Kontrolės funkcijos esmė ir taikymas organizacijoje

TURINYS

ĮŽANGA.............................. 4
1. Kontrolė.............................. 5
1. 1. Kontrolės procesų tipai.............................. 5
1.2. Kontrolės proceso žingsniai............................. 7
1.3. Kontrolės svarba.............................. 8
1.4. Kontrolės sistemų projektavimas.......................... 9
1.5. Pagrindinių veiklos atlikimo sričių įvardijimas.................. 9
1.6. Strateginių kontrolės taškų įvardijimas...................... 10
1.7. Efektyvios kontrolės principai............................ 10
1.8. Finansinė kontrolė.............................. 11
1.9. Biudžetas.............................. 12
1.10. Biudžeto kontrolė.............................. 14
1.11. Auditas.............................. 15
1.12. Kontrolės įstaigoms keliami reikalavimai.................... 17
2. Kontrolės taikymas organizacijoje............................ 19
2.1. Kontrolė sistema organizacijoje........................... 19
2.2. Auditas organizacijoje.............................. 23
2.3. Finansinė kontrolė organizacijoje......................... 24
2.4. Biudžetas organizacijoje.............................. 24
IŠVADOS.............................. 25
LITERATŪRA.............................. 261. Kontrolė
Kontrolė – procesas, užtikrinantis realios ir planuotos veiklos atlikimą. Ji padeda vadovams stebėti savo planavimo, organizavimo ir vadovavimo efektingumą. Esminė kontrolės dalis – iškilus reikalui – imtis koregavimo veiksmų.
Kontrolė labai reikšminga ir sudėtinga vaadybos funkcija. Pirmiausia būtina atižvelgti į vieną reikšmingiausią kontrolės savybių – ji turi viską aprėpti. Kiekvienas vadovas, nepaisant jo rango, privalo kontroliuoti, nes tai įeina į jo pareigas, net tada kai jam specialiai to niekas nepavedė. Kontrolė yra pagrindinis vadybos elementas: ji lydi planavimą ir organizavimą. Be kontrolės negalima nagrinėti nei vieno vadybos elemento.
Kontrolė reikalinga tam, kad viskas būtų daroma pagal planus, instrukcijas ir įsakymus. Jos tiklas pamatyti klaidas ir silpnas vietas, norint jas ištaisyti ir vėliau jų nekartoti. Kontroliuoti reikia viską: žmones, meedžiagas ir įrengimus, veikmus ir veiklą.
Kontrolės tikslas – padėti organizacijai adaptuotis pasikeitus sąlygoms, mažiau daryti klaidų, susitvarkyti su vidaus problemomis ir minimizuoti sąnaudas.

1. 1. Kontrolės procesų tipai
Apibendrintai galima pateikti dvi kontrolės proceso sistemas.
Pirmoji – tai kompleksinė profilaktinės, lyginamosios ir grįžtamosios kontrolės sistema. Visose veiklos sr

rityse yra trys skirtingi kontrolės taikymo laikotarpiai.
Profilaktinė kontrolė – tai aktualių problemų numatymas ir išankstinis pasirengimas jų išvengti. Planavimas ir profilaktinė kontrolė yra tarpusavyje susiję, bet skirtingi dalykai. Planavimas atsako į klausimą „Ką ir kaip ketinama padaryti?“. Profilaktinė kontrolė atsako į klausimą „Ką galima padaryti iš anksto, kad pasiekti tikslus?“
Lyginamoji kontrolė apima esamų veiksmų ir procesų įvertinimą. Ji gali būti vadinama esamosios situacijos kontrole, nes yra susijusi su dabartine veikla, o ne su praeitimi ar ateitimi. Ji įgalina stebėti veiklą kiekvienu momentu bei spręsti kylančias problemas, kol jos dar nepaveikė galutinio produkto.
Grįžtamoji kontrolė – tai informacijos apie užbaigtą veiklą rinkimas, jos vertinimas ir veiksmų, kaip tobulinti panašią veiklą ateityje parengimas. Šios kontrolės trūkumu laikytina tai, kad reikiamų veiksmų imamasi jau po laiko. Tegiamas šios koontrolės bruožas: ji testuoja ir įvertina tikslus ir standartus. Tikslai, kurių neįmanoma pasiekti arba kurie yra per daug lengvi, gali būti koreguojami.

Antroji kontrolės sistema – tai konkretūs veiksmai imantis tam tikros veiklos tikrinimo. Tikrinama etapais. Ricky W. Griffinas, Robertas Albanese skiria keturis pagrindinius etapus.1.2. Kontrolės proceso žingsniai
Roberto J. Mocklerio kontrolės apibrėžimas išskiria esminius kontrolės proceso elementus:
Valdymo kontrolė yra sistemingos pastangos suderinti veiklos atlikimo standartus su numatytais tikslais, suprojektuoti informacijos grįžtamojo ryšio sistemas, palyginti tikrąjį veiklos atlikimo lygį su numatytais standartais, ra

asti nukrypimus nuo jų ir įvertinti šių nukrypimų svarbą bei imtis veiksmų, užtikrinančių, kad visi ištekliai būtų efektingiausiai ir efektyviausiai panaudoti siekiant bendrų tikslų.

Standartų ir metodų sukūrimas veiklos atlikimo lygiui įvertinti. Idealiu atveju tikslai ir uždaviniai, sukurti per planavimo procesą, jau būna aiškiai suformuluoti, numatyti konkretūs galutiniai terminai. Tai svarbu dėl daugelio priežasčių:
1. Neapibrėtai suformuluoti tikslai, tokie kaip „pagerinti darbuotojo įgūdžius“, yra tik tušti šūkiai tol, kol vadovai nepasako, ką jie turi omenyje sakydami „pagerinti“, kada ir ką ketina daryti, kad pasiektų šį tiklslą.
2. Preciziškai suformuluoti tiklai yra lengviau įvertinami dėl tikslumo ir naudingumo, negu tušti šūkiai. Pagaliau preciziškai suformuluotus išmatuojamus tikslus yra lengva perduoti ir paversti standartais ir metodais, kurie gali būti naudojami veiklos atlikimo lygiui numatyti. Šie lengvai perduodami preciziškai suformuluoti tikslai ir uždaviniai yra ypač svarbūs kontrolei, kadangi planavimą ir kontrolę paprastai atlieka skirtingi žmonės.
Paslaugų pramonės standartai ir vertinimai gali apimti laiką, kurį klientai praleidžia eilėse banke, laiką kurį turi praleisti laukdami, kol atsakys telefonas, arba skaičių naujai priviliotų klientų per viešą reklaminę agitaciją. Pramonės įmonių vertinimą ir standartus galėtų sudaryti pardavimų ir gamybos užduotys, darbo priežiūros tikslai, pagamintų ir perdirbtų produktų nuostoliai ar saugumo reikalavimai.
