Efektyvi kontrolė, jos vieta įmonės veikloje

Įvadas 31. Kontrolės samprata 42. Kodėl reikalinga kontrolė 53. Kontrolės procesų tipai 64. Penkios kontrolės sistemos 104.1 Operacijų kontrolė 114.2 Elgesio kontrolė. 114.3 Finansų kontrolė 124.3.1 Finansinės ataskaitos 124.3.2 Biudžeto kontrolės metodai 144.3.3 Auditas 164.4 Struktūros kontrolė 174.5 Strateginė kontrolė 175. Kontrolės sistemų projektavimas 18Išvados 20Literatūros sąrašas 21ĮvadasVisiškai natūralu, kad daugelio sričių mokslininkai – filosofai,ekonomistai, teisininkai, istorikai ir kiti – bando apibūdinti konrolę,paaiškinti jos esmę ir pateikti atitinkamą jos sampratą. Žodis kontrolėkaip rašoma daugelyje žodynų yra kilęs iš prancūzų kalbos žodžio “controle”ir reiškia: 1. priežiūra; ko nors patikrinimas; lyginimas faktinės padėtiessu reikalaujama; 2. Įstaiga arba asmenų grupė, tikrinantis kitų įstaigų arasmenų veiklą, atsakomybę; 3. konors priežiūra.Kontrolė objektyviai išplaukia iš visuomeninės ir valstybinės veiklosesmės, nes praktiškai neįmanoma užtikrinti šios veiklos kryptingumo besprendimų vykdymo kontrolės, klaidų, pasitaikančių nukrypimų ir trūkumųišsiaiškinimo ir jų šalinimo, be tos veiklos atitinkamo koregavimo.Mokslinių tyrimų analizė akivaizdžiai rodo, kad skirtingų mokslo šakųatstovai kontrolę interpretuoja įvairiai.Dažnažiausiai kontrolė interpretuojama kaip priimtinų sprendimų irpareigų, valstybės ar firmos nustatytų atitinkamiems subjektams visuma.Savaime suprantama, tokie samprotavimai turi ir išimčių. Kontrolė visadarealizuoja tam tikrus socialinius tikslus ir uždavinius. Ne nuostabu, kaddaugima šioje srityje dirbančių mokslininkų vieningai pabrėžia kontrolėssocialinę prigimtį, suvokia kontrolę kaip socialinę kategoriją.Kontrolė yra funkcija, natūraliai lyginti bet kurią žmonių veiklą. Jiatliekama pagal tam tikras taisykles, užduoti ar standartus, sikeiantnorimų rezultatų. Todėl kontrolė padeda nustatyti veiksmų teisingumą.Kontrolės aktas yra ne kas kita, kaip žmogaus veiksmų vertinimas pagalnustatytus bendrus reikalavimus, taisykles.Kontrolė, kaip viena iš valdymo funkcijų, užbaigia administracinėsveiklos procesą. Žodis “kontrolė”, kaip ir “valdžia” paprastai sukelianeigiamas emocijas. Daugeliui darbuotojų tai reiškia apribojimą, prievartą,savarankiškumo stoką ir pan. Tačiau būtent kontrolė užtikrina firmos tikslųsiekimo procesą. Ji įeina į bet kurio lygio vadovo pareigas.1. Kontrolės samprataPagal vieną iš apibrėžimų, valdymo kontrolė – procesas, užtikrinantisrealios ir planuotos veiklos atitikimą. Kontrolė – tai bet kurios veiklossrities tikrinimas, priežiūra, stebėjimas. Be kontrolės negalima jokiaveikla, nes ji palaiko organizacijos judėjimą reikiama kryptimi, bet kuriuomomentu patikrina, kaip jos veikla atitinka normas ir kaip tikslingai jinukreipta siekti tikslų. Daugumoje literatūros šaltinių teigiama, jognekontroliuojamas veiklos nuostoliai esti didesni, nei tie, kurių būnapažeidus kitas valdymo funkcijas. Kontroliuojamos visos įmonių, įstaigų irorganizacijų veiklos sritys. Kontrolė apima buvusią, esamą ir būsimąveiklą. Iš tikro, kontrolė įnoringesnė nei planavimas. Kontrolė padedavadovams stebėti savo planavimo, organizavimo ir vadovavimo efektingumą.Esminė kontrolės dalis – iškilus reikalui – imtis koregavimo veiksmų. Taigi kontrolė – būtina ir natūrali kiekvienos visuomenėsfunkcionavimo sąlyga, nes ji padeda efektyviai siekti rezultatų. J.Mackevičius kontrolės sąvoką aiškina dviem aspektais: iš kibernetikos irkalbos pozicijų. Kibernetikoje kontrolė yra susijusi su veiklos reguliavimu irtikrinimu ir apima veiksmus, kurie įgalina siekti norimų tikslų, todėl jisusijusi su tikslo sąvoka. Kontroliuojama situacija kalboje suprantama kaip teigiamas dalykas,nekontroliuojama situacija – bloga ir nepageidautina; kontroliuojamas – taitinkamas, pageidautinas elgesys. Šiais aspektais kontrolė apibrėžiama kaipįmonės veiklos reguliavimo ir tikrinimo procesas. Kontrolė – tai savotiškagarantija, kad įmonė veikia ir kad tai leis jai pasiekti savo tikslus. Jeiįmonė nesilaiko strategijos, kuri atitinka numatytą kursą, tai galimateigti, kad ji nekontroliuojama. Taigi organizacija be efektyvaus kontrolėsproceso negalės pasiekti savo tikslų, o jei ir pasieks, negalės to

sužinoti. Kontrolės tikslas – padėti organizacijai adaptuotis pasikeitussąlygomis, mažiau daryti klaidų, susitvarkyti su vidaus problemomis irminimizuoti sąnaudas. Tikslų schema pateikta 1 pa

