Dokumentų klasifikavimas, standartizavimas, unifikavimas

PLANAS

I. Įvadas 3
II. Dokumento sąvoka 4
III. Valdymo dokumentų klasifikavimas:

1. Dešimtainė dokumentų klasifikavimo sistema 5
IV. Dokumentų standartizavimas 7
V. Organizacinių tvarkomųjų dokumentų formuliaras:
1. Popieriaus formatai
2. Dokumentų formuliaras 7
VI. Organizacinių tvarkomųjų dokumentų rekvizitų įforminimas:
1. Dokumentų blankai
2. Dokumentų rekvizitai
3. Bendrieji dokumentų sudarymo reikalavimai 10
VII. Dokumentų unifikavimas:
1. Dokumentų unifikavimo reikšmė
2. Organizacinės tvarkomosios dokumentacijos tekstų unifikavimo metodinės rekomendacijos:
2.1. Bendrieji nuostatai
2.2. Unifikavimo būdai
2.3. Teksto išdėstymas
2.4. Antraščių rašymo taisyklės
2.5. Teksto struktūra
2.6. Žodžių ir terminų parinkimas
2.7. Laisvų žodžių junginių kūrimas ir pastovių žodžių junginių parinkimas
2.8. Sakinių sudarymas 15
VIII. Išvados 22

I. ĮVADAS

Šią temą pasirinkau, kadangi manau jog dokumentų standartizavimas, klasifikavimas ir uni-fikavimas raštvedyboje yra labai reikalingas ir svarbus, o ypač šiomis dienomis:

Gerai sutvarkytoje įmonėje, įstaigoje ir pačioje vaalstybėje dokumentų tvarkymas yra labai svarbus dalykas.

Pačios raštvedybos pagrindas yra dokumentų klasifikavimas, standartizavimas, raštų regi-stravimas.

Standartizavimas – pagrindinis darbo našumo veiksnys. Reikia nustatyti dokumentų blankų formatus, suvienodinti dokumentų rengimo technikos priemones, dokumentų rašymo formą (reko-menduojamas užsienyje naudojamas dokumentų formuliaras).

Dokumentų klasifikavimo sistema turi būti vieninga visoms įstaigoms. Blogai suklasifikuotų dokumentų ieškojimas atima begalę laiko.

Laikui bėgant Lietuvoje nustatytos vienodos dokumentų sudarymo, įforminimo ir kitų rašt-vedybos procesų taisyklės. Sudarytos prielaidos standartizuoti valdymo dokumentus. O 1972 metais Tarybų Sąjungoje patvirtintas organizacinių tvarkomųjų dokumentų standartas. Standartas iš tikrųjų paadarė pradžią didinant valdymo darbo efektivumą bei valdymo sferos darbuotojų darbo kultūrą. Palengvėjo dokumentų rengimas, pradėta taikyti organizacinė technika.

Pasikeitus administracinėms bei kanceliarinės kalbos vartojimo sąlygoms, jau galima teigti, kad iš esmės keičiasi ir lietuviškoji raštvedyba. Valdymo darbuotojų darbo efektyvumas ir to

oliau di-dės unifikuojant dokumentus, taikant naujas ir efektyvias dokumentų sudarymo ir saugojimo prie-mones bei šiuolaikinę informacijos perdavimo techniką.

Šiame darbe pirmiausia aptarsiu pačią dokumento sąvoką, dokumentų klasifikavimą pagal pagrindinius požymius, trumpai bus paminėta Dešimtainė dokumentų klasifikavimo sistema. Toliau referate bus panagrinėtos dokumentų standartizavimas, ypač svarbus raštvedybai dokumentų formu-liaras su savo rekvizitais. Taipogi bus pašnekėta apie Bendruosius dokumentų sudarymo reikalavi-mus. Kita stambi referato tema – dokumentų unifikavimas, jo reikšmė. Pašnekėta bus apie unifika-vimo bendruosius nuostatus, unifikavimo būdus ir dar daug kitų unifikavimui svarbių dalykų.
Taigi nežiūrint įstaigų dokumentų įvairovės jie turi būti rengiami taip, kad įstaigos veiklos dokumentavimo procesas būtų paprastesnis, greitesnis ir kokybiškesnis. O tai lengviau padaryti do-kumentų klasifikavimo, standartų nustatymo ir unifikavimo pagalba.

II. DOKUMENTO SĄVOKA

Valdymo veiksmai, sprendimai, rezultatai dokumentuojami. Valdymo situacijoms įforminti vaartojami organizaciniai tvarkomieji dokumentai. Valdymo darbo ypatybė yra ta, kad daug dirbama su dokumentais. O šis darbas prasideda nuo informacijos kaupimo, jos sisteminimo, apdorojimo, dokumentinės informacijos naudojimo. Dokumentas kaip informacijos laikmena tampa ir darbo ob-jektu ir darbo rezultatų.

Dokumentas apibūdinamas kaip “materialus objektas (popierius, piešinys, nuotrauka, kino juosta), kuriame užfiksuotos kokios nors žinios”.

Šis terminas paplitęs labai plačiai visose žmogaus sferose ir aiškinamas kaip informacijos laikmena, tačiau požymiai, pagal kuriuos informacijos laikmena priskiriama dokumentui, skirtingi. Pavyzdžiui, informatikoje dokumentas yra bet kokia informacijos la

aikmena, kurią galima saugoti tam tikrą laiką – laiškas, žurnalas, knyga. Teisės moksle ir teisėsaugoje dokumentas suprantamas kaip priemonė paliudyti, įrodyti arba patvirtinti tam tikras teises ir pareigas.

Sudarant ir įforminant valdymo dokumentus, reikia laikytis tam tikrų ekonominio, juridinio, socialinio-psichologinio pobūdžio taisyklių:
– dokumento sudarymo faktas turi būti pagrįstas būtinybe;
– dokumentas turi pateikti maksimalią informaciją, būdamas minimalios apimties;
– dokumento išvaizda turi atitikti estetinius poreikius ir turėti optimaliai išdėstytus rekvizi-
tus;
– dokumentas turi būti parengtas pagal nustatytą formuliarą; jeigu trūks kokių nors rekvi-
zitų, dokumentas bus juridiškai negaliojantis.
Valdymo dokumentus rengia įstaigos, organizacijos, pareigūnai pagal savo kompetenciją. Jais reguliuojami ir tvarkomi tam tikri visuomenės gyvenimo klausimai, ryšiai tarp įstaigų, įstaigų ir jų darbuotojų santykiai, įstaigų ir gyventojų reikalai.

Valdymo veikloje naudojamos įvairios informacijos laikmenos:
– popierius; jame informacija fiksuojama ranka, rašomosiomis mašinėlėmis arba kitomis
priemonėmis;
– magnetinės juostos, diskai, disketės, perfokortelės; šių dokumentų turinys perskaitomas
tik mašina;
– mikrografinės laikmėnos (mikrofilmai, mikrofišos); jie skiriasi nuo magnetinių juostų ir
diskų tuo, kad čia telpa daugiau informacijos, ir jų saugojimo laikas praktiškai neribotas.
9-ame dešimtmetyje atrastos naujos informacijos laikmenos informacijai fiksuoti ir atgamin-ti lazeriu – tai video ir optiniai diskai. Viename diske gali tilpti nuo 250 iki 1 milijono A 4 formato teksto puslapių.

Atsižvelgiant į naujoves, kurios pradedamos taikyti pasaulyje darbo su dokumentais srityje, siūlomas ir naujas dokumento sąvokos apibrėžimas: “Dokumentas – informacijos laikmena ir pasto-vūs duomenys už
žfiksuoti šioje laikmenoje, kuriuos gali perskaityti žmogus arba mašina”.

Su dokumento sąvoka susiję ir terminai dokumentavimas, dokumentų apyvarta ir raštvedy-ba.

Valdymo veiklos dokumentavimas – tai nustatytos formos dokumentų, susijusių su kuria nors valdymo funkcija, rengimas. Dokumentų tvarkymas nuo parašymo arba gavimo iki jų užduočių įvykdymo ir įdėjimo į bylą vadinamas dokumentų apyvartą. Raštvedyba ir yra įstaigos veikla, susi-jusi su valdymo veiklos dokumentavimu ir darbo su dokumentais organizavimu (kitaip – dokumen-tų apyvarta).

