KLAIPĖDIS VERSLO IR TECHNOLOGIJŲ KOLEGIJOS VERSLO FAKULTETAS
RAŠTVEDYBOS IR DUOMENŲ APDOROJIMO KOMPIUTERIU REFERATAS
Darbą atliko: neakyvaizdinių studijų
1 dn kurso studentė Janina Jonušienė
Darbą tikrino: dėstytoja XXXX XXXXX
Klaipėda, 2003 m.
Klausimai ir užduotys raštvedybos diferencinei įskaitai
TURINYS:
|Antraštė |Puslapi|| |s |
1. Vadovaujantis nurodyta literatūra atsakyti raštu į klausimus: 3 1. Kaip tvarkomi ir registruojami gaunami dokumentai? 3-4 2. Kaip tvarkomi ir registruojami įstaigoje parengti dokumentai? (informaciniai siunčiamieji ir vidaus dokumentai). 5-7 3. Kaip turi būti sudaromos ir formuojamos įstaigos bylos? Kas tai yra bylų no- menklatūra? 8-12 4. Kaip vykdoma dokumentų vertės ekspertizė? 13 5. Apibūdinkite dalykinio laiško užsienio partneriams sudedamąsias dalis. Kokie bendrieji rašymo į užsienį dalykinio laiško reikalavimai? 14-212. Mokėti parengti: įvairius raštus, pažymą, aktą, protokolą, įsakymą, prašymą, gyvenimo aprašymą. 22 1. Parengti dokumentai 22-31Priedai 32-42Naudota literatūra ir interneto svetainės43
1. Vadovaujantis nurodyta literatūra atsakyti raštu į klausimus:
1.1. Kaip tvarkomi ir registruojami gaunami dokumentai?
1. Visa gaunama įstaigos, įmonės ar organizacijos korespondencija yra priimama už tai atsakingo skyriaus arda darbuotojo. Visa korespondencija yra paskirstoma vadovo nustatyta tvarka. 2. Gauti dokumentai išimami iš vokų ir peržiūrimi. Vokai prie dokumentų nesegami, nebent siuntėjo adresas yra nurodytas tiktai ant voko. Arba reikia pašto antspaudo dokumento išsiuntimo ir gavimo datai įrodyti. Jeigu gautame dokumente trūksta nurodytų pridedamų priedų, apietai pranešame siuntėjui. 3. Jeigu dokumentai yra atnešti blogu adresu, juos persiunčiame adresatui arba grąžiname siuntėjui kartu su voku. 4. Jeigu kartu su gaunamu dokumentu (prašymu, pareiškimu) yra pateikiami asmens dokumentai (asmens pasas, gimimo liudijimas, socialinio draudimo pažymėjimas), tai padarius asmens dokumentų kopijas, originalai yra bgrąžinami pateikusiajam. 5. Gaunami dokumentai, kurie yra adresuoti įmonei, įstaigai ar organizacijai, jų vadovams, poskyriams arba darbuotojams, turi būti registruojami. Yra neregistruojamų gaunamų raštų, tai: sveikinimai, kvietimai,reklaminiai bukletai, privatūs laiškai ir kt. Kurie nėra susiję su įmonės,įstaigos ar organizacijos veikla, atsakomybe ir rizika, kuri kyla dėldokumentų neįregistravimo. 6. Visi gaunami dokumentai, kurie turi būti registruojami, yra suregistruojami į gautų dokumentų registracijos žurnalą (1 priedas, 32 psl.). Ant gautų dokumentų yra užrašoma dokumento gavimo registracijos žyma. Ji yra rašoma arba dedamas spaudas gauto dokumento pirmo lapo viršutinėje paraštėje dešiniam kampe. Žymą sudaro: 1. įmonės, įstaigos ar organizacijos pavadinimas kuri gavo dokumentą (įmonės, įstaigos ar organizacijos pavadinimas gali būti sutrumpintas); 2. po juo žodelis „Gauta”; 3. po juo rašoma dokumento gavimo data ir registracijos numeris, pvz.:
7. Gauti dokumentai elektroniniu paštu, faksu ar kitais telekomunikacijų įrengimais, kurie garantuoja dokumento patikimumą, yra atspausdinami ir užregistruojami gautų dokumentų registracijos žurnale bendra tvarka. Jeigu vėliau įmonė, įstaiga ar organizacija gauna šitų dokumentų originalus, tai jie yra užregistruojami tuo pačiu numeriu ir data, kaip gauti prieš tai dokumentai elektroniniu paštu, faksu ar kitais telekomunikacijų įrenginiais. 8. Visi įmonėje, įstaigoje ar organizacijoje užregistruoti dokumentai yra perduodami vadovui. Vadovas susipažįsta su gautais dokumentais ir, jeigu reikia, parašo rezoliucijas, kuriomis paskiria atsakingus asmenis, užduotis ir jų įvykdymo terminus. Rezoliucija rašoma tarp dokumento sudarytojo pavadinimo irdokumento teksto laisvame lapo plote, kad neliestų kitų rekvizitų.Rezoliucija dažniausiai rašoma ranka. Rezoliucijoje rašoma atsakingo asmens(vykdytojo) vardas ir pavardė, užduoties turinys, jos įvykdymo terminas(jeigu reikia), parašas, data, pvz.: ISOS vedėjui S.Makarevičiui Operatyviai atsakyti raštu iki 2003-05-07 (parašas) 2003-05-02 Jeigu užduotis dokumente yra pavedama atlikti keliems darbuotojas,tai pirmoji yra rašoma už užduoties vykdymą atsakingo asmens. 9. Vadovas dokumentus su rezoliucijomis grąžina skyriui arba darbuotojui atsakingam už dokumentų registraciją. Rezoliucijos yra surašomos į gautų dokumentų registracijos žurnalą ir tada dokumentai yra perduodami darbuotojams atsakindiems už užduočių vykdymą. 10. Darbuotojas atsakingas už užduoties vykdymą atlikęs ją, dokumentą įsega į ylą, jeigu jis atsakingas už šios bylos sudarymą. Arba atiduoda skyriui ar darbuotojui atsakingam už šios bylos sudarymą. Jei užduotis yra įvykdoma pranešant duomenis telefonu, tadaatsakingas asmuo pasirašo ir nurodo datą, kada buvo skambinta, dokumentopaskutiniame lape virš apatinės paraštės.
