KONTROLĖ

13. KONTROLĖ

13.1 KONTROLĖS SAMPRATA IR REIKŠMĖ
Ši tema padeda suprasti kontrolės reikšmę ir jos vaidmenį, palaikant įmonės konkurencingumą. Efektyvi kontrolė gali pagerinti įmonės bendrą veiklą ir reputaciją.
Kontrolė yra procesas, kuriuo stengiamasi užtikrinti esamos veiklos atitikimą su reikiama veikla, tai yra užsibrėžtais tikslais. Kontroliuojant taisomi nukrypimai nuo uždavinių ir daromos išvados, galinčios padėti nustatyti ateities normas ir tikslus. Kontrolės procesas–tai normų nustatymas, esamos veiklos stebėjimas ir lyginimas su jomis bei veiklos koregavimas. Kontrolė vadinama efektyvia, jei užsibrėžti tikslai įgyvendinami. Kontrolės metodai–tai mechanizmai, padedantys kontroliuoti veeiklą ir įgyvendinti tikslus. Kadangi organizacinė veikla labai įvairi, yra daug skirtingų kontrolės metodų. Tai biudžetai, reikalavimai priimamiems į darbą, gaminių kokybės kontrolė. Kartais įmonė naudoja per daug kontrolės ir jos metodų, taip sukeldamos disfunkcinius pašalinius efektus, pvz.: biurokratiją. Kitais atvejais nepakankama kontrolė leidžia atsitikti nepageidaujamiems dalykams.
Kontrolė yra būtina vadybos dalis. Kontrolės reikšmę atskleidžia jos tikslas–sutelkti organizacines jėgas norima kryptimi, vadovams priimant tam tikrus sprendimus. Klestinčios įmonės turi gerai apgalvotas ir nuodugniai suplanuotas kontrolės sistemas. Įvairios vadybos sistemos–biudžeto sudarymas, planavimas, atlyginimų siistema ir organizacinė struktūra turi būti kontroliuojamos, kad suplanuoti darbai būtų atlikti. Tam turi būti sukurta kontrolės sistema, tikrinanti, atlyginanti ir skatinanti veiklą, būtiną svarbiems tikslams pasiekti.
Visos organizacijos turi kontroliuoti savo darbą ir sukurti efektyvias kontrolės sistemas. Pelno nesiekiančios organizacijos, pv

vz.: socialinės rūpybos skyriai ar ligoninės, turi rūpintis savo ištekliais. Valstybės išlaikomos organizacijos privalo pateikti finansinę informaciją vyriausybei. Kontrolės sistemos koordinuoja visų organizacijos narių veiklą, sujungdamos ir įvertindamos juos. Kontrolė užtikrina visų įmonės narių pastangų koordinavimą per standartus, taisykles, normas, biudžetus ir ataskaitų sistemas. Tam tikra prasme kontrolė tvarko įmonės veiklą.
Kontrolė svarbi ir dėl atsirandančių neapibrėžtumų. Kontrolės sistemos riboja sprendimų pasirinkimą, nustatydamos taisykles ir standartus nuolat pasikartojančiomis situacijomis. Pavyzdžiui, bankai nustato kreditų teikimo sąlygas, kuriomis tarnautojai naudojasi, išduodami paskolas. Jei šios sąlygos neegzistuotų, kiekvienas tarnautojas naudotųsi savomis sąlygomis.
Kontrolės sistemų reikšmę atskleidžia jų tikslas tikrinti, vertinti ir koreguoti įmonės darbą. Jos koordinuoja, integruoja ir motyvuoja visų tipų organizacijų veiklą. Kontrolės sistemos taip pat sumažina neapibrėžtumus, susiduriant su pasikartojančiais sprendimais ir situacijomis.
13.2 KONTROLĖS ESSMĖ
12.2.1 Kontrolės sistemos
Kiekviena įmonė yra unikali kultūros, darbo ir žmogiškųjų išteklių požiūriu, todėl ji turi ir unikalią kontrolės sistemą. Bet visos kontrolės sistemos turi panašių bruožų ir elementų. Kontrolės sistemai svarbiausia yra užtikrinti, kad tikslai būtų pasiekti. Kontroliuojant įtakojami žmonės ir koordinuojama padalinių veikla. Tam naudojama finansų, administracinė, techninio planavimo ir elgesio kontrolė.
Kontrolės sistema efektyvi, jei įmonė pasiekia savo tikslus. Organizacijos tipas, jos naudojamas kontrolės metodas ir šio metodo poveikis apsprendžia kontrolės proceso efektyvumą. Organizacijos tipas padeda nustatyti tinkamą kontrolės techniką. Ch
hemijos įmonei reikia kitokių kontrolės metodų, negu kompiuterių parduotuvei, tai priklauso nuo atliekamo darbo. Taip pat mažai įmonei nereikia tiek daug formalių nurodymų ir taisyklių, kiek didelei įmonei.
Kontrolės sistemos tiesiogiai ir netiesiogiai veikia žmonių elgesį organizacijos padaliniuose. Žmonės reaguoja į naudojamą kontrolės metodą. Priklausomai nuo kontrolės sistemos poveikio, dirbantieji nusprendžia, kiek jie yra atsakingi, įgyvendinant organizacijos tikslus ir kaip turi dirbti. Padaliniai kontroliuojami per tarpusavio ryšius ir išteklių paskirstymo procesą. O šie priklauso nuo taisyklių, nustatytų santykių ir biudžeto sistemų.
Visoms kontrolės sistemoms bendri elementai:
1.Tikrinimo sistemos.
2.Vertinimo sistemos.
3.Grįžtamasis ryšys.
4.Koreguojantys veiksmai.
5.Standartai, taisyklės, nurodymai.
6.Tikslai.
7.Įtakos metodai.
8.Atlyginimas.
Šie elementai yra kontrolės sistemos esmė, nes nuo to, kaip jie apibrėžti, priklauso sistemos pobūdis. Tikrinimo sistemos nustato ir išmatuoja esamą veiklą. Vertinimo sistemos lygina ją su norima veikla. Ši informacija grąžinama vadovams, kurie nusprendžia, ar būtini koreguojantys veiksmai. Standartai, taisyklės ir nurodymai padeda nustatyti darbo ir sprendimų kryptį. Tikslai nusako, kokios reikia veiklos. Vadovai naudoja įtakos metodus elgesiui kontroliuoti. Atlyginimo sistemos didina kontrolės sistemos efektyvumą, atlygindamos už reikalingą veiklą. Šie elementai sudaro kiekvieną kontrolės procesą, padėdami atlikti kontrolės funkcijas.

