Konferencijų organizavimas ir planavimas

Turinys:

1. KONFERENCIJŲ ORGANIZAVIMAS IR PLANAVIMAS 3
2. KONFERENCIJŲ RŪŠYS: 3
2.1 PROBLEMINĖ KONFERENCIJA 3
2.2 TIKSLO KONFERENCIJA 4
2.3 INFORMACINĖ KONFERENCIJA 4
2.4 MOTYVACINĖ KONFERENCIJA 4
2.5 MOKYMO KONFERENCIJA 6
3. PASIRUOŠIMAS KONFERENCIJAI 6
4. VIETOS PARINKIMAS 6
5. TEMA IR DARBOTVARKĖ 9
6. DALYVIAI 10
7. KONFERENCIJOS EIGA 11
8. VIDINĖS NUOSTATOS 12
9. DIALOGAI 18
10. DALYVIO KALBOS PERTRAUKIMAS 19
11. FORMULAVIMO STANDARTAS 21
12. APIBENDRINIMAS 22
13. LITERATŪRA: 23

1. Konferencijų organizavimas ir planavimas
Iš valdymo psichologijos žinome, kad žmonės turi tris pagrindinius poreikius, kuriuos jie nuolat nori patenkinti: norą turėti (C1), norą būti “kuo nors” (C2), norą draugauti (C3). Kai žmogus yra grupėje, priklauso jai, tie poreikiai dar labiau sustiprėja. Taigi žmonės, kurie ketina vadovauti konferencijai, turi tai gerai suprasti, nes kitaip gali renginį sužlugdyti. Psichologiniu požiūriu, tinkamai organizuota konferencija yra geriausia pookalbio forma ir net vienintelė vadovavimo priemonė, nes ji:
• teikia dalyviams tai, ką jie nori turėti (C1): informaciją, pamokas, sprendimų variantus, pasitikėjimą savimi ir kt;
• leidžia dalyviams būti tuo, kuo jie nori (C2): būti pripažintiems,
būti klausiamiems, išgirstiems, vadinasi, turėti galimybę dalyvauti
pokalbyje;
• sąlygoja gerus tarpusavio santykius, kurie reikalingi norint
užmegzti “draugystę” (kolektyvinio darbo skatinimas; C3).
Konferencija netgi gali padėti užkirsti kelią nesusipratimams, išsaugoti pasitikėjimą, skatinti atsakingumą, kurti draugystės dvasią.

2. Konferencijų rūšys:
2.1 Probleminė konferencija
Probleminės konferencijos tikslas – kartu su grupe išspręsti iškilusią problemą, bet kaip ji turėtų būti išspręsta, nei paats vadovas, nei grupė kol kas nežino. Galimas toks variantas, kad net per konferenciją padaroma išvada, jog dabar ši problema dar iš viso negali būti išspręsta, nes reikia papildomo dalyvių pasirengimo, kruopštesnių tyrinėjimų, naujo informacijos ir kt. Probleminė konferencija leidžia iš

šsakyti įvairias nuomones, pateikti naujų idėjų ir minčių, naujos informacijos.
Probleminės konferencijos pavyzdžių galime rasti daugelyje sričių Pavyzdžiui, įmonės marketingo specialistai ieško būdų pagaminti naujų produkciją, nes esamoji paseno, praranda paklausą ir ateityje bus neįmanoma sudaryti naudingos sutarties. O štai kitas pavyzdys. Mokyk direktoriai susirinko į konferenciją, kurioje bus sprendžiama problema, kaip pasiekti aukštesniųjų klasių mokinių teigiamesnio požiūrio į mokyki reformą ir kt. Paprastai tokios konferencijos nėra labai aukšto lygio, joms nekeliama griežtų organizacinių reikalavimų, ir vadovas vadovavimą konferencijai dažnai gali perduoti kitam asmeniui. Tam kitam vedėjui nekeliama jokių ypatingų sąlygų: jam pridera dalyką suprasti tik tiek, kiek to reikalauja problema, turėti neprastų kalbėjimo įgūdžių ir gerai išmanyti konferencijos techniką. Tokiu atveju ir pats grupės vadovas gali dalyvauti diskusijose kaip narys, ir grupės naariams nekils minčių, kad vadovas naudojasi savo autoritetu ir valdžia, nori įpiršti savą nuomonę.
2.2 Tikslo konferencija
Tikslo konferencijai būna parengtas tvirtas sprendimas, bet vadovas leidžia dalyvaujantiems patiems prie jo prieiti. Tokiai konferencijai privalu tvirtai vadovauti. Joje sąmoningai naudojamas grupės pajėgumas, siekiama patenkinti grupės narių poreikius. Įsakymų davimas šiuo atveju reiškia grupės narių “priklausomybę”, galėjimą “klausyti ir pačiam kalbėti”. Tokia bendravimo forma taip pat duoda gerų rezultatų, ypač aukštųjų mokyklų studentams, norintiems gauti kokių nors žinių.
Tinkamai vadovaujamoje tikslo konferencijoje vadovas reikalauja iš grupės da
arbo našumo, autoriteto ir motyvacijos ir leidžia dalyvaujantiems siekti pagrindinių poreikių patenkinimo [(C1). (C2), (C3)]. Tokioje konferencijoje užsimezga tarpusavio kontaktai, bendradarbiavimas, darbas yra produktyvus.
Skirtinos trys tikslo konferencijos. Informacinė konferencija turi informuoti grupę apie situaciją, priemones ir naujus sprendimus; motyvacinė konferencija turi skatinti dalyvaujančiųjų pasirengimą, darbingumą arba įkvėpimą; mokymo konferencijoje dalyvaujantiems perteikiama naujų išradimų, naujų mokslo žinių, galimybių ir motyvuojamas praktinis jų naudojimas.
2.3 Informacinė konferencija
Informacinėje konferencijoje vadovo tikslas grupės viduje yra
pakreipti informacijos ir nuomonių keitimąsi taip, kad visi grupės nariai būtų supažindinti su platesnėmis žiniomis apie naujus laimėjimus, situacijas arba dalykų tarpusavio ryšį. Tai turi palengvinti jų darbą, praplėsti suvokimą ir padėti rasti naujų veiklos būdų.
Štai keletas pavyzdžių. Po mugės įmonėje susirenka mugės dalyviai, kad pasidalytų įspūdžiais. Po pokalbio padaromos bendros išvados dėl rinkos plėtotės, rinkos tobulinimo, racionalizavimo galimybių.
Didelių konkrečios srities įmonių vadovai sutinka ne tik pasikeisti patirtimi, bet ir informuoti apie naujas tendencijas personalinėje rinkoje, aptarti teisines darbo klaidas.
Įvairių gimnazijų direktoriai susitinka pasikeisti savo labai skirtinga patirtimi dėl naujos mokymo sistemos įgyvendinimo aukštesnėse klasėse ir prieiti prie bendrų išvadų dėl naujosios praktikos pedagoginės naudos ar žalos.
Iš šių labai supaprastintų pavyzdžių matyti, kad informacinė konferencija – tai pasikeitimas paprastomis žiniomis. Sąvoką “informacija” galime traktuoti kaip “žinią”, kuri veda į žinojimo vieningumą. Tokios konferencijos naudingos vi
isiems, ieškantiems rezultatyvių savo problemų sprendimo būdų.
2.4 Motyvacinė konferencija – tai žinios, poreikių suvienodinimas ir patenkinimas. Tokiai konferencijai būtinas tobuliausias vadovavimo menas, nes geras vadovas gali pasiekti, kad grupės nariai “norėtų daryti tai, ką jie privalo daryti”. Gali atrodyti, jog tai panašu į manipuliavimą, bet iš tiesų -ne. Taip pasiekiama teigiamų rezultatų.
Panagrinėkime iš praktikos paimtą pavyzdį.
Įmonės vadovas, turėdamas išsamius tyrinėjimus ir informaciją, padaro išvadą, jog, norint geriau organizuoti gamybą ir išvengti daugelio nesklandumų, reikia pakeisti darbo grafikus. Šis pakeitimas lemtų svarbų racionalizacinį efektą, būtų sutaupyta pinigų. Vadovas turi galimybę su savo sprendimu supažindinti raštiškai (aplinkraščiu arba iškaba) arba žodiniu kreipimusi į vadovaujančią grupę, arba įmonės susirinkime pranešti tai kaip įsakymą Pagaliau jis dar galėtų pasirinkti varginantį ir daug laiko atimantį kelią: asmeniniu pokalbiu įtikinėti kiekvieną vadovaujantį darbuotoją. Galų gale jis pasirenka motyvacinę konferenciją, t.y. sukviečia administraciją ir glaustai išdėsto problemą, neleisdamas pajusti savo paties nuomonės, kad nedarytų įtakos. Tada paprašo atskirų dalyvių pareikšti nuomonę dėl šios problemos.