1.2. Kaip tvarkomi ir registruojami įstaigoje parengti dokumentai? (informaciniai siunčiamieji ir vidaus dokumentai).
1.2.1. Įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje parengti dokumentaiyra užregistruojami tada, kai juos pasirašo ar patvirtina. 1.2.2. Dokumentai duodami pasirašyti arba tvirtinti turi būtiparašyti nustatyta tvarka ir suderinti: 1.2.2.1. tvarkomieji dokumentai (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) ir jais tvirtinami organizaciniai dokumentai (nuostatai, įstatai, taisyklės, reglamentai ir kt.) turi būti vizuoti juos rengusių asmenų, bei kitų atsakingų darbuotojų. Taip pat nustatytais atvejais pagal teisės norminius aktus – gali būti suderinti su suinteresuotomis įstaigomis, įmonėmis ar organizacijomis, pvz.: įstaigos bylų nomenklatūra derinama su Valstybiniu archyvu; Suderinimo žyma, atlikus tam skirtas procedūras, rašoma po parašo
rekvizitu arba po teksto baigiamuoju brūkšniu (organizaciniuosedokumentuose). Ji susideda iš žodžio “SUDERINTA”, įstaigos, su kuriadokumentas buvo derinamas, vadovo pilno pareigų pavadinimo, parašo, vardoir pavardės bei suderinimo datos, išdėstytų kampiniu vėliaviniu būdukairėje lapo pusėje. Suderinimo žymuo negali išsiplėsti toliau dokumentovidurio, pvz.:SUDERINTA Klaipėdos apskrities valstybinio archyvo direktorius (parašas) Vilius Matonis 2003-05-07
Jei derinama su keliomis įstaigomis, tokie patys suderinimo žymensrekvizitai tik dar vienos suinteresuotos įstaigos rašomi dokumentoviduryje, lygiagrečiai pirmajai suderinimo žymai. Dokumentas gali būti suderintas raštu (kitu dokumentu), tadasuderinimo žymoje paliekami visi rekvizitai, išskyrus parašo, vardo irpavardės bei datos vietoje įrašomas gauto rašto data, dokumento pavadinimasir jo numeris, pvz.:
SUDERINTA Lietuvos Respublikos Socialinės apsaugos ir darbo ministras 2003-05-07 raštu Nr. 0-00-(00)
Dokumento rengėjo nuorodą sudaro rengėjo vardas ir pavardė,telefono numeris ir kiti duomenys, leidžiantys su juo susisiekti (faksas,elektroninio pašto adresas ir kt.), išdėstyti vienoje eilutėje paskutiniolapo apačioje virš apatinės dokumento paraštės kairėje lapo pusėje, pvz.:
Janina Jonušienė, tel.: (8 ~ 45) 45 45 45, faksas: (8 ~ 45) 45 46 47, el.paštas: janinaj@xxx.lt
2. vadovui duodami tvirtinti dokumentai (sąrašai, aktai, planai, taisyklės, nuostatai ir kt.) turi būti pasirašyti atsakingų darbuotojų. Jeigu reikia tvirtinamieji dokumentai būna vizuoti jų rengėjų; 3. informacinių siunčiamųjų įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų (raštai, pažymos, aktai, protokolai ir kt.) teikiama tvirtinti tiek egzempliorių, kiek pasirašytų bus siunčiama, ir egzempliorius su rengusio dokumentą darbuotojo viza. Jeigu siunčiamas dokumentas yra atsakymas į gautą raštą, tai jis pateikiamas kartu su dokumentu, į kurį yra atsakoma. 1.2.3. Paprastai tik vienas dokumento egzempliorius būnapasirašomas arba tvirtinamas. Jeigu informacinis siunčiamasis dokumentas yra adresuotas keliemsnurodytiems adresatams, tada yra pasirašoma ant kiekvieno dokumentoegzemplioriaus skirto kiekvienam adresatui. Jeigu siunčiamas dokumentas pagal adresatų sąrašą arba yraapibendrintai nurodyti adresatai, tada gali būti pasirašytas tik vienassiunčiamo dokumento egzempliorius, o adresatams išsiunčiame dokumentopatvirtintas kopijas arba nuorašus. Jeigu dokumento sudarytojų yra ne vienas, o keletas, taipasirašoma tiek egzempliorių dokumento, kiek sudarytojų buvo rašantdokumentą. 1.2.4. Dokumentai įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje yraregistruojami vieną kartą. Tvarkomieji, informaciniai, siunčiamieji beikiti įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje parašyti dokumentai yraužregistruojami jų pasirašymo arba tvirtinimo dieną. Kol dokumentainesuregistruoti, tolimesnės procedūros sustabdomos. 1.2.5. Dokumentai įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje yraregistruojami tokia tvarka: 1. dokumentų registracijos žurnale ir dokumente yra įrašomi šie duomenys: dokumento registracijos data ir registracijos numeris; 2. taip pat dokumentų registracijos žurnale yra įrašomas dokumento pavadinimas (antraštė ar trumpas turinys); 3. atsižvelgiant į įmonės, įstaigos ar organizacijos vykdomą veiklą, joje naudojamas technologijas bei registruojamus dokumentus, dokumentų registracijos žurnale gali būti įvairių papildomų su dokumentų tvarkymu susijusių duomenų: užduoties vykdytojo parašas, kontrolės ir dokumento įdėjimo į bylą nuorodos, rezoliucija (užduoties vykdytojo vardas ir pavardė, užduotis ir jos įvykdymo data), bei kiti reikalingi duomenys. 1.2.6. Kai dokumentus užregistruoja, yra atliekamos šios tolesnėsprocedūros: 1. įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje paruoštos dokumentų kopijos ir nuorašai yra tvirtinami antspaudu, kuris yra dedamas taip, kad uždengtų kelis paskutinius dokumento kopijas ar nuorašus tvirtinančio asmens pareigų pavadinimo simbolius, organizaciniuose dokumentuose antspaudas dedamas po baigiamuoju brūkšniu; 2. informaciniai siunčiamieji dokumentai yra išsiunčiami adresatams, o patvirtinti dokumentų nuorašai vizuoti rengėjų yra įsegami į bylas. Jeigu adresatams yra siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos arnuorašai, arba dokumentas siunčiamas elektroniniu paštu ar faksu arkitokiais telekomunikacijų įrenginiais, į bylą yra segamas pasirašytas irrengėjo vizuotas dokumentas. Tiktai dokumentuose siunčiamuose elektroniniupaštu ar kitokiais telekominikacijų įrenginiais dokumento rengėjas arsiuntėjas nurodo, kad dokumento originalas nebus išsiųstas. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, tai į bylą jis segamaskartu su dokumentu, į kurį atsakoma. 1.2.6.3. jeigu reikia su tvarkomaisiais dokumentais darbuotojai būna supažindinami pasirašytinai ir tada dokumentai būna susegami į bylą; Supažindinimo žyma rašoma paskutinio lapo antroje pusėjevėliaviniu kampiniu būdu parašant žodį “Susipažinau” po to “Sutinku” arba“Nesutinku”, rašant parašo, vardo ir pavardės bei datos arabiškų skaitmenųgrupėmis rekvizitus. Jeigu darbuotojas parašo, kad “Nesutinku” prie todokumento reikia pridėti ir nesutikusio darbuotojo paaiškinimą kodėl jisnesutinka, pvz.:
Susispažinau (Parašas) (Vardas ir pavardė) (data)
arba
(Parašas) (Vardas ir pavardė) (data)
4. jeigu darbuotojus reikia supažindinti pasirašytinai su patvirtintais organizaciniais dokumentais, supažindinimo žymos yra rašomos patvirtintose dokumento kopijose ar nuorašuose; kopijos ar nuorašai yra segami į darbuotojų
asmens bylas, jei kitaip nenumatyta; 5. tvarkomųjų dokumentų ir jais patvirtintų organizacinių dokumentų patviritntos kopijos ar nuorašai, jei reikia yra persiunčiami pavaldžiops įstaigoms, įmonėms ar organizacijoms arba perduodami asmenims atsakingiems už užduoties vykdymą; 6. informaciniai įstaigos, įmonės ar organizacijos vidaus dokumentai segami į bylą po jų užregistravimo ar po užduočių įvykdymo. Jeigu kitoms įstaigoms, įmonėms ar organizacijoms reikia šiųdokumentų patvirtintų kopijų ar nuorašų, tai jos siunčiamos su lydraščiu.1.3. Kas tai yra bylų nomenklatūra? Kaip turi būti sudaromos ir formuojamos įstaigos bylos?
