VILNIAUS GEDIMINO TECHNIKOS UNIVERSITETAS
VERSLO VADYBOS FAKULTETAS
SOCIALINĖS EKONOMIKOS IR VADYBOS KATEDRA
Kontrolės proceso etapų analizė
Vilnius 2017
Turinys
1.ĮVADAS 3
2.KONTROLĖ 4
2.1Kodėl svarbu tinkamai organizuoti kontrolę? 4
2.2Kontrolės rūšys 4
3.Kontrolės būdai 5
4.Kontrolės procesų tipai 6
5.KONTROLĖS PROCESO ETAPAI 9
6.IŠVADOS 13
7.LITERATŪROS SĄRAŠAS 14
ĮVADAS
Vadyboje kontrolė yra labai svarbi valdymo funkcija, ypač svarbi organizacijai ir skirta organizacijos tikslams pasiekti. Planai ne visada vykdomi taip, kaip numatyta. Ne visada žmonės teisingai priima jiems paskirtas teises ir pareigas. Ne visada vadovams pavyksta teisingai motyvuoti žmones, kad būtų efektyviausiai įgyvendinti tikslai. Keičiantis aplinkai, organizacija turi prie jos pritapti, todėl organizacijos vadovybei pavyksta pasiekti numatytus tikslus tik kontroliuojant. Viena iš priežasčių, kodėl reikalinga kontrolė, yra ta, kad geriausi planai gali būti iškraipomi, o kontrolė padeda vadovams stebėti aplinkos pokyčius ir jų įtaką organizacijos pažangai. Taigi šiame darbe išskirsiu kontrolės etapus, kurie yra svarbūs, kad procesas būtų dar efektyvesnis.
Kontrolės tikslas – padėti organizacijai adaptuotis pasikeitus sąlygoms, daryti mažiau klaidų, susitvarkyti su vidaus problemomis ir minimizuoti sąnaudas. Visos valdymo funkcijos yra glaudžiai susijusios, o kiekviena atskirai yra specifinė veiklos sritis. Paprastai visi šie etapai vyksta iš eilės nurodyta tvarka, tačiau veiklos procese gali būti šokinėjama nuo vieno prie kito. Kontrolė skirstoma pagal valdymo hierarchijos lygį organizacijoje.
Teko pasinaudoti ne tik paskaitų metu gauta informacija, bet ir naudotis įvairiomis vadybos knygomis, iš kurių gaunama daug naudingos informacijos, interneto svetainėmis. Nuoseklus ir išsamus gilinimasis į pasirinktą temą padės išanalizuoti teoriją, šiek tiek plačiau įsivaizduoti, kas yra kontrolė, kokie jos etapai ir kam jie reikalingi.
KONTROLĖ Kodėl svarbu tinkamai organizuoti kontrolę?
Kai sudarytas organizacijos plėtros planas, sukurta jos struktūra, užpildytos darbo vietos ir nustatyti darbuotojų elgesio motyvai, lieka dar viena grandis – kontrolė. Paprastai kontrolė siejama su valdžia, nurodymais „pagauti“, „kaltinti“, „sučiupti“. Toks supratimas apie kontrolę nutolina mus nuo pagrindinės kontrolės funkcijos sąvokos. Kontrolės sistemos formavimo pagrindą sudaro tokie pagrindiniai reikalavimai:
Kontrolės efektyvumas (nustatymas išlaidų, susijusių su kontrolės metu išryškėjusiai trūkumais, jų priežasčių išaiškinimas ir pašalinimas, išlaidų kontrolei mažinimas, išlaidų personalui bei technikai mažinimas).
Poveikio žmonėms efektas (kokį poveikį darbuotojams daro naudojamos kontrolės procedūros: teigiamą, neigiamą, sukelia stresines reakcijas, demotyvaciją darbui ir t.t.)
Kontrolės užduočių vykdymas.
Kontrolės apribojimų nustatymas (kontroliniai veiksmai negali būti vykdomi be tam tikrų apribojimų). Tikrinimų dažnis turi leisti nustatyti nukrypimus pradinėje stadijoje. Būtina laikytis organizacijoje nustatytų kontrolės normų.
