TURINYS
ĮVADAS 31. RAŠTVEDYBOS NORMINIS METODINIS PAGRINDAS 41.1. RAŠTVEDYBOS NORMINĖS METODINĖS BAZĖS SAMPRATA 41.2. LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTO NORMINIAI DOKUMENTAI 5a) Piliečių ir kitų asmenų aptarnavimo Lietuvos archyvų departamente reglamentas 6b) Civilinės būklės aktų įrašų ir jų keitimo dokumentų saugojimo tvarka 6c) Valstybiniuose archyvuose aptarnavimo Lietuvos archyvų departamente reglamentas 61.3. ĮSTAIGOS (ĮMONĖS) RAŠTVEDYBOS INSTRUKCIJA 71.4. PRAKTINĖ DALIS 8ĮVADASKalbant apie raštvedybos norminį metodinį pagrindą reikia pirmiausiai išskirti, kam, kokiu tikslu yra formuojama tam tikra teisės aktų visuma, kodėl būtina plačiai ir labai detaliai reglamentuoti raštvedybos organizavimą bei tvarką. Todėl, manau, kad tikslinga pateikti raštvedybos organizavimo tikslus.Raštvedybos organizavimo tikslai yra:1. Laiku ir kokybiškai parengti dokumentus;2. Tvarkyti ir naudoti dokumentus taip, kad būtų užtikrinta visų turimų dokumentų greita paieška;3. Užtikrinti skaidrią, efektyvią ministerijos, ministerijos padalinių veiklą, administravimo ir atsiskaitymo gebėjimus;4. Išsaugoti dokumentus reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti ministerijos, ministerijos padalinių veiklos įrodymai ir su šia veikla susijusių asmenų teisės.Būtent šiems tikslams pasiekti yra formuojama, kuriama norminį metodinį pagrindą sudaranti teisės aktų visuma.Taigi, šiame darbe aš aptarsiu pagrindinius teisės aktus, kurie formuoja norminę metodinę bazę.Pagrindinis šio rašto darbo tikslas: pateikti raštvedybos norminės metodinės bazės sampratą; aptarti Lietuvos archyvų departamento norminius dokumentus; paanalizuoti įstaigos (įmonės) raštvedybos instrukciją1. RAŠTVEDYBOS NORMINIS METODINIS PAGRINDAS1.1. RAŠTVEDYBOS NORMINĖS METODINĖS BAZĖS SAMPRATANorminė metodinė bazės samprata – tai yra visi įstatymai, kiti teisės aktai, rekomendacijos, kurios skirtos apibrėžti raštvedybos taisykles.Norminės metodinės bazės pagrindą sudaro šie pagrindiniai teisės aktai: 1) Raštvedybos taisyklės, parengtos vadovaujantis Lietuvos Respublikos archyvų įstatymu (Žin., 1995, Nr. 107-2389), Viešojo administravimo įstatymu (Žin., 1999, Nr. 60-1945), Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių įstaigų įstatymu (Žin., 2000, Nr. 10-236), Civiliniu kodeksu (Žin., 2000, Nr. 74-2262), kitais įstatymais ir teisės norminiais aktais, tarptautiniu standartu ISO 15489-1:2001.
2) Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19 (Žin., 2001, Nr. 30-1009 (toliau – Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės). 3) Lietuvos arcyvų departamento įstatymas, patvirtintas 1997 m. gruodžio 23 d. Nr.VIII-588.(Žin., 1997, Nr. 118-3046; 1999, Nr. 107-3101; 2000, Nr. 111-3569) kodekso galiojimas laikinai pratęstas iki 2003 m. sausio 1 d.Raštvedybos taisyklės (toliau – taisyklės) nustato pagrindinius dokumentų rengimo, tvarkymo ir valdymo reikalavimus, kurie taikomi valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, taip pat kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojo administravimo funkcijas (toliau – įstaigos), rašytiniams ir jiems prilygintiems dokumentams, susijusiems su tų įstaigų veikla.Kitiems juridiniams asmenims ir įmonėms, registruotoms įstatymų nustatyta tvarka, šie reikalavimai yra rekomendaciniai, tačiau visi savo veiklos dokumentus turi tvarkyti taip, kad jie būtų išsaugoti ir prieinami įstatymuose ir kituose teisės norminiuose aktuose nustatytą laiką.Dokumentų įforminimo tvarką nustato Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19 (Žin., 2001, Nr. 30-1009 (toliau – Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės).Šis Įstatymas reglamentuoja valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų veiklos dokumentų valdymą.1.2. LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTO NORMINIAI DOKUMENTAILietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės (toliau vadinama – Lietuvos archyvų departamentas, Departamentas) yra Lietuvos Respublikos vykdomosios valdžios institucija.Lietuvos archyvų departamentas savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos Konstitucija, įstatymais, kitais Lietuvos Respublikos Seimo priimtais teisės aktais, Lietuvos Respublikos tarptautinėmis sutartimis, Respublikos Prezidento dekretais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, Ministro Pirmininko potvarkiais, kitais teisės aktais, taip pat šiais Nuostatais.ir naudojimą, nustato valstybinės archyvų sistemos kompetenciją ir uždavinius.Lietuvos archyvų departamentas yra viešasis juridinis asmuo, turintis antspaudą su Lietuvos valstybės herbu ir savo pavadinimu. Lietuvos archyvų departamento buveinė – Mindaugo g. 8, Vilnius, Lietuvos Respublika.
Lietuvos archyvų departamentas yra biudžetinė įstaiga.Lietuvos archyvų departament funkcijos:1. administruoti valstybinę archyvų sistemą.2. formuoja vienodą dokumentų valdymo praktiką valstybės ir savivaldybių institucijose, įstaigose ir įmonėse;3. nustato dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos bendruosius reikalavimus;4. rengia ir tvirtina valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių vidaus administravimo dokumentų, nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų veiklos dokumentų, kurių rengimą nustato teisės norminiai aktai, saugojimo terminų rodykles, tvirtina kartu su centriniais valstybinio administravimo subjektais jiems priskirtoje srityje susidarančių dokumentų saugojimo terminų rodykles;5. rengia ir tvirtina valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių nuolatinio saugojimo dokumentus valstybės archyvams, sąrašą; 6. sprendžia dokumentų nuolatinio saugojimo klausimus ar įgalioja tai spręsti valstybės archyvus;Archyvų veikloje ypač svarbūs yra šie teisės aktai:a) piliečių ir kitų asmenų aptarnavimo Lietuvos archyvų departamente reglamentas;b) civilinės būklės aktų įrašų ir jų keitimo dokumentų saugojimo tvarka;c) valstybiniuose archyvuose aptarnavimo Lietuvos archyvų departamente reglamentasa) piliečių ir kitų asmenų aptarnavimo Lietuvos archyvų departamente reglamentasŠis reglamentas nustato piliečių ir kitų asmenų (toliau – asmenys) aptarnavimo raštu, telefonu ir jiems apsilankius Lietuvos archyvų departamente (toliau – Departamentas) tvarką. Aptarnaujant asmenis, šio reglamento nuostatos taikomos tiek, kiek tų klausimų nereglamentuoja Lietuvos Respublikos įstatymai ar jų pagrindu priimti kiti teisės aktai. Departamente