Pareigybinės instrukcijos

5.4. taip pat turi žinoti įmonės darbo valandas bei pietų pertraukos laiką, periodinių užduočių atlikimo tvarką bei kas jas atlieka ir pan., nes apie šių nusistovėjusių bei privalomų darbo taisyklių pažeidimus jis turi informuoti įmonės vadovą;

5.5. turėtų žinoti darbo teisės pagrindus, nes tai, mano nuomone, reiktų žinoti kiekvienam dirbančiam asmeniui. Darbo teisės pagrindų žinojimas gali labai padėti įvairiose situacijose dirbant;

5.6. – 5.7. tvarko dalį įmonės dokumentų, todėl privalo žinoti organizacinės tvarkomosios dokumentacijos sistemą bei raštvedybos taisykles;

5.8. – 5.9. biuro administratorius – žmogus su kuriuo pirmiausiai tenka susidurti esamiems bei potencialiems įmonės klientams, todėl jis privalo žinoti bendravimo, dalykinio pokalbio taisykles bei tarnybinio etiketo reikalavimus;

5.10. biuro administratorius turi žinoti įmonės darbuotojų pavardes, telefonus, adresus, nes tokios informacijos prireikus įmonės direktoriui ar darbuotojui jis privalo ją pateikti ir pateikti teisingą.

6. Biuro administratorius, kaip ir visi kiti darbuotojai, privalo vadovautis šalies, kurioje jis dirba, įstatymais ir kitais teisės aktais. Taip pat įmonės vadovo įsakymais (nes jam jis yra pavaldus), raštvedybos taisyklėmis (nes pagal jų reikalavimus jis tvarko įmonės dokumentus) ir pan.

Biuro administratoriaus pareigos

7. Biuro administratorius atsiliepia į telefono skambučius, priima pranešimus gautus fakso bei korespondenciją, apie visus pranešimus gautus įmonės vardu jis turi informuoti įmonės direktorių.

8. – 9. Šis darbuotojas sudaro posėdžių, pasitarimų darbotvarkę, todėl jis turi kviesti bei registruoti dalyvius, priminti apie juos įmonės vadovui.

10. Biuro administratorius sudaro įmonės vadovo darbo susitikimų tvarkaraštį, todėl atėjus lankytojams juos registruoja ir paskiria susitikimo laiką būtent jis.

11. – 13. Biuro administratorius atsiliepia į visus skambučius ir įmonės vadovui perduoda tik jam skirtus ir svarbius skambučius su vidiniais ir išoriniais abonentais. Taip pat jis priima bei siunčia visus pranešimus faksu ir apie svarbius informuoja įmonės direktorių.

14. Biuro administratorius atsakingas už dokumentų rengimą ir įforminimą pagal Dokumentų rengimo ir įforminimo bei Raštvedybos taisykles, todėl jis privalo šiomis taisyklėmis vadovautis.

15. Įmonės direktoriui paprašius biuro administratorius parengia įsakymų projektus, kuriuos turi suderinti su įmonės darbuojasi (su kuriais priklauso nuo rengiamo įsakymo, t.y. priklauso nuo to kurį įmonės darbuotoją tas įsak…ymas liečia) ir tada pateikti įmonės direktoriui, kuris įsakymą arba pasirašo arba atiduota biuro administratoriui pataisyti.

16. Biuro administratorius įmonės antspaudą saugo tada, kai nėra įmonės finansininkės (ji serga ar atostogauja).

17. Biuro administratorius pasitaręs su darbuotojais bei įmonės vadovu sudaro posėdžių bei pasitarimų tvarkaraštį bei darbotvarkę ir todėl apie jų vykimą bei planuojamą turinį turi informuoti visus įmonės darbuotojus.

18. – 19. Biuro administratorius žino įmonės veiklos sritis, struktūrą darbo organizavimo tvarką, viską apie darbuotojus (ar jie yra darbe, ar atostogauja, ar pietauja ir pan.), todėl jis bendrauja su lankytojais, atšoko į juos dominančius klausimus, teikia informaciją telefonu.

20. – 21. Visus raštus bei kitus dokumentus priima bei siunčia biuro administratorius, todėl juos taip pat jis ir registruoja bei gaunamus dokumentus ir raštus perduoda darbuotojams, kuriems jie yra skirti.

22. Biuro administratorius tvarko dalį įmonės dokumentų, todėl taip pat turi rengti ir bylų nomenklatūrą..

23. Biuro administratorius informuoja įmonės direktorių apie laiku neatliktas užduotis, todėl turi paraginti darbuotojus laiku atlikti savo darbą.

