Skaičiuoklės darbo sąrašas

Turinys:

Įvadas 3
Užduoties formulavimas 3
Skaičiuoklės darbo sąrašas 4
Duomenų sąraše rikiavimas 7
Suvestinės, tarpiniai skaičiavimai 8
Įvedamų duomenų patikra 10
Duomenų formų naudojimas 11
Išvada 13
Informacijos šaltiniai 13

Įvadas:

Daugelis vartotojų mano, kad sistemos Microsoft Office programos Excel skaičiuoklės yra labai naudingos informacijai apie klientus, produktus, pardavimo pajamas ir kitų tipų duomenis rinkti. Tačiau kai vienoje skaičiuoklėje esančių duomenų apimtis padidėja ir duomenys užpildo daugybę stulpelių ar eilučių, jų rūšiavimas gali tapti iššūkiu. Pavyzdžiui, jei norite išskirti tam tikro regiono paskutinių šešių mėnesių 10 geriausių klientų, galite sugaišti daug laiko peržiūrėdami savo duomenų įrašus.
Laimei, programoje Excel yra paaprastas naudoti automatinis filtravimas, skirtas rodyti tik tai, ką norite matyti, o visa kita – slėpti. Filtruojant duomenys niekaip nekeičiami. Pašalinus filtrą, jūsų duomenys vėl rodomi tokie, kokie buvo prieš filtruojant.
Štai kaip naudoti automatinio filtravimo įrankį programoje Excel.

Užduoties formulavimas:

Dirbsime su skaičiuoklės lapo sąrašais ir bandysim išmokti naudotis šiomis komandomis : Data > Sort; Data > AutoFilter ir Advanced filtre; Data > Subtotals; Data > Validation; Data > Form. Suformuluosime skaičiuoklės lapo sąrašus: „Gamyba“ skirtą gamybos padalinio produkcijos apskaitai ir „Kompiuterių pardavimas“ kuuriu duomenis turi būti surasti kompiuterinių firmų interneto svetainėse.

Skaičiuoklės darbo sąrašas
Sąrašais vadinami vienodos struktūros duomenų rinkiniai. Excel sąrašai yra pateikiami lentelėse, kurių antraštės aprašo pateiktus įrašus, o eilutėse pateikiami patys įrašai. Sąrašai leidžia iš vienos duomenų saugojimo struktūros sudaryti da

aug įvairiems poreikiams pritaikytų struktūrų vadinamų ataskaitomis. Turimiems sąrašams tvarkyti taikomos įvairios operacijos, iš kurių aptarsime duomenų atranką arba filtravimą, duomenų rikiavimą arba rūšiavimą ir tarpinių ir galutinių skaičiavimo rezultatų įterpimą į sąrašus arba suminių ataskaitų sudarymą.

1. Duomenų atranka
Duomenų išrinkimas iš visumos ir pateikimas tik vartotojui reikalingų įrašų – tai filtravimas. Sąrašų filtravimui skirtos dvi komandos:
AutoFilter – automatinis filtras;
Advanced Filter – patobulintas filtras.
Autofilter atrenka įrašus pagal vieną pasirinktą požymį, tačiau leidžia filtravimo sąlygą aprašyti paprastai, t. y. išrinkti tik konkrečius įrašus arba sukurti sudėtingesnį filtrą, t. y. išrinkti įrašus, atitinkančius aprašytą loginę sąlygą.
Advanced Filter atrenka įrašus pagal du, tris ar daugiau požymių. Sudėtingas filtras užrašomas atskirai nuo pagrindinio sąrašo, o atlikus filtravimą atrinkti įrašai pateikiami atskiru sąrašu.

1.1 Pavyzdys
PVZ. Naudojant AutoFilter reikia sudaryti du sąrašus, t. y.. išrinkti pavardes darbininku, kurių:
1. gaminio kiekis yra 10 ir daugiau, bet mažesnis už 13;
2. Pavardės prasideda raide K ir M.

