Mokyklos raštvedybos sistemos analizė

1764 0

TURINYS

Įvadas 3

Trumpas įstaigos veiklos aprašymas 4

Įstaigos valdymo struktūra 4

Raštvedybos sistema 5

Dokumentų apyvartos schema ir aprašymas 5

Registravimo priemonės ir reikalavimai 6

Bylų nomenklatūra 9

Išvados ir pastabos 10

Priedai 10

ĮVADAS

Šiuo metu daugelis įstaigose dirbančių žmonių bendrauja netiesioginiu būdu, o dokumentų pagalba, nes tai yra labai patogus bendravimo būdas, ypač esant dideliems atstumams. Dokumentas tapo neatskiriama daugelių darbo dalimi, nesvarbu, kokiu būdu jis yra pateikiamas – paštu, faksu, kompiuterio pagalba ar kaip kitaip. Svarbiausia, kad dokumentas būtų teisingai suprastas.

Mano darbo tikslas – surasti ir išanalizuoti įstaigos arba įmonės raštvedybinę sistemą, surasti klaidas, jei tokių pasitaikys irr jas pasistengti ištaisyti.

Mano tirta organizacija – „XXX“ vidurinė mokykla. Taigi savo darbe tikiuosi apžvelgti visą mokyklos raštvedybos sistemą ir išanalizuoti.

TRUMPAS ĮSTAIGOS VEIKLOS APRAŠYMAS

„XXX“ vidurinė mokykla savo veiklą pradėjo 1991 m. rugsėjo 1 d. Jos teisinė forma – valstybinė mokykla. Mokykloje mokiniai turi galimybę mokytis pagal pradinio, pagrindinio ir vidurinio ugdymo programas ir įgyti pradinį, pagrindinį ir vidurinį išsilavinimą. Be to, mokykla vykdo Rytų Lietuvos socialinio plėtojimo, auklėjimo ir mokymo valstybine kalba programą. Mokymo forma – dieninė ir neakivaizdinė. Pagrindinė veiklos sritis – švietimas.

Mokyklos misija – suteikti kokybišką vidurinį išsilavinimą mokiniams, užtikrinant vienodas galimybes baigti mokyklą valstybine lietuvių dėstoma kalba lietuvių, rusų ir lenkų tautybės vaikams. Paruošti mokinius stoti į aukštąją mokyklą ir suformuoti poreikį mokytis visą gyvenimą.

Mokykla pasirengusi išugdyti kiekvienam mokiniui vertybines orientacijas, leidžiančias tapto doru, si

iekiančiu žinių, savarankišku, atsakingu, patriotiškai nusiteikusiu žmogumi, išlavinti dabartiniam gyvenimui svarbius jo komunikacinius gebėjimus, padėti įsisavinti žinių visuomenei būdingą informacinę kultūrą, užtikrinant gimtosios ir užsienio kalbų mokėjimą, informacinį raštingumą, taip pat šiuolaikinę socialinę kompetenciją ir gebėjimus savarankiškai kurti savo gyvenimą.

Mokyklos vizija – 2006 metais mokykla ruošiasi vidurinių mokyklų akreditacijai ir sieks gauti gimnazijos statusą.

ĮSTAIGOS VALDYMO STRUKTŪRA

RAŠTVEDYBOS SISTEMA

Ši mokykla yra pasirinkusi centralizuotą raštvedybos sistemą. Tai yra dokumentų priėmimas, išsiuntimas, registravimas, tvarkymas sukoncentruotas vienose rankose. Mano nagrinėjamoje įstaigoje šį darbą atlieka sekretorė.

Mokykla šią raštvedybos sistemą yra pasirinkusi todėl, kad joje yra mažas dokumentų kiekis.

DOKUMENTŲ APYVARTOS SCHEMA IR APRAŠYMAS

Pirminį dokumentą gali rengti bet kuris mokyklos darbuotojas. Mokykla turi savo blanką, kuriame yra herbas, mokyklos pavadinimas ir visi kiti reikalingi duomenys (adresas, kodas, pašto indeksas, telefono nuumeris, el.pašto adresas, registracijos pažymėjimo numeris ir registravimo adresas). Atskirais atvejais gali būti naudojami blankai, kuriuose yra nurodyti ir banko rekvizitai. Parengti dokumentai turi būti pasirašyti rengėjo ir suderintas su mokyklos vadovybe. Gavus vizą, dokumentas atiduodamas mokyklos raštinei. Raštinėje dokumentas yra atspausdinamas, nunešamas pasirašyti direktoriui, vizuojamas: sekretorės, kuri atspausdino dokumentą, darbuotojo, kuris yra minimas dokumente, direktoriaus pavaduotojo, kuriam yra pavaldus dokumente paminėtas darbuotojas, arba paties direktoriaus ir jei reikia buhalterės.

Jei tai yra siunčiamas dokumentas, jis yra sekretorės įregistruojamas siunčiamų do

okumentų žurnale ir išsiunčiamas nurodytam adresatui.

Jei tai yra gautas dokumentas, jis yra sekretorės įregistruojamas gautų dokumentų žurnale, nunešamas direktoriui. Jis susipažįsta su tuo dokumentu ir, jei reikia, parašo rezoliuciją paskirdamas vykdytojus, užduotis, jų įvykdymo laiką. Tuomet dokumentas grąžinamas sekretorei, rezoliucijos surašomos į dokumentų registravimo žurnalus ir dokumentas perduodami užduočių vykdytojams.