1. pav. Kontrolės tikslai. Šiandieninėje verslo aplinkoje visos organizacijos turi būtipasirengusios pokyčiams. Jei vadovai galėtų nustatyti tikslus ir pasiektijuos akimirksniu, kontrolė nebūtų reikalinga. Tarp tikslo nustatymo irrezultatų pasiekimo momentų gali daug kas pasikeisti – veiklos kryptis irnetgi pats tikslas. Gerai organizuota kontrolės sistema padeda vadovamsnumatyti, tikrinti ir reaguoti į besikeičiančias sąlygas. Kita vertus,nelanksti sistema gali veiklą nusmukdyti žemiau leistino lygio. Veiklojevisada pasitaiko klaidų. Dažnai pasikartojančios smulkios klaidos galitapti labai rimtos. Kontrolė padeda bent jau sumažinti jų skaičių,neleidžia kartotis toms pačioms klaidoms. Kai įmonė gamina tik vienąproduktą iš vienos medžiagos, turį paprastą organizacijos struktūrą irtenkinasi vienodais reikalavimais produktui, vadovams užtenkapaprasčiausios kontrolės sistemos, kad veikla rutuliotųsi norima kryptimi.Tačiau organizacijoms, kurios gamina daug produktų iš įvairių žaliavų irturi didelę rinkos dalį, sudėtinę organizacijos struktūrą ir daugkonkurentų, reikia taikyti sudėtinga kontrolės sistemą, kurti atskirusskyrius tam darbui atlikti. Dar viena kontrolės užduotis – mažintiišlaidas. Taigi kontrolė efektyvi, ji gali padėti sumažinti sąnaudas irpadidinti produktyvumą. 2. Kodėl reikalinga kontrolėViena iš priežasčių, kodėl reikalinga kontrolė, yra ta, kad geriausiplanai gali būti iškraipomi. Kontrolė taip pat padeda vadovams stebėtiaplinkos pokyčius bei jų įtaką organizacijos pažangai. Įvertinus pastarųjųmetų aplinkos pasikeitimų tempus šis kontrolės aspektas pasidaro žymiaisvarbesnis. Pagal Fredą G. Steingraberą ,labiausiai ,,spaudžiantys”aplinkos pokyčius yra: konkurencijos prigimties pasikeitimas, noraspagreitinti užsakymo ir pristatymo ciklą, ,,padidinti vertę” prekių irpaslaugų ir taip sukurti vartotojų paklausą, darbininkų ir organizacinėskultūros pasikeitimai ir vis didėjantis delegavimas bei komandinio darboorganizacijose poreikis. Sukurti geresnę kokybę. Visuotinė kokybės vadyba, kurią skatina išesmės gerinti kontrolę. Pastebimi proceso trūkumai ir procesas taisomas,siekiant pašalinti klaidas. Darbuotojams suteikiama teisė tikrinti irtobulinti savo darbą. Visuotinė kokybės vadyba išbando daug požiūrių irmetodų, kaip pasiekti efektingą kontrolę. Pokyčių įveikimas. Pokyčiai yra neišvengiama bet kurios organizacijosaplinkos dalis. Vyksta rinkos poslinkiai. Konkurentų siūlomi naujiproduktai ir paslaugos užkariauja visuomenės sąmonę. Kuriamos naujosmedžiagos ir technologijos. Vyriausybės reguliavimas padidėja ar sumažėja.Vadovai stebi pokyčius, kurie daro įtaką jų produktams ir paslaugoms, okontrolės funkcija padeda vadovams reaguoti į atsirandančius pavojus argalimybes. Greitesnių ciklų kūrimas. Vienas dalykas yra pripažinti geresniodizaino, kokybės ar pristatymo laiko paklausą tarp vartotų. Kitas dalykas –pagreitinti naujų produktų kūrimo ir jų pristatymo vartotojams ciklus. Šiųdienų vartotojai laukia ne tik greičio, bet ir ypatingų produktų irpaslaugų. Vertės padidinimas. Vienas iš būdų įveikti konkurentus yra greitinticiklus. Kitas būdas yra vertės padidinimas. Tikrasis organizacijos tikslasturėtų būti savo produkcijos ir paslaugų ,,padidinta vertė”, kad klientaiteiktų pirmenybę jos gaminiams, o ne konkurentų prekėms. Dažniausiai šipadidinta vertė reiškia geresnę negu vidutinę kokybę, pasiekiamą tiksliųkontrolės procedūrų dėka. Delegavimo ir darbo komandomis skatinimas. Šiuolaikinė tendencijadalyvavimo valdyme link taip pat didina poreikį deleguoti valdžią irskatinti darbuotojus dirbti kartu kaip komandose. Tai, žinoma, nemažinagalutinės vadovo atsakomybės. Greičiau tik pakeičia kontrolės procesopobūdį. Tradicinėje autokratiškoje sistemoje vadovas tiksliai nurodydavo irveiklos atlikimo lygio standartus, bet po to leidžia darbuotojams arba

individualiai ,arba komandoje kūrybiškai patiems priimti sprendimusįvairiais darbo klausimais. Taip kontrolės procesas leidžia vadovui stebėtidarbuotojų pažangą nepažeidžiant jų kūrybiškumo ar darbe reiškiamosiniciatyvos. 3. Kontrolės procesų tipaiYra dvi kontrolės proceso sistemos.

