“Kontrolė”

TURINYS

Įvadas 2
KONTROLĖS ESMĖ 3
KONTROLĖS RŪŠYS 4
PARENGIAMOJI, EINAMOJI, BAIGIAMOJI KONTROLĖ 4
KONTROLĖS PROCESŲ TIPAI 4
KONTROLĖS PROCESO ETAPAI 5
1. STANDARTŲ NUSTATYMAS 5
2. VEIKLOS ĮVERTINIMAS 6
3. VEIKLOS IR STANDARTŲ PALYGINIMAS 6
4. REIKIAMO VEIKSMO PRIĖMIMAS 7
5. KONTROLĖS SISTEMA ĮMONĖJE 7
PENKI KONTROLĖS PAVYZDŽIAI 8
1. OPERACIJŲ KONTROLĖ 8
2. ELGESIO KONTROLĖ 9
3. FINANSŲ KONTROLĖ 9
4. STRUKTŪROS KONTROLĖ 10
5. STRATEGIJOS KONTROLĖ 11Įvadas
Kontrolė – tai kritiškai svarbi ir sudėtinga valdymo funkcija. Kontrolė yra neatsiejamas bet kurios organizacijos elementas: ji lydi planavimą ir organizavimą. Be kontrolės negalima nagrinėti nei vieno vadybos elemento.
Vienas iš svarbiausių kontrolės ypatumų yra tas, kad ji turi būti visa apimanti. Kontroliuoti reikia viską: žmones, medžiagas ir įrengimus, veiksmus ir veiklą. Kontrolė apima buvusią, esamą ir būūsimą veiklą.
Kontrolę reikia pradėti tuoj pat, kai suformuoti tikslai ir paskirstyti uždaviniai ar įkurta organizacija. Veiksmingai kontrolei reikia dviejų pradinių sąlygų : turėti planus ir gerai pažinti įmonės struktūrą. Planas yra kontrolės pradžia, nes jis tampa tuo normatyvu, su kuriuo lyginami pageidaujami ar gauti rezultatai. Kontrolė yra ne kas kita kaip YRA – TURI BŪTI palyginimas. Norimo arba reikalaujamo planinė (TURI BŪTI) būklė lyginama su esamąja (YRA) būkle. Pradiniai duomenys kontrolei vykdyti yra organizacijos:
§ operatyviniai planai;
§ organizacinių sprendimų dokumentai;
§ operatyvinės apskaitos duomenys.
Kontrolė turi visapusiškai reemti, palaikyti ir skatinti viską kas organizacijoje yra gera. Pagal naują dalyvavimo valdyme sistemą vadovai perduoda standartus, bet po to leidžia darbuotojams arba individualiai arba komandoje kūrybiškai patiems priimti sprendimus įvairiais darbo klausimais. Taip kontrolės procesas leidžia vadovui stebėti darbuotojų pa

ažangą nepažeidžiant jų kūrybiškumo ar darbe reiškiamos iniciatyvos.
Kuo kontrolė paprastesnė tuo geresnė: jos sistema turi būti suprantama visiems, kurie su ja susiduria. Kontrolė turės prasmę, kai visiems darbuotojams bus žinoma jos paskirtis, kai už nusižengimus bus baudžiama.
Valdymo kontrolė – procesas, užtikrinantis realios ir planuotos veiklos atitikimą. Kontrolė – tai organizacijos tikslų siekimo proceso užtikrinimas. Kontrolė reikalinga tam, kad viskas būtų daroma pagal planus, instrukcijas ir įsakymus. Kontrolė duoda garantiją, kad įmonė pasieks savo tikslus. Organizacijos vadovybei pavyksta pasiekti numatytus tikslus tik kontroliuojant. Taigi kontrolė – būtina ir natūrali kiekvienos visuomenės funkcionavimo sąlyga, nes ji padeda efektyviai siekti rezultatų.KONTROLĖS ESMĖ
Ūkyje taikoma trijų lygių kontrolės sistema:
1. Vidinė kontrolė. Ją atlieka vadovai, o didesnėse įmonėse įkuriamos vidinės kontrolės tarnybos, kurios savo veiklą organizuoja pagal įmonės vadovybės paatvirtintus nuostatus.
2. Išorinė kontrolė. Ją atlieka nepriklausomos audito įmonės pagal su organizacijomis sudarytas sutartis.
3. Valstybės kontrolė. Tai seimo, vyriausybės, ministerijų, valstybinių įstaigų ir organizacijų finansinės ūkinės veiklos kontrolė.
Kontrolė skirstoma pagal valdymo hierarchijos lygį organizacijoje :