III. VALDYMO DOKUMENTŲ KLASIFIKAVIMAS

Dokumentų klasifikavimas – jų skirstymas į grupes pagal bendrus požymius. Išskyriami du pagrindiniai pažymiai:
– dokumento turinys (informacijos pobūdis);
– dokumento forma (informacijos fiksavimo būdas).
Dokumentai suskirstyti į grupes (sistemas) pagal informacijos, esančios juose, pobūdį. Pa-vyzdžiui, dokumentuose fiksuojama planavimo, buhalterinės apskaitos, statistikos, materialinio-techninio tiekimo, prekybos, socialinės saugos, techninė ir kitokia informacija. Yra sukurta apie 20 unifikuotų dokumentų sistemų, t.y. parengta kuo optimalesnė, trumpesnė, patogesnė suvienodinta informacijos pateikimo forma konkrečiam valdymo uždaviniui spręsti.

Aš panagrinėsiu vieną unifikuotų ir standartizuotų sistemų – valdymo dokumentų arba kitaip vadinamą organizacinių tvarkomųjų dokumentų (OTD) sistemą. Ji skiriasi nuo kitų sistemų (buhal-terinės apskaitos, prekybos, statistikos ir pan.) tuo, kad taikoma visose įstaigose ir organizacijose. OTD dokumentais vykdoma bendra funkcija, t.y. valdymo proceso organizavimas. Pavyzdžiui, įs-taigų valdymo veikla išreiškiama tvarkomaisias dokumentais, kolegialių organų posėdžių, pasitari-mų, susirinkimų, konferencijų eiga fiksuojama protokoluose, informacija perduodama raštais, tele-gramomis, telefonogramomis ir pan. Kadrų valdymo srityje ši

iuo metu yra naudojamos unifikuotos dokumentų formos, kaip anketos, įsakymai, pristatymai, atostogų grafikai, prašymai. Vietoj daugy-bės dokumentų, kuriais buvo tvarkomi įstaigos kadrų klausimai, liko 18 unifikuotų formų. Unifi-kuotų formų dokumentus galime taikyti tradiciniam – rankiniam ir mašininiam – automatizuotam informacijos apdorojimui. Dirbant automatizuotai, įrašomi kodai, kuriems paliktas atitinkamas plo-tas unifikuotos formos dokumente.

Pagal antrąjį klasifikavimo požymį – informacijos fiksavimo būdą – dokumentai skirstomi į vizualinius ir audiovizualinius.

Vizualinius dokumentus žmogus suvokia akimis, juos skaitydamas ar žiūrėdamas. Vizuali-niai dokumentai skirstomi į tekstus ir vaizdinius dokumentus. Vaizdiniai dokumentai – schemos, diagramos, piešiniai, brėžiniai, fotografijos. Vizualinių dokumentų tekstai būna parašyti ranka, rašo-mąja mašinėle, padauginti poligrafijos priemonėmis arba atspausdinti spaustuvėje.

Audialiniai dokumentai (fonodokumentai) – tai dokumentai, kuriuose užfiksuota garsinė in-formacija, atgaminama ir perduodama specialia aparatūra, t.y. diktofonais ir magnetofonais.

Audiovizualiniai dokumentai – tai dokumentai, kuriuose užfiksuota garsinė informacija kar-tu su vaizdu, atgaminama kinoprojektoriais, videomagnetofonais su televizoriais, videoprojekto-riais.

Taikant raštvedyboje kompiuterinę techniką, atsirado naujos formos dokumentų – mašina skaitomų (mašininių) dokumentų ir mašinogramų.

Mašina skaitomi dokumentai – tai dokumentai, kurių informacija skirta skaityti ir apdoroti automatizuotai, naudojant kompiuterinę techniką. Mašinogramomis vadinami dokumentai, atspau-sdinti popieriuje ir atitinkamai įforminti, naudojant elektroninę techniką.

Dokumentai klasifikuojami ir pagal kitus požymius. Įstaigose sudaromi vadinamieji vidaus ir išorės dokumentai. Vidaus dokumentai surašomi įstaigos valdymo procese. Tai organizaciniai do-kumentai – įstatai, nuostatai, instrukcijos, kuriuose apibūdinami įstaigos tikslai, uždaviniai, kompe-tencija, darbuotojų teisės ir pareigos. Kita vidaus dokumentų grupė – tvarkomieji dokumentai. Be to, rašomi tarnybiniai pranešimai, pasiaiškinimai, aktai ir pan. Šie dokumentai į kitas įstaigas neper-siunčiami, o naudojami tik įstaigos vidaus reikalams. Išorės dokumentais keičiamasi informacija, atsakoma į prašymus, pasiūlymus.

Dokumentų būna tipinių ir individualių. Tipiniai dokumentai sudaromi vienarūšiems valsty-bės įstaigoms (pvz., tipiniai pramonės įmonių nuostatai) arba kokiai nors darbo rūšiai (pavyzdinė raštvedybos instrukcija). Individualių dokumentų turinys kaskart kitas, originalus, dokumentą suda-riusio asmens ar pareigūno kūrybinio darbo rezultatas. Kiti būtini rekvizitai iforminami pagal nusta-tytas taisykles.

Yra viešų, slaptų ir tarnybinio naudojimo dokumentų. Ant pastarųjų rašomas tam tikras įra-šas – “Slaptas”, “Naudotis tarnyboje” ar pan. – vadinamas grifu. Tarnybinio naudojimo dokumen-tais gali naudotis visi įstaigos ar organizacijos darbuotojai, bet šie dokumentai neturi būti skelbiami spaudoje. Slaptais naudojasi adresatas ir vykdytojas; su visiškai slaptų dokumentų turiniu turi teisę susipažinti tik adresatas.

Pagal juridinę galią yra tikrų ir fiktyvių dokumentų. Tikri – dokumentai parengti pagal ga-liojančias teisės normas ir atitinkantys dokumentų įforminimo taisykles. Fiktyvūs – dokumentai, ku-rių forma ir turinys neatitinka tikrovės.

Pasibaigus raštvedybos metams, įstaigose daroma dokumentų vertės ekspertizė, kurios metu atrenkami laikino, ilgo ir neterminuoto saugojimo dokumentai. Laikino saugojimo dokumentai to-kie, kurie saugomi įstaigos archyvuose iki 10 metų. Viena ilgo saugojimo dokumentų rūšis yra kad-rų dokumentai. Neterminuoto saugojimo dokumentų bylos perduodamos valstybiniam saugojimui.

III. 1. Dešimtainė dokumentų klasifikavimo sistema

Dešimtainė dokumentų klasifikavimo sistema atsirado 1874 m. Ją sukūrė JAV bibliotekinin-kų sąjungos pirmininkas.

Jis suskirstė visas žinias (dokumentus) į 10 sistemų, kurios ir buvo pradėtos naudoti.

Šiuo metu dešimtainė sistema naudojama bibliotekose. Jos pagalba sudaromos bibliotekose kartotekos. Tokiuose kartotekuose daug lengviau susigaudyti ir surasti tinkamą, reikalingą knygą.

IV. DOKUMENTŲ STANDARTIZAVIMAS

Standartas tai tokia valstybinė norma, kurios turimasi laikytis.

1972 m. Lietuvoje buvo išleistas pirmasis OTD (organizacinių tvarkomųjų dokumentų) stan-dartas, nuo 1975 m. tapęs privalomu.

1981 m. buvo išleistas antrasis standartas. 1986 m. išėjo trečiasis, 1989 m. – ketvirtasis, o 1992 m. – penktasis standartas. Standartas numato kiek sudėtinių dalių turi būti, kiek rekvizitų, kaip jie turi būti išdėstomi, kaip jie turi būti įforminami, kokios turi būti paraštės, popieriaus lapas ir t.t.

Standartas galioja 5 metus, po to jis pakoreguojamas, pataisomas, papildomas ir pratesiamas toliau galioti arba panaikinamas.

Dokumentų standartizavimas – pagrindinis darbo našumo veiksnys. 1972 m. Tarybų Sąjun-goje patvirtintas standartas padarė pradžią didinant valdymo darbo efektyvumą bei valdymo sferos darbuotojų darbo kultūrą.

V. ORGANIZACINIŲ TVARKOMŲJŲ DOKUMENTŲ FORMULIARAS

V.1. Popieriaus formatai

Dokumentai rašomi standartiniuose popieriaus lapuose. Popieriaus formatai skirstomi į 2 ei-les – A ir B. A eilė – pagrindinė, B pagalbinė.

Popieriaus formatų sistema yra tokia. Vienoje ir kitoje eilėje yra įvairaus dydžio popieriaus lapų. Mažesnio dydžio lapas gaunamas, dalijant didesnio formato lapą pusiau (lenkiama per ilges-niąją kraštinę).

