informacija vadybos procesuose

TURINYS

ĮVADAS..............................3
1. DUOMENYS, INFORMACIJA IR ŽINIOS........................4
2.INFORMACIJA, JOS POREIKIAI IR ŠALTINIAI.....................5
2.1. Informacijos srautai..............................6
2.2. Informacijos poreikių nustatymas.............................8
2.3. Informacijos šaltiniai..............................9
3. INFORMACIJOS APDOROJIMO VADYBOS LYGMENYS................11
3.1.Organizacijos duomenų apyvartos lygmuo..................11
3.2. Dispozicinis lygmuo.............................. 12
3.3. Sprendimų lygmuo..............................13
3.4.Valdymo lygmuo..............................14
3.5. Strateginis lygmuo..............................15
3.6. Planavimo lygmuo..............................16
3.7. Kontrolės lygmuo..............................17
4. INFORMACINĖS SISTEMOS ORGANIZAVIMAS....................18
IŠVADOS..............................21
LITERATŪROS SĄRAŠAS..............................22ĮVADAS
Globalinė konkurencija, visada platėjantys pasikeitimų žingsniai ir pastovūs nauji iššūkiai versle ir industrijoje didina įtampą visų tipų organizacijose. Norint sukurti savo organizacijai ilgalaikes konkurencingas pozicijas, firmų vadovai turi iš naujo įvertinti, kokia informacija jiems reikalinga, kokią informaciją turi ir gauna ir kaip atrinkti tik vertingą informaciją iš kasdien dideliais srautais plūstančios dažnai nereikalingos innformacijos. Dabar nebeužtenka tik turėti gerą priėjimą prie išorinių ir vidinių informacijos šaltinių. Jau darosi privalu stengtis efektyviai išnaudoti ne tai, ką mes turime, o tai ką mes žinome. Vienas svarbiausiųjų veiksnių efektingai organizacijos vadybai yra tinkamos informacijos ir tinkamo jos kiekio panaudojimas vadybos procesuose. Tačiau, informacijos kiekis, tiek išoriniuose, tiek vidiniuose šaltiniuose, yra labai didelis. Ne veltui daugelis vadybininkų sako, jog „skęsta informacijos jūroje“.

Yra beveik neįmanoma sukontroliuoti tokius didelius informacijos kiekius. Arba tai bus labai brangu, todėl kiti informacijos koontrolės būdai turi būti rasti. Vienas iš pagrindinių keliamų klausimų turėtų būti: kaip galime išmokti valdyti savo verslą informacijos jūroje? Tokiame kontekste labai svarbu suprasti, kokia informacija yra vertinga jūsų verslui ir kuri nėra tokia svarbi bendrai jūsų verslo strategijai, o

kuri gali būti vertinga atskiruose vadybos procesuose.

Informacijos sąvoka čia apima ir vidinę, ir išorinę informaciją nuo pačios jos pradžios per visas naudojimo, saugojimo ir cirkuliavimo organizacijoje stadijas, taip pat informacijos tekėjimo iš ir į išorinį pasaulį (partneriai, klientai, reklamos agentūros) tol, kol informacijos vertė yra visiškai išnaudojama ar panaudojama.

Daugelis informacijos vadybininkų labiausiai rūpinasi informacijos saugojimu ir sistematizavimu, kad vėliau būtų galima šią informaciją gauti ir panaudoti. Tačiau tai nėra vienintelis dalykas, kuriuo turėtų rūpintis organizacija. Labai svarbu kontroliuoti informacijos kokybę pagal tikrąsias organizacijos reikmes, taip pat stengtis ją integruoti į visus vadybos procesus.

Tik per artimus informacijos, verslo vadybos procesų ir žmogiškojo faktoriaus ryšius gimsta efektyvios organizacinei veiklai žinios ir supratimas. Tik taip kūrybiškos žinios ir idėjos padės organizacijai siekti užsibrėžtų tikslų.1. DUOMENYS, INNFORMACIJA IR ŽINIOS
Pirmiausiai reikia išsiaiškinti, kas yra duomenys, kas informacija, o kas žinios. Visi šie dalykai iškyla iš socialinių procesų. Tai yra visos organizacijos ar atskirų jos dalių nuosavybė, priklausomai nuo organizacijos lygmens, kuriame minėti faktoriai yra nagrinėjami.
Duomenys turi apčiuopiamą, apskaičiuojamą ar pamatuojamą vertę. Duomenys visada pateikia informaciją, nes duomenys visada yra specializuoti kokioje nors srityje. Tik tokia specializuota sritis suteikia duomenims struktūrą, be kurios mes jų negalėtume vadinti duomenimis. Taigi, duomenys yra informacijos rūšis, turinčios tam tikrą struktūrą ir
r reprezentuojančios stebėjimus, skaičiavimus.
Informacija vadiname duomenis ir jų interpretacijas arba tiesiog interpretacijas.
Žinios yra tam tikra informacijos rūšis, informacijos, ištrauktos, perfiltruotos, formatuotos ir, apskritai, perdirbtos tam tikru būdu. Tai laiko patikrinta, nukreipta tam tikra linkme informacija.
Nagrinėjant šias sąvokas, braižydami piramidę, dažnai duomenis laikome pačia plačiausia rūšimi, esančia piramidės apačioje. Informacija gaunama iš duomenų, o žinios iš informacijos, ją išvalant, išgryninant. O pačioje viršūnėje yra išmintis, gaunama iš žinių.