§ STRATEGIJOS KONTROLĖ

§ STRUKTŪROS KONTROLĖ

§ ELGESIO KONTROLĖ

§ OPERACIJŲ FINANSŲ KONTROLĖ

Žemiausiame lygyje operacijų kontrolė apima gamybos procesą, kur organizacijos ištekliai paverčiami produktais ar paslaugomis (kokybės kontrolė yra viena iš operacijos kontrolės tipų).
Elgesio kontrolė – tai darbuotojų veiklos priežiūra ir skatinimas gerai atlikti savo pareigas, o finansų kontrolė siejasi su organizacijos finansiniais ištekliais.
Aukštesniame lygyje st

truktūros kontrolė siejasi su tuo, kaip organizacijos struktūros elementai (padaliniai) atlieka savo funkcijas.
Strategijos kontrolė seka, kaip efektyviai organizacijos veiklos strategijos padeda jai siekti tikslų. Pavyzdžiui, jeigu įmonės strategija, susijusi su investavimu bus nesėkminga, vadovai turės išsiaiškinti tikslus ir pakeisti strategiją arba atnaujinti pastangas ir pritaikyti naują strategiją.
Skirtingi kontrolės lygiai lemia specifinius kontrolės proceso etapų ypatumus.KONTROLĖS RŪŠYS
Kontrolės sistemą įmonėje sudaro trys jos rūšys: parengiamoji, einamoji ir baigiamoji. Visų kontrolės rūšių tikslas yra vienodas: siekti, kad rezultatai būtų kuo artimesni reikalaujamiems. Jos skiriasi tik vykdymo laiku.PARENGIAMOJI, EINAMOJI, BAIGIAMOJI KONTROLĖ
Parengiamoji kontrolė vykdoma iki organizacijos faktiškos veiklos pradžios. Pagrindiniai parengiamosios kontrolės instrumentai yra atitinkamos taisyklės, procedūros, elgsena. Parengiamoji kontrolė taikoma tiesiogiai vykdant darbus. Tai reguliari pavaldinių darbo kontrolė, aptariant iškilusius klausimus ir pasiūlymus darbui gerinti, ji padeda išvengti atotrūkio nuo planų ir instrukcijų.
Baigiamosios kontrolės metu gauti rezultatai palyginami su užplanuotais. Vadovybė turi galimybę geriau įvertinti, ar planai bus realūs.KONTROLĖS PROCESŲ TIPAI
Apibendrintai galima pateikti dvi kontrolės proceso sistemas. Pirmoji – tai profilaktinės, lyginamosios ir grįžtamosios kontrolės sistema.
§ profilaktinė kontrolė – tai aktualių problemų numatymas ir išankstinis pasiruošimas jų išvengti.
§ lyginamoji kontrolė apima esamų veiksmų ir procesų įvertinimą.
§ Grįžtamoji (baigiamoji) kontrolė – tai informacijos apie nebaigtą veiklą rinkimas, jos vertinimas ir veiksmų, kaip tobulinti panašią veiklą ateityje, parengimas. Šios ko
ontrolės trūkumas : reikiamų veiksmų imamasis jau po laiko.
Praktiškai vadovas turėtų taikyti kompleksinę kontrolę: profilaktinė kontrolė padeda jam nuspėti problemas, lyginamoji – sustabdyti ir ištaisyti klaidas dar pradinėje stadijoje, grįžtamoji – apdraudžia nuo tų klaidų pakartojimo.
Antroji kontrolės sistema – tai konkretūs veiksmai imantis tam tikros veiklos tikrinimo. Tikrinama etapais. Įvairūs autoriai nurodo skirtingą etapų skaičių. A. Seilius išskiria tris etapus: standartų ir kriterijų paruošimas, realių rezultatų palyginimas ir koregavimas. Edgaras F. Huse skiria taip pat tris etapus: standartų nustatymą, rezultatų įvertinimą ir nukrypimų nuo standartų atitaisymą. Richy W. Griffinas, Robertas Albanese ir R.J. Mocleris skiria keturis pagrindinius kontrolės proceso etapus :