Jei tai yra mokyklos vidaus dokumentas – direktoriui jį patvirtinus, su tuo dokumentų yra supažindinami darbuotojai (jie turi pasirašyti, kad susipažino). Tuomet dokumentas yra iškabinamas sieninėje spaudoje.

REGISTRAVIMO PRIEMONĖS IR REIKALAVIMAI

Visi mokykloje gaunami raštai ir dokumentai yra registruojami popierinėje laikmenoje. „Raštvedybos taisyklės“ numato, kad kol dokumentas neužregistruotas, jokios tolesnės procedūros negali būti atliekamos, todėl atsirado būtinybė registruoti mokyklos dokumentus atskiruose registracijos žurnaluose pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus. Dokumentų registracijos žurnalų kiekį nustato ir patvirtina mokyklos vadovas. Sąraše yra kiekvieno dokumentų registracijos žurnalo pavadinimas, jo identifikavimo žymuo, žurnalo pildymo laikotarpis. Mokyklos dokumentų sąrašas yra visiems prieinamas (taip yra nurodoma taisyklėse). Kiekvienas Lietuvos pilietis turi teisę susipažinti su mokyklos dokumentais.

Mokyklos parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai yra registruojami, kad būtų įrodytas jų buvimas mokyklos dokumentų apskaitos sistemoje ir būtų užtikrinta jų paieška.

Dokumentai registruojami dokumentų registracijos žurnaluose:

Mokyklos tvarkomieji dokumentai registruojami atskiruose žurnaluose pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus.

Informaciniai mokyklos vidaus dokumentai (protokolai, aktai, pažymos ir

r kt.) registruojami atskiruose žurnaluose pagal dokumentų rūšis.

Informaciniai siunčiamieji ir gauti dokumentai registruojami atskiruose žurnaluose.

Dokumentai yra registruojami tokia tvarka:

Registracijos žurnale ir dokumente yra įrašomi šie duomenys: dokumento registracijos eilės numeris, registravimo data, o jei dokumentas yra gauta – dokumento registracijos eilės numeris ir dokumento gavimo data.

Registracijos žurnale įrašomi dokumentą identifikuojantys duomenys: dokumento pavadinimas (antraštė ar trumpas turinys), gauto dokumento sudarytojas, jei dokumentas yra siunčiamas – dar ir adresatas.

Mokykloje parengti dokumentai yra registruojami po to, kai jie yra pasirašomi ir patvirtinami. Tvarkomieji ir jais tvirtinami organizaciniai dokumentai yra vizuojami rengėjų ir suderinami su suinteresuotomis įstaigomis. Dokumentai (aktai, sąrašai, planai, sąmatos ir kt.), kurie teikiami tvirtinti direktoriui yra pasirašyti atsakingų darbuotojų. Informacinių siunčiamųjų mokyklos dokumentų teikiama tiek egzempliorių, kiek jų pasirašytų bus siunčiama, ir rengėjo vizuotas dokumento nuorašas. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, jis teikiamas kartu su dokumentu, į kurį atsakoma. Pasirašomas ir tvirtinamas vienas dokumento egzempliorius. Informacinio siunčiamojo dokumento, adresuoto keliems įvardintiems asmenims, pasirašomas vienas dokumento egzempliorius, o adresatams yra siunčiamos patvirtintos jo kopijos arba patvirtinti jo nuorašai. Kai dokumento sudarytojai būna keli, pasirašoma tiek dokumento egzempliorių, kiek yra sudarytojų.

Pasirašyti ir patvirtinti dokumentai registruojami registracijos žurnaluose. Užregistravus dokumentus, atliekamos kitos procedūros:

Dokumentų kopijos ir nuorašai tvirtinami antspaudu skirtu raštams, kuris dedamas taip, kad liestų do
okumentus pasirašiusių asmenų pareigų pavadinimus, organizaciniuose dokumentuose – po baigiamuoju brūkšniu.

Informaciniai siunčiamieji dokumentai išsiunčiami adresatams, rengėjų vizuoti dokumentų nuorašai patvirtinami ir dedami į bylas. Jei adresatams siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos ar patvirtinti nuorašai, arba jei dokumentas siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galimais įrenginiais, į bylas dedamas pasirašytas ir rengėjo vizuotas dokumentas. Tik telekomunikacijų įrenginiais siunčiamame dokumente rengėjas ar siuntėjas nurodo, kad dokumento originalas nebus išsiųstas. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, į bylą jis dedamas su tuo dokumentu, į kurį atsakoma.

Su tvarkomaisiais dokumentais, jei reikia, pasirašytinai supažindinami darbuotojai ir dokumentai dedami į bylas.

Kai reikia darbuotojus pasirašytinai supažindinti su patvirtintais organizaciniais dokumentais, supažindinimo žymos rašomos patvirtintose dokumento kopijose ar patvirtintuose nuorašuose, kopijos ar nuorašai dedami į darbuotojų asmens bylas.

Tvarkomųjų dokumentų ir jais patvirtintų organizacinių dokumentų patvirtintos kopijos ar patvirtinti nuorašai, jei reikia, perduodami užduočių vykdytojams.

Informaciniai mokyklos vidaus dokumentai dedami į

. . .

IŠVADOS IR PASTABOS

Susipažinau su mokyklos raštvedybos sistema, išanalizavau ir išnagrinėjau ją. Kadangi mokykla yra valstybinė organizacija, ji griežtai laikosi dokumentų rengimo ir įforminimo bei raštvedybos taisyklių reikalavimų, nes būtent tai užtikrina tikslų informacijos skleidimą ir greitą jos paiešką. Būtent dėl šių priežasčių, klaidų jos dokumentuose neradau.

Join the Conversation

×
×