AB “X” rašvedybos sistemos analizė

VILNIAUS GEDIMINO TECHNIKOS UNIVERSITETAS

VERSLOVADYBOS FAKULTETAS

AB “X” rašvedybos sistemos analizė

Parengė: Indrė

Dėstytoja: ________________

Vilnius, 2004

TURINYS

TURINYS 2
ĮVADAS 3
ĮMONĖS VEIKLOS APRAŠYMAS 4
ĮMONĖS VALDYMO STRUKTŪRA 6
ĮMONĖS RAŠTVEDYBOS SISTEMA 6
DOKUMENTO APYVARTOS SCHEMA IR APRAŠYMAS 6

Dokumentų gavimo schema ir aprašymas 6

Išorinių dokumentų rengimo, įforminimo, vizavimo, suderinimo, registravimo

bei išsiuntimo aprašymas 7

Vidaus dokumentų rengimo, tvirtinimo bei registravimo aprašymas 8
Registravimo priemonės ir reikalavimai 8
Bylų sudarymas, nomenklatūra 9
Išvados 10
Literatūra 10

ĮVADAS

Šiais laikais daugelis įstaigose dirbančių žmonių bendrauja
netiesioginiu būdu, o dokumentų pagalba, kadangi tai yra labai patogus
bendravimo būdas, ypač esant dideliems atstumams. Dokumentas tapo
neatskiriama ddaugelių darbo dalimi, nesvarbu, kokiu būdu jis yra
pateikiamas – paštu, faksu, kompiuterio pagalba ar kaip kitaip. Svarbu yra,
kad šis dokumentas būtų teisingai suprastas. Tam yra sukurtos rašvedybos
taisyklės, kurios nustato pagrindinius dokumentų rengimo, tvarkymo ir
valdymo reikalavimus, kurie taikomi valstybės ir savivaldybių institucijų,
įstaigų, įmonių, taip pat kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojo
administravimo funkcijas, rašytiniams ir jiems prilygintiems dokumentams,
susijusiems su tų įstaigų veikla. Kitiems juridiniams asmenims ir įmonėms,
registruotoms įstatymų nustatyta tvarka, šie reikalavimai yra
rekomendaciniai, tačiau visi savo veiklos dokumentus turi tvarkyti taip,
kad jie būtų išsaugoti iir prieinami įstatymuose ir kituose teisės
norminiuose aktuose nustatytą laiką.

Mano darbo tikslas – surasti ir išanalizuoti privačios įstaigų
raštvedybinę sistemą, surasti klaidų, jei tokių pasitaikys ir jas
pasistengti ištaisyti.

Mano tirta organizacija – AB „X“.

Mano darbo tikslas – išanalizuoti AB „X“ raštvedybos sistema ir
išsiaiškinti, ar ji atitinka v

visus raštvedybinių taisyklių reikalavimus.
Taigi savo darbe pasistengiau apžvelgti visą AB „X“ raštvedybos sistemą bei
tinkamai ją išanalizuoti, remdamasi raštvedybos taisyklėmis.

ĮMONĖS VEIKLOS APRAŠYMAS

AB „X” savo veiklą pradėjo1993 m. pagal Lietuvos Respublikos pirminio
privatizavimo įstatymą viešo akcijų pasirašymo būdu privatizavus Vilniaus
autoremonto gamyklą.

12 ha teritorija gera geografinė padėtis Vilniaus mieste, šalia
Žirmūnų gyvenamojo rajono (5 min. kelio automobiliu nuo miesto centro)
geras susisiekimas visuomeniniu transportu, išplėtota inžinerinė ir
telekomunikacijų infrastruktūra, pakankami įvairios paskirties
(vandentiekio, elektros ir pan.) tinklų pajėgumai pagreitino galutinį
apsisprendimą reorganizuoti buvusią autoremonto įmonę į verslo ir
komercijos centrą.

2001 metais AB „X“ laimėjo du atvirus konkursus dėl kaimynystėje
esančios UAB „Šiaurės miestelis“ 4 ha papildomos teritorijos ilgalaikės
nuomos.

