Funkcionuojantys dokumentai ir jų apžvalga

TURINYS

ĮVADAS 3
1. ORGANIZACINĖ FIRMOS STRUKTŪRA 4
2. RAŠTVEDYBOS SISTEMA 5
3. DOKUMENTŲ APYVARTOS SCHEMA 6
4. BYLŲ NOMENKLATŪRA IR BYLŲ FORMAVIMAS 7
5. DOKUMENTŲ ĮFORMINIMAS IR REGISTRAVIMAS 8
IŠVADOS 10
PASIŪLYMAI 11
LITERATŪRA 11
PRIEDŲ SĄRAŠAS 11ĮVADAS
UAB “D” įsikūrė 1993 metų birželio 11d. Jos adresas nuo įsikūrimo iki dabar liko nepakitęs:

UAB “D”
Grybo g. 5a, 2000 Vilnius
Tel. (8 – 22) 23 – 25 – 26
Faks. (8 – 22) 25 – 54 – 63

Šios uždarosios akcinės bendrovės steigėjai yra Arvydas ir Dainius Petrauskai. Jie įkūrė bendrovę uždaru būdu, t.y. abu steigėjai turi įsigiję visas bendrovės akcijas. UAB “D” yra juridinis asmuo ir turi komercinį – ūkinį, financinį, organizacinį ir teisinį savarankiškumą. Bendrovė tuuri sąskaitas Lietuvos Respublikoje ir kitose valstybėse įregistruotose bankų įstaigose, savo antspaudą bei simboliką. Bendrovė yra ribotos turtinės atsakomybės. Pagal savo prievoles ji atsako tik savo turtu. Akcininkai pagal bendrovės prievoles atsako tik ta suma, kurią privalo mokėti už akcijas. UAB “D” veikia vadovaudamasi Lietuvos Respublikos akcinių bendrovių įstatymu, kitais įstatymais ir poįstatyminiais aktais bei savo įstatais.
Kadangi bendrovės tikslas yra komercinė ūkinė veikla, tai ji turi teisę Lietuvos Respublikoje ir kitose valstybėse verstis šia komercine ūkine veikla:

· Krovinių vežimas keliais
· Privačių mašinų suu vairuotoju nuoma
· Krovinio tvarkymas
· Laikymas ir sandėliavimas
· Krovinių siuntimas, tvarkymas, vežimo organizavimas
· Vidaus vandens transportas
· Automobilių kėbulų, priekabų ir puspriekabių gamyba
· Automobilių pardavimas
· Automobilių priežiūra ir remontas
· Automobilių atsarginių detalių ir reikmenų pardavimas
· Keleivių vežimas laivais upėmis

UAB “D” bendradarbiauja su daugeliu Europos valstybių bei Lietuvos transporto firmomis. Kroviniai iš

š Lietuvos ir į Lietuvą keliauja iš Belgijos, Olandijos, Vokietijos, Rusijos ir kitų valstybių.

1.ORGANIZACINĖ UAB “D” STRUKTŪRA

Sekretorė Buhalterė Vyr.buhalterė

Projektų

vadovas Direktorius

Vadybininkas Technikos

direktorius

Vairuotojai Dirbtuvių

vedėjas

Remontininkai2.RAŠTVEDYBOS SISTEMA
UAB “D” už tinkamą raštvedybos organizavimą, raštvedybos standarto, taisyklių ir kitų norminių dokumentų diegimą yra atsakinga sekretorė. Ji yra taip pat atsakinga ir už dokumentų rengimą, tvarkymą, saugojimą, registravimą, siuntimą, gavimą ir perdavimą į archyvą. Taigi bendrovės raštvedybos sistema yra centralizuota.3.DOKUMENTŲ APYVARTOS SCHEMA
Biuro administratorė

