Kontrolė

TURINYS

ĮVADAS..............................3
1. KONTROLĖS LYGIAI............................4
1.1 Vidinė kontrolė...........................4
1.2 Kontrolės lygiai organizacijose.....................6
1.3 Žemiausias kontrolės lygis........................6
1.4 Aukštesnysis kontrolės lygis......................9
1.5 Aukščiausias kontrolės lygis......................10
2. KONTROLĖS PROCESAS.........................10
3. KONTROLĖS SISTEMŲ PROJEKTAVIMAS BEI SUKŪRIMAS.............13
IŠVADOS..............................14
LITERATŪRA..............................15ĮVADAS
Bet kokioje organizacijoje yra atliekama daugybė veiksmų, skirtų tam, kad organizacija sėkmingai funkcionuotų, jos veikla būtų koordinuota bei tikslinga.Vienas iš svarbiausių tokių veiksmų yra kontrolė. Kontrolė apima visas organizacijos darbo bei veiklos sritis – nuo žemiausio lygio iki aukščiausio, nuo struktūros iki elgesio kontrolės. Kontrolė padeda sėkmingai fukcionuoti, išvengti praeities klaidų, jų nebekartoti ateityje. Be tinkamos kontrolės sistemos būtų labai sunku kryptingai siekti uzsibrėžto tikslo ir jįį sėkmingai įgyvendinti. Gerą sistemą turinti organizacija gal labai lengvai reaguoti į iškilusias problemas, jas operatyviai spręsti. Be tinkamos kontrolės sistemos organizacija tampa sunkiai valdoma, nebegali operatyviai prisitaikyti prie kintančių sąlygų ir patiria daug didesnius nuostolius, taip pat krenta produkto kokybė. Tai neišvengiamai atneša labai rimtas problemas. Taigi tinkamos kontrolės sistemos sukūrimas yra vienas iš svarbiausių veiksnių, užtikrinančių sklanų organizacijos darbą, lankstumą bei tvirtumą.

Šiame darbe norėčiau išsamiau panagrinėti kontrolę bei jos subtilybes – lygius, procesus, etapus. Pagrįsiu jų svarbą sėkmingam organizacijos funkcionavimui. Essu įsitikinusi, jog kiekviena kontrolės dalis yra labai svarbi. Net ,atrodytų, nelabai svarbi grandis, kurioje yra problemų gali labai apsunkinti darbą ir sukelti didelių bėdų. Taip pat norėčiau aptarti kontrolės sistemų kūrimą bei įdiegimą. Juk neužtenka vien žinoti, jog tai la

abai svarbu – reikia ir mokėti sukurti tinkamą kontrolės sistemą, ir ją sėkmingai taikyti. Tam neužtenka vien teorinių žinių, tai pat yra butini ir geri bendravimo įgudžiai, sumanumas ir sugebėjimas motyvuoti darbuotojus, skatinti jų atsakomybę. Šiuos aspektus aš ir nagrinėsiu šiame darbe. Šios temos yra be galo aktualios šiais laikais, kai rinkos sąlygos keičiasi pastoviai, iškyla įvairių problemų, kurias reikia neatideliotinai spręsti. Manau, kad kiekvienas savo verslo sėkme suinteresuotas žmogus turėtų kreipti ypač didelį dėmesį į šiuos dalykus.

Šiomis temomis yra parašyta nemažai knygų, netrūksta informacijos ir internete. Kiekviena knyga pateikia įvairių problemų sprendimo būdų, kurie yra tam tikrais atžvilgiais skirtingi. Stengsiuosi apžvelgti problemas iš skirtingų pozicijų, panagrinėti skirtingus būdus, nes manau kad yra įvairių būdų kurie yra veiksmingi. Manau kad skaitytojas turėtų paats išsirinkti sau labiausiai tinkamus būdus, atkreipti dėmesį į jam labiau svarbius aspektus, atidžiai paanalizuoti medžiagą. Naudodama medžiagą iš įvairių šaltinių tikiuosi kad mano darbas bus informatyvus, visapusiškas bei naudingas.