Šiandien AB „X ” pagrindinės veiklos kryptys – nuosavo nekilnojamojo
turto nuoma ir su ja tiesiogiai susijusių paslaugų teikimas.
Su AB “ X ” susijusios įmonės:
✓ AB „Erdvėlaivis ”, plėtojanti nekilnojamojo turto veiklą;
✓ UAB „Y”, kuriai priklauso buitinės ttechnikos mažmeninės prekybos

tinklas „Erdvina” ir „Sony” centras;
✓ UAB „Mina”, kurios pagrindinės veiklos kryptys – muitinės sandėlių

nuoma ir su šia veikla susijusios paslaugos. Įmonė plečia logistikos

centrus, kuriuose sandėliavimo, transportavimo ir muitinės paslaugos

sujungtos į bendrą logistikos sistemą.

AB „X“ misija: kurti miestus verslui ir kūrybai.

Moto: laisvė, stabilumas, saugumas, dinamika.

Darbo principai:

Kiekvienas partneris turi gauti daugiau negu atiduoda.

Klientams visada turi sektis.

VEIKLOS KRYPTYS

VALDOMAS NEKILNOJAMASIS TURTAS. AB „X” – nekilnojamąjį turtą valdanti
bendrovė, jau 10 metų dirbanti šioje verslo srityje. 2004 m. pradžioje
bendrovė valdo daugiau kaip 200 000 m2 nekilnojamojo turto, kurio vertė –
daugiau nei 160 mln. Lt

t.

NEKILNOJAMOJO TURTO PLĖTROS KRYPTYS. AB „X” yra užėmusi nišą nekilnojamojo
turto rinkoje. Veikla – komercinių patalpų kūrimas, atsižvelgiant į klientų
poreikius.
Šiose patalpose yra: biurai, parduotuvės; prekybos centrai; sandėliai,
muitinės sandėliai; autoservisai; kavinės, restoranai; bankų filialai;
draudimo kompanijos; kitos paslaugų firmos; logistikos centrai;
gamybinės..patalpos.

 

Tokia verslo krypčių įvairovė papildo viena kitą, sukuria ypač patogią
verslo terpę, natūraliai susiformuoja reikalinga infrastruktūra,
svarbiausia – atsiranda klientų trauka ir nuolatiniai jų srautai. Visi
pastatai yra žinomose vietose ir gana dideliuose esamuose ir statomuose
komerciniuose centruose, yra puikus privažiavimas.

ĮMONĖS VALDYMO STRUKTŪRA

[pic]

ĮMONĖS RAŠTVEDYBOS SISTEMA

Įmonės raštvedybos sistema centralizuota – už AB „X“ raštvedybos
organizavimą ir kontrolę yra atsakingas administracijos skyrius. Jis priima
visus gaunamus ir siunčiamus dokumentus, tai yra tvarko visą
korespondenciją. Kitų skyrių sekretorės taip pat dirba su dokumentais,
tačiau juos tvirtina, registruoja ir tvarko administracijos skyrius.
Administracijos skyrius yra atsakingas už tvarkomųjų, organizacinių,
informacinių bei kitų dokumentų rūšių paskirstymą.

DOKUMENTO APYVARTOS SCHEMA IR APRAŠYMAS

Dokumentų gavimo schema ir aprašymas

Gaunamas dokumentas yra paskirstomas nustatyta tvarka. Už AB “X“
gaunamą korespondenciją yra atsakingas adiminstracijos skyrius, kuris
paskirsto ją įmonės nustatyta tvarka. Visi gaunami dokumentai yra
registruojami, tai yra, jiems suteikiamas registracijos numeris, tam,
kad būtų užtikrinta apskaitos sistema. Neregistruojami yra sveikinimai,
kvietimai, reklaminiai bukletai ir pan.

Dokumentai peržiūrimi. Jei trūksta kokių tai dokumentuose nurodyrų
pridedamų priedų, apie tai informuojamas siuntėjas. Dokumentai, atsiųsti
ne tuo adresu, persiunčiami adresatui.

Taigi, kai administracijos skyrius užregistruos gautus dokumentus,
perduos juos atitinkamų skyrių generalinio d

direktoriaus pavaduotojams,
kurie savo ruožtu susipažins su dokumentais bei vizuos juos. Vizuotų
dokumentų originalai keliauja į archyvą, esantį administracijos
skyriuje, o dokumento kopija paliekama atitinkame skyriuje.
Administracijos skyrius įrašo ir registruoja dokumentus.

Visi dokumentai registruojami kompiuteriu ir laikomi skaitmeninėje
laikmenoje, kad būtų užtikrinta greita jų paieška.

