DARBO VIETOS APRAŠYMO IR IDEALAUS DARBUOTOJO MODELIO (PROFESIOGRAMOS) SĄSAJA

Turinys

ĮVADAS..............................2
1. INDIVIDUALIOS DARBO VIETOS ORGANIZAVIMAS...................3
1.1. Vykdytojo ondividualios darbo vietos statusas......................3
1.2. Vadovo individualios darbo vietos statusas.........................6
2. PAREIGYBĖS VIETA ORGANIZACIJOJE..........................7
3. DARBO VIETŲ APRAŠYMAS..............................9
4. PAREIGINĖS INSTRUKCIJOS STRUKTŪRA.......................10
5. PAREIGINIŲ INSTRUKCIJŲ RENGIMO PRAKTIKA LIETUVOJE............11
IŠVADOS..............................13
PRIEDAI..............................14
LITERATŪRA..............................16Įvadas
Temos aktualumas. Darbo vietos aprašymas – pagrindinė įmonės veiklos organizavimo priemonė, padedanti visus atliekamus darbus ir funkcijas susieti su konkrečiomis darbo vietomis, neleidžianti nespręsti tam tikrų uždavinių ar dubliuoti sprendimus. Tai puiki priemonė, teikianti galimybę neviršyti darbuotojui suteiktų teisių ir pareigų, leidžianti deramai paskirstyti valdžią ir atsakomybę.
Problena. Kiekviena organizacinė struktūra susideda iš didesnio ar mažesnio individualų darbo vietų skaičiaus, toodėl ji yra pagrindinė organizacijos ląstelė. Kaikuriose įmonėse individuali darbo vietą (pareigybė) yra netinkamai suformuota, tai visi valdymo procesai vyksta nesklandžiai.
Tikslas. Išnagrinėti darbo vietos aprašymo ir idealaus darbuotojo modelio sąsaja.
Uždaviniai. Ištirti:
1) kiek detaliai turi būti išvardytos užduotys, kurias darbuotojas privalo atlikti;
2) kokius veiksmus darbuotojas turi atlikti;
3) koks darbų aprašas turi būti, kad darbuotojas neperkeltų savo tikslų kitur;
4) kaip reikėtų rengti individualios darbo vietos aprašus.
Objektas. Darbo vietos aprašymas.
Tyrimo metodas. Literatūros analizė.
Hipotezė. Tinkamai parengtas darbo vietos aprašymas labai palengvina kandidatų į laisvas darbo vietas organizacijoje paiešką ir attranką ir išvengiama darbų dubliavimo, deramai paskirstoma atsakomybė ir valdžia.1. INDIVIDUALIOS DARBO VIETOS ORGANIZAVIMAS
Kiekviena organizacinė struktūra susideda iš didesnio ar mažesnio individualių darbo vietų skaičiaus, todėl ji yra pagrindinė organizacijos ląstelė. Jeigu individuali darbo vieta (pareigybė) yra tinkamai suformuota, tai vi

isi valdymo procesai gali vykti sklandžiai, nes organizacijoje nėra tokios informacijos ar užduočių, kurie „nepereitų“ per darbo vietą.
Darbo vietos būna dviejų rūšių – vykdytojų ir vadovų.
Vykdytoju laikomas tas darbuotojas, kuris neturi ne vieno pavaldinio.

1.1 Vykdytojo individualios darbo vietos statusas.

Individuali darbo vieta jungia tris elementus:
1. Užduotis, kuriomis spręsti yra sukurta darbo vieta ir kurias atlikti yra pasamdyto darbuotojo pareiga. Jos paaiškina, kodėl yra šis darbas, kokie veiklos tikslai, ką privalo atlikti darbuotojas, kad jie būtų pasiekti.
2. Darbuotojo teises ir įgaliojimus veikti, taip pat teisę apsirūpinti reikalinga informacija ir naudotis techninėmis priemonėmis.
3. Atsakomybę už užduočių atlikimą ir teisių bei įgaliojimų panaudojimą.
Vadovai yra atsakingi už tai, kad būtų atlyginta už atliktą darbą bei taikomos sankcijos už jų nevykdymą.
Visi trys elementai yra vienodai svarbūs ir turi harmoningai derintis. Beent vieno nebuvimas ar nepakankamas apibrėžimas sutrikdo normalų darbą. Vadovas privalo atsiminti individualių darbo vietų elementų svarbą. Daug įstaigų blogai veikia dėlto, kad jose niekas tiksliai nežino, ką gali ir už ką atsako.
Trys pagrindiniai darbo vietos elementai būna pirminiai. Jie apibrėžia darbo vietos esmę. Kitaip tariant, tai yra pagrindinės darbuotojo pareigos. Suprantama, kad organizacijoje įgyjamos ir antrinės, galima sakyti, papildomos pareigos, ir įgaliojimai, kurie sukuria antrinę atsakomybę.
Užduočių (pareigų) aprašymas. Aprašant pareigas, nustatoma, kokius veiksmus darbuotojas turi atlikti. Ruošiant pareigų ap