13.2.2 Kontrolės funkcijos
Yra keturios funkcijos, kurias kontrolės sistemos atlieka organizacijose. Šios funkcijos yra tarpusavyje susiję ir visos keturios būtinos, kad kontrolės sistema būtų efektyvi. Tai priežiūra, palyginimas, nukrypimų koregavimas ir poveikis ateities sprendimams.
1 pav.Kontrolės fu

unkcijos ir metodai
Funkcija
Tikslas
Metodai`
Priežiūra
Užtikrina, kad užsiimama reikiama veikla
Stebėjimas Aptarimas

Palyginimas

Nustato esamos ir reikiamo veiklos atitikimo laipsnį
Įvertinimas
Duomenų rinkimas
Apskaičiavimas
Informacijos pateikimas
Atsiskaitymas
Nukrypimų koregavimas
Koreguoja nukrypimus nuo reikiamos veiklos
Skubus
Pagrindinis
Poveikis ateities sprendimams
Grįžtamasis ryšys su vadovais, norint nustatyti ateities tikslus
Atsiskaitymas
Tikslų nustatymas
Priežiūra. Kontrolės sistemos prižiūri esamą veiklą, kad būtų pasiektas reikiamas veiklos lygis. Darbų atlikimo metu jos užtikrina, kad būtent ši veikla yra reikalinga. Dažniausiai stebima ir aptariama darbo vietoje. Todėl priežiūra ypač naudinga, kai procesas gerai žinomas, pvz.: patiekalų paruošimas restorane.
Palyginimas. Palyginant atitikimas tarp esamos veiklos standartų gali būti nustatomas nebūtinai darbo vietoje. Palyginimas apima įvertinimą, duomenų rinkimą, apskaičiavimą, informacijos pateikimą ir atsiskaitymą priimantiems sprendimus. Svarbus palyginimo aspektas–žymaus nukrypimo nuo plano nustatymas. Todėl palyginimo tikslas–apibrėžti esamos ir reikiamos veiklos skirtumą ir nuspręsti, ar jis yra priimtinas. Daugeliu atvejų būna kažkoks nukrypimas. Vadovai turi apibrėžti, kokio laipsnio nukrypimas yra leistinas. Tai priklauso nuo veiklos: kai kuriais atvejais net mažas neatitikimas gali būti netoleruojamas.
Nukrypimų koregavimas. Kontrolė apima ir atsirandančių nukrypimų koregavimą arba plano keitimą, kad dėl kažkokių kliūčių būtų leidžiama tai, ko negalima pašalinti. Yra du koreguojančių veiksmų tipai: skubus ir pagrindinis. Skubių koreguojančių veiksmų imamasi, norint pakeisti esamą situaciją. Pavyzdžiui, liepti tarnautojams dirbti viršvalandžius, kad spėtų viską atlikti iki paskutinio termino, yra skubus koreguojantis veiksmas. Pagrindiniai koreguojantys veiksmai keičia ateities veiklą. Ta

ai nukrypimų priežasčių analizė, norint jų išvengti ateityje. Nuobaudos ir naujų darbuotojų priėmimas yra pagrindiniai metodai, įtakojantys ateities veiklą.
Poveikis ateities sprendimams. Grįžtamojo ryšio su vadovais palaikymas dėl ateities sprendimų yra dar viena kontrolės funkcija. Iš buvusių ir esamų problemų išmokstama kontroliuoti ateitį. Įtakojant žmones ir atlyginant jiems palaikoma tolesnė organizacijos veikla.
12.2.3.Kontrolės ciklas
2 pav. Kontrolės ciklas