Veiklos atlikimo lygio vertinimas. Kaip ir visi kontrolės aspektai, vertinimas yra nenutrūkstamas pasikartojantis pr

rocesas. Vertinimo dažnumas priklauso nuo vertinimo veiklos tipo. Pavyzdžiui, pramonės įmonėje dujų dalelių lygis ore gali būti nuolat stebimas siekiant užtikrinti saugumą, tuo tarpu ilgalaikių išsiplėtimo tikslų pažangą aukščiausio lygio vadovai turėtų atsižvelgti vieną ar du kartus per metus.
Nustatymas, ar veiklos atlikimo lygis atitinka standartus. Daugeliu atveju tai lengviausias kontrolės žingsnis. Reikia palyginti veiklos atlikimo lygį su iš anksto nustatytais standartais. Jei veiklos atlikimo lygis atitinka standartus, vadovai sako, kad „viskas yra kontroliuojama“, kaip pavaizduota paveiksle ir jiems nereikia kištis į organizacijos operacijas.
Koregavimo veikmai. Į šį etapą pereinama, jei veiklos rezultatai nukrypsta nuo standartų ir analizė rodo, kad reikalinga pataisa. Koregavimo veiksmai gali apimti vienos ar kelių organizacijos operacijų arba pradžioje sukurtų standartų pataisas. Kitais atvejais per patikrinimus gali būti atskleidžiami netinkami standartai. Dėl šių aplinkybių koregavimo veiksmai gali apimti standartų pakeitimą.
Kaip matyti iš paveikslo 1.2.1., kontrolė yra dinamiškas procesas. Jei vadovai nepadaro išvadų apie kontroliuojamą procesą, jie tik stebi veiklą. Prioritetas visada turėtų būti teikiamas naujų, konstruktyvių veiklos būdų, užtikrinančių veiklos atlikimo lygio atitikimą standartams, o ne praeities klaidų konstatavimui.1.3. Kontrolės svarba
Viena iš priežasčių kodėl reikalinga kontrolė, yra ta, kad geriausi planai gali būti iškraipomi. Kontrolė taip pat padeda vadovams stebėti aplinkos pokyčius bei jų įtaką organizacijos pažangai. Įvertinus pastarųjų metų aplinkos pa
asikeitimo tempus, šis kontrolės aspektas pasirodo žymiai svarbesnis. Pagal Fredą G. Steingraberą, labiausiai „spaudžiantys“ aplinkos pokyčiai yra: konkurencijos prigimties pasikeitimas, noras pagreitinti užsakymo ir pristatymo ciklą, „padidinti vertę“ prekių ir paslaugų ir taip sukurti vartotojų paklausą, darbininkų ir orgnizacinės kultūros pasikeitimai ir vis didėjantis delegavimo bei komandinio darbo organizacijose poreikis.
Sukurti geresnę kokybę. Visuotinė kokybės vadyba, skatina iš esmės gerinti kontrolę. Pastebimi proceso trūkumai ir procesas taisomas, siekiant pašalinti klaidas. Darbuotojams suteikiama teisė tikrinti ir tobulinti savo darbą. Visuotinė kokybės vadyba išbando daug požiūrių ir metodų, kaip pasiekti efektingą kontrolę.1.4. Kontrolės sistemų projektavimas
Vadovai, kurdami kontrolės sistemas, kurios priimtinos organizacijos nariams ir turi tikslų, ekonimišką grįžtamąjį ryšį, veikiantį nustatyto laiko ribose, susiduria su daugeliu problemų. Dauguma tų problemų galėtų būti priskiriamos sprendimams, ką reikia kontroliuoti ir kaip dažnai reiki vertinti. Bandymas kontroliuoti per griežtai ir per daug operacijų elementų, darbuotojus gali smukdyti moraliai, kelti jiems nerimą, varyti vadovus į neviltį bei gaišinti brangų laiką, švaistyti pinigus ir energiją. Dar daugiau, vadovai gali pradėti skirti dėmesį lengvai vertinamiems veiksniams, tokiems kaip – kiek aptarnauta žmonių restorane, ir nekreipti dėmesio į tai ar klientai patenkinti maistu. Nors pastarasis veiksnys per ilgesnį laiką gali būti svarbesnis, nei kiek aptarnauta žmonių per tam tikrą laiką. Daugelio šių problemų galima išvengti atlikus analizę, padedančią nustatyti svarbiausias veiklos atlikimo sritis ir strateginius kontrolės taškus.1.5. Pagrindinių veiklos atlikimo sričių įvardijimas
Pagrindinės veiklos atlikimo, arba svarbiausių rezultatų sritys yra tie organizacijos aspektai, kurie privalo efektingai funkcionuoti, kad galėtų sėkmingai veikti organizacija. Dažnai tos sritys apima pagrindines organizacijos veiklos sritis arba su ta veikla susijusias veiklos grupes, susidarančias visoje organizacijoje. Kaip matyti iš paveikslo 1.5.1., kai kurias pagrindines gamybos, marketingo, personalo valdymo bei finansų ir apskaitos veiklos atlikimo sritis. Savo ruožtu tos pagrindinės sritys padeda tiksliau apibrėžti kontrolės sistemas ir standartus.
Dabartinėse organizacijose daugelis pagrindinių veiklos atlikimo sričių susikerta. Pavyzdžiui, organizacija gali apibrėžti pagrindines veiklos atlikimo sritis komandai, kurios dėmesys sutelktas į vartotojų aptarnavimą pagal vartotojų atsakymus, gautus pasitenkinimo paslaugomis tyrimo metu.

Gamyba Marketingas Personalo valdymas Finansai ir apskaita
Kokybė Pardavimų apimtys Darbo santykiai Kapitalo įdėjimai
Kiekybė Pardavimų kaštai Tekamumas Atsargos
Kaštai Reklamos kaštai Pravaikštos Kapitalo judėjimas
Atskiro darbo atlikimo lygis Atskiro pardavėjo darbo atlikimo lygis Likvidumas
1.5.1. Standartai, naudojami funkcinėse srityse veiklos atlikimo lygiui vertinti.1.6. Strateginių kontrolės taškų įvardijimas
Be pagrindinių veiklos atlikimo sričių taip pat svarbu nustatyti kritinius sistemos taškus, kuriuose būtina vykdyti būtina stebėjimą arba rinkti informaciją. Nustačius tokius strateginius kontrolės taškus, reikalingos surinkti ir įvertinti informacijos gali labai sumažėti.
Svarbiausias ir naudingiausias strateginių kontrolės taškų atrankos metodas yra sutelkti dėmesį į reikšmingiausias konkrečios operacijos elementus. Dažniausiai tik nedidelė veiklos, įvykių, individų arba objektų dalis konkrečioje operacijoje sudarys dideles išlaidas arba sukels problemų, ir su jomis susidurs vadovai.
