Komunikacijos įtaka organizacijos veiklos efektyvumui

ĮŽANGA

Komunikacija turi didelę reikšmę kasdieniniame žmonių gyvenime.
Kadangi iš prigimties žmogus yra sociali būtybė, tai jis negali egzistuoti be pastovaus ryšio su jį supančia aplinka. Sėkmingas bendravimas yra svarbi visaverčio gyvenimo dalis, teigiamų emocijų šaltinis. Bendraudamas žmogus išreiškia savo esmę, tampa asmenybe. Bendravimas – informacijos šaltinis, jis ir žmogaus elgsenos reguliatorius.Kadangi žmogus didžiausią ir prasmingiausią savo gyvenimo dalį praleidžia darbe, bendraudamas su žmonėmis darbo aplinkoje, todėl vis rimčiau ir dažniau kalbama apie komunikacijos reikšmę didinant organizacijos veiklos efektyvumą.
Komunikacija vaidina gyvybiškai svarbų vaaidmenį organizacijos gyvenime. Komunikacijos procesas labai svarbus organizacijai, nes bendraujant realizuojami tam tikri žmogiškieji kontaktai ir susiformuoja tam tikra darbuotojų elgsena, gaunama ir perduodama informacija. Komunikacija – tai bendra valdymo proceso – planavimo, organizavimo, vadovavimo ir kontrolės – gija.
Kadangi komunikacija yra viena iš svarbiausių organizacijos egzistavimo sąlygų, todėl mūsų darbo tikslas atskleisti komunikacijos įtaką organizacijos veiklos efektyvumui. Šiam tikslui įgyvendinti mes iškėlėme tokius uždavinius:
 Apibrėžti komunikaciją, jos procesą, komponentus bei komunikaciją organizacijoje, jos tikslus, funkcijas, bendravimo lygius;
 Išanalizuoti komunikacijos organizacijoje klasifikaciją, apibūdinti išorinę ir viidinę (vertikąliąją, horizontąliąją, formaliąją, neformaliąją) komunikacijas;
 Apibūdinti organizacijos grupes, išskirti jų rūšis, pabrėžti komunikacijos svarbą joms ir visai organizacijai bei pateikti pagrindines išvadas.
Iškeltiems uždaviniams atskleisti mes naudojome mokslinę literatūrą, internetinius šaltinius, rėmėmės paskaitų medžiaga.

1. Komunikacija ir organizacija

Komunikacija – tai viena iš žmonių be

endravimo sričių, kurią labai sunku apibrėžti ir paaiškinti. Žmogus negali egzistuoti be pastovaus ryšio su supančiu pasauliu, todėl nuolatos vyksta keitimasis informacija. Tai iš vienos pusės įtakoja asmenybės kaitą, o iš kitos – žmogaus atsakomybę už savo veiklą ir jos pasekmes.
Komunikacija (lot. Communicatio – pranešimas): bendravimas, keitimasis patyrimu, mintimis, išgyvenimais. Tai pasikeitimo informacija procesas, laiduojantis žmonių tarpusavio santykių, jų išgyvenimų ir tarpusavio supratimą.
Dažniausiai žmonės bendrauja siekdami pasikeisti naujienomis, žiniomis, kai reikia ką nos pranešti bendrakalbiui, kam nors jį paskatinti. Tai pasikeitimas informacija, pirmiausia intelektualia, logine. Tačiau be perdavimo-gavimo loginės informacijos, svarbiausia komunikacijos funkcija – tarpusavio bendradarbiavimas ir suvokimas.
Komunikacija prasideda, kai du ar daugiau žmonių įeina į kontaktą tiesiogiai ar per priemones (telefoną, televizorių ir t.t.) ir tai tęsiasi tol, kol nutraukiamas kontaktas.
Komunikacijos procesui užsimegsti irr vystytis yra būtini šie komponentai:
 Siuntėjas – tai pranešimo šaltinis, pradeda komunikacijos procesą. Oragnizacijoje siuntėjas yra asmuo, kuris turi informacijos, poreikių ir norų, ir siekia juos perduoti vienam ar daugiau žmonių.
 Gavėjas yra asmuo, kuris suvokia siuntėjo pranešimą ir jį atkoduoja ir interpretuoja;
 Pranešimas, kurį sudaro verbaliniai (žodiniai) ir neverbaliniai simboliai, kurie reiškia informaciją, perduodamą iš siuntėjo priėmėjui.
 Informacijos kanalas – tai pranešimo kelias nuo siuntėjo iki priėmėjo;
Siuntėjas ir gavėjas, keisdamiesi informacija pereina kelias stadijas:
 Minties suformulavimas. Mintį reikia suvokti ir apmąstyti. Ji tu
uri atitikti siuntėjo tikslus. Informacija, kurią norima pasikeisti turi būti pakankamai konkreti ir aiški;
 Kodavimas ir kanalo išrinkimas. Informacija perduodama įvairiais būdais: žodžiais, intonacija, gestais ir pan. Kodavimas mintį paverčia pranešimu. Šiame etape siuntėjas siekia nustatyti abiem pusėm suprantamą reikšmių sistemą ir parinkti tokius simbolius, kurie, jo manymu, ir gavėjui turi tokią pat reikšmę. Kai siuntėjas yra pasiruošęs išsiųsti žinią, pasirenka tam geriausiai tinkantį kanalą. Šį kanalą reikia suderinti su kodo simboliais. Dažniausiai naudojami šie kanalai: kalba, raštas, elektroninis ryšys (kompiuterių tinklai, vaizdo juostos, vaizdo konferencijos ir kita);
 Perdavimas – fizinis informacijos perteikimas;
 Atkodavimas – procesas, kurio metu gavėjas interpretuoja gautą pranešimą ir paverčia jį prasminga informacija. Atkodavimas priklauso nuo gavėjo ankstesnio patyrimo, jo asmeninės nuomonės, nuo to ar vienodai reikšmes supranta siuntėjas ir gavėjas;
Norint užtikrinti komunikacijos efektyvumą, pasikeitimo informacija procesą turi lydėti grįžtamasis ryšys. Grižtamasis ryšys – tai pagrindinis komunikacijos proceso elementas, nes jis suteikia siuntėjui galimybę įvertinti savo žinios efektyvumą. Jis rodo gavėjo reakciją į gautą žinią.
Formuojant ir perduodant žinią pradeda veikti įvairūs trukdymai, kurie gali pakreipti informacijos pateikimą ir persiuntimą kita linkme, arba gavėją pasiekia klaidinga žinia. Todėl labai svarbu siuntėjui ne tik turėti patikimus vidinius informacijos šaltinius, bet ir atsakingai parinkti informacijos perdavimo priemones, kurios užtikrintų ne tik savalaikį, bet ir kokybišką informacijos pe
ersiuntimą gavėjui. Nukrypimai galimi ir dėl individualios simbolių sekos klaidingo supratimo. Išoriniai faktoriai, tiesiogiai susiję su siuntėju, taip pat gali paveikti žinios persiuntimą. Didelę įtaką komunikacijos procesui turi skirtumai tarp siuntėjo ir gavėjo, skirtingas jų tų pačių problemų suvokimo laipsnis, subjektyvaus požiūrio įtaka, nusistatymas vienas kito atžvilgiu ir kt. Todėl norint, kad gavėjas teisingai suprastų žinią, siuntėjui būtina išanalizuoti ir numatyti gavėjo poreikius.
Visi ką tik aptarti tarpasmeninės komunikacijos veiksniai taip pat taikomi komunikacijos procesams organizacijose, kur taip pat reikia perduoti tikslų pranešimą iš vieno žmogaus kitam (arba keliems žmonėms). Tačiau yra keli tik organizacijoms būdingi veiksniai, kurie lemia komunikacijos procesų efektingumą organizacijose. Organizacijoje komunikacija susieja darbinės veiklos ir žmogiškuosius tikslus į visumą.
Komunikaciją siejant su organizacijos veikla ji apibrėžiama kaip žmonių socialinių ryšių funkcija, atsirandanti drauge su materialine gamyba iš reikalo derinti žmonių veiklą, perduoti patirtį, ją sociališkai akumuliuoti. Komunikacija akcentuoja ryšio tarp subjektų mechanizmą, formą, informacijos perdavimo būdus, kanalus.
Galima išskirti tokius organizacijos komunikacijos tikslus:
 Išsiaiškinti. Tai gauti papildomos informacijos apie prekes, paslaugas, pavyzdžiui, įvairūs paklausimai, užsakymai ir kt.
 Informuoti. Informatyvi žinia skirta teigiamai, neigiamai ar neutraliai informacijai perduoti tam tikrai auditorijai. Informacija yra teigiama, kai gavėjas ją mielai priima. Neutrali informacija nesukelia ypatingo gavėjo suinteresuotumo ir dėmesio. Neigiama ži
inia nuvilia, nuliūdina gavėją, kai kada net sukelia pyktį;
 Įtikinti. Įtikinamoji žinia skirta pakeisti auditorijos elgesį, požiūrį. Tipiški laiškai, kuriuose siūloma ką nors pirkti, yra įtikinamos žinios pavyzdžiai. Be to, žinia, kuri dėl tam tikrų priežasčių gali sukelti gavėjo pasipriešinimą ar nesutikimą, turi būti įtikinama ir pagrįsta.
 Dėmesio išlaikymas, t.y. perduota informacija padeda išlaikyti auditorijos dėmesį ir susidomėjimą, kai kiti tikslai jau yra pasiekti.
Organizacijoje kontaktai neatskiriamai susiję su noru išlaikyti geranoriškus asmeninius santykius. Organizacijai reikia patraukti darbuotojų, tiekėjų, klientų ar vartotojų dėmesį, suformuoti ir palaikyti ilgalaikius santykius su jais. Todėl organizacijai svarbu išlaikyti žmogiškuosius tikslus, paremtus pasitikėjimu ir draugiškumu. Tai pasiekiama komunikacijos metu.
Yra skiriamos tokios organizacijos viduje pasireiškiančios komunikacijų funkcijos:
 Emocionalioji funkcija. Žmonės emocijas reiškia bendraudami. Emocionalioji funkcija orientuota į žmogaus jausmus. Bendraujant pasireiškia daug įvairių emocijų: pasitenkinimas, nepasitenkinimas, džiaugsmas, pyktis ir kt.
 Motyvacijos funkcija. Motyvacija – tai tam tikro elgesio, veiksmų, tikslingos veiklos skatinimas, kurį sukėlė įvairūs motyvai. Vadovai organizacijoje vadovauja, t.y. sprendžia kaip elgtis su žmonėmis. Pagrindinė vadovo pareiga yra bendrauti su tarnautojais prieinamu būdu, palaikyti efektyvų bendravimą.
 Informacijos funkcija. Sprendimų priėmimas ir bendravimas (grandininės funkcijos) priklauso nuo suteiktos informacijos. Pagrindinis šios funkcijos tikslas – vadovui suteikti informacijos, kurios reikia sprendimui priimti.
 Kontrolės funkcija. Kontroliniai pranešimai, politika, planai ir kt. kontroliuoja organizacijos narių elgesį.