Direktorius Buhalterija Vadybininkas Technikos

direktorius

– siunčiami dokumentai

– gaunami dokumentai

Siunčiamus ir vidaus dokumentus tvarko biuro administratorė (sekretorė). Ji atrenka registruotinus ir neregistruotinus dokumentus, registruotinus užregistruoja ir paskirsto atitinkamai direktoriui, vadybininkui, technikos direktoriui ir buhalterei. UAB “D” tiek vidaus, tiek siunčiamus dokumentus dažniausiai parengia sekretorė, o atitinkami asmenys tik pasirašo. Vėliau ji dokumentus užregistruoja ir išsiunčia.4.BYLŲ NOMENKLATŪRA IR BYLŲ FOORMAVIMAS
Bylų nomenklatūra padeda tinkamai paskirstyti dokumentus į bylas, palengvina jų paiešką, laiduoja vienodą bylų formavimo tvarką ir jų apskaitą. Bylos formuojamos pagal nomenklatūrą. Formuojant bylas, būtina laikytis šių reikalavimų:

Ё nuolatinio, ilgo ir laikino saugojimo dokumentai grupuojami į atskiras bylas;
Ё dokumento turinys turi atitikti bylos antraštę nomenklatūroje;
Ё į bylą segami dokumentai, kurių užduotys įvykdytos;
Ё į bylas grupuojami vienerių metų dokumentai, išskyrus asmens bylas, teismo bylas, ligos istorijas ir kt.;
Ё vienam klausimui spręsti skirti dokumentai segami kartu;
Ё į bylą segamas vienas dokumento egzempliorius;
Ё į bylas dedami įstaigos parengti leidiniai, gaunami spaudiniai į bylas nededami;
Ё dokumentų skaitymo ir ko

opijavimo patogumui bylos formuojamos ne daugiau kaip 150 – 200 lapų, jeigu jų yra daugiau, daroma kita byla.

Dokumentai bylose dažniausiai sisteminami chronologiškai. Darbuotojų asmens bylų dokumentams daromas vidaus apyrašas. Į bylą dedamas prašymas priimti į darbą, darbo sutartis (1 priedas), kadrų įskaitos anketa, mokslo baigimo dokumentų kopijos, įsakymo dėl priėmimo į darbą kopija, prašymai perkelti į kitą darbą arba atleisti iš darbo, įsakymų apie tarnybos eigą kopijos, priedas prie kadrų įskaitos anketos, charakteristikos ir kiti dokumentai.

Darbuotojų asmens kortelės (3 priedas) yra sisteminamos abėcėlės tvarka. Jose galima rasti bendrąsias žinias apie darbuotoją: gyvenamąją vietą, telefoną, tautybę, išsilavinimą, šeimyninę padėtį, darbo stažą ir t.t.; taip pat tenai yra įrašyta visa informacija apie karinę įskaitą, darbo veiklą bei atostogas.5.DOKUMENTŲ ĮFORMINIMAS IR REGISTRAVIMAS
Įstaigos dokumentus sudaro gauti dokumentai ir įstaigoje parengti dokumentai (siunčiami, vidaus). Dokumentai skirstomi į registruotinus ir neregistruotinus. Registruotini dokumentai registruojami žurnale, kortelėje arba įvedami į kompiuterį. Dokumento registravimo formą pasirenka pati įstaiga.
Įmonėje dirbantys darbuotojai, atnešę visus priėmimui į darbą reikalingus dokumentus ir priimti į darbą yra įregistruojami darbo sutarčių registravimo žurnale (2 priedas). Jame turi būti nurodyta:
· eilės numeris;
· darbo sutarties numeris, jos sudarymo data;
· darbdavio vardas, pavardė;
· darbuotojo vardas, pavardė;
· darbuotojo asmens kodas (gimimo data);
· darbuotojo socialinio draudimo pažymėjimo numeris;
· darbo pradžios data;
· darbo sutarties pakeitimas;
· darbo sutarties nutraukimo data, pagrindas;
· neteisingo įrašo ištaisymas;
· darbdavio ar jo įgalioto asmens parašas ir data.

