VILNIAUS KOOPERACIJOS KOLEGIJA
DIENINIŲ STUDIJŲ SKYRIUS
IV-04 grupės studentė
Tatjana Žuravliova
RAŠTVEDYBA IR DOKUMENTAI
Raštvedybos ir verslo korespondencijos
Referatas
(Įvertinta)
(Parašas)
(Dėstytojo vardas, pavardė)
(Data)
Vilnius 2004
TIRINYS
ĮVADAS 3
1. TEORINĖ DALIS 4
1.1 Raštvedybos sąvoka 4
1.2 Dokumentavimas 5
1.3 Dokumento sąvoka 6
1.3 Dokumentų klasifikavimas 7
1.4 Dokumentų apyvarta 9
2. PRAKTINĖ DALIS 10
2.1 Asmeninis prašymas 10
2.2 Dalykinis raštas 11
2.3 Asmeninis įgaliojimas 12
2.4 Įsakymas dėl priėmimo į darbą 13
2.5 Pažyma apie studijas 14
IŠVADOS 15
NAUDOTA LITERATŪRA 16
DĖSTYTOJO UŽRAŠAMS 17
ĮVADAS
Šią temą pasirinkau, kadangi manau jog raštvedyba ir dokumentai yra labai reikalingas ir svarbus dalykas, o ypač šiomis dienomis.
Gerai sutvarkytoje įmonėje, įstaigoje ir pačioje valstybėje dokumentų tvarkymas yra labai svarbus dalykas.
Pačios raštvedybos pagrindas yra dokumentų klasifikavimas, standartizavimas, raštų registravimas.
Dokumentų klasifikavimo sistema turi būti vieninga visoms įstaigoms. Blogai suklasifikuotų dokumentų ieškojimas atima begalę laiko.
Laikui bėgant Lietuvoje nustatytos vienodos dokumentų sudarymo, įforminimo ir kitų raštvedybos procesų taisyklės. Sudarytos prielaidos standartizuoti valdymo dokumentus. O 1972 metais Tarybų Sąjungoje patvirtintas organizacinių tvarkomųjų dokumentų standartas. Standartas iš tikrųjų padarė pradžią didinant valdymo darbo efektivumą bei valdymo sferos darbuotojų darbo kultūrą. Palengvėjo dokumentų rengimas, pradėta taikyti organizacinė technika.
Pasikeitus administracinėms bei kanceliarinės kalbos vartojimo sąlygoms, jau galima teigti, kad iš esmės keičiasi ir lietuviškoji raštvedyba. Valdymo darbuotojų darbo efektyvumas ir greitumas toliau didės klasifikuojant dokumentus, taikant naujas ir efektyvias dokumentų sudarymo ir saugojimo priemones bei šiuolaikinę informacijos perdavimo techniką.
Šiame darbe pirmiausia aptarsiu pačią raštvedybos ir dokumento sąvoką, dokumentų klasifikavimą, pagal pagrindinius požymius ir dokumento apyvarta.
Taigi nežiūrint įstaigų dokumentų įvairovės jie turi būti rengiami taip, kad įstaigos veiklos dokumentavimo procesas būtų paprastesnis, greitesnis ir kokybiškesnis.
1. TEORINĖ DALIS
1.1 Raštvedybos sąvoka
Taip jau susiklostė Lietuvos istorinės sąlygos, kad ilgus jos amžius raštvedyboje buvo vartojamos svetimos kalbos: lotynų, vokiečių, senoji slavų, lenkų, rusų. Tik Nepriklausomos Lietuvos laikotarpiu pradėjo formuotis lietuvių raštvedybos kalba ir raštvedybos sistema. Sovietų okupacijos metais vėl dauguma oficialiųjų dokumentų buvo rašomi rusų kalba, kartais gerai jos nemokant. Lietuvių kalba parašyti dokumentai būdavo teršiami svetimybėmis ir pažodiniais vertimais iš rusų kalbos.
