AB “X” rašvedybos sistemos analizė

VILNIAUS GEDIMINO TECHNIKOS UNIVERSITETAS VERSLOVADYBOS FAKULTETAS

Parengė: Indrė Dėstytoja: ________________

Vilnius, 2004

TURINYS

TURINYS 2ĮVADAS 3ĮMONĖS VEIKLOS APRAŠYMAS 4ĮMONĖS VALDYMO STRUKTŪRA 6ĮMONĖS RAŠTVEDYBOS SISTEMA 6DOKUMENTO APYVARTOS SCHEMA IR APRAŠYMAS 6 Dokumentų gavimo schema ir aprašymas 6 Išorinių dokumentų rengimo, įforminimo, vizavimo, suderinimo, registravimo bei išsiuntimo aprašymas 7 Vidaus dokumentų rengimo, tvirtinimo bei registravimo aprašymas 8Registravimo priemonės ir reikalavimai 8Bylų sudarymas, nomenklatūra 9Išvados 10Literatūra 10

ĮVADAS

Šiais laikais daugelis įstaigose dirbančių žmonių bendraujanetiesioginiu būdu, o dokumentų pagalba, kadangi tai yra labai patogusbendravimo būdas, ypač esant dideliems atstumams. Dokumentas taponeatskiriama daugelių darbo dalimi, nesvarbu, kokiu būdu jis yrapateikiamas – paštu, faksu, kompiuterio pagalba ar kaip kitaip. Svarbu yra,kad šis dokumentas būtų teisingai suprastas. Tam yra sukurtos rašvedybostaisyklės, kurios nustato pagrindinius dokumentų rengimo, tvarkymo irvaldymo reikalavimus, kurie taikomi valstybės ir savivaldybių institucijų,įstaigų, įmonių, taip pat kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojoadministravimo funkcijas, rašytiniams ir jiems prilygintiems dokumentams,susijusiems su tų įstaigų veikla. Kitiems juridiniams asmenims ir įmonėms,registruotoms įstatymų nustatyta tvarka, šie reikalavimai yrarekomendaciniai, tačiau visi savo veiklos dokumentus turi tvarkyti taip,kad jie būtų išsaugoti ir prieinami įstatymuose ir kituose teisėsnorminiuose aktuose nustatytą laiką. Mano darbo tikslas – surasti ir išanalizuoti privačios įstaigųraštvedybinę sistemą, surasti klaidų, jei tokių pasitaikys ir jaspasistengti ištaisyti. Mano tirta organizacija – AB „X“. Mano darbo tikslas – išanalizuoti AB „X“ raštvedybos sistema irišsiaiškinti, ar ji atitinka visus raštvedybinių taisyklių reikalavimus.Taigi savo darbe pasistengiau apžvelgti visą AB „X“ raštvedybos sistemą beitinkamai ją išanalizuoti, remdamasi raštvedybos taisyklėmis.

ĮMONĖS VEIKLOS APRAŠYMAS

AB „X” savo veiklą pradėjo1993 m. pagal Lietuvos Respublikos pirminioprivatizavimo įstatymą viešo akcijų pasirašymo būdu privatizavus Vilniausautoremonto gamyklą.

12 ha teritorija gera geografinė padėtis Vilniaus mieste, šaliaŽirmūnų gyvenamojo rajono (5 min. kelio automobiliu nuo miesto centro)geras susisiekimas visuomeniniu transportu, išplėtota inžinerinė irtelekomunikacijų infrastruktūra, pakankami įvairios paskirties(vandentiekio, elektros ir pan.) tinklų pajėgumai pagreitino galutinįapsisprendimą reorganizuoti buvusią autoremonto įmonę į verslo irkomercijos centrą.

2001 metais AB „X“ laimėjo du atvirus konkursus dėl kaimynystėjeesančios UAB „Šiaurės miestelis“ 4 ha papildomos teritorijos ilgalaikėsnuomos.

