Informacinių sistemų teorija ir jos analizė įmonėje

TURINYS

ĮVADAS..............................2
I INFORMACINIŲ SISTEMŲ TEORIJA IR JOS ANALIZĖ..................3
1.1 Informacinių sistemų (IS) vystymosi raida......................3
1.2 Informacinių sistemų sąvoka............................4
1.3 Informacinių sistemų savybės.............................5
1.4 Informacinės sistemos funkcijos............................5
1.5 IS klasifikacija..............................6
1.6 Informacijos srautai..............................8
1.7 Informacinės technologijos............................11
1.8 Informacijos sistemų Ištekliai...........................12
II ĮMONĖS PAGRINDINĖS VEIKLOS TYRIMAS..................13
2.1. Įmonės charakteristika..............................13
2.2. Įmonės veiklos charakteristika..............................13
2.3. Vartotojai..............................13
2.4. Tiekėjai..............................14
2.5. Konkurentai..............................14
III ĮMONĖS INFORMACINĖS SISTEMOS TYRIMAS.......................15
3.1. Informacinio aprūpinimo organizavimas įmonėje.........................16
3.2. Įmonėje saugomi dokumentai..............................16
3.3. Informacijos srautai įmonėje..............................16
IV NAUJOS INFORMACINĖS SISTEMOS PASIŪLYMAS ĮMONĖJE.............19
4.1. Sukurtos IS pasiūlymas..............................19
4.2. IS kūrimas savomis galimybėmis..............................21
IŠVADOS..............................23
LITERATŪRA..............................24
PRIEDAI

Įvadas

Šiuolaikinė bendrovė ar įstaiga, nepriklausomai nuo to, kurioje srityje specializuojasi, neišvengiamai susiduria su jos veiklą užtikrinančios šiuolaikinės, modernios infrastruktūros poreikiu. Tokios infrastruktūros būtini elementai yra telekomunikacijų bei duomenų perdavimo tinklai, informacinės beei elektroninės apsaugos sistemos. Neturint atitinkamų modernių sistemų, kyla pavojus atsilikti aštrėjančioje konkurencinėje kovoje, prarasti nepakankamai apsaugotą turtą ar svarbią verslo informaciją.

Kursinio projekto tikslas: išnagrinėti individualios įmonės „Sonetas“ naudojamos informacinės sistemos galimybes ir pateikti pasiūlymus IS tobulinimui. Šis tikslas nustato konkrečius uždavinius:
1. Informacinių sistemų teorijos šaltinių analizė.
2. Įmonės pagrindinės veiklos tyrimas.
3. Įmonės informacinės sistemos analizė.
4. Naujos informacinės sistemos pasiūlymas įmonei.
5. Išvados.

Įmonė „Sonetas“ pradėjo savo veiklą 1995 metais. Tai yra maža įmonė, užsiimanti akmens perdirbimo technologija, betono, gipso, cemento dirbinių gamyba. Įmonėje dirba 48 darbuotojai.
Informacija apie įmonę buvo suurinkta naudojant apklausos metodus. Surinkti duomenys pirmiausia buvo analizuojami pareigybiniais aspektais: t.y. analizuojami įmonės administracijos ir dirbančiųjų informacijos poreikiai. Be to buvo analizuojami dabartiniai įmonėje esantys informaciniai resursai ir jų laikmenos. Taip pat analizuota įmonės esama informacinė schema.
Tiriant įmonės pagrindinių ir

r pagalbinių padalinių veiklą buvo peržiūrėti pagrindiniai įmonės veiklos dokumentai, bei išoriniai šaltiniai, reikalingi įmonei.
Teorinėje dalyje analizavau informacinių sistemų kūrimo principus, informacijos srautus bei mažų įmonių informacijos poreikius ir išteklius.
Atlikus teorinę ir praktinę analizę, pateikiau naujos kompiuterizuotos IS projektą – pasiūlymą įmonei ir pateikiau kursinio darbo išvadas ir naudotų informacijos šaltinių sąrašą.

I. INFORMACINIŲ SISTEMŲ TEORIJA IR JOS ANALIZĖ

1.1. Informacinių sistemų (IS) vystymosi raida

Žmonės nuo neatmenamų laikų stebi, analizuoja ir bando įvertinti tiek save, tiek mus supančią aplinką. Jeigu ta aplinka arba mūsų pačių savybės netenkina mūsų poreikių, bandome tokią situaciją pakeisti, valdyti. Pavyzdžiui, kiekvienas mūsų nori gyventi tarp puikių draugų, būti sveikas, turtingas ir labai protingas. Didžiąją dalį gyvenimo praleidžiame bandydami bent dalinai patenkinti šiuos tikslus, ieškodami būdų, kaip tai padaryti. Visiems šiiems ieškojimams yra reikalinga informacija – jos ieškome, ją kaupiame, bandome apibendrinti ir panaudoti savo poreikiams. Jeigu poreikiai nedideli ir veikla nesudėtinga, informacijos tvarkymas nereikalauja daug pastangų. Tam pakanka natūralių žmogaus sugebėjimų. Plečiantis veiklai, šių sugebėjimų pradeda nepakakti. Seniausiai iškilo duomenų registravimo, saugojimo ir perdavimo didesniais atstumais problemos. Jas sprendžiant buvo sukurtos rašto, telegrafo, telefono ir kitokių ryšio priemonių sistemos. Susidarė sąlygos perduoti sukauptą patyrimą kitoms kartoms, racionaliau tvarkyti ūkį, pagreitinti žmonijos vystymą. Išaugo ir poreikiai informacijos tvarkymui. Tapo reikalingos masinio jo

