Dokumento rengimo ir įforminimo taisyklės

I. DOKUMENTO RENGIMO IR IFORMINIMO TAISYKLĖS

BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, organizacijų, kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojo administravimo funkcijas, tvarkomųjų, organizacinių, informacinių dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimus, kurie taikomi nepriklausomai nuo šių dokumentų parengimo būdo ar laikmenos.
Šiose taisyklėse nustatyti dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimai taikomi ir kitiems įstaigų dokumentams, atsižvelgiant į jų paskirtį bei kitų teisės aktų nustatytus reikalavimus.
2. Šiose taisyklėse nustatyti dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimai privatiems juridiniams ir fiziniams asmenims yra rekomendaciniai.
3. Šios taisyklės parengtos vaadovaujantis Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės norminių aktų rengimo tvarkos įstatymų (Žin., 1995, Nr. 41-991), Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 1998 m. rugpjūcio 19 d. įsakymų Nr. 104 (Žin.,1998, Nr. 87-2416, 2002, Nr. 50-1923), kitais teisės aktais ir tarptautiniais standartais.
4. Šiose taisyklėse vartojamos sąvokos:
Rekvizitas – dokumento sudedamoji dalis, reiškianti nustatytas dokumento rengimo ir įteisinimo procedūras ir turinti nustatytą pastovią vietą.
Blankas – nustatyto formato popieriaus lapas su išdėstytais dokumento įforminimo rekvizitais, susijusiais su dokumento sudarytoju, turinčių teisės aktų suteiktus įgaliojimus.
Dokumento sudarytojas – kolegiali institucija, įstaiga, joos struktūrinis padalinys, įstaigos vadovas, kiti asmenys, turintys teisę sudaryti dokumentus.
Tvarkomieji dokumentai – kolegialių institucijų, įstaigų vadovų, kitų teisės aktų suteiktus įgaliojimus turinčių valstybės tarnautojų leidžiami teisės aktai viešojo ar vidaus administravimo funkcijoms įgyvendinti (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.).

Organizaciniai dokumentai –

tvarkomaisiais dokumentais tvirtinami kiti teisės aktai, nustatantys įstatymų ir kitų teisės aktų įgyvendinio normas (nostatai, įstatai, taisyklės, reglamentai ir kt.).
Informaciniai dokumentai – įstaigų siunčiamieji ir vidaus dokumentai, kuriuose pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su įstaigos veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis (raštai, pažymos, aktai, protokolai ir kt.).

ĮSTAIGOS DUOMENYS

Įstaigos duomenys rašomi vienoje eilutėje arba išdiestomi stulpeliais po dokumento sudarytojo pavadinimu arba dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje. Kai įstaigos duomenys rašomi vienoje eilutėje, tarp atskirų duomenų paliekamas didesnis intervalas arba dedami atitinkamai skyrybos ženklai. Įstaigos duomenys rašomi mažesnėmis negu kiti rekvizitai raidėmis ir gali būti atskirti linija.

Kai informacinio dokumento (rašto) sudarytojai yra kelios įstaigos, įstaigos duomenys rašomi po kiekvienos įstaigos pavadinimu.

Įstaigos duomenys sudaro: įstaigos kodas, buveinės adresas ir kita reikalinga informacija (ttelefonų ir faksų numeriai, elektroninio pašto adresas ir kt.). Telefonų ir faksų numeriai rašomi pagal Telekomunikacijų technikos taisykles TT 33-99 „Bbendrojo telefono tinklo abonentų aptarnavimas. Nacionalinių ir tarptautinių telefono numerių rašymas“, patvirtintas Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro 1999 m. gruodžio 15 d. įsakymų Nr. 438 (Žin., 1999, Nr. 108-3154).

DOKUMENTO TEKSTAS

Dokumento tekstas (lentelė, grafikas ir kt.) rašomas po dokumento datos, registracijos numerio, sudarymo vietos, raštuose – po antraštės rekvizitais. Tekstas (lentelė, grafikas ir kt.) nuo aukščiau parašytų rikvizitų atskiriamas ne mažiau kaip vienos eilutės intervalu. Atsižvelgiant į dokumento paskirtį, jo

o tekstui šiose taisyklėse ir kituose teisės aktuose nustatomi atitinkami reikalavimai:
1. Teksto pastraipų pirmosios eilutės spausdinamos vienodu, ne daugiau kaip 22 mm atstumu nuo kairiosios paraštės.
2. Tekstas gali būti skirstomas skyriais, skirsniais, punktais ir jų pastraipomis, punktų papunkčiais.
3. Skyriai ir skirsniai žymimi romėniškais skaitmenimis iš eilės ir turi pavadinimus. Pavadinimai rašomi didžiosiomis pariškintomis raidėmis, išliginiu centruotu būdu ir atskiriami nuo teksto ne mažiau kaip vienos eilutės intervalu, pvz.:

III. DOKUMENTŲ REKVIZITAI

4. Punktai žymimi arabiškais skaitmenimis ir visame tekste numeruojami iš eilės, po skaitmens dedamas taškas ir pradedama rašyti didžiaja raide. Papunkčius sudaro punkto ir papunkčio eilės numeriai. Tarp punkto ir papunkčio ir po papunkčio skaitmenų dedami taškai. Kai papunkčius sudaro sakinio dalys, jie pradedami rašyti mažąja raide ir atskiriami vienas nuo kito kabliataškiu. Papunkčiai, kuriuos sudaro sakinys ar keli sakiniai, pradedami rašyti didžiąja raide.
5. Dokumento tekstas gali būti išdėstomas laisva forma (veiklos įsakymai, nutarimai, sprendimai, potvarkiai, nurodymai, raštai, dalykiniai laiškai, pažymos, prašymai ir t.t.), pagal trafaretą (kadrų įsakymai ir t.t.), anketos (charakteristika, rekomendacija ir t.t.) arba lentelės forma (aktas, bylų nomenklatūra, apyrašai).
6. Kai kurie dokumentai rašomi laikantis tam tikros logiškai nuoseklios dokumentų tekstų tvarkos – trafareto. Dokumento trafaretą sudaro tam tikri unifikuoti žodžių junginiai bei sakiniai (pastovi informacija), o po jų palikta vieta kintamai informacijai įrašyti. Įforminant konkretų dokumentą, už

žpildomas trafaretas – įrašoma kintamoji informacija.
7. Kai kurie dokumentai gali būti įforminami anketos forma, kurioje duodamas vieno objekto ar asmens tam tikrų rodiklių pavadinimai – klausimai. Rengiant dokumentą, tuščiose vietose įrašomi vienareikšmiai atsakymai – kintamoji informacija.
8. Lentelė – taip pat unifikuoto dokumento teksto forma, tačiau joje pateikiamos kelių objektų įvairių rodiklių charakteristikos. Lentelėje vertikaliai (skiltyse) surašomi objektų pavadinimai, o horizontaliai (eilutėse) surašomos tų objektų rodiklių charakteristikos. Įforminant dokumentą, įrašoma kintama informacija.
PARAŠO REKVIZITAS
Parašas – būtinas kiekvieno dokumento rekvizitas. Dokumentas juridinę galią įgyja tik pasirašytas. Parašas reiškia, kad pasirašęs asmuo atsako už dokumento teisėtumą ir jo turinį.
Dokumentus pasirašo įstaigos vadovai arba jų pavaduotojai, kolegialių organų vadovai, struktūrinių padalinių vadovai, remdamiesi įstatymų ar kitų teisinių aktų nustatyta savo kompetencija. Paprastai pasirašomas vienas pirmasis dokumento egzempliorius (originalas).
Dokumentų antrųjų egzempliorių parašo rekvizite, vietoje parašo dedamas už įstaigos raštvedybą atsakingo struktūrinio padalinio antspaudas.
Parašo rekvizitas rašomas po dokumento tekstu:
1. Paraso rekvizitą sudaro dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė. Rekvizito dalys rašomos vienoje eilutėje ir atskiriamos nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Pareigų pavadinimas pradedamas rašyti nuo kairiosios paraštės, vardas ir pavardė rašoma eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės viduryje, pvz.:

Generalinis direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

2. Kai dokumentą pasirašo ne vienas tos pačios įstaigos tarnautojas, parašo rekvizitai dėstomi vienas po kito pagal einamas pareigas ir vi

ienas nuo kito atskiriami ne mažiau kaip vienos eilutės intervalų, pvz.:

Viršininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Vyriausiasis buhalteris (Parašas) (Vardas ir pavardė)

3. Kai dokumentą pasirašo kelių įstaigų vadovai, rašomi pilni jų pareigų pavadinimai. Parašo rekvizitai rašomi vienas po kito pagal dokumento sudarytojų pavadinimų dėstymo eilę ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.:

Revizijų departamento direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Muitinės departamento direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

4. Kai dokumentą pasirašo laikinai eiti pareigas paskirtas tarnautojas, tokios jo pareigos nurodomos parašo rekvizite, pvz.:

L.e. direktoriaus pareigas (Parašas) (Vardas ir pavardė)

5. Kai tvarkomąjį dokumentą pasirašo tarnautojas, teisės aktų nustatyta tvarka laikinai einantis vadovo pareigas, parašo rekvizite rašomos tarnautojo nuolatinės ir jo laikinai einamos pareigos, pvz.:

Direktoriaus pavaduotojas
l.e. direktoriaus pareigas (Parašas) (Vardas ir pavardė)

6. Kai patvirtintoje spausdintinėje formoje įformintą dokumentą pasirašo kitas asmuo, kurio pareigų pavadinimas (vardas ir pavardė) neatitinka formoje įrašyto parašo rekvizito, po juo rašomas (gali būti ranka) kitas parašo rekvizitas, pvz.:

Viršininkas Juozas Petrauskas
Viršininko pavaduotojas (Parašas) Jonas Petraitis

7. Kai įstatymų ar kitų teisės aktų nustatytais atvejais parašas tvirtinamas antspaudu, jis dedamas taip, kad liestų pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą.
8. Kai dokumentą pasirašo komisija, nurodomos pasirašiusiųjų asmenų pareigos komisijoje. Komisijos pirmininko vardas ir pavardė rašoma pirmoji, o jos narių vardai ir pavardės – pavardžių abėcėlės tvarka. Jei teisės aktų nustatytais atvejais dokumentą pasirašo ir dalyvaujantys (kviestieji) asmenys, jų parašai rašomi po komisijos narių parašais, pvz.:

Komisijos pirmininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė)
Nariai (Parašas) (Vardas ir pavardė)

(Parašas) (Vardas ir pavardė)
Dalyvaujantys (kviestieji) asmenys (Parašas) (Vardas ir pavardė)

(Parašas) (Vardas ir pavardė)

II. KONTRAKTAI (SUTARTYS). JŲ STRUKTŪRĄ

• LR civilinis kodeksas yra pagrindinis, bet ne vienintelis sutartis reguliuojantis šaltinis. Sutartis reguliuoja ir kiti įstatymai bei norminiai aktai.
• Sutartis turi būti išreikšta įstatymo reikalaujama forma, o reikiamais atvejais – įregistruota nurodytame viešame registre.
• Įstatymo nustatytais atvejais sutartis turi būti patvirtinta notariškai. Notarinės formos nesilaikymas sutartį daro negaliojančią.
• Sudarant sutartis, būtina atsižvelgti į imperatyvines įstatymų nuostatas. Sutartis, neatitinkanti imperatyvinių įstatymų, negalioja.
• Teisėtai sudaryta ir galiojanti sutartis jos šalims turi įstatymo galią, yra privaloma. Šalys yra įpareigotos sutartis vykdyti tinkamai ir nustatytu terminu, laikydamosi sutarties ir įstatymų nurodymų.

PIRKIMO-PARDAVIMO SUTARTIS Nr.______

_________ m. ______________ mėn. ______ d., _________

(vieta)

UAB “______________”, įmonės kodas ________________, atstovaujama veikiančio pagal įstatus direktoriaus _____________________, (toliau – Pardavėjas), iš vienos pusės, ir UAB “_____________”, įmonės kodas ________________, atstovaujama veikiančio pagal įgaliojimą Nr. ____, išduotą ______ m. ___________ mėn. ______ d. _____(kieno)__________________, (toliau – Pirkėjas), iš kitos pusės, sudarė šią sutartį. Toliau sutartyje abi šalys bendrai vadinamos Šalimis.

1. SUTARTIES OBJEKTAS IR DALYKAS
2. ŠALIŲ TESĖS IR ĮSIPAREIGOJIMAI
3. SUTARTIES KAINA
4. PREKIŲ TIEKIMO TERMINAI IR TVARKA
5. PREKIŲ KOKYBĖ
6. PREKIŲ PRĖMIMAS
7. APMOKĖJIMO SĄLYGOS
8. SUTARTIES GALIOJIMO TERMINAS IR JOS NUTRAUKIMO TVARKA
9. ŠALIŲ ATSAKOMYBĖS SĄLYGOS
10. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
11. JURIDINIAI ŠALIŲ ADRESAI IR PARAŠAI

11.1 PARDAVĖJAS 11.2. PIRKĖJAS

UŽSIENIO PREKYBOS PREKIŲ PIRKIMO

IR PARDAVIMO KONTRAKTAS
(Tipinio pavyzdžio struktūra)