Šiandien AB „X ” pagrindinės veiklos kryptys – nuosavo nekilnojamojoturto nuoma ir su ja tiesiogiai susijusių paslaugų teikimas.Su AB “ X ” susijusios įmonės:✓ AB „Erdvėlaivis ”, plėtojanti nekilnojamojo turto veiklą;✓ UAB „Y”, kuriai priklauso buitinės technikos mažmeninės prekybos tinklas „Erdvina” ir „Sony” centras;✓ UAB „Mina”, kurios pagrindinės veiklos kryptys – muitinės sandėlių nuoma ir su šia veikla susijusios paslaugos. Įmonė plečia logistikos centrus, kuriuose sandėliavimo, transportavimo ir muitinės paslaugos sujungtos į bendrą logistikos sistemą.

AB „X“ misija: kurti miestus verslui ir kūrybai.

Moto: laisvė, stabilumas, saugumas, dinamika.

Darbo principai:

Kiekvienas partneris turi gauti daugiau negu atiduoda.

Klientams visada turi sektis.

VEIKLOS KRYPTYS

VALDOMAS NEKILNOJAMASIS TURTAS. AB „X” – nekilnojamąjį turtą valdantibendrovė, jau 10 metų dirbanti šioje verslo srityje. 2004 m. pradžiojebendrovė valdo daugiau kaip 200 000 m2 nekilnojamojo turto, kurio vertė –daugiau nei 160 mln. Lt.

NEKILNOJAMOJO TURTO PLĖTROS KRYPTYS. AB „X” yra užėmusi nišą nekilnojamojoturto rinkoje. Veikla – komercinių patalpų kūrimas, atsižvelgiant į klientųporeikius.Šiose patalpose yra: biurai, parduotuvės; prekybos centrai; sandėliai,muitinės sandėliai; autoservisai; kavinės, restoranai; bankų filialai;draudimo kompanijos; kitos paslaugų firmos; logistikos centrai;gamybinės..patalpos.

Tokia verslo krypčių įvairovė papildo viena kitą, sukuria ypač patogią

verslo terpę, natūraliai susiformuoja reikalinga infrastruktūra,svarbiausia – atsiranda klientų trauka ir nuolatiniai jų srautai. Visipastatai yra žinomose vietose ir gana dideliuose esamuose ir statomuosekomerciniuose centruose, yra puikus privažiavimas. ĮMONĖS VALDYMO STRUKTŪRA

[pic]

ĮMONĖS RAŠTVEDYBOS SISTEMA

Įmonės raštvedybos sistema centralizuota – už AB „X“ raštvedybosorganizavimą ir kontrolę yra atsakingas administracijos skyrius. Jis priimavisus gaunamus ir siunčiamus dokumentus, tai yra tvarko visąkorespondenciją. Kitų skyrių sekretorės taip pat dirba su dokumentais,tačiau juos tvirtina, registruoja ir tvarko administracijos skyrius.Administracijos skyrius yra atsakingas už tvarkomųjų, organizacinių,informacinių bei kitų dokumentų rūšių paskirstymą.

DOKUMENTO APYVARTOS SCHEMA IR APRAŠYMAS

Dokumentų gavimo schema ir aprašymas

Gaunamas dokumentas yra paskirstomas nustatyta tvarka. Už AB “X“gaunamą korespondenciją yra atsakingas adiminstracijos skyrius, kurispaskirsto ją įmonės nustatyta tvarka. Visi gaunami dokumentai yraregistruojami, tai yra, jiems suteikiamas registracijos numeris, tam,kad būtų užtikrinta apskaitos sistema. Neregistruojami yra sveikinimai,kvietimai, reklaminiai bukletai ir pan. Dokumentai peržiūrimi. Jei trūksta kokių tai dokumentuose nurodyrųpridedamų priedų, apie tai informuojamas siuntėjas. Dokumentai, atsiųstine tuo adresu, persiunčiami adresatui. Taigi, kai administracijos skyrius užregistruos gautus dokumentus,perduos juos atitinkamų skyrių generalinio direktoriaus pavaduotojams,kurie savo ruožtu susipažins su dokumentais bei vizuos juos. Vizuotųdokumentų originalai keliauja į archyvą, esantį administracijosskyriuje, o dokumento kopija paliekama atitinkame skyriuje.Administracijos skyrius įrašo ir registruoja dokumentus. Visi dokumentai registruojami kompiuteriu ir laikomi skaitmeninėjelaikmenoje, kad būtų užtikrinta greita jų paieška. [pic]