Pradinis A eilės formatas A 0 lygus 1 m2 (841 x 1189 mm)
A 1 = 594 x 841
A 2 = 420 x 594
A 3 = 297 x 420
A 4 = 210 x 297
A 5 = 148 x 210 ir t.t.

Pastebėjome, kad kiekvienas formatas žymimas raide ir skaitmeniu. Raidė A (arba B) nuro-do eilę, o skaitmuo – kiek kartų nulinio formato popieriaus lapas buvo lenkiamas per pusę. Pavyz-džiui, A 4 formato lapas gaunamas, padalijus A 0 formato lapą į 4 dalis.

Raštvedyboje vartojamas A 4 ir A 5 formatų popierius:
– A 4 formato lapuose rašomi dokumentai
– A 5 formato lapai vartojami tuo pačiu tikslu, kai A 4 formato lapas informaciją užrašyti
per didelis.
A eilės popierius vartojamas ne tik valdymo, bet ir kitai dokumentacijai; jame spausdinami rankraščiai leidykloms ir pan.

Pagalbinės B eilės pradinio (B 0) formato dydis kiek kitoks. Iš šios eilės formatų popieriaus ir kartono gaminama segtuvai ir vokai, kataloginės kortelės.

Popieriaus formatų standartas – tarptautinis. Standartinio popieriaus naudojimas susijęs su efektyvių kopijavimo dauginimo technikos naudojimu, bylų formavimu, jų saugojimu įstaigos ir valstybės archyvuose. Pagal bylų standartinius dydžius gaminami stelažai ir lentynos, pagal kortelių standartinius dydžius – kartotekų dėžutės.

Dokumentų saugojimo laikas ir išvaizda priklauso nuo popieriaus kokybės. Yra įvairių po-pieriaus rūšių, kurios jungiamos į 10 klasių: spaudos, rašomasis, elektrotechninis ir pan.

Rašant dokumentą standartiniame popieriaus lape, turi būti paliktos tokio pločio paraštės:

kairioji – 30 mm

dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm
viršutinė – 20 mm
apatinė – 20 mm

V.2. Dokumentų formuliaras

(Formuliaro pavyzdys pateiktas 24 psl.)

Raštvedybos standarte pateiktas dokumento modelis – formuliaras. Tai dokumento rekvizitų visuma, jų išdėstymo standartiniame popieriaus lape schema. Maksimalus rekvizitų kiekis – 30.

Formuliaras sudarytas pagal naudojamos organizacinės technikos parametrus: kompiuterio įvedimo ir išvedimo įrangą, skaitančiųjų automatų žingsnį, spausdinimo ir rašomosios mašinėlės žingsnį ir intervalą.

Kiekvienam rekvizitui formuliare skirtas tam tikras plotas, kurio dydis priklauso nuo maksi-malaus ženklų skaičiaus. Rekvizitai dėstomi taip, kad sudarant dokumentą, galima būtų efektyviai naudoti tabuliatoriaus mechanizmą.

Dokumentų formuliaras parengtas turint tikslą padidinti darbo našumą, paprasčiau ir grei-čiau parašyti dokumentą rašomąja mašinėle, palengvinti dokumentų paiešką ir darbą su dokumen-tais, efektyviau naudoti kompiuterinę techniką.

Didelė dalis OTD apdorojama tradiciniais metodais. Rengiant formuliarą atsižvelgta į žmo-gaus psichofiziologiją. Informacija dėstoma logine tvarka pagal dokumento parengimo, įforminimo ir naudojimo operacijų seką.

Dokumento formuliaro rekvizitai yra šie:
1. Valstybės herbas.
2. Emblema (prekės, aptarnavimo ženklas).
3. Apribojimo grifas ir kitos ypatingos žymos.
4. Dokumento gavimo data.
5. Aukštesniosios įstaigos pavadinimas.
6. Įstaigos pavadinimas.
7. Struktūrinio padalinio pavadinimas.
8. Dokumento pavadinimas.
9. Dokumento data.
10. Dokumento indeksas (numeris).
11. Gauto dokumento datos ir indekso nuoroda.
12. Parengimo ar išleidimo vieta.
13. Adresatas.
14. Rezoliucija.
15. Tvirtinimo grifas.
16. Kontrolės nuoroda.
17. Teksto antraštė.
18. Tekstas.
19. Priedų žyma.
20. Parašas (parašai).
21. Suderinimo grifas.
22. Vizos.
23. Antspaudas.
24. Nuorašo tvirtinimo žyma.
25. Vykdytojo pavardė ir telefono numeris.
26. Informaciniai duomenys apie įstaigą.
27. Užduoties įvykdymo ir dokumento įdėjimo į bylą žymą.
28. Duomenų perkėlimo į kompiuterinę informacijos laikmeną žymą.
29. Įstaigos kodas pagal atitinkamą Lietuvos Respublikos registrą.
30. Dokumento formos kodas pagal valdymo dokumentacijos klasifikatorių.

VI. ORGANIZACINIŲ TVARKOMŲJŲ DOKUMENTŲ
REKVIZITŲ ĮFORMINIMAS

VI.1. Dokumentų blankai

Blankas – standartinis popieriaus lapas, kuriame išspausdinti turintys nuolatinę informaciją rekvizitai. Dokumentų blankai gaminami spaustuvėje arba dauginimo priemonėmis baltame popie-riuje viena (juoda) spalva. Jie turi būti pagal formuliarų pavyzdžius.
Blankai yra dviejų rūšių:
– raštų blankas, skirtas rašyti raštams,
– bendrasis blankas – kitiems organizaciniams tvarkomiesiems dokumentams (aktams,
protokolams, nutarimams, įsakymams, pažymoms ir kt.) įforminti.

Įstaigos gali pasigaminti blankų ir atskiroms dokumentų rūšims, pavyzdžiui, įsakymų blan-kų, aktų, protokolų blankų ir pan. Tačiau tą tikslinga daryti tik tada, kai įstaigoje per metus sudaro-ma gana daug vienos rūšies dokumentų (ne mažiau 200).

Raštų blankuose spausdinami šie rekvizitai:

Valstybės herbas (1) arba emblema (2).

Dokumento autorius (5, 6, 7). Jis užrašomas pavaldumo principu. Pirmiau rašomos aukštes-niosios įstaigos (ministerijos, departamento, valstybinės tarnybos) pavadinimas, po to – įstaigos pa-vadinimas. Įstaigos struktūrinio padalinio pavadinimas dažniausiai įrašomas rašomąja mašinėle.

Duomenys apie įstaigą (26). Įstaigos adresas nurodomas pagal Lietuvos Respublikos ryšių ministerijos Pašto siuntų adresavimo taisykles: gatvė, namo numeris, pašto indeksas, miestas. Taip pat nurodomas informacinio telefono numeris ir kita informacija, reikalinga raštą gaunančiai įstai-gai.

Įstaigos kodas (29) ir rašto kodas (30).

Be to, kampučiais ir brukšneliais blanke pažymimos šių rekvizitų ribos:
– dokumento gavimo žymos (4),
– dokumento datos (9) ir indekso (10),
– gauto dokumento datos ir indekso (11),
– adresato (13),
– kontrolės nuorodos (16),
– teksto antraštės (17),
– įsegimo ar lapo sulenkimo sulenkimo vietos.
Bendrasis blankas, kuris skirtas rašyti visiems kitiems organizaciniams tvarkomiesiems do-
kumentams, išskyrus raštus, turės įrašyti ar pažymėtus tokius rekvizitus:
– valstybė herbą (1) arba emblemą (2),
– dokumento autorių (5, 6, 7),
– dokumento parengimo ar išleidimo vietą (12),
– įstaigos kodą (29); dokumento formos kodas įrašomas pagal valdymo dokumentacijos
klasifikatorių, sudarant konkretų dokumentą,
– dokumento gavimo žyma (4),
– dokumento pavadinimą (8),
– dokumento datą (9) ir indeksą (10),
– tvirtinimo grifą (15),
– kontrolės nuorodą (16),
– teksto antraštę (17),
– užduoties įvykdymo ir įdėjimo į bylą žymą (27),
– duomenų perkėlimo į kompiuterinę informacijos laikmeną žymą (28).
Pastebėsime, kad bendrasis blankas neturi dviejų rekvizitų, kurie spausdinami raštų blankuo-se:
– duomenys apie įstaigą (26),
– gauto dokumento datos ir indekso nuoroda (11).
Dokumentai rašomi laikantis bendinės lietuvių kalbos normų ir teisinė terminologijos.
Dokumentų rekvizitų rašymo būdai yra:
– išilginis centruotas, kai rekvizito eilučių pradžia ir pabaiga vienodai nuotolusi nuo kairio-sios ir dešiniosios paraščių;
– kampinis vėliavinis, kai rekvizito eilutės prasideda arba vienodai nutolusios nuo kairiosios paraštės.
Kiekvieno dokumento rekvizitas rašomas nustatytoje vietoje ar plote. Kai dokumento rekvi-zitai išdėstomi ne viename lape, jie turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą lapą nebūtų perkeliamas vien parašo rekvizitas ir po juo rašomi kiti rekvizitai.