Kitas naudingas dalykas – tai vietų, kuriose vyksta pokyčiai, įvardijimas. Pavyzdžiui, įmonėje vartotojų užsakymų užpildymo sistemoje pokytis įvyksta, kai pirkimo užsakymas tampa sąskaita, kai atsargų vienetas tampa vienetu, kurį reikia pervežti, arba kai pervežamas vienetas tampa krovinio dalimi. Kadangi vykstant tokiems pasikeitimams gali būti padaryta daugiau klaidų, tai šių taškų stebėjimas dažniausiai yra pats efektingiausias operacijų kontrolės būdas.1.7. Efektyvios kontrolės principai
Norint vykdyti efektyvią kontrolę, būtina laikytos tam tikrų principų:
1. Kontrolės sistema turi atitikti atliekamo darbo pobūdį. Mažose firmose reikia taikyti kitokius kontrolės būdus negu didelėse. Pažymėtina, kad nors visuotinai taikomos tos pačios kontrolės technikos, pavyzdžiui: biudžetas, lūžio taško, finansinių santykių rodiklių analizė ir standartinių išlaidų metodas, ne visos jos taikytinos konkrečiai situacijai.
2. Apie nukrypimus būtina pranešti nedelsiant. Idealu, kai apie nukrypimus perspėjama iš anksto. Iš tikrųjų tokia informacija gaunama per vėlai, kad ja iš karto būtų galima pasinaudoti, ji pritaikoma tik rengiant ateities planus.
3. Kontrolės sistema turi atitikti organizacijos modelį. Kai organizacijos modelis aiškus, o atsakomybė už darbą gerai apibrėžta, kontrolė tampa efektyvesnė, paprasčiau nustatyti žmones, atsakingus už nukrypimus.
4. Kontrolės sistema turi atspindėti išimtis kritiniuose taškuose. Reikėtų taikyti „išimčių“ principą, kai registruojamos tik standartų išimtys. Būtina atkreipti dėmesį į skirtingą išimčių pobūdį, nes nedideli nukrypimai vienose srityse gali būti reikšmingesni už didesnius nukrypimus kitose srityse.
5. Kontrolės operacijos turi būti lanksčios ir ekonomiškos. Sistema turi būti pakankamai lanksti, kad esant nukrypimams leistų atlikti arba sudaryti sąlygas alternatyviems koregavimo veiksmams. Kontrolės sistema neturi kainuoti daugiau, negu yra verta. Pavyzdžui, kartais diegiama visapusė standartinėmis išlaidomis pagrįsta sistema, nors iš tiesų paprastesnė sistema būtų pigesnė ir tinkamesnė.
6. Kontrolės sistema turi būti lengvai suprantama, ji turi numatyti koregavimo veiksmus. 1.8. Finansinė kontrolė
Savo organizacijos problemoms ir elementams kontroliuoti vadovai naudoja daugelį kontrolės metodų ir sistemų. Dar daugiau, tie metodai ir sistemos gali reikšti daugybe pavidalų ir sudaryti įvairias grupes. Tačiau finansų kontrolės paskirtis ypatinga, kadangi pinigus lengva suskaičiuoti ir parodyti.
Finansinės ataskaitos naudojamos organizacijos gaunamų ir teikiamų prekių ir paslaugų piniginei vertei stebėti. Jos suteikia galimybę stebėti tris svarbiausias organizacijos finansines sąlygas:
1. Likvidumą – galimybę paversti turtą grynais pinigais, siekiant patenkinti iškilusius finansinius poreikius ir įsipareigojimus.
2. Bendrą finansinę būklę – ilgalaikį santykį tarp skolų ir nuosavybės; turtą, likusį atmetus įsiskolinimus.
3. Pelningumą – galimybes nuolat gauti pelno per tam tikrą laikotarpį.
Kadangi finansinės ataskaitos dažniausiai rengiamos jau po įvykių, tai jos negali būti naudojamos daryti įtakai ankstesniems įvykiams. Tai tam tikra prasme riboja jų kaip kontrolės priemonių vertę. Tačiau jas plačiai naudoja vadovai, akcininkai, finansinės institucijos, investicijų analitikai, profesinės sąjungos ir kiti darantys įtaką asmenys, vertindami organizacijos veiklos atlikimo lygį. Vadovai, gali palyginti organizacijos dabartines finansines ataskaitas su ankstesnėmis arba konkurentų ataskaitomis ir susidaryti vaizdą apie organizacijos padėtį. Gavę pakankamai informacijos, jie gali sugebėti įžvelgti koreguotinas tendencijas. Kita, vertus, bankininkai ir finansų analitikai naudosis ataskaitomis norėdami nuspręsti, ar verta investuoti į firmos veiklą.
Bet finansinės ataskaitos gali neatspindėti visos reikalingos finansinės informacijos. Antai neseniai atliktus technologinius arba mokslinius atradimus retai atspindi finansinės ataskaitos. Neatspindi jos ir tokių išorinės aplinkos pasikeitimų, kaip vartotojų skonio kitimas, nors tai organizacijos sėkmei gali būti lemtingesni veiksniai, negu finansinė būklė.
Priklausomai nuo organizacijos, finansinės ataskaitos gali apimti praėjusius metus, paėjusį ketvirtį arba praėjusį mėnesį. Labiausiai paplitusios finansinės ataskaitos, naudojamos didelių ir mažų organizacijų, yra balansai, pelno ataskaitos ir grynųjų srautų ataskaitos.
Balansas. Savo paprasčiausia forma balansas rodo organizacijos būklę jos turto, įsiskolinumų ir grynosios vertės atžvilgiu. Kompanijos turtas apima – nuo pinigų banke iki jos reputacijos vertės rinkoje. Kairiojoje balanso pusėje surašomas turtas mažėjančio likvidumo tvarka. Skiriamas trumpalaikis ir ilgalaikis turtas. Trumpalaikis turtas apima tokius dalykus kaip grynieji pinigai, pirkėjų skolos, parduodami vertybinei popieriai ir atsargos – turtas, kurį pagrįstai numatoma verte per palyginti trumpą laiką galima paversti grynais pinigais. Ilgalaikis turtas rodo organizacijos pastatų, įrengimų, nuosavybės, patentų ir kitų objektų, nuolat naudojamų prekėms ir paslaugoms gaminti, piniginę vertę.
Įsiskolinimai – trumpalaikiai ir ilgalaikiai. Trumpalaikiai įsiskolinimai – tai skolos tiekėjams, trumpalaikės paskolos, nesumokėti mokesčiai, kurie privalės būti sumokėti per ataskaitinį laikotarpį. Ilgalaikiai įsiskolinimai apima užstatus, obligacijas ir kitas dalimis grąžinamas skolas. Kompanijos grynoji vertė – tai liekamoji vertė, kai iš viso turto atimami visi įsiskolinimai.
Pelno ataskaita organizacijos finansinės veiklos rezultatus sumuoja per nustatytą laikotarpį. Ji pradedama nuo bendros įplaukų arba pardavimų apyvartos, kaip antai, produkto savikaina, valdymo išlaidos, mokesčiai, palūkanos bei kitos veiklos išlaidos. Kas lieka, yra grynasis pelnas, kurį galima skirti akcininkų dividendams mokėti arba iš naujo investuoti į verslą.