apsilankiusiems asmenims sudaromos sąlygos raštu pareikšti savo nuomonę apie aptarnavimo kokybę ir išdėstyti savo pageidavimus bei pasiūlymus matomoje vietoje padėtoje piliečių ir kitų asmenų pageidavimų, pasiūlymų ir pastabų knygoje. b) civilinės būklės aktų įrašų ir jų keitimo dokumentų saugojimo tvarkaŠi tvarka reglamentuoja miestų ir rajonų civilinės metrikacijos įstaigų, miestų, kuriuose nėra civilinės metrikacijos įstaigų, ir kaimiškųjų seniūnijų seniūnų, Lietuvos Respublikos konsulinių įstaigų įregistruotų civilinės būklės aktų įrašų ir jų keitimo dokumentų saugojimą.Civilinės būklės aktų įrašų ir jų keitimo dokumentų saugojimo terminus nustato Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės. c) valstybiniuose archyvuose aptarnavimo Lietuvos archyvų departamente reglamentasValstybiniuose archyvuose saugomų dokumentų naudojimo tvarka reglamentuoja valstybiniuose archyvuose saugomų dokumentų naudojimą šių archyvų skaityklose.Valstybiniuose archyvuose saugomais dokumentais ir informacijos paieškos sistema turi teisę naudotis juridiniai ir fiziniai asmenys įstatymų, šio ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka.1.3. ĮSTAIGOS ( ĮMONĖS ) RAŠTVEDYBOS INSTRUKCIJA
Pagrindinis vietinis norminis aktas, nustatantis vieningus darbo su dokumentais įmonėje reikalavimus, yra raštvedybos instrukcija. Todėl kiekviena biuro administratorė turi žinoti, kaip parengti teisės aktus atitinkančią ir tikrai veikiančią raštvedybos instrukciją. Trumpai paaiškinti, kaip tai padaryti, sunku ne vien todėl, kad tai yra gana didelės apimties dokumentas, bet ir todėl, kad gerai parengta raštvedybos instrukcija visada yra individuali ir atspindi konkrečios įmonės ypatumus, susijusius su jos organizacine ir teisine padėtimi, funkcijomis, veiklos kryptimis, valdymo struktūra, darbuotojų skaičiumi ir kvalifikacija bei kt. Todėl galima teigti, kad raštvedybos instrukcija – autorinis darbas, reikalaujantis nemažų kūrybinių pastangų (nors kaip ir bet kuris kitas tarnybinis dokumentas nepriskiriamas autorinės teisės objektams.
PATVIRTINTA AB „Obis“ direktorius 2005 m. gruodis 1 d. Įsakymu Nr. 8-25
ADMINISTRATORIAUS PAREIGINIAI NUOSTATAI
I. UŽDAVINIAI IR FUNKCIJOS
1. Organizuoti raštvedybą įstaigoje pagal galiojančius raštvedybos norminius dokumentus.2. Tvarkyti personalo dokumentus.3. Rengti raštinės nuostatus.4. Teikti paramą darbuotojams veiklos dokumentavimo klausimais.5. Organizuoti dokumentų ekspertizės komisijos darbą.6. Rengti archyvo pažymas, išduoti archyvo dokumentų kopijas.
II. TEISĖS
10. Informuoti vadovus apie raštvedybos bei dokumnetų saugojimo būklę ir teikti siūlymus dėl darbo tobulinimo.11. Gauti iš darbuotojų reikalingą informaciją ir informuoti vadovus.
III. ATSAKOMYBĖ
13. Administratorius atsako už: – savo pareigų vykdymą; – metodinę bei dalykinę paramą darbuotojams;
– laiku pateiktą informaciją, keičiantis raštvedybos norminiams dokumentams; – tinkamą dokumentų parengimą saugoti.___________________
SUDERINTA(Parašas)Jonas Grigaitis
PATVIRTINTA AB „Rėžis“ direktorius 2005 m. gruodis 1 d. Įsakymu Nr. 8-25
DARBUOTOJO SAUGOS IR SVEIKATOS ĮVADINĖ INSTRUKCIJA
1. Akcinė Bendrovė „Rėžis“ užsiima metalo tekinimo darbais. 2. Įmonėje pavojinga dirbti su metalo tekinimo staklėmis.3. Darbdavys privalo užtikrinti darbuotojui saugias ir sveikas darbo sąlygas įmonėje dirbant su įrenginiais.4. Darbuotojas privalo laiku atlikti jam pavęsta darbą.5. Darbuotojoas privalo pranešti vadovybei apie darbo vietoje įvykusi nelaimingą atsitikimą, pareigos ir veiksmai įvykus nelaimingam atsitikimui darbe, avarijai, kilus gaisrui (gelbėjimo, medicinos tarnybų iškvietimo tvarka, jų telefono numeriai, telefonų išdėstymo vietos).6. Darbuotojai yra supažindinami su darbo saugos ir sveikatos instrukcijomis:a) įvadinis;b) pirminis darbo vietojec) periodinis darbo vietoje;d) papildomas darbo vietoje;e) specialusis darbo vietoje; 7. Įmonėje yra sudaryti ir išdėstyti evakuacijos keliai, priešgaisrinės ir pirmosios pagalbos priemonės.
