Raštvedyba ir dokumentai

VILNIAUS KOOPERACIJOS KOLEGIJA

DIENINIŲ STUDIJŲ SKYRIUS

IV-04 grupės studentė

Tatjana Žuravliova

RAŠTVEDYBA IR DOKUMENTAI

Raštvedybos ir verslo korespondencijos

Referatas

(Įvertinta)

(Parašas)

(Dėstytojo vardas, pavardė)

(Data)

Vilnius 2004

TIRINYS

ĮVADAS 3
1. TEORINĖ DALIS 4
1.1 Raštvedybos sąvoka 4
1.2 Dokumentavimas 5
1.3 Dokumento sąvoka 6
1.3 Dokumentų klasifikavimas 7
1.4 Dokumentų apyvarta 9
2. PRAKTINĖ DALIS 10
2.1 Asmeninis prašymas 10
2.2 Dalykinis raštas 11
2.3 Asmeninis įgaliojimas 12
2.4 Įsakymas dėl priėmimo į darbą 13
2.5 Pažyma apie studijas 14
IŠVADOS 15
NAUDOTA LITERATŪRA 16
DĖSTYTOJO UŽRAŠAMS 17

ĮVADAS

Šią temą pasirinkau, kadangi manau jog raštvedyba ir dokumentai yra
labai reikalingas ir svarbus dalykas, o ypač šiomis dienomis.

Gerai sutvarkytoje įmonėje, įstaigoje ir pačioje valstybėje
dokumentų tvarkymas yra labai svarbus dalykas.

Pačios raštvedybos pagrindas yra dokumentų klasifikavimas,
standartizavimas, raštų registravimas.

Dokumentų klasifikavimo sistema turi būti vieninga visoms
įstaigoms. Blogai suklasifikuotų dokumentų ieškojimas atima begalę laiko.

Laikui bėgant Lietuvoje nustatytos vienodos dokumentų sudarymo,
įforminimo ir kitų raštvedybos procesų taisyklės. Sudarytos prielaidos
standartizuoti valdymo dokumentus. O 1972 metais Tarybų Sąjungoje
patvirtintas organizacinių tvarkomųjų dokumentų standartas. Standartas iš
tikrųjų padarė pradžią didinant valdymo darbo efektivumą bei valdymo sferos
darbuotojų darbo kultūrą. Palengvėjo dokumentų rengimas, pradėta taikyti
organizacinė technika.

Pasikeitus administracinėms bei kanceliarinės kalbos vartojimo
sąlygoms, jau galima teigti, kad iš esmės keičiasi ir lietuviškoji
raštvedyba. Valdymo darbuotojų darbo efektyvumas ir greitumas toliau didės
klasifikuojant do okumentus, taikant naujas ir efektyvias dokumentų sudarymo
ir saugojimo priemones bei šiuolaikinę informacijos perdavimo techniką.

Šiame darbe pirmiausia aptarsiu pačią raštvedybos ir dokumento
sąvoką, dokumentų klasifikavimą, pagal pagrindinius požymius ir dokumento
apyvarta.

Taigi nežiūrint įstaigų dokumentų įvairovės jie turi būti rengiami
taip, kad įstaigos veiklos dokumentavimo p

procesas būtų paprastesnis,
greitesnis ir kokybiškesnis.

1. TEORINĖ DALIS

1.1 Raštvedybos sąvoka

Taip jau susiklostė Lietuvos istorinės sąlygos, kad ilgus jos
amžius raštvedyboje buvo vartojamos svetimos kalbos: lotynų, vokiečių,
senoji slavų, lenkų, rusų. Tik Nepriklausomos Lietuvos laikotarpiu pradėjo
formuotis lietuvių raštvedybos kalba ir raštvedybos sistema. Sovietų
okupacijos metais vėl dauguma oficialiųjų dokumentų buvo rašomi rusų kalba,
kartais gerai jos nemokant. Lietuvių kalba parašyti dokumentai būdavo
teršiami svetimybėmis ir pažodiniais vertimais iš rusų kalbos.