Bylų nomenklatūra. Bylų sudarymas.
Įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų tvarkymui, bei jųvaldymui visose veiklos srityse ir tvarkingam bylų sudarymui garantuotituri bųti sudarytas numatomų pildyti bylų planas kuris vadinamas – bylųnomenklatūra. Bylų nomenklatūra (2 priedas, 33-34 psl.) yra rengiama kiekvienaismetais, likus 1 mėnesiui iki naujų raštvedybinių metų pradžios. 1. Bylų nomenklatūroje bylos yra suskirstytos pagal įstaigos, įmonės ar organizacijos veiklos sritis bei atliekamas funkcijas. Bylų nomenklatūroje iš eilės kaip punktai yra numeruojamos įstaigos, įmonės ar organizacijos veiklos sritys, o kiekvienos srities bylos yra numeruojamos atskira numeracija, kaip papunkčiai. 2. Bylų nomenklatūroje kiekvienai įrašytai bylai yra suteikiamas numeris, jį sudaro bylų nomenklatųros punkto ir papunkčio eilės numeriai. Bylos numeris gali būti papildytas ir kitais duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą, pvz.: 6.2-55 (6.2 – eilės numeris „Tarnautojų asmens bylos”, 55 – struktūrinis padalinys „Gargždų poskyris”). 3. Bylų nomenklatūroje surašomos visos bylos kurias įstaiga, įmonė ar organizacija ves arba tęs kitais raštvedybiniais metais. Kiekvienos nomenklatūroje įrašytos bylos saugojimo terminainurodomi vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminųrodykle, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie LirtuvosRespublikos Vyriausybės 1997 m. rugpjūčio 15 d. įsakymu Nr. 38, kitaisnorminiais aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus. Jeigu byloms nėra nustatyti saugojimo terminai teisės norminiaisaktais, tada saugojimo terminą bylų nomenklatūroje siūlo ir nurodoįstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų ekspertų komisija, kuridokumentus įvertina pagal jų reikalingumo kriterijus. Bylų nomenklatūroje turi būti nurodomi už bylų tvarkymą atsakingiskyriai arba darbuotojai. 4. Bylų nomenklatūra sudaroma remiantis bendrais bylų sudarymo principais: 1. bylos yra sudaromos iš dokumentų, įstaigos, įmonės ar organizacijos parašytų ar gautų per vienus raštvedybinius metus, išskyrus bylas kurios yra tęsiamos, jos yra sudaromos iš tų dokumentų kurie sukaupiami per tam tikrą apibrėžtą proceso laikotarpį; 2. dokumentai yra segami pagal jų saugijimo terminus į atskiras bylas; 3. į atskiras bylas yra segami dokumentai, prie kurių priėjimą riboja įstatymai; 4. bylos gali būti sudarytos pagal įvairius požymius: rūšis, temas, dokumentų sudarytojus. Pasirenkant vieną požymį ar jų derinį: – įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje parašyti tvarkomieji dokumentai (nutarimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) yra segami į atskiras bylas pagal jų rūšis ir saugojimo terminus. Organizaciniai dokumentai (nuostatai, taisyklės, instrukcijos irkt.) yra segami kartu su tvarkomaisiais dokumentais, kuriais jiepatvirtinti. – gauti tvarkomieji dokumentai įstaigos, įmonės ar organizacijos veiklos klausimais (nutarimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) turi būti segami pagal jų rūšis ir kas juos sudarė. Tačiau jei jų yra gaunama nedaug, jie gali būti segami į vieną bylą. – dokumentai kuriais yra susirašinėjama bylos sudaromos pagal temas. – pasibaigus dokumentų registracijos žurnalų pildymo laikotarpiui, yra segami į bylas pagal jų saugojimo laikotarpį. Jeigu žurnalas nesudaro atskiros bylos tai jį segame į žurnale registruotų dokumentų bylas. Jeigu žurnalai yra pildomi skaitmeninėse laikmenose, juosatspausdiname ir segame į bylas. Jeigu tie žurnalai turi būti saugomi iki 5metų, jie gali būti saugomi skaitmeninėse laikmenose. – darbuotojų asmens bylos sudaromos iš dokumentų, patvirtintų dokumentų kopijų ir nuorašų, tiesiogiai susijusių su konkrečiu darbuotoju per visą jo dirbtą laiką įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje. 5. Bylų antraštės bylų nomenklatųroje turi būti konkrečios, nurodyti turinį ir rūšį dokumentų esančių byloje: 1. jeigu byloje yra susegti dviejų rūšių dokumentai, tada bylos antraštėje turi būti nurodomos abi dokumentų rūšys; 2. jeigu byloje vienu klausimu yra susegti trijų ir daugiau rūšių dokumentai, tai bylos antraštėje apibendrintai yra rašoma „dokumentai”; 3. jeigu byla yra sudaryta iš vieno dokumento, tai jos antraštė bus dokumento pavadinimas; 4. susirašinėjimo dokumentų bylų antraštėje turi būti nurodyti apibendrinti arba konkretūs korespondentų pavadinimai bei susirašinėjimo temos, pvz.: Susirašinėjimo su policijos nuovadomis asmenų registracijos darbo biržoje klausimais dokumentai; 5. planų, ataskaitų, sąmatų ir panašių bylų antraštėse turi būti nurodomas apimamas laikotarpis, pvz.: 2002 metų sąmata; 2002 metų mėnesių ataskaitos; 6. bylų antraštėse negalima vartoti pavadinimų trumpinimų ir nekonkrečios formuluotės, pvz.: benkras susirašinėjimas ir pan. 6. Sudarytos vienarūšės bylos į bylų nomenklatūrą yra rašomos viena apibendrinta antrašte, pvz.: Tarnautojų asmens bylos. Vienarūšėms
byloms bylų nomenklatūroje duodamas vienas numeris (indeksas), o pastabose yra parašomas jų apskaitos dokumentas, pvz.: Pagal sąrašą; Pagal žurnalą. 7. Įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų ekspertų komisija svarsto bylų nomenklatūros projektą. Jeigu dokumentų ekspertų komisija pritaria bylų nomenklatūros projektui, bylų nomenklatūra toliau derinama su įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentus komplektuojančiu valstybiniu archyvu, jei įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentų valstybinis archyvas nekomplektuoja – su įstaiga, įmone ar organizacija kuriai ji pavaldi ar kurios reguliavimo sričiai priklauso. Du bylų nomenklatūros egzemplioriai turi būti teikiami derinimui,prieš tai turi būti pasirašyti atsakingo rengėjo ir vizuoti įstaigos,įmonės ar organizacijos dokumentų ekspertų komisijos pirmininko. Vienasbylų nomenklatūros egzempliorius lieka teikiančiai derinti įstaigai, įmoneiar organizacijai, o kitas įstaigai, įmonei ar organizacijai su kuria yraderinama bylų nomenklatūra. 