Kontrolės rūšys
Išankstinė kontrolė vykdoma iki faktinės darbų pradžios. Organizacijose išankstinė kontrolė vykdoma trijose srityse: žmogiškųjų, materialiųjų ir finansinių išteklių. Žmogiškųjų išteklių srityje vykdoma dalykinių bei profesinių žinių ir įgūdžių, kurie yra būtini atliekant konkrečias organizacijos užduotis, kontrolė. Materialinių išteklių srityje, siekiant kuo geresnių rezultatų, kontroliuojama gaminių ir žaliavų kokybė. Finansinių išteklių srityje atliekama biudžeto išankstinė kontrolė, kuri atsako į klausimus – kada, kiek ir kokių lėšų reikės organizacijai. Išankstinės kontrolės procese siekiama išaiškinti ir numatyti galimus nukrypimus nuo standartų.
Einamoji kontrolė vykdoma darbo proceso metu. Ši kontrolė padeda išaiškinti nukrypimus nuo planų bei instrukcijų ir padeda juos ištaisyti. Vykdant einamąją kontrolę reikalingas grįžtamasis ryšys.
Baigiamoji kontrolė padeda išvengti klaidų ateityje. Šiuo atveju kontrolė atliekama baigus
darbą. Nors baigiamoji kontrolė vykdoma, kai sureaguoti ir ištaisyti klaidas ar nukrypimus jau negalima, bet ji sudaro vadovams galimybę išvengti klaidų planuojant tolesnius darbus, atsižvelgiant į buvusius trūkumus, parinkti geriausią darbuotojų motyvacijos būdą.
Kontrolės būdai
Faktiniams darbo rezultatams lyginti su planiniais (ar nustatytomis darbo rezultatų normomis) taikomi šie būdai:
Matavimo. Faktinis reiškinys lyginamas su nustatytu etalonu – nustatomos prekės, paslaugos kiekybės ir kokybės charakteristikos.
Registravimo. Registruojami konkretūs pasirinkti darbo proceso eigos etapai, kurių požiūriu matuojamas darbo proceso progresas, nustatomos kontrolei reikalingos nagrinėjamo darbo proceso etapo charakteristikos. Šis būdas taikomas prekių, paslaugų vertės ir kokybės kontrolei.
Skaičiavimo. Kontrolė vykdoma remiantis tikslinių skaičiavimų rezultatais, naudojant matavimo, registravimo būdais gautus duomenis. Šis būdas taikomas prekių, paslaugų, sudėtingų turinio požiūriu, parametrų kontrolei.
Apklausų. Kontrolė vykdoma apklausiant su nagrinėjamu gaminiu ar paslauga, jai pateikti atliktinų užduočių vykdymo procesu susijusius asmenis (pavyzdžiui, vartotojus – apie gaminio ar paslaugos kokybę, darbuotojus – apie darbo procesą, išteklių darbui atlikti poreikį, tikslingumą, pakankamumą ir pan.).
Ekspertizės. Faktinis rezultatas su planuotuoju lyginamas grupės kvalifikuotų atitinkamos srities specialistų. Šis būdas taikomas turinio parametrų požiūriu sudėtingų, specialios kompleksinės kompetencijos reikalaujančių prekių, paslaugų kontrolei.
Organoleptinis. Kontrolei naudojami žmogaus jutimų būdu gauti duomenys. Pavyzdžiui, alkoholinių gėrimų, maisto produktų ir pan. degustavimas.
Kontrolės procesų tipai
Kompleksinė kontrolė:
Profilaktinė – aktualių problemų numatymas ir išankstinis pasirengimas jų išvengti. Pvz.: naujausių standartų peržiūrėjimas prieš įsigyjant naujus įrenginius, projektuojant prekes.
Lyginamoji – apima esamų veiksmų ir procesų įvertinimą. Stebima veikla kiekvienu momentu sprendžiamos kylančios problemos.
Grįžtamoji – informacijos apie užbaigtą veiklą rinkimas, jos vertinimas ir veiksmų parengimas.
Kompleksinės kontrolės rezultatai:
Profilaktinė – padeda nuspėti problemas,
Lyginamoji – sustabdyti ir ištaisyti klaidas dar pradinėje stadijoje,
Grįžtamoji – apdraudžia nuo tų klaidų pakartojimo.
Antroji kontrolės sistema- tai konkretūs veiksmai imantis tam tikros veiklos tikrinimo. Tikrinama etapais. Įvairūs autoriai nurodo skirtingą etapų skaičių. Pvz.: kontrolės proceso etapai:
Keturi etapai:
Charakteristika arba sąlyga, pagal kurią turi vykti kontrolė;
Jutimas – būdas pajusti ir įvertinti esamą situaciją;
Lygintojas – asmuo , grupė ar mechanizmas, kurie lygina įvertinimus su standartais ir planais;
Aktyvatorius – asmuo, grupė ar mechanizmas, kurių veiksmais šalinami nukrypimai.
