Įvadas
Bendravimas yra gyvenimo ir darbo pagrindas nepriklausomai nuo to, ką mes veikiame. Drauge tai konkretus būdas, kurio dėka vadovas sukuria pavaldinių bendradarbiavimą organizacijoje.
Ekonominė ir socialinė aplinka, kurioje vystosi organizacija, priklaso nuo autoritetingo ir patyrusio vadovo, besivadovaujančio fenomenalumo ir bendravimo tarp vadovo ir pavaldinių giliu supratimu.
Bendravimo kokybė yra veiklus šiuolakinio vadovavimo elementas, laiku užtikrinantis palankų klimatą žmonių santykiuose; tai labia svarbu vykdant organizacijos strateginius planus.
Visi esame žmonės su intensyviu socialiniu veiklumu, todėl mes dydžiąją laiko dalį bendraujame; žmonės tai daro visur ir įvairiais būdais, kai tik susiduria su kitais žmonėmis
Bendravimo sudedamosios dalys
Iš šio apibrėžimo galime išskirti beveik visas bendravimo sudedamąsias dalis, tad jos yra tokios:
Siuntėjas
❖ Informacija
❖ Būdas (kanalas)
Gavėjas
❖ Atsakymas (grįžtanasis ryšys)
❖ Trukdantys veiksniai
Aptarsime kiekvieną atskirai:
Siuntėjas – įsivaizduojamai vykdo šias operacijas:
• jis įgyvendina siunčiamos informacijs idėją, kaip jo mąstymo rezultatą – šifruoja informaciją suprantama gavėjui forma (šifravimas reiškia signalus, raides, žodžius ar gestus, kuriais jis išsako informaciją);
• jis siunčia informaciją tinkamiausiu kanalu (būdu);
• jis laukia grįžtamojo ryšio (atsakymo), kuris parodo, kad informacija yra primta ir gavėjas jį suprato.
Informacija – ją sudaro esmė to, ką siuntėjas turi nusiųsti gavėjui, šia informacija siuntėjas nori sukelti reakciją, pasikeitimą gavėjo elgesyje.
Kanalas – tai informacijos perdavimo būdas. Kada siuntėjas ir gavėjas bendrauja ne „akis į akį“, informacijos kanalai gali būti:
• projektas (dokumentinė medžiaga, memorandumas, laiškas ir t.t.);
• kompiuteris, jeigu siunčiama per modemą, elektroninis paštas arba
Internetas;
• faksas arba telefonas.
Kartais ta pati informacija yra perduodama vienu ar keliais kanalais (būdais); pvz., jūs, kaip vadybininkas, savo pavaldinį instruktuojate žodžiu, tačiau užduotis yra gana sudėtinga, todėl vėliau tas pačias instrukcijas jūs siųsite ir laišku.
Labai svarbu tinkamai pasirinkti informacijos pedavimo kanalą (būdą), nes tai tiesiogiai daro įtaką bendravimo proceso efektyvumui.
Gavėjas – priima informaciją, ją iššifruoja, kad būtų galima suprasti ir paruošia atsakymą, kaip reakciją į gautą informaciją.
Atsakymas (grįžtamasis ryšys) – tai gavėjo reakcija į gatą informaciją.
Atsakyma sudaro:
• gavėjo atsakymo užkodavimas;
• perdavimo kanalo (kanalų) pasirinkimas;
• atsakymo išsiiuntimas (grįžtamasis ryšys, kurio siekė siuntėjas);
• atsakymo gavimas siuntėjui parodo, kad gavėjas informaciją suprato.
Trukdžiai – tai elementai, kurie veikia visus ryšių (bendravimo)
komponentus, sudarydami realius „bendravimo barjerus“. Jie (trukdžiai) būna tokie:
• triukšmas, keliamas įvairių mašinų ir įrangos, mažoje patalpoje (dirbtuvėse, gamybos cechuose) gali paveikti vadybininko (meistro)
ir jo pavaldinių diskusiją;
• prastos kokybės ryšiai (telefonas, televizorius, vaizdo grotuvas ir t.t.;
• siuntėjo ir gavėjo dėmesingumas;
• prastas vadybininko ir pavaldinių išsilavinimas, nesugebėjimas suformuluoti, perduoti ir gauti informaciją;
• kai kurių žmonių savarankiškas informacijos keitimas ir interpretavimas; tai puiki terpė atsirasti gandams ir apkalboms, kas organizacijoje gali sukelti labai žalingus neramumus efektyviam vadybiniam bendravimui.
