Raštvedyba

TURINYS
Įvadas 2
Raštvedybos sąvoka 3
Dokumento sąvoka 3
Bendrieji dokumento įforminimo reikalavimai 5
Formuliaras- rekvizitų visuma 6
Blankai 7
Rekvizitų spausdinimo taisyklės 8
Organizacinių dokumentų rekvizitų išdėstymo schema 18
Organizacinių dokumentų įforminimas 19
Tvarkomųjų dokumentų rekvizitų išdėstymo schema 24
Tvarkomųjų dokumentu įforminimas 25
Informacinių siunčiamųjų dokumentų įforminimo schema 30
Informacinių dokumentų įforminimas 31
Informacinių vidaus dokumentų įforminimo schema 33
Informacinių vidaus dokumentų įforminimas 34
Asmens dokumentai 40
Dokumentų apyvarta 44
Dokumentų registravimas 45
Bylų nomenklatūros sudarymas 46
Bylų formavimas ir įforminimas 49
Bylų ruošimas perduoti į archyvą ir perdavimas 51
Naudota literatūra 54

ĮVADAS

Šiuo metu visose įstaigose rašoma labai daug dokumentų. Kiekvienas iš mūsų su jais susiduriame bei naudojamės. Todėl turime mokėti teisingai ir vienodai rašyti bei įforminti dokumentus, kad jie būtų juridiškai galiojantys, garantuoti jų ų išsaugojimą ir suprasti dokumentų vertę. Dokumentai turi būti įforminami ir tvarkomi taip, kad kiekvienu momentu būtų galima juos surasti bei panaudoti jų informaciją. Taip pat pritaikyti kompiuterius ar kitą techniką, tiek raštvedyboje, tiek vėliau ir archyvuose.

Šio darbo tikslas susipažinti su raštvedybos, dokumento sąvoka, dokumentų klasifikacija, dokumentų unifikavimu, Lietuvos Respubblikoje galiojančiais standartais, rekvizitų rašymo taisyklėmis bei dokumentų įforminimo reikalavimais.

RAŠTVEDYBOS SĄVOKA

Raštvedyba – įstaigos ar įmonės dokumentų tvarkymas, to darbo sistema. Valdymo, gamybinė, mokslinė ar kitokia įstaigų bei žmonių veikla fiksuojama dokumentuose. Norint tu uos dokumentus panaudoti, reikia ne tik juos parengti, įforminti, bet ir išsiųsti arba gauti, registruoti, kontroliuoti jų užduočių vykdymą, tam tikra tvarka juos grupuoti. Tinkamai organizuoti šie darbai tobulina įstaigos valdymą, padeda operatyviau surasti bei panaudoti reikalingą informaciją, garantuoti dokumentų sa

augumą ir parengimą perdavimui į archyvus tolesniam saugojimui.
Raštvedyba yra valdymo proceso sudėtinė dalis, svarbus šio proceso elementas.
Raštvedyba – institucijos veiklos dokumentavimas ir tos veiklos dokumentų tvarkymas.
Veiklos dokumentavimas – tai nustatytos formos dokumentų, susijusių su kuria nors valdymo funkcija, rengimas. Įmonės veikla atsispindi jos raštvedyboje ir korespondencijoje. Dokumentai rengiami, kad būtų galima laiku atlikti valdymo veiksmus, fiksuoti jų turinį: pvz:. Institucijų valdymo veikla išreiškiama tvarkomaisiais dokumentais, informacija keičiamasi raštais, faksogramomis, telefonu ir kt. Korespondencija – tai įmonės bendravimas su išore (tiekėjais, klientais, veiklos parneriais, investitoriais) gaunamu ir siunčiamų bei kitokių dokumentų forma.
Veiklos dokumentavimas – tai; dokumentų rengimas, dokumentų derinimas, derinimas,įforminimas,dauginimas.
Dokumentų tvarkymas – tai darbas su parengtais arba gautais dokumentais:
gautų dokumentų priėmimas ir tvarkymas, vidaus ir siunčiamų dokumentų tvarkymas., dokumentu išsiuntimas, dokumentų registravimas, bylų nomenklatūros sudarymas, bylų formavimas ir r įforminimas, bylu perdavimas saugoti ir saugojimas, informacijos paieška ir pateikimas ir t.t
Informacija yra pagrindinis įstaigos valdymo darbuotojų veiklos objektas. Racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai ir gerai tvarkomi dokumentai paspartina darbus.

DOKUMENTO SĄVOKA

Dokumentas – materialus objektas (popierius, magnetinė juosta, kino juosta, nuotrauka ir t.t.), kuriame užfiksuota informacija apie faktus, įvykius, objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą. Visa tai galima užfiksuoti vaizdu, garsu, raštu.
Valdymo veiklos dokumentų sąvoka siauresnė. Dokumentas – tai informacija, parašyta ir išsaugota informacinėje laikmenoje: popieriuje, diskelyje. Lotynų kalbos žodis documentum &#

#8211; pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas.
Institucijose sudaroma daug dokumentų ir jie įvairiai klasifikuojami. Pagrindinė dokumento funkcija – informacinė, t.y. bet kuris dokumentas atsiranda dėl būtinumo fiksuoti informaciją. Kitos dokumento funkcijos: socialinė, teisinė. valdymo.
Visi dokumentai, susidarę valdymo veikloje, skirstomi į sistemas pagal tai, kokią veiklos sritį jie atspindi: yra buhalterinės apskaitos, statistikos, planavimo ir kt. Valdymo veikla išreiškiama organizaciniais tvarkomaisiais dokumentais (OTD).
OTD skirstoma į tris grupes: organizacinius, tvarkomuosius ir informacinius. Dokumentų klasifikavimas – tai jų suskirstymas pagal bendrus požymius: dokumentų turinį, dokumentų formą, saugojimo laiką ir pan.
Pagal turinį dokumentai skirstomi į rūšis: aktas, protokolas, įsakymas, pažyma ir kt. Kiekviena rūšis gali turėti porūšių, pvz.: aktai – priėmimo, perdavimo, ekspertizės, tikrinimo, nelaimingo atsitikimo ir kt.;
įsakymai – veiklos, kadrų, atostogų;
raštai -iniciatyviniai, atsakomieji., lydraščiai ir kt.
Pagal dokumentų apyvartą (kilmę) dokumentai gali būti: vidaus – institucijų veiklai reguliuoti (nuostatai, įstatai, instrukcijos, įsakymai, potvarkiai, sprendimai, aktai, protokolai);
siunčiamieji-informacijai perduoti, pasikeisti: raštai, pažymėjimai, rekomendacijos, charakteristikos, pažymos;
gautieji.
Pagal saugojimo laiką – nuolatinio, ilgo (nuo 11 iki 100.) ir laikino (tki 10 m.)
Pagal parengimo laipsnį — originalai (tikras, autentiškas dokumentas: pasas, darbo knygelė, diplomas ir kopijos (nuorašai).
Išrašas – pakartota tam tikra dokurnento dalis.
Dublikatas – antrąkart visiškai tiksliai atgamintas tikrasis dokumentas, atstojantis originalą (paprastai išduodamas pametus originalą).
Gali būti viešų, slaptų. tarnybinio naudojimo dokumentų.Tarnybiniais dokumentais naudojasi visi įstaigos darbuotojai, bet šie dokumentai negali būti skelbiami spaudoje. Slaptais naudojasi adresatas ir vy
ykdytojas.
Dokumentų unifikavimas – jų vienodinimas pagal informacijos sudėtį, dokumento formą. Šį procesą sudaro 3 etapai:
1. Nustatymas dokumentų, reikalingų konkrečiai valdymo funkcijai. Lietuvos archyvų generalinė direkcija prie LRV yra pateikusi Dažniausiai raštvedyboje vartojamų dokumentų sąrašą, pagal kurį įstaigoje sudaromas dokumentų sąrašas. Jame nurodoma, kada ir kokiu tikslu vienas ar kitas dokumentas rašomas. Sudarius tokį sąrašą, tampa aišku, kokie dokumentai įstaigoje nereikalingi, dubliuoja kituose dokumentuose fiksuojamą informaciją.
2. Dokumentų formų suvienodinimas, kai naudojami standartiniai popieriaus lapai, nustatytas vienodas paraščių plotis, kiekvieno rekvizito nuolatinė vieta, įforminimo būdas. Unifikavimas sudaro galimybę rengti trafaretinius tekstus dokumentams, turintiems identišką ir pasikartojančią informaciją. Sukūrus unifikuotų dokumentų grupes, jas galima standartizuoti. Standartizavimas reiškia, kad nustatytos tam tikros normos ir reikalavimai dokumentams, kunių turi laikytis visų įstaigų darbuotojai.
3. Vienodinamas dokumentų turinys, teksto sudedamosios dalys, nustatomi žodžių junginiai bei sakiniai. Pagal dokumento paskirtį parenkamos kalbinės konstrukcijos, tiksliai išreiškiančios pasikartojančius valdymo veiksmus ar situacijas.

BENDRIEJI DOKUMENTŲ ĮFORMINIMO REIKALAVIMAI

Popierius būna 2 rūšių : eilės A-100% celiuliozė, baltos spalvos naudojamas kopijavimo aparatams ir spausdintuvams. Popierius eilės B turi 50% priemaišų turi atspalvį ir naudojamas kaip pagalbinis.

Iš viso yra 13 formatų popierius.Didžiausias formatas AO (841 x 1185 mm), mažiausias A12 (8 x 12 mm).

Dokumentai įforminami tokių formatų popieriaus lapuose: A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm) ir A4L (297 x 210 mm). Buhalterinėje apskaitoje naudojamas dar vienas popieriaus formatas A3 (297 x 42

20 mm).

Dokumentai įforminami paliekant tokio pločio paraštes: kairioji(left) – 30 mm (dokumentui įsegti į bylą), dešinioji(right) – 10 mm (tekstui išsaugoti ir dėl estetinės išvaizdos), viršutinė (top) -20 mm (puslapiams numeruoti ir rekvizitams rašyti), apatinė (bottom) – 20 mm (rekvizitams rašyti). Dokumentai spausdinami tik vienoje lapo pusėje, išskyrus šiose taisyklėse ir kituose teisės aktuose numatytas žymas ar nuorodas, rašomas antroje lapo pusėje. Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas antrasis ir tolesni lapai.
Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių. Dokumentai rašomi laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisinės terminijos. Dokumento tekstą spausdiname paliekant tarp eilučių 1,5 intervalo. Formate A5 galima palikti 1 intervalą. Moksliniai darbai, referatai spausdinami per 2 intervalus.
1 intervalas – 4,25 mm.,
1,5 intervalo – 6,38 mm.,
2 intervalai – 8,5 mm.

Iš kelių eilučių susidedantis rekvizitai spausdinami per 1 intervalą. Rekvizitai vienas nuo kito atskiriami 2-4 intervalais. Rekvizitų sudedamosios dalys atskiriamos per 1,5-2 intervalus. Kiekvienos pastraipos naujoji eilutė pradedama klavišų “TAB”(2,2 cm).
Dokumentu rekvizitams spausdinti naudojamos 5 “TAB” padėtis:
0 padėtis – paraštės riba.
1 padėtis – 2,2 cm.
4 padėtis – 8,8 cm.
5 padėtis – 11 cm.
6 padėtis – 13,2 cm.

2,3 padėtis naudojame tekstams spausdinti. Tabuliatorius padeda tiksliai ir greitai nustatyti rekvizitu rašymo vietas.

FORMULIARAS – REKVIZITU VISUMA

Dokumento formuliaras nustato toki maksimalu rekvizitu kieki:
1. Valstybės herbas arba prekiu ženklas.
2. Dokumento sudarytojo pavadinimas.
3. Įstaigos duomenys.
4. Specialoji žyma.
5. Priedo žyma.
6. Dokumento gavimo registracijos žyma.
7. Dokumento pavadinimas.
8. Dokumento data.
9. Dokumento registracijos numeris.
10. Gauto dokumento nuoroda.
11. Dokumento sudarymo vieta.
12. Adresatas.
13. Rezoliucija.
14. Dokumento tvirtinimo žyma.
15. Dokumento tekstas.
16. Parašas.
17. Dokumento suderinimo žyma.
18. Vizos
19. Supažindinimo žyma.
20. Rengėjo nuoroda.
21 . Dokumento paieškos nuoroda.
22. Kopijos tikrumo žyma.
Visi dokumentai turi turėti šiuos privalomus rekvizitus:
dokumento sudarytojo pavadinimą, dokumento pavadinimą (išskyrus raštus), data, registracijos numerį, dokumento sudarymo vietą (išskyrus raštus), tekstą, parašą (us).
Kiekvienam rekvizitui formuliare skirtas tam tikras plotas, kurio dydis priklauso nuo maksimalaus ženklų skaičiaus. Rekvizitai dėstomi taip, kad sudarant dokumentą, galima būtų efektyviai naudoti tabuliaciją.

Dokumentų formuliaras parengtas turint tikslą padidinti darbo našumą, paprasčiau ir greičiau parašyti dokumentą rašomąja mašinėle, surinkti kompiuteriu; palengvinti dokumentų paiešką ir darbą su dokumentais, efektyviau naudoti kompiuterinę techniką.

BLANKAI

Vienas pagrindinių Lietuvos Standarto reikalavimų yra tai, kad dokumentai turi būti rašomi blankuose.
Blankas – standartinis popieriaus lapas, kuriame išspausdinti turintys nuolatinę informaciją rekvizitai.
Dokumentų blankai gaminami spaustuvėje arba dauginimo priemonėmis baltame popieriuje viena juoda spalva. Jie turi būti parengti pagal formuliarų pavyzdžius.
Dokumentai yra įmonės įvaizdžio sudėtinė dalis, savotiška vizitinė kortelė. Dokumentas neišvaizdžiame blanke, atspausdintas prastu šriftu formuoja neigiamą nuomonę apie įmonę. Blankas, kuriame daug vietos skiriama emblemai, įmonės pavadinimui, bet mažai tekstui yra nepatogus. Todėl emblemą reikėtų spausdinti tik toje vietoje, kuri jai skirta pagal standarto reikalavimus.
Šiuolaikinis blanko įforminimo dizainas, “savas” firminis stylius, geros kokybės popierius, būtina informacija apie įmonę yra ypatingai svarbūs, jei siekiame maloniai nuteikti dalykinį partnerį.
Įstaigos gali turėti tik vieną blanką, kuriame būtų rašomi raštai ir kiti organizaciniai tvarkomieji dokumentai. Šis blankas spausdinamas raštų blanko pavyzdžiu, nenurodant 11 rekvizito.
Blankas spausdinamas A4 ar A5 formato popieriaus lape ir turi šiuos rekvizitus:
herbą arba prekių ženklą, dokumento sudarytojo pavadinimą, įstaigos duomenis.

Herbas arba prekių ženklas spausdinamas popieriaus lapo viduryje, po viršutine parašte.
Prekių ženklas gali būti spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje, paliekant paraštes.
Herbas ir prekių ženklas kartu nespausdinami.
Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po herbo arba prekių ženklo rekvizitu, jei šis rekvizitas išspausdintas po viršutine parašte lapo viduryje.
Jei prekių ženklas spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje, dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas šalia ženklo.

Kai herbas ar prekių ženklas nespausdinamas, dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po viršutine parašte.
Įnformacinių siunčiamųjų dokumentų, įforminamų blanke, rekvizitai yra:
adresatas, dokumento pavadinimas (raštuose – antraštė, išskyrus lydraščius), dokumento data, registracijos numeris, gauto dokumento nuoroda (atsakomuosiuose dokumentuose), dokumento tekstas, parašas, rengėjo nuoroda (išskyrus atvejus, kai dokumento rengėjas yra įstaigos vadovas).
Įnformaciniai įstaigos vidaus dokumentai įforminami A4 formato blanke ir turi šiuos rekvizitus:
herbą arba prekių ženklą, dokumento pavadinimą. Kiti rekvizitai įrašomi pagal dokumento rūšį.
Blanko rekvizitai spausdinaml lietuvių kalba.
Jeigu dokumentas siunčiamas užsienio korespondentams, dokumento sudarytojo pavadinimas gali būti rašomas ne tik lietuvių, bet ir pasirinkta užsienio kalba, kiti rekvizitai – pasirinkta užsienio kalba. Pirma rašoma lietuvių kalba, po to – užsienio kalba.
Blankuose rekvizitai gali būti spausdinami išilginiu (centruotu) ir kampiniu būdu.
Išilginis rekvizitų išdėstymo būdas yra toks, kai rekvizitai centruotai spausdinami viršutinėje lapo dalyje (kiekviena eilutė vienodai nutolusi nuo kairiojo ir dešiniojo krašto). Tai numatyta tarptautiniuose standartuose. Kampinis rekvizitų išdėstymas, kai spausdinama viršutiniame kairiajame kampe pagal standartą.
Blanke įformintas dokumentas turi išsamią informaciją, išdėstytą minimaliame plote, visus privalomus rekvizitus; lengvesnis dokumento sudarymas, geresnė jo išvaizda; paprastesnis informacijos panaudojimas.
Rengiant blankus, būtina įsidemėti:
institucijos pavadinimas turi atitikti teisinių aktų nustatytą pavadinimą;

rekvizitai: dokumento sudarytojas, institucijos pavadinimas, visada rašomi vardininko
linksniu.
REKVIZITŲ SPAUSDINIMO TAISYKLĖS

Kiekvienas dokumento rekvizitas rašomas nustatytoje vietoje ar plote. Kai dokumento rekvizitai išdėstomi ne viename lape, jie turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą lapą nebūtų perkeliamas vien parašo rekvizitas ir po juo rašomi kiti rekvizitai.
1. Herbas arba prekių ženklas spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje arba viduryje (centruotai), paliekant paraštes .Herbas ir prekių ženklas kartu niekada nespausdinami.

2.Dokumento sudarytojo pavadinimas. Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis raidėmis ir išdėstomas centruotu būdu . Tarnybiniame pranešime, prašyme ir kt. rašomas tarnautojo pareigų pavadinimas, nurodant jų priklausomybę, pvz..:

AKCINĖS BENDROVĖS ”GUSVA”
ŪKIO TARNYBOS VIRŠININKAS

3.Įstaigos duomenys rašomi vienoje eilutėje arba dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje(blankuose). Kai įstaigos duomenys rašomi vienoje eilutėje, tarp atskirų duomenų paliekamas didesnis intervalas arba dedami atitinkami skyrybos ženklai. Įstaigos duomenys rašomi mažesnėmis negu kiti rekvizitai raidėmis ir gali būti atskirti linija. Kai informacinio dokumento (rašto) sudarytojai yra kelios įstaigos, įstaigos duomenys rašomi po kiekvienos įstaigos pavadinimu. Įstaigos duomenis sudaro: įstaigos kodas, buveinės adresas ir kita reikalinga informacija (telefonu ir faksu numeriai. elektroninio pašto adresas ir kt.). Telefonų ir faksų numeriai rašomi pagal Telekomunikacijų technikos taisykles., pvz.:

Vyturio g. 15 Tel.(8-46) 227547 A/s 3428664, AB Klaipėdos bankas GH98-152 Įmonės kodas

LT-5810 Klaipėda Faksas (8-46) 227547 Klaipėdos Senamescio filialas Klaipėdos m. valdyba 395690

Banko kodas 26010213501 Kanto g. 22

LT-5802 Klaipėda

4. Specialioji žyma. Specialioji žyma rašoma dokumento pirmojo lapo viršutinės paraštės dešinėje pusėje paryškintomis raidėmis arba dedamas spaudas, pvz.: Projektas, Išrašas, Kopija, Faksograma.

Kopija

5. Priedo žyma. Priedo žyma rašoma viršutinės paraštės dešinėje pusėje. Žymą sudaro:dokumento, kuriam priklauso priedas, pavadinimas , priedo eilės numeris ir žodis “priedas”. Žymos dalys išdėstomos kampiniu vėliaviniu būdu, žodis “priedas” kartu su eilės numeriu rašomas iš naujos eilutės, pvz.:

Civilinės aviacijos Priešgaisrinės saugos taisyklių 1 priedas

6. Dokumento gavimo registracijos žyma. Dokumento gavimo registracijos žyma rašoma, arba dedamas spaudas, dokumento pirmojo lapo viršutines paraštės dešiniajame kampe. Žymą sudaro: dokumentą gavusios įstaigos pavadinimas, žodis “Gauta”, dokumento gavimo data ir registracijos numeris, pvz.:

Gauta (Įstaigos pavadinimas) ....... Nr....