Per konferenciją vyksta daug individualių ir grupės psichologinių procesų, į kuriuos vadovas įsikiša išimtiniais atvejais. Konferencijos techniką privalu puikiai išmanyti ir taikyti (apie techniką kalbėsime kitame poskyryje). Jei,baigiantis konferencijai, susumavus visus “už” ir “prieš”, paaiškėja, kad maždaug 80 proc. svarių argumentų yra už tai, jog reikia naujos atostogų suteikimo tv
varkos, tai visi dalyviai, o kartu ir kiekvienas atskirai gali lengviau atsipūsti, įveikę tokią sunkenybę.
Šiuo atveju konferencija – racionali priemonė rasti problemos sprendimą ir jį įgyvendinti. Galima išvardyti racionalizavimui reikšmingus psichologinius procesus.
I. Pavienis siekimas patenkinti poreikius:
1. Kiekvienas atskirai, taip pat ir visi kartu, dabar turi tai, ko siekia:
informacijos, Žinių apie kitų nuomonę, apie ateitį, taip pat
aiškumą dėl tolesnio gamybos plėtojimo ir t.t. (Poreikis Cl.)
2. Kiekvienas atskirai turi galimybę pasakyti savo nuomonę, jis bus
išgirstas ir galės su kitais pasidalyti savo mintimis. Be to, dabar
jis žino daugiau negu kiti, nedalyvavę šioje konferencijoje.
Kiekvienas jaučia savo reikšmingumą. (Poreikis C2.)
3. Kiekvienas suvokia, kad jis yra bendrijos narys. Įgyjamas ryšio su kitais jausmas. (Kontakto poreikis C3.)
II. Grupės našumo nauda:
1. Diskutuojant visais svarbiausiais klausimais, atsiranda našumo
paskata ir susidaro sąlygos priimti optimalų sprendimą.
2. Grupės nepastebimai sukuria tam tikrą pajėgumą – elgesio
normas, kurių visi turi laikytis. Galima savęs neišskirti ir nenorėti
jokios “ekstra klasės”. (Autoritetas.)
3. Visi sužino, “ko mes kartu norime” ir yra atitinkamai teigiamai motyvuoti. Pajunta didesnį pajėgumo džiaugsmą nei ligi šiol, nes yra naujos tvarkos įtikinti ir galbūt įkvėpti racionalaus plano, keičiant atostogų tvarką.
Tokia konferencija sėkminga dėl to, kad darbuotojai yra patenkinti savo sprendimu. Jie nori ir tolimesnius uždavinius spręsti susirinkę į motyvacinę konferenciją. Kitaip būtų, jei sprendimas būtų priimtas be jų.
Kodėl konferencija sėkminga? Todėl, kad vadovas, gerai informuotas ir pasirengęs konferencijai, išnagrinėjo visus sprendimų variantus ir galimybes. Jei būtų kitaip, sėkmės pasiekti nepavyktų. O klaidingas sprendimas padarytų daug žalos.
2.5 Mokymo konferencija

Mokymo konferencija turi du tikslus. Viena, ji
perteikia uždavinius, žinias – duoda informacijos. Antra vertus, daro įtaką žmonių elgesiui, kuria elgesio motyvaciją. Mokymo konferencija kartu yra ir informacijos, ir motyvacijos konferencija.
Konferencijos technika
Konferencija, kaip moderni, racionali vadovavimo priemonė, turi kibernetikos prasme taisyklingą ratą. Sėkminga konferencijos eiga iŠ esmės priklauso nuo valdymo. Grįžtamasis reguliavimas yra konferencijos vadovo rankose – nuo jo asmenybės ir nuo to, kaip jis išmano konferencijos techniką, priklauso sėkminga jos eiga ir baigtis. Taigi pasisekimas priklauso nuo jūsų.
3. Pasiruošimas konferencijai
Tai labai atsakingas momentas, vienas iš pagrindinių veiksnių, lemiančių konferencijos sėkmę. Visa priklauso nuo intensyvaus ir gero pasirengimo. Kuo nuoširdžiau vadovas rūpinasi konferencijos ruošimu, tuo sėkmingesnės galima tikėtis konferencijos, geresnių jos rezultatų, o jos dalyviai negailės brangaus laiko. Rengimasis visų rūšių konferencijoms iŠ esmės vienodas. Reikia paruošti vietą, patalpas, pasirūpinti sėdėjimo tvarka, paskirti tinkamą pradžios valandą, pasidomėti, kiek laiko užtruks dalyvių kalbos ir kt. Tematika atsispindi darbotvarkėje ir priklauso nuo dalyvių.Šie svarbiausi konferencijos paruošimo elementai susiję su psichologiniais veiksniais. Tik atsižvelgdamas į tai, konferencijos vadovas gali pasiekti maksimalių rezultatą.
4. Vietos parinkimas
Konferencijos dalyvius psichologiškai veikia konferencijos vieta. Tad labai svarbu sudaryti kuo palankesnes darbo sąlygas ir pašalinti visus veiksnius, galinčius turėti neigiamą įtaką dalyvių elgesiui. Čia svarbi kiekviena detalė. Stenkitės, kad kėdės butų patogios, patalpa šilta ir gerai apšviesta. Jei nesudarysite gerų darbo sąlygą, dalyvių nuotaika gali pabjurti – jie ims neigiamai vertinti konferencijos rengėjų darbą. Konferencijos dalyvis bus prastai nusiteikęs, jei jam, norint suspėti į 9 val. prasidedančią konferenciją, reikės keltis 7 vai. Jis gali nervintis, kad per anksti atsikėlė, kad ramiai nepapusryčiavo, kad kelyje dar gali pasitaikyti kliūčių, kad bus sunku sukaupti dėmesį, kad neras tinkamos vietos pastatyti automobiliui. Dėl šių priežasčių jis nepatenkins savo antrojo lygio poreikių, gali nusivilti, tapti agresyvus – susipykti su kolegomis arba sudaryti opoziciją konferencijos vadovui. Vadovas, rengdamas konferenciją, visa tai turi apgalvoti ir parinkti visiems lengvai pasiekiamą konferencijos vietą. Toliau gyvenantiems privalu sudaryti galimybes atvykti iš vakaro ir pernakvoti. Dar reikia numatyti, kad atėjęs žmogus turėtų kokią valandą atsikvėpti ir atgauti psichinę pusiausvyrą, Ilgiau trunkančių konferencijų vadovas turi kruopščiai parinkti tokią vietą, kur butų patogu privažiuoti, o gretimas viešbutis – puikiai aptarnaujamas, su mandagia telefoniste tarpininkaujančia kalbantis telefonu, ir pan. Netikėtai pabjurusi vieno asmens nuotaika – užkrečiamas dalykas: tai persiduoda grupei per pokalbį.
Labai kruopščiai dera parinkti ir tinkamas patalpas. Čia padaroma daugiausia klaidų, nes didžiausias dėmesys kreipiamas į patalpos dydį. Iš tiesų svarbiausia, jog patalpoje būtų galima išdėstyti stalus taip, kad Ši tvarka atitiktų konferencijos rūšį. Privalu parinkti tinkamos formos stalus ir sustatyti juos taip, kad visi dalyviai vienas kitą matytų ir girdėtų – kad būtų optimali komunikacija. Be to, visi turi jaustis lygus, kalbėti nesivaržydami, konstruktyviai, bendravimas turi būti malonus. Čia idealus būtų apskritas stalas – “pokalbio ratas”. Apskritas stalas ypač tinka, kai susirenka nedidelė grupė. Jei dalyvių daugiau – tiks kvadratinis stalas ar kvadratu sustatyti stalai, kurių išorinėje pusėje sėdi dalyviai. Patalpa, kurioje nėra galimybės dalyviams susėsti “kvadratu”, yra netinkama, jos reikia atsisakyti. Stačiakampis, aukštas stalas konferencijoms visai netinka, nes, kai “soste sėdi” vadovas, dalyviai pasijus menki, nereikšmingi, bus neaktyvūs. Netiks ir U formos stalas, nes sėdintys vidinėse pusėse bus atsisukę kitiems į nugaras. 10 paveiksle pateikti konferencijos stalų išdėstymo bei jų formos pavyzdžiai.