Pirmoji – tai kompleksinė profilaktinės, lyginamosios ir grįžtamosioskontrolės sistema. Visuose veiklos srityse yra trys skirtingi kontrolėstaikymo laikotarpiai. Profilaktinė kontrolė – tai aktualių problemų numatymas irišankstinis pasiruošimas jų išvengti. Planavimas ir profilaktinė kontrolėyra tarpusavyje susiję, bet skirtingi dalykai. Planavimas atsako įklausimą: “Ką ir kaip mes ketiname padaryti?” Profilaktinė kontrolė atsakoį klausimą: “Ką mes galime padaryti iš anksto, kad pasiektume savotikslus?” Lyginamoji kontrolė apima esamų veiksmų ir procesų įvertinimą. Jigali būti vadinama esamosios situacijos kontrole, nes yra susijusi sudabartine veikla, o ne su praeitimi ar ateitimi. Ji įgalina stebėti veikląkiekvienu momentu bei spręsti kylančias problemas, kol jos dar nepaveikėgalutinio produkto. Grįžtamoji (baigiamoji) kontrolė – tai informacijos apie užbaigtąveiklą rinkimas, jos vertinimas ir veiksmų, kaip tobulinti panašią veikląateityje, parengimas. Šios kontrolės trūkumas: reikiamų veiksmų imamasi jaupo laiko (kitu veiklos periodu). Teigiamas šios kontrolės bruožas: jitestuoja ir įvertina tikslus ir standartus. Tikslai, kurių neįmanomapasiekti arba kurie yra per daug lengvai, gali būti koreguojami. Praktiškai vadovas turėtų taikyti kompleksinę kontrolę. Profilaktinėkontrolė padeda jam nuspręsti problemas, lyginamoji – sustabdyti irištaisyti klaidas dar pradinėje stadijoje, grįžtamoji – apdraudžia nuo tųklaidų pakartojimo. Tai parodo 2 pav.

2. pav. Kompleksinės kontrolės taikymo etapai

Iš šios bendros kontrolės schemos matyti, kaip profilaktinė,lyginamoji ir grįžtamoji kontrolė susijusi su veiklos procesu. Šiojeschemoje įdėjimai – tai visa, kas paruošiama bei toliau naudojamaperdirbimo procese, t.y. darbuotojai, kapitalas, įrengimai, medžiagos.Rezultatas – tai efektyviai realizavus įdėjimus pagamintos prekės arsuteiktos paslaugos. Antroji kontrolės sistema – tai konkretūs veiksmai imantis tam tikrosveiklos tikrinimo. Tikrinama etapais. Įvairūs autoriai nurodo skirtingąetapų skaičių.Mokcklerio apibrėžimas skiria keturis kontrolės etapus, kaip pavaizduota 3paveiksle. Šie etapai yra: Standartų ir metodų sukūrimas veiklos atlikimo lygiui įvertinti.Idealiu atveju tiksliai ir uždaviniai, sukurti per planavimo procesą, jaubūna aiškiai suformuluoti, Numatyti konkretūs galutiniai terminiai. Taisvarbu dėl daugelio priežasčių. Pirma, neapibrėžtai suformuluoti tikslai,tokie kaip ,,pagerinti darbuotojo įgūdžius”, yra tik tušti šūkiai tol, kolvadovai nepasako, ką jie turi omenyje sakydami ,,pagerinti”, kada ir kąketina daryti, kad pasiektų šį tikslą. Antra, preciziškai suformuluotitikslai (pvz., ,,rengti seminarus darbo vietoje ir pamažu – nuo spalio ikikovo mėnesio – pagerinti darbuotojo įgūdžius”) yra lengviau įvertinami dėltikslumo ir naudingumo, negu tušti šūkiai. Pagaliau preciziškaisuformuluotus išmatuojamus tikslus yra lengva perduoti ir paverstistandartais ir metodais, kurie gali būti naudojami veiklos atlikimo lygiuinustatyti.. Šie lengvai perduodami preciziškai suformuluoti tikslai iruždaviniai yra ypač svarūs kontrolei, kadangi planavimą ir kontrolępaprastai atlieka skirtingi žmonės. Paslaugų pramonės standartai ir vertinimas gali apimti laiką, kurįklientai praleidžia eilėse banke, laiką kurį jie turi praleisti laukdami,kol atsakys telefonas, arba skaičių naujai priviliotų klientų per viešąreklaminę agitaciją. Pramonės įmonių vertinimą ir standartus galėtųsudaryti pardavimų ir gamybos užduotys, darbo priežiūros tikslai, pagamintųir perdirbtų produktų nuostoliai ar saugumo reikalavimai. Veiklos atlikimo lygio vertinimas. Kaip ir visi kontrolės aspektai,vertinim…as yra nenutrūkstamas pasikartojantis procesas. Vertinimo dažnumaspriklauso nuo vertinamos veiklos tipo. Pvz., pramonės įmonėje dujų dalelių

lygis ore gali būti nuolat stebimas siekiant užtikrinti saugumą, tuo tarpuilgalaikių išsiplėtimo tikslų pažangą aukščiausio lygio vadovai turėtųapžvelgti vieną ar du kartus per metus. Panašiai ,,Mc donald” frančizėssavininkas turėtų nuolat tikrinti klientų laukimo laiką. O peticijos galibūti padedamos priešais Kalifornijos visuomenę patarnavimų komisiją tik 5ar 6 kartus per metus. Tačiau geri vadovai vengia ilgų periodų tarp veiklosatlikimo lygio vertinimo. Nustatymas, ar veiklos atlikimo lygis atitinka standartus. Daugeliuatveju tai lengviausias kontrolės žingsnis. Pirmųjų dviejų etapų sunkumusjau minėjome. Dabar reikia palyginti veiklos atlikimo lygį su iš ankstonustatytais standartais. Jei veiklos atlikimo lygis atitinka standartus,vadovai sako , kad ,,viskas yra kontroliuojama”, kaip pavaizduota 1paveiksle, ir jiems nereikia kišti į organizacijos operacijas. Koregavimo veiksniai. Į šį etapą pereinama, jei veiklos rezultatainukrypsta nuo standartų ir analizė rodo, kad reikalinga pataisa. Koregavimoveiksmai gali apimti vienos ar kelių organizacijos operacijų arba pradžiojesukurtų standartų pataisas. Pvz., vadovas gali pastebėti, kad reikiadaugiau darbuotojų, siekiant nepažeisti kliento penkių minučių laukimostandarto, nustatyto ,,Mc Donalds” kompanijoje. Kitais atvejais perpatikrinimus gali būti atskleidžiami netinkami standartai. Dėl šiųaplinkybių koregavimo veiksmai gali apimti standartų pakeitimą. 3 paveiksle rodo ir kitą svarbų aspektą, kad kontrolė yra dinamiškasprocesas. Jei vadovai nepadaro išvadų apie kontroliuojamą procesą, jie tikstebi veiklą. Prioritetas visada turėtų būti teikiamas kūrimui naujų,konstruktyvių veiklos būdų, užtikrinančių veiklos būdų, užtikrinančiųveiklos būdų, užtikrinančių veiklos atlikimo lygio atitikimą standartams, one praeities klaidų konstatavimui.