7. Dokumento pavadinimas.Dokumento pavadinimas rašomas:

7.1. Tvarkomujų ir informacinių įstaigos vidaus dokumentų pavadinimas rašomas po dokumento sudarytojo pavadinimu.

7.2. Informacinių dokumentų, kuriuose yra adresato rekvizitas, pavadinimas rašomas po šiuo rekvizitu.

7.3. Organizacinių ir tvirtinamų informacinių dokumentų pavadinimas rašomas po tvirtinimo žymos rekvizitu.
7.4. Dokumento pavadinimas, išskyrus raštus, rašomas išilginiu centruotu būdu didžiosiomis paryškintomis raidėmis ir atskiriamas nuo aukščiau parašytų rekvizitų ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
7.5. Dokumento pavadinimą sudaro dokumento rūšies pavadinimas ir teksto antraštė. Dokumento rūšies pavadinimas rašomas atskiroje eilutėje, pvz.:

ĮSAKYMAS
DĖL EKSPERTŲ KOMISIJOS NUOSTATŲ PATVIRTINIMO

arba

PAŽYMA
APIE GAUTAS PAJAMAS

arba

KOLEGIJOS POSĖDŽIO PROTOKOLAS

7.6 Raštai neturi pavadinimo. Teksto antraštė pradedama prielinksniu “DĖL” ir rašoma didžiosiomis neparyškintomis raidemis. Antraštė pradedama rašyti nuo kairiosios paraštės, plotas horizontalia kryptimi neribojamas. Antraštė atskiriama nuo aukščiau parašyto adresato rekvizito ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Siunčiamų dokumentų lydrašciuose antraštė nerašoma.

8. Dokumento data. Dokumento data rašoma po dokumento pavadinimu ir kartu su dokumento registracijos numeriu dėstoma išilginiu centruotu būdu. Dokumento data ir registracijos numeris nuo dokumento pavadinimo atskiriami 1 intervalu. Raštuose data rašoma lapo dešinėje pusėje po įstaigos duomenų rekvizitu. Datos rašomos dviem būdais: 2002-11-06 arba 2002 m. lapkričio 6 d.

9. Dokumento registracijos numeris. Dokumento registracijos numeris rašomas šalia dokumento datos rekvizito dešinėje pusėje.

2002-11-15 Nr.(l) 01-125

Dokumento registracijos numerį sudaro simbolis Nr., registracijos žurnalo identifikavimo žymuo ir skaitmeninis dokumento registravimo eilės numeris, pvz.: Nr. 1-125 (1) – registracijos žurnalo pagal patvirtintą sąrašą numeris, 125 – dokumento registravimo eilės numeris). Dokumento registracijos numeris gali būti papildomas paieškos duomenimis (bylos indeksu pagal bylų nomenklatūrą), kurie rašomi skliausteliuose, pvz.: Nr. (1)-01-125 arba Nr. 0 1- 125-(1). Jei dokumento sudarytojai yra kelios įstaigos ar kelių įstaigų vadovai, registracijos numeris susideda iš dokumento registracijos numerių, atskirtų vienas nuo kito įstrižu brūkšneliu, pvz.: Nr. 1-125/1-254.
10. Gauto dokumento nuoroda. Gauto dokumento nuoroda rašoma atsakomuosiuose raštuose po dokumento datos ir registracijos numerio rekvizitais, pvz.:

2002-11-06 Nr.1-124

Į 2002-10-25 Nr. 1-110

Kituose atsakomuosiuose informaciniuose dokumentuose. kuriuose yra adresato rekvizitas, gauto dokumento nuoroda rašoma lapo dešinėje pusėje po įstaigos duomenų rekvizitu. Jei įstaigos duomenys rašomi apatinėje paraštėje, gauto dokumento nuoroda rašoma lapo dešinėje pusėje po dokumento sudarytojo pavadinimu. Gauto dokumento nuorodą sudaro raidė “Į”, dokumento, į kurį atsakoma, data ir jo registracijos numeris, pvz.:

Į 2002-11-02 Nr. 2-156

Jei gauto dokumento registracijos numerio nėra, nurodoma dokumento data ir dokumento rūšies pavadinimas, pvz.:

Į 2002-02-23 prašymą

Jei gauto dokumento datos ir registracijos numerio nėra, nurodoma dokumento gavimo data, pvz.:

Į 2002 -03-16 gautą prašymą

11. Dokumento sudarymo vieta. Dokumento sudarymo vieta rašoma mažosiomis

raidėmis po datos ir dokumento registracijos numerio centruotu būdu. Dokumento sudarymo vieta rašoma tvarkomuosiuose dokumentuose ir informaciniuose vidaus įstaigos dokumentuose, pvz.:

TARNYBINIS PRANEŠIMAS
2002-04-16 Nr.12
Mažeikiai

12. Adresatas. Adresatas rašomas mažosiomis raidėmis nuo kairiosios paraštės ir atskiriamas nuo aukščiau parašyto rekvizito ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Kai dokumentas adresuojamas įstaigai, jos pavadinimas rašomas naudininko linksniu, pvz.:

Telšių apskrities viršininko administracijai

Kai dokumentas adresuojamas įstaigos struktūriniam padaliniui, įstaigos pavadinimas
rašomas kilmininko linksniu, įstaigos struktūrinio padalinio pavadinimas-naudininko linksniu, pvz.:

Administravimo tarnybos
Vertimu skyriui

Kai dokumentas adresuojamas konkrečiam asmeniui arba tarnautojui, rašomas pilnas tarnautojo pareigų pavadinimas, vardas (vardo raidė) ir pavardė naudininko linksniu, pvz.:

Finansų ministerijos
Finansų skyriaus viršininkui
P.Simaičiui

Jeigu adresate nėra vardo, pavardės tai pareigos rašosi iš didžiosios raidės, pvz.:
UAB “Gusva”
Direktoriui

Adresatas gali būti papildomas įstaigos adresu. Kai dokumentas adresuojamas fiziniam asmeniui, adresato rekvizitas būtinai rašomas su adresu, pvz.:

D.Gusčiui
Naftininkų g. 10-29

LT-5500 Mažeikiai

Jei adresatų daug, surašomas adresatų sąrašas, o kiekviename siunčiamame dokumente užrašomas tik vienas konkretus adresatas. Kai dokumentas adresuojamas vienam adresatui, o kitam adresatui siunčiama susipažinti to dokumento kopija, prieš šį adresatą rašomas žodis “Kopija”, pvz.:

Finansų ministerijai
Kopija
Valstybinei mokesčių inspekcijai
13. Rezoliucija. Rezoliucija rašo įstaigos vadovas lapo dešinėje pusėje laisvame plote tarp dokumento sudarytojo pavadinimo ir dokumento pavadinimo. Rezoliucija paprastai rašoma ranka. Rezoliucijoje rašoma pavedimo vykdytojo vardas (vardo raidė) ir pavardė, pavedimo turinys, įvykdymo terminas (prireikus), parašas, data,pvz.:

Z.Umbrui

Prašau atsakyti raštu iki 2002-l 1-15

(Parašas)

(Data)

14. Dokumento tvirtinimo žyma. Dokumento tvirtinimo žyma rašoma lapo dešinėje pusėje virš dokumento pavadinimo. Dokumento tvirtinimą žymintis žodis rašomas didžiosiomis raidėmis. Kai informacinis įstaigos dokumentas tvirtinamas įstaigos vadovo parašu, žymą sudaro: žodis “TVIRTINU”, vadovo pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė. Jei parašas tvirtinamas antspaudu, jis dedamas taip, kad liestų pareigų pavadinimą, pvz.:

TVIRTINU

A.V. Generalinis direktorius

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

15. Dokumento tekstas. Dokumento tekstas-pagrindinis rekvizitas, todėl turi būti aiškus, trumpas, logiškas, argumentuotas, be pasikartojimu, parašytas be techninių ir gramatinių klaidu. Pavadinimai rašomi didžiosiomis paryškintomis raidėmis, centruotu būdu ir atskiriami nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Dokumento tekstas gali būti paprastas, lentelės arba grafiko formos. Skyriai visada žymimi romėniškais skaitmenimis ir turi pavadinimus, o punktai ir papunkčiai rašosi arabiškais skaičiais.

16. Parašas. Dokumentas juridinė galia įgyja tik pasirašytas. Parašas rašomas po dokumento tekstų. Parašo rekvizitą sudaro pareigų pavadinimas, parašas ir jo iššifravimas. Rekvizito dalys rašomos vienoje eilutėje ir atskiriamos nuo teksto 3 intervalais. Pareigų pavadinimas pradedamas rašyti nuo kairiosios paraštės, vardas ir pavardė rašoma eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės viduryje, pvz.:

Generalinis direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Kai dokumentą pasirašo keli tos pačios įstaigos tarnautojai, parašo rekvizitai dėstomi vienas po kitu pagal einamas pareigas, pvz.:

Generalinis direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Vyr. finansininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Kai dokumentą pasirašo keli įstaigų vadovai, rašomi pilni jų pareigų pavadinimai ir išdėstomi vienas po kito, pvz.:

Revizijos departamento direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Muitinės departamento direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Kai dokumentą pasirašo laikinai eiti pareigos paskirtas tarnautojas, tai tokios jo pareigos nurodomos rekvizite, pvz.:

L. e. direktoriaus pareigos (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Kai dokumentą pasirašo komisija nurodomos visu pasirašančių asmenų pareigos komisijoje. Komisijos pirmininko vardas ir pavardė rašomos pirmoje eilėje, o jos narių vardai ir pavardės abėcėlės tvarka. Dalyvaujantys asmenys pasirašo po komisijos narių parašais, pvz.:

Komisijos pirmininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Nariai (Parašas) (Vardas ir pavardė)

(Parašas) (Vardas ir pavardė)

Dalyvauja (Parašas) (Vardas ir pavardė)

17. Dokumento suderinimo žyma. Dokumento derinimas būna vidinis ir išorinis. Išorinis-dokumentas derinamas su kita organizacija. Suderinimo žymą sudaro žodis “SUDERINTA” rašomas didžiosiomis raidėmis, įstaigos, su kuria dokumentas suderintas, vadovo pilnas pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė, data. Rekvizito dalys pradedamos rašyti nuo kairiosios paraštės, pvz.:

SUDERINTA
Technikos direktoriaus pavaduotojas
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)

Jeigu dokumentas derinamas su dviem įstaigom, tai vienos įstaigos derinimo žymą rašoma nuo krašto, o kitos viduryje, pvz.:

SUDERINTA SUDERINTA
Direktorius Direktorius
(Parašas) (Parašas)
(Vardas ir pavardė) (Vardas ir pavardė)
(Data) (Data)

18. Vizos. Viza-vidinis dokumento derinimas (dokumentams kurie lieka įstaigoje). Viza sudaro parašas, jo iššifravimas, data, o prireikus dedamas ir pareigų pavadinimas, pvz.:

(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)

19. Supažindinimo žyma. Atvejais, kai tarnautojas pasirašytinai turi būti supažindintas su dokumentu, po vizų rašomi susipažinimą reiškiantys žodžiai, parašas, vardas ir pavardė, data. Supažindinimo žyma rašoma nuo kairiosios paraštės, pvz.:

Susipažinau
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)

arba

Sutinku (Nesutinku)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)

20. Rengėjo nuoroda. Rengėjo nuoroda rašoma dokumento paskutinio lapo kairėje pusėje virš apatinės paraštės, pvz.:

Donatas Gustys, tel. 6-24-09, faks. 6-24-04, el.p. dogus@omnitel.lt.

21. Dokumento paieškos nuoroda. Dokumento paieškos nuoroda rašoma dokumento pirmojo lapo dešinėje pusėje virš apatinės paraštės, pvz.:

Raštai.doc

22. Kopijos tikrumo žyma. Kopijos tikrumo žyma rašoma kai reikia paliudyti dokumento kopijos tikrumą. Žymą sudaro žodis “Tikra”, dokumento kopijos tikrumą liudijančio įstaigos vadovo pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė, data, antspaudas, pvz.:

Tikra
(Pareigų pavadinimas)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)

Jei dokumentas susideda iš kelių lapų, kiekvieno lapo apatinėje dalyje, laisvame plote rašomas žodis “Tikra” ir pasirašoma, paskutiniame lape rašoma pilna kopijos tikrumo žyma.

ORGANIZACINIŲ DOKUMENTŲ REKVIZITŲ IŠDĖSTYMO SCHEMA

Specialioji žyma

Dokumento tvirtinimo žyma

Dokumento sudarytojo pavadinimas

Dokumento pavadinimas

Dokumento tekstas

Dokumento suderinimo žyma

Vizos

Supažindinimo žyma

Dokumento paieškos

nuoroda

30 85 85 10
210

TVIRTINU

Generalinis direktorius

(Parašas) D.Gustys

2002-04-26

AKCINĖS BENDROVĖS “GUSVA”

SAUGOS DARBO
INSTRUKCIJA

1. Bendrieji nuostatai.
2. Saugumo reikalavimai gamyklos teritorijoje, cechuose ir sandėliuose.
3. Saugumo reikalavimai prieš darbą, darbo metu ir pasibaigus darbui.
4. Darbuotojo atsakomybė už saugaus darbo instrukcijos reikalavimų nesilaikymą.

Saugaus darbo ir saugumo technikos
Skyriaus viršininkas (Parašas) D.Rimkus

PATVIRTINTA

Gen.direktoriaus 2002-04-26

Įsakymas Nr.21

AKCINĖS BENDROVĖS “GUSVA”
ĮSTATAI

(Teksto sudedamosios dalys)

Bendrosios nuostatos

Įmonės ūkinė-komercinė veikla

Įmonės teisės

Įmonės įstatinio kapitalo sudėtis ir dydis

Įmonės valdymo organai

Įmonės direktorių valdyba

Įmonės administracija

Įmonės revizijos komisijos sudarymas ir veikla

Visuotiniai darbuotojų ir akcininkų susirinkimai

Įmonės finansai ir pelno paskirstymas

Įmonės reorganizavimas ir likvidavimas

ĮREGISTRUOTA

Lietuvos Respublikos
Mažeikių miesto savivaldybėje
2002-10-05
Registracijos Nr. ______

PATVIRTINTA

Visuotinis darbuotojų

susirinkimas 2002-11-06

protokolas Nr.23

AKCINĖS BENDROVĖS “GUSVA”
TAISYKLĖS

VIDAUS DARBO TVARKA

1. Bendrieji nurodymai.
2. Darbuotojų priėmimo, atleidimo, perkėlimo tvarka.
3. Pagrindinis darbuotojų užimtumas.
4. Darbo laikas.
5. Skatinimas už laimėjimus darbe.
6. Nuobaudos už darbo drausmės pažeidimą.

SUDERINTA SUDERINTA

Generalinis direktorius Profsąjungos komiteto pirmininkas
(Parašas) D.Gustys (Parašas) G.Gintras
2002-11-06 2002-11-06

TVIRTINU

Generalinis direktorius

(Parašas) D.Gustys

2002-04-26

AKCINĖS BENDROVĖS “GUSVA”

BYLŲ NOMENKLATŪRA
2002 METAI

2001-11-30 Nr. 02-02-01

Mažeikiai

Bylosindeksas Bylos antraštė Bylos dalių(tomų)skaičius Bylossaugojimoterminas Pastabos
1 2 3 4 5
03-0103-0203-0304-0104-0204-0304-0404-0504-0604-0704-0805-0105-02 03 Gamybos direktoriusSusirašinėjimas su užsienio firmomisgamybos klausimaisSusurašinėjimas su Lietuvos Respublikosįstaigomis, firmomis gamybos ir technologijos klausimais..................04 SekretoriatasBendrovės veiklos įsakymaiDirektorių valdybos posėdžių protokolaiStebėtojų tarybos posėdžių protokolaiSuderinta raštvedybos bylų nomenklatūraKomandiruočių registracijos žurnalasKomandiruočių įsakymaiSusirašinėjimo registracijos žurnalai.................05 Personalo ir darbo apmokėjimo skyriusBendrovės veiklos įsakymų nuorašaiBendrovės kadrų įsakymai NuolatinaiNuolatinaiNuolatinaiNuolatinaiNuolatinaiNuolatinai10 metų10 metų3 metaiKol reikalinga75 metai
1 2 3 4 5
05-0321-0121-0221-0321-0421-0521-0621-07 ..................21 Darbų saugaDarbų saugos instrukcijosNelaimingų atsitikimų metinė apskaitaNelaimingų atsitikimų registravimo žurnalasMažeikių sanitarijos-epidemiologijos stoties darbuotojų tikrinimo aktai, nurodymaiNelaimingų atsitikimų gamyboje aktaiPriešgaisrinės apsaugos instruktažų pravedimo registracijos žurnalas................. Iki pakeitimoNuolatinaiNuolatinaiNuolatinai45 metai10 metų

Bylų nomenklatūra parengta vadovaujantis _____________________________________________

________________________________________________________________________________

Archyvo vedėja (Parašas) L.Sokolovskaja

SUDERINTA SUDERINTA

Bendrovės EK Telšių apskrities archyvo
2002-04-26 protokolas Nr.59 EK 2002-04-26 protokolas Nr.36

TVARKOMŲJŲ DOKUMENTŲ REKVIZITŲ IŠDĖSTYMO SCHEMA

Specialioji žyma Dokumento gavimo

registracijos žyma

Herbas arba prekių ženklas

(Prekių ženklas)
Dokumento sudarytojo pavadinimas

Rezoliucija

Dokumento pavadinimas

Dokumento data Dokumento registracijos numeris

Dokumento sudarymo vieta

Dokumento tekstas

Parašas

Dokumento suderinimo žyma

Vizos

Supažindinimo žyma

Dokumento paieškos

nuoroda

30 85 85 10
210

GENERALINIS DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS
DĖL METROLOGIJOS LABORATORIJOS DARBO ORGANIZAVIMO PERTVARKYMO

2002 m. kovo 21 d. Nr. 10
Juodeikiai, Mažeikių r.

Atsižvelgdamas į tai, kad patvirtinta nauja metrologijos laboratorijos organizacinė struktūra, į s a k a u:

1. S u f o r m u o t i padalinio ilgalaikį turtą ir p e r d u o t i jo veiklai reikalingas medžiagas, atsargines dalis iki 2002-04-05.

Atsakingi: matavimo prietaisų ir automatikos cecho viršininkas, metrologijos laboratorijos viršininkė, apskaitos skyriaus viršininkas.
2. S u f o r m u o t i padalinio darbo apmokėjimo biudžetą iki 2001-00-00.

Atsakinga: personalo direktoriaus pavaduotoja.
.

Generalinis direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

SUDERINTA
Juridinio skyriaus viršininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Jonė Jonaitytė, tel. 5 10 26, faks. 5 10 27, el.p. jonė@nafta.lt
AKCINĖS BENDROVĖS “MAŽEIKIŲ NAFTA”
GENERALINIS DIREKTORIUS

ĮSAKYMO IŠRAŠAS
DĖL RAŠTVEDYBOS STANDARTO PAKEITIMO

2002 m. balandžio 25 d. Nr. 28-36
Juodeikiai, Mažeikių r.

Kanceliarijos vedėjai V.Zarifovai ir archyvo vedėjai L.Sokolovskajai surengti
seminarą dokumentų rengimo bei įforminimo klausimais.

Generalinis direktorius (Parašas) James E. Scheel

Tikra

Administratorė

(Parašas)

D.Zarifova

2002-04-30

19 CECHO VIRŠININKAS

POTVARKIS
DĖL KOMISIJOS SUDARYMO

2002 m. balandis 30 d. Nr. 01-00
Juodeikiai, Mažeikių r.

Vykdydamas 2001-12-12 įsakymą Nr.12, sudarau materialinių vertybių peržiūros komisiją ir s k i r i u:

1. Meistrą Joną Jonauską materialinių vertybių peržiūros komisijos pirmininku.

2. Sandėlininkus Petrą Girdenį, Jūratę Petraitienę ir Vidą Videvičių komisijos nariais.

Cecho viršininkas (Parašas) Jonas Nagys

(Parašas)
(Data)

Petras Petraitis, tel. 0 00 00, faks. 0 00 00, el.p. petras@nafta.lt

PATVIRTINTA

Lietuvos Respublikos

aplinkosaugos ir kultūros

paveldo departamento

2002 m. sausio 15 d.

protokolu Nr. 23

TURIZMO KELIONIŲ AGENTŪRA “BUSTURAS”

NUTARIMAS
DĖL BENDRO TURIZMO INFORMACIJOS CENTRO STEIGIMO

2001 m. kovo 28 d. Nr.5-23

Šiauliai

Turizmo kelionių agentūra “Busturas” n u t a r i a:
1. Parengti centro nuostatus iki birželio 15 d., kurių projektas pridedamas prie nutarimo.
2.Centro koordinatoriumi paskirti “Baltic Travel Servis” kompanijos pažintinių kelionių skyriaus viršininką D.Zalunskį.

