KONTROLĖ, JOS SUDEDAMOSIOS DALYS IR REIKŠMĖ ĮMONIŲ VALDYME

pagal
VadybaReferatasIlgas5 186 žodžių26 min. skaitymo
Turinys

Įvadas

Savo referate ,,Kontrolė, jos sudedamosios dalys ir reikšmė įmonių valdyme” išnagrinėsiu vieną iš svarbiausių vadybos elementų – kontrolę, be kurios negalima nagrinėti kitų vadybos elementų. Pirmiausiai darbe bus aptariama kontrolės esmė: kas tai yra kontrolė, kokie jos tikslai, kas yra kontoliuojama. Visa tai išnagrinėjus bus galima kontrolę paanalizuoti giliau. Tolesniuose skyreliuose pabandysiu aptarti kokios yra sudedamosios kontrolės dalys. Jų yra pakankamai daug – vienos yra stambesnės, kitos –

pakankamai smulkios.

Prie stambesniųjų galėčiau priskirti kontrolės lygius, kurių yra trys:

1. Aukščiausiame lygyje yra

Strateginė kontrolė

2. Aukštesniame lygyje yra

Valdymo kontrolė

3. . Žemiausiame lygyje – operacijų, elgesio ir finansų kontrolės.

Visi šie lygiai yra glaudžiai tarp savęs susiję, o kiekviena atskirai yra specifinė veiklos sritis. Visi šie etapai vyksta iš eilės nurodyta tvarka, tačiau veiklos procese gali būti šokinėjama nuo vieno prie kito.

Prie smulkesniųjų kontrolės sudedamųjų dalių priskirčiau kontrolės rūšis. Jos yra trys:

1. Pradinė kontrolė.

2. Tarpinė(operatyvinė) kontrolė.

3. Galutinė kontrolė.

Visų kontrolės rūšių tikslas yra vienodas:siekti, kad rezultatai būtų kuo artimesni reikalaujamiems. Jos skiriasi tik vykdymo laiku.

Taip pat panagrinėsiu visuotinės kokybės kontrolės sistemas:tarnybine priežiūrą, rezultatų kontrolę ir savikontrolę. Šių sistemų funkcionavimas pagrįstas nauju požiūriu į kokybę: negalima į klaidas žiūrėti kaip į normą, darbą gerai atlikti reikia iš pirmo karto, negalima pasitenkinti pasiektu lygiu, būtina siekti darbą atlikti geriau negu iki šiol. Į kokybės kontrolės sistemą turi būti įtraukti visi organizacijos darbuotojai, kad kiekvienas turėtų galimybę prisidėti prie organizacijos veiklos kokybės gerinimo.

Paskutinis skyrius bus skirtas kontrolės procedūroms. Pirmiausiai apžvelgsiu kontrolės procesų tipus, kurių yra du:

1.Tai kompleksinė profilaktinės, lyginamosios ir grįžtamosios kontrolės sistema. Visose veiklos srityse yra trys skirtingi kontrolės taikymo laikotarpiai.

2.Antroji kontrolės sistema – tai konkretūs veiksmai imantis tam tikros veiklos tikrinimo.

Galiausiai panagrinėsiu patį kontrolės procesą, kaip jis vyksta.

Kontolės procesas turi tris arba keturias dalis: standartų ir metodų sukūrimas veiklos atlikimo lygiui įvertinti, veiklos atlikimo lygio vertinimas, nustatymas ar veiklos lygis atitinka standartus ir jeigu reikia, koregavimo veiksniai.

I. kontrolės esmė

Žodis ,,kontolė” yra kilęs iš prancūzų kalbos žodžio ,,controle” ir reiškia kaip ko nors patikrinimą priežiūrą. [2, 74 p.]

Kontrolė – tai bet kurios veiklos srities tikrinimas, priežiūra, stebėjimas. Be kontrolės negalima jokia veikla, nes ji palaiko organizacijos judėjimą reikiama kryptimi, bet kuriuo momentu patikrina, kaip jos veikla atitinka normas ir kaip tikslingai ji nukreipta siekti tikslų.[1,164p.]. Ji atliekama pagal tam tikras taisykles, užduotis ir standartus, siekiant norimų rezultatų.Todėl kontrolė padeda nustatyti veiksmų teisingumą. Kontrolės aktas yra ne kas kita, kaip žmogaus veiksmų vertinimas pagal nustatytus bendrus reikalavimus, taisykles.[2, 74 p.]

Daugumoje literatūros šaltinių teigiama, jog nekontroliuojamos veiklos nuostoliai esti didesni nei tie, kurių būna pažeidus kitas valdymo funkcijas.[1,164 p.]. Vadinasi, kuo tiksliau bus formuojami reikalavimai ar taisyklės, tuo griežtesnė ir visapusiškesnė gali būti kontrolė.[2, 74

p.] Kontroliuojamos visos įmonių, įstaigų ir organizacijų veiklos sritys.

Kontrolė apima buvusią, esamą ir būsimą veiklą.[1,164p.].

Kontrolę reikia pradėti tuoj pat, kai suformuluoti tikslai ir paskirstytos užduotys ar įkurta organizacija. Kontrolė padeda išsiaiškinti problemas ir taip koreguoti organizacijos veiklą, kad problemos neperaugtų į krizę. Kiekviena organizacija pr…ivalo laiku pastebėti savo klaidas ir jas ištaisyti, kad jos nesutrukdytų siekti tikslų. Iš kontrolės teikiamos informacijos vadovai mato, kur pasiekta pažangos ir kur patirta nesėkmė.

Kontrolė duoda tam tikrą garantiją, kad organizacija savo tikslus pasieks.

Veiksmingai kontrolei reikia dviejų pradinių sąlygų:

1. Turėti planus.

2. Gerai žinoti organizacijos struktūrą.

Planas yra kontrolės pradžia, nes jis tampa tuo normatyvu, su kuriuo lyginami gauti ar pageidaujami rezultatai.

Kontrolė tik tada padės įgyvendinti organizacijos tikslus, kai turės keleta svarbių savybių:

1. Turės strateginį kryptingumą;

2. bus orientuota į rezultatus;

3. atitiks kontrolės objektą;

4. operatyviai teiks informaciją;

5. bus lanksti

6. bus paprasta ir ekonomiška.

Tik strateginio pobūdžio kontrolė bus rezultatyvi – atitiks pagrindinius organizacijos prioritetus ir juos rems.[4,71-72p.]

1. Kontrolės tikslai

Kontrolės tikslas – padėti organizacijai adaptuotis pasikeitus sąlygoms, mažiau daryti klaidų, susitvarkyti su vidaus problemomis ir minimizuoti sąnaudas.

1.pav. Kontolės tikslai

Šiandieninėje verslo aplinkoje visos organizacijos turi būti pasirengusios pokyčiams. Jei vadovai galėtų nustatyti tikslus ir pasiekti juos akimirksniu, kontrolė nebūtų reikalinga. Tarp tikslo nustatymo ir rezultatų pasiekimo momentų gali daug kas pasikeisti – veiklos kryptis, ir netgi pats tikslas.

