Vilniaus Kolegija
Menų fakultetas
Xxxxxx xxxxxxx
Kultūrinės veiklos vadybos
II kursas
Personalo planavimas ir verbavimas
Kai kurios firmos susiduria su gana painia problema: darbo jėgos planavimu. Gal pasirodys juokinga, tačiau kai kurioms stambioms korporacijoms, bendrovėms ir firmoms, tai tiktai, paini problema. Taip atsitiko ir korporacijai “Cisco Systems, Inc.” Kalifornijos valstijoje, Jan
Chose mieste įsikūrusi kompanija plečiasi taip sparčiai, kad per metus gali sukurti apie 6000 naujų darbo vietų, todėl rasti naujų kandidatų yra “problema”, jei ją šitaip galima pavadinti. Taigi pabandysiu panagrinėti šią problemą.
Pirmiausia, manau, reikėtų apibrėžti kas tai yra planavimas. Taigi darbo jėgos( arba užimtumo) planavimas- tai planų, kaip užpildyti ateityje atsirasienčias laisvas darbo vietas(pareigybes), sudarymo procesas, kuris grindžiamas: (1) ateityje atsirasienčių laisvų darbo vietų prognoze ir (2)
sprendimu, ar išorės, ar vidaus kandidatai bus verbuojami į šias darbo vietas. Todėl planavimas aprėpia visas būsimas laisvas darbo vietas pradedant valytoja ir baigiant firmos prezidentu. Daugelyje firmų vartojamas tęstinio planavimo terminas, kuris reiškia, jog numatoma, kaip bus užimamos kompanijos svarbiausios aukščiausiojo lygio vadovų paraigybės.
Kaip ir bet kuris geras planas, darbuotojų poreikio planas turi turėti pagrindą- ateities prognozes. Tad prognozavimo tikslas- sukurti tokį pagrindą. Planuojant darbuotoju poreikį, paprastai reikia trijų rušių prognozių:personalo poreikio, vidaus kandidatų pasiūlos ir išorės kandidatų pasiūlos. Taigi, yra keli būdai ateities užimtumo poreikiui nuspėti.
Pavyzdžiui, pasitelkus tendencijų analizę ateities poreikiams nuspėti, analizuojami praėjusių penkerių ar daugiau metų firmos darbuotojų skaičiaus pokyčiai. Šitaip galima suskaičiuoti, kiek buvo firmoje darbuotojų kiekvieną praėjusių penkerių metų pabaigoje arba, jei yra galimybė, kiek jų buvo kiekvienoje kategorijoje( pavyzdžiui, pardavimo, gamybos darbuotojų, sekretorių, administratorių). Tokios analizės tikslas- išsiaiškinti darbuotojų skaičiaus kitimo tendencijas, kurios galbūt išliks ir ateityje.
Antrasis būdas- proporcijų analizė, kuri reiškia, jog prognozuojama remiantis kurio nors priežastinio rodiklio(pavyzdžiui, pardavimo apimties)
santykiu su reikalingų darbuotojų( pavyzdžiui, pardavimo agentų) skaičiumi.
Tarkime, jog paaiškėjo, kad kiekvienas pardavimo agentas paprastai parduoda už 500 000 dolerių. Vadinasi, jei pajamų ir pardavimo agentų santykis išlieka tas pats, kitų metų pabaigoje reikės šešių naujų pardavimo agentų(
kurių kiekvienas duos 500 000 dolerių pajamų), kad pardavimas padidėtų pageidaujamais 3 milijonais dolerių.
Planuojant užimtumą vadovų nuomonė visada viadina svarbų vaidmenį. Labai retai pasitaiko, kad bet kuri praeities tendencija, proporcija ar santykis išliktų nepakitę ir ateityje. Todėl reikia turėti nuomonę sprendžiant, kaip pakoreguoti prognozę, paremtą tendencijomis, kurios ateityje gali pasikeisti. Štai kokie svarbųs veiksniai gali daryti poveikį jūsų prognozei: sprendimai pagerinti produkcijos kokybę arba įsiskverbti į naują rinką; technologiniai ir valdymo pokyčiai, dėl kurių padidės našumas;
finansiniai ištekliai, kuriuos planuojate turėti.
Ankstesnė prognozė, atsakydama į klausimą, kiek darbuotojų reikės ateityje, išsprendžia tik pusę darbuotojų planavimo lygties. Vėliau reikia atlikti išorės ir vidaus kandidatų pasiūlos prognozę.