Atliekame:

Pav. 1

1. Žymeklį perkeliame į lentelę;
2. Įjungiame automatinį filtrą meniu komandų seką Data/Filter/AutoFilter ir stulpelių pavadinimų eilutėje atsiranda rodyklytės;

3. Pasirinktame stulpelyje paspaudę rodyklytę, iškviečiame dialogo langą, kuriame pasirenkame kokius įrašus norime išrinkti:
– All – rodyti lentelėje viską;
– Top 10 – iškviesti kortelę norimam skaičiui didžiausių ar mažiausių įrašų verčių išrinkti;
– Custom – dialogo langas vartotojo loginei sąlygai užrašyti;
– Blanks – parodyti eilutes, kuriose stulpelio ląstelės tuščios;
– NonBlanks – parodyti eilutes, kuriose stulpelio ląstelės užpildytos;
– Matomi pasirinkto stulpelio ląstelių įrašai.

Gamybos są

ąrašui pagal pasirinktą požymį sudaryti pasirenkame Custom ir dialogo lango Custom AutoFilter laukeliuose įrašome filtravimo loginę sąlygą . Sąlygos nusakomos:
– equals – lygu;
– does not equals – nelygu;
– is greater than – daugiau;
– is greater than or equal to – daugiau arba lygu;
– is less than – mažiau;
– is less than or equal to – mažiau arba lygu ir kt.
Jei filtruojame pagal pirmąją sąlygą, tai Custom AutoFilter laukeliuose įrašome: viršutiniame kairiajame – is greater than or equal to (daugiau arba lygu), o dešiniajame – 10. Kadangi reikia nurodyti ir gaminio kiekio viršutinę ribą, tai esant įjungtam ?And, apatiniuose laukeliuose kairiajame įrašome – is less than (mažiau), o dešiniajame – 13. Paspaudžiame Ok.
Jei filtruojame pagal antrąją sąlygą, tai Custom AutoFilter laukeliuose įrašome: viršutiniame kairiajame – equals (lygu), o dešiniajame – K*(pavardės prasidedančios K raide), apatiniuose laukeliuose – kairiajame įrašome – equals (lygu), o dešiniajame – M*, esant įjungtam ?Or.
Jei filtruojant svarbios dvi pirmosios pavardės raidės, tai įrašome, pvz. Pa* ir paspaudžiame Ok.
4. Lentelėje pateikiami įrašai atitinkantys filtravimo sąlygas, kuriuos nukopijuojame į pasirinktą vietą;
5. Stulpelyje paspaudę rodyklėlę ir įjungę All , atstatome lentelėje visus įrašus;
6. Išjungiame automatinį filtrą meniu komandų seka Data/Filter/AutoFilter.

Pav.2. Gamybos sąrašas sudarytas pagal pirmąją filtravimo sąlygą

Pav.3. Gamybos sąrašas sudarytas pagal antrąją filtravimo sąlygą

1.2 Pavyzdys
Pvz. Naudojant sudėtingą filtrą Advanced Filter reikia sudaryti darbininku sąrašą, t. y. išrinkti pavardes darbininku, kurių pavardės prasideda raide M, jų gaminiu kaina ne didesne ka

aip 180 Lt. ir gaminiu kiekis didesnis nei 10.

Pav.4.1

Atliekame:

1. Žymeklį perkeliame į filtruojamo sąrašo laisvai pasirinktą ląstelę;
2. Pateikiame meniu komandų seką Data/Filter/ Advanced Filter;
3. Advanced Filter dialogo lango laukeliuose įrašome:
– List Range – filtruojamų duomenų sąrašo vietą, pvz. A2:I34; Pav.4.3
– Criteria Range – sudėtingo filtro vietą, pvz. B36:D37; Pan.4,2; Pav.4.3
– Naują darbuotojų sąrašą paliekant senojo sąrašo vietoje, įjungiame Filter the list, in-place, tačiau nukopijavus sąrašą, reikės išjungti filtrą meniu komandų seka Data/Filter/Show All; Pav.4.3

