Raštvedyba ir dokumentai

VILNIAUS KOOPERACIJOS KOLEGIJA DIENINIŲ STUDIJŲ SKYRIUS

IV-04 grupės studentė Tatjana Žuravliova

RAŠTVEDYBA IR DOKUMENTAI

Raštvedybos ir verslo korespondencijos Referatas

(Įvertinta)

(Parašas)

(Dėstytojo vardas, pavardė)

(Data)

Vilnius 2004

TIRINYS

ĮVADAS 31. TEORINĖ DALIS 41.1 Raštvedybos sąvoka 41.2 Dokumentavimas 51.3 Dokumento sąvoka 61.3 Dokumentų klasifikavimas 71.4 Dokumentų apyvarta 92. PRAKTINĖ DALIS 102.1 Asmeninis prašymas 102.2 Dalykinis raštas 112.3 Asmeninis įgaliojimas 122.4 Įsakymas dėl priėmimo į darbą 132.5 Pažyma apie studijas 14IŠVADOS 15NAUDOTA LITERATŪRA 16DĖSTYTOJO UŽRAŠAMS 17

ĮVADAS

Šią temą pasirinkau, kadangi manau jog raštvedyba ir dokumentai yralabai reikalingas ir svarbus dalykas, o ypač šiomis dienomis. Gerai sutvarkytoje įmonėje, įstaigoje ir pačioje valstybėjedokumentų tvarkymas yra labai svarbus dalykas. Pačios raštvedybos pagrindas yra dokumentų klasifikavimas,standartizavimas, raštų registravimas. Dokumentų klasifikavimo sistema turi būti vieninga visomsįstaigoms. Blogai suklasifikuotų dokumentų ieškojimas atima begalę laiko. Laikui bėgant Lietuvoje nustatytos vienodos dokumentų sudarymo,įforminimo ir kitų raštvedybos procesų taisyklės. Sudarytos prielaidosstandartizuoti valdymo dokumentus. O 1972 metais Tarybų Sąjungojepatvirtintas organizacinių tvarkomųjų dokumentų standartas. Standartas ištikrųjų padarė pradžią didinant valdymo darbo efektivumą bei valdymo sferosdarbuotojų darbo kultūrą. Palengvėjo dokumentų rengimas, pradėta taikytiorganizacinė technika. Pasikeitus administracinėms bei kanceliarinės kalbos vartojimosąlygoms, jau galima teigti, kad iš esmės keičiasi ir lietuviškojiraštvedyba. Valdymo darbuotojų darbo efektyvumas ir greitumas toliau didėsklasifikuojant dokumentus, taikant naujas ir efektyvias dokumentų sudarymoir saugojimo priemones bei šiuolaikinę informacijos perdavimo techniką. Šiame darbe pirmiausia aptarsiu pačią raštvedybos ir dokumentosąvoką, dokumentų klasifikavimą, pagal pagrindinius požymius ir dokumentoapyvarta. Taigi nežiūrint įstaigų dokumentų įvairovės jie turi būti rengiamitaip, kad įstaigos veiklos dokumentavimo procesas būtų paprastesnis,greitesnis ir kokybiškesnis.