os skleidimo ir skaičiavimų bei kitokio informacijos tvarkymo priemonės.
Pirmieji bandymai sukurti universalius informacijos tvarkymo įrenginius buvo XIX a. viduryje. Iš to laikotarpio pažymėtini anglų mokslininko Č. Beibidžo darbai, kuris 1821 m. paskelbė mažinos, galinčios automatiškai skaičiuoti lentelių reikšmes, projektą, o 1830 m. aprašė šiuolaikinių kompiuterių pirmtako – universalios mechaninės analitinės mašinos sudarymo principus. 1987 m. kartono kortelėse skylutėmis atvaizduotų duomenų automatiniam apdorojimui skirtas perforacines mašinas pagamino JAV profesorius H. Holeritas, kuris įsteigė dar ir dabar skaičiavimo technikos gamybos lyderio pozicijas išlaikančią firmą IBM. Beveik 100 metų perforacinės mašinos buvo pagrindinė statistinių ir ekonominių skaičiavimų organizavimo priemonė.
Bandymai sukurti universalius skaičiavimo įtaisus buvo pratęsti šio šimtmečio ketvirtajame dešimtmetyje. Tuo metu susiformavusioje matematikos šakoje – algoritmų teorijoje buvo populiarūs algoritminių sistemų kūrimo uždaviniai. Tokios sistemos, kurios buvo vadinamos mašinos, turėjo pateikti priemones bet kokių uždavinių sprendimo aprašymui. Žymiausios yra Tiuringo ir Posto mašinos, kurias buvo bandoma realizuoti jau ketvirtojo dešimtmečio pabaigoje. Labiausiai pagarsėjusios techninės realizacijos, kurios vadinamos pirmaisiais kompiuteriais, buvo sukurtos penktojo dešimtmečio viduryje. Tai 1944 m. JAV H. Aikeno pagaminta elektromechaninė skaičiavimo mašina „Mark-1“ ir 1945 m. Dž. Ekerto ir Dž. Moušlio sukurtas elektroninis kompiuteris EMIAC. Įdomios pirmojo kompiuterio techninės charakteristikos. Kompiuteris svėrė apie 30 tonų, vidutinė jo darbo trukmė tarp gedimų tesudarė 7 min. Operacijų greitis buvo taip pat nedidelis. Kompiuteriai tapo pa
atikimesni ir peržengė mokslinių institutų ribas šeštojo dešimtmečio pradžioje. Tolimesniam jų plitimui didelės įtakos turėjo puslaidininkinių prietaisų gamybos pažanga. 1964 m. pasirodė iš integralinių mikroschemų sudarytas ir pritaikytas ekonominiams skaičiavimams IMB System 360, kuris pradėjo plataus kompiuterių taikymo įmonių valdyme erą. Pirmieji personaliniai kompiuteriai pasirodė 1976 (Apple), o nuo 1981 m. prasidėjo populiariausios IMB PC gamyba. Tobulinami ir universalūs didieji kompiuteriai, kurie sudaro regioninių kompiuterių tinklų ir galingų kompiuterizuotų informacinių sistemų techninę bazę.
Šiandien kompiuteriai yra universali informacinių procesų organizavimo priemonė. Jais yra rengiama įmonių ir atskirų asmenų dokumentacija, organizuojamas duomenų saugojimas, automatinis apdorojimas, individualus ir grupinis darbas su kompiuterio saugomais duomenimis. Be jų šiandien neįsivaizduojama nei stambių organizacinių struktūrų, nei daugelio profesijų atstovų asmeninė veikla.
1.2. Informacinės sistemos sąvoka

Sistemos sąvoka vartojama tada, kai tenka analizuoti kelių tarpusavyje susijusių objektų rinkinius. Jeigu tokiame rinkinyje yra nagrinėjami informaciniai ryšiai, sistema vadinama informacine. Iš esmės tai yra mus supančios aplinkos modeliai, kurie padeda suvokti ten vykstančius procesus.
Pati informacinės sistemos sąvoka susijusi su konkretaus žmogaus veikla ir jai reikalinga informacija. Ta informacija yra tam tikros realios srities ar situacijos vaizdas, jos informacinis modelis. Tą informaciją galima surinkti stebint susidarančias situacijas ar organizuojant konkrečią tikslinę veiklą. Informacija paprastai laikoma žmogaus požiūriu papildomoje „atmintyje“ ir tai daroma taip, kad prireikus norimą jos da

alį galima būtų greitai rasti, perdirbti ir panaudoti. Todėl informacinėms sistemoms svarbi yra informacijos laikymo terpė, vadinama laikmena. Informacija joje rašoma sutarta kalba iš anksto numatytu būdu ir laikoma struktūrizuota.
IS apibrėžimas gali turėti keletą variantų:
 IS – tai tarpusavyje susijusių komponentų, padedančių informaciją rinkti, saugoti, apdoroti ir pateikti vartotojui, visuma.
 IS – tai struktūrizuotas procesas ar procedūra, pagal kurią duomenys ar informacija kaupiami, organizuojami ir pateikiami vartotojams. Duomenys, kaupiami informacijos sistemoje, vadinami įvedimo duomenimis, o ataskaitos, pranešimai ir kiti produktai, sukuriami sistemoje, vadinami išvedimo duomenimis. Be to, informacijos srautų, judančių pas vartotoją ir nuo vartotojo, visuma taip pat priskiriama informacijos sistemai.
 IS – grupė komponentų, kurie tarpusavyje sąveikauja tam, kad gamintų informacinius pranešimus (žinutes).
 IS – tai darbo praktikos, informacijos, žmonių ir informacinių technologijų, paruoštų organizacijos ar visuomenės tikslų atlikimui, derinys. Informacines sistemas sudaro programinė, techninė įranga, žmonės, duomenys.
 IS – tai žmonių, atliekamų veiksmų ir išteklių visuma, kuri renka, perdirba ir platina informaciją organizacijoje. Šiuolaikinės organizacijos pasitiki daugelio tipų informacinėmis sistemomis, į kurias įeina paprastos/fizinės (pieštukas ir popierius), neformalios (žodinės), kompiuterinės sistemos.
Kompiuterinės IS remiasi techninėmis ir programinėmis technologijomis informacijai apdoroti. Tačiau modernių IS supratimas, tai ne tik IS architektūros, projektavimo elementų ar techninės ir programinės įrangos supratimas, tai ir organizacinių problemų, kurioms spręsti skirta IS supratimas.