Lietuvos TRS Aukščiausiosios Tarybos Prezidiumas 1989 01 25 įsaku
„Dėl Lietuvos TSR valstybinės kalbos vartojimo“ įsipareigojo, o 1990 03 11
Nepriklausomybės paskelbimo aktas sudarė sąlygas, kad visų įstaigų
dokumentai būtų rašomi lietuvių kalba

„Raštvedybos“ sąvoka dabartiniame lietuvių kalbos žodyne
apibrėžiama kaip raštinės darbų tvarkymas. Siaurąja prasme raštvedyba yra
darbas su dokumentais. Plačiąja prasme – raštvedyba apima įstaigos veiklos
dokumentavimą ir dokumentų, susidariusių įstaigos veikloje, tvarkymą.

Valdymo, gamybinė, mokslinė ir kt. įstaigų bei žmonių
veikla fiksuojama do okumentuose. Norint tuos dokumentus panaudoti, būtina ne
tik juos parašyti bei įforminti, bet ir išsiųsti arba gauti, registruoti,
kontroliuoti jų užduočių vykdymą, tam tikra tvarka juos grupuoti, kad
visada būtų galima surasti bei panaudoti jų informaciją, garantuoti jų
saugumą ir parengti perduoti į archyvą tolesniam saugojimui.

Už tinkamą raštvedybos organizavimą, raštvedybos
taisyklių ir kitų norminių dokumentų diegimą įstaigoje atsakinga raštinė
(reikalų valdyba, kanceliarija, bendrasis skyrius, mažoje įstaigoje –
sekretorė). Raštinė kontroliuoja kaip laikomasi šių taisyklių įstaigos
struktūriniuose padaliniuose bei skyriuose. Apie raštvedybos taisyklių
pažeidimus skyriuose raštinė informuoja įstaigos vadovą.

Už dokumentų rengimą, tv

varkymą, saugojimą skyriuose ir jų
perdavimą į įstaigos archyvą atsakingi skyrių vadovai.

Keičiantis raštinės ir skyrių vadovams (mažose
įstaigose – sekretorei arba darbuotojui, atsakingam už raštvedybą), bylos
ir dokumentai perduodami pagal aktą, tvirtinamą įstaigos vadovo.

1.2 Dokumentavimas

Įstaigos veiklos dokumentavimas – tai nustatytos formos dokumentų,
susijusių su kuria nors veiklos sritimi, rengimas.

Dokumentų, susidariusių įstaigos veikloje, tvarkymas
apima tokias darbo su dokumentais operacijas:

• dokumentų priėmimą ir išsiuntimą,

• registravimą,

• perdavimą vykdytojams organizacijos viduje,

• užduočių vykdymo kontrolę,

• bylų formavimą,

• dokumentų sistemingą paruošimą saugojimui ir naudojimui.

Valdymo veiksmai, sprendimai, rezultatai dokumentuojami.
Valdymo situacijoms įforminti vartojami organizaciniai tvarkomieji
dokumentai. Valdymo darbo ypatybė yra ta, kad daug dirbama su dokumentais.
O šis darbas prasideda nuo informacijos kaupimo, jos sisteminimo,
apdorojimo, dokumentinės informacijos naudojimo. Dokumentas kaip
informacijos laikmena tampa ir darbo ob-jektu ir darbo rezultatų.

1.3 Dokumento sąvoka

Sąvoka „Dokumentas“ kilusi iš lotyniško žodžio
“documentum” – pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentas –
priemonė įvairiais būdais fiksuoti informaciją, įvykius, faktus, tikrovės
reiškinius, taip pat žmogaus mąstymo ir praktinę veiklą. Visa tai galima
fiksuoti raštu, vaizdu, garsu. Tai dokumento sąvoka plačiąja prasme.
Dokumentas siaurąja prasme – tai tam tikra informacija, parašyta ant
popieriaus ar kitoje mašininėje informacijos laikmenoje.