§ GERO STATUSO IŠLAIKYMAS
§ STANDARTŲ NUKRYPIMŲ VEIKLOS NUSTATYMAS, ĮVERTINIMAS, PALYGINIMAS
§ VEIKSMO PRIĖMIMAS
§ STANDARTŲ PAKEITIMAS

L.C. Megginsonas, D.C. Mosley, P.H.Pietris skiria net penkis etapus: veiklos standartų nustatymą, veiklos įvertinimo apibrėžimą, veiklos įvertinimą, veiklos palyginimą su standartais, būtino veiksmo priėmimą.KONTROLĖS PROCESO ETAPAI
1. STANDARTŲ NUSTATYMAS
Standartų nustatymas yra pirmasis proceso etapas. Standartai – tai konkretūs tikslai, pažanga, kuriuos galima išmatuoti. Standartas – tai objektas, su kuriuo lyginami veiklos rezultatai. Standartai padeda nustatyti, ar rezultatai atitinka tikslus.. Standartai turi būti raginantys tobulinti veiklą, o tikslai – išmatuojami ir pasiekiami. Tikslai, kurie gali būti naudojami kaip kontrolės standartai , turi dvi svarbias savybes: tikslo pasiekimo laikas yra ribotas; nurodytas konkretus kriterijus, kuriuo remiantis įvertinamas atliktas darbas.
Neapibrėžtai suformuluoti ti

