Vilniaus Kolegija Menų fakultetas
Xxxxxx xxxxxxx Kultūrinės veiklos vadybos II kursas
Personalo planavimas ir verbavimas
Kai kurios firmos susiduria su gana painia problema: darbo jėgosplanavimu. Gal pasirodys juokinga, tačiau kai kurioms stambiomskorporacijoms, bendrovėms ir firmoms, tai tiktai, paini problema. Taipatsitiko ir korporacijai “Cisco Systems, Inc.” Kalifornijos valstijoje, JanChose mieste įsikūrusi kompanija plečiasi taip sparčiai, kad per metus galisukurti apie 6000 naujų darbo vietų, todėl rasti naujų kandidatų yra“problema”, jei ją šitaip galima pavadinti. Taigi pabandysiu panagrinėtišią problemą. Pirmiausia, manau, reikėtų apibrėžti kas tai yra planavimas. Taigi darbojėgos( arba užimtumo) planavimas- tai planų, kaip užpildyti ateityjeatsirasienčias laisvas darbo vietas(pareigybes), sudarymo procesas, kurisgrindžiamas: (1) ateityje atsirasienčių laisvų darbo vietų prognoze ir (2)sprendimu, ar išorės, ar vidaus kandidatai bus verbuojami į šias darbovietas. Todėl planavimas aprėpia visas būsimas laisvas darbo vietaspradedant valytoja ir baigiant firmos prezidentu. Daugelyje firmųvartojamas tęstinio planavimo terminas, kuris reiškia, jog numatoma, kaipbus užimamos kompanijos svarbiausios aukščiausiojo lygio vadovų paraigybės. Kaip ir bet kuris geras planas, darbuotojų poreikio planas turi turėtipagrindą- ateities prognozes. Tad prognozavimo tikslas- sukurti tokįpagrindą. Planuojant darbuotoju poreikį, paprastai reikia trijų rušiųprognozių:personalo poreikio, vidaus kandidatų pasiūlos ir išorės kandidatųpasiūlos. Taigi, yra keli būdai ateities užimtumo poreikiui nuspėti.Pavyzdžiui, pasitelkus tendencijų analizę ateities poreikiams nuspėti,analizuojami praėjusių penkerių ar daugiau metų firmos darbuotojų skaičiauspokyčiai. Šitaip galima suskaičiuoti, kiek buvo firmoje darbuotojųkiekvieną praėjusių penkerių metų pabaigoje arba, jei yra galimybė, kiek jųbuvo kiekvienoje kategorijoje( pavyzdžiui, pardavimo, gamybos darbuotojų,sekretorių, administratorių). Tokios analizės tikslas- išsiaiškinti
darbuotojų skaičiaus kitimo tendencijas, kurios galbūt išliks ir ateityje. Antrasis būdas- proporcijų analizė, kuri reiškia, jog prognozuojamaremiantis kurio nors priežastinio rodiklio(pavyzdžiui, pardavimo apimties)santykiu su reikalingų darbuotojų( pavyzdžiui, pardavimo agentų) skaičiumi.Tarkime, jog paaiškėjo, kad kiekvienas pardavimo agentas paprastai parduodauž 500 000 dolerių. Vadinasi, jei pajamų ir pardavimo agentų santykisišlieka tas pats, kitų metų pabaigoje reikės šešių naujų pardavimo agentų(kurių kiekvienas duos 500 000 dolerių pajamų), kad pardavimas padidėtųpageidaujamais 3 milijonais dolerių. Planuojant užimtumą vadovų nuomonė visada viadina svarbų vaidmenį. Labairetai pasitaiko, kad bet kuri praeities tendencija, proporcija ar santykisišliktų nepakitę ir ateityje. Todėl reikia turėti nuomonę sprendžiant, kaippakoreguoti prognozę, paremtą tendencijomis, kurios ateityje galipasikeisti. Štai kokie svarbųs veiksniai gali daryti poveikį jūsųprognozei: sprendimai pagerinti produkcijos kokybę arba įsiskverbti į naująrinką; technologiniai ir valdymo pokyčiai, dėl kurių padidės našumas;finansiniai ištekliai, kuriuos planuojate turėti. Ankstesnė prognozė, atsakydama į klausimą, kiek darbuotojų reikėsateityje, išsprendžia tik pusę darbuotojų planavimo lygties. Vėliau reikiaatlikti išorės ir vidaus kandidatų pasiūlos prognozę.Kvalifikacijos patikrinimas gali palengvinti vidaus kandidatų pasiūlosprognozavimą. Kvalifikacijos patikrinimas pateikia surinktus rankiniu būduar kompiuterinės sistemos sudarytus duomenis: kiekvieno darbuotojos darborezultatai, išsilavinimas ir tinkamumas paaukštinti pareigose. Darbuotojųpakeitimo diagramose parodomi dabartiniai visų atsakingų darbuotojų veiklosrezultatai ir jų galimybė kilti pareigose. Kiekvienai pareigybei galitesukurti alternatyvias pareigybės pakeitimo korteles, kuriose nurodomigalimi kandidatai į atitinkamą pareigybę bei kiekvieno kandidato dabartinėsveiklos rezultatai, tinkamumas būti paaukštintam pareigose ir reikalingasmokymas. XXIa. nebeįmanoma rankiniu būdu gerai patikrinti šimtų ar tūkstančiųdarbuotojų kvalifikacijos. Daugelis firmų kompiuterizuoja šia informaciją,be to, šiam tikslui galima įsigyti sukurtų kompiuterinių programų paketų.