prašą, tikslinga vadovautis šiais septyniais principais:
1. Atitikimo principas. Darbas, kurį turės atlikti vykdytojas, turi atitikti žmogaus fizines ir protines galimybes. Neleistina įpareigoti atlikti tokius darbus, kurie vidutinės kvalifikacijos darbuotojui yra per sudėtingi. Pažeidžiamas atitikimo principas ir tuomet, kai darbuotojui pavedama atlikti tiek darbų ir tokių sudėtingų, kad tam net teoriškai neįmanoma rasti tinkamo žmogaus.
2. Pakankamo detalumo principas. Dažnai kyla ginčų, kiek detaliai turi būti išvardytos užduotys, kurias darbuotojas privalo atlikti. Labai išsamus sąrašas varžo darbuotoją, todėl detalumo ribų peržengimas yra organizacinė klaida. Nustatant darbus, reikia tiksliai atskirti, kas priklauso aprašomos individualios darbo vietos darbo sričiai, o kas kitomis, nes darbai neturi būti dubliuojami, be to, neturi likti ir „niekieno“ darbų. Gerai struktūrizuotų pagrindinių darbų (pareigų) aprašas turi nuo penkių iki aštuonių apibrėžimų. Nustatyta, kad jeigu darbų apraše pateikiama daugiau kaip dešimt apibrėžimu (veiklos krypčių), tai yra tikimybė, kad bus įrašytos ir šalutinės arba kitai individualiai darbo vietai priklausančios pareigos.
Darbų aprašas turi būti toks, kad darbuotojas neperkeltų savo tikslų kitur, pavyzdžiui, neskirtų daugiau laiko ataskaitoms rašyti negu pačiam darbui. Darbų aprašas turi būti detalus tik tiek, kiek tai padeda darbuotojui tinkamai planuoti savo darbo laiką ir gerai atlikti darbą.
Darbų aprašas turi padėti įvertinti, ar pakankama darbų apimtis numatyta šiai darbo vietai, o ga
al ji per didelė. Tuomet kažin ar darbuotojas galės laiku ir tinkamai atlikti savo pareigas. Darbų aprašas turi leisti įvertinti darbo kokybę pagal tam tikrus rodiklius.
3. Rodiklių principas. Darbų aprašas turi būti toks, kad negalėtų būti laisvai interpretuojamas, o atvirkščiai – jis turėtų padėti vadovui nustatyti, ar darbas atliktas. Ar darbas atliktas, padeda nustatyti rodykliai. Idealu būtų rodiklius aptarti su pačiu darbuotoju.
4. Darbų prioritetų principas. Turi būti nustatyta kiekvieno darbo lyginamoji svarba. Pavyzdžiui, darbuotojas turi atlikti penkis darbus. Keturis jis atlieka, o pen.ktojo – ne. Taigi, užduotį jis įvykdo 4/5 ir mano, kad dirba gerai. O vadovas 5-ajam, t.y. neatliktam darbui, skiria 4/5 visos užduoties svarbos ir mano, kad darbuotojas nieko nedirba. Kyla konfliktas. Taigi, rengiant darbų aprašą, reikia nurodyti kiekvieno darbo svarbą, t.y. numatyti, kuriam darbui darbuotojai turi skirti daugiausia dėmėsio. XIX a. italų ekonomistas ir sociologas Pareto atrado koncentruotos įtampos efektą. Jo esmė ta, kad koncentracija, dėmesio sutelkimas gyvybiškai svarbiai veiklai daro didelę įtaką norimiems rezultatams. Remiantis šiuo principu, suformuluota taisyklė 20:80, t.y. 20% laiko skirdami gyvybiškai svarbioms problemoms spręsti, pasieksime 80% rezultatų. Kiti 80%, sugaišto laiko duos tik 20% norimų rezultatų. Taigi darbų prioritetų (svarumo) principas susijęs su darbuotojo tikslų neperkėlimo taisykle.
5. Stimulų ir sankcijų (paskatinimo ir nuobaudų) vienodumo principas. Jeigu darbai aprašyti nevienodai detaliai, tai, darbuotojai linkę geriau at
tlikti konkretesnes užduotis ir vengia ne tokių konkrečių. Taip yra todėl, kad, kuo darbas konkretesnis, tuo lengviau jį įvertinti ir bausti už nukrypimus. Antra vertus, kiekvienas darbuotojas nori, kad jo darbas būtų vertinamas ir kad tai matytų kiti. Taigi darbų apraše visi darbai turi būti aprašyti ir vertinami vienodai tiksliai.