24. Šis įmonės darbuotojas yra atsakingas už tvarkingą bei teisingą įmonės dokumentų rengimą ir įforminimą, todėl žino visus reikalavimus bei taisykles kaip tai padaryti teisingai. Tad jei kitiems darbuotojams šioje srityje iškyla klausimų, biuro administratorius turi padėti bei patarti jiems.

25. Biuro administratorius žino kada ir kokios užduotys turi būti įvykdytos, todėl periodiškai, nustatyta tvarka jis turi informuoti įmonės direktorių jei kokie nors darbai yra neatlikti.

26. Biuro administratorius yra atsakingas ne tik už dokumentų rengimą ir įforminimą, bet ir už jų saugojimą bei archyvavimą.

27. Biuro administratorius turi rūpintis, kad:

27.1. įmonės biure niekada netrūktų kanceliarinių prekių bei PVM sąskaitą faktūrą už pirktas kanceliarines prekes atiduoti įmonės finansininkei arba jei jos nėra direktoriui;

27.2. dėl patikimai veiktų organizacinė technika, t.y. kad „nestovėtų“ darbas dėl netikėtai sugedusios technikos;

27.3. visada būtų tvarkinga darbo vieta, nes įmonės svečiai (klientai, partneriai, potencialūs klientai ir t.t.) atėję į įmonę pirmiausiai pamato biuro administratoriaus darbo vietą ir ji gali, kad ir labai menkai, bet lemti jų nuomonę apie įmonę;

28. – 29. Biuro administratorius visada pirmasis pasitinka įmonės svečius, klientus, partnerius, todėl jis visada turi tinkamai elgtis, būti tvarkingai apsirengęs bei laikytis svečių priėmimo etiketo.

Biuro administratoriaus teisės

30. Šis įmonės darbuotojas žino kada kai kurios užduotys turi būti įvykdytos, todėl jis turi teisę kontroliuoti šių užduočių vykdymą (tos užduotys susijusios su dokumentų rengimu, veiklos dokumentavimu).

31. Biuro administratorius yra atsakingas už dokumentų rengimą bei įforminimą pagal visas taisykles, todėl jis turi teisę nepriimti iš darbuotojų neteisingai parengtų ir įformintų dokumentų (jis paaiškina, kas negerai, bet darbuotojas turėtų pats tą dokumentą pataisyti).

32. Įmonės direktorių biuro administratorius turi informuoti apie būsimus bei laukiančius lankytojus (nes jis sudaro susitikimų tvarkaraštį), visą gautą informaciją (nes jis priima visą korespondenciją, visus raštus bei dokumentus, pranešimus faksu, bei atsiliepia į visus telefono skambučius).

33. Biuro administratorius atlikdamas savo darbą gali pastebėti kokių nors trūkumų arba sugalvoti kaip gali tobulinti savo atliekamo darbo kokybę, todėl apie tai jis turėtų pasikalbėti su įmonės vadovu.

Biuro administratoriaus atsakomybė

34. Biuro administratorius yra atsakingas už:

34.1. tvarkingą techninių priemonių naudojimą, t.y. nelaužyti, negadinti ir kitaip neniokoti įmonės turto;

34.2. – 34.5. kokybišką ir greitą savo pareigų atlikimą (korespondencijos tvarkymą, dokumentų registravimą, saugumą, sisteminimą, pateikimą archyvui ir pan.);

34.6. įmonės paslapčių saugojimą,… t.y. neišduoti įmonės komercinių bei gamybinių paslapčių pašaliniams asmenims bei kitoms įmonėms (ypač konkurentams);

34.7. mandagų, etišką bei korektišką lankytojų, klientų, partnerių priėmimą, nes juos priimdama jis atstovauja įmonę ir iš dalies kuria jos įvaizdį;

34.8. teisingą darbo laiko naudojimą, t.y. biuro administratorius turi išnaudoti savo darbo valandas, kad atliktų kuo daugiau kokybiško ir efektyvaus darbo;

34.9. darbų saugos, priešgaisrinės ir elektrosaugos reikalavimų vykdymą, nes yra su jais susipažinęs.

35. Biuro administratorius turi visas savo pareigas vykdyti tinkamai ir sąžiningai, nes už netinkamą pareigų atlikimą jis yra atsakingas Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka.

Biuro administratoriaus pareigybines instrukcijas pateikiau priede.

