Asmens dokumentu rengimo ir iforminimo ypatumai

TURINYS

ĮVADAS 3
I. TEORINĖ DALIS 4
1.1. Dokumentas 4
1.2. Bendrieji Dokumentų įforminimo reikalavimai 4
1.3. Dokumentų rekvizitai 5
1.4. Dokumentų skirstymas 5
II. ASMENS DOKUMENTAI 6
2.1. Prašymas 6
2.2. Įgaliojimas 7
2.3. Gyvenimo aprašymas (CV) 8
2.4. Motyvacinis laiškas 10
2.5. Tarnybinis pranešimas 10
2.6. Skundas 11
2.7. Charakteristika 12
2.8. Rekomendacija 13
III. PRAKTINĖ DALIS. ASMENS DOKUMENTŲ RENGIMO IR ĮFORMINIMO ANALIZĖ 15
IŠVADOS 19
LITERATŪROS SĄRAŠAS 20ĮVADAS
Kursinio darbo tema – „Asmens dokumentų rengimo ir įforminimo ypatumai.
Ši tema aktuali kiekvienam, rašančiam kokios nors rūšies dokumentą, pvz.: prašymas, gyvenimo aprašymas, skundas ir kt. Norint gerai parašyti dokumentą reikia žinoti raštvedybos taisyklių reikalavimus.
Šiuo kursiniu darbu ir norima atskleisti raštvedybos reikalavimus, rašant asmens dokumentus, kad žmogus žinotų pagrindinius reikalavimus, rašydamas dokumentą.

Darbo tikslas – atskleisti asmens dokumentų rengimo ir įforminimo yppatumus.

Darbo uždaviniai:
1. Supažindinti su, dažniausiai rašomų asmens dokumentų, rengimo ir įforminimo
reikalavimais.
2. Pateikti dokumentų pavyzdžių.
3. Išanalizuoti dažniausiai daromas klaidas.
Pagrindiniai informacijos šaltiniai, kuriais remiantis atliktas darbas: Dokumentų
rengimo ir įforminimo taisyklės. Patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19; žurnalas – „Vadovo pasaulis“; internetas ir kt.

Darbo metodai:
1. Informacijos rinkimas.
2. Dėstytojo konsultacija.
3. Literatūros analizė.I. TEORINĖ DALIS
1.1. Dokumentas
Dokumentas – informacinės aplinkos produktas. Jis susijęs su visuomenės gyvenimu ir
yra pagrindinė organizacijų veiklos priemonė. Dokumentuose fiksuojami ir realizuojami valdymo sprendimai. Be to, tai žmonijos patirtis, žinios, saugomos irr perduodamos iš kartos į kartą.

Dažniausiai dokumentas apibūdinamas kaip materialioje laikmenoje užfiksuota informacija su rekvizitais, pagal kuriuos ją (informaciją) galima identifikuoti.

Šiuolaikinių organizacijų veiklai dokumentuoti sukurtos dokumentų sistemos. Dokumentai į sistemas skirstomi pagal šiuos požymius: veiklos sritį, kilmę, paskirtį, rūšį, įforminimo reikalavimus. Dokumentų si

istemos specifika iš esmės priklauso nuo tos visuomeninės funkcijos, kurią atlikti ji sukurta. Ypatinga reikšmė teikiama organizaciniams, tvarkomiesiems ir informaciniams dokumentams. Šie dokumentai universalūs, rengiami visose organizacijose. Jais vykdoma bendra funkcija, t.y. valdymo proceso organizavimas. Pavyzdžiui, įstaigų organizacinė veikla fiksuojama nuostatose, įstatuose, taisyklėse.1.2. Bendrieji Dokumentų įforminimo reikalavimai
Dokumentai įforminami tokių formatų, pagal LST EN 20216:2001 ir ISO 353:1975
Standartus, popieriaus lapuose: A4 (210x297mm), A5 (148x210mm) ir A4 L (210x297mm), A5 L (148x210mm).

Dokumentai įforminami paliekant tokio pločio paraštes: kairioji – 30 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė – 20 mm, apatinė – ne mažesnė kaip 20 mm.

Dokumentai spausdinami tik vienoje lapo pusėje, išskyrus taisyklėse ir kituose teisės aktuose numatytas žymas ar nuorodas, rašomas antroje lapo pusėje.

Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas antrasis ir tolesni lapai. Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arrabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnių.

Dokumentai rašomi laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisinės terminijos.1.3. Dokumentų rekvizitai
Dokumentų rengimo ir įforminimo rekvizitai yra:

1. Herbas arba prekių ženklas.

2. Dokumento sudarytojo pavadinimas.

3. Įstaigos duomenys.