6. Saviraiškos principas. Kiekvienas žmogus turi tam tikrų gabumų, savigarbos, silpnybių, nori kažkuo iš aplinkinių išsiskirti, atkreipti į save dėmesį, būti gerbiamas kolektyve ir jaustis reikalingas. Jeigu darbuotojas atlieka tokį darbą, kuris atitinka jo sugebėjimus ir pomėgius, patenkina jo savigarbą, tai galima sakyti, kad tas darbas suteikia jam saviraiškos galimybę. Kai aprašoma pareigybė teikia galimybių saviraiškai, tai yra gana stiprus motyvas, kurio negali kompensuoti formali darbo drausmė. Jeigu žmogui nėra vietos saviraiškai darbe, tai jis stengiasi pasireikšti kitur, dėl to nukenčia įstaigos interesai. Deja, sudaryti saviraiškos galimybes įstaigoje dažnai būna gana sunku. Ši problema susijusi su įstaigos dydžiu: kuo didesne įstaiga, tuo labiau specializuotas yra darbas. Darbuotojas, siekdamas save išreikšti, dažniau nori atlikti kitus darbus, užimti kitas pareigas. Šiuo požiūriu geresnė yra nedidelių organizacijų darbuotojų padėtis.
7. Kvalifikacijos kėlimo principas. Būtina rūpintis savo pavaldinių kvalifikacijos kėlimu, nes reikalavimai nuolat keičiasi, atsiranda nauji darbo barai, nauja technika ir t.t. Kvalifikacija turi būti keliama kiekvieną kartą atsiradus naujiems darbams, technikai arba darbo metodamsd, o tradiciškai – vieną kartą per 5 metus.
Įgaliojimai ir teisės. Įgaliojimas yra ribota darbuotojo teisė panaudoti organizacijos išteklius ir nukreipti savo veiklą numatytoms užduotims spręsti. Kokie ištekliai bus naudojami, labai priklauso nuo darbo vietos pobūdžio.
Suteikiant asmeniui įgaliojimus, būtina jį aprūpinti ir reikiama informacija. Įvairių normatyvinių dokumentų yra daug, jie sparčiai keičiasi, daromos pataisos ir papildomai, todėl informacijos svarbą sunku pervertinti. Gaunama informacija turi neperkrauti pavaldinių ir būti savalaikė. Jeigu individualioje darbo vietoje reikia naudoti normatyvinius dokumentus, visi jie turi būti sukomplektuoti, su pataisymais, turi būti dalykinė rodyklė.
Atsakomybė verčia darbuotoją atlikti numatytas užduotis ir siekti planuojamų rezultatų. Už tai jis gali būti skatinamas arba baudžiamas.
Nustačius įgaliojimus, reikia konkrečiai aprašyti, už kokius veiksmus ar sritį atsako darbuotojas, kokiomis nuobaudomis jis bus baudžiamas, jeigu nevykdys jam pavėstų darbų, kitaip tariant, reikia apibrėžti darbuotojo atsakomybę..1.2. Vadovo individualios darbo vietos statusas
Vadovu laikytinas kiekvienos organizacijos darbuotojas, turintis bent vieną pavaldinį. Tačiau vadovų darbo vietos būna dvejopos. Aukščiausiasis („grynasis“) vadovas neturi sau jokio viršininko, pavyzdžiui, prezidentas, generalinis direktorius, įmonės savininkas. Kiti vadovai atlieka su vaidmenis – vadovo, nes turi pavaldinių, ir vykdytojo, nes turi savo viršininką.
Vadovas kaip vykdytojas turi tokias pat, kaip jau aprašyta, pareigas, teises ir įgaliojimus bei atsakomybę. Kaip vadovas jis įgyja papildomas valdymo pareigas ar funkcijas. Kaip žinome, tai planavimas, organizavimas, vykdymas (nurodymų davimas ir pavaldinių skatinimas) bei kontrolė. Taigi, sujungę vykdytojo ir vadovo pareigas, gausime formalų vadovo individualios darbo vietos modelį.
Darbo vietos aprašas ir jo nauda. Individualios darbo vietos aprašą gali parengti ir pats darbuotojas, tačiau jį peržiūrėti ir patvirtinti privalo tiesioginis arba aukštesnio lygio vadovas, kuris rengia bendrus organizacijos nuostatus.
Rengiant individualios darbo vietos aprašus, reikėtų laikytis tokios tvarkos. Pirmiausia turėtų būti apibrėžtos padalinio vadovo pareigos, nes darbuotojai turi tiksliai žinoti bendrus padalinio tikslus ir funkcijas organizacijoje. Paskui rengiami individualios darbo vietos aprašai atskiriems darbuotojams. Pageidautina, kad šiame darbe dalyvautų ir pavaldinys, nes taip išvengiama netinkamo atskirų punktų traktavimo.
