TURINYS
1.Bendrieji dokumentų tekstams keliami reikalavimai.
2.Santraupos dokumentuose.
3.Protokolų,aktų,įsakymų tekstų struktūros ypatumai.
4.Komercinių aiškių tekstų ypatumai.
5.Literatūros sąrašas.
1.ĮVADAS
Žmogų dokumentai lydi visą gyvenimą nuo pat gimimo ligi mirties.Sąvoka dokumentas yra kilusi iš lotyniško žodžio dokumentum-pamokantis pavyzdys,liudijimas,įrodymas.Dokumentas t.y.materialus objektas(popierius,magnetinė juostelė,kino juosta,nuotrauka ir t.t.),kuriame užfiksuota informacija apie faktus,įvykius,objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą.Dokumentas-juridinio ar fizinio asmens veiklos procese užfiksuota informacija,nepaisant būdo,formos ir laikmenos.Valdymo veiklą fiksuoja ir realizuoja organizaciniai tvarkomieji dokumentai,kurie skirstomi į:• informacinius(aktai,ataskaitos,charakteristikos,pažymos,protokolai,raštai,tar-nybiniai pranešimai ir kt.);• organizacinius(įstatai,instrukcijos,nuostatai,taisyklės ir kt.);• tvarkomuosius(įsakymai,nurodymai,potvarkiai,nutarimai,sprendimai).Dokumentų valdymas-valstybės ar savivaldybės institucijos,įstaigos ar įmonės,valstybės įgalioto asmens,nevalstybinės organizacijos,privataus juridinio asmens vidaus administravimo sritis,kuri apima dokumentų rengimą,tvarkymą,apskaitą,saugojimą.
2.Bendrieji dokumentų tekstams keliami reikalavimai
2.1.Dokumento tekstas (lentelė,grafikas ir kt.) rašomas po dokumento datos,registracijos numerio,sudarymo vietos,raštuose – po antraštės rekvizitais.Tekstas (lentelė,grafikas ir kt.) nuo aukščiau parašytų rekvizitų atskiriamas ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.Atsižvelgiant į dokumento paskirtį,jo tekstui šiose taisyklėse ir kituose teisės aktuose nustatomi atitinkami rei-kalavimai:2.1.1.Teksto pastraipų pirmosios eilutės spausdinamos vienodu,ne daugiau kaip 22mm atstumu nuo kairiosios paraštės.2.1.2.Tekstas gali būti skirstomas skyriais,skirsniais punktais ir jų pastraipomis,punktų papunkčiais.2.1.3.Skyriai ir skirsniai žymimi romėniškais skaitmenimis iš eilės ir turi pavadini-mus.Pavadinimai rašomi didžiosiomis paryškintomis raidėmis,išillginiu centruotu būdu ir atskiriami nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu,pvz.:
BENDROSIOS NUOSTATOS
2.1.4.Punktai žymimi arabiškais skaitmenimis ir visame tekste numeruojami iš eilės,po skaitmens dedamas taškas ir pradedama rašyti didžiąja raide.Punkto pastraipos nenumeruojamos.Punkto papunkčiai žymimi arabiškais skaitmenimis ir nenumeruojami iš eilės.Papunkčius sudaro punkto ir papunkčio eilės numeriai.Tarp punkto ir papunkčio ir po papunkčio skaitmenų dedami taškai.Kai papunkčius sudaro sakinio dalys,jie pradedami rašyti mažąja raide ir atskiriami vienas nuo kito kabliataškiu.Papunkčiai,kuriuos sudaro sakinys ar keli sakiniai,pradedami rašyti di-džiąja raide.