4. Specialioji žyma.

5. Priedo žyma.

6. Dokumentų gavimo registracijos žyma.

7. Dokumento pavadinimas.

8. Dokumento data.

9. Dokumento registracijos numeris.

10. Gauto dokumento nuoroda.

11. Dokumento sudarymo vieta.

12. Adresatas.

13. Rezoliucija.

14. Dokumento tvirtinimo žyma.

15. Dokumento tekstas.

16. Parašas.

17. Dokumento suderinimo žyma.

18. Vizos.

19. Supažindinimo žyma.

20. Rengėjo nuoroda.

21. Dokumento paieškos nuoroda.

22. Kopijos tikrumo žyma.1.4. Dokumentų skirstymas
Lietuvos raštvedybos standartas LST 6.1-91 reglamentuoja organizacinius tvarkomuosius dokumentus (OTD), naudojamus Lietuvos valstybinės valdžios, valdymo įstaigose bei privačiose įmonėse.

Įforminant pagal šį standartą, visi dokumentai suvienodinami formos ir turinio atžvilgiu. Pa
agal tai visi dokumentai įstaigose skirstomi į dvi grupes:
1. Asmens dokumentai.
2. Oficialieji – tarnybiniai dokumentai.
Asmens dokumentai – asmens vardu rašomi dokumentai, įforminami ne blanke, bet
pagal raštvedybos reikalavimus.

Oficialieji – tarnybiniai pagal veiklos sritis skirstomi į unifikuotų dokumentų sistemas (unifikuoti dokumentai – tai suvienodinti dokumentai savo forma bei turiniu, pvz. banko čekis, mokyklos diplomas). Dažniausios įstaigoje yra planavimo, buhalterinės apskaitos, statistikos, materialinio tiekimo ir organizacinių tvarkomųjų dokumentų sistemos. Pastaroji sistema skirta valdymo veiklai fiksuoti, todėl įstaigų raštvedyba iš esmės apima tik organizacinius tvarkomuosius dokumentus. Kitų sistemų dokumentai rašomi ir įforminami pagal jiems skirtus reikalavimus. Raštvedyba reguliuoja šių sistemų tik bendruosius tvarkymo, saugojimo, atidavimo į archyvą bei nurašymo principus. Organizacinių tvarkomųjų dokumentų sistema (OTD) apima tris pagrindinių dokumentų grupes:
1. Organizaciniai dokumentai – tai dokumentai, kuriais darbas įstaigoje
organizuojamas tam tikra tvarka (įstatai, instrukcijos, nuostatai, nomenklatūros, taisyklės).
2. Tvarkomieji dokumentai – tai įstaigos valdymo veiklą išreiškiantys dokumentai
(įsakymai, įstatymai, nutarimai, potvarkiai, pavedimai, sprendimai, sutartys ir kt.).
3. Informaciniai dokumentai – tai tokie dokumentai, kurie fiksuoja, patvirtina faktus,
įvykius arba suteikia informaciją (aktai, pažymėjimai, protokolai, raštai, apyrašai, pažymos ir kt.). informaciniams dokumentams priklauso ir dalykiniai laiškai (pasiteiravimo, raginimo, rekomendaciniai, padėkos laiškai ir atsakymai į juos, prašymai pareiškimai, skundai ir kt.).
Informacinių dokumentų grupei priskiriami ir asmens dokumentai, kurie įforminami ne
įstaigos blankuose (prašymas, gyvenimo aprašymas ir kt.).II. ASMENS DOKUMENTAI
Asmens dokumentai – tai asmens vardu ra
ašomi dokumentai, kurie įforminami ne blanke (baltame lape), bet pagal raštvedybos reikalavimus. Asmens dokumentai gali būti prašymas, skundas, gyvenimo aprašymas, įgaliojimas, tarnybinis pranešimas, motyvacinis laiškas.2.1. Prašymas
Prašymas – įstaigai ar vadovui skirtas raštas, kuriuo ko nors prašoma ar pageidaujama.

Prašymą dažniausiai rašo vienas asmuo, bet gali rašyti ir asmenų grupė. Prašymas turi turėti antraštinę dalį, tekstą ir parašą. Teksto pabaigoje gali būti priedų sąrašas.

Rašant prašymą savo įstaigai, didžiosiomis raidėmis vardininko linksniu nurodomas visas įstaigos pavadinimas, prašančiojo pareigos, vardas ir pavardė.

Rašant prašymą kitai įstaigai, pirmiausia didžiosiomis raidėmis vardininko linksniu rašomas prašančiojo vardas ir pavardė, apačioje – asmens kodas, gyvenamosios vietos adresas ir telefonas.

Prašymas gali būti adresuojamas įstaigai, jos padaliniui ar vadovui. Adresato pavadinimas rašomas po dokumento sudarytojo žyma lapo kairėje pusėje naudininko linksniu. Adresuojant vadovui, gali būti rašomos tik pareigos. Pareigų pavadinimą gali rašyti didžiąja raide. Jei rašomos pareigos, vardas (vardo raidė) ir pavardė, pareigų pavadinimas rašomas mažąja raide.

Pavadinimą (PRAŠYMAS) ir antraštė (DĖL.) rekomenduojama rašyti po adresato žyma lapo viduryje didžiosiomis paryškintomis raidėmis.
Po antrašte lapo viduryje rašoma data, pvz.: 2000-00-00, o po data – vietovės pavadinimas, pvz.: Šiauliai.