Gerai organizuota kntrolės sistema padeda vadovams numatyti, tikrinti ir reaguoti į besikeičiančias sąlygas. Kita vertus, nelanksti sistema gali veiklą nusmukdyti žemiau leistino lygio. Veikloje visada pasitaiko klaidų. Dažnai pasikartojančios smulkios klaidos galibūti rimtos. Kontrolė padeda bent jau sumažinti jų skaičių, neleidžia kartotis toms pačioms klaidoms.

Kai įmonė gamina tik vieną produktą iš vienos medžiagos, turi paprastą organizacijos struktūrą ir tenkinasi vienodais reikalavimais produktui, vadovams užtenka papraščiausios kontrolės sistemos, kad veikla rutuliotųsi norima kryptimi.

Tačiau organizacijoms, kurios gamina daug produktų iš įvairių žaliavų ir turi didelę rinkos dalį, sudėtinę organizacijos stuktūrą ir daug konkurentų, reikia taikyti sudėtingą kontrolės sistemą, kurti atskirus skyrius tam darbui atlikti. Dar viena kontrolės užduotis – mažinti išlaidas. Taigi, kai kontrolė efektyvi, ji gali padėti sumažinti sąnaudas ir padidinti produktyvumą.[1, 165p.] 1.2.

Kontrolės sistema

Ūkyje taikoma trijų lygių kontrolės sistema:

1. Vidinė kontrolė. Ją atlieka vadovai, o didesnėse įmonėse įkuriamos vidinės kontrolės tarnybos, kurios savo veiklą organizuoja pagal įmonės vadovybės patvirtintus nuostatus.

2. Išorinė kontrolė. Ją atlieka nepriklausomos audito įmonės pagal su organizacijomis sudarytas sutartis. Visos audito įmonės ir nepriklausomi auditoriai savo darbe turi vadovautis tarptautiniais ir nacionaliniais audito standartais.

3. Valstybės kontrolė. Tai Seimo, Vyriausybės,

Ministerijų, valstybinių įstaigų ir organizacijų finansinės ūkinės veiklos kontrolė. Lietuvoje ją vykdo Valstybinė mokesčių inspekcija, Finansų ministerijos Revizijos departamentas bei Valstybės kontrolės departamentas.

Pastarasis yra Seimui atskaitinga kontrolės institucija, kuri prižiūri, ar teisėtai valdomas ir naudojamas valstybės turtas ir kaip vykdomas valstybės biudžetas.[1, 164p.]

II KONTOLĖS LYGIAI

Kontolė, kaip viena iš valdymo funkcijų, užbaigia administracinės veiklos procesą. Žodis ,,kontrolė”, kaip ir ,,valdžia” sukelia neigiamas emocijas. Daugeliui darbuotojų tai reiškia apribojimą, prievartą, savarankiškumo stoką ir pan. Tačiau būtent kontrolė užtikrina firmos tikslų siekimo procesą. Ji įeina į bet kurio vadovo pareigas.[2,75p.]

Visos valdymo funkcijos yra glaudžiai tarp savęs susijusios, o kiekviena atskirai yra specifinė veiklos sritis. Paprastai visi šie etapai vyksta iš eilės nurodyta tvarka, tačiau veiklos procese gali būti šokinėjama nuo vieno prie kito. Kontrolė skirstoma pagal valdymo hierarchijos lygį organizacijoje[1, 166p.]:

1. Operacijų, elgesio, finansų

2. Valdymo

3. Strateginė kontrolė

2.pav. Kontrolės lygiai[2, 75p.] 2.1. Strateginė kontrolė

Strateginė kontrolė vertina, kaip efektyviai organizacijos strategija padeda pasiekti tikslus, ir susitelkia ties organizacijos struktūra, vadovavimu, technologija, žmonių ištekliais, informacija ir operacijų kontrolės sistemos.[1, 180p.] Viena iš aukščiausio vadovavimo lygio funkcijų yra kontroliuoti organizacijos veiklą veikiant darbuotojus ir skatinti pastangas, siekiant organizacijos tikslų.

Aukščiausias vadovavimo lygis turi užtikrinti visų vienetų kryptingą veiklą, siekiant organizacijos tikslų, net jei atskirų skyrių interesai skiriasi.[2, 76p.] Jei vienoje ar kitoje srityje pasirinktoji strategija nepadeda pasiekti norimų rezultatų, tai ji turi būti pakeista. Taigi ši kontrolė vyksta aukščiausiu lygiu ir apima visą organizacijos veiklą. Strateginė kontrolė yra glaudžiai susijusi su strateginiu planavimu.(I priedas 1.1.pav.)

Strateginė kontrolė nustato, ar pasirinkta strategija įgyvendinta, kaip buvo planuota, ir ar rezultatai yra tokie, kokie buvo numatyti. Jei yra nukrypimų nuo plano, kontrolės sistemos turėtų tai nustatyti. Vadovai, kurie nesistengia suderinti planavimo su strategine kontrole, gali

,,pastebėti, jog laimi smulkius mūšius, bet pralaimi karą”. Tikslai, pagrįsti bendra paskirtimi(misija), išskleidžiami žemyn planavimo metu. Kai planai tampa realybe, kontrolė vertina veiklą ir apibendrinusi rezultatus perduoda vadovybei.

Strateginė kontrolė yra pagalbinė strateginio planavimo dalis.

Sudėtingiausia nustatyti, ar darbuotojai priima efektyvius sprendimus.

Pavyzdžiui, jei nusamdytas marketingo skyriaus vadovas prastai dirbo ir buvo nušalintas tik po trejų metų, tai iškyla klausimas, kas priėmė blogą sprendimą: ar asmuo, kuris buvo nusamdytas, ar direktorius, kuris tą asmenį nusamdė. Žinoma, yra daug aplinkybių, kurios gali lemti prastą veiklą, tačiau galima teigti, kad strateginio plano įgyvendinimas priklauso nuo tinkamo darbuotojų parinkimo; vadovai turi rūpestingai apsvarstyti tokius sprendimus. Svarbu, kad kiekvienas vadovas turėtų naujų idėjų ar programų, kurias reikia pajungti bendram tikslui pasiekti.[1, 180-181 p. ] 2.2.Valdymo kontrolė

Valdymo kontrolė paskirsto išteklius taip, kad vadovai, darbuotojai, skyriai galėtų pasiekti savo tikslus, suplanuoti veiklą ir pažangą. Ji apima biznio vienetus, skyrius ar padalinius kaip visumą. Ji pasitelkiama periodiškai. Duomenų rinkimas ir jų naudojimas svarbiose ataskaitose atlieka įvertinimo procesą. Valdymo kontrolė susijusi ir su numatytu, teisingų veiksmų parinkimu ir apmokėjimu.[2, 76p.] 2.3.

Operacijų kontrolė

Išsamią operacijų kontrolės sistema pateikia Stephenas P. Robbinas,

Robbinas Stuart-Kotze. Jie skiria produkcijos, pirkimų, įrenginių eksplotacijos ir kokybės kontrolę.