[pic]

Išorinių dokumentų rengimo, įforminimo, vizavimo, suderinimo, registravimo
bei išsiuntimo aprašymas

Dokumentą gali sudaryti bei parengti už tai atsakingos sekretorės iš
kurio nors įmonės skyriaus.

Visi išoriniai dokumentai rašomi ant įmonės blankų. Visų blankų
viršuje, kairėje yra firmos logotipas.

Visi rengiami išoriniai dokumentai turi būti pasirašyti generalinio
direktoriaus arba atitinkamo skyriaus generalinio direktoriaus pavaduotojo.
Tvarkomieji ir jais tvirtinami organizaciniai dokumentai turi būti vizuoti
rengėjų arba kitų atsakingų darbuotojų.

Jei dokumentas informacinis siunčiamasis, jo teikiama tiek
egzempliorių, kiek jų bus siunčiama, ir rengėjo vizuotas egzempliorius. Jei
siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, jis teikiamas kartu su dokumentu, į
kurį atsakoma.

Pasirašomas paprastai vienas dokumento egzempliorius. Bet jei
informacinis siunčiamasis dokumentas, adresuotas keliems įvardintiems
adresatams, pasirašomas kiekvienam adresatui skirtas dokumento
egzempliorius.

Dokumentų kopijos tvirtinami firmos antspaudais, kurie dedami taip,
kad liestų dokumentus pasirašiusio asmens parašą. Vėliau dokumentas
perduodamas į dokumentų tvarkymo skyrių ir užregistruojamas tvirtinimo
diena.

Informaciniai siunčiamieji dokumentai išsiunčiami adresatams, rengėjų
vizuotos kopijos patvirtinamos ir dedamos į bylas.

Tvarkomieji dokumentai perduodami užduočių vykdytojams.

Informaciniai įmonės vidaus dokumentai dedami į bylas po jų
registravimo.

Išorinių siunčiamųjų dokumenų gale po brūkšnio preidedami rekvizitai.

Vidaus dokumentų rengimo, tvirtinimo bei registravimo aprašymas

Kas pradeda rengt vidaus informacinius dokumentus priklauso nuo
konretaus atvejo. Rengėju p

paprastai gali būti įmonės tarnautojas.
Pavyzdžiui, ataskaitą rengia tarnautojas, jis ją ir pasirašo. Aktą surašo
komisiją, jame pasirašo komisijos pirmininkas ir visi komisijos nariai.
Perdavimo-priėmimo aktą tvirtina atitinkamo skyriaus generalinio
direktoriaus pavaduotojas. Prašymą pasirašo taip pat atitinkamo skyriaus
generalinio direktoriaus pavaduotojas bei generalinis direktorius deda
vizą.

Informaciniai vidaus dokumentai dedami į bylas po to, kai
užregistruojami ar po užduočių įvykdimo. Vienerius raštvedybinius metus jie
saugomi juos sudariusiusiuose skyriuose ar archyve administracijoje. Po
metų, jeigu jie yra ilgo ar nuolatinio saugojimo, jie toliau saugomi ten
pat.

Registravimo priemonės ir reikalavimai

Visi įmonės gauti ir siunčiami dokumentai yra registruojami ir
rūšiuojami administracijos skyriuje, kad būtų įrodytas jų buvimas įstaigos
apskaitos sistemoje ir užtikrinta paieška.

Neregistruojami gauti sveikinimai, kvietimai, reklaminiai bukletai,
privataus pobūdžio laiškai, kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe
ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo i ministerijos apskaitos
sistemą.

Yra vedami atskiri gautų ir siunčiamų dokumentų registracijos
žurnalai. Yra parengtas žurnalų sąrašas, kurį tvirtina generalinis
direktorius.

Žurnalo galiojimo trukmė – vieneri raštvedybiniai metai, kurie yra
lygus vieniems kalendoriniams metams. Yra tęstinių žurnalų, kurie negali
pasibaigti, baigiantis raštvedybiniams metams. Jie tęsiami toliau.

Gauti dokumentai, adresuoti įmonei, generaliniamdirektoriui, įmonės
skyriams bei tarnautojams, turi būti registruojami.

Siunčiamieji dokumenai yra registruojami po pasirašymo arba
patvirtinimo.

Užregistruoti dokumentai perduodami generaliniui direktoriui ar jo
pavaduotojui; jis susipažįsta su dokumentais ir pasirašo.

