Su darbo veiklos rezultatais su

usietas mokymas ir tobulinimas,

įgalinantis mokomus asmenis pasirengti ir ateitias, ir dabartinėms

pareigoms.

Planingas strateginis verbavimas, kad būtų patenkinti ne tik

trumpalaikiai, bet ir ilgalaikiai personalo poreikiai.

Veiklos rūšys, dėl kurių laisvos darbo vietos yra užpildomos.

Jei kandidatų užpildyti visas numatomas laisvas darbo vietas pačioje
organizacijoje nepakanka, darbdaviai sutelkia dėmesį į išorės kandidatų-
žmoniu, šiuo metu nedirbančių organizacijoje,- pasiūlos prognozavimą. Čia
gali prireikti bendrų ekonominių sąlygų, vietinės rinkos sąlygų ir darbo
rinkos prognozių.

Pirmasis žingsnis- prognozuoti bendrąsias ekonomikos sąlygas ir,
sakykime, laukiamą nedarbo lygį. Paprastai juo mažesnis nedarbas, juo
mažesni jėgos ištekliai, tuo sunkiau verbuoti personalą.

Vietinės darbo rinkos būklė taip pat yra svarbi. Pavyzdžiui,
kompiuterius ir puslaidininkius gaminančių kompanijų plėtra sąlygojo
palyginti žemą nedarbo lygį tokiuose miestuose kaip Sietlas visiškai
nepriklausomai nuo bendrosios šalies ekonominės būklės.

Galiausiai galima pageidauti prognozuoti konkrečių specialybių
kandidatų( inžinierių, gręžimo staklių operatorių, buhalterių ir taip
toliau), kuriuos ketinama verbuoti, išteklius. Pavyzdžiui, pastaruoju metu
pastebėta, jog trūksta kompiuterinių sistemų specialistų.

Kultūros organizacijoms nėra labai svarbu planuoti personalą, nes
dažniausiai jos nėra labai didelės ir nesiplečia labai sparčiai, kad
susidurtų su planavimo problema. Tačiau geresnių, kvalifikuotesnių
specialistų ieškojimas ir verbavimas yra tikrai gana svarbus veiksnys
tinkamai atlikti savo funkciją ir siekti užsibržto tikslo.

Gavę įgaliojimus priimti darbuotoją į laisvą pareigybę, turėtume
sudaryti kandidatų banką, pasitelkdami vidaus(aptartus anksčiau) ir vieną
ar daugiau išorės verbavimo šaltinių. Verbavimo procesas yra svarbus, nes
juo daugiau kandidatų turėsite, juo geriau galėsite pasirinkti.

Verbavimo ir atrankos procesą galima įsivaizduoti kaip štai toką etapų
seką:

1. Planuoti ir prognozuoti darbo jėgą, kad būtų galima nustatyti,

kurias pareigybes reikia užpildyti.

2. Verbuojant vidaus ir išorės kandidatus sudaryti potencialų

kandidatų į šias pareigybes sąrašą.

3. Užtikrinti, kad kandidatai užpildytų prašymo priimti į darbą

formas, ir galbūt vesti pradinės atrankos interviu.

4. Taikyti įvairius atrankos metodus, pavyzdžiui, testus, išsilavinimo

tyrimą ir medicininius patikrinimus tinkamiems kandidatams

pasirinkti.

5. Nusiųsti vieną ar daugiau tinkamų kandidatų pas vadovą, kuris yra

tiesiogiai atsakingas už tą darbą.

6. Pasistengti, kad vadovas ar kitas tiesiogiai su šiuo reikalu

susijęs asmuo vestų vieną ar daugiau interviu su kandidatais ir

padėtų galutinai nuspręsti kuriam kandidatui pasiūlyti darbą.

Kandidatų ieškoti ir juos sudominti galima įvairiais būdais. Vienas iš
jų- reklama. Tačiau reikia atsižvelgti į du dalykus: į žiniasklaidos
priemonę, kurioje ketinate reklamuotis, ir į reklaminio skelbimo turinį.
Kokia tinkamiausia žiniasklaidos priemonė, priklauso nuo to, į kokią
pareigybę ieškote kandidato.

Taip pat kandidatų galime ieškoti įdarbinimo biuruose ir agentūrose.
Išskiriami trys agentūrų tipai:federalinės, valstijos ir vietinės valdžios;
nepelno organizacijos; privačios.

Dauguma tinkamų paaukštinti pareigose kandidatų iš pradžių buvo priimti
į darbą užverbavus aukštosiose mokyklose. Todėl šis verbavimas yra svarbus
vadovų praktikantų bei specialistų šaltinis.