Grynųjų pinigų srautas: šaltiniai ir fondų panaudojimo ataskaitos. Papildomai standartiniams balansams ir pelno ataskaitoms daugelyje kompanijų finansiniai duomenys pranešami grynųjų pinigų srautų ataskaitų forma, arba ataskaita apie šaltinius ir fondų panaudojimą. Tos ataskaitos rodo, iš kur per metų laikotarpį ateina grynieji .pinigai arba lėšos ir kam jie panaudojami. Grynųjų pinigų srauto ataskaitos rodo, kaip buvo panaudojami grynieji pinigai arba fondai, užuot rodę, kiek gauta pelno ar turėta nuostolių.1.9. Biudžetas
Žodžiu biudžetas įvardijami tam tikro ateities laikotarpio planai, išreikšti kokybiškai. Biudžetai gali turėti finansinę išraišką, pavyzdžiui, išlaidų ir pajamų biudžetai, ir ne finansinę išraišką, pavyzdžiui, produkcijos vienetai.
Biudžeto tikslas. Skaitmeninę išraišką turintys planų punktai skaidomi į sudėtines dalis pagal organizacijos struktūrą. Šitaip biudžeto pagalba susiejami įvairių veiklos sričių planai bei sudaroma galimybė deleguoti valdžią neprarandant kontrolės.
Konkrečiais skaičiais paversti planai parodo, kur eina pinigai arba kur vyksta fiziniai įėjimai ir išėjimai. Tai žinodami vadovai lengviau deleguoja valdžią, kad planai būtų vykdomi efektyviai ir neperžengiant biudžeto limitų.
Biudžeto sudarymo metodai. Kad atsakomybę galima būtų lokalizuoti, verslo vienetą reikia padalyti į sritis, sutampančias su funkcine atsakomybe. Įprasto dalijimo pavyzdys: gamybos, pardavimų ir paskirstymo, administravimo, tyrimų ir plėtojimo. Be funkcinių biudžetų, turi būti departamentų biudžetai. Čia pasirenkamos sritys turi sutapti su įprastomis vadovų atsakomybės sritimis, kurios vadinamos biudžeto arba išlaidų centrais. Departamentų biudžetai – tai integrali funkcinio biudžeto dalis. Visi funkciniai biudžetai vėliau sujungiami į bendrąjį biudžetą ir koordinuojami.
Sujungti ir koordinuoti ypač svarbu, nes tai leidžia numatyti sistemą kaip visumą ir harmoningai derinti visus biudžetus, kad būtų pastebėti visi varžantys veiksniai ir sėkmingai vykdoma bendrovės politika. Pavyzdžiui, varžančiu arba esminiu veiksniu gali būti riboti finansiniai ištekliai.
Biudžetai naudojami ir pasiektiems įmonės rezultatams įvertinti. Palyginus faktinius ir biudžete numatytus veiklos rezultatus bei išlaidas, išryškėja nukrypimai nuo numatyto pelno. Paskesnė skirtumų ir nukrypimų analizė bei veiksniai, kurių imamasi, yra svarbiausia kontrolės mechanizmo dalis.
Už atlikto darbo rezultatus ir išlaidas atsako konkretūs žmonės, pavyzdžiui, skyriaus vadovas ar cecho viršininkas, tai neatskiriama biudžeto kontrolės dalis. Analizuojant nukrypimus stengiamasi nustatyti, kurie nukrypimai nuo biudžeto išlaidų yra valdomi. Nukrypimai yra valdomi, jeigu jie priklauso nuo konkrečių asmenų arba grupės ir jeigu atsiranda dėl organizacijos vidaus veiksnių.
Dėl biudžeto kontrolės sitemos vadovų komandos nariai, laikydamiesi aiškiai apibrėžtos finansinės politikos, gali dirbti kartu bei deleguoti atsakomybę už konkrečias sąnaudas vykdytojams. Didesnėms negu biudžete numatytoms išlaidoms reikalingi specialūs įgaliojimai ir jas reikėtų kruopščiai analizuoti. Tokiu būdu vyksta kontrolės centralizavimas ir atsakomybės bei valdžios delegavimas.
Kai biudžete numatyti ir faktiniai rodikliai sutampa, jokių papildomų veiksmų paprastai nesiimama. Pranešama tik apie išimtis, kad galima būtų atlikti koregavimo veiksmus.
Kiekviena įmonė laikosi skirtingų biudžeto kontrolės sistemos sudarymo ir vykdymo procedūrų, tačiau dažniausiai atliekamos šių sričių prognozės:
• pardavimų;
• gamybos;
• atsargų;
• išlaidų – skirstomų į gamybos, administravimo, pardavimų ir paskirstymo;
• kapitalinių išlaidų, įskaičiuojant mokslinius tyrimus ir plėtrą;
• grynųjų pinigų;
• kreditų – skolininkai ir kreditoriai;
• pirkimų;
• bendrų prognozių, taip pat pelno, nuostolių ir balanso prognozės.
Sudarant bendrąjį biudžetą, derinamos alternatyvios prognozės bei atsižvelgiama į ribojančius veiksnius. Šios prognozės – tai galimi planai, kurie sujungti į bendrąjį planą tampa biudžetais.
Biudžetai sudaromi įvairiems laikotarpiams – nuo kelių mėnesių iki daugelio metų. Kuo ilgesnis laikotarpis, tuo mažiau patikimi biudžeto skaičiavimai.1.10. Biudžeto kontrolė
Norint, kad biudžeto planas būtų sėkmingai vykdomas, turi būti nustatyti standartai, kurie tampa veiklos gairėmis. Kontrolės tikslu metinis planas padalijamas į trumpesnius periodus – mėnesius arba savaites. Kiekvieno periodo biudžetas lyginamas su faktiniais rezultatais bei išsiaiškinamos nukrypimų priežastys. Prireikus daromos reikalingos pataisos. Trumpesnio laikotarpio planų tikrinimo tikslas – išsiaiškinti, ko reikia imtis, kad būtų pasiekti ilgalaikiai uždaviniai.
Biudžeto kontrolė apima ir bendras kiekvieno departamento išlaidas. Kad planai būtų įvykdyti, turi būti paskirti už juos atsakingi darbuotojai, tai yra viršininkai arba departamentų vadovai. Kiekvienas vadovas turi jausti, kad jo departamento biudžetas yra realus ir pagrįtas, o ne primestas iš aukščiau.
Biudžeto informacijos naudojimas valdymui. Techniškai biudžetą parengti nėra labai sudėtinga. Bendrieji biudžetai formuojami iš atskirų biudžetų pagal asmenines atsakomybės centrus, priklausančių nuo organizacijos struktūros.
Dažnai vadovai linkę biudžete numatyti didesnes išlaidas, tačiau padidintos sąmatos reiškia netikslias prognozes. Tokiu atveju jomis pavojinga naudotis ir priimti kitus sprendimus, pavyzdžiui, vertinant kapitalo investicijų siūlymus arba kainų politiką.
Vienas biudžeto vaidmemų – nustatyti vadovui motyvacijos užduotį ir tikėtina, kad motyvacija bus paveikesnė, jei vadovas priims šią užduotį. Leidus vadovui dalyvauti biudžeto sudarymo procese, tai bus lengviau pasiekti.