Produkcijos kontrolės tikslas – kontroliuoti gamybos operacijų eigą, jų trukmę ir imtis veiksmų, kad gamybos operacijos būtų atliktos laiku. Ši kontrolė seka gamybos grafikus, atsargų lygį, medžiagų judėjimą, kaip panaudojamos patalpos ir įrenginiai.

Pirkimų kontrolė seka prekių tiekimo terminus, kokybę, kiekį ir kainas. Pirkimų kontrole siekiama užtikrinti medžiagų tinkamumą, kokybę, patikimus tiekimo šaltinius ir tuo pat metu sumažinti išlaidas.

Įrenginių eksplotacijos kontrolės svarba priklauso nuo technologinio proceso. Vienur gedimai nesukelia didesnių keblumų, kitur nuostoliai dėl prastovų esti gana dideli. Kontrolė gali būti:

1. profilaktinė, prieš įvykstant gedimui;

2. gedimų ir pataisymų įvertinimo;

3. sąlygų, visko, kas susiję su įrenginių būklės vertinimu.

Eksplotacijos kontrolė turi būti derinama su produkcijos kontrole.

Pavyzdžiui, jei dėl nepatogių ar neefektyviai naudojamų įrenginių gamybos procesas trunka ilgiau nei numatyta.

Kokybės kontrole nustatoma, ar produkto svoris, atsparumas, sudėtis, spalva, skonis, užbaigtumas ir kitos savybės atitinka standartus.

Kokybės kontrolė būna dvejopa:

1. Gatavos produkcijos ar paslaugų kontrolė(apima pagamintų produktų, teikiamų paslaugų kontrolę)

2. Proceso kontrolė( apima kontrolę gamybos proceso metu, siekiant įsitikinti, kad gamybos procesas vyksta normaliai)

Tikrinti parinktų pavyzdžių kokybė nustatoma:

1. pagal savybes, t.y. kontrolierius palygina gaminį su standartiniu bandiniu ir nustato, ar jis tinkamas, ar ne.

2. pagal atskirų savybių skirtumus, t.y. ar nukrypimai yra leistini, ar ne.

Operacijų kontrolės – standartų nustatymo, veiklos vertinimo, standartų ir veiklos palyginimo, sprendimų priėmimo metu daugiausia dėmesio skiriama informacijos surinkimui.

Standartai nuolat peržiūrimi, pakoreguojami pagal reikalavimus ir patvirtinami. Veiklos įtvirtinimo etape labai svarbu surinkti teisingą ir tikslią informaciją. Vertinimo metodai turi būti parinkti tokie, kad veiklą būtų galima palyginti su standartais. Toliau sprendimai priimami pagal tai, kokie rezultatai gaunami palyginus veiklą su standartais. Jei standartas pasiektas, kontrolės procesas pradedamas iš pradžių, jei ne – nustatoma, ar nukrypimas pataisomas. Jei galima pašalinti neatitikimą, imamasi koregavimo veiksmų, jei ne , peržiūrimi standartai. Kontrolės procesas vyksta pagal iš anksto sudarytą planą.[1, 174-175 p.] 2.4.

Elgesio kontrolė

Elgesio kontrolė – tai darbuotojų veiklos priežiūra ir skatinimas gerai atlikti savo funkcijas. Daugelyje literatūros šaltinių skiriami du elgesio kontrolės tipai: vidinė ir išorinė kontrolė. Taigi vadovai turi du pasirinkimus, kaip pradėti kontrolės procesą. Vadovai gali skatinti darbuotojus pačius kontroliuoti savo veiksmus. Tai yra vidinės kontrolės strategija, ji leidžia motyvuotiems asmenims ir jų grupėms praktikuoti savikontrolę vykdant užduotis. Vidinė kontrolė – tai savikontrolė.(Plačiau

4.3. skyrelyje)

Vadovai gali patys kontroliuoti darbuotojų veiklą. Tai išorinės kontrolės strategija,kuri pasireiškia personalo priežiūra ir administracinio poveikio priemonių panaudojimu. ( Plačiau 4.1. skyrelyje)

Elgesio kontrolė turi būti atliekama labai subtiliai, nes jos objektas yra žmogus. Kiekvienu atveju reikia atsižvelgti į susidariusią padėtį ar darbuotoją veikiančias aplinkybes. 2.5.

Finansų kontrolė

Finansų kontrolė stebi organizacijos finansinius išteklius. Verslo įmonės turi valdyti savo finansus taip, kad pajamos padengtų išlaidas ir organizacijai vis dar liktų pelno. Ne pelno organizacijos turi tokius pat uždavinius – jų pajamos( iš mokesčių, pvz.,už mokslą) turi padengti išlaidas ir net jas viršyti.

Visuose literatūros šaltiniuose yra skiriami trys pagrindiniai finansinės kontrolės tipai: biudžeto, finansinių ataskaitų analizės ir audito.

Biudžetas – tai finansinis planas, išreikštas skaičiais. Finansininkai parengia biudžetus darbo grupėms, skyriams ir visai organizacijai.

Pagrindinis biudžeto laikotarpis yra metai, tačiau ketvirčio ar mėnesio biudžetai taip pat yra svarbūs. Biudžetai gali būti išreikšti pinigais arba laiko vienetais. Biudžetai leidžia palyginti skyrius, įvairius laikotarpius. Jie padeda vadovams koordinuoti išteklius ir jų panaudojimą, įvertinti vadovų bei įvairių padalinių veiklą. Dauguma organizacijų naudoja trijų tipų biudžetus: finansų, operacijų ir nepiniginį (II priedas 2.1.

lentelė)

Pavyzdžiui, finansų biudžetas nusako, iš kur organizacija tikisi gauti grynųjų pinigų ir kaip ji planuoja tuo pasinaudoti; operacijų biudžetas apibrėžia, kiek organizacija ketina pagaminti produktų ar teikti paslaugų, kokie finansiniai ištekliai bus sunaudoti, nepiniginis biudžetas išreiškiamas kitais vienetais ( darbininkų darbo valandomis ar plotu kvadratiniais metrais).

Biudžetus gali sudaryti aukščiausio lygio vadovai ar kontrolieriai, o paskui perduodami žemesnio lygio vadovams. Tačiau būna, kad, sudarant biudžetą, leidžiama dalyvauti visiems. Visų padalinių pasiūlymai svarstomi ir sudaromi atskirų skyrių biudžetai, o po to vadovas ar kontrolierius sudaro bendrą organizacijos biudžetą.

Biudžeto sudarymas turi daug pranašumų, tačiau yra ir trūkumų.

Biudžetai padeda įgyvendinti efektyvią kontrolę, leidžia vadovams geriaus valdyti išteklius ir numatyti keblias situacijas, leidžia geriau koordinuoti skyrių veiksmus, padeda pasiekti organizacijos tikslus. Antra vertus, biudžetas gali būti suprantamas kaip ribos, kuriose gali būti plėtojama veikla; jis gali riboti išradimus ir pakitimus.

Be biudžeto, svarbios yra ir išorinės finansinių ataskaitų ir koeficientų analizės.[1, 178p.]

Finansinių ataskaitų analizė parodo organizacijos finansinę padėtį.