Organizacijoje yra skiriami tokie bendravimo lygiai: asmeninis, tarpasmeninis (dviejų ar daugiau žmonių) ir masinis (bendravimas per informacines priemones).

1 pav. Asmenybių ir grupių, esančių organizacijos viduje, bendravimas tarpusavyje ir bendravimas su asmenybėmis ir grupėmis organizacijos išorėje.

1 Paveiksle:

1, 2 – tarpasmeninis bendravimo lygis. Tai dviejų asmenų tiesioginis bendravimas organizacijos viduje, kai žmonės gerai pažįsta vienas kitą. Tai pasikeitimas nuomonėmis tarpusavyje, neformalus pavaldinio ir vadovo, kolegų bendravimas.
3, 4 – tarpgrupinis bendravimo lygis. Tai atskirų žmonių grupių sąveika. Organizacijose egzistuoja daugybė grupių. Grupės gali būti formalios (pavyzdžiui, finansų skyriaus darbuotojai glaudžiai bendrauja su buhalterijos skyriaus darbuotojais), neformalios – kurios susikuria savaime ir bendrauja pasirinkdamos jų poreikius tenkinančius bendravimo būdus ir priemones.
5, 6 – tai asmens – grupės bendravimo lygis. Tai tiesioginis asmens ir grupės bendravimas. Pavyzdžiui, vadovas palaiko ryšius su projektą kuriančia grupe.
7, 8 – “asmuo organizacijai ir organizacija asmeniui” bendravimo lygis. Šis bendravimo lygis labai reikšmingas abipusių interesų – tiek asmens, tiek organizacijos – derinimui. Labai svarbu, kad žmogus efektyviai dirbtų organizacijoje ir padėtų siekti jos tikslų. Tačiau labai svarbu ir patenkinti žmogaus poreikius, leisti jam tobulėti, siekti savo asmeninių tikslų, dirbant organizacijoje. Tad šis bendravimo lygmuo labai reikšmingas, kuriant organizacijos filosofiją bei siekiant organizacijos tikslų.
9, 10 – “grupė organizacijai ir organizacija grupei”. Organizacijai būdingas darbo pasidalijimas tarp atskirų žmonių grupių. Vadovas koordinuoja grupių darbą ir paskirsto bei deleguoja užduotis. Vadovas turi užtikrinti efektyvų bendravimą ir su formaliomis, ir su neformaliomis žmonių grupėmis. Visos grupės turi veikti ir siekti organizacijos tikslų. Bet ir organizacija turi vertinti grupės darbą, sudaryti normalias darbo sąlygas, pateikti grupės narių kompetenciją ir interesus atitinkančias užduotis.
11 – asmeninis bendravimo lygis. Tai ryšys su savimi. Analizuojant, vertinant savo paties veiksmus, galima išsiugdyti ir patobulinti bendravimo įgūdžius. Tik suvokus ir įvertinus savojo “aš” vaizdą, galima sėkmingai bendrauti įvairiuose lygiuose.
Bendravimo lygius organizacijoje, juose vykstančius procesus veikia išorinė aplinka. Išorinės sąlygos, bendras gyvenimo lygis, įvairūs pokyčiai politikoje, socialinėle aplinkoje, visuomenėje veikia žmones, todėl nesklandumai organizacijos išorėje turi įtakos ir nesklandumams organizacijos viduje. Būtent tobuli žmogiškieji santykiai ir padeda ne tik suvokti šiuos trikdžius, bet ir nukreipti žmonių bendravimą ta linkme, kuri leistų sumažini nuostolius ir pastūmėtų žmones į efektyvią veiklą.