3. pav. Pagrindiniai kontrolės proceso etapai.

Richardas A. Johnsonas, Fremontas E. Kastas ir Jamesas E.Rosenzweigassiūlo geriau pritaikytą praktikai kontrolės proceso etapų interpretaciją.Jie skiria keturis pagrindinius kontrolės proceso elementus: 1. Charakteristika arba sąlyga, pagal kurią turi vykti kontrolė; 2. Jutimas, t.y. asmuo, grupė ar mechanizmas, kurie lygina įvertinimus su standartais ir planais; 3. Lygintojas, tai yra asmuo, grupė ar mechanizmas, kurie lygina įvertinimus su standartais ir planais; 4. Aktyvatorius, t.y. asmuo, grupė ar mechanizmas, kurių veiksmais šalinami nukrypimai. Šie elementai pateikiami 4 paveiksle. Jie atitinka kontrolės proceso etapus, tačiau yra geriau pritaikyti technikai šiandieniniame automatizuotame bei kompiuterizuotame kontrolės procese.

4. pav. Kontrolės proceso elementai 4. Penkios kontrolės sistemosVisuose literatūros šaltiniuose, kur aptariami valdymo ciklo etapai,kontrolė minima kaip vienas iš jų. Dažniausiai skiriami planavimo,organizavimo, kadrų parinkimo ir kontrolės etapai. Visos valdymo funkcijos yra glaudžiai tarpusavyje susijusios, okiekviena atskirai yra specifinė veiklos sritis. Paprastai visi šie etapaivyksta iš eilės nurodyta tvarka, tačiau veiklos procese gali būtišokinėjama nuo vieno prie kito. Kontrolė skirstoma pagal valdymohierarchijos lygį organizacijoje.

5.pav.kontrolės sistemos organizacijoje 4.1 Operacijų kontrolėOperacijų kontrolė – vienas iš trijų pirmame valdymo lygyje atliekamųtikrinimų. Išsamiausią sistemą pateikia Stephenas P.Robbinsas skiriaprodukcijos, pirkimų, įrengimų eksploatacijos ir kokybės kontrolę. Produkcijos kontrolės tikslas – kontroliuoti operacijų eigą, jų trukmęir imtis veiksmų, kad gamybos operacijos būtų atliktos laiku. Ši kontrolėseka gamybos grafikus, atsargų lygį, medžiagų (žaliavų) judėjimą, kaippanaudojamos patalpos ir įrengimai. Pirkimų kontrolė seka prekių tiekimo terminus, kokybę, kiekį irkainas. Pirkimų kontrole siekiama užtikrinti medžiagų tinkamumą, kokybę,patikimus tiekimo šaltinius ir tuo pat metu sumažinti išlaidas. Įrengimų eksploatacijos kontrolės svarba priklauso nuo technologijosproceso. Vienur gedimai nusikelia didesnių keblumų, kitur nuostoliai dėlprastovų esti gana dideli. Kontrolė gali būti: 1. Profilaktinė, prieš įvykstant gedimui; 2. Gedimų ir pataisymų įvertinimo; 3. Sąlygų, visko, kas susiję su įrengimų būklės vertinimu. Eksploatacijos kontrolė turi būti derinama su produkcijos kontrole.