Prašymo tekstas paprastai pradedamas veiksmažodžiais: Prašau, Prašome. Norint pabrėžti ne prašymą, o mandagumą, vartojama tariamoji nuosaka: Prašyčiau, Prašytume. Jaustuko reikšmę įgijusi forma Prašom prašymams nelabai tinka.

Po prašomojo veiksmažodžio nusakomas pa
ats prašymas, gali būti dėstomi jo motyvai ar aplinkybės. Tai galima pasakyti šalutiniu dėmeniu, prijungtu jungtukais nes, kadangi, arba atskiru sakiniu. Prašymo priežastis ir aplinkybes galima išdėstyti pačioje pradžioje, tik po to pasakyti prašymą. Prašymo tekstą galima baigti įvairiais papildomais ir paaiškinamaisiais sakiniais, pvz.: Esu baigęs.; Su nuostatais susipažinau.

Jei prie prašymo pridedama priedų, teksto pabaigoje jie išvardijami.

Prašymas pasirašomas nenurodant pareigų. Parašo žymą sudaro po tekstu lapo viduryje rašomas prašančiojo asmens parašas ir lapo dešinėje rašomas vardas bei pavardė.2.2. Įgaliojimas
Įgaliojimu įstaiga ar asmuo suteikia teisę kitam asmeniui jo vardu atlikti nurodytus veiksmus. Įgaliojimo antraštinę dalį sudaro įstaigos pavadinimas arba įgaliojančio asmens vardas ir pavardė, dokumento pavadinimas (ĮGALIOJIMAS), data (gali būti ir vietos nuoroda) ir adresatas.

Tekstas paprastai pradedamas veiksmažodžio esamojo laiko pirmuoju asmeniu Įgalioju. Jei antraštinėje dalyje įgaliotojas nenurodytas (individualiems asmenims rašant įgaliojimus), tekstas pradedamas įvardžiu Aš ir įgaliotojas įterpiamas tarp įvardžio ir veiksmažodžio įgalioju, pvz.:

Aš, Jonas Andriūnas, įgalioju.

Įstaigų įgaliojimą galima rašyti neveikiamąja forma, pvz.:

Jonas Andriūnas (nurodoma gyvenamoji vieta, paso duomenys) įgaliojamas.

Individualų įgaliojimą pasirašo įgaliojantis asmuo, įstaigos įgaliojimą – jos vadovas ir buhalteris. Įgaliojimai gali būti tvirtinami atsakingo įstaigos pareigūno parašu ir antspaudu.2.3. Gyvenimo aprašymas (CV)
Gyvenimo aprašymas turi būti trumpas ir informatyvus, nesvarbu kokiu tikslu jis rašomas: ieškant darbo, dalyvaujant projekto konkurse, siekiant gauti finansavimą ar kitais tikslais.

Gyvenimo aprašymas nėra autobiografija, kurią anksčiau rašydavo rišliu tekstu – pradedant gimimo data ir baigiant paskutine darboviete.
Gyvenimo aprašymas rašomas laisva forma, tačiau vis dėlto rekomenduotina laikytis bendrųjų raštvedybos taisyklių. Pateikiama informacija gali būti suskirstyta kategorijomis, išdėstyta pastraipomis ar pateikiama kitokia forma. Gyvenimo veiklos aprašyme trumpai išdėstomi svarbiausi gyvenimo faktai, o plačiau – darbai ir jų rezultatas.

Kad gyvenimo aprašymo gavėjui nereikėtu sukti galvos, pirmiausia nurodome, kodėl į jį kreipiamės (pavyzdžiui: „Dėl vadybininko pareigybės pagal Jūsų firmos skelbimą žurnalo „Vadovo pasaulis“ antrajame numeryje“). Toliau būtu pateikiami asmeniniai duomenys. Nurodoma vardas, pavardė, kontaktiniai telefonai (darbo, namų, mobiliojo ryšio), el. pašto adresas. Jei nurodoma gimimo data 9metai, mėnuo, diena), amžiaus rašyti nereikia. Galima (nors nebūtina) nurodyti savo adresą, šeimyninę padėtį ir tautybę.

Pasiūlymas ir darbo patirtis

Čia pirmiausia pateikiama informacija apie pretendento specialybę, pageidaujamą dirbti darbą. Ypač svarbu konkrečiai suformuluoti savo specialybę, turint galvoje, kad dauguma darbdavių vertina siauro profilio specialistą, universalumą vertindami kaip diletantizmo požymį.
Darbo patirtį galima nušviesti plačiai, chronologine tvarka – pradedant pirmąją darboviete bei pirmomis pareigomis ir baigiant paskutiniąja darboviete, pareigomis.

Oficialus pareigų pavadinimas ne visada atspindi tą darbą, kuris buvo dirbamas, todėl reikėtų tiksliau apibūdinti dirbtą darbą ir rezultatus, kurie buvo pasiekti.