1. TEORINĖ DALIS 1.1 Raštvedybos sąvoka

Taip jau susiklostė Lietuvos istorinės sąlygos, kad ilgus josamžius raštvedyboje buvo vartojamos svetimos kalbos: lotynų, vokiečių,senoji slavų, lenkų, rusų. Tik Nepriklausomos Lietuvos laikotarpiu pradėjoformuotis lietuvių raštvedybos kalba ir raštvedybos sistema. Sovietųokupacijos metais vėl dauguma oficialiųjų dokumentų buvo rašomi rusų kalba,kartais gerai jos nemokant. Lietuvių kalba parašyti dokumentai būdavoteršiami svetimybėmis ir pažodiniais vertimais iš rusų kalbos. Lietuvos TRS Aukščiausiosios Tarybos Prezidiumas 1989 01 25 įsaku„Dėl Lietuvos TSR valstybinės kalbos vartojimo“ įsipareigojo, o 1990 03 11Nepriklausomybės paskelbimo aktas sudarė sąlygas, kad visų įstaigųdokumentai būtų rašomi lietuvių kalba „Raštvedybos“ sąvoka dabartiniame lietuvių kalbos žodyneapibrėžiama kaip raštinės darbų tvarkymas. Siaurąja prasme raštvedyba yradarbas su dokumentais. Plačiąja prasme – raštvedyba apima įstaigos veiklosdokumentavimą ir dokumentų, susidariusių įstaigos veikloje, tvarkymą. Valdymo, gamybinė, mokslinė ir kt. įstaigų bei žmoniųveikla fiksuojama dokumentuose. Norint tuos dokumentus panaudoti, būtina netik juos parašyti bei įforminti, bet ir išsiųsti arba gauti, registruoti,kontroliuoti jų užduočių vykdymą, tam tikra tvarka juos grupuoti, kadvisada būtų galima surasti bei panaudoti jų informaciją, garantuoti jųsaugumą ir parengti perduoti į archyvą tolesniam saugojimui. Už tinkamą raštvedybos organizavimą, raštvedybostaisyklių ir kitų norminių dokumentų diegimą įstaigoje atsakinga raštinė(reikalų valdyba, kanceliarija, bendrasis skyrius, mažoje įstaigoje –sekretorė). Raštinė kontroliuoja kaip laikomasi šių taisyklių įstaigosstruktūriniuose padaliniuose bei skyriuose. Apie raštvedybos taisykliųpažeidimus skyriuose raštinė informuoja įstaigos vadovą. Už dokumentų rengimą, tvarkymą, saugojimą skyriuose ir jųperdavimą į įstaigos archyvą atsakingi skyrių vadovai. Keičiantis raštinės ir skyrių vadovams (mažoseįstaigose – sekretorei arba darbuotojui, atsakingam už raštvedybą), bylosir dokumentai perduodami pagal aktą, tvirtinamą įstaigos vadovo.

1.2 Dokumentavimas

Įstaigos veiklos dokumentavimas – tai nustatytos formos dokumentų,susijusių su kuria nors veiklos sritimi, rengimas. Dokumentų, susidariusių įstaigos veikloje, tvarkymasapima tokias darbo su dokumentais operacijas: • dokumentų priėmimą ir išsiuntimą, • registravimą, • perdavimą vykdytojams organizacijos viduje, • užduočių vykdymo kontrolę, • bylų formavimą, • dokumentų sistemingą paruošimą saugojimui ir naudojimui.

Valdymo veiksmai, sprendimai, rezultatai dokumentuojami.Valdymo situacijoms įforminti vartojami organizaciniai tvarkomiejidokumentai. Valdymo darbo ypatybė yra ta, kad daug dirbama su dokumentais.O šis darbas prasideda nuo informacijos kaupimo, jos sisteminimo,apdorojimo, dokumentinės informacijos naudojimo. Dokumentas kaipinformacijos laikmena tampa ir darbo ob-jektu ir darbo rezultatų.