Dar biudžetai naudojami kaip standartai vadovų veiklai vertinti. Pagrindiniu motyvacijos veiksniu tampa už darbo standartų įgyvendinimą gaunamas atlygis – atlyginimas, paaušktinimas.
Sudarant biudžetą yra svarbu:
• smulkmeniškumas paverčia biudžeto kontrolę beprasmiška ir brangia. Dėl labai griežtos ir smulkmeniškos kontrolės biudžeto išlaidos gali viršyti kontroliuojamas išlaidas. Vadovams reikia suteikti tam tikrą veiksmų lankstumą.
• biudžete gali slypėti ir neefektyvumas. Padidinus vieno biudžeto išlaidas, jas greičiausiai teks didinti ir ateityje, nesvarbu reikia to ar ne. Biudžetas paprastai būna apkarpomas, todėl vadovai dažnai prašo lėšų daugiau, negu iš tikrųjų reikia. Tad standartus būtina nuolat peržiūrėti.
• biudžeto kontrolė neturi užgožti bendrovės tikslų. Departamentų tikslams suteikiama pirmenybė, jei jų biudžetas labai sureikšminamas. Departamentų tikslai neturi viršyti bendrovės uždavinių. Griežtos biudžeto taisyklės turi būti naudojamos protingai.
• kartais vadovybė per griežtai laikosi biudžeto; būtina atsižvelgti į jo galimybes ir ribotumus.
• pavojų kelia nelankstumas, nes skaičių kalba labai konkreti. Norint gauti didesnes pajamas kartais tenka viršyti kai kurias biudžete numatytas išlaidas.
Ribinės, arba tiesioginės išlaidos, tai išlaidos, kurios atspindi pagrindinį ekonomikos principą – kartu su išėjimų apimtimi visiškai arba iš dalies kinta ir dauguma išlaidų.
Ribinės išlaidos – tai dydis, kuriuo pasikeičia bendros išlaidos, išeigos apimčiai sumažėjus arba padidėjus vienu vienetu. Jas sudaro tiesioginis darbo užmokestis, medžiagos, sąnaudos ir kintamos pridėtinės išlaidos. Apskaičiuojant produkto savikainą, pastovios išlaidos neįskaičiuojamos; jos įeina į pardavimo įplaukų ir ribinių išlaidų skirtumą, kuris vadinamas „bendruoju pelnu“.
Problema ta, kad kai kurios išlaidos yra pusiau kintamos, todėl kartais sunku tiksliai nustatyti pastovius ir kintamus elementus. Apskaičiavus ribines išlaidas lengviau nustatyti produkto kainą, tačiau sunku žinoti, ar teisingai apskaičiuota, kaip dėl pasirinktų veiksmų keisis laukiamos įplaukos.1.11. Auditas
Auditas – įvertinimo procesas.
Išorinis auditas. Išorės audito tradicinė užduotis – atlikti nepriklausomą organizacijos finansinių ataskaitų vertinimą. Kvalifikuoti apskaitos specialistai, dirbantys nepriklausomose apskaitos firmose, patikrina įmonės turtą ir įsiskolinimus.
Audito tikslas – patikrinti, ar rengdama finansines ataskaitas organizacija laikėsi reikiamų apskaitos principų ir ar teisingai juos taikė. Išorės auditas nukreiptas prieš sukčiavimą organizacijoje, jis suteikia garantiją finansų ir kitoms institucijoms, kad įmonės ataskaitos parengtos sąžiningai ir atitinka reikalavimus.
Išorinis auditas atliekamas, kai organizacija baigia savo veiklos periodą ir parengia finansines ataskaitas. Dėl šios priežasties, taip pat dėl to, kad dėmesys paprastai skiriamas palyginti siaurai finansinių ataskaitų ir veiksmų sričiai, išorės auditas nedaro ypatingo poveikio organizacijos einamųjų operacijų kontrolei. Tačiau žinojimas, kad audito nepavyks išvengti, ir jeigu kas audito metu arba jį atlikus bus rasta, yra stiprus veiksnys, sulaikantis nuo veiksmų, galinčių sukelti pasipiktinimą.
Kadangi išorės auditas remiasi gana ribotu finansinių ataskaitų ir sutarčių kiekiu, jis nėra labai naudingas einamosioms organizacijos operacijoms kontroliuoti. Vis dėlto ši priemonė padeda sulaikyti nuo sukčiavimo.
Vidinis auditas – efektyvus valdymo kontrolės būdas. Jį atlieka organizacijos nariai. Jo tikslas yra pateikti pagrįstus įrodymus, jos organizacijos turtas tinkamai saugomas, finansiniai įrašai laikomi patikimai ir pakankamai tiksliai pildomi, kad vėliau būtų galima parengti finansines ataskaitas. Vidinis auditas taip pat padeda vadovams įvertinti organizacijos veiklos efektyvumą ir savo kontrolės sistemą. Kadangi tikrinamos įmonės operacijos, šis procesas dar žinomas operacinio audito pavadinimu.
Vidinį auditą kaip atskirą projektą gali atlikti paskirti finansų skyriaus darbuotojai arba etatiniai audito darbuotojai. Audito apimtis ir tai, kiek bus gilinamasi, taip pat priklausys nuo kompanijos ir jos politikos. Gali būti daroma palyginti siaura apžvalga, o gali būti atliekamas platus, visa apimantis tyrimas – ne tik įvertinama kontrolės sistema, bet ir pažvelgiama į politiką, procedūras, valdžios naudojimą ir visuminę kokybę bei apskritai į visų taikomų valdymo metodų efektingumą. Tad valdymas – tai save koreguojantis procesas.
Valdymo auditas – tai sisteminė visos vadovavimo veiklos tikrinimo ir vertinimo procedūra. Šio audito uždavinys – nustatyti esamą ūkio subjekto būklę, įvertinus konkrečių sričių operacijų rezultatus ir palyginus juos su priimtais standartais. Rastus trūkumus po to galima ištaisyti.
Vertintojai turi būti kvalifikuoti daugelio sričių specialistai, pavyzdžiui, finansų, gamybos, taip pat pageidautina, kad tokią komandą sudarytų žmonės iš šalies, nes jie galėtų objektyviau vertinti valdymo efektyvumą. Komanda turi būti atskaitinga direktorių valdybai. Jos užduotis – apibrėžti problemas ir pateikti sprendimus.
Vertinami dalykai dažniausiai yra kapitalas ir organizacijos struktūra, valdymo politika ir praktika. Tai gali būti:
• delegavimo efektyvumas, komunikacijos kanalai, organizacijos efektyvumas;
• koordinavimo efektyvumas, planavimo ir kontrolės metodų adekvatumas, valdymo duomenų naudojimo efektyvumas, vykdomoji kompetencija, bendrovės produktų ir rinkų politika.