KONTROLĖS LYGIAI

Kasdieniame gyvenime egzistuoja daugybė kontrolės lygių ir rūšių. Neužtenka vien to, kad įmonė ar organizacija kontroliuotų savo vidaus veiklą. Tuo atveju nesąžiningi įmonių vadovai galėtų netrukdomi imtis neteisėtų veiksmų savo įmonėje, taip ne tik pažeisdami įsatymus, bet ir išnaudodami darbuotojus. Dėl to visame valstybės ūkyje yra taikoma sudėtingesnė bei platesnė tr

rijų lygių kontrolės sistema.
Visų pirma, yra taikoma valstybės kontrolė. Ją vykdo Valstybinė Mokesčių inspekcija bei Valstybės kontrolės departamentas. Valstybinė mokesčių inspekcija tikrina, ar įmonės bei organizacijos tvarkingai moka mokesčius, ar siekdami nemokėti mokesčių neslepia tikrojo pelno, tai pat ar neslepia tikrojo darbuotojų užmokesčio. Šis darbas yra labai svarbus norint užtikrinti stabilias ir realias valstybės biudžeto įplaukas iš mokesčių. Valstybės kontrolės departamentas savo ruožtu tikrina kaip tikslingai ir teisingai yra naudojamas valstybės turtas bei biudžetas, tikrina kaip naudojama parama gauta iš kitų šalių.
Antrasis kontrolės lygis – išorinė kontrolė. Ją atlieka nepriklausomos įmonės, vadinamos audito įmonėmis. Audito įmonių tikslas – patikrinti įmonių veiklos skaidrumą bei teisėtumą ir pateikti išsamią ataskaitą. Šios įmonės nėra valstybinės, todėl jos negali imtis jokių veiksmų jei yra randamas koks nors pažeidimas. Jų tiks.las – pateikti organizacijai ataskaitą, kuria remdamasi ji gali taisyti savo klaidas arba ataskaita naudotis kaip įrodymu kad jos veikla teisėta. Audito įmonės dirba pagal sutartis, sudarytas su organizacijomis.
Trečiasis kontrolės lygis, tai vidinė kontrolė. Vidinę kontrolę atlieka įmonių, organizacijų vadovai. Jei įmonė nėra labai didelė, ir vadovas vienas gali aprėpti visas kontrolės sritis, kontrolę vykdo jis. Tačiau jei įmonė yra didelė, jos veikla yra labai plati, vykdoma daugybė operacijų, tokiu atveju yra kuriami kontrolės departamentai. Ko
ontrolės departamento tikslas – tikrinti visas įmonės veiklos sritis. Dažnai kontrolės departamentai turi net kelias sritis – viena tikrina finansus, kita operacijas, ir taip toliau. Vidinė kontrolė yra taip pat labai plati tema, ir savo darbe aš analizuosiu būtent šį kontrolės lygį ir vidinės kontrolės reikšmę organizacijoje.

Vidinė kontrolė

Vidinės kontrolės tikslas – didinti specializacijos lygį operacijų lygmenyje, tuo didinant darbo našumą bei mažinant sąnaudas. Taip pat vidinė kontrolė padeda organizacijai operatyviai

pristaikyti prie besikeičiančių rinkos sąlygų, kas būtų labai sunku be tinkamos kontrolės sistemos. Taip pat, tinkama kontrolės sistema padeda susitvarkyti organizacijai su savo vidaus problemomis. Tai taip pat yra labai svarbu, norint kad įmonė būtų tvirta ir patikima.