1.3 Dokumento sąvoka

Sąvoka „Dokumentas“ kilusi iš lotyniško žodžio“documentum” – pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentas –priemonė įvairiais būdais fiksuoti informaciją, įvykius, faktus, tikrovėsreiškinius, taip pat žmogaus mąstymo ir praktinę veiklą. Visa tai galimafiksuoti raštu, vaizdu, garsu. Tai dokumento sąvoka plačiąja prasme.Dokumentas siaurąja prasme – tai tam tikra informacija, parašyta antpopieriaus ar kitoje mašininėje informacijos laikmenoje. Šis terminas paplitęs labai plačiai visose žmogaussferose ir aiškinamas kaip informacijos laikmena, tačiau požymiai, pagalkuriuos informacijos laikmena priskiriama dokumentui, skirtingi.Pavyzdžiui, informatikoje dokumentas yra bet kokia informacijos laikmena,kurią galima saugoti tam tikrą laiką – laiškas, žurnalas, knyga. Teisėsmoksle ir teisėsaugoje dokumentas suprantamas kaip priemonė paliudyti,įrodyti arba patvirtinti tam tikras teises ir pareigas. Sudarant ir įforminant valdymo dokumentus, reikia laikytis tamtikrų ekonominio, juridinio, socialinio-psichologinio pobūdžio taisyklių: • dokumento sudarymo faktas turi būti pagrįstas būtinybe; • dokumentas turi pateikti maksimalią informaciją, būdamas minimalios apimties; • dokumento išvaizda turi atitikti estetinius poreikius ir turėti optimaliai išdėstytus rekvizi-tus; • dokumentas turi būti parengtas pagal nustatytą formuliarą; jeigu trūks kokių nors rekvi-

zitų, dokumentas bus juridiškai negaliojantis. Valdymo dokumentus rengia įstaigos, organizacijos,pareigūnai pagal savo kompetenciją. Jais reguliuojami ir tvarkomi tam tikrivisuomenės gyvenimo klausimai, ryšiai tarp įstaigų, įstaigų ir jųdarbuotojų santykiai, įstaigų ir gyventojų reikalai. Valdymo veikloje naudojamos įvairios informacijoslaikmenos: • popierius; jame informacija fiksuojama ranka, rašomosiomis mašinėlėmis arba kitomispriemonėmis; • magnetinės juostos, diskai, disketės, perfokortelės; šių dokumentų turinys perskaitomastik mašina; • mikrografinės laikmėnos (mikrofilmai, mikrofišos); jie skiriasi nuo magnetinių juostų irdiskų tuo, kad čia telpa daugiau informacijos, ir jų saugojimo laikaspraktiškai neribotas. Atsižvelgiant į naujoves, kurios pradedamos taikytipasaulyje darbo su dokumentais srityje, siūlomas ir naujas dokumentosąvokos apibrėžimas: “Dokumentas – informacijos laikmena ir pasto-vūsduomenys užfiksuoti šioje laikmenoje, kuriuos gali perskaityti žmogus arbamašina”.

1.3 Dokumentų klasifikavimas

Dokumentų klasifikavimas – jų skirstymas į grupes pagal bendruspožymius. Išskyriami du pagrindiniai pažymiai: • dokumento turinys (informacijos pobūdis); • dokumento forma (informacijos fiksavimo būdas). Dokumentai suskirstyti į grupes (sistemas) pagal informacijos,esančios juose, pobūdį. Pa-vyzdžiui, dokumentuose fiksuojama planavimo,buhalterinės apskaitos, statistikos, materialinio-techninio tiekimo,prekybos, socialinės saugos, techninė ir kitokia informacija. Yra sukurtaapie 20 unifikuotų dokumentų sistemų, t.y. parengta kuo optimalesnė,trumpesnė, patogesnė suvienodinta informacijos pateikimo forma konkrečiamvaldymo uždaviniui spręsti. Aš panagrinėsiu vieną unifikuotų ir standartizuotų sistemų –valdymo dokumentų arba kitaip vadinamą organizacinių tvarkomųjų dokumentų(OTD) sistemą. Ji skiriasi nuo kitų sistemų (buhalterinės apskaitos,prekybos, statistikos ir pan.) tuo, kad taikoma visose įstaigose irorganizacijose. OTD dokumentais vykdoma bendra funkcija, t.y. valdymoproceso organizavimas. Pavyzdžiui, įstaigų valdymo veikla išreiškiamatvarkomaisias dokumentais, kolegialių organų posėdžių, pasitarimų,susirinkimų, konferencijų eiga fiksuojama protokoluose, informacijaperduodama raštais, telegramomis, telefonogramomis ir pan. Kadrų valdymo