Išsilavinimas

Pradėti aprašymą nuo mokyklos reikia tik tuo atveju, jei mokyklos specializacija turi įtakos darbui, kurio ieškote. Kitos mokslo įstaigos, įstojimo ir baigimo datos, įgytas mokslo laipsnis ir kvalifikacija nurodomi tiksliai. Jei mokėtės gerai, tai reikia pabrėžti ir gyvenimo aprašyme.

Vardinant kursus, seminarus, reikėtų pasirinkti svarbiausius. Jų neturėtų būti labai daug. Optimalus skaičius – 5, gali būti ir daugiau, bet neturėtų būti daugiau kaip 10.

Sugebėjimai ir įgūdžiai

Tai pagrindinis gyvenimo aprašymo blokas. Čia nurodomi dalykai, reikšmingi sprendžiant apie asmens kvalifikaciją. Tai gali būti sugebėjimas dirbti kompiuteriu, nurodant kokiomis programomis dirbama ir kiek metų, darbo įgūdžiai, reikalingi siekiamoms pareigoms, pavyzdžiui, darbo organizavimo, konsultavimo patirtis.

Kalbų mokėjimas galėtų būti įvertintas pagal kalbėjimo, skaitymo ir rašymo įgūdžius: Anglų – kalbu ir skaitau puikiai, rašau gerai.

Gyvenimo aprašyme nurodomos ir kitos asmeninės savybės: gebėjimas bendrauti, darbštumas, punktualumas, darbo komandoje patirtis, pomėgiai.

Rekomendacijos

Gyvenimo aprašyme galima įrašyti, kad pateiksime rekomendacijas, jei šito prireiks. Jei darbo ieškoma savarankiškai ir užklausas bei gyvenimo aprašymus siunčiame iš karto į kelias vietas, nenurodome mus rekomenduojančių asmenų, buvusių vadovų telefonų numerių. Nereikėtų darbdaviui pateikti savo dragų duotas rekomendacijas – jie yra suinteresuoti asmenys ir jų pateiktos rekomendacijos, kuriose dažniausiai pažymimos asmens teigiamos savybės, gali būti neobjektyvios.

Paprastai reikia dviejų žmonių rekomendacijų.

CV rašymo stiliai

CV galima rašyti keliais būdais. Trys dažniausiai naudojami rašymo stiliai:

Chronologinis CV

Tokio tipo gyvenimo aprašymas paremtas laiko principu: pradedama nuo praeities ir keliaujama link dabarties per mokymosi, lavinimosi ir darbo istoriją. Šio tipo CV turėtų atskleisti motyvacijas ir siekius. Informacija pateikiama pagal pagrindines antraštes: išsilavinimas, darbo patirtis ir pan.

Fiksuotas į įgūdžius CV

Jis akcentuoja su norimu darbo susijusius asmens įgūdžius.

Informacija turi būti sugrupuota pagal sritis ir įg.ūdžius, susijusius su atskirais darbo periodais ir atitinkančiais norimo darbo specifiką.

Nutaikytas CV

Šis CV orientuotas į konkrečią darbo vietą. Jo tikslas – įtikinti skaitytoją, kad besikreipiantis dėl darbo asmuo gali jį gerai atlikti. Jis rašomas tuomet, kai žmogus labai gerai numano, kokie šio darbo reikalavimai. Tuomet jis išvardina atitinkamus savo pasiekimus, pateikia realius įrodymus, surašo darbo ir mokymosi istoriją. Rašydami tokį CV, parodoma, kad kad gerai žinome norimo darbo specifiką – tačiau, deja, jis taip pat gali parodyti, kad šiam darbui visiškai netinkame.2.4. Motyvacinis laiškas
Gyvenimo aprašymas išsiunčiamas keliems darbdaviams ir jis būna bendro pobūdžio. Šį dokumentą tikslinga siųsti su motyvaciniu laišku. Informacija taptu kryptingesnė ir veiksmingesnė, sudomintų konkretų darbdavį.

Motyvacinį laišką reikia parašyti taip, kad įtikintumėme darbdavį ir įrodytumėme, jog esame tinkamas tai pareigybei, kurią gauti pretenduojame. Laiško pradžioje tikslinga nurodyti motyvus, kuriais kreipiamės į vadovą. Pavyzdžiui, galime priminti buvusį susitikimą ar pokalbį telefonu, o gal informacijos radome laikraščio skelbime. Derėtų įrašyti keletą malonių atsiliepimų apie organizaciją. Pagrindinėje dalyje aprašyti savo gebėjimus bei pasiektus rezultatus, kurie įrodytų, jog mūsų pretenzijos (norai) dirbti šį darbą yra pagrįstos. Baigiamoji pastraipa – mūsų tolimesni veiksmai. Prašome telefoninio skambučio ar elektroninės žinutės dėl pokalbio, domimės galimybe atvykti į organizaciją vadovui tinkamu laiku.

Darbdavys, skaitydamas motyvacinį laišką, vertins ne tik turinį, bet ir kitus požymius. Laiško stilius turi rodyti darbui tinkamą išsilavinimą. Dokumentas turi būti tikslingas ir įtikinamas, darbui reikalingos savybės aprašytos taip, kad pretendentas išsiskirtų iš kitų, besisiūlančių į šią vietą.