Pavyzdžiui, jei dėl nepatogių ar neefektyviai naudojimų įrengimų gamybos procesas trunka ilgiau nei numatyta. Kokybės kontrole nustatoma, ar produkto svoris, atsparumas, sudėtis,spalva, skonis, užbaigtumas ir kitos savybės atitinka standartus. Kokybės kontrolė būna dvejopa: ▪ Gatavos produkcijos ar paslaugų kontrolė (apima pagamintų produktų, teikiamų paslaugų kontrolę); ▪ Proceso kontrolė (apima kontrolę gamybos proceso metu, siekiant įsitikinti, kad gamybos procesas vyksta normaliai). Kontrolės procesas vyksta pagal iš anksto sudarytą planą. 4.2 Elgesio kontrolė.Elgesio kontrolė – tai darbuotojų veiklos priežiūra ir skatinimasgerai atlikti savo funkcijas. Yra du elgesio kontrolės tipai: vidinė irišorinė kontrolė. Vadovai turi du pasirinkimus, kaip pradėti kontrolėsprocesą. Vadovai gali skatinti darbuotojus pačius kontroliuoti savoveiksmus. Tai yra vidinės kontrolės strategija. Vidinė kontrolė – taisavikontrolė. Ją praktikuoja žmonės, patys besirūpinantys savo veikla.Vidinės kontrolės strategija reikalauja didelio vadovo pasitikėjimodarbuotojais. Kai žmonės paliekami dirbti vieni, vadovai turi suteiktijiems galimybę patiems įvykdyti įsipareigojimus. Vadovai gali patys kontroliuoti darbuotojų veiklą. Tai yra išorinėskontrolės strategija. Esant išorinei kontrolei, vadovas pats nurodinėja,kas ir kaip turi būti padaryta, netoleruojama jokia saviveikla. Teigiamasšios kontrolės bruožas yra tas, kad vadovai, dirbdami su pavaldiniais,geriausiai gali pastebėti netinkamus veiksmus ir duoti nurodymus juospataisyti. Efektyvi kontrolė dažniausiai apima abiejų strategijųpranašumus. Tačiau palankumas save kontroliuojantiems darbuotojams verčia labiaupabrėžti vidinės kontrolės svarbą ir galią. 4.3 Finansų kontrolėFinansų kontrolė stebi organizacijos finansinius išteklius. Versloįmonės turi valdyti savo finansus taip, kad pajamos padengtų išlaidas irorganizacijai vis dar liktų pelno. Savo organizacijos problemoms irelementams kontroliuoti vadavai naudoja daugelį kontrolės metodų irsistemų. Dar daugiau, tie metodai ir sistemos gali reikšėtis daugybepavidalų ir sudaryti įvairias grupes. Tačiau finansų kontrolės paskirtisypatinga, kadangi pinigus lengva suskaičiuoti ir akivaizdu parodyti. Yratrys pagrindiniai finansų kontrolės tipai: biudžeto, finansinių ataskaitųanalizės ir audito. Ataskaitos atspindi įmonės veiklos rezultatyvumą irilgalaikio išlikimo. Biudžetų kontrolės metodai padeda vadovamskontroliuoti įmonės finansavimo šaltinius. 4.3.1 Finansinės ataskaitosFinansinės ataskaitos naudojamos organizacijos gaunamų ir teikiamųprekių ir paslaugų piniginei vertei stebėti. Jos suteikia galimybę stebėtitris svarbiausias organizacijos finansines sąlygas: 1.Likvidumą – galimybę paversti turtą grynais pinigais, siekiant patenkinti iškilusius finansinius poreikius ir įsipareigojimus. 2. Bendrą finansinę būklę – ilgalaikį santykį tarp skolų ir nuosavybės; turtą, likusį atmetus įsiskolinimus. 3.Pelningumą – galimybes nuolat gauti pelno per tam tikrą laikotarpį. Kadangi finansinės ataskaitos dažniausiai rengiamos jau po įvykių,tai jos negali naudojamos daryti įtakai ankstesniems įvykiams. Tai tamtikra prasme riboje jų kaip kontrolės priemonių vertę. Tačiau jas plačiainaudoja vadovai, akcininkai, finansinės institucijos ir kiti darantys įtakąasmenys, vertindami organizacijos veiklos atlikimo lygį. Vadovai, pvz.,gali palyginti organizacijos dabartinės finansines ataskaitas suankstesnėmis arba konkurentų ataskaitomis ir susidaryti vaizdą apieorganizacijos padėtį. Gavę pakankamai informacijos, jie gali sugebėtiįžvelgti koreguotinas tendencijas. Kita vertus, bankininkai ir finansųanalitikai naudosis ataskaitomis norėdami nuspręsti, ar verta investuoti įfirmos veiklą. Svarbu atminti, kad finansinės ataskaitos gali neatspindėti visosreikalingos finansinės informacijos. Antai neseniai atliktus technologiniusarba mokslinius atradimus retai atspindi finansinės ataskaitos. Neatspindijos ir tokių išorinės aplinkos pasikeitimų, kaip vartotojų skonio kitimas,nors tai organizacijos sėkmei gali būti lemtingesni veiksniai, negufinansinė būklė. Priklausomai nuo organizacijos, finansinės ataskaitos gali apimtipraėjusius metus, praėjusį ketvirtį arba praėjusį mėnesį. Labiausiaipaplitusios finansinės ataskaitos, naudojamos didelių ir mažų organizacijų,
yra balansai, pelno ataskaitos ir grynųjų pinigų srautai ataskaitos. Balansas Savo paprasčiausia forma balansas rodo organizacijos būklę jos turto,įsiskolinimų ir grynosios vertės atžvilgiu. Kompanijos turtas apima nuopinigų banke iki jos reputacijos vertės rinkoje. Kairiojoje balanso pusėjesurašomas turtas mažėjančio likvidumo tvarka. Skiriamas trumpalaikis irilgalaikis turtas. Trumpalaikis turtas apima tokius dalykus kaip gryniejipinigai, pirkėjų skolos, parduodami vertybiniai popieriai ir atsargos –turtas, kurį pagrįstai numatoma verte per palyginti trumpą laiką(dažniausiai per vienerius metus) galima paversti grynaisiais pinigais.Ilgalaikis turtas rodo organizacijos pastatų, įrengimų, nuosavybės, patentųir kitų objektų, nuolat naudojamų prekėms ir paslaugoms gaminti, piniginęvertę. Įsiskolinimus taip pat sudaro dvi grupės – trumpalaikiaiįsiskolinimai ir ilgalaikiai. Trumpalaikiai įsiskolinimai – tai skolostiekėjams, trumpalaikės paskolos, nesumokėti mokesčiai, kurie privalės būtisumokėti per ataskaitinį laikotarpį. Ilgalaikiai įsiskolinimai apimaužstatus, obligacijas ir kitas dalimis grąžinamas skolas. Kompanijosgrynoji vertė – tai liekamoji vertė, kai iš viso turto atimami visiįsiskolinimai. Plačiai paplitusios elektroninės lentelės gerokai palengvina balansųsudarymą. Be to, yra sukurti specialūs kompiuteriai paketai apskaitaiapdoroti ir balansams bei kitokioms finansinėms ataskaitoms rengti. Pelnoataskaita: organizacijos finansinės veiklos atlikimo per tam tikrąlaikotarpį suvestinė. Pelno ataskaita Jeigu balansai atspindi organizacijos finansinę padėtį tam tikrumomentu, tai pelno ataskaita organizacijos finansinės veiklos rezultatussumuoja per nustatytą laikotarpį. Pelno ataskaita teigia: “Štai kiek daugpinigų mes uždirbome”, o ne “Štai kiek daug pinig…ų esame dabar verti”. Pelno ataskaitos pradedamos nuo bendros įplaukų arba pardavimųapyvartos, iš kurios atimamos visos su tais pardavimais susijusiosišlaidos, kaip antai, produkto savikaina, valdymo išlaidos, mokesčiai,palūkanos bei kitos veiklos išlaidos. Kas lieka, yra grynasis pelnas, kurįgalima skirti akcininkų dividendams mokėti arba iš naujo investuoti įverslą. Grynųjų pinigų srautas: šaltiniai ir fondų panaudojimo ataskaitos Papildomai standartiniams balansams ir pelno ataskaitoms daugelyjekompanijų finansiniai duomenys pranešami grynųjų pinigų srautų ataskaitųforma, arba ataskaita apie šaltinius ir fondų panaudojimą. Tos ataskaitosrodo, iš kur per metų laikotarpį ateina grynieji pinigai, arba lėšos (pvz.,iš veiklos, iš apmokėtų sąskaitų, investicijų pardavimo) ir kam jiepanaudojami (įrangai pirkti, dividendams išmokėti ir sąskaitoms apmokėti).Tai neturi būti painiojama su pelno ataskaitomis. Grynųjų pinigų srautoataskaitos rodo, kaip buvo panaudojami grynieji pinigai arba fondai, užuotrodę, kiek gauta pelno ar turėta nuostolių. 4.3.2 Biudžeto kontrolės metodaiBiudžetai yra išteklių, skiriamų užplanuotai veiklai per nustatytuslaiko tarpus įvykdyti, formali kiekybinė ataskaita. Jie plačiai naudojamiplanuojant ir kontroliuojant veiklą visais organizacijos lygiais. Yra visaeilė svarių tokio jų populiarumo priežasčių. Pirma, biudžetai išreiškiami piniginiais vienetais, tai lengvaisuprantama kaip bendras įvairios organizacijų veiklos vardiklis – personalosamdymas ir mokymas, įrengimų pirkimas, gamyba, reklama ir pardavimas.Antra, biudžetų piniginė išraiška rodo, kad jie gali tiesiogiai suteiktižinių apie svarbiausius organizacijos išteklius – kapitalą ,ir apiesvarbiausią jos tikslą – pelną. Štai kodėl juos itin gerbia pelnosiekiančios organizacijos. Trečia, biudžetai nustato aiškius ir nedviprasmius veiklos atlikimolygio per tam tikrą laiką, dažniausiai per metus, standartus. Tam tikraisto laiko tarpais realus veiklos atlikimo lygis lyginamas su biudžetu. Labaidažnai nukrypimai gali būti greitai pastebimi ir ištaisomi. Kaip papildoma pagrindinės kontrolės funkcija, biudžetai yra vienasvarbiausių organizacijos veiklos koordinavimo priemonių. Sąveika tarpvadovų ir pavaldinių svarstant biudžeto klausimus padeda apibrėžti irintegruoti organizacijos darbuotojų veiklą.