8. Jei per raštvedybinius metus yra gaunama arba parašoma dokumentų, kurių byloms nėra numatyta antraščių bylų nomenklatūroje, yra rengiamas bylų nomenklatūros papildymų sąrašas (3 priedas, 35 psl.). Į šį sąrašą įrašytoms naujoms byloms yra suteikiamas numeris, kuris eina iš eilės pagal patvirtintos bylų nomenklatūros atitinkamo punkto papunktį. Šitas sąrašas kartu su kitų metų bylų nomenklatūra yra derinamasir tvirtinamas. 9. Jei vienarūšių bylų sudarymo nenustato kiti teisės norminiai aktai, tai tos bylos yra įrašomos į bylų apskaitos žurnalus, sąrašus (4 priedas, 36 psl.). 10. Dokumentai į bylas per raštvedybinius metus pagal patvirtintą bylų nomenklatūrą yra segami pagal šiuos reikalavimus: 1. segamų dokumentų į bylą rūšys ir turinys turi atitikti bylų nomenklatūroje įrašytą bylos antraštę. Ant bylos turi būti užrašyti bylos antraštė ir indeksas; 2. į bylą segamas tik vienas dokumento egzempliorius. Jei buvo gautas dokumentas elektroniniu paštu, faksu ar kitais telekomunikacijų įrenginiais ir buvo užregistruotas, jame yra rezoliucija, o vėliau buvo atsiūstas šito dokumento originalas, į bylą yra segami originalus dokumentas ir seniau gautas lapas su jį gavusios įstaigos, įmonės ar organizacijos parašytais rekvizitais; 3. jei tvarkomoje byloje netaikomi kiti sisteminimo reikalavimai, tai dokumentai susegami chronologine tvarka; 4. jeigu dokumentai vardiniai, tai byloje jie sisteminami pagal pavardes abėcėlės tvarka; 5. jeigu dokumentai segami su priedais ir pridedamais dokumentais, tai priedai ir pridedami dokumentai segami prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso. Jeigu priedų ir pridedamų dokumentų yra labai daug, jie gali būti segami į atskirą bylą; 6. byloje gali būti segama vaizdinė medžiaga, įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje parengti įvairūs leidiniai, kurie susiję su įstaigos, įmonės ar organizacijos atliekama veikla ir funkcijomis; 7. dokumentų juodraščiai ir grąžintini dokumentai į bylas nesegami; 8. dokumentai kurie saugojami ilgai arba nuolatinai į bylas segami išėmus segtukus ir sąvaržėles; 9. sudaromoje byloje lapų negali būti daugiau kaip nuo 150 iki 200. Jei lapų yra daugiau yra sudaroma kita byla. 11. Pasibaigus raštvedybiniams metams yra suvedami bylų sudarymo statistiniai duomenys, jie rašomi bylų nomenklatūros suvestinėje (5 priedas, 37 psl.), pagal bylų nomenklatūrą, jos papildymų sąrašą, vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus jų apskaitos dokumentus. Patvirtinta bylų nomenklatūros suvestinės kopija ar nuorašas per 40 kalendorinių dienų nuo raštvedybinių metų pabaigos yra išsiunčiama įstaigai, įmonei ar organizacijai su kuria buvo derinta bylų nomenklatūra.Bylų tvarkymas.
12. Bylos tavrkomos praėjus vieniems raštvedybiniams metams po bylų užbaigimo. 13. Jeigu įstaigoje, įmonėje ar organizacijoje yra struktūrinių padalinių, tai įstaigos, įmonės ar organizacijos vadovas nustato darbuotojus atsakingus už bylų sutvarkymą šiuose padaliniuose. Bylų perdavimas iš vieno struktūrinio padalinio kitam arba darbuotojams atsakingiems už bylų perėmimą įforminamas aktu (6 priedas, 38 psl.), kur surašomos perimamos bylos. 14. Bylos tvarkomos: 1. pagal įstaigos, įmonės ar organizacijos bylų nomenklatūrą ir teisinius aktus, yra tikrinami kiekvienos bylos ir joje susegtų dokumentų saugojimo terminai, kuriuose jie nustatyti; 2. pagal nustatytą ar patvirtintą požymį yra tikrinamas dokumentų sisteminimas bylose; Ilgo ir nuolatinio saugojimo dokumentai yra segami chronologinetvarka (dokumentai segami nuo anksčiausios dokumento datos ir baigiamisegti vėliausia data), jei nėra taikoma kita sisteminimo tvarka. Bylose kursegami susirašinėjimo dokumentai, atsakomasis dokumentas segamas poiniciatyvinio dokumento, nežiūrint į tai kokios datos atsakomasisdokumentas. 1.3.14.3. jeigu byloje yra randama dokumentų, kurie neatitinka bylos antraštės ar bylos saugojimo termino, tie dokumentai yra susegami į reikiamas bylas. Jeigu byloje yra juodraščių, nereikalindų dokumento egzempliorių,sąvaržėlių, segtukų, žymeklių, jie turi būti išimti. 15. Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų lapai turi būti sunumeruoti nustatyta tvarka pagal raštedybos taisykles: 1. bylos lapai numeruojami grafitiniu pieštuku arba numeratoriumi; 2. lapo numeris rašomas arabiškais skaitmenimis viršutiniame dešiniajame kampe, kad neliestų teksto; 3. antraštinis lapas ir baigiamojo įrašo lapas yra nenumeruojami, bylos vidaus apyrašas yra numeruojamas atskirai. Visi kiti byloje susegti dokumentų lapai numeruojami iš eilės;
4. bet kurio formato lapas, įsegtas į bylą vienu kraštu, yra numeruojamas kaip vienas lapas, o jei sulenktas ir įsegtas per vidurį tada numeruojama kaip du lapai; 5. jei byloje yra segamos nuotraukos, brėžiniai ar kiti panašūs dokumentai, tai lapo numeris rašomas antroje dokumento pusėje, kairiajame kampe. Jei anksčiau paminėti dokumentai priklijuojami ant popieriaus lapų, numeriai rašomi šalia dokumentų. Jei dokumentai yra sudėti į voką, jie numeruojami iš eilės kaip ir kiti byloje esantys dokumentai. Jei ant voko yra užrašyta kažkokia informacija tai vokas numeruojamas kaip bylos lapas; 6. jei byloje yra įsegtas spaudinys, tai jam užrašome bylos lapo atitinkama eilės numeri, tačiau visi jo lapai nenumeruojami iš naujo. Tada bylos baigiamajame įraše įrašome, kad byloje yra įsegtas spaudinys. Tačiau jei spaudinio lapai nesunumeruoti arba sunumeruoti neišeilės, tada sunumeruojame spaudinio lapus eilės tvarka, kaip ir kitus bylos lapus; 7. jei tikrinant bylos numeravimą yra randamos klaidos, tada yra taisomas bylos numeravimas: – jei randame nesunumeruotų bylos lapų, tai numeruojame prieš juos sunumeruoto lapo numeriu, tik prirašome mažąsias raides abėcėlės tvarka, pvz.: 13a, 13b, 13c ir t.t.; – jei randame kelis bylos lapus sunumeruotus tuo pačiu numeriu, tai šalia antrojo numerio ir daugiau parašome mažasias raides abėcėlės tvarka; – jei byloje randame praleistų bylos lapų numerių, tai jie yra įrašomi bylos baigiamajame įraše; – jei tikrinant bylos numeravimo klaidas, yra randama labai daug klaidų, tada byla pernumeruojama iš naujo: buvę lapų numeriai perbraukiami ir šalia rašomi nauji numeriai. 