2. Komunikacijos organizacijoje klasifikavimas

2.1. Išorinė organizacijos komunikacija

Organizacijos komunikacija yra dviejų rūšių: bendravimas su aplinka ir bendravimas organizacijos viduje.
Komunikaciją su aplinka lemia sąveikos su ja mąstas. Organizacijos rūpinasi informacija, kurią siunčia tokiems įtaką darantiems asmenims kaip vartotojai. Tai atlieka ryšių su visuomene skyrius, kurio funkcija yra apgalvotos, planingos ir ilgalaikės pastangos suformuoti ir išlaikyti abipusį supratimą tarp organizacijos ir visuomenės. Ryšių su visuomene vienas iš tikslų yra transformuoti negatyvius santykius tarp organizacijos ir visuomenės į pozityvius.
Ryšiai su visuomene apibūdinami ir kaip valdymo funkcija, siekiant įvertinti visuomenės nuomonę, suderinti atskiro individo ar organizacijos veiklą su visuomenės interesais, planuoti ir vykdyti tam tikrą programą, kuri padėtų organizacijai įgyti visuomenės palnkumą ir palaikymą.
Ryšių su visuomene funkcijos dažniausiai yra šios:
 Tirti tam tikrų institucijų, firmų, atskirų asmenų socialinę, ekonominę ir politinę aplinką, kad būtų galima prognozuoti įvykius, poreikius ir patarti konkrečių institucijų ar firmų vadovams, atskiriems asmenims;
 Patarti politikams pateikiant jiems objektyvią informaciją;
 Skelbti suinteresuotai visuomenei aktualią informaciją apie valdymo politiką bei jos rezultatus;
 Įvertinti tam tikrų institucijų, firmų, atskirų asmenų veiklos rezultatus aiškinant jos privalumus ir trūkumus, taip pat nurodyti veiklos tobulinimo būdus ateityje;
 Institucijos ir firmos tik tada gali tikėtis palankaus visuomenės požiūrio į savo veiklą, kai atskirų firmų (ar institucijų) ir visuomenės interesai derinami.
Ryšiams su visuomene priskirtina:
 Reklama – tai neasmeninė komunikacijos priemonė per informacijos platinimo priemones, esant aiškiai apibrėžtam finansavimo šaltiniui. Reklama skirstoma į: informacinę, patariamąją ir primenančiąją, taip pat į reklamą spaudoje, televizijoje, radijuje ir pan.;
 Kontaktai su spauda, pateikiant vertingos informacijos. Kontaktai su žiniasklaida yra vienas svarbiausių biznio organizacijų ryšių su visuomene funkcijų. Žiniasklaidos vaidmuo yra lemiamas formuojant teigiamą biznio organizacijos įvaizdį visuomenei. Stambenėse organizacijose šiems ryšiams palaikyti paskiriamas spaudos atstovas – atašė. Nuolatiniai ryšiai su žiniasklaida skirstomi į žodinius ir rašytinius. Labai svarbūs yra tiesioginiai biznio organizacijų atstovų ryšiai su žiniasklaidos atstovais. Tai gali būti interviu, spaudos konferencijos, brivingai spaudai ir kt. Ypač svarbi ryšių su visuomene forma yra spaudos konferencija, kurią būtina kruopščiai suplanuoti ir jai pasiruošti;
 Visuomenės nuomonės tyrimas;
 Finansinė parama gamybos vystymui, pažangių idėjų realizavimui ir pan.;
 Firmų bandymai paveikti valdančiuosius sluoksnius, kad būtų leidžiami klientams palankiausi įstatymai;
 Visuomeniniai kontaktai, t.y. politinės, švietimo, aptarnavimo funkcijos, kad būtų išnaudotos galimybės toliau bendradarbiauti su visuomene ir ją remti;
 Kalbų, pranešimų, brošiūrių parengimas;
 Patarimai klientams, priimant sprendimus sudėtingomis situacijomis.
 Bendradarbiavimas su profsąjungomis bei kitomis organizacijomis.
Bendraudama su aplinka organizacija praneša visuomenei apie save, savo veiklą, ką ji gali pasiūlyti ir kokiomis sąlygomis. Ši komunikacija svarbi tuo, kad daugiau žmonių sužino apie organizaciją, padeda jai rasti investitorių, pritraukti naujų klientų ar pirkėjų.

2.2. Vidinė organizacijos komunikacija
2.2.1. Vidinė organizacijos komunikacija ir jos rūšys

Vidinė organizacijos komunikacija vyksta organizacijos viduje ir yra labai įvairi. Ji priklauso nuo organizacijos struktūros, valdžios, darbo specializacijos, tam tikrų asmenų disponavimo tam tikra informacija ir žiniomis apie savo darbą. Taip pat ji vyksta tarp skirtingų valdymo lygių, tarp vieno lygio padalinių, vadovų bendravimo su pavaldiniais ir darbo grupėmis metu, esant neformaliam bendravimui.
Valdžios struktūra. Organizacijos valdžios struktūra daro didelę įtaką komunikacijos efektingumui organizacijose. Užimamos padėties ir galios skirtumai organizacijose lemia, kam su kuo patogu komunikuoti. Užimamos padėties skirtumai taip pat lemia ir komunikacijos turinį, ir tikslumą. Pavyzdžiui, pokalbis tarp kompanijos prezidento ir raštinės darbuotojo bus įtemptai mandagus ir formalus.
Darbo specializacija. Darbo specializacija paprastai palengvina komunikaciją skirtingų grupių viduje. Vienos darbo grupės nariai kalba tuo pačiu žargonu, jų darbo tikslai ir terminai bei asmeniniai stiliai yra panašūs. Tačiau per didelė darbo specializacija trukdo komunikacijai tarp labai skirtingų grupių.
Informacijos nuosavybė. Šis terminas reiškia, kad tam tikri asmenys disponuoja tam tikra informacija ir žiniomis apie savo darbą. Pavyzdžiui, padalinio vadovas gal žino labai efektyvų būdą konfliktams tarp pavaldinių valdyti; pardavėjas žino ka priima pagrindinius su jo veikla susijusius finansinius sprendimus. Tokia informacija suteikia tam tikros galios ją turintiems individams. Dauguma jų nenori dalytis šia informacija su kitais darbuotojais. Tačiau reikia skatinti darbuotojų bendradarbiavimą, siekiant padidinti organizacijos veiklos efektyvumą.
Vidinės komunikacijos rūšys yra vertikalioji, horizontalioji, formalioji ir neformalioji komunikacijos.