Direktorius (Parašas) B.Jokubauskas

VILNIAUS MIESTO TARYBA

SPRENDIMAS
DĖL PAMINKLO “LIETUVOS JERUZALĖ” KONKURSO ORGANIZAVIMO

2001 m. kovo 25 d. Nr.5-23

Vilnius

Vilniaus miesto taryba n u s p r e n d ž i a:

1. Paskelbti paminklo “Lietuvos Jeruzalė” konkursą.

2. Patvirtinti konkurso nuostatus.

3. Įpareigoti Finansų valdybą skirti lėšų premijų fondui ir konkurso organizavimo

išlaidoms.

Meras (Parašas) K.Vainauskas

INFORMACINIŲ SIUNČIAMŲJŲ DOKUMENTŲ REKVIZITŲ IŠDĖSTYMO SCHEMA

Specialioji žyma Dokumento gavimo

registracijos žyma

(Prekių ženklas arba kitas paprastai vartojamas grafinis žymuo)
Dokumento sudarytojo pavadinimas
Įstaigos duomenys

Dokumento gavėjas

Dokumento data Dokumento registracijos

numeris

Gauto dokumento nuoroda

Rezoliucija

Antraštė (raštuose)

Dokumento pavadinimas

(Dokumento data Dokumento registracijos numeris)

Dokumento tekstas

Parašas

Vizos

Rengėjo nuoroda

Dokumento paieškos

nuoroda

30 85 85 10
210

Valstybinės mokesčių inspekcijos 2002-04-07 Nr. 30
Telšių skyriui
Sedos g. 30
LT-5600 Telšiai

DĖL PVM MOKĖJIMO

Nuo 2002 m. balandio 30 d. įsigaliojus naujai įstatymo pataisai dėl PVM mokėjimo, prašome patikslinti šio straipsnio 4 punktą, t.y., ar šis punktas turi būti taikomas užsienio šalių kompanijoms, tiekiančioms savo produkciją mūsų bendrovei.

Lauksime skubaus ir išsamaus atsakymo.

Finansų direktorius (Parašas) Algimantas Kirša

(Parašas)
(Data)

Rokas Mikalauskas, tel.2 20 29, faks. 2 20 30, el.paštas rokas @ nafta.lt
AKCINĖ BENDROVĖ “MAŽEIKIŲ NAFTA”

Kodas 987654 Juodeikiai LT-5501 Mažeikių r. Tel. 2-45-15 Faks.5-78-96

Uždarosios akcinės bendrovės “HAMA” 2002-04-19 Nr.09-45
Direktoriui N.Vaišnorui

Dėkojame Jums už 2002-03-25 laišką. Mums malonu žinoti, kad krovinys pristatytas labai greitai, bet mes apgailestaujame sužinoję, jog dėžėje Nr. 25 buvo ne ta prekė, kuria jus užsakėte .
Išnagrinėję šį faktą išsiaiškinome, kad klaida įvyko pakuojant prekes.
Būsime dėkingi, jei pasiliksite dėžę Nr. 25 iki tol, kol atvyks mūsų bendrovės agentas A.Svobutas, kuriam pavesta šią problemą išspręsti.
Atsiprašome dėl nesklandumų atsiradusių dėl mūsų kaltės.

Pagarbiai,
Akcinės bendrovės “Mažeikių nafta”
Generalinis direktorius (Parašas) James E. Scheel

INFORMACINIŲ ĮSTAIGOS VIDAUS DOKUMENTŲ REKVIZITŲ IŠDĖSTYMO SCHEMA

Specialioji žyma

(Prekių ženklas)

Dokumento sudarytojo pavadinimas

Dokumento gavėjas Dokumento tvirtinimo žyma

Rezoliucija

Dokumento pavadinimas

Dokumento data Dokumento registracijos numeris
Dokumento sudarymo vieta

Dokumento tekstas

Parašas

Vizos

Dokumento paieškos nuoroda

30 85 85 10

210

TVIRTINU

Generalinis direktorius

(Parašas) James E. Scheel

2002-04-30

AKCINĖ BENDROVĖ “MAŽEIKIŲ NAFTA

SUSIDEVĖJUSIO INVENTORIAUS NURAŠYMO
AKTAS

2002 –04- 30 Nr.05-23

Juodeikiai, Mažeikių r.

PAGRINDAS. Gen.direktoriaus 2002 02 05 įsakymas Nr. 45-02 “DĖL METINĖS INVENTORIZACIJOS”.
Surašė komisija:
Komisijos pirmininkas – ūkio skyriaus viršininkas K.Šteinys,
Nariai: materialinių fondų skyriaus viršininkas B.Zalunskis, inžinierius V.Barvydaitis.
Dalyvavo: materialiai atsakingas asmuo – referentė D.Zarifova.

Inventorizacijos metų komisija nustatė, kad susidevėjęs šis inventorius:

Eil.Nr. Inventoriauspavadinimas Inventoriausnumeris Kiekis(vnt.) Vienetokaina (Lt) Bendrasuma (Lt) Pastabos
1. Kėdės 264-270 6 10 60
2. Stalai 284-286 2 50 100

Iš viso: 60 160

Ir t.t.

Komisija siūlo išvardintą inventorių nurašyti.

Komisijos pirmininkas (Parašas) Kazimieras Šteinys

Nariai (Parašas) Boleslovas Zalunskis

(Parašas) Vytautas Barvydaitis

MATERIALINIŲ VERTYBIŲ PERŽIŪROS KOMISIJOS POSĖDŽIO
PROTOKOLAS

2002 m. kovo 14 d. Nr. 8-01
Juodeikiai, Mažeikių r.

Posėdžio pirmininkas Jonas Petraitis.
Posėdžio sekretorė Agnė Štrimaitytė.
Dalyvauja: Aušra Jonaitienė, Milda Milvydienė, Sigitas Remeika, Gedas Urbonas.
Darbotvarkė:
1. Įmonėje susidariusios padėties dėl materialinių vertybių apskaitos aptarimas.

2. Materialinių vertybių nurašymo aktų peržiūra.
1. SVARSTYTA. Įmonėje susidariusios padėties dėl materialinių vertybių apskaitos aptarimas.
Milda Milvydienė, vyr.operatorė. Įmonės padaliniai skirtingai apskaito tam tikras materialines vertybes. Siekiant išvengti apskaitos skirtumų ir dėl to kylančių problemų, reikia sudaryti darbo grupę, kuri paruoštų bendras materialinių vertybių apskaitos taisykles.
Gedas Urbonas, baro viršininkas. Patvirtinus naujas taisykles, bus sudaryta galimybė efektyviau dirbti.
NUTARTA:
1. Sudaryti darbo grupę materialinių vertybių apskaitos taisyklėms parengti.
2. Skirti Sigitą Remeiką darbo grupės vadovu.
BALSAVO: už – 3, prieš – 1.
2. SVARSTYTA. Materialinių vertybių nurašymo aktų peržiūra.
Aušra Jonaitienė, sandėlininkė, pateikė 19 cecho materialinių vertybių nurašymo aktus. Aktuose surašytos materialinės vertybės yra pasenusios, sulūžusios ir netinkamos naudoti.
NUTARTA:
Patvirtinti materialinių vertybių nurašymo aktus.
BALSAVO: už – 2, susilaikė – 1.

Posėdžio pirmininkas (Parašas) Jonas Petraitis
Posėdžio sekretorė (Parašas) Agnė Štrimaitytė

AKCINĖ BENDROVĖ “MAŽEIKIŲ NAFTA

DIREKTORIŲ VALDYBOS POSĖDŽIO
PROTOKOLO IŠRAŠAS

2002-04-05

Juodeikiai, Mažeikių r.

SVARSTYTA:

Statomo priestato pakeitimas.
NUTARTA:
1. Komercijos direktoriui A.Ruškiui iki 2002-06-09 pateikti išvadas dėl priestato
paskirties pakeitimo.
2. Finansų direktorei V.Petrošienei išanalizuoti finansinę padėtį ir pateikti išvadas dėl
tolimesnio priestato statybos finansavimo.

Pirmininkas (Parašas) V.Gimbutas

Sekretorė (Parašas) D.Zarifova

Tikra
Sekretorė
(Parašas)
I.Kazlauskaitė
2002-04-05

V.BARVYDAIČIO INDIVIDUALI GALERIJA “RŪSYS”
Kodas 651289 Žemaitijos g. 25 Mažeikiai Tel. 5 25 98 Faks 5 25 36

Direktoriui V.Barvydaičiui Į 2002-04-12 Nr 08-12

PAŽYMA
DĖL PARODOS ORGANIZAVIMO IŠLAIDŲ

2002-04-30 Nr. 08-56

Galerijos mažojoje salėje 2002-03-20 – 2002-03-30 buvo organizuojama vaikų darbų paroda. Parodos organizavimui buvo išleista:
1. 150 Lt – paveikslų tvirtinimo priemonėms.
2. 300 Lt – muzikantams, grojusiems parodos atidarymo metu.
3. 200 Lt – parodos atidarymo vaišėms ir parodos dalyvių apdovonojimams bei
gėlėms.

Bendra išlaidų suma-650 Lt

Buhalterė (Parašas) V.Ivanauskaitė

VIEŠOJI ĮSTAIGA KLAIPĖDOS VERSLO KOLEGIJA

SUTARTIS

2002-04-19

Klaipėda

Viešoji Įstaiga Klaipėdos verslo kolegija (toliau-kolegija), atstovaujama direktores Nadeždos Viršilienės, ir Virginija Vasarienė (toliau-nuomotoja), asmens kodas 45011161250, sudaro šia sutartį:
1. Kolegija įsipareigoja:
1.1. apgyvendinti pas nuomotoją šios stutentus:
1.2. ..............................
..............................
1.3. Įspėti studentus, kad jie deramai elgtųsi išnuomotose patalpose;
1.4. Mokėti už parą....Lt;
2. Nuomotoja įsipareigoja:
2.1. Sudaryti studentams tinkamas sąlygas gyventi: aprūpinti švaria patalyne, inventoriumi, buitiniais įrengimais ir kt.
2.2. ..............................
2.3. ..............................
3. Ginčytini šios sutarties klausimai sprendžiami įstatymo nustatyta tvarka.
4. Sutartis sudaryta dviem egzemplioriais, turinčias vienodą juridinę galią, po vieną egzempliorių kiekvienai šaliai.
5.Šalių adresai ir kiti rekvizitai:
Kolegijos – Karoso g. 12, LT-5812 Klaipėda, tel. (8-26) 415033.
Nuomotojos – H.Manto g. 3-2, LT-5800 Klaipėda, tel. (8-26) 493091.

Kolegijos direktorė Nuomotoja
(Parašas) Nadežda Viršilienė (Parašas) Virginija Vasarienė

VALSTYBĖS SIENOS APSAUGOS TARNYBOS
PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VIDAUS REIKALŲ MINISTERIJOS
ŠIAULIŲ RINKTINĖS MAŽEIKIŲ UŽKARDA

CHARAKTERISTIKA
ALVYDAS GRINIUS

2002 m. gegužės 2d. Nr. 11
Mažeikiai

Alvyda sGrinius, a/k. 37702080289, išsilavinimas vidurinis, 1996 m.baigė Lietuvos policijos akademijos I kursą, įgijo policininko kvalifikaciją.
Alvydas Grinius Mažeikių užkardoje dirba nuo 1996 08 20. Stažas pasienio struktūroje 2002 05 01 04 m. 09 mėn. 16 d.
Mažeikių užkardos Sargybų būrio pasienietis ALVYDAS GRINIUS pareigines instrukcijas ir norminius dokumentus žino. Sugeba teorines žinias pritaikyti praktinėje veikloje. Su darbo apimtimi ir terminais susitvarko. Sugeba orientuotis ir veikti sudėtingomis aplinkybėmis, tačiau kartais trūksta profesionalumo sprendžiant specifines darbo problemas. Kartais trūksta iniciatyvos. Blaiviai reaguoja į dalykišką kritiką, nurodytus trūkumus šalina laiku. Valingas. Sąžiningas. Sugeba suderinti asmeninius ir tarnybinius interesus. Principingas. Santykiai su bendradarbiais korektiški. Uniformą dėvi nepažeisdamas statuto. Fizinis ir kovinis pasiruošimas geras. Profesinis pasiruošimas patenkinamas. Buityje elgiasi tinkamai. Galiojančių drausminių nuobaudų neturi. Dalyvauja visuomeninėje veikloje.

Mažeikių užkardos vadas (parašas) Sigitas Ringys

SOLVEIGA ANDRIUKAITĖ
Nuokalnės g. 12-25
LT-5500 Mažeikiai
Tel. (8-293) 5 10 33

PRAŠYMAS
DĖL PRIĖMIMO Į DARBĄ

2002-05-02

Juodeikiai, Mažeikių r.

Direktoriui p. L.Lukšiui
AB”MAŽEIKIŲ NAFTA”

Prašau priimti dirbti buhaltere. Turiu trejų metų darbo stažą – dirbau uždarojoje akcinėje bendrovėje “EKAMA”. 2000 m. baigiau Vilniaus universitetą, ekonomikos specialybę.

(Parašas) Solveiga Andriukaitė

PRIDEDAMA:
1. Gyvenimo aprašymas.
2. UAB “EKAMA” rekomendacija

GYVENIMO APRAŠYMAS

Vardas, pavardė Solveiga Andriukaitė
Gimimo data 1971 m. sausio 28 d.
Adresas Kopu g.11-15, 1315 Klaipėda
Telefono numeris 5-85-36
Šeimyninė padėtis Netekėjusi
Išsilavinimas:
1978-1988 Klaipėdos 5-oji vidurinė mokykla,
Minijos g. 251
1988-1993

Klaipėdos universiteto vadybos

bakalauro studijas.
Papildomos studijos:
1998-05-30 iki 1998-06-30 Kompiuterių naudotojų kursai,

UAB “Klaipėdos apskaitos

mokykla”, Bijūnų g. 13
Darbo patirtis
2000 m. liepa-rugsėjis Dirbau aukle Vokietijoje.

Asmens savybės Esu savarankiška, komunikabili.

Kalbos Laisvai kalbu angliškai, rusiškai.

Kita informacija Vairuoju automobilį.

AKCINĖ BENDROVĖ “MAŽEIKIŲ NAFTA
FINANSŲ SKYRIAUS EKONOMISTĖ
SOLVEIGA ANDRIUKAITĖ

ĮGALIOJIMAS
2002-05-02
Juodeikai, Mažeikių r.
AB “Mažeikių nafta”
buhalterijai

Įgalioju ekonomistę Emiliją Simutytę, asmens kodas 4710126479, pasoNr. KL164879
išduotas 1996-10-23 Mažeikių migracijos tarnybos, paimti mano 2002 m. gegužės mėnesio atlyginimą.

(Parašas) S.Andriukaitė
S.Andriukaitės parašą tvirtinu
Generalinis direktorius (Parašas) A.Popovas
2002-05-02

FINANSŲ SKYRIAUS EKONOMISTĖ
SOLVEIGA ANDRIUKAITĖ

Finansų skyriaus viršininkui
J.Petraičiui

PASIAIŠKINIMAS
DĖL UŽDUOTIES NEATLIKIMO

2002 m. gegužė 2 d.
Juodeikiai, Mažeikių r.

Kadangi 2002 m. balndžio 25-30 d. dienomis buvo remontuojamas mano kompiuteris, negalėjau paimti duomenų ir padaryti nurodytų ataskaitų iki nurodyto termino.

Finansų skyriaus ekonomistė (Parašas) Solveiga Andriukaitė

DOKUMENTU APYVARTA

Dokumentu apyvarta tai dokumentu rengimo ir vykdymo eiga nuo įforminimo arba gavimo iki užduočių įvykdymo ir įdėjimo į bylą. Dokumentu apyvarta galima pavaizduoti tokia schema:

Kiekvienas dokumentas pagal savo paskirti turi būti segamas į bylą: aktai prie aktu, įsakymai prie įsakymu. Pagrindiniai reikalavimai:
1. Nuolatinio, ilgo ir laikino saugojimo dokumentai grupuojami į atskiras bylas.
2. Dokumentu turinys turi atitikti bylos antraštė.
3. Į bylas grupuojami vienerių metų dokumentai, išskyrus asmens bylas, teismo bylas, ligos istorijas.
4. Vienam klausimui spręsti skirti dokumentai segami kartu.
5. Į bylą segamas vienas dokumento egzempliorius, vidaus ir gaunamu dokumentu 1-asis egzempliorius, siunčiamu-dokumento kopija.
6. Į bylą dedami įstaigos parengti leidiniai, gaunami spaudiniai į bylą nededami. Bylos formuojamos ne daugiau kai 200 lapu.
7. Į bylas segami dokumentai, kurių užduotys įvykdytos. Dokumentai bylose dažniausiai sisteminami chronologiškai.

Bylos nomenklatūra – susistemintas vedamų bylų antraščių sąrašas su nurodytais saugojimo terminais. Paskirtis-grupuoti, tinkamai paskirstyti įvykdytus dokumentus į bylas, palengvinti dokumentų paieška. Bylos nomenklatūra rengia raštinė paskutini metų ketvirtį. Bylos tvirtinamos gruodžio mėn., o pradeda galioti nuo sausio pirmos dienos. Bylų antraštes turi būti aiškios, konkrečios, rodančios bylos dokumentų rūšį ir turinį. Antraštėse nevartotinos formuluotės: įvairus nurodymai; įvairus dokumentai; bendras susirašinėjimas; gaunami laiškai ir t.t.

BENDRIEJI DOKUMENTŲ REGISTRAVIMO REIKALAVIMAI

Įstaigos parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai turi būti registruojami, kad būtų įrodytas jų buvimas įstaigos dokumentų apskaitos sistemoje ir užtikrinta paieška.
Dokumentai registruojami dokumentų registracijos žurnaluose:
1. Įstaigos tvarkomieji dokumentai registruojami atskiruose žurnaluose paga! dokumentų rūšis ir saugojimo terminus.
2. Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai (protokolai, aktai, pažymos ir kt.)
registruojami atskiruose žurnaluose pagal dokumentų rūšis.

Jei tokių dokumentų apyvarta didelė, jie gali būti registruojami atskiruose žurnaluose pagal sudarytojus, temas, saugojimo terminus, kitą požymį ar jų derinį.
Jei informacinių įstaigos vidaus dokumentų apyvarta nedidelė, jie gali būti registruojami viename informacinių įstaigos vidaus dokumentų registracijos žurnale, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip.
3 Informaciniai siunčiamieji ir gauti dokumentai registruojami atskiruose žurnaluose. Gali būti nustatyti ir kiti siunčiamųjų ar gautų dokumentų registracijos žurnalai pagal
korespondentus ar temas.
4. Kiti įstaigos dokumentai, parengti atliekant specialias funkcijas ir administruojant specialias sritis, registruojami pagal šių taisyklių reikalavimus, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip
5. Registracijos žurnaluose registruojami vienų raštvedybinių metų dokumentai, jei kiti

teisės norminiai aktai nenustato kitaip.
Įstaigos dokumentų registracijos žurnalų kiekį nustato ir jų sąrašą tvirtina įstaigos vadovas.
Sąraše turi būti kiekvieno dokumentų registracijos žurnalo pavadinimas, jo identifikavimo žymuo (skaičius, raidė ar jų junginys), žurnalo pildymo laikotarpis (metų, tęstinis), įstaigos struktūrinis padalinys ar darbuotojas, atsakingas už dokumentų registravimą atitinkamame registracijos žurnale.
Įstaigos dokumentų registracijos žurnalų sąrašas turi būti visiems prieinamas
Dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą: tvarkomieji, siunčiamieji, kiti įstaigoje parengti dokumentai – jų pasirašymo ar tvirtinimo dieną, gauti – jų gavimo dieną. Kol dokumentas neužregistruotas, jokios tolimesnės procedūros negali būti atliekamos.
Dokumentai registruojami tokia tvarka:
1. Registracijos žurnale ir dokumente įrašomi šie duomenys: dokumento registracijos eilės numeris, registravimo data; jei dokumentas gautas – dokumento registracijos eilės numeris ir dokumento gavimo data.
2. Registracijos žurnale įrašomi dokumentą identifikuojantys duomenys: dokumento pavadinimas (antraštė ar trumpas turinys), gauto dokumento sudarytojas; jei dokumentas siunčiamas – adresatas.
3.Atsižvelgiant į įstaigos veiklos pobūdį, naudojamas technologijas ar registruojamus

dokumentus, registracijos žurnale gali būti papildomų su dokumentų apyvarta susijusių duomenų: rezoliucija (užduoties vykdytojo vardas ir pavardė, užduotis ir jos įvykdymo terminas), užduoties vykdytojo parašas, užduoties įvykdymo termino pakeitimo, kontrolės ir dokumento įdėjimo į bylą nuorodos, dokumento lapų skaičius (kartu su pridedamais dokumentais), kiti duomenys.