Penki etapai:
Veiklos standartų nustatymas;
Veiklos įvertinimo apibrėžimas;
Veiklos įvertinimas;
Veiklos palyginimas su standartais;
Būtino veiksmo priėmimas.
KONTROLĖS PROCESO ETAPAI
Kontrolė – procesas, užtikrinantis, kad reali veikla atitiktų planuojamąją. Ji leidžia palyginti realios ir planuotos veiklos atlikimą, naudojantis iš anksto sukurtais standartais, testais, normatyvais ar taisyklėmis. Kontrolės esmė – prireikus imtis koregavimo veiksmų. Vadovas turi žinoti, ar organizacijos narių veiksmai iš tikrųjų padeda įgyvendinti jos užsibrėžtus tikslus. Pagrindiniai kontrolės funkcijos proceso etapai pavaizduoti 1.1 pav. ir 1.2 pav. :
1.1 pav. Kontrolės proceso etapai
Standartų ir metodų sukūrimas veiklos atlikimo lygiui įvertinti. Aiškiai suformuluotus tikslus ir uždavinius yra lengviau įvertinti dėl jų tikslumo ir naudingumo, taip pat lengviau perduoti bei paversti standartais ir tam tikrais metodais, naudojamais veiklos atlikimo lygiui nustatyti. Realūs tikslai labai svarbūs kontrolės procese, kadangi planavimą ir kontrolę gana dažnai atlieka skirtingi asmenys. Nustatyti, ar veiklos atlikimo lygis atitinka standartus.
Veiklos atlikimo lygio įvertinimas. Vertinimas yra nenutrūkstamas ar pasikartojantis procesas, jo dažnumas priklauso nuo vertinamos veiklos tipo. Tačiau geri vadovai vengia ilgų periodų tarp veiklos atlikimo lygio vertinimo.
Nustatymas, ar veiklos atlikimo lygis atitinka standartus. Dažniausiai tai yra pats lengviausias kontrolės žingsnis – tereikia palyginti veiklos atlikimo lygį su iš anksto numatytais standartais. Jei veiklos atlikimo lygis atitinka standartus, nereikia kištis į organizacijos veiklos operacijas. Tačiau veiklos rezultatams nukrypus nuo standartų, būtina imtis koregavimo veiksmų.
Koregavimo veiksmai. Šie veiksmai gali apimti vieną arba kelias įmonės veiklos operacijas ar sritis ir šių sričių sukurtų standartų pataisas, pavyzdžiui, nustatoma, kad tam tikrai užduočiai įvykdyti reikia daugiau darbuotojų. Kitais atvejais gali būti atskleidžiami ir netinkami standartai, todėl jie bus koreguojami
1.2 pav. Kontrolės proceso etapai
Standartų ir metodų sukūrimas veiklos atlikimo lygiui įvertinti. Idealiu atveju tikslai ir uždaviniai, sukurti per planavimo procesą, jau būna aiškiai suformuluoti, numatyti konkretūs galutiniai terminai. Tai svarbu dėl daugelio priežasčių. Pirma, neapibrėžtai suformuluoti tikslai, tokie kaip „pagerinti darbuotojo įgūdžius”, yra tik tušti šūkiai tol, kol vadovai nepasako, ką jie turi omenyje sakydami „pagerinti”, kada ir ką ketina daryti, kad pasiektų šį tikslą. Antra, preciziškai suformuluoti tikslai (pvz., „rengti seminarus darbo vietoje ir pamažu – nuo spalio iki kovo mėnesio – pagerinti darbuotojo įgūdžius”) yra lengviau įvertinami dėl tikslumo ir naudingumo, negu tušti šūkiai. Pagaliau preciziškai suformuluotus išmatuojamus tikslus yra lengva perduoti ir paversti standartais ir metodais, kurie gali būti naudojami veiklos atlikimo lygiui nustatyti. Šie lengvai perduodami preciziškai suformuluoti tikslai ir uždaviniai yra ypač svarbūs kontrolei, kadangi planavimą ir kontrolę paprastai atlieka skirtingi žmonės.
Paslaugų pramonės standartai ir vertinimas gali apimti laiką, kurį klientai praleidžia eilėse banke, laiką, kurį jie turi praleisti laukdami, kol atsakys telefonas, arba skaičių naujai priviliotų klientų per viešą reklaminę agitaciją. Pramonės įmonių vertinimą ir standartus galėtų sudaryti pardavimų ir gamybos užduotys, darbo priežiūros tikslai, pagamintų ir perdirbtų produktų nuostoliai ar saugumo reikalavimai.