Bylų sudarymas, nomenklatūra

Firmos dokumentų tvarkymui ir valdymui ir bylų sudarymui užtikrinti
turi būti parengtas numatomų sudaryti bylų planas – bylų nomenklatūra.

Bylos tvarkomos praėjus vienems raštvedybiniams metams.

Bylos sudaromos iš dokumentų, parengtų ar gautų per vienus
raštvedybinius metus, išskyrus tęsiamas bylas, pvz. darbo sutartys.
Sudaromos yra pagal rūšys, temas, sudarytojus.

Bylose dokumentai dedami chronologine tvarka. Jei byla laikina, ji
segama nuo apačios į viršų. Jei nuolatinė – atvirkščiai, nuo viršaus į
apačią. Jei byla vardinė, dokumentai sisteminami abėcėline tvarka.

Organizaciniai dokumentai dedami kartu su tvarkomaisiais dokumentais,
kuriais jie patvirtinti.

Gauti tvarkomieji dokumentai dedami į atskiras bylas pagal dokumentų
rūšys ir sudarytojus.

Darbuotojų asmens bylos sudaromos iš dokumentų arba patvirtintų jų
kopijų, tiesiai susijusių su konkrečiu darbuotoju.

Jei dokumentas gaunamas faksimilinio ryšio pagalba, tai iš pradžiu
ateina faksas, kuris yra užregistruojamas, parašoma rezoliucija. Vėliau
gaunamas dokumento originalas. Į bylą dedamas originalas ir ankščiau gauto
dokumento faksas su jį siuntusios įstaigos rekvizitais.

Dokumentai dedami į atskiras bylas pagal jų saugojimo terminus.
Laikino saugojimo bylos saugomos įmonės skyriuose. Jeigu bylų skaičius
didelis, jos dedamos į archyvą.

Visi priedai dedami prie priklausomų dokumentų. Jeigu jų daug – į
atskirą bylą. Dokumentų juodraščiai į bylas nededami.

Dokumentų registracijos žurnalai, pasibaigus metams, dedami į bylas
arba kartu su byla. Skaitmeninėje laikmenoje sudaryti žurnalai, turintys
galiojimo laiką daugiau nei 5 metus, atspausdinami ir dedami į bylas, kiti
gali likti kompiuteryje.

Nomenklatūra rengiama kasmet, likus mėnesiui iki naujų raštvedybinių
metų. Nomenklatūroje bylos surašomos pagal ministerijai nustatytas
funkcijas ir veiklos sritis. Kiekviena sritis numeruojama atskirai, eilės
tvarka. Kiekvienai bylai, įrašytai į nomenklatūrą, suteikiamas indeksas. Į
bylų nomenklatūrą įrašomos visos bylos, kurias planuojama kitais
raštvedybiniais metais sudaryti ar tęsti. Nurodomi terminai, vadovaujantis
bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle. Bylų nomenklatūroje nurodomos
už bylų sudarymą atsakingų darbuotojų pavardės. Bylų kopijos nerašomos į
nomenklatūrą.

Išvados

Kadangi AB „X“ nėra valstybinė organizacija, jai nebūtina griežtai laikytis
dokumentų rengimo ir įforminimo bei raštvedybos taisyklių reikalavimų,
tačiau ji stengiasi tai daryti kuo geriau, kad užtikrinų tikslų
informacijos skleidimą ir greitą jos paiešką.

Literatūra

1. http://www.archyvai.lt/struktura/aktai/iform.htm

2. http://www.archyvai.lt/struktura/aktai/rastved.htm

———————–
Generalinis direktorius

Finansų skyrius

General. direkt. pavaduotoja
Administracija

General. direkt. pavaduotojas
Apsaugos ir komunikacijos skyrius

General. direkt. pavaduotojas

General. direkt. pavaduotojas

Architektai

Administracijos skyriaus vadovė

Administratorės, juristai

Apsaugos skyriaus vadovas

Apsaugos skyriaus darbuotojai

Komunikacijų skyriaus vadovas

Komunikacijų skyriaus darbuotojai

Nekilnojamojo turto skyrius

Techninės-eksploatacijos skyriaus vadovas

Darbuotojai

Dizaineriai

Darbuotojai

Gautas dokumentas

Administracija

Atitinkamas skyrius

Leave a Comment