1.ORGANIZACIJA, KAIP VADYBINĖS VEIKLOS ERDVĖ.1.1.ORGANIZACIJA, KAIP SISTEMA, JOS ELEMENTAI.Organizacija – tai žmonių bendrija, sąmoningai derinanti pastangas siekti bendro tikslo. Organizacijų nariai bendromis pastangomis veikia kokį nors darbo objektą ir paverčia jį darbo produktu. Organizacija yra sistema, kadangi ją sudaro tarpusavyje susiję elementai. Geriausia tirti organizaciją kaip sistemą, t. y. kaip skirtingų reiškinių sąsają, išskiriančią tuos reiškinius iš aplinkos kaip vientisą, santykiškai savarankišką darinį. Sistemą sudaro jos dalys – elementai ir jų ryšiai. Taigi, nagrinėjant organizacijos sudėtines dalis ir jų ryšius kaip darnią sistemą, galima geriausiai suvokti jos esmę. Sistemų teorija visas sistemas skirsto į devynias grupes:1. statinės arba nejudančios sistemos, nesikeičiančios dėl laiko tėkmės;2. paprastosios dinaminės, kintančios arba judančios apibrėžtu dėsningumu;3. kibernetinės, kurios palaiko nustatytą pusiausvyrą savireguliacijos būdu;4. atvirosios, turinčios ryšių su aplinka, reaguojančios į jos pakitimus ir valdančios save;5. augalai – ląstelių bendrijos su būdingu funkcijų pasidalijimu tarp ląstelių;6. gyvūnai, galintys tikslingai elgtis ir keisti savo vietą;7. žmonės – gyvūnai, galintys perduoti idėjas ir suvokti simbolių reikšmę;8. socialinės – įvairios žmonių bendrijos;9. transcendentinės – nesuvokiamos esmės elementų sąsajos.Žiūrint į organizaciją kaip į statinę sistemą, galima skirti šiuos sistemos elementus:1. organizacijos narys; kadangi organizacija suvokiama kaip savo pastangas derinančių, taigi ką nors veikiančių žmonių bendrija, pagal trečiajame skyriuje pateiktą organizacijos veikėjų ansamblio sudėtį tas narys vadinamas darbuotoju;2. darbo objektas, kurį veikdamas savo pastangomis keičia darbuotojas;3. darbo produktas, kuriuo virsta darbuotojo keičiamas darbo objektas;4. darbo priemonės, kuriomis naudojasi darbuotojas, versdamas darbo objektą darbo produktu.Visi šie elementai organizacijoje egzistuoja bet kuriuo momentu.1.2.ORGANIZACIJOS VEIKLOS APLINKA IR JOS ĮTAKA ORGANIZACIJOS TIKSLAMS.Organizacijos tikslus lemia organizaciją supančios aplinkos – vartotojų, gamtos sąlygų, gyventojų bendrijos – keliami reikalavimai.
Veiklos aplinką sudaro organizacijos veikloje tiesiogiai dalyvaujantys arba ją lemiantys aplinkos elementai, t.y.:1. vartotojai;2. konkurentai arba panašią produkciją gaminančios organizacijos;3. organizacijos gaminamo produkto pakaitalų gamintojai;4. tiekėjai.Vartotojų svarba aiški nuo pat organizacijos suvokimo pradžios – jie išlaiko organizaciją ir sudaro sąlygas nuolat atnaujinti veiklą. Veiklą smarkiai lemia konkurentai-organizacijos, gaminančios tokią pat produkciją. Nagrinėjant organizacijos galimybes, būtinai reikia ištirti organizacijos produkcijos pakaitalų gamybą. Nes įsigilinus vien į panašios į savo produkcijos gamybą, galima nepastebėti to vartotojų poreikių sumažėjimo, kuris atsiranda dėl technologiškai visai kitaip gaminamo organizacijos produkto pakaitalo.