1.3.15.8. sunumeravus bylos lapus, bylos pabaigoje yra įsegamas bylos baigiamojo įrašo lapas (8 priedas, 40 psl.), kuriame yra surašoma byloje: sunumeruotų lapų skaičius, lapų su defektais (išblukęs tekstas, sulieti, suplyšę ir t.t.) numeriai, įsegtų spaudinių skaičius ir atskirai nurodomas vidaus apyrašo lapų skaičius. Jei taisome bylos numeravimą, tai būna užpildomas naujasbaigiamasis įrašas, kuriame būna užrašomi bylos duomenys po pataisyto lapųnumeravimo. Jei byla sudaryta aplanke su raišteliais tai naujasis bylosbaigiamojo įrašo lapas yra įrišamas, o jei byla įrišta į kietus viršeliustada įklijuojamas. Kiekvienos ilgo ar nuolatinio saugojimo bylos lapai numeruojamiatskirai. 16. Paprastai laikinojo saugojimo bylų lapai nenumeruojami. Jeigu laikino saugojimo bylas ar atskirus dokumentus iš jos reikiaperduoti kitoms institucijoms. Tai bylos lapai gali būti sunumeruojami irparašomas bylos baigiamasis įrašas. 17. Jeigu reikia papildomai dokumentų apskaitai ar paieškai organizuoti, yra sudaromi bylų vidaus apyrašai. Vidaus apyraše yra surašomi byloje susegti dokumentai ir nurodoma jų vieta byloje (7 priedas, 39 psl.). 18. Baigiamas bylos tvarkymas jos įforminimu: rašomas bylos baigiamasis įrašas (8 priedas, 40 psl.) ir įforminamas bylos antraštinis lapas (9 priedas, 41 psl.): 1. baigiamajame įraše yra užrašomas bylos lapų skaičius bei jų įpatumai; 2. antraštiniame lape turi būti užrašyti šie bylos duomenys: bylą sudariusios ar struktūrinio padalinio pavadinimas, bylos indeksas ir antraštė, chronologinės ribos ir data bei bylos saugojimo terminai: – rašomas įstaigos, įmonės ar organizacijos pavadinimas turi atitikti teisės norminiais aktais nustatytą pavadinimą. Jeigu įstaiga, įmonė ar organizacija turi įteisintą sutrumpintą pavadinimą, jis yra rašomas skliausteliuose po pilno pavadinimo, pvz.: Valstybinė atominės energetikos inspekcija (VATESI). Jeigu įstaigos, įmonės ar organizacijos pavadinimas keitėsi bylos sudarymo metu, tai antraštiniame lape yra rašomas paskutinis įstaigos, įmonės ar organizacijos pavadinimas; – bylos antraštė ir indeksas yra rašomi pagal bylų nomenklatūrą. Pagal byloje susegtų dokumentų sudėtį yra tikslinama bylos antraštė; – bylos chronologinės ribos yra nustatomos pagal byloje įsegtą anksčiausiai užregistruotą įstaigos, įmonės ar organizacijos dokumentą ir vėliausio dokumento datą. Jei bylą sudaro vienas dokumentas, tai bylos datą atitinkadokumento data. Jei bylą sudaro vienas ar keli tęstiniai dokumentai, tai bylosdata yra metai. 1.3.18.3. jei ant laikino saugojimo bylos segtuvo yra užrašyti bylos aprašymo duomenys, tai antraštinis lapas gali būti nerašomas. 19. Iki perdavimo užbaigtų bylų saugojimui, sutvarkytos bylos ieškomos ir jų apskaita daroma pagal bylų nomenklatūrą, jos papildymų sąrašą ir suvestinę bei vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytos tvarkos dokumentus.1.4. Kaip vykdoma dokumentų vertės ekspertizė?
1. Įstaigose, įmonėse ar organizacijose dokumentai vertinami pagal jų reikalingumą: 1. įstaigos, įmonės ar organizacijos administravimo ir informaciniams poreikiams; 2. pagal įstaigos, įmonės ar organizacijos teisės norminių aktų nustatytus atsakomybės ir veiklos įrodymams; 3. su įstaigos, įmonės ar organizacijos veikla susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisėms užtikrinti; 4. pagal požymius kurie tiktų numatomiems ar galimiems tyrimams atlikti; 5. įrodymams ir informacijai apie įstaigos, įmonės ar organizacijos teises, pareigas, politiką, veiklą, ryšius, interesus, mokslo ir kultūros tikslais. 2. Visų dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo tos bylos į kurią
jie susegti užbaigimo metų pabaigos. Jei bylos saugojimo terminas yra pasibaigęs pagal bylųnomenklatūroje nurodytą terminą, yra atliekama joje esančių dokumentųvertės ekspertizė ir tada priimamas sprendimas ar ją toliau saugoti arsunaikinti. 3. Dokumentų vertinimą, sprendimus dėl jų tolesnio saugojimo arba atrinkimo naikinti atlieka ir siūlo įstaigos, įmonės ar organizacijos struktūriniai padaliniai, administruojantys atitinkamą veiklos sritį, kartu su skyriais ir darbuotojais kurie yra atsakingi už dokumentų ir bylų apskaitos tvarkymą. 4. Pagal šiose taisyklėse nurodytus kriterijus įvertintiems dokumentams ir byloms būna numatomi tolesnio dokumentai ir bylos saugojimo terminai arba būna atrenkami naikinti: 1. iš bylose buvusių ir atrinktų toliau saugoti dokumentų būna sudaromos naujos bylos pagal numatomus jų saugojimo terminus; 2. naujai atrinkti dokumentai ilgam ir nuolatiniam saugojimui ir iš jų sudarytos naujos bylos įforminamos ir įrašomos į apyrašus kartu su tvarkomų raštvedybinių metų bylomis pagal nustatyta tvarka; 3. sudaromas naujas sąrašas atrinktų ir sudarytų naujų bylų, kurioms pratęstas pasibaigęs laikino saugojimo terminas; 4. surašomas naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktas (10 priedas, 42 psl.). 5. Įstaigos, įmonės ar organizacijos DEK svarsto visų dokumentų vertės ekspertizę atlikusių atsakingų struktūrinių padalinių siūlymus, motyvus dėl atrinktų dokumentų naikinimo ar tolesnio jų saugojimo ir pateiktus apskaitos dokumentus. Po DEK pritarimo, jos pirmininkas vizuoja pateiktus apskaitosdokumentus. 6. Naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktą ir bylų apyrašus, suderintus pagal šių taisyklių nustatytą tvarką, tvirtina įstaigos vadovas. Aktas būna tvirtinamas, kai tų metų ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos pagal nustatyta tvarka yra įrašytos į apyrašus.TVIRTINU Direktorius (parašas) Egidijus Banys
Po akto patvirtinimo dokumentai turi būti sunaikinti taip, kadjuose esanti informacija būtų neatpažįstama.
1.5. Apibūdinkite dalykinio laiško užsienio partneriams sudedamąsias dalis. Kokie bendrieji rašymo į užsienį dalykinio laiško reikalavimai?