Atsakomybės centrai

Kontrolės funkcijos gali būti skirtos stebėti organizacijos funkcijasarba organizacinius projektus. Kontroliuoti funkciją – reiškia užtikrinti,kad konkreti veikla (pvz., gamyba, pardavimai) būtų atliekama tinkamai.Projekto kontrolė apima garantijas, kad buvo pasiektas konkretus galutinisrezultatas (sukurtas naujas gaminys, baigtas statyti pastatas). Biudžetaigali būti naudojami abiejų rūšių sistemos. Mes aptardami pabrėšime biudžetopanaudojimą kontroliuoti funkcijoms, iliustruojamos 2 paveiksle. Bet kuris organizacinis arba funkcinis vienetas, valdomas vadovo,atsakingo už vieneto veiklą, vadinamas atsakomybės centru. Visi atsakomybėscentrai naudoja išteklius (įdėjimai, arba kaštai) kam nors gaminti(rezultatai, arba pajamos). Paprastai atsakomybė priskiriama pajamų,išlaidų, pelno, ir/arba investicijų centrams (žr. Pav. 2). Sprendimasdažniausiai priklauso nuo organizacinio vieneto veiklos ir nuo būdo, kuriuokontrolės sistema vertina įėjimus ir išėjimas. Trumpai aptarsime šiuoscentrus.

5 pav. Biudžeto sudarymo sistema funkcijoms kontroliuoti.

Pajamų centrai – tie organizaciniai vienetai, kurių rezultataimatuojami pinigine išraiška, tačiau nėra tiesiogiai lyginami su įėjimųkaštais. Tokio vieneto pavyzdys yra pardavimų skyriai. Centro efektingumasnematuojamas pagal tai, kiek pajamos (pardavimų forma) pranoksta centrokaštus (pvz., atlyginimai ir nuoma). Greičiau biudžetai (pardavimo kvotųforma) yra specialiai rengiami pajamų centrui ir skaičiai lyginami suužsakymais pirkti arba konkrečia parduotų prekių apimtimi. Taip galimasusidaryti vaizdą apie pavienių pardavimų arba ir paties centro darboefektingumą. Išlaidų centro, arba kaštų centro kontrolės sistema “įėjimus”(išteklius) matuoja pinigine išraiška, o “išėjimų “ (rezultatų) nematuoja.Todėl, kad tie centrai neturi užduoties daryti pajamas. Pavyzdžiai galėtųbūti administracijos, paslaugų ir mokslinių tyrimų grandys. Biudžetainustatomi tik tų centrų veiklos išteklių (“įėjimų”) daliai. Pelno centrai veiklos atlikimo lygis matuojamas skaitine skirtumo tarppajamų (“išėjimų”) ir išlaidų (“įėjimų”) išraiška .Šis rodiklis naudojamassiekiant nustatyti, ar sėkmingai centras veikia ekonominiu požiūriu ir argerai dirba už jį atsakingas vadovas. Pelno centras sukuriamas ,kaiorganizaciniam vienetui skiriama atsakomybė uždirbti pelno. Organizacijoje,suskirstytoje į divizijas, kur kiekviena divizija yra visiškai atsakinga užs…avo gaminio liniją, atskiros divizijos laikomos pelno centrais.Investicijų centras: organizacinis vienetas, kuris ne tik nustato “įėjimų”ir “išėjimų” (rezultatų) piniginę vertę, bet ir lygina rezultatus suturtu, naudojamu rezultatams 4.3.3 AuditasAuditas būna dviejų tipų: vidinis ir išorinis auditas. Vidinį auditą atlieka organizacijos nariai. Jo tikslas yra pateiktipagrįstus įrodymus, jog organizacijos turtas tinkamai saugomas, finansiniaiįnašai laikomi patikimai ir pakankamai tiksliai pildomi, kad vėliau būtųgalima parengti finansines ataskaitas. Vidinis auditas taip pat padedavadovams įvertinti organizacijos veiklos efektyvumą ir savo kontrolėssistemą. Kadangi tikrinamos įmonės operacijos, šis procesas dar žinomasoperacinio audito pavadinimu. Vidinį auditą kaip atskirą projektą gali atlikti paskirti finansųskyriaus darbuotojai arba etatiniai audito darbuotojai. Tradiciškai išorinis auditas yra plataus masto patikrinimas, siekiantįvertinti organizacijos finansines ataskaitas ir sąskaitas. Tikrinamasturtas ir įsiskolinimai, peržvelgiami finansiniai pranešimai – ar jie yravisa apimantys ir tiksliai sudaryti. Auditą atlieka apskaitos specialistaiiš išorės. Jų tikslas – patikrinti, ar firma, rengianti savo finansinesataskaitas ir vertinanti savo turtą bei įsiskolinimus, iš principo laikėsivisuotinai priimtų apskaitos principų ir juos teisingai taikė. Išorinis auditas vaidina svarbų vaidmenį – skatina sąžiningumą ne tikrengiant ataskaitas, bet ir kasdienėje organizacijos veikloje. Išorinisauditas suteikia pagrindines garantijas, kad viešai skelbiami pranešimaiyra tikslūs. Išorinis auditas atliekamas, kai organizacija baigia savo veiklosperiodą ir parengia finansines ataskaitas. Išorinis auditas nedaro ypatingopoveikio organizacijos einamųjų operacijų kontrolei. 4.4 Struktūros kontrolėStruktūros kontrolė tikrina, kaip organizacijos padaliniai atlieka

