AB “X” rašvedybos sistemos analizė

VILNIAUS GEDIMINO TECHNIKOS UNIVERSITETAS

VERSLOVADYBOS FAKULTETAS

AB “X” rašvedybos sistemos analizė

Parengė: Indrė

Dėstytoja: ________________

Vilnius, 2004

Įvadas

Šiais laikais daugelis įstaigose dirbančių žmonių bendrauja netiesioginiu būdu, o dokumentų pagalba, kadangi tai yra labai patogus bendravimo būdas, ypač esant dideliems atstumams.

Dokumentas tapo neatskiriama daugelių darbo dalimi, nesvarbu, kokiu būdu jis yra pateikiamas – paštu, faksu, kompiuterio pagalba ar kaip kitaip. Svarbu yra, kad šis dokumentas būtų teisingai suprastas.

Tam yra sukurtos rašvedybos taisyklės, kurios nustato pagrindinius dokumentų rengimo, tvarkymo ir valdymo reikalavimus, kurie taikomi valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, taip pat kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojo administravimo funkcijas, rašytiniams ir jiems prilygintiems dokumentams, susijusiems su tų įstaigų veikla.

Kitiems juridiniams asmenims ir įmonėms, registruotoms įstatymų nustatyta tvarka, šie reikalavimai yra rekomendaciniai, tačiau visi savo veiklos dokumentus turi tvarkyti taip, kad jie būtų išsaugoti ir prieinami įstatymuose ir kituose teisės norminiuose aktuose nustatytą laiką.

Mano darbo tikslas – surasti ir išanalizuoti privačios įstaigų raštvedybinę sistemą, surasti klaidų, jei tokių pasitaikys ir jas pasistengti ištaisyti.

Mano tirta organizacija – AB „X“.

Mano darbo tikslas – išanalizuoti AB „X“ raštvedybos sistema ir išsiaiškinti, ar ji atitinka visus raštvedybinių taisyklių reikalavimus.

Taigi savo darbe pasistengiau apžvelgti visą AB „X“ raštvedybos sistemą bei tinkamai ją išanalizuoti, remdamasi raštvedybos taisyklėmis.

Įmonės veiklos aprašymas

AB „X” savo veiklą pradėjo1993 m. pagal Lietuvos Respublikos pirminio privatizavimo įstatymą viešo akcijų pasirašymo būdu privatizavus Vilniaus autoremonto gamyklą.

12 ha teritorija gera geografinė padėtis Vilniaus mieste, šalia

Žirmūnų gyvenamojo rajono (5 min. kelio automobiliu nuo miesto centro)

geras susisiekimas visuomeniniu transportu, išplėtota inžinerinė ir telekomunikacijų infrastruktūra, pakankami įvairios paskirties (vandentiekio, elektros ir pan.) tinklų pajėgumai pagreitino galutinį apsisprendimą reorganizuoti buvusią autoremonto įmonę į verslo ir komercijos centrą.

2001 metais AB „X“ laimėjo du atvirus konkursus dėl kaimynystėje esančios UAB „Šiaurės miestelis“ 4 ha papildomos teritorijos ilgalaikės nuomos.

Šiandien AB „X ” pagrindinės veiklos kryptys – nuosavo nekilnojamojo turto nuoma ir su ja tiesiogiai susijusių paslaugų teikimas.

Su AB “ X ” susijusios įmonės:

✓ AB „Erdvėlaivis ”, plėtojanti nekilnojamojo turto veiklą;

✓ UAB „Y”, kuriai priklauso buitinės technikos mažmeninės prekybos tinklas „Erdvina” ir „Sony” centras;

✓ UAB „Mina”, kurios pagrindinės veiklos kryptys – muitinės sandėlių nuoma ir su šia veikla susijusios paslaugos. Įmonė plečia logistikos centrus, kuriuose sandėliavimo, transportavimo ir muitinės paslaugos sujungtos į bendrą logistikos sistemą.

AB „X“ misija: kurti miestus verslui ir kūrybai.