Šiame paveiksle parodytas supaprastintas kontrolės procesas. Jis apima visus elementus ir vaizduoja kontrolės ciklą, kuriame pasiekiami užsibrėžti tikslai. Elgesys ir veikla kontroliuojami, apskaičiuojant rezultatus ir lyginant juos su užsibrėžtais tikslais. Jeigu reikia, koreguojantys veiksmai nukreipia veiklą norima kryptimi. Atlyginimas skatina pageidautiną elgesį ir veiklą.
Vadovai naudoja apskaičiuotus rezultatus esamiems tikslams ir standartams įvertinti. Pavyzdžiui, kai įmonės negali parduoti tiek prekių, kiek buvo tikimąsi, kurie ją naudoja sudarydami naujus tikslus ir standartus.
Sudėtinga nustatyti, kada situacija yra kontroliuojama. Kuo paprastesnė ir lengviau numatoma situacija ar veikla, tuo lengviau sukurti formalias taisykles ir procedūras jai kontroliuoti. Pvz.: prekiaujant automobiliais yra daug lengviau sekti prekių kiekį negu rūpintis, kada ir kokių automobilių bus gauta iš gamintojo. Kuo labiau veikla individuali ar kintanti, tuo sunkiau sukurti standartinius kontrolės metodus.
Kontrolės sistemos turėtų būti lengvai pritaikomos ir reaguoti į aplinkos bei sąlygų pokyčius. Nauji tikslai ar vyriausybiniai standartai gali reikalauti naujų kontrolės metodų, norint pasiekti reikalingą veiklos lygį. Laikui bėgant, technika gali pasenti ir prarasti efektyvumą. Todėl atskiriems vadovams reikia duoti laisvės, susiduriant su įvairiomis situacijomis ar išimtimis.
Kontrolė didelėse ir mažose organizacijose yra skirtinga. Maža įmonė gali pasikliauti neformaliais, asmeniniais kontrolės metodais, o didesnė įmonė turėti daugiau formalių metodų įvairiai veiklai. Didelėse įmonėse daugiau laiko užima padalinių integravimas, ataskaitų ruošimas ir informacijos apdorojimas. Maža įmonė gali visiškai pasikliauti vaikštančiu aplinkui ir šnekančiu su žmonėmis direktoriumi.

Nuo viršaus–žemyn ir iš apačios–aukštyn požiūriai

Šiame skyrelyje aiškinamas skirtumas tarp dviejų požiūrių į kontrolę. Kontrolės ciklas paprastai apima šių dviejų požiūrių sąveiką.
Nuo viršaus–žemyn požiūris. Vadovai nustato tikslus, kuriuos pavaldiniai įgyvendina. Tai nuo viršaus–žemyn požiūris, kur vadovai nustato kryptį ir duoda nurodymus pavaldiniams. Tipiška vadovavimo kontrolė paprastai liečia biudžetą, strateginio plano įgyvendinimą, išteklių, tokių kaip personalas ar kompiuteriai, paskirstymą ir laiko tam tikrai veiklai parinkimą. Nuo viršaus–žemyn požiūris pateikia kontrolės procesą aukštesnių vadovų akimis, pirmiausiai kreipiant dėmesį į visų kontrolės metodų tarpusavio darną.
Iš apačios–aukštyn požiūris. Naudodami tokius metodus, kaip biudžeto sudarymas ar kapitalo investicijų planavimas, pavaldiniai nustato tikslus ir standartus. Taip leidžiama idėjoms iškilti ir galiausiai tapti naujais tikslais.

13.2.4 Kontrolės lygiai
Kiekvienoje įmonėje kontrolės esmė kinta, priklausomai nuo kontrolės lygio. Aukštesnio lygio vadovai sprendžia problemas, susijusias su strategine kontrole, tuo tarpu žemesnio lygio–operacines problemas. Trys kontrolės lygiai–strateginis, vadovavimo ir operacinis–pavaizduoti 3 paveiksle.
3 pav. Kontrolės lygiai

ABSTRAKTI
Strateginė kontrolė
Ilgalaikė struktūra; bendro pobūdžio; nutolę elementų tarpusavio ryšiai; bendras pinigų srautas; strategijos priežiūra

Vadovavimo kontrolė
Periodinė struktūra; verslo lygis arba skyriaus veikla; funkcinių sferų tarpusavio santykiai
KONKRETI
Operacinė kontrolė
Trumpalaikė struktūra; atitikimas su planais, taisyklėmis ir biudžetais; personalo priežiūra
Strateginė kontrolė. Strateginė kontrolė apima vadovavimą įmonei, strategijos sudarymą, įmonės padalinių tarpusavio ryšius, išorinį atsiskaitymą ir pinigų srauto tarp įmonės padalinių palaikymą. Strateginei kontrolei naudojama ilgalaikė struktūra, kurioje informacija apie ateitį dažniausiai schematiška. Jeigu aplinkybės nuolat keičiasi, informacija apie esamą veiklą gali nebūti geru ateities galimybių rodikliu.
Viena iš aukštesnio lygio vadovų funkcijų–kontroliuoti organizaciją, įtakojant tarnautojus ir siekiant jų atsakomybės. Aukštesnio lygio vadovai atsakingi už visų padalinių veiklos suderinimą su bendrais tikslais, net jeigu kiekvienas padalinys turi skirtingus interesus. Dažniausiai kontrolę šiame lygyje sudaro priežiūra ir tikrinimas, kaip įgyvendinama strategija, ir, keičiantis aplinkybėms, daromi pakeitimai. Kontrolė taip pat liečia bendro pobūdžio kapitalo išlaidas, mokamus dividendus, įmonės padalinių veiklą, aplinkos stebėjimą ir išorinį atsiskaitymą.
Vadovavimo kontrolė.Vadovavimo kontrolė paskirsto išteklius taip, kad padaliniai ir skyriai turėtų viską, ko reikia pasiekti jų tikslams ir progresuoti. Ji susijusi su įmonės padaliniu ar skyriumi kaip visuma ir turi periodinę struktūrą. Duomenų rinkimas ir jų pavertimas reikšmingomis ataskaitomis padeda įvertinti veiklą. Vadovavimo kontrolė taip pat susijusi su planavimu, koreguojančiais veiksmais ir funkcinių sferų atlyginimais.
Operacinė kontrolė. Operacinė kontrolė prižiūri individualias užduotis ir veiklą bei darbo grupių integravimąsi. Paprastai operacinės kontrolės metodai tiesiogiai kontroliuoja darbų atlikimą, fiksuoja pravaikštas ir verčia laikytis plano. Šis kontrolės tipas užtikrina taisyklių ir nurodymų laikymąsi. Struktūra trumpalaikė, ir didžioji dalis informacijos konkreti bei kiekybinė.