srityje šiuo metu yra naudojamos unifikuotos dokumentų formos, kaipanketos, įsakymai, pristatymai, atostogų grafikai, prašymai. Vietojdaugybės dokumentų, kuriais buvo tvarkomi įstaigos kadrų klausimai, liko 18unifikuotų formų. Unifikuotų formų dokumentus galime taikyti tradiciniam –rankiniam ir mašininiam – automatizuotam informacijos apdorojimui. Dirbantautomatizuotai, įrašomi kodai, kuriems paliktas atitinkamas plotasunifikuotos formos dokumente. Pagal antrąjį klasifikavimo požymį – informacijos fiksavimo būdą –dokumentai skirstomi į vizualinius ir audiovizualinius. Vizualinius dokumentus žmogus suvokia akimis, juos skaitydamas aržiūrėdamas. Vizualiniai dokumentai skirstomi į tekstus ir vaizdiniusdokumentus. Vaizdiniai dokumentai – schemos, diagramos, piešiniai,brėžiniai, fotografijos. Vizualinių dokumentų tekstai būna parašyti ranka,rašomąja mašinėle, padauginti poligrafijos priemonėmis arba atspausdintispaustuvėje. Audiovizualiniai dokumentai – tai dokumentai, kuriuose užfiksuotagarsinė informacija kartu su vaizdu, atgaminama kinoprojektoriais,videomagnetofonais su televizoriais, videoprojektoriais.Taikant raštvedyboje kompiuterinę techniką, atsirado naujos formosdokumentų – mašina skaitomų (mašininių) dokumentų ir mašinogramų. Mašina skaitomi dokumentai – tai dokumentai, kurių informacijaskirta skaityti ir apdoroti automatizuotai, naudojant kompiuterinętechniką. Mašinogramomis vadinami dokumentai, atspau-sdinti popieriuje iratitinkamai įforminti, naudojant elektroninę techniką. Dokumentai klasifikuojami ir pagal kitus požymius. Įstaigosesudaromi vadinamieji vidaus ir išorės dokumentai. Vidaus dokumentaisurašomi įstaigos valdymo procese. Tai organizaciniai dokumentai – įstatai,nuostatai, instrukcijos, kuriuose apibūdinami įstaigos tikslai, uždaviniai,kompetencija, darbuotojų teisės ir pareigos. Kita vidaus dokumentų grupė –tvarkomieji dokumentai. Be to, rašomi tarnybiniai pranešimai,pasiaiškinimai, aktai ir pan. Šie dokumentai į kitas įstaigasnepersiunčiami, o naudojami tik įstaigos vidaus reikalams. Išorėsdokumentais keičiamasi informacija, atsakoma į prašymus, pasiūlymus. Dokumentų būna tipinių ir individualių. Tipiniai dokumentaisudaromi vienarūšiems valstybės įstaigoms (pvz., tipiniai pramonės įmoniųnuostatai) arba kokiai nors darbo rūšiai (pavyzdinė raštvedybosinstrukcija). Individualių dokumentų turinys kaskart kitas, originalus,

dokumentą suda-riusio asmens ar pareigūno kūrybinio darbo rezultatas. Kitibūtini rekvizitai iforminami pagal nustatytas taisykles. Yra viešų, slaptų ir tarnybinio naudojimo dokumentų. Ant pastarųjųrašomas tam tikras įrašas – “Slaptas”, “Naudotis tarnyboje” ar pan. –vadinamas grifu. Tarnybinio naudojimo dokumentais gali naudotis visiįstaigos ar organizacijos darbuotojai, bet šie dokumentai neturi būtiskelbiami spaudoje. Slaptais naudojasi adresatas ir vykdytojas; su visiškaislaptų dokumentų turiniu turi teisę susipažinti tik adresatas. Pagal juridinę galią yra tikrų ir fiktyvių dokumentų. Tikri –dokumentai parengti pagal galiojančias teisės normas ir atitinkantysdokumentų įforminimo taisykles. Fiktyvūs – dokumentai, kurių forma irturinys neatitinka tikrovės. Pasibaigus raštvedybos metams, įstaigose daroma dokumentų vertėsekspertizė, kurios metu atrenkami laikino, ilgo ir neterminuoto saugojimodokumentai. Laikino saugojimo dokumentai tokie, kurie saugomi įstaigosarchyvuose iki 10 metų. Viena ilgo saugojimo dokumentų rūšis yra kadrųdokumentai. Neterminuoto saugojimo dokumentų bylos perduodamos valstybiniamsaugojimui. 1.4 Dokumentų apyvarta