Bendravimo procesas [pic]
Bendravimo būdai
Informacija bendravime gali būti koduojama keliais būdais.
Atitinkamas bendravimas gali būti:
❖ Bendravimas žodžiu
❖ Neverbalinis bendravimas
❖ Rašytinis bendravimas
Bendravimas žodžiu – privalumai:
• yra pagrįstas tiesioginiu kontaktu tarp bendraujančių subjektų – net tada, kai jūs nesate susitikę „akis į akį“, t.y., naudojatės telefonu, kaip bendravimo kanalu;
• yra greitas ir dinamiškas – klausimai ir atsakymai seka vienas po kito;
• vadovas gali paklausti savo pašnekovo ir gauti atsakymą;
• leidžia pasiaiškinti kalbant, keičiantis nuomonėmis;
• vadovas turi galimybę pasiūlyti pavaldiniui teigiamą skatinimą, k…reipdamas dėmesį ir svarbą tam, ką jis sako.
– trūkumai:
• gali atsirasti laiko ir energijos švaistymas, jei galvojame apie „tradicinį“ ilgą susitikimą, kuris yra tęsiamas dirbtinai, nes yra neteisingas vadovavimas, sąlygotas vadovo praktikos stygius bei autoriteto trūkumas;
• žodinė informacija gali būti ne visai teisinga, subjektyviai interpretuota, iškraipyta dėl aplinkos, kurioje neįmanoma pašalinti barjerų;
• gali sukelti konfliktus, kai dalyvaujantys subjektai nėra protingi, leidžiantys sau, kad jiems darytų įtaką blogas nusiteikimasprieš pašnekovą, erzinantis išdidumas ir t.t.
Neverbalinis bendravimas – tai nežodinis informacijos perdavimas, dar vadinamas „kūno kalba“. Tokiam bendravimui būtinas kontaktas „akis į akį“.
Priklausomai nuo santykinės aplinkos visos organizacijos nuolat vartoja įvairias neverbalinio bendravimo formas, kad perduotų:
• sutarimus ar nesutarimus tarp nuomonių, išreikštų žodžiais;
• asmens požiūrio, veiklos ar situacijos įvertinimą;
• dėmesio ir koncentracijos lygį diskusijoje išreikštų idėjų atžvilgiu;
• vadovo autoriteto demonstravimą;
• kelių tikslų naudą.
Neverbalinis bendravimas yra svarbus vadovui ir komandos nariams analizuojant pašnekovų nuotaiką. Tyrimai parodė, kad 80% visos mūsų gaunamos informacijos yra pagrįsta vizualiniu įspūdžiu; vizualinės informacijos isimenama 30%, o girdėtos – 20-30%.
Bendravimas raštu – bendraujant raštu informacija koduojama grafinių ženklų pagalba. Organizacinės informacinės priemonės vartoja ir siūlo bendravimą raštu kaip vieną iš efektyviausių vadybos bendravimo metodų.
Rašytinę informaciją formuluoja šios sryties specialistai. Jie perduodamą informaciją fiksuoja popieriuje.
– privalumai:
• informacijos tikslumas – suprantamumas, jeigu turėsime omenyje, jog rašydami laišką ar dokumentą, šiam procesui skiriame daugiau dėmesio, žodžius renkamės labiau apgalvotai;
• kada informacija užfiksuojama raštu popieriuje, ji gali būti saugoma ir prireikus bet kada panaudota dar kartą; ji gali būti kopijuojama ir naudojama kaip legali dokumentacija, sprendžiant įvairias teisines bylas;
• raštu užfiksuotas dokumentas skaitančiajam leidžia geriau apmąstyti informaciją;
• daugumoje atvejų rašytiniai dokumentai papildo žodinį bendravimą, nes patvirtina, interpretuoja ir išaiškina anksčiau gautą informaciją;
• šis bendravimo būdas skirtas daugeliui žmonių; pvz., didelėse organizacijose, tokiose kaip kai kurie bankai, vidinės klientų aptarnavimo taisyklės gaunamos, perskaitomos ir taikomos visiems be išimties darbuotojams;
• kai kuriais atvejais tai gali sumažinti bendarvimo kaštus;
pvz., kartais pigiau studijuoti korespondencijos pagalbą, negu dažnai lankyti paskaitas, dirbant pagal klasikinę sistemą „akis į akį“.