Kvalifikacijos patikrinimas gali palengvinti vidaus kandidatų pasiūlos prognozavimą. Kvalifikacijos patikrinimas pateikia surinktus rankiniu būdu ar kompiuterinės sistemos sudarytus duomenis: kiekvieno darbuotojos darbo rezultatai, išsilavinimas ir tinkamumas paaukštinti pareigose. Darbuotojų pakeitimo diagramose parodomi dabartiniai visų atsakingų darbuotojų veiklos rezultatai ir jų galimybė kilti pareigose. Kiekvienai pareigybei galite sukurti alternatyvias pareigybės pakeitimo korteles, kuriose nurodomi galimi kandidatai į atitinkamą pareigybę bei kiekvieno kandidato dabartinės veiklos rezultatai, tinkamumas būti paaukštintam pareigose ir reikalingas mokymas.
XXIa. nebeįmanoma rankiniu būdu gerai patikrinti šimtų ar tūkstančių darbuotojų kvalifikacijos. Daugelis firmų kompiuterizuoja šia informaciją, be to, šiam tikslui galima įsigyti sukurtų kompiuterinių programų paketų.
Pagal vieną iš tokių sistemų darbuotojai užpildo 12 puslapių bukletą, kuriame aprašo savo išsilavinimą bei patirtį. Visa ši informacija kaupiama kompiuterio diske. Kai vadovui prireikia kvalifikuoto žmogaus į laisvą pareigybę, jis aprašo ją ( pavyzdžiui, kokio jai reikia išsilavinimo bei įgūdžių), paskui įveda šia informaciją i kompiuterį. Peržiūrėjusi galimų kandidatų duomenis, programa pateikia vadovui atspauzdintą kvalifikuotų kandidatų sąrašą.
Nors kalbant apie verbavimą gali kilti mintys apie įdarbinimo agentūras ir klasifikuotus skelbimus, dažnai geriausias darbdaviui kandidatų šaltinis yra įmonėje jau dirbantys darbuotojai. Kad ši paieška būtų sėkminga, reikia pasitelkti darbo skelbimus, personalo asmens bylas ir duomenų apie darbuotojų įgūdžius bazes. Darbo skelbimuose nurodoma laisva vieta ir jos požymiai, pavyzdžiui, reikalavimai, tiesioginis vadovas, darbo grafikas ir apmokėjimo skalė.
Remiantis kai kurių sutarčių su profsąjungomis reikalavimais tokiuose skelbimuose turi būti nurodyta, jog profsąjungos nariams teikiama pirmenybė arba jiems turi būti siūlomos geresnės pareigybės.
Vidaus skelbimai apie laisvas darbo vietas taip pat rekomenduotini ir toms firmoms, kuriose nėra profsąjungos, nes tokie skelbimai padeda perkelti į kitas paeigas arba paaukštinti esamus darbuotojus. Čia taip pat praverčia darbuotojų asmens bylos. Nagrinėdami asmens bylas(taip pat ir prašymus priimti į darbą), galite rasti darbuotojų, dirbančių reikalaujantį mažesnio išsilavinimo bei įgūdžių, nei turi šie darbuotojai, darbą.
Taip pat galite rasti darbuotojų, kurie galėtų būti apmokyti ateityje arba jau dabar turi išsilavinimą, reikalingą laisvai pareigybei užimti. Kompiuterizuotos darbuotojų duomenų bazės( jas jau aptarėme anksčiau) gali padėti rasti tinkamus kandidatus įmonės viduje laisvoms pareigybėms užimti.
Vidaus kandidatų prognozavimas labai svarbus planuojant tęstinumą.
Trumpai tariant, tęstinumo palanvimas- tai kompanijos planas užimti pačias svarbiausias vadovaujančio darbo pareigybes. Šis procesas dažnai yra gana sudėtingas, jį sudaro daug tarpusavyje susijusių veiksmų. Pavyzdžiui, potencialūs kandidatai į aukščiausiojo lygio vadovų pareigybes gali būti nukreipti į aukščiausias vadovaujančias pareigas svarbiausiuose kompanijos padaliniuose arba į užsienį, o vėliau nusiųsti į Harvardo universiteto
Verslo fakultero pažangių valdymo metodų kursus. Todėl išsamesnis tęstinumo planavimo apibrėžimas yra štai toks: “Tai procesas, kurio tikslas-
užtikrinti tinkamą pasiūlą kandidatų, galinčių dabar perimti svarbiausias vadovaujančias pareigybes, taip pat ir tas, kurios atsiras ateityje įgyvendinant kompanijos strategiją, ir sudaryti sąlygas planuoti bei valdyti atskirų asmenų karjerą, kad būtų optimizuoti organizacijos poreikiai ir atskirų asmenų siekiai” tęstinumo planavimas apima tokias veiklos sritis:
Vadovų ir specialistų poreikio analizė pagal kompanijos valdymo lygį, funkcijas bei įgūdžius.