Lietuvos TRS Aukščiausiosios Tarybos Prezidiumas 1989 01 25 įsaku
„Dėl Lietuvos TSR valstybinės kalbos vartojimo“ įsipareigojo, o 1990 03 11
Nepriklausomybės paskelbimo aktas sudarė sąlygas, kad visų įstaigų dokumentai būtų rašomi lietuvių kalba
„Raštvedybos“ sąvoka dabartiniame lietuvių kalbos žodyne apibrėžiama kaip raštinės darbų tvarkymas. Siaurąja prasme raštvedyba yra darbas su dokumentais. Plačiąja prasme – raštvedyba apima įstaigos veiklos dokumentavimą ir dokumentų, susidariusių įstaigos veikloje, tvarkymą.
Valdymo, gamybinė, mokslinė ir kt. įstaigų bei žmonių veikla fiksuojama dokumentuose. Norint tuos dokumentus panaudoti, būtina ne tik juos parašyti bei įforminti, bet ir išsiųsti arba gauti, registruoti, kontroliuoti jų užduočių vykdymą, tam tikra tvarka juos grupuoti, kad visada būtų galima surasti bei panaudoti jų informaciją, garantuoti jų saugumą ir parengti perduoti į archyvą tolesniam saugojimui.
Už tinkamą raštvedybos organizavimą, raštvedybos taisyklių ir kitų norminių dokumentų diegimą įstaigoje atsakinga raštinė (reikalų valdyba, kanceliarija, bendrasis skyrius, mažoje įstaigoje –
sekretorė). Raštinė kontroliuoja kaip laikomasi šių taisyklių įstaigos struktūriniuose padaliniuose bei skyriuose. Apie raštvedybos taisyklių pažeidimus skyriuose raštinė informuoja įstaigos vadovą.
Už dokumentų rengimą, tvarkymą, saugojimą skyriuose ir jų perdavimą į įstaigos archyvą atsakingi skyrių vadovai.
Keičiantis raštinės ir skyrių vadovams (mažose įstaigose – sekretorei arba darbuotojui, atsakingam už raštvedybą), bylos ir dokumentai perduodami pagal aktą, tvirtinamą įstaigos vadovo.
1.2 Dokumentavimas
Įstaigos veiklos dokumentavimas – tai nustatytos formos dokumentų, susijusių su kuria nors veiklos sritimi, rengimas.
Dokumentų, susidariusių įstaigos veikloje, tvarkymas apima tokias darbo su dokumentais operacijas:
• dokumentų priėmimą ir išsiuntimą,
• registravimą,
• perdavimą vykdytojams organizacijos viduje,
• užduočių vykdymo kontrolę,
• bylų formavimą,
• dokumentų sistemingą paruošimą saugojimui ir naudojimui.
Valdymo veiksmai, sprendimai, rezultatai dokumentuojami.
Valdymo situacijoms įforminti vartojami organizaciniai tvarkomieji dokumentai. Valdymo darbo ypatybė yra ta, kad daug dirbama su dokumentais.
O šis darbas prasideda nuo informacijos kaupimo, jos sisteminimo, apdorojimo, dokumentinės informacijos naudojimo. Dokumentas kaip informacijos laikmena tampa ir darbo ob-jektu ir darbo rezultatų.
1.3 Dokumento sąvoka
Sąvoka „Dokumentas“ kilusi iš lotyniško žodžio “documentum” – pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentas –
priemonė įvairiais būdais fiksuoti informaciją, įvykius, faktus, tikrovės reiškinius, taip pat žmogaus mąstymo ir praktinę veiklą. Visa tai galima fiksuoti raštu, vaizdu, garsu. Tai dokumento sąvoka plačiąja prasme.
Dokumentas siaurąja prasme – tai tam tikra informacija, parašyta ant popieriaus ar kitoje mašininėje informacijos laikmenoje.