Šis terminas paplitęs labai plačiai visose žmogaus
sferose ir aiškinamas kaip informacijos laikmena, tačiau požymiai, pagal
kuriuos informacijos laikmena priskiriama dokumentui, skirtingi.
Pavyzdžiui, informatikoje dokumentas yra bet kokia informacijos laikmena,
kurią galima saugoti tam tikrą laiką – laiškas, žurnalas, knyga. Teisės
moksle ir teisėsaugoje dokumentas suprantamas kaip priemonė paliudyti,
įrodyti arba patvirtinti tam tikras te

eises ir pareigas.

Sudarant ir įforminant valdymo dokumentus, reikia laikytis tam
tikrų ekonominio, juridinio, socialinio-psichologinio pobūdžio taisyklių:

• dokumento sudarymo faktas turi būti pagrįstas būtinybe;

• dokumentas turi pateikti maksimalią informaciją, būdamas minimalios

apimties;

• dokumento išvaizda turi atitikti estetinius poreikius ir turėti

optimaliai išdėstytus rekvizi-
tus;

• dokumentas turi būti parengtas pagal nustatytą formuliarą; jeigu trūks

kokių nors rekvi-
zitų, dokumentas bus juridiškai negaliojantis.

Valdymo dokumentus rengia įstaigos, organizacijos,
pareigūnai pagal savo kompetenciją. Jais reguliuojami ir tvarkomi tam tikri
visuomenės gyvenimo klausimai, ryšiai tarp įstaigų, įstaigų ir jų
darbuotojų santykiai, įstaigų ir gyventojų reikalai.

Valdymo veikloje naudojamos įvairios informacijos
laikmenos:

• popierius; jame informacija fiksuojama ranka, rašomosiomis mašinėlėmis

arba kitomis
priemonėmis;

• magnetinės juostos, diskai, disketės, perfokortelės; šių dokumentų

turinys perskaitomas
tik mašina;

• mikrografinės laikmėnos (mikrofilmai, mikrofišos); jie skiriasi nuo

magnetinių juostų ir
diskų tuo, kad čia telpa daugiau informacijos, ir jų saugojimo laikas
praktiškai neribotas.

Atsižvelgiant į naujoves, kurios pradedamos taikyti
pasaulyje darbo su dokumentais srityje, siūlomas ir naujas dokumento
sąvokos apibrėžimas: “Dokumentas – informacijos laikmena ir pasto-vūs
duomenys užfiksuoti šioje laikmenoje, kuriuos gali perskaityti žmogus arba
mašina”.

1.3 Dokumentų klasifikavimas

Dokumentų klasifikavimas – jų skirstymas į grupes pagal bendrus
požymius. Išskyriami du pagrindiniai pažymiai:

• dokumento turinys (informacijos pobūdis);

• dokumento forma (informacijos fiksavimo būdas).

Dokumentai suskirstyti į grupes (sistemas) pagal informacijos,
esančios juose, pobūdį. Pa-vyzdžiui, dokumentuose fiksuojama planavimo,
buhalterinės apskaitos, statistikos, materialinio-techninio tiekimo,
prekybos, socialinės saugos, techninė ir kitokia informacija. Yra sukurta
apie 20 unifikuotų dokumentų sistemų, t.y. parengta kuo optimalesnė,
trumpesnė, patogesnė suvienodinta informacijos pateikimo forma konkrečiam
valdymo uždaviniui spręsti.

Aš panagrinėsiu vieną unifikuotų ir s

standartizuotų sistemų –
valdymo dokumentų arba kitaip vadinamą organizacinių tvarkomųjų dokumentų
(OTD) sistemą. Ji skiriasi nuo kitų sistemų (buhalterinės apskaitos,
prekybos, statistikos ir pan.) tuo, kad taikoma visose įstaigose ir
organizacijose. OTD dokumentais vykdoma bendra funkcija, t.y. valdymo
proceso organizavimas. Pavyzdžiui, įstaigų valdymo veikla išreiškiama
tvarkomaisias dokumentais, kolegialių organų posėdžių, pasitarimų,
susirinkimų, konferencijų eiga fiksuojama protokoluose, informacija
perduodama raštais, telegramomis, telefonogramomis ir pan. Kadrų valdymo
srityje šiuo metu yra naudojamos unifikuotos dokumentų formos, kaip
anketos, įsakymai, pristatymai, atostogų grafikai, prašymai. Vietoj
daugybės dokumentų, kuriais buvo tvarkomi įstaigos kadrų klausimai, liko 18
unifikuotų formų. Unifikuotų formų dokumentus galime taikyti tradiciniam –
rankiniam ir mašininiam – automatizuotam informacijos apdorojimui. Dirbant
automatizuotai, įrašomi kodai, kuriems paliktas atitinkamas plotas
unifikuotos formos dokumente.