Moto: laisvė, stabilumas, saugumas, dinamika.

Darbo principai:

Kiekvienas partneris turi gauti daugiau negu atiduoda.

Klientams visada turi sektis.

VEIKLOS KRYPTYS

VALDOMAS NEKILNOJAMASIS TURTAS. AB „X” – nekilnojamąjį turtą valdanti bendrovė, jau 10 metų dirbanti šioje verslo srityje. 2004 m. pradžioje bendrovė valdo daugiau kaip 200 000 m2 nekilnojamojo turto, kurio vertė –

daugiau nei 160 mln. Lt.

NEKILNOJAMOJO TURTO PLĖTROS KRYPTYS. AB „X” yra užėmusi nišą nekilnojamojo turto rinkoje. Veikla – komercinių patalpų kūrimas, atsižvelgiant į klientų poreikius.

Šiose patalpose yra: biurai, parduotuvės; prekybos centrai; sandėliai, muitinės sandėliai; autoservisai; kavinės, restoranai; bankų filialai;

draudimo kompanijos; kitos paslaugų firmos; logistikos centrai;

gamybinės..patalpos.

Tokia verslo krypčių įvairovė papildo viena kitą, sukuria ypač patogią verslo terpę, natūraliai susiformuoja reikalinga infrastruktūra, svarbiausia – atsiranda klientų trauka ir nuolatiniai jų srautai. Visi pastatai yra žinomose vietose ir gana dideliuose esamuose ir statomuose komerciniuose centruose, yra puikus privažiavimas.

Įmonės valdymo struktūra

[pic]

Įmonės raštvedybos sistema

Įmonės raštvedybos sistema centralizuota – už AB „X“ raštvedybos organizavimą ir kontrolę yra atsakingas administracijos skyrius. Jis priima visus gaunamus ir siunčiamus dokumentus, tai yra tvarko visą korespondenciją. Kitų skyrių sekretorės taip pat dirba su dokumentais, tačiau juos tvirtina, registruoja ir tvarko administracijos skyrius.

Administracijos skyrius yra atsakingas už tvarkomųjų, organizacinių, informacinių bei kitų dokumentų rūšių paskirstymą.

Dokumento apyvartos schema ir aprašymas

Dokumentų gavimo schema ir aprašymas

Gaunamas dokumentas yra paskirstomas nustatyta tvarka. Už AB “X“

gaunamą korespondenciją yra atsakingas adiminstracijos skyrius, kuris paskirsto ją įmonės nustatyta tvarka. Visi gaunami dokumentai yra registruojami, tai yra, jiems suteikiamas registracijos numeris, tam, kad būtų užtikrinta apskaitos sistema. Neregistruojami yra sveikinimai, kvietimai, reklaminiai bukletai ir pan.

Dokumentai peržiūrimi. Jei trūksta kokių tai dokumentuose nurodyrų pridedamų priedų, apie tai informuojamas siuntėjas. Dokumentai, atsiųsti ne tuo adresu, persiunčiami adresatui.

Taigi, kai administracijos skyrius užregistruos gautus dokumentus, perduos juos atitinkamų skyrių generalinio direktoriaus pavaduotojams, kurie savo ruožtu susipažins su dokumentais bei vizuos juos. Vizuotų dokumentų originalai keliauja į archyvą, esantį administracijos skyriuje, o dokumento kopija paliekama atitinkame skyriuje.

Administracijos skyrius įrašo ir registruoja dokumentus.

Visi dokumentai registruojami kompiuteriu ir laikomi skaitmeninėje laikmenoje, kad būtų užtikrinta greita jų paieška.

[pic]

Išorinių dokumentų rengimo, įforminimo, vizavimo, suderinimo, registravimo bei išsiuntimo aprašymas

Dokumentą gali sudaryti bei parengti už tai atsakingos sekretorės iš kurio nors įmonės skyriaus.

Visi išoriniai dokumentai rašomi ant įmonės blankų. Visų blankų viršuje, kairėje yra firmos logotipas.