13.3 KONTROLĖS SISTEMŲ TIPAI
Kontrolės sistemos gali būti klasifikuojamos keliais būdais.: pagal valdymo veiksmų laisvę, pasirinktą laiką ir informaciją. Pirmoji klasifikacija susijusi su vadovo turima veiksmų laisvę, atliekant užduotis ir darant sprendimus. Antrasis kontrolės sistemų skirstymas priklauso nuo kontrolės metodų naudojimo laiko: prieš pradedant veiklą, jos atlikimo metu ar pabaigus ją. Trečiuoju atveju sistemos skirstomos pagal jų naudojamą informacijos tipą.

Valdymo veiksmų laisvė
Pagal valdymo veiksmų laisvę kontrolės sistemos gali būti kibernetinės arba nekibernetinės.
Kibernetinės sistemos. Šios kontrolės sistemos yra savireguliacinės, jos turi įrengimų, automatiškai ištaisančių visus atsirandančius nukrypimus. Jose mažai valdymo veiksmų laisvės. Jų darbui reikia labai nedaug žmonių. Automatizuotos gamyklos diegia kibernetines sistemas, norėdamos sumažinti žmonių skaičių, reikalingų darbui prižiūrėti. Šis sistemų tipas naudojamas procesams, kurių visos dalys bei standartai gerai žinomi.
Nekibernetinės sistemos. Jose vadovai naudojasi veiksmų laisve, spręsdami, kaip geriausia veikti, norint pasiekti užsibrėžtus tikslus. Kuo nepaprastesnė ir kūrybiškesnė užduotis, tuo daugiau reikia valdymo veiksmų laisvės. Ji būdinga ir darbo grupių veiklai. Valdymo veiksmų laisve daugiau pasikliaunama strateginiame, negu operaciniame lygyje.
Pasirinktas laikas
Pagal pasirinktą laiką kontrolės sistemos skirstomos į preliminarines, “taip–ne” ir “po veiksmo” sistemas.
Preliminarinės sistemos. Tai sistemos, kuriose stengiamasi kontroliuoti prieš pradedant veiklą. Kuriant naujus produktus, dažnai naudojamos preliminarinės kontrolės sistemos, iš anksto numatančios paklausą, sudarančios gamybos planus ir nustatančios prekių pateikimo datas. Vystoma veikla koreguojama, remiantis numatytais rezultatais.
Preliminarinės sistemos susiduria su problemomis: rezultatai prognozuojami esamomis sąlygomis, kurios gali pakisti, padarydamos prognozes neteisingomis.
“Taip–ne” sistemos. “Taip–ne” kontrolė vertina vykstančius procesus, pritardama jiems, imdamasis koreguojančių veiksmų ar sustabdydama veiklą. Koreguojant vykstantį procesą, tikimasi, kad esama veikla nedaug nukryps nuo nustatytų reikalavimų. “Taip–ne” kontrolės sistemos naudojamos įvairioms priemonėms ir procedūroms numatyti kritinio kelio metode ir kitur.
“Po veiksmo” sistemos. “Po veiksmo” kontrolė apskaičiuoja ir įvertina veiklos rezultatus, ją užbaigus. Remiantis šiais įvertinimais, pakeičiami kiti veiklos lygiai ar tikslai ir nustatomi atlyginimai.
Informacija
4 paveiksle parodyta keletas kontrolės mechanizmų ir jų naudojami informacijos tipai: finansinė, gamybos informacija bei informacija, susijusi su žmonėmis. Tai tik trys įmonėje būtinų informacijos kontrolės tipų pavyzdžiai. Yra ir kiti informacijos tipai: pavyzdžiui, įmonės privalo kontroliuoti marketingo informaciją, apimančią pardavimus ir duomenis apie pirkėjus.
4 pav. Kontrolės sistemos pagal informacijos tipą

Kontroliuojami ištekliai
Tipiškas kontrolės mechanizmas
Kontrolės sistemos centras
Finansiniai
Biudžetai
Kapitalo išlaidos
Pinigų srauto analizė
Išlaidų planavimas
Kapitalo investicijos
Pinigų paskirstymas
Gamybiniai
Gamybos planas
Kokybės kontrolė
Išteklių kontrolė
Gamybos apimtis
Gaminių kokybės
Atsargų ir išteklių kiekis ir kaštai
Žmonių
Pravaikštos
Darbas
Socializacija
Darbo dienos
Personalo įvertinimas
Personalo atitikimas