Individualios darbo vietos aprašo nauda:
 Lengviau specializuoti personalą.
 Ugdomas darbuotojo savarankiškumas, nes yra apibrėžtas jo darbų ratas, nustatyti įgaliojimai ir atsakomybė. Darbuotojui nereikia apsidrausti nuo viršininkų, nes jis žino, už ką atsako, darbą gauna pagal savo kvalifikaciją.
 Lengviau parinkti personalą, nes yra žinoma, kokių sugebėjimų ir savybių žmogus gali užimti šią individualių darbo vietų.
 Darbuotojas tinkamai apkraunamas ir teisingai nustatomas atlyginimas.
 Darbuotojus lengviau parengti ir perkvalifikuoti kitoms pareigoms.
 Lengviau nustatyti darbuotojų atsakomybę.
 Lengviau planuoti darbus.
 Pagerėja darbuotojo veiklos motyvacija, nes tiksliai žinoma, kam reikalingas jo darbas.
 Palengvėja vadovo darbas, nes yra žinoma, iš ko ir kiek galima pareikalauti, lengviau sudaryti struktūras.
 Pagerėja darbo drausmė.
 Geriau cirkuliuoja informacija.
 Išvengiama dubliavimo ir spragų įstaigų darbe.
Tačiau dažnai įrodinėjama, kad individualios darbo vietos aprašymas organizacijose – biurokratizmo liekana, neatitinkanti realybės. Neabejotinu individualios darbo vietos aprašymo trūkumu laikytina tai, kad jis yra nekintamas ir ribotas, neapima naujų nenumatytų darbų. Norint išvengti šių trūkumų. Individualios darbo vietos aprašai turėtų būti peržiūrimi ir patikslinami kas metai arba kas pusantrų metų.2. PAREIGYBĖS VIETA ORGANIZACIJOJE
Atrodo, jog organizacijos struktūra projektuojama iš apačios į viršų, tačiau iš tikrųjų yra atvirkščiai. Kaip jau sakėme, pagal klasinę organizacijų teoriją struktūra turi būti projektuojama iš viršaus į apačią, t.y. pradžioje organizacijos vadovybė privalo visą veiklą padalyti į sritis, po to numatyti tų sričių uždavinius ir tik pabaigoje parengti konkrečias užduotis individualiai darbo vietai.
Kol susikūrusi organizacija jungia tik keletą jos kūrėjo vadovaujamų žmonių, jų darbo pasidalijimą, teises ir atsakomybę lemia vadovo paliepimai, kurie dažnai net neįforminami darbo sutartimi, ir vienas žmogus gali be vargo vadovauti, sakykim, penkiems ar šešiems pavaldiniams. Tačiau kai organizacija išauga ir sujungia dešimtis, šimtus ar net tūkstančius narių, vadovui vienam neįmanoma savo tiesioginiais paliepimais suderinti visų šių darbuotojų veiklos, todėl prireikia sukurti nuolat galiojančių taisyklių sistemą, kuri ne tik supažindintų organizacijos narius, kaip jie turi veikti organizacijoje, kaip esant ribotiems ištekliams pasiekti geriausių veiklos rezultatų, bet ir nukreiptų jų veiklą, kai iškyla netikėtų kliūčių. Objektyvi būtinybė pasikeisti būtinomis žinomis apie bendrą veiklą reikalauja, kad, naudojantis ta taisyklių sistema, būtų galima valdymo informaciją teikti nuolatiniais srautais.
Organizuojant pareigybes organizacijos tikslams pasiekti, būtina vadovautis šiais principais:
1. Darbo vietos išskyrimas. Kiekviena individuali darbo vieta yra ir pirminė tam tikra bendrojo valdymo proceso grandinės dalis, ir pakankamai savarankiška, t.y. individualias darbo vietas laikome gana izoliuotu vienetu. Susidaro savotiškas dialektiškas prieštaravimas: norime, kad darbas būtų įdomus, bet esant specializuotoms darbo vietoms padidėja darbo našumas, nes galima pritaikyti specialią techniką, prireikus lengviau pakeisti nesamus darbuotojas.