Patalpų konferencijai vadovas turi ieškoti stropiai (įvairių organizacijų rūmuose, įmonėse, viešbučiuose ir pan.), kad galėtų viską tinkamai įrengti ir apsaugoti konferencijos dalyvius nuo išores trukdymų. Ypač didelis dėmesys atkreiptinas į telefoną, rūkymą ir gėrimą. Telefono aparatas jokiu būdu negali stovėti konferencijų salėje. Jo vieta – patalpoje, už kurią atsako konferencijos vadovas, kad jam būtų patogu paskambinti. Jei tokios patalpos nėra, telefonas išjungiamas arba nukeliamas jo ragelis, nes telefono signalas trukdytų konferencijos darbą. Žinoma, kartais kuriam nors dalyviui būtina paskambinti į darbą, ką nors pranešti. Todėl vadovas turi informuoti dalyvius, kad svarbūs telefono pokalbiai gali būti užrašyti ir perduoti jiems per pertrauką, o ypatingais atvejais jie ir patys gali paskambinti.

Konferencijos dalyvius blaško ir butelių atkimšimas, pylimas, jų šnypštimas, maišymas ir pan. Todėl geriausia gėrimus statyti ant specialaus staliuko koridoriuje, kad dalyviai galėtų atsigerti per pertrauką.
Karšti gėrimai, alus, vynas, pietūs yra užsakomi iš anksto, paklausus dalyvių, ko jie pageidautų – pateikus meniu. Padavėjui turi būti paaiškinta, kada prasideda pertrauka, kur, kaip ir kada serviruoti stalus, kad dalyviai, negaišdami laiko, spėtų per pertrauką papietauti, atsigerti.
Konferencijos vadovui nederėtų pamiršti ir to, kad darbą gali trukdyti iš lauko atėję žmonės. Todėl prie lauko durų, gerai matomoje vietoje turi kabėti lentelė su užrašu “Prašome netrukdyti posėdžio!” Į konferencijos salę neturėtų prasiskverbti garsūs pašnekesiai iš koridoriaus; duris uždarinėti dera tyliai, neleistina kur nors netoli siurbti kilimų, salė turėtu būti toliau ir nuo virtuvės triukšmų bei kvapų.
Konferencijos patalpos turi būti gerai vėdinamos, su ventiliatoriais, vengtina skersvėjų. Nemaloniai jausis ir tie dalyviai, už kurių nugarų pleškins radiatoriai.
Optimali temperatūra (nustatyta tyrimais) – nuo 18° iki 20°C. Kai temperatūra pakyla iki 24 laipsnių ar daugiau, patalpoje sumažėja deguonies, tada menkėja protinio darbo efektyvumas. Taigi svarbu laiku daryti pertraukas, per kurias dalyviai pailsi, atsigeria, užkanda, o organizatoriai gali išvėdinti patalpas, sureguliuoti temperatūrą, ventiliaciją.
Konferencijos vadovui privalu pasirūpinti ir tinkamu salės apšvietimu. Neturėtų spiginti ryškios akis varginančios lempos. Dažnai lempos esti įvairaus stiprumo – dalis grupės apšviečiama ryškiai, o kiti dalyviai skendi prietemoje, net vargiai ką gali užsirašyti. Ir dar: prie lango sėdintieji pernelyg atsipalaiduoja ir negali aktyviai klausytis konferencijos. Panašų efektą sukelia balta staltiesė, todėl stalą reikia dengti ramių spalvų staltiesėmis, nes ryškios spalvos blaško, vargina. Tinkamos parenkamos ir žaliuzės. Jei bus demonstruojamos skaidrės, fotografijos, filmas, būtina pasirūpinti patalpos užtemdymu.
Jei patalpai nepakanka per langus, sklindančios šviesos, įjungiamos prie lubų, sienų, stalelių pritaisytos lempos.
Svarbu parinkti ir tinkamas kėdes. Jos neturi būti pernelyg kietos, aukštais atlošais, bet su patogiu rankų pasidėjimu, nes ilgai nuleistos rankos vargina sprando ir pečių raumenis. (Firma turi negailėti pinigų patogiems baldams, kadangi nuo geros dalyvių nuotaikos didžiąja dalimi priklauso konferencijos darbo sėkmė.)
Salę galima ir puošti, bet saikingai. Netiks čia labai didelės vazos su gėlėmis, dideli įspūdingi paveikslai: visa tai atitrauktų dėmesį nuo svarbiausių reikalų.
Dera pagalvoti ir apie susėdimo tvarką – ir tai turi įtakos konferencijos eigai. Apgalvojus susodinimo tvarką, ant stalo išdėliojamos kortelės (vardas ir pavardė). Negalima šalia sodinti vienas kitam antipatiją jaučiančių, nemėgstančių vienas su kitu bendrauti žmonių, nes suirzę, pikti žmonės negali produktyviai dirbti, diskutuoti. Lygiai taip pat nederėtų sodinti ir labai geru bičiulių, nes jiems rūpės pasišnekučiuoti, o tai trukdys kitiems.
Konferencijos vadovas turėtų pasidomėti dalyvių pareigomis ir stengtis išskirstyti aukštesnes pareigas turinčius tarp kitų dalyvių, užimančių žemesnes pareigas. Taip išvengtume opozicijų susidarymo pavojaus, žmonės efektyviau galėtų pasikeisti nuomonėmis.
Konferencijos dalyviams privalu turėti rašykles pastaboms užsirašyti, o konferencijos vadovui dar dera pasirūpinti tuo, kad prireikus dalyviai galėtų pasinaudoti demonstravimo aparatūra, t.y. turėtų būti sutvarkyti kištukiniai lizdai. (Kartais elektros kabelio pratęsimas labai sutrukdo darbą.)
Kad ir kokie objektyvūs veiksniai trukdytų konferencijos vadovui laikytis reglamento, trijų dalykų jis turi griežčiausiai žiūrėti: tiksliai nustatytu laiku pradėti konferenciją, laikytis pertraukų trukmės ir laiku baigti konferenciją. Tai ypač svarbu, jei konferencija vyksta ilgiau nei vieną dieną. Dešimties minučių pertraukas privalu daryti kas 50 minučių. Čia nederėtų ginčytis su pedagogų moksliniais tyrimais ir ilgamete jų patirtimi.
Tiesa, darant pertraukas, vertėtų atsižvelgti į pasisakymų temas, ir kartais nurodytą ritmą galima sutrikdyti. Tai gal dar ne taip svarbu: svarbiausia laiku baigti konferenciją. Privalu stengtis nepratęsti konferencijos darbo, kadangi kiekvienas dalyvis turi savų planų, ir nevalia jų griauti. Be to, ir dalyviai nebedirbs taip produktyviai ir per paskutinįjį -pratęstos konferencijos – posėdį, nes bus susirūpinę kitais reikalais, o konferencijos vadovas dėl to gali prarasti dalyvių palankumą.
5. Tema ir darbotvarkė
Konferencijos temas turi rengti ir vadovas, ir dalyviai. Dalyviai įstengs deramai pasirengti tik laiku gavę kvietimus su nurodytąja tema. IŠ anksto gavęs kvietimą (ir temą), konferencijos dalyvis turės laiko susirinkti ir išstudijuoti aktualią informaciją, kad prireikus galėtų aktyviai dalyvauti diskusijose. Deja, dažnai pasitaiko ir nemalonių atvejų: konferencijos dalyvis, kurio svarios nuomonės visi laukia, taria; “Apgailestauju, bet šiuo klausimu nieko negaliu pasakyti, nes neturėjau galimybių pasiruošti”. Konferencija tuomet netenka savo svarbos, tampa neracionali.
Jei kvietimai nebuvo laiku išdalyti, grupė bus suirzusi, kad dėl vadovo aplaidumo net ir turėdami laiko deramai diskusijai nespėjo pasiruošti.
Konferencijos vadovas turi būti ir tobulai perpratęs konferencijos temą, ir gerai įvaldęs retorikos meną (apie tai bus kalbama atskirame poskyryje).