Esamų aukščiausiojo lygio vadovų auditas ir galimos vidaus bei išorės pasiūlos prognozavimas.
Individualių karjerų planavimas remiantis objektyvia ateities poreikių prognoze ir patikimais esamo darbo atlikimo bei potencialo tobulėti vertinimais.
Konsultavimas karjeros klausimais vadovaujantis realiais firmos ir paties konsultuojamo asmens ateities poreikiais.
Spartesnis paaukštinimasiškeliant tikslus, atspindinčius firmos ateities poreikius.
Su darbo veiklos rezultatais susietas mokymas ir tobulinimas, įgalinantis mokomus asmenis pasirengti ir ateitias, ir dabartinėms pareigoms.
Planingas strateginis verbavimas, kad būtų patenkinti ne tik trumpalaikiai, bet ir ilgalaikiai personalo poreikiai.
Veiklos rūšys, dėl kurių laisvos darbo vietos yra užpildomos.
Jei kandidatų užpildyti visas numatomas laisvas darbo vietas pačioje organizacijoje nepakanka, darbdaviai sutelkia dėmesį į išorės kandidatų-
žmoniu, šiuo metu nedirbančių organizacijoje,- pasiūlos prognozavimą. Čia gali prireikti bendrų ekonominių sąlygų, vietinės rinkos sąlygų ir darbo rinkos prognozių.
Pirmasis žingsnis- prognozuoti bendrąsias ekonomikos sąlygas ir, sakykime, laukiamą nedarbo lygį. Paprastai juo mažesnis nedarbas, juo mažesni jėgos ištekliai, tuo sunkiau verbuoti personalą.
Vietinės darbo rinkos būklė taip pat yra svarbi. Pavyzdžiui, kompiuterius ir puslaidininkius gaminančių kompanijų plėtra sąlygojo palyginti žemą nedarbo lygį tokiuose miestuose kaip Sietlas visiškai nepriklausomai nuo bendrosios šalies ekonominės būklės.
Galiausiai galima pageidauti prognozuoti konkrečių specialybių kandidatų( inžinierių, gręžimo staklių operatorių, buhalterių ir taip toliau), kuriuos ketinama verbuoti, išteklius. Pavyzdžiui, pastaruoju metu pastebėta, jog trūksta kompiuterinių sistemų specialistų.
Kultūros organizacijoms nėra labai svarbu planuoti personalą, nes dažniausiai jos nėra labai didelės ir nesiplečia labai sparčiai, kad susidurtų su planavimo problema. Tačiau geresnių, kvalifikuotesnių specialistų ieškojimas ir verbavimas yra tikrai gana svarbus veiksnys tinkamai atlikti savo funkciją ir siekti užsibržto tikslo.
Gavę įgaliojimus priimti darbuotoją į laisvą pareigybę, turėtume sudaryti kandidatų banką, pasitelkdami vidaus(aptartus anksčiau) ir vieną ar daugiau išorės verbavimo šaltinių. Verbavimo procesas yra svarbus, nes juo daugiau kandidatų turėsite, juo geriau galėsite pasirinkti.
Verbavimo ir atrankos procesą galima įsivaizduoti kaip štai toką etapų seką:
1. Planuoti ir prognozuoti darbo jėgą, kad būtų galima nustatyti, kurias pareigybes reikia užpildyti.
2. Verbuojant vidaus ir išorės kandidatus sudaryti potencialų kandidatų į šias pareigybes sąrašą.
3. Užtikrinti, kad kandidatai užpildytų prašymo priimti į darbą formas, ir galbūt vesti pradinės atrankos interviu.
4. Taikyti įvairius atrankos metodus, pavyzdžiui, testus, išsilavinimo tyrimą ir medicininius patikrinimus tinkamiems kandidatams pasirinkti.
5. Nusiųsti vieną ar daugiau tinkamų kandidatų pas vadovą, kuris yra tiesiogiai atsakingas už tą darbą.
6. Pasistengti, kad vadovas ar kitas tiesiogiai su šiuo reikalu susijęs asmuo vestų vieną ar daugiau interviu su kandidatais ir padėtų galutinai nuspręsti kuriam kandidatui pasiūlyti darbą.
Kandidatų ieškoti ir juos sudominti galima įvairiais būdais. Vienas iš jų- reklama. Tačiau reikia atsižvelgti į du dalykus: į žiniasklaidos priemonę, kurioje ketinate reklamuotis, ir į reklaminio skelbimo turinį.
Kokia tinkamiausia žiniasklaidos priemonė, priklauso nuo to, į kokią pareigybę ieškote kandidato.
Taip pat kandidatų galime ieškoti įdarbinimo biuruose ir agentūrose.