Pagal antrąjį klasifikavimo požymį – informacijos fiksavimo būdą –
dokumentai skirstomi į vizualinius ir audiovizualinius.

Vizualinius dokumentus žmogus suvokia akimis, juos skaitydamas ar
žiūrėdamas. Vizualiniai dokumentai skirstomi į tekstus ir vaizdinius
dokumentus. Vaizdiniai dokumentai – schemos, diagramos, piešiniai,
brėžiniai, fotografijos. Vizualinių dokumentų tekstai būna parašyti ranka,
rašomąja mašinėle, padauginti poligrafijos priemonėmis arba atspausdinti
spaustuvėje.

Audiovizualiniai dokumentai – tai dokumentai, kuriuose užfiksuota
garsinė informacija kartu su vaizdu, atgaminama kinoprojektoriais,
videomagnetofonais su televizoriais, videoprojektoriais.
Taikant raštvedyboje kompiuterinę techniką, atsirado naujos formos
dokumentų – mašina skaitomų (mašininių) dokumentų ir mašinogramų.

Mašina skaitomi dokumentai – tai dokumentai, kurių informacija
skirta skaityti ir apdoroti automatizuotai, naudojant kompiuterinę
techniką. Mašinogramomis vadinami dokumentai, atspau-sdinti popieriuje ir
atitinkamai įforminti, naudojant elektroninę techniką.

Dokumentai klasifikuojami ir pagal kitus požymius. Įstaigose
sudaromi vadinamieji vidaus ir išorės dokumentai. Vidaus dokumentai
surašomi įstaigos valdymo procese. Tai organizaciniai dokumentai – įstatai,
nuostatai, instrukcijos, kuriuose apibūdinami įstaigos tikslai, uždaviniai,
kompetencija, darbuotojų teisės ir pareigos. Kita vidaus dokumentų grupė –
tvarkomieji dokumentai. Be to, rašomi tarnybiniai pranešimai,
pasiaiškinimai, aktai ir pan. Šie dokumentai į kitas įstaigas
nepersiunčiami, o naudojami tik įstaigos vidaus reikalams. Išorės
dokumentais keičiamasi informacija, atsakoma į prašymus, pasiūlymus.

Dokumentų būna tipinių ir individualių. Tipiniai dokumentai
sudaromi vienarūšiems valstybės įstaigoms (pvz., tipiniai pramonės įmonių
nuostatai) arba kokiai nors darbo rūšiai (pavyzdinė raštvedybos
instrukcija). Individualių dokumentų turinys kaskart kitas, originalus,
dokumentą suda-riusio asmens ar pareigūno kūrybinio darbo rezultatas. Kiti
būtini rekvizitai iforminami pagal nustatytas taisykles.

Yra viešų, slaptų ir tarnybinio naudojimo dokumentų. Ant pastarųjų
rašomas tam tikras įrašas – “Slaptas”, “Naudotis tarnyboje” ar pan. –
vadinamas grifu. Tarnybinio naudojimo dokumentais gali naudotis visi
įstaigos ar organizacijos darbuotojai, bet šie dokumentai neturi būti
skelbiami spaudoje. Slaptais naudojasi adresatas ir vykdytojas; su visiškai
slaptų dokumentų turiniu turi teisę susipažinti tik adresatas.

Pagal juridinę galią yra tikrų ir fiktyvių dokumentų. Tikri –
dokumentai parengti pagal galiojančias teisės normas ir atitinkantys
dokumentų įforminimo taisykles. Fiktyvūs – dokumentai, kurių forma ir
turinys neatitinka tikrovės.