Ši diagrama, sukurta Eugenijaus Bagdono (2000), turėtų padėti geriau įsivaizduoti keturias pagrindines kontrolės funkcijas organizacijoje. Dabar plačiau apžvelgsime kiekvieną iš jų ir jos svarbą.
Kontrolė padeda įmonei minimizuoti sąnaudas. Tai vyksta gamybiniame procese, kur iš išteklių yra gaminamas produktas. Tarkim, įsivazduokime gamyklą, kuri gamina metalo gaminius. Iš plieno lakšto yra pagaminamos detalės. Neišvengiamai lieka atraižos. Įmonėje, kurioje yra prasta kontrolės sistema, atraižos greičiausiai keliaus į šiukšlių dėžę arba bus numestos į kokį tolimesnį kampą. Taip pat gali atsitikti, jog kuris apsukresnis darbininkas jas pasims sau. Taip įmonė praras žaliavą kurią kuri dar galėtų atnešti papildomų pajamų. Organizacijoje su gerai išvystyta kontrolės si

istema, atraižos bus surinktos ir nuvežtos į metalo laužą. Taip bus sunaudojamas optimalus kiekis žaliavų, minimizuojamos sąnaudos, ir gaunama maksimali nauda. Štai taip gera kontrolės sistema gali padėti įmonei gauti papildomų pajamų.
Gera kontrolės sistema taip pat padeda organizacijai operatyviai prisitaikyti prie pasikeitusių sąlygų, lanksčiai reaguoti į įvairias problemas. Tarkim, padidėjus teikiamos paslaugos paklausai, reikia daugiau žaliavų. Gerai organizuotoje bei kontroliuojamoje įmonėje, bus aišku, kuris organizacijos departamentas turi pasirūpinti kad būtų užsakyta papildomų žaliavų, ir pasiruošta didesniam gamybiniam apkrovimui – priimta darbininkų, paruošta daugiau darbo vietų. Organizacijoje su neišvystyta kontrolės sistema šis prisitaikymo etapas gali užtrukti daug ilgiau, ir per tą laika įmonė gali prarasti užsakovą ir tuo pačiu netekti galimybės išplėsti gamybos apimtis bei padidinti pelną.
Gerai išvystyta kontrolės sistema gali taip pat padėti įmonei apriboti klaidų skaičių. Kontrolė analizuoja kur buvo padarytos klaidos, ir nurodo, kokių veiksmų reikia imtis, kad jos nepasikartotų ateityje. Pagal Eugenijų Bagdoną (2000), įmonės veikoje visada pasitaiko klaidų, ir jei jos kartojasi dažnai, jos gali tapti labai rimtos. Kontrolė bent jau padeda bent jau sumažinti jų skaičių, neleidžia kartotis toms pačioms klaidoms. Manau, tai yra labai teisingas požiūris. Visiškai klaidų išvengti neįmanoma, tačiau gerokai sumažinti jų skaičių gera kontrolės sistema tikrai gali.
Taip pat kontrolė padeda organizacijai susitvarkyti su savo vidaus problemomis – profesine darbuotojų etika, įvesti geresnę produkcijos kontrolę. Šie, gali atrodyti nesvarbūs dalykai taip pat yra labai svarbūs bet kuriai įmonei.

Kontrolės lygiai organizacijose

Bet kurioje įmonėje ar organizacijoje, kontrolę taip pat galima sus.kirstyti i 3 lygius: žemiausią, aukštesnį bei aukščiausią. Kiekvienas iš šių lygių kontroliuoja tam tikras įmonės veiklos sritis. Visų pirma aptarsime žemiausią kontrolės lygį.

Žemiausias kontrolės lygis

Operacijų kontrolė tikrina, veiksmus pirmame valdymo lygyje. Operacijų kontrolę Stephenas P.Robinsas bei Robbinas Stuart – Kotze (1986) skirsto dar į 4 lygius:

Produkcijos kontrolės tikslas – kontroliuoti gamybą. Tuo tikslu yra kontroliuojama gamybos apimtis, tempas, tai pat žiūrima, kad būtu tinkamai naudojamos medžiagos, irengimai, darbas vyktų pagal suplanuotą grafiką.

Pirkimų kontrolė užsiima žaliavų pirkimu. Yra sekami kainų svyravimai, siekiama laiku gauti reikalingas žaliavas, ir mažinti išlaidas.