Žinoma, neprotinga būtų iŠ konferencijos vadovo visada reikalauti, kad jis iki galo išanalizuotų konferencijos tematiką. Tai atskirų specialistų ir referentų užduotis. Tačiau vadovas privalo būti kompetentingas nagrinėjamąja tema, kad galėtų tinkamai, naudingai vadovauti konferencijai.
Konferencija turėtų vykti pagal iš anksto vadovo numatytą tvarką. Reikia iš anksto paruošti konferencijos temos traktavimą, kuris aptariamas dar prieš konferenciją su nagrinėjamo klausimo specialistais.
6. Dalyviai
Konferencijos pasisekimas labai priklauso nuo dalyvių “kokybės” ir “kiekybės”. Todėl viena svarbiausių vadovo užduočių, ruošiant konferenciją – apgalvoti dalyvių sudėtį.
Grupės dalyvių skaičius nėra griežtai reglamentuotas, bet daugumoje šalių grupėje būna nuo 7 iki 20 žmonių. (Vokietijoje tai dar vadinama “Fausto” taisykle.) Bet tai nereiškia, jog konferencijos darbas bus nenašus. jei bus 6 ar 22 nariai. Tiesa, optimaliam konferencijos našumui pasiekti 6 žmonių gali būti per maža, išryškėtų psichologiniai veiksniai, o jie yra grupės darbo našumo stimuliatorius. Na, o vadovas, kuriam teko susidurti su 20-ies žmonių grupe, žino, koks vargas dirbti su tokia “minia”: labai sunku išlikti iki konferencijos pabaigos ištvermingam, užtikrinti visų našų darbą, išvengti šnabždesio, vienų kitiems prieštaraujančių pogrupių susidarymo. Tokių pogrupių susidarymas – didelė konferencijos nesėkmė. Tad vadovas turėtų nustatyti optimalų dalyvių skaičių, o patirtis leidžia teigti, kad Šis skaičius neturėtų viršyti 20. Kuo didesnė grupė, tuo didesnis pavojus, kad pavieniai dalyviai neišdrįs natūraliai diskutuoti, iškelti įdėjų. kurios gal nulemtų ir konferencijos sėkmę. Be to, dažnai didelėje grupėje stiprios skirtingų nuomonių asmenybės prieštaraus viena kitai, apie jas bursis skirtingų požiūrių grupelės, ir konferencijos vadovui, išryškėjus savotiškam “grupiniam elgesiui”, bus labai sunku rasti kompromisą, nes pavieniai asmenys pritaps prie kurios nors grupės ir pasiduos ten viešpataujančiai nuomonei.
Konferencijos vadovui pravartu gerai pažinti savo kolegas ir iš anksto žinoti, kurie jų, kad ir būdami kvalifikuoti, esti nešnekus, kurie lengvai pasiduoda kitų įtakai, o kurie netramdomi dažnai “per toli nueina”. Jis turi numatyti, tarp kurių dalyvių gali užsiplieksti simpatijos ir antipatijos, tarp kurių gali kilti pavyduliavimas. Jam privalu nuspėti stiprias ir silpnas asmenybes, pažinti tuos, kurie taps grupės lyderiais ir galės stoti i sunkiausią kovą.
Konferencijos vadovas neturi galimybių sutrukdyti grupės susibūrimui, jei ši turi stiprias pozicijas ir funkcijas. Taigi jam nieko kito nelieka, kaip psichologiškai veikti dalyvius ir stengtis kreipti juos tinkama linkme.
Pravartu prieš konferenciją su dalyviais pasikalbėti, susipažinti – tai sąlygotų sėkmingą konferencijos darbą. Jei vadovas iš anksto žino, kad dalyvaus žmonės, galintys neigiamai paveikti neryžtingus, abejojančius kolegas, jam derėtų prieš konferenciją su jais pašnekėti, pasiaiškinti, tiesiog paprašyti vengti neigiamas emocijas keliančių pokalbių.
Nuolat kritikuoti mėgstančiam “opozicionieriui” vadovas turėtų parodyti pasitikėjimą, kad šis per konferenciją išliktų nors “neutralus”. Galbūt kai kas tokį vadovavimo būdą apibūdintų kaip manipuliavimą. Ne. Vis dėlto toks psichologinis “vedžiojimas”, vadovavimas yra teisingas, nes tik tai padeda pasiekti užsibrėžtą tikslą. Žinoma, psichologinis menas turi būti naudojamas su saiku.
Konferencijos vadovas privalo turėti galimybę bet kuriuo momentu įsikišti ir psichologiškai veikti dalyvaujančiųjų tarpusavio ryšius.
Dažnai keliami reikalavimai, kad grupės būtų homogeninės (vienalytės). Ši sąvoka sąlyginė, nes kiekvienas žmogus – individualybė. Reikia stengtis, kad žmonės, turėdami skirtingą žinių bagažą ir išsilavinimą, dalyvautų pokalbiuose kartu, nes dažnai labiau išsilavinę, (turintys didesnę patirtį netampa aktyvūs pokalbių dalyviai. Tada susidarytų nemaloni, sėkmingai dirbti trukdanti atmosfera.
Vadovas turi turėti konferencijos darbotvarkę ir su ja supažindinti dalyvius. Kiekvienas dalyvis sprendžia, ar konferencijos tema jam aktuali, ar reikia jam dalyvauti. (Pavyzdžiui, jei pagrindinis konferencijos klausimas yra eksporto reikalai, tai visai nebūtina dalyvauti saugumo technikos inžinieriui, ir pan.)
Pagaliau konferencijos vadovas iš daugelio punktų susidedančią dienotvarkę gali surašyti tokia tvarka, kad nagrinėjant atskirus klausimus dalyvautų tik jais besidomintys atstovai.
7. Konferencijos eiga
Valdymo prasme visa konferencijos eiga -jos organizavimas, vedimas – iš esmės priklauso nuo konferencijos vadovo: nuo jo intensyvaus valdymo, pasirengimo darbui, todėl tai išsamiau ir panagrinėsime. Kuo geriau vadovas pasiruošia darbui, kuo detaliau viską apgalvoja, tuo gali būti tikresnis, jog konferencija gerai pavyks, bus rezultatyvi. Darbo sėkmė priklausys nuo to, ar vadovas žiūrės tvarkos ir nepirš dalyviams savo asmeninės nuomonės. (Konferencijos vadovo funkcijas plačiau gvildensime kitame poskyryje.) Lemiamą reikšmę konferencijoje turi laiko sąnaudos. Dar nėra atlikta mokslinių tyrimų, bylojančių apie laiko sąnaudų ir konferencijos rezultatų santykį, bet viena aišku: laiko sąnaudos konferencijos dalyviui – tai išlaidos, kurios taps tikslingomis investicijomis, jei bus pasiekta norimų rezultatų.
Štai pavyzdys, rodantis, kiek daug dėmesio laiko sąnaudoms skiriama Vokietijoje. Įmonininkas iš Šiaurės Vokietijos kartą paprašė įmonių konsultanto – konferencijų vedimo specialisto – dalyvauti kas savaitę vykstančioje biznio vadybos konferencijoje. Eiliniame posėdyje dalyvavo direktoriai komercijai, pagrindinių sričių viršininkai – iš viso 16 asmenų. Konsultantas turėjo stebėti visą konferencijos eigą ir tuoj pat po jos atkreipti konferencijos vadovo ir dalyvių dėmesį į padarytas klaidas. Per konferenciją konsultantas dirbo su asistentu: abu ponai nuolat ką nors užrašinėjo ir laikrodžiu fiksavo laiką. Pasibaigus konferencijai, konsultantas, remdamasis surinktais duomenimis, galėjo apstulbintiems dalyviams įrodyti, jog iš sugaištų 3 valandų 37 minučių, geriau pasirengus ir griežčiau vadovavus, mažiausiai 2 valandas buvo galima sutaupyti; vadinasi, konferencija galėjo trukti apie 1,5 valandos, o rezultatai būtų buvę tokie patys.
Deja, gana dažnai maždaug trys ketvirtadaliai visų konferencijų baigiasi tokiais rezultatais, kurie anaiptol neatitinka išlaidų ir lūkesčių, o dar blogiau, kai konferencijos būna visai nerezultatyvios. Prarandamos didelės pinigų sumos, be to, tokių konferencijų dalyviai, užuot tuščiai leidę laiką salėje, savo darbo vietose tą patį laiką galėtų sunaudoti racionaliau.
