Įvadas 3
1. Kontrolės samprata 4
2. Kodėl reikalinga kontrolė 5
3. Kontrolės procesų tipai 6
4. Penkios kontrolės sistemos 10
4.1 Operacijų kontrolė 11
4.2 Elgesio kontrolė. 11
4.3 Finansų kontrolė 12
4.3.1 Finansinės ataskaitos 12
4.3.2 Biudžeto kontrolės metodai 14
4.3.3 Auditas 16
4.4 Struktūros kontrolė 17
4.5 Strateginė kontrolė 17
5. Kontrolės sistemų projektavimas 18
Išvados 20
Literatūros sąrašas 21Įvadas
Visiškai natūralu, kad daugelio sričių mokslininkai – filosofai, ekonomistai, teisininkai, istorikai ir kiti – bando apibūdinti konrolę, paaiškinti jos esmę ir pateikti atitinkamą jos sampratą. Žodis kontrolė kaip rašoma daugelyje žodynų yra kilęs iš prancūzų kalbos žodžio “controle”
ir reiškia: 1. priežiūra; ko nors patikrinimas; lyginimas faktinės padėties su reikalaujama; 2. Įstaiga arba asmenų grupė, tikrinantis kitų įstaigų ar asmenų veiklą, atsakomybę; 3. konors priežiūra.
Kontrolė objektyviai išplaukia iš visuomeninės ir valstybinės veiklos esmės, nes praktiškai neįmanoma užtikrinti šios veiklos kryptingumo be sprendimų vykdymo kontrolės, klaidų, pasitaikančių nukrypimų ir trūkumų išsiaiškinimo ir jų šalinimo, be tos veiklos atitinkamo koregavimo.
Mokslinių tyrimų analizė akivaizdžiai rodo, kad skirtingų mokslo šakų atstovai kontrolę interpretuoja įvairiai.
Dažnažiausiai kontrolė interpretuojama kaip priimtinų sprendimų ir pareigų, valstybės ar firmos nustatytų atitinkamiems subjektams visuma.
Savaime suprantama, tokie samprotavimai turi ir išimčių. Kontrolė visada realizuoja tam tikrus socialinius tikslus ir uždavinius. Ne nuostabu, kad daugima šioje srityje dirbančių mokslininkų vieningai pabrėžia kontrolės socialinę prigimtį, suvokia kontrolę kaip socialinę kategoriją.
Kontrolė yra funkcija, natūraliai lyginti bet kurią žmonių veiklą. Ji atliekama pagal tam tikras taisykles, užduoti ar standartus, sikeiant norimų rezultatų. Todėl kontrolė padeda nustatyti veiksmų teisingumą.
Kontrolės aktas yra ne kas kita, kaip žmogaus veiksmų vertinimas pagal nustatytus bendrus reikalavimus, taisykles.
Kontrolė, kaip viena iš valdymo funkcijų, užbaigia administracinės veiklos procesą. Žodis “kontrolė”, kaip ir “valdžia” paprastai sukelia neigiamas emocijas. Daugeliui darbuotojų tai reiškia apribojimą, prievartą, savarankiškumo stoką ir pan. Tačiau būtent kontrolė užtikrina firmos tikslų siekimo procesą. Ji įeina į bet kurio lygio vadovo pareigas.1. Kontrolės samprata
Pagal vieną iš apibrėžimų, valdymo kontrolė – procesas, užtikrinantis realios ir planuotos veiklos atitikimą. Kontrolė – tai bet kurios veiklos srities tikrinimas, priežiūra, stebėjimas. Be kontrolės negalima jokia veikla, nes ji palaiko organizacijos judėjimą reikiama kryptimi, bet kuriuo momentu patikrina, kaip jos veikla atitinka normas ir kaip tikslingai ji nukreipta siekti tikslų. Daugumoje literatūros šaltinių teigiama, jog nekontroliuojamas veiklos nuostoliai esti didesni, nei tie, kurių būna pažeidus kitas valdymo funkcijas. Kontroliuojamos visos įmonių, įstaigų ir organizacijų veiklos sritys. Kontrolė apima buvusią, esamą ir būsimą veiklą. Iš tikro, kontrolė įnoringesnė nei planavimas. Kontrolė padeda vadovams stebėti savo planavimo, organizavimo ir vadovavimo efektingumą.
Esminė kontrolės dalis – iškilus reikalui – imtis koregavimo veiksmų.
Taigi kontrolė – būtina ir natūrali kiekvienos visuomenės funkcionavimo sąlyga, nes ji padeda efektyviai siekti rezultatų. J.
Mackevičius kontrolės sąvoką aiškina dviem aspektais: iš kibernetikos ir kalbos pozicijų.
Kibernetikoje kontrolė yra susijusi su veiklos reguliavimu ir tikrinimu ir apima veiksmus, kurie įgalina siekti norimų tikslų, todėl ji susijusi su tikslo sąvoka.
Kontroliuojama situacija kalboje suprantama kaip teigiamas dalykas, nekontroliuojama situacija – bloga ir nepageidautina; kontroliuojamas – tai tinkamas, pageidautinas elgesys. Šiais aspektais kontrolė apibrėžiama kaip įmonės veiklos reguliavimo ir tikrinimo procesas. Kontrolė – tai savotiška garantija, kad įmonė veikia ir kad tai leis jai pasiekti savo tikslus. Jei įmonė nesilaiko strategijos, kuri atitinka numatytą kursą, tai galima teigti, kad ji nekontroliuojama. Taigi organizacija be efektyvaus kontrolės proceso negalės pasiekti savo tikslų, o jei ir pasieks, negalės to sužinoti.
Kontrolės tikslas – padėti organizacijai adaptuotis pasikeitus sąlygomis, mažiau daryti klaidų, susitvarkyti su vidaus problemomis ir minimizuoti sąnaudas. Tikslų schema pateikta 1 pa
1. pav. Kontrolės tikslai.