Įrenginių eksploatacijos kontrolė seka, ar tinkamai yra naudojami įmonėje esantys įrengimai, rūpinasi iškilusiomis problemomis – gedimų taisymų,įrengimų būklės vertinimu. Tai labai svarbu norint užtikrinti kad gedimai neturės didelės įtakos gamybai ir bus kuo operatyviau pašalinti.

Kokybės kontrolės tikslas – tikrinti produkto bei jo gaminimo proceso kokybę bei pasiekti kad gaminamas produktas būtų nustatyto kokybės lygio.

Elgesio kontrolė yra taip pat labai svarbus aspektas siekiant kad organizacijoje darbuotojai turėtų motyvaciją dirbti, būtų atsakingi už savo veiksmus. Remiantis Liudmila Bagdoniene (2000) , elgesio kontrolė yra skirstoma į 2 kategorijas:

Mano manymu, vidinė kontrolė yra gerokai pranašesnė už išorinę. Vidinės kontrolės esmę galėčiau apibūdinti vienu žodžiu – savikontrolė. Jos esmė – leisti darbuotojams priimti sprendimus, rodyti iniciatyvą ir būti atsakingiems už savo veiksmus. Tačiau darbuotojas turi būti motyvuojamas. Tarkim, įvykdžius užsibrėžtą įmonės tikslą darbuotojui yra išmokamas užmokestis. Tačiau jei darbuotojas pritaiko naują gamybos būdą, leidžiantį sutaupyti lėšų arba paspartinti gamybos procesą, jam turėtų būti taikomas papildomas atlygis, tarkim piniginė premija arba papildomos išeiginės. Taip pats darbuotojas, ne tik darbdavys, būtų suinteresuotas gerai dirbti, tuo didindamas produkcijos kokybę, našumą ir atnešdamas daugiau pelno.

Išorinės kontrolė yra daug primityvesnis būdas. Jo esmė – vadovas, reguliuojantis kiekvieną savo darbuotojų žingsnį. Visų pirma, didžiausias trūkumas yra tas, kad vadovas negali aprėpti kievienos darbo srities, praleisdamas smulkmenas, kurios gali turėti reikšmės įmonės veiklai. Antra, darbuotojai nėra motyvuojami patys stengtis ir atsakyti už savo darbą, nes visą laiką turi vykdyti nurodymus kurie galbūt nėra visai tikslingi. Pagal Fabijoną Saulių Butkų (2006), eilinis padorus žmogus, dirbantis darbą, kurį moka dirbti, visada puikiai žino, kaip tą darbą jam reikia atlikti, taigi nei jam, nei darbų sekmės laidavimui jokios vadovo kontrolės nereikėtų. Iš esmės tai yra tiesa, tačiau nereikėtų pamiršti, jog ne visi žmonės yra tokie. Taigi manau, jog tinkamai elgesio kontrolei reikėtų kombinuoti tam tikrus veiksmus ir iš išorinės kontrolės, ir iš vidinės, daugiau dėmesio visdėlto skiriant vidinei kontrolei.

Finansų kontrolė organizacijoje yra be galo svarbi, juk kiekviename versle esmė yra tai pajamos būtų didesnės už išlaidas, ir įmonė gautų pelną. Pagal Henry Fayol (2005), finansiniu požiūriu kontrolė yra susijusi su apskaita ir pinigais, finansiniais ištekliais ir poreikiais bei kapitalo panaudojimu. Vėlgi, finansų kontrolę galime išskirstyti į 3 pagrindinius tipus.