Šis terminas paplitęs labai plačiai visose žmogaus sferose ir aiškinamas kaip informacijos laikmena, tačiau požymiai, pagal kuriuos informacijos laikmena priskiriama dokumentui, skirtingi.
Pavyzdžiui, informatikoje dokumentas yra bet kokia informacijos laikmena, kurią galima saugoti tam tikrą laiką – laiškas, žurnalas, knyga. Teisės moksle ir teisėsaugoje dokumentas suprantamas kaip priemonė paliudyti, įrodyti arba patvirtinti tam tikras teises ir pareigas.
Sudarant ir įforminant valdymo dokumentus, reikia laikytis tam tikrų ekonominio, juridinio, socialinio-psichologinio pobūdžio taisyklių:
• dokumento sudarymo faktas turi būti pagrįstas būtinybe;
• dokumentas turi pateikti maksimalią informaciją, būdamas minimalios apimties;
• dokumento išvaizda turi atitikti estetinius poreikius ir turėti optimaliai išdėstytus rekvizi-
tus;
• dokumentas turi būti parengtas pagal nustatytą formuliarą; jeigu trūks kokių nors rekvi-
zitų, dokumentas bus juridiškai negaliojantis.
Valdymo dokumentus rengia įstaigos, organizacijos, pareigūnai pagal savo kompetenciją. Jais reguliuojami ir tvarkomi tam tikri visuomenės gyvenimo klausimai, ryšiai tarp įstaigų, įstaigų ir jų darbuotojų santykiai, įstaigų ir gyventojų reikalai.
Valdymo veikloje naudojamos įvairios informacijos laikmenos:
• popierius; jame informacija fiksuojama ranka, rašomosiomis mašinėlėmis arba kitomis priemonėmis;
• magnetinės juostos, diskai, disketės, perfokortelės; šių dokumentų turinys perskaitomas tik mašina;
• mikrografinės laikmėnos (mikrofilmai, mikrofišos); jie skiriasi nuo magnetinių juostų ir diskų tuo, kad čia telpa daugiau informacijos, ir jų saugojimo laikas praktiškai neribotas.
Atsižvelgiant į naujoves, kurios pradedamos taikyti pasaulyje darbo su dokumentais srityje, siūlomas ir naujas dokumento sąvokos apibrėžimas: “Dokumentas – informacijos laikmena ir pasto-vūs duomenys užfiksuoti šioje laikmenoje, kuriuos gali perskaityti žmogus arba mašina”.
1.3 Dokumentų klasifikavimas
Dokumentų klasifikavimas – jų skirstymas į grupes pagal bendrus požymius. Išskyriami du pagrindiniai pažymiai:
• dokumento turinys (informacijos pobūdis);
• dokumento forma (informacijos fiksavimo būdas).
Dokumentai suskirstyti į grupes (sistemas) pagal informacijos, esančios juose, pobūdį. Pa-vyzdžiui, dokumentuose fiksuojama planavimo, buhalterinės apskaitos, statistikos, materialinio-techninio tiekimo, prekybos, socialinės saugos, techninė ir kitokia informacija. Yra sukurta apie 20 unifikuotų dokumentų sistemų, t.y. parengta kuo optimalesnė, trumpesnė, patogesnė suvienodinta informacijos pateikimo forma konkrečiam valdymo uždaviniui spręsti.
Aš panagrinėsiu vieną unifikuotų ir standartizuotų sistemų –
valdymo dokumentų arba kitaip vadinamą organizacinių tvarkomųjų dokumentų
(OTD) sistemą. Ji skiriasi nuo kitų sistemų (buhalterinės apskaitos, prekybos, statistikos ir pan.) tuo, kad taikoma visose įstaigose ir organizacijose. OTD dokumentais vykdoma bendra funkcija, t.y. valdymo proceso organizavimas. Pavyzdžiui, įstaigų valdymo veikla išreiškiama tvarkomaisias dokumentais, kolegialių organų posėdžių, pasitarimų, susirinkimų, konferencijų eiga fiksuojama protokoluose, informacija perduodama raštais, telegramomis, telefonogramomis ir pan. Kadrų valdymo srityje šiuo metu yra naudojamos unifikuotos dokumentų formos, kaip anketos, įsakymai, pristatymai, atostogų grafikai, prašymai. Vietoj daugybės dokumentų, kuriais buvo tvarkomi įstaigos kadrų klausimai, liko 18
unifikuotų formų. Unifikuotų formų dokumentus galime taikyti tradiciniam –
rankiniam ir mašininiam – automatizuotam informacijos apdorojimui. Dirbant automatizuotai, įrašomi kodai, kuriems paliktas atitinkamas plotas unifikuotos formos dokumente.