Motyvacijos laiškas neturi būti ilgas. Tekstas turi būti aiškus, suprantamas ir intriguojantis. Laišką reikia pradėti kreipiniu – nurodyti organizacijos pavadinimą, vadovo pareigas, jeigu žinome – vadovo vardą ir pavardę.

Motyvacinio laiško pabaigoje parašyti, kokios naudos darbdavys turėtų, jei taptume jo vadovaujamos organizacijos darbuotoju. Nepamiršti savo vardo, pavardės, pasirašome. Laiško apačioje nurodyti koordinates, kaip būtų mus galima rasti.2.5. Tarnybinis pranešimas
Tai dokumentas, adresuojamas įstaigos vadovui, kuriame aprašomas koks nors įvykis arba keliamas koks nors klausimas .

Tarnybinis pranešimas forminamas bendrajame savo įstaigos blanke (nereikia 26 rekvizito, bet būtinas 12 ir 13 rekvizitai).

Tarnybinis pranešimas – vadovui adresuotas dokumentas, kuriame pranešami faktai, teikiami nurodymai, išdėstomi pasiūlymai. Tarnybinį pranešimą gali rašyti struktūros padalinio vadovas įstaigos vadovui arba kitas atsakingas darbuotojas. Jeigu rašo padalinyje dirbantis darbuotojas, jis tarnybinį turi adresuoti savo padalinio vadovui.

Rašant tarnybinius pranešimus būtina laikytis pareigų eiliškumo. Jeigu tarnybinius pranešimus rašo eilinis darbuotojas, jį įformina pagal raštvedybos reikalavimus, tačiau neneadoja blanko.

Tarnybiniai pranešimai gali būti rašomi šiais atvejais:
 Dėl darbuotojų darbo drausmės pažeidimo;
 Dėl užduočių atlikimo ne laiku;
 Dėl nekokybiškų gamybinių užduočių atlikimo;
 Dėl darbuotojų paskatinimo;
 Dėl paskyrimo į kitas pareigas;
 Dėl pastebėtų tvarkos pažeidimų;
 Dėl pastebėtų įvykių (įsilaužimo);
 Kitais atvejais.
Tarnybiniai pranešimai, kuriuose rekomenduojama suteikti aukštesnes pareigas,
apdovanoti darbuotojus, dalykinėje korespondencijoje kartais vadinami pristatymo laiškais.

Tarnybiniuose pranešimuose klausimus reikia išsamiai aprašyti, pvz.: rašant dėl darbo drausmės pažeidimo ar nekokybiškai atlikto darbo, nepakanka vien tik konstatuoti. Tarnybinis pranešimas turi būti argumentuotas, jame būtinai turi būti pateikiamos išvados arba pasiūlymai.2.6. Skundas
Skundas – oficialus raštas dėl padarytos žalos, skriaudos ar neteisėtų veiksmų.

Skundo tikslas – tinkamai sutvarkyti nesklandumus. Rašant skundą visada didesnė tikimybė gauti norimą rezultatą, jeigu jis parašytas mandagiai. Nieko neįmanoma pasiekti piktu tonu.

Skundus rašyti dalykiškai, ypač tiksliai ir mandagiai. Skundas būtinai turi būti pagrįstas faktais. Kuo dalykiškiau ir objektyviau parašytas skundas, tuo lengviau į jį atsakyti.

Rašant skundą reikia:
 Nurodyti sutarčių, sąskaitų, sąskaitų – faktūrų datas ir numerius. Pateikti šių
dokumentų kopijas.
 Išsamiai aprašyti prekę ar patarnavimą, kurio buvo pageidauta. Nurodyti
medelio, serijos numerį ir kodą, pagal kurį prekė ar paslauga registruota.
 Paprastai ir aiškiai nurodyti, kas nepatenkina.
 Pagrįsti skundo teisėtumą ir paaiškinti, ko reikalaujama.
Kiekvieną skundą reikia vertinti rimtai, net jei nėra galimybių ištaisyti susidariusią
situaciją.

Skundai forminami kaip informaciniai dokumentai.2.7. Charakteristika
Charakteristika – dokumentas, kuriame aprašomos darbuotojo dalykinės savybės, asmeninės ypatybės, pasireiškiančios požiūriu į darbo priedermes, profesijos tobulinimą, atskleidžiami darbuotojo gebėjimai bendrauti, bendradarbiauti su kitais kolektyvo nariais ar jiems vadovauti. Tuo aprašymu pateikiama administracijos nuomonė apie darbuotoją.

Charakteristikos rašomos paprašius darbuotojui arba išsiunčiamos kitų organizacijų prašymu. Taigi, charakteristika yra informacinis siunčiamasis dokumentas ir ji įforminama įstaigos informacinių siunčiamųjų dokumentų blanke.