13.4 KONTROLĖS PROCESO FUNKCIJOS IR PRINCIPAI

Kontrolės procesas atlieka keturias pagrindines funkcijas:
1.Kontroliuoja aplinką:
–prognozuoja,
–sudaro projektus.
2.Nustato reikiamus išteklius
Kontrolės procesą veikia daugelis faktorių, tarp jų ir organizacijos aplinkos pokyčiai. Šie pokyčiai gali pakeisti įmonės tikslus bei išteklių paskirstymą. Dėl susidūrimo su aplinka įmonės turi prognozuoti ir sudaryti projektus. Aplinkos poreikiai apsprendžia pardavimus, todėl nuo jų priklauso reikiami ištekliai. Įmonė privalo žinoti apie išteklius ir jų tiekėjų bei platintojų reikalavimus.
3.Nustato kryptį:
–nustato tikslus,
–nustato standartus,
–sudaro planus,
–sudaro biudžetus.
Krypties nustatymas atspindi įmonės strategiją. Kontrolės procesas priklauso nuo tikslų, standartų, planų ir išteklių paskirstymo. Todėl numatoma, kurie padaliniai didės, kurie mažės, kokius projektus reikės įgyvendinti ir kiek pinigų galima skirti įmonės plėtimuisi. Nustatomi tikslai ir standartai, su kuriais bus lyginama veikla.
4.Įvertina veiklą:
–stebėti veiklą,
–apskaičiuja jos rezultatus,
–pateikti ataskaitą.
Nuolatinis veiklos stebėjimas apima veiklos matavimą, palyginimą su tikslais bei standartais ir vertinimą, tikslios informacijos surinkimą ir interpretavimą. Paprastai yra nustatomos apatinė ir viršutinė veiklos ribos, rodančios priimtiną nukrypimą nuo standartų. Jie veikla nukrypsta už šių ribų, reikia spręsti, ar būtinos pataisos, grąžinančios rezultatus į leistinas ribas. Tik neįprastų nukrypimų koregavimas vadinamas išimtiniu vadovavimu. Kartais įvertinus veiklą paaiškėja, kad reikia pakeisti tikslus ar standartus, nes jie buvo per aukšti ar per žemi.
5.Įvertina kontrolės sistemą:
–planavimo procesą,
–biudžeto vykdymo procesq,
–informacinę sistemą,
–žmonių ištekliai,
–organizacinį planavimą.
Dalį kontrolės proceso sudaro nuolatinis pačios kontrolės sistemos tikrinimas, norint nustatyti, ar ji tebėra efektyvi. Informacija turi būti savalaikė, tiksli ir svarbi, priimant sprendimus. Priešinimasis kontrolei, taisyklių nesilaikymas ir prastai išvystyti standartai turi įtakos veiklai. Kontrolės procesas siekia reikiamo įmonės dirbančiųjų elgesio ir veiklos, todėl kontrolės sistemas reikia nuolat įvertinti, atnaujinti bei tobulinti.
Kontrolės organizavimo principai:
1.Kontrolės procesas turi būti integruotas į bendrą sistemą, kartu su kitais valdymo proceso elementais.
2.Ekonomiškumas–kontrolės kaštai turi būti mažesni už jos naudą.
3.Informacijos tikslumas, patikimumas.
4.Savalaikiškumas.
5.Kompleksiškumas.
6.Formalizuotumas, t.y. kontrolė turi būti dokumentuojama.
7.Demokratiškumas.
8.Atsakomybė.
9.Lankstumas.
10.Nuolatinis tobulinimas.

13.5 KONTROLĖS STRATEGIJOS

Vadovai, nusprendę sukurti kontrolės sistemą, gali apsvarstyti keletą strategijų. William Ouchi sukurė strategijas, parodančias skirtingus požiūrius į kontrolę: rinkos, biurokratinę ir klano. Jų sudėtinės dalys nurodytos 5 paveiksle. Visos trys strategijos gali būti panaudotos toje pačioje organizacijoje. Kadangi kiekvieną organizaciją siekia skirtingų tikslų, dažniausiai naudojamas tam tikras šių strategijų modelis.
Šios kontrolės strategijos remiasi teorija, kad įmonės padalinių bendradarbiavimas priklauso nuo vykstančių pokyčių. Žmonės keičia savo laiką bei pastangas į pinigus, saugumą ir malonumą. Įmonės keičiasi pinigais, prekėmis bei paslaugomis, siekdamos savo tikslų. Šie pokyčiai turi kainas arba kaštus, vadinamus “sandėrio kaštais”. Sandėrio kaštai užtikrina, kad prekės ar paslaugos vertė yra sąžiningai apsvarstyta.

5 pav. W.Ouchi kontrolės strtegijos
Kontrolės strategijos tipas
Sudėtinės dalys

Rinkos
Susidarę vienetai
Kainos
Keitimų santykiai
Aiškios pareigos
Nurodytas našumas
Dalinė autonomija
Biurokratinė
Taisyklės
Nurodyti užduoties elementai
Šabloniškai sprendimų priėmimas
Hierarchija
Atlyginimų derinimas
Klano
Kultūra
Asmeniniai įsipareigojimai
Socialinės normos