2.2.2. Vertikalioji komunikacija

Vertikalioji komunikacija yra komunikacijos rūšis, kuri vyksta tarp skirtingų valdymo lygių, kai informacija keliauja organizacijos komandų grandine aukštyn arba žemyn. Informacijos srautas iš viršaus į apačią prasideda nuo aukščiausiųjų valdymo lygių, po to keliauja žemyn per valdymo lygius, kol pasiekia eilinius darbininkus ir ne valdymo personalą. Pagrindinis tokios komunikacijos (iš viršaus į apačią) tikslas – patarti, informuoti, nurodyti, instruktuoti ir įvertinti darbuotojus bei pateikti organizacijos nariams žinių apie organizacijos tikslus ir politiką.
Pagrindinis komunikacijos priešinga kryptimi, t.y. iš apačios į viršų, tikslas – pateikti aukštesniems valdymo lygiams informaciją apie tai, kas vyksta žemesniuose lygiuose. Tokio tipo komunikacija – tai ataskaitos apie atliktą darbą ir pasiektą pažangą, pasiūlymai, paaiškinimai ir pagalbos ar sprendimų aprašymas.
Yra susiduriama su tokiomis vertikaliosios komunikacijos problemomis. Yra tikėtina, kad komunikacija iš viršaus į apačią bus filtruojama, modifikuojama ar stabdoma kiekviename valdymo lygyje, kadangi vadovai sprendžia, ką jie turėtų perduoti savo darbuotojams, ir ko – ne. Taip pat tikėtina, kad komunikacija piešinga kryptimi, t.y. iš apačios į viršų, irgi bus filtruojama, kondensuojama ar keičiama viduriniojo lygio vadovų, manančių, kad jų darbas – apsaugoti aukštesniųjų lygių vadovus nuo neesminės informacijos, atsirandančios žemesniuose valdymo lygiuose. Be to, viduriniojo lygio vadovai gali nuslėpti informaciją, kuri būtų nepalanki jiems patiems, jei pasiektų viršininkų ausis. Todėl vertikalioji informacija dažnai yra tik iš dalies tiksli ir išsami. Vertikaliosios komunikacijos tikslumą didina viršininko ir jo pavaldinio mąstymo panašumai. Tačiau jai kliudo užimamos padėties ir valdžios skirtumai tarp vadovo ir pavaldinio, pavaldinio noras, kad informacija greičiau judėtų aukštyn, ir pasitikėjimo tarp pavaldinio ir vadovo stoka.
Komunikacijos, nukreiptos iš viršaus į apačią problemų iškyla tada, kai vadovai nepateikia darbuotojams būtinų žinių, kad jie galėtų efektingai atlikti savo užduotis. Neretai vadovai per daug optimistiškai vertina savo sugebėjimus perduoti informaciją iš viršaus į apačią, tačiau iš tikro jie dažnai nesugeba perduoti svarbios informacijos (pvz., apie aukštesniojo lygio kompanijos politikos pokyčius) ar tinkamai apmokyti darbuotojų, kaip jie turėtų atlikti savo pareigas. Šis komunikacijos trūkumas kartais būna sąmoningai apgalvotas, pvz., kai vadovai nutyli informaciją, kad išlaikytų daruotojų priklausomybę. Kai informacija, perduodama iš viršaus į apačią, ne visa, pavaldiniai sutrinka, jiems atrodo, kad jie yra nepakankamai informuoti ir bejėgiai, ir todėl gali nesugebėti gerai atlikti užduočių.

2.2.3. Horizontalioji komunikacija organizacijoje

Horizontalioji komunikacija vyksta tarp žmonių, esančių viename organizacijos lygmenyje. Ji yra neatsiejama nuo organizacijos darbo srauto ir atsiranda tarp darbo grupės narių, tarp kelių darbo grupių, tarp skirtingų grandžių narių, tarp linijinių ir to paties lygio vadovų. Pagrindinis horizontaliosios komunikacijos tikslas – sudaryti tiesioginį organizacijos koordinavimo ir problemų sprendimo kanalą. Šiai komunikacijos rūšiai nebūdinga ilga komandų grandinė, dėl ko išvengiama daug lėtesnės procedūros, pagal kurią komunikacija nukreipiama per bendrą viršininką. Papildomas horizontaliosios komunikacijos privalumas tas, kad ji sudaro organizacijos nariams galimybę užmegzti santykius su kolegomis (sau pagal rangą lygiais darbuotojais). Šie santykiai svarbūs darbuotojų pasitenkinimui.
Didelė horizontaliosios komunikacijos dalis vyksta už komandavimo grandinės ribų. Tokia horizontalioji komunikacija susiformuoja neretai žinant pritariant ir skatinant viršininkams, suvokiantiems, kad horizontali komunikacija dažnai palengvina jų bendravimo naštą ir sumažina nesklandumų bei netikslumų, kai reikiami žmonės užmezga tiesioginį tarpusavio ryšį.
Dėl lygiateisiškumo darbuotojų padėties hierarchiniame lygmenyje horizontali komunikacija nepatiria tokių kliūčių kaip vertikali. Galimi horizontalios komunikacijos trukdymai:
 Konkurencija. Ji pasireiškia, kai darbuotojai varžosi dėl paaukštinimo ar kitų priežasčių;
 Specializacija. Kai darbą atlieka vienas žmogus arba padalinys, dažnai gali atsitikti, kad kiti organizacijoje juos sunkiai supranta. Pavyzdžiui, kompiuterių specialistas prekybos skyriuje galėtų padėti pagerinti prekybą. Bet jeigu prekybos vadybininkas nesupranta to specialisto profesinių terminų, o šis jų negali pakeisti suprantamesniais, bendras darbas vargu ar įmanomas;
 Fiziniai barjerai. Darbuotojams sunkiau keistis informacija, jeigu atstumai tarp jų yra per dideli.