Išorinių dokumentų rengimo, įforminimo, vizavimo, suderinimo, registravimobei išsiuntimo aprašymas

Dokumentą gali sudaryti bei parengti už tai atsakingos sekretorės iškurio nors įmonės skyriaus. Visi išoriniai dokumentai rašomi ant įmonės blankų. Visų blankų

viršuje, kairėje yra firmos logotipas. Visi rengiami išoriniai dokumentai turi būti pasirašyti generaliniodirektoriaus arba atitinkamo skyriaus generalinio direktoriaus pavaduotojo.Tvarkomieji ir jais tvirtinami organizaciniai dokumentai turi būti vizuotirengėjų arba kitų atsakingų darbuotojų. Jei dokumentas informacinis siunčiamasis, jo teikiama tiekegzempliorių, kiek jų bus siunčiama, ir rengėjo vizuotas egzempliorius. Jeisiunčiamas dokumentas yra atsakomasis, jis teikiamas kartu su dokumentu, įkurį atsakoma. Pasirašomas paprastai vienas dokumento egzempliorius. Bet jeiinformacinis siunčiamasis dokumentas, adresuotas keliems įvardintiemsadresatams, pasirašomas kiekvienam adresatui skirtas dokumentoegzempliorius. Dokumentų kopijos tvirtinami firmos antspaudais, kurie dedami taip,kad liestų dokumentus pasirašiusio asmens parašą. Vėliau dokumentasperduodamas į dokumentų tvarkymo skyrių ir užregistruojamas tvirtinimodiena. Informaciniai siunčiamieji dokumentai išsiunčiami adresatams, rengėjųvizuotos kopijos patvirtinamos ir dedamos į bylas. Tvarkomieji dokumentai perduodami užduočių vykdytojams. Informaciniai įmonės vidaus dokumentai dedami į bylas po jųregistravimo. Išorinių siunčiamųjų dokumenų gale po brūkšnio preidedami rekvizitai.

Vidaus dokumentų rengimo, tvirtinimo bei registravimo aprašymas

Kas pradeda rengt vidaus informacinius dokumentus priklauso nuokonretaus atvejo. Rengėju paprastai gali būti įmonės tarnautojas.Pavyzdžiui, ataskaitą rengia tarnautojas, jis ją ir pasirašo. Aktą surašokomisiją, jame pasirašo komisijos pirmininkas ir visi komisijos nariai.Perdavimo-priėmimo aktą tvirtina atitinkamo skyriaus generaliniodirektoriaus pavaduotojas. Prašymą pasirašo taip pat atitinkamo skyriausgeneralinio direktoriaus pavaduotojas bei generalinis direktorius dedavizą. Informaciniai vidaus dokumentai dedami į bylas po to, kaiužregistruojami ar po užduočių įvykdimo. Vienerius raštvedybinius metus jiesaugomi juos sudariusiusiuose skyriuose ar archyve administracijoje. Pometų, jeigu jie yra ilgo ar nuolatinio saugojimo, jie toliau saugomi tenpat.

Registravimo priemonės ir reikalavimai

Visi įmonės gauti ir siunčiami dokumentai yra registruojami ir

rūšiuojami administracijos skyriuje, kad būtų įrodytas jų buvimas įstaigosapskaitos sistemoje ir užtikrinta paieška. Neregistruojami gauti sveikinimai, kvietimai, reklaminiai bukletai,privataus pobūdžio laiškai, kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybeir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo i ministerijos apskaitossistemą. Yra vedami atskiri gautų ir siunčiamų dokumentų registracijosžurnalai. Yra parengtas žurnalų sąrašas, kurį tvirtina generalinisdirektorius. Žurnalo galiojimo trukmė – vieneri raštvedybiniai metai, kurie yralygus vieniems kalendoriniams metams. Yra tęstinių žurnalų, kurie negalipasibaigti, baigiantis raštvedybiniams metams. Jie tęsiami toliau. Gauti dokumentai, adresuoti įmonei, generaliniamdirektoriui, įmonėsskyriams bei tarnautojams, turi būti registruojami. Siunčiamieji dokumenai yra registruojami po pasirašymo arbapatvirtinimo. Užregistruoti dokumentai perduodami generaliniui direktoriui ar jopavaduotojui; jis susipažįsta su dokumentais ir pasirašo.