Pav.4.2

Pav.4.3

– Naują darbuotojų sąrašą perkeliant į kitą vietą, įjungiame Copy to another location ir laukelyje Copy to nurodome vietą, pvz. nuo A39. Pav.4.4

Pav.4.4

Pav.4.5 Gautas rezultatas

2. Duomenų sąraše rikiavimas
Gana dažnai tvarkant sąrašus reikalinga duomenis surikiuoti (surūšiuoti). Rikiuoti galima pagal alfabetinius ir skaitmeninius požymius. Meniu Data komanda Sort (rikiuoti) leidžia atlikti duomenų rikiavimą pagal kelis požymius. Naudojantis rikiavimui skirtais piktografinio meniu mygtukais, galime rikiuoti pagal vieną alfabetinį arba skaitmeninį požymį, be to duomenis galime surikiuoti: raides alfabeto tvarka arba skaičius didėjimo tvarka (Ascending) ir atvirkštine tvarka (Descending).
Pažymėkite bet vieną sąraše esantį laukelį arba visą sąrašą, kurio duomenis norite surikiuoti, Data meniu pasirinkite komandą Sort (rikiuoti).

Kokia kryptimi rikiuoti:

Nurodykite, pagal kurį
stulpelį rikiuoti. didėjimo;

mažėjimo.
Nurodykite, pagal kurį
Stulpelį rikiuoti. Jai pagal
pirmąjį kriterijų, įrašai bus
lygiaverčiai.

Nurodykite, pagal kurį dar
kriterijų rikiuoti.

Sąraše stulpeliai turi antraštes.
Stulpeliai neturi antraščių.

Rikiavimo parametrai.

Rikiavimo parametrai

Rikiuoti pagal iš anksto įvestą
sąrašą (pvz., datą)

Rikiuoti atsižvelgiant į didžiąsias

ir mažąsias raides

Rikiuoti nu

uo

viršaus į apačią
Rikiuoti iš kairės į dešinę

 Jei pažymėsite tik vieną stulpelį sąraše. Bus surikiuoti tik to stulpelio duomenys.

3. Suvestinės, tarpiniai skaičiavimai
Sąraše esančius duomenis galima apibendrinti ir padaryti duomenų suvestinę. Suvestinė- tai yra bendra duomenų apžvalga visų duomenų kontekste. Paprasčiausios ataskaitos sudaromos , įterpiant į sudarytus duomenų sąrašus tarpinius – Total ir galutinius – Grand Total paskaičiuotus rezultatus. Skaičiavimai atliekami tik bendrus įrašų požymius turinčiose eilutėse, kaip pvz. vienodi pavadinimai, datos ir kt. Suminėse ataskaitose įterpiamų skaičiavimų rezultatai gali būti tik gretimų įrašų duomenys, todėl visų pirma sąrašai patikrinami ar tinka suminių ataskaitų kūrimui, o jei ne – rikiuojami pagal nustatomų skaičiavimų požymius. Skaičiavimų rezultatai įterpiami tose eilutėse, kuriose pasikeičia požymio reikšmė.

Tarkime, kad turite duomenų sąrašą. Data meniu pasirinkite komanda Subtotals.

Sugrupuoti įrašus pagal lauką Pavardė ir įrašyti
suvestines kiekvienai įrašų grupei

Tai koma funkcija (šiuo atveju sumavimas)

Pažymėkite, kokių stulpelių duomenis susumuoti
(arba taikyti kitą, aukščiau pasirinktą funkciją)

Panaikinti esančias suvestines
Padalinti kiekvieną grupę puslapiais
Suvestinė bus pateikta po duomenimis

Jei norite panaikinti visas suvestines, sukurtas komanda Subtotals
(Tarpiniai skaičiavimai), paspauskite šį mygtuką.