KONTRAKTAS Nr.
Data
Vieta

Firmos/organizacijos pavadinimas, adresas, toliau vadinamas Pardavėju, iš vienos šalies, ir firmos/organizacijos pavadinimas, adresas, toliau vadinamas Pirkėju, iš kitos šalies, sudarė šį kontraktą.
1. KONTRAKTO DALYKAS
2. KOKYBĖ
3. KAINA IR BENDROJI KONTRAKTO SUMA
4. ĮPAKAVIMAS IR ŽYMĖJIMAS
5. PRISTATYMAS IR PRIĖMIMAS
6. TIEKIMO TERMINAI
7. PRANEŠIMAS APIE PREKIŲ IŠSIUNTIMĄ
8. MOKĖJIMŲ SĄLYGOS
8.1 Inkaso
8.2 Akredityvas
9. GARANTIJOS
10. SANKCIJOS IR REKLAMACIJOS
11. FORS MAŽORAS (NENUGALIMŲ JĖGŲ APLIKYBĖS)
12. ARBITRAŽAS
13. KITOS SĄLYGOS
14. JURIDINIAI ŠALIŲ ADRESAI

PARDAVĖJAS PIRKĖJAS

__________________ _________________

AKCIJŲ PIRKIMO – PARDAVIMO SUTARTIS
Data
Vieta

___________________ (toliau vadinama – “Pirkėjas”), gyvenantis adresu ______________, asmens kodas _______________, ir___________________ (toliau vadinama – “Pardavėjas”), gyvenantis adresu ______________, asmens kodas ____________, susitarė ir sudarė šią Sutartį.
1. Pardavėjas šia Sutartimi parduoda, o Pirkėjas perka ____ vnt. /akcijų klasė, rūšis/ uždarosios akcinės bendrovės/akcinės bendrovės /pavadinimas/, buveinės adresas__________, įmonės kodas ____________, įmonė įregistruota ________________ (toliau vadinama – “Bendrovė”), akcijas (toliau vadinama – “Akcijos”), kurių kiekvienos nominali vertė yra __ Lt.
2. Akcijos nėra įkeistos, areštuotos bei nėra jokių nuosavybės teisės apribojimų, susijusių su Akcijomis.
3. Bendra visų Akcijų, nurodytų šios Sutarties 1 punkte, kaina yra _____ Lt. (toliau vadinama – Kaina)
4. Pirkėjas sumoka Pardavėjui visą Kainą ne vėliau kaip šios Sutarties sudarymo dieną pavedimu į sąskaitą ____________.
5. Pirkėjui pilnai įvykdžius Sutarties 4 punkte nurodytas pareigas, Pardavėjas įsipareigoja perduoti nuosavybės teisę į Akcijas, Šalims pasirašant Akcijų perdavimo – priėmimo aktą, kurio pagrindu Pirkėjas turės teisę įregistruoti nuosavybės teisę į Akcijas Bendrovės akcininkų registre. Perdavimo – priėmimo aktas yra neatsiejama šios Sutarties dalis.
6. Ši Sutartis įsigalioja nuo jos pasirašymo momento.
7. Ši Sutartis pasibaigia visiškai įvykdžius visus šioje Sutartyje numatytus Šalių įsipareigojimus.
8. Ši Sutartis sudaryta dviem egzemplioriais lietuvių kalba – po vieną egzempliorių kiekvienai šaliai.
9. Ši Sutartis gali būti pakeista ir papildyta tik abipusiu Šalių rašytiniu susitarimu.
10. Visi dėl šios Sutarties pažeidimo, nutraukimo ar negaliojimo ar kitaip iš šios Sutarties atsirandantys ginčai, nesutarimai ar reikalavimai turi būti sprendžiami taikiu būdu. Jei tokių ginčų, nesutarimų ar reikalavimų nepavyks išspręsti taikiu būdu, tai jie turi būti sprendžiami teisme Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka.
11. Šalių parašai:
PARDAVĖJAS PIRKĖJAS

___________________ __________________
III. PRAŠYMO IR RAŠTO PAVYZDŽIAI

UAB „VILNIAUS ENERGIJA“
2-O KLIENTŲ APTARNAVIMO CENTRO
VADYBININKĖ-ŠILUMININKĖ
TATJANA ZDANOVIČ

UAB „Vilniaus Energija“
Prezidentui
Jean Sacreste

PRAŠYMAS
2003-05-15
Vilnius

Prašau suteikti man apmokamų mokymosi atostogų nuo 2003-05-26 iki 2003-05-31 įskaitinai.

PRIDEDAMA. Vilniaus kolegijos verslo vadybos fakulteto 2003-05-15 pažyma Nr. 214

Vadybininkė-šilumininkė Tatjana Zdanovič

LITERATŪRA:

1. Raštvedybos taisyklės. Dokumentų rengimo ir įfirminimo taisyklės. Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė. – Teisės aktai. Su pakeitimais ir papildymais iki 2003-02-15. – Vilnius 2003.
2. M. Čeikauskienė. Verslo korespondencija ir kontraktų sudarymas. – Vilnius 1998.
3. www.Lm.lt/rastvedyba/.

Leave a Comment