Šiandieninėje verslo aplinkoje visos organizacijos turi būti pasirengusios pokyčiams. Jei vadovai galėtų nustatyti tikslus ir pasiekti juos akimirksniu, kontrolė nebūtų reikalinga. Tarp tikslo nustatymo ir rezultatų pasiekimo momentų gali daug kas pasikeisti – veiklos kryptis ir netgi pats tikslas.
Gerai organizuota kontrolės sistema padeda vadovams numatyti, tikrinti ir reaguoti į besikeičiančias sąlygas. Kita vertus, nelanksti sistema gali veiklą nusmukdyti žemiau leistino lygio. Veikloje visada pasitaiko klaidų. Dažnai pasikartojančios smulkios klaidos gali tapti labai rimtos. Kontrolė padeda bent jau sumažinti jų skaičių, neleidžia kartotis toms pačioms klaidoms.
Kai įmonė gamina tik vieną produktą iš vienos medžiagos, turį paprastą organizacijos struktūrą ir tenkinasi vienodais reikalavimais produktui, vadovams užtenka paprasčiausios kontrolės sistemos, kad veikla rutuliotųsi norima kryptimi.
Tačiau organizacijoms, kurios gamina daug produktų iš įvairių žaliavų ir turi didelę rinkos dalį, sudėtinę organizacijos struktūrą ir daug konkurentų, reikia taikyti sudėtinga kontrolės sistemą, kurti atskirus skyrius tam darbui atlikti. Dar viena kontrolės užduotis – mažinti išlaidas. Taigi kontrolė efektyvi, ji gali padėti sumažinti sąnaudas ir padidinti produktyvumą. 2. Kodėl reikalinga kontrolė
Viena iš priežasčių, kodėl reikalinga kontrolė, yra ta, kad geriausi planai gali būti iškraipomi. Kontrolė taip pat padeda vadovams stebėti aplinkos pokyčius bei jų įtaką organizacijos pažangai. Įvertinus pastarųjų metų aplinkos pasikeitimų tempus šis kontrolės aspektas pasidaro žymiai svarbesnis. Pagal Fredą G. Steingraberą ,labiausiai ,,spaudžiantys”
aplinkos pokyčius yra: konkurencijos prigimties pasikeitimas, noras pagreitinti užsakymo ir pristatymo ciklą, ,,padidinti vertę” prekių ir paslaugų ir taip sukurti vartotojų paklausą, darbininkų ir organizacinės kultūros pasikeitimai ir vis didėjantis delegavimas bei komandinio darbo organizacijose poreikis.
Sukurti geresnę kokybę. Visuotinė kokybės vadyba, kurią skatina iš esmės gerinti kontrolę. Pastebimi proceso trūkumai ir procesas taisomas, siekiant pašalinti klaidas. Darbuotojams suteikiama teisė tikrinti ir tobulinti savo darbą. Visuotinė kokybės vadyba išbando daug požiūrių ir metodų, kaip pasiekti efektingą kontrolę.
Pokyčių įveikimas. Pokyčiai yra neišvengiama bet kurios organizacijos aplinkos dalis. Vyksta rinkos poslinkiai. Konkurentų siūlomi nauji produktai ir paslaugos užkariauja visuomenės sąmonę. Kuriamos naujos medžiagos ir technologijos. Vyriausybės reguliavimas padidėja ar sumažėja.
Vadovai stebi pokyčius, kurie daro įtaką jų produktams ir paslaugoms, o kontrolės funkcija padeda vadovams reaguoti į atsirandančius pavojus ar galimybes.
Greitesnių ciklų kūrimas. Vienas dalykas yra pripažinti geresnio dizaino, kokybės ar pristatymo laiko paklausą tarp vartotų. Kitas dalykas –
pagreitinti naujų produktų kūrimo ir jų pristatymo vartotojams ciklus. Šių dienų vartotojai laukia ne tik greičio, bet ir ypatingų produktų ir paslaugų.
Vertės padidinimas. Vienas iš būdų įveikti konkurentus yra greitinti ciklus. Kitas būdas yra vertės padidinimas. Tikrasis organizacijos tikslas turėtų būti savo produkcijos ir paslaugų ,,padidinta vertė”, kad klientai teiktų pirmenybę jos gaminiams, o ne konkurentų prekėms. Dažniausiai ši padidinta vertė reiškia geresnę negu vidutinę kokybę, pasiekiamą tikslių kontrolės procedūrų dėka.
Delegavimo ir darbo komandomis skatinimas. Šiuolaikinė tendencija dalyvavimo valdyme link taip pat didina poreikį deleguoti valdžią ir skatinti darbuotojus dirbti kartu kaip komandose. Tai, žinoma, nemažina galutinės vadovo atsakomybės. Greičiau tik pakeičia kontrolės proceso pobūdį. Tradicinėje autokratiškoje sistemoje vadovas tiksliai nurodydavo ir veiklos atlikimo lygio standartus, bet po to leidžia darbuotojams arba individualiai ,arba komandoje kūrybiškai patiems priimti sprendimus įvairiais darbo klausimais. Taip kontrolės procesas leidžia vadovui stebėti darbuotojų pažangą nepažeidžiant jų kūrybiškumo ar darbe reiškiamos iniciatyvos. 3. Kontrolės procesų tipai
Yra dvi kontrolės proceso sistemos.
Pirmoji – tai kompleksinė profilaktinės, lyginamosios ir grįžtamosios kontrolės sistema. Visuose veiklos srityse yra trys skirtingi kontrolės taikymo laikotarpiai.
Profilaktinė kontrolė – tai aktualių problemų numatymas ir išankstinis pasiruošimas jų išvengti. Planavimas ir profilaktinė kontrolė yra tarpusavyje susiję, bet skirtingi dalykai. Planavimas atsako į klausimą: “Ką ir kaip mes ketiname padaryti?” Profilaktinė kontrolė atsako į klausimą: “Ką mes galime padaryti iš anksto, kad pasiektume savo tikslus?”