Finansiniai analizei dažniausiai naudojamas balansas ir kitos finansinės ataskaitos. Jas turi visos organizacijos. Balansas parodo organizacijos turtą ir nuosavybę bei skolas metų pabaigoje. Balansas ir kitos formos naudojamos koeficientams apskaičiuoti ir analizei atlikti. Finansiniai koeficientai palygina įvairius balanso ir su juo susijusius ataskaitų elementus.

Koeficientų analizė padeda aprašyti organizacijos finansinę padėtį keliais ar keliolika koeficientų. Tam apskaičiuojami likvidumo, įsiskolinimo, padengimo, operacijų efektyvumo koeficientai.

Finansiniai auditai – tai kitas būdas atlikti finansinę kontrolę.

Lietuvoje audito institutas įsteigtas 1995 metais. Išorinis auditas – tai auditas, atliekamas auditoriaus, kuris nėra organizacijos darbuotojas.

Išorinio audito tikslas – užtikrinti, kad organizacijos pateikiami dokumentai ir ataskaitos būtų teisėti ir tikri. Kai kurios organizacijos pagal įstatymą turi būti reguliariai tikrinamos, kad investuotojams būtų pateiktos tikslios žinios. Vidinis auditas – tai auditas, kurį atlieka tos pačios organizacijos darbuotojas. Jo tikslas toks pat kaip ir išorės audito: nustatyti finansinių operacijų ir sąskaitybos procedūrų teisingumą.

Vidinis auditas panaudoja tyrimus organizacijos veiklai efektyvinti.[1, 179

p.] III FIRMOS VEIKLOS KONTROLĖS SISTEMŲ PARENGIMAS

Valdymo kontrolės sistemos paskirtis – atsekti strateginio plano ar tikslo vykdymo eigą.

Efektyvi valdymo kontrolės sistema turi užtikrinti:

1. Strateginių ir lokalinių tikslų kongruenciją, t.y. firmos ir jos filialų tikslų sutapimą;

2. Kokybišką ir gerą informacinį ryšį tarp firmos ir jos filialų;

3. Reikalingos įvairaus rango vadovams informacijos mainus.

Strategija pati savaime – tai tik priemonė kokiems nors veiklos rezultatams pasiekti. Jie pasiekiami per ilgą ir sunkų procesą, kurio vyksmui vertinti reikalinga kontrolė. Ši kontrolė yra organizacinio, o ne techninio ar procedūrinio pobūdžio. Žiūrint iš organizacijos vadovų pozicijų, strateginė kontrolė – tai vadybininkamas skirta strategijos diegimo sėkmingo vertinimo sistema, leidžianti laiku nustatyti nukrypimus ir reikalingą palaikymą.

III priedo 3.1 pav. Pavaizduotos abi pagrindinės kontrolės sistemos –

tiesioginė ir grįžtamoji. Tiesioginė kontrolė leidžia vadovams numatyti galimus pasikeitimus išorinėje ar vidinėje aplinkoje. Grįžtamoji teikia informaciją apie organizacinių veiksnių rezultatyvumą ir efektyvumą.

Kontrolės sistemos sukuriamos ir veikia koorporaciniu, biznio funkciniu ir operaciniu lygmenyje. Jiems turėtų būti suformuoti atskiri finansinio aprūpinimo planai ir numatytos išlaidos.

Šių lygių kontrolės sistemos turėtų būti suformuluotos taip, kad motyvuotų darbuotojus efektyviai realizuoti numatytas užduotis ir tikslus.[2, 88 p.] Koorporaciniu lygiu kontrolė turėtų padėti vadovams realizuoti pagrindinę organizacijos veiklos kryptį, numatytą misijoje ir strategijoje, padėti nukreipti išteklius ten, kur jie gali būti perspektyviai panaudoti.

Funkciniu ir operaciniu lygmeniu kontrolės paskirtis yra reguliuoti specifinius veiksmus. Kiekvienas šių kontrolės lygių turi būti integruotas taip, kad gautų pakankamos reikalingos informacijos ir galėtų efektyviai veikti. Strateginės kontrolės kūrimo procesas apima tris pagrindinius etepus:

1. Veiksnių, kuriuos reikia kontroliuoti, nustatymą;

2. Šių veiksnių parametrų nustatymą;

3. Informacijos iš visų organizacijos lygių ir veiklos sričių integravimą į prasmingą sistemą.

Pirmas etepas ypač svarbus, nes klaidos šiame etape gali padaryti nerezultatyvų visą kontrolės procesą.

Nustačius įtakos grupių interesų tenkinimo proceso elementus, veiksnius, reikia nuspręsti apie sėkmės įvertinimo kriterijus. Šių kriterijų nustatymas nemaža dalimi yra vidinės politikos klausimas.

Vadovai turi būti gana atsargūs, vertindami kriterijus ta prasme, ar ši matuojama visuma tikrai rodo suinteresuotų grupių prioritetus, išreiškiančius jų poreikius ir interesus.Trečiasis strateginės kontrolės organizavimo proceso etepas sunkiausias, nes informaciją iš tokios jos šaltinių įvairovės integruoti itin sunku.

Turi būti integruojama informacija, patenkanti tiek iš pačių žemiausių, tiek iš viršutinių organizacijos hierarchinių lygių, taip pat ir iš to paties lygio struktūrinių darinių. Žinoma, tai nereiškia, kad kiekvienas organizacijos narys turi turėti galimybę gauti, bet kurią informaciją, tačiau strateginės kontrolės proceso organizavimo vienetai –

gali.

Žiūrint iš organizacijos vadovų pozicijų, strategijos proceso kontrolė turi parodyti, ar žemesniųjų grandžių ir lygių kontrolės sistemos veikia efektyviai, taip pat padėti nukreipti išteklius ten, kur jie gali eliminuoti visa, kas kliudo gauti norimus rezultatus.[2, 89 p.]

Nors procesų pagrindu sukonstruota kontrolės sistema ir labai lanksti, ji sunkiai fiksuoja momentą, kada realiai įgyvendinama strategija. Todėl praktiškai neretai taikomos kitos strateginės kontrolės sistemos, daugiau akcentuojančios elgseną. Iš tokių kontrolės sistemų būtų galima išskirti biurokratinės kontrolės, ,,klano” ir žmogiškųjų resursų sistemas.(3

Priedas

3.2 lentelė).

Biurokratinės kontrolės sistemos pagrindas – tai taisy…klių, procedūrų, normų visuma, reguliuojanto organizacinių elementų elgseną. Jos gana efektyvios, kai reikia užtikrinti labai nuoseklius veiksmus. ,,Klano”

kontrolės sistemos labai paplitusios Japonijos firmose. Šios sistemos pagrindas – naujų narių socializacija organizacijoje, įgalinti jos filosofiją bei tikslus priimti kaip sau asmeniškai reikšmingus.

Žmogiškųjų resursų sistemos taip pat paremtos organizacijos darbuotojų siejimu per jos misiją ir tikslus. Pavyzdžiui, organizacija gali pasirinkti tokius žmones, kurie išreikštų svarbiausius jos siekimus ir turėtų reikiamas savybes, taip pat tobulinti jų kvalifikaciją ir sugebėjimus.