savo funkcijas. Organizacijos įvairiai pateikia savo planus ir tai nulemiakontrolės įvairumą. Yra du struktūros kontrolės tipai: biurokratinė irklaninė. Biurokratinė kontrolė skirta formaliai ir mechaninei struktūraipalaikyti. Organizacijos, kurios taiko šią kontrolę, savo veiklą grindžiagriežtomis taisyklėmis ir tikslia hierarchija, dažniausiai turi vertikaliąstruktūrą: darbuotojai labai mažai supažindinami su tikslais, jiepraktiškai nedalyvauja aukštesnių valdymo grandžių veikloje, neskatinamaindividuali iniciatyva. Klaninė kontrolė skirta neformaliai ir organinei struktūrai palaikyti.Ji remiasi pačių grupių nustatytomis normomis ir stipria organizacijoskultūra, suteikia darbuotojams galimybę prisiimti atsakomybę irkontroliuoti veiklą patiems. Organizacijos, kurios taiko klaninę kontrolę,turi horizontalią, decentralizuotą struktūrą, remiasi darbuotojų veiklagrupėse. Struktūros kontrolės procesas prasideda nuo to, kad iš pradžiųpasirenkamas struktūros tipas (horizontalus ar vertikalus). Dažniausiaiorganizacijos turi vieno, ir kito tipo bruožų, todėl kalbama apievyraujantį. Toliau vertinama, ar pasirinkta struktūra pasiteisinalūkesčius: surenkama informacija apie padalinių veiklą ir palyginama sunorima. Palyginus ir nustačius, kad struktūra nepateisino lūkesčių,negalima iš karto nuspręsti, kad ją būtinai reikia koreguoti. Iš pradžiųreikia nustatyti, ar tas neveiklumas neatsirado dėl kitų priežasčių,pavyzdžiui, dėl prasto lėšų paskirstymo ar finansų kontrolės stokos. Dažnistruktūros kaitaliojimai trikdo normalią veiklą, kelia netikrumo jausmą. 4.5 Strateginė kontrolėStrateginė kontrolė vertina, kaip efektyviai organizacijos strategijapadeda pasiekti tikslus, ir susitelkia ties organizacijos struktūra,vadovavimu, technologija, žmonių ištekliais, informacija ir operacijųkontrolės sistemos. Ši kontrolė reikalinga tam, kad nustatytų, arpasirinktoji strategija padeda pasiekti organizacijos tikslus. Ši kontrolėvyksta aukščiausiu lygiu ir apima visą organizacijos veiklą. Strateginėkontrolė yra glaudžiai susijusi su strateginiu planavimu. Ji nustato, arpasirinkta strategija įgyvendinta, kaip buvo planuota, ir ar rezultatai yratokie, kokie buvo numatyti. Vadovai, kurie nesistengia suderinti planavimosu strategine kontrole, Roberto Kreitnerio žodžiais tariant, gali„pastebėti, jog laimi smulkius mūšius, bet pralaimi karą“. Kai planai tamparealybe, kontrolė vertina veiklą ir apibendrinusi rezultatus perduodavadovybei.