Šios trys aplinkos veikėjų grupės lemia organizacijos veiklos išėjimus. Organizacijos veikla taip pat priklauso nuo aplinkos elementų, lemiančių organizacijos veiklos įėjimus. Tai tiekėjai, aprūpinantys organizaciją darbo objektu ir energetiniais ištekliais.Ištyrus organizacijos aplinką, aplinka gali būti apibūdinama kaip:1. paprastoji (būdinga nedidelis organizaciją veikiančių veiksnių skaičius, o tų veiksnių prigimtis panaši);2. sudėtingoji (ją sudaro daug įvairių organizacijos veiklai darančių įtaką veiksnių).Pagal kylančių problemų įprastumą, aplinka gali būti:1. rutininė (kai sprendėjas gali spręsti visas iškylančias problemas nesutrukdydamas normalios kasdieninės veiklos, kai pakanka patikimos informacijos); 2. nerutininė Pagal tai, ar aplinkos veiksniai derina veiksmus:1. organizuotoji;2. neorganizuotoji.Taip pat aplinka gali būti menkai kintanti ir smarkiai kintanti. Kitimas gali būti stabilus, kai žinomi to kitimo dėsniai, ir nestabilus, kai neįmanoma nustatyti tolimesnio kitimo. 1.3.ORGANIZACIJOS TIKSLŲ KOMPLEKSAS.Organizacijos tikslai turi būti gerai suvokiami, nes tas suvokimas yra pirmasis vadybos žingsnis. Labai svarbu suprasti, kad organizacija siekia ne vieno tikslo, o viso komplekso tikslų, kartais net tarpusavyje prieštaraujančių. Joks gaminys nebus pradėtas gaminti, jokia paslauga nebus teikiama, jeigu nebus siekiama kokių nors konkrečių tikslų. Tikslas – tai rezultatas, kuriuo siekiama: pagaminti gaminį, suteikti paslaugą, įgyti pripažinimą, garantuoti apsaugą ir pan. Organizacijos tikslus lemia organizaciją supančios aplinkos – vartotojų, gamtos sąlygų bei gyventojų bendrijos, iš kurios atstovų susidaro organizacijos narių bendrija, – keliami reikalavimai. Tikslų kompleksas:1. socialinis – suteikti savo nariams pragyvenimo šaltinį. Pragyvenimo šaltinį organizacija suteikia tik tada, jei bendromis savo narių pastangomis sugeba vartotojams teikti reikalingą produktą, už kurį vartotojai mokės tiek, kad užteks atsiskaityti su tiekėjais, valstybe ir dar liks darbuotojams ir plėtrai.2. komercinis tikslas – parduoti vartotojams pagamintą produkciją tam tikra kaina. Kad vartotojai gaminius pirktų, reikia kad gaminiai tenkintų tam tikrus vartotojų poreikius.3. techninis tikslas – gera gaminių kokybė.4. ekonominis tikslas – prieinama pirkėjui ir apsimokanti gamintojui kaina.5. gamybinis tikslas – kad organizacija išsilaikytų, ji turi pateikti rinkai tam tikrą produktų kiekį tam tikru laiku.6. ekologinis tikslas – organizacija savo veikla nepažeisti natūralios aplinkos pusiausvyros.1.4.ORGANIZACIJOS PASKIRTIS IR STRATEGIJA.Kuriantis organizacijai pagrindiniu jos veikėju tampa verslininkas, kadangi jis suranda rinkoje vietą išradėjo sukurtai produkto ar paslaugos idėjai, paskui įtikina savininką įdėti savo turto dalį į numatomą veiklą. Šie trys veikėjai lemia organizacijos pagrindus: prie išradėjo iškeltos organizacijos sampratos (iš ko, kas ir kaip bus joje daroma) pridėjus verslininko pateikiamą vartotojo ir poreikių apibūdinimą, nustatoma organizacijos paskirtis. Taigi, greta organizacijos paskirties, kaip svarbiausio, organizacijos esmę atskleidžiančio teiginio, formuluotės, reikia ir organizacijos strategijos – norimo jos veiklos rezultatų ir būklės lygio tolimiausiam įmanomam numatyti ateities momentui formuluotės. Strategija – tai esminės organizacijos plėtros kryptys. Jos pagrindu toliau organizuojam kasdieninė veikla, o strateginės kryptys detalizuojamos trumpesniems laiko tarpams. Strategijos horizontas, laikotarpis iki tos numatomos ateities, priklauso nuo organizacijos judrumo ir jos aplinkos. Pirmiausia numatoma gaminio strategija: esminiai produktą identifikuojantys bruožai, jų lygis, kokybė ir patikimumas, standartizacija ir diferenciacija bei individualizacija.