Priedas

Biuro administratoriaus pareigybinių instrukcijų pavyzdys

PATVIRTINTA

UAB „X” direktoriaus

2005 m. lapkričio 4 d. įsakymu Nr. 0-00

BIURO ADMINISTRATORIAUS (-ĖS)

PAREIGYBINĖS INSTRUKCIJOS

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1.Biuro administratorius privalo turėti atitinkamo (humanitarinio, socialinio) išsilavinimo diplomą, gerai mokėti valstybinę lietuvių kalbą ir bent vieną užsienio kalbą, išmanyti raštvedybos pagrindus, mokėti dirbti naujomis ryšių ir kitomis organizacinės technikos priemonėmis.

2.Darbuotoją skiria biuro administratoriumi ir atleidžia iš pareigų, nustato jo pareiginį atlyginimą, sudaro rašytinę darbo sutartį įmonės direktorius.

3.Biuro administratorius pavaldus įmonės direktoriui.

4.Biuro administratorius turi išklausyti ir žinoti saugos darbe, priešgaisrinės ir elektrosaugos reikalavimus.

5. Biuro administratorius:

5.Biuro administratorius privalo žinoti;

5. l. įmonės, kurioje dirba, struktūrą;

5.2. įmonės veiklos sritis;

5.3. nuolatinius korespondentus;

5.4. darbo organizavimo tvarką;

5.5. darbo teisės pagrindus;

5.6. organizacinės tvarkomosios dokumentacijos sistemą;

5.7. raštvedybos taisykles ir kalbos kultūros normas;

5.8. tarnybinio etiketo reikalavimus;

5.9. bendravimo, dalykinio pokalbio taisykles;

5.10. darbuotojų pavardes, adresus, telefonus;

6. Biuro administratorius privalo vadovautis Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais, susijusiais su jo atliekamu darbu, raštvedybos taisyklėmis, įmonės įstatais, vadovo įsakymais, darbo vidaus tvarkos taisyklėmis, pareiginiais nuostatais.

II. BIURO ADMINISTRATORIAUS PAREIGOS

7. Informuoti įmonės direktorių apie gautus pranešimus.

8. Priminti įmonės direktoriui būtinus darbus, rengiamus posėdžius, pasitarimus.

9. Kviesti dalyvius į posėdžius, pasitarimus, juos registruoti.

10. Registruoti lankytojus, paskirti jiems pokalbio laiką su įmonės direktoriumi.

11. Organizuoti vadovo telefoninius pokalbius įmonėje ir už jos ribų.

12. Priimti ir perduoti telefonogramas (panešimus faksu).

13. Operatyviai sujungti įmonės direktoriaus telefoną su vidiniais ir išoriniais abonentais.

14.Rengti ir įforminti dokumentus pagal Dokumentų rengimo ir įforminimo bei Raštvedybos taisykles. To paties reikalauti iš įmonės darbuotojų.

15.Rengti įsakymų projektus, derinti juos su įmonės darbuotojais, pateikti įmonės direktoriui.

16. Saugoti ir tinkamai naudoti įstaigos antspaudą.

17. Informuoti įmonės darbuotojus apie rengiamus susirinkimus, posėdžius, pasitarimus, supažindinti su darbo planais.

18. Atsakyti į lankytojų klausimus.

19. Priimti ir teikti informaciją telefonu.

20. Registruoti gaunamus ir siunčiamus raštus,

21.Sisteminti gaunamus dokumentus ir informaciją, ją perduoti vykdytojams.

22.Rengti įmonės bylų nomenklatūrą ir sudaryti bylas pagal nustatytus bylų nomenklatūros indeksus.

23. Reikalauti, kad darbuotojai laiku vykdytų įpareigojimus.

24. Teikti paramą darbuotojams veiklos dokumentavimo klausimais.

25.Periodiškai nustatyta forma sudaryti ir pateikti įmonės vadovui kontroliuojamų užduočių suvestinį ir sąrašą dokumentų, kuriuose nurodyti darbai įvykdyti ne laiku.

26. Saugoti dokumentus ir laiku juos archyvuoti.

27. Rūpintis, kad:

27.l. netrūktų kanceliarinių prekių;

27.2. patikimai ir tiksliai veiklų organizacinė technika;

27.3. darbo vieta būtų tvarkinga.