Pagal antrąjį klasifikavimo požymį – informacijos fiksavimo būdą –
dokumentai skirstomi į vizualinius ir audiovizualinius.
Vizualinius dokumentus žmogus suvokia akimis, juos skaitydamas ar žiūrėdamas. Vizualiniai dokumentai skirstomi į tekstus ir vaizdinius dokumentus. Vaizdiniai dokumentai – schemos, diagramos, piešiniai, brėžiniai, fotografijos. Vizualinių dokumentų tekstai būna parašyti ranka, rašomąja mašinėle, padauginti poligrafijos priemonėmis arba atspausdinti spaustuvėje.
Audiovizualiniai dokumentai – tai dokumentai, kuriuose užfiksuota garsinė informacija kartu su vaizdu, atgaminama kinoprojektoriais, videomagnetofonais su televizoriais, videoprojektoriais.
Taikant raštvedyboje kompiuterinę techniką, atsirado naujos formos dokumentų – mašina skaitomų (mašininių) dokumentų ir mašinogramų.
Mašina skaitomi dokumentai – tai dokumentai, kurių informacija skirta skaityti ir apdoroti automatizuotai, naudojant kompiuterinę techniką. Mašinogramomis vadinami dokumentai, atspau-sdinti popieriuje ir atitinkamai įforminti, naudojant elektroninę techniką.
Dokumentai klasifikuojami ir pagal kitus požymius. Įstaigose sudaromi vadinamieji vidaus ir išorės dokumentai. Vidaus dokumentai surašomi įstaigos valdymo procese. Tai organizaciniai dokumentai – įstatai, nuostatai, instrukcijos, kuriuose apibūdinami įstaigos tikslai, uždaviniai, kompetencija, darbuotojų teisės ir pareigos. Kita vidaus dokumentų grupė –
tvarkomieji dokumentai. Be to, rašomi tarnybiniai pranešimai, pasiaiškinimai, aktai ir pan. Šie dokumentai į kitas įstaigas nepersiunčiami, o naudojami tik įstaigos vidaus reikalams. Išorės dokumentais keičiamasi informacija, atsakoma į prašymus, pasiūlymus.
Dokumentų būna tipinių ir individualių. Tipiniai dokumentai sudaromi vienarūšiems valstybės įstaigoms (pvz., tipiniai pramonės įmonių nuostatai) arba kokiai nors darbo rūšiai (pavyzdinė raštvedybos instrukcija). Individualių dokumentų turinys kaskart kitas, originalus, dokumentą suda-riusio asmens ar pareigūno kūrybinio darbo rezultatas. Kiti būtini rekvizitai iforminami pagal nustatytas taisykles.
Yra viešų, slaptų ir tarnybinio naudojimo dokumentų. Ant pastarųjų rašomas tam tikras įrašas – “Slaptas”, “Naudotis tarnyboje” ar pan. –
vadinamas grifu. Tarnybinio naudojimo dokumentais gali naudotis visi įstaigos ar organizacijos darbuotojai, bet šie dokumentai neturi būti skelbiami spaudoje. Slaptais naudojasi adresatas ir vykdytojas; su visiškai slaptų dokumentų turiniu turi teisę susipažinti tik adresatas.