Lyginamoji kontrolė apima esamų veiksmų ir procesų įvertinimą. Ji gali būti vadinama esamosios situacijos kontrole, nes yra susijusi su dabartine veikla, o ne su praeitimi ar ateitimi. Ji įgalina stebėti veiklą kiekvienu momentu bei spręsti kylančias problemas, kol jos dar nepaveikė galutinio produkto.
Grįžtamoji (baigiamoji) kontrolė – tai informacijos apie užbaigtą veiklą rinkimas, jos vertinimas ir veiksmų, kaip tobulinti panašią veiklą ateityje, parengimas. Šios kontrolės trūkumas: reikiamų veiksmų imamasi jau po laiko (kitu veiklos periodu). Teigiamas šios kontrolės bruožas: ji testuoja ir įvertina tikslus ir standartus. Tikslai, kurių neįmanoma pasiekti arba kurie yra per daug lengvai, gali būti koreguojami.
Praktiškai vadovas turėtų taikyti kompleksinę kontrolę. Profilaktinė kontrolė padeda jam nuspręsti problemas, lyginamoji – sustabdyti ir ištaisyti klaidas dar pradinėje stadijoje, grįžtamoji – apdraudžia nuo tų klaidų pakartojimo. Tai parodo 2 pav.
2. pav. Kompleksinės kontrolės taikymo etapai
Iš šios bendros kontrolės schemos matyti, kaip profilaktinė, lyginamoji ir grįžtamoji kontrolė susijusi su veiklos procesu. Šioje schemoje įdėjimai – tai visa, kas paruošiama bei toliau naudojama perdirbimo procese, t.y. darbuotojai, kapitalas, įrengimai, medžiagos.
Rezultatas – tai efektyviai realizavus įdėjimus pagamintos prekės ar suteiktos paslaugos.
Antroji kontrolės sistema – tai konkretūs veiksmai imantis tam tikros veiklos tikrinimo. Tikrinama etapais. Įvairūs autoriai nurodo skirtingą etapų skaičių.
Mokcklerio apibrėžimas skiria keturis kontrolės etapus, kaip pavaizduota 3
paveiksle. Šie etapai yra:
Standartų ir metodų sukūrimas veiklos atlikimo lygiui įvertinti.
Idealiu atveju tiksliai ir uždaviniai, sukurti per planavimo procesą, jau būna aiškiai suformuluoti, Numatyti konkretūs galutiniai terminiai. Tai svarbu dėl daugelio priežasčių. Pirma, neapibrėžtai suformuluoti tikslai, tokie kaip ,,pagerinti darbuotojo įgūdžius”, yra tik tušti šūkiai tol, kol vadovai nepasako, ką jie turi omenyje sakydami ,,pagerinti”, kada ir ką ketina daryti, kad pasiektų šį tikslą.
Antra, preciziškai suformuluoti tikslai (pvz., ,,rengti seminarus darbo vietoje ir pamažu – nuo spalio iki kovo mėnesio – pagerinti darbuotojo įgūdžius”) yra lengviau įvertinami dėl tikslumo ir naudingumo, negu tušti šūkiai. Pagaliau preciziškai suformuluotus išmatuojamus tikslus yra lengva perduoti ir paversti standartais ir metodais, kurie gali būti naudojami veiklos atlikimo lygiui nustatyti.. Šie lengvai perduodami preciziškai suformuluoti tikslai ir uždaviniai yra ypač svarūs kontrolei, kadangi planavimą ir kontrolę paprastai atlieka skirtingi žmonės.
Paslaugų pramonės standartai ir vertinimas gali apimti laiką, kurį klientai praleidžia eilėse banke, laiką kurį jie turi praleisti laukdami, kol atsakys telefonas, arba skaičių naujai priviliotų klientų per viešą reklaminę agitaciją. Pramonės įmonių vertinimą ir standartus galėtų sudaryti pardavimų ir gamybos užduotys, darbo priežiūros tikslai, pagamintų ir perdirbtų produktų nuostoliai ar saugumo reikalavimai.
Veiklos atlikimo lygio vertinimas. Kaip ir visi kontrolės aspektai, vertinim…as yra nenutrūkstamas pasikartojantis procesas. Vertinimo dažnumas priklauso nuo vertinamos veiklos tipo. Pvz., pramonės įmonėje dujų dalelių lygis ore gali būti nuolat stebimas siekiant užtikrinti saugumą, tuo tarpu ilgalaikių išsiplėtimo tikslų pažangą aukščiausio lygio vadovai turėtų apžvelgti vieną ar du kartus per metus. Panašiai ,,Mc donald” frančizės savininkas turėtų nuolat tikrinti klientų laukimo laiką. O peticijos gali būti padedamos priešais Kalifornijos visuomenę patarnavimų komisiją tik 5
ar 6 kartus per metus. Tačiau geri vadovai vengia ilgų periodų tarp veiklos atlikimo lygio vertinimo.
Nustatymas, ar veiklos atlikimo lygis atitinka standartus. Daugeliu atveju tai lengviausias kontrolės žingsnis. Pirmųjų dviejų etapų sunkumus jau minėjome. Dabar reikia palyginti veiklos atlikimo lygį su iš anksto nustatytais standartais. Jei veiklos atlikimo lygis atitinka standartus, vadovai sako , kad ,,viskas yra kontroliuojama”, kaip pavaizduota 1
paveiksle, ir jiems nereikia kišti į organizacijos operacijas.
Koregavimo veiksniai. Į šį etapą pereinama, jei veiklos rezultatai nukrypsta nuo standartų ir analizė rodo, kad reikalinga pataisa. Koregavimo veiksmai gali apimti vienos ar kelių organizacijos operacijų arba pradžioje sukurtų standartų pataisas. Pvz., vadovas gali pastebėti, kad reikia daugiau darbuotojų, siekiant nepažeisti kliento penkių minučių laukimo standarto, nustatyto ,,Mc Donalds” kompanijoje. Kitais atvejais per patikrinimus gali būti atskleidžiami netinkami standartai. Dėl šių aplinkybių koregavimo veiksmai gali apimti standartų pakeitimą.