13.5.1 Rinkos kontrolė
Rinkos kontrolės strategija reikalauja, kad kontrolės sistemos tikslus ar standartus nustatytų rinkos mechanizmai, pavyzdžiui, konkurencija. Šioje strategijoje rinkos mechanizmai yra laikomi efektyviausiais, nustatant tam tikrų keitimų ar sandėrių kainą. Manoma, kad konkurencija efektyviai nustato kainas. Juk be jos galėtų būti įkurta monopolija, ir prekės bei paslaugos parduodamos už bet kokią kainą. Rinkos kontrolės strategijai būdingas aiškiai apibrėžtas išdirbis, kuriam nustatoma kaina. Visa veikla įvertinama, ir nustatomas kiekybinis vienetų, padalinių ar asmenų įnašas. Dažnai įmonės padaliniai yra pelno centrai, o jų veiklą parodo įnašas į pelną.
Šiai strategijai reikia aiškios atsakomybės už veiksmus, nurodyto našumo ir nuojautos, ko verta rinkoje tam tikra veikla. Įmonė turi konkuruoti su kitomis įmonėmis, kad nustatytų produkcijos rinkos kainą. Kadangi ši strategija remiasi našumo matavimu bei daline autonomija, jai nereikia duomenų apie padalinių vidaus veiklą.
13.5.2 Biurokratinė kontrolė
Kartais rinkos mechanizmai neefektyvūs: nėra konkurencijos ar padalinys turi daug valdžios. Tokiais atvejais reikia remtis formalia valdžia, tokia kaip aukštesnis valdymas, nustatyti standartus ir taisykles. Aukštesnis valdymas laikomas geru bei išmintingu, todėl gali nustatyti sąžiningus keitimo metodus. Formali valdžia yra svarbiausia biurokratinės kontrolės strategijos dalis.
Taisyklės, nurodymai ir veiklos kryptis sudaro kitą šios strategijos dalį. Biurokratinė strategija–griežta kontrolė, paremta taisyklėmis, užtikrinančiomis standartizaciją, ir duomenų analize, parodančia veiklos lygį. Norint naudoti šią strategiją reikia aiškiai apibrėžti užduotis, valdančiųjų santykius ir hierarchiją. Šioje strategijoje sprendimai nepriklauso nuo žmonių. Dėl blogų sprendimų galima kaltinti taisykles. Žmonėms lengva pasakyti, kad jie negali sulaužyti taisyklių dėl kito žmogaus. Tai sumažina konfliktų sukeliamą įtampą. Kad ši strategija būtų efektyvi, atlyginimai turi skatinti laikytis taisyklių.
Organizacijos, naudojančios biurokratinę kontrolę, pasikliauja taisyklėmis ir vadovais. Paprastai tai didelės organizacijos, kurioms svarbi tvarka ir aiškiai nustatyti bendravimo ir sprendimų kanalai.
13.5.3 Klano kontrolė
Klano kontrolės strategija paremta žmonių socialiniu poreikiu priklausyti grupei, ir kontroliuoja per ritualus bei mitus. Rinkos strategija netinka, kai nėra konkurencijos arba per dideli kaštai. Biurokratinė strategija netinka, kai neįmanoma nustatyti konkrečių standartų ir taisyklių. Taigi, kai situacija yra unikali ar neapibrėžta, jos negalima išoriškai ar iš anksto įvertinti. Tokiais atvejais klano strategija padeda kontroliuoti organizaciją, siekdama sutarimo dėl aukštesnių organizacijos tikslų: įmonės naudingumo ar jos galimybės pasitarnauti visuomenei, ir leisdama individams veikti skirtingai. Klano kontrolei būdingi bendri tikslai ir stiprus bendruomenės pojūtis. Ji pasikliauja individo savikontrole ir veikimu pagal savo norą. Klano strategija valdo neformaliais kontrolės mechanizmais ir apima pasitikėjimo, neformalių kontaktų bei įmonės kultūros kūrimą.
Klano strategija yra populiari Japonijoje, tampa vis populiaresnė Amerikoje, Vakarų Europoje, įmonėms kreipiant daugiau dėmesio į organizacinės kultūros vystymą. Įrodyta, kad kultūros dominavimas ir darna yra pagrindinės geriausių įmonių savybės. Kuo aukštesnė kultūra ir kuo labiau ji nukreipta į rinką, tuo mažiau reikia vadovų, organizacijos planų ir taisyklių. Šių įmonių dirbantieji daugumoje situacijų žino, ką turi daryti, nes siekiamos vertybės labai aiškios. Japonų vadyba naudoja klano strategiją, kad palaikytų darbuotojų atsakomybę ir didelį darbingumą. Įmonėse, taikančiose klano strategiją, nereikia formalios biudžeto sistemos, nes pasitikima vadovais: jie sumažina išlaidas iki minimumo.
Klano strategija naudoja nedaug formalių kontrolės metodų. Ji kreipia daug dėmesio į darbuotojų atranką, apmokymą ir socializaciją. Klano kontrolė ypač tinka mažoms įmonėms, didelių įmonių aukštesniems valdymo lygiams ir ten, kur reikia skatinti novatoriškumą.

13.6 EFEKTYVIŲ KONTROLĖS LYGIŲ SISTEMŲ KŪRIMAS.
DISFUNKCINIAI EFEKTAI IR JŲ ŠALINIMAS.

Norėdama sukurti efektyvias kontrolės sistemas, vadyba turi nustatyti jų poveikį organizacijai. Efektyvių kontrolės sistemų kūrimo tikslai:
Įvesti tvarką ir nuoseklumą, iškylant problemoms.
Teikti informaciją, kas turi būti padaryta, kaip padaryta ir per kokį laikotarpį.
Siekti bendrų tikslų ir koreguoti veiklos nukrypimus.
Teikti vadovams informaciją, kuri naudinga, įvertinant esamus tikslus ir veiklos procedūras.
Skatinti nurodymų laikymąsi, taip pat novatoriškumą ir atsakomybę.
Kontrolės sistemos kuriamos tam, kad šie tikslai būtų įgyvendinti. Jos skirtos veiklai standartizuoti, tačiau neturi riboti asmeninės iniciatyvos ar novatoriškumo. Efektyvi kontrolės sistema pasiekia rezultatus, išlaikydama laisvę ir asmeninę iniciatyvą.
Realybėje kontrolės sistemos gali sukelti pašalinių efektų, trukdančių organizacijai pasiekti tikslus. Asmeninės iniciatyvos ir laisvės ribojimas gali būti šių efektų priežastimi. Todėl kuriant bet kokią kontrolės techniką, būtina suvokti jos galimas pasekmes.
13.6.1 Disfunkciniai pašaliniai kontrolės efektai
6 paveiksle apibendrinti efektai, jų priežastys ir kontrolės sistemų kūrimo taktikos, siekiant juos pašalinti.
Žaidimai. Viena iš kontrolės sistemų taikymo pasekmių yra ta,kad žmonės žiūri į kontrolės metodus kaip į kažką, ką reikia apgauti. Daugelis traktuoja pajamų mokesčio blanko pildymą kaip žaidimą. Žmonės stengiasi apeiti taisykles ir nurodymus. Biudžeto žaidimas yra vienas iš dažniausiai žaidžiamų organizacijose. Dažniausia versija–“Išpūsti biudžetą” arba “Išpūsti išlaidų sąskaitą”. Šio žaidimo tikslas–gauti daugiau pinigų išlaidoms. Iš valstybės biudžeto išlaikomos organizacijos dažnai visus joms skirtus pinigus panaudoja prieš pradedant sudarinėti kitą biudžetą. Taip parodoma, kad reikia daugiau išteklių. Žaidimai žaidžiami kontrolės sistemos procedūrų ribose. Žmonės nesistengia pakeisti žaidimo taisyklių.