ikslai, tokie kaip “pagerinti darbuotojo įgūdžius”, yra tik tušti šūkiai tol, kol vadovai nepasako, ką jie turi omenyje sakydami “pagerinti”, kada ir ką ketina daryti, kad pasiektų šį tikslą. Preciziškai suformuluoti tikslai yra lengviau įvertinami dėl tikslumo ir naudingumo, negu tušti šūkiai. Pagaliau, preciziškai suformuluotus ir išmatuojamus tikslus yra lengva perduoti ir paversti standartais ir metodais, kurie gali būti naudojami veiklos atlikimo lygiui nustatyti. Šie lengvai perduodami preciziškai suformuluoti tikslai ir uždaviniai yra ypač svarbūs kontrolei, kadangi planavimą ir kontrolę paprastai atlieka skirtingi žmonės.
Kontrolės standartai turi turėti dvi svarbias savybes:
§ laiko terminus;
§ konkrečius rodiklius ar kriterijus.
Standartai esti dviejų tipų: išoriniai ir vidiniai. Išoriniai standartai apibrėžia veiklos rezultatus vartotojo požiūriu. Vidiniai standartai apibrėžia pasiekimus, vykdant užduotis.
Abiejų tipų standartai gali būti faktiniai, tai yra ankstesnė veikla gali būti naudojama kaip vertinimo kriterijus nustatant esamos veiklos standartus. Patys standartai gali būti lyginami su kitų asmenų, įmonių ar organizacijų pasiekimais, tai yra kitais standartais.
Kontrolės procese yra svarbūs tiek kiekybiniai tiek kokybiniai standartai. Kiekybiniai rodikliai padeda vadovams aiškiau išdėstyti veiklos tikslus pavaldiniams , efektyviau kontroliuoti. Kontrolė per kokybinius standartus sunkiau suprantama ir įvykdoma, vis dėlto svarbu bandyti kontroliuoti veiklą ir šiuo aspektu.
Taigi, standartai apibrėžia tai, ko siekia organizacija, kokie yra jos tikslai. Per daug aukšti standartai slopina darbuotojų entuziazmą, darbuotojai nelinkę siekti tikslų, kurie jiems atrodo esą visiškai neįtikėtini. tačiau žemi standartai skatina vidutinišką veiklą. Efektyviausi yra aukšti, bet pasiekiami standartai.
Tikslų charakteristikos:
§ ypatingumo reikmė;
§ kiekybinė išraiška;
§ laiko terminai;
§ matavimo metodai.2. VEIKLOS ĮVERTINIMAS
Antrasis kontrolės proceso etapas – veiklos įvertinimas. Kaip ir visi kontrolės aspektai, vertinimas yra nenutrūkstamas pasikartojantis procesas.
Skiriami kokybiniai ir kiekybiniai kontrolės metodai. Kiekybiniai metodai (biudžetinės, audito) taikomi finansinės kontrolės procese ir vyksta iš anksto nustatytu dažnumu. Kokybiniai metodai taikomi įvairių lygių kontrolės procesuose.
Vertinimo formos gali būti kelios :
§ priežiūra;
§ ataskaitos (ir žodinės, ir rašytinės );
§ apžiūros (testai ar bandymų taikymas).3. VEIKLOS IR STANDARTŲ PALYGINIMAS
Trečiasis kontrolės proceso etapas yra veiklos rezultatų ir standartų palyginimas. Dabar reikia palyginti veiklos atlikimo lygį su iš anksto nustatytais standartais. Šiame etape vadovybė nustato, ar gauti rezultatai yra artimi numatytiems. Be to , jie turi nuspręsti ar nukrypimai yra priimtino dydžio ir tikslams nesudaro pavojaus.
Problema iškyla tada, kai reikia nustatyti, koks gali būti neatitikimas ir nuo kokios ribos reikėtų imtis pataisymų. Labai svarbu teisingai nustatyti nuokrypų nuo standarto leistiną dydį, tai yra tokį, kokiam esant įmonei negresia pavojus. Rezultatų išmatavimas, leidžiantis nustatyti nuokrypas nuo standarto, -sunkiausias ir brangiausias kontrolės elementas.
Yra skiriamos šios veiklos ir standartų lyginimo problemos:
1. Pristatymas. Faktiniai veiklos rodikliai ir standartai dažniausiai įrašomi į atskirus stulpelius ir nustatomas skirtumas.
2. Standartų koregavimas. Kai pasikeičia sąlygos ir aukščiau nustatyti standartai nebetinka esamai veiklai vertinti, iškyla klausimas, ar tie standartai turi būti koreguojami atsižvelgiant į pakitimus, ar pakitimų faktas turi būti tik nukrypimų priežasties analizės dalis. Vienareikšmiško atsakymo į šį klausimą nėra, bet jei norime keisti standartus, reikia nustatyti, kokios sąlygų pasikeitimo priežastys.