3 paveiksle rodo ir kitą svarbų aspektą, kad kontrolė yra dinamiškas procesas. Jei vadovai nepadaro išvadų apie kontroliuojamą procesą, jie tik stebi veiklą. Prioritetas visada turėtų būti teikiamas kūrimui naujų, konstruktyvių veiklos būdų, užtikrinančių veiklos būdų, užtikrinančių veiklos būdų, užtikrinančių veiklos atlikimo lygio atitikimą standartams, o ne praeities klaidų konstatavimui.
3. pav. Pagrindiniai kontrolės proceso etapai.
Richardas A. Johnsonas, Fremontas E. Kastas ir Jamesas E.Rosenzweigas siūlo geriau pritaikytą praktikai kontrolės proceso etapų interpretaciją.
Jie skiria keturis pagrindinius kontrolės proceso elementus:
1. Charakteristika arba sąlyga, pagal kurią turi vykti kontrolė;
2. Jutimas, t.y. asmuo, grupė ar mechanizmas, kurie lygina įvertinimus su standartais ir planais;
3. Lygintojas, tai yra asmuo, grupė ar mechanizmas, kurie lygina įvertinimus su standartais ir planais;
4. Aktyvatorius, t.y. asmuo, grupė ar mechanizmas, kurių veiksmais šalinami nukrypimai.
Šie elementai pateikiami 4 paveiksle. Jie atitinka kontrolės proceso etapus, tačiau yra geriau pritaikyti technikai šiandieniniame automatizuotame bei kompiuterizuotame kontrolės procese.
4. pav. Kontrolės proceso elementai 4. Penkios kontrolės sistemos
Visuose literatūros šaltiniuose, kur aptariami valdymo ciklo etapai, kontrolė minima kaip vienas iš jų. Dažniausiai skiriami planavimo, organizavimo, kadrų parinkimo ir kontrolės etapai.
Visos valdymo funkcijos yra glaudžiai tarpusavyje susijusios, o kiekviena atskirai yra specifinė veiklos sritis. Paprastai visi šie etapai vyksta iš eilės nurodyta tvarka, tačiau veiklos procese gali būti šokinėjama nuo vieno prie kito. Kontrolė skirstoma pagal valdymo hierarchijos lygį organizacijoje.
5.pav.kontrolės sistemos organizacijoje 4.1 Operacijų kontrolė
Operacijų kontrolė – vienas iš trijų pirmame valdymo lygyje atliekamų tikrinimų. Išsamiausią sistemą pateikia Stephenas P.Robbinsas skiria produkcijos, pirkimų, įrengimų eksploatacijos ir kokybės kontrolę.
Produkcijos kontrolės tikslas – kontroliuoti operacijų eigą, jų trukmę ir imtis veiksmų, kad gamybos operacijos būtų atliktos laiku. Ši kontrolė seka gamybos grafikus, atsargų lygį, medžiagų (žaliavų) judėjimą, kaip panaudojamos patalpos ir įrengimai.
Pirkimų kontrolė seka prekių tiekimo terminus, kokybę, kiekį ir kainas. Pirkimų kontrole siekiama užtikrinti medžiagų tinkamumą, kokybę, patikimus tiekimo šaltinius ir tuo pat metu sumažinti išlaidas.
Įrengimų eksploatacijos kontrolės svarba priklauso nuo technologijos proceso. Vienur gedimai nusikelia didesnių keblumų, kitur nuostoliai dėl prastovų esti gana dideli. Kontrolė gali būti:
1. Profilaktinė, prieš įvykstant gedimui;
2. Gedimų ir pataisymų įvertinimo;
3. Sąlygų, visko, kas susiję su įrengimų būklės vertinimu.
Eksploatacijos kontrolė turi būti derinama su produkcijos kontrole.
Pavyzdžiui, jei dėl nepatogių ar neefektyviai naudojimų įrengimų gamybos procesas trunka ilgiau nei numatyta.
Kokybės kontrole nustatoma, ar produkto svoris, atsparumas, sudėtis, spalva, skonis, užbaigtumas ir kitos savybės atitinka standartus.
Kokybės kontrolė būna dvejopa:
▪ Gatavos produkcijos ar paslaugų kontrolė (apima pagamintų produktų, teikiamų paslaugų kontrolę);
▪ Proceso kontrolė (apima kontrolę gamybos proceso metu, siekiant įsitikinti, kad gamybos procesas vyksta normaliai).
Kontrolės procesas vyksta pagal iš anksto sudarytą planą. 4.2 Elgesio kontrolė.
Elgesio kontrolė – tai darbuotojų veiklos priežiūra ir skatinimas gerai atlikti savo funkcijas. Yra du elgesio kontrolės tipai: vidinė ir išorinė kontrolė. Vadovai turi du pasirinkimus, kaip pradėti kontrolės procesą. Vadovai gali skatinti darbuotojus pačius kontroliuoti savo veiksmus. Tai yra vidinės kontrolės strategija. Vidinė kontrolė – tai savikontrolė. Ją praktikuoja žmonės, patys besirūpinantys savo veikla.
Vidinės kontrolės strategija reikalauja didelio vadovo pasitikėjimo darbuotojais. Kai žmonės paliekami dirbti vieni, vadovai turi suteikti jiems galimybę patiems įvykdyti įsipareigojimus.
Vadovai gali patys kontroliuoti darbuotojų veiklą. Tai yra išorinės kontrolės strategija. Esant išorinei kontrolei, vadovas pats nurodinėja, kas ir kaip turi būti padaryta, netoleruojama jokia saviveikla. Teigiamas šios kontrolės bruožas yra tas, kad vadovai, dirbdami su pavaldiniais, geriausiai gali pastebėti netinkamus veiksmus ir duoti nurodymus juos pataisyti. Efektyvi kontrolė dažniausiai apima abiejų strategijų pranašumus.