1.3. Informacinių sistemų savybės

Kiekviena sukurta sistema turi unikalias tik jai skirtas savybes. Informacinės sistemos pasižymi šiomis pagrindinėmis savybėmis:
 sistemos dalys yra tam tikru būdu sujungtos ir susijusios tarpusavyje;
 sistemos dalims turi įtakos buvimas joje, išeinant iš jos dalys keičiasi;
 sistemos turi daug tarp savęs susijusių bei sąveikaujančių elementų;
 visą sistemą galima padalyti į atskirus tarp savęs susijusius posistemius, kurių funkcionavimą nulemia bendras visos sistemos funkcionavimo tikslas;
 sistemos funkcionuoja veikiant aplinkai bei kitiems atitinkamiems faktoriams.
Didelę grupę sudaro sistemos, kurių elementai yra tam tikru būdu sutvarkyta informacija ir jos apdorojimo priemonės arba kuriose yra svarbūs informaciniai ryšiai. Tai sistemos, kurias įprasta vadinti informacinėmis. Universalaus informacinės sistemos apibrėžimo nėra.

1.4. Informacinės sistemos funkcijos
Informacinės sistemos galimybės yra įvairios. Tai priklauso kurios srities uždavinius (verslo, administravimo, finansų) sprendžia IS. Tačiau pagrindinės IS funkcijos visoms informacinėms sistemoms būtų tokios:
 iš informacijos šaltinių renkami pradiniai duomenys, kurie reikalingi sistemos funkcionavimui palaikyti;
 organizuojamas duomenų saugojimas taip, kad juos būtų galima panaudoti įvairiems praktiniams tikslams;
 organizuojamos informacinės paslaugos vartotojams sistemos viduje ir išorėje;
 palaikomi informaciniai ryšiai sistemos viduje;
 palaikomi informaciniai ryšiai su sistemos išore.
Visi informacinių sistemų elementai pagal jų paskirtį gali būti suskirstyti į duomenų šaltinius, vartotojus ir technologinius elementus. Duomenų šaltiniai apibūdina, kokie pirminiai duomenys ir kokioje firmoje gali būti gaunami, o vartotojai apibrėžia reikalavimus sistemai, jos parengiamai informacijai ir teikiamoms paslaugoms. Technologiniai elementai pertvarko iš pirminių duomenų šaltinių gaunamus duomenis į tokią formą (informaciją) kuri reikalinga vartotojams.
Aptarta informacinių sistemų struktūra yra labai universali. Ją galima pritaikyti daugumos mūsų aplinkoje vykstančių procesų analizei. Dargi paties žmogaus veikla gali būti aprašoma informacinių sistemų terminais. Viskas, kas mus supa, yra duomenų šaltiniai. Visi su kuo mes bendraujame, yra informacijos vartotojai, o mes patys esame tiek informacijos šaltiniai, tiek vartotojai, tiek jos pertvarkymo procesų organizatoriai.

1.5. IS klasifikacija

Sunku sukurti vieną universalią informacinę sistemą, kuri patenkintų visus įmonės poreikus. Kiekvienos įmonės veikla yra labai plati. Joje dirba įvairių profesijų specialistai, kuriems reikalinga įvairi ir skirtinga informacija. Pvz. inžinieriams, architektams ar mokslininkams, projektuojantiems naujus įmonės gaminius reikalinga vienokia informacija, administratoriams ar biuro tarnautojams – kitokia, o įmonės vadybininkams – dar kitokia. Todėl natūralu, kad naudojama daug įvairios paskirties informacinių sistemų. Jos yra klasifikuojamos. Klasifikacija gali būti labai įvairi.
Galima IS klasifikuoti pagal funkcines sritis, t.y.
– buhalterinės IS
– finansų IS
– gamybos IS
– marketingo IS
– personalo IS.
Apibendrintą klasifikaciją galima pasižiūrėti piramidėje (1 pav.).
Operatyvinio lygio sistemos padeda vykdomosios kategorijos darbuotojams vykdyti elementarius kasdienius veiksmus, tokius kaip: pardavimas, kasos operacijas, kreditinius sprendimus ir t.t.
Vidurinio lygio sistemos skirtos: monitoringo, kontrolės, sprendimų priėmimo ir administravimo uždaviniams spręsti.
Strateginio lygio sistemos padeda aukštesnės kategorijos darbuotojams priimti perspektyvius, ilgalaikius sprendimus.
Žinių lygio sistemos skirtos aptarnauti dirbančiuosius specialistus, pvz., architektus, konstruktorius ir t.t.
Apibendrintą klasifikaciją galima pasižiūrėti šioje piramidėje:

EES (Executive Strateginis lygis

Support Systems)

MIS (Management

Information Systems)

Vidurinis lygis

DSS (Decision Support

Systems)

KWS (Knowledge

Work Systems)

Žinių lygis

OAS (Office

Autonmation Systems)