Pagal juridinę galią yra tikrų ir fiktyvių dokumentų. Tikri –
dokumentai parengti pagal galiojančias teisės normas ir atitinkantys dokumentų įforminimo taisykles. Fiktyvūs – dokumentai, kurių forma ir turinys neatitinka tikrovės.
Pasibaigus raštvedybos metams, įstaigose daroma dokumentų vertės ekspertizė, kurios metu atrenkami laikino, ilgo ir neterminuoto saugojimo dokumentai. Laikino saugojimo dokumentai tokie, kurie saugomi įstaigos archyvuose iki 10 metų. Viena ilgo saugojimo dokumentų rūšis yra kadrų dokumentai. Neterminuoto saugojimo dokumentų bylos perduodamos valstybiniam saugojimui.
1.4 Dokumentų apyvarta
Dokumentų tvarkymas nuo parašymo arba gavimo iki jų užduočių įvykdymo ir įdėjimo į bylą vadinamas dokumentų apyvartą. Šį terminą galima apibūdinti šiais darbais:
• dokumentų užduočių vykdymo kontrolės organizavimas,
• bylų formavimas,
• gaunamų dokumentų priėmimas ir tvatkymas,
• perdavimas įstaigos viduje,
• dokumentų kiekio apskaita,
• siunčiamų dokumentų tvarkymas,
• dokumentų indeksavimas ir registravimas.
Įstaigų dokumentus sudaro gauti dokumentai ir įstaigoje parengti (siunčiamieji, vidaus).
Gautas – tai atsiųstas į įstaiga dokumentas. Juose užfiksuota pradinė informacija tam tikriems valdymo veiksmams. Tai aukštesniųjų įstaigų, organizacijų dokumentai ( nutarimai, sprendimai, įsakymai, nurodymai, raštai), pavaldžiu ir kitų įstaigų (ataskaitos, pažymos), bei gyventojų skundai, prašymai.
Siunčiamas – tai dokumentas, sudarytas bei įformintas įstaigoje ir išsiųstas konkrečiam adresatui.
Vidaus – sudarytas įstaigoje ir skirtas įstaigos reikalams dokumentas. Tai gali buti protokolai, aktai, tarnybiniai pranešimai ir pan.
Taisyklingo darbo su dokumentais pagrindą įmonėje sudaro tikslus įmonės darbuotojų pareigų pasiskirstymas. Tikslus savo pareigų žinojimas kelia kiekvieno darbuotojo atsakomybę ir garantuoja, kad nebus dubliuojamos darbo su dokumentais operacijos. Pareigų pasiskirstymas aptartas darbuotojų pareiginiuose nuostatuose.
Kad būtų nustatyta vienoda dokumentų sudarymo ir darbo su jais organizavimo tvarka, įmonėje parengiama raštvedybos instrukcija, kuri pateikia taisyklingai įformintų dokumentų pavyzdžius ir darbo su jais taisykles.
TATJANA ŽURAVLIOVA
Taikos g. 1 – 11, LT-5840 Vilnius
Tel. (8 ~ 45) 41 41 04, mob. 8-651-11111
AB „Vilniaus elektros tinklai“
direktoriui
Adomui Baniui
PRAŠYMAS DĖL PRIĖMIMO Į DARBĄ
2004-05-16
Vilnius
Prašau mane priimti Informacinės sistemos organizavimo skyriaus informatikės pareigoms nuo 2004-05-07 datos, remiantis įvykusio konkurso, kuris vyko 2004-05-02, rezultatais.
PRIDEDAMA:
1. Gyvenimo aprašymas;
2. Diplomo nuorašas;
3. Kvalifikacinio pažymėjimo nuorašas;
(Parašas)
Tatjana Žuravliova
UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „DOMINO“
Kodas 365XXXX. Upės g. 56, LT-4563 Vilnius.Tel. (8~26) 12 45 68. Faks.