Valdymo kontrolės ir strateginio planavimo sistemos turi būti glaudžiai susietos. Būstinės vadovybė turi būti visiškai įsitikinusi, kad numatyti tikslai ir jų aprūpinimas reikalingais ištekliais realūs.

Informacija reikalinga visiems valdmo ir kontrolės lygiams. Jei firma negauna pakankamai informacijos arba ji netiksli ar pasenusi, tai kontrolės efektyvumas firmoje smarkiai mažėja. Netgi elementarus demografinės informacijos iškraipymas pažeis firmos veiklą. Ji susidurs su žmogiškojo kapitalo problema, atsiras gamybinių pajėgumų apkrovimo problema ir t.t.

Siekiant užtikrinti informacijos kokybę, į pagalbą pasitelkiamos valstybinės įstaigos, tarptautinės organizacijos , specializuotos konsultacinės firmos. IV

Kontrolės rūšys

Kontrolės sistemą įmonėje sudaro trys jos rūšys:

1. Pradinė kontrolė.

2. Tarpinė(operatyvinė) kontrolė.

3. Galutinė kontrolė.

Visų kontrolės rūšių tikslas yra vienodas:siekti, kad rezultatai būtų kuo artimesni reikalaujamiems. Jos skiriasi tik vykdymo laiku.[4, 74p.] 4.1.

Pradinė kontrolė

Kontrolę galima palyginti su ledkalniu, kurio didžiausia dalis slepiasi po vandeniu. Kai kurios kontrolės rūšys gali būti atliekamos vykdant kitas vadybos funkcijas: planavimą, organizavimą arba kitas, kurios tiesiogiai nėra kontrolės procedūros, tačiau sudaro prielaidas atlikti pradinę kontrolę. Ši kontrolė atliekama iki tikrosios darbų pradžios.

Pagrindiniai pradinės kontrolės instrumentai yra atitinkamos taisyklės, procedūros, elgsena. Taisyklės yra rengiamos planams įgyvendinti, ir tam, kad būtų griežtai planų laikomasi. Tai būdas įsitikinti, kad darbai vyksta normaliai. Parengus aiškias instrukcijas pareigybėms, parinkus kvalifikuotus darbuotojus ir juos supažindinus su instrukcijomis, bus didelė tikimybė, kad organizacijos struktūra funkcionuos kaip sumanyta.

Pradinė kontrolė naudojama kontroliuoti personalą, medžiagų išteklius ir lėšas.[4, 74-75p.]

Atidžiai analizuojamos žmonių dalykinės ir kitos profesinės žinios, įgūdžiai, būtini atliekant tam tikras pareigas. Nustatomi atitinkami reikalavimai, žinių patikrinimai ir kiti būdai.

Suprantama, kad iš prastų žaliavų negalima pagaminti gerų gaminių, todėl atliekama parengiamoji materialinių resursų kontrolė; dažniausiai parengiami standartai, kurie nustato gaunamų medžiagų kokybės reikalavimus.

Rūpinamasi, kad medžiagų tiekėjai užtikrintų deramą kokybę.[2, 77 p.]Taip pat yra tikrinama, ar įmonė turi pakankamai atsargų gamybai.[4, 75 p.]

Finansinių išteklių parengiamoji kontrolė – tai biudžetas, kuris atlieka planavimo funkciją. Biudžetas tampa finansinių išteklių parengiamosios kontrolės mechanizmu ta prasme, jog užtikrina, kad, organizacijai prireikus lėšų, jų bus. Biudžetas numato išlaidų ribas ir neleidžia organizacijos padaliniams neracionaliai jas eikvoti.[2, 77 p.]

4.2 Tarpinė kontrolė

Tarpinė kontrolė – tai kontrolė, atliekama tiesiogiai vykstant darbams. Tai reguliari pavaldinių darbo kontrolė, aptariant iškilusius klausimus ir pasiūlymus darbui pagerinti; ji padeda išvengti atotrūkio nuo planų ir institucijų. Smulkios nuokrypos vėliau gali tapti problemomis.

Kontroliuojama, matuojant faktiško darbo rezultatus. Čia valdymo aparatas turi turėti grįžtamąjį ryšį.

Paprsčiausias grįžtamasis ryšys bus, jeigu viršininkas praneš pavaldiniams, kad jų darbas nepatenkinamas, jeigu jis pastebi, kad jie klysta. Ši sistema padeda vadovybei išaiškinti daugybę nenunmatytų keblumų ir pakoreguoti žmonių elgseną taip, kad organizacija dirbtų efektyviai.

Visos grįžtamųjų ryšių sistemos dirba tais pačiais principais ir susideda iš tų pačių elementų.

Visos sistemos su grįžtamaisiais ryšiais:

1. Turi tikslą.

2. Panaudoja išorinius išteklius.

3. Transformuoja išorinius išteklius vidiniam naudojimui.

4. Pastebi ryškius nukrypimus nuo numatytų tikslų.

5. Koreguoja nukrypimus, siekiant tikslų įgyvendinimo.[2, 77 p.]

3. Galutinė kontrolė

Čia grįžtamasis ryšys panaudojamas tada, kai darbas atliktas.

Rezultatai palyginami su reikalavimais. Vadovybė turi galimybę geriau įvertinti, ar planai realūs. Ši procedūra padeda gauti informaciją apie iškilusius sunkumus, ir padeda sukurti naujus planus, leidžiančius išvengti ankstesnių klaidų. Antra šios kontrolės funkcija – motyvacija. Jeigu vadovybė sieja motyvacines paskatas su darbo rezultatais, tai rezultatai turi būti tiksliai išmatuoti. V

Visuotinės kokybės kontrolės sistemos

Visuotinės kokybės kontrolės sistemos apima visas organizacijų veiklos sritis ir visų lygių darbuotojus. Šių sistemų funkcionavimas pagrįstas nauju požiūriu į kokybę: negalima į klaidas žiūrėti kaip į normą, darbą gerai atlikti reikia iš pirmo karto, negalima pasitenkinti pasiektu lygiu, būtina siekti darbą atlikti geriau negu iki šiol. Į kokybės kontrolės sistemą turi būti įtraukti visi organizacijos darbuotojai, kad kiekvienas turėtų galimybę prisidėti prie organizacijos veiklos kokybės gerinimo.

Organizacijos kontrolės sistema bus efektyvi tik tuo atveju, jeigu funkcionuos gyvybingi neformalios kontrolės mechanizmai. Pažangios organizacijos pripažįsta, kad individualūs ir bendri tikslai gali ne visai sutapti. Jos ypatinga dėmesį skiria psichologinėms priemonėms, siekdamos ugdyti darbuotojų bendrumo jausmą. Vietoj hierarchinės kontrolės naudojama savikontrolė, o tai didele dalimi sąlygoja didesnį suinteresuotumą, lojalumą ir aukštesnį motyvacijos lygį.

Skiriama trijų rūšių kontrolė: tarnybinė priežiūra, rezultatų kontrolė ir savikontrolė. 5.1.