Charakteristikos tekstas yra dviejų dalių. Pirmojoje (įvadinėje) dalyje pateikiami anketiniai duomenys – gimimo metai, išsilavinimo cenzas, mokslo laipsnis. Antrojoje dalyje (dokumento pagrindiniame tekste) nurodoma profesinė kvalifikacija, darbo trukmė organizacijoje, karjera, vertinamas profesinis meistriškumas, asmeninės savybės, pažymimas aktyvumas. Teksto pabaigoje kartais nurodoma charakteristikos paskirtis.

Charakteristika pasirašoma ir tvirtinama pagrindiniu įstaigos antspaudu.

Gerą ir originalią charakteristiką parašyti nelengva. Organizacijos (struktūrinio padalinio) vadovui nepakanka pažinti charakterizuojamą darbuotoją, reikia ir psichologijos žinių.

Skiriamos trys darbo kolektyvo santykių grupės: profesiniai santykiai, visuomeninė aplinka ir asmenybės gyvenimo aplinka. Še santykiai ir turi atsispindėti charakteristikoje.

Profesinė aplinka – tai subordinacijos (pavaldumo) ryšiai, bendros veiklos apsprendžiami santykiai, individualūs specialisto profesionalo bruožai.

Asmenybės socialinis vaidmuo pasireiškia ne tik jam vykdant profesines funkcijas,

Visuomeninėje aplinkoje žmogus yra kokios nors organizacijos narys arba tiesiog pilietis. Reikšminga ir asmenybės aplinka, kurioje patenkinami žmonių materialiniai, kultūriniai, buitiniai bei bendravimo poreikiai. Šioje sferoje taip pat formuojasi gana reikšmingi ir sudėtingi kolektyvo narių santykiai, ryškėja asmens vertybių samprata.

Psichologijos moksle vartojami terminai asmenybė, individas ir individualumas. Šie terminai nusako skirtingus reiškinius. Žmogus kaip tam tikros bendruomenės atstovas (atskira būtybė) nusakoma terminu individas. Kai apibūdinami išskirtiniai požymiai, vartojamas terminas individualybė. Tai individo psichikos savitumas, skiriantis vieną žmogų nuo kito. Šis savitumas reiškiasi individo temperamento, charakterio bruožais, interesų, poreikių ir gebėjimų, suvokimo procesų ir intelekto savitumu.

Charakteristikoje reikia atskleisti asmenybės socialinį vaidmenį, asmens charakterį. Tai tvirtų psichologinių savybių sistema, nuo kurių priklauso žmogaus elgesys, jo požiūris į darbą, kitus žmones ir save patį. Asmens charakterį padės atskleist psichologijos leidiniuose vartojamos charakterizuojančių savybių reikšmės:

Principingas (nuosekliai besilaikantis principų) Beprincipis (be principų, be tvirto nusistatymo)
Taktiškas (turintis taktą, mokantis gerai elgtis) Netaktiškas (netinkamai, nemandagiai pasielgiantis)
Drausmingas Nedrausmingas
Darbštus Tingus
Pasitikintis savimi Nepasitikintis savo jėgomis
Pervertintas (per daug įvertinantis) savo gebėjimus Nepakankamai įvertinantis savo gebėjimus
Savikritiškas Nesavikritiškas (nekritiškai vertinantis savo darbą, veiklą)
Reiklus savo, kitų atžvilgiu Nereiklus
Tvarkingas Apsileidęs (netvarkingas, nepareigingas)
Rūpestingas, dėmesingas Atsainus, aplaidus, nerūpestingas2.8. Rekomendacija
Rekomendacija – dokumentas, kuriame aptariama ir palankiai vertinama asmens veikla, pateikiami šiam asmeniui palankūs siūlymai.

Rekomendacijas gali rašyti buvę darbdaviai, dėstytojai, visuomeninių organizacijų vadovai ir netgi gerai žinomi įtakingi draugai.

Rekomendacijose paprastai aprašoma paskutinė darbo ar mokslo vieta, vertinami veiklos rezultatai, pažymima jų svarba. Gali būti apibūdinti ir kiti dalykai – pažiūra į darbą, profesinis tobulėjimas, gebėjimai bendrauti su kolektyvo nariais, vadovauti jiems ir pan.

Kitoje rekomendacijos dalyje pažymima, kad asmuo tinka tam tikram darbui, mokslui, pareigoms, ar veiklai.

Rekomendacija visada teigiama ir apibūdinamajam asmeniui palanki. Priešingu atveju ji tiesiog nerašoma.

Rekomendacija gali būti rašoma pagal įprastą formuliarą. Pradžioje nurodoma rekomendacijos teikėjo darbas, pareigos, vardas ir pavardė. Nustatyta tvarka užrašomas dokumento pavadinimas, surašymo data ir vieta. Dokumento pavadinimas galėtų būti formuluojamas taip: Rekomendacija dėl skyriaus vedėjo pareigų. Po teksto rekomendacijos teikėjas pasirašo.