TPS (Transaction Operatyvi-
Processing Systems) nis lygis

Apskaita Marketingas Gamyba Finansai Personalas

1 pav. IS skirstymas pagal lygmenis
1.6. Informacijos srautai
Nagrinėjant įmonių organizacines struktūras, kurios taip pat yra informacinės sistemos, patogu vartoti struktūrines schemas, kuriose sistemos elementai yra vaizduojami geometrinėmis figūromis, o ryšiai tarp jų – rodyklėmis. Informaciniams ryšiams aprašyti taip pat plačiai yra vartojama srautų sąvoka.
Informaciniu srautu vadinama viena kryptimi perduodamų vienodos struktūros duomenų grupė, turinti bendrą šaltinį ir gavėją.
Norint išsamiai apibūdinti informacijos srautą, dar reikia nurodyti funkcinę jos paskirtį ir išvardinti srauto perduodamų duomenų technologines bei pragmatines savybes. Analizuojant informacinių sistemų srautus, yra sprendžiami tokie klausimai:
 Nagrinėjami informacinių sistemų sudarymo ir jų darbo principai;
 Sprendžiama apie tiriamos sistemos struktūros racionalumą ir jos patobulinimo galimybes;
 Tiriamos sistemoje vartojamos informacijos apdorojimo priemonės ir sprendžiami jų panaudojimo tikslingumo bei naujos technikos įdiegimo klausimai.
Informacinių sistemų struktūros schemos (2 pav.) dažniausiai yra vartojamos, aprašant įmonių valdymo principus. Pavyzdžiui, X bendrovės valdymo struktūra gali būti pavaizduota schema:

2 pav. Įmonės valdymo struktūra
Priklausomai nuo to, kokie procesai yra nagrinėjami, galima sudaryti įvairias tos pačios sistemos struktūros schemas. Anksčiau pateikta schema iliustruoja sudėtingą bendrovės valdymo proceso skaidymą į specializuotus funkcinius posistemius, tų posistemių paskirtis ir jų pavaldumo ryšius (sąveiką). Pavaldumo ryšius realizuoja informacijos srautai. Pavaldumo kryptimi yra perduodami instrukcijų, įsakymų ir kitokių nurodymų srautai, o priešinga kryptimi – įvairios ataskaitos.
Sukoncentruojant dėmesį patiems valdymo principams ir neanalizuojant to, kokios tarnybos juos realizuoja, galima sudaryti kitokią schemą (3 pav.), kurioje iliustruojama, kaip vyksta įmonių valdymas, kaip organizuojamas pats valdymo procesas:

3 pav. Valdymo procesų schema

Norint sėkmingai valdyti bet kokią įmonę, reikia visų pirma suformuoti jos tikslus ir numatyti, kokius išteklius ji galės naudoti. Tai daroma perspektyvinio planavimo metu. Sudarant metams ir didesniems laiko tarpams perspektyvinius planus, tenka atsižvelgti į įmonės veiklos rezultatų paklausą, turimus išteklius ir kitas vidines bei išorines sąlygas. Kalendorinio planavimo metu yra patikslinami perspektyviniuose planuose numatyti darbai ir paskirstoma mažesniems laiko tarpams – mėnesiams ir savaitėms. Sudarant šiuos planus, reikia atsižvelgti tiek į perspektyvinius planus, tiek į realias sąlygas ir įmonės galimybes įvertinančius įmonės veiklos kontrolės rezultatus.
Operatyvūs planai yra skirti kasdieninės veiklos organizavimui ir operatyviai reakcijai į įmonės veiklos kontrolės rezultatus.
Realių įmonės veiklos rezultatų matavimui ir registravimui yra organizuojama apskaita ir kontrolė. Šių procesų metu yra betarpiškai stebimi ir registruojami įvairūs įmonės veiklą aprašantys veiksniai: gaunami užsakymai, jų aptarnavimas, darbo užmokesčio išmokėjimai ir panašiai.
Lyginant apskaitos ir kontrolės duomenis su planuose numatytais tikslais, galima kompleksiškai įvertinti įmonės veiklą ir padaryti išvadas apie išteklių panaudojimo efektyvumą bei valdymo kokybę.
Abejose schemose (4,5 pav.) pastebime rodyklėmis pažymėtus duomenų arba informacijos srautus. Matome, kad informacija organizacijoje keliauja iš taško į tašką sudėtingo tinklo pagalba. Srautų išeities taškai bei paskirties taškai yra sistemos posistemės. Yra sutinkamos vertikalių ir horizontalių srautų sąvokos.
Horizontalūs informacijos srautai suprantami kaip informacijos srautai tarp funkciškai priklausomų posistemių. Tuo tarpu vertikalūs srautai – tarp skirtingų lygių vadybos hierarchijoje. Schematiškai galėtume pavaizduoti taip:

Horizontalūs inf. srautai Vertikalūs inf. Srautai
4 pav. Informacijos srautai

Plačiau aprašysiu apie kiekvieną iš jų.

Vertikalūs informacijos srautai

Jei schematiškai įmonės vadybininkus pažymėtume trikampiais, tai vertikalių informacijos srautų sampratą galėtume pavaizduoti
5 pav. Vertikalių informacijos srautų diagrama

Paprastai tariant, kiekvienas vadybininkas informaciją gauna iš savo pavaldinių. Ją kaupia, analizuoja ir ataskaitų forma pateikia savo viršininkui, t.y. aukštesnio organizacijos hierarchijos lygio vadybininkui. Tokiu būdu informacija keliauja organizacijos hierarchijos lygiais. Vertikalūs informacijos srautai yra abipusiai, t.y. informacija perduodama tirk iš viršaus į apačią, tiek iš apačios į viršų.