Tačiau palankumas save kontroliuojantiems darbuotojams verčia labiau pabrėžti vidinės kontrolės svarbą ir galią. 4.3 Finansų kontrolė
Finansų kontrolė stebi organizacijos finansinius išteklius. Verslo įmonės turi valdyti savo finansus taip, kad pajamos padengtų išlaidas ir organizacijai vis dar liktų pelno. Savo organizacijos problemoms ir elementams kontroliuoti vadavai naudoja daugelį kontrolės metodų ir sistemų. Dar daugiau, tie metodai ir sistemos gali reikšėtis daugybe pavidalų ir sudaryti įvairias grupes. Tačiau finansų kontrolės paskirtis ypatinga, kadangi pinigus lengva suskaičiuoti ir akivaizdu parodyti. Yra trys pagrindiniai finansų kontrolės tipai: biudžeto, finansinių ataskaitų analizės ir audito. Ataskaitos atspindi įmonės veiklos rezultatyvumą ir ilgalaikio išlikimo. Biudžetų kontrolės metodai padeda vadovams kontroliuoti įmonės finansavimo šaltinius. 4.3.1 Finansinės ataskaitos
Finansinės ataskaitos naudojamos organizacijos gaunamų ir teikiamų prekių ir paslaugų piniginei vertei stebėti. Jos suteikia galimybę stebėti tris svarbiausias organizacijos finansines sąlygas:
1.Likvidumą – galimybę paversti turtą grynais pinigais, siekiant patenkinti iškilusius finansinius poreikius ir įsipareigojimus.
2. Bendrą finansinę būklę – ilgalaikį santykį tarp skolų ir nuosavybės; turtą, likusį atmetus įsiskolinimus.
3.Pelningumą – galimybes nuolat gauti pelno per tam tikrą laikotarpį.
Kadangi finansinės ataskaitos dažniausiai rengiamos jau po įvykių, tai jos negali naudojamos daryti įtakai ankstesniems įvykiams. Tai tam tikra prasme riboje jų kaip kontrolės priemonių vertę. Tačiau jas plačiai naudoja vadovai, akcininkai, finansinės institucijos ir kiti darantys įtaką asmenys, vertindami organizacijos veiklos atlikimo lygį. Vadovai, pvz., gali palyginti organizacijos dabartinės finansines ataskaitas su ankstesnėmis arba konkurentų ataskaitomis ir susidaryti vaizdą apie organizacijos padėtį. Gavę pakankamai informacijos, jie gali sugebėti įžvelgti koreguotinas tendencijas. Kita vertus, bankininkai ir finansų analitikai naudosis ataskaitomis norėdami nuspręsti, ar verta investuoti į firmos veiklą.
Svarbu atminti, kad finansinės ataskaitos gali neatspindėti visos reikalingos finansinės informacijos. Antai neseniai atliktus technologinius arba mokslinius atradimus retai atspindi finansinės ataskaitos. Neatspindi jos ir tokių išorinės aplinkos pasikeitimų, kaip vartotojų skonio kitimas, nors tai organizacijos sėkmei gali būti lemtingesni veiksniai, negu finansinė būklė.
Priklausomai nuo organizacijos, finansinės ataskaitos gali apimti praėjusius metus, praėjusį ketvirtį arba praėjusį mėnesį. Labiausiai paplitusios finansinės ataskaitos, naudojamos didelių ir mažų organizacijų, yra balansai, pelno ataskaitos ir grynųjų pinigų srautai ataskaitos.
Balansas
Savo paprasčiausia forma balansas rodo organizacijos būklę jos turto, įsiskolinimų ir grynosios vertės atžvilgiu. Kompanijos turtas apima nuo pinigų banke iki jos reputacijos vertės rinkoje. Kairiojoje balanso pusėje surašomas turtas mažėjančio likvidumo tvarka. Skiriamas trumpalaikis ir ilgalaikis turtas. Trumpalaikis turtas apima tokius dalykus kaip grynieji pinigai, pirkėjų skolos, parduodami vertybiniai popieriai ir atsargos –
turtas, kurį pagrįstai numatoma verte per palyginti trumpą laiką (dažniausiai per vienerius metus) galima paversti grynaisiais pinigais.
Ilgalaikis turtas rodo organizacijos pastatų, įrengimų, nuosavybės, patentų ir kitų objektų, nuolat naudojamų prekėms ir paslaugoms gaminti, piniginę vertę.
Įsiskolinimus taip pat sudaro dvi grupės – trumpalaikiai įsiskolinimai ir ilgalaikiai. Trumpalaikiai įsiskolinimai – tai skolos tiekėjams, trumpalaikės paskolos, nesumokėti mokesčiai, kurie privalės būti sumokėti per ataskaitinį laikotarpį. Ilgalaikiai įsiskolinimai apima užstatus, obligacijas ir kitas dalimis grąžinamas skolas. Kompanijos grynoji vertė – tai liekamoji vertė, kai iš viso turto atimami visi įsiskolinimai.
Plačiai paplitusios elektroninės lentelės gerokai palengvina balansų sudarymą. Be to, yra sukurti specialūs kompiuteriai paketai apskaitai apdoroti ir balansams bei kitokioms finansinėms ataskaitoms rengti. Pelno ataskaita: organizacijos finansinės veiklos atlikimo per tam tikrą laikotarpį suvestinė.
Pelno ataskaita
Jeigu balansai atspindi organizacijos finansinę padėtį tam tikru momentu, tai pelno ataskaita organizacijos finansinės veiklos rezultatus sumuoja per nustatytą laikotarpį. Pelno ataskaita teigia: “Štai kiek daug pinigų mes uždirbome”, o ne “Štai kiek daug pinig…ų esame dabar verti”.
Pelno ataskaitos pradedamos nuo bendros įplaukų arba pardavimų apyvartos, iš kurios atimamos visos su tais pardavimais susijusios išlaidos, kaip antai, produkto savikaina, valdymo išlaidos, mokesčiai, palūkanos bei kitos veiklos išlaidos. Kas lieka, yra grynasis pelnas, kurį galima skirti akcininkų dividendams mokėti arba iš naujo investuoti į verslą.