1.5.1. Komerciniai laiškai rašomi nustatytos formos popieriausblankuose (jis neatitinka Lietuvoje naudojamą A4 lapo formatą), kuriuosepaprastai jau būna firmo logotipas (firminis ženklas) ir pilnas firmospavadinimas, adresas, telefonas, faksas, trumpas veiklos apibūdinimas.Kartais firmos logotipas ir antraštė yra blanko apatinėje dalyje, ypač toksrekvizitų išdėstymas naudojamas ant faksimiliniam ryšiui skirtų blankų. Rašant laiškus (raštus) būtina kairėje pusėje taip pat viršutinębei apatinė paraštes palikti 20 mm. Patartina išlaikyti panašaus plotoparaštę dešinėje, tik ne didesnę. Antras ir tolesni laiško lapai turi būtinumeruojami, numeruojant arabiškais skaitmenimis viršutinėje paraštėje beįvairių ženklų centruotu būdu. Kiekviena šalis turi savos raštvedybos taisyklės, todėl priešsusirašinėjant būtų patartina su jomis susipažinti, nes užsienyje tam yraskiriama labai daug dėmesio. Yra keletas dažniausiai pasitaikančiųdalykinių laiškų rašymo stilių: 1. absoliučiai blokinis stilius, kai kiekvienas rekvizitas sudaro savo atskirą bloką ir visi blokai rašomi nuo nulinės tabuliatoriaus padėties bei turi būti atskirti dvigubos eilutės intervalu; 2. standartinių blokų stilius, čia taip pat atskiri rekvizitai sudaro sabo blokus, o nuo absoliučiai blokinio stiliaus skiriasi tuom, kad datos, atsisveikinimo formulės ir parašo rekvizitų blokai, rašomi nuo lapo vidurio; 3. pusiau blokinisstilius, čia rekvizitai taip pat sudaro atskirus blokus ir skirtingai nei standartinio bloko stiliuje, datos rekvizitas rašomas lapo viduryje; 4. dantyto įrašo stilius skiriasi nuo pusiau blokinio tuo, kad adreso, atsisveikinimo formulės ir parašo rekvizitai rašomi kiekvieno įrašo eilutę pastumiant į dešinę per vieną tabuliatoriaus padėtį; 5. AMS (Administrative managment society style) stilius – tai sutrumpintas absoliučiai blokinis stilius, tiktai nespausdinami šie rekvizitai kreipinio, atsisveikinimo formulės bei įmonės pavadinimas parašo bloke. Šis stilius dažniausiai taikomas masiškai siunčiamiems informaciniams dokumentams. 2. Dalykiniai laiškai yra išdėstomi pagal schemas. Pateiktose schemose yra matyti pora komercinio laiško išdėstymo variantų.
I schema
| | | | || | | | ||ANTRAŠTĖ || | | | || | | |Nuorodos || | | |Data || | | | || |Adresatas | | || | | | || |Kreipinys, | | || | | | || |Laiško turinys || |……………………………………………………….|| |………………………………………. || |……………………………………………………….|| |……………………………………………………….|| |……. || | | | || | | | || |Atsisveikinimo formulė || |Parašas || | | | || |Priedai | | || | | | || | | | |
II schema
| | | | || | | | ||ANTRAŠTĖ || | | | || |Data | |Nuorodos || | | | || |Adresatas | | || | | | || |Kreipinys, | | || | | | || |Laiško turinys || |……………………………………………………….|| |………………………………………. || |……………………………………………………….|| |……………………………………………………….|| |……. || | | | || | | | || |Atsisveikinimo formulė || |Parašas || | | | || |Priedai | | || | | | || | | | |
3. Dalykinius laiškus sudaro šie rekvizitai: 1) antraštė; 2) data; 3) adresatas; 4) kreipinys; 5) laiško turinys; 6) atsisveikinimo formulė; 7) parašas; 8) priedai; 9) nuorodos ir kt.
1. Antraštėje nurodomas pilnas siuntėjo įstaigos, įmonės arorganizacijos pavadinimas, adresas ir papildoma informacija (telefono irfakso numeriai, elektroninio pašto adresai ir kt.). Dažnai po organizacijospavadinimu trumpai apibūdinama jos veikla. Diržiojoje Britanijoje dažnai akcinių kompanijų laiškų antraštėseyra rašomos šių kompanijų direktorių pavardės. Dažnai prekybos, pramonės įstaigų, įmonių ar organizacijų, bankųir kt. pavadinimai baigiami žodžiu Limited arba sutrumpintai Ltd., taireiškia, kad įstaiga, įmonė ar organizacija yra ribotos atsakomybėskompanaiją (Uždara akcinė bendrovė). Kitų įstaigų, įmonių ar organizacijų
pavadinimuose šį žodį atstoja Corporation (reiškia asmenų sąjunga) arbaIncorporated (reiškia, kad įstaiga, įmonė ar organizacija įregistruota kaipsąjunga), sutrumpintai Inc. Ženklas &, vadinamas ampersand (išvertus reiškia jungtis). &dažnai vartojamas kompanijų pavadinimuose vietoj žodžio and (ir)nurodydamas kelių įstaigų, įmonių ar organizacijų, arba keleto asmenųsusijungimą. Taip pat sutrumpintai pavadinimuose rašomas žodis Co., kasreiškia Company, pvz.:The Torn & Co., Limited John Throwridge & Company, Inc.
Jei antraštėje nėra aukščiau minėtų terminų Ltd. arba Inc.,vadinasi kompanija yra bendrija – partnership, bendrijose visi nariai užįmonės įsipareigojimus atsako visu savo turtu. Komandinėse bendrijose(limited partnership) gali būti neatsakingi savo turtu už įstaigos, įmonėsar organizacijos įsipareigojimus vienas ar keli šios bendrijos nariai.
Mc. Clerc & Sons Flicks & Bond.