Pasibaigus raštvedybos metams, įstaigose daroma dokumentų vertės
ekspertizė, kurios metu atrenkami laikino, ilgo ir neterminuoto saugojimo
dokumentai. Laikino saugojimo dokumentai tokie, kurie saugomi įstaigos
archyvuose iki 10 metų. Viena ilgo saugojimo dokumentų rūšis yra kadrų
dokumentai. Neterminuoto saugojimo dokumentų bylos perduodamos valstybiniam
saugojimui.

1.4 Dokumentų apyvarta

Dokumentų tvarkymas nuo parašymo arba gavimo iki jų užduočių
įvykdymo ir įdėjimo į bylą vadinamas dokumentų apyvartą. Šį terminą galima
apibūdinti šiais darbais:

• dokumentų užduočių vykdymo kontrolės organizavimas,

• bylų formavimas,

• gaunamų dokumentų priėmimas ir tvatkymas,

• perdavimas įstaigos viduje,

• dokumentų kiekio apskaita,

• siunčiamų dokumentų tvarkymas,

• dokumentų indeksavimas ir registravimas.

Įstaigų dokumentus sudaro gauti dokumentai ir įstaigoje parengti
(siunčiamieji, vidaus).

Gautas – tai atsiųstas į įstaiga dokumentas. Juose užfiksuota
pradinė informacija tam tikriems valdymo veiksmams. Tai aukštesniųjų
įstaigų, organizacijų dokumentai ( nutarimai, sprendimai, įsakymai,
nurodymai, raštai), pavaldžiu ir kitų įstaigų (ataskaitos, pažymos), bei
gyventojų skundai, prašymai.

Siunčiamas – tai dokumentas, sudarytas bei įformintas įstaigoje ir
išsiųstas konkrečiam adresatui.

Vidaus – sudarytas įstaigoje ir skirtas įstaigos reikalams
dokumentas. Tai gali buti protokolai, aktai, tarnybiniai pranešimai ir pan.

Taisyklingo darbo su dokumentais pagrindą įmonėje sudaro tikslus
įmonės darbuotojų pareigų pasiskirstymas. Tikslus savo pareigų žinojimas
kelia kiekvieno darbuotojo atsakomybę ir garantuoja, kad nebus dubliuojamos
darbo su dokumentais operacijos. Pareigų pasiskirstymas aptartas darbuotojų
pareiginiuose nuostatuose.

Kad būtų nustatyta vienoda dokumentų sudarymo ir darbo su jais
organizavimo tvarka, įmonėje parengiama raštvedybos instrukcija, kuri
pateikia taisyklingai įformintų dokumentų pavyzdžius ir darbo su jais
taisykles.

TATJANA ŽURAVLIOVA

Taikos g. 1 – 11, LT-5840 Vilnius

Tel. (8 ~ 45) 41 41 04, mob. 8-651-11111

AB „Vilniaus elektros tinklai“
direktoriui
Adomui Baniui

PRAŠYMAS DĖL PRIĖMIMO Į DARBĄ

2004-05-16

Vilnius

Prašau mane priimti Informacinės sistemos organizavimo skyriaus
informatikės pareigoms nuo 2004-05-07 datos, remiantis įvykusio konkurso,
kuris vyko 2004-05-02, rezultatais.

PRIDEDAMA:

1. Gyvenimo aprašymas;

2. Diplomo nuorašas;

3. Kvalifikacinio pažymėjimo nuorašas;

(Parašas)

Tatjana Žuravliova

UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „DOMINO“

Kodas 365XXXX. Upės g. 56, LT-4563 Vilnius.Tel. (8~26) 12 45 68. Faks.

(8~26) 12 45 68
____________________________________________________________________________

_______________________________________

Akcinei bendrovei “Drogas ”
2004-03-04 Nr. 6-25
Direktoriui
Gintautui Šatonui

DĖL BENDRADARBIAVIMO

Jūsų pateikti pasiūlymai dėl bendradarbiavimo mums priimtini,
todėl prašome papildomai informuoti mus apie tiekimo terminus, kiekius ir
kainas.