3. Naudojimasis ateities planais. Daugeliu atvejų kontrolė vykdoma geriausiai, kai galvojama apie ateities planus.
4. Paskutinė lyginamojo etapo stadija yra informacijos apie gautus rezultatus įvertinimas.4. REIKIAMO VEIKSMO PRIĖMIMAS
Įvertinus informaciją, prasideda ketvirtasis etapas – veiklos koregavimas. Šiame etape galimos trys alternatyvos:
§ nieko nedaryti;
§ pašalinti nukrypimus;
§ keisti standartą.
Pagrindinis kontrolės tikslas yra pasiekti, kad įmonė funkcionuotų pagal planą. Nustačius, kad viskas gerai vyksta, kontrolės ciklą būtina kartoti.
Kuo anksčiau nukrypimai pastebėti, tuo didesnė tikimybė garantuoti veiksmingą veiklą. Neturi prasmės tokia kontrolės sistema, kuri nepadeda šalinti rimtų pažeidimų ir leidžia jiems peraugti į dideles problemas.
Tačiau ne visos nuokrypas nuo standartų būtina likviduoti. Kartais patys standartai būna netinkami, nes jie remiasi planais, o planai – tai tik ateities prognozės. Būna ir taip, kad sudaryti planai yra per daug optimistiški, tuo atveju mažinami standarto reikalavimai.5. KONTROLĖS SISTEMA ĮMONĖJE
Vadovai, kurdami kontrolės sistemas , kurios priimtinos organizacijos nariams ir turi tikslų, ekonomišką grįžtamąjį ryšį, veikiantį nustatyto laiko ribose, susiduria su daugeliu problemų. Dauguma tų problemų galėtų būti priskiriamos sprendimams, ką reikia kontroliuoti ir kaip dažnai reikia vertinti . bandymas kontroliuoti per griežtai ir per daug operacijų elementų, darbuotojus gali smukdyti moraliai, kelti jiems nerimą, varyti vadovus į neviltį bei gaišinti brangų laiką, iššvaistyti pinigus ir energiją. Daugelio šių problemų galima išvengti atlikus analizę, padedančią nustatyti svarbiausias veiklos atlikimo sritis ir strateginius kontrolės taškus.
Pagrindinės veiklos atlikimo, arba svarbiausių rezultatų sritys yra tie vieneto ar organizacijos aspektai, kuris privalo efektingai funkcionuoti , kad galėtų sėkmingai veikti visas vienatas ar organizacija. Dažnai tos sritys apima pagrindines organizacijos veiklos sritis arba su ta veika susijusios veiklos grupes, susidarančias visoje organizacijose arba vienete. Savo ruožtu tos pagrindinės sritys padeda tiksliau apibrėžti kontrolės sistemas ir standartus.
Be pagrindinių veiklos atlikimo sričių taip pat svarbu nustatyti kritinius sistemos taškus, kuriuose būtina vykdyti stebėjimą arba rinkti informaciją.PENKI KONTROLĖS PAVYZDŽIAI
Kontrolės lygiai
Kontrolė skirstoma pagal valdymo hierarchijos lygį organizacijoje. Žemiausiame lygyje yra operacijų kontrolė, elgesio kontrolė ir finansų kontrolė. Aukštesniame lygyje yra struktūros kontrolė, aukščiausiame lygyje – strategijos kontrolė.1. OPERACIJŲ KONTROLĖ
Čia tiriama produkcijos, pirkimų, įrengimų eksploatacijos ir kokybės kontrolė.
Produkcijos kontrolės tikslas – kontroliuoti gamybos operacijų eigą, jų trukmę ir imtis veiksmų, kad gamybos operacijos būtų atliktos laiku. Ši kontrolė seka gamybos gamybos grafikus, atsargų lygį, medžiagų (žaliavų) judėjimą, kaip panaudojamos patalpos ir įrengimai.
Pirkimų kontrolė seka prekių tiekimo terminus, kokybę, kiekį ir kainas.
Įrengimų eksploatacijos kontrolės svarba priklauso nuo technologijos proceso. Vienur gedimai nesukelia didesnių keblumų, kitur nuostoliai dėl prastovų esti gana dideli. Kontrolė gali būti:
§ profilaktinė, prieš įvykstant gedimui;
§ gedimų ir pataisymų įvertinimas;
§ sąlygų, visko, kas susiję su įrengimų būklės vertinimu.
Kokybės kontrolė nustatoma, ar produkto svoris, atsparumas, sudėtis, spalva, skonis užbaigtumas ir kitos savybės atitinka standartus. Kokybės kontrolė būna dvejopa:
§ gatavos produkcijos ar paslaugų kontrolė;
§ proceso kontrolė.
Kokybė apima šiuos elementus:
§ ĮMONĖS KOKYBĖ