Veiklos atlikimo lygio vertinimas. Kaip ir visi kontrolės aspektai, vertinimas yra nenutrūkstamas pasikartojantis procesas. Vertinimo dažnumas priklauso nuo vertinamos veiklos tipo. Pavyzdžiui, pramonės įmonėje dujų dalelių lygis ore gali būti nuolat stebimas siekiant užtikrinti saugumą, tuo tarpu ilgalaikių išsiplėtimo tikslų pažangą aukščiausio lygio vadovai turėtų apžvelgti vieną ar du kartus per metus. Panašiai „McDonald” frančizės savininkas turėtų nuolat tikrinti klientų laukimo laiką. O peticijos gali būti padedamos priešais Kalifornijos visuomeninę patarnavimų komisiją tik 5 ar 6 kartus per metus. Tačiau geri vadovai vengia ilgų periodų tarp veiklos atlikimo lygio vertinimo.
Nustatymas, ar veiklos atlikimo lygis atitinka standartus. Daugeliu atvejų tai lengviausias kontrolės žingsnis. Pirmųjų dviejų etapų sunkumus jau minėjome. Dabar reikia palyginti veiklos atlikimo lygį su iš anksto nustatytais standartais. Jei veiklos atlikimo lygis atitinka standartus, vadovai sako, kad „viskas yra kontroliuojama”, kaip pavaizduota paveiksle 1.2, ir jiems nereikia kištis į organizacijos operacijas.
Koregavimo veiksmai. Į šį etapą pereinama, jei veiklos rezultatai nukrypsta nuo standartų ir analizė rodo, kad reikalinga pataisa. Koregavimo veiksmai gali apimti vienos ar kelių organizacijos operacijų arba pradžioje sukurtų standartų pataisas. Pavyzdžiui, vadovas gali pastebėti, kad reikia daugiau darbuotojų, siekiant nepažeisti kliento penkių minučių laukimo standarto, nustatyto „McDonald” kompanijoje. Kitais atvejais per patikrinimus gali būti atskleidžiami netinkami standartai. Dėl šių aplinkybių koregavimo veiksmai gali apimti standartų pakeitimą.
Kuo anksčiau nukrypimai pastebėti, tuo didesnė tikimybė garantuoti veiksmingą veiklą. Nukrypimų gali atsirasti dėl įvairių priežasčių:
Planavimo trūkumų;
Organizacijos problemų;
Vadovavimo nesklandumų;
Motyvavimo klaidų.
Sėkmingai dirbančios organizacijos koreguoja standartus, orientuodamosi į didesnius reikalavimus. Būna ir taip, kad sudaryti planai yra per daug optimistiški. Tuomet mažinami standarto reikalavimai.
IŠVADOS
Kontrolės procesą sudaro: 1) veiklos atlikimo lygio vertinimo standartų ir metodų sukūrimas; 2) veiklos atlikimo lygio vertinimas; 3) nustatymas, ar veiklos atlikimo lygis atitinka standartus; ir, jei prireikia, 4) koregavimo veiksmų priėmimas.
Išskiriant keturis kontrolės etapus galima sakyti, kad kuo anksčiau nukrypimai yra pastebėti, tuo didesnė tikimybė garantuoti veiksmingą veiklą.
Kontrolės procesas vykdomas ne tam, kad būtų nustatomos klaidos ar sukčiavimai, bet kad jų būtų išvengta.
Kontrolė padeda vadovams stebėti aplinkos pokyčius bei jų įtaką organizacijos pažangai.
Kontrolė yra procesas, kuriuo remdamiesi vadovai įsitikina, kad konkreti veikla atliekama pagal jų planus. Todėl ji yra naudinga planavimo, organizavimo ir vadovavimo efektingumui vertinti.
Tikslinga, efektyvi veikla neįmanoma be kontrolės.
Vadovai privalo rūpintis kontrole, nes ilgainiui organizuotų santykių rezultatai ne visada susiklosto kaip planuota.
LITERATŪROS SĄRAŠAS
Bivainis, J. 2011. Vadyba studentams: mokomoji knyga. Vilnius: Technika. 335 p.
Čiarnienė R. 2011. Organizacijų vadybos pagrindai: Vadovėlis. Kaunas: Technologija. 456 p.
http://www.doclogix.lt/paslaugos/dokumentu-valdymo-auditas/