3.Santraupos dokumentuose
Dokumentuose dažniausiai vartojamos santraupos.Santraupos būna dvejopos.Vienos jų vadinamos abreviatūromis.Jos sudaromos iš pavadinimo žodžių pirmųjų raidžių:VKK (Vilniaus kooperacijos kolegija),PVM (pridėtinės vertės mokestis).Adrevia-tūros sudaromos ir iš žodžių didesnių pradinių dalių ar skiemens : SoDra (arba Sodra),Vilsat ir pan.Norint dokumentuose vartoti trumpinius,būtina prieš tai nurodyti visą pavadinimą,pavyzdžiui:Socialinio draudimo fondo valdyba (SoDra),Lietuvos archyvų departamentas (LAD).Antroji santrumpų grupė – dažnai vartojamų žodžių grupių paprasti grafiniai sutrumpinimai :g.-gatvė,bt.-butas,prof.-profesorius ir t.t.Pašto santrumpos : paštas-p., gatvė-g., alėja-al., prospektas-pr., rajonas-r., kaimas-k., miestas-mst., savivaldybė-sav., apskritis-aps.Ilgio,ploto,tūrio,svorio ir kitų matų santrumpos įprastos ir žinomos : km,m,cm,t,kg.Reikia prisiminti,kad tarptautinės santraupos rašomos be taško,lietuviškos – su taškais,pavyzdžiui : valanda-h (tarpt),valanda – val.(liet.);se- kundė – s arba sek.Dviejų žodžių santrumpose kiekvienas žodis trumpinamas skyrium ir dedamas taškas,pavyzdžiui : mokslo metai- m.m; šių metų-š.m.; tai yra-t.y. ir taip toliau-t.t.Dažniausiai daroma klaidų kai dvižodės santrumpos parašomos su pasvirusiu brūkšniu.Paralelių dalykų santrumpos gali būti žymimos pasvirusiu brūkšniu,pavyzdžiui : telefonas ir faksas – tel./faks.
4.Protokolų,aktų,įsakymų tekstų struktūros ypatumai
Protokolas – dokumentas,kuriame fiksuojama posėdžio,susirinkimo ar kitokio ren-ginio eiga ir nutarimai (sprendimai).Protokolo turinys dėstomas tekstu,kurį sudaro įvadinė ir dėstomoji dalys :1.1Protokolo įvadinėje dalyje nurodoma posėdžio (susirinkimo) data (laikas),jei reikia vieta,posėdžio (susirinkimo) pirmininko,sekretoriaus ar protokolo rašiusio asmens vardai ir pavardės,posėdžio (susirinkimo) dalyviai,svarstomieji klausimai (darbotvarkė).Teisės aktų nustatytais atvejais nurodoma,ar yra kvorumas.Protokoloįvadinėje dalyje tai pat surašomi kviestųjų asmenų vardai ir pavardės,nurodoma jų atstovaujama įstaiga ir pareigos.Jei kviestųjų asmenų daug,surašomas atskiras sąrašas kaip protokolo priedas.1.2.Protokolo dėstomojoje dalyje kiekvienas darbotvarkės klausimas pažymimas numeriu ir pradedamas didžiosiomis raidėmis rašomu žodžiu SVARSTYTA.Po žodžio SVARSTYTA įrašomas svarstomas darbotvarkės klausimas,pranešėjo vardas ir pavardė,trumpas pranešimo turinys.Jei pranešimas pridedamas prie protokolo kaip atskiras dokumentas,protokole tai nurodoma,pvz : (pranešimas pridedamas).Taip pat įrašomi kitų kalbėjusiųjų asmenų vardai ir pavardės,trumpas jų kalbų turimys.Jei kalbos tekstas pridedamas,protokole tai nurodoma.Po klausymo svarstymo dalies didžiosiomis raidėmis rašomas žodis NUTARTA (NUSPRĘSTA) ir priimtas nutarimas (sprendimas) konkrečiu darbotvarkės klausimu.Jei svarstomu klausimu balsuojama,nurodomi balsavimo rezultatai.Jei nutarimas (sprendimas) susideda iš dviejų ar daugiau punktų,po žodžio NUTARTA (NUSPRĘSTA) dedamas dvitaškis ir tekstas dėstomas punktais.Užrašant kalbų turinį nevartotini žodžiai : akcentavo,pabrėžė,konstatavo,prieštara-vo ir pan.Protokolo išrašas – nurašyta protokolo dalis,susijusi su konkrečiu asmeniu ar sprendimu.Išrašo tekste būtinai turi būti dvi dalys : SVARSTYTA (nurašomas svarstytas klausimas) ir NUTARTA (nurašomas protokole užfiksuotas nutarimas).