2.2.4. Formalioji komunikacija organizacijoje

Informacijos judėjimo kanalai organizacijoje gali būti formalūs ir neformalūs.
Formali komunikacija vyksta komunikaciniais kanalais, kuriuos nulemia organizacijos struktūra. Formalus komunikacijos kanalas – tai komunikacijos priemonė, kontroliuojama vadovų.
Pagal savo padėtį organizacijoje vadovas yra vienas iš svarbiausių komunikacijos centrų organizacijoje. Daugiausia kitiems organizacijos nariams būtinos informacijos sukuria vadovas spręsdamas problemas bei numatydamas sprendinių įgyvendinimo būdus, todėl vienas svarbiausių vadovo uždavinių organizacijoje yra sukurti komunikacijų – informacijos pasikeitimo ir reikšmės perdavimo sistemą bei garantuoti efektyvų funkcionavimą. Todėl vadovas turi sugebėti efektyviai veikti ir kaip informacijos šaltinis bei perdavėjas ir kaip informacijos priėmėjas bei vartotojas. Turima omenyje vadovą ne vien tik kaip akademinį vadybos teorijų žinovą, bet žmogų, sugebantį derinti (integruoti) rūpestį gamybine organizacijos veikla ir ne mažesnį – jam pavaldžiais žmonėmis, nuo kurių priklauso organizacijos veiklos rezultatai. Vadovas savo vidine nuostata, vertybine orientacija neturi prieštarauti organizacijos misijai ir jos tikslams bei dirbančiųjų poreikiams. Jis turi sugebėti personalo asmeninius poreikius ir tikslus suderinti ir nukreipti organizacijos tikslų siekimui. Organizacijos strategija, vedanti į sėkmę, bus realizuojama tik esant tokiam vadovavimo procesui, kuris maksimaliai tenkina susiformavusius darbuotojų poreikius siekti organizacijos veiklos tikslų, sąmoningai panaudojant visus savo asmeninius sugebėjimus, identifikuojant save su organizacija. Kokie bus sukurti santykiai tarp žmonių, tokia bus organizacija.
Vadovai valdomą procesą veikia ne tiesiogiai, bet per jam pavaldų personalą; jie nustato ir suderina santykius tarp atskiras valdymo funkcijas atliekančių tarnybų, parenka darbuotojus, organizuoja bendrą valdomosios sistemos darbą. Darbas su žmonėmis reikalauja iš vadovo, be asmeninių savybių, psichologijos, etikos ir kitų sričių žinių. Kaip tik valdymo objektas – žmonės – iš esmės nulemia vadovų darbo pobūdį.
Sprendžiant įvairius valdymo uždavinius, vadovui nuolat tenka nukreipti, koordinuoti pavaldžių darbuotojų pastangas, duoti nurodymus, tikrinti, kaip jų laikomasi. Tad, veikdamas žmones, vadovas padeda jiems formuotis kaip darbuotojams ir kaip asmenybėms. Todėl pirmoji efektyvaus darbo sąlyga – gerai pažinti žmones, žinoti jų interesus ir poreikius, įsitikinimus, nuotaikas ir nuomones, t.y. išmanyti psichologiją. Nepažįstant personalo, potencialių jų galimybių, negalima daryti efektyvaus poveikio ir siekti veiklos sėkmės.
Ryškiausi yra vadovo santykiai su savo pavaldiniais. Šie vertikalūs ryšiai sudaro pagrindinę dalykinio bendravimo dalį. Bendraudami su pavaldiniais vadovai praneša apie numatomus ar jau daromus pakeitimus, gauna idėjų ir pasiūlymų, sužino apie pavaldinių problemas. Vadovas gali būti sudaręs darbo grupę tam tikrai problemai spręsti. Tada jis susitinka su visa grupe. Jo tiesioginiai ryšiai su ja aktyvina darbą, leidžia grupės nariams išdėstyti savo pažiūras, pasiūlyti sprendimų variantus ir priemones. Taip vadovas betarpiškai sužino, kaip vyksta darbas ir su kokiomis problemomis susiduriama jį atliekant.
Taigi vadovas pavaldinius vienu metu veikia dvejopai:
 tiesiogiai per organizacinę veiklą, t.y. kompleksų priemonių, kurios kryptingai įgyvendinamos personale,
 netiesiogiai (šalutinis poveikis) kiekvieną darbuotoją ir grupę vadovas veikia savo asmenybe, dalykinėmis ir asmeninėmis savybėmis, elgesiu, gyvenimo būdu, pažiūromis, įsitikinimais.

Formalios komunikacijos pavyzdžiais gali būti ir informaciniai biuleteniai, reguliarios priminimo pastabos bei ataskaitos bei darbuotojų susirinkimai. Jie veikia organizacijos efektingumą dviem būdais:
 Apima vis didesnį atstumą organizacijoms augant ir plečiantis. Pvz., didelėje mažmeninės prekybos organizacijoje, kurios padaliniai plačiai “išmėtyti”, yra daug sunkiau pasiekti efektingą komunikaciją, nei mažoje parduotuvėje.
 Formalūs komunikacijos kanalai kliudo laisvai tekėti informacijai tarp įvairių organizacijos lygių. Pavyzdžiui, konvejerio darbininkas savo problemomis laisvai pasidalys su cecho meistru, bet ne su gamyklos vadovu.
Ši priimta komunikacijos kanalų apribojimų sistema turi savų privalumų (aukštesnio lygio vadovai nepaskęsta informacijos pertekliuje) ir trukumų (kartais aukštesnio lygio vadovų nepasiekia informacija, kurią jie turėtų žinoti).
Kaip formalus komunikacijos kanalas organizacijose gali būti naudojamas elektroninis žinių laikraštis, pranešantis apie naujoves, ateities planus bei darbuotojų rūpesčius, perduodantis žinias aplinkos klausimais. Kompiuterinė informacija gali būti pateikiama įvairiomis formomis, tarp jų interviu vaizdajuostėje, vaizdais, grafika, tekstu ir animacija. Organizacijos veiklos efektyvumui didinti gali būti naudojama ir “grupės lyderio” ataskaita, kurią parengia vienas iš organizacijos aukščiausio lygio vadovų. “Grupės lyderio” ataskaita padeda skatinti efektingą komunikaciją firmos viduje, pateikia išsamų firmos moralės, nuotaikų ir bendravimo vaizdą.

2.2.5. Neformalioji komunikacija organizacijoje

Neformalioji komunikacija yra neoficiali, neplanuota, vykstanti už organizacijos kanalų.
Viena neformaliosios komunikacijos rūšių yra gandų tinklai. Jie dažnai būna nesankcionuoti. Šie tinklai daug operatyvesni ir pirmiausia perduoda konfidencialią informaciją. Nors gandų tikrumu abejojama, tačiau tyrimai parodė, kad apie 80% gandų perduoda pakankamai tikslią informaciją apie savo organizaciją. Neformalių kanalų naudojimąsi skatina kiekvienas formalios komunikacijos kanalų trūkumas. Gandų tinklas organizacijoje dažniausiai sumegZtas iš kelių neformalių komunikacijos tinklų, kurie tarpusavyje susikerta keliose vietose, t.y. kai kurie gerai informuoti individai priklauso keliems neformaliems tinklams. Gandai visiškai nepaiso postų ar valdžios ir galių susieti organizacijos narius įvairiomis kryptimis: horizontaliai, vertikaliai ar įstrižai.
Yra skiriami tokie keturi gandų grandinių tipai (2 pav.):
 “vienos gijos grandinė” yra tada, kai asmuo A pasako ką nors asmeniui B, o tas perduoda asmeniui C ir t.t. paeiliui. Šioje grandinėje informacija yra labiausiai iškraipoma;
 “paskalų grandinė”. Šiuo atveju vienas asmuo sužino ką nors ir visiems pasakoja, ką sužinojo. Ši grandinė labai populiari, ja perduodama įdomi, tačiau su darbu dažniausiai nesusijusi informacija;
 “atsitiktinimų grandinė” yra tada, kai individui visai nesvarbu, kam perduoti informaciją, jis atsitiktinai pasirenka adresatus, o šie elgiasi lygiai taip pat. Šia grandine dažniausiai perduodama pakankamai įdomi, tačiau nereikšminga informacija;
 “klasterinė grandinė”. Šiuo atveju asmuo A perduoda informaciją keliems atrinktiems asmenims, ir kai kurie iš jų toliau informuoja kitus atrinktus.

2 pav. Gandų grandinių tipai

Organizacijose daugiausia dominuoja klasterinė gandų grandinė. Paprastai tik keli asmenys, vadinami ryšininkais, toliau perduoda gautą informaciją ir tai tik tiems, kuriais jie pasitiki ar iš kurių tikisi malonių. Dažniausiai perduodama jiems įdomi informacija, susijusi su darbu ir – svarbiausia – laiku ir nauja.
Šalia socialinių ir neformalios komunikacijos funkcijų gandai atlieka dar keletą su darbu susijusių funkcijų. Pavyzdžiui, nors gandus yra be galo sunku kontroliuoti, tačiau informacija jų kanalais sklinda daug greičiau nei formaliaisiais komunikacijos kanalais. Jais galima patikrinti rengiamų priemonių efektyvumą, sužinoti ką kiti ketina daryti, pranešti savo kontraargumentus. Vadovai gali pasinaudoti jais, sąmoningai leisti tam tikrai informacijai nutekėti, kad patikrintų reakciją į ją ar leistų idėjai rutuliotis. Toks žinių perdavimo būdas gali būti veiksmingas, bet kartu ši strategija labai rizikinga, nes gandai gali būti visiškai klaidingi, net šmeižtas, gali sąlygoti konfliktus ar nepasitenkinimą.