Dar atraštėse dažnai vartojamas žodis Bros., tai yra žodžioBrothers (išvertus brolis) trumpinys. Siuntėjo adresatas, telefonai ir kita papildoma informacijadėstoma po įstaigos, įmonės ar organizacijos pavadinimu pastaruoju metudažniausiai rašoma pirmo lapo kairės pusės apatinėje paraštėje, oantraštėje paliekama tik firmos pavadinimas ir logotipas. Rašant Lietuvos įstaigos, įmonės ar organizacijos antraštę yranaudojami Lietuvoje pripažinti sutrumpinimai, pvz.: kaimas – k., gatvė –g., rajonas – r., alėja – al. ir kt. Rašant telefono ir fakso numerius patartina naudoti tarptautiniųtelefono numerių rašymo pavyzdžiu, kur yra nurodomi šalies tarptautinistelefono kodas, miesto kodas bei telefono numeris kurie rašomi arabiškaisskaitmenimis ir jų grupėmis, tarp tų grupių paliekant vieno ženklo dydžiotarpus, pvz.:
+370 45 454545
Pilna Lietuvos įstaigos, įmonės ar organizacijos antraštė, kurivisada rašoma po viršutine pirmo lapo parašte centruotu būdu, rašomadidžiosiomis raidėmis, pajuodintu ir padidintu 14 šriftu, pvz.:
Vartojamas Lietuvoje:
AKCINĖ BENDROVĖ „AUTOTURAS” Įm. k.: 8819834, Naujakiemio g. 27, LT-5804 Klaipėda Tel.: (+370 45) 45 45 45, Faksas (+370 45) 45 46 47
Vartojamas Užsienyje:
STOCK COMPANY „AUTOTURAS” Įm. k.: 8819834, Naujakiemio g. 27, 5804 Klaipėda, Lithuania Tel.: +370 45 454 545 Fax: +370 45 454 647
2. Laiško data gali būti rašoma laiško dešinėje arba kairėjepusėje po antrašte sutrumpintu arba pilnuoju būdu, tai priklauso nuokalbos, kuria rašomas laiškas rašybos taisyklių. Dažniausiai visdėlto datarašoma dešinėje pusėje. Anglų kalboje pilna data rašoma kelintinių skaitvardžių formapirma nusakant mėnesį ir dieną (menesio pavadinimą pradedame rašyti išdidžiosios raidės) arba atvirkščiai pirma dieną po to mėnesį, o tadapadėjus kablelį, metus (anglų kalboje žodis year netrumpinamas, todėlrašome tik skaitmenų grupę), pvz.:
2nd January, 1997 January 2nd, 1997
arba
2 January, 1997 January 2, 1997
Kai kuriuos mėnesių pavadinimus anglų kalboje galima rašytisutrumpintai, pvz.: January – Jan., April – Apr., December – Dec. ir pan. Yra keturi mėnesiai kurių pavadinimai netrumpinami tai: March,May, June, July. Tačiau nepatartina mėnesius rašyti skaitmenimis, nes dėlskirtingo datos išdėstymo įvairiose šalyse, gali būti netiksliai suprastadata. Tarptautinis standartas dar numato tokį datos rašymo būdą, kaivietoje tarpelių rašomas brūkšnelis, Pvz.:
2003-05-14
Dar data rašoma trumpuoju būdu, t.y. skaitmenų grupėmis, perpasvirusius dešinėn brūkšnelius / , kitaip jie vadinami slash (slešas),vadovaujantis taisykle – pirmiasia rašome dieną ir mėnesį arba atvirkščiai,o tik po to metus, pvz.: 2003 m. gegužė 14 d.
14/04/97 – naudojama Europoje
arba
04/14/97 – naudojama JAV 3. Įstaigos, įmonės ar organizacijos arba asmens, kuriamsiunčiamas laiškas, adresatas rašomas kairėje laiško blanko pusėje prieparaštės ne mažiau kaip per vienos eilutės intervalą žemiau datosrekvizito. Įstaigos, įmonės ar organizacijos pavadinimas ar asmens pavardėrašoma atskira eilute. Laikantis anglų mandagumo taisyklių, prie asmens pavardės yrapridedami žodeliai reiškiantys to asmens statusą visuomenėje, t.y.ištekėjusioms moterims rašome Mrs. (Missis arba Mistress), netekėjusiomspanelėms – Miss., kai nežinoma moteris ištekėjusi, ar ne rašome Ms., ovyrams – Mr. (Mister), pvz.:
Mrs. D. Kelly Miss. Pat Jones Ms. Pat Swift Mr. Alan Fred
Kai nežinoma asmens pavardė, patartina nurodyti jo pareigas tojekompanijoje, bet tik tada, kai tiksliai žinome, kad tos pareigos yra vienostoje firmoje, pvz.:
The President L. Torn & Co., Ltd.
Prieš pareigybės pavadinimą anglų kalboje būtina parašyti žodelįThe, bet tik tada, kai prieš tai nenurodome asmens vardo ir pavardės. Kaižinome adresato vardą ir pavardę rašome, pvz.:
Mr. Alan Fred, President, L. Torn & Co., Ltd.
Šiuop atveju The nevartojame. Adresato vardo ir pavardės trumpintinedera. Kartais po asmens pavarde sutrumpintai rašoma jo priklausomybė tamtikrai institucijai, mokslinis vardas, pareigos ir pan., pvz.:
Captais – Capt. Director – Dir. Manager – Mgr. Member af Parliament – M.P.
Po įstaigos, įmonės ar organizacijos pavadinimu arba asmenspavarde pagal anglų kalbos gramatikos taisykles yra rašomas adresas: namonumeris, gatvės pavadinimas, miesto, valstijų (grafystės ar kitos vietinėssavivaldos teritorijos) pavadinimas, pašto indeksas ir paskutinėje eilutėjevalstybės (šalies) pavadinimas, pvz.:
Mr. Alan Fred, Prof. President L. Torn & Co., Ltd. 36 Janes Street London EC65EE England
Galimi adresato būveinės sutrumpinimai, pvz.:
Apartment – Apt. Place – Pl. Street – St.
Taip pat gali būti vartojami JAV valstijų pavadinimųsutrumpinimai, pvz.:
Alabama – AL Alaska – AK Nevada – NV
4. Kreipinys yra visuotinai priimtas dalykas kiekvienameoficialiame laiške. Jis rašomas prie kairės lapo paraštės ne mažiau kaipvienos eilutės intervalu po adresato rekvizijto. Po jo dedamas kablelis. Kreipiamasi dažniausiai bendruoju posakiu Dear Sir (pone) arbaMadam (pone), Customer (pirkėjau), Client (kliente). Kreipinyje galimanurodyti asmens vardą ir pavardę bei titulą, pvz.;
Dear Mrs. Willson. Dear Customer, Dear Client, Dear Madam, Her Majesty (į karalienę) His Majesty (į karalių)
Norint, kad firmai adresuotą laišką skaitytų konkretus firmosdarbuotojas, prieš kreipinį, virš jo, ne daugiau kaip vienos eilutėsintervalu, rašome žodį Attention ir nurodome darbuotojo vardą ir pavardę,šį užrašą pabraukiame:
Attention: Mr. A.Jones Attention of Mr. A.Jones For the attention of Mr. A.Jones
5. Laiško turinyje išdėstome tekstą. Praktiškumo dėlei beveik visilaiškų (raštų) turiniai yra rašomi taip: pastraipa turi būti 5-6 eilučiųteksto, tarp pastraipų naudojamas dvigubas tekste naudojamas intervalas irkiekviena pastraipa pradedama rašyti nuo kairės paraštės “nulinės”tabuliatoriaus padėties. Dokumento (rašto) tekstas būna dažnai dalijamas į skirsnius,skyrius, papunkčius, pvz.: 1; 1.1; 1.1.1; 1.1.5.8 ir kt. Komercinėje korespondencijoje turi būti vengiama teksto žodžiuskelti iš vienos į kitą eilutes. Jeigu būtina (finansiniuose dokumentuose), kairėje parašo pusėjededamas įmonės spaudas.
6. Atsisveikinimo formulė rašoma pabaigus rašyti tekstą, ne mažiaukaip vienos eilutės intervalu po tekstu, prie kairės lapo paraštės arbacentruotu budu. Po jos dedamas kablelis. Anglų kalboje labiausiai paplitusios įprastos atsisveikinimoformuluotės:
Sincerely – nuoširdžiai Jūsų; Yours (very) sincerely – tikrai nuoširdžiai Jūsų; Yours (very) truly – tikrai Jūsų; Yours (truly) – Jūsų; Faithfully yours – atsidavęs (ištikimas) Jums; Kind regards – su geranoriškais palinkėjimais; Yours respectually – su pagarba. Artimai pažįstamam asmeniui galima rašyti ir šias labiau tinkamasatsisveikinimo formuluotes:
Best regards – su geriausiais palinkėjimais; With love – su meile; Warm regards – su šiltais (nuoširdžiais) palinkėjimais; Always sincerely yours – visad nuoširdus Jums.