Dokumentai siunčiami už Lietuvos Respublikos ribų rašomi blankuose, kurių nuolatiniai rekvizitai spausdinami lietuvių ir kuria nors kita (anglų, vokiečių, rusų) kalba. Kitomis kalbomis spausdinamas dokumento autorius (5, 6, 7), parengimo ar išleidimo vieta (12) ir duomenys apie įs-taigą (26).

Valstybinės valdžios ir valdymo įstaigų blankuose spausdinamas valstybės herbas. Herbas spausdinamas vadovaujantis Lietuvos Respublikos įstatymais. Jis spausdinamas viršutinėje paraštė-je virš įstaigos pavadinimo.

Prekybinės, gamybinės ir kitos organizacijos blanke spausdina emblemą (prekių, paslaugų ženklą, užregistruotą Lietuvos Respublikos valstybiniame patentų biure). Šiuos ženklus galima spausdinti viršutinėje paraštėje arba kairiojoje paraštėje ties įstaigos pavadinimu.

Rengiant įstaigos blanko maketą, reikia naudotis formuliarų pavyzdžiu ir Respublikos stan-darte 6.1-92 išspausdintomis blankų sudarymo taisyklėmis.

VI.2. Dokumentų rekvizitai

Dokumentuose, išskyrus raštus, įrašomas dokumento pavadinimas. Jis lemia dokumentuoja-mo valdymo veiksmo turinį, formą, teksto struktūrą, rekvizitų sudėtį. Dokumento pavadinimas turi atitikti pavadinimą, įrašytą valdymo dokumentų klasifikatoriuose ar patvirtintame įstaigos doku-mentų sąraše.

Dokumento pavadinimas rašomas:

1. Tvarkomųjų ir informacinių įstaigos vidaus dokumentų pavadinimas rašomas po doku-mento sudarytojo pavadinimu.

2. Informacinių dokumentų, kuriuose yra adresato rekvizitas, pavadinimas rašomas po šiuo rekvizitu.

3. Organizacinių ir tvirtinamų informacinių dokunentų pavadinimas rašomas po tvirtinimo žymos rekvizitu.

4. Dokumento pavadinimas, išskyrus raštus, rašomas išilginiu centruotu būdu didžiosiomis paryškintomis raidėmis ir atskiriamas nuo aukščiau parašytų rekvizitų ne mažesniu kaip vienos eilu-tės intervalu.

Dokumento pavadinimą sudaro dokumento rūšies pavadinimas ir teksto antraštė, pvz.:
MOKSLO IR STUDIJŲ INSTITUCIJŲ VERTINIMO
TAISYKLĖS
arba
PAŽYMA APIE GAUTAS PAJAMAS

Dokumente rūšies pavadinimas tvarkomuosiuose dokumentuose rašomas atskiroje eilutėje, pvz.:
ĮSAKYMAS
DĖL EKSPERTŲ KOMISIJOS NUOSTATŲ PATVIRTINIMO

Raštuose dokumento rūšies pavadinimas nerašomas. Teksto antraštė pradedama prielinksniu “DĖL” ir rašoma didžiosiomis neparyškintomis raidėmis. Antraštė pradedama rašyti nuo kairiosios paraštės, plotas horizontalia kryptimi neribojamas. Antraštė atskiriama nuo aukščiau parašyto adre-sato rekvizito ne mažesniu kaip trijų eilučių intervalu. Siunčiamų dokumentų lydraščiuose antraštė nerašoma, tekstas atskiriamas nuo aukščiau parašyto adresato ne mažesniu kaip dviejų eilučių inter-valu.
Data būtinas dokumento rekvizitas. Ji nurodo dokumento sudarymo laiką, priimtų sprendi-mų įsigaliojimo pradžią, dokumente keliamų klausimų išsprendimo laiką.

Datą dokumente užrašo pareigūnas, pasirašydamas arba kitaip tvirtindamas dokumentą. Pa-vyzdžiui, raštų, įsakymų data bus šių dokumentų pasirašymo data, instrukcijų – jų tvirtinimo data. Tokių dokumentų, kaip aktas ir protokolas data bus įvykių fiksavimo, sprendimų priėmimo data, o ne šių dok-mentų pasirašymo data.

Dokumento data rašoma po dokumento pavadinimu ir kartu su dokumento registracijos nu-meriu dėstoma išilginiu centruotu būdu. Dokumento data ir registracijos numeris nuo dokumento pavadinimo atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutė intervalu.

Raštuose data rašoma lapo dešinėje pusėje po įstaigos duomenų rekvizitu. Jei įstaigos duo-menys rašomi dokumento lapo apatinėje paraštėje, dokumento data rašoma dešinėje lapo pusėje po dokumento sudarytojo pavadinimu. Data nuo aukščiau parašyto rekvizito atskiriama ne mažesniu kaip eilutės intervalu.

Dokumento data gali būti rašoma dviem būdais:
– trimis arabiškų skaitmenų grupėmis; pirmoji skaitmenų žyminti metus, susideda iš ketu-
rių skaitmenų, antroji ir trečioji grupės, žyminčios mėnesį ir dieną, turi po du skaitmenis. Metus, mėnesį ir dieną reiškiančios skaitmenų grupės skiriamos brūkšneliais. Jei mėnesį ar dieną reiškia vienaženkliai skaičiai, prieš juos rašomas nulis, pvz.: 2002-01-03.

– mišriuoju būdu; rašomas metų skaitmuo ir žodžio „metai” sutrumpinimas, mėnesio pavadi-nimas, dienos skaitmuo ir žodžio „diena” sutrumpinimas. Vienaženkliai dienos skaitmenys rašomi be nulio, pvz.: 2002 m. sausio 3 d.

Daugelis dokumentų juridinę galią įgyja tik tada, kai jie nustatyta tvarka užregistruojami. Pavyzdžiui, registruodami įsakymą, mes fiksuojame išleidimo ir vykdymo pradžios faktą; registruo-dami raštą, patvirtiname jo parengimo ir išsiuntimo faktą; registruodami gautą dokumentą, fiksuoja-me jo gavimo laiką, atsakymo išsiuntimo tipinį terminą.

Dokumento registracijos numerį sudaro simbolis Nr., egistracijos žurnalo identifikavimo žy-muo ir skaitmeninis dokumento registravimoeilės numeris, pvz.: Nr. 1-159 (1 – registracijos žurnalo pagal patvirtintą sąrašą numeris, 159 – dokumento registravimo eilės numeris).
Dokumento registracijos numeris gali būti papildomas paieškos duomenimis (bylos indeksu pagal bylų nomenklatūrą), kurie rašomi skliausteliuose, pvz.: Nr. (06)-12-230 arba Nr. 12-230-(06).

Gautų dokumentų registravimo indeksas įrašomas registravimo spaude, kuris dedamas stan-darto nustatytoje vietoje.

Adresatas – įstaigos pavadinimas ir asmens pavardė – lietuviškuose dokumentuose rašomi naudininko linksniu.

Siunčiant dokumentą į užsienį, adresatas užrašomas gavėjo šalyje įprasta tvarka.

Siunčiant angliškus dokumentus, gavėjo vardas ir pavardė arba įstaigos pavadinimas rašomi vardininko linksniu. Adresato pabaigoje rašomas valstybės, į kurią siunčiama, pavadinimas lietuvių kalba ir skliaustuose anglų kalba.

Adresato rekvizite būtina tiksliai nurodyti inicialus, pavardes bei pareigas. Dėl netikslumų, o tuo labiau dėl korektūros klaidų susiformuoja negatyvi nuomonė apie dokumento autorių. Literatū-roje patariama tam skirti itin daug dėmesio ir būti atidiems: duomenis tikslinti gautoje koresponden-cijoje arba net kreiptis į įstaigą ar firmą ir korektiškai pasiteirauti apie asmens, kuriam adresuosime dokumentą, pareigas, pavardę ar vardą.