Individualios darbo vietos padėtis valdymo grandinėje lemia darbuotojo kontaktus: vienur reikia palaikyti kontaktus su savo įstaigos darbuotojais, kitur masiškai susiduriama su lankytojais, trečiur kontaktai pasidalija beveik perpus. Todėl kiekvienai individualiai darbo vietai yra tik jai būdinga užduotis, kuri vadinama pirmine (organine arba pagrindine funkcija). Pirminėmis (organinėmis, pagrindinėmis) užduotimis (funkcijomis) vadiname tokius veiksmus, kurie lengviausiai gali būti atliekami šioje darbo vietoje ir atspindi jos galutinį produktą, tikslą. Jeigu tokie darbai gali būti atliekami dviem gretimais lygyais, tai visada reikia stengtis juos perduoti į žemesnį lygį. Motyvai: žemesniame lygyje reikia mokėti mažesnį atlyginimą (ekonominis kriterijus), o organizacijos požiūriu – aukštesnio lygio darbuotojas gali užsiimti kvalifikuotesniu darbu. Aprašant pareigybę, turėtų būti nurodomos organinės funkcijos. Mūsų gyvenimo patirtis rodo, kad dalis įstaigų (pavyzdžiui, policija, mokesčių inspekcija ir t.t.) nevykdo kai kurių savo pirminių (organinių, pagrindinių) funkcijų arba jas vykdo blogai.
2. Peimamumas (nuoseklus bendros užduoties skaidymas). Jis reiškia, kad visos darbuotojo atliekamos funkcijos turi išplaukti iš organizacijos uždavinių, t.y. organizacijos bendros užduotys yra padalijamos atskiriems skyriams, o šie jas toliau skirsto atskiroms pareigybėms. Kitaip tariant, joks darbuotojas ar skyrius neturi atlikti tokių funkcijų, kurios nebūdingos tai įstaigai.
3. „Kitų darbų“ pagrįstumas. Labai dažnai darbų aprašuose pasitaikantis „kitų darbų“ terminas suprantamas taip, kad reikės atlikti visus kitus vadovo nurodytus darbus ar veiksmus. Vadovas remiasi principu, kad naujas darbas tiks prie kokios nors jau aprašytos užduoties (formaliai viskas gerai), o jei ne, – priskirs „kitiems darbams“. Galima teigti, kad aprašai, turintys poziciją „kiti darbai“, yra biurokratų prasimanymas, siekiant apsisaugoti nuo galimos kontrolės. Jeigu toks aprašas sudarytas, tai reiškia, kad nemokama klasifikuoti ir paskirstyti darbų. Kaip elgtis? Reikia žinoti bendrąją skyriaus užduotį. Tarkime, kad vadovas turi. du pavaduotojus: V1 ir V2, o šie turi po 3 pavaldinius. Vadovas užduotį paskirsto savo pavaduotojams (pavyzdžiui, prekybai ir gamybai arba gydymui ir slaugai), o šie parengia individualias užduotis savo pavaldiniams. Taigi paskirstyti darbai turi atitikti šias sąlygas:
 turi priklausyti bendrai užduočiai;
 priskirti darbuotojui A, jie negali likti darbuotojui B;
 turi būti paskirstyti vadovo, kad pavaldinys neviršytų savo įgaliojimų.
4. Automatinis nesančių darbuotojų pavadavimas. Įstaigos darbas negali sutrikti, jeigu kas nors iš darbuotojų dėl objektyvių ar subjektyvių priežasčių neatvyksta į darbą. Vadinasi, pavadavimas turi būti formaliai įteisintas ir vykti kaip įprasta. Todėl reikia, kad darbų apraše būtų nurodyta, ką tas darbuotojas turės pakeisti ir kas jį pakeis, jeigu jo nebus darbe. Normalu, kad darbuotojas galėtų žinoti bent dviejų panašių darbo vietų uždavinius, dar geriau – trijų. Taigi trys ar keturi darbuotojai, kai vieno iš jų nėra, turi vienas kitą pavaduoti be vadovo įsikišimo.
5. Specializacijos principas. Specializacija turi būti suprantama gana plačiai. Ji priklauso nuo įstaigos lygio (pavyzdžiui, Sveikatos apsaugos ministerija ir Kauno m. sveikatos apsaugos skyrius), nuo turimų etatų skaičiaus. Kuo mažiau turime etatų, tuo platesnė specializacija ir atvirkščiai.
6. Užduočių koordinavimo principas. Pareigybės skyriuje turi būti paskirstytos taip, kad nesidubliuotų ir neliktų „niekieno“ užduočių. Tam tikslui yra darbų vietų aprašymas. Darbo vietų aprašymas susideda iš šių pagrindinių skyrių:
 bendroji dalis (nurodoma skyriaus vieta organizacijoje),
 pagrindinės užduotys,
 padalinio funkcijos,
 teisės,
 valdymo struktūra,
 santykiai su kitais padaliniais,
 atsakomybė.3. DARBO VIETŲ APRAŠYMAS