Grynųjų pinigų srautas: šaltiniai ir fondų panaudojimo ataskaitos
Papildomai standartiniams balansams ir pelno ataskaitoms daugelyje kompanijų finansiniai duomenys pranešami grynųjų pinigų srautų ataskaitų forma, arba ataskaita apie šaltinius ir fondų panaudojimą. Tos ataskaitos rodo, iš kur per metų laikotarpį ateina grynieji pinigai, arba lėšos (pvz., iš veiklos, iš apmokėtų sąskaitų, investicijų pardavimo) ir kam jie panaudojami (įrangai pirkti, dividendams išmokėti ir sąskaitoms apmokėti).
Tai neturi būti painiojama su pelno ataskaitomis. Grynųjų pinigų srauto ataskaitos rodo, kaip buvo panaudojami grynieji pinigai arba fondai, užuot rodę, kiek gauta pelno ar turėta nuostolių. 4.3.2 Biudžeto kontrolės metodai
Biudžetai yra išteklių, skiriamų užplanuotai veiklai per nustatytus laiko tarpus įvykdyti, formali kiekybinė ataskaita. Jie plačiai naudojami planuojant ir kontroliuojant veiklą visais organizacijos lygiais. Yra visa eilė svarių tokio jų populiarumo priežasčių.
Pirma, biudžetai išreiškiami piniginiais vienetais, tai lengvai suprantama kaip bendras įvairios organizacijų veiklos vardiklis – personalo samdymas ir mokymas, įrengimų pirkimas, gamyba, reklama ir pardavimas.
Antra, biudžetų piniginė išraiška rodo, kad jie gali tiesiogiai suteikti žinių apie svarbiausius organizacijos išteklius – kapitalą ,ir apie svarbiausią jos tikslą – pelną. Štai kodėl juos itin gerbia pelno siekiančios organizacijos.
Trečia, biudžetai nustato aiškius ir nedviprasmius veiklos atlikimo lygio per tam tikrą laiką, dažniausiai per metus, standartus. Tam tikrais to laiko tarpais realus veiklos atlikimo lygis lyginamas su biudžetu. Labai dažnai nukrypimai gali būti greitai pastebimi ir ištaisomi.
Kaip papildoma pagrindinės kontrolės funkcija, biudžetai yra viena svarbiausių organizacijos veiklos koordinavimo priemonių. Sąveika tarp vadovų ir pavaldinių svarstant biudžeto klausimus padeda apibrėžti ir integruoti organizacijos darbuotojų veiklą.
Atsakomybės centrai
Kontrolės funkcijos gali būti skirtos stebėti organizacijos funkcijas arba organizacinius projektus. Kontroliuoti funkciją – reiškia užtikrinti, kad konkreti veikla (pvz., gamyba, pardavimai) būtų atliekama tinkamai.
Projekto kontrolė apima garantijas, kad buvo pasiektas konkretus galutinis rezultatas (sukurtas naujas gaminys, baigtas statyti pastatas). Biudžetai gali būti naudojami abiejų rūšių sistemos. Mes aptardami pabrėšime biudžeto panaudojimą kontroliuoti funkcijoms, iliustruojamos 2 paveiksle.
Bet kuris organizacinis arba funkcinis vienetas, valdomas vadovo, atsakingo už vieneto veiklą, vadinamas atsakomybės centru. Visi atsakomybės centrai naudoja išteklius (įdėjimai, arba kaštai) kam nors gaminti (rezultatai, arba pajamos). Paprastai atsakomybė priskiriama pajamų, išlaidų, pelno, ir/arba investicijų centrams (žr. Pav. 2). Sprendimas dažniausiai priklauso nuo organizacinio vieneto veiklos ir nuo būdo, kuriuo kontrolės sistema vertina įėjimus ir išėjimas. Trumpai aptarsime šiuos centrus.
5 pav. Biudžeto sudarymo sistema funkcijoms kontroliuoti.
Pajamų centrai – tie organizaciniai vienetai, kurių rezultatai matuojami pinigine išraiška, tačiau nėra tiesiogiai lyginami su įėjimų kaštais. Tokio vieneto pavyzdys yra pardavimų skyriai. Centro efektingumas nematuojamas pagal tai, kiek pajamos (pardavimų forma) pranoksta centro kaštus (pvz., atlyginimai ir nuoma). Greičiau biudžetai (pardavimo kvotų forma) yra specialiai rengiami pajamų centrui ir skaičiai lyginami su užsakymais pirkti arba konkrečia parduotų prekių apimtimi. Taip galima susidaryti vaizdą apie pavienių pardavimų arba ir paties centro darbo efektingumą.
Išlaidų centro, arba kaštų centro kontrolės sistema “įėjimus”
(išteklius) matuoja pinigine išraiška, o “išėjimų “ (rezultatų) nematuoja.
Todėl, kad tie centrai neturi užduoties daryti pajamas. Pavyzdžiai galėtų būti administracijos, paslaugų ir mokslinių tyrimų grandys. Biudžetai nustatomi tik tų centrų veiklos išteklių (“įėjimų”) daliai.
Pelno centrai veiklos atlikimo lygis matuojamas skaitine skirtumo tarp pajamų (“išėjimų”) ir išlaidų (“įėjimų”) išraiška .Šis rodiklis naudojamas siekiant nustatyti, ar sėkmingai centras veikia ekonominiu požiūriu ir ar gerai dirba už jį atsakingas vadovas. Pelno centras sukuriamas ,kai organizaciniam vienetui skiriama atsakomybė uždirbti pelno. Organizacijoje, suskirstytoje į divizijas, kur kiekviena divizija yra visiškai atsakinga už s…avo gaminio liniją, atskiros divizijos laikomos pelno centrais.
Investicijų centras: organizacinis vienetas, kuris ne tik nustato “įėjimų”
ir “išėjimų” (rezultatų) piniginę vertę, bet ir lygina rezultatus su turtu, naudojamu rezultatams 4.3.3 Auditas
Auditas būna dviejų tipų: vidinis ir išorinis auditas.