Pagal vieną iš tokių sistemų darbuotojai užpildo 12 puslapių bukletą,kuriame aprašo savo išsilavinimą bei patirtį. Visa ši informacija kaupiamakompiuterio diske. Kai vadovui prireikia kvalifikuoto žmogaus į laisvąpareigybę, jis aprašo ją ( pavyzdžiui, kokio jai reikia išsilavinimo beiįgūdžių), paskui įveda šia informaciją i kompiuterį. Peržiūrėjusi galimųkandidatų duomenis, programa pateikia vadovui atspauzdintą kvalifikuotųkandidatų sąrašą. Nors kalbant apie verbavimą gali kilti mintys apie įdarbinimo agentūrasir klasifikuotus skelbimus, dažnai geriausias darbdaviui kandidatų šaltinisyra įmonėje jau dirbantys darbuotojai. Kad ši paieška būtų sėkminga, reikiapasitelkti darbo skelbimus, personalo asmens bylas ir duomenų apiedarbuotojų įgūdžius bazes. Darbo skelbimuose nurodoma laisva vieta ir jospožymiai, pavyzdžiui, reikalavimai, tiesioginis vadovas, darbo grafikas irapmokėjimo skalė. Remiantis kai kurių sutarčių su profsąjungomisreikalavimais tokiuose skelbimuose turi būti nurodyta, jog profsąjungosnariams teikiama pirmenybė arba jiems turi būti siūlomos geresnėspareigybės. Vidaus skelbimai apie laisvas darbo vietas taip patrekomenduotini ir toms firmoms, kuriose nėra profsąjungos, nes tokieskelbimai padeda perkelti į kitas paeigas arba paaukštinti esamusdarbuotojus. Čia taip pat praverčia darbuotojų asmens bylos. Nagrinėdamiasmens bylas(taip pat ir prašymus priimti į darbą), galite rastidarbuotojų, dirbančių reikalaujantį mažesnio išsilavinimo bei įgūdžių, neituri šie darbuotojai, darbą. Taip pat galite rasti darbuotojų, kurie galėtųbūti apmokyti ateityje arba jau dabar turi išsilavinimą, reikalingą laisvaipareigybei užimti. Kompiuterizuotos darbuotojų duomenų bazės( jas jauaptarėme anksčiau) gali padėti rasti tinkamus kandidatus įmonės vidujelaisvoms pareigybėms užimti.Vidaus kandidatų prognozavimas labai svarbus planuojant tęstinumą.Trumpai tariant, tęstinumo palanvimas- tai kompanijos planas užimti pačias
svarbiausias vadovaujančio darbo pareigybes. Šis procesas dažnai yra ganasudėtingas, jį sudaro daug tarpusavyje susijusių veiksmų. Pavyzdžiui,potencialūs kandidatai į aukščiausiojo lygio vadovų pareigybes gali būtinukreipti į aukščiausias vadovaujančias pareigas svarbiausiuose kompanijospadaliniuose arba į užsienį, o vėliau nusiųsti į Harvardo universitetoVerslo fakultero pažangių valdymo metodų kursus. Todėl išsamesnis tęstinumoplanavimo apibrėžimas yra štai toks: “Tai procesas, kurio tikslas-užtikrinti tinkamą pasiūlą kandidatų, galinčių dabar perimti svarbiausiasvadovaujančias pareigybes, taip pat ir tas, kurios atsiras ateityjeįgyvendinant kompanijos strategiją, ir sudaryti sąlygas planuoti beivaldyti atskirų asmenų karjerą, kad būtų optimizuoti organizacijosporeikiai ir atskirų asmenų siekiai” tęstinumo planavimas apima tokiasveiklos sritis: Vadovų ir specialistų poreikio analizė pagal kompanijos valdymo lygį, funkcijas bei įgūdžius. Esamų aukščiausiojo lygio vadovų auditas ir galimos vidaus bei išorės pasiūlos prognozavimas. Individualių karjerų planavimas remiantis objektyvia