Išskiriami trys agentūrų tipai:federalinės, valstijos ir vietinės valdžios;
nepelno organizacijos; privačios.
Dauguma tinkamų paaukštinti pareigose kandidatų iš pradžių buvo priimti į darbą užverbavus aukštosiose mokyklose. Todėl šis verbavimas yra svarbus vadovų praktikantų bei specialistų šaltinis.
Dvi problemos siejasi su verbavomo aukštosiose mokyklose. Pirmiausia, verbuotojams tai palyginti brangu ir atima labai daug laiko. Reikia gerokai iš anksto suderinti grafikus, išspauzdinti kompanijos reklaminius bukletus, vesti interviu su kandidatais protokolus ir daug laiko praleisti aukštojoje mokykloje. Antra, kai kurie verbuotojai būna nepasirengę, rodo kandidatams per mažai dėmesio ir jaučiasi esą už juos pranašesni. Dauguma verbuotojų nesugeba gerai atrinkti studentų. Pavyzdžiui, studento ar studentės fizinis patrauklumas dažnai nusveria vertingesnius bruožus bei sugebėjimus. Kai kurie verbuotojai taip pat skirsto darbus į “moteriškus” ir “vyriškus”.
Tokie pastebėjimai tik dar labiau pabrėžia, kaip svarbu apmokyti verbuotojus prieš siunčiant juos į aukštąją mokyklą.
Verbuotojai aukštosiose mokyklose turėtų siekti dviejų tikslų.
Svarbiausias tikslas- atsirinkti. Tai reiškia, jog jie privalo nuspręsti, ar kandidatu verta toliau domėtis. Nuo konkrečių verbavimo poreikių priklauso, kokiomis konkrečiomis žmonių savybėmis domėsitės. Paprastai patartina įvertinti tokias kandidatų savybes kaip motyvaciją, bendravimo įgūdžius, išsilavinimą, išvaizdą ir laikyseną.
Nors pagrindinis tikslas- išsirinkti gerus kandidatus, taip pat privalote siekti ir antrojo tikslo- sudominti juos savo firma. Nuoširdi, neoficiali laikysena, pagarba kandidatams, netrukus po susitikimo išsiųsti jiems laiškai gali padėti sudominti kandidatus jūsų darbdaviu.
Dauguma aukštųjų mokyklų studentų gauna darbą atlikę stažuotę. Šis verbavimo būdas per pastaruosius metus nepaprastai išpopuliarėjo.
Nustatyta, jog šiandien beveik trys ketvirtadaliai aukštųjų mokyklų studentų, prieš baigdami mokslus, atlieka stažuotę, o pavyzdžiui, 1980
metais stažuotę atlikdavo tik 1 iš 36 studentų.
Stažuotės gali būti naudingos ir studentams, ir darbdaviams. Studentams stažuotės gali padėti susiformuoti darbo įgūdžius, patikrinti potencialius darbdavius ir geriau susipažinti su pasirinktos karjeros patraukliomis (ir nepatraukliomis) pusėmis. Darbdaviams stažuotojai labai pravers atlikdami įvairias užduotis- galima juo įvertinti kaip būsimus darbuotojus.
Verbuojant kuo įvairesnę darbo jėgą, būtina atsižvelgti i tam tikrus niuansus. Tai yra sudaryti kuo palankesnes darbo sąlygas, kad kandidatai pasiryžtų eiti dirbti. Verbuojant vyresnio amžiaus darbuotojus, vienišus tėvus, mažumų atstovus ar moteris, darbdaviai įgyvendina įvairias “nuo nedarbingumo pašalpos, prie atlyginimo” programas, kurių tikslas-
pritraukti ir padėti prisitaikyti naujiems darbuotojams, kurie anksšiau gaudavo nedarbingumo pašalpą.
Kaip matome, tiesiog peršasi išvada, jog personalo planavimas ir verbavimas yra labai svarbus procesas kiekvienai įmonei ar organizacijai.
Pasirinkus tinkamą personalą, galima efektyviai dirbti ir siekti užsibrėžto tikslo. Jeigu to nebūtų daroma, firmų ateities planai žlugtų, o firma, blogiausiu atveju, galėtų net bankrutuoti.
Naudota literatūra
1. Dessler G. Personalo valdymo pagrindai. K.:Poligrafija ir informatika,
2001.
2. Martinkus B., Neverauskas B., Sakalas A Vadyba: specialistų rengimo kiekybinis ir kokybinis aspektas/Monografija.- Kaunas: Technologija,
2002.
3. Martinkus B., Sakalas A., Savanevičienė A. Darbo išteklių ekonomika ir valdymas/Vadovėlis.- Kaunas: Technologija, 2000.