1 pav. Duomenų, informacijos, žinių ir išminties piramidė

2 pav. Problemos, duomenys, informacija, žinios ir žinių gyvavimo ciklas

1 paveikslėlyje pavaizduota piramidė yra suvokiama neteisingai. Jei duomenys ir žinios taip pat yra informacija, kas nutinka su piramide?

2 paveikslėlyje informacija neateina iš duomenų. Duomenys ir žinios susidaro iš nuo senų laikų egzistuojančios informacijos, t.y. „tik informacijos“. Duomenys, žinios ir problemos yra naudojamos žinių gyvavimo cikle tam, kad gautume daugiau informacijos ir naujų žinių. Taigi, piramidė nevisiškai atspindi informacijos esmę, tam artimesnis yra žinių ciklas.

Kas nutinka su išmintimi šiame cikle? Išmintis yra žinojimas, kas yra teisinga, tai taip pat yra sprendimas apie veiksmą tam teisingam dalykui pasiekti. Taigi, išmintis nėra tame pačiame lygmenyje su duomenimis, informacija ir žiniomis.

Informacijos vadyba rūpinasi valdyti, kaip informacija yra gaunama ir integruojama organizacijoje. Stengiamasi valdyti 2 informacijos procesus – informacijos gavimą ir informacijos integraciją. Informacijos gavimas apima in

nformacijos įsigijimą, individualų arba grupinį mokymąsi. Informacijos integracija apima jos transliavimą, ieškojimą ir atgavimą, mokymą ir dalinimąsi.2. INFORMACIJA, JOS POREIKIAI IR ŠALTINIAI
Valdymo sprendimams priimti reikalinga informacija. Visi vadybos etapai, pradedant tikslų apibrėžimu ir baigiant vykdomųjų sprendimų kontrole, bei jų pasekmių įvertinimu, remiasi informacija ir yra susiję su informacijos apdorojimu. Nagrinėjant informacijos, duomenų ir žinių organizavimą (gavimą, vaizdavimą, apdorojimą, saugojimą, perdavimą ir naudojamą) vadybos procesuose, didžiausias dėmesys yra skiriamas vidiniams informacijos srautams. Labai svarbios yra tokios informacinės problemos, kaip racionalių informacijos srautų formavimas, pagrįstų informacijos poreikių nustatymas, efektyvus informacijos išteklių naudojimas.2.1. Informacijos srautai
Vadybininkai pirmiausiai yra informacijos vartotojai ir sprendimų priėmėjai. Kiekvieno darbuotojo veiklos sritis ir sąlygos labiausiai lemia informacijos poreikius, kurią reikėtų suprasti ne tik kaip savoms funkcijos vykdyti būtinos ir pakankamos informacijos (duomenų ir žinių) , bet ir tą informaciją, kurią pats darbuotojas išveda, ją apdorodamas visumą. Toks informacijos poreikių supratimas leidžia kiekvienam vartotojui susidaryti pagrįstus ir jo funkcijas atitinkančius informacijos srautus.

Visus informacijos srautus galime suskirstyti į 3 rūšis: įeinančius, vidinius ir išeinančius. Vidiniai srautai priklauso nuo konkrečių darbuotojų funkcijų. Įeinantys ir išeinantys informacijos srautai reikalingi kitų vadybininkų ar to pačio lygio vadovų poreikiams, kurie visi yra susieti su šiais srautais grįžtamuoju ryšiu.

Visos valdymo funkcijos – planavimas, organizavimas, vadovavimas ir kontrolė remiasi nenutrūkstam informacijos srautu apie ta
ai, kas vyksta organizacijoje ir už jos ribų. Tik gaudami laiku ir tikslią informaciją, vadovai gali stebėti, kaip artėja prie užsibrėžtų tikslų.

Kaip pavyzdį paimsime savivaldybėje X cirkuliuojančius informacijos srautus. Savivaldybės X informacija cirkuliuoja srautais, nurodytais 3 pav.

Į savivaldybę (paštu, internetu, .)