ateities poreikių prognoze ir patikimais esamo darbo atlikimo bei potencialo tobulėti vertinimais. Konsultavimas karjeros klausimais vadovaujantis realiais firmos ir paties konsultuojamo asmens ateities poreikiais. Spartesnis paaukštinimasiškeliant tikslus, atspindinčius firmos ateities poreikius. Su darbo veiklos rezultatais susietas mokymas ir tobulinimas, įgalinantis mokomus asmenis pasirengti ir ateitias, ir dabartinėms pareigoms. Planingas strateginis verbavimas, kad būtų patenkinti ne tik trumpalaikiai, bet ir ilgalaikiai personalo poreikiai. Veiklos rūšys, dėl kurių laisvos darbo vietos yra užpildomos.Jei kandidatų užpildyti visas numatomas laisvas darbo vietas pačiojeorganizacijoje nepakanka, darbdaviai sutelkia dėmesį į išorės kandidatų-žmoniu, šiuo metu nedirbančių organizacijoje,- pasiūlos prognozavimą. Čiagali prireikti bendrų ekonominių sąlygų, vietinės rinkos sąlygų ir darborinkos prognozių. Pirmasis žingsnis- prognozuoti bendrąsias ekonomikos sąlygas ir,sakykime, laukiamą nedarbo lygį. Paprastai juo mažesnis nedarbas, juo
mažesni jėgos ištekliai, tuo sunkiau verbuoti personalą. Vietinės darbo rinkos būklė taip pat yra svarbi. Pavyzdžiui,kompiuterius ir puslaidininkius gaminančių kompanijų plėtra sąlygojopalyginti žemą nedarbo lygį tokiuose miestuose kaip Sietlas visiškainepriklausomai nuo bendrosios šalies ekonominės būklės. Galiausiai galima pageidauti prognozuoti konkrečių specialybiųkandidatų( inžinierių, gręžimo staklių operatorių, buhalterių ir taiptoliau), kuriuos ketinama verbuoti, išteklius. Pavyzdžiui, pastaruoju metupastebėta, jog trūksta kompiuterinių sistemų specialistų.Kultūros organizacijoms nėra labai svarbu planuoti personalą, nesdažniausiai jos nėra labai didelės ir nesiplečia labai sparčiai, kadsusidurtų su planavimo problema. Tačiau geresnių, kvalifikuotesniųspecialistų ieškojimas ir verbavimas yra tikrai gana svarbus veiksnystinkamai atlikti savo funkciją ir siekti užsibržto tikslo. Gavę įgaliojimus priimti darbuotoją į laisvą pareigybę, turėtumesudaryti kandidatų banką, pasitelkdami vidaus(aptartus anksčiau) ir vienąar daugiau išorės verbavimo šaltinių. Verbavimo procesas yra svarbus, nesjuo daugiau kandidatų turėsite, juo geriau galėsite pasirinkti. Verbavimo ir atrankos procesą galima įsivaizduoti kaip štai toką etapųseką: 1. Planuoti ir prognozuoti darbo jėgą, kad būtų galima nustatyti, kurias pareigybes reikia užpildyti. 2. Verbuojant vidaus ir išorės kandidatus sudaryti potencialų kandidatų į šias pareigybes sąrašą. 3. Užtikrinti, kad kandidatai užpildytų prašymo priimti į darbą formas, ir galbūt vesti pradinės atrankos interviu. 4. Taikyti įvairius atrankos metodus, pavyzdžiui, testus, išsilavinimo tyrimą ir medicininius patikrinimus tinkamiems kandidatams pasirinkti. 5. Nusiųsti vieną ar daugiau tinkamų kandidatų pas vadovą, kuris yra tiesiogiai atsakingas už tą darbą. 6. Pasistengti, kad vadovas ar kitas tiesiogiai su šiuo reikalu susijęs asmuo vestų vieną ar daugiau interviu su kandidatais ir padėtų galutinai nuspręsti kuriam kandidatui pasiūlyti darbą.