Bylų sudarymas, nomenklatūra

Firmos dokumentų tvarkymui ir valdymui ir bylų sudarymui užtikrintituri būti parengtas numatomų sudaryti bylų planas – bylų nomenklatūra. Bylos tvarkomos praėjus vienems raštvedybiniams metams. Bylos sudaromos iš dokumentų, parengtų ar gautų per vienusraštvedybinius metus, išskyrus tęsiamas bylas, pvz. darbo sutartys.Sudaromos yra pagal rūšys, temas, sudarytojus. Bylose dokumentai dedami chronologine tvarka. Jei byla laikina, jisegama nuo apačios į viršų. Jei nuolatinė – atvirkščiai, nuo viršaus įapačią. Jei byla vardinė, dokumentai sisteminami abėcėline tvarka. Organizaciniai dokumentai dedami kartu su tvarkomaisiais dokumentais,kuriais jie patvirtinti. Gauti tvarkomieji dokumentai dedami į atskiras bylas pagal dokumentųrūšys ir sudarytojus. Darbuotojų asmens bylos sudaromos iš dokumentų arba patvirtintų jųkopijų, tiesiai susijusių su konkrečiu darbuotoju. Jei dokumentas gaunamas faksimilinio ryšio pagalba, tai iš pradžiuateina faksas, kuris yra užregistruojamas, parašoma rezoliucija. Vėliaugaunamas dokumento originalas. Į bylą dedamas originalas ir ankščiau gautodokumento faksas su jį siuntusios įstaigos rekvizitais.

Dokumentai dedami į atskiras bylas pagal jų saugojimo terminus.Laikino saugojimo bylos saugomos įmonės skyriuose. Jeigu bylų skaičiusdidelis, jos dedamos į archyvą. Visi priedai dedami prie priklausomų dokumentų. Jeigu jų daug – įatskirą bylą. Dokumentų juodraščiai į bylas nededami. Dokumentų registracijos žurnalai, pasibaigus metams, dedami į bylasarba kartu su byla. Skaitmeninėje laikmenoje sudaryti žurnalai, turintysgaliojimo laiką daugiau nei 5 metus, atspausdinami ir dedami į bylas, kitigali likti kompiuteryje.

Nomenklatūra rengiama kasmet, likus mėnesiui iki naujų raštvedybiniųmetų. Nomenklatūroje bylos surašomos pagal ministerijai nustatytasfunkcijas ir veiklos sritis. Kiekviena sritis numeruojama atskirai, eilėstvarka. Kiekvienai bylai, įrašytai į nomenklatūrą, suteikiamas indeksas. Įbylų nomenklatūrą įrašomos visos bylos, kurias planuojama kitaisraštvedybiniais metais sudaryti ar tęsti. Nurodomi terminai, vadovaujantisbendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle. Bylų nomenklatūroje nurodomosuž bylų sudarymą atsakingų darbuotojų pavardės. Bylų kopijos nerašomos įnomenklatūrą.

Išvados

Kadangi AB „X“ nėra valstybinė organizacija, jai nebūtina griežtai laikytisdokumentų rengimo ir įforminimo bei raštvedybos taisyklių reikalavimų,tačiau ji stengiasi tai daryti kuo geriau, kad užtikrinų tikslųinformacijos skleidimą ir greitą jos paiešką.

Literatūra

1. http://www.archyvai.lt/struktura/aktai/iform.htm 2. http://www.archyvai.lt/struktura/aktai/rastved.htm

———————–Generalinis direktorius

Finansų skyrius

General. direkt. pavaduotojaAdministracija

General. direkt. pavaduotojasApsaugos ir komunikacijos skyrius

General. direkt. pavaduotojas

Architektai

Administracijos skyriaus vadovė

Administratorės, juristai

Apsaugos skyriaus vadovas

Apsaugos skyriaus darbuotojai

Komunikacijų skyriaus vadovas

Komunikacijų skyriaus darbuotojai

Nekilnojamojo turto skyrius

Techninės-eksploatacijos skyriaus vadovas

Darbuotojai

Dizaineriai

Darbuotojai

Gautas dokumentas

Administracija

Atitinkamas skyrius