Adresuojant dokumentą kelioms analogiškoms įstaigoms, adresatas rašomas apibendrintai.

VI.3. Bendrieji dokumentų sudarymo reikalavimai

Dokumentai sudaromis pagal formuliarą organizaciniams tvarkomiesiems dokumentams. Dokumento formuliaras – to dokumento rekvizitai (sudedamosios dalys) išdėstyti nustatyta logine seka. Dokumentas turi turėti tokius būtinus rekvizitus: dokumento autorių, dokumento pavadinimą (raštuose šis rekvizitas neįrašomas), adresatą (siunčiamieji dokumentai), sudarymo datą, indeksą (registravimo numerį), tekstą, parašą. Kai kurie dokumentai be šių rekvizitų turi turėti ir kitų, pa-vyzdžiui, įsakymas – išleidimo vietą, protokolas – dalyvių sąrašą ir pan.

Dokumento pavadinimas rodo informacijos, pateikiamos jame, pobūdį; pagal pavadinimą formuojama dokumento struktūra, pavyzdžiui, prašymas, protokolas, aktas, pažymėjimas.

Kiekvienas dokumentas turi turėti autorių. Dokumentų autoriai būna valstybinės, visuomeni-nės, privačios organizacijos bei įstaigos, pareigūnai, asmenys.

Ypač svarbus dokumento rekvizitas – tekstas. Jis turi būti tikslus juridiniu požiūriu, nes do-kumentas įrodo, patvirtina kokius nors faktus, reiškinius, įvykius.

Dokumento tekstą reikia parašyti trumpą, tikslų ir aiškų. Tuščiažodžiavimas nepadaro doku-mentą įtikinamu. Trumpą dokumentą galima greičiau parašyti, jį registruoti, lengviau į tokį doku-mentą atsakyti. Tačiau klausimą reikia paaiškinti išsamiai, kad nebūtų jokių neaiškumų ar abejonių.

Reikalo esmė dokumente turi būti suformuluota tiksliai. Dokumento tikslumo sąvoka reiš-kia, kad viskas, kas parašyta, atitinka tikrovę. Dėl to, rengiant dokumentą, kiekvieną mintį, kiekvie-ną faktą reikia apgalvoti ir kruopščiai patikrinti. Dėl netikslumų tenka papildomai susirašinėti, suda-rinėti adresatui naujus dokumentus, patikslinančius pirmąjį, arba gaišti laiką telefoniniams pasikal-bėjimams.

Tikslumas reiškia ir tikslų terminų vartojimą, kad nekiltų dviprasmiškų jų aiškinimų.

Dokumento aiškumo sąvoka – dokumentai rašomi bendrine kalba, suprantama kiekvienam pareigūnui ar asmeniui. Laikomasi reikalavimo rašyti dokumentus valstybine kalba, kai susirašinė-jama su mūsų valstybės įstaigomis ar asmenimis.

Informacija bus pateikta kompaktiškiau ir aiškiau , kai ją išdėstysime lentelės forma. Pasto-vioji informacija surašoma lentelės viršuje ir šoninėje grafoje. Kintamoji – skaitmenys ar žodinė in-formacija – atitinkamose grafose ir eilutėse. Tokiu būdu pateikta informacija vaizdi, ją galima klasi-fikuoti ir koduoti, lengva sumuoti skaitmeninius duomenis. Lentelių forma dažniausiai rašomi tokie organizaciniai tvarkomieji dokumentai: etatų sąrašai, įstaigos struktūra, atostogų grafikai, bylų no-menklatūros ir kt.

Būna daug tipiškų, pasikartojančių valdymo veiksmų ir situacijų, dėl to yra sudaroma vieno-dų dokumentų, kurių tekstus galima rengti kaip trafaretus ar anketas.

Trafaretu pastovioji informacija pateikiama rišliu tekstu (ar tam tikrais unifikuotais žodžių junginiais) su tarpais, kurie užpildomi kintamąja informacija, priklausančia nuo konkrečios situaci-jos. Kaip trafaretai yra sudaromi kai kurie aktai, protokolai, prašymai, pažymėjimai. Dėl to spartėja darbas ir gerėja dokumentų kokybė.

Anketoje pateikiama vieno objekto ar asmens tam tikrų rodiklių charakteristika. Pastovioji informacija pateikiama kairėje lapo pusėje tam tikrų rodiklių pavadinimais (klausimais). Kintamoji informacija (vienareikšmiai atsakymai) rengiant dokumentą įrašoma dešinėje lapo pusėje. Anketa naudojama, kai pagal tam tikrus parametrus apibūdinamas vienas objektas. Tokiu būdu surašytą in-formaciją patogu koduoti. Dažniausiai naudojama kadrų dokumentacijoje.

Kai kurių dokumentų – nutarimų, sprendimų, potvarkių, įsakymų įstaigos veiklos klausimais – turinys visada individualus. Jis pateikiamas rišliu tekstu. Kai tekstas didesnės apimties, jis skirsto-mas skyriais, poskyriais, punktais ir papunkčiais. Jie nuomeruojami arabiškais skaitmenimis. Kitos numeracijos – romėniškais skaitmenimis arba skaitmenimis ir raidėmis – yra nepatogios ir raštvedy-boje nebevartojamos.

Pagal punktus ir papunkčius lendviau surasti reikalingą informaciją, galima duoti nuorodą į bet kurią teksto dalį, nekartojant teksto, operatyviau išanalizuoti dokumentą, parengti kokybiškesnį atsakymą.

Tam tikroms įstaigų grupėms sudaromi tipiniai dokumentai. Jų turinys (tekstas) būdingas vi-sai tai įstaigų grupei. Dažniausiai sudaromi tipiniai dokumentai – nuostatai, įstatai, taisyklės. Ren-giant įstaigos dokumentą pagal tipinį, į tekstą įrašomi individualūs tos įstaigos duomenys, pavyz-džiui, veiklos rūšis, įstatinis kapitalas, adresas, pavaldumas. Naudojantis tipinio dokumento tekstu daug greičiau parengsime analogišką įstaigos dokumentą.

VII. DOKUMENTŲ UNIFIKAVIMAS

Dokumentų unifikavimas – jų vienodinimas pagal informacijos sudėtį ir dokumentų formą.

Vienas iš unifikavimo tikslų – nustatyti dokumentus, reikalingus konkrečiai valdymo fun-kcijai. Lietuvos archyvų generalinė direkcija prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės yra pateikusi Dažniausiai raštvedyboje vartojamų dokumentų sąrašą. Įstaigoje sudaromas dokumentų sąrašas, ku-riame nurodoma, kada ir kokiu tikslu vienas ar kitas dokumentas rašomas. Sudarius tokį sąrašą, tampa aišku, kokie dokumentai įstaigoje nereikalingi, dubliuoja kituose dokumentuose fiksuojamą informaciją.

Kitas unifikavimo tikslas – suvienodinti dokumentų formą. Naudojami standartinių formatų popieriaus lapai, nustatytas vienodas paraščių plotis, kiekvieno rekvizito (sudedamosios dokumento dalies) nuolatinė vieta, plotas bei įforminimo būdas.

Tolesnis dokumentų unifikavimo etapas – vienodinamas dokumentų turinys, teksto sudeda-mosios dalys, nustatomi unifikuoti žodžių junginiai bei sakiniai ir pan. Unifikavimas sudaro galimy-bių rengti trafaretinius tekstus dokumentams, turintiems identišką ir pasikartojančią informaciją. Gali būti unifikuotos tam tikros frazės, teksto dalys ir visas tekstas.

Unifikuotus dokumentus galima greičiau ir lengviau parengti, tinkamiau įforminti, juos pa-togiau skaityti, geresnė išvaizda. Unifikavimo reikšmė didėja diegiant informacinę technika, kai bū-tinas duome-nų sistemos vieningumas. Tuo atveju atsiranda galimybių gretinti pirminių ir suvesti-nių dokumentų duomenis bei faktus.

Sukūrus unifikuotų dokumentų grupes, jas galima standartizuoti. Standartizavimas reiškia, kad nustatytos tam tikros normos ir reikalavimai dokumentams, kurių turi laikytis valstybėje visų žinybų, organizacijų, įstaigų pareigūnai ir piliečiai.