Biudžetas – tai organizacijos finansinis planas. Numatoma, kokios bus išlaidos, kokios pajamos, koks pelnas, ir visos kitos piniginės operacijos. Biudžetas leidžia palyginti įvairius įmonės gyvavimo laikotarpius, ju pelningumą, veiklą. Biudžeto sudarymu užsiima aukščiausi įmonės vadovai, paskui yra perduodami atitinkamų padalinių vadovams.
Finansinių ataskaitų kontrolė parodo organizacijos finansinę padėtį. Finansinėje ataskaitoje matomas įmonės turtas, bei skolos. Ataskaitos taip pat gali padėti palyginti įvairius veiklos periodus. Efektingai finansų k.ontrolei pasiekti, yra svarbu kontroliuoti tris pagrindinius organizacijos finansų rodiklius. Tie rodikliai yra :
1. Balansas. Balansas yra tarsi organizacijos pinginės būklės atspindys tam tikrą laiko momentą. Jis parodo, kokį turtą ir kokius įsiskolinimus organizacija turi vienu laiko momentu. Į turtą yra įskaičiuojami organizacijos grynieji pinigai, vertybiniai popieriai, nekilnojamasis turtas, bei kitas turtas. Sudėjus viską, gaunamas organizacijos turtas kuris įeina į balansą. Taip pat yra suskaičiuojama organizacijos įsiskolinimai. Tai taip pat įtraukiama į balansą. Balanso lape yra palyginama organizacijos turtas su įsiskolinimais, ir tada nusakoma įmonės finansinė padėtis. Tarkim, rugsėjo 25 organizacija turėjo 255000 litų vertės turto ir 190000 litų įsiskolinimų. Tai reiškia, kad tą diena organizacijos būklė buvo teigiama ir jos turtas siekė 65000 litų. Jei, tarkim įsiskolinimai būtų 260000 litų, tai jau reikštų jog tą diena organizacija būtų prasiskolinusi 5000 litų, ir jų nesugebėtų sumokėti ne jei parduotų visą savo turtą. Tai jau būtų labai blogai, ir tokia įmonė galėtų bankrutuoti. Todėl labai svarbu sekti bei palaikyti teigiamą balansą, stengtis kad įmonės vertė visada būtų didesnė už įsiskolinimus.
2. Pelno ataskaita. Pelno atskaita skirta grynai nustatyti koks yra grynasis organizacijos pelnas. Pelnas yra skaičiuojamas iš bendros įplaukų sumos atimant visas išlaidas, kaip tarkim mokesčiai, organizacijos veiklos išlaidos, transportavimas bei kitos išlaidos. Gauta suma ir yra grynasis pelnas, kuris dažniausiai yra investuojamas plečiant verslą, perkant naujus įrengimus ir tobulinant gamybą. Pelno ataskaita yra svarbi nes parodo grynąjį pelna, o ne bendrą organizacijos vertę. Juk organizacija gali būti verta labai daug – turėti daug padalinių, gamyklų, įrengimų tačiau tai dar nereiškia, kad ji bus labai pelninga. Taigi, ir pelno ataskaita ir balansas yra abu vienodai svarbūs, ir parodo organzacijos finansinę būklę iš skirtingų pozicijų.
3. Grynųjų pinigų srautas. Grynųju pinigų srauto atskaitos paskirtis – parodyti, iš kur į organizaciją ateina grynieji pinigai, kur jie išleidžiami ir kaip veiksmingai panaudojami. Šios ataskaitos nerodo nei pelno, nei nuostolių. Jų paskirtis yra grynai parodyti iš kur yra gauti ir kur panaudoti pinigai.
Audito kontrolę atlieka nepriklausomos įmonės. Jos tikslas – patikrinti oragnziacijos finansinės veiklos skaidrumą ir pateikti ataskaitas. Audito įmonės dirba pagal sutartis, psirašytas su organizacijomis. Audito įmonės privalo laikytis tarptautinių reikalavimų.

Aukštesnysis kontrolės lygis

Sekantis kontrolės lygis organizacijoje – aukštesnysis lygis. Jo paskirtis – reguliuoti padalinių veiklą bei jos struktūrą.

Mano manymu, klaninė kontrolė yra vėlgi gerokai pranašesnė už biurokratinę. Klaninės kontrolės esmė yra darbuotojų savikontrolė, iniciayva. Tokioje organizacijoje kiekvienas darbuotojas gali prisidėti prie įmonės veiklos tobulinimo bei siekti aukštesnių rezultatų. Tuo yra gerinama darbo kokybė, taip pat kiekvienas yra pats suinteresuotas dirbti geriau ir atnešti savo organizacijai geresnių rezultatų.