Jei duomenys ir informacija iš vieno hierarchijos lygio į kitą lygį būtų perduodami jos nesumuojant ir neapibendrinant, informacijos kiekis taptų labai didelis ir jį būtų sunku efektyviai panaudoti. Todėl kylant vertikaliai aukštyn tikslinga informaciją sumuoti, o leidžiantis žemyn – detalizuoti.

Horizontalūs informacijos srautai

Horizontalūs informacijos srautai suprantami, kaip srautai tarp organizacijos įvairių funkcinių sričių.

1.7. Informacinės technologijos

Informacinėmis technologijomis yra vadinami procesai, kurių metu yra renkami, saugomi, analizuojami ir siunčiami vartotojui įvairūs duomenys. Šių procesų metu pagrindinis dėmesys yra skiriamas ne duomenų prasmei, o patiems tvarkymo veiksmams, technologijai. Plačiau domėtis informacinėmis technologijomis vadyboje buvo pradėta šeštame dešimtmetyje, kai, diegiant kompiuterius, buvo bandoma atskirti valdymo sistemų informacinio aptarnavimo struktūras nuo organizacinio valdymo struktūrų. Tuo metu kompiuterinė technika buvo labai brangi, jos eksploatacija sudėtinga, todėl informacines technologijas buvo galima organizuoti tiktai specialiose šiam tikslui skirtose struktūrose – skaičiavimo centruose. Buvo manoma, kad vadybininkams liks tik šių struktūrų organizatorių ir jų paslaugų vartotojų vaidmuo, kad jiems tiesiogiai neteks dalyvauti informacinėse technologijose.
Sparčiai vystantis kompiuterinio ryšio technikai, kompiuterių tinklams ir patiems kompiuteriams, situacija iš esmės pasikeitė. Patikimi ir nebrangūs personaliniai kompiuteriai, kurių techninės ir eksploatacinės savybės daugelį kartų geresnės už šeštojo dešimtmečio informacinių sistemų organizavimui naudotų kompiuterių pajėgumą, tapo neatskiriami kiekvieno vadybininko darbo vietos dalimi. Dabar jie yra palčiai vartojami, ne tik stambiose, bet ir smulkiose įmonėse, kur vadybininkas yra ne tik informacinių paslaugų vartotojas, bet ir organizatorius. Informacinių technologijų organizavimo pagrindų žinios tampa būtinos vadybininkų kasdieninės veiklos organizavimui: asmeninio informacinio ūkio ir dokumentacijos tvarkymui, duomenų paieškai, analizei, kompiuteriniam paštui ir kitiems panašaus pobūdžio uždaviniams.
Nagrinėjant informacines technologijas, taip pat patogu yra naudoti struktūrines schemas. Tačiau tokiose schemose, skirtingai nuo0 sistemų struktūros ir funkcionavimo analizei skirtų schemų, pagrindinis dėmesys yra skiriamas ne duomenų šaltiniams ir vartotojams, o technologinėms duomenų tvarkymo operacijoms. Technologinių procesų schemos iš pradžių yra sudaromos atskiriems uždaviniams arba giminingų uždavinių grupėms. Po to jos gali būti sujungiamos į kompleksinę visos įmonės informacijos apdorojimo technologijos struktūros schemą.
Tokios schemos parengimas yra pradinis naujų valdymo uždavinių technologijos projektavimo etapas. Schema padeda išsiaiškinti pagrindinius uždavinio sprendimo principus, pradinių duomenų šaltinius, rezultatų vartotojus, technologinių operacijų sudėtį ir reikalavimus joms. Papildant schemą detaliais informacijos srautų, technologinių operacijų, parengiamos dokumentacijos ir duomenų saugojimo struktūrų aprašymais, yra paruošiamas išsamus uždavinio projektas, kuris gali būti perduodamas realizuoti informacinių sistemų organizavimo specialistams.
Realizuojant projektus, yra parenkama techninė ir programinė įranga, paruošiamos taikomosios uždavinio sprendimo programos.

1.8. Informacinių sistemų ištekliai
Organizuojant technologinius procesus, siekiama kuo efektyviau išnaudoti jų vartojamus išteklius. Informacinėse sistemose yra tokie ištekliai:
– informacija – įmonės veiklą aprašantys duomenys;
– techninė įranga: kompiuteriai, ryšio įranga, duomenų rinkimo, saugojimo ir atvaizdavimo priemonės;
– programinė įranga;
– sistemą aptarnaujantys specialistai;
– vartotojai.
Įvairių išteklių reikšmė ir santykis sistemoje priklauso nuo jos paskirties, atliekamų funkcijų ir kitų savybių. Pavyzdžiui stambių įmonių informacinių sistemų, kuriose yra vartojamos sudėtingos technologijos, efektyvumas labai priklauso nuo aptarnaujančio personalo kvalifikacijos. Mažose įmonėse tokia priklausomybė yra mažesnė. Tačiau visuomet vienas iš svarbiausių informacinių sistemų efektyvumą lemiančių faktorių yra vartotojų sugebėjimas pasinaudoti sistemų teikiamomis paslaugomis. Toks sugebėjimas priklauso nuo jų turimų žinių apie standartines informacines technologijas, sistemų techninę programinę įrangą. Būtų idealu, jei vartotojas mokėtų tiksliai apibrėžti, kokių paslaugų jam reikia, o IS sugebėtų jas realizuoti.
Galima parengti schemas, kurios parengimas yra pradinis naujų valdymo uždavinių technologijos projektavimo etapas. Schema padeda išsiaiškinti pagrindinius uždavinio sprendimo principus, pradinių duomenų šaltinius, rezultatų vartotojus, technologinių operacijų sudėtį ir reikalavimus joms. Papildant schemą detaliais informacijos srautų, technologinių operacijų, parengiamos dokumentacijos ir duomenų saugojimo struktūrų aprašymais, yra paruošiamas išsamus uždavinio projektas, kuris gali būti perduodamas realizuoti informacinių sistemų organizavimo specialistams.
Realizuojant projektus, yra parenkama techninė ir programinė įranga, paruošiamos taikomosios uždavinio sprendimo programos.