– trūkumai:
• didelės apimties informacijos kaupimas – tai „popieriaus kalnai“, kuriuos galima pamatyti didelių organizacijų archyvuose. Šis napatogumas gali būti išspręstas mažinant dokumentų kiekį;
• rašytinė informacija oficiali ir beasmenė, nes ji nėra adresuota konkrečiam asmeniui.
• Informacija gali būti užrašyta su klaidomis, kurių dėl siuntėjo techninių specifikacijų iš karto galima ir nepastebėti;
• toks bendravimas riboja keitimąsi idėjomis bei nuomonėmis dėl informacijos turinio;
• jeigu rašytinio dokumento siuntėjas neturi pakankamai žinių, talento ir įgūdžių, informacija bus neišraiškinga, neįtikinama ir rašytinis bendravimas nebus efektyvus.
Svarbiausi efektyvaus bendravimo elementai
Kad organizacija dirbtų kuo pelningiau, turi bū…ti geras ryšys tarp darbuotojų, o ypač tarp vadovo ir pavaldinių – kuo geriau jie vienas kitą supras, tuo efektyviau ir sklandžiau vyks darbas.
Daugumas pavaldinių yra nepatenkinti savo vadovais dėl to, kad „jie niekada nesiklauso…“.
Kad bendraujant būtų pasiekta kuo geresnių rezultatų reikia:
1) mažiau kalbėti pačiam, nes tuo metu negali išgirsti ką kalba kiti;
2) leisti pavaldiniams atsipaladuoti, laisvai kalbėti;
3) parodyti partneriui, kad trokšti jį išgirsti ir elktis atitinkamai:
– laikytis matomo kontakto;
– rami sėdėsena kėdėje, nežymiai palinkti į priekį;
– laikyti rankas ant stalo, matomas – žmonės, kurie laiko rankas po stalu, atrodo lyg turėtų ką slėpti;
– nekryžiuoti rankų – tai gali atrodyti pašnekovui kaip nesutikimas su tuo, ką jis sako;
– pokalbio metu neskaityti spaudos;
– nežiovauti ir nerodyti kitų gestų rodančių nuobodulį.
4) pašalinti visus veiksnius, galinčius trukdyti dėmesį – pokalbio metu nepaišyti, nebarbenti pirštais, nešlaminti popieriaus ir t.t.;
5) būti arti kalbančio žmogaus, įsivaizduoti save jo vietoje, suprasti jo požiūrį;
6) atsikratyti iš anksto susidarytos nuomonės, kad jūs esate teisus ir laukti, kol kalbantysis baigs tai, ką norėjo pasakyti.
Nepertraukinėti jo(
7) būti ramiam ir visada stengtis tokiam išlikti, nes nekantrus žmogus gali suteikti kitą prasmę išgirstiems žodžiams;
8) laikytis pirminės nuomonės ir nepastebėti skirtingos negu jūsų nuomonės, nes jeigu laisvai išreikšite savo nepritarimą, pašnekovas pereis į gynybą ir bet koks bendravimas bus nutrauktas;
9) užduoti pašnekovui tokius klausimus: „Taigi, ką jūs pasakėte, reiškia…“ – tai parodys, kad jūs jo klausote ir taip padrąsinsite tęsti;
10) nenaudoti be reikalo dominuojančių gestų (delnai žemyn, grasinimas pirštu, rankos „ant klubų“ ir t.t.).
SVARBIAUSIA – gerbkite pašnekovą ir stenkites nuoširdžiai išklausyti, nes dirbtinumas ir falšas, kad ir kaip meistriškai būtų slepiami, būtinai bus pastebėti ir tuomet joks bus neįmanomas.
Skatinimo metodai pavaldiniams (motyvacija)
Veikla organizacijos viduje sukelia skirtingą žmonių reakciją ir elgesį; vadovas, kaip veiklos koordinatorius ir organizacijos lideris, turi sau užduoti tokius klausimus: Kodėl žmogus reaguoja? Kodėl vieni žmonės reaguoja vienaip, o kiti visiškai priešingai? Kodėl tas pats žmogus skirtingais momentais skirtingai reaguoja?
Nuo to, kaip rūpestingai vadovas atsako į šiuos klausimus, priklauso grupės (komandos) veiklos kokybė.
Vadovų pastangos sistematizuoti atsakymus į šiuos klausimus leido padaryti išvadą, kad žmonių reakciją veikia tam tikros aplinkybės:
varomosios jėgos, kurios skatina žmones pradėti veikti; norai, reiškiantys polinkį, impulsą atgaivina malonius patyrimus realiame gyvenime arba vaizduotėje; tvinksniai – energetiniai impulsai, kurie yra potencialo nuosmukio ir įtampos psichosomatiniame lygyje priežastis.