Biurokratinės kontrolės esmė – griežtos taisyklės. Kiekvienas darbuotojas turi savo darbo sritį, kuri yra griežtai apibrėžta, yra labai tiksli hierarchinė sistema. Šioje sistemoje darbuotojui yra sunkiau parodyti savo sugebėjimus, nes jis dirba tik savo siauroje veiklos srityje. Aš manau, kad geriausia kontrolės sistema būtų klaninė kontrolė su biurokratinės kontrolės elementais, nes tai leidžia ir pasireikšti darbuotojams, ir vadovui išlaikyti įmonės veiklos kontrolę.

Aukščiausias kontrolės lygis

Aukščiausias kontrolės lygis užsiima strategine organizacijos kontrole. Šia kontrole užsiima tik aukščiausias pareigas organizacijoje užimantys žmonės. Yra svarstoma, ar pasirinkta strategija padeda įmonei pasiekti užsibrėžtus tikslus, ar yra geri rezultatai, ar nenukrypta nuo grafiko. Jei yra kokių veiklos nesklandumų, yra svastoma, ar esama strateg.ija veiksminga, ir ko reikia imtis kad ištaisyti klaidas.

KONTROLĖS PROCESAS

Pirmasis kontrolės proceso etapas yra standartų nustatymas. Standartas – tai objektas, pagal kurį nustatoma kokius veiklos rezultatus norima pasiekti. Pagal standartą yra lyginama organizacijos veikla. Tarkim, gamykla gali siekti padidinti gamybos apimtis, o metalo laužo įmonė – padidinti perdirbimą. Tai ir yra standartai, kurių yra siekiama. Kontrolė tikrina kaip yra vykdomi šie standartai, ir kokių priemonių reikia imtis kad juos pasiekti. Standartai yra skirstomi į 2 rūšis: išorinius bei vidinius.

Išoriniai standartai nurodo kokie veiklos rezultatai turi būti pasiekti vartotojo atžvilgiu: kokia turi būti pasiūla, kokybė, kaina.

Vidiniai standartai nurodo veiklos rezultatus organizacijos atžvilgiu: sąnaudos, gamybos procesas, pelnas. Geriausi rezultatai pasiekiami apdairiai derinant išorinius ir vidinius standartus.

Šis standartų skirstymas nėra vienintelis. Leonas C.Megginsonas, Donaldas C.Mosley‘us bei Paulas H.Pietris (1989) skiria kitokius tris pagrindinius standartų tipus.

Fiziniai standartai susiję su pagaminamos produkcijos kiekybe, taip pat klientų skaičiumi.

Piniginiai standartai reglamentuoja organizacijos standartus finansų atžvilgiu – planuojamą pelną, išlaidas, produkcijos kainas.

Laiko standartai nustato produkcijos gamybos laiką, kitų darbų pageidaujamą tempą.

Sekantis labai svarbus kontrolės proceso etapas – tai veiklos įvertinimas. Veiklos įvertinimas padeda nustatyti kaip veikla atitinka organizacijos nustatytus standartus. Pagal Leoną C.Megginsoną, Donaldą C.Mosley‘u bei Paulą H.Pietrį (1989), vertinant kaip veikla atitinka standartus, reikėtų visų pirma atsakyti tris klausimus. Toks metodas padeda gerai pasiruošti veiklos vertinimui, kas yra labai svarbu.

Yra nustatoma, kaip dažnai bus tikrinama organizacijos veikla. Skiriami kiekybiniai ir kokybiniai kontrolės metodai. Kiekybiniai metodai taikomi kai yra atliekama finansinė kontrolė. Kokybiniai metodai yra taikomi operacijų, elgesio, finansų, struktūros bei strategijos kontrolės procesuose.

Pagal Leoną C.Megginsoną, Donaldą C.Mosley‘u bei Paulą H.Pietrį (1989), gali būti skiriamos kelios veiklos vertinimo formos: priežiūra, raštinės bei žodinės ataskaitos, bandymai.