Iš savivaldybės (paštu, internetu)
Į

Į savivaldybę Iš savivaldybės

3 pav. Pagrindiniai savivaldybės informacijos srautai

Taigi, pagrindinis informacijos koncentratorius ir paskirstytojas yra savivaldybės raštinė. Tačiau informacijos apdorojime dalyvauja visi padaliniai. Informacija, kuri yra nukreipiama iš raštinės į kitus padalinius, jau yra tvarkoma konkrečiuose savivaldybės departamentuose ir skyriuose. Ta informacija yra suvedama į savivaldybės informacijos sistemą. Jeigu tai yra duomenys apie personalą, tai jie suvedami ir tvarkomi Personalo duomenų bazėje, duomenys apie klientus yra tvarkomi savivaldybės gyventojų informavimo duomenų bazėje. Visos savivaldybės duomenų bazės yra integruotos į bendrą informacijos sistemą. Pagrindiniai duomenys tiek apie gyventojus, tiek apie savivaldybės darbuotojus yra elektroninėje on-line sistemoje, o vėliau duomenys yra tvarkomi detaliau ir plačiau tam skirtose duomenų bazėse.
Daug informacijos yra gaunama iš žmogiškųjų resursų. Iki šiol ji nebuvo laikoma tradicine informacija, tačiau ji yra labai svarbi, gerinant savivaldybės veiklos rezultatus, gyventojų aptarnavimą, kuriant teigiamą savivaldybės įvaizdį.
Informacijai saugoti yra naudojami savivaldybės archyvai. Informacija, užfiksuota dokumentuose yra saugoma tradiciniame archyve, tradiciniu būdu. Čia daugiausiai yra saugomi dokumentai, kurie buvo sukaupti dar neesant savivaldybės informacijos sistemai. Informacija, užfiksuota elektroninėse laikmenose, saugoma kompiuteriniuose archyvuose. Praktiškai kiekviena savivaldybės duomenų bazė turi archyvinius failus, kuriuose informacija saugoma už tris ar už penkis metus, o reikalui esant, gali būti saugoma ir už ilgesnį laikotarpį. Šią informaciją galima išsitraukti bet kada ir palyginti su esamojo laiko informacija.2.2. Informacijos poreikių nustatymas
Norint nustatyti informacijos poreikius, reikia atsakyti į tokius klausimus:
• Kokia informacija yra kritinė jūsų organizacijos sėkmei?
• Ar dabartinę organizacijos poziciją rinkoje lemia žinios, informacija ar kiti resursai?
• Organizacijos veiklos srities „žinių siena“. Iš kur į jūsų sritį ateina inovatyvios idėjos?
• Kokios veiklos sritys kuria jums konkurencinę grėsmę nešančius produktus?
• Kokiose kitose veiklos srityse galite pritaikyti savo turimą informaciją, žinias?
• Ar jūsų organizacija gali transformuoti duomenis į prasmingą informaciją?
• Ar jūsų darbuotojai turi tinkamus įgūdžius, reikalingus informacijos panaudojimui (kompiuterinis raštingumas, žinių vadyba)?
• Kokį vaidmenį ar funkcijas atlieka žinios, esančios jūsų verslo srityje, kuriant organizacijos organizacinę kompetenciją?
• Kas jūsų organizacijoje atsakingas už duomenų vadybą? Kaip gerai jie supranta šią darbo sritį, kaip jų veikla gali būti panaudota informacijos ir žinių vadybai kaip pagrindas sėkmingai organizacijos veiklai?
Atsakę į šiuos klausimus, galėsite nuspręsti, kokia informacija reikalinga ir kur jos ieškoti, kaip panaudoti.
Ar gauname reikalingą informaciją ir kaip ji veikia organizaciją galime matyti iš tokių organizacijos informacijos resursų rodiklių:
1. Aukštos kvalifikacijos darbuotojų žinios, įgūdžiai;
2. Ryšiai su visuomene. Organizacijos įvaizdis;
3. Organizacijos pozicija rinkoje.2.3. Informacijos šaltiniai
Žinių vadybos specialistai sako, kad visos organizacijos žinias sudaro 10% informacinės technologijos, 20 % procesai organizacijoje ir net 70% žmonės, kultūrinės vertybės. Žinios yra susiję su žmonėmis, nes tai nėra vien informacija, kuri gali būti patalpinama informacinėse sistemose. Žinios virsta informacija, kai ją jas perduodame kitiems žmonėms. Informacija, žinios yra toks resursas, kuris didėja, jį naudojant. Šiuolaikinės organizacijos susiduria su tokiomis problemomis:
• Informacijos ir žinių sprogimas;
• Trumpas žinių gyvavimo ciklas
• Žinių, o kartu ir informacijos intensyvėjimas visuose vadybos procesuose

Kaip matome, kasdien plūstantys dideli informacijos srautai gali trukdyti organizacijos valdymui, todėl vadovai turi nustatyti, kokia informacija jiems yra būtina ir stengtis apriboti šiuos srautus iki optimalaus dydžio.

Panagrinėkime savivaldybės X informacijos šaltinius. Juos sudaro saugyklos, žmonės, daiktai, laikmenos. Pagrindiniais informacijos šaltiniais reikėtų laikyti statistinius duomenis, su gyventojais susijusius duomenis, be abejo pačius darbuotojus. Kitas svarbus informacijos šaltinis yra duomenų bazės, saugyklos, kuriose kaupiama informacija. Svarbūs savivaldybės informacijos šaltiniai yra valstybės įstatymai, informacija apie šalyje vykstančius politinius, ekonominus, kultūrinius, švietimo ir sporto pasikeitimus. Tokia informacija gali būti gaunama is žiniasklaidos, kitų savivaldybių, bendradarbiaujančių savo ir kitų šalių miestų savivaldybių ir t.t.
Vidiniai savivaldybės X informacijos šaltiniai:

Žmonės • Sunku lokalizuoti,
• Patys gamina informaciją, ją interpretuoja,
• Tam tikrų techninių priemonių pagalba gali atkurti informaciją, ją apdoroti
Bylos • Pirminės informacijos kaupimas,
• Archyvai,
• Teminių straipsnių bylos,
• Gaunamų / siunčiamų faksų, laiškų bylos
• Normatyvinių dokumentų rinkiniai
Kompiuterinės bylos • Elektroninių laiškų bylos,
• Vidinės duomenų bazės,
• Ekspertų duomenų bazės,
• Sektorinių duomenų apžvalgų duomenų bazės.
Vidiniai susitikimai • Posėdžiai,
• Dalykiniai pasitarimai,
• Pokalbiai, diskusijos,
• Neformalus informacijos pasikeitimas.