Įėjimo etape gaminiai (paslaugos) rinkoje yra naujiena. Paplitimo etape tarp gamintojų atsiranda daug savo vietos ieškotojų, kurie pripildo rinką produkto modifikacijų, o vartotojų visuma pasipildo vadinamąja ankstyvąja dauguma. Gaminio (paslaugos) brandos etape į gamintojų gretas įsiterpę mėgdžiotojai rinką dar labiau pripildo modifikacijų, o vartotojai sudaro vadinamąją vėlyvąją daugumą. Smukimo etape gaminys (paslauga) tampa seniena, į gamybą įsitraukia jau vėluojantys, o vartotojus tepapildo paskutiniai produkto gerbėjai.Kuriant gaminio strategiją, numatomi ir specialūs produktą išskiriantys bruožai (vardas, įpakavimas, stilius).Numačius produkto strategiją, kuriama rinkos strategija: produkto paleidimas į rinką, produkto kainos politika, produkto paskirstymas.Tiek gaminio, tiek rinkos strategija nustatoma nuolat derinant vieną prie kitos.Nusistačius gaminio ir rinkos strategiją, sudaroma gamybos strategija: įrengimai ir technologija, pagrindiniai sąnaudų mažinimo ir našumo didinimo būdai, reikalavimai medžiagų ir komplektuojamųjų gaminių tiekėjams.Nustačius produkto, rinkos ir gamybos plėtros kryptis, nustatoma finansų strategija: numatoma turto struktūra, investavimo politika ir parenkama strategijai geriausiai tinkanti apskaitos sistema.Tolesnis strategijos kūrimo etapas – numatyti personalo strategiją: filosofija, atranka ir telkimas, mokymas ir ugdymas, apmokėjimas ir skatinimas.Visą strategijos kompleksą užbaigia organizacijos visuomeninė strategija. Ji apima norimą įvaizdį visuomenėje, numatomas ekonominės veiklos sritis (labdara, rėmimas, dalyvavimas visuomeniniuose judėjimuose ir programose, santykiai su gamta).Labiausiai organizacijos paskirtis atsispindi rinkos ir visuomeninėje strategijoje, techninis tikslas – gaminio strategijoje, ekonominis tikslas – finansų ir gamybos strategijoje, gamybinis tikslas – gamybos strategijoje, socialinis tikslas – personalo ir finansų strategijoje, ekologinis – visuomeninėje strategijoje. 3. VADYBOS SPRENDIMAI3.1. VADYBOS SPRENDIMO PRIĖMIMO PROCESAS.Bet kokio sprendimo esmė yra alternatyvos priėmimas. Tai procesas, kurio metu iš kelių galimų racionalių alternatyvų parenkama viena.A.Jonaitis:sprendimas- tai loginis, emocinis, psichologinis, organizacinis ir teisinis aktas, vienasmeniai, kolegialiai ar kolektyviai priimtas suteiktų įgaliojimų ribose. Vadovavimas žmonėms, gamybos ar kitokio proceso valdymas, įstaigos administravimas- tai sprendimų, atsižvelgiant į nuolat besikeičiančias situacijas paieška ir įgyvendinimasButkus:Vadybos sprendimas – tai pagrindinė vadovo arba vadybos specialisto darbo dalis, iš kurios susidaro visa daugiakryptė ir įvairiapusė vadybos veikla. Vadovas ar vadybos specialistas privalo gerai suvokti vadybos sprendimo esmę bei įvaldyti racionalius sprendimo būdus. Vis labiau didėja vadybos sprendimų reikšmė, o su ja ir vadovų atsakomybė už jiems patikėtų žmonių veiklos rezultatus bei vis didėjančių materialinių vertybių panaudojimą. Vadybos sprendimo rengimas:Nepasitenkinimas Problema Tikslas Numatomi veiksmaiPriežastys Ištekliai