BYLŲ NOMENKLATŪROS SUDARYMAS

Įstaigos dokumentų tvarkymui ir valdymui visose jos veiklos srityse ir bylų sudarymui užtikrinti turi būti parengtas numatomų sudaryti bylų planas – bylų nomenklatūra.
Bylų nomenklatūra parengiama kasmet, likus mėnesiui iki naujų raštvedybinių metų pradžios.
Nomenklatūroje bylos surašomos pagal įstaigai nustatytas funkcijas ir veiklos sritis. Veiklos sritys ir bylos sisteminamos įstaigos pasirinkta tvarka.
Veiklos sritys nomenklatūroje numeruojamos iš eiles kaip punktai, o kiekvienos srities bylos – atskira numeracija, kaip papunkčiai.
Kiekvienai nomenklatūroje įrašytai bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro bylų nomenklatūros punkto ir papunkčio eilės numeris. Indeksas gali būti papildytas duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą, pvz.: 1.6-04 (1.6 – eilės numeris, 04 – struktūrinis padalinys).
Bylų nomenklatūroje įrašytai konkrečiai bylai suteiktas eilės numeris nekeičiamas. Jei kitais raštvedybiniais metais tokia byla nesudaroma, jos numeris į bylų nomenklatūrą neįrašomas ir kitai bylai nesuteikiamas.
Į bylų nomenklatūrą įrašomos visos bylos, kurias planuojama kitais raštvedybiniais metais sudaryti ar tęsti.
Kiekvienos nomenklatūroje įrašytos bylos saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1997 m. rugpjūčio 15 d. įsakymu Nr. 38 (Žin., 1997, Nr. 78-2006), kitais teises norminiais aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus.
Byloms, kurias sudarančių dokumentų saugojimo terminai teisės norminiais aktais nenustatyti, saugojimo terminą siūlo ir nurodo bylų nomenklatūroje įstaigos DEK.
Bylų nomenklatūroje taip pat nurodomi už bylų sudarymą atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai.
Bylų nomenklatūra rengiama atsižvelgiant į bendruosius bylų sudarymo principus:
1. Bylos sudaromos iš dokumentų, įstaigos parengtų ar gautų per vienus raštvedybinius metus, išskyrus tęsiamas bylas, kurios sudaromos iš dokumentų, sukauptų tam tikro apibrėžto proceso metu.
2. Dokumentai dedami į atskiras bylas pagal jų saugojimo terminus.
3. Dokumentai, prie kurių priėjimą riboja įstatymai, dedami į atskiras bylas.
4. Bylos sudaromos pagal dokumentų rūšis, temas, dokumentų sudarytojus, pasirenkant vieną požymį ar jų derinį:
4.1. Įstaigoje parengti tvarkomieji dokumentai (nutarimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) dedami į atskiras bylas pagal jų rūšis ir saugojimo terminus.
Organizaciniai dokumentai (nuostatai, taisyklės, instrukcijos ir kt.) dedami kartu su tvarkomaisiais dokumentais, kuriais jie patvirtinti.
4.2. Gauti tvarkomieji dokumentai įstaigos veiklos klausimais (nutarimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) dedami į atskiras bylas pagal dokumentų rūšis ir sudarytojus. Jei tokių dokumentų gaunama nedaug, jie gali būti dedami į vieną bylą.
4 3. Susirašinėjimo dokumentų bylos sudaromos pagal temas.
4.4 Dokumentų registracijos žurnalai, pasibaigus jų pildymo laikotarpiui, dedami į
bylas pagal jų saugojimo terminus ar į žurnale registruotų dokumentų bylas, jei žurnalas nesudaro atskiros bylos.
Skaitmeninėje laikmenoje sudaryti žurnalai atspausdinami ir dedami į bylas. Jei tokį žurnalą nustatyta saugoti iki 5 metų, jis gali būti saugomas skaitmeninėje laikmenoje.
4.5. Darbuotojų asmens bylos sudaromos iš dokumentų, patvirtintų dokumentų kopijų ar nuorašų, tiesiogiai susijusių su konkrečiu darbuotoju per jo darbo įstaigoje laikotarpį.
Bylų antraštės nomenklatūroje turi būti konkrečios ir aiškios, nurodančios byloje esančių dokumentų turinį ir rūšį:
1. Jei byla sudaroma iš dviejų rūšių dokumentų, bylos antraštėje nurodomos abi dokumentų rūšys.
2. Jei byla sudaroma iš trijų ar daugiau rūšių dokumentų vienu klausimu, bylos antraštėje apibendrintai rašoma ,,dokumentai”.
3. Jei byla sudaroma iš vieno dokumento, antraštėje nurodomas jo pavadinimas.
4. Susirašinėjimo dokumentų bylų antraštėse nurodomi konkretūs arba apibendrinti korespondentų pavadinimai ir susirašinėjimo su jais klausimai (temos), pvz.: Susirašinėjimo su mokyklomis personalo kiausimais dokumentai.
5. Planų, ataskaitų ir panašių bylų antraštėse nurodomas apimamas laikotarpis, pvz : mėnesių ataskaitos; pusmečių planai.
6. Bylų antraštėse pavadinimai netrumpinami, nevartojamos nekonkrečios formuluotės, pvz.: siunčiami raštai; gauti raštai; bendras susirašinėjimas ir pan.
Sudaromos vienarūšės bylos į bylų nomenklatūrą įrašomos viena apibendrinta antrašte, pvz.: Tarnautojų asmens bylos; Finansinių patikrinimų bylos ir kt. Vienarūšėms byloms nomenklatūroje suteikiamas vienas indeksas, o pastabų skiltyje nurodoma ,,pagal sąrašą”.
Bylų nomenklatūros projektą svarsto įstaigos DEK.
Derinti teikiami atsakingo rengėjo pasirašyti ir įstaigos DEK pirmininko vizuoti du bylų nomenklatūros egzemplioriai: vienas iš jų lieka įstaigai, su kuria bylų nomenklatūra derinama, kitas egzempliorius – bylų nomenklatūrą teikiančiai įstaigai.
Suderintą bylų nomenklatūrą tvirtina įstaigos vadovas.
Jei per raštvedybinius metus susidaro dokumentų, kuriems bylos nomenklatūroje nenumatytos, rengiamas bylų nomenklatūros papildymų sąrašas. Į sąrašą įrašytoms naujoms byloms suteikiamas indeksas, einantis iš eilės pagal patvirtintos bylų nomenklatūros atitinkamo punkto papunktį.
Sąrašas derinamas ir tvirtinamas kartu su kitų metų bylų nomenklatūra.
Sudaromos vienarūšės bylos (darbuotojų asmens bylos, priežiūros bylos, teisminių procesų bylos ir kt.) įrašomos į tų bylų sąrašus, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitokios jų apskaitos.
Dokumentai per raštvedybinius metus į bylų nomenklatūroje numatytas bylas dedami laikantis šių reikalavimų:
1. Dokumentų rūšys ir turinys turi atitikti bylų nomenklatūroje numatytos sudaryti
bylos antraštę. Bylos antraštė ir indeksas turi būti užrašyti ant bylos segtuvo.
2. Į bylą dedamas vienas dokumento egzempliorius.
Jei faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gautas dokumentas užregistruojamas ir jame parašoma rezoliucija, o vėliau gaunamas dokumento originalas, į bylą dedamas originalas ir anksčiau gauto dokumento lapas su jį gavusioje įstaigoje parašytais rekvizitais.
3. Dokumentai byloje dedami chronologine tvarka, jei netaikoma kita sisteminimo tvarka.
4 Vardiniai dokumentai byloje sisteminami pavardžių abėcėlės tvarka.
5. Priedai ir pridedami dokumentai dedami prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso Jei priedų ar pridedamų dokumentų yra daug, jie gali būti dedami į atskirą bylą.
6 Į bylas gali būti dedama vaizdine medžiaga, įstaigos parengti leidiniai, susiję su jos atliekamomis funkcijomis.
7. Dokumentų juodraščiai ir grąžintini dokumentai į bylas nededami.
8. Ilgo ir nuolatinio saugojimo dokumentai dedami į bylas išėmus segtukus ir sąvaržėles.
9. Byla sudaroma ne daugiau kaip 150-200 lapų, jei jų yra daugiau, sudaroma kita byla.
Pasibaigus raštvedybiniams metams, pagal bylų nomenklatūrą, jos papildymų sąrašą, vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus jų apskaitos dokumentus suvedami bylų sudarymo statistiniai duomenys, jie rašomi bylų nomenklatūros suvestinėje. Patvirtinta suvestinės kopija ar nuorašas per 40 kalendorinių dienų nuo raštvedybinių metų pabaigos išsiunčiama įstaigai, su kuria bylų nomenklatūra buvo derinta.
BYLŲ FORMAVIMAS IR ĮFORMINIMAS

Bylos tvarkomos praėjus vieniems raštvedybiniams metams po bylų užbaigimo.
Įstaigos vadovas nustato atsakingus darbuotojus už bylų sutvarkymą struktūriniuose padaliniuose. Bylų perdavimas iš jas sudariusių struktūrinių padalinių kitiems atsakingiems struktūriniams padaliniams ar darbuotojams įforminamas aktu, kur surašomos perimamos bylos.
Bylos tvarkomos:
1. Tikrinami kiekvienos bylos ir joje esančių dokumentų saugojimo terminai pagal įstaigos bylų nomenklatūrą ir teisės norminius aktus, kuriuose jie nustatyti.
2. Patikrinamas dokumentų sisteminimas bylose pagal nustatytą ar pasirinktą požymį.
Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylose dokumentai išdėstomi chronologine tvarka (byla pradedama anksčiausiu dokumentu, baigiama – vėliausiu), jei netaikoma kita sisteminimo tvarka. Susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nežiūrint atsakomojo dokumento datos.
3. Jei byloje yra dokumentų, kurie neatitinka bylos antraštės ar saugojimo termino, jie dedami į reikiamas bylas.
Jei byloje yra juodraščių, dokumentų nereikalingų egzempliorių, žymeklių, sąvaržėlių, segtukų, jie išimami.
Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų lapai sunumeruojami.
Kiekvienos bylos lapai numeruojami atskirai.
Laikino saugojimo bylų lapai paprastai nenumeruojami.
Jei laikino saugojimo bylą ar atskirus jos dokumentus reikia perduoti teisėtvarkos ar kitoms institucijoms, bylos lapai gali būti sunumeruojami ir parašomas bylos baigiamasis įrašas.
Bylos vidaus apyrašas sudaromas, jei to reikia papildomai dokumentų apskaitai ar paieškai. Vidaus apyraše surašomi byloje esantys dokumentai ir nurodoma jų vieta byloje.
Bylos tvarkymas baigiamas jos įforminimu: rašomas bylos baigiamasis įrašas ir įforminamas bylos antraštinis lapas:
1. Baigiamajame įraše nurodomas bylos lapų skaičius, jų ypatumai.
2. Antraštiniame lape nurodomi bylos aprašymo duomenys: bylą sudariusios įstaigos ar struktūrinio padalinio pavadinimas, bylos indeksas ir antraštė, chronologinės ribos ar data, bylos
saugojimo terminas:
2.1. Įstaigos pavadinimas turi atitikti teisės norminiais aktais nustatytą įstaigos pavadinimą. Jei įstaiga turi įteisintą sutrumpintą pavadinimą, jis rašomas skliausteliuose po pilno pavadinimo, pvz.: Valstybinė atomines energetikos saugos inspekcija (VATESI). Jei bylos sudarymo metu įstaigos pavadinimas keitėsi, bylos antraštiniame lape rašomas paskutinis pavadinimas.
2.2. Bylos indeksas ir antrašte rašomi pagal bylų nomenklatūrą. Antraštė tikslinama pagal byloje esančių dokumentų sudėtį.
2.3. Bylos chronologinės ribos yra byloje esančio įstaigoje registruoto anksčiausio ir vėliausio dokumento datos.
Jei bylą sudaro vienas dokumentas, jo data yra bylos data.
Jei bylą sudaro vienas ar keli metų tęstiniai dokumentai, bylos data yra metai.
3. Laikino saugojimo byloms antraštinis lapas gali būti nerašomas, jei bylos aprašymo duomenys užrašyti ant bylos segtuvo.
Iki perdavimo į užbaigtų bylų apskaitą, sutvarkytų bylų apskaita daroma ir jų paieška atliekama pagal bylų nomenklatūrą, jos papildymų sąrašą ir suvestinę, vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus apskaitos dokumentus.

BYLŲ RUOŠIMAS PERDUOTI Į ARCHYVĄ IR PERDAVIMAS

Kad dokumentai būtų išsaugomi ir prieinami reikiamą laiką ir būtų užtikrinta jų paieška, turi būti sudaryta įstaigos užbaigtų bylų apskaitos sistema: nustatyti apskaitos dokumentai, jų sudarymo tvarka ir atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai.
Sutvarkytos ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos į apyrašus įrašomos ir laikino saugojimo bylų sąrašai sudaromi per dvejus metus nuo bylų užbaigimo.
Įstaigos vadovo paskirtas už bylų apskaitos tvarkymą atsakingas struktūrinis padalinys ar darbuotojas:
1. Priima įstaigos struktūriniuose padaliniuose sudarytas bylas ir tvarko jų apskaitą. 5 2. Įrašo bylas į apyrašus ir byloms užrašo patvirtintus jų apskaitos duomenis (šifrus).
3. Atlieka kartu su kitais padaliniais dokumentų vertės ekspertizę ir sudaro naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktą.
4. Vykdo bylų apskaitos kontrolę ir sudaro bylų apskaitos dokumentų bylas.
Laikino saugojimo bylų apskaita daroma raštvedybiniais metais užbaigtų bylų sąrašuose ir bylų, kurių saugojimo terminas pratęstas atlikus vertės ekspertizę, sąrašuose.
Laikino saugojimo bylų sąrašus rengia struktūriniai padaliniai, kuriuose tokios bylos buvo sudarytos, ir pateikia juos atsakingam už bylų apskaitos tvarkymą struktūriniam padaliniui.
Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų apskaita daroma atskiruose bylų apyrašuose. Atsižvelgiant į sudarytų bylų kiekį, bylų apyrašai nustatomi:
1. Vienos ar kelių panašaus pobūdžio įstaigos funkcijų ar veiklos sričių byloms.
2. Specialias funkcijas vykdančių struktūrinių padalinių byloms.
3. Apibrėžtų procesų metu susidariusioms vienarūšėms byloms.
4. Byloms, sudarytoms iš dokumentų, prie kurių priėjimą riboja įstatymai.
Bylų apyrašų sąrašą, tvarkomuoju dokumentu tvirtina įstaigos vadovas. Sąraše turi būti kiekvieno bylų apyrašo pavadinimas, kurį sudaro bylų saugojimo terminas, veiklos srities ar struktūrinio padalinio, kuriame susidarė bylos, ar bylų rūšies pavadinimas.
Į bylų apyrašus įrašomos:
1. Raštvedybiniais metais užbaigtos ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos.
2. Buvusios laikino saugojimo bylos, kurioms atlikus dokumentų vertės ekspertizę
nustatytas ilgas ar nuolatinis saugojimo terminas.
Už bylų apskaitą atsakingam struktūriniam padaliniui iš struktūrinių padalinių perduotos ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos tikrinamos tokia tvarka:
1. Patikrinamas bylų sutvarkymas ir įforminimas.
Jei nustatoma, kad bylos sutvarkytos ir įformintos nesilaikant taisyklių ir kitų teisės norminių aktų reikalavimų, bylos grąžinamos pataisyti jas tvarkiusiems darbuotojams.
2. Pagal bylų nomenklatūrą, jos suvestinę, bylų perėmimo aktus, dokumentų registracijos žurnalus ir kitus apskaitos dokumentus būtina nustatyti, ar visos tvarkomaisiais raštvedybiniais metais sudarytos bylos ir dokumentai perduoti.
3. Jei nustatoma, kad dokumentų ar bylų trūksta, organizuojama paieška, o jų neradus, surašomas dingusių dokumentų (bylų) aktas; aktą tvirtina ir sprendimus dėl atsakomybės įstatymų nustatyta tvarka priima įstaigos vadovas.
Apie dingusius dokumentus ar bylas informuojama įstaiga
Sutvarkytos ir patikrintos bylos į apyrašus įrašomos tokia tvarka:
1. Bylos į apyrašus įrašomos pagal jų užbaigimo metus, kiekvienų raštvedybinių metų bylos – pagal bylų išdėstymo tvarką bylų nomenklatūroje, vienarūšės bylos – pagal bendrus požymius arba abėcėlės tvarka.
2. Kiekvienais metais įrašomų bylų apskaita tęsiama eilės tvarka.
3. Bylos įrašomos kaip atskiri saugojimo vienetai, kiekvienam suteikiamas atskiras
apskaitos eilės nurneris.
4. Užrašoma kiekvieno saugojimo vieneto antrašte, chronologinės ribos, lapų skaičius. 5. Nurodoma į bylų apyrašą įrašomų ir bendra apyraše įrašytų saugojimo vienetų suma.
Bylų apyrašus tvirtina įstaigos vadovas.
Bylų apyrašai teikiami derinti kartu su to laikotarpio įstaigos istorijos ir dokumentų
sutvarkymo pažyma.
Pažymos pirmoje dalyje pateikiama informacija apie įstaigą: nurodomi jos įkūrimą, funkcijas reglamentuojantys teisės norminiai aktai, aptariamos funkcijos, veiklos sritys, administracinė struktūra, jos pasikeitimai, reorganizacijos per apimamą laikotarpį.
Antroje dalyje aptariami bylų apyrašų sudarymo principai, nurodomi į kiekvieną apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo, klasifikavimo ypatumai, informacija apie paieškos sistemas, apie gautus iš kitų įstaigų dokumentus ir jų sutvarkymą (reorganizavimo ar likvidavimo atvejais). Jei buvo nustatyti dokumentų ar bylų dingimo, kitokio praradimo atvejai, jie nurodomi ir paaiškinamos priežastys.
Patvirtintuose bylų apyrašuose taisymus, žymėjimus, susijusius su priėjimu prie dokumentų, kitomis procedūromis gali atlikti tik darbuotojai, atsakingi už bylų apskaitos tvarkymą.
Padaręs reikalingą įrašą ar žymą ir nurodęs pagrindą, darbuotojas turi pasirašyti, nurodyti savo pareigas, vardą, pavardę ir datą.
Į apyrašus įrašytos ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos saugomos įstaigos archyve laikantis tvarkos, nustatytos Reikalavimų dokumentų saugykloms, patvirtintų Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1997 m. liepos 7 d. įsakymu Nr. 35 (Žin., 1997, Nr. 68-1728).
Laikino saugojimo bylos gali būti saugomos jų sudarymo vietose iki pasibaigs joms nustatytas saugojimo terminas. Jei šios bylos saugomos įstaigos archyve, jos laikomos atskirai nuo ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų, įrašytų į apyrašus.