III. PRAKTINĖ DALIS
ASMENS DOKUMENTŲ RENGIMO IR ĮFORMINIMO ANALIZĖ

Prašymas dėl priėmimo į darbą (1 priedas)
Dokumento sudarytojo vardas ir pavardė turėtų būti rašomi didžiosiomis raidėmis, paryškintu 14 šriftu.
Neteisingai užrašyti asmens duomenys. Turėtų būti nurodytas asmens kodas, adresas užrašomas pagal pašto reikalavimus, nurodomas telefono numeris (jei turi), gali būti nurodytas elektroninio pašto adresas.
Dokumento pavadinimas parašytas be antraštės, o turėtų būti antraštė dėl ko rašomas dokumentas.
Nenurodyta dokumento sudarymo vieta, o prašyme turi būti nurodyta.

Rezoliucija parašyta netinkamoje vietoje. Rezoliucija rašoma lapo laisvame plote tarp dokumento sudarytojo pavadinimo ir dokumento teksto, neliečiant kitų rekvizitų.

Gyvenimo aprašymas (2 priedas)

Gyvenimo neturi nuoseklaus ir aiškaus išdėstymo.
Nenurodomas dokumento sudarytojo pavadinimas, kuris turėtų būti rašomas lapo viršuje, išilginiu centruotu būdu, paryškintomis, didžiosiomis raidėmis, 14 šriftu.
Nenurodoma dabartinė gyvenamoji vieta, telefono numeris.
Nenurodomas kalbų mokėjimas, darbas kompiuteriu, asmeninės savybės, pomėgiai.

Prašymas dėl parėmimo (3 priedas)

Dokumento sudarytojo vardas ir pavardė turėtų būti spausdinami 14 šriftu paryškintomis didžiosiomis raidėmis.

Asmens duomenys pateikiami nepilni. Turėtų būti nurodytas asmens kodas.

Adresatas užrašytas netiksliai. Kada dokumentą rašome žmogui, kurio nežinome nei vardo nei pavardės, pareigos rašomos iš didžiosios raidės.

Dokumento pavadinime neužrašyta antraštė, dėl kokios priežasties rašomas prašymas.
Data turi būti rašoma nemišriu būdų, atskiriant metus, mėnesį ir dieną brūkšneliais.
Žodis „pagarbiai“ rašomas iškart po teksto, kaip nauja pastraipa.
Parašo rekvizitas prašyme rašomas taip: ties viduriu dedamas parašas, o vardas ir
pavardė rašomi dešinėje lapo pusėje.

Prašymas dėl papildomų atostogų ( 4 priedas)

Dokumento sudarytojo pavadinimas turi būti rašomas lapo viršuje, centruotu vėliaviniu būdu, didžiosiomis, paryškintomis raidėmis, 14 šriftu. Jeigu žmogus yra dirbantis toje įstaigoje, kuriai adresuoja dokumentą, rašomas pilnas įstaigos pavadinimas, pareigos ir vardas, pavardė.

Adresatas rašomas kairėje lapo pusėje kampiniu vėliaviniu būdu. Kai dokumentas adresuojamas konkrečiam asmeniui, rašomas tarnautojo pilnas pareigų pavadinimas, vardas ir pavardė naudininko linksniu. O priede, pateiktame dokumente, neįvardintas tarnautojo vardas ir pavardė.

Dokumento pavadinimas nerašomas lapo dešiniajame kampe. Dokumento pavadinimas turi būti rašomas po adresato rekvizitu, centriniu išilginiu būdu, didžiosiomis, paryškintomis raidėmis, 12 šriftu. Taip pat turi turėti antraštę.

Neteisingai parašyta teksto antroji dalis. Kada ką nors pridedame prie dokumento, rašome taip:

PRIDEDAMA.:
1. Šiaulių universiteto rektoriaus 2003 m. lapkričio 13 d. įsakymo Nr. 73V išraša.s,
1 lapas.
2. Šiaulių universiteto kvalifikacijos instituto raštas dėl studijų.
Parašas rašomas viduryje, o vardas ir pavardė dešiniajame kampe.

Įgaliojimas (5 priedas)
Neteisingai užrašyti įstaigos duomenys. Turėtų būti:
Atsisk.sąsk.Nr. 43300010060 NORD/LB Lietuva banko Naujosios Akmenės skyriuje
kodas 40100. Sutrumpinimai tel. ir faks. rašomi iš mažųjų raidžių (rašoma 10 šriftu).

Dokumento data ir numeris rašomi po dokumento pavadinimo, centruotu išilginiu būdu.

Dokumento pavadinimas turi turėti antraštę.