Dokumentų tvarkymas nuo parašymo arba gavimo iki jų užduočiųįvykdymo ir įdėjimo į bylą vadinamas dokumentų apyvartą. Šį terminą galimaapibūdinti šiais darbais: • dokumentų užduočių vykdymo kontrolės organizavimas, • bylų formavimas, • gaunamų dokumentų priėmimas ir tvatkymas, • perdavimas įstaigos viduje, • dokumentų kiekio apskaita, • siunčiamų dokumentų tvarkymas, • dokumentų indeksavimas ir registravimas. Įstaigų dokumentus sudaro gauti dokumentai ir įstaigoje parengti(siunčiamieji, vidaus). Gautas – tai atsiųstas į įstaiga dokumentas. Juose užfiksuotapradinė informacija tam tikriems valdymo veiksmams. Tai aukštesniųjųįstaigų, organizacijų dokumentai ( nutarimai, sprendimai, įsakymai,nurodymai, raštai), pavaldžiu ir kitų įstaigų (ataskaitos, pažymos), beigyventojų skundai, prašymai. Siunčiamas – tai dokumentas, sudarytas bei įformintas įstaigoje irišsiųstas konkrečiam adresatui. Vidaus – sudarytas įstaigoje ir skirtas įstaigos reikalamsdokumentas. Tai gali buti protokolai, aktai, tarnybiniai pranešimai ir pan. Taisyklingo darbo su dokumentais pagrindą įmonėje sudaro tikslus

įmonės darbuotojų pareigų pasiskirstymas. Tikslus savo pareigų žinojimaskelia kiekvieno darbuotojo atsakomybę ir garantuoja, kad nebus dubliuojamosdarbo su dokumentais operacijos. Pareigų pasiskirstymas aptartas darbuotojųpareiginiuose nuostatuose. Kad būtų nustatyta vienoda dokumentų sudarymo ir darbo su jaisorganizavimo tvarka, įmonėje parengiama raštvedybos instrukcija, kuripateikia taisyklingai įformintų dokumentų pavyzdžius ir darbo su jaistaisykles. TATJANA ŽURAVLIOVA

Taikos g. 1 – 11, LT-5840 Vilnius Tel. (8 ~ 45) 41 41 04, mob. 8-651-11111

AB „Vilniaus elektros tinklai“direktoriuiAdomui Baniui

PRAŠYMAS DĖL PRIĖMIMO Į DARBĄ

2004-05-16 Vilnius

Prašau mane priimti Informacinės sistemos organizavimo skyriausinformatikės pareigoms nuo 2004-05-07 datos, remiantis įvykusio konkurso,kuris vyko 2004-05-02, rezultatais.

PRIDEDAMA: 1. Gyvenimo aprašymas; 2. Diplomo nuorašas; 3. Kvalifikacinio pažymėjimo nuorašas;

(Parašas) Tatjana Žuravliova ♦

UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „DOMINO“ Kodas 365XXXX. Upės g. 56, LT-4563 Vilnius.Tel. (8~26) 12 45 68. Faks. (8~26) 12 45 68____________________________________________________________________________ _______________________________________

Akcinei bendrovei “Drogas ”2004-03-04 Nr. 6-25DirektoriuiGintautui Šatonui

DĖL BENDRADARBIAVIMO

Jūsų pateikti pasiūlymai dėl bendradarbiavimo mums priimtini,todėl prašome papildomai informuoti mus apie tiekimo terminus, kiekius irkainas.