NAUDOTA LITERATŪRA

1. Dokumentu rengimo ir įforminimo taisyklės. Valstybės žinios, 2001 m. Nr. 30
2. Metodinė medžiaga.
3. Raštvedybos konspektas.
4. Raštvedybos taisyklės. (2002) Vilnius: Firidas
5. Konspektai
TURINYS
Įvadas 2
Raštvedybos sąvoka 3
Dokumento sąvoka 3
Bendrieji dokumento įforminimo reikalavimai 5
Formuliaras- rekvizitų visuma 6
Blankai 7
Rekvizitų spausdinimo taisyklės 8
Organizacinių dokumentų rekvizitų išdėstymo schema 18
Organizacinių dokumentų įforminimas 19
Tvarkomųjų dokumentų rekvizitų išdėstymo schema 24
Tvarkomųjų dokumentu įforminimas 25
Informacinių siunčiamųjų dokumentų įforminimo schema 30
Informacinių dokumentų įforminimas 31
Informacinių vidaus dokumentų įforminimo schema 33
Informacinių vidaus dokumentų įforminimas 34
Asmens dokumentai 40
Dokumentų apyvarta 44
Dokumentų registravimas 45
Bylų nomenklatūros sudarymas 46
Bylų formavimas ir įforminimas 49
Bylų ruošimas perduoti į archyvą ir perdavimas 51
Naudota literatūra 54

ĮVADAS

Šiuo metu visose įstaigose rašoma labai daug dokumentų. Kiekvienas iš mūsų su jais susiduriame bei naudojamės. Todėl turime mokėti teisingai ir vienodai rašyti bei įforminti dokumentus, kad jie būtų juridiškai galiojantys, garantuoti jų išsaugojimą ir suprasti dokumentų vertę. Dokumentai turi būti įforminami ir tvarkomi taip, kad kiekvienu momentu būtų galima juos surasti bei panaudoti jų informaciją. Taip pat pritaikyti kompiuterius ar kitą techniką, tiek raštvedyboje, tiek vėliau ir archyvuose.

Šio darbo tikslas susipažinti su raštvedybos, dokumento sąvoka, dokumentų klasifikacija, dokumentų unifikavimu, Lietuvos Respubblikoje galiojančiais standartais, rekvizitų rašymo taisyklėmis bei dokumentų įforminimo reikalavimais.

RAŠTVEDYBOS SĄVOKA

Raštvedyba – įstaigos ar įmonės dokumentų tvarkymas, to darbo sistema. Valdymo, gamybinė, mokslinė ar kitokia įstaigų bei žmonių veikla fiksuojama dokumentuose. Norint tuos dokumentus panaudoti, reikia ne tik juos parengti, įforminti, bet ir išsiųsti arba gauti, registruoti, kontroliuoti jų užduočių vykdymą, tam tikra tvarka juos grupuoti. Tinkamai organizuoti šie darbai tobulina įstaigos valdymą, padeda operatyviau surasti bei panaudoti reikalingą informaciją, garantuoti dokumentų saugumą ir parengimą perdavimui į archyvus tolesniam saugojimui.
Raštvedyba yra valdymo proceso sudėtinė dalis, svarbus šio proceso elementas.
Raštvedyba – institucijos veiklos dokumentavimas ir tos veiklos dokumentų tvarkymas.
Veiklos dokumentavimas – tai nustatytos formos dokumentų, susijusių su kuria nors valdymo funkcija, rengimas. Įmonės veikla atsispindi jos raštvedyboje ir korespondencijoje. Dokumentai rengiami, kad būtų galima laiku atlikti valdymo veiksmus, fiksuoti jų turinį: pvz:. Institucijų valdymo veikla išreiškiama tvarkomaisiais dokumentais, informacija keičiamasi raštais, faksogramomis, telefonu ir kt. Korespondencija – tai įmonės bendravimas su išore (tiekėjais, klientais, veiklos parneriais, investitoriais) gaunamu ir siunčiamų bei kitokių dokumentų forma.
Veiklos dokumentavimas – tai; dokumentų rengimas, dokumentų derinimas, derinimas,įforminimas,dauginimas.
Dokumentų tvarkymas – tai darbas su parengtais arba gautais dokumentais:
gautų dokumentų priėmimas ir tvarkymas, vidaus ir siunčiamų dokumentų tvarkymas., dokumentu išsiuntimas, dokumentų registravimas, bylų nomenklatūros sudarymas, bylų formavimas ir įforminimas, bylu perdavimas saugoti ir saugojimas, informacijos paieška ir pateikimas ir t.t
Informacija yra pagrindinis įstaigos valdymo darbuotojų veiklos objektas. Racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai ir gerai tvarkomi dokumentai paspartina darbus.

DOKUMENTO SĄVOKA

Dokumentas – materialus objektas (popierius, magnetinė juosta, kino juosta, nuotrauka ir t.t.), kuriame užfiksuota informacija apie faktus, įvykius, objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą. Visa tai galima užfiksuoti vaizdu, garsu, raštu.
Valdymo veiklos dokumentų sąvoka siauresnė. Dokumentas – tai informacija, parašyta ir išsaugota informacinėje laikmenoje: popieriuje, diskelyje. Lotynų kalbos žodis documentum – pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas.
Institucijose sudaroma daug dokumentų ir jie įvairiai klasifikuojami. Pagrindinė dokumento funkcija – informacinė, t.y. bet kuris dokumentas atsiranda dėl būtinumo fiksuoti informaciją. Kitos dokumento funkcijos: socialinė, teisinė. valdymo.
Visi dokumentai, susidarę valdymo veikloje, skirstomi į sistemas pagal tai, kokią veiklos sritį jie atspindi: yra buhalterinės apskaitos, statistikos, planavimo ir kt. Valdymo veikla išreiškiama organizaciniais tvarkomaisiais dokumentais (OTD).
OTD skirstoma į tris grupes: organizacinius, tvarkomuosius ir informacinius. Dokumentų klasifikavimas – tai jų suskirstymas pagal bendrus požymius: dokumentų turinį, dokumentų formą, saugojimo laiką ir pan.
Pagal turinį dokumentai skirstomi į rūšis: aktas, protokolas, įsakymas, pažyma ir kt. Kiekviena rūšis gali turėti porūšių, pvz.: aktai – priėmimo, perdavimo, ekspertizės, tikrinimo, nelaimingo atsitikimo ir kt.;
įsakymai – veiklos, kadrų, atostogų;
raštai -iniciatyviniai, atsakomieji., lydraščiai ir kt.
Pagal dokumentų apyvartą (kilmę) dokumentai gali būti: vidaus – institucijų veiklai reguliuoti (nuostatai, įstatai, instrukcijos, įsakymai, potvarkiai, sprendimai, aktai, protokolai);
siunčiamieji-informacijai perduoti, pasikeisti: raštai, pažymėjimai, rekomendacijos, charakteristikos, pažymos;
gautieji.
Pagal saugojimo laiką – nuolatinio, ilgo (nuo 11 iki 100.) ir laikino (tki 10 m.)
Pagal parengimo laipsnį — originalai (tikras, autentiškas dokumentas: pasas, darbo knygelė, diplomas ir kopijos (nuorašai).
Išrašas – pakartota tam tikra dokurnento dalis.
Dublikatas – antrąkart visiškai tiksliai atgamintas tikrasis dokumentas, atstojantis originalą (paprastai išduodamas pametus originalą).
Gali būti viešų, slaptų. tarnybinio naudojimo dokumentų.Tarnybiniais dokumentais naudojasi visi įstaigos darbuotojai, bet šie dokumentai negali būti skelbiami spaudoje. Slaptais naudojasi adresatas ir vykdytojas.
Dokumentų unifikavimas – jų vienodinimas pagal informacijos sudėtį, dokumento formą. Šį procesą sudaro 3 etapai:
1. Nustatymas dokumentų, reikalingų konkrečiai valdymo funkcijai. Lietuvos archyvų generalinė direkcija prie LRV yra pateikusi Dažniausiai raštvedyboje vartojamų dokumentų sąrašą, pagal kurį įstaigoje sudaromas dokumentų sąrašas. Jame nurodoma, kada ir kokiu tikslu vienas ar kitas dokumentas rašomas. Sudarius tokį sąrašą, tampa aišku, kokie dokumentai įstaigoje nereikalingi, dubliuoja kituose dokumentuose fiksuojamą informaciją.
2. Dokumentų formų suvienodinimas, kai naudojami standartiniai popieriaus lapai, nustatytas vienodas paraščių plotis, kiekvieno rekvizito nuolatinė vieta, įforminimo būdas. Unifikavimas sudaro galimybę rengti trafaretinius tekstus dokumentams, turintiems identišką ir pasikartojančią informaciją. Sukūrus unifikuotų dokumentų grupes, jas galima standartizuoti. Standartizavimas reiškia, kad nustatytos tam tikros normos ir reikalavimai dokumentams, kunių turi laikytis visų įstaigų darbuotojai.
3. Vienodinamas dokumentų turinys, teksto sudedamosios dalys, nustatomi žodžių junginiai bei sakiniai. Pagal dokumento paskirtį parenkamos kalbinės konstrukcijos, tiksliai išreiškiančios pasikartojančius valdymo veiksmus ar situacijas.

BENDRIEJI DOKUMENTŲ ĮFORMINIMO REIKALAVIMAI

Popierius būna 2 rūšių : eilės A-100% celiuliozė, baltos spalvos naudojamas kopijavimo aparatams ir spausdintuvams. Popierius eilės B turi 50% priemaišų turi atspalvį ir naudojamas kaip pagalbinis.

Iš viso yra 13 formatų popierius.Didžiausias formatas AO (841 x 1185 mm), mažiausias A12 (8 x 12 mm).

Dokumentai įforminami tokių formatų popieriaus lapuose: A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm) ir A4L (297 x 210 mm). Buhalterinėje apskaitoje naudojamas dar vienas popieriaus formatas A3 (297 x 420 mm).

Dokumentai įforminami paliekant tokio pločio paraštes: kairioji(left) – 30 mm (dokumentui įsegti į bylą), dešinioji(right) – 10 mm (tekstui išsaugoti ir dėl estetinės išvaizdos), viršutinė (top) -20 mm (puslapiams numeruoti ir rekvizitams rašyti), apatinė (bottom) – 20 mm (rekvizitams rašyti). Dokumentai spausdinami tik vienoje lapo pusėje, išskyrus šiose taisyklėse ir kituose teisės aktuose numatytas žymas ar nuorodas, rašomas antroje lapo pusėje. Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas antrasis ir tolesni lapai.
Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių. Dokumentai rašomi laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisinės terminijos. Dokumento tekstą spausdiname paliekant tarp eilučių 1,5 intervalo. Formate A5 galima palikti 1 intervalą. Moksliniai darbai, referatai spausdinami per 2 intervalus.
1 intervalas – 4,25 mm.,
1,5 intervalo – 6,38 mm.,
2 intervalai – 8,5 mm.

Iš kelių eilučių susidedantis rekvizitai spausdinami per 1 intervalą. Rekvizitai vienas nuo kito atskiriami 2-4 intervalais. Rekvizitų sudedamosios dalys atskiriamos per 1,5-2 intervalus. Kiekvienos pastraipos naujoji eilutė pradedama klavišų “TAB”(2,2 cm).
Dokumentu rekvizitams spausdinti naudojamos 5 “TAB” padėtis:
0 padėtis – paraštės riba.
1 padėtis – 2,2 cm.
4 padėtis – 8,8 cm.
5 padėtis – 11 cm.
6 padėtis – 13,2 cm.

2,3 padėtis naudojame tekstams spausdinti. Tabuliatorius padeda tiksliai ir greitai nustatyti rekvizitu rašymo vietas.

FORMULIARAS – REKVIZITU VISUMA

Dokumento formuliaras nustato toki maksimalu rekvizitu kieki:
1. Valstybės herbas arba prekiu ženklas.
2. Dokumento sudarytojo pavadinimas.
3. Įstaigos duomenys.
4. Specialoji žyma.
5. Priedo žyma.
6. Dokumento gavimo registracijos žyma.
7. Dokumento pavadinimas.
8. Dokumento data.
9. Dokumento registracijos numeris.
10. Gauto dokumento nuoroda.
11. Dokumento sudarymo vieta.
12. Adresatas.
13. Rezoliucija.
14. Dokumento tvirtinimo žyma.
15. Dokumento tekstas.
16. Parašas.
17. Dokumento suderinimo žyma.
18. Vizos
19. Supažindinimo žyma.
20. Rengėjo nuoroda.
21 . Dokumento paieškos nuoroda.
22. Kopijos tikrumo žyma.
Visi dokumentai turi turėti šiuos privalomus rekvizitus:
dokumento sudarytojo pavadinimą, dokumento pavadinimą (išskyrus raštus), data, registracijos numerį, dokumento sudarymo vietą (išskyrus raštus), tekstą, parašą (us).
Kiekvienam rekvizitui formuliare skirtas tam tikras plotas, kurio dydis priklauso nuo maksimalaus ženklų skaičiaus. Rekvizitai dėstomi taip, kad sudarant dokumentą, galima būtų efektyviai naudoti tabuliaciją.

Dokumentų formuliaras parengtas turint tikslą padidinti darbo našumą, paprasčiau ir greičiau parašyti dokumentą rašomąja mašinėle, surinkti kompiuteriu; palengvinti dokumentų paiešką ir darbą su dokumentais, efektyviau naudoti kompiuterinę techniką.

BLANKAI

Vienas pagrindinių Lietuvos Standarto reikalavimų yra tai, kad dokumentai turi būti rašomi blankuose.
Blankas – standartinis popieriaus lapas, kuriame išspausdinti turintys nuolatinę informaciją rekvizitai.
Dokumentų blankai gaminami spaustuvėje arba dauginimo priemonėmis baltame popieriuje viena juoda spalva. Jie turi būti parengti pagal formuliarų pavyzdžius.
Dokumentai yra įmonės įvaizdžio sudėtinė dalis, savotiška vizitinė kortelė. Dokumentas neišvaizdžiame blanke, atspausdintas prastu šriftu formuoja neigiamą nuomonę apie įmonę. Blankas, kuriame daug vietos skiriama emblemai, įmonės pavadinimui, bet mažai tekstui yra nepatogus. Todėl emblemą reikėtų spausdinti tik toje vietoje, kuri jai skirta pagal standarto reikalavimus.
Šiuolaikinis blanko įforminimo dizainas, “savas” firminis stylius, geros kokybės popierius, būtina informacija apie įmonę yra ypatingai svarbūs, jei siekiame maloniai nuteikti dalykinį partnerį.
Įstaigos gali turėti tik vieną blanką, kuriame būtų rašomi raštai ir kiti organizaciniai tvarkomieji dokumentai. Šis blankas spausdinamas raštų blanko pavyzdžiu, nenurodant 11 rekvizito.
Blankas spausdinamas A4 ar A5 formato popieriaus lape ir turi šiuos rekvizitus:
herbą arba prekių ženklą, dokumento sudarytojo pavadinimą, įstaigos duomenis.

Herbas arba prekių ženklas spausdinamas popieriaus lapo viduryje, po viršutine parašte.
Prekių ženklas gali būti spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje, paliekant paraštes.
Herbas ir prekių ženklas kartu nespausdinami.
Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po herbo arba prekių ženklo rekvizitu, jei šis rekvizitas išspausdintas po viršutine parašte lapo viduryje.
Jei prekių ženklas spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje, dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas šalia ženklo.

Kai herbas ar prekių ženklas nespausdinamas, dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po viršutine parašte.
Įnformacinių siunčiamųjų dokumentų, įforminamų blanke, rekvizitai yra:
adresatas, dokumento pavadinimas (raštuose – antraštė, išskyrus lydraščius), dokumento data, registracijos numeris, gauto dokumento nuoroda (atsakomuosiuose dokumentuose), dokumento tekstas, parašas, rengėjo nuoroda (išskyrus atvejus, kai dokumento rengėjas yra įstaigos vadovas).
Įnformaciniai įstaigos vidaus dokumentai įforminami A4 formato blanke ir turi šiuos rekvizitus:
herbą arba prekių ženklą, dokumento pavadinimą. Kiti rekvizitai įrašomi pagal dokumento rūšį.
Blanko rekvizitai spausdinaml lietuvių kalba.
Jeigu dokumentas siunčiamas užsienio korespondentams, dokumento sudarytojo pavadinimas gali būti rašomas ne tik lietuvių, bet ir pasirinkta užsienio kalba, kiti rekvizitai – pasirinkta užsienio kalba. Pirma rašoma lietuvių kalba, po to – užsienio kalba.
Blankuose rekvizitai gali būti spausdinami išilginiu (centruotu) ir kampiniu būdu.
Išilginis rekvizitų išdėstymo būdas yra toks, kai rekvizitai centruotai spausdinami viršutinėje lapo dalyje (kiekviena eilutė vienodai nutolusi nuo kairiojo ir dešiniojo krašto). Tai numatyta tarptautiniuose standartuose. Kampinis rekvizitų išdėstymas, kai spausdinama viršutiniame kairiajame kampe pagal standartą.
Blanke įformintas dokumentas turi išsamią informaciją, išdėstytą minimaliame plote, visus privalomus rekvizitus; lengvesnis dokumento sudarymas, geresnė jo išvaizda; paprastesnis informacijos panaudojimas.
Rengiant blankus, būtina įsidemėti:
institucijos pavadinimas turi atitikti teisinių aktų nustatytą pavadinimą;

rekvizitai: dokumento sudarytojas, institucijos pavadinimas, visada rašomi vardininko
linksniu.
REKVIZITŲ SPAUSDINIMO TAISYKLĖS

Kiekvienas dokumento rekvizitas rašomas nustatytoje vietoje ar plote. Kai dokumento rekvizitai išdėstomi ne viename lape, jie turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą lapą nebūtų perkeliamas vien parašo rekvizitas ir po juo rašomi kiti rekvizitai.
1. Herbas arba prekių ženklas spausdinamas lapo viršutinės dalies kairėje pusėje arba viduryje (centruotai), paliekant paraštes .Herbas ir prekių ženklas kartu niekada nespausdinami.

2.Dokumento sudarytojo pavadinimas. Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis raidėmis ir išdėstomas centruotu būdu . Tarnybiniame pranešime, prašyme ir kt. rašomas tarnautojo pareigų pavadinimas, nurodant jų priklausomybę, pvz..:

AKCINĖS BENDROVĖS ”GUSVA”
ŪKIO TARNYBOS VIRŠININKAS

3.Įstaigos duomenys rašomi vienoje eilutėje arba dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje(blankuose). Kai įstaigos duomenys rašomi vienoje eilutėje, tarp atskirų duomenų paliekamas didesnis intervalas arba dedami atitinkami skyrybos ženklai. Įstaigos duomenys rašomi mažesnėmis negu kiti rekvizitai raidėmis ir gali būti atskirti linija. Kai informacinio dokumento (rašto) sudarytojai yra kelios įstaigos, įstaigos duomenys rašomi po kiekvienos įstaigos pavadinimu. Įstaigos duomenis sudaro: įstaigos kodas, buveinės adresas ir kita reikalinga informacija (telefonu ir faksu numeriai. elektroninio pašto adresas ir kt.). Telefonų ir faksų numeriai rašomi pagal Telekomunikacijų technikos taisykles., pvz.:

Vyturio g. 15 Tel.(8-46) 227547 A/s 3428664, AB Klaipėdos bankas GH98-152 Įmonės kodas

LT-5810 Klaipėda Faksas (8-46) 227547 Klaipėdos Senamescio filialas Klaipėdos m. valdyba 395690

Banko kodas 26010213501 Kanto g. 22

LT-5802 Klaipėda

4. Specialioji žyma. Specialioji žyma rašoma dokumento pirmojo lapo viršutinės paraštės dešinėje pusėje paryškintomis raidėmis arba dedamas spaudas, pvz.: Projektas, Išrašas, Kopija, Faksograma.

Kopija

5. Priedo žyma. Priedo žyma rašoma viršutinės paraštės dešinėje pusėje. Žymą sudaro:dokumento, kuriam priklauso priedas, pavadinimas , priedo eilės numeris ir žodis “priedas”. Žymos dalys išdėstomos kampiniu vėliaviniu būdu, žodis “priedas” kartu su eilės numeriu rašomas iš naujos eilutės, pvz.:

Civilinės aviacijos Priešgaisrinės saugos taisyklių 1 priedas

6. Dokumento gavimo registracijos žyma. Dokumento gavimo registracijos žyma rašoma, arba dedamas spaudas, dokumento pirmojo lapo viršutines paraštės dešiniajame kampe. Žymą sudaro: dokumentą gavusios įstaigos pavadinimas, žodis “Gauta”, dokumento gavimo data ir registracijos numeris, pvz.:

Gauta (Įstaigos pavadinimas) ....... Nr....