28. Priimti svečius, delegacijas, partnerius, laikantis svečių priėmimo etiketo.

29. Korektiškai elgtis ir būti nepriekaištingos išvaizdos.

III. BIURO ADMINISTRATORIAUS TEISĖS

30. Kontroliuoti dokumentų užduočių vykdymą.

31. Nepriimti iš darbuotojų neteisingai ir netvarkingai parengtų ir įformintų dokumentų.

32. Informuoti įmonės direktorių apie padėtį įmonėje, gautą informaciją, laukiančius lankytojus.

33. Informuoti įmonės direktorių apie raštvedybos bei dokumentų saugojimo būklę ir teikti siūlymus dėl darbo tobulinimo.

IV. BIURO ADMINISTRATORIAUS ATSAKOMYBĖ

34. Biuro administratorius atsako už;

34.l. tvarkingą techninių priemonių naudojimą;

34.2. kokybišką ir greitą gautos korespondencijos tvarkymą ir pateikimą įmonės vadovui;

34.3. ga…utų dokumentų registravimą, sisteminimą ir pateikimą atsakingiems vykdytojams;

34.4. užduočių vykdymo kontrolę;

34.5. dokumentų saugumą ir pateikimą įmonės archyvui;

34.6. įmonės komercinių ir gamybinių paslapčių saugojimą;

34.7. korektišką lankytojų priėmimą;

34.8. teisingą darbo laiko naudojimą;

34.9. saugos darbe, priešgaisrinės ir elektrosaugos reikalavimų vykdymą.

35. Už savo pareigų netinkamą vykdymą biuro administratorius atsako darbo vidaus tvarkos taisyklių ir Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka.

Susipažinau

(Parašas)

Vardas, pavardė

Data

Išvados

Visuose mano nagrinėtuose literatūros šaltiniuose yra nurodoma, kad pareigybinėse instrukcijose turi būti nurodytos darbo funkcijos, pavaldumas ir atsakomybė, o kitos nurodomos dalys yra gana skirtingos. Šios dalys pačios svarbiausios pareigybinėse instrukcijose, taip pat būtinai reikėtų apibrėžti ir darbuotojo teises. Nors pareigybinės instrukcijos yra neprivalomos, tačiau visuose literatūros šaltiniuose yra pabrėžiama, kad darbuotojas turi būti su jomis supažindinamas raštu.

Pareigybinės instrukcijos teoriniame ir praktiniame, kiek man teko susipažinti, lygmenyse skiriasi labai nedaug. Dažniausiai pareigybinėse instrukcijose yra nurodoma: pareigų pavadinimas, pavaldumas, darbo funkcijos, darbuotojo atsakomybė ir teisės. Tokios šių instrukcijų dalys dažniausiai yra minimos ir literatūroje.

Mano nagrinėtoje įmonėje pareigybinės instrukcijos yra sudaromos ir su jomis supažindinamas darbuotojas pasirašant darbo sutartį, kad žinotų, ką turi daryti šioje įmonėje bei kokios yra jo teisės. Tačiau įmonė yra nedidelė ir darbuotojai išmano ne tik savo, bet ir kolegų darbo specifiką ir niekada neatsisako pagelbėti bendradarbiams, nors tai nėra numatyta jų darbo pareigybinėse instrukcijose.

Tikslių ir aiškių darbuotojo pareigybinių instrukcijų sudarymas yra palankus ne tik darbuotojui, kuris apsidraudžia nuo galimo darbdavio piktnaudžiavimo pavedant atlikti darbus, dėl kurių nebuvo susitarta darbo sutartyje, bet ir darbdaviui, nes jam atsiranda galimybė veiksmingai įgyvendinti drausminės, o tam tikrais atvejais ir materialinės atsakomybės institutus, jei darbuotojas pažeidžia savo įsipareigojimus. Be to, tinkamas darbo funkcijų apibūdinimas skatina darbuotoją tinkamai atlikti pavestas pareigas.

Naudotų literatūros šaltinių sąrašas

1. A.Sakalas. Personalo vadyba. Vilnius: Margi raštai. 2003. 296 p.;

2. K.Keenan. Kaip pasirinkti darbuotojus. Kaunas: Poligrafija ir informatika. 1998. 64 p.;

3. G.Dessler. Personalo valdymo pagrindai. Kaunas: Poligrafija ir informatika. 2002. 344 p.;

4. R.Adamonienė, A.Sakalas, V.Šilingienė. Personalo valdymas. Kaunas: Technologija. 2002. 136 p.;

5. Tarptautinių žodžių žodynas. Vilnius: Mintis. 1969. 808 p.;

6. www.paciolis.lt (žr. 2005-11-03);

7. www.sanitex.lt (žr. 2005-11-03);

8. http://www.autoinfa.lt/webdic/ (žr. 2005-11-19).