Vidinį auditą atlieka organizacijos nariai. Jo tikslas yra pateikti pagrįstus įrodymus, jog organizacijos turtas tinkamai saugomas, finansiniai įnašai laikomi patikimai ir pakankamai tiksliai pildomi, kad vėliau būtų galima parengti finansines ataskaitas. Vidinis auditas taip pat padeda vadovams įvertinti organizacijos veiklos efektyvumą ir savo kontrolės sistemą. Kadangi tikrinamos įmonės operacijos, šis procesas dar žinomas operacinio audito pavadinimu.
Vidinį auditą kaip atskirą projektą gali atlikti paskirti finansų skyriaus darbuotojai arba etatiniai audito darbuotojai.
Tradiciškai išorinis auditas yra plataus masto patikrinimas, siekiant įvertinti organizacijos finansines ataskaitas ir sąskaitas. Tikrinamas turtas ir įsiskolinimai, peržvelgiami finansiniai pranešimai – ar jie yra visa apimantys ir tiksliai sudaryti. Auditą atlieka apskaitos specialistai iš išorės. Jų tikslas – patikrinti, ar firma, rengianti savo finansines ataskaitas ir vertinanti savo turtą bei įsiskolinimus, iš principo laikėsi visuotinai priimtų apskaitos principų ir juos teisingai taikė.
Išorinis auditas vaidina svarbų vaidmenį – skatina sąžiningumą ne tik rengiant ataskaitas, bet ir kasdienėje organizacijos veikloje. Išorinis auditas suteikia pagrindines garantijas, kad viešai skelbiami pranešimai yra tikslūs.
Išorinis auditas atliekamas, kai organizacija baigia savo veiklos periodą ir parengia finansines ataskaitas. Išorinis auditas nedaro ypatingo poveikio organizacijos einamųjų operacijų kontrolei. 4.4 Struktūros kontrolė
Struktūros kontrolė tikrina, kaip organizacijos padaliniai atlieka savo funkcijas. Organizacijos įvairiai pateikia savo planus ir tai nulemia kontrolės įvairumą. Yra du struktūros kontrolės tipai: biurokratinė ir klaninė.
Biurokratinė kontrolė skirta formaliai ir mechaninei struktūrai palaikyti. Organizacijos, kurios taiko šią kontrolę, savo veiklą grindžia griežtomis taisyklėmis ir tikslia hierarchija, dažniausiai turi vertikalią struktūrą: darbuotojai labai mažai supažindinami su tikslais, jie praktiškai nedalyvauja aukštesnių valdymo grandžių veikloje, neskatinama individuali iniciatyva.
Klaninė kontrolė skirta neformaliai ir organinei struktūrai palaikyti.
Ji remiasi pačių grupių nustatytomis normomis ir stipria organizacijos kultūra, suteikia darbuotojams galimybę prisiimti atsakomybę ir kontroliuoti veiklą patiems. Organizacijos, kurios taiko klaninę kontrolę, turi horizontalią, decentralizuotą struktūrą, remiasi darbuotojų veikla grupėse.
Struktūros kontrolės procesas prasideda nuo to, kad iš pradžių pasirenkamas struktūros tipas (horizontalus ar vertikalus). Dažniausiai organizacijos turi vieno, ir kito tipo bruožų, todėl kalbama apie vyraujantį. Toliau vertinama, ar pasirinkta struktūra pasiteisina lūkesčius: surenkama informacija apie padalinių veiklą ir palyginama su norima. Palyginus ir nustačius, kad struktūra nepateisino lūkesčių, negalima iš karto nuspręsti, kad ją būtinai reikia koreguoti. Iš pradžių reikia nustatyti, ar tas neveiklumas neatsirado dėl kitų priežasčių, pavyzdžiui, dėl prasto lėšų paskirstymo ar finansų kontrolės stokos. Dažni struktūros kaitaliojimai trikdo normalią veiklą, kelia netikrumo jausmą. 4.5 Strateginė kontrolė
Strateginė kontrolė vertina, kaip efektyviai organizacijos strategija padeda pasiekti tikslus, ir susitelkia ties organizacijos struktūra, vadovavimu, technologija, žmonių ištekliais, informacija ir operacijų kontrolės sistemos.
Ši kontrolė reikalinga tam, kad nustatytų, ar pasirinktoji strategija padeda pasiekti organizacijos tikslus. Ši kontrolė vyksta aukščiausiu lygiu ir apima visą organizacijos veiklą. Strateginė kontrolė yra glaudžiai susijusi su strateginiu planavimu. Ji nustato, ar pasirinkta strategija įgyvendinta, kaip buvo planuota, ir ar rezultatai yra tokie, kokie buvo numatyti.
Vadovai, kurie nesistengia suderinti planavimo su strategine kontrole, Roberto Kreitnerio žodžiais tariant, gali „pastebėti, jog laimi smulkius mūšius, bet pralaimi karą“. Kai planai tampa realybe, kontrolė vertina veiklą ir apibendrinusi rezultatus perduoda vadovybei.
Strateginių kontrolės taškų įvardijimas
Be pagrindinių veiklos atlikimo sričių taip pat svarbu nustatyti kritinius sistemos taškus, kuriuose būtina vykdyti stebėjimą arba rinkti informaciją. Nustačius tokius strateginius kontrolės taškus, reikalingos surinkti ir įvertinti informacijos gali sumažėti.
Svarbiausias ir naudingiausias strateginių kontrolės taškų atrankos metodas yra sutelkti dėmesį į reikšmingiausius konkrečios operacijos elementus. Dažniausiai tik nedidelė veiklos, įvykių, individų arba objektų dalis konkrečioje operacijoje sudarys dideles išlaidas arba sukels problemų, ir su jomis susidurs vadovai. Pvz., 10% gamintojo gaminių gali sudaryti 60% jo pardavimų ; 2% įmonės darbuotojų gali būti parašę 80%
skundų; 20% policijos nuovadų ribose gali būti įvykdyta 70%miesto smurtininkų nusikaltimų.