Vadovavimo tikslas, be veiklos taktikos ir strategijos numatymo, be visų reikalingų darbo priemonių bei sąlygų įsigyjimo garantijos, turi taip pat būti nukreiptas ir į tokius faktorius, kaip stimuliuoti ir suaktyvinti žmogaus energiją; skatinti jautrumą; skatinti impulsą ir apsisprendimą veikti.
Motyvacijos charakteristikos:
• tai svarbi savireguliacijos proceso dalis, aktyvi jėga, skatinanti žmonių psichologinį, profesinį vystymąsi;
• savo varomąja jėga ir ypatybėmis motyvacija įkvėpia ir priešpastato žmogaus psichologinę sandarą;
• ji generuoja emocines reakcijas, tuo pačiu sustiprina profesinių pastangų potencialą;
• motyvacijos esmė tai, kad ji stimuliuoja, stumia ir… galiausiai pradeda veiksmą.
Motyvacijos sistemos pagrindą sudaro žmogaus poreikiai, kurie yra aktyvios asmenybės jėgos, veikiančios socialinėje aplnkoje.
JAV psichologas Abraham Maslow sukūrė žmogaus poreikių klasifikaciją.
Jis išskyrė penkias poreikių kategorijas, naudodamas piramidę ir hierarchinę struktūrą.
Maslow‘o žmogaus poreikių piramidė:
Galima pastebėti, kad ši poreikių piramidė suteikia daug paaiškinamosios informacijos vadovui, kuris bet kuriuo momentu turi žinoti, kaip motyvuoti savo bendradarbius:
• juo daugiau poreikis yra nuolat patenkinamas, tuo mažiau jis galimas; tai reiškia, kad poreikis, motyvuojantis elgesį, visada yra nepatenkintas poreikis;
• preikis niekada netaps motyvacija, nebent ankstesnė motyvacija buvo patenkinta – šis dėsnis įrodo poreikių patenkinimo eiliškumo svarbą.
Nauji poreikiai, patenkinus ankstesniuosius, atsiranda ne iškarto, o palaipsniui:
• kuo poreikis yra auksčiau hierarchijoje, tuo jis žmogiškesnis. Pvz.:
žmogaus socialinis poreikis – pirmenybės teisė grupėje, charakterizuoja ir žmogiškuosius, ir gyvuliškuosius pradus; tačiau pagarbos ir socialinio statuso poreikis yra tik žmogiškas. Taip pat saviraiškos poreikis yra grynai žmogiškas;
• specifiniai žmogiškieji poreikiai – pagarba, socialinė padėtis ir saviraiška – yra ne tokie gyvybiškai svarbūs žmogaus išlikimui, jų patenkinimas sąlygoja efektyvesnį darbą; atsakomybė ir įsitraukimas į veiklą galiausiai sukelia asmeninės harmonijos jausmą.
Motyvacijos laipsnis ir profesinė darbuotojų veikla yra tiesiogiai priklausomi – kuo geriau bendradarbiai motyvuojami, tuo organizacija bus konkurentabilesnė.
Kasdienė veikla reikalauja skirtingų motyvacijos formų. Pagal kilmę išskyriamos dvi motyvacijos kategorijos:
1. Teigiama motyvacija – finansinis paskatinimas (algos padidinimas, premijos ir t.t.) arba nefinansinis skatinimas (padrąsinimas, pagyrimas ir t.t.); abu tipai teigiamai veikia tarpžmogiškuosius santykius ir apskritai teigaimai veikia visos organizacijos veiklą.
2. Neigiama motyvacija – tai grasinimas, kaltinimas, atlyginimo sumažinimas. Agresyvus skatinimas dažniausiai veikia neigiamai, destabilizuojančiai. Neigiamai motyvuojant, reikia būti labai taktiškam ir apdairiam;
naudojimo neatitikimas gali iššaukti netinkamą profesinį elgesį.