Paspaudę OK, matysite tokį rezultatą:

Pav.5

– Su kiekvienu pavardės pasikeitimu sukuriama nauja grupė. Kiekvienai grupei pateikiama suvestinė- susumuoti duomenys iš stulpelio Suma, Lt.
– Sąrašo gale pateikiama bendra suma.
Čia matote užrašą „Kuzinskas Total“. Galite pataisyti, t.y. įrašyti „Kuzinskas suma, Lt“ it t.t.

Pav.6

Ženklai + ir – rodo, kad sąrašas yra sugrupuotas. Pele spragtelėjus minuso ženklą, grupė uždaroma ir parodoma tik duomenų santrauka, o spragtelėjus pliuso ženklą, bus atidaroma.

4. Įvedamų duomenų patikra
Excel suteikia galimybę nurodyti, kokius bei kokio tipo duomenis vartotojas galės įrašyti į atitinkamus lentelės laukelius. Pažymėkite tuos laukelius, kuriems norite pritaikyti įvedamų duomenų patikrą, Data meniu pasirinkite komandą Validation.
Kortelėje Settings, laukelyje Allow nurodykite, kokio tipo duomenys turi būti pažymėtuose laukeliuose.
– Any value- bet kokie duomenys;
– Whole number- sveikas skaičius;
– Decimal- dešimtainis skaičius;
– List- sąrašas;
– Date- Data;
– Time- laikas;
– Text lenght- teksto ilgio apribojimas;
– Custom- bet kokia kita nurodyta vertė.

Pav.7

Laukelyje Data (duomenys) nurodoma, kokie apribojimai bus pritaikyti pasirinktam duomenų tipui.
– between- turi būti nurodytame intervale;
– not between- nėra iš nurodyto intervalo;
– equal to- lygūs;
– not equal to- nelygūs;
– greater then- daugiau už;
– less then- mažiau už;
– greater then or equal to- daugiau už arba lygu;
– less then or equal to- mažiau negu arba lygu.

Panaikinti pasirinktus apribojimus.

Kortelėje Input Message galite nustatyti, kokį pranešimą rodyti nuvedus pelę ant laukelių, kuriems pritaikyta patikra. Kortelėje Error Alert nustatykite, kaip pranešti, kai įvedami neteisingi duomenys.

5. Duomenų formų naudojimas
Jei sąrašas yra pakankamai ilgas, duomenis galite įvesti ne tiesiai į lentelę, o i Excel automatiškai sukuriamą duomenų formą. Data meniu pasirinkite komandą Form.

Pav.8
Čia matysite laukus (sąrašo stulpelių pavadinimus).

Įrašai (laukeliuose rodomas vertes galima redaguoti).

— New- jai norite įvesti naują įrašą, paspauskite šį mygtuką ir laukeliai bus tušti, galėsite įvesti naujus duomenis.
— Delete- ištrinti rodomą formoje įrašą.
— Restore- jei įrašo duomenis pakeisite, paspaudę šį mygtuką, atkursite, pradinius įrašo duomenis.
— Find Prev- Žiūrėti ankstesnį įrašą.
— Find Next- Žiūrėti paskesnį įrašą.
— Criteria- Paieškos kriterijus nustatymas. Paspaudus šį mygtuką, bus išvalyti visi formos laukai. Galėsite įvesti jus dominančius duomenis. Paspaudus mygtuką Find Prev arba Find Next, jie bus surasti.
— Close- Uždaryti formos langą.

Pav.9

Išvada:
Praktikos metu aš išmokau naudotis Microsoft Ecxcel komandomis: Data > Sort, Data > AutoFilter ir Advanced filter, Data > Subtotals, Data > Validation. Suvokiau naudojamų įrankių paskirtį, praktiškai išbandžiau technologijos metodus.

Informacijos šaltiniai:

• http://www.bms.lt/
• http://www.ik.ku.lt/lessons/konspekt/excel/
• http://office.microsoft.com/lt-lt/excel/CH062527971063.aspx

Leave a Comment