Išoriniai savivaldybės “X” informacijos šaltiniai:

Informacinės firmos • Informacija telefonu,
• Informacija kita forma.
Konsultacinės firmos • Verslo informacijos centrai,
Agentūros bei asociacijos • Pramonės bei prekybos rūmų asociacija,
• Kt. asociacijos.
Bibliotekos bei skaityklos • LR statistikos departamentas
• Kitos bibliotekos
Valstybės institucijos • LR departamentai,
• Ministerijos,
• Savivaldybės,
• Mokslo institucijos.
Žiniasklaida • Spauda,
• Radijas,
• Televizija,
• Teletekstas,
Internetas • www tinklapiai
• kita3. INFORMACIJOS APDOROJIMO VADYBOS LYGMENYS
3.1. Organizacijos duomenų apyvartos lygmuo
Informacijos šaltinis Skyrius/asmuo Rezultatas
Spauda Administracija (administratorės), IT skyrius (IT yra tuo pat metu ir informacijos skyrius) • Archyvas,
• Teminiai straipsnių rinkiniai,
• Statistinių duomenų bazė.
Telefoniniai skambučiai Administratorės Telefoninių pranešimų registravimas ir perdavimas atitinkamam skyriui/ asmeniui
Faksai Administratorės Gaunamų / siunčiamų faksų saugojimo byla
Laiškai Administratorės Laiškų paskirstymas pagal adresatą
Elektroniniai laiškai Administratorės, atskiri skyriai, asmenys Paskirstymas pagal turinį
Oficialūs raštai Administratorės Bylos, viešas paskelbimas
Posėdžiai Visų skyrių atstovai Protokolai, nurodymai , įsakymai3.2. Dispozicinis lygmuo
Dispoziciniame lygmenyje yra atrenkama tokia informacija, kuri gali būti naudinga tam tikram sprendimui priimti. Taigi iš šio lygio patenkanti informacija yra jau struktūrizuota.

Procesas Skyrius/ vadovas Rezultatas
• Naujos produkcijos kūrimas,
• Esamos produkcijos tobulinimas,
• Aprūpinimas specifine informacija gamybos skyrių Inovacijų skyrius • Projektai,
• Pasiūlymai gamybai
• Informacinės sistemos kūrimas,
• IT diegimas,
• IT priežiūra,
• Duomenų bazių sudarymas bei priežiūra,
• Informacijos rinkimas bei apdorojimas,
• Anketų rengimas. IT skyrius • Savalaikis aprūpinimas informacija kitų skyrių,
• Duomenų bazės ir bankai,
• Statistiniai duomenys/ statistika
• Atliekamų darbų kokybė.
• Pasiūlymai inovacijų skyriui,
• Pasiūlymai marketingo skyriui Gamybos skyrius • Reakcija į pasiūlymus.
• Pardavimo duomenų analizė,
• Rinkos tyrimų analizė,
• Sprendimų priėmimas dėl galimos gaminamos produkcijos

Marketingo / pardavimo skyrius • Tobulesni pardavimo strateginiai duomenys
• Naujų produkcijos rūšių gamyba,

• Duomenų apie personalą analizė

Personalo skyrius • Personalo darbo stilius bei kokybė
• Buhalteriniai duomenų analizė Finansų skyrius • Darbo užmokesčio teisingumas bei realumas
• Pranešimų rengimas, Administratorės • Pirminės ataskaitos
• Analizės
• Pasiūlymai3.3. Sprendimų lygmuo
Rutininiai sprendimai išvardinti dispoziciniame bei duomenų apyvartos lygmenyse, tačiau dar reikalinga speciali sprendimų priėmimo tvarka, pavyzdžiui: kilus gaisrui ar kitoms nelaimėms, organizuojant svarbius renginius, priėmimus, ar kt. sprendimus.

Visais šiais ir panašiais atvejais turi būti iš anksto numatyta veiksmų ir sprendimų seka, padedanti įveikti sunkumus:
• Iš anksto sukauptų (informacinių) resursų panaudojimas,
• Nuolatinio aplinkos stebėjimo duomenų panaudojimas,
• Žmogiškųjų resursų panaudojimas.