Neformalios komunikacijos kanalų privalumai:
 Tenkina personalo poreikius;
 Blaško darbo monotoniją;
 Aprūpina susijusia su darbu informacija, kurios neteikia formalūs kanalai.

3. Organizacijos grupės ir komunikacija
3.1. Grupės organizacijoje

Organizacijos veiklos efektyvumas glaudžiai susijęs su sėkminga grupių veikla. Organizacijoje dirba daug žmonių. Kiekvienas jų vienaip ar kitaip santykiauja su kitais, nes tik bendras darbas leidžia pasiekti organizacijos tikslus. Norint gerai organizuoti darbą, reikia pažinti grupių, kolektyvo veiklos ypatumus, jų narių tarpusavio santykių dėsningumus.
Grupė – tai vieningai veikiantys ir nuolat sąveikaujantys žmonės. Tokia žmonių sąjunga turi bendrus siekius, kurie siejasi laiko ir erdvės atžvilgiu. Būtent tai ir daro žmonių grupę kai kuo daugiau negu paprastas individų sambūris.
Grupės organizacijoje sudaromos tam tikroms užduotims atlikti. Grupė atlieka tas funkcijas, kurių negali atlikti pavieniai žmonės, kurių negalima skirstyti į smulkesnes, individualias užduotis; grupė atlieka ryšio, koordinacijos funkciją tarp organizacijos padalinių, kurių veikla nėra glaudžiai susijusi; grupė pajėgesnė spręsti sudėtingas problemas ir įgyvendinti priimtus sprendimus.
Grupė organizacijoje atlieka socialines ir psichologines funkcijas, nes darbas grupėje sudaro sąlygas jos nariams įgyvendinti visuomeninius ir psichologinius poreikius. Darbuotojų poreikiai yra tenkinami per efektyvius sąveikos ryšius, t.y. efektyvią komunikaciją. Grupė:
 patenkina savo narių priėmimo poreikius (draugystės, paramos, pagalbos);
 padeda savo nariams išlaikyti savigarbos jausmą, nes pats darbas, jo rezultatai gali būti žmogaus vertinimo kriterijai bei saviraiškos priemonė;
 darbas grupėje mažina nesaugumo, nerimo, bejėgiškumo jausmus;
 padeda savo nariams išspręsti problemas bei sėkmingai komunikuoti;
 padeda pažinti gyvenimo tikrovę, nes žmogus grupėje susiduria su požiūriu, nuomonių, vertybių, normų bei interesų įvairove, t.y. ji remia ir stiprina elgesį, kurio tikimasi.

Deramai suformuota ir vadovaujamų grupių veikla naudinga tiek grupės nariams, tiek organizacijai.
Organizacijoje veikia formalios ir neformalios grupės.

3.2. Formalios grupės

Vadovybė savo nuožiūra sudaro grupes, kai skirsto darbus ir įgaliojimus. Vadovybės valia sudarytos grupės vadinamos formalimis. Šios grupės – tai mažos formalios organizacijos, kurių pirmoji funkcija yra atlikti gautas užduotis ir siekti nurodytų tikslų. Formalios grupės gali būti trijų tipų:
 vadovų. Vadovo grupė susideda iš vadovo ir jo tiesioginių pavaldinių (pvz., generalinis direktorius ir finansų direktorius, gamybos direktorius, marketingo direktorius ir pan.). Vadovo grupė formuoja organizacijos strategiją ir ilgalaikius tikslus;
 darbo grupė. Šią grupę sudaro darbuotojai, kurie vykdo tą pačią bendrąją užduotį ar sprendžia bendrą problemą (pvz., personalo skyriaus darbuotojai). Ji savarankiškesnė už vadovo grupę, jai pavesto darbo atžvilgiu.
 Tikslinės paskirties grupės – komisijos, komitetai ir pan. – gauna laikinų įgaliojimų kokiai nors ar kelioms užduotims atlikti. Dažniausiai tikslinės grupės konsultuoja vadovo ir darbo grupes.
Paprastai žmonės stoja į formalias organizacijas dėl šių priežasčių:
 Nori įgyvendinti organizacijos tikslus;
 Nori gauti pajamų;
 Nori susikurti prestižą.
Vadovybė privalo didinti savo sukurtų (formalių) vadovų grupių ir komitetų bei komisijų darbo veiksmingumą. Kad šios grupės našiai dirbtų, jų veiklą reikia planuoti, organizuoti, motyvuoti ir kontroliuoti. Viena iš sunkiausių šios veiklos problemų – kaip padidinti grupių veiksmingumą. Kaip veiksmingai grupė sieks savo tikslų, priklauso nuo keleto veiksnių: grupės dydžio, sudėties, statuso,susitelkimo ir kt.
Susitelkimas yra grupės narių potraukis vienas prie kito ir prie grupės. Tokia grupė gerai dirba ir gali padidinti visos organizacijos veiksmingumą. Susitelkusi grupė turi mažiau bendravimo problemų, mažiau nesusipratimų, įtampos, priešiškumo ir nepasitikėjimo, o jos našumas didesnis už nesusitelkusios grupės. Bet kai jos ir organizacijos interesai nesutampa, ji daro blogą poveikį visai organizacijai. Vadovybė gali padidinti teigiamą efektą reguliariais susirinkimais bei akcentuodama globalinius grupės uždavinius ir parodydama kiekvienio nario indėlį siekiant tikslo.
Efektyvus kiekvienos formalios grupės valdymas yra pagrindinis uždavinys. Šios tarpusavyje susijusios grupės sudaro organizaciją kaip sistemą. Taigi, kuo geriau vadovas supranta, kas yra grupė ir kokie jos veiklos efektyvumo kriterijai, tuo didesnė tikimybė, kad jis sugebės padidinti ir padalinio, ir visos organizacijos veiklos efektyvumą.