Todėl grupė, norėdama užsitikrinti racionalų konferencijos darbą, gali pati pasirinkti Žinomą, autoritetingą vadovą.
Už konferencijos tvarką taip pat atsakingas vadovas. Konferencijai reikalingos vidinės ir išorinės nuostatos; pirmosios nuostatos – tai grupės autoritetas, kokybiškumas ir motyvacija optimaliam rezultatui pasiekti, o antroji nuostata – tai disciplina.
8. Vidinės nuostatos
Kad konferencija vyktų kuo racionaliau ir bendras darbas būtų vaisingas, vadovas privalo siekti sureguliuotų vidinių nuostatų, nes sumaištis, nukrypimai į šalį, nepadės pasiekti norimo rezultato Šitaip grupės pokalbiuose užtikrinamas našumas ir pasitenkinimo siekimas. Tuo kaip valdymo priemonė konferencija ir skiriasi nuo kitos vadovavimo technikos.
Šios nuostatos geriausiai įgyvendinamos, suskirsčius renginį į visiems seniai žinomus etapus – įžangą, pagrindines dalis ir pabaigą. Toks suskirstymas tinka visai konferencijos eigai – ir kalbant apie skaitomų straipsnių temas ar problemas, ir diskutuojant. Būtinu atveju dienotvarkės klausimas gali būti parengtas kaip atskira, vienintelė, visą konferenciją apimanti tema. Šis suskirstymas ir vidinės jo nuostatos kiekvienam konferencijos dalyviui visuomet turėtų būti suprantamos, visi visada turi žinoti, kuria linkme šiuo momentu dirbama Lenta ar kita demonstravimo technika padeda konferencijos nuostatą padaryti akivaizdesnę, matomą.

Įžangą privalo sudaryti trys komponentai, be kurių jokiu būdu negalima apsieiti: parengtinis susitarimas ar suderinimas, tema su atitinkamais komponentais ir grupės sprendimas apie būsimą veiklos pobūdį. Šie komponentai atitinka tolesnes vadovavimo taisyklių sąlygas, suformuoja teigiamą požiūrį į konferencijos vadovo asmenybę ir pasitikėjimą juo, taip pat žadina susidomėjimą dalyku (konferencijos tema). Konferencijos vadovas turi tam intensyviai ruoštis, nes jau iš pirmųjų pokalbių paaiškėja, ar skiriasi grupės ir vadovo nuomonės ir pažiūros.
Jei grupės vadovas yra nežinomas asmuo, jaučiamas dalyvių nervingumas, nepasitikėjimas, nes jau iš pat pradžių šie jį vertina skeptiškai.
Jei vadovas yra deramai pasirengęs konferencijai ir nuo pirmų minučių puikiai ją veda, jam pavyksta išsikovoti grupės pasitikėjimą, “susidoroti” su grupe. O šito siekti yra tikrai racionalu, nes tada sutaupoma daug laiko.
Konferencijos vadovui privalu nepamiršti, kad visi dalyviai stengiasi kuo greičiau susidaryti apie jį nuomonę. Ir Čia nepaprastai reikšmingi pirmieji vadovo žodžiai. Pusiau garsiai pasakytą “Ponai” dalyviai sutiks kitaip, nei ypatingai išpūstą “Gerbiamieji dalyviai, didžiai gerbiami svečiai, ponai ir ponios”. Kreipimasis turi būti trumpas, tikslus ir daryti susirinkusiems malonų, draugišką įspūdį.
Pasveikinimas pradedamas kreipimusi į grupę. Dažnai jis būna netinkamas, neapgalvotas, o kartais ir visai užmirštamas. Pasveikinimą vadovas turėtų apmąstyti, parinkti tinkamų frazių. Kreipimasis “Mieli kolegos” ne visada tiks, jei konferencijos vadovas yra aukštesnio rango už dalyvius arba žemesnio rango už keletą dalyvių. Antruoju atveju šį kreipimąsi kai kurie dalyviai gali suprasti kaip Šiurkštų bandymą prisiplakti, o pirmuoju atveju jie nuspręs, kad ‘ponas konferencijos vadovas” turėtų laikytis deramų ribų.
Po kreipimosi eina tiesioginis pasveikinimas, kurio forma, tikslas ir stilius turi būti pritaikytas auditorijai. Jis gali būti sumišęs su reguliacija ir preliminacija (reguliacija – tai įprastines formas ir reikalingų įvykių nustatytus reglamentus atitinkantys klausimai, kilę iŠ gaurų kvietimų ir dienotvarkių, nutarimų ir pan; ypatingais atvejais tai sveikinimų, užuojautų apie neseniai mirusius konferencijos dalyvius paskelbimas, pagaliau tai skelbimas naujos informacijos, gautos siunčiant kvietimus, kai jos turinys yra tiesiogiai susijęs su dalyviais ir posėdžio tema).
Kai dalyvių būrelis mažas (6-10 žmonių), konferencijos vadovas gali per pasveikinimą sėdėti savo vietoje, bet būtinai turi atsistoti, tardamas pirmuosius kreipimosi žodžius; po jų vėl gali atsisėsti, kad dalyviai nepamanytų, jog jis darys pranešimą. Šis vadovo atsistojimas atitinka optinį signalą – ženklą, skelbiantį konferencijos pradžią: tai galima susieti su mandagiu nusilenkimo gestu prieš dalyvaujančius ar prieš garbingus svečius.
Įvadinę dalį, susijusią su tema, galima labai trumpai paminėti. Konferencijos vadovas gali dar pakartoti klausimus, kurie bus nagrinėjami tos dienos konferencijoje.
Įvadinėje dalyje vadovas turi paminėti tik esminius dienotvarkės dalykus, o prieš kiekvieno naujo nagrinėjimo klausimo pradžią duoti paaiškinimus.
Jeigu vyksta problemų konferencija, vadovas gali nueiti į šalį ir palikti kalbėti specialistus kaip referentus, kurie gali suteikti svarbių dalykinių žinių.
Šie referentai gali būti pašaliniai, bet būtent tuo klausimu pasirengę kalbėti žmonės. Be to. ir konferencijos vadovas, dar ruošdamasis konferencijai, gali skirti keletą grupės žmonių, kurie rengs įvadinius referatus.
Įžangos funkciją gali atlikti filmas, skaidrės.
Konferencijos eiga aiški iš kvietimų, jos pakeitimai priklauso nuo reguliacijos, jie galimi tik grupei pritarus.
Prieš užbaigdamas keliais pranešimais išdėstytą temą, konferencijos vadovas prieš pagrindinę dalį – diskusiją privalo pateikti veiklos rūšies ir veiklos krypties pasiūlymų. Dar iki debatų pradžios privalu apsvarstyti, kokia tema norima diskutuoti. Tai yra tolesnės veiklos pagrindas. Neapsvarsčius tolesnės konferencijos eigos, ji taptų nenaši, neduotų norimų rezultatų.
Dažnai per diskusijas konferencijos dalyviai priima nutarimus tik po ilgų debatų, nesupranta vienas kito, nesiklauso kitų nuomonės, nukrypsta į kitą temą arba be tikslo juda ratu, grįžta vėl prie tų pačių, jau apsvarstytų dalykų, patenka į aklavietę. Toks blaškymasis nerezultatyvus, prarandamas brangus laikas. Konferencijos vadovo pagrindinis uždavinys – įvesti griežtą tvarką, rūpintis, kad visi dalyviai jos laikytųsi. Tada konferencijos eiga bus aktyvi. Jau ruošdamasis konferencijai, vadovas turi rūpestingai apgalvoti, kaip geriau prieiti prie temos, kaip ją suskirstyti į dalis, kokia sistema padėtų sklandžiau pereiti prie diskusijos. Štai pavyzdys:
Sodininkų draugijos posėdyje buvo svarstomas tolesnis sodų plėtimas, kuriam trukdė numatytas aplinkinių miesto gatvių tiesimas. Vadovas norėjo visą diskusijos eigą patikėti dalyviams – palikti diskutuoti juos laisvai, be išankstinio plano. Vėliau jis pamatė, kad iš to nieko gero neišeina -diskusija neduoda lauktų rezultatų. Todėl jis rekomendavo tokią posėdžio tvarką; Pranešimas apie miesto planavimo tarnybos peržiūrėtą plano
projektą.