Lietuvos archyvų generalinė direkcija prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės yra institucija, kuriai pavesta ne tik kaupti, saugoti valstybinės ir istorinės reikšmės dokumentus, bet ir diegti pa-žangius darbo su dokumentais metodus, rengti normatyvinius dokumentus. Šiuo metu galioja Ar-chyvų generalinės direkcijos parengtas ir Lietuvos valstibinės standartizacijos tarnybos patvirtintas Raštvedybos standartas.

VII.1. Dokumentų unifikavimo reikšmė

Raštvedyboje būtina plačiau naudoti kompiuterinę bei kitą elektroninę skaičiavimo techniką. Kartu būtina tobulinti ir pačius dokumentus – kiek įmanoma, vienodinti jų rengimą, įforminimą bei informacijos panaudojimą. Organizacinius tvarkomuosius dokumentus galima vienodinti įforminant juos pagal Lietuvos RST 6.1-89 reikalavimus ir rengiant unifikuotas dokumentų formas.

Įforminant dokumentus pagal Lietuvos RST 6.1-89 reikalavimus, suvienodinama jų forma, blankai, nustatomos vienodos paraštės ir kiekvieno rekvizito – sudedamosios dokumento dalies – nuolatinė vieta, plotas bei įforminimo būdas. Visų įstaigų OTD turi būti rengiami bei įforminami vienodai. Tokiu būdu jie bus pritaikyti tiek tradiciniam – rankiniam, tiek ir mašininiam – automati-zuotam apdorojimui.

Unifikuojant dokumentus, parengiama kuo optimalesnė, trumpesnė ir patogesnė suvienodin-ta informacijos pateikimo forma konkrečiam valdymo uždaviniui spręsti.

Unifikuojant dokumentus, vienodinamas ne tik išorinis jų įforminimas, bet ir dokumentų tu-rinys. Rengiant vienos ar kitos rūšies unifikuoto dokumento forma, kiek įmanoma, suvienodinamas informacijos turinys, teksto sudedamosios dalys, nustatomi unifikuoti žodžių junginiai bei sakiniai ir pan. Unifikuoto dokumento informacija turi būti optimaliai išsami, bet neperkrauta pašaliniais ro-dikliais, bereikšmiais žodžiais ar sakiniais. Unifikuojant dokumento teksto struktūrą, reikia parinkti tokias teksto sudedamąsias dalis ir jas išdėstyti tokia tvarka, kuri labiausiai atitiktų dokumento pa-skirtį, o dokumento tekstas taptų lo-giškas, nuoseklus ir argumentuotas. Unifikuotiems dokumen-tams turi būti parenkamos unifikuotos kalbinės konstrukcijos, tiksliai išreiškiančios pasikartojančius valdymo veiksmus ar situacijas (pastovioji informacija). Unifikuoti žodžių junginiai (pastovioji in-formacija) turi būti trumpi, glausti, aiškūs, reikalaujantys vienareikšmio atsakymo.

Unifikuotų dokumentų tekstai gali būti pateikiami trafaretų, anketų, lentelių bei jų derinių būdu. Jie sudaromi grupėms dokumentų, įforminančių vienodus valdymo veiksmus bei situacijas.

Unifikuoti dokumentai padeda mažinti dokumentų formų skaičių, nustatyti būtiną informaci-jos turinį, išvengti jos dubliavimo ir nemotyvuoti informacijos perkrovimo. Tokie dokumentai lei-džia naudoti kompiuterius ir kitą elektroninę skaičiavimo techniką ne tik įstaigos raštvedyboje, bet ir atetityje, kai do-kumentai pateks į valstybinius archyvus.

Unifikuotus dokumetus galima lengviau ir greičiau parengti, tinkamiau įforminti, juos pato-giau skaityti, geresnė jų išvaizdą. Todėl įstaigos turi plačiau naudoti unifikuotas dokumentų formas.

VII.2. Organizacinės tvarkomosios dokumentacijos
tekstų unifikavimo metodinės rekomendacijos

1. Bendrieji nuostatai
1.1. Dokumentų tekstų unifikavimo tikslas – parengti tekstų rašymo būdus ir taisykles, kurių laikantis per trumpą laiką galima sutvarkyti dokumentus, greitai ir vienareikšmiškai suvokti tekstą, parengti jį apdoroti mašinomis.

1.2. tekstai unifikuojami šiomis kryptimis: informacijos turinys; teksto struktūra; informaci-jos pateikimo kalbinės priemonės; žodžių junginių ir sakinių rašymo taisyklės.

1.3. informacijos turinio unifikavimo esmė – parengti konkrečios valdymo situacijos uždavi-niams spręsti optimalią informaciją. Sudėtinguose dokumentuose informacijos sudėtis unifikuojama skyriais. Unifikuojant informacijos sudėtį, pašalinami besidubliuojantys ir nenaudojami rodikliai, įrašomi rodikliai, kurių nebuvo ankščiau, supaprastinama jų sudėtis.

1.4. dokumetų tekstų struktūros unifikavimo esmė – nustatyti dokumentų vienodą kompozi-ciją ir sudėtinių dalių tipinį rinkinį.

1.5. Informacijos perteikimo kalbinių priemonių unifikavimas traktuojamas kaip vieno iš ke-leto galimų variantų pasirinkimas tiems patiems duomenims perduoti literatūrine kalba.

Įvertinant formų ir konstrukcijų variantus, pirmenybė teikiama trumpoms formoms, atsižvel-giama į dabartinės kalbos tendenciją taupyti kalbines priemones, į atskirų formų ir konstrukcijų vie-nodumą ir paprastumą, į glaustumą, trumpumą.

1.6. Dokumentų tekstų unifikavimas numato ir vienodas taisykles žodžių junginiams, ku-riuos vartojant bus galima tam tikrų laipsniu formalizuoti tekstą.

1.7. Unifikuojant dokumentų tekstus, būtina laikytis šių principų: tekste objektyviai atspin-dėti valdymo situacijos turinį; griežtai laikytis, kad informacijos sudėtis atitiktų dokumento rūšį; vartoti unifikuotas kalbos priemones, pastovius žodžių junginius ir sakinių modelius, standartizuo-tus terminus, sutrumpinimus, standartines dydžių ir matavimo vienetų reikšmes.

2. Unifikavimo būdai

2.1. Unifikuoti tekstai skiriasi pagal nuolatinės teksto informacijos fiksavimo ir organizavi-mo būdą. Priklausomai nuo to unifikuoti tekstai skirstomi į trafaretus, lenteles, anketas.

2.2. Trafareto nuolatinė informacija pateikiama rišliu tekstu (paprastai atskiru sakiniu arba žodžių junginiu) su tarpais, kurie užpildomi kintamąja informacija, priklausančia nuo konkrečios si-tuacijos.

Pavyzdžiui, įsakymo dėl pramoninio susivienijimo įkūrimo trafaretas. “Sutinkamai su šakos valdymo generaline schema, patvirtinta Ministrų Tarybos 19.. m. ______________ mėn. . d. nutarimu Nr. ... .
ĮSAKAU:

1. Įkurti ..............................
(susivienijimo pavadinimas)
tokios sudėties:
1.1. ..............................
(įmonės, organizacijos pavadinimas)
1.2. ..............................
1.3. ..............................
2. Paskirti ..............................
(pavardė, vardas, tėvo vardas)
susivienijimo viršininku.

Ministras parašas parašo iššifravimas

2.3. Lentelėje nuolatinė informacija pateikiama bendrų rodiklių, įrašytų atitinkamose skilty-se, pavadinimais. Kintamoji informacija – konkrečios žinios – įrašomos į skiltis atitinkamai pagal valdymo situaciją.

Pavyzdžiui, etatų sąrašo forma:
Struktūrinio padalinio kodas
Struktūrinio padalinio pavadinimas Pareigybės kodas
Pareigybės pavadini-mas Etatų skaičius Pareiginė alga (rub.) Priedai (rub.) Mėnesinis darbo užmokesčio fondas Pastabos

personalinis kiti
1 2 3 4 5 6 7 8

Lentelėmis tekstas rašomas tada, kai reikia gauti arba pateikti vieno tipo klausimų (situacijų) informaciją. Leidžiama dalį dokumentų tekstų pateikti lentelėmis. Pavyzdžiui, įsakymų tvarkomojo-je dalyje, atskirų rūšių parnešimų, aktų – baigiamojoje dalyje. Lentelių įforminimas, taip pat doku-mentų teksto dalių pateikimas lentelėmis turi atitikti valstybinio standarto GOST 1.5-68 reikalavi-mus.

2.4. Anketoje nuolatinė informacija pateikiama pavadinimais rodiklių, numatančių viena-reikšmius atsakymus, sudarančius kintamąją informaciją.