6 pav. Disfunkciniai kontrolės efektai
Disfunkciniai efektai
Priežastys
Taktikos
Žaidimai
Asmeninės savybės
Gauti vertingos informacijos
Sabotažas
Per didelė kontrolė
Kurti kontrolės kultūrą
Netiksli informacija
Prieštaraujantys tikslai
Nuolatinis keitimas
Kontrolės iliuzija
Valdžia ir padėtis
Nusiskundimų pateikimas
Sabotažas. Esant sabotažui, darbuotojai stengiasi taip pakenkti kontrolės sistemai, kad ji nebeveiktų ateityje ir vadovai jos atsisakytų. Darbuotojai gamykloje kartais sugadina kompiuterinius laikrodžius ar manipuliuoja jais. Kita sabotažo forma–sukelti sumaištį. Ekspertai gali sukurti tokius sudėtingus projektus, kad vadovai nesupras nei jų, nei jiems būtinų išteklių. Paprasčiausiai ignoruoti taisykles ir daryti, kas tau patinka, yra dar viena sabotažo forma.
Netiksli informacija. Kontrolės sistemos remiasi teikiamos informacijos apie esamą veiklą tikslumu ir savalaikiškumu bei jos palyginimu su numatytais tikslais. Vadovai gali pateikti netikslią informaciją, kad atrodytų geresni. Pastebima, kad pavaldiniai pateikia tokią informaciją, kokią jų manymu, valdytojai nori išgirsti. Gali būti nepranešta apie realų progresą arba išlaidas, jeigu jie prieštarauja valdytojų lūkesčiams. Kartais valdytojams paprašius informacijos kuri nesurinkta, pavaldiniai sukuria skaičius ar pateikia savo spėjimus.
Kontrolės iliuzija. Atrodyti kontroliuojamu ypač svarbu aukštesniuose įmonės valdymo lygiuose. Jei įmonės finansiniai rezultatai geri, prezidentas priskiria juos sau. Jei įmonė prastai veikia–tokius rezultatus nulėmė nenumatyti aplinkos pokyčiai, nepriklausantys nuo prezidento. Vadovai stengiasi atrodyti pavaldūs kontrolei ir įtikinti aukštesniuosius, kad viskas tvarkoje ir vyksta sklandžiai. Netgi įvertinant veiklą pavaldiniai stengiasi atrodyti kontroliuojami ir neigti bet kokių neigiamų nukrypimų nuo veiklos standartų egzistavimą.

13.6.2 Disfunkcinių efektų priežastys
Disfunkciniai efektai atsiranda dėl daugybės sudėtingų administracinių, techninių ir elgesio procesų. Pateikiame keletą priežasčių:
Asmeninės savybės. Kiekvienai asmenybei turi įtakos skirtingi dalykai skirtingi dalykai skirtingu metu, ir žmonės skirtingai suvokia tą pačią situaciją ar nurodymus, remdamiesi savo patyrimu. Kartais žmonės gali patys nesuprasti, kad pateikia klaidingą informaciją ir yra įtraukti į žaidimą, bei nuoširdžiai tikėti, kad viską daro taip gerai, kaip gali. Kai kuriems pavaldiniams nepatinka, kad viršininkai stebi ir koreguoja jų veiklą. Dažnai kitų žmonių nustatyti standartai yra mažiau suprantami, negu standartai, kuriuos nustatant dalyvauja pats asmuo. Asmeninės savybės yra skirtingo kontrolės sistemos suvokimo bei reakcijos į ją priežastis.
Per didelė kontrolė. Žmonėms reikia jausti atsakomybę už save ir savo darbą. Dažni įvertinama, daugybė taisyklių ir nuolatinis viršininkų kišimasis gali trukdyti. Per didelė kontrolė verčia žmones daryti tik tai, kas būtina, bet ne daugiau. Žmogus gali atsisakyti dirbti viršvalandžius, nes tai neįeina į jo pareigas.
Prieštaraujantys tikslai. Gali būti atvejų, kai vienas kontrolės sistemos aspektas prieštarauja kitam. Pavyzdžiui, daugelyje įmonių iš vadovų reikalaujama sudaryti ilgalaikį planą, tačiau veiklos įvertinimai pagrįsti trumpalaikė veikla. Prieštaraujantys tikslai yra ataskaitų išpūtimo, siekiant patenkinti vadovų lūkesčius, priežastis. Bėgant laikui standartizuoti veiklos metodai gali pasenti, bet vis dar būti taikomi, trukdydami gerai dirbti. Tačiau abejonės valdžia ir taisyklėmis gali būti suprasti kaip nepaklusnumas.Tuomet pateikiama tokia informacija, kokią valdytojai norėtų išgirsti.
Valdžios ir statuso poveikis. Kontroliuodamas taisyklių sudarymą, platindamas informaciją bei nustatydamas atlyginimus asmuo gali valdyti kitus. Kontrolės sistemos gali pakeisti senuosius specialistus kitais, žinančiais naujus kontrolės sistemos aspektus. Pokyčiai kontrolės sistemoje baugina žmones, nes turi įtakos jų padėčiai ir valdžiai, žmonės priešinasi bet kokiam esamos padėties pakeitimui.