Dvi problemos siejasi su verbavomo aukštosiose mokyklose. Pirmiausia,
verbuotojams tai palyginti brangu ir atima labai daug laiko. Reikia gerokai
iš anksto suderinti grafikus, išspauzdinti kompanijos reklaminius bukletus,
vesti interviu su kandidatais protokolus ir daug laiko praleisti aukštojoje
mokykloje. Antra, kai kurie verbuotojai būna nepasirengę, rodo kandidatams
per mažai dėmesio ir jaučiasi esą už juos pranašesni. Dauguma verbuotojų
nesugeba gerai atrinkti studentų. Pavyzdžiui, studento ar studentės fizinis
patrauklumas dažnai nusveria vertingesnius bruožus bei sugebėjimus. Kai
kurie verbuotojai taip pat skirsto darbus į “moteriškus” ir “vyriškus”.
Tokie pastebėjimai tik dar labiau pabrėžia, kaip svarbu apmokyti
verbuotojus prieš siunčiant juos į aukštąją mokyklą.

Verbuotojai aukštosiose mokyklose turėtų siekti dviejų tikslų.
Svarbiausias tikslas- atsirinkti. Tai reiškia, jog jie privalo nuspręsti,
ar kandidatu verta toliau domėtis. Nuo konkrečių verbavimo poreikių
priklauso, kokiomis konkrečiomis žmonių savybėmis domėsitės. Paprastai
patartina įvertinti tokias kandidatų savybes kaip motyvaciją, bendravimo
įgūdžius, išsilavinimą, išvaizdą ir laikyseną.

Nors pagrindinis tikslas- išsirinkti gerus kandidatus, taip pat
privalote siekti ir antrojo tikslo- sudominti juos savo firma. Nuoširdi,
neoficiali laikysena, pagarba kandidatams, netrukus po susitikimo išsiųsti
jiems laiškai gali padėti sudominti kandidatus jūsų darbdaviu.

Dauguma aukštųjų mokyklų studentų gauna darbą atlikę stažuotę. Šis
verbavimo būdas per pastaruosius metus nepaprastai išpopuliarėjo.
Nustatyta, jog šiandien beveik trys ketvirtadaliai aukštųjų mokyklų
studentų, prieš baigdami mokslus, atlieka stažuotę, o pavyzdžiui, 1980
metais stažuotę atlikdavo tik 1 iš 36 studentų.

Stažuotės gali būti naudingos ir studentams, ir darbdaviams. Studentams
stažuotės gali padėti susiformuoti darbo įgūdžius, patikrinti potencialius
darbdavius ir geriau susipažinti su pasirinktos karjeros patraukliomis (ir
nepatraukliomis) pusėmis. Darbdaviams stažuotojai labai pravers atlikdami
įvairias užduotis- galima juo įvertinti kaip būsimus darbuotojus.

Verbuojant kuo įvairesnę darbo jėgą, būtina atsižvelgti i tam tikrus
niuansus. Tai yra sudaryti kuo palankesnes darbo sąlygas, kad kandidatai
pasiryžtų eiti dirbti. Verbuojant vyresnio amžiaus darbuotojus, vienišus
tėvus, mažumų atstovus ar moteris, darbdaviai įgyvendina įvairias “nuo
nedarbingumo pašalpos, prie atlyginimo” programas, kurių tikslas-
pritraukti ir padėti prisitaikyti naujiems darbuotojams, kurie anksšiau
gaudavo nedarbingumo pašalpą.

Kaip matome, tiesiog peršasi išvada, jog personalo planavimas ir
verbavimas yra labai svarbus procesas kiekvienai įmonei ar organizacijai.
Pasirinkus tinkamą personalą, galima efektyviai dirbti ir siekti užsibrėžto
tikslo. Jeigu to nebūtų daroma, firmų ateities planai žlugtų, o firma,
blogiausiu atveju, galėtų net bankrutuoti.

Naudota literatūra

1. Dessler G. Personalo valdymo pagrindai. K.:Poligrafija ir informatika,

2001.

2. Martinkus B., Neverauskas B., Sakalas A Vadyba: specialistų rengimo

kiekybinis ir kokybinis aspektas/Monografija.- Kaunas: Technologija,

2002.

3. Martinkus B., Sakalas A., Savanevičienė A. Darbo išteklių ekonomika ir

valdymas/Vadovėlis.- Kaunas: Technologija, 2000.

Leave a Comment