Prevencija:
• Naudingų informacinių resursų kaupimas,
• Nuolatinis aplinkos stebėjimas,
• Išankstinis veiksmų planų sudarymas tam tikroms situacijoms,
• Kvalifikuotas personalo ruošimas įvairioms sąlygoms.
Priimami sprendimai gali priklausyti nuo turimos informacijos apimties. Užtikrintai galima jaustis, priimant sprendimą, kai žinomos visos sąlygos ir alternatyvos. Netikrumo būsenos sprendimai – kai žinomos ne visos sąlygos, ir dėl to alternatyvos gali būti nepagrįstos. Jei informacija patikima ir atrankos kriterijai aiškūs, tai alternatyvų atrankos problema gana paprasta.
Yra kuriamos kompiuterinės sistemos, kuriomis naudotis gali ir ne kompiuterių specialistai. Tokios sistemos padeda planuoti ir priimti sprendimus. Diegiant šiuolaikinę kompiuterinę techninę ir programinę, tokia sprendimų rėmimo sistema naudojama vis plačiau ir leidžia ne tik vadovams, bet ir kitiems darbuotojams gauti laiku tinkamą informaciją. Plačiai paplitus kompiuterių naudojimui, vadovai įgijo galimybę susikurti savo duomenų bazes ir kompiuteriais manipuliuoti informacija pagal savo poreikius. Taip nutiesiami tiesioginiai tiltai į informaciją, todėl nereikia laukti, kol atitinkamas už informaciją atsakingas skyrius pateiks reikalingą informaciją.3.4. Valdymo lygmuo
Šiam lygmeniui galime priskirti:
• Generalinis direktorius
• Skyrių vadovai,
• Padalinių vadovai
Organizacijos informacinė sistema turi aprūpinti informacija trijų atsakomybės lygių vadovus: operatyvinės kontrolės, valdymo kontrolės ir strateginio planavimo. Tai yra skirtingi valdymo hierarchijos lygiai – pirmasis, antrasis ir trečiasis (aukščiausias) lygis. Kuriant informacinę sistemą, visada reikia atsižvelgti į įvairių valdymo lygių informacijos poreikius. Operatyvinės kontrolės informacijos šaltiniai daugiausiai esti organizacijos viduje, strateginio planavimo šaltiniai daugiausiai yra už organizacijos ribų.
Informacija, skirta operatyvinei kontrolei, turi būti labai patikima ir detali. Gamybos vadovas turi žinoti, kiek sunaudojama medžiagų, kiek jų lieka, kad vėliau galima būtų tikslingai panaudoti ir likučius. Taigi, tokio lygio vadovai turi būti aprūpinti gausybe iš kasdieninės veiklos paimta, laiku pateikta informacija.
Vidurinio lygio vadovams rūpi ne tik dabartis, bet ir ateitis. Jie turi žinoti apie įvykius, kurie gali turėti įtakos jų padaliniams – tiekimo problemos, pokyčiai rinkoje ir t.t. Informacija, skirta viduriniojo lygio vadovams, susideda iš suvestinių (apibendrintų organizacijos vidaus ir kitų šaltinių duomenų).
Aukščiausiojo lygio vadovams informacija reikalinga strateginiam planavimui ir valdymo kontrolei. Strateginiam planavimui reikalinga informacija iš išorinių šaltinių – apie ekonomines sąlygas, technologijų naujoves, konkurentų veiksmus. Šią informaciją sunkiau surinkti ir apibendrinti, nes ji yra labai plati ir įvairi.
Valdymo kontrolės funkcijai atlikti aukščiausio lygio vadovai informaciją turi gauti ir iš vidaus, ir iš išorės šaltinių. Šiems vadovams rūpi jų organizacijos finansinė veikla., todėl jiems rūpi tokie finansinės veiklos rodikliai kaip produktų kokybė, vartotojų pasitenkinimas, konkurentų veikla. Paprastai žemiausio lygio vadovai informaciją gauna kiekvieną dieną, savaitę; vidurinio lygio vadovai gali gauti savaitinius ir mėnesinius informacinius pranešimus; aukščiausiojo lygio vadovai gauna bendras mėnesines ir ketvirtines apžvalgas.3.5. Strateginis lygmuo
Galutinio informacijos sistemos apdorojimo lygmens ypatumas tas, kad strateginiame lygmenyje svarbų vaidmenį vaidina smegenų centrai. Procesai yra sunkiai formalizuojami, todėl sunkiai gali būti taikoma techninė programinė įranga, o rezultate yra suformuojamos ateities veiklos kryptys ir galimi veiklos planai.

Lentelė: Strateginis lygmuo

Procesas Skyrius/ asmuo Rezultatas
• Analitinis darbas,
• Sprendimų priėmimas,
• Strategijos formavimas, palaikymas Marketingo / pardavimo skyrius • Sprendimai
• Strategija
• Ilgalaikiai uždaviniai
• Vizija

Yra du unikalūs ir galingi mechanizmai, padedantys vadovams gerinti vidinį organizacijos veiklos efektyvumą ir sugebėjimą atlaikyti konkurencinį sprendimą – tai yra organizacijos darbuotojai ir klientai.

Yra žinoma, kad tik kokybiškai atliekantys savo darbus, bendradarbiaujantys tarpusavyje, priimantys teisingus sprendimus, darbuotojai gali nulemti sėkmingą organizacijos veiklą.