Tarnybinė priežiūra

Tarnybinė priežiūra yra kiekvieno vadovo pareiga.[3, 171 p.] Vadovas pats nurodinėja, kas ir kaip turi būti padaryta, netoleruojama jokia saviveika.[1, 176 p.] Jis turi įsitikinti, kad darbuotojas, kuriam deleguota užduotis, siekia patikėtų tikslų, taiko tinkamus metodus, jei reikia, jam padeda, pataria. [3, 171 p.] Teigiamas šios kontrolės bruožas yra tas, kad vadovai, dirbdami su pavaldiniais, geriausiai gali pastebėti netinkamus veiksmus ir duoti nurodymus juos pataisyti. [1, 176 p.]

Tarnybinė priežiūra vykdoma pagal šias taisykles:

1. sudaromas kontrolės planas, jame numatoma, kada ir kaip bus atliekama kontrolė;

2. parenkama kontrolės forma. Reikia prisiminti, kad kooperatinis valdymas, delegavimas keičia kontrolės esmę.

Nereikia nuolat stovėti darbuotojui už pečių: kontrolė nereiškia, kad darbuotoją reikia pakeisti. Kuo labiau kvalifikuotas darbuotojas, tuo daugiau savarankiškumo, iniciatyvos, asmeninio pripažinimo jam suteikiama. Tai paskatins darbuotoją atsakingai ir kokybiškai atlikti patikėtą užduotį;

3. kontrolės metu rasti trūkumai turi būti aptariami su vykdytoju ir numatomos priemonės jiems šalinti, priemonių įdiegimas kontroliuojamas. [3, 171 p.] 5.2.

Rezultatų kontrolė

Rezultatų kontrolėje kontroliuojamas pasiektų rezultatų atitikimas planuojamiems. Tam reikia:

1. aiškiai nustatyti galutinius ir tarpinius rezultatus ir jų tikrinimo grafiką; [3, 171 p.]

2. reikalauti, kad rezultatai būtų pateikiami aiškiai, trumpai, standartizuota forma;

3. norint kokybiškai įvertinti rezultatus, reikia analizuoti veiklos pobūdį, įtakos veiksnius. Ne visada plano įvykdymas reiškia gerą darbą, ir, atvirkščiai, kartais blogus rezultatus nulemia objektyvios priežastys. Žinant priežastis, galima suformuluoti realų darbo pagerinimo planą;

4. atsilyginti už gerą darbą, paskatinti darbuotoją, paskiriant jam dar labiau atsakingą užduotį;

5. jei išaiškinti trūkumai atsirado dėl darbuotojo kaltės, reikia juos šalinti: sudaryti kvalifikacijos kėlimo planą, apmokyti darbuotojus betarpiškai darbo vietoje. 5.3.

Savikontrolė

Būtinybę taikyti savikontrolę sąlygoja keletas svarbių priežasčių.

Nors formalios kontrolės reikalingumas organizacijų veikloje yra neabejotinas, tačiau žmonėms ji dažnai sukelia neigiamas emocijas. Daugumai žmonių kontrolė visų pirma reiškia suvaržymus, prievartą, laisvės apribojimą. Nuolatinė kontrolė pavaldinius erzina. Niekas nemėgsta, kad už nugaros nuolat stovėtų viršininkas. Greižta kontrolė mažina motyvaciją, stabdo kūrybinį augimą bei prieštarauja žmogaus asmeninei laisvei.

Kita priežastis, dėl kurios pernelyg didelė išorinė kontrolė nepageidautina – darbuotojų elgesio, orientuoto į kontrolę, susiformavimas.

Darbuotojai paprastai žino, kad nuo jų padarytų klaidų ar laimėjimų tose srityse, kurias vadovas kontroliuoja, priklausys galimos nuobaudos ar paskatinimas. Kai kurie atlikti tyrimai patvirtina tą faktą, kad darbuotojai dažnai didesnį dėmesį skiria kontroliuojamiems darbams ir daug aplaidžiau žiūri į nekontroliuojamų užduočių atlikimą. Ir galų gale pasiekiami ne visi organizacijos tikslai.

Organizacijos gali išvengti tokių nepageidaujamų reiškinių tik suteikdamos didesnes galimybes darbuotojams patiems kontroliuoti savo darbą. Kad savikontrolė būtų efektyvi, kad nesąlygotų aplaidaus darbuotojų požiūrio į atliekamą darbą, būtinos kelios sąlygos:

1. Vadovas ir pavaldiniai turi abipusiškai pasitikėti vienas kitu.

Vadovas, pavaldiniams galimybę asmeniškai atsakyti už savo veiksmus, savo elgesiu tarsi sako savo pavaldiniams: ,,aš jumis pasitikiu, jūs geras darbuotojas”. Tokia darbuotojų nuostata teigiamai veikia darbuotojų elgesio motyvus.

2.Užtikrinamas darbuotojų suinteresuotumas organizacijos tikslų siekimu. Tai pasiekti leidžia darbuotojų įtraukimas į tikslų nustatymo procesą. Tada darbuotojai sieks nustatytų tikslų, nereikalaudami jokio išorinio valdymo.

3. Efektyvi komunikacija tarp vadovo ir pavaldinių. Vadovas turi būti tikras kad, iškilus kokiems nors neaiškumams ar keblumams, pavaldinys neabejodamas kreipsis pagalbos į jį.

4. Darbuotojų sugebėjimas objektyviai įvertinti savo pačių darbą.

Niekas už patį vykdytoją geriau nežino, ar teisingai atliekama darbinė užduotis. Todėl iškyla efektyvių vertinimo kriterijų nustatymo būtinybė.[3,

172p.] Darbuotojų veiklos vertinimo kriterijai turi būti nustatomi bendromis darbuotojo vadovo pastangomis, sudarant jo individualų veiklos planą. Labai svarbu, kad šie kriterijai objektyviai atspindėtų jo darbą, būtų realūs, bet kartu ir keltų pakankamai aukštus reikalavimus.

5. Tiesioginė darbuotojų skatinimo priklausomybė nuo pasiektų rezultatų. Kai darbuotojas žino, kad nuo jo veiklos rezultatų priklauso būsimasis skatinimas, jis pats yra suinteresuotas gerai dirbti ir siekti organizacijos tikslų.

Savikontrolė toli gražu nereiškia, kad vadovas visiškai pasitraukia į šalį ir nebekontroliuoja pavaldinių darbo. Sudarant individualius darbuotojų veiklos planus, turi būti suderinta ir planų kontrolės tvarka bei periodiškumas.

Kiekvienu individualiu atveju gali būti pasirenkama geriausiai situaciją atitinkanti kontrolė, tačiau priimtiniausias variantas yra darbuotojo veiklos aptarimas ir įvertinimas per konfidencialų vadovo ir darbuotojo pokalbį. Tokio pokalbio metu turi būti išsiaiškinama, kaip ir kodėl darbą vertina vadovas ir pats darbuotojas.