Valdymo ataskaitos yra reikšmingesnės negu standartinės apskaitos audito ataskaitos. Įmonės auditas skiriasi nuo valdymo audito tuo, kad vertina ne vien valdymo kontrolę. Įmonės auditas padeda pamatyti bendrovės ateities kryptis, išryškina ekonomines, socialines bei politines sąlygas, galinčias paveikti įmonės operacijas.
Apibrėžus ateities uždavinius, būtina pagalvoti ar nereikėtų peržiūrėti nūdienos planų. Jeigu socialinėje, techninėje ar politinėje aplinkoje gali įvykti pokyčių, reikia imtis atitinkamų veiksmų, kitaip įmonės egzistavimui iškils grėsmė. Įmonės auditas verčia įmonės vadovus žvelgti į priekį. Paprastai auditas atliekamas kas. trejus arba kas penkerius metus.1.12. Kontrolės įstaigoms keliami reikalavimai
Kontrolė – gaminio projekto, paslaugos, proceso ar gamyklos tyrimas ir jų atitikimo konkrečius ar bendruosius reikalavimus nustatymas, remiantis profesionaliu sprendimu.
Kontrolės įstaiga – įstaiga atliekanti kontrolę. Ji turi turėti dokumentus, kuriuose būtų aprašytos jos funkcijos ir techninė kompetencija. Taip pat ji turi turėti reikiamą atsakomybės draudimą, jeigu jos atsakomybės neprisiimė valstybė pagal nacionalinius įstatymus ar organizacija, kurios dalį jį sudaro. Kontrolės įstaiga turi turėti dokumentus, kuriuose aprašytos sąlygos, kuriomis ji dirba, jeigu ji nėra organizacijos dalis ir teikia kontrolės paslaugas tik tai organizacijai. Kontrolės įstaiga ar organizacija, kurios dalį ji sudaro, turi turėti nepriklausomas audituojamas sąskaitas.
Kontrolės įstaigos darbuotojai neturi patirti jokio komercinio, finansinio ar kokio kito spaudimo, galinčio paveikti jos sprendimus. Turi būti naudojamos procedūros, užtikrinančios, kad kiti asmenys ar organizacijos, negali paveikti atliekamos kontrolės rezultatų.
Kontrolės įstaiga turi būti nepriklausoma tiek, kiek reikalauja sąlygos, kokiomis ji teikia savo paslaugas. Taip pat ji turi užtikrinti informacijos, gautos atliekant kontrolę, slaptumą. Turi būti saugomos nuosavybės teisės.
Kontrolės įstaiga turi turėti organizacinę struktūrą įgalinančia ją patenkinamai atlikti technines funkcijas. Ji turi apibrėžti ir dokumentuose užrašyti pareigas ir atsiskaitymo tvarką organizacijoje. Kai kontrolės įstaiga taip pat teikia sertifikavimo ir bandymo paslaugas, ryšiai tarp jos funkcijų turi būti aiškiai apibrėžti. Kontrolės įstaiga turi turėti technikos vadovą, turintį kontrolės patirties, atsakantį už tai, kad kontrolės veiksmai yra atliekami pagal standartą.
Kontrolės įstaigos vadovybė turi sukurti ir dokumentais įforminti savo kokybės politiką, kokybės sistemos tikslus ir įsipareigojimus dėl kokybės bei užtikrinti, kad šią politiką supranta, įgyvendina ir palaiko visi organizacinės struktūros lygiai. Turi veikti efektyvi kokybės sistema, tinkanti atliekamo darbo pobūdžiui, sričiai ir apimčiai.
Kontrolės įstaigos vadovybė turi paskirti asmenį, kuris be kitų pareigų, turi būti atsakingas už kokybės užtikrinimą kontrolės įstaigoje. Šis asmuo turi turėti tiesioginį ryšį su aukščiausia vadovybe.
Kontrolės įstaiga turi planuoti, dokumentuose aprašyti ir atlikti vidinius kokybės auditus, kuriais patikrinama, ar atitinka šio standarto reikalavimus ir koks kokybės sistemos efektyvumas.
Kontrolės įstaiga turi turėti dokumentuose aprašytas darbo, susijusio su grįžtamuoju ryšiu ir koregavimo veiksmais procedūras, kai kokybės sistemoje ir atliekant tikrinimą randama neatitikimų.
Kontrolės įstaiga turi turėti reikiamą nuolatinių darbuotojų, kuriems priskirta atitinkama veiklos sritis, skaičių. Darbuotojai atsakingi už kontrolę, turi būti reikiamos kvalifikacijos, tinkamai apmokyti, turėti patirtį ir pakankamai žinių apie atliekamai kontrolei keliamus reikalavimus. Jie, naudodami tyrimų rezultatus, turi sugebėti priimti profesionalius sprendimus dėl bendrųjų reikalavimų atitikties ir parašyti ataskaitas apie tai.
Jie taip pat turi turėti pakankamai žinių apie kontroliuojamų gaminių technologiją, apie tai, kaip pateikti tikrinimui gaminiai yra naudojami ar bus naudojami, ir apie defektus, kurie gali atsirasti juos naudojant ar prižiūrint. Jie turi suprasti išsiaiškintų nukrypimų svarbą susijusiems gaminiams ar procesams.2. Kontrolės taikymas organizacijoje
Aš dirbu XXXXX, mikrobiologijos laboratorijoje. Mikrobiologija – tai mokslas apie labai mažus, plika akimi nematomus, mikroorganizmus. Mūsų kolektyvas nėra didelis, jį sudaro: mikrobiologijos laboratorijos vedėja, 5 mikrobiologai, 8 mikrobiologijos laborantai ir 2 sanitarės. Mes atliekam įvairius tyrimus, tai yra: klinikinius, vandens, maisto, sterilių priemonių ir t.t. Laboratorija nuo 2000 metų yra akredituota. Akreditacija – patvirtina, kad įstaiga atitinka tam tikrą kokybės standartą, siekianti užtikrinti aukšta kokybės lygį. Tai savotiškas procesas, kai nepriklausomi vertintojai vertina, kaip organizacija atitinka iš anksto nustatytus standartus, orientuotus daugiau į sveikatos priežiūros procesą. Vienas iš pagrindinių akreditacijos reikalavimų yra kokybės užtikrinimas. Kaip žinia, viena iš kontrolės funkcijų yra stebėti ar planuojama veikla atitinka realia padėti, tai yra ar paslaugos atliekamos kokybiškai. Tad aš apžvelgsiu, kokie reikalavimai kontrolei keliami mūsų įstaigoje ir kaip ji taikoma mūsų organizacijoje.2.1. Kontrolė sistema organizacijoje
Kokybės vadybos sistemos modelis, mūsų įstaigoje, pagrįstas procesiniu požiūriu, rodo procesų ryšius. Šiame paveiksle 2.1.1. matyti, kad vartotojai vaidina svarbų vaidmenį nustatant reikalavimus, kurie yra produkto realizavimo gaviniai.

Kokybės vadybos sistema – veiklos kryptys, procesai, programos, procedūros ir taisylės yra įforminti dokumentais, su kuriais yra supažindinti darbuotojai. Ši sistema apima vidinį kokybės valdymą ir dalyvavimą tarplaboratoriniuose tyrimuose.