Darbo vietų / pareigybių aprašymas nusako atskirų darbo vietų darbų turinį, nurodo jas užimantiems darbuotojams suteikiamas teises ir pareigas, jų vykdymo tvarką ir pan. Darbo vietų aprašymas yra svarbus įmonės darbo organizavimo instrumentas, visus darbus, funkcijas, o per juos ir darbuotojus susiejantis su konkrečiomis darbo vietomis. Tinkamai aprašius darbo vietą, išvengiama darbų dubliavimo, deramai paskirstoma atsakomybė ir valdžia. Darbo vietų aprašymas įpareigoja vadovą ir pavaldinį neperžengti suteiktų jiems teisių ir pareigų. Valdymo srities darbo vieta aprašoma pareiginėse instrukcijose.
Pareiginė instrukcija labai įvairiai veikia darbuotojus, jų darbą:
• tai pagrindinis normatyvinis dokumentas, apibūdinantis kiekvieno valdymo darbuotojo pareigybinį statusą (pareigas, teises, atsakomybę);
• tai darbuotojų veiklą reglamentuojantis dokumentas, lemiantis jų savarankiškumo lygį;
• padeda įvertinti kiekvieno darbuotojo asmeninį indėlį į veiklos rezultatus;
• nustato tarnybinę linijinę ir funkcinę subordinaciją tarp darbuotojų ir padalinių;
• įteisina darbuotojo autonomiškumą, garantuoja jo interesų apsaugą, santykius su viršininkais ir pan.
Darbo vietos aprašymas – pareiginė instrukcija parengiama detaliai išanalizavus faktinę būklę. Kadangi tai didelis darbas, jame dalyvauja visi darbuotojai. Pagal nustatytą reglamentą jie aprašo savo darbus ir jų atlikimo būdus, siūlo pakeitimus.
1. Darbo vietų ir pareigybių struktūrų analizė išaiškina darbo vietos tikslus, santykius su kitomis darbo vietomis, svarbiausius reikalavimus vietai užimti: reikalinga kvalifikacija, lytis ir pan.
2. Darbo vietų uždavinių analizė išaiškina pagrindinius, pagalbinius, darbo vietos profilio neatitinkančius darbus, uždavinių delegavimo, kontrolės lygį, procentinę darbo laiko struktūrą.
3. Darbo vietų teisių analizė išaiškina valdymo – nurodymo, reguliavimo, kontrolės, vykdymo-teises ir pareigas atskirose srityse. Ypač akcentuojamos su žmonių socialiniu ir fiziniu saugumu susijusios teisės ir pareigos.
4. Darbo vietų ypatumų analize nustatomos išskirtinės darbo vietos savybės – ypatingi atsakomybės, sveikatos, amžiaus reikalavimai.
Analizės pagrindu sudaromas darbo vietų aprašymas. Jis pradedamas „iš viršaus į apačią“. Kiekvienas vadovas sprendžia, ką jis atlieka pats ir ką paveda pavaldiniams.4. PAREIGINĖS INSTRUKCIJOS STRUKTŪRA
Galima rekomenduoti tokią pareiginės instrukcijos struktūrą:
• bendroji dalis
• tarnybinės pareigos
• tarnybinės teisės
• darbuotojo atsakomybė
• funkciniai ryšiai
Papildomai gali būti įtrauktos skatinimo priemonės, baudos.
Bendrojoje dalyje aiškiai ir tiksliai suformuluojami 2-3 pagrindiniai uždaviniai, nurodomi pagrindiniai darbo vietos veiklą reguliuojantys įstatymai, skyrimo, pavadavimo ir atleidimo tvarka.
Pareigų skyriuje išvardijami visi darbai. Pagal galimybes jie surašomi lentelėje. Pavyzdžiui, išskiriamos tokios skiltys:
• darbo pavadinimas
• dokumento pavadinimas
• darbo imlumas
• darbo periodiškumas
• įvedama ir išvedama informacija
Sudėtingiems darbams gali būti sudaromos procedūros ir darbo reglamentai.
Teisių skyriuje nurodomos išimtinės teisės, pavyzdžiui, parašo teisė, informacijos skelbimo teisė ir pan. Teisės nustato darbuotojo galimybę riboti kitų darbuotojų pareigas, juos kontroliuoti.
Atsakomybės skyriuje numatoma kiekvienos pareigybės asmeninė atsakomybė. Labai svarbu sukonkretinti, kaip atsako – materialiai ar moraliai?
Funkcinių ryšių skyriuje pateikiama ryšių schema:
Išvedama dokumentacija Įvedama dokumentacija
Kam pristato Dokumento pavadinimas Terminai Kas pristato Dokumento pavadinimas Terminai