3. Teksto išdėstymas

3.1. Tvarkomuosiuose dokumentuose (įsakymuose, nurodymuose, potvarkiuose) vartojama vienaskaitos pirmojo asmens forma, išreiškianti vienvaldiškumo principą (ĮSAKAU, ĮPAREIGOJU, SIŪLAU).

3.2. Nutarimuose (tvarkomuosiuose aktuose, kuriuos priima centriniai kolegialūs valdymo organai, taip pat ministerijų ir žinybų kolegijos) vartojama esamojo laiko trečiojo asmens forma (NUTARIA), išreiškianti kolegialumo principą.

3.3. Kitų rūšių dokumentuose vartojama esamojo laiko trečiojo asmens (“Valstybinė plano komisija mano, kad galima”, “ministerija neprieštarauja”, “komisija patikrino”) arba daugiskaitos pirmojo asmens forma (“siunčiame”, “prašome”). Šiuo atveju vadovas, pasirašęs dokumentą, atsto-vauja įstaigai.

3.4. Tokiuose dokumentuose, kaip paaiškinamieji raštai, pareiškimai, pranešimai, tekstas iš-dėstomas vienaskaitos pirmojo asmens forma (“prašau pasiųsti”, “manau, kad būtina”).

4. Antraščių rašymo taisyklės

4.1. Antraštė – rekvizitas, sintaksine konstrukcija trumpai apibūdinantis dokumento turinį.

4.2. Antraštė turi būti maksimaliai trumpa ir tiksli. Rekomenduojama antraštę formuluoti veiksmažodiniu daiktavardžiu, atsakančiu į klausimą “dėl ko?”. Pavizdžiui: “Dėl naudojimo”, “Dėl reorganizavimo”. Tiksliai parašyta antraštė bus ta, kuri prasidės prielinksniu “Dėl” ir objekto, į kurį nukreiptas veiksmas, nurodymus; galiausiai valdymo veiksmas: “Dėl naujų blankų vartojimo”, “Dėl skyriaus reorganizavimo”, “Dėl socialistinio lenktyniavimo rezultatų suvedimo”’ “Dėl finansinės veiklos revizijos”.

4.3. Tokių dokumentų, kaip instrukcija, etatų sąrašas, struktūra ir etatų skaičius, protokolas, taisyklės, įstatai, antraštė turi būti suderinta su dokumento pavadinimo linksniu. Pavyzdžiui: “Meto-dinės komisijos posėdžio (kieno?) protokolas”.

5. Teksto struktūra

5.1. Dokumento tekstas (sutinkamai su Lietuvos TSR RST 6.1-81 rekvizitas, išdėstytas tarp antraštės ir įrašo apie priedus ir sudarantis svarbiausią dokumento turinio dalį.

5.2. Dokumento teksto struktūra (kompozicija) – nuoseklus išdėstymas sudėtinių dalių, at-skleidžiančių dokumento funkcinės paskirties turinį.

5.3. Dokumentą gali sudaryti viena, dvi ir daugiau dalių.

Įsakymų (pagrindinės veiklos), tarnybinių pranešimų, įeinančių į UOTD, racionaliausia yra dviejų dalių struktūros schema. Pirmojoje dalyje išdėstomi faktai ir įvykiai, kurių pagrindu surašy-tas dokumentas. Antrojoje dalyje išdėstomos išvados, prašymai, sprendimai, potvarkiai, konstatuo-jami faktai.

5.4. Dokumentų tekstai gali sudaryti vieną dalį: įsakymai – tvarkomąją be konstatuojamo-sios dalies; raštai – prašymus be paaiškinimo; pažymos,tarnybiniai pranešimai – konstatuojamus fa-ktus be paaiškinimų.

5.5. Rengiant sudėtinių dokumentų (nutarimų, įstatų, instrukcijų, taisyklių)struktūros sche-mas, tekstas skirstomas į skyrius, poskyrius, punktus, popunkčius, kuriuos būtina sunumeruoti skai-tmenimis pagal valstybinio standarto GOST 1.5-68 reikalavimus.

6. Žodžių ir terminų parinkimas

6.1. Dokumento tekstas turi būti trumpas, tikslus ir suprantamas.

6.2. Dokumento tekste žodis turi būti vartojamas ta reikšme, kuria jis vartojamas bendrinėje literatūrinėje kalboje. Jis turi tiksliai apibūdinti objektą ir nebūti suprantamas dviprasmiškai arba daugiareikšmiškai.

Esant keliems leksiniams variantams, pirmenybė teikiama stilistiškai neutraliems. Pavyz-džiui: iš dviejų žodžių – “reikia” ir “būtina” – vertėtų vartoti antrąjį, kadangi pirmasis turi šnekamo-sios kalbos atspalvį.

6.3. Tekste nerekomenduojama vartoti pasenusių žodžių ir posakių, sustingusių konstrukci-jų, nepilnaverčių pagal reikšmę. Pavyzdžiui: reikia rašyti ne “šiuo siūloma .”, o “siūlome .”, ne “šis aktas sustatytas komisijos:” – “surašė komisija:”’ ne “šiuo siunčiame.” – “siunčiame.”.

6.4. Dokumentų tekstuose reikėtų vengti naudarų (naujų žodžių arba posakių), nemotyvuotai dubliuojančių paplitusius pavadinimus.

6.5. Tuo atveju, kai adresatas gali nesuprasti termino, kuris šiame tekste būtinas, reikia skliausteliuose jį paaiškinti.

6.6. Apribotai vartoti profesionalizmus, t.y. žodžius, būdingus kurios nors profesijos žmo-nėms.

Reikia vengti tautologijos (kartojant tai, kas pasakyta, gaunamas nemotyvuotas informacijos perteklius).

Pavyzdžiui: “laisva vakansija”.

6.7. Dokumentuose vartojami tik plačiai paplitę sutrumpinimai.

6.8. Įmonių, įstaigų, organizacijų sutrumpinti pavadinimai vartojami tik vadovaujantis teisi-niu aktu, pagal kurį veikia įstaiga.

7. Laisvų žodžių junginių kūrimas ir pastovių žodžių junginių parinkimas

7.1. Sakinyje žodžiai turi būti parenkami, atsižvelgiant į jų prasminį junglumą, daugelis žo-džių rašomojoje kalboje vartojami tiktai su vienu arba su ribota žodžių grupe.

Pavyzdžiui: įsakymas – leidžiamas, pareiginė alga – nustatoma, kontrolė – pavedama kam nors arba vykdoma, papeikimas – pareiškiamas.

7.2. Unifikuotuose dokumentuose pastovūs žodžių junginiai skiriasi glaustumu (anketų kal-ba yra glaustesnė, negu trafaretų).

7.2.1. Dokumentacijai, pateiktai lentelėmis ir anketomis, būdingi pastovūs žodžių junginiai, kuriuose praleidžiami tarnybiniai bei pagalbiniai žodžiai, taip pat atskiri žodžiai, pateikiantys antra-eilę informaciją, t.y. vartojamos ne išplėstinės, o glaustosios konstrukcijos.

7.2.2. Trafaretų tekstuose pastovus žodžių junginys – tai sakinys, kuris kiekvieną kartą atku-riamas kaip savarankiškas kalbos vienetas.

Pavyzdžiui: “Vykdymo kontrolę pavesti A.Kuznecovui”; “Mūsų atsiskaitomoji sąskaita Nr. 67745 Valstybinio banko Babuškino skyriuje”.

7.3. Dokumento tekstą rašant trafaretu, būtina atsižvelgti į tai, kad pildomoji dalis derintųsi su pastoviąja informacija.

Pavyzdžiui: “Sutinkamai su gamyklos įsakymu”.

Lentelėse, anketose kintamoji informacija pateikiama pradine forma (t.y. daiktavardžio – vardininko linksnis, veiksmažodžio – bendratis ir t.t.), išskyrus atvejus, kuriuos būtina aptarti šitų dokumentų formų naudojimo instrukcijose.

7.4. Sudėtingų dokumentų (instrukcijų, nuostatų ir kt.) tekstuose plačiai vartojamas kalbinės raiškos paralelizmas.

Pavyzdžiui: “Instituto pagrindiniai uždaviniai: atlikti tyrimus., rengti rekomendacijas., prognozuoti. vystymąsi., tirtipasiekimus.” ir pan.

Šiuo atveju veiksmas paprastai reiškiamas veiksmažodžio bendratimi su daiktavardžiu.