Taigi per konferenciją, kurioje diskutuojamas svarbus klausimas ir dalyviai emocingai teikia įvairius pasiūlymus, tikrai neišsiversime be plano. Konferencijos vadovai jau įžangoje turi įspėti dalyvius, kad būtų laikomasi tvarkos ir numatyto plano.
Kiekvienoje konferencijoje būtina turėti lentą ar kitas vaizdines priemones. Per diskusiją kiekvienas dalyvis bet kuriuo momentu privalo žinoti, kas nagrinėjama. Kai visa tai fiksuojama ir yra nuolatos prieš akis, dalyviai būna dėmesingesni. Tai susiję su suvokimo funkcijomis – juk žmogus apie 80 proc. medžiagos suvokia, matydamas ją prieš akis.
Mokymo konferencijai, apie kurios ypatumus dar kalbėsime, ypač svarbios vaizdinės priemonės. Jos turi būti visiems gerai matomos.
Pagrindinė dalis. Pagrindinę konferencijos dalį sudaro diskusija. Jeigu daugeliu dienotvarkės klausimų bus diskutuojama, tai kiekvienam dalykui apsvarstyti rengiama trumpa, tam tikros krypties Šalutinė konferencija.
Vadovavimas diskusijoms – labai svarbus konferencijos elementas, keliantis vadovui aukščiausius reikalavimus. Per diskusijas privalu laikytis tvarkos; iŠ eilės turi eiti pasisakymai, įvairūs pasiūlymai; paskui jie išsamiai apsvarstomi. Diskusija skirstoma į diskusijos pradžią, pristatymą, valdyną priežiūrą, jos dalių sureguliavimą, grupės narių nuomonių ir pasiūlymų svarstymą.
Svarbus momentas yra diskusijos pradžia. Nuo to gali priklausyti grupės narių tolesnių pokalbių kryptis: tinkama pradžia gali ir užkirsti kelią galimiems nukrypimams. Taigi vadovas, ruošdamasis konferencijai, privalo apgalvoti, kaip pradės diskusiją. Čia jis vienaip turėtų kreiptis į grupę, kurios nariai yra vos pažįstami ar visai nepažįstami, ir visai kitaip į tą grupę, kurios visi nariai vienas kitą puikiai pažįsta.
Pavojų slypi ir kitur. Pavyzdžiui, baigęs savo pranešimą, konferencijos vadovas mintyse suskaičiuoja iki penkiolikos. Jis tikisi, jog ši slegianti tyla taip nemaloniai paveiks kurį nors dalyvį, jog šis bandys ją nutraukti ir pradės dėstyti savo mintis. Tačiau taip elgtis nėra išmintinga, nes spontaniškas, neapgalvotas pasisakymas gali būti ne vietoje ar toks netikęs, jog reikės daug pastangų, kol viskas bus pakreipta reikiama linkme.
Geriausia diskusiją pradėti nuo poros paprastų, bet provokuojančių klausimų, į kuriuos kiekvienas galėtų lengvai atsakyti. Šiuos klausimus vadovas turėtų būti parengęs iŠ anksto. Klausimai priklauso nuo žmonių grupės ir nuo temos. Jie turėtų būti suformuluoti taip, kad po to neišvengiamai pasigirstų atsakymas. Tokiu būdu konferencijos vadovas pasieks savo tikslą – pokalbis bus pradėtas. Šis metodas geresnis už kitus tuo, kad parengęs tikslius klausimus, vadovas bus tikras, jog diskusija pakryps tinkama linkme. Tačiau nederėtų tikėtis, kad parengti klausimus galima visiems darbotvarkės punktams.
Pagaliau yra dar vienas būdas pradėti diskusiją – iš anksto “sukurstyti” vieną dalyvį padaryti pastabą, kuri ir būtų diskusijos pradžia. Neverta baimintis, kad tai – kokia nors negarbinga manipuliacija: tai paprasčiausia “racionalizacijos” priemonė.
Vadovas pats neturėtų dalyvauti diskusijoje. Jei jis įsitrauktų į pokalbį, greitai gali susidaryti grupė, kuri rems ne tikrai teisingą nuomonę, bet pataikaus konferencijos vadovui. Svarbiausios yra dvi priežastys, dėl kurių vadovui nederėtų dalyvauti diskusijoje.
Pirma: konferencijos vadovas, kokiu nors klausimu pasakydamas savo nuomonę, kartu nulemia ir kitų dalyvių nuomonę. Paprastai kiekvienoje grupėje pasitaiko žmonių, kurie bet kokiu atveju prieštaraus konferencijos vadovo nuomonei (galbūt jie jo tiesiog nemėgsta), nors gal kaip tik jų nuomonės ir sutapo. O kiti pataikaujančiai pritars konferencijos vadovo nuomonei (visgi jis yra vadovas!), nors iŠ tiesų jie gali manyti visiškai kitaip. Taigi pasisakymai bus netikslūs, nedalykiški, o sąlygoti simpatijos ar antipatijos. O tai objektyviam rezultatui anaiptol nėra naudinga.
Antra: jei konferencijos vadovas pats įsitraukia į diskusiją, jis turi atsisakyti pagrindinės savo funkcijos, t.y. pokalbio tvarkos kontrolės ir organizavimo. Tai svarbiausias vadovo uždavinys, ir jei jis nenori prarasti autoriteto, privalo atsisakyti reikšti savo asmeninę nuomonę. Kadangi pagrindinis konferencijos vadovo uždavinys yra pasirūpinti tinkama minties eiga, jam būtina tada įsikišti į diskusiją, kai iškyla neaiškumų, nesusipratimų, t.y. kai pasakoma kas nors iš pagrindų neteisinga, jei kurio nors dalyvio samprotavimai būna nesuprantami arba per daug smulkmeniški.
Jei kurio nors kalbėtojo samprotavimai pernelyg ilgi, vadovas privalo pateikti trumpą ir tikslią tokios kalbos santrauką. Pradedama tokia formuluote: “Jei aš teisingai supratau, jūs manote maždaug taip.” Tokie vadovo įsikišimai jokiu būdu nepadarys įspūdžio, kad jis kalbą koreguoja ar priekaištauja tokiam pasisakymui, tik privers vėl susikaupti konferencijos dalyvius, kurie dėl neaiškaus kalbėtojo nuomonės reiškimo šiek tiek mintimis nutolo nuo diskusijos arba visiškai išsiblaškė.
Tokį patį tikslą pasiekti padeda retkarčiais per diskusiją daromi apibendrinimai. Greta sugebėjimo pateikti teisingus apibendrinimus, tikras menas yra ir reguliuoti minčių eigą, skatinti grupės mąstymą.
Konferencijos vadovas parengtas temas užrašo ant lentos, kad dalyviai jas geriau “įsidėtų į galvą”. Dar jis gali pasitelkti optines mąstymo priemones: paprastai kurio nors dalyvio pasakytas mintis trumpai užrašyti ant lentos. Tai ypač veiksminga, kai pateikiama daug skaičių. Jei skaičiais operuojančios medžiagos yra itin daug, rekomenduojama dar prieš konferenciją šią medžiagą padauginti.
Pabaiga. Paskutinė konferencijos dalis, pabaiga, susideda iš reziumė su išvadomis ir protokolo, taip pat atsisveikinimo. Psichologiškai pabaiga dalyviams turėtų sukelti ne tik pasitenkinimą: “Mes tai padarėme!”, bet ir “Mes puikiai padirbėjome ir šio to pasiekėme!” Tokia pabaiga – geriausia prielaida tolesnei konferencijai, į kurią dalyviai eitų su noru. Pabaigos žodžiai turėtų būti tokie:
“Mano ponai, priėjome mūsų posėdžio pabaigą. Visi mes suprantame, jog nuo to, kaip toliau rengsime savo darbuotojus ir kelsime jų kvalifikaciją, priklausys mūsų firmos ateitis. Leiskite padėkoti jums visiems už aktyvų dalyvavimą diskusijoje, kuri buvo tikrai vaisinga. Tai dar kartą parodė, kaip naudinga pasikeisti nuomonėmis. Ir jei visi visada taip nuoširdžiai dirbs, aktyviai diskutuos, tikrai greitai sulauksime gerų rezultatų. Dar kartą dėkoju jums už tai!