13.6.3 Disfunkcinių pašalinių efektų įveikimas
Kontrolė priklauso nuo įmonės aplinkos sąlygų, darbo pobūdžio, įmonės tipo ir joje dirbančių žmonių. Efektyvi kontrolės sistema turi būti skirtinga kiekvienai įmonei, tačiau yra bendrų dalykų, tinkančių visoms įmonėms. Juos dabar aptarsime.
Gauti vertingos informacijos. Vertinga informacija–tai savalaikė., tiksli ir svarbi priimantiems sprendimus informacija. Ji reikalinga, norint kontroliuoti esamą veiklą ir sukurti gerai apgalvotus tikslus bei standartus.
Kurti kontrolės kultūrą. Kultūra–tai bendros vertybės ir normos. Svarbu sukurti tokią kultūrą, kad kontrolės tikslai ir ribos būtų pripažįstami bei pilnai suprantami. Tai ypač svarbu aukštesniuosiuose valdymo lygiuose. Dirbantieji turi suprasti, kad kontrolės sistema yra tik priemonė norimiems tikslams pasiekti. Šių tikslų pasiekimas priklauso nuo kiekvieno dirbančiojo. Organizacijos, sėkmingai naudojančios kontrolės sistemas, išeikvojo daug energijos pasitikėjimui, lankstumui ir bendram kontrolės tikslo ir taisyklių supratimui suformuoti.
Nuolatinis keitimas. Taisyklės, procedūros ir standartai turi būti patys tik trumpu laikotarpiu. Kontrolės sistema privalo būti lanksti ir reaguoti į pasikeitimus įmonėje. Pakeitimai kontrolės sistemoje turi būti daromi atsižvelgiant į esamą kontrolės lygį, naudojamus standartus bei kontrolės metodus.
Nusiskundimų pateikimas. Problemos turi būti pateikiamos vadovams. Asmenys gali apeiti hierarchines pakopas, kai tai yra būtina. Kontrolės sistemos turi numatyti galinčius atsirasti nukrypimus ir aptarti jų priežastis. Kartais už klaidas, nukrypimus ir nesėkmes reikia bausti.
Kontrolė yra viena iš valdymo funkcijų, būtinų kiekvienos įmonės ar organizacijos veikloje.Efektyvi kontrolė padeda pasiekti užsibrėžtus tikslus, taip pagerindama įmonės bendrą veiklą bei reputaciją.
Įvairios įmonės naudoja skirtingus kontrolės metodus. Svarbu suprasti, kokia kontrolė geriausiai tinka atliekant darbą bei palaikant darbuotojų atsakomybę. Kontrolė gali turėti disfunkcinių pašalinių efektų. Todėl vadovai privalo stebėti, ar naudojami kontrolės metodai efektyvūs ir, esant reikalui, keisti juos naujais ar tobulinti.
Visoms įmonėms reikalingos efektyvios kontrolės sistemos, tikrinančios, vertinančios bei koreguojančios veiklą. Norint sukurti geriausiai tinkančią kontrolės sistemą, reikia kruopščiai išanalizuoti įmonės tipą, dydį, aplinką, veiklos pobūdį bei atsižvelgti į dirbančiųjų pageidavimus. Kontrolės sistemos turėtų būti lengvai pritaikomos ir reaguoti į aplinkos bei sąlygų pokyčius. Jos taip pat turi būti lanksčios, kad įveiktų kartais pasitaikančias išimtis.
Vadovai turi apsvarstyti, kokios kontrolės strategijos reikia įmonei, kad joje būtų tvarka ir atsakomybė, tačiau nebūtų ribojama laisvė, asmeninė iniciatyva. Jie turi rūpintis, kad būtų sukurta tokia kontrolės kultūra, kad kontrolės tikslai bei metodai būtų dirbančiųjų pripažįstami ir suprantami.

Klausimai ir užduotys:
1.Apibūdinkite kontrolę kaip vieną iš pagrindinių valdymo funkcijų. Koks jos ryšys su kitomis funkcijomis?
2.Apibūdinkite įmonės kontrolės sistemos funkcijas, tikslus ir metodus.
3.Kokie yra kontrolės sistemos kūrimo skirtumai maoms ir didelėms įmonėms?
4.Kurio kontrolės lygio rezultatai greičiausiai matomi? Kuo ši kontrolė skiriasi nuo kitų lygių?
5.Apibūdinkite kibernetinę kontrolės sistemą.
6.Kaip kontrolės sistemas galima suskirstyti laiko požiūriu? Kuri iš jų turi didžiausią įtaką įmonės ateities rezultatams.
7.Kuri kontrolės proceso funkcija yra nukreipta pati į save? Kaip taip pasireiškia?
8.Dviem–trim sakiniais apibūdinkite kiekvieną kontrolės organizavimo principą.
9.Kuri kontrolės strategija labiausiai paplitusi Lietuvos įmonėse?
10.Kokioms Lietuvos įmonėms tiktų naudoti “klano” kontrolę?
11.Paaiškinkite, kas gali nulemti vieno ar kito kontrolės disfunkcinio efekto atsiradimą?
12.Kaip šalintini kontrolės disfunkciniai efektai?

Literatūra papildomam studijavimui:

1.L.Butkus F.S. Organizacijos ir vadyba.- V.:Alma Litera, 1996
2.Seilius A. Firmos kūrimas ir valdymas.-Kl. 1994
3.Sakalas A. Vanagas P. ir kt. Pramonės įmonių vadyba.-K, 1996
4.Mескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента.- М.:”Дело”, 1992

Leave a Comment