§ GAMINIO VEIKLOS KOKYBĖ
Visuotinės kokybės vadyba reiškia, kad užsiimama ne tik tiesiogiai produkcijos kokybe, bet visais ją užtikrinančiais veiksniais. Visuotinės kokybės vadybos esmė: visuotinės kokybės vadyba yra tokia vadybos filosofija ir metodai, kuriuos vartodama organizacija nuolat tobulėja, siekdama kuo geriau patenkinti vartotojų poreikius , gerindama paslaugų ir produktų kokybę ir mažindama kaštus. Visuotinės kokybės sistemos įdiegimas neįmanomas izoliuotai – vienoje kurioje nors srityje. Kokybės politika yra sudedamoji įmonės politikos dalis. Ryškus efektas pasiekiamas tik sukūrus kompleksinę valdymo sistemą.2. ELGESIO KONTROLĖ
Elgesio kontrolė – tai darbuotojų veiklos priežiūra ir skatinimas gerai atlikti savo funkcijas. Daugelyje literatūros šaltinių skiriami du elgesio kontrolės tipai : vidinė ir išorinė kontrolė.
Vidinė kontrolė – tai savikontrolė. Kiekvienas vadovas, kuris tikisi iš darbuotojo savikontrolės, turėtų leisti jam dalyvauti nustatant tikslus ir standartus.
Vadovai gali patys kontroliuoti darbuotojų veiklą. Tai yra išorinės kontrolės strategija. Esant išorinei kontrolei, vadovas pats nurodinėja, kas ir kaip turi būti padaryta, netoleruojama jokia saviveikla.
Elgesio kontrolė turi būti atliekama labai subtiliai, nes jos objektas yra žmogus.3. FINANSŲ KONTROLĖ
Finansų kontrolė stebi organizacijos finansinius išteklius. Finansų kontrolės paskirtis ypatinga, kadangi pinigus lengva suskaičiuoti ir akivaizdu, parodyti. Visuose literatūros šaltiniuose yra skiriami trys pagrindiniai finansinės kontrolės tipai : biudžeto, finansinių ataskaitų analizės ir audito.
Biudžetai yra išteklių, skiriamų užplanuotai veiklai per nustatytus laiko tarpus įvykdyti. Jie plačiausiai naudojami planuojant ir kontroliuojant veiklą visais organizacijos lygiais. Yra visa eilė svarių tokio populiarumo priežaščių:
§ pirma, biudžetai išreiškiami piniginiais vienetais.
§ antra, biudžetų piniginė išraiška rodo, kad jie gali tiesiogiai suteikti žinių apie svarbiausius organizacijos išteklius – kapitalą, ir apie svarbiausią jos tikslą – pelną.
§ trečia, biudžetai nustato aiškius ir nedviprasmius veiklos atlikimo lygio per tam tikrą laiką, dažniausiai per metus, standartus.
Biudžeto sudarymo procesas paprastai prasideda kai vadovai iš aukščiausiojo lygio vadovų gauna ekonomines prognozes bei ateinančių metų pardavimo ir pelno tikslus. Nedaugelyje organizacijų teikiama pirmenybė biudžeto sudarymui “iš viršaus į apačią”: biudžetus nurodo aukščiausio lygio vadovai, , visiškai nesitarę (arba mažai taręsi) su žemesniojo lygio vadovais. Tačiau dauguma kampanijų teikia pirmenybę biudžeto sudarymui “ iš apačios į viršų” : biudžetus parengia ( bent jau iš pradžių) tie, kurie juos privalės vykdyti. Vėliau biudžetai pateikiami aukščiausiojo lygio vadovams tvirtinti.
E. Bagdonas ir L. Rapalienė išskiria trijų tipų biudžetus: finansinį, operacijų ir nepiniginių. Pavyzdžiui, finansų biudžetas nusako, iš kur organizacija tikisi gauti grynųjų pinigų ir kaip planuoja tuo pasinaudoti; operacijų biudžetas apibrėžia, kiek produktų organizacija ketina pagaminti ar teikti paslaugų, kokie finansiniai ištekliai bus sunaudoti; nepiniginis biudžetas yra išreiškiamas kitais vienetais (darbininkų darbo valandomis, įrengimų darbo valandomis ar plotu kvadratiniais metrais).