Visi rengiami išoriniai dokumentai turi būti pasirašyti generalinio direktoriaus arba atitinkamo skyriaus generalinio direktoriaus pavaduotojo.

Tvarkomieji ir jais tvirtinami organizaciniai dokumentai turi būti vizuoti rengėjų arba kitų atsakingų darbuotojų.

Jei dokumentas informacinis siunčiamasis, jo teikiama tiek egzempliorių, kiek jų bus siunčiama, ir rengėjo vizuotas egzempliorius. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, jis teikiamas kartu su dokumentu, į kurį atsakoma.

Pasirašomas paprastai vienas dokumento egzempliorius. Bet jei informacinis siunčiamasis dokumentas, adresuotas keliems įvardintiems adresatams, pasirašomas kiekvienam adresatui skirtas dokumento egzempliorius.

Dokumentų kopijos tvirtinami firmos antspaudais, kurie dedami taip, kad liestų dokumentus pasirašiusio asmens parašą. Vėliau dokumentas perduodamas į dokumentų tvarkymo skyrių ir užregistruojamas tvirtinimo diena.

Informaciniai siunčiamieji dokumentai išsiunčiami adresatams, rengėjų vizuotos kopijos patvirtinamos ir dedamos į bylas.

Tvarkomieji dokumentai perduodami užduočių vykdytojams.

Informaciniai įmonės vidaus dokumentai dedami į bylas po jų registravimo.

Išorinių siunčiamųjų dokumenų gale po brūkšnio preidedami rekvizitai.

Vidaus dokumentų rengimo, tvirtinimo bei registravimo aprašymas

Kas pradeda rengt vidaus informacinius dokumentus priklauso nuo konretaus atvejo. Rengėju paprastai gali būti įmonės tarnautojas.

Pavyzdžiui, ataskaitą rengia tarnautojas, jis ją ir pasirašo. Aktą surašo komisiją, jame pasirašo komisijos pirmininkas ir visi komisijos nariai.

Perdavimo-priėmimo aktą tvirtina atitinkamo skyriaus generalinio direktoriaus pavaduotojas. Prašymą pasirašo taip pat atitinkamo skyriaus generalinio direktoriaus pavaduotojas bei generalinis direktorius deda vizą.

Informaciniai vidaus dokumentai dedami į bylas po to, kai užregistruojami ar po užduočių įvykdimo. Vienerius raštvedybinius metus jie saugomi juos sudariusiusiuose skyriuose ar archyve administracijoje. Po metų, jeigu jie yra ilgo ar nuolatinio saugojimo, jie toliau saugomi ten pat.

Registravimo priemonės ir reikalavimai

Visi įmonės gauti ir siunčiami dokumentai yra registruojami ir rūšiuojami administracijos skyriuje, kad būtų įrodytas jų buvimas įstaigos apskaitos sistemoje ir užtikrinta paieška.

Neregistruojami gauti sveikinimai, kvietimai, reklaminiai bukletai, privataus pobūdžio laiškai, kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo i ministerijos apskaitos sistemą.

Yra vedami atskiri gautų ir siunčiamų dokumentų registracijos žurnalai. Yra parengtas žurnalų sąrašas, kurį tvirtina generalinis direktorius.

Žurnalo galiojimo trukmė – vieneri raštvedybiniai metai, kurie yra lygus vieniems kalendoriniams metams. Yra tęstinių žurnalų, kurie negali pasibaigti, baigiantis raštvedybiniams metams. Jie tęsiami toliau.

Gauti dokumentai, adresuoti įmonei, generaliniamdirektoriui, įmonės skyriams bei tarnautojams, turi būti registruojami.

Siunčiamieji dokumenai yra registruojami po pasirašymo arba patvirtinimo.

Užregistruoti dokumentai perduodami generaliniui direktoriui ar jo pavaduotojui; jis susipažįsta su dokumentais ir pasirašo.

Bylų sudarymas, nomenklatūra

Firmos dokumentų tvarkymui ir valdymui ir bylų sudarymui užtikrinti turi būti parengtas numatomų sudaryti bylų planas – bylų nomenklatūra.