II ĮMONĖS PAGRINDINĖS VEIKLOS TYRIMAS

2.1. Įmonės charakteristika

Firma „Sonetas“ pradėjo savo veiklą 1996 metais, kurioje dirbo tik vienas darbuotojas. Tai buvo labai maža įmonė užsiimanti akmens apdirbimu. Maždaug nuo 1997 – 1998 metų įmonė ėmė plėsti savo veiklą.
2.2. Įmonės veiklos charakteristika

Įmonės veiklos pobūdis yra akmens pjaustymas, formavimas ir apdaila. Betoninė mechaninė technologija. Gipso betono ir cemento gaminių bei dirbinių gamyba.

2.3. Vartotojai

Šios įmonės vartotojai yra įvairūs, pvz.: įstaiga – mokykla, ligoninė ar vyriausybės tarnyba; kita firma – rangovas, įgaliotinis ar gamintojas; privatus asmuo, bažnyčios ir kt.
Įmonės „Sonetas“ atlikti darbai:
 Monumentas gen. Jonui Žemaičiui prie krašto apsaugos ministerijos, kolonos pagaminimas ir sumontavimas.
 Liškiavos bažnyčios ir vienuolyno ansamblio Švč. Trejybės bažnyčioje: granito laiptai, pandusas, atlikta klaviškų darbų.
 Alytaus Marijos krikščionių pagalbos bažnyčioje: granito grindys, kolonos, altorius, atraminės sienutės iš granito.
 Metelių parapijos Kryžių koplyčioje: granito grindys, altorius, sakykla.
Įmonės pastovūs užsakovei UAB „Baltisches Haus“ ir UAB „Komercijos vystymo kompanija“, tai IKI parduotuvių tinklas visoje Lietuvoje.

2.4. Tiekėjai

Kiekviena organizacija įsigyja išteklių – žaliavų, paslaugų, energijos, įrengimų ir darbo jėgos iš aplinkos ir naudoja juos rezultatams gauti. Nuo to, ką organizacija pasiima iš aplinkos, bei nuo to, ką ji su paimtais ištekliais daro, priklauso jos galutinio gaminio kokybė ir kaina. Todėl kiekviena organizacija yra priklausoma nuo išteklių bei tiekėjų. Pavyzdžiui įmonės „Sonetas“ tiekėjai Italijos įmonė „Milcomar“ S.P.A., Lenkijos įmonė APH „Promech“, Ispanijos įmonė „Diamant Aguila“, „Aguila Diavert“, „Abrasivos Aguila“, Ukrainos įmonė „Kometa“, „Konsul“, „Favorit“ ir Rusijos įmonė J.S.C „Apatit“.

2.5. Konkurentai

Konkurentai – tai rinkos dalyviai, siūlantys potencialiems pirkėjams tuos pačius ar panašius poreikius tenkinančias prekes. Organizacija turi išnagrinėti konkurencijos sąlygas ir sukurti grižtą marketingo strategiją, kurios tikslas – pasiekti kuo didesnį vartotojų pasitenkinimą. Įmonė „Sonetas“ pagal savo veiklos pobūdį yra viena stambiausių Alytaus apskrityje, todėl galima teigti, kad ji didesnių konkurentų neturi, nes smulkios akmens apdirbimo įmonės pagrinde gamina tik antkapinius paminklus.

Šios įmonės gaminių asortimentas yra platesnis (1 lentelė)
Įmonės gaminiai

Įmonės „Sonetas“ gaminami gaminiai Akmens plytelės

Akmens trinkelės

Paminklai

Tvorelės

Antkapiai

Vazos

Kalviška produkcija

Skalda

Skulptūros
1 lentelė. Įmonės gaminiai

Įmonėje dirba palyginus mažas darbuotojų skaičius, todėl įmonės valdymo struktūra nėra sudėtinga. Darbinės funkcijos tarp įmonės darbuotojų paskirstytos pagal darbuotojo ir savininko susitarimą. Įmonės valdymo schema pateikta 6 paveikslėlyje.

ĮMONĖS „SONETAS“ SCHEMA

6 pav. Įmonės schema

Administracijos aplinkai priklauso savininkas, direktorius, finansininkas ir energetikas. Likusioji dalis darbuotojai.

III ĮMONĖS INFORMACINĖS SISTEMOS TYRIMAS

Įmonėje „Sonetas“ naudojami tiek vidiniai, tiek išoriniai informacijos šaltiniai. Šios įmonės informacinė sistema faktiškai nekompiuterizuota, todėl duomenų srautai yra paprasčiausi popierinių dokumentų srautai. Įmonėje yra du kompiuteriai, kuriuose instaliuota Windows98 operacinė sistema or Microsoft Office97 paketas. Pagrinde naudojami MS Word ir MS Excel programos. Vienas kompiuteris turi internetinį ryšį. Vidinio tinklo tarp kompiuterių nėra. MS Word programa apdorojami pirminiai dokumentai: raštai, įsakymai, protokolai, tarnybiniai pranešimai ir kt. Elektronine skaičiuokle rengiami darbo grafikai, tabeliai. Internetinis ryšys naudojamas informacijos paieškai ir susirašinėjimo tikslais. Didžioji dalis išorinės informacijos gaunama spaudos leidinių pavidalu. Ateityje įmonė rengiasi įsigyti informacinę sistemą, kuri tenkintų jų poreikius. Reikalinga buhalterinės apskaitos programa bei duomenų bazė įgalinanti vesti medžiagų, gaminių apskaitą.
3.1. Informacinio aprūpinimo organizavimas įmonėje

Kiekvienas informacijos poreikis yra patenkinamas informacijos šaltiniu. Pagrindinis būdas, kurio išorinės informacijos šaltiniai pasiekia įmonę – prenumerata. Įmonė yra nedidelė ir jos gyvavimo laikas neilgas, todėl prenumeruojami tik patys svarbiausi su verslu susiję leidiniai. Informacijos poreikių ir išorinių informacijos šaltinių suvestinė, lentelė pateikta 1 priede.