Kontrolei ir bandymams – keliami tokie reikalavimai. Visi gaunami gaminiai ir paslaugos yra patikrinami ar jie atitinka pirkimo užsakymo reikalavimus. Organizacijos specifika yra ta, kad nepatikrinti gaminiai ir paslaugos yra nenaudojami tol, kol nepraeis pirminės kontrolės ir bandymų.
Visi kontrolės ir bandymų veiksmai, proceso metu yra vykdomi sutinkamai su procedūromis, o duomenys registruojami atitinkamose formose. Formose padaryti įrašai rodo, ar produktas atitiko jam keliamus reikalavimus. Kai proceso metu paaiškėja, kad produktas neatitinka nustatytų reikalavimų, jam taikomos neatitiktinio produkto valdymo procedūros.
Galutinė suteiktų paslaugų kontrolė vykdoma prieš išduodant paslaugų įvykdymą liudijančius dokumentus. Kontrolės metu patikrinami prieš tai atliktos kontrolės ir bandymų rezultatai. Kai galutinės kontrolės metu paaiškėja, kad produktas neatitinka nustatytų reikalavimų, jam taikomos neatitiktinio produkto valdymo procedūros.
Paslaugų proceso kontrolės rezultatų įrašai yra saugomi kartu su paslaugų įvykdymą liudijančiais įrašais.
Neatitiktinių produktų valdymas. Neatitiktinių produktų sąvoka taikoma visiems organizacijos kokybės sistemos veiklos aspektams.
Visos naudojamos medžiagos, įranga ir paslaugos, neatitinkančios nustatytų reikalavimų yra atitinkamai identifikuojamos, markiruojamos bei atskiriamos nuo atitiktinių gaminių.
Neatitiktys registruojamos, atliekama dokumentais įforminta analizė ir numatomas tolesnis neatitiktinio produkto valdymas, kuris gali būti:
• produkto perdarymas, kad pastarasis atitiktų numatytus reikalavimus;
• produkto priėmimas/perdavimas padarant nuolaidą ir apie tai informuojant darbuotojus, apie tikrąją būklę;
• produkto paskyrimas alternatyviam panaudojimui;
• produkto išbrokavimas ir išmetimas.
Koregavimo ir prevenciniai veiksmai. Koregavimo veiksmai taikomi siekiant užkirsti kelią atsiradusių neatitikčių pasikartojimui. Koregavimo veiksmai taikomi tik atlikus neatitiktinio produkto valdymo darbus.
Koregavimo veiksmų procedūros apima:
• produkto neatitikties dokumentinį įforminimą;
• neatitikties priežasčių analizę, jos įforminimą;
• koreguojančių veiksmų vykdymą ir jų efektyvumo analizę.
Prevenciniu veiksmu yra laikomas bet koks veiksmas, kuris pašalina bet kokių galimų neatitikčių priežastis. Prevenciniai veiksmai inicijuojami sutarties ar vadovybinės analizės metu.
Prevencinių veiksmų imamasi remiantis šios informacijos analize:
• klientų pretenzijos ir rekomendacijos;
• kokybės vidaus ir išorės audito išvados;
• vadovybinės analizės išvados;
• kokybės duomenys;
• iš oficialių institucijų gauta informacija;
• darbuotojų pasiūlymai ir pastabos.
Prevencinių veiksmų procedūra apima:
• galimos neatitikties nustatymą;
• galimos neatitikties priežasčių analizę, jos įforminimą;
• prevencinių veiksmų, reikalingų neatitikties priežasčių pašalinimui, nustatymą;
• prevencinių veiksmų vykdymą ir jų efektyvumo analizę.2.2. Auditas organizacijoje
Įstaigoje atliekamas planinis ir neplaninis vidaus auditas.
Planinis vidaus auditas atliekamas pagal sudarytą metinį audito grupės darbo planą, nustatytais intervalais, leidžiančiais patikrinti ir įvertinti, ar įstaigos veikla ir jos rezultatai atitinka įstaigos kokybės tikslus, ar įgyvendinami įstaigos kokybės uždaviniai.
Neplaninis auditas atliekamas:
• gavus nusiskundimų dėl suteiktos sveikatos priežiūros paslaugos kokybės;
• plečiant paslaugų asortimentą;
• plečiant paslaugų mastą.
Neplaniniam auditui atlikti išleidžiamas vedėjos įsakymas, nurodant vidaus audito grupės vadovui audito tikslą, vietą ir atlikimo laiką.
Audito grupė veiklą vykdo pagal ištisinio kokybės gerinimo schemą:
I. Nustato įstaigos paslaugų kokybės prioritetines problemas, atlikdama klientų ir kitų vidaus bei išorės vartotojų apklausą. Jų pagrindu sudaro audito metinį planą. Jame nurodo tyrimo problemas, už tyrimą atsakingo audito grupės narį, tiriamų ir vertinamų darbo grupių atsakingus darbuotojus, vertinimo kriterijus, vykdymo terminus. Audito grupės veiklos metinį planą patvirtina įstaigos vadovas.
II. Nustatytoms problemoms tirti audito grupė, numatomų tirti ir vertinti, darbo grupių darbuotojams įpareigoja pagal įstaigoje nustatytus kriterijus registruoti neatitiktis. Tokiu būdu renkami duomenys analizei.
III. Užregistruotas neatitiktis periodiškai išanalizuoja atsakingas už problemos tyrimą, tiriamos ir vertinamos darbo grupės darbuotojas, drauge su atsakingu audito grupės nariu.
IV. Pagal analizės rezultatus tiriamos ir vertinamos darbo grupės vadovas planuoja ir atlieka reikalingus pakeitimus.
V. Įgyvendinus pakeitimus, toliau registruojamos neatitiktys, siekiant įvertinti pakeitimų poveikį.
Dirbdama pagal minėtą schemą, audito grupė atlieka įstaigos veiklos savianalizę.
Savianalizė – tai išsamus, sisteminis ir reguliarus įstaigos veiklos ir rezultatų tikrinimas. Savianalizės procesas leidžia įstaigai aiškiai suprasti ir savo stipriąsias vietas ir sritis, kurias galima tobulinti.
Audito grupės pagrindinis tikslas yra kontroliuoti kokybės sistemos funkcionavimą pagal įstaigoje nustatytus prioritetus.
Audito grupės nariai dirba vadovaujami audito grupės vadovo ir per jį teikia:
• objektyvią ir nepriklausomą informaciją apie įstaigos veiklą bei vidaus tvarką;
• vertinimus ir rekomendacijas vadybos kokybės, visų paslaugų prieinamumo, kokybės gerinimo, medicinos darbuotojų kvalifikacijos kėlimo klausimais;
• išvadas ir rekomendacijas veiklai tobulinti, vidaus kokybei stiprinti, darbo veiksmingumui didinti.