7. Dokumento pavadinimas.Dokumento pavadinimas rašomas:

7.1. Tvarkomujų ir informacinių įstaigos vidaus dokumentų pavadinimas rašomas po dokumento sudarytojo pavadinimu.

7.2. Informacinių dokumentų, kuriuose yra adresato rekvizitas, pavadinimas rašomas po šiuo rekvizitu.

7.3. Organizacinių ir tvirtinamų informacinių dokumentų pavadinimas rašomas po tvirtinimo žymos rekvizitu.
7.4. Dokumento pavadinimas, išskyrus raštus, rašomas išilginiu centruotu būdu didžiosiomis paryškintomis raidėmis ir atskiriamas nuo aukščiau parašytų rekvizitų ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
7.5. Dokumento pavadinimą sudaro dokumento rūšies pavadinimas ir teksto antraštė. Dokumento rūšies pavadinimas rašomas atskiroje eilutėje, pvz.:

ĮSAKYMAS
DĖL EKSPERTŲ KOMISIJOS NUOSTATŲ PATVIRTINIMO

arba

PAŽYMA
APIE GAUTAS PAJAMAS

arba

KOLEGIJOS POSĖDŽIO PROTOKOLAS

7.6 Raštai neturi pavadinimo. Teksto antraštė pradedama prielinksniu “DĖL” ir rašoma didžiosiomis neparyškintomis raidemis. Antraštė pradedama rašyti nuo kairiosios paraštės, plotas horizontalia kryptimi neribojamas. Antraštė atskiriama nuo aukščiau parašyto adresato rekvizito ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Siunčiamų dokumentų lydrašciuose antraštė nerašoma.

8. Dokumento data. Dokumento data rašoma po dokumento pavadinimu ir kartu su dokumento registracijos numeriu dėstoma išilginiu centruotu būdu. Dokumento data ir registracijos numeris nuo dokumento pavadinimo atskiriami 1 intervalu. Raštuose data rašoma lapo dešinėje pusėje po įstaigos duomenų rekvizitu. Datos rašomos dviem būdais: 2002-11-06 arba 2002 m. lapkričio 6 d.

9. Dokumento registracijos numeris. Dokumento registracijos numeris rašomas šalia dokumento datos rekvizito dešinėje pusėje.

2002-11-15 Nr.(l) 01-125

Dokumento registracijos numerį sudaro simbolis Nr., registracijos žurnalo identifikavimo žymuo ir skaitmeninis dokumento registravimo eilės numeris, pvz.: Nr. 1-125 (1) – registracijos žurnalo pagal patvirtintą sąrašą numeris, 125 – dokumento registravimo eilės numeris). Dokumento registracijos numeris gali būti papildomas paieškos duomenimis (bylos indeksu pagal bylų nomenklatūrą), kurie rašomi skliausteliuose, pvz.: Nr. (1)-01-125 arba Nr. 0 1- 125-(1). Jei dokumento sudarytojai yra kelios įstaigos ar kelių įstaigų vadovai, registracijos numeris susideda iš dokumento registracijos numerių, atskirtų vienas nuo kito įstrižu brūkšneliu, pvz.: Nr. 1-125/1-254.
10. Gauto dokumento nuoroda. Gauto dokumento nuoroda rašoma atsakomuosiuose raštuose po dokumento datos ir registracijos numerio rekvizitais, pvz.:

2002-11-06 Nr.1-124

Į 2002-10-25 Nr. 1-110

Kituose atsakomuosiuose informaciniuose dokumentuose. kuriuose yra adresato rekvizitas, gauto dokumento nuoroda rašoma lapo dešinėje pusėje po įstaigos duomenų rekvizitu. Jei įstaigos duomenys rašomi apatinėje paraštėje, gauto dokumento nuoroda rašoma lapo dešinėje pusėje po dokumento sudarytojo pavadinimu. Gauto dokumento nuorodą sudaro raidė “Į”, dokumento, į kurį atsakoma, data ir jo registracijos numeris, pvz.:

Į 2002-11-02 Nr. 2-156

Jei gauto dokumento registracijos numerio nėra, nurodoma dokumento data ir dokumento rūšies pavadinimas, pvz.:

Į 2002-02-23 prašymą

Jei gauto dokumento datos ir registracijos numerio nėra, nurodoma dokumento gavimo data, pvz.:

Į 2002 -03-16 gautą prašymą

11. Dokumento sudarymo vieta. Dokumento sudarymo vieta rašoma mažosiomis

raidėmis po datos ir dokumento registracijos numerio centruotu būdu. Dokumento sudarymo vieta rašoma tvarkomuosiuose dokumentuose ir informaciniuose vidaus įstaigos dokumentuose, pvz.:

TARNYBINIS PRANEŠIMAS
2002-04-16 Nr.12
Mažeikiai

12. Adresatas. Adresatas rašomas mažosiomis raidėmis nuo kairiosios paraštės ir atskiriamas nuo aukščiau parašyto rekvizito ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Kai dokumentas adresuojamas įstaigai, jos pavadinimas rašomas naudininko linksniu, pvz.:

Telšių apskrities viršininko administracijai

Kai dokumentas adresuojamas įstaigos struktūriniam padaliniui, įstaigos pavadinimas
rašomas kilmininko linksniu, įstaigos struktūrinio padalinio pavadinimas-naudininko linksniu, pvz.:

Administravimo tarnybos
Vertimu skyriui

Kai dokumentas adresuojamas konkrečiam asmeniui arba tarnautojui, rašomas pilnas tarnautojo pareigų pavadinimas, vardas (vardo raidė) ir pavardė naudininko linksniu, pvz.:

Finansų ministerijos
Finansų skyriaus viršininkui
P.Simaičiui

Jeigu adresate nėra vardo, pavardės tai pareigos rašosi iš didžiosios raidės, pvz.:
UAB “Gusva”
Direktoriui

Adresatas gali būti papildomas įstaigos adresu. Kai dokumentas adresuojamas fiziniam asmeniui, adresato rekvizitas būtinai rašomas su adresu, pvz.:

D.Gusčiui
Naftininkų g. 10-29

LT-5500 Mažeikiai

Jei adresatų daug, surašomas adresatų sąrašas, o kiekviename siunčiamame dokumente užrašomas tik vienas konkretus adresatas. Kai dokumentas adresuojamas vienam adresatui, o kitam adresatui siunčiama susipažinti to dokumento kopija, prieš šį adresatą rašomas žodis “Kopija”, pvz.:

Finansų ministerijai
Kopija
Valstybinei mokesčių inspekcijai
13. Rezoliucija. Rezoliucija rašo įstaigos vadovas lapo dešinėje pusėje laisvame plote tarp dokumento sudarytojo pavadinimo ir dokumento pavadinimo. Rezoliucija paprastai rašoma ranka. Rezoliucijoje rašoma pavedimo vykdytojo vardas (vardo raidė) ir pavardė, pavedimo turinys, įvykdymo terminas (prireikus), parašas, data,pvz.:

Z.Umbrui

Prašau atsakyti raštu iki 2002-l 1-15

(Parašas)

(Data)

14. Dokumento tvirtinimo žyma. Dokumento tvirtinimo žyma rašoma lapo dešinėje pusėje virš dokumento pavadinimo. Dokumento tvirtinimą žymintis žodis rašomas didžiosiomis raidėmis. Kai informacinis įstaigos dokumentas tvirtinamas įstaigos vadovo parašu, žymą sudaro: žodis “TVIRTINU”, vadovo pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė. Jei parašas tvirtinamas antspaudu, jis dedamas taip, kad liestų pareigų pavadinimą, pvz.:

TVIRTINU

A.V. Generalinis direktorius

(Parašas)

(Vardas ir pavardė)

15. Dokumento tekstas. Dokumento tekstas-pagrindinis rekvizitas, todėl turi būti aiškus, trumpas, logiškas, argumentuotas, be pasikartojimu, parašytas be techninių ir gramatinių klaidu. Pavadinimai rašomi didžiosiomis paryškintomis raidėmis, centruotu būdu ir atskiriami nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Dokumento tekstas gali būti paprastas, lentelės arba grafiko formos. Skyriai visada žymimi romėniškais skaitmenimis ir turi pavadinimus, o punktai ir papunkčiai rašosi arabiškais skaičiais.

16. Parašas. Dokumentas juridinė galia įgyja tik pasirašytas. Parašas rašomas po dokumento tekstų. Parašo rekvizitą sudaro pareigų pavadinimas, parašas ir jo iššifravimas. Rekvizito dalys rašomos vienoje eilutėje ir atskiriamos nuo teksto 3 intervalais. Pareigų pavadinimas pradedamas rašyti nuo kairiosios paraštės, vardas ir pavardė rašoma eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės viduryje, pvz.:

Generalinis direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Kai dokumentą pasirašo keli tos pačios įstaigos tarnautojai, parašo rekvizitai dėstomi vienas po kitu pagal einamas pareigas, pvz.:

Generalinis direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Vyr. finansininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Kai dokumentą pasirašo keli įstaigų vadovai, rašomi pilni jų pareigų pavadinimai ir išdėstomi vienas po kito, pvz.:

Revizijos departamento direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Muitinės departamento direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Kai dokumentą pasirašo laikinai eiti pareigos paskirtas tarnautojas, tai tokios jo pareigos nurodomos rekvizite, pvz.:

L. e. direktoriaus pareigos (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Kai dokumentą pasirašo komisija nurodomos visu pasirašančių asmenų pareigos komisijoje. Komisijos pirmininko vardas ir pavardė rašomos pirmoje eilėje, o jos narių vardai ir pavardės abėcėlės tvarka. Dalyvaujantys asmenys pasirašo po komisijos narių parašais, pvz.:

Komisijos pirmininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Nariai (Parašas) (Vardas ir pavardė)

(Parašas) (Vardas ir pavardė)

Dalyvauja (Parašas) (Vardas ir pavardė)

17. Dokumento suderinimo žyma. Dokumento derinimas būna vidinis ir išorinis. Išorinis-dokumentas derinamas su kita organizacija. Suderinimo žymą sudaro žodis “SUDERINTA” rašomas didžiosiomis raidėmis, įstaigos, su kuria dokumentas suderintas, vadovo pilnas pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė, data. Rekvizito dalys pradedamos rašyti nuo kairiosios paraštės, pvz.:

SUDERINTA
Technikos direktoriaus pavaduotojas
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)

Jeigu dokumentas derinamas su dviem įstaigom, tai vienos įstaigos derinimo žymą rašoma nuo krašto, o kitos viduryje, pvz.:

SUDERINTA SUDERINTA
Direktorius Direktorius
(Parašas) (Parašas)
(Vardas ir pavardė) (Vardas ir pavardė)
(Data) (Data)

18. Vizos. Viza-vidinis dokumento derinimas (dokumentams kurie lieka įstaigoje). Viza sudaro parašas, jo iššifravimas, data, o prireikus dedamas ir pareigų pavadinimas, pvz.:

(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)

19. Supažindinimo žyma. Atvejais, kai tarnautojas pasirašytinai turi būti supažindintas su dokumentu, po vizų rašomi susipažinimą reiškiantys žodžiai, parašas, vardas ir pavardė, data. Supažindinimo žyma rašoma nuo kairiosios paraštės, pvz.:

Susipažinau
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)

arba

Sutinku (Nesutinku)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)

20. Rengėjo nuoroda. Rengėjo nuoroda rašoma dokumento paskutinio lapo kairėje pusėje virš apatinės paraštės, pvz.:

Donatas Gustys, tel. 6-24-09, faks. 6-24-04, el.p. dogus@omnitel.lt.

21. Dokumento paieškos nuoroda. Dokumento paieškos nuoroda rašoma dokumento pirmojo lapo dešinėje pusėje virš apatinės paraštės, pvz.:

Raštai.doc

22. Kopijos tikrumo žyma. Kopijos tikrumo žyma rašoma kai reikia paliudyti dokumento kopijos tikrumą. Žymą sudaro žodis “Tikra”, dokumento kopijos tikrumą liudijančio įstaigos vadovo pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė, data, antspaudas, pvz.:

Tikra
(Pareigų pavadinimas)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)

Jei dokumentas susideda iš kelių lapų, kiekvieno lapo apatinėje dalyje, laisvame plote rašomas žodis “Tikra” ir pasirašoma, paskutiniame lape rašoma pilna kopijos tikrumo žyma.

ORGANIZACINIŲ DOKUMENTŲ REKVIZITŲ IŠDĖSTYMO SCHEMA

Specialioji žyma

Dokumento tvirtinimo žyma

Dokumento sudarytojo pavadinimas

Dokumento pavadinimas

Dokumento tekstas

Dokumento suderinimo žyma

Vizos

Supažindinimo žyma

Dokumento paieškos

nuoroda

30 85 85 10
210

TVIRTINU

Generalinis direktorius

(Parašas) D.Gustys

2002-04-26

AKCINĖS BENDROVĖS “GUSVA”

SAUGOS DARBO
INSTRUKCIJA

1. Bendrieji nuostatai.
2. Saugumo reikalavimai gamyklos teritorijoje, cechuose ir sandėliuose.
3. Saugumo reikalavimai prieš darbą, darbo metu ir pasibaigus darbui.
4. Darbuotojo atsakomybė už saugaus darbo instrukcijos reikalavimų nesilaikymą.

Saugaus darbo ir saugumo technikos
Skyriaus viršininkas (Parašas) D.Rimkus

PATVIRTINTA

Gen.direktoriaus 2002-04-26

Įsakymas Nr.21

AKCINĖS BENDROVĖS “GUSVA”
ĮSTATAI

(Teksto sudedamosios dalys)

Bendrosios nuostatos

Įmonės ūkinė-komercinė veikla

Įmonės teisės

Įmonės įstatinio kapitalo sudėtis ir dydis

Įmonės valdymo organai

Įmonės direktorių valdyba

Įmonės administracija

Įmonės revizijos komisijos sudarymas ir veikla

Visuotiniai darbuotojų ir akcininkų susirinkimai

Įmonės finansai ir pelno paskirstymas

Įmonės reorganizavimas ir likvidavimas

ĮREGISTRUOTA

Lietuvos Respublikos
Mažeikių miesto savivaldybėje
2002-10-05
Registracijos Nr. ______

PATVIRTINTA

Visuotinis darbuotojų

susirinkimas 2002-11-06

protokolas Nr.23

AKCINĖS BENDROVĖS “GUSVA”
TAISYKLĖS

VIDAUS DARBO TVARKA

1. Bendrieji nurodymai.
2. Darbuotojų priėmimo, atleidimo, perkėlimo tvarka.
3. Pagrindinis darbuotojų užimtumas.
4. Darbo laikas.
5. Skatinimas už laimėjimus darbe.
6. Nuobaudos už darbo drausmės pažeidimą.

SUDERINTA SUDERINTA

Generalinis direktorius Profsąjungos komiteto pirmininkas
(Parašas) D.Gustys (Parašas) G.Gintras
2002-11-06 2002-11-06

TVIRTINU

Generalinis direktorius

(Parašas) D.Gustys

2002-04-26

AKCINĖS BENDROVĖS “GUSVA”

BYLŲ NOMENKLATŪRA
2002 METAI

2001-11-30 Nr. 02-02-01

Mažeikiai

Bylosindeksas Bylos antraštė Bylos dalių(tomų)skaičius Bylossaugojimoterminas Pastabos
1 2 3 4 5
03-0103-0203-0304-0104-0204-0304-0404-0504-0604-0704-0805-0105-02 03 Gamybos direktoriusSusirašinėjimas su užsienio firmomisgamybos klausimaisSusurašinėjimas su Lietuvos Respublikosįstaigomis, firmomis gamybos ir technologijos klausimais..................04 SekretoriatasBendrovės veiklos įsakymaiDirektorių valdybos posėdžių protokolaiStebėtojų tarybos posėdžių protokolaiSuderinta raštvedybos bylų nomenklatūraKomandiruočių registracijos žurnalasKomandiruočių įsakymaiSusirašinėjimo registracijos žurnalai.................05 Personalo ir darbo apmokėjimo skyriusBendrovės veiklos įsakymų nuorašaiBendrovės kadrų įsakymai NuolatinaiNuolatinaiNuolatinaiNuolatinaiNuolatinaiNuolatinai10 metų10 metų3 metaiKol reikalinga75 metai
1 2 3 4 5
05-0321-0121-0221-0321-0421-0521-0621-07 ..................21 Darbų saugaDarbų saugos instrukcijosNelaimingų atsitikimų metinė apskaitaNelaimingų atsitikimų registravimo žurnalasMažeikių sanitarijos-epidemiologijos stoties darbuotojų tikrinimo aktai, nurodymaiNelaimingų atsitikimų gamyboje aktaiPriešgaisrinės apsaugos instruktažų pravedimo registracijos žurnalas................. Iki pakeitimoNuolatinaiNuolatinaiNuolatinai45 metai10 metų

Bylų nomenklatūra parengta vadovaujantis _____________________________________________

________________________________________________________________________________

Archyvo vedėja (Parašas) L.Sokolovskaja

SUDERINTA SUDERINTA

Bendrovės EK Telšių apskrities archyvo
2002-04-26 protokolas Nr.59 EK 2002-04-26 protokolas Nr.36

TVARKOMŲJŲ DOKUMENTŲ REKVIZITŲ IŠDĖSTYMO SCHEMA

Specialioji žyma Dokumento gavimo

registracijos žyma

Herbas arba prekių ženklas

(Prekių ženklas)
Dokumento sudarytojo pavadinimas

Rezoliucija

Dokumento pavadinimas

Dokumento data Dokumento registracijos numeris

Dokumento sudarymo vieta

Dokumento tekstas

Parašas

Dokumento suderinimo žyma

Vizos

Supažindinimo žyma

Dokumento paieškos

nuoroda

30 85 85 10
210

GENERALINIS DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS
DĖL METROLOGIJOS LABORATORIJOS DARBO ORGANIZAVIMO PERTVARKYMO

2002 m. kovo 21 d. Nr. 10
Juodeikiai, Mažeikių r.

Atsižvelgdamas į tai, kad patvirtinta nauja metrologijos laboratorijos organizacinė struktūra, į s a k a u:

1. S u f o r m u o t i padalinio ilgalaikį turtą ir p e r d u o t i jo veiklai reikalingas medžiagas, atsargines dalis iki 2002-04-05.

Atsakingi: matavimo prietaisų ir automatikos cecho viršininkas, metrologijos laboratorijos viršininkė, apskaitos skyriaus viršininkas.
2. S u f o r m u o t i padalinio darbo apmokėjimo biudžetą iki 2001-00-00.

Atsakinga: personalo direktoriaus pavaduotoja.
.

Generalinis direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

SUDERINTA
Juridinio skyriaus viršininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Jonė Jonaitytė, tel. 5 10 26, faks. 5 10 27, el.p. jonė@nafta.lt
AKCINĖS BENDROVĖS “MAŽEIKIŲ NAFTA”
GENERALINIS DIREKTORIUS

ĮSAKYMO IŠRAŠAS
DĖL RAŠTVEDYBOS STANDARTO PAKEITIMO

2002 m. balandžio 25 d. Nr. 28-36
Juodeikiai, Mažeikių r.

Kanceliarijos vedėjai V.Zarifovai ir archyvo vedėjai L.Sokolovskajai surengti
seminarą dokumentų rengimo bei įforminimo klausimais.

Generalinis direktorius (Parašas) James E. Scheel

Tikra

Administratorė

(Parašas)

D.Zarifova

2002-04-30

19 CECHO VIRŠININKAS

POTVARKIS
DĖL KOMISIJOS SUDARYMO

2002 m. balandis 30 d. Nr. 01-00
Juodeikiai, Mažeikių r.