3.2. Įmonėje saugomi dokumentai

Įmonėje „Sonetas“ informacija tiek vidinė, tiek išorinė kaupiama bylose, kurios saugomos organizacijos patalpose pastatytuose seifuose. Pagal dokumentų paskirtį seifai stovi savininko, direktoriaus ir finansininko kabinetuose. Šis informacijos kaupimo ir saugojimo metodas yra pasenęs, nes plečiantis gamybos apimčiai, didėja saugomos informacijos kiekis, kas gali iššaukti informacijos paieškos problemą.

3.3. Informacijos srautai įmonėje

Dokumentai turi savo gyvavimo ciklus ir jiems aptarnauti yra formuojama tam tikra organizacijos struktūra ir veikimo taisyklės. Taip dokumentas pradeda savo gyvavimą tam tikrame organizacijos taške, vėliau keliauja per numatytas organizacijos institucijas – įvairiems suderinimams, papildymams, publikuojamas naudojimui, gula į archyvą ir vėl gali būti panaudotos kaip prototipas naujo dokumento arba kitos versijos gamybai. Įmonėje vyksta informacijos judėjimas, kuris gali būti pavaizduotas duomenų srautų diagramomis. Aukščiausio lygio diagramoje (7 pav.) pavaizduotas supaprastintas duomenų srautų judėjimas.

Įmonės „Sonetas“ duomenų srautų aukščiausio lygio diagrama

Įmonės „Sonetas“ duomenų srautų nulinio lygio diagrama

Pagal diagramą matyti, kad piniginiai atsiskaitymai vyksta tarp banko ir įmonės vyr. finansininko. Finansininkas atsiskaito administracijai, t.y. įmonės savininkui ir tuo pačiu yra grįžtamas informacijos ryšys tarp administracijos vadovo ir finansininko. Marketingo funkcijas atlieka direktorius, kuris atsakingas už žaliavas, gamybą ir realizavimą. Tarp žaliavos sandėlio, gamybos cecho ir realizavimo horizontalūs informacijos srautai. Informacijos srautai vyksta ir tarp realizavimo ir vartotojų, kurie pasireiškia per informaciją apie produkciją. Norint užsakyti žaliavas, būtini informaciniai srautai tarp žaliavų sandėlio ir žaliavų tiekėjo bei marketingo ir žaliavų sandėlio. Duomenų srautai tarpusavyje susiję, t.y. priklauso vieni nuo kitų.

IV. NAUJOS INFORMACINĖS SISTEMOS PASIŪLYMAS ĮMONĖJE

4.1. 1 pasiūlymas. Sukurtos IS pasiūlymas

Plečiantis įmonės gamybai, neišvengiamai kils būtinybė įsigyti elektroninės informacijos valdymo ir techninio apdorojimo sistemą. Pasiekus tam tikrą kritinę dokumentų išleidimo masę, nieko nekeičiant, įmonė pradeda nebevaldyti vykstančių procesų, nuo ko nukenčia projektavimo, gamybos, įmonės valdymo kokybė, krenta produktyvumas ir įmonės rodikliai. Problemai spręsti pasitelkiama PDM (Product Data Managment) sistema. Tokių sistemų funkcionalumas yra svarbus įmonėje diegiant ISO standartus.