Strateginių kontrolės taškų įvardijimas Be pagrindinių veiklos atlikimo sričių taip pat svarbu nustatytikritinius sistemos taškus, kuriuose būtina vykdyti stebėjimą arba rinktiinformaciją. Nustačius tokius strateginius kontrolės taškus, reikalingossurinkti ir įvertinti informacijos gali sumažėti. Svarbiausias ir naudingiausias strateginių kontrolės taškų atrankosmetodas yra sutelkti dėmesį į reikšmingiausius konkrečios operacijoselementus. Dažniausiai tik nedidelė veiklos, įvykių, individų arba objektųdalis konkrečioje operacijoje sudarys dideles išlaidas arba sukelsproblemų, ir su jomis susidurs vadovai. Pvz., 10% gamintojo gaminių galisudaryti 60% jo pardavimų ; 2% įmonės darbuotojų gali būti parašę 80%skundų; 20% policijos nuovadų ribose gali būti įvykdyta 70%miestosmurtininkų nusikaltimų. Kitas naudingas dalykas, apie kurį verta pagalvoti, tai vietų,kuriose vyksta pokyčiai, įvairiems, įvardijimas. Pavyzdžiui, įmonėsvartotojų užsakymų užpildymo sistemoje pokytis įvyksta, kai pirkimoužsakymas tampa sąskaita, kai atsargų vienetas tampa vienetu, kurį reikiapervežti, arba kai pervežimas vienetais tampa krovinio dalimi. Kadangivykstant tokiems pasikeitimams gali būti padaryta daugiau klaidų, tai šiųtaškų stebėjimas dažniausiai yra pats efektingiausias operacijų kontrolėsbūdas. Strateginė kontrolė yra pagalbinė strateginio planavimo dalis.Sudėtingiausia nustatyti, ar darbuotojai priima efektyvius sprendimus. Yradaug aplinkybių, kurios gali lemti prastą veiklą, tačiau galima teigti, kadstrateginio plano įgyvendinimas priklauso nuo tinkamo darbuotojų parinkimo;vadovai turi rūpestingai apsvarstyti tokius sprendimus. Svarbu, kadkiekvienas vadovas turėtų naujų idėjų ar programų, kurias reikia pajungtibendram tikslui pasiekti. 5. Kontrolės sistemų projektavimas

Vadovai, kurdami kontrolės sistemas, kurios priimtinos organizacijosnariams ir turi tikslų, ekonomišką grįžtamąjį ryšį, veikiantį nustatytolaiko ribose, susiduria su daugeliu problemų. Dauguma tų problemų galėtųbūti priskiriamos sprendimams, ką reikia kontroliuoti ir kaip dažnai reikiavertinti. Bandymas kontroliuoti per griežtai ir per daug operacijųelementų, darbuotojus gali smukdyti moraliai, kelti jiems nerimą, varytivadovus į neviltį bei gaišinti brangų laiką, švaistyti pinigus ir energiją.Dar daugiau, vadovai gali pradėti skirti dėmesį lengvai vertinamiemsveiksniams, tokiems kaip – kiek aptarnauta žmonių restorane, ir nepaisytisunkiai įvertinamų veiksnių, pvz., būti svarbesnis, nei kiek aptarnautažmonių per tam tikrą laiką. Daugelio šių problemų galima išvengti atlikusanalizę, padedančią nustatyti svarbiausias veiklos atlikimo sritis irstrateginius kontrolės taškus. IšvadosMes išsiaiškinom, kad kontrolė užima svarbią vietą įmonėje. Bekontrolės įmonė pasmerkta žlugimui. Kiekvienas vadovas nepriklausomai nuorango, privalo kontroliuoti, net jeigu jam specialiai niekas to nepavedė;tai turi būti neatskiriama jo pareigų dalis. Konrolės reguliavimo būdų yradaug, o kokius taikyti – priklauso nuo kontrolės objekto. Vykdant kontrolėsfunkciją patartina laikytis šiai funkcijai specifinių principų: □ Pasitikėjimo žmonėmis, kuriems pavestas darbas, arba savikontrolės pripažinimo principas; □ Vadovo asmeniškos kontrolės; □ Kontrolės ir reguliavimo sistemos įkūrimas.Ypač reikšmingas kontrolės ir reguliavimo sistemos sukūrimo principas, nesši sistema, kartu su operatyvinės apskaitos sistema, yra operstyviosiosvadybos pagrindas. Kadangi kontrolė ne visada būna sėkminga, pašalinusnukrypimą reikėtų numatyti tikėtinus rezultatus, tam gali prireikti pradėtinaują kontrolės procesą. Literatūros sąrašas1. MAŠKUTIS, Antanas. Veiklos vadyba. Vilnius, 1999. 2. NAVICKAS, Valentinas. Valdymo kontrolė tarptautinėse firmose. Kaunas, 2001. 3. BAGDONAS, Eugenijus; RAPALIENĖ, Liudmila. Administravimo principai. Kaunas, 1996. 4. VAITKEVIČIŪTĖ, Valerija. Tarptautinių žodžių žodynas. Vilnius, 1999. 5. STONER, James A. F.; FREEMAN, R.Edvard; GILBERT, Daniel R. Vadyba. Poligrafija ir informatika, 1999. 6. JONAITIS, Algimantas. Vadybos ABC. Vilnius, 1998.———————– Sukurti standartus ir metodus veiklos atlikimo lygiui įvertinti

Įvertinti veiklos atlikimo lygį

Ar veiklos atlikimo lygis atitinką standartus?

Imtis koregavimo veiksmų ir prižiūrėti standartus

Nieko nedaryti

Taip

Ne

…adaptuotis pasikeitus aplinkai

…adaptuoti klaidų skaičių

…susitvarkyti su vidaus problemomis

…minimizuoti sąnaudas

Kontrolė padeda organizacijai

ĮDĖJIMAS

PERDIRBIMAS

REZULTATAI

▪ Žmonės; ▪ Kapitalas; ▪ Įrengimai; ▪ medžiagos

▪ Proceso (gamyba, paslaugos)

▪ Prekės; ▪ paslaugos

PROFILAKTINĖ KONTROLĖ

LYGINAMOJI KONTROLĖ

GRĮŽTAMOJI KONTROLĖ

Įdėjimų tikrinimas

Produktų nuspėjimas ir pašalinimas

Proceso tikrinimas

Proceso reguliavimas

Rezultatų tikrinimas

Mokymasis iš praeities klaidų

Nesiimama jokių veiksmų

Veiksmai situacijai pakeisti. Aktyvatorius

Veiklos ir standartų palyginimas. Lygintojas

Tikslas, planas, standartas. Sąlygos, charakteristika

Veiklos įvertinimas. Jutimas

Strategijos kontrolė

Struktūros kontrolė

Elgesio kontrolė

Operacijų kontrolė

Finansų kontrolė

PAJAMŲ CENTRAI

IŠLAIDŲ CENTRAI

PELNO CENTRAI

INVESTICIJŲ CENTRAI

Rezultatai plyginti su turtu

Rezultatai minus įdėjimai

Įdėjimai

Rezultatai