Posėdis baigtas! Viso labo, ponai!”
Išnagrinėję šiuos sakinius, suvoksime, kas sąlygoja gerą konferencijos pabaigą: šalia nepastebimai įsitvirtinusio kūrybiškumo, autoriteto ir motyvacijos, buvo patenkinti dar trys pagrindiniai siekiai:
• kiekvienas dalyvis gavo tai, ko norėjo, būtent – informacijos, Žinių
apie tolesnę reikalų eigą, ateities veiklos garantijas (nuosavybės
siekis C1);
• kiekvienas dalyvis turėjo teisę pasisakyti, ir jam buvo padėkota už
bendradarbiavimą, net jei kai kurių indėlis ir nebuvo itin svarus
(pripažinimo siekis C2);
visi patyrė bendro darbo sėkmę (kontakto siekis 3). Išsiskirstę dalyviai pasakys: “Šiandieninis mūsų susirinkimas iš tikrųjų buvo labai naudingas. Taip turėtų būti visada!” Ir tai visų geriausia motyvacija kitai konferencijai.
Konferencijos vadovas turi pats užsirašyti pagrindines tezes, kad darbo pabaigoje galėtų viską apibendrinti. Jei jis pasikliautų tik tuo, ką savo nuožiūra užrašė protokoluojantysis, tikrai būtų neįmanoma tinkamai apibendrinti konferencijos darbą. Modernus konferencijos vedėjas išvis atsisakytų protokoluojančio asmens ir pats rašytųsi trumpas tezes, kurios taptų baigiamojo apibendrinimo pagrindu. Tada nė vienas grupės narys nebūtų nušalintas nuo diskusijos ir nebūtų neigiamai nuteikiąs. Kartais protokoluoti galima magnetofonu. Įrašai padeda tarpiniams apibendrinimams, taip pat konferencijose su daugeliu darbotvarkės klausimų – formuluoti rezultatus, išvadas po kiekvieno darbotvarkės klausimo.
9. Dialogai
Labai dažnai konferencijose kyla daug skirtingų nuomonių, ir tai suteikia darbui dinamikos, sukelta pagyvėjusią dalyvių reakciją, tai gali virsti dialogu tarp kalbančiojo ir replikuojančio, nes gali sukelti diskusiją tarp šalia sėdinčių dalyvių. Kaip tuomet turėtų elgtis konferencijos vadovas? IŠ principo replika, kaip pagyvinantis konferenciją elementas, galėtų būti leistina. Bet kai jos dažnos ir trukdo pranešėjui nuosekliai dėstyti mintis, tai jau tampa pavojinga. Tada vadovui privalu įsikišti, nes jei vadovas laiku to nepadarys, pranešėjas gali pradėti atsakinėti į replikas, užsimegs nereikalingas dialogas tarp pranešėjo ir replikuojančio. Bet jei replikos labai taiklios ir tikrai pagyvina diskusiją, pagreitina pageidautinus sprendimus, tai vadovui į jas derėtų reaguoti ramiai.
Čia vėl liktų konferencijos vadovą palyginti su futbolo rungtynių teisėju: teisėjas sušvilpia ir skiria baudą tik tada, kai dviejų žaidėjų kova dėl kamuolio nusižengia taisyklėms. Kartais skiriama tokia bauda, po kurios žaidėjas netgi negali rungtyniauti. Taigi ir konferencijos vadovas tik prasidėjusių pokalbių nenutraukia, nes jie gali būti naudingi kaip paskata. Jis imasi priemonių tik tada. kai abu dalyviai vienas kitą asmeniškai pradeda įžeidinėti ar nukrypsta nuo temos. Tuomet Įtikinamai privalu nutraukti, priversti dialogą baigti.
Vadovui būtina nedelsiant įsikišti, kai grupėje užsimezga asmeniški pokalbiai. Jiems pradžia dažnai būna dviejų kaimynų susižvalgymas arba slapta paskata – raštelio su pastaba siuntimas. Netrukus kyla šnabždesys, paskui – kitus dalyvius blaškantis murmesys. Visiškai akivaizdu, kad tie du kilusio bruzdesio kaltininkai jau nebeseka konferencijos eigos. Taigi vadovas privalo tokiai netvarkai kuo skubiau užkirsti kelią.
Vadovo užduotis nelengva – draudžiant asmeninius pokalbius (žinoma, tik tada, jei trukdymas kartojasi), jam nederėtų peržengti išmintingos ribos. Čia jis galėtų ir mesti nepritariantį žvilgsnį, ir palinguoti galva, draugiškai pamokyti arba naiviai paklausti: “Ar jūs norite ką nors šiuo reikalu pasakyti?” Tinka Čia ir psichologinė gudrybė, sakykim, tokia frazė: “Jums tai nedera – juk esate mandagus žmogus!” Galima ir pašiepiamai sudrausti: “Prašome netrukdyti asmeniniam jų pokalbiui!” arba visai oficialiai sudrausminti, o prireikus ir paprašyti palikti posėdį. Gana įprasta drausminti stuksenant į stalą pieštuku ar skambinant varpeliu. Dažnai sąmojingi “nusidėjėliai” draugiškai, nekaltai nori pasikeisti tiesiogiai su reikalu nesusijusiomis nuomonėmis, iš esmės nenukrypdami nuo temos. Tuomet konferencijos vadovas pirmiausia privalo viską tolerantiškai išsiaiškinti, o jei tai dar pasikartotų, mandagiai paprašyti dalyvių netrukdyti kitiems.
Dažniausiai vadovas tokiais atvejais padaro pastabą vieną ar du kartus, kad asmeniškas pokalbis per daug neišsiplėtotų. Žinoma, iš pradžių į visa tai galima nekreipti dėmesio, nors toks iš pirmo žvilgsnio nekaltas pokalbis labai greitai gali sukelti netvarką, į dialogą įsitraukus dar trečiam, ketvirtam asmeniui, kartais konferencijos pradžia gali tapti ir jos pabaiga.
10. Dalyvio kalbos pertraukimas
Konferencijos vadovas turi teisę kalbantįjį pertraukti arba atimti iš jo žodį. Šia priemone derėtų kuo rečiau naudotis, tik tada, kai kalbantysis nesilaiko nustatytų taisyklių. Dažnai mėgstama nukrypti nuo temos. Svarbu jau pradžioje tam užkirsti kelią. Dar pirmą kartą ryškiai nukrypus nuo temos, vadovui dera imtis priemonių, kad vėliau sumažėtų tokių nusižengimų. Dažniausiai tokiais atvejais vartojama formuluotė “Prie reikalo!” Iš grupės pasigirdusi replika “Prie reikalo!” gali būti ir subjektyvi, t.y. kuriam nors konferencijos dalyviui kalbančiojo mintys gali atrodyti nutolusios nuo temos, o kiti dalyviai bei pats kalbantysis gali manyti visai kitaip. Tuomet sprendžia konferencijos vadovas. Jei ir jam atrodo, kad nuo temos nutolta, jis įsikiša: “Pone., prašome nenukrypti nuo temos!” Jei po pirmos pastabos tenka dar porą kartų tą patį asmenį įspėti, vadovas gali atimti jam teisę kalbėti. Jau po antros pastabos deretų perspėti: “Pone.,jūs jau du kartus nukiypote nuo temos, jei tai dar kartą pasikartos, deja, turėsiu jums neleisti kalbėti!”
Konferencijos vadovas sprendžia, kokiu metu jis turi padaryti pastabą dėl tvarkos. Tokios oficialios pastabos panašios į futbolo teisėjo “geltonąją kortelę” – po trečios pastabos asmuo praranda teisę kalbėti. Tai yra gana griežta bausmė, todėl konferencijos vadovas, prieš skirdamas trečią pastabą dėl tvarkos, privalo labai įdėmiai viską apgalvoti. Paprastai tai būna labai pamokantis pavyzdys kitiems.
Dažniausia bausmė tvarkos laužytojams yra jų pašalinimas iš salės. Jei Ši priemonė panaudota pagrįstai, ji esti teisėta. Konferencijos vadovas yra renginio šeimininkas ir gali taip pasielgti.