Vykdydamas 2001-12-12 įsakymą Nr.12, sudarau materialinių vertybių peržiūros komisiją ir s k i r i u:

1. Meistrą Joną Jonauską materialinių vertybių peržiūros komisijos pirmininku.

2. Sandėlininkus Petrą Girdenį, Jūratę Petraitienę ir Vidą Videvičių komisijos nariais.

Cecho viršininkas (Parašas) Jonas Nagys

(Parašas)
(Data)

Petras Petraitis, tel. 0 00 00, faks. 0 00 00, el.p. petras@nafta.lt

PATVIRTINTA

Lietuvos Respublikos

aplinkosaugos ir kultūros

paveldo departamento

2002 m. sausio 15 d.

protokolu Nr. 23

TURIZMO KELIONIŲ AGENTŪRA “BUSTURAS”

NUTARIMAS
DĖL BENDRO TURIZMO INFORMACIJOS CENTRO STEIGIMO

2001 m. kovo 28 d. Nr.5-23

Šiauliai

Turizmo kelionių agentūra “Busturas” n u t a r i a:
1. Parengti centro nuostatus iki birželio 15 d., kurių projektas pridedamas prie nutarimo.
2.Centro koordinatoriumi paskirti “Baltic Travel Servis” kompanijos pažintinių kelionių skyriaus viršininką D.Zalunskį.

Direktorius (Parašas) B.Jokubauskas

VILNIAUS MIESTO TARYBA

SPRENDIMAS
DĖL PAMINKLO “LIETUVOS JERUZALĖ” KONKURSO ORGANIZAVIMO

2001 m. kovo 25 d. Nr.5-23

Vilnius

Vilniaus miesto taryba n u s p r e n d ž i a:

1. Paskelbti paminklo “Lietuvos Jeruzalė” konkursą.

2. Patvirtinti konkurso nuostatus.

3. Įpareigoti Finansų valdybą skirti lėšų premijų fondui ir konkurso organizavimo

išlaidoms.

Meras (Parašas) K.Vainauskas

INFORMACINIŲ SIUNČIAMŲJŲ DOKUMENTŲ REKVIZITŲ IŠDĖSTYMO SCHEMA

Specialioji žyma Dokumento gavimo

registracijos žyma

(Prekių ženklas arba kitas paprastai vartojamas grafinis žymuo)
Dokumento sudarytojo pavadinimas
Įstaigos duomenys

Dokumento gavėjas

Dokumento data Dokumento registracijos

numeris

Gauto dokumento nuoroda

Rezoliucija

Antraštė (raštuose)

Dokumento pavadinimas

(Dokumento data Dokumento registracijos numeris)

Dokumento tekstas

Parašas

Vizos

Rengėjo nuoroda

Dokumento paieškos

nuoroda

30 85 85 10
210

Valstybinės mokesčių inspekcijos 2002-04-07 Nr. 30
Telšių skyriui
Sedos g. 30
LT-5600 Telšiai

DĖL PVM MOKĖJIMO

Nuo 2002 m. balandio 30 d. įsigaliojus naujai įstatymo pataisai dėl PVM mokėjimo, prašome patikslinti šio straipsnio 4 punktą, t.y., ar šis punktas turi būti taikomas užsienio šalių kompanijoms, tiekiančioms savo produkciją mūsų bendrovei.

Lauksime skubaus ir išsamaus atsakymo.

Finansų direktorius (Parašas) Algimantas Kirša

(Parašas)
(Data)

Rokas Mikalauskas, tel.2 20 29, faks. 2 20 30, el.paštas rokas @ nafta.lt
AKCINĖ BENDROVĖ “MAŽEIKIŲ NAFTA”

Kodas 987654 Juodeikiai LT-5501 Mažeikių r. Tel. 2-45-15 Faks.5-78-96

Uždarosios akcinės bendrovės “HAMA” 2002-04-19 Nr.09-45
Direktoriui N.Vaišnorui

Dėkojame Jums už 2002-03-25 laišką. Mums malonu žinoti, kad krovinys pristatytas labai greitai, bet mes apgailestaujame sužinoję, jog dėžėje Nr. 25 buvo ne ta prekė, kuria jus užsakėte .
Išnagrinėję šį faktą išsiaiškinome, kad klaida įvyko pakuojant prekes.
Būsime dėkingi, jei pasiliksite dėžę Nr. 25 iki tol, kol atvyks mūsų bendrovės agentas A.Svobutas, kuriam pavesta šią problemą išspręsti.
Atsiprašome dėl nesklandumų atsiradusių dėl mūsų kaltės.

Pagarbiai,
Akcinės bendrovės “Mažeikių nafta”
Generalinis direktorius (Parašas) James E. Scheel

INFORMACINIŲ ĮSTAIGOS VIDAUS DOKUMENTŲ REKVIZITŲ IŠDĖSTYMO SCHEMA

Specialioji žyma

(Prekių ženklas)

Dokumento sudarytojo pavadinimas

Dokumento gavėjas Dokumento tvirtinimo žyma

Rezoliucija

Dokumento pavadinimas

Dokumento data Dokumento registracijos numeris
Dokumento sudarymo vieta

Dokumento tekstas

Parašas

Vizos

Dokumento paieškos nuoroda

30 85 85 10

210

TVIRTINU

Generalinis direktorius

(Parašas) James E. Scheel

2002-04-30

AKCINĖ BENDROVĖ “MAŽEIKIŲ NAFTA

SUSIDEVĖJUSIO INVENTORIAUS NURAŠYMO
AKTAS

2002 –04- 30 Nr.05-23

Juodeikiai, Mažeikių r.

PAGRINDAS. Gen.direktoriaus 2002 02 05 įsakymas Nr. 45-02 “DĖL METINĖS INVENTORIZACIJOS”.
Surašė komisija:
Komisijos pirmininkas – ūkio skyriaus viršininkas K.Šteinys,
Nariai: materialinių fondų skyriaus viršininkas B.Zalunskis, inžinierius V.Barvydaitis.
Dalyvavo: materialiai atsakingas asmuo – referentė D.Zarifova.

Inventorizacijos metų komisija nustatė, kad susidevėjęs šis inventorius:

Eil.Nr. Inventoriauspavadinimas Inventoriausnumeris Kiekis(vnt.) Vienetokaina (Lt) Bendrasuma (Lt) Pastabos
1. Kėdės 264-270 6 10 60
2. Stalai 284-286 2 50 100

Iš viso: 60 160

Ir t.t.

Komisija siūlo išvardintą inventorių nurašyti.

Komisijos pirmininkas (Parašas) Kazimieras Šteinys

Nariai (Parašas) Boleslovas Zalunskis

(Parašas) Vytautas Barvydaitis

MATERIALINIŲ VERTYBIŲ PERŽIŪROS KOMISIJOS POSĖDŽIO
PROTOKOLAS

2002 m. kovo 14 d. Nr. 8-01
Juodeikiai, Mažeikių r.

Posėdžio pirmininkas Jonas Petraitis.
Posėdžio sekretorė Agnė Štrimaitytė.
Dalyvauja: Aušra Jonaitienė, Milda Milvydienė, Sigitas Remeika, Gedas Urbonas.
Darbotvarkė:
1. Įmonėje susidariusios padėties dėl materialinių vertybių apskaitos aptarimas.

2. Materialinių vertybių nurašymo aktų peržiūra.
1. SVARSTYTA. Įmonėje susidariusios padėties dėl materialinių vertybių apskaitos aptarimas.
Milda Milvydienė, vyr.operatorė. Įmonės padaliniai skirtingai apskaito tam tikras materialines vertybes. Siekiant išvengti apskaitos skirtumų ir dėl to kylančių problemų, reikia sudaryti darbo grupę, kuri paruoštų bendras materialinių vertybių apskaitos taisykles.
Gedas Urbonas, baro viršininkas. Patvirtinus naujas taisykles, bus sudaryta galimybė efektyviau dirbti.
NUTARTA:
1. Sudaryti darbo grupę materialinių vertybių apskaitos taisyklėms parengti.
2. Skirti Sigitą Remeiką darbo grupės vadovu.
BALSAVO: už – 3, prieš – 1.
2. SVARSTYTA. Materialinių vertybių nurašymo aktų peržiūra.
Aušra Jonaitienė, sandėlininkė, pateikė 19 cecho materialinių vertybių nurašymo aktus. Aktuose surašytos materialinės vertybės yra pasenusios, sulūžusios ir netinkamos naudoti.
NUTARTA:
Patvirtinti materialinių vertybių nurašymo aktus.
BALSAVO: už – 2, susilaikė – 1.

Posėdžio pirmininkas (Parašas) Jonas Petraitis
Posėdžio sekretorė (Parašas) Agnė Štrimaitytė

AKCINĖ BENDROVĖ “MAŽEIKIŲ NAFTA

DIREKTORIŲ VALDYBOS POSĖDŽIO
PROTOKOLO IŠRAŠAS

2002-04-05

Juodeikiai, Mažeikių r.

SVARSTYTA:

Statomo priestato pakeitimas.
NUTARTA:
1. Komercijos direktoriui A.Ruškiui iki 2002-06-09 pateikti išvadas dėl priestato
paskirties pakeitimo.
2. Finansų direktorei V.Petrošienei išanalizuoti finansinę padėtį ir pateikti išvadas dėl
tolimesnio priestato statybos finansavimo.

Pirmininkas (Parašas) V.Gimbutas

Sekretorė (Parašas) D.Zarifova

Tikra
Sekretorė
(Parašas)
I.Kazlauskaitė
2002-04-05

V.BARVYDAIČIO INDIVIDUALI GALERIJA “RŪSYS”
Kodas 651289 Žemaitijos g. 25 Mažeikiai Tel. 5 25 98 Faks 5 25 36

Direktoriui V.Barvydaičiui Į 2002-04-12 Nr 08-12

PAŽYMA
DĖL PARODOS ORGANIZAVIMO IŠLAIDŲ

2002-04-30 Nr. 08-56

Galerijos mažojoje salėje 2002-03-20 – 2002-03-30 buvo organizuojama vaikų darbų paroda. Parodos organizavimui buvo išleista:
1. 150 Lt – paveikslų tvirtinimo priemonėms.
2. 300 Lt – muzikantams, grojusiems parodos atidarymo metu.
3. 200 Lt – parodos atidarymo vaišėms ir parodos dalyvių apdovonojimams bei
gėlėms.

Bendra išlaidų suma-650 Lt

Buhalterė (Parašas) V.Ivanauskaitė

VIEŠOJI ĮSTAIGA KLAIPĖDOS VERSLO KOLEGIJA

SUTARTIS

2002-04-19

Klaipėda

Viešoji Įstaiga Klaipėdos verslo kolegija (toliau-kolegija), atstovaujama direktores Nadeždos Viršilienės, ir Virginija Vasarienė (toliau-nuomotoja), asmens kodas 45011161250, sudaro šia sutartį:
1. Kolegija įsipareigoja:
1.1. apgyvendinti pas nuomotoją šios stutentus:
1.2. ..............................
..............................
1.3. Įspėti studentus, kad jie deramai elgtųsi išnuomotose patalpose;
1.4. Mokėti už parą....Lt;
2. Nuomotoja įsipareigoja:
2.1. Sudaryti studentams tinkamas sąlygas gyventi: aprūpinti švaria patalyne, inventoriumi, buitiniais įrengimais ir kt.
2.2. ..............................
2.3. ..............................
3. Ginčytini šios sutarties klausimai sprendžiami įstatymo nustatyta tvarka.
4. Sutartis sudaryta dviem egzemplioriais, turinčias vienodą juridinę galią, po vieną egzempliorių kiekvienai šaliai.
5.Šalių adresai ir kiti rekvizitai:
Kolegijos – Karoso g. 12, LT-5812 Klaipėda, tel. (8-26) 415033.
Nuomotojos – H.Manto g. 3-2, LT-5800 Klaipėda, tel. (8-26) 493091.

Kolegijos direktorė Nuomotoja
(Parašas) Nadežda Viršilienė (Parašas) Virginija Vasarienė

VALSTYBĖS SIENOS APSAUGOS TARNYBOS
PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VIDAUS REIKALŲ MINISTERIJOS
ŠIAULIŲ RINKTINĖS MAŽEIKIŲ UŽKARDA

CHARAKTERISTIKA
ALVYDAS GRINIUS

2002 m. gegužės 2d. Nr. 11
Mažeikiai

Alvyda sGrinius, a/k. 37702080289, išsilavinimas vidurinis, 1996 m.baigė Lietuvos policijos akademijos I kursą, įgijo policininko kvalifikaciją.
Alvydas Grinius Mažeikių užkardoje dirba nuo 1996 08 20. Stažas pasienio struktūroje 2002 05 01 04 m. 09 mėn. 16 d.
Mažeikių užkardos Sargybų būrio pasienietis ALVYDAS GRINIUS pareigines instrukcijas ir norminius dokumentus žino. Sugeba teorines žinias pritaikyti praktinėje veikloje. Su darbo apimtimi ir terminais susitvarko. Sugeba orientuotis ir veikti sudėtingomis aplinkybėmis, tačiau kartais trūksta profesionalumo sprendžiant specifines darbo problemas. Kartais trūksta iniciatyvos. Blaiviai reaguoja į dalykišką kritiką, nurodytus trūkumus šalina laiku. Valingas. Sąžiningas. Sugeba suderinti asmeninius ir tarnybinius interesus. Principingas. Santykiai su bendradarbiais korektiški. Uniformą dėvi nepažeisdamas statuto. Fizinis ir kovinis pasiruošimas geras. Profesinis pasiruošimas patenkinamas. Buityje elgiasi tinkamai. Galiojančių drausminių nuobaudų neturi. Dalyvauja visuomeninėje veikloje.

Mažeikių užkardos vadas (parašas) Sigitas Ringys

SOLVEIGA ANDRIUKAITĖ
Nuokalnės g. 12-25
LT-5500 Mažeikiai
Tel. (8-293) 5 10 33

PRAŠYMAS
DĖL PRIĖMIMO Į DARBĄ

2002-05-02

Juodeikiai, Mažeikių r.

Direktoriui p. L.Lukšiui
AB”MAŽEIKIŲ NAFTA”

Prašau priimti dirbti buhaltere. Turiu trejų metų darbo stažą – dirbau uždarojoje akcinėje bendrovėje “EKAMA”. 2000 m. baigiau Vilniaus universitetą, ekonomikos specialybę.

(Parašas) Solveiga Andriukaitė

PRIDEDAMA:
1. Gyvenimo aprašymas.
2. UAB “EKAMA” rekomendacija

GYVENIMO APRAŠYMAS

Vardas, pavardė Solveiga Andriukaitė
Gimimo data 1971 m. sausio 28 d.
Adresas Kopu g.11-15, 1315 Klaipėda
Telefono numeris 5-85-36
Šeimyninė padėtis Netekėjusi
Išsilavinimas:
1978-1988 Klaipėdos 5-oji vidurinė mokykla,
Minijos g. 251
1988-1993

Klaipėdos universiteto vadybos

bakalauro studijas.
Papildomos studijos:
1998-05-30 iki 1998-06-30 Kompiuterių naudotojų kursai,

UAB “Klaipėdos apskaitos

mokykla”, Bijūnų g. 13
Darbo patirtis
2000 m. liepa-rugsėjis Dirbau aukle Vokietijoje.

Asmens savybės Esu savarankiška, komunikabili.

Kalbos Laisvai kalbu angliškai, rusiškai.

Kita informacija Vairuoju automobilį.

AKCINĖ BENDROVĖ “MAŽEIKIŲ NAFTA
FINANSŲ SKYRIAUS EKONOMISTĖ
SOLVEIGA ANDRIUKAITĖ

ĮGALIOJIMAS
2002-05-02
Juodeikai, Mažeikių r.
AB “Mažeikių nafta”
buhalterijai

Įgalioju ekonomistę Emiliją Simutytę, asmens kodas 4710126479, pasoNr. KL164879
išduotas 1996-10-23 Mažeikių migracijos tarnybos, paimti mano 2002 m. gegužės mėnesio atlyginimą.

(Parašas) S.Andriukaitė
S.Andriukaitės parašą tvirtinu
Generalinis direktorius (Parašas) A.Popovas
2002-05-02

FINANSŲ SKYRIAUS EKONOMISTĖ
SOLVEIGA ANDRIUKAITĖ

Finansų skyriaus viršininkui
J.Petraičiui

PASIAIŠKINIMAS
DĖL UŽDUOTIES NEATLIKIMO

2002 m. gegužė 2 d.
Juodeikiai, Mažeikių r.

Kadangi 2002 m. balndžio 25-30 d. dienomis buvo remontuojamas mano kompiuteris, negalėjau paimti duomenų ir padaryti nurodytų ataskaitų iki nurodyto termino.

Finansų skyriaus ekonomistė (Parašas) Solveiga Andriukaitė

DOKUMENTU APYVARTA

Dokumentu apyvarta tai dokumentu rengimo ir vykdymo eiga nuo įforminimo arba gavimo iki užduočių įvykdymo ir įdėjimo į bylą. Dokumentu apyvarta galima pavaizduoti tokia schema:

Kiekvienas dokumentas pagal savo paskirti turi būti segamas į bylą: aktai prie aktu, įsakymai prie įsakymu. Pagrindiniai reikalavimai:
1. Nuolatinio, ilgo ir laikino saugojimo dokumentai grupuojami į atskiras bylas.
2. Dokumentu turinys turi atitikti bylos antraštė.
3. Į bylas grupuojami vienerių metų dokumentai, išskyrus asmens bylas, teismo bylas, ligos istorijas.
4. Vienam klausimui spręsti skirti dokumentai segami kartu.
5. Į bylą segamas vienas dokumento egzempliorius, vidaus ir gaunamu dokumentu 1-asis egzempliorius, siunčiamu-dokumento kopija.
6. Į bylą dedami įstaigos parengti leidiniai, gaunami spaudiniai į bylą nededami. Bylos formuojamos ne daugiau kai 200 lapu.
7. Į bylas segami dokumentai, kurių užduotys įvykdytos. Dokumentai bylose dažniausiai sisteminami chronologiškai.

Bylos nomenklatūra – susistemintas vedamų bylų antraščių sąrašas su nurodytais saugojimo terminais. Paskirtis-grupuoti, tinkamai paskirstyti įvykdytus dokumentus į bylas, palengvinti dokumentų paieška. Bylos nomenklatūra rengia raštinė paskutini metų ketvirtį. Bylos tvirtinamos gruodžio mėn., o pradeda galioti nuo sausio pirmos dienos. Bylų antraštes turi būti aiškios, konkrečios, rodančios bylos dokumentų rūšį ir turinį. Antraštėse nevartotinos formuluotės: įvairus nurodymai; įvairus dokumentai; bendras susirašinėjimas; gaunami laiškai ir t.t.

BENDRIEJI DOKUMENTŲ REGISTRAVIMO REIKALAVIMAI

Įstaigos parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai turi būti registruojami, kad būtų įrodytas jų buvimas įstaigos dokumentų apskaitos sistemoje ir užtikrinta paieška.
Dokumentai registruojami dokumentų registracijos žurnaluose:
1. Įstaigos tvarkomieji dokumentai registruojami atskiruose žurnaluose paga! dokumentų rūšis ir saugojimo terminus.
2. Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai (protokolai, aktai, pažymos ir kt.)
registruojami atskiruose žurnaluose pagal dokumentų rūšis.

Jei tokių dokumentų apyvarta didelė, jie gali būti registruojami atskiruose žurnaluose pagal sudarytojus, temas, saugojimo terminus, kitą požymį ar jų derinį.
Jei informacinių įstaigos vidaus dokumentų apyvarta nedidelė, jie gali būti registruojami viename informacinių įstaigos vidaus dokumentų registracijos žurnale, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip.
3 Informaciniai siunčiamieji ir gauti dokumentai registruojami atskiruose žurnaluose. Gali būti nustatyti ir kiti siunčiamųjų ar gautų dokumentų registracijos žurnalai pagal
korespondentus ar temas.
4. Kiti įstaigos dokumentai, parengti atliekant specialias funkcijas ir administruojant specialias sritis, registruojami pagal šių taisyklių reikalavimus, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip
5. Registracijos žurnaluose registruojami vienų raštvedybinių metų dokumentai, jei kiti

teisės norminiai aktai nenustato kitaip.
Įstaigos dokumentų registracijos žurnalų kiekį nustato ir jų sąrašą tvirtina įstaigos vadovas.
Sąraše turi būti kiekvieno dokumentų registracijos žurnalo pavadinimas, jo identifikavimo žymuo (skaičius, raidė ar jų junginys), žurnalo pildymo laikotarpis (metų, tęstinis), įstaigos struktūrinis padalinys ar darbuotojas, atsakingas už dokumentų registravimą atitinkamame registracijos žurnale.
Įstaigos dokumentų registracijos žurnalų sąrašas turi būti visiems prieinamas
Dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą: tvarkomieji, siunčiamieji, kiti įstaigoje parengti dokumentai – jų pasirašymo ar tvirtinimo dieną, gauti – jų gavimo dieną. Kol dokumentas neužregistruotas, jokios tolimesnės procedūros negali būti atliekamos.
Dokumentai registruojami tokia tvarka:
1. Registracijos žurnale ir dokumente įrašomi šie duomenys: dokumento registracijos eilės numeris, registravimo data; jei dokumentas gautas – dokumento registracijos eilės numeris ir dokumento gavimo data.
2. Registracijos žurnale įrašomi dokumentą identifikuojantys duomenys: dokumento pavadinimas (antraštė ar trumpas turinys), gauto dokumento sudarytojas; jei dokumentas siunčiamas – adresatas.
3.Atsižvelgiant į įstaigos veiklos pobūdį, naudojamas technologijas ar registruojamus

dokumentus, registracijos žurnale gali būti papildomų su dokumentų apyvarta susijusių duomenų: rezoliucija (užduoties vykdytojo vardas ir pavardė, užduotis ir jos įvykdymo terminas), užduoties vykdytojo parašas, užduoties įvykdymo termino pakeitimo, kontrolės ir dokumento įdėjimo į bylą nuorodos, dokumento lapų skaičius (kartu su pridedamais dokumentais), kiti duomenys.