Ypatingą dėmesį reikia skirti toms užduotims, dėl kurių atlikimo darbuotojo ir vadovo požiūriai nesutampa. Taip pat turi būti aptariamos priemonės, kurios padėtų ateityje darbuotojui išvengti galimų nesklandumų. Kadangi tokia pavaldinių veiklos kontrolė ir įvertinimas turi neformalų, neoficialų pobūdį, darbuotojams psichologiškai lengviau ją priimti. O vadovas kartu turi galimybę neišleisti situacijos kontrolės iš savo rankų.[3, 173 p.] VI

Kontrolės procedūros

6.1 Kontrolės procesų tipai

Apibendrintai galima pateikti dvi kontrolės proceso sistemas.

Pirmoji – tai kompleksinė profilaktinės, lyginamosios ir grįžtamosios kontrolės sistema. Visose veiklos srityse yra trys skirtingi kontrolės taikymo laikotarpiai(I priedas 1.2.pav.).

Profilaktinė kontrolė – tai aktualių problemų numatymas ir išankstinis pasirengimas jų išvengti. Svarbu pažymėti, jog planavimas ir profilaktinė kontrolė yra tarpusavyje susiję, bet skirtingi dalykai. Planavimas atsako į klausimą: ,,Ką ir kaip ketiname padaryti?”. Profilaktinė kontrolė atsako į klausimą: ,,Ką galime padaryti iš anksto, kad pasiektume savo tikslus?”

Lyginamoji kontrolė apima esamų veiksmų ir procesų įvertinimą. Ji gali būti vadinama esamosios situacijos kontrole, nes yra susijusi su dabartine veikla, o ne su praeitimi ar ateitimi. Ji įgalina stebėti veiklą kiekvienu momentu bei spręsti kylančias problemas, kol jos dar nepaveikė galutinio produkto.

Grįžtamojo kontrolė – tai informacijos apie užbaigtą veiklą rinkimas, jos vertinimas ir veiksmų, kaip tobulinti panašią veiklą ateityje, parengimas. Šios kontrolės trūkumu laikytina tai, kad reikiamų veiksmų imamasi jau po laiko. Teigiamas šios kontrolės bruožas: ji testuoja ir įvertina tikslus ir standartus. Tikslai, kurių neįmanoma pasiekti arba kurie yra per daug lengvi, gali būti koreguojami. Praktiškai vadovas turėtų taikyti kompleksinę kontrolę. Profilaktinė kontrolė padeda jam nuspėti problemas. Lyginamoji – sustabdyti ir ištaisyti klaidas dar pradinėje stadijoje, grįžtamoji – apdraudžia nuo tų klaidų pakartojimo.

Iš bendros kontrolės schemos (I priedas 1.2 pav) matyti, kaip profilaktinė, lyginamoji ir grįžtamoji kontrolė susijusi su veiklos procesu. Šioje schemoje įdėjmai – tai visa, kas paruošiama bei toliau naudojama perdirbimo procese, t.y. darbuotojai, kapitalas, įrenginiai ir įranga, medžiagos. Rezultatas – tai efektyviai realizavus įdėjimus pagamintos prekės ar suteiktos paslaugos.

Antroji kontrolės sistema – tai konkretūs veiksmai imantis tam tikros veiklos tikrinimo. Tikrinama etapais. Įvairūs autoriai nurodo skirtingą etapų skaičių.[1, 166-167 p.] Vieni iskiria keturis pagrindinius proceso etapus (I priedas 1.3 pav.), kiti – tris, treti – penkis(II priedas 2.2

pav).

6.2.Kontrolės proceso etapai

Valdymo kontrolė yra sistemingos pastangos suderinti veiklos atlikimo standartus su numatytais tikslais, suprojektuoti informacijos grįžtamojo ryšio sistemas, palyginti tikrąjį veiklos atlikimo lygį su numatytais standartais, rasti nukrypimus nuo jų ir įvertinti šių nukrypimų svarbą bei imtis veiksmų, užtikrinančių, kad visi ištekliai būtų efektingiusiai ir efektyviausiai panaudojami siekiant bendrų tikslų.[5, 550 p.]

Mockerio apibrėžimas skiria keturis kontolės etapus:

1. Standartų ir metodų sukūrimas veiklos atlikimo lygiui įvertinti.

Idealiu atveju tikslai ir uždaviniai, sukurti per planavimo procesą, jau būna aiškiai suformuluoti, numatyti konkretūs galutiniai terminai. Tai svarbu dėl daugelio priežasčių:

1) Neapibrėžtai suformuluoti tikslai, tokie kaip ,,pagerinti darbuotojų įgūdžius” yra tik tušti šūkiai tol, kol vadovai nepasako, ką jie turi omenyje sakydami ,,pagerinti”, kada ir ką ketina daryti, kad pasiektų šį tikslą.

2) Preciziškai suformuluoti tikslai yra lengviau įvertinami dėl tikslumo ir naudingumo, negu tušti šūkiai. Tokius tikslus yra lengva perduoti ir paversti standartais ir metodais, kurie gali būti naudojami veiklos atlikimo lygiui nustatyti. Šie lengvai perduodami preciziškai suformuluoti tikslai ir uždaviniai yra ypač svarbūs kontrolei, kadangi planavimą ir kontrolę paprastai atlieka skirtingi žmonės.

2. Veiklos atlikimo lygio vertinimas. Kaip ir visi kontrolės aspektai, vertinamas yra nenutrūkstamas pasikartojantis

… prosesas. Vertinimo dažnumas priklauso nuo vertinamos veiklos tipo.

3. Nustatymas ar veiklos atlikimo lygis atitinka standartus.

Daugeliu atvejų tai lengviausias kontrolės žingsnis. Jei veiklos atlikimo lygis atitinka standartus, vadovai sako

,,viskas yra kontroliuojama kaip parodyta pav. ir jiems nereikia kištis į organizavimo operacijas

4. Koregavimo veiksniai. Į šį etepą pereinama, jei veiklos rezultatai nukrypsta nuo standartų ir analizė rodo, kad reikalinga pataisa. Koregavimo veiksniai gali apimti vieno ar kelių organizacijos operacijų arba pradžioje sukurtų standartų pataisas. Pvz., vadovas gali pastebėti, kad reikia daugiau darbuotojų siekiant nepažeisti klijanto 5 min. laukimo standarto, nustatyto ,,McDonald” kompanijoje. Kitais atvejais per patikrinimus gali būti atskleidžiami netinkami standartai. Dėl šių aplinkybių koregavimo veiksniai gali apimti standartų pakeitimą.

Pavyzdys rodo ir kitą svarbų aspektą, kad kontrolė yra dinamiškas procesas. Jei vadovai nepadaro išvadų apie kontroliuojamą procesą, jie tik stebi veiklą. Prioritetas visada turi būti teikiamas kūrimui naujų, konstruktyvių veiklos būdų, užtikrinančių veiklos atlikimo lygio atitikimą standartams, o ne praeities klaidų konstatavimui.[5, 550-551 p.]

Išvados

Išsiaiškinus kas tai yra kontrolė ir aptarus visas sudėtines jos dalis, galime daryti išvadą, kad kontrolė yra labai savarbus vadybos elementas: ji lydi planavimą ir organizavimą. Be kontrolės negali būti nagrinėjamas nei vienas vadybos elementas. Pirmiausiai reikia atsižvelgti į vieną iš reikšmingiausių kontrolės savybių – ji turi aprėpti viską.