(8~26) 12 45 68
Akcinei bendrovei “Drogas ”
2004-03-04 Nr. 6-25
Direktoriui
Gintautui Šatonui
DĖL BENDRADARBIAVIMO
Jūsų pateikti pasiūlymai dėl bendradarbiavimo mums priimtini, todėl prašome papildomai informuoti mus apie tiekimo terminus, kiekius ir kainas.
Direktorius ( Parašas)
Kazys Suopis
Ona Varnaitė, tel. 56 885, faks. 56 885
PETRAS BUDNIKAS
a. k. 31564852365, pasas išduotas 2001-02-19 Vilniaus 2-ojo pasų poskyrio
Taupomojo banko
Antakalnio skyriui
ĮGALIOJIMAS
2004-05-14
Vilnius
Įgalioju savo dukterį Jurgitą Budnikaitę, gyvenančią Vilniuje,
Jurginų g. 4–15, pasas Nr. LM524896, išduotas 2002 02 09, tvarkyti mano sąskaitą Nr.____________ Taupomojo banko Antakalnio skyriuje ir imti man pervedamą pensiją.
(Parašas) Petras Budnikas
UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS “GREITIS”
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL JONO PETRAUSKO PRIĖMIMO Į DARBĄ
2004 m. gegužės 25 d. Nr. 2-15
Vilnius
P r i i m u Jona Petrauska dirbti vadybininku 2004-05-27, mokant jam 1500 Lt per mėnesį.
Direktorius (Parašas) Alius Jankauskas
(Parašas)
Valdas Jonaitis
2004-05-25
(Parašas)
Kostas Petraitis
2004-05-26
LIETUVOS ŽEMĖS ŪKIO AKADEMIJA
Kodas 00230059 Trakų g. 18, LT-2569 Vilnius Tel. (8~26) 25 46 35
Vilniaus miesto savivaldybės administracijai
PAŽYMA APIE STUDIJAS
2004-05-09 Nr. 0-00
Edvardas Stanevičius yra Akademijos neakivaizdinio skyriaus antrojo kurso studentas. Stipendija negauna.
Studijų skyriaus vedėja (Parašas)
Agnė Gabienė
Išvados
Raštvedybą bei dokumentus reikia vertinti dviem požiūriais:
Dokumentais valdoma, juose atsispindi gamybinė, praktinė ir kitokia žmonių veikla. Jie naudojami dabar ir teikia informaciją kasdieniniame darbe.
Dokumentai – didelis tautos turtas, todėl reikia mokėti teisingai rašyti, įforminti ir išsaugoti ateities kartoms.
Dokumentai klasifikuojami pagal požymius ir įvairias grupes, kad lengviau būtų susigaudyti įstaigoje, firmoje ar įmonėje.
Dokumentai klasifikuojami remiantis pagal juose esančios in-formacijos pobūdį
Raštvedybos dokumentai yra pagrindinis istorijos šaltinis. teisinga raštvedyba tarnauja ne tik šiandienos įstaigų darbui, bet ir turtina
Respublikos archyvus. Tarp dabartinės įstaigos ir valstybinių archyvų turi būti nuolatinis ryšys. Visi svarbiausieji dokumentai nustatyta tvarka turi patekti į valstybinius archyvus.
Raštvedybos klausimas toks aktualus, jog tobulinimo poreikis toks akivaizdus, kad vienodų taisyklių sukurimas yra labai svarbus.
Literatūros sąrašas
1. JAKIŪNIENĖ, R.; LAURINAVIČIENĖ A. Rašto darbų rengimo metodiniai nurodymai. Vilnius, 2004.
2. LAURINAVIČIENĖ A.; RANCOVA G. Dokumentų rengimas ir įforminimas.
Vilnius, 2002. ISBN 9986-9359-5-4.
3. RANCOVA, Gražina. Raštvedyba ir verslo korespondencija (Konspektas).
Vilnius, 2001.
4. Lietuvių kalba ir literatūros istorija. Raštvedyba, 2004 [žiūrėta 2004
m. sausio 10d.]. Prieiga per internetą
Dėstytojo užrašams