3.3. Neformalios grupės

Greta formalių kiekvienoje organizacijoje gyvuoja ir neformalios grupės. Formali organizacija sudaroma vadovo galia. Ji tuojau pat tampa socialine aplinka, kurioje žmonės bendrauja ne tik vadovų nurodymu. Bendraujant atsiranda ir emocijų –neformalių organizacijų susidarymo prielaida. Socialiniai santykiai pagimdo daugybę draugiškų, neformalių grupių, kurios visos drauge sudaro neformalią organizaciją. Neformali organizacija yra spontaniškai susibūrusi grupė žmonių, kurie pastoviai bendrauja siekdami tam tikrų grynai asmeninių tikslų. Šie bendri tikslai yra grupės susidarymo priežastis. Didelėje formalioje organizacijoje gali būti ne viena neformali organizacija. Dauguma iš jų susijungia į savotišką tinklą. Neformalios organizacijos, panašiai kaip ir formalios, turi hierarchiją, vadus ir savas problemas, nerašytus įstatymus, kurių laikosi ir kurie remiasi baudų bei skatinimo sistema.
Žmonės turi priežasčių stoti į neformalias organizacijas, nes neformali grupė gali duoti psichologinės naudos, kuri kitą kartą ne menkesnė už atlyginimą. Svarbiausios priežastys stoti į neformalią grupę yra:
 Noras pritapti prie tam tikros žmonių grupės;
 Galimybė gauti savitarpio paramą;
 Savigynos interesai;
 Galima tikėtis grupės narių pagalbos;
 Geresnės sąlygos glaudžiai bendrauti.
Noras pritapti ir turėti paramą – yra pirmoji priežastis stoti į neformalią organizaciją. Taip pat žmonės buriasi į neformalias grupes dėl to, kad būtų arčiau tų, kuriems simpatizuoja: drauge pietauja, svarsto darbo ir asmeninius klausimus, drauge organizuoja ir praleidžia laisvalaikį.
Neformalios grupės turi polinkį įsteigti priimtino elgesio standartus, sugeba nustatyti nukrypimus nuo jų ir turi galią reikalauti paklusnumo šiems standartams. Elgesio standartai grupėse vadinami grupės elgesio normomis. Jos padeda apibrėžti grupės esmines ypatybes, išreiškia kolektyvo vertybes.
Viena iš reikšmingiausių ir labiausiai paplitusių priežasčių, kuri trukdo neformalias organizacijas veiksmingai valdyti, yra jų menkinimas. Dalis vadovų mano, kad neformalios organizacijos atsiranda tada, kai valdymas yra neveiksmingas, nors iš tikro jo atsiradimas yra natūralus. Kaip ir daugelis valdymo veiksnių, jos turi ir teigiamų, ir neigiamų bruožų. Kartais neformalios grupės kelia rimtų problemų organizacijai, trukdo jai būti tokia racionalia, kokia ji galėtų būti, bet kartu (į darbo vietą) atneša šilumą, žmoniškumą, galimybę individo saviraiškai. Neformalios grupės – emocijų šaltiniai. Esant silpnai darbuotojų motyvacijai, daug darbų būtų netoleruojami be psichologinio neformalių grupių palaikymo. Ypač neigiami bruožai pradeda stipriai reikštis, kai vadovybės reakcija grupės atžvilgiu yra neteisinga. Drauge jie trukdo pastebėti potencialią neformalių organizacijų naudą (pvz., žmonės nenori nutraukti socialinių ryšių ir pan.). jos tikslai gali sutapti su formalios organizacijos tikslais, o normos – padidinti formalios organizacijos veiksmingumą.
Kai vadovai neranda būdų gerai su neformaliomis organizacijomis bendradarbiauti ar bando jas nuslopinti, ši potenciali nauda prarandama. Bet kuriuo atveju, naudinga ar nenaudinga neformali organizacija – ji yra ir į ją reikia atsižvelgti. Jeigu bus sugriauta viena neformali organizacija, vietoj jos atsiras kita ar net kelios tokios pačios organizacijos.
Neformalios grupės organizacijoje, nepaisant priešinimosi vadovų politikai, asmens laisvės suvaržymo, sustiprintos narių kontrolės, priešinimosi naujovėms, tačiau individo saviraiškos galimybės, geresnė darbo atmosfera, pagerėjęs bendravimas, padidėjęs pasitikėjimas savimi be asmeniškumo išnykimas, mažesnė darbuotojų kaita, nuobodulio mažinimas, parama ir pagalba vykdant paskirtas užduotis sudaro priemones efektyvesnei organizacijos veiklai. Šis bendravimas vyksta įvairiais būdais: reklamuojantis, kontaktuojant su žiniasklaida, rengiant kalbas, pranešimus, brošiūras. Bendraudama su aplinka organizacija praneša visuomenei apie save, savo veiklą, ką ji gali pasiūlyti ir kokiomis sąlygomis. Ši komunikacija svarbi tuo, kad daugiau žmonių sužino apie organizaciją, padeda jai rasti investitorių, pritraukti naujų klientų ar pirkėjų.

IŠVADOS

Komunikacija – tai viena iš žmonių bendravimo sričių, kurią labai sunku apibrėžti ir paaiškinti. Tai pasikeitimo informacija procesas, laiduojantis žmonių tarpusavio santykių, jų išgyvenimų ir tarpusavio supratimą.
Komunikacija yra pranešimų siuntimo, gavimo ir interpretavimo procesas. Visi mūsų išsireiškimai, judesiai, tylėjimas – tai kitiems žmonėms praneša ką nors apie mus. Komunikacija prasideda, kai du ar daugiau žmonių įeina į kontaktą ir tęsiasi iki tol, kol žmonės nutraukia ryšį. Komunikacijos procesui užsimegsti ir vystytis yra būtini šie komponentai: siuntėjas, gavėjas, pranešimas, informacijos kanalas.
Norint užtikrinti komunikacijos efektyvumą, pasikeitimo informacija procesą turi lydėti grįžtamasis ryšys. Formuojant ir perduodant žinią pradeda veikti įvairūs trukdymai, kurie gali pakreipti informacijos pateikimą ir persiuntimą kita linkme, arba gavėją pasiekia klaidinga žinia.
Komunikacija yra svarbi organizacijos gyvavimo sąlyga. Ji padeda vykdyti planavimo, organizavimo, vadovavimo ir kontrolės užduotis. Organizacijoje komunikacija susieja darbinės veiklos ir žmogiškuosius tikslus į visumą. Komunikaciją siejant su organizacijos veikla ji apibrėžiama kaip žmonių socialinių ryšių funkcija, atsirandanti drauge su materialine gamyba iš reikalo derinti žmonių veiklą, perduoti patirtį, ją sociališkai akumuliuoti. Komunikacija akcentuoja ryšio tarp subjektų mechanizmą, formą, informacijos perdavimo būdus, kanalus.
Galima išskirti tokius organizacijos komunikacijos tikslus: išsiaiškinti, informuoti, įtikinti ir išlaikyti dėmesį. Organizacijos viduje pasireiškia tokios komunikacijų funkcijos: emocionalioji, informacijos, motyvacijos ir kontrolės. Organizacijoje yra skiriami tokie bendravimo lygiai: asmeninis, tarpasmeninis (dviejų ar daugiau žmonių) ir masinis (bendravimas per informacines priemones). Komunikacijos organizacijoje tikslai, funkcijos ir lygiai padeda nukreipti žmogiškuosius santykius ta linkme, kuri pastūmėtų žmones į efektyvią veiklą.
Organizacijos komunikacija yra dviejų rūšių: bendravimas su aplinka ir bendravimas organizacijos viduje. Komunikaciją su aplinka lemia sąveikos su ja mąstas. Tai atlieka ryšių su visuomene skyrius, kurio funkcija yra apgalvotos, planingos ir ilgalaikės pastangos suformuoti ir išlaikyti abipusį supratimą tarp organizacijos ir visuomenės.
Vidinė organizacijos komunikacija vyksta organizacijos viduje ir yra labai įvairi. Ji priklauso nuo organizacijos struktūros, valdžios, darbo specializacijos. Taip pat ji vyksta tarp skirtingų valdymo lygių, tarp vieno lygio padalinių, vadovų bendravimo su pavaldiniais ir darbo grupėmis metu, esant neformaliam bendravimui.
Vertikalioji komunikacija yra komunikacijos rūšis, kuri vyksta tarp skirtingų valdymo lygių, kai informacija keliauja organizacijos komandų grandine aukštyn arba žemyn. Pagrindinis tokios komunikacijos (iš viršaus į apačią) tikslas – patarti, informuoti, nurodyti, instruktuoti ir įvertinti darbuotojus bei pateikti organizacijos nariams žinių apie organizacijos tikslus ir politiką. Pagrindinis komunikacijos priešinga kryptimi, t.y. iš apačios į viršų, tikslas – pateikti aukštesniems valdymo lygiams informaciją apie tai, kas vyksta žemesniuose lygiuose. Tokio tipo komunikacija – tai ataskaitos apie atliktą darbą ir pasiektą pažangą, pasiūlymai, paaiškinimai ir pagalbos ar sprendimų aprašymas
Horizontalioji komunikacija vyksta tarp žmonių, esančių viename organizacijos lygmenyje. Ji yra neatsiejama nuo organizacijos darbo srauto ir atsiranda tarp darbo grupės narių, tarp kelių darbo grupių, tarp skirtingų grandžių narių, tarp linijinių ir to paties lygio vadovų. Pagrindinis horizontaliosios komunikacijos tikslas – sudaryti tiesioginį organizacijos koordinavimo ir problemų sprendimo kanalą. Papildomas horizontaliosios komunikacijos privalumas tas, kad ji sudaro organizacijos nariams galimybę užmegzti santykius su kolegomis (sau pagal rangą lygiais darbuotojais). Šie santykiai svarbūs darbuotojų pasitenkinimui.
. Informacijos judėjimo kanalai organizacijoje gali būti formalūs ir neformalūs. Formali komunikacija vyksta komunikaciniais kanalais, kuriuos nulemia organizacijos struktūra. Formalus komunikacijos kanalas – tai komunikacijos priemonė, kontroliuojama vadovų.