Kiekvienas vadovas, nepaisant jo rango, privalo kontroliuoti, nes tai įeina į jo pareigas,net ir tada kai niekas jam to specialiai nepavedė.

Kontrolė yra reikalinga tam, kad viskas būtų daroma pagal planus, instrukcijas ir įsakymus. Jos tikslas pastebėti klaidas ir silpnasias vietas norint jas ištaisyti ir vėliau jų nekartoti. Kontroliuoti reikia viską: darbuotojų veiklą ir veiksmus, medžiagas ir įrengimus. Kontrolė turi būti pradėta vykdyti, kai suformuluoti tikslai paskirstytos užduotys ar įkurta organizacija. Kontrolė padeda išsiaiškinti problemas ir taip koreguoti organizacijos veiklą, kad problemos neperaugtų į krizę.

Kiekviena organizacija privalo laiku pastebėti savo klaidas ir jas ištaisyti, kad jos netrukdytų siekti užsibrėžtų tikslų. Kontrolė turi remti ir skatinti viską, kas organizacijoje yra gero. Iš kontrolės teikiamos informacijos vadovai mato, kur pasiekta pažangos ir kur patirta nesėkmė.

Kontrolė duoda tam tikrą garantiją , kad organizacija tikslus pasieks.

Pats kontrolės procesas yra planuojamas: nustatomas kontroliavimo objektas: sąmatos ir rezultatas, kirkybė ir kokybė. Be to, numatomi kontrolės vykdytojai, nustatomas kontrolės operacijų dažnumas ir vieta, numatoma kokie metodai bus naudojami.

Tik protinga kontrolė bus efektyvi, t. y. jei išlaidos kontrolei bus mažesnės už galimus nuostolius jai nevykstant. Be to kontrolė turi būti atliekama laiku, operatyvi ir nuolatinė.

Taigi kontrolė yra labai svarbi bet kuriuo atveju.

Literatūra

1. Administravimo principai / E. Bagdonas, L. Bagdonienė. Kaunas.

Technologija 2000

2. Valdymo kontrolė tarptautinėse firmose / V. Navickas. Kaunas.

Technologija 2001

3. Personalo valdymas / A. Sakalas, V. Šilingienė. Kaunas.

Technologija

4. Vadybos pagrindai / B. Neverauskas, J. Rastenis. Kaunas.

Technologija 2001

5. Vadyba / James A.F. Stoner ir kiti. Kaunas. Poligrafija ir informatika 1999 I

Priedas

1. pav. Planavimo ir strateginės kontrolės sritys

1.2 pav. Kompleksinės kontrolės taikymo etapai.

Grįžtamasis ryšys

1.3. Kontrolės proceso etapai II

Priedas

2.1 lentelė

Biudžeto tipai

|Biudžetų tipai |Ką parodo biudžetas |

|FINANSŲ: |Visi grynųjų įplaukų ir piniginių išlaidų |

|Pinigų srauto |šaltiniai kas mėnesį, kas savaitę ar kas |

|Kapitalo išlaidų |dieną |

|Balansas |Turto, pavyzdžiui, naujų mašinų, žemės |

| |pirkimo, išlaidos |

| |Turto ir turto šaltinių sugretinimas |

|OPERACIJŲ: |Pajamos, kurias organizacija tikisi gauti |

|Pardavimų ir paslaugų;|iš įprastų operacijų. |

|Išlaidų |Numatomos išlaidos per ateinantį periodą. |

|Pelno |Numatomi skirtumai tarp pajamų ir išlaidų.|

|NEPINIGINIS: |Darbo laiko paskirstymas valandomis. |

|Darbo laiko fondas |Vietos padalijimas. |

|Vietos (patalpų) |Atskirų įrenginių apkrovimas staklių |

|Įrenginių (pajėgumų) |valandomis |

2.2 pav. Kontrolės proceso elementai III PRIEDAS

3.1 pav. Valdymo kontrolės procesas

3.2 lentelė

Informacinio tipo kontrolės sistemos

|Finansinė |Biudžetai |Išlaidų projektavimas |

| |Kapitalo išlaidos |Kapitalo investitoriai |

| |Grynųjų pinigų srautų |Grynųjų pinigų valdymas |

| |analizė | |

|Operacijų |Produkcijos sąrašas |Gaminimo apimtis |

| |Kokybės kontrolė |Produkcijoskokybė |

| |Resursų kontrolė |Išlaidų bei resursų skaičius |

| | |ir kaina |

|Žmogiškųjų |Nebuvimas |Dienos darbas |

|resursų |Įvykdymas |Personalinis evoliucionavimas|

| |Socializacija |Asmeniniai atitikimai |

Adaptuotis pasikeitus sąlygoms

Susitvarkyti su vidaus problemomis

Apriboti klaidų skaičių

Minimizuoti sąnaudas

Kontolė padeda organizacijai

Abstrakti

Konkreti

Strateginė kontolė

Valdymo kontrolė

Finansų kontrolė

Operacijų kontrolė

Elgesio kontrolė

Galutinė kontrolė

Tarpinė kontrolė

Pradinė kontrolė

Laikas

ne

Imtis koregavimo veiksmų ir peržiū-rėti standartus

Ar veiklos atlikimo lygis atitinka standartus

Sukurti standartus ir metodus veiklos atlikimo lygiui įvertinti

Įvertinti veiklos atlikimo lygį

Taip

Nieko nedaryti

TIKSLAI

IŠLAIDOS

PRODUKTYVUMAS

OPERACIJOS

APYVARTOS LAIKAS

FINANSAI

RINKA

LANKSTUMAS

VARTOTOJO PASITENKINIMAS

PRISTATYMAS

KOKYBĖ

REZULTATAI

Prekės

Paslaugos

PERDIRBIMAS

Gamybos ir/ar paslaugų procesai

ĮDĖJIMAI

Žmonės

Kapitalas

Įrengimai

Medžiagos

GRĮŽTAMOJI KONTROLĖ

Rezultatų tikrinimas

Mokymasis iš praeities klaidų

LYGINAMOJI KONTROLĖ

Proceso tikrinimas ir reguliavimas

PROFILAKTINĖ KONTROLĖ

Įdėjimų tikrinimas

Problemų nuspėjimas ir pašalinimas

4. Reikiamo veiksmo priėmimas

1.Standartų nustatymas

2.Veiklos įvertinimas

3.Veiklos ir standarto palyginimas

Status quo išlaikymas

Nukrypimų ištaisymas

Standartų pakeitimas

Veiklos įvertinimas

Jutimas

Tikslas, planas, standartas

Sąlygos

Ch…arakteristika

Veiklos ir standarto palyginimas

Lygintojas

Veiksmai situacijai pakeisti

Aktyvatorius

Nesiima jokių veiksmų

Efekto ir priežasčių įvertinimas

Numatytų ir realių rezultatų palyginimas

Strategija

Rezultatai

Strategijos realizavimo planai

Misija ir tikslai

Įtakos grupės

Organizacijos vadovai