Šiuo metu labiausiai tinkanti ir turėdama geriausią kainos – efektyvumo santykį savo klasėje yra firmos Entrada Software eChange PDM sistema. Ši sistema geriausiai integruoja Autodesk ir Microsoft kompanijų programinės įrangos dokumentaciją, kuri yra plačiausiai naudojama Lietuvos įmonėse. eChange sistema sprendžia šiuos uždavinius:
1. Elektroninio dokumento identifikavimas ir išrankos. Vaizdžiai kalbant, prie bet kokio dokumento gali būti prikabinta etiketė, kuri leidžia surišti su kitais dokumentais (External References).
2. Galingos paieškos ir peržiūros galimybės. Šiandien įmonės techninės dokumentacijos informaciją sudaro įvairių tipų bylos. eChange turi savyje galingus techninės dokumentacijos peržiūros įrankius. Galima peržiūrėti daugiau kaip 100 CAD, biuro ir rastinių bylų formatų. Į projektą galima įtraukti tokias populiaraus formato bylas kaip: DWG, DXF, HPGL, „Microsoft Word“, „Microsoft Exel“, „Microsoft Front Page“ ir t.t. Galima sudaryti sudėtinį paieškos filtrą ir greitai bei paprastai susirasti reikiamą informaciją. Šios savybės leidžia radikaliai sutrumpinti paieškos laiką sukauptų konstruktorinių sprendimų panaudojimui naujose projektuose.
3. Struktūruotas projektinės dokumentacijos pateikimas. Techninė dokumentacija struktūruojama pagal organizacijos poreikius. Pavyzdžiui Projektas, kitaip vadinamas Kompleksas, turi Projekto Dokumentų Sudėties Žiniaraštį, Komplekso numerį, Pavadinimą ir t.t.
4. Dokumento eigos organizacijos struktūroje palaikymas (Workflow). Kiekvienas dokumentas dalyvauja tam tikrame procese, kur yra kuriamas, redaguojamas, patvirtinamas, išleidžiamas projekto sudėtyje vykdymui, archyvuojamas. Priklausomai nuo dokumento tipo jis gali turėti skirtingus eigos maršrutus. eChange PDM sistema palaiko dokumentų tėkmę šiais maršrutais ir suteikia galimybę kontroliuoti šį procesą.
5. Techninės informacijos saugumas. Tai viena didžiausių nūdienos problemų. Tokį saugumą suteikia patikima elektroninė saugykla (vault), kuri papildomai suteikia daugiasluoksnę informacijos kontrolę Jūsų įmonėje. eChange sistema užtikrina naujai kuriamos techninės informacijos saugumą, kuris yra išlaikomas visoje projekto įgyvendinimo eigoje. Centrinė saugykla yra valdoma administratoriaus, kuris kontroliuoja priėjimą prie visų duomenų, laikomų SQL duomenų bazėje. Be to, sistema garantuoja, kad vienu metu ne daugiau kaip vienas vartotojas gali atlikti informacijos redagavimą tam pačiam dokumentui. Tai leidžia sumažinti klaidos tikimybę.
6. Dokumentų laidų (versijų) valdymas. Patvirtinus dokumentą jis tampa nekeičiamu objektu. Tačiau, atėjus papildomai informacijai, tenka atlikti pakeitimus. Tokio patvirtinto dokumento pakeitimas ir tampa nauja dokumento laida (versija). Tokių pakeitimų vienam dokumentui gali būti ne vienas. Kaip tik tokių pakeitimų kontrolei sistemoje numatyta dokumento laidų (versijų) valdymas. Be to, bet kuris užbaigtas projektas gali tapti pagrindu naujam projektui. Asmenys, kontroliuojantys projektavimo procesą: projekto vadovai, skyriaus vadovai ir t.t., turi galimybę peržiūrėti, įnešti redagavimo pastabas (redline) techninėje dokumentacijoje be dokumento kūrimo programos ir grąžinti dokumentą į projekto kūrimo tėkmę (workflow).
7. Elektroninės techninės dokumentacijos publikavimas internete projektų vartotojams. Sistemos internetinė sąveika leidžia paprastai organizuoti įmonės darbą už įmonės ribų ir jos viduje.

Kaip ir kiekvienas produktas eChange PDM sistema yra modulinė ir priklausomai nuo organizacijos poreikių, galima atsisakyti vienos ar kitos PDM sistemos atliekamos funkcijos, taip sumažinant pačios PDM sistemos kainą. Šių sistemų diegimui būdingi nemaži paruošiamųjų darbų kaštai, nes reikia išstudijuoti organizacijos struktūrą, projekto vykdymo ypatumus ir priderinti sistemą jos veiklai organizacijos viduje.

4.2. 2 pasiūlymas. IS kūrimas savomis galimybėmis

Šį pasiūlymą pavaizduosiu schematiškai.

Galimi ir kiti techninės, programinės ir taikomosios programinės įrangos variantai. Informacinių srautų valdymas įmonėje, panaudojant informacines technologijas pavaizduotas schemoje Nr.1.

IŠVADOS

1. Informacinės technologijos informacinių sistemų kūrime atlieka pagrindinį vaidmenį.
2. Informacinės technologijos yra vienas iš pagrindinių IS sudėtinių dalių komponenčių.
3. Organizacijų kompiuterinių informacinių sistemų integracija apibrėžiama, kaip naudojimosi informacijos ištekliais, sukauptais sujungtose sistemose, neribotų galimybių įgyvendinimas.
4. Organizacijų nesugebėjimas arba nenoras tikslingai diegti informacines technologijas yra organizacinė priežastis.
5. Organizacijos, turinčios sutvarkytas pagal savo poreikius IS, nerengia jų darbui integruotoje paslaugų teikimo sistemoje, kuri ateityje neišvengiamai turės būti sukurta.
6. Esama tokių organizacijų (ir valstybiniame ir privačiame sektoriuje), kuriose kompiuterių technika pasenusi, programinė įranga primityvi, duomenų bazės archyvai nekaupiami. Tai techninio atsilikimo padariniai.
7. Šiuo metu sparčiai tobulėja mobiliosios technologijos, kurios sudaro prielaidą naudotis paslaugomis per mobilųjį internetą, naudoti mobiliuosius telefonus, delninius kompiuterius.
8. Naujos technologijos sparčiai keičia visas žmogaus veiklos sritis, keičia pačią visuomenę.
9. IS kūrimas – tai procesas, apimantis analizę, siūlymų rengimą, įvertinimą, parinkimą, dokumentavimą ir jų realizavimą (programų ir instrukcijų rengimą, diegimą).

LITERATŪRA

1. Z. Brazaitis, T. Brazaitienė. Verslo vadybos informacinės sistemos. Vilnius: Pradai,1998
2. D.Čiukšys, A. Čaplinskas. Informacinės sistemos modeliavimas. Vilnius: VU, 2003
3. L. Simanauskas. Informacinių sistemų analizė. Vilnius: VU, 1997
4. V. Sekliuckis, S. Gudas, G. Garšva. Informacinės sistemos ir duomenų bazės. Kaunas: Technologija, 2003
5. http://www.visalietuva.lt
6. http://www.lnb.lt
7. http://www.libis.lt

Leave a Comment