Vis daugiau šiuolaikinių organizacijų įgyvendina žinių vadybos strategijas, kaip lemiamą veiksnį visai organizacijos strategijai. Tačiau žinių vadybos strategija tik tuomet bus efektyvi, jei bus atsižvelgiama į tokius reikalavimus:
• Dedant pamatus ateities reorganizacijai, decentralizacijai ar kitokiems reikalavimams, siekiant padaryti organizaciją kuo lankstesnę ateities pokyčiams;
• Gerinant sugebėjimus reaguoti į rinkos reikalavimus, kovoti su stiprėjančia konkurencija, atsiliepti į naujus poreikius;
• Vedant organizaciją į ateitį, kuomet organizacija bus mažiau priklausoma nuo išorinių verslo sąlygų;
• Mažinant nenaudingus procesus ir procedūras ir gerinant neefektyvų informacijos panaudojimą
• Didinant darbuotojų motyvaciją skleisti ir dalintis informacija;
• Investuojant į informacines technologijas.
Strateginiuose verslo procesuose turi būti kartu naudojami žmogiškieji ištekliai, informacinės technologijos ir pati informacija.3.6. Planavimo lygmuo
Įgyvendinant naujas strategijas, keliami klausimai apie darbo procesus ir procedūras, ieškomi nauji būdai, kaip efektyviai atlikti užduotis.

4 pav. Racionalaus strateginio planavimo modelis

Strategiją sudaro išsamus kompleksinis veiksmų planas, padedantis įgyvendinti organizacijų naujovių realizavimo ir pokyčių valdymo misiją. Tai siekis paruošti fundamentalius sprendimus ir veiklą, jų poveikį organizacijos ateičiai. Toks planavimas, nors ir orientuotas į ateitį, turi svarbią užduotį – padėti tobulinti dabartinius sprendimus, priimamus organizacijoje. Planavimas padeda išskirti organizacijos veiklos prioritetus, sukoncentruoti pastangas, formuluojant svarbiausius tikslus ir ketinimus. Tam reikia suvokti savo organizacijos intelektualinį kapitalą, nustatyti ir keistis tiek vidine, tiek išorine informacija. Vadovas turi matyti, koks darbuotojas tinkamas kokiai funkcijai atlikti. Galbūt puikų darbuotoją perkėlus į kitą skyrių, jis nesugebės atlikti jam skirtų užduočių. Visa tai yra vadovo prerogatyvos, numatymas tinkamų darbuotojų tinkamų funkcijų atlikimo ir tam jiems reikalingos informacijos suteikimas.

Planavimas prasideda nuo analizės fazės. Išaiškinami galimi plėtros rezervai. Čia labai svarbi informacijos rinkimo problema. Kadangi planai yra orientuoti į ateitį, todėl turima informacinė bazė turi būti koreguojama, išaiškinama, ar dabar susiklosčiusios tendencijos išliks ir ateityje. Planavimai gali būti ilgalaikiai – strateginiai, vidutiniai ir trumpalaikiai – operatyviniai. Visiems jiems reikalinga skirtinga informacija. Ilgalaikiams labiau reikalinga išorinė informacija ekonominiais, kultūriniais, technologiniais klausimais, ir nebūtinai tos pačios šalies. Dėl globalizacijos proceso mažėjantis pasaulis leidžia gauti informaciją iš bet kurios pasaulio vietos, kad ir kaip nutolusios nuo gimtinės.3.7. Kontrolės lygmuo
Bet kurio proceso valdymo sėkmė priklauso ir nuo laiku atliktos kontrolės. Reikia ne tik priimti optimalų sprendimą, tinkamai suorganizuoti jo vykdymą, bet ir kontroliuoti jo vykdymą, laiku gauti informaciją reikalingoms korektūroms atlikti.

Informacija atlieka labai svarbų vaidmenį, siekiant padaryti kontrolę efektingą. Efektingas planavimas, sprendimų priėmimas ir kontrolė – viskas priklauso nuo efektingo informacijos valdymo, naudojantis valdymo informacinėmis sistemomis. Tai nusakoma bendru terminu, tinkančiu bet kuriai kompiuterinei informacijos sistemai, kuri renka, saugo, tvarko ir platina vadovų naudojamą informaciją.

Kontrolė reikalinga pastoviam paslaugų, produktų gerinimui. Kadangi pasikeitimai vyksta dideliu greičiu verslo ir finansų rinkose, reikia pastovios naujos informacijos šiems pokyčiams įvertinti, modifikuoti organizacijos elgseną ir ją kontroliuoti.

Kiekvienas vadovas turi siekti, kad remiantis minimaliais duomenimis, gautų maksimalų valdymui naudingą informacijos kiekį.

Kitas svarbus organizacijos valdymo etapas yra inovacijų kūrimas. Inovacija – tai procesas, kuriame naujos žinios ir technologijos iš mokslinės, techninės, socialinės, kultūrinės ar kitų sferų transformuojasi į konkurencingą ir rinkai reikalingą produktą ar paslaugą. Tam reikalinga informacija daugiausiai ateina iš išorinių šaltinių.