Nurodomas kolegialaus organo pirmininko ir sekretoriaus,pasirašiusių protokolą,vardai ir pavardės.Išrašas tvirtinamas specialios paskirties anspaudu arba kopijos tikrumo žyma.AKTAS – kelių asmenų ar komisijos surašytas dokumentas patvirtinantis tam tik-rus įvykius faktus.Rašomi dokumentų perdavimo,įstaigos būklės patikrinimo,nelai-mingų atsitikimų ir kt.aktai.Akto tekstas paprastai susideda iš įvadinės ir dėstomosios dalių ir išvadų.Akto teksto įvadinėje dalyje nurodomas akto surašymo pagrindas,jį surašę asmenys.Jei aktą rašo komisija,nurodomas,jos sudarymo pagrindas,surašomi komisijos pirmininko ir komisijos narių vardai ir pavardės.Akto teksto dėstomoji dalis gali būti skirstoma punktais.Išvadų dalyje apibendrinami faktai ir gali būti pateikiami siūlymai.Akto tekstas gali būti papildytas priedais,pridedamais dokumentais ar jų kopijomis.Aktą pasirašo visi įvadinėje akto dalyje įvardintieji asmenys.Jei pasirašantis asmuo nesutinka su akto turiniu ar jo dalimi,jo parašo rekvizite prie parašo rašoma : „Pastabos pridedamos“,o pastabos surašomos atskirame lape.Aktą paprastai tvirtina pareigūnas,kuris nurodė patikrinti tam tikrą faktą ar įvykį,pasirašydamas tvirtinimo žymoje.Jeigu akto surašymo pagrindas yra tvarkomasis dokumentas,būtina užrašyti šio tvarkomojo dokumento sudarytojo pavadinimą,dokumento datą,dokumento pavadi-nimą,registracijos numerį ir teksto antraštę,pavyzdžiui :PAGRINDAS. Direktorius 2003m.balandžio23d. įsakymas Nr.89 „Dėl metinės in-ventorizacijos“.
ĮSAKYMAS – tvarkomasis dokumentas,kurį įstaigos vardu vienvaldiškumo teise pagal savo kompetenciją leidžia įstaigos vadovas.Įsakymus leidžia ministerijų,departamentų,mokyklų,akcinių bendrovių,individualių įmonių ir kt. įstaigų vadovai.Įsakymai leidžiami įstaigos veiklos,personalo,atostogų,komandi-ruočių klausimais.Įstaigos veiklos įsakymuose fiksuojami vadovavimo gamybai,darbo organizavimo ir jo tobulinimo ir kiti veiklos klausimai.Personalo įsakymuose pateikiamos žinios apie darbuotojų priėmimą,perkėlimą į kitas pareigas,atostogų suteikimą,drausminių nuobaudų skyrimą,atleidimą iš darbo
ir pan.Įsakymo tekstą sudaro įvadinė ir dėstomoji dalys :1.Įvadinė dalis rašoma taip pat kaip atitinkama nutarimų ar sprendimų dalis ir paprastai pradedame žodžiais : „Vadovaudamasis (-si)“, „Vykdydamas (-a)“, „Atsižvelgdamas (-a)“, „Siekdamas (-a)“, „Įgyvendindamas (-a)“.Įvadinės dalies gali ir nebūti,jei veiksmų tikslai neaiškinami.2.Įsakymo dėstomoji dalis pradedama rašyti naujoje eilutėje tvarkomąjį veiksmą reiškiančiu žodžiu,veiksmažodžio esamojo laiko vienaskaitos pirmojo asmens forma,rašoma mažosiomis išretintomis raidėmis,pvz :Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įsakymo (Žin.,1999,Nr.60-1945)….straipsniu, s u d a r a u komisiją……..Jei įsakymo dėstomoji dalis skirstoma punktais,po įvadinės dalies dedamas dvitaškis ir kiekvienas punktas pradedamas atitinkamu tvarkomąjį veiksmą reiškiančiu žodžiu,rašomu mažosiomis išretintomis raidėmis,pvz :1.P a k e i č i u ………… .2.L a i k a u netekusiu galios …….. .3.Į s a k a u ……. .4.P a v e d u …….. .
5.Komercinių aiškių tekstų ypatumai
Komerciniai dokumentai :
• Sąskaitos – faktūros;• Krovinio deklaracijos;• Transporto ir kiti išsiuntimo dokumentai; • Pirkimo – pardavimo sutartys; • Komerciniai pasiūlymai;• Komerciniai laiškai; • Komerciniai susitarimai; • Kontraktai;• Draudimo liudijimai;• Važtaraščiai;• Komerciniai garantijos(laidavimo) dokumentai.
Sąskaita – faktūra tai specialus apskaitos dokumentas, kuris surašomas ant specialiai tam tikrų dokumento blankų.Sąskaita – faktūra, be privalomų rekvizitų, turi būti nurodoma: serija ir numeris, pardavėjo pavadinimas, kodas ir adresas, pirkėjo įmonės pavadinimas ir kodas, prekės pavadinimas ir kaina.
Draudimo liudijimas(polisas) – oficialus dokumentas, kuriuo patvirtinamas draudimo sutarties sudarymas.