Įstaigos vidaus dokumentai re

egistruojami skirstant pagal rūšis: įsakymai veiklos klausimais, kadrų klausimais, atostogų klausimais, protokolai, aktai ir kt.

Įsakymai (4 priedas) – tai tvarkomieji dokumentai, kuriuos įstaigos vardu, vienvaldiškumo principu pagal savo kompetenciją leidžia įstaigos vadovas, spręsdamas operatyvius, konkrečius įstaigos veiklos, kadrų ar kitus klausimus. Įsakymo konstatuojamoje dalyje yra nurodoma:

· įstaigos adresas;
· tvarkomojo dokumento tipas (šiuo atveju ĮSAKYMAS), jis turi būti užrašomas didžiosiomis raidėmis;
· įsakymo data;
· įsakymo numeris;
· antraštė.

Įsakymo tvarkomąją dalį galima skirstyti į punktus ir papunkčius, kurie numeruojami arabiškais skaitmenimis. Tuo atveju, kai numatytas konkretus vykdytojas, atitinkamas dokumento punktas turi prasidėti vykdytojo pareigomis ir pavarde. Veiksmas reiškiamas veiksmažodžio bendratimi ir veiksmo objektą reiškiančiu papildiniu, pavyzdžiui: Vairuotoją Stasį Stašaitį atleisti iš darbo. Įsakymas įsigalioja nuo jo pasirašymo dienos, jeigu nenurodytas konkretus įsigaliojimo terminas. Įsakyme turi būti anksčiau išleistų įsakymų tuo pačiu klausimu patikslinimo, anuliavimo duomenys.
Įsakymą pasirašo įstaigos direktorius ir tik vieną egzempliorių, kiti įforminami kaip nuorašai.

Aktas (6 priedas) – tai informacinis dokumentas, kurį surašo keli asmenys. Juo patvirtinami faktai ar įvykiai. Akto teksto antraštė turi nusakyti įvykio arba fakto turinį. Įvadinėje akto dalyje nurodomas akto surašymo pagrindas, paminint tvarkomąjį dokumentą arba žodinį nurodymą. Konstatuojamoje dalyje, be faktų ar įvykių aprašymo, gali būti komisijos išvados ir pasiūlymai. Jeigu tekste minima keletas faktų, tekstą reikia suskirstyti į punktus. Kai aktas turi priedų, jų žyma rašoma prieš parašus. Ak

ktą pasirašo visi jį surašę asmenys. Jeigu aktą pasirašo komisija, tai pirmiausia nurodomas jos pirmininkas, paskui komisijos nariai jų pavardžių abėcėlės tvarka. Kai aktą surašiusiųjų asmenų nuomonės nesutampa, atskiroji nuomonė rašoma po parašais arba atskirame lape. Akte, be kitų informaciniams dokumentams būtinų rekvizitų, turi būti tvirtinimo grifas.

Prašymas (7 priedas) – reikalavimų nekeliantis prašomasis dokumentas. Rašant prašymą turi būti nurodoma:

Ё dokumento tipas (šiuo atveju PRAŠYMAS), jis turi būti užrašomas didžiosiomis raidėmis;
Ё dokumento parašymo data;
Ё miesto pavadinimas;
Ё dokumentą rašančio asmens vardas ir pavardė (ar įmonės pavadinimas), adresas;
Ё teksto antraštės vietoje yra nurodoma kam dokumentas yra adresuotas (pvz. Uždarai akcinei bendrovei “D” arba Valstybinės kelių transporto inspekcijos prie Susisiekimo ministerijos viršininkui p.V. Žukauskui ir pan.);
Ё tekstas dažniausiai turi būti pradedamas žodžiu “Prašom”;
Ё dokumento apačioje turi būti žmogaus, sudariusio dokumentą parašas, vardo pirma raidė ir pavardė.IŠVADOS
Nagrinėdama UAB “D” dokumentus aš pastebėjau tokias klaidas:
1. Įsakyme dėl darbo sutarties nutraukimo, viršutiniame kairiajame kampe turėtų būti užrašytas tik firmos pavadinimas, adresas čia nerašomas. Tekstas šiame dokumente prasideda žodžiais: “ Nuo š.m. rugpjūčio 30d. .”. Tuo atveju, kai yra numatytas konkretus vykdytojas, tekstas turi prasidėti vykdytojo pareigomis ir pavarde. Veiksmas reiškiamas veiksmažodžio bendratimi ir veiksmo objektą reiškiančiu papildiniu. Teisinga šio dokumento teksto pradžia turėtų būti: “Valytoją Oną Artiševskają atleisti iš darbo.”. Šiame dokumente dar trūksta dokumento numerio ir miesto pavadinimo. Šių duomenų trūksta ir įsakyme dėl darbo sutarties sudarymo.
2. Akto įvadinėje dalyje turi būti nurodomas akto surašymo pagrindas. Mano nagrinėjamame firmos akte, akto surašymo pagrindas yra parašytas dokumento pabaigoje, tačiau manau kad tai nėra klaida, nes jei jis būtų parašytas dokumento įvadinėje dalyje nebūtų aišku apie kokias išlaidas yra kalbama. Todėl čia pirma yra aprašomi įvykiai, o tik paskui akto surašymo pagrindas. Sekanti klaida yra ta, kad dokumento viršuje, dešinėje pusėje nėra didžiosiomis raidėmis užrašyto dokumento tipo (šiuo atveju “AKTAS”), datos numerio bei miesto. Žodžius: “Išlaidų pripažinimo aktas” turėtų pakeisti žodžiai: “Dėl išlaidų pripažinimo”. Kairėje viršutinėje dokumento pusėje turėtų būti tik firmos pavadinimas, adresas čia nėra rašomas.
3. Prašymo viršutinėje dešinėje lapo pusėje numeris nėra rašomas, čia dar trūksta miesto pavadinimo (šiuo atveju “Vilnius”). Viršutinėjė kairėje pusėje turėtų būti parašytas asmens vardas ar firmos pavadinimas, adresas. Viso to šiame dokumente nėra. Prašymas turėtų prasidėti žodžiais: “prašom”, “prašau” ir pan. Šiame dokumente pirma yra išdėstomi faktai, paaiškinimai, o tik paskui pats prašymas.

Šios raštvedybos klaidos nėra padarytos vien dėl sekretorės neatsakingumo. Šioje firmoje dokumentus rengia ne tik sekretorė, bet ir buhalterė bei vadybininkas, taigi jie taip pat galėjo suklysti parengdami dokumentus. Sekretorė šioje firmoje dirba jau ne vienerius metus, todėl ji savo darbą išmano, žino visas raštvedybos taisykles ir padaro žymiai mažiau klaidų parengdama dokumentus nei buhalterė ar vadybininkas.PASIŪLYMAI
Visus organizacinius tvarkomuosius ir informacinius dokumentus turėtų parengti sekretorė ar žmogus žinantis raštvedybos taisykles. Tačiau jei tai padaryti nėra įmanoma, tai sekretorė turėtų bent kontroliuoti ir patikrinti sudaromus dokumentus.LITERATŪRA
1. Raštvedybos taisyklės. – Vilnius: Lietuvos archyvų generalinė direkcija, 1994
2. Paskaitų metu sukaupta informacijaPRIEDŲ SĄRAŠAS
1. Darbo sutartis (1 šablonas).
2. Darbo sutarčių registravimo žurnalas (2 šablonai).
3. Asmens kortelė (1 šablonas).
4. Įsakymas (2 šablonai).
5. Aktas (1 šablonas).
6. Prašymas (1 šablonas).

Leave a Comment