Direktorius ( Parašas) Kazys Suopis

Ona Varnaitė, tel. 56 885, faks. 56 885

PETRAS BUDNIKAS a. k. 31564852365, pasas išduotas 2001-02-19 Vilniaus 2-ojo pasų poskyrio

Taupomojo banko Antakalnio skyriui ĮGALIOJIMAS 2004-05-14 Vilnius

Įgalioju savo dukterį Jurgitą Budnikaitę, gyvenančią Vilniuje,Jurginų g. 4–15, pasas Nr. LM524896, išduotas 2002 02 09, tvarkyti manosąskaitą Nr.____________ Taupomojo banko Antakalnio skyriuje ir imti manpervedamą pensiją. (Parašas) Petras Budnikas

♦ UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS “GREITIS” DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS DĖL JONO PETRAUSKO PRIĖMIMO Į DARBĄ 2004 m. gegužės 25 d. Nr. 2-15 Vilnius

P r i i m u Jona Petrauska dirbti vadybininku 2004-05-27, mokantjam 1500 Lt per mėnesį.

Direktorius (Parašas) Alius Jankauskas

(Parašas)Valdas Jonaitis2004-05-25

(Parašas)Kostas Petraitis2004-05-26 ♦ LIETUVOS ŽEMĖS ŪKIO AKADEMIJA

Kodas 00230059 Trakų g. 18, LT-2569 Vilnius Tel. (8~26) 25 46 35

Vilniaus miesto savivaldybėsadministracijai

PAŽYMA APIE STUDIJAS 2004-05-09 Nr. 0-00

Edvardas Stanevičius yra Akademijos neakivaizdinio skyriausantrojo kurso studentas. Stipendija negauna.

Studijų skyriaus vedėja (Parašas) Agnė Gabienė

Išvados Raštvedybą bei dokumentus reikia vertinti dviempožiūriais: Dokumentais valdoma, juose atsispindi gamybinė, praktinėir kitokia žmonių veikla. Jie naudojami dabar ir teikia informacijąkasdieniniame darbe. Dokumentai – didelis tautos turtas, todėl reikia mokėtiteisingai rašyti, įforminti ir išsaugoti ateities kartoms. Dokumentai klasifikuojami pagal požymius ir įvairiasgrupes, kad lengviau būtų susigaudyti įstaigoje, firmoje ar įmonėje.Dokumentai klasifikuojami remiantis pagal juose esančios in-formacijospobūdį Raštvedybos dokumentai yra pagrindinis istorijos šaltinis. teisingaraštvedyba tarnauja ne tik šiandienos įstaigų darbui, bet ir turtinaRespublikos archyvus. Tarp dabartinės įstaigos ir valstybinių archyvų turibūti nuolatinis ryšys. Visi svarbiausieji dokumentai nustatyta tvarka turipatekti į valstybinius archyvus. Raštvedybos klausimas toks aktualus, jog tobulinimo poreikis toksakivaizdus, kad vienodų taisyklių sukurimas yra labai svarbus.

Literatūros sąrašas

1. JAKIŪNIENĖ, R.; LAURINAVIČIENĖ A. Rašto darbų rengimo metodiniainurodymai. Vilnius, 2004.2. LAURINAVIČIENĖ A.; RANCOVA G. Dokumentų rengimas ir įforminimas.Vilnius, 2002. ISBN 9986-9359-5-4.3. RANCOVA, Gražina. Raštvedyba ir verslo korespondencija (Konspektas).Vilnius, 2001.4. Lietuvių kalba ir literatūros istorija. Raštvedyba, 2004 [žiūrėta 2004m. sausio 10d.]. Prieiga per internetą

Dėstytojo užrašams