Dar vienas vadybos aspektas – lyderystė. Tai yra mokėjimas padaryti įtaką žmonėms, komandoms, kad visi darbuotojai savo valia siektų bendrų organizacijos tikslų. Siekdamas šių tikslų, lyderis turi valdyti informacijos srautus, orientuotus į organizacijos aplinką; sujungti organizacijos uždavinius su jos aplinkos įvykiais; iš anksto numatyti ir atmesti nepagrįstus kaltinimus; stengtis nuspėti strategines tendencijas; ir kaupiant informaciją galvoti apie organizaciją.4. INFORMACINĖS SISTEMOS ORGANIZAVIMAS
Pasaulis sparčiai keičiasi. Vyksta permainos rinkose, darbo vietų, namų ūkio, laisvalaikio aplinkoje. Žmonių veiklą vis mažiau riboja atstumas ir laikas. Veikla globalėja, auga specializacija. Didėja bendradarbiavimo konkuruojant atvirosios rinkos ekonomikos aplinkoje svarba. Atsiranda naujos verslo plėtros galimybės. Ypatingą reikšmę įgyja informacija, žinios, kompetencija, verslininkų bei valdžios sugebėjimas naudotis informacinių technologijų teikiamomis galimybėmis. Tokia veikla remiasi skaitmeninėmis technologijomis grindžiamais darbo įrankiais ir metodais. Aplinka, kurioje vyksta informacijos apdorojimo ir panaudojimo darbai, pasitelkus modernius informacinių technologijų ir telekomunikacijų įrankius bei metodus, vadinama skaitmenine erdve.
Informacinių technologijų priemonės daro esminę įtaką permainoms, nes jos yra ūkinės veiklos katalizatoriai ir tarpregioninio bendradarbiavimo padėjėjai, o taip pat gyvenimo kokybės bei socialinės gerovės kūrimo įrankiai. Būtina pasirūpinti, kad informacinių technologijų priemonės būtų kuo geriau naudojamos visuose Lietuvos ūkio plėtros etapuose.
Informacinių technologijų sektorius sparčiai vystosi ne tik visame pasaulyje, bet ir Lietuvoje. Informacinių technologijų sektoriaus plėtros tikslai įtraukti net į Nacionalinę plėtros programą. Informacinių technologijų plėtra ne tik pagyvina verslą, atveria naujas konkuravimo galimybes, ji turi vis didesnę svarbą šalies ekonomikos vystymui.
Informacinės technologijos – tai valdymo uždavinių sprendimui sistemiškai organizuota visuma metodų ir priemonių skirtų realizuoti informacijos rinkimo, registracijos, perdavimo, kaupimo, paieškos, apdorojimo ir apsaugos operacijas, remiantis išvystyta programinę įranga, skaičiavimo technikos ir ryšių priemonėmis, o taip pat ir būdais, kurių pagalba informacija pateikiama vartotojams.
Vis auganti paklausa informacijai ir informacinėms paslaugoms rinkos sąlygomis, įtakojo tai, kad šiuolaikinė informacijos apdorojimo technologija orientuota naudoti platų spektrą techninių priemonių, pirmiausia elektronines skaičiavimo mašinas ir komunikacijos priemones. Jų pagrindu sukuriamos įvairiausių konfigūracijų skaičiavimo sistemos ir tinklai, esant tikslui ne tik rinkti, saugoti ir apdoroti informaciją, bet ir maksimaliai priartinti terminalinius įrenginius prie specialisto darbo vietos arba vadovo priimančio sprendimus. Tai lėmė ilgametis informacinių technologijų vystymasis.
Informacinė sistema – tai visuma informacijos, matematinių-ekonominių metodų ir modulių, techninių, programinių, technologinių priemonių ir specialistų, kurie skirti informacijai apdoroti ir valdymo sprendimams priimti.
Informacinių sistemų sukūrimas padidina ekonominio objekto gamybos efektyvumą ir užtikrina valdymo kokybę. Didžiausias informacinių sistemų efektyvumas pasiekiamas optimizuojant įmonių veiklos planus, greitai paruošiant operatyvinius sprendimus, tiksliai panaudojus materialinius ir finansinius išteklius ir t.t.
Informacines sistemas galima suprasti kaip žmogaus-mašininę sistemą su automatizuota rezultatinės informacijos gavimo technologija, kuri reikalinga specialistų informaciniam aptarnavimui ir valdymo proceso optimizavimui įvairiose žmogaus veiklos sferose.
Informacinių sistemų ekonomikos valdymui sukūrimas ir funkcionavimas glaudžiai susijęs su informacinių technologijų vystymu , kuri yra pagrindinė informacinės sistemos sudėtinė dalis.
Remiantis technologiniu ir funkciniu informacinės sistemos aspektais, ji gali būti padalinta į keletą sudėtinius elementus. Remiantis technologiniu aspektu, informacinėje sistemoje išskiriamas valdymo aparatas, o taip pat techninė-ekonominė informacija, jos technologinio apdorojimo metodai ir priemonės. Išskiriant valdymo aparatą, likusieji elementai, technologiškai glaudžiai susiję, esant vieningam sisteminiam ekonominių-matematinių metodų ir techninių valdymo priemonių panaudojimui sudaro informacinę technologiją.
Nemažai dėmesio skiriama žmonių ir informacinių techn.ologijų santykio žmogiškajai pusei verslo sprendimų priėmimo procese. Informacinių technologijų teikiamos priemonės sprendimams pagrįsti skatina sprendimų kokybę. Organizacijų vadovai mielai naudoja paprastas, tačiau efektyvias priemones, leidžiančias priimti geriau informuotus sprendimus. Tokios priemonės galėtų suteikti daugiau pasitikėjimo ir apsaugoti nuo lemtingų klaidų. IT taip pat gali pasitarnauti vadovams mokantis, tobulinantis ir keičiantis žiniomis.IŠVADOS
Šiuolaikinės organizacijos vis labiau supranta, kaip svarbu „žinoti, tai ką jie žino“ ir sugebėti maksimaliai išnaudoti tas žinias. Tokios žinios yra pačios įvairiausios formos ir gali būti randamos visur: duomeų bazėse, archyvuose ar tiesiog žmonių galvose. Dažnai informacija persipina, skirtingi skyriai disponuoja panašia informacija. Dauguma tradicinių organizacijų skiria didžiausią dėmesį firmos apčiuopiamam materialiam turtui ir palieka žinias nevaldomas.
Žinių turtas yra žinios apie rinkas, produktus, technologijas ir organizacijas, viską, ką organizacija valdo ir nori valdyti, ir kas neša organizacijai finansinę sėkmę, moralinį pasitenkinimą ir t.t. Vis didėjantis žinių poreikis lemia tokius pokyčius:
– organizacijos telkia dėmesį į vartotojų vertės kūrimą. Darbuotojų, kaip valdymo aparato, funkcijos mažėja.
– norint įgyti žinias, reikia daug laiko ir patirties. Darbuotojai tam laiko neturi.
– Dažna darbuotojų kaita ir su tuo susijęs informacijos, žinių praradimas.
Todėl reikia planuoti savo veiklą, išmokti valdyti turimą informaciją. Individualios žinios turi būti apibrėžtos jų naudingumu visos organizacijos tikslams, turi būti tiesiami komunikacijos keliai tarp atskirų darbuotojų, komandų, tyrėjų, technologų ir vadovų. Taip pat reikia atpažinti savo žinių trūūkumus ir stengtis juos užpildyti.