Auditavimui yra taikomi keletas principų. Jų laikantis auditas tampa efektyviu ir patikimu įrankiu, padedančiu vadybos politikai ir valdymui. Šie principai yra susiję su auditoriais:
• etiškas atlikimas: profesionalumo pamatas – pasitikėjimas, dorumas, konfidencialumas ir diskretiškumas yra būtini atliekant auditą;
• sąžiningas pateikimas: įsipareigojimas pateikti teisingas ir tikslias ataskaitas;
• tinkamas profesinis atsargumas: stropumas ir teisingumas atliekant auditą;
• nepriklausomybė: audito nešališkumo ir audito išvadų objektyvumo pagrindas. Auditoriai yra nepriklausomi nuo audituojamosios veiklos ir nešališki, bei nevaržomi interesų konfliktų. Auditoriai išlieka objektyvūs audito metu, kad užtikrintų, jog audito duomenys ir išvados bus pagrįsti tik audito įrodymais;
• įrodymais pagrįstas požiūris: racionalus metodas, siekiant patikimų ir atkuriamų audito išvadų sisteminiame audito procese.2.3. Finansinė kontrolė organizacijoje
Visos paslaugos laboratorijoje yra mokamos. Mėnesio pradžioje, kiekviena darbo grupė, laboratorijos vedėjai pateikia ataskaitą apie uždirbtas lėšas ir sunaudotų medžiagų kiekį. Kiekviena ketvirtį ir pusmetį, darbo grupių vadovai laboratorijos vadovybei rengia ir teikia ataskaitas apie gautas lėšas. Laboratorijos vadovybė lygina gautų lėšų kiekį su praėjusių metų ketvirčio ar pusmesčio pajamomis. Jei gautos pajamos mažesnės imamasi koregavimo veiksmų, susidariusiai padėčiai spręsti, pavydziui reklama – reklamuojamos laboratorijos paslaugos miesto laikraščiuose, bendraujama su įvairių gydymo įstaigų gydytojais, vykdomos akcijos.2.4. Biudžetas organizacijoje
Metų pradžioje speciali komisija planuoja laboratorijos išlaidas – yra numatoma kiek tyrimų planuojama padaryti – tai daroma atsižvelgiant į praėjusių metų rezultatus, to pasekoje planuojamas metų biudžetas. Numatoma, kiek lėšų bus skiriama komercinių ir darbinių priemonių pirkimui, analizuojami įvairių tiekėjų pasiūlymai, numatomos išlados darbuotojų mokymams – įvairiems kursams, seminarams.IŠVADOS
1. Kontrolė – procesas, užtikrinantis realios ir planuotos veiklos atlikimą. Ji padeda vadovams stebėti savo planavimo, organizavimo ir vadovavimo efektingumą. Esminė kontrolės dalis – iškilus reikalui – imtis koregavimo veiksmų.
2. Valdymo kontrolė yra sistemingos pastangos suderinti veiklos atlikimo standartus su numatytais tikslais, suprojektuoti informacijos grįžtamojo ryšio sistemas, palyginti tikrąjį veiklos atlikimo lygį su numatytais standartais, rasti nukrypimus nuo jų ir įvertinti šių nukrypimų svarbą bei imtis veiksmų, užtikrinančių, kad visi ištekliai būtų efektingiausiai ir efektyviausiai panaudoti siekiant bendrų tikslų.
3. Kontrolė taip pat padeda vadovams stebėti aplinkos pokyčius bei jų įtaką organizacijos pažangai. Įvertinus pastarųjų metų aplinkos pasikeitimo tempus, šis kontrolės aspektas pasirodo žymiai svarbesnis.
4. Vadovams gali kilti problemos, ką reikia kontroliuoti ir kaip dažnai reiki vertinti. Bandymas kontroliuoti per griežtai ir per daug operacijų elementų, darbuotojus gali smukdyti moraliai, kelti jiems nerimą, varyti vadovus į neviltį bei gaišinti brangų laiką, švaistyti pinigus ir energiją.
5. Svarbiausių rezultatų sritys yra tie organizacijos aspektai, kurie privalo efektingai funkcionuoti, kad galėtų sėkmingai veikti organizacija. Dažnai tos sritys apima pagrindines organizacijos veiklos sritis arba su ta veikla susijusias veiklos grupes, susidarančias visoje organizacijoje.
6. Finansinės ataskaitos naudojamos organizacijos gaunamų ir teikiamų prekių ir paslaugų piniginei vertei stebėti. Jos suteikia galimybę stebėti tris svarbiausias organizacijos finansines sąlygas: likvidumą, bendrą finansinę būklę, pelningumą.
7. Biudžetu įvardijami tam tikro ateities laikotarpio planai, išreikšti kokybiškai. Biudžetai gali turėti finansinę išraišką, pavyzdžiui, išlaidų ir pajamų biudžetai, ir ne finansinę išraišką, pavyzdžiui, produkcijos vienetai.
8. Auditas – įvertinimo procesas. Jis skirstomas į: išorinį – jo tikslas yra, atlikti nepriklausomą organizacijos finansinių ataskaitų vertinimą, vidinį – jo tikslas yra pateikti pagrįstus įrodymus, jos organizacijos turtas tinkamai saugomas, finansiniai įrašai laikomi patikimai ir pakankamai tiksliai pildomi, valdymo – šio audito uždavinys – nustatyti esamą ūkio subjekto būklę, įvertinus konkrečių sričių operacijų rezultatus ir palyginus juos su priimtais standartais.
9. Mano nuomone kontrolės funkcija mūsų organizacijoje yra vykdoma pakankamai gerai. Ji atitinka jai keliamus reikalavimus, standartus, kokybės valdymą laboratorijoje. Vykdomi koregavimo ir prevenciniai veiksmai.LITERATŪRA
1. James A. F. Stoner, R. Edward Freeman, Daniel R. Gilbert, Jr. Vadyba. Poligrafija ir informatika, 1999. 546 p. ISBN 9986-850-28-2.
2. Robert C Appleby. Šiuolaikinio verslo administravimas. Charibdės. Vilnius, 2003. 220 p.
3. E. Bagdonas, L. Bagdonienė. Administravimo principai. Technologija. Kaunas, 2000. 164 p.
4. Fabijonas Saulius Butkus. Organizacijos ir vadyba. Alma littera. Vilnius, 1996. 120 p.
5. Liongina Juozaitienė, Jurga Staponkienė. Verslo ir vadybos įvadas. ŠU leidykla. Šiauliai, 2002. 101 p.
6. LST EN ISO 9001:2000. Kokybės vadybos sistemos. Reikalavimai.
7. LST EN 45004:1996. Bendrieji įvairių tipų kontrolės įstaigoms keliami reikalavimai.
8. LST EN ISO 19011:2003. Kokybės ir aplinkos vadybos sistemų audito rekomendacijos.
9. Viktorija Baršauskienė, Irena Mačerinskienė. Studijų darbų parengimo tvarka. Technologija. Kaunas, 2004.
10. http://www3.lrs.lt/cgi-bin/getfmt?C1=e&C2=64533

Leave a Comment