Taip pat yra nustatoma kas atliks veiklos vertinimą. Esmė yra pasiekti kad vertinimas būtų greitas, tikslus bei pigus.

Sekantis svarbus žingsnis, siekiant tobulinti tiekiamos produkcijos kokybę ir užtikrinti kad nesikartotų praeities klaidos yra veiklos ir standartų palyginimas. Victoras Z.Brinkas, Herbertas Wittas skiria keletą veiklos ir standartų lyginimo proceso problemų. Svarbu, jog jog kontrolės ataskaitos būtų parašytos tiksliai ir suprantamai, kad būtų išvengta nesusupratimų kai jomis reikės naudotis. Jei ataskaitos netikslios ar nesuprantamos, iš jų bus sunku spręsti ko reikia imtis kad pataisyti organizacijoje esančias klaidas. Taip pat be galo svarbus yra standartų koregavimas. Standartai, nustatyti praeityje, keičiantis rinkos sąlygoms, gali nebeatitikti realybės. Tokiu atveju būtų siekiama nerealaus rezultato. Svarbu nustatyti realius standartus, atsižvelgiant į esamas sąlygas, ir iškilus būtinybei, juos pakoreguoti. Nereikėtų pamiršti ir ateities planų. Veikla, planuojama į ateitį, yra daug tikslingesnė, ją yra lengviau kontroliuoti. Galima iš anksto pasiruošti galimoms problemoms ir jom užklupus – operatyviai jas išspręsti.

Paskutinis, ir bene svarbiausias kontrolės proceso etapas yra reikiamo veiksmo pasirinkimas. Be šio žingsnio kontrolės procesas būtų bevertis, nes išanalizavus problemą nebūtų imamasi reikiamų veiksmų jai taisyti. Šiame kontrolės proceso etape yra koreguojama produkto gamyba, tai užtikrinant kad klaidos nepasikartos ateityje. Remiantis Edgaru Huse, reikiamo veiksmo pasirinkimo procesas susideda iš trijų etapų. Visų pirma yra atliekama priežasties analizė. Yra nustatoma, kurioje gamybos proceso vietoje yra sutrikimų. Tarkim, tai gali bū.ti pasenusi įranga, neleidžianti dirbti pilnu pajėgumu. Išsiaiškinus priežastį, kodėl yra nukrypstama nuo standartų, sekantis žingsnis yra veiksmo skatinimas. Tarkim,dėl pasenusios įrangos kenčia produkcijos kokybė. Tuo atveju yra pasirenkamas veiksmas keisti įrangą, taip išlaikant norimą produkcijos kokybės lygį. Gali atsitikti ir taip, jog yra viršyjami standartai. Tarkim, ypač stropus darbuotojas sukuria naują sistemą, leidžiančią dirbti produktyviau. Tuo atveju yra ieškoma būdų kaip būtų galima išlaikyti padidėjusį darbo našumą. Ir paskutinis žingsnis – naujų standartų nustatymas. Jei, tarkim, sumažėjusios produkcijos laikinai negalima padidinti, tuo atveju nustatomi mažesni standartai. Jei yra įmanoma išlaikyti padidėjusį darbo našumą, tada nustatomi aukštesni darbo standartai, ir veikla vykdoma pagal juos. E. Bagdonas (2000), pateikia lentelę, kuri padės geriau įsivaizduoti visą kontrolės procesą ir jo etapus.

Pagal šią diagramą galime spręsti, jog kontrolės procesas turi grįžtamajį ryšį. Kontrolės procesas eidamas ratu, vis tobulina organizacijos veiklą. Sulig kiekvienu proceso ratu, yra pataisomos buvusios klaidos, nustatomas naujas standartas, ir taip pat pasiruošiama priimti naujus nesklandumus ir į juos operatyviai sureaguoti.