7.5. Sudarant laisvus žodžių junginius ir parenkant pastovius žodžių junginius, būtina atsi-žvelgti į dalykinės kalbos ypatybes. Šiai kalbai būdingi veiksmažodiniai daiktavardžiai, veiksmažo-džių bendratys, prijungiamieji jungtukai (“diegimas”, “vystymasis”, “padėti”, “pasirūpinti”, “dėl to, kad .”, “ryšium su tuo, kad.”).

8. Sakinių sudarymas

8.1. Unifikuotiems dokumentų tekstams būdingos glaustos sintaksinės konstrukcijos.

8.2. Dokumentų tekstams, pateiktiems trafaretu, būdingi išplėstiniai sakiniai, turintys abi pa-grindines sakinio dalis (vaiksnį ir tarinį), ir tiesioginė žodžių tvarka sakinyje.

Su viena pagrindine sakinio dalimi vartojami beasmeniai ir nepilnutiniai asmeniniai (nėra veiksnio) išplėstiniai sakiniai, kurie tiksliausiai perduoda valdymo veiksmą.

Pavyzdžiui: “Patvirtinti tokį pasiskirstymą pareigomis.”, “Vykdymo kontrolę pavesti T.Si-dorovui”.

8.3. Dokumentų, įformintų anketa arba lentele, tekstuose naudojami neišplėstiniai sakiniai, turintys abi pagrindines sakinio dalis. Tokiuose sakiniuose veiksnys (anketoje veiksnys – klausimas, lentelėje – rodiklio pavadinimas) reiškiamas daiktavardžiu arba daiktavardiniu žodžių junginiu (pa-vyzdžiui: “įskaitos kategorija”, “užpildymo data”); tarinys (anketoje ie lentelėje – konkretūs duome-nys) reiškiamas veiksmažodžiu, daiktavardžiu, būdvardžiu arba skaitvardžiu, parašytu žodžiais ar skaičiais.

8.4. Sudėtiniai sakiniai dažniau vartojami tvarkomųjų dokumentų konstatuojamojoje dalyje, raštų, pranešimų, paaiškinamųjų raštų, aktų, protokolų, instrukcijų ir kitų sudėtingų dokumentų įva-dinėje dalyje. Iš sudėtinių sakinių daugiausia vartojami sudėtiniai prijungiamieji sakiniai, atspindin-tys valdymo situacijai būdingą pagal pavaldumą susijusių faktų nuoseklumą. Šalutinio sakinio vieta juose priklauso nuo to, kokią pagrindinio sakinio dalį jis aiškina. Kai šalutinis sakinys aiškina tik vieną pagrindinio sakinio žodį, tai jis paprastai ir rašomas po to žodžio.

Pavyzdžiui: “Susirinkime, į kurį buvo kviesta daugiau kaip 100 žmonių, dalyvavo.”

Šalutinius sakinius galima pakeisti sinonimiškomis išskirtinėmis dalyvinėmis ir padalyvinė-mis aplinkybėmis. Tekstas tada esti glaustas ir lakoniškas.

Pavyzdžiui: ”Siunčiame Jums susipažinti “Vieningosios valstybinės raštvedybos sistemos pagrindinius nuostatus”, aprobuotus TSRS valstybinio mokslo ir technikos komiteto (1973 09 04 nutarimas Nr. 435).”.

Išskirtinė dalyvinė aplinkybė gali eiti po pažymimojo žodžio (“tema, parengta instituto”) ar-ba prieš jį (“instituto parengta tema”). Sakinio išdėstymas neutralesnis, kai išskirtinė dalyvinė aplin-kybė rašoma prieš pažymimąjį žodį (antrasis pavyzdys).

Išskirtinės padalyvinės aplinkybės vieta sakinyje gana laisva. Priklausomai nuo sintaksinės funkcijos ir prasminės reikšmės ją galima rašyti ir prieš tarinį, ir po jo.

Neleidžiama jungti su šalutiniais sakiniais išskirtinių dalyvinių ir padalyvinių aplinkybių kaip vienarūšių sakinio dalių.

Pavyzdžiui: “Reikia tiksliai nustatyti uždavinius, autoriaus keliamus šiame darbe, ir kokie metodai panaudoti šiam tikslui” (netikslu); “Reikia tiksliai nustatyti uždavinius, autoriaus keliamus šiame darbe, ir metodus, naudojamus šiam tikslui” (tikslu).

Pagal reikšmę įvairiems šalutiniams sakiniamssinonimiškos tokios konstrukcijos: “nustačius .”, “remiantis susitarimu .”, “baigus .”, “sutinkamai su nurodymu .”, “ryšium su išplėtimu .”.

8.5. Sudarant sakinius, reikia atsižvelgti į dėsningumus, būdingus valdymo dokumentacijos sintaksei.

Dokumentuose labiausiai paplitę sakiniai su viena pagrindine sakinio dalimi – tariniu, ku-riuo paprastai sakinys ir pradedamas. Pavyzdžiui: “Prašome išsiųsti energetinio bloko techninį pro-jektą”. Sakiniuose su pagrindinėmis sakinio dalimis vyrauja tiesioginė žodžių tvarka, t.y. veiksnys eina prieš tarinį. Pavyzdžiui: “Valstybinės priežiūros organai tikrina šiluminės energetikos įrengimų kokybę”.

Dokumentų tekstams būdinga tai, kad pasyviosios (neveikiamoji rūšis) konstrukcijos varto-jamos dažniau, negu aktyviosios (veikiamoji rūšis).

VIII. IŠVADOS

Raštvedybos klausimas toks aktualus, jog tobulinimo poreikis toks akivaizdus, kad vienodų taisyklių sukurimas yra labai svarbus.
1. Standartas – susitarimo pagrindu parengtas ir pripažintos įstaigos patvirtintas normatyvi-
nis dokumentas, kuriame nustatomos bendram ir daugiakartiniui naudojimui tinkamos taisyklės, bendrieji principai ar charakteristikos ir kuris skirtas pasiekti optimalų sutvarkymą tam tikroje srity-je. Raštvedybos standarte nustatytos ne tik techninio pobūdžio taisyklės, bet ir juridiniai reikalavi-mai. Standartizuojant dažniausiai nustatomi didesni rodikliai, ar reikalavimai, negu praktiškai pasie-kti.
2. Dokumentai klasifikuojami pagal požymius ir įvairias grupes, kad lengviau būtų susi-
gaudyti įstaigoje, firmoje ar įmonėje. Dokumentai klasifikuojami remiantis pagal juose esančios in-formacijos pobūdį.
3. Formuliaras – tai dokumento rekvizitų visuma, jų išdėstymo sandariniame popieriaus la-
pe schema. Dokumentų formuliaras parengtas turint tikslą padidinti darbo našumą, papraščiau, len-gviau ir greičiau parašyti dokumentą rašomąja mašinėle, palengvinti dokumentų paiešką ir darbą su dokumentais, efektyviau naudoti kompiuterinę techniką.
4. Dokumentų unifikavimas – jų vienodinimas pagal informacijos sudėtį ir dokumentų for-
mą. Svarbiausias unifikavimo tikslas, nustatyti dokumentus, reikalingus konkrečiai valdymo funkci-jai. Unifikuotus dokumentus galima greičiau ir lengviau parengti, tinkamiau įforminti, juos patogiau skaityti, jų geresnė išvaizda. Unifikavimo reikšmė didėja diegiant informacinę techniką, kai būtinas duomenų sistemos vieningumas.

Visos prieš tai išvardintos dokumentų tvarkymo savybės (standartizavimas, klasifikavimas, unifikavimas) ypač labai svarbios dokumentų parengime tolesniame jų naudojime.

LITERATŪROS SĄRAŠAS

1. A.Laurinavičienė. “Raštvedyba”, Vilnius 1995

2. Lietuvos archyvų generalinė direkcija prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės.
“Lietuvos Respublikos Ministerijų, departamentų, organizacijų, įstaigų ir įmokų pavyzdinė raštvedybos instrukcija”, Vilnius 1990

3. Lietuvos archyvų generalinė direkcija. “Raštvedybos taisyklės”, Vilnius 1994

4. Vyriausioji archyvų valdyba prie TSRS ministrų tarybos sąjunginės dokumentotyros ir archyvistikos mokslinio tyrimo institutas
Unifikuota organizacinės tvarkomosios dokumentacijos sistema
“Unifikuotų formų, jų naudojimo instruktyviniai ir metodiniai nurodymai”, Vilnius 1982
5. Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės, Raštvedybos taisyklės, Vilnius 2002

Leave a Comment