Skatinimo skyriuje rekomenduojama fiksuoti konkrečius rodiklius, padedančius įvertinti tam tikras pareigas einančių darbuotojų darbą. Tai gana paprasta žemiausiajame lygyje. Kur kas sunkiau vertinti aukštesniojo lygio darbuotojus. Pavyzdžiui, kartais pelnas nebūtinai yra svarbiausias direktoriaus darbo vertinimo kriterijus. Todėl dažnai aukštesniojo lygio darbuotojų skatinimo sistema formuluojama ne instrukcijoje, bet individualiojoje sutartyje.
Bausmių skyriuje nėra reikalo vardyti įstatymu numatytų bausmių. Reikia numatyti specialias šioje darbo vietoje taikomas bausmes.
Dažniausiai bausmių ir skatinimo skyriai sujungiami į vieną. Pastaraisiais metais formuojasi nuomonė, kad bausmės nesiderina su dabartinių humanizavimo teorijų teiginiais, vietoje jų naudotinos skatinimo sistemos.5. PAREIGINIŲ INSTRUKCIJŲ RENGIMO PRAKTIKA LIETUVOJE
Pareiginių instrukcijų rengimo praktika Lietuvoje iš esmės nesiskiria nuo pažangios Vakarų šalių įmonių praktikos. Yra tik vienas šalintinas trūkumas: labai dažnai jos buvo skiriamos ne darbui, o parodyti, kad ir šioje srityje įmonėje dirbama. Todėl jas reikia sukonkretinti: tiek darbus, tiek teises, tiek atsakomybę.
Pareiginė instrukcija apibūdina individualias darbo vietas, jos jungiamos į posistemius (barūs, skyrius) ir sistemas (įmonę). Jų veiklą turi reglamentuoti bendrieji valdymo nurodymai, tarnybų priežiūros ir kontrolės sistemos aprašymas.
Darbo vietų aprašymai ypač aktualūs dabar, kadangi:
 perėjimas į rinką keičia darbuotojų darbo turinį, ryšius, dokumentaciją, kuri orientuojasi į Vakarų šalių įmonių patyrimą;
 intensyviai kinta teisinis darbo reguliavimas.
Todėl neretai, pasikeitus darbo ir aplinkos sąlygoms, neiniciatyvūs darbuotojai ir toliau dirba pagal senas instrukcijas ir visada turi teisiškai pagrįstą pasiteisinimą – neva jie vadovaujasi „galiojančiomis pareiginėmis instrukcijomis“. Todėl šiandien pareiginė instrukcija tai ne biurokratizmo apraiška, o dokumentas, reglamentuojantis darbuotojų darbą pagal naujus reikalavimus. Kartu reikia pripažinti, kad pareiginė instrukcija varžo iniciatyvius darbuotojus, todėl ją reikia taikyti atsižvelgiant į konkrečias sąlygas (atsakingam darbuotojui ji nebūtina).IŠVADOS
Išvada. Dažnai kyla ginčių, kiek detaliai turi būti išvardytos užduotys, kurias darbuotojas privalo atlikti.
Siūlymas. Nustatant darbus, reikia tiksliai atskirti, kas priklauso aprašomos individualios darbo vietos darbo sričiai, o kas kitomis, nes darbai neturi būti dubliojami, neturi likti ir „niekieno“ darbų.
Išvada. Aprašant pareigas, nustatoma kokius veiksmus darbuotojas turi atlikti.
Siūlymas. Darbų aprašas turi būti toks, kad negalėtų būti laisvai interpretuojamas, o atvirkščiai – jis turėtų padėti vadovui nustatyti, ar darbas atliktas, padeda nustatyti rodykliai. Idealu būtų rodiklius aptarti su pačiu darbuotoju.
Išvada. Darbų aprašas turi būti toks, kad darbuotojas neperkeltų savo tikslų kitur.
Siūlymas. Darbų aprašas turi būti detalus tik tiek, kiek tai padeda darbuotojui tinkamai planuoti savo darbo laiką ir gerai atlikti darbą.
Išvada. Rengiant individualios darbo vietos aprašus, reikėtų laikytis tokios tvarkos. Pirmiausia turėtų būti apibrėžtos padalinio vadovo pareigos, paskui rengiami individualios darbo vietos aprašai atskiriems darbuotojams.
Siūlymas. Darbuotojai turi tiksliai žinoti bendrus padalinio tikslus ir funkcijas organizacijoje. Šiame darbe dalyvautų ir pavaldinys, nes taip išvengiama netinkamo atskirų punktų traktavimo.Priedai
PAREIGINĖ INSTRUKCIJA