KONTROLĖS SISTEMŲ PROJEKTAVIMAS BEI SUKŪRIMAS

Kuriant efektingas kontrolės sistemas, yra susiduriama su daugybe problemų bei klausimų. Svarbiausias dalykas, kurį reikia apsvarstyti pries kuriant kontrolės sistemas, yra nustatyti, kokias būtent sritis reikia vertinti, į ką atkreipti įpatingą dėmesį. Taip pat labai svarbu nustatyti, kas kiek laiko reikia atlikti vertinimą. Pagal James A.F Stoner, R.Edward Freeman ir Daniel R.Gilbert ,JR (2000) , tai yra vadinama svarbiausių veiklos sričių ir strateginių kontrolės taškų nustatymu. Svarbiausių kontrolės taškų nustatymo esmė – nuspręsti, kokios organizacijos veiklos sritys yra pačios svarbiausios sėkmingam jos gyvavimui, ir kreipti įpač didelį dėmesį į jas. Tarkim, vienoje gamykloje gali būti labai svarbus produkcijos kiekis. Taigi didžiausią dėmesį toje organizacijoje reikėtų kreipti į su tuo susijusias sritis – kad būtų laiku pristatytos žaliavos, kad nebūtų sutrikimų pačiame gamybos procese. Mažiau kontroliuotina sritis šioje įmonėje galėtų būti darbuotojų elgesio kontrolė. Žinoma, negalima teigti, jog tai visai nesvarbu, tačiau svarbiausių kontrolės sričių nustaymo esmė ir yra sudaryti prioritetus, ir nuspręsti kokiai sričiai skirti įpač didelį dėmesį.
Nustačius svarbiausius kontrolės taškus, sekantis žingsnis yra įvardyti strateginius kontrolės taškus. Tai yra, nustatyti tokius kontrolės sistemos taškus, kuriose surenkama informacija yra labiausiai reikšminga tam tikrom operacijom. Svarbiausi starteginiai taškai yra atrenkami atkreipiant dėmesi į svarbiausius konkrečių operacijų momentus.
Taigi, pasirinkus svarbiausias veiklos sritis bei kontrolės taškus, kontrolės sistemų sukūrimas tampa daug lengvesne užduotimi. Nebegaištama laiko ne tokiems svarbiems procesams, viskas daroma daug tikslingiau, greičiau bei efektyviau. Kiekvienai kotrolės sričiai yra skiriama būtent tiek dėmesio kiek ir reikia.
Sukūrus tinkamą kontrolės sistemą yra daug lengviau valdyti bei kontroliutoti organizaciją, užtikrinant, kad jos veikla nenukryps nuo tikslo..IŠVADOS
1. Be kontrolės bet kokią organizaciją būtų labai sunku vadyti.
2. Vidinė kontrolė padeda pristaikyti prie nuolat besikeičiančių rinkos sąlygų, taip užtikrinant stabilią organizacijos veiklą.
3. Kuo aukštesnis kontrolės lygis organizacijoje, tuo bendresnius dalykus jis kontroliuoja, nuo elgesio kontrolės žemiausiame lygije iki strategijos aukščiausiame.
4. Kontrolės procesas yra veikla, turinti grįžtamąjį ryšį. Sulig kiekvienu proceso ratu yra tobulinama organizacijos veikla.
5. Kontrolės sistemų sukūrimas yra labai svarbu norint užtikrinti greitą, pigią bei efektyvią organizacijos veiklos sričių kontrolę.LITERATŪRA
1. Bagdonas, E., Bagdonienė, L. 2000. Administravimo principai.
2. Robbins S.P., Stuart-Kotze R. Management: Concepts and Practices. – 2nd ed.- Ontario: Prentice Hall Canada, Inc, 1986.
3. Butkus Fabijonas ,S,. Darbas Vadyba Gyvenimas. 2006. Vilnius.
4. Fayol, H,. Administravimas – Teorija ir Praktika. Vilnius, 2005.
5. Megginson L.C., Mosley D.C., Pietri P.H. Management: Concepts and Applications. -3rd ed. – New York : Harper and Row Publishers, 1989.
6. Brink V.Z Witt H. Modern Internal Auditing: Appraising Operations and Controles, 4th ed. Canada : John Wiley and Sons, Inc., 1982.
7. Edgar. F. Huse.

Leave a Comment