Nepaminėta dokumento sudarymo vieta, o ji turėtų būti rašoma po dokumento sudarymo datos, centruotu išilginiu būdu.
Kadangi, šiuo atveju įgaliojimą rašo įstaigos vadovas – būtinas antspaudas, kuris dedamas ant pareigų pavadinimo.
Gyvenimo aprašymas (6 priedas)
Dokumento sudarytojo vardas ir pavardė turėtų būti rašoma 14 šriftu, paryškintomis, didžiosiomis raidėmis.
Asmens duomenys rašomi 10 šriftu. Nereikia žodžio „gyvenanti“. Turėtų būti rašoma taip: V.Kudirkos g. 20-19, LT-5456 Naujoji Akmenė, tel. (8-425) 54 867 ir po asmens duomenų brėžiamas brūkšnys.
Gyvenimo aprašyme nereikia nurodyti adresato.
Tačiau reikėtų nurodyti dokumento sudarymo datą ir vietą, po dokumento pavadinimu, centruotu išilginiu būdu.
Gyvenimo aprašymo kategorijų išdėstymas galėtų būti rašomos paryškintai, kad labiau išsiskirtu informacija iš teksto.
Į CV turėtų būti įtraukta skiltis – rekomendacijos, jeigu žmogus prie gyvenimo aprašymo prideda ir rekomendaciją.
Tarnybinis pranešimas (7 priedas)
Dokumento sudarytojo pavadinimas turėtų būti rašomas 14 šriftu, didžiosiomis paryškintomis raidėmis.
Dokumento pavadinimas turi turėti antraštę. Pvz.:
TARNYBINIS PRANEŠIMAS
DĖL JOLANTOS ŠIURKUVIENĖS NEATVYKIMO Į DARBĄ

Data rašoma ne mišriuoju būdu, o 2003-10-14.

Priede nenurodyta dokumento sudarymo vieta.

Motyvacinis laiškas (8 priedas)

Motyvaciniame laiške sudarytojo vardas ir pavardė rašoma lapo viršuje, didžiosiomis paryškintomis raidėmis, centruotu išilginiu būdu, 14 šriftu.

Asmens duomenys turėtų rašytis po dokumento sudarytojo pavadinimu, 10 šriftu, centruotu išilginiu būdu. O pateiktame priede visai nerašomi nei dokumento sudarytojo vardas, pavardė, nei asmens duomenys.

Taip pat motyvaciniame laiške rašoma dokumento sudarymo data.

Tekstas pradedamas rašyti kreipiniu į organizacijos direktorių ar jam pavaldų asmenį. Pvz.:

Gerb. direktoriau.

Taip tekste neatskleidžiamos asmens savybės, padėsiančios vadovui įteikti save, parodyti, kad jis vienintelis toks žmogus, kurio reikia organizacijai. Reikėtų maloniau ir įtaigiau pristatyti save. Gerai būtų, bent sakinį parašyti apie, Jų organizacija, parodyti, kad domitės jų produkcija ir organizacijos veikla.

Charakteristika (9 priedas)

Sudarytojo pavadinimas rašomas pilnas, didžiosiomis paryškintomis raidėmis, 14 šriftu, išilginiu centruotu būdu. Pvz.:
UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ
„AKMENĖS DUONA“

Adresatas rašomas mažosiomis raidėmis, kampiniu vėliaviniu būdu.

Turi būti nurodyta dokumento sudarymo data, lygiagrečiai su adresatu, virš gauto dokumento nuorodos.
Dokumento pavadinime turėtų būti parašytas vardas ir pavardė žmogaus, kuriam rašome charakteristiką.
Charakteristikos tekstas galėtų būti didesnės apimties, aiškus, glaustas.
Būtinas įstaigos antspaudas, o priede pateiktame dokumente jo nėra.
Rekomendacija (10 priedas)
Netikslus dokumento sudarytojo pavadinimas, turėtų būti rašomas taip:

AKMENĖS RAJONO PAPILĖS VIDURINĖS MOKYKLOS

DIREKTORIUS
KAZIMIERAS JOKUBAUSKAS

Įstaigos duomenyse nepateikiamas įstaigos kodas, atsiskaitomosios sąskaitos numeris, elektroninio pašto adresas, o turėtų būti parašyti..IŠVADOS
Asmens dokumentų rengimo ir įforminimo ypatumus būtina žinoti
kiekvienam žmogui. Nes kiekvienas žmogaus parengtas dokumentas, tai jo paties ir išsilavinimo atspindys.

Pateikti pavyzdžiai padės suprasti daromas klaidas, parodys kaip turėtų atrodyti teisingai perengtas ir įformintas dokumentas.
Šio darbo tikslas buvo atskleisti asmens dokumentų rengimo ir įforminimo ypatumus, manau, kad tai ir atsispindi šiame kursiniame darbe.LITERATŪROS SĄRAŠAS
1. Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės. Patvirtinta Lietuvos archyvų
departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19
2. Laurinavičienė A. Dokumentas – šiuolaikinių valdymo procesų pagrindas// Sekretorė. -2003. Nr. 1. –P. 25-28.

3. Laurinavičienė A., Rancova G. Raštvedyba. Personalo dokumentai. – Vilnius:
2003. – P. 7-11

4. Rinkevičienė A. Dokumentų įforminimo ir rašymo rekomendacija. – Šiauliai: Šiaulių
universiteto leidykla. 2001 – P. 14-15.

5. Valentienė D. Raštvedybos ir verslo korespondencija .- Šiauliai: Šiaulių aukštesnioji
Mokykla. 1999 – P. 19-20.

6. Ulčinskienė A. Trumpas ir informatyvus jūsų profesinis portretas// Vadovo pasaulis.
-2003. Nr. 3. –P. 44-46.
7. www.sociumas.lt

Leave a Comment