Sprendimo priėmimo proceso etapai (pagal Butkų):1) tikslo nustatymas;2) sprendžiamos problemos formulavimas (pagal nustatytą tikslą numatoma, kokiais keliais galima šį tikslą pasiekti, įsisąmoninama, dėl ko kilo problema, kokios jos pasekmės, galimi šalinimo būdai);3) analizės etape numatomos analizės kryptys, surenkama, apdorojama ir įvertinama reik.informacija;4) alternatyvų formulavimas (formuluojamos kelios ar keliolika alternatyvų, aptariamos, išaiškinamos jų stipriosios ir silpnosios savybės);5) sprendimo priėmimas;6) sprend.įgyvendinimas (nusprendžiama, kas, kada turi būti padaryta, kokių išteklių reikės, kas tai darys);7) sprend.įgyvendinimo kontrolė ir įvertinimas (nustatoma, kaip projektas įgyvendinamas laiko, išteklių, darbo jėgos požiūriu; nustatomi nukrypimai, numatomi koregavimo veiksmai).Pagal Martinkų, svarb.etapai yra penki (skliausteliuose nurodomi sprendimai):1) Situacijos analizė ir problemos formulavimas (Suformuluojama problema, identifikuojama situacija, nustatomi nukrypimai nuo norimos būklės)2) Alternatyvos parinkimas (Suformuluojamos galimos sprendimo alternatyvos)3) Alternatyvų analizė (Kiekviena alternatyva įvertinama pagal sprendimo efektyvumo kriterijus)4) Alternatyvų atranka (Įvertinamas alternatyvų optimalumas; parengiamas planas)5) Alternatyvos diegimas (Nustatomi terminai, atsakingi vykdytojai, užduotys)Dažnai faktinį etapų skaičių lemia pati problema, nes nėra universalaus proceso, tinkančio bet kuriai situacijai- pasaulyje nevyksta visiškai vienodi reiškiniai, procesai. Taip pat yra ir su sprendimais. Vienus sprendimus priimant, gali prireikti mažesnio etapų skaičiaus, kitus- didesnių, labiau išplėstų etapų.3.2. TIKSLO NUSTATYMAS SPRENDŽIANT.Nustatant veikimo tikslą, labai svarbu įvertinti, kad kiekvienas veiksmas sukelia ne tik trumpalaikes, bet ir ilgalaikes pasekmes. Formuluojant tikslą, verta jį orientuoti į organizacijos paskirties ir strateginius tikslus, kad kiekvienas sprendimas ne tik palengvintų jau esamą būklę, bet būtinai priartintų ir strateginio tikslo įgyvendinimą. Sprendimo eiga:– pajusti nepasitenkinimą esama būkle;– išvardinti kuo daugiau problemų, apie kurias praneša nepasitenkinimas;– išaiškinti visų problemų priežastis;– pasirinkti svarbiausią pasiekiamą tikslą;
– priderinti pasirinktą tikslą prie ilgalaikių tikslų.3.3. VADYBOS SPRENDIMŲ PAIEŠKOS BŪDAI.Kadangi visą valdymo veiklą įprasmina tikslas, logišką sprendimų sistemą lemia organizacijos tikslų sistema. Nėra svarbu, ar problema išryškina sistemingai žengiant nuo organizacijos paskirties, ar pajusta atsitiktinai, išsiaiškinus jos priežastis ir numačius tikslą, galima pereiti prie sprendimo paieškų. Sprendimo paieškos būdai:1. tiesioginis teorijos pritaikymas- kai suvokiama, kad sprendžiamai problemai visiškai tinka kokia nors teorinė konstrukcija (pvz., loginis ar matematinis modelis), kurios sprendimas paprasčiausiai perkeliamas į realios problemos sąlygas;2. hipotezių revizija (dialektika) – bandoma paneigti pagrindines