Direktorius ( Parašas)

Kazys Suopis

Ona Varnaitė, tel. 56 885, faks. 56 885

PETRAS BUDNIKAS

a. k. 31564852365, pasas išduotas 2001-02-19  Vilniaus 2-ojo pasų poskyrio

                                                                      

                   

                    

 

 

Taupomojo banko

Antakalnio skyriui
 
 

ĮGALIOJIMAS

 2004-05-14

Vilnius 

 

 

Įgalioju savo dukterį Jurgitą Budnikaitę, gyvenančią Vilniuje,
Jurginų g. 4–15, pasas Nr. LM524896, išduotas 2002 02 09, tvarkyti mano
sąskaitą Nr.____________ Taupomojo banko Antakalnio skyriuje ir imti man
pervedamą pensiją.

 

                                                    

 

 

                                              

(Parašas)                                        Petras Budnikas

 

 
 



UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS “GREITIS”

DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS

DĖL JONO PETRAUSKO PRIĖMIMO Į DARBĄ

2004 m. gegužės 25 d. Nr. 2-15

Vilnius

P r i i m u Jona Petrauska dirbti vadybininku 2004-05-27, mokant
jam 1500 Lt per mėnesį.

Direktorius (Parašas) Alius Jankauskas

(Parašas)
Valdas Jonaitis
2004-05-25

(Parašas)
Kostas Petraitis
2004-05-26



LIETUVOS ŽEMĖS ŪKIO AKADEMIJA

Kodas 00230059 Trakų g. 18, LT-2569 Vilnius Tel. (8~26) 25 46 35

Vilniaus miesto savivaldybės
administracijai

PAŽYMA APIE STUDIJAS

2004-05-09 Nr. 0-00

Edvardas Stanevičius yra Akademijos neakivaizdinio skyriaus
antrojo kurso studentas. Stipendija negauna.

Studijų skyriaus vedėja (Parašas)

Agnė Gabienė

Išvados

Raštvedybą bei dokumentus reikia vertinti dviem
požiūriais:

Dokumentais valdoma, juose atsispindi gamybinė, praktinė
ir kitokia žmonių veikla. Jie naudojami dabar ir teikia informaciją
kasdieniniame darbe.

Dokumentai – didelis tautos turtas, todėl reikia mokėti
teisingai rašyti, įforminti ir išsaugoti ateities kartoms.

Dokumentai klasifikuojami pagal požymius ir įvairias
grupes, kad lengviau būtų susigaudyti įstaigoje, firmoje ar įmonėje.
Dokumentai klasifikuojami remiantis pagal juose esančios in-formacijos
pobūdį

Raštvedybos dokumentai yra pagrindinis istorijos šaltinis. teisinga
raštvedyba tarnauja ne tik šiandienos įstaigų darbui, bet ir turtina
Respublikos archyvus. Tarp dabartinės įstaigos ir valstybinių archyvų turi
būti nuolatinis ryšys. Visi svarbiausieji dokumentai nustatyta tvarka turi
patekti į valstybinius archyvus.

Raštvedybos klausimas toks aktualus, jog tobulinimo poreikis toks
akivaizdus, kad vienodų taisyklių sukurimas yra labai svarbus.

Literatūros sąrašas

1. JAKIŪNIENĖ, R.; LAURINAVIČIENĖ A. Rašto darbų rengimo metodiniai
nurodymai. Vilnius, 2004.
2. LAURINAVIČIENĖ A.; RANCOVA G. Dokumentų rengimas ir įforminimas.
Vilnius, 2002. ISBN 9986-9359-5-4.
3. RANCOVA, Gražina. Raštvedyba ir verslo korespondencija (Konspektas).
Vilnius, 2001.
4. Lietuvių kalba ir literatūros istorija. Raštvedyba, 2004 [žiūrėta 2004
m. sausio 10d.]. Prieiga per internetą

Dėstytojo užrašams

Leave a Comment