1. Pareigų pavadinimas Mokymo skyriaus viršininkas
2. Darbo vietos rangas Skyriaus viršininkas
3. Parašo teisė Dokumentuose, reglamentuojančiuose darbuotojų mokymo

organizacines procedūras

4. Darbo vietos pavaldumas Personalo direktoriui

5. Pavaldžios darbo vietai Funkcinis pavaldumas: besimokantys, jų skyrių vadovai

Linijinis pavaldumas: mokymo skyriaus darbuotojai,

mokymo meistrai

6. Pavadavimo teisė Darbuotojas pavaduoja personalo skyriaus viršininką

Darbuotoją pavaduoja vyresnysis mokymo meistras

7. Darbo vietos tikslai Organizuoti optimalią personalo mokymo, kvalifikacijos

kėlimo ir perkvalifikavimo sistemą, užtikrinti racionalų

mokymo procesą

8. Darbo vietos uždaviniai 1. Verbuoti, atrinkti ir paskirstyti besimokančiuosius

2. Sudaryti mokymo planus

3. Organizuoti konsultacijas ir dėstymą

4. Diegti mokymo bei kvalifikacijos kėlimo tobulinimo

priemones

5. Stebėti besimokančiuosius ir užtikrinti grįžtamąjį ryšį

6. Stebėti išmokytų darbuotojų darbo rezultatus

7. Patarti vadovams ir darbuotojams visais mokymo,

kvalifikacijos kėlimo ir perkvalifikavimo klausimais

8. palaikyti ryšį su administracija, jaunimo atstovais,

spauda, tėvais, mokyklomis, pramonės įmonėmis, darbo

birza kvalifikacijos kėlimo srityje

9. Ypatingi uždaviniai ir Metų pradžioje pagal numatytą sąmatą parinkti reikalingus

įgaliojimai darbuotojus ir organizuoti jų darbą

DARBO APRAŠYMO PAVYZDYS

Duomenų apdorojimo skyriaus viršininkas Atleistas 012. 168
Pareigybės pavadinimas Statusas Darbo kodas

1997 m. liepos 3 d. „Olympia, Inc.“
Data Gamykla/padalinys

Informacija surinkta:
Arthuras Allenas Duomenų apdorojimo skyriuje
Parengė Departamentas/skyrius

Juanita Montgomery 12 736
Tvirtinu Lygis Taškai

Informacinių sistemų vadovas 14 800 iki (17 760-20720)
Tiesioginio viršininko pareigybės pavadinimas Apmokėjimo skalė

SANTRAUKA

Vadovauja visoms duomenų apdorojimo, tikrinimo ir paruošimo veiklos rūšims

PAREIGOS

1. Vadovaujasi bendro pobūdžio direktyvomis (taisyklėmis).
a) Veikia savarankiškai.
b) Kas savaitę, kas mėnesį ir (arba) kas ketvirtį informuoja informacinių sistemų vadovą apie savo padalinio veiklą.
2. Atrenka, moko ir rūpinasi savo pavaldinių tobulinimu.
a) Ugdo pavaldinių bendradarbiavimo ir savitarpio supratimo dvasią.
b) Rūpinasi, kad pavaldiniai gautų specialių žinių, kurių reikia teisingai eksploatuoti mašinoms, įrengimams, sistemoms, laikyti procedūroms ir metodams.
c) Vadovauja mokymui, kuris apima vartotojų instruktavimą, kaip naudotis efektyviais darbo metodais ir veiksmingai apdoroti duomenis, taip pat demonstravimą bei konsultavimą.
3. Skaito ir analizuoja įvairią informaciją mokymo bei instruktavimo klausimais.
a) Pritaiko naujausias koncepcijas ir idėjas prie kintančių organizacijos poreikių.
b) Padeda kurti ir atnaujinti darbo instrukcijas, procedūras, technines sąlygas ir t. t. atsižvelgdamas į organizacijos poreikius.
c) Padeda parengti programinės ir kompiuterinės įrangos technines sąlygas ir šią produkciją įvertinančią medžiagą.
4. Planuoja, vadovauja ir kontroliuoja 5-7 pavaldinių įvairias darbo užduotis; glaudžiai
bendradarbiauja su informacinių sistemų ir kitų padalinių, kurie turi apdoroti duomenis, vadovais, specialistais bei technikais ir su duomenų apdorojimo įrangos tiekėjais.
a) Gauna, interpretuoja, kuria ir skirsto nurodymus, kurie gali būti ir paprasti, ir labai techniškai sudėtingi.
b) Rengia metinį skyriaus biudžetą ir jį vykdo.
5. Bendrauja su žmonėmis, atstovaujančiais labai įvairiemis padaliniams bei organizacijoms.
a) Bendrauja tiesiogiai ir ne.tiesiogiai, raštu ir žodžiu duodamas nurodymus ir
Tarnybinius pranešimus visoms suinteresuo šalims.
Literatūra

1. Bagdonas E., Rapalienė L. Administravimo principai.-Kaunas.:KTU, 1996. ISBN 9986-19-300-1
2. Bagdonas E., Bagdonienė L. Administravimo principai.-Kaunas.: Technologija, 2004. ISBN 9986-23-485-2
3. Barvydienė V., Kasiulis J. Vadovavimo psichologija.-Kaunas.: Technologija, 1998. ISBN 9986-03-457-5
4. Dessler G. Personalo valdymo pagrindai.-Poligrafija ir informatika, 2001. ISBN 9986-850-36-3
5. Leonienė B. Darbuotojų vadyba. –Kaunas.:Šviesa, 2001. ISBN 5-430-03320-0
6. Sakalas A. Personalo vadyba.-Vilnius.:Margi raštai, 2003. ISBN 9986-09-254-X

Leave a Comment