hipotezes ir iš jų sukuriama nauja, tinkamesnė hipotezių sistema;3. teorijos atnaujinimas – turima ir priimta teorija atnaujinama atsižvelgiant į naujus faktus arba metodus, nekeičiant teorijos esmės;4. koncepcijų perkėlimas – kai kokioje konkrečioje srityje susidariusius požiūrius bandoma perkelti į kitą sritį;5. analogija – kai koncepcija perkeliama į kitą sritį įvertinant sričių tarpusavio skirtumus;6. pratęsimas – kai įvedami tam tikri apribojimai tikslu suvokiant galimą jų viršijimą pereiti prie naujų apribojimų ir t. t.;7. fenomenologinis metodas – kai reiškinys izoliuojamas nuo bet kokio aplinkos poveikio norint gerai ištirti reiškinio esmę; aplinkos poveikis įvertinamas vėliau;8. teratologinis metodas – sukuriama nauja hipotezė, neatitinkanti esamo reiškinio suvokimo, ir bandoma suvokti jos pasekmes;9. dichotomijos metodas – susidūrus su problema, keliama serija klausimų, reikalaujančių teigiamo arba neigiamo atsakymo;10. atradimų matrica- galimų sprendimų paieška racionalizuojama sudarant problemą lemiančių veiksnių tarpusavio ryšių kvadratinę matricą (kai veiksniai trys – kubą, kai daugiau – hiperkubą);11. morfologinis metodas – išskiriamos problemą sudarančių elementų grupės ir jos tiriamos.Taikant matematinius metodus (kas yra dažnai daroma vadybos sprendimuose) svarb.etapai yra:a) sudaryti pasirinkto reiškinio matematinį modelį,b) specifikuoti problemą bei numatyti galimų sprendimų ratą, c) nustatyti kriterijus bei parinkti tikslo funkciją,d) ieškoti optimalaus sprendimo arba sprendimų pagal nustatytą tikslo funkciją,e) nagrinėti optimalaus sprendimo arba sprendimų kitimą, atsižvelgiant į parametrus, kurie galėjo būti įtraukti į tikslo funkciją,f) kai reikia (jei sprendimas atrodo nepriimtinas), modifikuoti tikslo funkciją ir tobulinti matematinį modelį.Panaši tvarka, kaip ir matematiškai sprendžiant problemą, tinka sprendimų ieškant euristiškai, panaudojant kūrybinius žmogaus proto sugebėjimus. Euristinio sprendimo paieškos būdais ieškoma generuojant galimų sprendimų visumą, iš kurios paskui gali būti parinktas geriausias.Idėjų paieškoms taikomas proto šturmo metodas (atitinkamai pasirengusių žmonių grupė kuo greičiau beria atsakymus į iškeltą klausimą, o vienas žmogus viską protokoluoja. Svarbus kritinių pastabų nebuvimas, nes tokiu būdu neužgniaužiamas noras kalbėti). Svarbiausias šūkis – kuo daugiau idėjų ir jokios kritikos. Sprendimui rengti ir priimti gali būti taikomas delfų metodas: visai grupei iškeliamas klausimas, į kurį kiekvienas jos narys ieško atsakymo; po to kiekvienas atsakymas paskelbiamas grupei (vienas narys visus atsakymus protokoluoja) ir paskui grupės nariai, įvertinę visas girdėtas nuomones, patikslina savo atsakymą ir vėl paskelbia visiems. Taip sujungiami individualaus ir kolektyvinio protinio darbo pranašumai, išvengiama dažnai trukdančio kūrybinei iniciatyvai autoriteto, pareigų, garsesnio balso, įtaigaus intonavimo poveikio. Delfų metodas yra puikus ir dėl to, kad taip galima gauti vienbalsį sprendimą. Vienbalsiškumas šiuo atveju neturi to neigiamo atspalvio, kuris būdingas formaliai žmonių grupės tvirtinamam sprendimui – praėjus kelis svarstymo ratus, išsiaiškinus visas būsimų dalyvių darbo