Kitas naudingas dalykas, apie kurį verta pagalvoti, tai vietų, kuriose vyksta pokyčiai, įvairiems, įvardijimas. Pavyzdžiui, įmonės vartotojų užsakymų užpildymo sistemoje pokytis įvyksta, kai pirkimo užsakymas tampa sąskaita, kai atsargų vienetas tampa vienetu, kurį reikia pervežti, arba kai pervežimas vienetais tampa krovinio dalimi. Kadangi vykstant tokiems pasikeitimams gali būti padaryta daugiau klaidų, tai šių taškų stebėjimas dažniausiai yra pats efektingiausias operacijų kontrolės būdas.
Strateginė kontrolė yra pagalbinė strateginio planavimo dalis.
Sudėtingiausia nustatyti, ar darbuotojai priima efektyvius sprendimus. Yra daug aplinkybių, kurios gali lemti prastą veiklą, tačiau galima teigti, kad strateginio plano įgyvendinimas priklauso nuo tinkamo darbuotojų parinkimo;
vadovai turi rūpestingai apsvarstyti tokius sprendimus. Svarbu, kad kiekvienas vadovas turėtų naujų idėjų ar programų, kurias reikia pajungti bendram tikslui pasiekti. 5. Kontrolės sistemų projektavimas
Vadovai, kurdami kontrolės sistemas, kurios priimtinos organizacijos nariams ir turi tikslų, ekonomišką grįžtamąjį ryšį, veikiantį nustatyto laiko ribose, susiduria su daugeliu problemų. Dauguma tų problemų galėtų būti priskiriamos sprendimams, ką reikia kontroliuoti ir kaip dažnai reikia vertinti. Bandymas kontroliuoti per griežtai ir per daug operacijų elementų, darbuotojus gali smukdyti moraliai, kelti jiems nerimą, varyti vadovus į neviltį bei gaišinti brangų laiką, švaistyti pinigus ir energiją.
Dar daugiau, vadovai gali pradėti skirti dėmesį lengvai vertinamiems veiksniams, tokiems kaip – kiek aptarnauta žmonių restorane, ir nepaisyti sunkiai įvertinamų veiksnių, pvz., būti svarbesnis, nei kiek aptarnauta žmonių per tam tikrą laiką. Daugelio šių problemų galima išvengti atlikus analizę, padedančią nustatyti svarbiausias veiklos atlikimo sritis ir strateginius kontrolės taškus. Išvados
Mes išsiaiškinom, kad kontrolė užima svarbią vietą įmonėje. Be kontrolės įmonė pasmerkta žlugimui. Kiekvienas vadovas nepriklausomai nuo rango, privalo kontroliuoti, net jeigu jam specialiai niekas to nepavedė;
tai turi būti neatskiriama jo pareigų dalis. Konrolės reguliavimo būdų yra daug, o kokius taikyti – priklauso nuo kontrolės objekto. Vykdant kontrolės funkciją patartina laikytis šiai funkcijai specifinių principų:
□ Pasitikėjimo žmonėmis, kuriems pavestas darbas, arba savikontrolės pripažinimo principas;
□ Vadovo asmeniškos kontrolės;
□ Kontrolės ir reguliavimo sistemos įkūrimas.
Ypač reikšmingas kontrolės ir reguliavimo sistemos sukūrimo principas, nes ši sistema, kartu su operatyvinės apskaitos sistema, yra operstyviosios vadybos pagrindas. Kadangi kontrolė ne visada būna sėkminga, pašalinus nukrypimą reikėtų numatyti tikėtinus rezultatus, tam gali prireikti pradėti naują kontrolės procesą. Literatūros sąrašas
1. MAŠKUTIS, Antanas. Veiklos vadyba. Vilnius, 1999.
2. NAVICKAS, Valentinas. Valdymo kontrolė tarptautinėse firmose.
Kaunas, 2001.
3. BAGDONAS, Eugenijus; RAPALIENĖ, Liudmila. Administravimo principai. Kaunas, 1996.
4. VAITKEVIČIŪTĖ, Valerija. Tarptautinių žodžių žodynas. Vilnius,
1999.
5. STONER, James A. F.; FREEMAN, R.Edvard; GILBERT, Daniel R.
Vadyba. Poligrafija ir informatika, 1999.
6. JONAITIS, Algimantas. Vadybos ABC. Vilnius, 1998.
Sukurti standartus ir metodus veiklos atlikimo lygiui įvertinti
Įvertinti veiklos atlikimo lygį
Ar veiklos atlikimo lygis atitinką standartus?
Imtis koregavimo veiksmų ir prižiūrėti standartus
Nieko nedaryti
Taip
Ne
…adaptuotis pasikeitus aplinkai
…adaptuoti klaidų skaičių
…susitvarkyti su vidaus problemomis
…minimizuoti sąnaudas
Kontrolė padeda organizacijai
ĮDĖJIMAS
PERDIRBIMAS
REZULTATAI
▪ Žmonės;
▪ Kapitalas;
▪ Įrengimai;
▪ medžiagos
▪ Proceso (gamyba, paslaugos)
▪ Prekės;
▪ paslaugos
PROFILAKTINĖ
KONTROLĖ
LYGINAMOJI
KONTROLĖ
GRĮŽTAMOJI
KONTROLĖ
Įdėjimų tikrinimas
Produktų nuspėjimas ir pašalinimas
Proceso tikrinimas
Proceso reguliavimas
Rezultatų tikrinimas
Mokymasis iš praeities klaidų
Nesiimama jokių veiksmų
Veiksmai situacijai pakeisti.
Aktyvatorius
Veiklos ir standartų palyginimas.
Lygintojas
Tikslas, planas, standartas.
Sąlygos, charakteristika
Veiklos įvertinimas.
Jutimas
Strategijos kontrolė
Struktūros kontrolė
Elgesio kontrolė
Operacijų kontrolė
Finansų kontrolė
PAJAMŲ CENTRAI
IŠLAIDŲ CENTRAI
PELNO CENTRAI
INVESTICIJŲ CENTRAI
Rezultatai plyginti su turtu
Rezultatai minus įdėjimai
Įdėjimai
Rezultatai