Pagal savo padėtį organizacijoje vadovas yra vienas iš svarbiausių komunikacijos centrų organizacijoje. Daugiausia kitiems organizacijos nariams būtinos informacijos sukuria vadovas spręsdamas problemas bei numatydamas sprendinių įgyvendinimo būdus, todėl vienas svarbiausių vadovo uždavinių organizacijoje yra sukurti komunikacijų – informacijos pasikeitimo ir reikšmės perdavimo sistemą bei garantuoti efektyvų funkcionavimą.
Neformalioji komunikacija yra neoficiali, neplanuota, vykstanti už organizacijos kanalų.Viena neformaliosios komunikacijos rūšių yra gandų tinklai, kurie būdingi daugeliui organizacijų ir yra veiksmingas informacijos platinimo būdas, tačiau visuomet išlieka informacijos iškraipymo pavojus.
Organizacijos veiklos efektyvumas glaudžiai susijęs su sėkminga grupių veikla. Grupė – tai vieningai veikiantys ir nuolat sąveikaujantys žmonės. Grupės organizacijoje sudaromos tam tikroms užduotims atlikti. Deramai suformuota ir vadovaujamų grupių veikla naudinga tiek grupės nariams, tiek organizacijai.
Organizacijoje veikia formalios ir neformalios grupės. Vadovybės valia sudarytos grupės vadinamos formalimis. Šios grupės – tai mažos formalios organizacijos, kurių pirmoji funkcija yra atlikti gautas užduotis ir siekti nurodytų tikslų. Formalios grupės gali būti trijų tipų: vadovų, darbo ir tikslinės.
Neformali organizacija yra spontaniškai susibūrusi grupė žmonių, kurie pastoviai bendrauja siekdami tam tikrų grynai asmeninių tikslų. Jos formuojasi organizacijose ieškant psichologinio veiklos komforto, pažiūrų atitikimo, interesų bendrumo ir pan.
Efektyvus kiekvienos grupės valdymas yra pagrindinis uždavinys. Kuo geriau vadovas supranta, kas yra grupė ir kokie jos veiklos efektyvumo kriterijai, tuo didesnė tikimybė, kad jis sugebės padidinti ir padalinio, ir visos organizacijos veiklos efektyvumą.
Taigi komunikacija labai svarbi siekiant organizacijos tikslų. Taip yra todėl, kad pagrindinis jos uždavinys – daryti įtaką kitų veiksmams. Turint galvoje organizaciją, šito siekiama bandant kitus paveikti taip, kad jie dirbdami įgyvendintų organizacijos tikslus. Vadovaujant, nurodinėjant ir motyvuojant būtini komunikacijos įgūdžiai.Komunikacija ne mažiau svarbi ir organizacijos darbo kontrolei. Komunikacijos dėka suformuluoti organizacijos tikslai pateikiami darbuotojams. Komunikacija turi esminę reikšmę organizuojant žmonių ir kitus išteklius, yra gyvybiškai svarbi įgyvendinant organizacijos planus, kas lemia organizacijos veiklos efektyvumą.

LITERATŪRA

1. Bagdonas E. Administravimo principai/E.Bagdonas, L.Bagdonienė. Kaunas: Technologija, 2000.
2. Baršauskienė V. Dalykinė komunikacija. Kaunas: Technologija, 2003.
3. Baršauskienė V. Žmogiškieji santykiai/V.Baršauskienė, B.Janulevičiūtė. Kaunas: Technologija, 1999.
4. Bendravimo psichologija. Kaunas: Technologija, 2001.
5. Kasiulis J. Vadovavimo psichologija. Kaunas: Technologija, 2001.
6. Neverauskas P. Vadybos pagrindai. Kaunas: Technologija, 2001.
7. Butkus F.S. Organizacijos vadyba. Vilnius: Alma Littera, 1996.
8. Jewell B. Integruotos verslo studijos. Vilnius: The Baltic Press, 2002.
9. Lapė J. Darbo psichologija. Vilnius: Mokslas, 1980.
10. Organizacijų vadyba: sisteminiai tyrimai. Kaunas: VDU, 1997.
11. Organizacijų vadyba: sisteminiai tyrimai. Kaunas: VDU, 2000.
12. Razauskas R. 365 vadovo dienos. Vilnius: Mintis, 1988.
13. Stoner J. Vadyba. Kaunas: Poligrafija ir informatika, 2000.
14. Arnold. E. William. Communication training and development. Harper and Row Publishers, New York, 1989.
15. Guffey M.E. Essentials of business communication. USA: PWS – Kent Publishing Company, 1988.
16. Locker K.O. Business and adminstrative. Richard D.Irwin, INC., 1989/
17. Murphy H.A. Effective business communication/ H.A.Murphy, H.W. Hilderbrandt, J.P. Thomas. The McBraw-Hill Companies, Inc.,1997.
18. Sigband N.B. communication for management and business. Scott, Foresman and company, London, England, 1989.
19. Thill J.V. Excellence in business communication. Prentice Hall, 1999.
20. William H.C. Business Communications. Wadsworth Publishing Company, 1993.
21. www.ovc.lt/straipsniai.php3.

Leave a Comment