Kandidatų ieškoti ir juos sudominti galima įvairiais būdais. Vienas išjų- reklama. Tačiau reikia atsižvelgti į du dalykus: į žiniasklaidospriemonę, kurioje ketinate reklamuotis, ir į reklaminio skelbimo turinį.Kokia tinkamiausia žiniasklaidos priemonė, priklauso nuo to, į kokiąpareigybę ieškote kandidato. Taip pat kandidatų galime ieškoti įdarbinimo biuruose ir agentūrose.Išskiriami trys agentūrų tipai:federalinės, valstijos ir vietinės valdžios;nepelno organizacijos; privačios. Dauguma tinkamų paaukštinti pareigose kandidatų iš pradžių buvo priimtiį darbą užverbavus aukštosiose mokyklose. Todėl šis verbavimas yra svarbusvadovų praktikantų bei specialistų šaltinis. Dvi problemos siejasi su verbavomo aukštosiose mokyklose. Pirmiausia,verbuotojams tai palyginti brangu ir atima labai daug laiko. Reikia gerokaiiš anksto suderinti grafikus, išspauzdinti kompanijos reklaminius bukletus,vesti interviu su kandidatais protokolus ir daug laiko praleisti aukštojojemokykloje. Antra, kai kurie verbuotojai būna nepasirengę, rodo kandidatamsper mažai dėmesio ir jaučiasi esą už juos pranašesni. Dauguma verbuotojųnesugeba gerai atrinkti studentų. Pavyzdžiui, studento ar studentės fizinispatrauklumas dažnai nusveria vertingesnius bruožus bei sugebėjimus. Kaikurie verbuotojai taip pat skirsto darbus į “moteriškus” ir “vyriškus”.Tokie pastebėjimai tik dar labiau pabrėžia, kaip svarbu apmokytiverbuotojus prieš siunčiant juos į aukštąją mokyklą.
Verbuotojai aukštosiose mokyklose turėtų siekti dviejų tikslų.Svarbiausias tikslas- atsirinkti. Tai reiškia, jog jie privalo nuspręsti,ar kandidatu verta toliau domėtis. Nuo konkrečių verbavimo poreikiųpriklauso, kokiomis konkrečiomis žmonių savybėmis domėsitės. Paprastaipatartina įvertinti tokias kandidatų savybes kaip motyvaciją, bendravimoįgūdžius, išsilavinimą, išvaizdą ir laikyseną. Nors pagrindinis tikslas- išsirinkti gerus kandidatus, taip patprivalote siekti ir antrojo tikslo- sudominti juos savo firma. Nuoširdi,neoficiali laikysena, pagarba kandidatams, netrukus po susitikimo išsiųsti
jiems laiškai gali padėti sudominti kandidatus jūsų darbdaviu. Dauguma aukštųjų mokyklų studentų gauna darbą atlikę stažuotę. Šisverbavimo būdas per pastaruosius metus nepaprastai išpopuliarėjo.Nustatyta, jog šiandien beveik trys ketvirtadaliai aukštųjų mokyklųstudentų, prieš baigdami mokslus, atlieka stažuotę, o pavyzdžiui, 1980metais stažuotę atlikdavo tik 1 iš 36 studentų. Stažuotės gali būti naudingos ir studentams, ir darbdaviams. Studentamsstažuotės gali padėti susiformuoti darbo įgūdžius, patikrinti potencialiusdarbdavius ir geriau susipažinti su pasirinktos karjeros patraukliomis (irnepatraukliomis) pusėmis. Darbdaviams stažuotojai labai pravers atlikdamiįvairias užduotis- galima juo įvertinti kaip būsimus darbuotojus. Verbuojant kuo įvairesnę darbo jėgą, būtina atsižvelgti i tam tikrusniuansus. Tai yra sudaryti kuo palankesnes darbo sąlygas, kad kandidataipasiryžtų eiti dirbti. Verbuojant vyresnio amžiaus darbuotojus, vienišustėvus, mažumų atstovus ar moteris, darbdaviai įgyvendina įvairias “nuonedarbingumo pašalpos, prie atlyginimo” programas, kurių tikslas-pritraukti ir padėti prisitaikyti naujiems darbuotojams, kurie anksšiaugaudavo nedarbingumo pašalpą. Kaip matome, tiesiog peršasi išvada, jog personalo planavimas irverbavimas yra labai svarbus procesas kiekvienai įmonei ar organizacijai.Pasirinkus tinkamą personalą, galima efektyviai dirbti ir siekti užsibrėžtotikslo. Jeigu to nebūtų daroma, firmų ateities planai žlugtų, o firma,blogiausiu atveju, galėtų net bankrutuoti.Naudota literatūra
1. Dessler G. Personalo valdymo pagrindai. K.:Poligrafija ir informatika, 2001. 2. Martinkus B., Neverauskas B., Sakalas A Vadyba: specialistų rengimo kiekybinis ir kokybinis aspektas/Monografija.- Kaunas: Technologija, 2002. 3. Martinkus B., Sakalas A., Savanevičienė A. Darbo išteklių ekonomika ir valdymas/Vadovėlis.- Kaunas: Technologija, 2000.