7. Parašas rašomas po atsisveikinimo formule, kitoje eilutėje,paliekant ne mažiau kaip vienos eilutės tarpą. Po to galime parašytitinkamą atsisveikinimo formuluotę, tada paliekama eilutė parašui ranka, poto parašome siuntėjo vardą ir pavardę (vardo inicialus galima trumpinti),dar žemiau – užimamas pareigas. Prieš vardą ar jo inicialus geriau parašytižodelius Mr. ar Mrs., Miss., kurie palengvina bendravimą nusakydamisiuntėjo lytį ir padėtį visuomenėje. Parašo rekvizitas rašomas lygiai taippat kaip atsisveikinimo formulė centruotu arba veliaviniu būdu prie kairioslapo paraštės.
Yours truly, (parašas) Mr. K.Jones President
arba
Yours respectually, L.Torn & Co., Ltd. (parašas) p.p. Mr. Alan Fred Export Department
Pastarojo parašo rekvizito pavyzdžiu naudojamės, kai laišką rašomekieno nors pavedimu arba tenka pasirašyti firmos vardu. Čia p. p. yražodžių per procurationem sutrumpinimas ir reiškia pagal įgaliojimą.
8. Priedų rekvizitas rašomas po parašo rekvizitu prie kairės lapoparaštės, praleidus ne mažiau kaip vieną eilutę. Rašomas žodis Enclosure (-s) išvertus reiškia priedas (-ai) arba trumpinimas Enc. (-s) nurodantpriedų skaičių, pvz., 2 Encs. Arba tiesiog išvardiname visus priedus (dokumentus):
Enclosures: Advice of payment Invoice
9. Siekiant išvengti painiavos korespondencijoje, dalykiniuoselaiškuose rašomos nuorodos, kurios padeda pažymėti siuntėjo ir atsakovolaiškus. Jei rašome atsakomąjį laišką į gautą, siunčiamo laiško datoslygyje arba ne mažiau vienos eilutės intervalu aukščiau datos dešinėjelaiško pusėje, rašome Your ref. dedame dvitaškį ir nurodome gautojodokumento registracijos numerį. Po juo rašome Our ref. dedame dvitaškį irnurodome mūsų siunčiamo laiško registracijos numerį.
Yours ref: KLM/21 Our ref: NS023
Paprastai nuorodose rašomi laiškų registraciniai numeriai bylose.Tam tikslui galime naudoti ir datas. Jei korespondencija konfidenciali, galima virš kreipinio ar antvoko rašyti pabrauktas frazes:
Private and Cofidential, Strictly Confidential, Confidential.
Po kreipiniu, kai kuriais atvejais, prieš tekstą užrašomas laiško
tikslas (tema). Kreipinį rašome tam, kad atkreiptume dėmesį į laiško esmęir būtų gautas konkretus atsakymas, šį užrašą pabraukiame, pvz.:Order No. 3512 for Personal Computers
Prie tikslo galima rašyti Ref arba Re (reference), arba Subject irnurodome dokumentą arba priežastį, kurios tikslu rašome laišką, pvz.:
Re: Invitation to Conference Subject: 1995 Vilnius Agriculture Exibition
Laiško paskutinio lapo apatiniame kampe virš apatinės ir šaliakairiosios paraščių rašome laiško rengėjo nuorodą: spausdinusio asmenspavardė arba inicialai. Ne retai tame pačiame kampe galime rasti užrašą“c.c.” – tai reiškia, kad laiško kopijos išsiųstos nevienam adresatui.
c. c. Mr. Gary Wilson 2. Mokėti parengti: įvairius raštus, pažymą, aktą, protokolą, įsakymą, prašymą, gyvenimo aprašymą.
1. Parengti dokumentai:
1. Raštas “DĖL KELIONIŲ KATALOGŲ” (1 lapas, 23 psl.); 2. Raštas atsakymas “DĖL KELIONIŲ KATALOGŲ” (1 lapas, 24 psl.); 3. Pažyma “PAŽYMA APIE DARBO UŽMOKESTĮ” (1 lapas, 25 psl.); 4. Aktas “BROKUOTŲ PREKIŲ GAVIMO AKTAS” (1 lapas, 26 psl.); 5. Protokolas “VADOVAUJANČIŲ DARBUOTOJŲ PASITARIMO PROTO-KOLAS“ (1 lapas, 27 psl.); 6. Įsakymas “ĮSAKYMAS DĖL NEMOKAMŲ ATOSTOGŲ SUTEIKIMO” (1 lapas, 28 psl.); 7. Prašymas “PRAŠYMAS Dėl mokymosi atostogų suteikimo” (1 lapas, 29 psl.); 8. Prašymas “PRAŠYMAS DĖL PRIĖMIMO Į DARBĄ” (1 lapas, 30 psl.); 9. Gyvenimo aprašymas (1 lapas, 31 psl.).
|[pic] ||UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „ĄŽUOLYNO VALDOS” ||Įstaigos duomenys || | | || | | ||Akcinei bendrovei “Autoturas” |2003-05-09 |Nr. 01-243 || | || | |
DĖL KELIONIŲ KATALOGŲ
Prašome atsiųsti kelionių katalogus ir pridėti paslaugųkainoraštį. Apmokėjimą garantuojame.
Direktorius (parašas) Egidijus Banys
Janina Jonušienė, tel.: (8 ~ 45) 45 45 45, faksas: (8 ~ 45) 45 46 47, el.paštas: janinaj@xxx.lt
PASTABA: brukšnys reiškia lapo pabaigą, turėtų būti A5 lapoformatas.
|[pic] ||AKCINĖ BENDROVĖ „AUTOTURAS” ||Įstaigos duomenys || || ||Uždarajai akcinei bendrovei „Ąžuolyno| 2003-05-12 |Nr.|01-5895 ||valdos” | | | || |Į 2003-05-09 |Nr.|01-243 || | || | ||DĖL KELIONIŲ KATALOGŲ |
Siunčiame kelionių katalogus ir paslaugų kainoraštį. Pridedame: 1. Katalogai – 4 vnt. (50 lapų); 2. Kainoraštis – 1 vnt. (10 lapų).
Vadovas (parašas) Egidijus Banys
Janina Jonušienė, tel.: (8 ~ 45) 45 45 45, faksas: (8 ~ 45) 45 46 47, el.paštas: janinaj@xxx.lt
PASTABA: brukšnys reiškia lapo pabaigą, turėtų būti A5 lapoformatas.
|[pic] ||AKCINĖ BENDROVĖ „KLAIPĖDOS VANDUO” ||Įstaigos duomenys || || ||Klaipėdos miesto mokesčių inspekcijai| || | || | ||PAŽYMA APIE DARBO UŽMOKESTĮ ||2003-05-09 Nr. 11-255 |
Janina Jonušienė bendrovėje dirba nuo 1992 m. sausio 10 d. Šiuometu užimamos pareigos – realizavimo skyriaus viršininkė. Vidutinismėnesinis darbo užmokestis – 1345,11 Lt (Vienas tūkstantis trys šimtaiketuriasdešimt penki litai 11 centų).
Direktorius (parašas) EgidijusBanys A.V.
Vyr. Finansininkė (parašas) NijolėGabrėnaitė