BYLŲ NOMENKLATŪROS SUDARYMAS

Įstaigos dokumentų tvarkymui ir valdymui visose jos veiklos srityse ir bylų sudarymui užtikrinti turi būti parengtas numatomų sudaryti bylų planas – bylų nomenklatūra.
Bylų nomenklatūra parengiama kasmet, likus mėnesiui iki naujų raštvedybinių metų pradžios.
Nomenklatūroje bylos surašomos pagal įstaigai nustatytas funkcijas ir veiklos sritis. Veiklos sritys ir bylos sisteminamos įstaigos pasirinkta tvarka.
Veiklos sritys nomenklatūroje numeruojamos iš eiles kaip punktai, o kiekvienos srities bylos – atskira numeracija, kaip papunkčiai.
Kiekvienai nomenklatūroje įrašytai bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro bylų nomenklatūros punkto ir papunkčio eilės numeris. Indeksas gali būti papildytas duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą, pvz.: 1.6-04 (1.6 – eilės numeris, 04 – struktūrinis padalinys).
Bylų nomenklatūroje įrašytai konkrečiai bylai suteiktas eilės numeris nekeičiamas. Jei kitais raštvedybiniais metais tokia byla nesudaroma, jos numeris į bylų nomenklatūrą neįrašomas ir kitai bylai nesuteikiamas.
Į bylų nomenklatūrą įrašomos visos bylos, kurias planuojama kitais raštvedybiniais metais sudaryti ar tęsti.
Kiekvienos nomenklatūroje įrašytos bylos saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1997 m. rugpjūčio 15 d. įsakymu Nr. 38 (Žin., 1997, Nr. 78-2006), kitais teises norminiais aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus.
Byloms, kurias sudarančių dokumentų saugojimo terminai teisės norminiais aktais nenustatyti, saugojimo terminą siūlo ir nurodo bylų nomenklatūroje įstaigos DEK.
Bylų nomenklatūroje taip pat nurodomi už bylų sudarymą atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai.
Bylų nomenklatūra rengiama atsižvelgiant į bendruosius bylų sudarymo principus:
1. Bylos sudaromos iš dokumentų, įstaigos parengtų ar gautų per vienus raštvedybinius metus, išskyrus tęsiamas bylas, kurios sudaromos iš dokumentų, sukauptų tam tikro apibrėžto proceso metu.
2. Dokumentai dedami į atskiras bylas pagal jų saugojimo terminus.
3. Dokumentai, prie kurių priėjimą riboja įstatymai, dedami į atskiras bylas.
4. Bylos sudaromos pagal dokumentų rūšis, temas, dokumentų sudarytojus, pasirenkant vieną požymį ar jų derinį:
4.1. Įstaigoje parengti tvarkomieji dokumentai (nutarimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) dedami į atskiras bylas pagal jų rūšis ir saugojimo terminus.
Organizaciniai dokumentai (nuostatai, taisyklės, instrukcijos ir kt.) dedami kartu su tvarkomaisiais dokumentais, kuriais jie patvirtinti.
4.2. Gauti tvarkomieji dokumentai įstaigos veiklos klausimais (nutarimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) dedami į atskiras bylas pagal dokumentų rūšis ir sudarytojus. Jei tokių dokumentų gaunama nedaug, jie gali būti dedami į vieną bylą.
4 3. Susirašinėjimo dokumentų bylos sudaromos pagal temas.
4.4 Dokumentų registracijos žurnalai, pasibaigus jų pildymo laikotarpiui, dedami į
bylas pagal jų saugojimo terminus ar į žurnale registruotų dokumentų bylas, jei žurnalas nesudaro atskiros bylos.
Skaitmeninėje laikmenoje sudaryti žurnalai atspausdinami ir dedami į bylas. Jei tokį žurnalą nustatyta saugoti iki 5 metų, jis gali būti saugomas skaitmeninėje laikmenoje.
4.5. Darbuotojų asmens bylos sudaromos iš dokumentų, patvirtintų dokumentų kopijų ar nuorašų, tiesiogiai susijusių su konkrečiu darbuotoju per jo darbo įstaigoje laikotarpį.
Bylų antraštės nomenklatūroje turi būti konkrečios ir aiškios, nurodančios byloje esančių dokumentų turinį ir rūšį:
1. Jei byla sudaroma iš dviejų rūšių dokumentų, bylos antraštėje nurodomos abi dokumentų rūšys.
2. Jei byla sudaroma iš trijų ar daugiau rūšių dokumentų vienu klausimu, bylos antraštėje apibendrintai rašoma ,,dokumentai”.
3. Jei byla sudaroma iš vieno dokumento, antraštėje nurodomas jo pavadinimas.
4. Susirašinėjimo dokumentų bylų antraštėse nurodomi konkretūs arba apibendrinti korespondentų pavadinimai ir susirašinėjimo su jais klausimai (temos), pvz.: Susirašinėjimo su mokyklomis personalo kiausimais dokumentai.
5. Planų, ataskaitų ir panašių bylų antraštėse nurodomas apimamas laikotarpis, pvz : mėnesių ataskaitos; pusmečių planai.
6. Bylų antraštėse pavadinimai netrumpinami, nevartojamos nekonkrečios formuluotės, pvz.: siunčiami raštai; gauti raštai; bendras susirašinėjimas ir pan.
Sudaromos vienarūšės bylos į bylų nomenklatūrą įrašomos viena apibendrinta antrašte, pvz.: Tarnautojų asmens bylos; Finansinių patikrinimų bylos ir kt. Vienarūšėms byloms nomenklatūroje suteikiamas vienas indeksas, o pastabų skiltyje nurodoma ,,pagal sąrašą”.
Bylų nomenklatūros projektą svarsto įstaigos DEK.
Derinti teikiami atsakingo rengėjo pasirašyti ir įstaigos DEK pirmininko vizuoti du bylų nomenklatūros egzemplioriai: vienas iš jų lieka įstaigai, su kuria bylų nomenklatūra derinama, kitas egzempliorius – bylų nomenklatūrą teikiančiai įstaigai.
Suderintą bylų nomenklatūrą tvirtina įstaigos vadovas.
Jei per raštvedybinius metus susidaro dokumentų, kuriems bylos nomenklatūroje nenumatytos, rengiamas bylų nomenklatūros papildymų sąrašas. Į sąrašą įrašytoms naujoms byloms suteikiamas indeksas, einantis iš eilės pagal patvirtintos bylų nomenklatūros atitinkamo punkto papunktį.
Sąrašas derinamas ir tvirtinamas kartu su kitų metų bylų nomenklatūra.
Sudaromos vienarūšės bylos (darbuotojų asmens bylos, priežiūros bylos, teisminių procesų bylos ir kt.) įrašomos į tų bylų sąrašus, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitokios jų apskaitos.
Dokumentai per raštvedybinius metus į bylų nomenklatūroje numatytas bylas dedami laikantis šių reikalavimų:
1. Dokumentų rūšys ir turinys turi atitikti bylų nomenklatūroje numatytos sudaryti
bylos antraštę. Bylos antraštė ir indeksas turi būti užrašyti ant bylos segtuvo.
2. Į bylą dedamas vienas dokumento egzempliorius.
Jei faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gautas dokumentas užregistruojamas ir jame parašoma rezoliucija, o vėliau gaunamas dokumento originalas, į bylą dedamas originalas ir anksčiau gauto dokumento lapas su jį gavusioje įstaigoje parašytais rekvizitais.
3. Dokumentai byloje dedami chronologine tvarka, jei netaikoma kita sisteminimo tvarka.
4 Vardiniai dokumentai byloje sisteminami pavardžių abėcėlės tvarka.
5. Priedai ir pridedami dokumentai dedami prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso Jei priedų ar pridedamų dokumentų yra daug, jie gali būti dedami į atskirą bylą.
6 Į bylas gali būti dedama vaizdine medžiaga, įstaigos parengti leidiniai, susiję su jos atliekamomis funkcijomis.
7. Dokumentų juodraščiai ir grąžintini dokumentai į bylas nededami.
8. Ilgo ir nuolatinio saugojimo dokumentai dedami į bylas išėmus segtukus ir sąvaržėles.
9. Byla sudaroma ne daugiau kaip 150-200 lapų, jei jų yra daugiau, sudaroma kita byla.
Pasibaigus raštvedybiniams metams, pagal bylų nomenklatūrą, jos papildymų sąrašą, vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus jų apskaitos dokumentus suvedami bylų sudarymo statistiniai duomenys, jie rašomi bylų nomenklatūros suvestinėje. Patvirtinta suvestinės kopija ar nuorašas per 40 kalendorinių dienų nuo raštvedybinių metų pabaigos išsiunčiama įstaigai, su kuria bylų nomenklatūra buvo derinta.
BYLŲ FORMAVIMAS IR ĮFORMINIMAS

Bylos tvarkomos praėjus vieniems raštvedybiniams metams po bylų užbaigimo.
Įstaigos vadovas nustato atsakingus darbuotojus už bylų sutvarkymą struktūriniuose padaliniuose. Bylų perdavimas iš jas sudariusių struktūrinių padalinių kitiems atsakingiems struktūriniams padaliniams ar darbuotojams įforminamas aktu, kur surašomos perimamos bylos.
Bylos tvarkomos:
1. Tikrinami kiekvienos bylos ir joje esančių dokumentų saugojimo terminai pagal įstaigos bylų nomenklatūrą ir teisės norminius aktus, kuriuose jie nustatyti.
2. Patikrinamas dokumentų sisteminimas bylose pagal nustatytą ar pasirinktą požymį.
Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylose dokumentai išdėstomi chronologine tvarka (byla pradedama anksčiausiu dokumentu, baigiama – vėliausiu), jei netaikoma kita sisteminimo tvarka. Susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nežiūrint atsakomojo dokumento datos.
3. Jei byloje yra dokumentų, kurie neatitinka bylos antraštės ar saugojimo termino, jie dedami į reikiamas bylas.
Jei byloje yra juodraščių, dokumentų nereikalingų egzempliorių, žymeklių, sąvaržėlių, segtukų, jie išimami.
Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų lapai sunumeruojami.
Kiekvienos bylos lapai numeruojami atskirai.
Laikino saugojimo bylų lapai paprastai nenumeruojami.
Jei laikino saugojimo bylą ar atskirus jos dokumentus reikia perduoti teisėtvarkos ar kitoms institucijoms, bylos lapai gali būti sunumeruojami ir parašomas bylos baigiamasis įrašas.
Bylos vidaus apyrašas sudaromas, jei to reikia papildomai dokumentų apskaitai ar paieškai. Vidaus apyraše surašomi byloje esantys dokumentai ir nurodoma jų vieta byloje.
Bylos tvarkymas baigiamas jos įforminimu: rašomas bylos baigiamasis įrašas ir įforminamas bylos antraštinis lapas:
1. Baigiamajame įraše nurodomas bylos lapų skaičius, jų ypatumai.
2. Antraštiniame lape nurodomi bylos aprašymo duomenys: bylą sudariusios įstaigos ar struktūrinio padalinio pavadinimas, bylos indeksas ir antraštė, chronologinės ribos ar data, bylos
saugojimo terminas:
2.1. Įstaigos pavadinimas turi atitikti teisės norminiais aktais nustatytą įstaigos pavadinimą. Jei įstaiga turi įteisintą sutrumpintą pavadinimą, jis rašomas skliausteliuose po pilno pavadinimo, pvz.: Valstybinė atomines energetikos saugos inspekcija (VATESI). Jei bylos sudarymo metu įstaigos pavadinimas keitėsi, bylos antraštiniame lape rašomas paskutinis pavadinimas.
2.2. Bylos indeksas ir antrašte rašomi pagal bylų nomenklatūrą. Antraštė tikslinama pagal byloje esančių dokumentų sudėtį.
2.3. Bylos chronologinės ribos yra byloje esančio įstaigoje registruoto anksčiausio ir vėliausio dokumento datos.
Jei bylą sudaro vienas dokumentas, jo data yra bylos data.
Jei bylą sudaro vienas ar keli metų tęstiniai dokumentai, bylos data yra metai.
3. Laikino saugojimo byloms antraštinis lapas gali būti nerašomas, jei bylos aprašymo duomenys užrašyti ant bylos segtuvo.
Iki perdavimo į užbaigtų bylų apskaitą, sutvarkytų bylų apskaita daroma ir jų paieška atliekama pagal bylų nomenklatūrą, jos papildymų sąrašą ir suvestinę, vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus apskaitos dokumentus.

BYLŲ RUOŠIMAS PERDUOTI Į ARCHYVĄ IR PERDAVIMAS

Kad dokumentai būtų išsaugomi ir prieinami reikiamą laiką ir būtų užtikrinta jų paieška, turi būti sudaryta įstaigos užbaigtų bylų apskaitos sistema: nustatyti apskaitos dokumentai, jų sudarymo tvarka ir atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai.
Sutvarkytos ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos į apyrašus įrašomos ir laikino saugojimo bylų sąrašai sudaromi per dvejus metus nuo bylų užbaigimo.
Įstaigos vadovo paskirtas už bylų apskaitos tvarkymą atsakingas struktūrinis padalinys ar darbuotojas:
1. Priima įstaigos struktūriniuose padaliniuose sudarytas bylas ir tvarko jų apskaitą. 5 2. Įrašo bylas į apyrašus ir byloms užrašo patvirtintus jų apskaitos duomenis (šifrus).
3. Atlieka kartu su kitais padaliniais dokumentų vertės ekspertizę ir sudaro naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktą.
4. Vykdo bylų apskaitos kontrolę ir sudaro bylų apskaitos dokumentų bylas.
Laikino saugojimo bylų apskaita daroma raštvedybiniais metais užbaigtų bylų sąrašuose ir bylų, kurių saugojimo terminas pratęstas atlikus vertės ekspertizę, sąrašuose.
Laikino saugojimo bylų sąrašus rengia struktūriniai padaliniai, kuriuose tokios bylos buvo sudarytos, ir pateikia juos atsakingam už bylų apskaitos tvarkymą struktūriniam padaliniui.
Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų apskaita daroma atskiruose bylų apyrašuose. Atsižvelgiant į sudarytų bylų kiekį, bylų apyrašai nustatomi:
1. Vienos ar kelių panašaus pobūdžio įstaigos funkcijų ar veiklos sričių byloms.
2. Specialias funkcijas vykdančių struktūrinių padalinių byloms.
3. Apibrėžtų procesų metu susidariusioms vienarūšėms byloms.
4. Byloms, sudarytoms iš dokumentų, prie kurių priėjimą riboja įstatymai.
Bylų apyrašų sąrašą, tvarkomuoju dokumentu tvirtina įstaigos vadovas. Sąraše turi būti kiekvieno bylų apyrašo pavadinimas, kurį sudaro bylų saugojimo terminas, veiklos srities ar struktūrinio padalinio, kuriame susidarė bylos, ar bylų rūšies pavadinimas.
Į bylų apyrašus įrašomos:
1. Raštvedybiniais metais užbaigtos ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos.
2. Buvusios laikino saugojimo bylos, kurioms atlikus dokumentų vertės ekspertizę
nustatytas ilgas ar nuolatinis saugojimo terminas.
Už bylų apskaitą atsakingam struktūriniam padaliniui iš struktūrinių padalinių perduotos ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos tikrinamos tokia tvarka:
1. Patikrinamas bylų sutvarkymas ir įforminimas.
Jei nustatoma, kad bylos sutvarkytos ir įformintos nesilaikant taisyklių ir kitų teisės norminių aktų reikalavimų, bylos grąžinamos pataisyti jas tvarkiusiems darbuotojams.
2. Pagal bylų nomenklatūrą, jos suvestinę, bylų perėmimo aktus, dokumentų registracijos žurnalus ir kitus apskaitos dokumentus būtina nustatyti, ar visos tvarkomaisiais raštvedybiniais metais sudarytos bylos ir dokumentai perduoti.
3. Jei nustatoma, kad dokumentų ar bylų trūksta, organizuojama paieška, o jų neradus, surašomas dingusių dokumentų (bylų) aktas; aktą tvirtina ir sprendimus dėl atsakomybės įstatymų nustatyta tvarka priima įstaigos vadovas.
Apie dingusius dokumentus ar bylas informuojama įstaiga
Sutvarkytos ir patikrintos bylos į apyrašus įrašomos tokia tvarka:
1. Bylos į apyrašus įrašomos pagal jų užbaigimo metus, kiekvienų raštvedybinių metų bylos – pagal bylų išdėstymo tvarką bylų nomenklatūroje, vienarūšės bylos – pagal bendrus požymius arba abėcėlės tvarka.
2. Kiekvienais metais įrašomų bylų apskaita tęsiama eilės tvarka.
3. Bylos įrašomos kaip atskiri saugojimo vienetai, kiekvienam suteikiamas atskiras
apskaitos eilės nurneris.
4. Užrašoma kiekvieno saugojimo vieneto antrašte, chronologinės ribos, lapų skaičius. 5. Nurodoma į bylų apyrašą įrašomų ir bendra apyraše įrašytų saugojimo vienetų suma.
Bylų apyrašus tvirtina įstaigos vadovas.
Bylų apyrašai teikiami derinti kartu su to laikotarpio įstaigos istorijos ir dokumentų
sutvarkymo pažyma.
Pažymos pirmoje dalyje pateikiama informacija apie įstaigą: nurodomi jos įkūrimą, funkcijas reglamentuojantys teisės norminiai aktai, aptariamos funkcijos, veiklos sritys, administracinė struktūra, jos pasikeitimai, reorganizacijos per apimamą laikotarpį.
Antroje dalyje aptariami bylų apyrašų sudarymo principai, nurodomi į kiekvieną apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo, klasifikavimo ypatumai, informacija apie paieškos sistemas, apie gautus iš kitų įstaigų dokumentus ir jų sutvarkymą (reorganizavimo ar likvidavimo atvejais). Jei buvo nustatyti dokumentų ar bylų dingimo, kitokio praradimo atvejai, jie nurodomi ir paaiškinamos priežastys.
Patvirtintuose bylų apyrašuose taisymus, žymėjimus, susijusius su priėjimu prie dokumentų, kitomis procedūromis gali atlikti tik darbuotojai, atsakingi už bylų apskaitos tvarkymą.
Padaręs reikalingą įrašą ar žymą ir nurodęs pagrindą, darbuotojas turi pasirašyti, nurodyti savo pareigas, vardą, pavardę ir datą.
Į apyrašus įrašytos ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos saugomos įstaigos archyve laikantis tvarkos, nustatytos Reikalavimų dokumentų saugykloms, patvirtintų Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1997 m. liepos 7 d. įsakymu Nr. 35 (Žin., 1997, Nr. 68-1728).
Laikino saugojimo bylos gali būti saugomos jų sudarymo vietose iki pasibaigs joms nustatytas saugojimo terminas. Jei šios bylos saugomos įstaigos archyve, jos laikomos atskirai nuo ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų, įrašytų į apyrašus.

NAUDOTA LITERATŪRA

1. Dokumentu rengimo ir įforminimo taisyklės. Valstybės žinios, 2001 m. Nr. 30
2. Metodinė medžiaga.
3. Raštvedybos konspektas.
4. Raštvedybos taisyklės. (2002) Vilnius: Firidas
5. Konspektai

Leave a Comment