F. Stoner ir kiti išskiria dviejų rūšių organizacijų biudžetus: veiklos ir finansų. Veiklos biudžetai rodo, kokius produktus ar paslaugas organizacija tikisi suvartoti per biudžetinį laikotarpį; dažniausiai nurodomos ir fizinės apimtys ir kaina.
Finansų biudžetai smulkiai apibrėžia, kiek pinigų organizacija tikisi išleisti per tą patį laikotarpį, ir iš kur tie pinigai bus gauti. Iš tų skirtingų biudžetų tipų susideda bendras organizacijos biudžetų planas.
Labiausiai įprasti veiklos biudžetai yra: išlaidų, pajamų ir pelno.
Išlaidų biudžetai. Yra du išlaidų biudžetų tipai, kiekvienas skirtingiems išlaidų centrams – projektavimo kaštų biudžetai ir diskretiškų kaštų biudžetai.
Diskretiškų kaštų biudžetai paprastai yra sudaromi išlaidų centrams – administraciniams, teisiniams, apskaitos, mokslinio tyrimo bei kitiems skyriams, kurių rezultatų negalima tiksliai įvertinti.
Projektavimo kaštų biudžetas yra tipiškas gamybos įmonėms, tačiau jį gali taikyti kiekvienas organizacijos vienetas, kurio rezultatus galima tiksliai įvertinti. Tokie biudžetai dažniausiai nurodo ir medžiagų bei darbo jėgos kaštus garantuojant kiekvieną gaminį, ir nustatytas valdymo išlaidas.
Pajamų biudžetai skirti marketingo ir pardavimo efektingumui nustatyti. Pajamų biudžetas yra svarbiausia pelno biudžeto dalis, tačiau kartu ji ir labiausiai negarantuota, nes remiasi tuo, kas bus perduota ateityje.
Pelno biudžetą sudaro sujungti išlaidų ir pajamų biudžetai. Pelno biudžetai kartais vadinami pagrindiniais biudžetais.
Vienas sunkumas, iškylantis dėl biudžetų, yra tas, kad jie dažnai būna nelankstūs. Kad įveiktų šiuos sunkumus, daugelis vadovų kreipiasi pagalbos į kintamus biudžetus (šis biudžeto tipas dar vadinamas lanksčiu, slankiojančiu ar žingsnio biudžetu). Jeigu pastovūs biudžetai nurodo, kokie turėtų būti tam tikros apimties konkretūs kaštai, tai kintami biudžetai yra kaštų grafikai, rodantys, kaip pasikeis kiekvienas kaštas, pasikeitus veiklos atlikimo arba rezultatų lygiui. Pagrindinis kintam.ų biudžetų trūkumas yra tas, kad juos sudaryti gana brangu.
Taigi kaip papildoma pagrindinės kontrolės funkcija, biudžetai yra viena svarbiausių organizacijos veiklos koordinavimo priemonių. Biudžetai padeda įgyvendinti efektyvią kontrolę, leidžia vadovams geriau valdyti išteklius ir numatyti keblias situacijas, leidžia geriau koordinuoti skyrių veiksmus, padeda pasiekti organizacijos tikslus. Antra vertus, biudžetas gali būti suprantamas kaip ribos, kuriose gali būti plėtojama veikla; ji gali riboti išradimus ir pakitimus.4. STRUKTŪROS KONTROLĖ
Struktūros kontrolė tikrina, kaip organizacijos padaliniai atlieka savo funkcijas. Dažni struktūros kaitaliojimai (“kėdžių perstatinėjimai”) trikdo normalią veiklą, žadina netikrumo jausmą.
Struktūros kontrolė yra labai reikšminga ir sudėtinga vadybos funkcija. Kaip ir organizavimo funkcija, ji yra viską aprėpianti vadybos funkcija. Kiekvienas vadovas, nepaisant jo rango, privalo kontroliuoti, ir tai įeina į jo pareigas. Struktūros kontrolė yra pagrindinis vadybos elementas. Struktūros kontrolė lydi ir planavimą, ir organizavimą. Ji reikalinga tam, kad viskas būtų daroma pagal planus, įstatymus, įsakymus ir nutarimus. Jos tikslas yra pamatyti ir parodyti klaidas, siekiant jas ištaisyti ir vėliau jų nekartoti. Kontroliuoti reikia viską: žmones, medžiagas, įrenginius, veiksmus ir visą veiklą. Kontroliuoti reikia pradėti tuojau pat, kai suformuluoti tikslai, paskirstytos užduotys arba įkurta organizacija. Kiekviena organizacija siekia laiku pastebėti savo klaidas ir jas ištaisyti, kol nesužlugo užsibrėžti tikslai. Struktūros kontrolė skatina palaikyti viską, kas organizacijoje yra gero. Kontrolė duoda garantiją, kad organizacija pasieks savo tikslus. Veiksmingai kontrolei reikia dviejų dalykų:
§ turėti aiškų planą;
§ gerai pažinti organizacijos struktūrą.
Pats planas jau yra kontrolės pradžia. Planas čia tampa normatyvu, su kuriuo lyginami gauti ir pageidaujami rezultatai. Kad būtų sėkmingai įgyvendinti organizacijos tikslai, kontrolė turi turėti keletą svarbių savybių:
§ strateginį kryptingumą;
§ orientaciją ir galutinius rezultatus;
§ informacijos operatyvumą;
§ būti lanksti, paprasta ir ekonomiška.
Galutinis kontrolės tikslas yra išspręsti problemas, o ne tik rinkti informaciją. Išskiriami du kontrolės lygiai:
§ strategijos kontrolė;
§ operatyvinė kontrolė;
Bet kuriuo atveju kontrolės procedūra susideda iš etapų:
§ standartai ir kriterijai bei jų sudarymas;
§ kontrolės rezultatų palyginimas su standartiniais;
§ nukrypimų nuo standartinių rodiklių nustatymas ir planų koregavimas.5. STRATEGIJOS KONTROLĖ
Strategijos kontrolė vertina, kaip efektyviai organizacijos strategija padeda pasiekti tikslus ir susitelkia ties organizacijos struktūra, vadovavimu, technologija, žmonių ištekliais, informacija ir operacijų kontrolės sistemos. Ši kontrolė reikalinga tam, kad nustatytų, ar pasirinktoji strategija padeda pasiekti organizacijos tikslus. Jei vienoje ar kitoje srityje pasirinktoji strategija nepadeda pasiekti norimų rezultatų, tai ji turi būti pakeista. Taigi ši kontrolė vyksta aukščiausiu lygiu ir apima visą organizacijos veiklą. Strateginė kontrolė nustato, ar pasirinkta strategija įgyvendinta, kaip buvo planuota ir ar rezultatai yra tokie, kokie buvo numatyti. Jei yra nukrypimų nuo plano, kontrolės sistemos turėtų tai nustatyti. Strateginė kontrolė yra pagalbinė strateginio planavimo dalis.
Strategijos kontrolė padeda įsitikinti, ar yra visi reikalingi komponentai, siekiant užsibrėžtų tikslų. Pavyzdžiui, administracija turi patikrinti, ar visur aiškios darbų programos, ar suprantamos užduotys, ar normalūs tarpusavio santykiai ir pan. Iš technikos pozicijų reikia tikrinti, kaip atliekamos operacijos, prižiūrimi įrenginiai ir dirba darbininkai. Komercijos požiūriu tikrinamas gautų medžiagų kiekis ir kokybė, įrenginių būklė ir įsipareigojimai. Svarbus kontrolės baras – darbo sauga ir pan. Kontrolė turi prasmę tik tuomet, kai visiems dirbantiesiems aiškiai suprantama ir žinoma jos paskirtis, kai už padarytas klaidas žmonės nebaudžiami ir kai kontrolieriai nesikiša į valdymo reikalus. Kontrolė tik turi duoti informaciją apie esamą padėtį.
*****
Pagrindinis kontrolės tikslas yra pasiekti, kad organizacija ritmingai dirbtų pagal numatytą planą. Kuo anksčiau nukrypimai bus pastebėti, tuo lengviau organizacijos veiklą pakoreguoti taip, kad ji galėtų įgyvendinti užsibrėžtus tikslus. Nukrypimai gali atsirasti dėl įvairių priežasčių: planavimo trūkumų, organizavimo problemų, motyvavimo klaidų ir pan. Neturi prasmės kontrolė, kuri nepadeda šalinti minėtų trūkumų ir leidžia jiems peraugti į dideles problemas. Kad to neatsitiktų, ieškoma nukrypimų priežasčių.

NAUDOTOS LITERATŪROS SĄRAŠAS

§ James A.F. Stoner, R. Edward Freeman “Vadyba”.
§ Arvydas Pajuodis “Prekybos marketingas”.
§ Albinas Likas “Gamybos kultūra, kokybė, atsakomybė”.

Leave a Comment