Bylos tvarkomos praėjus vienems raštvedybiniams metams.

Bylos sudaromos iš dokumentų, parengtų ar gautų per vienus raštvedybinius metus, išskyrus tęsiamas bylas, pvz. darbo sutartys.

Sudaromos yra pagal rūšys, temas, sudarytojus.

Bylose dokumentai dedami chronologine tvarka. Jei byla laikina, ji segama nuo apačios į viršų. Jei nuolatinė – atvirkščiai, nuo viršaus į apačią. Jei byla vardinė, dokumentai sisteminami abėcėline tvarka.

Organizaciniai dokumentai dedami kartu su tvarkomaisiais dokumentais, kuriais jie patvirtinti.

Gauti tvarkomieji dokumentai dedami į atskiras bylas pagal dokumentų rūšys ir sudarytojus.

Darbuotojų asmens bylos sudaromos iš dokumentų arba patvirtintų jų kopijų, tiesiai susijusių su konkrečiu darbuotoju.

Jei dokumentas gaunamas faksimilinio ryšio pagalba, tai iš pradžiu ateina faksas, kuris yra užregistruojamas, parašoma rezoliucija. Vėliau gaunamas dokumento originalas. Į bylą dedamas originalas ir ankščiau gauto dokumento faksas su jį siuntusios įstaigos rekvizitais.

Dokumentai dedami į atskiras bylas pagal jų saugojimo terminus.

Laikino saugojimo bylos saugomos įmonės skyriuose. Jeigu bylų skaičius didelis, jos dedamos į archyvą.

Visi priedai dedami prie priklausomų dokumentų. Jeigu jų daug – į atskirą bylą. Dokumentų juodraščiai į bylas nededami.

Dokumentų registracijos žurnalai, pasibaigus metams, dedami į bylas arba kartu su byla. Skaitmeninėje laikmenoje sudaryti žurnalai, turintys galiojimo laiką daugiau nei 5 metus, atspausdinami ir dedami į bylas, kiti gali likti kompiuteryje.

Nomenklatūra rengiama kasmet, likus mėnesiui iki naujų raštvedybinių metų. Nomenklatūroje bylos surašomos pagal ministerijai nustatytas funkcijas ir veiklos sritis. Kiekviena sritis numeruojama atskirai, eilės tvarka. Kiekvienai bylai, įrašytai į nomenklatūrą, suteikiamas indeksas. Į

bylų nomenklatūrą įrašomos visos bylos, kurias planuojama kitais raštvedybiniais metais sudaryti ar tęsti. Nurodomi terminai, vadovaujantis bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle. Bylų nomenklatūroje nurodomos už bylų sudarymą atsakingų darbuotojų pavardės. Bylų kopijos nerašomos į nomenklatūrą.

Išvados

Kadangi AB „X“ nėra valstybinė organizacija, jai nebūtina griežtai laikytis dokumentų rengimo ir įforminimo bei raštvedybos taisyklių reikalavimų, tačiau ji stengiasi tai daryti kuo geriau, kad užtikrinų tikslų informacijos skleidimą ir greitą jos paiešką.

Literatūra

1. http://www.archyvai.lt/struktura/aktai/iform.htm

2. http://www.archyvai.lt/struktura/aktai/rastved.htm

Generalinis direktorius

Finansų skyrius

General. direkt. pavaduotoja

Administracija

General. direkt. pavaduotojas

Apsaugos ir komunikacijos skyrius

General. direkt. pavaduotojas

General. direkt. pavaduotojas

Architektai

Administracijos skyriaus vadovė

Administratorės, juristai

Apsaugos skyriaus vadovas

Apsaugos skyriaus darbuotojai

Komunikacijų skyriaus vadovas

Komunikacijų skyriaus darbuotojai

Nekilnojamojo turto skyrius

Techninės-eksploatacijos skyriaus vadovas

Darbuotojai

Dizaineriai

Darbuotojai

Gautas dokumentas

Administracija

Atitinkamas skyrius