Jei daug kartų reiškiama ta pati nuomonė, vadovas turi teisę plepius pertraukti ir jiems neleisti kalbėti. Tačiau vis dėlto teisė laisvai reikšti savo nuomonę yra pagrindinė demokratinės šalies piliečių teisė. Ji galioja ir konferencijoje. Pavyzdžiui, jei tenka riboti pasisakymų laiką, vadovas tai daryti gali tik tada, kai visa grupė tam pritars ir priims atitinkamą nutarimą. Paprastai dalykai klostosi taip. Vadovas sako: “Ponai, mes dar turime 20 minučių iki mūšių numatytos konferencijos pabaigos. Liko, kaip matome, dar 8 pranešimai. Prašyčiau nelabai išsamius pranešimus skaityti atsisakyti”. Parengę pranešimus ir jų neperskaitę jausis lyg ir nelabai reikalingi. Du dalyviai nesiderėjję padeda savo korteles ant stalo. “Labai ačiū, liko dar 6 pranešimai. Jums reikėtų dar keletą minučių paaukoti man rezultatams apibendrinti, todėl prašyčiau pranešėjus kalbėti ne daugiau kaip 2 minutes. Ar visiems tai suprantama?”
Jei prieštaraujančių nėra, vadinasi, bus balsuojama dėl pranešėjui skirto laiko trukmės. Jei nors vienas dalyvis prieštarauja, vadovas leidžia jam trumpai pasisakyti. Jei vadovo prašymui prieštarauja dauguma dalyvių, jie turi teisę reikalauti, kad pasisakymo laikas būtų pailgintas. Grupė, pritarianti vadovo prašymui, žinoma, su šiuo pasiūlymu nesutiks. Ir tada vadovas vis dėlto numatytu laiku turi baigti konferenciją.
Kai kalbėtojų laiko apribojimas priimtas, vadovas turi skrupulingai šito laikytis. Jei kalbantysis nekreipia dėmesio į vadovo ženklą – raginimą baigti kalbėti, – konferencijos vadovas turi teisę jį nutraukti.
Atskirai reikėtų pakalbėti apie balsavimą, nes ši procedūra ne visada vyksta pagal nustatytas normas. Dažnai balsuojama visai be reikalo. Taigi vadovo pareiga žiūrėti, kad būtų balsuojama tada, kai būtinai to reikia, kuo sąžiningiau ir teisingiau.
Prieš balsavimą konferencijos vadovui derėtų pasakyti: “Prašau dėl mano siūlymo balsuoti; kas yra prieš, prašome, atsistoti!” Tada vadovas suskaičiuoja atsistojusius – siūlymui prieštaraujančius.
Balsuojama tik dėl grynai formalių ir turinio atžvilgiu svarbių dalykų. Kiekvienu atveju turi būti labai aiškiai suformuluotas teiginys, už ką balsuojama.
Štai netinkamai suformuluotas teiginys:
“Dabar balsuosime dėl to, ar skirti ponui X užduotį numatyta forma, ar ne. Kas už tai, prašome pakelti ranką!”
Reikėtų formuluoti taip:
“Mes susirinikome balsuoti dėl pono Ramanausko pasiūlymo. Ponas Ramanauskas pasiūlė ponui X skirti užduotį. Kas už šį pasiūlymą, prašome pakelti ranką. Aštuoni. Kas prieš pasiūlymą? Keturi. Ar yra susilaikiusių? Vienas. Konstatuoju: už pono Ramanausko pasiūlymą skirti ponui X užduotį balsavo: už – 8 dalyviai, prieš – 4, susilaikė – 1. Pasiūlymas priimtas ir įtrauktais į protokolą”.
Konferencijos vadovas gali prieš balsavimą pasiūlymo autoriaus paprašyti dar kartą tiksliai suformuluoti savo siūlymą. Tai padaryti gali ir pats konferencijos vadovas. Po to jau kviečiama balsuoti keliant dešinę ranką.
11. Formulavimo standartas
Dažnai per konferencijas girdime prastai suformuluotus sakinius, nevartotinus žodžius. Tai, aišku, neprisideda prie konferencijos sėkmės, kenkia vadovo autoritetui. Tokios klaidos ypač dažnos, kai konferencijai vadovauja neįgudę, mažos patirties vadovai.
Štai keletas dažniausiai vadovo vartojamų formuluočių:
“Konferenciją (posėdį, susirinkimą) pradedu”.
“Mūsų posėdžio reglamento pagrindas – posėdžio teisėtumas”.
“Prašau referentų: ponai., pradėkite savo pranešimus”.
“Dabar darome. min. pertrauką”.
“Tęsiame mūsų posėdį”.
“Pradedu diskusiją ir prašau kalbėti poną.”
“Priartėjome prie. mūsų dienotvarkės klausimo. Kas nori Šiuo klausimu kalbėti?”
“Kas toliau nori kalbėti?”
“Kviečiu poną. perskaityti savo pranešimą”.
“Jei niekas daugiau pageidavimų nepateikia, diskusiją baigsiu”.
“Ponas. kalbėjo apie posėdžio vedimo tvarką”.
“Ponas. siūlo”.
“Pone., prašyčiau jūsų nenukrypti nuo temos”.
“Prašau visų pranešėjų kalbėti trumpai ir tik apie svarbius dalykus”.
“Ponai., kviečiu jus laikytis tvarkos dėl.”
“Pone., aš jus trečią kartą sudraudžiu dėl. ir todėl atimu teisę kalbėti”.
“Ponas. siūlo pranešėjų laiką riboti iki 3 min. Kas nori kalbėti šiuo klausimu? Jei kalbėti norinčių nėra, balsuosime: kas už pasiūlymą, prašau pakelti ranką! Aiški dauguma: pranešėjų kalbos laikas ribojamas iki 3 min.”
“Pone., jūs nesilaikote reglamento, aš neleidžiu jums kalbėti”.
“Baigėme diskusiją. klausimu”.
“Balsuosime dėl. Gal kas siūlo ypatingą balsavimo formą? Jei niekas nesiūlo, balsuosime pakeldami ranką (atviru balsavimu)”.
“Balsuojame: kas už. pasiūlymą, prašau pakelti ranką. Kas prieš? Kas susilaikė?”.
“Pasiūlymas. priimtas. Atmestas”.
“Ar norėtumėte pertraukos?”
“Aš siūlau padaryti pertrauką. Ar visi tam pritaria?”
“Tuo diskusiją ir baigsime”.
“Dėkoju jums už bendradarbiavimą ir skelbiu konferencijos pabaigąr
“Konferencija (posėdis) baigta”.
12. Apibendrinimas
Visus šiuos reikalavimus konferencijos vadovui įvykdyti nebus lengva. Bet mus guodžia patarlės: “Nė vienas meistras iš dangaus nenukrito”, “Ne šventieji puodus lipdo”. Pradedantieji vadovai pasibaigus konferencijai turėtų viską apgalvoti, išsiaiškinti, kas ne taip padaryta. Juk tobulėjame tik dirbdami, įgydami patirtį. O konferencijos vadovui ypač svarbi patirtis. Čia negalima bet kurį žmogų nusiųsti į grupę, viliantis, kad jis susidoros su vadovo darbu. Net ir seni. patyrę konferencijų vadovai nusiskundžia, kad per kiekvieną konferenciją susiklosto įvairiausių netikėtų situacijų, dėl kurių atsiduriama keblioje padėtyje. Konferencijos vadovo įgyjami įgūdžiai, patyrimas stiprina asmenybę, todėl, susidarius naujoms, nepatirtoms, keblioms situacijoms, kaskart lengviau būna jas įveikti. Bet norint tobulėti, reikia be paliovos atkakliai savarankiškai dirbti, stengtis pažinti save ir kitus, nuolat taisyti savo klaidas.

13. Literatūra:

1. Baršauskienė V. (1993) „Biznis ir profesinis įvaizdis“ Kaunas: Technologija
2. Baršauskienė V., Janulevičiūtė B. (1999) „Žmogiškieji santykiai“ Kaunas: Technologija
3. „Bendravimo psichologija“ (2001) ats. Redaktorė J.Almonaitienė Kaunas: Technologija
4. „Dalykinio bendravimo ypatumai“: metodinė priemonė (1990). Parengė A.Arbatauskas, A. Peškaitis. Vilnius
5. Viktorija Baršauskienė „Dalykinė komunikacija“ (2002). Kaunas
6. Pokalbio technika ir taktika. R.Razauskas (1992). Vilnius

Leave a Comment