Informacijos naudingumas vertinamas pagal tai, ar laiku ji pateikiama, ar yra kokybiška, kokia jos apimtis ir ar tinkama valdymo sprendimams priimti. Skirtingų lygių vadovams reikalinga skirtinga informacija – aukščiausiojo lygio vadovai semiasi informaciją š išorinių šaltinių, žemiausiojo lygio vadovams labiausiai reikalinga operatyvinė viidinė informacija.

Kompiuteriai yra viena efektyviausių gausios informacijos rinkimo, saugojimo, tvarkymo ir platinimo priemonių. Tačiau kartais, diegiant informacines kompiuterines sistemas, žmonės gali tam priešintis, nes yra suardomos skyrių sienos, nusistovėjusi tvarka. Kiekvieno darbuotojų kompiuterinis raštingumas neša organizacijai naudą ne tik finansine prasme, bet ir teikia pasitenkinimą darbu kiekvienam darbuotojui, nes sugebėjimas pačiam išspręsti problemas kelia pasitikėjimą savimi ir dar didesnį norą dirbti bendram labui.LITERATŪROS SĄRAŠAS
1.Brazaitis Z., Brazaitienė T. Verslo vadybos informacinės sistemos: vadovėlis.- Vilnius, 1998. P. 167 – 170

2.Key Issues In Knowledge Management by Ph.D. Joseph M. Firestone, Knowledge and innovation: journal of the KMCI

http://distance.nsc.vu.lt/SCRIPT/KF0014/scripts/serve_home (2002, gruodis)

3.Knowledge management: home page.- http://www.aiai.ed.ac.uk/~alm/kamlnks.html (2002, lapkritis)

4. Knowledge value chain by Ching Chyi Lee and Jie Yang: home page.- http://www.emerakl-library.com (2002, gruodis)

5. Managing the Intangible – Knowledge by Jason Schloetzer: http://distance.nsc.vu.lt/SCRIPT/KF0014/scripts/serve_home (2002, gruodis)

6. Miežinienė A., Verhoeven J. Informacijos paieška duomenų bazėse: [Studijų medžiaga].- Vilnius: Žara, 1998.- 82 p.

7.Projektas “Informacinės visuomenės kūrimo Lietuvoje programa”.- http://www.iid.lt/iv/3versija.htm. (2002, gruodis).

8.Sakalas A. Pramonės įmonių vadyba: vadovėlis. – Kaunas: KTU, 2001. P. 476-477

9.Skyrius R., Winer Ch. Small and medium business managers attitudes to information technology aids in decision making / Informacijos mokslai, 2001, T. 2, Nr.5, P.61-69

10.Stoner, J. Informacines sistemos / Vadyba. – 2-asis papild. leid. – Kaunas: UAB Poligrafika ir informatika, 2000. P. 601-617

11.Tacit to explicit knowledge conversion: knowledge exchange protocols by Richard T. Herschel, Hamid Nemati and David Steiger: http://distance.nsc.vu.lt/SCRIPT/KF0014/scripts/serve_home (2002, guodis)

Leave a Comment