VILNIAUS KOOPERACIJOS KOLEGIJA DIENINIŲ STUDIJŲ SKYRIUS
IV-04 grupės studentė Tatjana Žuravliova
RAŠTVEDYBA IR DOKUMENTAI
Raštvedybos ir verslo korespondencijos Referatas
(Įvertinta)
(Parašas)
(Dėstytojo vardas, pavardė)
(Data)
Vilnius 2004
TIRINYS
ĮVADAS 31. TEORINĖ DALIS 41.1 Raštvedybos sąvoka 41.2 Dokumentavimas 51.3 Dokumento sąvoka 61.3 Dokumentų klasifikavimas 71.4 Dokumentų apyvarta 92. PRAKTINĖ DALIS 102.1 Asmeninis prašymas 102.2 Dalykinis raštas 112.3 Asmeninis įgaliojimas 122.4 Įsakymas dėl priėmimo į darbą 132.5 Pažyma apie studijas 14IŠVADOS 15NAUDOTA LITERATŪRA 16DĖSTYTOJO UŽRAŠAMS 17
ĮVADAS
Šią temą pasirinkau, kadangi manau jog raštvedyba ir dokumentai yralabai reikalingas ir svarbus dalykas, o ypač šiomis dienomis. Gerai sutvarkytoje įmonėje, įstaigoje ir pačioje valstybėjedokumentų tvarkymas yra labai svarbus dalykas. Pačios raštvedybos pagrindas yra dokumentų klasifikavimas,standartizavimas, raštų registravimas. Dokumentų klasifikavimo sistema turi būti vieninga visomsįstaigoms. Blogai suklasifikuotų dokumentų ieškojimas atima begalę laiko. Laikui bėgant Lietuvoje nustatytos vienodos dokumentų sudarymo,įforminimo ir kitų raštvedybos procesų taisyklės. Sudarytos prielaidosstandartizuoti valdymo dokumentus. O 1972 metais Tarybų Sąjungojepatvirtintas organizacinių tvarkomųjų dokumentų standartas. Standartas ištikrųjų padarė pradžią didinant valdymo darbo efektivumą bei valdymo sferosdarbuotojų darbo kultūrą. Palengvėjo dokumentų rengimas, pradėta taikytiorganizacinė technika. Pasikeitus administracinėms bei kanceliarinės kalbos vartojimosąlygoms, jau galima teigti, kad iš esmės keičiasi ir lietuviškojiraštvedyba. Valdymo darbuotojų darbo efektyvumas ir greitumas toliau didėsklasifikuojant dokumentus, taikant naujas ir efektyvias dokumentų sudarymoir saugojimo priemones bei šiuolaikinę informacijos perdavimo techniką. Šiame darbe pirmiausia aptarsiu pačią raštvedybos ir dokumentosąvoką, dokumentų klasifikavimą, pagal pagrindinius požymius ir dokumentoapyvarta. Taigi nežiūrint įstaigų dokumentų įvairovės jie turi būti rengiamitaip, kad įstaigos veiklos dokumentavimo procesas būtų paprastesnis,greitesnis ir kokybiškesnis.
1. TEORINĖ DALIS 1.1 Raštvedybos sąvoka
Taip jau susiklostė Lietuvos istorinės sąlygos, kad ilgus josamžius raštvedyboje buvo vartojamos svetimos kalbos: lotynų, vokiečių,senoji slavų, lenkų, rusų. Tik Nepriklausomos Lietuvos laikotarpiu pradėjoformuotis lietuvių raštvedybos kalba ir raštvedybos sistema. Sovietųokupacijos metais vėl dauguma oficialiųjų dokumentų buvo rašomi rusų kalba,kartais gerai jos nemokant. Lietuvių kalba parašyti dokumentai būdavoteršiami svetimybėmis ir pažodiniais vertimais iš rusų kalbos. Lietuvos TRS Aukščiausiosios Tarybos Prezidiumas 1989 01 25 įsaku„Dėl Lietuvos TSR valstybinės kalbos vartojimo“ įsipareigojo, o 1990 03 11Nepriklausomybės paskelbimo aktas sudarė sąlygas, kad visų įstaigųdokumentai būtų rašomi lietuvių kalba „Raštvedybos“ sąvoka dabartiniame lietuvių kalbos žodyneapibrėžiama kaip raštinės darbų tvarkymas. Siaurąja prasme raštvedyba yradarbas su dokumentais. Plačiąja prasme – raštvedyba apima įstaigos veiklosdokumentavimą ir dokumentų, susidariusių įstaigos veikloje, tvarkymą. Valdymo, gamybinė, mokslinė ir kt. įstaigų bei žmoniųveikla fiksuojama dokumentuose. Norint tuos dokumentus panaudoti, būtina netik juos parašyti bei įforminti, bet ir išsiųsti arba gauti, registruoti,kontroliuoti jų užduočių vykdymą, tam tikra tvarka juos grupuoti, kadvisada būtų galima surasti bei panaudoti jų informaciją, garantuoti jųsaugumą ir parengti perduoti į archyvą tolesniam saugojimui. Už tinkamą raštvedybos organizavimą, raštvedybostaisyklių ir kitų norminių dokumentų diegimą įstaigoje atsakinga raštinė(reikalų valdyba, kanceliarija, bendrasis skyrius, mažoje įstaigoje –sekretorė). Raštinė kontroliuoja kaip laikomasi šių taisyklių įstaigosstruktūriniuose padaliniuose bei skyriuose. Apie raštvedybos taisykliųpažeidimus skyriuose raštinė informuoja įstaigos vadovą. Už dokumentų rengimą, tvarkymą, saugojimą skyriuose ir jųperdavimą į įstaigos archyvą atsakingi skyrių vadovai. Keičiantis raštinės ir skyrių vadovams (mažoseįstaigose – sekretorei arba darbuotojui, atsakingam už raštvedybą), bylosir dokumentai perduodami pagal aktą, tvirtinamą įstaigos vadovo.
1.2 DokumentavimasĮstaigos veiklos dokumentavimas – tai nustatytos formos dokumentų,susijusių su kuria nors veiklos sritimi, rengimas. Dokumentų, susidariusių įstaigos veikloje, tvarkymasapima tokias darbo su dokumentais operacijas: • dokumentų priėmimą ir išsiuntimą, • registravimą, • perdavimą vykdytojams organizacijos viduje, • užduočių vykdymo kontrolę, • bylų formavimą, • dokumentų sistemingą paruošimą saugojimui ir naudojimui.
Valdymo veiksmai, sprendimai, rezultatai dokumentuojami.Valdymo situacijoms įforminti vartojami organizaciniai tvarkomiejidokumentai. Valdymo darbo ypatybė yra ta, kad daug dirbama su dokumentais.O šis darbas prasideda nuo informacijos kaupimo, jos sisteminimo,apdorojimo, dokumentinės informacijos naudojimo. Dokumentas kaipinformacijos laikmena tampa ir darbo ob-jektu ir darbo rezultatų.