Instrukciją parengė __________________________ (vardas, pavardė, pareigos)SUDERINTA(Parašas)Kostas kubilinskas۩SPORTO KLUBAS „SPORTAKAS“GENERALINIS DIREKTORIUS Kodas 253984 Pašlaičių g. 25, LT-2000 Vilnius, Tel. (8~5) 245 48 96, Faks. (8~5) 245 48_____
Uždarajai akcinei bendrovei „Ritmas“generaliniam direktoriui
DĖL SUTARTIES SUDARIMO
Mūsų sporto klubas „Sportakas“ norėtų su jumis sudaryti sutartį įsigijant sportinės įrangos ir jos priedų, nes mes pastebėjome, kad jūsų firmoje prekių kainos mus tenkina.Mums rekomendavo jūsų firmą dėl kokybiškų įrenginių.
Direktorius (Parašas) Vaidas Kunca
Lina Linkevičiūtė,… tel. (8~5) 275 56 95 (Gautų dokumentų registracijos žurnalo forma)_________________________________________(dokumento sudarytojo pavadinimas)
GAUTŲ DOKUMENTŲ REGISTACIJOS ŽURNALAS (identifikavimo žymuo)Reg.Nr. Data Dokumento sudarytojo pavadinimas Gauto dokumento datos ir Nr. Nuoroda Dokumento pavadinimas (antraštė) Rezoliucijos tekstas Vykdytojo parašas Bylos, į kurią įdėtas dokumentas nuoroda Pastabos1 2 3 4 5 6 7 8 91 2005-10-20 Vilniaus savivaldybė 2005-10-01Nr. (22.7)-300 Dėl pašalpos mokėjimo J. Jonušui
Nr. 986-58 2 2005-10-21 Vilniaus savivaldybė 2005-10-08Nr. (30-8)-259 Dėl pensijos permokos J. Jonušui Nr. 658-25 3 2005-10-28 Vilniaus savivaldybė 2005-10-11Nr. (44.2)-489 Dėl pašalpos mokėjimo J. Jonušui Nr. 128-65(Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė) IŠVADOS
Šią temą buvo labai įdomu rašyti, nes kiekvieną dieną dirbdant reikia vadovautis šiomis taisyklėmis. Rašydamas šį darbą aš gavau daug žinių apie dokumentų rašymą, jų įteisinimą. Tinkamai surašyti dokumentą, kad jis neprarastų savo juridinės galios, turėtų teisinę reikšmę bei būtų sudarytas remiantis rekomendacijomis bei patvirtintomis taisyklėmis yra pakankamai sudėtinga, todėl yra priimta nemažai teisės aktų, reglamentuojančių kaip reikia teisingai parengti dokumentą. Pagrindiniai yra šie: Lietuvos Respublikos archyvų įstatymas;Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės; Raštvedybos taisyklės;Kaip buvo minėta, norminė metodinė bazės – tai yra visi įstatymai, kiti teisės aktai, rekomendacijos, kurios skirtos apibrėžti raštvedybos taisykles. Todėl, šiame rašto darbe aš aptariau pagrindinius teisės aktus, kurie reglamentuoja raštvedybos veiklą. Taigi, galima daryti išvadą, kad norint tinkamai bei pagal reikalavimus paruošti dokumentą, reikia būti susipažinus su pagrindiniais teisės aktais, kurie ir sudaro norminę metodinę raštvedybos bazę, o kadangi tai pakankamai kintanti reglamentavimo sritis, tai nepakanka būti tik susipažinus su šiais teisės aktais, būtina raštvedybos žinias nuolat atnaujinti bei tobulinti, ypač jei raštvedybos taisyklių taikymas yra neatskiriama einamų pareigų dalis, todėl galiu padaryti pagrindinę išvadą, kad norminis metodinis pagrindas yra nuolat kintanti teisės aktų bazė.
LITERATŪRA
1. LAURINAVIČIENĖ A. Raštvedyba. – V., 1995.2. LAURINAVIČIENĖ A, RANCOVA G. Raštvedyba. Dokumentų rengimo ir įforminimas. – V., 2003.3. LAURINAVIČIENĖ A, RANCOVA G. Raštvedyba.Personalo Dokumentai. – V., 2004.4. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 12 28 įsakymas Nr. 88 „Dėl raštvedybos taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2002, Nr. 5-211).
5. Lietuvos Respublikos ministerijų, departamentų, organizacijų ir įstaigų pavyzdinė raštvedybos instrukcija / Lietuvos archyvų generalinė direkcija prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės. – V., 1990.