nuomones ir supratus, kad veiksmo būdų yra daug tik tol, kol nepradedama veikti, o kai tik pradedama, lieka vienas būdas. Būsimo darbo ansamblio nariams visai nesunku atsisakyti neesminių savo prieštaravimų, trukdančių pasirengimą aktyviai veikti, todėl jie prisideda prie nuomonės, kuri atrodo priimtina daugumai bendradarbių.Ieškant sprendimo euristiškai, labai populiarūs yra klausimų lapai, žadinantys sprendėjų kūrybiškumą.Pastaruoju metu sprendžiant vis populiaresnė darosi sinektika – tai sprendimų ieškojimas mažiau pažįstamose ir panašiose srityse.Euristiškai ieškant sprendimo, labai apkraunamos žmogaus smegenys. Norėdama to išvengti, amerikiečių korporacija “Honeywell” prieš dvidešimt metų ėmė taikyti tikslų medžio metodą. Juo naudojantis, tikslas išskaidomas ir grafiškai pavaizduojamas taip, kad būtų galima žingsnis po žingsnio nagrinėti visus galimus sprendimus tam tikrais laiko tarpais kylant aukščiau ir apžvelgiant visą galimų sprendimų lauką. Tikslų medis – tai medžio pavidalo grafas, kuriame pagrindinis tikslas skaidomas į keletą aukščiausios eilės tikslų (krypčių), kiekvienas iš jų skaidomas toliau tol, kol pasiekiamas konkrečių priemonių – veiksmų lygis.3.4. EFEKTYVAUS GRUPINIO PROTINIO DARBO PAGRINDAI. Grupinis protinis darbas- tai specialistų bendras darbas vienu laiku. Ypatybės:– labai individualus;– procesas nematomas išorinių stebėtojų;– puikios galimybės žmogaus kūrybinėms galioms pasireikšti;– puiki galimybė sukurti kokybiškai naują informacijos visumą;– turi didelę skatinamąją reikšmę (visi dalyviai pasijunta sprendimo autoriais, stengiasi dirbti aktyviau nei priimdami vadovų primestą sprendimą).PRANAŠUMAI:– didesnė žinių visuma;– didesnis požiūrių skaičius;– priimtinesni sprendimai;– universalesnis sprendimas.TRŪKUMAI:– grupės socialinis spaudimas;– bandymas patenkinti visus;– reikalauja daugiau laiko nei kiti metodai;– sumažina asmeninę atsakomybę už sprendimą (dėl to padidėja jo rizikingumas);– pavienių asmenų viešpatavimas;– pergalės siekimas kaip tikslas.PRIKLAUSO NUO:– narių nuomonių skirtumų;– individualiųjų ir bendrųjų interesų priešpriešos;– rizikingumo;– didesnių laiko sąnaudų.EFEKTYVAUS PROTINIO DARBO GRUPĖS VEIKIMO SĄLYGOS:1) grupės nariai turi reikalingų žinių ir įgūdžių;2) grupės nariai nusiteikę bendradarbiauti, o ne rungtyniauti;3) grupės nariai skatina vienas kitą ieškoti vertingų minčių;4) vengiama konfrontacijos, psichologinio spaudimo, padedama prieiti prie visiems priimtino spaudimo;5) grupės dydis atitinka užduoties reikalavimus.EFEKTYVUMAS PRIKLAUSO NUO:1) aplinkos (dirbantis žmogus l.jautrus išoriniams dirgikliams, ypač triukšmui);2) laiko;3) intensyvumo (reikia daryti spec.poilsio pertraukėles);4) darbo rėžimo (problema skaidoma į etapus, kurių kiekvieno trukmė- ne ilgesnė kaip 1,5h, pertraukos- 15-20 min.);5) grupės vadovų sudarymas (2 pareigūnai: pirmininkas ir sekretorius);6) sutarties darbo pradžioje sudarymo, kur nurodomas aiškus bendras tikslas, jo rezultatai, turinys, forma, darbo taisyklės, darbo rėžimas, tvarka;7) kiekvienos sesijos rezultatai spausdinami ir įteikiami kiekv.grupės nariui baigiantis sesijai, kad galima būtų prisiminti svarstytus dalykus ir rengtis tolesniam darbui.