Vienaip ar kitaip motyvuodamas, vadovas turi atsižvelgti į bendradarbių poreikius ir ypatingai į paskatas, kurios turi būti taikomos.
|Poreikiai |Teigiama motyvacija |
|1. Biologiniai |Atitinkama alga |
| |Patogios darbo sąlygos |
| |Darbo priemonės |
| |Nemokami priešpiečiai |
| |Būsto garantijos |
|2. Saugumo |Medicininis draudimas |
| |Asmens darbo sutartyje būtinai turi |
| |būti įtrauktos sąlygos dėl draudimo |
| |ir kompensacijos |
| |Darbo apsaugos priemonės |
| |Valstybiniai ar privatūs pencijiniai |
| |fondai |
|3. Socialiniai |Kolektyvinės šventės |
| |Dalyvavimas …organizacijos apmokamose |
| |varžybose |
| |Laisvas laikas socialiniams |
| |renginiams |
|4. Socialinio statuso ir pagarbos |Paaukštinimas pareigose |
| |Premijos |
| |Asmeninis kabinetas |
| |Tarnybinė mašina |
| |Dažnas būvimas su vadovu |
| |Visuomeninės veiklos įvertinimas |
|5. Saviraiškos |Galimybės ypatingiems laimėjimams |
| |Kūribingumo padrąsinimas |
| |Specialios užduotys |
| |Laisvalaikis hobiui |
| |Leidimas savaitgaliais naudotis |
| |organizacijos patogumais |
Dvasinis ir emocinis darbuotojų dalyvavimas organizacijos problemų sprendime, motyvacijos technika nereiškia idėjų primetimo procedūros.
Pagrindinės prielaidos, garantuojančios sėkmę, yra gerai suvokti intelekto galimybes, vaizduotę, kūrybiškumą ir kiekvieno darbuotojo drąsą; visa tai pripažįstama organizaciniame lygmenyje.
Keli pasiūlimai, kurie padės teigiamai motyvuoti darbuotojus:
• užsitarnaukite pagarbą kaip vadovas;
• sukurkitę gerą sprendimų įvaizdį;
• atsižvelgdami į darbo atlikimą, samdykite profesionalus;
• domėkitės darbuotojų problemomis;
• sužinokite jų nuomonę apie save;
• aiškiau formuluokite užduotis;
• deleguokite atsakomybę ir valdžią;
• girkite iš visos širdies;
• remkites finansine motyvacija;
• kritikuokite darbą, o ne asmenį;
• teisingai įvertinkite rezultatus;
• neužgniaužkite konfliktus, o stenkitės juos išspręsti;
• renkite produktyvius susirinkimus;
• prisiminkite patarlę: „Yra du garbėtroškų tipai: tie, kurie tai pripažįsta, ir mes visi likusieji“.
Literatūra:
Vadybos mokslas ir praktika. Paskaitų konspektas. V., „Technika“, 1993
Bagdonas E., Bagdonienė L. Administravimo principai. K.,
„Technologija“,2000
Seilius A. Firmos kūrimas ir valdymas. Klaipėda, 1994
Seilius A. Organizacijų tobulinimo vadyba. Klaipėda, 1998
Bendravimas yra pranešėjo informacijos perdavimasjos gavėjui įvairais kanalais (būdais) tokiomis sąlygomis, kuriomis gavėjas teisingai supranta informaciją, kuri tampa bendravimo objektu.
Bendravimo procesas – tai socialinių kultūrinių ryšių aplinka, kuri apima ir pačią organizaciją, ir jos socialinę ekonominę aplinką.
SIUNTĖJAS
INFORMACIJOS SIUNTIMAS
INFORMACIJOS KODAVIMAS
GAVĖJAS
ATSAKYMAS
ŠIFRAVIMAS…INFORMACIJA
BENDRAVIMO KANALAS
Trukdžiai
APLINKOS ĮTAKA
BENDRAVIMO KANALAS
KODUOTAS ATSAKYMAS
GRĮŽTAMASIS RYŠYS
VISUOMENINIS ŽMOGIŠKUMAS
Nežodinės informacijos kodavimas yra vienas iš neišspręstų bendravimo komponentų, reikalaujančių partnerio žinių.
DĖMESIO( Nevykstant žodiniam bendravimui, visos kitos nuomonės profesionalaus vadovo gali būti „perskaitytos“ atidžiai sekant gestus.
Motivacija – tai vidinė žmogaus elgesio priežastis, kuri, nors būdama vidinė, yra veikiama išorinių stimulų; pastarieji kiekvieną žmogų veikia individualiai. Šie stimulai yra nukreipti iš išorės ir skatina žmogų imtis vienų veiksmų ir atsisakyti dalyvauti kitose.
SAVIGARBOS
PAGARBOS
FIZIOLOGINIAI
SOCIALINIAI
SAUGUMO